ĐÊ ÁN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO DOANH NGHIỆP CÔNGTY CP DƯỢC PHẨM TV.PHARM Lời mở đầu Sự bùng nổ của công nghệ thông tin ngày càng chứng tỏ sự ảnh hưởng sâu rộng tớimọi lĩnh vực củ
Trang 1ĐÊ ÁN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO DOANH NGHIỆP CÔNG
TY CP DƯỢC PHẨM TV.PHARM
Lời mở đầu
Sự bùng nổ của công nghệ thông tin ngày càng chứng tỏ sự ảnh hưởng sâu rộng tớimọi lĩnh vực của cuộc sống, với những đối tượng khác nhau trong xã hội Đặc biệt đối vớicác doanh nghiệp, công nghệ thông tin đã trở thành một trong những nhân tố giúp tăngsức mạnh cũng như khả năng cạnh tranh trên thị trường Chính vì thế, hiện hay mỗi doanhnghiệp đều đang cố gắng xây dựng cho mình một hệ thống thông tin mạnh, an toàn, ổnđịnh và hiệu quả
Việc đầu tư vào hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay chính là giải phápkhả thi nhất nhằm giúp các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí quản lý, sử dụng tốt nhất cácnguồn lực của doanh nghiệp, nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp Việt Namtrong thời kỳ kinh tế khó khăn
Việc nhanh chóng đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình tự động hoátrong sản xuất kinh doanh là vấn đề đang luôn được quan tâm bởi lẽ công nghệ thông tin
có vai trò rất lớn trong các hoạt động kinh tế, sản xuất kinh doanh, bán hàng, xúc tiếnthương mại, quản trị doanh nghiệp
ĐÊ ÁN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO DOANH NGHIỆP CÔNG
TY CP DƯỢC PHẨM TV.PHARM
****&*****
GIỚI THIỆU CÔNG TY TV.PHARM:
Công ty TV.PHARM được thành lập năm 1992 Là một doanh nghiệp 100% vốn nhà nướcvới lĩnh vực hoạt động: Sản xuất và kinh doanh thuốc tân dược Trong những năm đầu
Trang 2hoạt động với nguồn vốn và máy móc, trang thiết bị kỹ thuật sản xuất, đầu tư cho côngnghệ và nguồn nhân lực còn hạn chế nên công ty gặp nhiều khó khăn
Năm 2006 công ty được cổ phần hóa thành Công ty Cp Dược phầm TV.PHARM Quanhiều năm đầy nỗ lực của đội ngũ Ban Giám đốc và toàn thể nhân viên, đến nay đã là mộtdoanh nghiệp dược phẩm có uy tín và thương hiệu trên thị trường dược phẩm Việt Nam.Theo kết quả của Hiệp hội dược Việt Nam, hiện nay TV.PHARM là thương hiệu dượcphẩm đứng thứ 4 tại Đồng Băng Sông Cửu Long và đứng top 15 tai Việt Nam Rõ ràngsau hơn 20 năm xây dựng & phát triển, để có được ngày hôm nay, ngoài rất nhiều nỗ lực,
và tâm huyết của cán bộ công nhân TV.PHARM, còn những quyết sách phù hợp của lãnhđạo công ty, đặc biệt là chính sách ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động củacông ty để thu hẹp sự chênh lệch về công nghệ, nâng cao năng suất lao động tạo sự cạnhtranh và đặc biệt giúp cho công tác quản trị, điều hành được thuận lợi
Slogan: VÌ SỨC KHỎE CỘNG ĐỒNG: đó là sự cam kết của công ty trong việc chung tay
xây dựng nền tảng ổn định cho ngành dược nước nhà, đóng góp thiết thực vào việc bảo vệsức khỏe cho cộng đồng mang đến niềm tin và hạnh phúc
Trang 3GIÁ TRỊ TINH THẦN:
Lấy sức khỏe cộng đồng là mục tiêu nhất quán và lâu dài để hướng tới
Luôn luôn nắm bắt – đổi mới – ứng dụng công nghệ hiện đại của ngành dược để tạonhững sản phẩm chất lượng cao
Lấy chất lượng sản phẩm làm cam kết cao nhất
Lấy lòng tin và sự tín nhiệm của khách hàng làm mục đích phấn đấu lâu dài
Lấy lợi ích và sự thịnh vượng của khách hàng làm mục tiêu dài hạn
Lấy sự sáng tạo – cống hiến – trí thức của nhân viên làm phương châm hành động
Hệ thống của TV.PHARM bao gồm:
1- Văn phòng tổng công ty ( trụ sở chính: 27 Điện Biên Phủ, Tp Trà Vinh, Tinh Trà
Vinh
2- 02 nhà máy sản xuất tân dược hiện đạị: Nonbeta-lactam & Beta lactam với công
