Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất .

Trong xu thế quốc tế hoá - toàn cầu hoá và hội nhập vào nền kinh tế thế giới , mỗi quốc gia dù lớn hay nhỏ cũng không thể nằm ngoài quy luật đó , vì vậy , Việt Nam đã và đang từng bước đạt được thành tựu quan trọng : kể cả số lượng tham gia XNK , số nước có quan hệ buôn bán và tổng mức lưu chuyển ngoại thương . Vị thế của nước ta trên trường quốc tế ngày càng được khẳng định . Tuy nhiên để nâng cao sức cạnh tranh , tránh tụt hậu xa hơn về kinh tế – xã hội với thế giới thì tốc độ tăng trưởng GDP của nước ta phải đạt ít nhất từ 7 – 10% / năm liên tục trong vòng 15 – 20 năm nữa . Để duy trì được tốc độ này , Việt Nam cần có những chính sách phù hợp , có hiệu quả trong hoạt động XNK nhằm phục vụ chiến lược XK , đáp ứng yêu cầu thiết yếu của sản xuất , tiêu dùng trong nước , đổi mới trang thiết bị kỹ thuật và công nghệ hiện đại . Hoạt động NK đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân , thông qua NK chúng ta mới có cơ hội tiếp cận với máy móc công nghệ hiện đại , giải quyết được nhu cầu tiêu dùng trong nước , đảm bảo đầu vào cho quá trình sản xuất , tạo việc làm ổn định cho người lao động . Để có thể thực hiện tốt quá trình NK thì kế toán – công cụ quan trọng để quản lý kinh tế quốc dân nói chung và quản lý doanh nghiệp nói riêng , nó cung cấp những thông tin một cách chính xác , đầy đủ về tình hình sản xuất , kinh doanh , tình hình tài chính cho các nhà quản lý . Đối với những doanh nghiệp kinh doanh hàng NK , thông qua công tác kế toán , Ban lãnh đạo sẽ đưa ra được quyết định nên chọn mặt hàng nào , thị trường nào sẽ đem lại cho mình lợi nhuận nhiều nhất . Điều này không những giúp doanh nghiệp có thể cạnh tranh trên thị trường đầy biến động và khó khăn mà còn đạt được những mục tiêu do mình đặt ra . Hoạt động kinh doanh NK là hoạt động chính đem lại doanh thu , lợi nhuận nhiều nhất cho Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất , nên yêu cầu chính xác , kịp thời của thông tin để giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định quan trọng . Điều này chỉ có được khi xây dựng được hệ thống hạch toán kế toán nhịp nhàng , đầy đủ và đúng với các quy định của Bộ tài chính . Thực hiện đầy đủ , chính xác và kịp thời công tác hạch toán kế toán sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm được chi phí thu mua hàng hoá , tránh tổn thất , chọn được hàng hoá tốt , giá cả hợp lý , phù hợp sản xuất và tiêu dùng sẽ tăng doanh thu và lợi nhuận . Tổ chức hạch toán quá trình NK hàng hoá có một ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với những công ty tiến hành nhập khẩu hàng tiêu dùng cũng như đối với thiết bị khoa học công nghệ để phát triển đất nước tiến kịp các nước phát triển trên thế giới . Qua một thời gian tìm hiểu tại Công ty vật tư xuất nhập khẩu hoá chất , em nhận thấy hoạt động lưu chuyển hàng hoá NK có thời gian lưu chuyển kéo dài , việc thanh toán chủ yếu bằng ngoại tệ qua các ngân hàng và là hoạt động chính đem lại lợi nhuận lớn cho doanh nghiệp . Đạt được lợi nhuận cao , có phần đóng góp không nhỏ của công tác hạch toán kế toán . Mặc dù vậy , trong quá trình hạch toán vẫn còn những sai sót và chưa tuân thủ đúng theo quy định của Bộ tài chính . Vì vậy , viêch chọn đề tài “ Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá NK và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất ” - Tổng công ty Hoá chất Việt Nam nhằm phân tích , chỉ rõ mặt được và chưa được của công tác kế toán tại đơn vị từ đó đưa ra các biện pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tại công ty . Mặc dù lượng kiến thức có hạn , thời gian tiếp xúc với Công ty chưa nhiều , cộng với những khó khăn , bỡ ngỡ do lần đầu tiên tiếp xúc với thực tế, nhưng nhờ sự quan tâm , giúp đỡ nhiệt tình của các phòng , ban trong công ty và dưới sự hướng dẫn của Th.s Phạm Bích Chi em đã hoàn thành được Chuyên đề của mình. Chuyên đề ngoài phần mở đầu và phần kết luận bao gồm những phần sau : Phần I . Khái quát về Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất . Phần II . Thực trạng hạch toán kế toán quá trình NK hàng hoá tại Công ty vật tư xuất nhập khẩu hoá chất . Phần III . Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất .

Danh mục các từ viết tắt trong chuyên đề

15 – 20 năm nữa Để duy trì đợc tốc độ này , Việt Nam cần có những chính sáchphù hợp , có hiệu quả trong hoạt động XNK nhằm phục vụ chiến lợc XK , đáp ứngyêu cầu thiết yếu của sản xuất , tiêu dùng trong nớc , đổi mới trang thiết bị kỹ thuật

và công nghệ hiện đại

Hoạt động NK đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân , thôngqua NK chúng ta mới có cơ hội tiếp cận với máy móc công nghệ hiện đại , giảiquyết đợc nhu cầu tiêu dùng trong nớc , đảm bảo đầu vào cho quá trình sản xuất ,tạo việc làm ổn định cho ngời lao động

Để có thể thực hiện tốt quá trình NK thì kế toán – công cụ quan trọng đểquản lý kinh tế quốc dân nói chung và quản lý doanh nghiệp nói riêng , nó cungcấp những thông tin một cách chính xác , đầy đủ về tình hình sản xuất , kinh doanh, tình hình tài chính cho các nhà quản lý Đối với những doanh nghiệp kinh doanhhàng NK , thông qua công tác kế toán , Ban lãnh đạo sẽ đa ra đợc quyết định nênchọn mặt hàng nào , thị trờng nào sẽ đem lại cho mình lợi nhuận nhiều nhất Điềunày không những giúp doanh nghiệp có thể cạnh tranh trên thị trờng đầy biến động

và khó khăn mà còn đạt đợc những mục tiêu do mình đặt ra

Hoạt động kinh doanh NK là hoạt động chính đem lại doanh thu , lợi nhuậnnhiều nhất cho Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất , nên yêu cầu chính xác ,kịp thời của thông tin để giúp các nhà quản lý đa ra các quyết định quan trọng

Điều này chỉ có đợc khi xây dựng đợc hệ thống hạch toán kế toán nhịp nhàng , đầy

đủ và đúng với các quy định của Bộ tài chính Thực hiện đầy đủ , chính xác và kịpthời công tác hạch toán kế toán sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm đợc chi phí thu muahàng hoá , tránh tổn thất , chọn đợc hàng hoá tốt , giá cả hợp lý , phù hợp sản xuất

và tiêu dùng sẽ tăng doanh thu và lợi nhuận Tổ chức hạch toán quá trình NK hànghoá có một ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với những công ty tiến hành nhập khẩuhàng tiêu dùng cũng nh đối với thiết bị khoa học công nghệ để phát triển đất nớctiến kịp các nớc phát triển trên thế giới

Qua một thời gian tìm hiểu tại Công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất , emnhận thấy hoạt động lu chuyển hàng hoá NK có thời gian lu chuyển kéo dài , việcthanh toán chủ yếu bằng ngoại tệ qua các ngân hàng và là hoạt động chính đem lạilợi nhuận lớn cho doanh nghiệp Đạt đợc lợi nhuận cao , có phần đóng góp khôngnhỏ của công tác hạch toán kế toán Mặc dù vậy , trong quá trình hạch toán vẫncòn những sai sót và cha tuân thủ đúng theo quy định của Bộ tài chính Vì vậy ,viêch chọn đề tài “ Hoàn thiện kế toán lu chuyển hàng hoá NK và xác định kết quảkinh doanh tại Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất ” - Tổng công ty Hoá chấtViệt Nam nhằm phân tích , chỉ rõ mặt đợc và cha đợc của công tác kế toán tại đơn

vị từ đó đa ra các biện pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tại công ty

Mặc dù lợng kiến thức có hạn , thời gian tiếp xúc với Công ty cha nhiều ,cộng với những khó khăn , bỡ ngỡ do lần đầu tiên tiếp xúc với thực tế, nhng nhờ sựquan tâm , giúp đỡ nhiệt tình của các phòng , ban trong công ty và d ới sự hớng dẫn

của Th.s Phạm Bích Chi em đã hoàn thành đợc Chuyên đề của mình.

