Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT BHXH BHYT BCTC CĐKT CPKD CPQLDN CCDV CTKT GTGT KQHĐKD KPCĐ HĐKD NH MT QLDN PMKT PXK KVCNB TSCĐ TK TGNH VNĐ Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế Báo cáo tài chính Chế độ kế toán Chi phí kinh doanh Chi phí quản lý doanh nghiệp Cung cấp dịch vụ Chứng từ kế toán Giá trị gia tăng Kết quả hoạt động kinh doanh Kinh phí công đoàn Hoạt động kinh doanh Ngân hàng Môi trường Quản lý doanh nghiệp Phần mềm kế toán Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Tài sản cố định Tài khoản Tiền gửi ngân hàng Việt Nam Đồng DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.......................................................... Sơ đồ 1.2: Sơ đồ quy trình tổ chức kinh doanh............................................................. Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính....................................................... Sơ đồ 1.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán...................................................................... Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức mạng lưới tiêu thụ hàng hóa.................................................. Sơ đồ 2.2: Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng hóa................................................. Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển CTKT tiêu thụ bán lẻ............................................... Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển CTKT tiêu thụ bán buôn.......................................... Sơ đồ 2.5: Trình tự hạch toán giá vốn hàng hóa............................................................ Sơ đồ 2.6: Trình tự hạch toán chi phí kinh doanh......................................................... Bảng 1.1: Kết quả kinh doanh trong năm 2013 và 2014............................................... Bảng 2.1: Danh sách nghiệp vụ tích hợp....................................................................... Biểu 2.5: Sổ chi tiết TK 5111........................................................................................ Biểu 2.6: Sổ chi tiết công nợ phải thu CHXD Số 7....................................................... Biểu 2.7: Sổ chứng từ kế toán TK 511.......................................................................... Biểu 2.8: Sổ cái tổng hợp TK 511................................................................................. Biểu 2.12: Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng...................................................... Biểu 2.13: Sổ chi tiết TK 632111.................................................................................. Biểu 2.14: Sổ chi tiết TK 15611.................................................................................... Biểu 2.15: Sổ chứng từ kế toán TK 632........................................................................ Biểu 2.16: Sổ cái tổng hợp TK 632............................................................................... Biểu 2.17: Sổ chi tiết TK 511111.................................................................................. Biểu 2.18: Bảng tổng hợp cân đối nhập – xuất – tồn hàng hóa.................................... Biểu 2.19: Báo cáo tiêu thụ........................................................................................... Biểu 2.20: Bảng thanh toán tiền lương.......................................................................... Biểu 2.21: Bảng thanh toán tiền lương khoán............................................................... Biểu 2.22: Bảng tính trích khấu hao TSCĐ................................................................... Biểu 2.26: Sổ chi tiết TK 641101.................................................................................. Biểu 2.27: Sổ chi tiết TK 641104.................................................................................. Biểu 2.28: Sổ chi phí kinh doanh.................................................................................. Biểu 2.29: Sổ chứng từ kế toán TK 641........................................................................ Biểu 2.30: Sổ cái tổng hợp TK 641............................................................................... Biểu 2.31: Báo cáo CPBH và chi phí QLDN................................................................ Biểu 2.32: Sổ cái tổng hợp TK 911............................................................................... Biểu 2.33: Báo cáo chi tiết kết quả hoạt động KD........................................................5 7 9 10 14 22 24 42 47 67 8 21 36 37 38 39 46 53 54 55 56 60 62 63 69 70 72 77 78 79 80 81 83 89 91 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU................................................................................................................ CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VỀ TỔ CHỨC KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ KINH DOANH Ở CÔNG TY XĂNG DẦU CAO BẰNG..................................................... 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Xăng Dầu Cao Bằng..................... 1.1.1.Giới thiệu chung về Công ty................................................................................ 1.1.2.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty qua các thời kỳ.......................... 1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý và kinh doanh của Công ty Xăng Dầu Cao Bằng.......... 1.2.1.Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty................................................................ 1.2.2.Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty.......................................................... 1.3. Kết quả kinh doanh của Công ty Xăng Dầu Cao Bằng một số năm gần đây.......... 1.4. Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng.................................. 1.4.1.Hình thức kế toán trong Công ty.......................................................................... 1.4.2.Tổ chức bộ máy kế toán trong Công ty................................................................ 1.4.3.Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty..................................................................... 1.4.4.Tình hình sử dụng máy tính trong kế toán ở Công ty.......................................... CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU CAO BẰNG............ 2.1. Kế toán tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng................................... 2.1.1.Đặc điểm công tác tiêu thụ hàng hóa tại Công ty................................................ 2.1.2.Chứng từ kế toán.................................................................................................. 2.1.3.Tài khoản sử dụng................................................................................................ 2.1.4.Sổ sách kế toán..................................................................................................... 2.1.5.Một số quy định trong kế toán tiêu thụ hàng hóa................................................. 2.1.6.Trình tự hạch toán tiêu thụ hàng hóa.................................................................... 2.1.6.1.Hạch toán doanh thu bán hàng hóa................................................................. 2.1.6.2.Hạch toán giá vốn hàng hóa........................................................................... 2.1.6.3.Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu....................................................... 2.1.7.Lập báo cáo kế toán chi tiết.................................................................................. 2.2. Kế toán chi phí kinh doanh tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng................................. 2.2.1.Đặc điểm chi phí kinh doanh tại Công ty............................................................. 2.2.2.Chứng từ kế toán.................................................................................................. 2.2.3.Tài khoản sử dụng................................................................................................ 2.2.4.Sổ sách kế toán..................................................................................................... 2.2.5.Một số quy định trong kế toán chi phí kinh doanh.............................................. 2.2.6.Trình tự hạch toán chi phí kinh doanh................................................................. 2.2.7.Lập báo cáo kế toán chi tiết.................................................................................. 2.3. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng........ 2.3.1.Đặc điểm công tác xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty..................... 2.3.2.Chứng từ kế toán.................................................................................................. 2.3.3.Tài khoản sử dụng................................................................................................ 2.3.4.Sổ sách kế toán..................................................................................................... 2.3.5.Một số quy định trong kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa..................... 2.3.6.Trình tự hạch toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa........................................ 2.3.7.Lập báo cáo kế toán chi tiết.................................................................................. 2.4. Đánh giá thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng.......................................................................................... 2.4.1.