nghệ Châu Âu Đạt các tiêu chuẩn nghiệm ngặt Tổ chức Y Tế Thế giới WHO, tiêuchuẩn của Bộ y tế Việt nam
3- 01 nhà máy thực phẩm chức năng hiện đại ( mới đưa vào sản xuất từ tháng 7/2013) 4- Các phòng ban chức năng: kho, kế hoạch, tài chính, nhân sự, …
5- Hệ thống phân phối bao gồm: 09 chi nhánh trên toàn quốc, phân phối trên khắp 53
tỉnh thành toàn quốc
6- Xuất khẩu: Châu phi và khu vực Đông Nam Á
7- Sản phẩm: Hiện nay Công ty TV.PHARM được cấp phép lưu hành hơn 300 sản
phẩm các loại thuộc 15 nhóm khác nhau, đáp ứng nhu cầu chữa bệnh thông thườngcủa người dân
Trang 51) Mục đích lập để án:
Giúp cho ban Tổng Giám đốc, các Phòng Ban liên quan hệ thống hoá chương trình, qua đó có những giải pháp, chỉ đạo và phối hợp, kiểm soát & thực hiện tốt chương trình.
2) Tên đề án: Đề án thực hiện hiện đại hóa- chuyên nghiệp hóa công tác quản trị tại Công ty TV.PHARM thông qua việc trang bị, vận hành và ứng dụng công nghệ thông tin; giai đoạn 2013 – 2020.
3) Tình hình áp dụng công nghệ thông tin vào trong doanh nghiệp TV.PHARM thời gian qua:
3.1: Những điều đã làm được
Các hoạt động đầu tư Công nghệ thông tin tại TV.PHARM nhằm phục vụ cho các mục
tiêu của doanh nghiệp như hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp, hỗ trợ cho việc ra các quyết định quản lý, hỗ trợ việc xây dựng các chiến lược nhằm đạt lợi thế cạnh tranh,… giúp
doanh nghiệp xác định được lộ trình đầu tư và mối quan hệ giữa các thành phần trong bức
tranh tổng thể về ứng dụng Công nghệ thông tin tại TV.PHARM
Trang 63.1.1) Đầu tư cơ sở vật chất về CNTT
TV.PHARM đã đưa vào sử dụng các trang thiết bị cơ bản về phần cứng, phần mềm
và nhân lực Đây là mức đầu tư ban đầu Mức độ trang bị “cơ bản” có thể không đồngnhất, tuy nhiên, cần đạt được một số yêu cầu chính về cơ sở hạ tầng công nghệ (phần cứng
& phần mềm) được trang bị đủ để triển khai một số ứng dụng thường xuyên của doanhnghiệp như: trang bị máy tính, thiết lập mạng LAN, WAN, thiết lập kết nối Internet, môitrường truyền thông giữa các văn phòng trong nội bộ hoặc giữa các đối tác; về con ngườiđược đào tạo để sử dụng được các hạ tầng trên vào một số hoạt động tác nghiệp hoặc quản
lý của doanh nghiệp
Đối với tất cả các phòng ban, nhân viên văn phòng tại công ty và các chi nhánh đềuđược trang bị các phương tiện công nghệ cơ bản như: Máy tính để bàn, máy điện thoại,mỗi đơn vị đều được trang bị thêm máy in, máy fax, máy photo copy và máy scan
Đối với các phòng ban chuyên môn sẽ có các thiết bị chuyên môn phù hợp: nhưmáy in màu, máy xét nghiệm độc tố,
Đối với các trưởng phòng ban, các trưởng đơn vị đều được trang bị máy laptop,internet di động 3g,… Đối với ban lãnh đạo công ty đều được trang bị máy tính bảng,máy vi tính tốc độ cao để có thể quản lý và điều hành công việc thông suốt
Bên cạnh đó việc kết nối internet tốc độ cao tại tất cả các đơn vị trực thuộc giúp choviệc trao đổi thông tin và kết nối được thông suốt và dễ dàng
Công ty TV.PHARM cũng có hệ thống webmail riêng và website riêng phục vụ choviệc liên lạc, trao đổi thông tin và quảng bá hình ảnh thương hiệu
Đối với công tác nghiên cứu và phát triển sản phẩm: áp dụng công nghệ tiên tiếncủa châu âu trong việc nghiên cứu sản phẩm, các máy móc trang thiết bị nghiên cứu đượchiện đại hóa
Đối với công tác sản xuất, thiết kế bao bì sản phẩm: việc ứng dụng công nghệ thôngtin giúp cho việc lên kế hoạch sản xuất được thuận tiện, khoa học, quy trình sản xuất được
Trang 7đồng bộ, hạn chế những lỗi không đáng có Công tác thiết kế bao bì cũng nhanh hơn,chính xác hơn và chất lượng tốt hơn.
