Xây dựng hệ thống website của doanh nghiệp và của các nhãn hiệu uy tín, thẩm mỹ và đáp ứng được nhu cầu thông tin của khách hàng.. Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh n
Trang 1KẾ HOẠCH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
NAM DƯỢC
I. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI NAM
DƯỢC
1. Lịch sử hình thành:
Công ty cổ phần Nam Dược được thành lập vào ngày 01/01/2004 Tháng 9 năm
2006, Công ty hoàn thành việc xây dựng nhà máy sản xuất dược phẩm theo tiêu chuẩn GMP - WHO, GSP, GLP Vốn điều lệ là 56.800.000.000 đồng (Năm mươi sáu tỷ tám trăm triệu đồng) Lĩnh vực kinh
doanh của công ty là mua bán, ký gửi
dược phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm; trang
thiết bị y tế; Tư vấn, đào tạo và dịch vụ chuyển giao công nghệ dược, mỹ phẩm; nuôi trồng, thu mua chế biến dược liệu và kinh doanh dược liệu
2 Phân tích thực trạng
a Thực trạng nhận thức: Mặc dù tích cực cập nhật và ứng dụng để tận dụng
sự tiện lợi do sự phát triển của công nghệ thông tin đưa lại, nhưng ban lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chưa có một chiến lược tổng thể, thống nhất về tận dụng và ứng dụng công nghệ thông tin cho doanh nghiệp Các kế hoạch ứng dụng vẫn dừng lại ở những giải pháp sự vụ
Trang 2b Thực trạng cơ sở hạ tầng: Cho đến nay, Nam Dược cơ bản trang bị thiết bị làm việc cho toàn bộ cán bộ công nhân viên bằng máy tính làm việc, bao gồm máy bàn và máy Laptop; 100% cán bộ quản lý có sử dụng máy laptop 100% máy tính đều được kết nối mạng qua các thiết bị mạng ADSL hoặc thiết bị mạng Dcom – 3G Tuy vậy cho đến nay, Nam Dược vẫn chưa có máy chủ để lưu trữ cơ sở dữ liệu mà vẫn thông qua các máy chủ, thuê Host của các đối tác bên ngoài
c Thực trạng ứng dụng phần mềm: Khoảng 50% số máy tính được trang bị hệ điều hành có bản quyền Window XP; Ngoài ra, 100% số máy có sử dụng phần mềm diệt vi rút của BKAV hoặc Kapersky Bên cạnh đó những ứng dụng phần mềm khác đều được trang bị đầy đủ nhằm phục vụ nâng cao hiệu quả công việc
d Cổng thông tin điện tử và hệ thống website của doanh nghiệp: Nam Dược hiện là doanh nghiệp có số lượng các website lớn nhất trong ngành dược
Số website này bên cạnh phục vụ mục đích quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp thì còn là kênh kết nối thông tin của doanh nghiệp với người tiêu dùng, là nơi tư vấn thông tin hàng ngày với người tiêu dùng Mỗi ngày,
có hàng chục ngàn lượt truy cập vào các website của Nam Dược
www.namduoc.vn http://viemxoang.vn
http://tienmankinh.vn http://www.yeusinhly.com.vn
http://benhtri.com.vn http:// hamengan com.vn
e Thực trạng nguồn nhân lực: Hiện nay, Nam Dược mới chỉ có một nhân viên phụ trách công nghệ thông tin với công việc chủ yếu là quản trị website của doanh nghiệp; Còn các website khác là do các quản lý nhãn hiệu (Brand Manager) quản trị Nhân viên quản trị cũng hỗ
trợ các phòng ban trong việc theo dõi, quản lý, bảo trì máy tính và kết nối internet
f Thực trạng về ứng dụng thương mại điện tử:
Nam Dược đã và đang xây dựng lại hệ thống website phù hợp để ứng dụng thương mại điện tử và bán hàng trực tuyến Tuy vậy, các hoạt động vẫn còn thiếu tầm chiến lược, chưa triển khai quyết liệt và gắn liền với chiến lược