Đánh giá chung về công tác kế toán tại Công ty.................................................. 2.4.2.Đánh giá thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty............................................................................................................................ CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU CAO BẰNG...................... 3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng.............................................................................. 3.2. Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng..................................................................... 3.3. Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng........................................................ 3.4. Điều kiện hoàn thiện................................................................................................ 3.5.Ý nghĩa...................................................................................................................... KẾT LUẬN.................................................................................................................... 1 4 4 4 4 5 5 7 8 8 8 10 11 13 14 14 14 16 16 18 18 22 23 47 57 61 64 64 65 66 66 66 67 82 84 84 84 84 84 85 90 92 92 92 99 99 99 100 110 112 113 LỜI MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài: Kế toán là một hệ thống thông tin dùng để đo lường, xử lý, truyền đạt những thông tin về tình hình tài chính của một đơn vị kinh doanh. Kế toán cung cấp thông tin phục vụ cho công việc ra quyết định của rất nhiều đối tượng khác nhau như người quản lý, nhà đầu tư, ngân hàng… Những thông tin này giúp người sử dụng lựa chọn, phân tích, tổng hợp, từ đó đề ra các quyết định phù hợp với mục đích, nhu cầu và năng lực của mình. Ngày nay, trong nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, cạnh tranh ngày càng khốc liệt, thì việc phân tích, nắm giữ thông tin lại càng được coi trọng. Do đó, công việc kế toán lại trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Công ty Xăng Dầu Cao Bằng là một Doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tập Đoàn Xăng Dầu Việt Nam, là đại diện của PETROLIMEX tại Cao Bằng với nhiệm vụ chủ yếu là kinh doanh xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu và vật tư tổng hợp khác đáp ứng nhu cầu kinh tế, an ninh, quốc phòng và tiêu dùng xã hội trên địa bàn tỉnh Cao Bằng. Để tồn tại và phát triển, Công ty đã và đang cố gắng không ngừng khẳng định vị trí của mình trên thương trường. Một trong những chiến lược để tồn tại và phát triển của Công ty là phải thực hiện đồng bộ công tác quản lý mà trong đó, tổ chức công tác kế toán tốt là một yêu cầu cần thiết không thể thiếu đối với bất cứ một doanh nghiệp nào. Đối với một doanh nghiệp thương mại kinh doanh mặt hàng thiết yếu xăng dầu thì quá trình tiêu thụ hàng hóa được coi là quan trọng nhất vì quá trình này quyết định đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Muốn nâng cao hiệu quả của quá trình tiêu thụ, Công ty cần phải thường xuyên quan tâm đến công tác kế toán, đặc biệt là công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa. Công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa là công việc phức tạp nhất và chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ công tác kế toán của Công ty. Việc tổ chức quá trình hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa trong công tác kế toán phải có sự liên kết chặt chẽ, thống nhất với nhau và đáp ứng được nhu cầu quản lý trong Công ty. Vì vậy, công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa có ý nghĩa vô cùng quan trọng và có một vị trí đặc biệt trong toàn bộ hoạt động kinh doanh, từ đó định hướng được các bước đi chính xác, góp phần to lớn cho sự thành công và phát triển, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Là một sinh viên chuyên nghành kế toán, em đã nhận thức rõ được tầm quan trọng của công tác kế toán, đặc biệt là kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại, cùng với những kiến thức đã được học ở nhà trường, sau một thời gian thực tập tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng, em đã quyết định lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng” để làm khóa luận tốt nghiệp của mình. 2.Lịch sử nghiên cứu của đề tài: Hàng năm, Công ty Xăng Dầu Cao Bằng luôn có kế hoạch nhận sinh viên thực tập để tạo điều kiện cho sinh viên được tiếp cận và