BÀI tập cá NHÂN môn QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN lực

Cùng với công tác đào tạo và đào tạo lại thì công tác tuyển dụng nhân lực được xem là hoạt động then chốt của tổ chức trong việc có được một đội ngũ nhân viên thoả mãn nhu cầu công việc

BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN QUẢN TRỊ NGUỒN

NHÂN LỰC

Có thể nói, hoạt động Tuyển dụng là một trong các hoạt động của quản trị nguồn nhân lực Trong mọi nguồn lực thì nguồn nhân lực là quan trọng nhất trong một

tổ chức, nó đóng vai trò rất quan trọng trong việc thành bại của tổ chức đó

Cùng với công tác đào tạo và đào tạo lại thì công tác tuyển dụng nhân lực được xem là hoạt động then chốt của tổ chức trong việc có được một đội ngũ nhân viên thoả mãn nhu cầu công việc mới Hoạt động tuyển dụng nhân lực sẽ quyết định lớn đến chất lượng và sự phù hợp của nhân viên Nếu công tác này được làm tốt thì tổ chức sẽ

có một cơ cấu tổ chức hợp lý, đủ sức tồn tại và phát triển và ngược lại rất có thể dẫn tới sự phá sản của chính tổ chức đó

Trong khuôn khổ bài này, tôi xin được phân tích thực trạng về hoạt động tuyển dụng của Chi nhánh Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Công thương Bình Xuyên (CN NHTMCP Công thương Bình Xuyên) nơi tôi đang công tác

Là một Chi nhánh mới được thành lập năm 2002, trực thuộc NHCT Tỉnh Vĩnh Phúc Khi đó NHCT Bình Xuyên không có chức năng tuyển dụng, mọi nguồn nhân lực đều được điều động từ NHCT Vĩnh Phúc Đến năm 2007, CN NHCT Bình Xuyên được nâng cấp lên Chi nhánh cấp I trực thuộc NHCT Việt Nam (nay là NHTM CP Công thương Việt Nam)

NHTMCP Công thương Bình Xuyên được nâng cấp lên Chi nhánh Cấp I trực thuộc NHTMCP Công thương Việt Nam với mô hình tổ chức có các phòng, ban cụ thể sau:

Đứng đầu là Ban Giám đốc và các phòng: Phòng Kế Toán, Phòng Khách hàng Doanh Nghiệp, Phòng Khách hàng Cá nhân, Phòng Ngân Quỹ, Phòng Hành chính tổng hợp và 2 phòng Giao dịch trực thuộc, tổ Thông tin Điện Toán

Công tác tuyển dụng tại Chi nhánh NHTMCP Công thương Bình Xuyên (sau

đây gọi tắt là Công ty) được giao cho Phòng Hành chính tổng hợp (sau đây viết tắt là Ban Tổ chức) của Công ty đảm nhiệm Nhiệm vụ tuyển dụng của Ban Tổ chức bao

gồm việc mô tả yêu cầu về công việc, tổ chức quảng cáo, tiến hành các hoạt động

phỏng vấn, đưa ra và áp dụng các tiêu chuẩn tuyển dụng nhất quán, trao đổi, thương lượng về mức lương, phúc lợi thích hợp có thể làm thoả mãn cả người lao động dự tuyển và Công ty Các cán bộ của Ban Tổ chức đều đã được huấn luyện qua lớp quản trị nhân sự và đều đã hiểu vai trò chủ động tuyển dụng nhân sự cho yêu cầu công việc tại Công Ty (theo qui định của Luật Doanh nghiệp) là rất cần thiết, vì nó tạo điều kiện

để thu hút những nhân sự phù hợp cho công việc cụ thể của Công ty Một trong những nguyên nhân cơ bản của việc kém hiệu quả trong hoạt động của doanh nghiệp là do nhà quản trị không được tự quyền, chủ động tuyển dụng lực lượng lao động, bố trí công việc cho người lao động ngay từ đầu (lý do là do bà con gởi gắm, do các cơ quan nhà nước hoặc cơ quan chủ quản tác động hoặc do nhà quản trị nhận nhiệm vụ ở doanh nghiệp trong tình trạng bộ máy nhân sự đã có sẵn v.v…) Cho nên, công tác tuyển dụng nhân sự hiện nay của Công ty đã được quan tâm hơn trước