Trang 3g Thực trạng ứng dụng hệ thống phần mềm ERP vào công tác quản lý: Hiện nay Nam Dược đang kết hợp với công ty phần mềm FAST để xây dựng hệ thống quản trị phần mềm kế toán giữa công ty mẹ với các công ty con Dự kiến 01/01/2013, hệ thống này chính thức được đưa vào sử dụng Ngoài ra, công ty đang đàm phán để tiếp tục xây dựng hệ thống quản trị bán hàng
3 Đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của sản phẩm theo mô hình SWOT
Trang bị máy tính như những công cụ làm việc
quan trọng và thiết yếu cho tất cả cán bộ công
nhân viên Đặc biệt 100% quản lý đều có máy
tính xách tay làm việc
Ứng dụng phần mềm có bản quyền đối với các
phần mềm thông dụng
Xây dựng hệ thống website của doanh nghiệp và
của các nhãn hiệu uy tín, thẩm mỹ và đáp ứng
được nhu cầu thông tin của khách hàng
Nhân sự trẻ, có hiểu biết cơ bản và tiếp cận
nhanh với công nghệ thông tin
Các cấp quản lý không thể có cái nhìn toàn diện đối với hệ thống của mình nên các quyết định và tầm nhìn cũng bị hạn chế
Các máy tính vẫn còn chưa tính đến mức độ sử dụng trong tương lai nên cấu hình có thể bị lỗi thời khi ứng dụng đồng bộ các phần mềm mới Chưa ứng dụng những phần mềm chuyên sâu và nâng cao
Chưa ứng dụng thương mại điện tử
Nhà nước đang tiếp cận và có nhiều chương
trình hỗ trợ ứng dụng công nghệ thông tin cho
doanh nghiệp
Nam Dược đang có một chiến lược lớn và có thể
thiết lập từ đầu một chiến lược đồng bộ
Vốn đầu tư cho một kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong 5 năm là khá cao, trong khi nếu trang
bị theo từng giai đoạn thì dễ bị tình trạng thiếu đồng bộ
4 Phân tích so sánh với 3 đối thủ cạnh tranh trong ngành
Nam Dược Traphaco Thái
Dương
Hậu Giang
Trang 4Chất lượng nhân sự IT 6 7 8 6
5 Phân tích kinh nghiệm và bài học từ các doanh nghiệp khác trong và ngoài nước
a Việt Nam đang phấn đấu trở thành một trung tâm của khu vực về lắp ráp thiết bị điện tử, viễn thông và máy tính, sản xuất một số chủng loại linh, phụ kiện, và thiết kế chế tạo thiết bị mới Công nghiệp công nghệ thông tin
sẽ trở thành ngành kinh tế mũi nhọn quan trọng, có tốc độ tăng trưởng trung b.nh 20-25% một năm, đạt tổng doanh thu khoảng 6-7 tỷ USD vào năm
2010 Máy tính cá nhân, điện thoại di động và phần mềm mang thương hiệu Việt Nam chiếm lĩnh được thị phần trong nước, xuất khẩu hơn 1 tỷ USD
(Nguồn:Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến 2020).
b Thực tế cho thấy, những doanh nghiệp có những bước tiến mạnh mẽ trong ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị và điều hành doanh nghiệp đều sớm mang lại những hiệu quả thành công thực sự và bước phát triển vững chắc Ví dụ điển hình và đáng học tập là từ doanh nghiệp Vinamilk: Trong quá trình triển khai, công ty đã gặp không ít khó khăn Những khó khăn chính liên quan đến việc học để tiếp thu công nghệ; thay đổi quy trình trong công ty cho phù hợp với quy trình phần mềm; thay đổi cơ cấu
tổ chức của công ty Hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được rủi ro trong công tác kế toán; với sự phân cấp, phân quyền rõ ràng, công tác tài chính – kế toán thuận lợi hơn nhiều so với trước đây Các khâu quản
lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng và sản xuất đã được công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; giữa bán hàng và phân phối có sự nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; các chức năng theo dõi đều tiến hành theo thời gian thực Trình độ nhân viên CNTT tại Vinamilk đã được nâng cao hơn so với trước Hạ tầng CNTT được kiện toàn, đồng bộ, chuẩn hoá và củng cố