Chuyên đề ngoài phần mở đầu và phần kết luận bao gồm những phần sau :

Phần I Khái quát về Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất

Phần II Thực trạng hạch toán kế toán quá trình NK hàng hoá tại Công ty vật t

xuất nhập khẩu hoá chất

Phần III Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập

khẩu tại Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất

Phần I Khái quát về Công ty vật t và xuất nhập khẩu

hoá chất

1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất ra đời trong hoàn cảnh chiến tranhphá hoại của Mỹ đang leo thang đánh phá ác liệt miền Bắc nớc ta , thấy trớc đợctình hình nớc ta sẽ thắng lợi , Tổng cục hoá chất đã ra quyết định số 327/ HC-QLKT vào ngày 4/11/1969 thành lập Công ty vận tải hoá chất nhằm thực hiện chứcnăng đợc giao là cơ quan chuyên môn duy nhất giúp Tổng cục hoá chất về mặt quản

lý và cung ứng vật t kỹ thuật cho toàn ngành hóa chất

Tổng cục hoá chất nhận thấy trong xu hớng hội nhập toàn cầu hoá , nhu cầutiêu dùng hoá chất trong nớc ngày càng tăng , đã ra quyết định số 824/HC-TCCBĐTngày 25/12/1985 đổi tên Công ty vật t vận tải hóa chất thành Công ty vật t và xuấtnhập khẩu hoá chất Ngoài nhiệm vụ quản lý và cung ứng vật t kỹ thuật cho toànngành hoá chất , Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất còn có thêm nhiệm vụxuất nhập khẩu và cung ứng vật t , đợc đảm nhận uỷ thác các nguồn xuất nhập khẩucủa các cơ sở trong Tổng cục hoá chất

Nhằm tăng thêm lĩnh vực hoạt động cho Công ty , vào ngày 4/9/1992 , Tổngcục hoá chất ra quyết định số 1723/CNNg phê chuẩn Điều lệ hoạt động của Công

ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất , bổ sung kinh doanh các loại nguyên liệu , vật

t , thiết bị dùng trong ngành hoá chất , tiêu thụ sản phẩm của các xí nghiệp trongcùng ngành , làm dịch vụ vận tải , sửa chữa ô tô , gia công cơ khí

Ngày 20/11/1992 , Hội đồng bộ trởng ra quyết định 388- HĐBT về việcthành lập lại các doanh nghiệp nhà nớc , Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chấtcũng không nằm ngoài quyết định này , do đó Công ty cũng đã tiến hành thành lậplại theo quyết định số 60/CNNg ngày 13/2/1993 với điều lệ Công ty quy định mứcvốn hoạt động nh sau :

 Vốn kinh doanh : 12.082,0 triệu đồng

 Vốn ngân sách nhà nớc cấp : 11.414,0 ,,

 Vốn tự bổ sung : 659,0 ,,

Quyết định này quy định ngành nghề kinh doanh chủ yếu : Vật t thiết bị ,vận tải , các loại hoá chất , nguyên liệu hoá chất , thiết bị văn phòng , phân bón ,phân NPK và các loại hàng hoá khác

Ngày 9/1/1997 , Để đáp ứng đợc theo cơ chế thị trờng cũng nh xu thế toàncầu hoá , nhất là khi Việt Nam đã ra nhập khối ASEAN , và tới đây cố gắng ra nhập

tổ chức quốc tế WTO – Tổ chức thơng mại thế giới , theo QĐ số 13/QĐ/HĐQT củahội đồng quản trị đã ra quyết định phê chuẩn điều lệ tổ chức và hoạt động của Công

ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất

Theo quyết định này , Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất hạch toán

độc lập trực thuộc Tổng công ty Hoá chất Việt Nam , là tổ chức kinh tế do Nhà nớc

đầu t , thành lập và tổ chức quản lý , hoạt động kinh doanh nhằm thực hiện các mụctiêu kinh tế – xã hội do Nhà nớc giao Công ty có :

1 Tên giao dịch quốc tế : VINACHIMEX ( Vietnam Chemical Import andExport Corporation )

2 Trụ sở tại : Số 4 Phạm Ngũ Lão , Quận Hoàn Kiếm , Hà Nội

3 Có t cách pháp nhân , quyền và nghĩa vụ dân sự

4 Vốn và các nguồn lực khác do Tổng công ty giao và do Công ty tự huy

động Cho đến nay , công ty đã trở thành một thực thể khách quan không thể phủnhận trong nền kinh tế thị trờng và là một trong những doanh nghiệp đứng đầungành hoá chất của Trung ơng Trải qua 35 năm hoạt động và phát triển khôngngừng , đến nay Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất đã đạt đợc gần 2 tỷ lợinhuận mỗi năm , kết quả này đạt đợc là một cố gắng rất lớn của toàn thể doanhnghiệp và là mục tiêu phấn đấu trong những năm tiếp theo

2 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Công ty

Do đây là doanh nghiệp chủ yếu kinh doanh xuất nhập khẩu nên tổ chứcquản lý và sản xuất phải tổ chức phù hợp với yêu cầu của quản lý đặt ra , phải phânchia trách nhiệm rõ ràng , có sự chỉ huy tập trung thống nhất nhằm đảm bảo tănghiệu quả trong kinh doanh

Công ty thực hiện quản lý theo hình thức trực tuyến , chức năng , nghĩa làcác nhân viên trong công ty tổ chức thực hiện theo một đờng thẳng , ngời thừa hànhchỉ nhận và thi hành mệnh lệnh của ngời phụ trách cấp trên trực tiếp ngời phụ tráchchịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc của những ngời dới quyền mình Giám đốc đợc sự giúp sức của các phòng ban chức năng , các chuyên gia trong việcsuy nghĩ , tìm tòi , nghiên cứu tìm những giải pháp tối u cho các vấn đề quản lý Tuy nhiên , quyền quyết định vẫn thuộc về giám đốc Những quyết định quản lý docác phòng ban chức năng nghiên cứu , đề xuất khi đợc thủ trởng thông qua biếnthành mệnh lệnh đợc truyền đạt từ trên xuống dới Dới đây là mô hình tổ chứcquản lý của công ty ( Sơ đồ số 1 ) :

Sơ đồ 1 : Bộ máy quản lý của công ty

P.Vận tải P.Xuất

nhập khẩu

P.Kế toán, tài chính

P.Xây dựng cơ bản

Chi nhánh vật t

XNK hoá chất

Chi nhánh vật t XNK Hải

Chi nhánh vật

t hóa chất Đà

Xí nghiệp vật t vận tải Hoá

Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban :

Giám đốc Công ty : Là ngời chịu trách nhiệm duy nhất trớc Tổng công ty

quyết định toàn bộ các nhiệm vụ quản lý kinh doanh của công ty

Phó giám đốc : Giúp việc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty

theo sự giao phó của Giám đốc , chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và pháp luật vềcác nhiệm vụ đợc Giám đốc giao và uỷ quyền

Phòng xuất nhập khẩu : Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh xuất , nhập khẩu vật

t , thiết bị , các loại hoá chất , phân bón , các nguyên liệu hoá chất và các loại hànghoá khác Thực hiện kế hoạch , nhiệm vụ kinh doanh nhập khẩu , xuất khẩu củagiám đốc giao , hạch toán đầy đủ mọi hoạt động kinh tế đảm bảo kinh doanh cóhiệu quả

Phòng tổ chức hành chính : Căn cứ chức năng , nhiệm vụ của Công ty ,

nghiên cứu tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức sản xuất , sắp xếp cán bộ công nhânviên hợp lý , đáp ứng yêu cầu , nhiệm vụ của các đơn vị trong từng thời kỳ

Phòng xây dựng cơ bản : Căn cứ kế hoạch kiến thiết cơ bản của Công ty ,

tiến hành lập kế hoạch cụ thể và giá trị xây dựng cơ bản Dự toán kinh phí , vật txây dựng đồng thời nắm tình hình sửa chữa kho tàng năm để lập kế hoạch xin cấpphát vốn để trình Tổng công ty hoá chất duyệt

Phòng kế hoạch : Tiến hành lập kế hoạch chung của Công ty về các mặt : Tài

chính , lao động và tiền lơng , kỹ thuật cơ bản , vận chuyển trình Giám đốc kýduyệt để giao chỉ tiêu cho các đơn vị thực hiện

Phòng vận tải : Căn cứ kế hoạch tiếp nhận hàng của các đơn vị , lập kế hoạch

vận chuyển và có biện pháp chỉ đạo công tác giải toả cảng nhanh Nắm chắc số ợng , chất lợng phơng tiện vận tải của Công ty để điều động cho các đơn vị hoặchợp đồng vận chuyển hàng hoá cho khách hàng khi có yêu cầu

l-Xí nghiệp vận tải hoá chất : Có nhiệm vụ sản xuất kinh doanh các sản phẩm

cơ khí , phân bón NPK , kinh doanh vật t , thiết bị , các loại hoá chất , sửa chữatrung đại tu ô tô , sản xuất Silicat đáp ứng sản xuất hàng hoá

Các chi nhánh trực thuộc : Tổ chức trung chuyển , quản lý các mặt hàng :

vật t , thiết bị , vận tải , cấp phát các vận đơn , chứng từ , uỷ quyền kí kết các hợp

đồng kinh tế Ngoài ra , chi nhánh TPHCM còn có thể trực tiếp xuất nhập khẩu uỷthác các hợp đồng kinh tế do công ty giao , kinh doanh các mặt hàng trong n ớc docông ty uỷ nhiệm

3 Kết quả hoạt động một số năm gần đây

Sau đây là bảng tổng kết một số chỉ tiêu trong các năm 2000 , 2001 , 2002( Bảng 1)

Bảng số 1 : Bảng kết quả hoạt động kinh doanh một số năm gần đây

Thu nhập bình quân của CNV 1015000 1176000 1386000

( Trích từ các Báo cáo tài chính của 3 năm : 2000 , 2001 , 2002 )

Sau đây là bảng phân tích một số chỉ tiêu trong 3 năm trở lại đây của doanhnghiệp ( Bảng số 2) để thấy và so sánh đợc tình hình hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp , qua đó ta có thể có một cái nhìn tổng quát về kết quả của những cốgắng mà doanh nghiệp đang tiến hành ngày một tốt hơn hay không

Bảng số 2 : Bảng so sánh một số chỉ tiêu trong 3 năm gần đây :

Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu 0.291% 0.2987% 0.3007%

Do đặc thù của doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu là lợng hàng hoá luchuyển nhiều , do đó vốn lu động của doanh nghiệp là rất cao còn TSCĐ thì nhỏ ,Năm 2002 : Chỉ riêng TSLĐ và đầu t ngắn hạn chiếm 95,56% tổng số tài sản ,TSCĐ chỉ chiếm một phần rất nhỏ 4,44% còn ít hơn cả năm 2001 và 2000 Hệ số

tài trợ tính bằng Nguồn vốn CSH chia cho Tổng số nguồn vốn thể hiện mức độ độclập về mặt tài chính của doanh nghiệp , nó cho biết vốn chủ sở hữu chiếm baonhiêu trong tổng nguồn vốn , qua bảng trên thấy rằng hệ số này còn rất nhỏ chứng

tỏ hầu hết tài sản của doanh nghiệp đều đợc đầu t bằng nguồn vốn vay , do đây làdoanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu do đó cũng là điều dễ hiểu Hệ số thanhtoán nợ ngắn hạn cho thấy khả năng đáp ứng các khoản nợ ngắn hạn ( phải thanhtoán trong vòng một năm hay một chu kỳ kinh doanh ) , trong 3 năm trở lại đây tỉ

lệ này luôn lớn hơn 1 ( không nhiều lắm ) chứng tỏ doanh nghiệp có đủ khả năngthanh toán các khoản nợ ngắn hạn và tình hình tài chính của doanh nghiệp là bìnhthờng càng khẳng định vay ngắn hạn để tiến hành lu chuyển vốn nên số vốn vayngắn hạn của doanh nghiệp là tăng dần và rất cao Nhìn vào tỷ suất lợi nhuận trêndoanh thu cả 3 năm đã tăng dần , chứng tỏ doanh nghiệp đã cố gắng để tăng lợinhuận mặc dù thì tỷ lệ này không phải là cao cho lắm nên doanh nghiệp nên cốgắng đẩy nhanh hơn nữa tốc độ tăng lợi nhuận Thu nhập bình quân của doanhnghiệp đã tăng dần và thuộc vào mức thu nhập khá , đây quả là một cố gắng lớncủa doanh nghiệp trong việc tăng thu nhập cho ngời lao động theo từng năm , nhng

so với mức lạm phát trong những năm gần đây thì mức tăng này cũng cha phải làcao bởi nếu so với mức tăng 25% của giá vàng trong năm 2002 so với các năm trớcthì mức tăng thu nhập nh vậy cũng cha đảm bảo cho lắm Lợi nhuận của công ty

có đợc là từ hoạt động kinh doanh, ngoài ra còn do thu nhập từ hoạt động tài chính

mà chủ yếu là từ các khoản đầu t tài chính ngắn hạn ( gồm có góp vốn liên doanh

và các khoản đầu t dài hạn khác ) Thu nhập HĐBT chủ yếu là do thu từ thanh lýTSCĐ và một vài các khoản thu khác còn chi phí cho HĐBT thì chỉ có giá trị cònlại của TSCĐ Nhìn chung tình hình tài chính cũng nh tình hình kinh doanh củadoanh nghiệp là rất tốt , các chỉ tiêu tài chính là ổn định và đảm bảo , các tỷ suất

đều đang tăng dần theo thời gian là dấu hiệu tốt Tuy nhiên phần nguồn vốn chủ sởhữu của doanh nghiệp cần tăng thêm để đảm bảo một phần tài trợ cho tài sản củadoanh nghiệp đợc đảm bảo hơn nữa Phần thu nhập hoạt động tài chính là cao sovới loại hình hoạt động của doanh nghiệp là kinh doanh chứ không phải loại hìnhhoạt động cho thuê tài chính do đó cần tăng cờng thu nhập từ hoạt động kinh doanhxuất nhập khẩu và sản xuất hơn nữa

4 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

Để đáp ứng yêu cầu cho hạch toán kế toán thì công ty tiến hành tổ chức bộmáy kế toán nh sau :

Sơ đồ số 2 : Tổ chức bộ máy kế toán

8

Kế toán tr ởng

Kế toán tổng hợp (kế toán TSCĐ)

Kế toán thanh

toán và theo

dõi tiền l ơng

Kế toán các nghiệp vụ mua bán hàng hoá

Kế toán ngân hàng

( Trích tài liệu từ Phòng kế toán )

Phòng kế toán có các chức năng , nhiệm vụ sau :

 Ghi chép , tính toán , phản ánh số hiện có , tình hình luân chuyển và

sử dụng tài sản , vật t , tiền vốn , quá trình và kết quả hoạt động sản xuất , kinhdoanh của đơn vị

 Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất , kinh doanh , kế hoạchthu , chi tài chính , tiến hành thu , nộp , tính toán , kiểm tra việc giữ gìn và sử dụngcác loại tài sản , vật t , tiền vốn , kinh phí , phát hiện và ngăn ngừa kịp thời nhữnghành động tham ô , lãng phí , vi phạm chính sách , chế độ , kỷ luật kinh tế tàichính của nhà nớc

 Phản ánh , giám đốc các nghiệp vụ xuất , nhập khẩu , thanh toán kịpthời công nợ trong mỗi thơng vụ xuất , nhập khẩu để đảm bảo cán cân ngoại th-

ơng

Chức năng của các nhân viên trong phòng kế toán :

Kế toán trởng : Có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các thông tin tài chính của

doanh nghiệp thành các báo cáo có ý nghĩa đối với quá trình phân tích và ra quyết

định Kế toán trởng làm nhiệm vụ kiểm tra , theo dõi thuộc phạm vi quản lý củamình để kịp thời phát hiện ra sai sót trong tiến trình công việc

Kế toán tổng hợp : Từ tất cả các số liệu đã đợc đa vào máy từ các phần hành

khác nhau để tổng hợp , đối chiếu đến cuối tháng , quí , năm lập các báo cáo tàichính theo yêu cầu của kế toán trởng Ngoài ra kế toán tổng hợp còn theo dõi về sựtăng , giảm , hao mòn của TSCĐ trong công ty

Kế toán nghiệp vụ mua , bán hàng hoá : Có nhiệm vụ tổ chức , theo dõi ,

quản lý từ quá trình mua bán với nớc ngoài , vận chuyển , sau đó bán trong vàngoài nớc hàng hoá do công ty giao và tiến hành vào máy các nghiệp vụ phát sinh ,thực hiện nghiêm túc nguyên tắc kế toán ngoại tệ của các chỉ tiêu để cung cấpthông tin chính xác cho quản lý hoạt động XNK

Kế toán thanh toán , tiền lơng : Tiến hành thanh toán cho các đối tợng cần

thiết , theo dõi và thanh toán tiền lơng cho công nhân viên trong công ty và tiếnhành nhập vào máy các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ,

Kế toán ngân hàng : Theo dõi việc vay vốn , thanh toán với ngân hàng để

thực hiện các hợp đồng mua bán với nớc ngoài

Thủ quỹ : Có nhiệm vụ thu , chi tiền mặt tại quỹ , bảo toàn tiền tại quỹ , bảo

quản số d trên cơ sở tiền mặt

Bộ phận kế toán ở các chi nhánh và xí nghiệp : Thực hiện các bút toán cần

thiết cũng nh theo dõi các nghiệp vụ phát sinh , tỗng hợp và cuối cùng báo cáo vềvăn phòng để tổng hợp đa ra báo cáo chung toàn công ty

5 Đặc điểm hệ thống tài khoản , sổ sách , báo cáo kế toán phản ánh quá trình

lu chuyển hàng hoá tại công ty.

5 1 Đặc điểm hệ thống tài khoản

Tổ chức tài khoản kế toán chính là quá trình thiết lập một hệ thống tài khoảnhạch toán kế toán cho các đối tợng hạch toán kế toán nhằm cung cấp các thông tintổng quát về từng loại tài sản , nguồn vốn và quá trình kinh doanh của đơn vị Dựatrên quyết định số : 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ tài chính cũng

nh đặc thù về quản lý của đơn vị mình , kết hơp với công ty phần mền kế toánINFOBUS – VD xây dựng một hệ thống tài khoản nhìn chung là giống với hệthống tài khoản của Bộ tài chính ban hành , ngoài ra còn có các tài khoản đặc thùcho riêng đơn vị Công ty đã sử dụng cả hệ thống tài khoản ghi kép và ghi đơn( Tài khoản 009 – Nguồn vốn khấu hao cơ bản hiện có ) , sử dụng tài khoản dựphòng , sử dụng các tài khoản nguồn vốn cũng nh tài khoản nguồn kinh phí Chỉ cócác tài khoản thuộc nhóm đầu t tài chính ngắn hạn , TSCĐ thuê tài chính , TSCĐvô hình , nợ dài hạn và nợ khác là không sử dụng đến hoàn toàn Riêng trongphần lu chuyển hàng hoá , kế toán sử dụng các tài khoản sau để hạch toán ( Kể cả

NK trực tiếp và NKUT )

 Tiền mặt tại quỹ : TK 1111 ,TK 1112

 Hệ thống tài khoản ngân hàng : TK1121C ‘ Tiền gửi ngân hàng công thơngbằng VND’ ; TK 1122C ‘ Tiền gửi ngân hàng Công thơng bằng USD’ ; TK1123C ‘

Ký quỹ ngân hàng Công thơng’ …

Lên báo cáo định kỳ

 Hệ thống tài khoản tiền vay : TK 311C ‘ Vay ngắn hạn ngân hàng công

th-ơng’ , TK 311Đ ‘ Vay ngắn hạn ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội’ …

 TK 131N ‘ Phải thu phòng nhập’ ; TK131X ‘ Phải thu phòng xuất’ ,TK131 đợc theo dõi chi tiết cho từng khách hàng

 TK 331N ‘ Phải trả phòng nhập’ ; TK331X ‘ Phải trả phòng xuất’ , khôngchi tiết cho từng nhà cung cấp

 TK 156 : Hàng hoá nhập kho

 TK 632 : Giá vốn hàng bán

 TK 511 : Doanh thu bán hàng và Phí uỷ thác

 TK 413 : chênh lệch tỷ giá

 TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh

Doanh nghiệp không sử dụng các tài khoản nh : TK007 , TK 151 , TK157 ,TK531 , TK532 ,TK 515 , TK 635

5.2 Hình thức sổ kế toán

Vì doanh nghiệp sử dụng toàn bộ bằng máy vi tính , do đó tổ chức ghi sổ kếtoán không trực tiếp giống hình thức nào cả , nhng nói chung thì hình thức đợc báocáo là tổ chức theo Nhật ký chung , cứ có nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì các kếtoán viên tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính , vào cuối tháng in ra sổ chi tiết và sổtổng hợp các tài khoản và các báo cáo cần thiết theo qui định của Bộ tài chính Theo báo cáo tài chính năm 2002 của công ty quy định hình thức sổ của doanhnghiệp là hình thức Nhật ký chung ( Sơ đồ 3 )