Công tác trao đổi với khách hàng, chăm sóc khách hàng và nắm bắt thông tin kháchhàng nhanh chóng và tiết kiệm được rất nhiều chi phí Ví dụ: trước đây khi muốn nắm bắtthị trường, điều tra xu hướng tiêu thụ sản phẩm hoặc chăm sóc khách hàng,… nhân viênTV.PHARM hoặc các bộ phận khác nhau có thể thuê người hoặc trực tiếp đến tận kháchhàng để phỏng vấn hoặc nắm bắt thông tin Ngày nay nhờ ứng dụng công nghệ tin học vàinternet, chỉ việc nắm bắt được thông tin liên lạc của khách hàng, có thể gởi email hoặcđiện thoại cho khách hàng, từ đó có thể có được những thông tin mà công ty cần Như vậychi phí sẽ tiết giảm nhiều, tiết giảm nhân sự và không phải làm ảnh hưởng nhiều đếnkhách hàng
Đối với công tác quản trị bán hàng: thì việc ứng dụng công nghệ thông tin được ápdụng trong các công tác nắm bắt thị trường, dự báo nhu cầu thị trường, đặt hàng, xử lýhàng tồn kho, lưu chuyển hàng hóa… Ví dụ: Trước đây việc nhận đơn hàng và xử lý đơnhàng thông thường bằng cách fax hoặc điện thoại, như vậy sẽ tốn kém và có thể thông tintrao đổi không chính xác Nay nhờ việc ứng dụng công nghệ thông tin, việc xử lý đơnhàng có thể bằng email: khách hàng gởi mail theo form mẫu, rồi bộ phận nhận đơn hàngtổng hợp và xử lý Thời gian xử lý sẽ nhanh hơn và chính xác hơn, chi phí sẽ ít hơn.Tương tự như vậy việc quản lý hàng tồn kho cũng dễ dàng và chính xác hơn Thay vìkiểm tra bằng thủ công, giấy tờ, nay có thể sử dụng phần mềm hoặc máy vi tính để kiểmtra và tính chính xác cao hơn
3.1.2): Tăng cường ứng dụng điều hành, tác nghiệp:
Mục tiêu của giai đoạn này là đầu tư Công nghệ thông tin để nâng cao hiệu suấthoạt động, hỗ trợ cho các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, cụ thể cho hoạtđộng của các phòng ban chức năng hoặc các nhóm làm việc theo nhiệm vụ
Trang 8 Bằng cách đầu tư, áp dụng và vận hành hệ thống phần mềm quản trị tài chính, bánhàng, kinh doanh và marketing Đến nay có thể nói đây là một bước đột phá mangtính chiến lược và hướng đi đúng đắn Việc xây dựng và áp dụng hệ thống trên đãgóp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản trị và kinh doanh tại TV.PHARM
3.1.3) Bên cạnh đó, Công ty TV.PHARM cũng ứng dụng thành công cácphương tiện truyền thông khác: như sử dụng đồng bộ hệ thống email, sử dụng email
và internet trong việc trao đổi thông tin; sử dụng website trong việc giới thiệu sảnphẩm và quảng bá hình ảnh thương hiệu
Việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Công ty TV.PHARM còn được thể hiệnthông qua việc tô chức các cuộc hộp qua các phương tiện internet như skype Hoặccác cuộc họp quan trọng thì được trình chiếu nội dung, điều này giúp khả năng phảnbiện tốt hơn
3.2 Những điều chưa làm được:
Do quá trình chuyển giao từ doanh nghiệp Nhà nước lên công ty cổ phần nên việc tin họchóa hiện nay chưa toàn diện và một số cán bộ lâu năm gặp khó khăn trong việc tiếp cậncông nghệ thông tin