Khi tuyển dụng, Ban Tổ chức đã đưa ra 3 yêu cầu quan trọng cần giải quyết là: Nhu cầu nhân lực và nguồn cung cấp (dựa vào chiến lược phát triển, kế hoạch hoạt động cụ thể từng thời kỳ và sự biến động trong lực lượng lao động của Công ty); Xác định yêu cầu của công việc và tiêu chuẩn của người lao động để làm căn cứ tuyển dụng (xuất phát từ công việc để tìm người lao động phù hợp); Mô tả công việc (xác định những công việc cụ thể đang cần người)

Cụ thể, các hoạt động mà Ban Tổ chức đã thực hiện trọng quá trình tuyển dụng: Thực hiện dưới nhiều hình thức đa dạng (cả chính qui hoặc không chính qui, cả trực tiếp hay gián tiếp v.v…); Xác định nguồn nhân sự, các loại nhân sự cần tìm kiếm, loại nhân sự cần chọn lựa để tuyển dụng, và đã thu hút tuyển dụng được những nhân viên tốt nhất, cần thiết nhất cho Công ty; Xác định các kỹ năng, kiến thức và các đặc điểm

cá nhân cần thiết cho cả nhu cầu trước mắt của vị trí công việc và các mục tiêu lâu dài trong tương lai của Công ty; So sánh khả năng của các ứng viên với các yêu cầu của công việc; Tìm hiểu động cơ của các ứng viên; Xác định nguồn ứng viên bên trong và bên ngoài Công ty cho yêu cầu tuyển dụng bằng các hình thức quảng cáo, thông qua trung gian, qua các trung tâm dịch vụ lao động v.v…;

Ban Tổ chức xác định việc tuyển dụng từ nguồn ứng viên bên trong Công ty được đặt lên ưu tiên hàng đầu, vì có nhiều điểm lợi (so với các ứng viên bên ngoài) như : Nhân viên trong Công ty đã có quá trình thử thách cả về lòng trung thành, sự

trung thực và nghiêm túc trong công việc, tinh thần trách nhiệm đến tác phong làm việc theo qui củ, kể cả kinh nghiệm chuyên môn vốn có, nên đảm bảo tốt là ít có tình trạng bỏ việc nửa chừng; Với môi trường làm việc đã quen, nhân viên có sẵn tại chỗ

dễ dàng và thuận lợi trong việc thích nghi với công việc mới được phân công, nhất là trong giai đoạn đầu, so với nhân sự mới bên ngoài tuyển vào; Việc tuyển lựa và đề bạt, hoặc phân công mới đối với các nhân viên có sẵn của DN sẽ có tác động tích cực động viên rộng rãi phong trào thi đua hoàn thành công việc đối với đội ngũ nhân sự của Công ty, kích thích nhiệt tình và trách nhiệm công tác, năng suất lao động, phát minh phát triển, sáng tạo của người lao động cho yêu cầu phát triển của Công ty

Ban Tổ chức đã thực hiện tuyển dụng theo các bước: Xác định công việc, Tìm kiếm, Sơ tuyển, Phỏng vấn, Tuyển chọn, mời nhận việc (ra quyết định tuyển dụng và mời ký hợp đồng làm việc); Định hướng và theo dõi nhân viên mới Quá trình theo dõi thường gắn liền với quá trình thử việc, trước khi bắt đầu làm việc chính thức cho Công ty Thời gian thử việc thường không quá 6 tháng kể từ ngày nhân viên mới thực

sự bắt đầu làm việc Quá trình thử việc này có thể bị chấm dứt khi có những lý do sau:

Vì một lý do chính đáng; Khi pháp luật hiện hành cho phép; Khi nhân viên thử việc không đủ tư cách trở thành một nhân viên chính thức của Công ty, vì không đáp ứng được các tiêu chuẩn hợp lý của Công ty

Vì Công ty có đặc thù là hoạt động trong lĩnh vực Tài Chính Ngân hàng, liên quan nhiều đến bí mật của các Doanh nghiệp, đối tác khác Do đó phương pháp phỏng vấn tạo điều kiện tìm hiểu và đánh giá ứng viên về nhiều phương diện, ngoài trình độ, kiến thức, kỷ năng nghề nghiệp, còn đánh giá được các động thái, xem được tướng mạo, tác phong, nắm được tính tình, khả năng hoà đồng tập thể, mức độ tin cậy v.v…

Tuy nhiên Công ty cũng không nên quá tin cậy vào phương pháp phỏng vẫn mà phải kết hợp các phương pháp cùng một lúc, vì có nhiều yếu tố ảnh hưởng tác động đến kết quả của phỏng vấn, làm kết quả không chính xác như:

Về ứng viên: Bị chi phối bởi: Tuổi, học vấn và kiến thức cơ bản, trình độ, năng lực v.v…