Sơ đồ số 3 : Sơ đồ tổ chức sổ ở công ty

Chú thích : : Phản ánh hàng ngày

Chứng từ gốc

Sổ chi tiết Nhật ký chung

Sổ cái các TK

Báo cáo tài chính

Tuy nhiên các phần việc đợc thực hiện tự động trên máy nhờ phần mềm kếtoán INFOBUS –VD Các tài liệu gốc đợc cập nhật vào máy tính thông qua mộtthiết bị nhập liệu , thờng là bàn phím và đợc tổ chức lu giữ trên các thiết bị nhớ ởdạng tệp tin dữ liệu nghiệp vụ và các tệp tin này đợc quản trị một cách hợp nhất domột hệ quản trị cơ sở dữ liệu nghiệp vụ đợc “Chuyển sổ” vào các tệp Sổ chi tiết và

Sổ cái bởi chính chơng trình máy tính

Trong máy tính có hai chế độ xử lý tệp dữ liệu nghiệp vụ : chế độtheo lô và chế độ trực tiếp , phần hành kế toán máy của công ty sử dụng chế độ xử

lý trực tiếp , nghĩa là tất cả các dữ liệu nghiệp vụ đợc lu giữ trong một tệp dữ liệunghiệp vụ duy nhất và từ tệp này chơng trình máy tính cho phép lên Sổ chi tiết , Sổcái và các Báo cáo tài chính , in các bảng , biểu của từng hình thức ghi chép sổ sách

kế toán theo yêu cầu của ngời dùng

Sơ đồ 4 : Xử lý nghiệp vụ bằng máy tính

5 3 - Báo cáo tài chính

Doanh nghiệp tiến hành lập Báo cáo tài chính vào cuối mỗi năm , báo cáo tài

chính bao gồm : Bảng cân đối kế toán , Báo cáo kết quả kinh doanh , Bản thuyếtminh báo cáo tài chính , ngoài ra còn có giải trình quyết toán tài chính , niên độ kếtoán bắt đầu từ 1/1/N đến 31/12/N Báo cáo tài chính hàng năm lập theo Mẫu sốB1 - DN ban hành theo quyết định số 167/2000QĐ - BTC ra ngày 25 /10/2000 của

Bộ trởng Bộ tài chính Các báo cáo trong phần lu chuyển hàng hoá NK bao gồm :

Sổ chi tiết các tài khoản , Sổ cái các tài khoản , ngoài ra còn có Sổ chi tiết của TK

131 theo đối tợng công nợ phải thu

5 4 Chứng từ sử dụng

Do đặc thù của hình thức kinh doanh XNK là quan hệ giữa các quốc gia vớinhau do đó chứng từ sử dụng phải chặt chẽ và tuân thủ các quy định của Bộ tàichính Trong phần hành lu chuyển hàng hoá NK trực tiếp và NKUT Công ty sửdụng các chứng từ sau đây :

Nghiệp vụ kinh tế phát sinh (Chứng từ gốc)

Xử lý nghiệp vụ (Kiểm tra , phân loại chứng từ gốc )

Nhập dữ liệu ( Định khoản ) Lên các báo cáo , sổ sách kế toán

 Giấy nhận nợ , Hợp đồng tín dụng , Đơn xin mở th tín dụng, Phơng án kinhdoanh NK , Phiếu thanh toán L/C hàng nhập , Giấy đề nghị vay vốn ngắn hạn kiêmphơng án trả nợ

 Hợp đồng nội , Hợp đồng ngoại

 Hoá đơn thơng mại

 Hoá đơn (GTGT)

 Tờ khai hàng hoá NK , Biên lai thu lệ phí hải quan

 Giấy thông báo thuế , thu chênh lệch giá

 Vận tải đơn

 Phiếu thu , Phiếu chi, Uỷ nhiệm thu , Uỷ nhiệm chi , Giấy báo Nợ , báo Có

 Giấy chứng nhận xuất xứ , Bảng kê đóng gói , Chứng từ bảo hiểm , Giấychứng nhận phẩm chất , trọng lợng

Phần II Thực trạng hạch toán kế toán quá trình NK hàng hoá tại Công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất

1 Đặc điểm và phân loại hàng hoá nhập khẩu tại Công ty.

Không giống nh những hàng hoá tiêu dùng khác , hoá chất là loại hàng hoá

đặc biệt hơn bởi nó chứa đựng nhiều mối nguy hiểm đối với ngời sử dụng , ngoài rakhông chỉ NK mình hoá chất mà doanh nghiệp tiến hành NK nhiều loại khác nhautheo quy định trong giấp phép kinh doanh Các loại hàng hoá của Công ty đáp ứngnhu cầu sản xuất cho hầu hết các đơn vị sản xuất cuả ngành Công nghiệp hoá chấttrên phạm vi cả nớc Vì vậy, việc NK các hàng hoá này phải theo quy định củaNhà nớc chứ không đợc NK tràn lan và theo nhu cầu của từng công ty Đây là đặc

điểm nổi bật về hàng hoá NK ma Công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất đang tiếnhành các hoạt động NK

Hàng hóa NK tại công ty đợc phân loại theo các nhóm sau :

Nhóm 1 : Các loại hoá chất :

- Các loại Cacbonate (Soda), Sunfat (Na2SO4 , Calcium carbibe , A.chloride ) ,các loại acid (Axit stearic , Silicon dioxide , Axit boric, Axit nitric ) ,

- Các loại hoá chất khác ( Than đen , Selenium , D-G : Hoá chất sản xuất sơn ,Formalin , Jolene – hơng liệu , Laundrosil – hơng liệu , Cotlonfluer , Hydrogenperoxide , chất phòng lão , đất đèn, PAC – chất lọc nớc , Amina, thuốc tuyển ,Titanium dioxide , oxit kẽm , Monolude , Vulcan 5H …)

 Nhóm 2 : Các loại sản phẩm khác :

- Cao su tổng hợp ,Vải mành , thép các loại ( Tanh , ống thép không gỉ )

- Hạt nhựa các loại : PP, PE, APS, GPPS , PVC , HDPE , LLDPE

- Giấy bao bì

- Phân bón

 Nhóm 3 : Máy , thiết bị , phụ tùng : Phụ tùng máy lu loát , Buồng đốt thiết bịcô đặc , Máy luyện kín , Máy luyện hở , Máy đào , Máy đóng bao , cụm thiết bịlàm lạnh , Xe cẩu , máy ủi …

Nhóm 4 : Vật t , hàng hoá khác : Van , Feromangan , Bình ôxy , Cumaron ,Juăng , thạch cao , thức ăn nuôi tôm

2 Trình tự và thủ tục mua hàng NK tại công ty

Công tác lu chuyển hàng hoá NK tại Công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất

đợc thực hiện theo hai giai đoạn : giai đoạn NK hàng hoá và giai đoạn tiêu thụhàng NK tại thị trờng nội địa Quá trình lu chuyển hàng hoá NK đợc thực hiện bắt

đầu từ khi hàng về NK của công ty hoặc qua bán thẳng và tiền hàng đã đợc thanhtoán Quá trình đó đợc thực hiện qua các bớc sau :

điều khoản đã ghi trong đơn để đi đến quyết định cuối cùng là ký kết hợp đồng

B

ớc 2 : Xin giấy phép NK

Sau khi lập phơng án kinh doanh và tiến hành ký kết hợp đồng , Công ty làmthủ tục xin giấy phép NK đối với những mặt hàng Nhà nớc hạn chế Hoá chất làmột ngành kinh doanh cần có sự thận trọng nên thờng có nhiều lô hàng cán bộphòng XNK phải tiến hành xin Tổng cục hoá chất cho phép NK Còn lại những lôhàng không bị hạn chế thì cán bộ phòng XNK có thể bỏ qua giai đoạn này

B

ớc 3 : Mở L/C

Do công ty chỉ mở tài khoản tại 3 Ngân hàng là : NH Đầu t và phát triển ,Ngân hàng Công thơng , Ngân hàng Ngoại thơng do đó thờng kế toán ngân hàngtiến hành mở L/C tại 1 trong 3 ngân hàng này Thời gian mở L/C đợc quy địnhtrong hợp đồng ký kết giữa hai bên với nhau , thông thờng mở khoảng 15 đến 20ngày trớc khi đến thời hạn giao hàng Khi mở L/C cán bộ phòng XNK phải làm bộthủ tục gồm : Đơn xin mở L/C (theo mẫu cuả Ngân hàng mở ) , Hợp đồng muahàng nớc ngoài , Hợp đồng bán hàng nội địa kèm theo 2 uỷ nhiệm chi : một để kýquỹ mở L/C và một để trả phí cho ngân hàng về việc mở L/C Khi bộ chứng từ gốc

từ nớc ngoài chuyển đến, ngân hàng sẽ kiểm tra và yêu cầu cán bộ công ty kiểmtra lại , nếu thấy hợp lý thì đồng ý trả tiền và nhận chứng từ gốc có kèm theo chữ

ký hậu cuả Ngân hàng để nhận hàng , sau đó Ngân hàng sẽ tiến hành chuyển tiềncho ngời xuât khẩu Thời hạn thanh toán L/ C trong Công ty tơng đối dài , thờngkhoảng 3 tháng trở lên , tính từ thời hạn L/C đợc mở tại 1 trong 3 ngân hàng cóhiệu lực thanh toán

ớc 5 : Làm thủ tục hải quan

Cán bộ phòng kinh doanh phải điền vào Tờ khai hải quan về loại hàng hoá ,tên hàng , số lợng , giá trị, phơng tiện vận tải , NK từ nớc nào … đầy đủ các thôngtin theo quy định của Nhà nớc và của Tổng cục hải quan , tiến hành theo dõi quátrình kiểm tra hàng hoá của Hải quan

B

ớc 6 : Tiến hành giao nhận hàng và kiểm tra hàng

Bộ phận giao nhận hàng NK gồm có : Một cán bộ phòng tiếp nhận vậnchuyển , một cán bộ theo dõi hàng NK của phòng XNK , một cán bộ tổ chức theodõi , kiểm tra chất lợng hàng hoá do công ty thuê từ Công ty kiểm tra chất lợnghàng hoá XNK Nhà nớc - Vinacontrol Tiến hành kiểm tra chứng từ giao nhận ,

số lợng , chất lợng … khi nào có chứng nhận kiểm tra của Vinacontrol cấp là hợp

lý , hợp lệ thì tiến hành công việc tiếp nhận hàng từ bên bán để nhập kho ( Rất ít )hoặc chuyển thẳng Khi kiểm nhận nhập kho xong , hai bên ký xác nhận vào các

bộ chứng từ có liên quan , nếu vật t hàng thiếu hụt thì xem xét phạm vi trách nhiệmcủa từng bên để có kết luận và bồi thờng thoả đáng theo các chứng từ mua hàng ,biên bản kiểm nhận ( hoặc hoá đơn GTGT ) và sau đó chuyển về phòng kế toán đểghi sổ