Internet và email chưa được xem là giao dịch hợp pháp tại công ty Nên đôi khi cũng gâybất lợi cho công việc vì gián đoạn
4) Sự cần thiết phải đầu tư hệ thống quản trị lý thông doanh nghiệp:
Trong bối cảnh khó khăn chung của nên kinh tế, các doanh nghiệp vẫn dè dặt trong việcđầu tư tiền vào công nghệ để khôi phục lại sự phát triển từ cuộc đại suy thoái Họ khôngcòn sẵn sàng đầu tư vào công nghệ mà thay vào đó, các doanh nghiệp đã tập trung vàokhai thác công nghệ để tạo ra giá trị cho mình
Đối với công ty TV.PHARM, trong giai đoạn chuyển giao lãnh đạo, Ban Lãnh đạo mớinhận thấy sự cần thiết phải thay đổi phương thức quản lý để đáp ứng nhu cầu quản lý củaTV.PHARM trong giai đoạn mới Dược phẩm là ngành có sự cạnh tranh lớn trong giai
Trang 9đoạn hiện nay Không những phải cạnh tranh với các hãng dược phâm hàng đầu thế giới
mà còn phải cạnh tranh với rất nhiều doanh nghiệp trong nước Trong bối cảnh đại đa sốcác doanh nghiệp dược tại VN đêu xuất thân từ các doanh nghiệp do nhà nước quản lý vìvây nguồn vốn dành cho sự đổi mới doanh nghiệp không nhiều điều này ảnh hưởng đến
vị thể của doanh nghiệp Việt Nam Trong bối cảnh đó nếu doanh nghiệp nào có phươngpháp quản lý hiện đại, nguồn nhân lực chất lượng, doanh nghiệp đó sẽ có lợi thế trênthương trường Sớm nhận biết được tầm quan trọng trong việc ứng dụng công nghệ thôngtin vào doanh nghiệp, Ban lãnh đạo công ty TV.PHARM đã mạnh dạn đầu tư hệ thốngquản lý thông tin qua từng giai đoạn
5) Mục đích của dự án
Tối đa hóa mức độ trao đổi thông tin;
Cung cấp thông tin kịp thời;
Tích hợp thông tin qua toàn bộ chuỗi cung ứng;
Giảm thời gian quản trị, điều hành và phối hợp công việc;
Phân quyên ra quyết định đến các cấp liên quan dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả;
Giảm chi phí hoạt động cho công ty;
Giảm hàng tồn kho;
Trang 10 Cải thiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp;
Chia sẽ thông tin cho các bộ phận tác nghiệp;
Chuẩn hóa quy trình, hoạt động nghiệp vụ của công ty;
Duy trì và nâng cao lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp;
Cải thiện các hoạt động quản lý và chăm sóc khách hàng;
Quản lý quy trình
6) Các yêu cầu của dự án:
5.1: Yêu cầu về chức năng a) Giai đoạn 1: thực hiện 2013 - 2014 Quản trị tài chính: Nhóm chức năng này gồm các chức năng chính là kế toán bán hàng,
kế toán đặt hàng , kế toán giá thành sản xuất, và kế toán tổng hợp cho phép doanh nghiệpkiểm soát toàn bộ công nợ phải thu, phải trả, tổng hợp chi phí và doanh thu chi tiết đachiều, Phân hệ quản lý tiền, ngân sách hỗ trợ cho việc lập ngân sách, hợp nhất các báo cáo
từ các đơn vị thành viên Ngoài ra các chức năng quản trị tài chính còn được kết hợp chặtchẽ với các chức năng khác như quản trị sản xuất, kho, công nợ phải thu phải trả….Quayêu cầu của việc quản trị tài chính trong hệ thống, ban lãnh đạo muốn xác định và quản lýđược nhiều yế yếu tố liên quan đến các lĩnh vực như tài chính, kế toán, công nợ, kho, hàngtồn kho, đặt hàng, kế hoạch sản xuất…