tìm hiểu từ lý luận đến thực tiễn về công tác kế toán ngành kinh doanh xăng dầu. Đã có không ít đề tài được sinh viên nghiên cứu có ý nghĩa đặc biệt và cần thiết cho công tác kế toán của Công ty, trong đó nổi bật là đề tài hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa. Ngoài ra, đề tài hoàn thiện kế toán công nợ phải thu và phải trả cũng được sinh viên quan tâm nghiên cứu bên cạnh đề tài hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty. 3.Mục đích, phạm vi nghiên cứu: •Mục đích: Tìm hiểu sâu hơn và hoàn thiện mặt lý luận về tổ chức công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại. Tập trung nghiên cứu thực trạng công tác kế toán tiêu thụ (chủ yếu là kế toán tiêu thụ bán lẻ) và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng, từ đó có cái nhìn tổng quát hơn, có thể so sánh giữa lý luận và công tác hạch toán thực tế, rút ra được một số nhận xét ưu điểm, tồn tại về thực tế đó. Đưa ra một số đề xuất nhằm hoàn thiện thêm công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng. •Phạm vi nghiên cứu: Khóa luận tập trung nghiên cứu về công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ đối với hàng hóa là xăng dầu thông qua số liệu do Công ty Xăng Dầu Cao Bằng cung cấp trong tháng 12/2014. Lấy đó làm ví dụ cho các quá trình hạch toán về tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa của Công ty trong kỳ kế toán. Thời gian nghiên cứu khóa luận từ 15/12/2014 đến 20/03/2015. 4.Phương pháp nghiên cứu: Khóa luận sử dụng kết hợp các phương pháp sau để phân tích, đánh giá công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng: -Phương pháp thống kê, thu thập thông tin. -Phương pháp phân tích số liệu thông qua các chứng từ, sổ sách kế toán. -Phương pháp tổng hợp. 5.Đóng góp của khóa luận: Khóa luận đưa ra một số đề xuất về hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa, hy vọng sẽ có ích phần nào đó trong việc hoàn thiện công tác này tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng. Khóa luận là kết quả tổng hợp của quá trình học tập cũng như tìm hiểu thực tế trong thời gian thực tập. Qua đó, em cũng đã rút thêm được kinh nghiệm thực tế cũng như kinh nghiệm trong viết báo cáo. 6.Bố cục của khóa luận: Ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục, nội dung khóa luận tốt nghiệp của em được chia làm 3 Chương: -Chương 1: Đặc điểm kinh doanh và tổ chức quản lý kinh doanh có ảnh hưởng đến kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng. -Chương 2: Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng. -Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng. Khóa luận tốt nghiệp này được hoàn thành dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy, cô giáo trong nhà trường và các anh, chị kế toán trong Công ty. Tuy nhiên, do trình độ nhận thức, góc độ nhìn nhận của một sinh viên và thời gian tiếp cận thực tế còn hạn chế nên khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của thầy, cô giáo để em có thể hoàn thiện khóa luận cũng như kiến thức cho bản thân. Em xin chân thành cảm ơn! 1.2.Đặc điểm tổ chức quản lý và kinh doanh của Công ty Xăng Dầu Cao Bằng: 1.2.1.Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty: Bộ máy quản lý của Công ty Xăng Dầu Cao Bằng được tổ chức theo mô hình trực tuyến – chức năng, thể hiện qua Sơ đồ sau: BAN GIÁM ĐỐC Phòng Tổ Chức Hành Chính Phòng Kế Toán Tài ChínhPhòng Kinh Doanh Phòng Quản Lý Kỹ Thuật CH Số 1CH Số 2CH Số 3CH Số 5CH Số ...Đội xe vận tảiKho ACửa hàng Gas 1.3.Kết quả kinh doanh của Công ty Xăng Dầu Cao Bằng một số năm gần đây: Bảng 1.1: Kết quả kinh doanh của Công ty Xăng Dầu Cao Bằng năm 2013 và 2014 ĐVT: VNĐ STTChỉ tiêuNăm Năm 2013Năm 2014 1Sản lượng hàng hóa xuất bán (M3)43.582.12344.556.391 2Doanh thu bán hàng và CCDV966.356.140.187959.722.535.259 3Các khoản giảm trừ doanh thu32.184.650.17332.975.281.686 4Doanh thu thuần về bán hàng và CCDV934.171.490.014926.747.253.573 5Giá vốn hàng bán878.405.884.352869.485.342.467 6Lợi nhuận gộp về bán hàng và CCDV55.765.605.66257.261.911.100 7Doanh thu hoạt động tài chính210.472.856463.026.429 8Chi phí tài chính2.607.760.2421.076.905.644 9Chi phí kinh doanh53.073.030.36655.359.715.731 10Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh295.287.910435.637.907 11Thu nhập khác854.283.897136.368.272 12Chi phí khác522.003.9264.734.877 13Lợi nhuận khác332.279.971131.633.395 14Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế627.567.881567.271.302 15Chi phí thuế TNDN 16Lợi nhuận sau thuế TNDN627.567.881567.271.302 (Nguồn: Phòng Kế toán tài chính – Văn phòng Công ty) hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo theo quy định. Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính: Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, quý, năm Đối chiếu, kiểm tra Giải thích sơ đồ: 2.1.2.Chứng từ kế toán: -Hóa đơn GTGT. -Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. -Phiếu thu, Giấy báo Có, Giấy nộp tiền vào Ngân hàng… -Bảng kê xuất bán hàng hóa dịch vụ, Bảng kê xuất khác hàng hóa. -Bảng kê hao hụt hàng hóa. -Các chứng từ kế toán khác có liên quan theo quy định. 2.1.3.Tài khoản sử dụng: Để thuận tiện việc theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá trên toàn hệ thống máy vi tính, Công ty Xăng Dầu Cao Bằng đã xây dựng hệ thống TK như sau: TK 511 “Doanh thu bán hàng và CCDV”: Nội dung phản ánh TK 511 như sau: Bên nợ: -Số thuế phải nộp (thuế BVMT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu) tính trên doanh thu bán hàng thực tế của hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng và được xác định đã bán trong kỳ kế toán. -Số chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại kết chuyển trừ vào doanh thu. -Kết chuyển số doanh thu thuần vào TK 911 để xác định kết quả. Bên có: Doanh thu bán hàng hóa và CCDV của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ. TK 511 cuối kỳ không có số dư và có hai TK cấp 2: -TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa. TK 5111000000: Doanh thu bán hàng hóa: Phản ánh doanh thu tiêu thụ hàng hóa là xăng dầu, hóa dầu, gas và phụ kiện gas, hàng hóa khác trong kỳ kế toán. TK 5111100000: Doanh thu bán hàng hóa_Thuế BVMT: Phản ánh số thuế BVMT phải nộp tính từ doanh thu tiêu thụ hàng hóa là xăng dầu trong kỳ kế toán. -TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ. TK 5113000000: Doanh thu cung cấp dịch vụ: Phản ánh doanh thu cung cấp dịch vụ trong kỳ kế toán. TK 632 “Giá vốn hàng bán”: Nội dung phản ánh TK 632 như sau: Bên nợ: -Trị giá vốn của hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. -Các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho. -Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bên có: -Kết chuyển giá vốn của hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ để xác định kết quả. -Trị giá hàng bán bị trả lại nhập kho. -Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính. TK 632 cuối kỳ không có số dư và có hai TK cấp 2: -TK 6321: Giá vốn hàng bán. TK 63211100000: Giá vốn hàng hóa: Phản ánh trị giá vốn của hàng hóa tiêu thụ trong kỳ kế toán. TK 63211200000: Giá vốn hàng hóa_Chênh lệch: Phản ánh trị giá phân bổ chênh lệch giá cho hàng hóa là xăng dầu trong kỳ kế toán. TK 63211300000: Giá vốn cung cấp dịch vụ: Phản ánh trị giá vốn của dịch vụ cung cấp trong kỳ kế toán. -TK 6322: Các khoản hao hụt, mất mát hàng tồn kho. TK 6322100000: Hao hụt hàng hóa: Phản ánh trị giá hao hụt của hàng hóa tiêu thụ khi vận chuyển (hoặc hao hụt định mức) trong kỳ kế toán. TK 156 “Hàng hóa”: Tài khoản này có bốn TK cấp 2: -TK 1561: Xăng dầu. TK 1561100000: Hàng hóa_Xăng dầu_Nội địa. TK 1561190000: Chênh lệch giá_Hàng hóa_Xăng dầu_Nội địa. -TK 1562: Hóa dầu. TK 1562000000: Hàng hóa_Hóa dầu. -TK 1563: Gas, bếp, phụ kiện. TK 1563000000: Hàng hóa_Gas, bếp, phụ kiện. -TK 1568: Hàng hóa khác. TK 1568000000: Hàng hóa khác. TK 131 “Phải thu khách hàng”: Tài khoản này có hai TK cấp 2: -TK 1311: Phải thu khách hàng. TK 1311100000: Phải thu khách hàng. -TK 1312: Phải thu cửa hàng. TK 1312000000: Phải thu cửa hàng trực thuộc. TK 333 “Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước”: Tài khoản này có TK cấp 2: -TK 3331: Thuế GTGT đầu ra. TK 3331100000: VAT đầu ra. -TK 3338: Các loại thuế khác. TK 3338100000: Thuế bảo vệ môi trường. -TK 3339: Tiền phí và lệ phí khác. TK 3339200000: Tiền phí và lệ phí khác. 2.1.4.Sổ sách kế toán: Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng cho các nghiệp vụ liên quan đến tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng gồm: -Sổ chi tiết tùy chọn kế toán TK 156, 511, 632, 131. -Sổ chứng từ kế toán TK 156, 511, 632, 131. -Sổ cái tổng hợp TK 156, 511, 632, 131. -Sổ sách kế toán khác có liên quan khác theo quy định. 2.1.5.Một số quy định trong kế toán tiêu thụ hàng hóa: -Tổ chức thực hiện các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán tiêu thụ, lập sổ kế toán, báo cáo liên quan do Kế toán hàng hóa trong Phòng Kế toán tài chính thực hiện. -Phòng Kế toán tài chính có quan hệ mật thiết với Phòng Kinh doanh trong các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa với phương thức bán buôn và bán lẻ. Cùng với nhiệm vụ quản lý hàng hóa, Phòng Kinh doanh thực hiện luân chuyển chứng từ liên quan đến bán hàng giữa các Cửa hàng trực thuộc và Văn phòng Công ty đảm bảo tất cả các chứng từ kế toán sẽ được tập trung đầy đủ tại Phòng Kế toán tài chính để phục vụ cho công tác kế toán. Bên cạnh