6 Các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành
Trang 5a Trong khi đó, những doanh nghiệp Dược về cơ bản vẫn còn chậm chạp trong ứng dụng công nghệ thông tin
b Một số doanh nghiệp bắt đầu xây dựng hệ thống công thông tin trực tuyến khá tốt Trong khi đó, cũng rất nhiều doanh nghiệp lập website mà không chăm sóc và trở thành một kênh thông tin chết, không có người truy cập, không đổi mới thông tin
c Ứng dụng thương mại điện tử trong ngành cũng còn sơ khai Một số doanh nghiệp thiết lập các trang bán hàng trực tuyến Tuy vậy do cơ sở hạ tầng hỗ trợ còn kém nên quy trình bán hàng trực tuyến vẫn còn chưa tốt Khối lượng giao dịch trực tuyến quá ít, giao hàng trực tiếp nên hiệu quả mang lại chưa cao
d Ứng dụng các phần mềm và xây dựng các cơ sở dữ liệu để quản lý và phân quyền quản lý cũng chưa được tốt Hầu hết các doanh nghiệp chưa có phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng Một số doanh nghiệp tiên tiến đã bắt đầu có những phần mềm chăm sóc khách hàng, quản lý nhân sự, quản
lý cung ứng, tồn kho, v.v…
II CHIẾN LƯỢC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI NAM
DƯỢC
1 Chiến lược ứng dụng công nghệ thông
tin và thương mại điện tử
Một phần mềm ERP, nó tích hợp những chức
năng chung của một tổ chức vào trong một hệ
thống duy nhất Thay vì phải sử dụng phần
mềm kế toán, phần mềm nhân sự-tiền lương,
quản trị sản xuất song song, độc lập lẫn
nhau thì Nam Dược đặt mục tiêu xây dựng
một hệ thống ERP gồm tất cả vào chung 1
gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức
năng đó có sự liên thông với nhau
ERP giúp tăng năng suất lao động, các thông tin của DN được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ Bên cạnh đó, các thông tin có tính an toàn cao Hơn thế nữa ERP giúp tổ chức lại các hoạt động của DN theo các quy trình chuyên nghiệp
Trang 6Có thể tóm tắt lợi thế của ERP như sau:
Là hệ thống thông tin hoàn toàn tích hợp
Có đầy đủ các phân hệ quản lý với tính năng phong phú, đáp ứng nhiều hình thức sản xuất, kinh doanh và ngành nghề cũng như qui mô khác nhau
Làm việc theo quy trình quản lý chuẩn và hiện đại của các doanh nghiệp hàng đầu thế giới
ERP có các chức năng quản lý tổng thể và phong phú, đáp ứng toàn diện nhu cầu quản lý của doanh nghiệp ở tất cả các phòng ban, được thiết kế thành các module có mối quan hệ hữu cơ với nhau tạo thành các quy trình tác nghiệp khép kín, tự động hóa toàn bộ các khâu trung gian
- Quản lý tài chính kế toán: bao gồm các module Kế hoạch tài chính, Kế toán
tổng hợp (GL – General ledger), Quản lý dòng tiền (CM – Cash management), Kế toán công nợ phải thu (AR – Accounts Receivable); Kế toán công nợ phải trả (AP - Accounts Payable), Quản lý tài sản cố định (FA), Kế toán chi phí giá thành, Kế toán xây dựng cơ bản và các báo cáo kế toán,
báo cáo quản trị tài chính, các
báo cáo theo quy định của Bộ
tài chính như Bảng cân đối kế
toán, Kết quả hoạt động kinh
doanh, thuế VAT và báo cáo
dòng tiền