B

ớc 7 : Tiến hành vận chuyển hàng hoá

Hàng hoá NK của Công ty chủ yếu đợc vận chuyển từ đờng biển ( vì có độ

an toàn cao và ít tốn phí ) , thời điểm hàng đợc coi là NK tính từ ngày vào cảng Hải

phòng , Đà nẵng hoặc TP Hồ Chí Minh đợc hải quan ký vào Tờ khai NK Công tychỉ nhập hàng theo giá CIF và hàng hoá thờng đợc bán thẳng từ cảng đến các điểmbán hàng đã ghi trong Hợp đồng nội Công ty chỉ tiến hành vận chuyển đến các địa

điểm đó theo yêu cầu của khách hàng do công ty có Phòng vận tải luôn điều hoàviệc chuyên chở hàng hoá

B

ớc 8 : Làm thủ tục thanh toán

Sau khi đã kiểm tra và giao hàng cho bên mua theo đúng thoả thuận ghitrong hợp đồng, chuyển hàng đi bán đã thu đợc tiền thì Công ty tiến hành trả chongân hàng đã mở L /C

B

ơc 9 : Khiếu nại ( Nếu có )

Trong quá trình thực hiện hợp đồng nội và hợp đồng ngoại nếu có sai sót màhai bên không thể thoả thuận đợc thì tiến hành khiếu kiện ở cơ quan hành pháptheo thoả thuận trong hợp đồng

3 Kế toán nghiệp vụ NK trực tiếp

3.1 Đặc điểm NK trực tiếp ở Công ty vật t và XNK hoá chất

Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất tiến hành NK hàng hoá theo cáchợp đồng đã ký kết từ trớc, bán hàng theo lô chứ không NK hàng để bán lẻ Trongcác hợp đồng có quy định rõ các điều kiện nhập hàng cũng nh bán hàng , công tychỉ sử dụng phơng pháp nhập hàng theo giá CIF , các điều kiện khác đợc áp dụngnhững điều kiện thơng mại quốc tế , Incoterm 2000 – Quy tắc chính thức củaPhòng thơng mại quốc tế giải thích các điều kiện thơng mại Phơng thức thanhtoán thờng sử dụng là Th tín dụng , ngoài ra vẫn sử dụng các phơng pháp : Nhờthu , Phơng thức chuyển tiền và trả các phí cho ngân hàng thực hiện Tỷ giá tínhthuế do hải quan quy định tại thời điểm nhập hàng , tỷ giá áp dụng trong mua bán

là tỷ giá thực tế của liên ngân hàng Thanh toán chủ yếu bằng USD Các hợp đồng

ký kết thờng lập thành 4 bản , mỗi bên giữ 2 bản , nếu là Hợp đồng ngoại thì lậpbằng Tiếng Anh Trong các ví dụ sau đây đồng tiền sử dụng nếu là ngoại tệ đơn vịtính là USD , còn nếu là tiền Việt Nam đơn vị là đồng Quy trình hoạt động NK tại

công ty đợc thực hiện theo sơ đồ tổng quát sau ( Sơ đồ 5 )

Sơ đồ 5 : Tổng quát quá trình lu chuyển hàng hoá NK

3.2 Nhập khẩu hàng hoá

Hoạt động đem lại lợi nhuận chính của công ty là NK các loại hoá chất , cao

su , vải mành , hơng liệu , thiết bị … và bán cho các cơ sở trong phạm vi Tổngcông ty Hoá chất Việt Nam Với đội ngũ cán bộ công nhân viên lành nghề , nhiềukinh nghiệm thì quá trình lu chuyển hàng hoá NK trực tiếp là tổng hợp của 1 quátrình khép kín , ăn khớp , từ khâu tìm hiểu nhu cầu của các đơn vị trong nớc , tìm

đối tác nớc ngoài phù hợp đến lập dự toán để vay tín dụng , mua ngoại tệ thanhtoán cho ngời NK, giao nhận hàng hoá và thu tiền Tất cả các giai đoạn đó đềutrong một vòng quay liên tục , nhịp nhàng và cuối cùng đem lại hiệu quả kinh tếcao cho công ty

Để minh hoạ quá trình NK hàng hoá , ta xét ví dụ về NK hạt nhựa PolyPropylen SS35N ( hoá chất P.P ) từ ấn Độ

Công ty cổ phần hoá chất nhựa là công ty chuyên sản xuất các sản phẩm làm

từ hạt nhựa có nhu cầu NK hạt nhựa P.P nhng không có khả năng cũng nh giấyphép để NK hạt nhựa cho sản xuất của mình đã đề nghị với Công ty vật t xuất nhậpkhẩu hoá chất , là công ty chuyên NK các loại hoá chất và hạt nhựa Đáp ứng yêucầu này , Ban giám đốc 2 công ty đã cử đại diện tiến hành tìm hiểu , đánh giá tiềmnăng của hai bên , sau một thời gian thoả thuận , hợp đồng kinh tế đã đ ợc ký kết

vào ngày 02/08/2002 ( Phụ lục 1) Cách làm này nhằm đảm bảo cho việc tiêu thụ

hàng hoá diễn ra nhanh chóng , tránh tình trạng ứ đọng vốn , phát sinh các chi phí

lu kho quá lâu và phát sinh các chi phí khác

Phòng kinh doanh kết hợp cùng các phòng ban khác tiến hành tìm hiểu cácnhà cung cấp nớc ngoài về : giá cả , phơng thức thanh toán , các điều kiện trongIncoterm 2000 , khả năng giao hàng …và tiến hành lập Dự toán nhập hàng đã đi

đến thống nhất sẽ nhập từ Indian Petrochemicals Corporation Limited(International Business Group ) Sau khi hai bên đàm phán bằng các phơng tiện

nh Fax , điện thoại và Internet đã đi đến thoả thuận sẽ ký kết một Hợp đồng ngoại (

Phụ lục 2 )

Ký kết kinh

doanh NK phép NKXin giấy Mở L/C

Thuê ph ơng tiện vận chuyển

Mua BH hàng hoá ( Nếu có )

Làm thủ tục hải quan

Tiến hành giao nhận hàng

Kiển tra hàng hoá

Làm thủ tục thanh toán

Sau khi hợp đồng đã đợc ký kết , Phòng XNK tiến hành các thủ tục mở L/C ,

bộ hồ sơ để mở L / C bao gồm :

- Phơng án kinh doanh NK (Dự toán nhập )

- Yêu cầu mở th tín dụng lập ngày 15/ 08/2002

- Hợp đồng tín dụng số 36 – HDTD

- Giấy nhận nợ số tiền vay là (405790 x 90% =365211USD ) với mục đíchnhập hạt nhựa P.P lãi suất cho vay 0.62 % /tháng , trong vòng khoảng 3 tháng ,thêm ngày nào thì phải trả tiền ngày đó

- Đơn xin mở th tín dụng kèm Phơng án trả nợ

- Bản sao Hợp đồng kinh tế ( Hợp đồng nội và Hợp đồng ngoại )

Ngân hàng sau khi xem xét đầy đủ bộ hồ sơ và phơng án kinh doanh thấy

đầy đủ tính pháp lý đã đồng ý mở L/C vào ngày 25/08/2002 cho ngời XK hởng , hồsơ bao gồm hai giấy Uỷ nhiệm chi : Một Uỷ nhiệm chi để ký quỹ mở L/C ( 10%giá CIF của lô hàng ) , một để trả phí mở L/C ( 0.1% giá trị CIF )

 Ngày 25/08/2002 trả phí mở L/C và ký quỹ bằng TG tại Ngân hàng Đầu t

và phát triển Hà Nội

 Ngày 20/09/2002 trả phí sửa đổi L/C theo đúng yêu cầu của ngời XK

 Ngày 14/10/2002 Bên xuất khẩu lập Hoá đơn thơng mại với ký hiệu :RPP- 42/210023 kèm vận đơn số : 1012004227 để chuyển hàng lên tầu

 Ngày 29/11/2002 hàng đã đợc chuyển đến cảng Hải phòng

 Ngày 02/12/2002 công ty cử đại diện đến nhận hàng và kiểm tra hàng thấygiống với hợp đồng thì đề nghị ngân hàng trả tiền cho ngời XK bằng tiền vay ngắnhạn

 Ngày 05/12/2002 : hàng đợc nhập kho tại kho của công ty (Yên Viên )

 Ngày 15/12/2002 Thanh toán tiền thuế

 Ngày 29/01/2003 Thanh toán tiền vay ngắn hạn Ngân hàng

Nghiệp vụ mua hàng này đợc diễn ra nh sau :

Ngày 25/08/2002 ký quỹ mở L/C số 335 , Kế toán đã phản ánh vàoTK1124T “Ký quỹ đảm bảo tiền vay” tại Ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội( mà đáng lẽ ra theo quy định thì phải phản ánh vào TK144 : Ký quỹ , ký c ợc ngắnhạn ) , khi nhận đợc giấy báo Nợ của Ngân hàng , Kế toán ghi :

Nợ TK 1124T : 405790 x 10% x 15.400 = 624916600

Có TK 1121T : 624916600Theo qui định , Kế toán đã phải tiến hành phản ánh khoản ngoại tệ này vào TK

007 nhng trong công ty đã không định khoản :

Có TK 007 : 40579 (USD )Khi th tín dụng đã hoàn tất và cả hai bên thống nhất các điều khoản thìIndian Petrochimicals Corporation Limited (International Busines Group ) tiếnhành giao hàng , bộ hồ sơ bao gồm Hợp đồng thơng mại kí hiệu : RPP –42/210023 kèm vận tải đơn số 1012004227 Hạt nhựa PP đợc cấp giấy phép NK số