Về tình huống: Chi phối bởi: Chính trị, luật pháp và sức ép kinh tế, vai trò của phỏng vấn trong tuyển dụng, tỷ lệ tuyển dụng, điều kiện tổ chức, kỹ thuật cho phỏng vấn, số người trong hội đồng phỏng vấn

Về phỏng vấn viên: Chi phối bởi: Tuổi, giới tính, hình thức, diện mạo, học vấn và kiến thức cơ bản, hứng thú công việc và nghề nghiệp, đặc điểm tâm lý: quan điểm, thông minh, động viên, ngôn ngữ, hành vi, hiểu biết về kỹ thuật phỏng vấn, v.v…

Để giảm bớt các tác động xấu làm sai lệch kết quả phỏng vấn, người phỏng vấn (cán bộ trong Hội đồng phỏng vấn của Công ty) phải luôn tỏ thái độ nhẹ nhàng, bình tĩnh, đặt câu hỏi rõ ràng, ngắn gọn và sử dụng những câu hỏi có trọng tâm và hiệu quả (tránh những thái độ và hình thức câu hỏi mang tính chất điều tra trong vụ án) Trong khi hỏi phải tạo không khí thoải mái để ứng viên trả lời một cách tự nhiên, chân thật; Ghi chép đầy đủ, cẩn thận (cả các thông tin thực tế, các đánh giá suy luận của người phỏng vấn v.v…); Loại trừ , tránh các thiên kiến, định kiến đối với từng ứng viên; Người phỏng vấn phải luôn chủ động, kiểm soát được nội dung các câu hỏi và suốt quá trình phỏng vấn (gợi ý cho ứng viên nói nhiều để nắm thông tin, nhưng không để ứng viên sa đà, dông dài vào những vấn đề không quan trọng hay đi lạc đề mục đích của cuộc phỏng vấn)

Khi đánh giá về ứng viên phải tập trung vào các trọng tâm yêu cầu công việc như: khả năng hoà hợp với tập thể tại Công ty sau này, động cơ làm việc, kinh nghiệm thực tế, mức độ am hiểu công việc v.v…

Theo quan điểm của Dessler, thì việc xác định các mặt về ứng viên như trình

độ học vấn, kỷ năng nghề nghiệp, kinh nghiệm chuyên môn, kỹ thuật v.v… đều được đánh giá thông qua các bài kiểm tra và lý lịch cá nhân Còn thực tế phỏng vấn là để đánh giá thái độ, tác phong, động cơ, hành vi của ứng viên, tức là các yếu tố ảnh hưởng tác động rất lớn đến kết quả tuyển chọn, cũng như đến công việc về sau của ứng viên Cho nên cần thiết có những chỉ dẫn cho ứng viên, để tạo sự chủ động cho ứng viên trong các cuộc phỏng vấn như: Các kiến thức về Công ty, về chuyên môn nghề nghiệp, một số hiểu biết về các thành viên trong hội đồng phỏng vấn, về nội dung, quyền và trách nhiệm của công việc mà mình xin ứng tuyển Cần thống nhất trong tất cả thành viên tham gia Hội đồng phỏng vấn về bản câu hỏi và cách đánh giá các câu trả lời của ứng viên trước khi bắt đầu phỏng vấn; Phỏng vấn viên phải đảm bảo hỏi hết các câu hỏi đã thống nhất trước trong Hội đồng và dành thời gian trả lời các câu hỏi của ứng viên; Nếu có qui định phỏng vấn làm nhiều đợt, thì khi kết thúc phỏng vấn lần đầu, Hội đồng phỏng vấn nên nhận xét mang tính chất tích cực nhằm

khích lệ ứng viên hứng khởi cho lần phỏng vấn sau và chủ động thông báo cho ứng viên biết về thời gian, địa điểm, cách thức gặp gỡ, tiếp xúc trong lần sau; Khi phỏng vấn, phỏng vấn viên phải quan sát tất cả các phản ứng của ứng viên và lắng nghe ứng viên; phải giữ phong cách chuyên nghiệp và khách quan; Luôn luôn bám sát các mục tiêu cơ bản của cuộc phỏng vấn (đảm bảo thu thập được nhiều thông tin về: thành tích học tập, kinh nghiệm nghề nghiệp, phẩm chất cá nhân, năng lực giao tiếp cá nhân, định hướng nghề nghiệp v.v…); Chuẩn bị sẵn sàng để trả lời các câu hỏi chi tiết nhằm thuyết phục các ứng viên tốt, có năng lực vào làm việc cho Công ty; Phải biết cách thức và thời điểm kết thúc cuộc phỏng vấn; Ghi chép đầy đủ các thông tin trong suốt cuộc phỏng vấn và các ấn tựơng, đánh giá của phỏng vấn viên ngay sau cuộc phỏng vấn; Hệ thống lại hồ sơ và toàn bộ các nhận xét (kể cả hệ thống thang điểm đã chấm),