Các giao dịch kế toán được tích hợp với các phân hệ quản lí khác như Quản lí kho, quản lí mua hàng hoá - vật tư, quản lí bán hàng và quản lí sản xuất Nhờ đó, khi các giao dịch tác nghiệp xảy ra thì các bút toán hạch toán tương ứng như tăng, giảm hàng tồn kho (từ phân hệ quản lí kho), công nợ phải thu (từ phân hệ bán hàng), công nợ phải trả (từ phân hệ mua hàng), kế toán giá thành (từ phân hệ sản xuất) được tạo ra tự động và ghi vào các sổ phụ kế toán Hệ thống tích hợp cho phép giảm thiểu thời gian nhập liệu và luôn đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán phát sinh
Trang 7Cuối kì, cán bộ có trách nhiệm phải thực hiện việc đóng sổ tại phân hệ Sổ cái tổng hợp để hoàn tất việc quyết toán cho kì đó Phân hệ này cung cấp các báo cáo theo quy định của Nhà nước cũng như các báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lí của doanh nghiệp
- Quản lý mua hàng và cung ứng vật tư (PO – Purchasing Order): ERPcung cấp
quy trình quản lí thông tin Từ mua hàng đến thanh toán bao gồm các chức năng như:
Quản lí yêu cầu mua hàng, Quản lí
đơn đặt hàng, hóa đơn, thanh toán và
hạch toán kế toán nghiệp vụ mua
hàng và thanh toán
Quy trình này cho phép doanh
nghiệp quản lí nghiệp vụ mua hàng
một cách xuyên suốt từ khi xuất phát
yêu cầu mua hàng cho đến khi nhận
được hàng và thanh toán Quy trình này được thực hiện thông qua các phân hệ Mua hàng, Kho hàng, Kế toán phải trả và sổ cái tổng hợp Quy trình này cho phép quản lí các thông tin như:
+ Các yêu cầu mua hàng: nhờ tính tích hợp của hệ thống nên các yêu cầu mua
hàng có thể được tạo tự động từ phân hệ quản lí sản xuất (khi hệ thống tính toán thiếu vật
tư, hàng hóa để phục vụ sản xuất và bán ra thị trường) Người sử dụng cũng có thể tạo các yêu cầu mua hàng thủ công khi phát sinh các yêu cầu mua hàng hóa và nguyên vật liệu
+ Quản lí các đơn đặt hàng / hợp đồng mua hàng: chức năng này cho phép
doanh nghiệp lưu các thông tin liên quan đến các đơn mua hàng hay hợp đồng mua hàng hóa vật tư với đầy đủ các thông tin liên quan đến nghiệp vụ mua hàng như: nhà cung cấp, ngày mua, ngày nhận hàng, ngày có hiệu lực, mặt hàng, số lượng, đơn giá, điều khoản thanh toán…
+ Quản lí việc theo dõi nhận hàng: thông qua các đơn hàng, hệ thống có chức
năng nhận hàng và đối chiếu với các đơn hàng Ngoài ra, chức năng này cho phép thực hiện quản lí trả lại hàng (nếu nhận thừa hoặc hàng mua vào không đúng yêu cầu…)
+ Quản lí hóa đơn: hệ thống cho phép tạo hóa đơn mua hàng tự động dựa trên
thông tin trên đơn mua hàng hoặc nhân viên kế toán nhập bằng tay vào hệ thống Tính năng này được thao tác trên phân hệ Kế toán phải thu
Trang 8+ Thanh toán: chức năng này thuộc phân hệ Kế toán phải thu và thực hiện chức
năng lưu trữ chứng từ liên quan đến thanh toán các khoản tiền liên quan đến mua hàng
+ Hạch toán kế toán: việc hạch toán kế toán liên quan đến quy trình mua hàng
được thực hiện tự động khi tạo các giao dịch như nhập kho, trả lại hàng, nhập hóa đơn và thanh toán Các bút toán này được lưu vào sổ phụ và sẽ được cập nhật lên sổ cái khi có lệnh của kế toán tổng hợp
- Quản lý bán hàng & phân phối (OM – Order Management): quản lý các thông
tin liên quan đến các hợp đồng bán hàng hay đơn bán hàng, thông tin khách hàng, giao hàng cho khách hàng, đối chiếu với hoá đơn bán hàng và công nợ phải thu Phân hệ bán hàng cho phép nhập, xử lý đơn đặt hàng, Thuế doanh thu/ thuế GTGT, Kế hoạch giao hàng, Vận chuyển, Mua giao thẳng (không qua kho), Treo đơn đặt hàng, Kiểm tra tín dụng, Chính sách giá và chiết khấu, Hàng trả lại