105774 ngày 22/02/1993 , đợc chuyên chở trên phơng tiện vận tải có số hiệuCORRAD V-005/PADMA 036 xuất phát từ NSICT PORT của ấn độđã đến cảngHải Phòng vào ngày 29/11/2002 Khi nhận đợc tin báo hàng đã về cảng , Công ty

đã cử bộ phận giao nhận hàng gồm : Một cán bộ phòng tiếp nhận vận chuyển , mộtcán bộ theo dõi hàng NK của Phòng kinh doanh NK , một cán bộ tổ chức theodõi , kiểm tra chất lợng hàng hoá ( Do công ty thuê từ Công ty kiểm tra chất lợnghàng hoá XNK Nhà nớc - Vinacontrol ) Trớc khi nhập kho hàng hoá bộ phậngiao nhận trên tổ chức kiểm tra hoá đơn chứng từ thu nhận đợc từ bên bán và giấychứng nhận kiểm tra chất lợng , số lợng hàng hoá của Vinacoltrol cấp là hợp lý ,hợp lệ để kiểm nhận nhập kho và làm Tờ khai hải quan hàng hoá NK số11-875/NK/KD ngày 02/12/2002 Công ty yêu cầu ngân hàng ký hậu vào vận đơn

và nhận nợ với ngân hàng để thanh toán cho ngời XK :

 Kế toán phản ánh số tiền vay ngân hàng thanh toán cho ngời XK ( Theophơng thức trả ngay bằng L/C )

Nợ TK 156 : Giá trị hàng hoá NK

Có TK 3332 : Tài khoản thuế NK của công ty )

 Phản ánh thuế GTGT hàng NK :

Nơ TK 133 : 6.228.876.500 x 10% = 622.887.650

Có TK 33312 : 622.887.650

Tất cả các loại phí : Từ phí mở L/C 0,1 % giá trị CIF của hợp đồng , Phísửa đổi L/C : 15 USD , phí giám định hàng hoá , phí thanh toán L/C , Phí luContener … đều đợc kế toán phản ánh vào TK 641 , sẽ đợc đề cập đến trong phầnchi phí lu thông và xác định kết quả của nghiệp vụ

Ngày 15/01/2002 , sau khi nhận đợc Giấy thông báo thuế , thu chênh lệchgiá số : 11975/NKD , công ty tiến hành nộp thuế GTGT hộ ngời mua vào tài khoản741.01.02.00002 tại kho bạc Nhà nớc TP Hải Phòng , kế toán ghi:

Nợ TK 33312 : 622.887.650

Có TK 1121T : 622.887.650

 Nếu có thuế NK thì kế toán phản ánh nh sau :

 Khi hàng về thì kế toán ghi nhận số thuế NK vào giá trị của lô hàng

Nợ TK 138 (1381 )

Có TK 156 : Hàng thiếu hụt chở xử lý

Trong trờng hợp giảm giá , chiết khấu thì đều phản ánh giảm phần giá trịphải trả mà không theo dõi trên TK 515 “ Doanh thu hoạt động tài chính” vàTK532 “ Giảm giá hàng bán”

Nợ TK 331 : Phải trả ngời bán

Có TK 156 : Hàng hoá

 Nếu có nghiệp vụ hàng bán bị trả lại thì kế toán trong công ty không phản

ánh nh chế độ vào TK531 mà tiến hành huỷ hoá đơn cũ và thay vào đó là các hoá

đơn mới lập theo số hàng còn lại đợc chấp nhận và hạch toán nh bình thờng

Tỷ giá sử dụng ở công ty :

Trong các nghiệp vụ có phát sinh bằng ngoại tệ , kế toán sử dụng tỷ giá giaongay quy định vào ngày phát sinh nghiệp vụ hoặc tỷ giá mua vào , bán ra thực tếcủa nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Các khoản mục không có tính chất tiền tệ ( ví dụ hàng tồn kho , tài sản , nhàxởng và thiết bị ) đã ghi nhận theo nguyên giá sẽ đợc báo cáo theo tỷ giá giao ngayvào ngày phát sinh giao dịch

Tỷ giá tính thuế do hải quan quy định tại thời điểm nhập hàng để ghi nhận sốtiền thuế bằng VND nộp cho Nhà nớc

Chênh lệch do thay đổi tỷ giá ngoại tệ của doanh nghiệp đợc hạch toán vàotài khoản 413

đang chuyển , nợ phải thu , nợ phải trả ngắn hạn có gốc ngoại tệ mà để nguyên số

d trên các tài khoản đó và các kỳ tiếp theo hạch toán nh bình thờng

Đến cuối mỗi tháng , kế toán tổng hợp cho in ra các báo cáo theo trình tự nh

khi nhập hàng hoá và chuyển cho kế toán từng phần hành l u giữ :

Đầu tiên in ra sổ Chi tiết TK 1124T : Ký quỹ Ngân hàng Đầu t và phát triển

Hà Nội ( Bảng số 3) cùng Sổ chi tiết TK 1121T: Tiền gửi ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội ( Bảng số 4) Sau đó có in cả Sổ cái của các TK 112 nhng ở đây em

không trình bầy sổ này

Bảng số 3 : Sổ chi tiết tài khoản

1124T – Ký quỹ ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội

Tháng 08 năm 2002

549 BN 13 03/08/02

Mua ngoại tệ thị ờng L/C nhập Acid

Số d đầu kỳ nguyên tệ(USD) : NO :111348,52

Số d cuối kỳ nguyên tệ(USD) : NO : 286063,62

Ngày 31 tháng 08 Năm 2002

Ng

Bảng số 4 : Sổ chi tiết tài khoản

1121T : Tiền gửi ngân hàng đầu t và phát triển hà nội

Hai sổ này do kế toán ngân hàng giữ để theo dõi và tổng hợp báo cáo khi cần thiết.

Kế toán tổng hợp tiếp tục in Sổ chi tiết tài khoản theo đối tợng phải trả , từ

các Sổ chi tiết tài khoản 331 ( Bảng số 5 ) và lên Sổ cái tài khoản 331 (Không theo dõi Sổ chi tiết tài khoản 331 theo đối tợng phải trả ) ( Bảng số 6 )

Bảng số 5 : Sổ chi tiết tài khoản

331N – phải trả ngời bán phòng Nhập khẩu

Kỳ phát sinh : Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002

425 BN 2/11 01/12/02

Mua ngoại tệ

TT D/P nhập caumaron CSSV

1121C 9720 149357520

660 HĐ 9812 02/12/02

Công ty kính nổi Việt Nam Soda 172,11 tấn

452 CIN 023 02/12/02

Trả nợ ngời

XK theo Invoice RPP- 42/210023

311Đ 365211 5642509950

352 PNK 115 05/12/02

Nhập kho hàng

NK chờ chuyển cho HCN

310 PT 128 05/12/02

Thu tiền phạt giao hàng chậm (Lô than đen ) CSSV

Số d đầu kỳ nguyên tệ (USD) : NO 1.294.695,12

Số d cuối kỳ nguyên tệ (USD ) : NO 2.342.015,12

Ngày 31 Tháng 12 Năm 2002

Ng

ời lập Kế toán tr ởng Giám đốc

Bảng số 6 : Sổ cái tài khoản 331N

Phải trả ngời bán phòng nhập khẩu

Kỳ phát sinh : Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002

Tài khoản đối ứng Số phát sinh tài khoảnTên gọi Mã hiệu Phát sinh Nợ VND Phát sinh Có VND TGNH Công Thơng (VND) 1121C 4.274.414.925

ời lập Kế toán tr ởng Giám đốc

Bảng số 7 : Sổ chi tiết tài khoản

311Đ : Vay ngắn hạn ngân hàng đầu t và phát triển

Kỳ phát sinh từ 01/12/2002 đến 31/12/2002

ời lập Kế toán tr ởng Giám đốc

Song song với quá trình theo dõi thanh toán công nợ với nhà cung cấp , theodõi thuế , kế toán tiến hành theo dõi và ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh liên quan

đến hàng hoá tồn kho Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp thẻ songsong nhng thực chất khi hàng về kho thủ kho chỉ lập Phiếu nhập kho chứ không ghivào Thẻ kho và Bảng tổng hợp nhập , xuất , tồn Điều này làm cho khối lợng ghichép ít đi nhng cũng không ảnh hởng nhiều tới công tác kế toán bởi các lô hàngnếu đợc nhập kho thì chỉ nhập trong một thời gian ngắn và khi xuất thì xuất cả lôtheo giá thợc tế đích danh Khi hàng NK đợc kiểm nhận và đa từ cảng Hải Phòng

về kho ỏ Yên Viên bảo quản chờ chuyển cho Công ty Cổ phần Hoá chất Nhựa , khihàng về đến kho thủ kho lập Phiếu nhập kho nh sau :

Phiếu nhập kho số 115

Ngày 05/12/2002

Nhập tại kho Tổng kho A hóa chất

Địa chỉ : Thị trấn Yên Viên , Huyện Gia Lâm , Hà Nội

STT Tên hàng Đơn vịtính Số lợng Đơn giá Thành tiền(USD) Thành tiền(VND)

01 Polypropylene Tấn 682 595,00 405790 6.228.876.500

Cộng thành tiền : Sáu tỷ hai trăm hai tám triệu tám trăm bẩy mơi sáu nghìn năm trăm đồng

Nhập ngày 05 tháng12 năm 2002

Ng

ời giao hàng Kế toán tr ởng Thủ kho

ở phòng kế toán sau khi đã định khoản vào máy nghiệp vụ nhập kho hàng hoá, cuối tháng in ra Sổ chi tiết hàng NK và Sổ cái TK 156 ( Kể cả hàng đang đi đ ờngcũng nh hàng gửi đi bán đều đợc ghi chung vào TK 156 )

Bảng số 8 : Sổ chi tiết tài khoản

156 : hàng hoá nhập kho

Kỳ phát sinh: Từ 01//12/2002 đến 31/12/2002

3521 PNK 102 02/12/02 Nhập kho than đen93.654 USD 331N 1.441.054.098

1253 PXK 125 03/12/02 Công ty que hàn ViệtXuất kho Pêro cho

Sau đó , từ các sổ chi tiết , kế toán lên Sổ cái TK 156 :