Trang 11Mô hình mẫu việc quản trị tài chính, công ty TV.PHARM
Quản trị sản xuất: Dược phẩm là một lĩnh vực đặc thù, ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe
cộng đồng vì vậy quy trình sản xuất dươc phẩm tại Công ty CP Dược phẩm TV.PHARMngoài việc phải tuân thủ nghiêm ngặt những quy định của bộ y tế, tổ chức y tế thế giới màcòn phải tuân thủ các quy định liên quan đến vệ sinh, môi trường bên cạnh đó hiện nayvới việc đồng bộ hóa và tự động hóa dây chuyền sản xuất, Công ty TV.PHARM còn ápdụng nghiêm túc tiêu chuẩn ISO 9001 – 2012 Vì vậy, đối với chức năng sản xuất, banquản trị công ty mong muốn các khâu trong sản xuất phải tuân thủ đúng quy trinh, sảnxuất tinh gọn, khoa học, tiết kiệm chi phí, nâng cao tối đa năng suất lao động và công suấtmáy móc
11
Định mức NVL
Định mức NVL Lệnh Sản xuất
Lệnh Sản xuất
Mua hàng Tồn kho
Kế hoạ
ch sản xuất
Kế hoạ
ch sản xuất
Tổ
ng hợ p
Tổ
ng hợ p
Dự báo
Thông tin kinh doanh
Thông tin kinh doanh
Hoạch định nhu cầu
Hoạch định nhu cầu
Yêu cầu mua NVL
Yêu cầu mua NVL
Lệ
nh sả
n xu ất
Lệ
nh sả
n xu ất Thàn
h phẩm nhập kho
Thàn
h phẩm nhập kho
Trang 12Sơ đồ quản lý hệ thống sản xuất Công ty CP Dược phẩm TV.PHARM
Bên cạnh đó cũng phải chú trọng đến công tác lập kế hoạch sản xuất, dự tù nguyên vậtliệu, bao bì, vật phẩm sản xuất để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quảnhất Chức năng này cho phép lập kế hoạch và theo dõi quá trình sản xuất Căn cứ vào các
số liệu sản xuất theo kế hoạch hoặc theo đơn hàng Hệ thống bắt đầu từ việc xây dựng,tính toán nhu cầu nguyên vật liệu, máy và nhân công từ các định mức sản xuất do đơn vịthiết lập Dựa trên các yếu tố về thời gian giao hàng, nguồn lực về người, máy móc đểthiết lập kế hoạch chính, kế hoạch đặt hàng Tất cả các số liệu theo thời gian thực chophép phân tích điều chỉnh sản xuất kịp thời Hệ thống cũng tính tới các công đoạn làmviệc đồng thời, Các gián đoạn kế hoạch do các yếu tố khách quan phát sinh trong quá trìnhsản xuất để tiến hành điều chỉnh, điều độ sản xuất đúng với kế hoạch và yêu cầu đặt ra
- Quản trị kho: Chức năng này nhằm quản lý toàn bộ các nghiệp vụ kho phát sinh đối với
TV.PHARM Giúp các đơn vị và các phòng chức năng công ty nắm được hàng hóa còntồn tại tổng kho, kho trung chuyển và các kho chi nhánh Từ đó có kế hoạch điều phốihàng hóa kịp thời cung ứng cho thị trường, hạn chế thiếu hàng và tránh tồn kho quá nhiều
12
Phân hệ quản lý
Quản lý mã hàng
Quản lý mã hàng
Quản lý mã hàng
Quản lý mã hàng
Quản lý hoạt động nhập kho
Quản lý hoạt động nhập kho động xuất khoQuản lý hoạt
management
Quản lý hoạt động xuất kho management
Nguyên liệu đầu vào
Nguyên liệu đầu vào Nguyên liệu đầu Nguyên liệu đầu rara
Kho trung gian
Kho trung
Trung chuyển