+ Quy trình: theo dõi thông tin xuyên suốt từ khi nhận đơn hàng cho đến khi giao
hàng cho khách hàng, phát hành
hóa đơn bán hàng, thu tiền và
hạch toán kế toán
+ Bán hàng: quản lí các
đơn bán hàng hay hợp đồng,
phần này cho phép Công ty lưu
trữ tất cả các hợp đồng bán hàng,
đơn bán hàng cho khách hàng
Thông tin đơn hàng bao gồm các thông tin như: mặt hàng bán, số lượng, đơn giá, ngày giao hàng, điều khoản thanh toán, khách hàng và địa chỉ giao hàng… Ngoài ra, chức năng quản lí đơn hàng cho phép Công ty khai báo các chính sách bán hàng như chiết khấu, giảm giá, quản lí vận chuyển…
+ Giao hàng: chức năng giao hàng cho phép theo dõi thông tin liên quan đến việc
giao hàng cho khách hàng Thông tin kết quả của quá trình này là hàng đã được xuất khỏi kho và khách hàng đã nhận được hàng
Trang 9+ Tạo hóa đơn bán hàng và thanh toán: hệ thống cho phép tạo hóa đơn bán
hàng tự động hoặc thủ công để theo dõi công nợ của khách hàng theo các thông tin trên hợp đồng/đơn bán hàng Đồng thời, hệ thống cũng thực hiện việc thanh toán (thu tiền) khi khách hàng trả tiền mua hàng hóa Các giao dịch này được thực hiện trên phân hệ Kế toán phải thu
+ Hạch toán kế toán: tất cả các giao dịch hạch toán kế toán phát sinh trong quá
trình bán hàng như xuất kho, hóa đơn và thanh toán đều được hạch toán tự động và lưu vào sổ phụ kế toán Các giao dịch này sẽ cập nhật vào sổ cái khi có lệnh của kế toán
- Quản trị quan hệ khách hàng: CRM cho phép quản lý khách hàng xuyên suốt
toàn bộ quá trình từ khách hàng tiềm năng, các cơ hội bán hàng, các giao dịch bán hàng, đến dịch vụ bảo hành, chăm sóc khách hàng sau bán hàng CRM gồm các phân hệ nhỏ: Quản lý hồ sơ khách hàng, Quản lý cơ hội bán hàng, Quản lý lịch hẹn và quá trình giao dịch, Quản lý dịch vụ khách hàng
- Quản lý kho, vật tư và hàng tồn kho (INV – Inventory): Giải pháp quản trị
doanh nghiệp ERPcung cấp phân hệ quản lí kho có khả năng đáp ứng nhu cầu quản lí kho phức tạp với nhiều kho vật lí và nhiều chủng loại hàng hóa, vật tư khác nhau
+ Tổ chức kho: tính năng này cho phép doanh nghiệp thực hiện việc khai báo hệ
thống kho cho doanh nghiệp ERPcho phép khai báo tổ chức kho cho nhiều phân xưởng, kho NVL, kho thành phẩm… Tính năng này cho phép chia sẻ thông tin liên quan đến hàng tồn kho trong các kho khác nhau cho người có quyền sử dụng
- Quản lý sản xuất và tính giá thành sản phẩm (MFG - Manufacturing): Lập kế hoạch sản xuất (PP – Production Plan),
tập hợp Nhu cầu nguyên vật liệu cho sản
xuất (MRP – Material Resource
Planning), lập Định mức nguyên vật liệu
(Bills of material), tính giá thành sản
phẩm (Costing), quản lý các công đoạn
sản xuất và giá trị, số lượng sản phẩm dở
dang (WIP – Work in Process)
Trang 10Quy trình quản lí từ nhu cầu sản xuất đến bán hàng được minh họa trong sơ đồ sau:
Phân hệ Quản lý sản xuất (QLSX) của giải pháp quản trị doanh nghiệp ERPcó các tính năng chính đáp ứng tốt nhu cầu QLSX của doanh nghiệp như sau:
Chức năng tập hợp nhu cầu sản xuất (MDS: Master Demand Schedule
Chức năng lập kế hoạch sản xuất (MPS : Master Production Schedule):
Chức năng hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP – Material Resource Planning
Định mức NVL và Công đoạn sản xuất (BOM - Bills of material, Routing):
Quản lí thông tin các công đoạn sản xuất (WIP- Work in Process):
Tính giá thành sản xuất
Tích hợp với các phân hệ khác