Bảng số 9 : Sổ cái tài khoản 156

ời lập Kế toán tr ởng Giám đốc

Ngoài các bảng biểu trên , kế toán tổng hợp còn in ra các sổ liên quan đếnphần hành nh : Sổ chi tiết và Sổ cái TK 3332 ( Thuế NK hàng hoá ) , Sổ chi tiết và

Sổ cái TK 33312 ( Thuế GTGT ), Sổ chi tiết và Sổ cái TK 111 …

Nh vậy , sau khi tìm hiểu một nghiệp vụ thực tế của Công ty , dù không đầy

đủ tất cả các nghiệp vụ xẩy ra trong quá trình NK hàng hoá , nhng nó đã phản ánhtrình tự chính, thờng xuyên đợc ghi nhận Hàng năm , Công ty tiến hành thực hiệnrất nhiều các đơn hàng khác nhau nhng cách hạch toán đều trên cơ sở các nghiệp

vụ đã nói trên Vì hach toán bằng phần mềm máy tính cộng vơi việc làm tắt nên sovới chế độ , còn nhiều bất cập nh : không phản ánh trên TK 1562 , TK 151 , tài

khoản thuế NK phải trên TK3333 nhng công ty lại phản ánh trên TK3332 , khôngphản ánh khoản ký quỹ trên TK 144 mà trên các tài khoản 1124T … Tất cả nhữngbất cập này sẽ đợc đề cập ở phần hoàn thiện

Nói chung , kế toán phần hành NK hàng hoá trực tiếp sẽ đợc hạch toán nh sơ đồ sau :

Sơ đồ 6 : kế toán NK hàng hoá trực tiếp tại công TY

622887650 624916600 624916600 624916600

622887650

Chênh lệch tăng Chênh lệch giảm

Thuế NK

Thuế GTGT hàng NK Chi phí thu mua

Vay tiền TT cho ngời XK

6228876500 5642509950

4 Kế toán nghiệp vụ NK Uỷ thác

Với mục đích đa dạng hoá hoạt động kinh doanh và phát huy hết khả năng ,tiềm tàng của Công ty , đợc sự cho phép NKUT trong Giấy phép đăng ký kinhdoanh , khi các đơn vị khác có nhu cầu NK hàng hoá trong phạm vi danh sáchhàng hoá đợc phép NK của Công ty cũng nh trong quy định của pháp luật Đểthực hiện đợc hoạt động này công ty tiến hành ký kết Hợp đồng uỷ thác NK với

đơn vị giao uỷ thác và trực tiếp thực hiện các bớc đàm phán , ký kết hợp đồng , tổchức tiếp nhận hàng NK , thanh toán với nhà cung cấp bằng tiền ứng trớc của ngời

uỷ thác NK Công ty thay mặt bên uỷ thác tiến hành kê khai nộp thuế NK, thuếGTGT hàng NK và lu trữ các thông tin liên quan đến lô hàng nh : Hợp đồng uỷthác NK , Hợp đồng ngoại , Hoá đơn thơng mại , Tờ khai hải quan … Sau khi kếtthúc quá trình NK , một bộ chứng từ sẽ đợc giao cho bên uỷ thác và tiến hành quyếttoán hợp đồng , Công ty hởng hoa hồng NK tính theo tỷ lệ quy định trong hợp đồng

Để phản ánh mối quan hệ thanh toán giữa công ty với ngời giao uỷ thác , kếtoán phản ánh vào TK 131 – Chi tiết theo đơn vị giao uỷ thác ( Chứ không phảiTK138 - phải thu khác )

Minh hoạ cho quá trình kế toán nghiệp vụ NKUT , ta xét ví dụ sau :

Công ty cao su Sao vàng là doanh nghiệp chuyên sản xuất các sản phẩm từcao su nh : Săm , Lốp , Juang … đã tiến hành đàm phán với Công ty vật t và xuấtnhập khẩu hoá chất NKUT số lợng hàng hoá đang cần cho quá trình sản xuất Hai

bên tiến hành ký kết hợp đồng uỷ thác ( Phụ lục 3 )

Sau một thời gian tìm hiểu các đối tác nớc ngoài , Hợp đồng ngoại đợc ký

kết giữa Công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất và HUYNDAI CORPORATION

STT Tên hàng hoá , dịch vụ Đơn vịtính Số l-ợng Đơn giá Thành tiền

…

Tiến trình thực hiện quá trình NKUT đợc thực hiện nh sau :

Ngày 23 / 09 / 2002 : Bên UTNK chuyển tiền cho Công ty 30% giá trị hợp

Ngày 12/11/2002 : Công ty giao cho phòng vận tải chuyển hàng đến tậnkho của Công ty Cao su Sao vàng

Sau khi đã giao nhận hàng thì bên giao NKUT ghi nhận hoá đơn xác định là

đã nhận đủ và tiến hành thanh toán số còn lại cùng các chi phí liên quan nh : chiphí lu Conterner , chi phí mở L/C , chi phí vận tải chuyển đến kho của Công ty Cao

su Sao vàng và trả phí NKUT

Ngày 29/11/2002 kế toán tiến hành ghi toàn bộ giá trị lô hàng cùng các chiphí khác và ghi nhận doanh thu phí uỷ thác

Quy trình vào máy và lên các báo cáo nh sau :

 Ngày 24/09/2002 , khi nhận đợc giấy báo Có của Ngân hàng Công

th-ơng do Công ty cao su Sao vàng chuyển tiền đến , kế toán ghi nhận nh sau :

nớc Vinacontrol ) Khi hàng về đến cảng , tại đây sẽ tiến hành giao tay ba , ph

-ơng thức thanh toán trả ngay nên Ngân hàng tiến hành trả tiền cho ngời XK , kếtoán ghi nh sau :

 Công ty tiến hành trả số tiền cho ngời bán :

Có TK 511 : 64.249,5 x 1% x 15420 = 9.907.272,9

Cuối tháng 11 , Kế toán tổng hợp tiến hành in các sổ sách giống nh NK trựctiếp để lu và báo cáo kết quả kinh doanh trong tháng cho các bộ phận trong công ty

Đầu tiên , tiến hành in Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng cho TK1122C :

Bảng số 10 : Sổ chi tiết tài khoản

1123C – Ký quỹ ngân hàng công thơng việt nam

385 PC 227 07/09/02 vào của PC 22738Thuế GTGT đầu 133 4,55 70211

367 BN 24/09/02

CTCSSV chuyển tiền ký quỹ mở L/

ời lập Kế toán tr ởng Giám đốc

Bảng số 11 : Sổ chi tiết tài khoản

462 PT 278 02/11/02 Thu tiền hàng Hoá đơn 20– Công ty nhựa 1111 475.700.000

795 CIV 02 02/11/02 Ghi nhận số hàng giao tay ba cho CTCSSV tại cảng 331 992.012.280

126 BN 12/5 29/11/02 Nộp tiền thuế NK hộ ngời mua 1121C 29.548.345

145 PC 132 29/11/02 Trả phí hải quan , lệ phí

chứng từ 1111 8.987.921

155 BN 12/5 29/11/02 Trả phí uỷ thác , phí ngân hàng 1121C 6.666.668

170 BC 12/8 29/11/02 CTCSSV trả số tiền công ty đã trả cho ngời XK và

thuế NK

1121 1122C 413

44.202.934 690.360.877,5 3.855.070

Bảng số 12 : Sổ cái tài khoản 131

ời lập Kế toán tr ởng Giám đôc

Bảng số 13 : Sổ chi tiết tài khoản

532 HĐ 98187 05/10/02 Công ty TNHH kính nổiVN Sodđa 472,7 tấn 131N 958596324

587 HĐ 58945 12/10/02 Doanh thu bán CS tổnghợp cho công ty Cao su

Trong qúa trình hạch toán , ngoài các sổ trên kế toán còn in ra các sổ liênquan đến nghiệp vụ nh : Sổ chi tiết và Sổ cái TK 331 , TK 111 , TK112 …

Qua quá trình NKUT , ta thấy nổi cộm lên một vấn đề là cách ghi sổ cácnghiệp vụ liên quan đến tỷ giá trong Công ty , liên tục có sự thay đổi tỷ giá nhngcông ty lại không có một quy định cụ thể nào cho vấn đề này và hạch toán theo tỷgiá thực tế thì quá phức tạp và dễ có sai sót Hơn nữa , Công ty không theo dõihàng hoá một cách thờng xuyên trên các TK nh : TK151 , TK156 Ngoài ra, kếtoán đã không phản ánh vào TK 002 “ Vật t hàng hoá nhận giữ hộ , gia công hộ”trong trờng hợp hàng đã về đến cảng nhng ngời mua cha đến nhận mà công ty phảitiến hành giữ hộ số hàng hoá này thì TK này sẽ đợc hạch toán nh sau :

Khi hàng hoá về đến cảng và công ty đã tiến hành giao nhận , kế toán phản

ánh nh sau : Nợ TK 002 : Giá trị hàng hoá nhận giữ hộ

Khi hàng xuất trả cho đơn vị uỷ thác NK , kế toán ghi :

Có TK 002 : Vật t , hàng hoá nhận giữ hộ

Doanh thu phí uỷ thác

Nộp hộ thuế và các chi phí liên quan đến lô hàng NK

Trả tiền cho ngời XK

Ký quỹ mở L/C ứng trớc tiền

8987921 6666668 29548345

15654589 29548345

990727,29 9907272,9

992012280 297796432,5 992012280

297796432,5 694215847,5 297796432,5297796432,5 297796432,5

Chuyên đề thực tập 36 GVHD : Ths Phạm Bích Chi

5 Kế toán quá trình bán hàng NK

5 1 Các phơng thức tiêu thụ hàng hoá NK

Tổ chức bán hàng NK là giai đoạn cuối cùng của qúa trình lu chuyển hàng hoá

NK , tổ chức tốt khâu này không chỉ nhằm mục đích thu hồi vốn để tái sản xuất màcòn là cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động NK Vì vậy, lựa chọn các ph ơng thứchữu ích nhất và không tốn thời gian để tiêu thụ hàng hoá là rất cần thiết Các mặthàng NK của công ty chủ yếu đã có ký kết Hợp đồng nội trớc khi NK , do đó ph-