để tổng hợp đánh giá làm cơ sở để quyết định cuối cùng về tuyển dụng

Theo tôi, hình thức tuyển trực tiếp từ các nhân viên có sẵn của Công ty cũng

có thể làm phát sinh các nhược điểm như sau: Có thể tạo ra hiện tượng chai lì, xơ cứng do các nhân viên được đề bạt đã quen với phong thái làm việc cũ, thiếu sự đổi mới, dễ có hiện tượng rập khuôn theo nề nếp cũ, cho nên có thể hạn chế tính năng động, sáng tạo và không tạo được bầu không khí thi đua hoàn thành nhiệm vụ tại Công ty, nhất là trong trường hợp Công ty lâm vào tình trạng trì trệ, khó khăn, kinh doang kém hiệu quả và thậm chí có thể xuất hiện tình trạng chia rẽ, mất đoàn kết do ganh tị

Thay vì việc tuyển dụng từ nguồn ứng viên bên trong Công ty được đặt lên ưu tiên hàng đầu, Tôi thấy, Công ty nên chú trọng hơn vào việc tuyển dụng từ nguồn ứng viên bên ngoài Công ty: Vì nguồn nhân lực từ bên ngoài Công ty là rất phong phú Kinh nghiệm thực tế cho thấy, nơi nào tỷ lệ thất nghiệp càng cao thì nguồn cung cấp ứng viên cáng nhiều và Công ty càng dễ tuyển chọn nhân viên; Qua việc tuyển dụng ứng viên bên ngoài, sự phản ứng của các ứng viên, Công ty còn sẽ thấy ngay được sức cạnh tranh của Công ty đối với thương trường Cụ thể: Do Công ty không hấp dẫn (về kết quả kinh doanh, uy tín thị trường, qui mô tổ chức hoặc thiếu triển vọng phát triển v.v…); Do chính sách cán bộ của Công ty (hạn chế thăng tiến, đãi ngộ không hấp dẫn v.v…); Do khả năng tài chính của Công ty (có khó khăn tài chính, khả năng chi trả và tăng lương, thưởng hạn chế v.v…), từ đó Công ty sẽ có biện pháp khắc phục những

điểm yếu của mình.

Thách thức đặt ra đối với không chỉ CN NTHMCP Công Thương Bình Xuyên nói riêng và các Doanh nghiệp Việt Nam nói chung là việc xác định cho rõ ai là người phụ trách tuyển dụng và ai sẽ ra quyết định lựa chọn cuối cùng ? Trưởng phòng tổ chức nhân sự hay trưởng phòng chuyên môn khác, hay phó giám đốc hoặc giám đốc Doanh nghiệp? Thực tế ở VN, thường các phòng hoặc bộ phận chuyên môn không tham gia vào quá trình tuyển dụng, vì các phòng này đều cho rằng trách nhiệm tuyển dụng đó thuộc về trưởng phòng Tổ chức Cán bộ lao động tiền lương và Giám đốc Công ty là người quyết định cuối cùng Đây cũng là nhược điểm, vì có thể Trưởng phòng Tổ chức Cán bộ lao động tiền lương không am hiểu về mặt chuyên môn ngành nghề nên nhiều khi sơ hở, tuyển dụng người lao động không phù hợp với công việc chuyên môn cụ thể Từ đó cho thấy, việc xác định bao nhiêu người cần tuyển, cho những công việc nào và các tiêu chuẩn lựa chọn chính là gì, nên cần có ý kiến tham gia của các trưởng phòng, ban, bộ phận chức năng, để giúp chọn lựa được nhân sự phù hợp nhất cho yêu cầu và tiêu chuẩn chuyên môn của công việc, nhất là trong môi trường kinh doanh đầy tính cạnh tranh hiện nay Sự phối hợp giữa các quản trị viên, các nhà quản lý trong quá trình tìm kiếm, chọn lựa và thu hút, tuyển dụng lao động là một trong những bí quyết thành công của hoạt động tuyển dụng của một Doanh nghiệp tại Việt Nam trong cơ chế kinh tế thị trường, đa thành phần kinh tế và đa dạng

sở hữu hiện nay