ơng thức bán hàng của công ty là bán buôn cả lô hàng nhập về chứ không tiến hànhbán lẻ từng mặt hàng ( Thực tế là công ty không có cửa hàng để tiến hành bán lẻ vàgiới thiệu sản phẩm của công ty , từ năm 2003-2004 Ban lãnh đạo sẽ cho xây dựngmột cửa hàng ở ngay văn phòng công ty số 4 – Phạm Ngũ Lão để tiến hành bán lẻ, giới thiệu hàng hoá và tăng doanh thu cho công ty )

Trong các phơng thức bán buôn , Công ty sử dụng 2 phơng pháp là : Bán buônqua kho và Bán buôn vận chuyển thẳng

 Nếu bán buôn không qua kho , kế toán tiến hành nh sau :

- Khi giao hàng NK trực tiếp cho khách hàng mua tại cửa khẩu nhập hàng , kếtoán căn cứ chứng từ mua hàng ghi :

Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán (Bao gồm cả thuế NK )

Có TK 131 : Phải thu của ngời mua

- Phản ánh doanh thu bán hàng đã thực hiện do công ty trực tiếp bán :

Nợ TK 111, 112 : Doanh thu đã thu

5 2 Phơng pháp xác định giá vốn hàng hoá xuất kho ở Công ty vật t xuất

nhập khẩu hoá chất

Có rất nhiều cách xác định giá vốn khác nhau và sẽ cho các kết quả khác nhau Có rất nhiều công ty đã lợi dụng điều này để khai tăng giá vốn hoặc giảm giá vốntheo từng mục đích muốn giảm thuế thu nhập hay khai tăng doanh thu nhằm nângcao uy tín của doanh nghiệp Riêng Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất xác

định giá vốn theo phơng pháp thực tế đích danh, lô hàng nhập giá nào thì xuất theogiá đó cho tất cả các năm Công ty chọn phơng pháp này là do một lô hàng NK về

rất lớn và đợc bán chỉ sau đó một thời gian ngắn , thờng thì lô hàng này đợc chuyển

đi thì lô hàng khác mới nhập vào ( Vì kho của công ty không lớn để có thể chứanhiều hàng hoá một lúc )

5 3 Hạch toán tiêu thụ ở Công ty

Để minh hoạ cho quá trình tiêu thụ hàng hoá NK trực tiếp , ta xét tiếp ví dụ lôhàng P.P SS35N mà hai công ty đã tiến hành ký kết Hợp đồng nội từ trớc khi NK

đảm bảo cho Công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất bán đợc hàng và Công ty cổphần hóa chất nhựa có đợc nguyên liệu đúng thời gian Sau khi hàng hoá đã đợc

đa về kho công ty tại Yên Viên chờ chuyển bán , công ty đã phản ánh vào TK 156– Hàng hoá nhập kho

Bộ phận bán hàng gửi một bộ hồ sơ đến Công ty cổ phần hoá chất nhựa , tronghợp đồng có ký kết hàng sẽ đợc giao tại kho của ngời mua và chi phí này sẽ do ng-

ời bán chịu Trong thời gian hàng chuyển đi , kế toán đã không ghi nhận bất cứmột nghiệp vụ nào Khi hàng đã giao đến nơi qui định , Hoá đơn GTGT đợc lập

Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 635.651.894

Tổng cộng tiền thanh toán 6.992.170.832

Số tiền viết bằng chữ : Sáu tỷ chín trăm chín hai triệu một trăm bẩy mơi ngàn tám trăm ba mơi hai đồng

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Khi hóa đơn đợc đa về Phòng kế toán thì lúc này mới tiến hành ghi địnhkhoản kế toán trên máy toàn bộ giá vốn , doanh thu , chi phí phát sinh trong suốtquá trình bán hàng nh chi phí vận chuyển , chi phí bốc , dỡ hàng …( Sẽ đợc đề cập

đến trong phần chi phí bán hàng trên TK 641 )

 Phản ánh giá vốn hàng bán :

 Cuối tháng , kế toán lên các báo cáo trong phần hành này nh sau :

Bảng số 14 : Sổ chi tiết tài khoản

797 HĐ 98167 02/12/02 CN vật t XNK TP Hồ ChíMinh Sodium 800 tấn 331N 1364201300

909 HĐ 98186 12/12/02 Công ty cao su Sao vàng –Máy lu hoá (06 máy ) 331N 8153745600

ời lập Kế toán tr ởng Giám đốc

Bàng số 15 : Sổ chi tiết tài khoản

771 PT 279 3/12/02 CT cổ phần hoá chất nhựaThu tiền hàng HĐ 18 – 1111 130000000

772 PT 280 05/12/02 CT cổ phần hoá chất nhựa1121Thu tiền hàng HĐ 28 –

640 HĐ 98032 23/12/02 Công ty cổ phần hoá chất nhựa nhập PP 3331 511 6356518938 635654894

B¶ng sè 16 : Sæ chi tiÕt tµi kho¶n

131N – Ph¶i thu kh¸ch hµng phßng nhËp khÈu

462 BC 13/5 02/12/02 phÇn ho¸ chÊt nhùa H§ 20Thu tiÒn hµng C«ng ty cæ 1121N 1543200000

795 H§ 9816 05/12/02 CN vËt t XNK TP Hå ChÝMinh So®a 700 tÊn 33311511 136922660068461330

345 PT 280 06/12/02 Thu tiÒn hµng c«ng tyTraserco 1111 154678000

640 H§ 98032 23/12/02 C«ng ty cæ phÇn ho¸ chÊt nhùa nhËp PP 3331 511 6356518938 635654894

Ngoµi c¸c Sæ chi tiÕt vµ Sæ c¸i do m¸y in ra , kÕ to¸n cßn ghi vµo B¶ng kª b¸n hµng nh sau :

§¬n vÞ mua hµng

B¶ng sè 18 : Sæ chi tiÕt tµi kho¶n

532 HĐ 98187 05/10/02 Công ty TNHH kính nổiVN Sodđa 472,7 tấn 131N 958596324

587 HĐ 58945 12/10/02 Doanh thu bán CS tổnghợp cho công ty Cao su

Bảng số 19 : Sổ cái tài khoản 511

Tiền gửi ngân hàng Đầu t Hà Nội 1121T 21.475.456.125

Kết chuyển doanh thu 911 105.125.432.145

Tổng cộng 105.125.432.145 105.125.432.145

Ngày 31 Tháng 12 Năm 2002

Ng

ời lập Kế toán tr ởng Giám đốc

Trên đây là toàn bộ quá trình tiêu thụ hàng hoá NK – giai đoạn cuối của quátrình NK nhằm thu hồi vốn và tạo doanh thu cho doanh nghiệp , đây là giai đoạnquan trọng nhất vì chỉ có tiêu thụ đợc hàng hoá thì mới thực hiện đợc giá trị hànghoá , lao vụ cho khách hàng , đợc khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền thìmới kết thúc quá trình tiêu thụ Để thực hiện tốt đợc giai đoạn này kế toán phảiphản ánh kịp thời , chính xác các khoản giảm trừ và thanh toán với ngân sách cácthuế phải nộp , tính chính xác các chi phí phát sinh trong qúa trình tiêu thụ thànhphẩm Hạch toán trong Công ty đã đáp ứng đợc yêu cầu của công tác kế toán mặc

dù vẫn có những thiếu sót cần khắc phục nh : giá vốn hàng bán cha xác định chínhxác , cha chi tiết TK 511 thành chi tiết cho tiện theo dõi từng loại doanh thu khácnhau nhằm đa ra đánh giá đầy đủ nhất về từng hoạt động của Công ty

6 Kế toán chi phí , thu nhập và kết quả hoạt động lu chuyển hoạt động NK

Kết quả lu chuyển là kết quả của hoạt động tiêu thụ hàng hoá đợc biểu hiệnqua chỉ tiêu lãi (hoặc lỗ) về tiêu thụ Công ty xác định kết quả theo công thức sau :

-Nh vậy, để xác định chính xác kết quả hoạt động lu chuyển hàng hoá NK bêncạnh việc phải tính toán chính xác doanh thu thuần , giá vốn hàng tiêu thụ , kế toáncòn phải tiến hành tập hợp các khoản chi phí bán hàng , chi phí quản lý doanhnghiệp phát sinh trong kỳ chính xác và kịp thời

6 1 Hạch toán chi phí bán hàng

Trong Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất , chi phí bán hàng bao gồmcác chi phí : phí thanh toán L/C , chi giám định hàng hoá , phí lu Conterner , phíchuyển tiền , phí mở L/C , chi phí giao nhận và lu kho , phí chứng từ và đại lý , phíbảo lãnh , phí giao dịch hối đoái , chi mua bảo hiểm , phí thanh toán nhờ thu , phí

đảo chuyển hàng, phí huỷ L/C , phí vận đơn , phí hàng lẻ , lệ phí hải quan … tất cảcác chi phí này đều đợc hạch toán vào chi phí bán hàng

Khi phát sinh chi phí , kế toán tiến hành ghi nh sau :

Nợ TK 641 :

Có TK 111 , 112 : Chi phí phát sinh Theo ví dụ trên , các chi phí phát sinh gồm các chí phí sau :

 Phí mở L/C , phí thanh toán L/C , phí huỷ L/C , phí sửa L/C :

6.2 Chi phí quản lý doanh nghiệp

Không giống nh trong quy định , kế toán phản ánh tất cả các chi phí còn lạiphát sinh trong doanh nghiệp vào chi phí quản lý doanh nghiệp nh các chi phí :chi tiếp khách , chi gửi công văn , chi phụ cấp ăn cha , chi công tác phí , chi muaxăng xe , chi mua tài liệu , chi mua tờ khai hải quan , chi làm hộ chiếu cho đoàn đitham khảo thị trờng nớc ngoài , chi bảo vệ , thanh toán tiền điện thoại …

Khi phát sinh các chi phí , kế toán tiến hành ghi nh sau :

Nợ TK 642 : Các chi phí phát sinh

Có TK 111 ,112

Giá vốn hàng bán

Lãi ( lỗ )

tiêu thụ

sản phẩm

Doanh thu thuần

Chi phí bán hàng

Chi phí quản

lý doanh nghiệp