đó, khi Phòng Kinh doanh có nhu cầu thì Phòng Kế toán tài chính có trách nhiệm cung cấp các báo cáo về tình hình kinh doanh của Công ty cho Phòng Kinh doanh. -Công tác hạch toán tiêu thụ trong các phương thức bán lẻ có sự quản lý và theo dõi giữa Phần mềm Quản lý Cửa hàng xăng dầu Egas và Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp SAP – ERP. Phần mềm Egas được thực hiện ở các Cửa hàng bán lẻ trực thuộc Công ty có chức năng tích hợp các nghiệp vụ lên Hệ thống SAP – ERP qua mạng Internet. Từng nghiệp vụ, mã số và quy định về cách hạch toán trong công tác tiêu thụ hàng hóa đều đã được cài đặt đầy đủ trên Phần mềm Egas. -Xăng dầu là một mặt hàng đòi hỏi công tác lưu chuyển phải chặt chẽ, tuy nhiên, không tránh khỏi hao hụt hàng hóa trong khi vận chuyển nên Phần mềm Egas sẽ có chức năng tính toán, kết nối từ các cột bơm cũng như xác định được lượng tiêu thụ và lượng hao hụt xăng dầu. Công việc của kế toán là theo dõi các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa, đối chiếu dữ liệu trên Hệ thống SAP – ERP, Phần mềm Egas với các chứng từ gốc liên quan. -Trước đây, Công ty có xây dựng các mã TK chi tiết cho doanh thu bán hàng hóa, giá vốn hàng hóa theo từng nhóm hàng hóa để theo dõi nhưng do Phần mềm kế toán mới cung cấp có những chức năng hiện đại nên Công ty sẽ không sử dụng mã TK chi tiết cho doanh thu bán hàng hóa, giá vốn hàng hóa theo từng nhóm hàng hóa mà xây dựng các mã số đã được cài đặt thống nhất cho từng mặt hàng, từng nhóm hàng hóa, từng phương thức tiêu thụ để theo dõi trên Phần mềm. Phương pháp xác định doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu: -Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa được chuyển giao cho người mua. -Tại Công ty, khách hàng đều thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán nên hầu hết các nghiệp vụ bán hàng được coi là tiêu thụ và ghi nhận doanh thu bán hàng chi tiết cho từng loại hàng hóa. Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, vì vậy, doanh thu bán hàng của Công ty chính là toàn bộ số tiền bán hàng không bao gồm thuế GTGT. -Thuế bảo vệ môi trường phải nộp của Công ty sẽ được tính trên đơn giá và phản ánh luôn vào doanh thu bán hàng theo quy định. Doanh thu bán hàng=Số lượng hàng hoá xuất bán trong kỳxĐơn giá -Công ty phải nộp thuế bảo vệ môi trường khi xuất bán hàng hóa là xăng dầu nên thuế bảo vệ môi trường phải nộp sẽ được coi như một khoản giảm trừ doanh thu. Doanh thu thuần=Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ-Thuế bảo vệ môi trường Phương pháp xác định giá vốn hàng bán: Đối với hàng hóa là xăng dầu của Công ty được tính theo giá hạch toán (mức giá mà Công ty xây dựng tại từng thời điểm). Đây là quy định chung của Tập Đoàn Xăng Dầu Việt Nam, do hoạt động nhập – xuất của hàng hóa xăng dầu diễn ra thường xuyên, và giá vốn hàng hóa liên tục có sự biến động. Cuối kỳ, kế toán tiến hành tính toán và xác định số chênh lệch giữa giá gốc và giá hạch toán để phân bổ cho từng loại hàng hóa xăng dầu xuất bán ra trong kỳ (giá hạch toán riêng và luôn ở mức thấp hơn so với mức giá mua gốc). -Chi phí thu mua hàng hoá tại Công ty chủ yếu là chi phí vận chuyển, nhưng sẽ không được tính vào giá vốn hàng bán, do đặc điểm của ngành rất khó khăn trong việc tách rời các chi phí thu mua, chi phí quản lý, chi phí bán hàng, nên chi phí thu mua sẽ được tính vào chi phí bán hàng. -Ngoài ra, do trong quá trình lưu chuyển hàng hóa không tránh khỏi hao hụt, mất mát xăng dầu nên Công ty tính phần hao hụt xăng dầu vào giá vốn hàng bán. Để thuận tiện cho việc tính hao hụt, Tập Đoàn Xăng Dầu Việt Nam quy định tính lượng hao hụt theo lượng hàng bình quân nhập, xuất = (Lượng nhập mua + Lượng xuất bán) : 2 x Tỷ lệ % hao hụt do Tập Đoàn giao. Trên cơ sở định mức Tập Đoàn giao, Công ty định mức lại tỷ lệ hao hụt cho các Cửa hàng và Kho của Công ty. Giá vốn hàng bán=Giá vốn hàng bán thực tế ghi nhận trong kỳ+Các khoản hao hụt, mất mát hàng tồn kho Ví dụ về phương pháp tính giá vốn hàng bán theo giá hạch toán: Tại thời điểm tháng 12/2014, giá hạch toán của Xăng RON 92 của Công ty quy định là 17.500 đồng/lít, giá gốc của Xăng RON 92 nhập từ Tập Đoàn Xăng Dầu Việt Nam là 17.520 đồng/lít. Ngày 01/12/2014, khi xuất bán 1.814 lít xăng RON 92, kế toán phản ánh trị giá vốn của xăng RON 92 theo giá hạch toán là 17.500 đồng qua công thức sau: Giá vốn hàng hóa theo giá hạch toán=Số lượng hàng hoá xuất bán trong kỳxGiá hạch toán =1.814 lítx17.500 =31.745.000 đồng Tương tự, trong tháng 12, khi phát sinh các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa, kế toán sẽ phản ánh trị giá vốn của hàng hóa xuất bán theo giá hạch toán. Tổng số lượng xăng RON 92 xuất bán ra của Công ty trong tháng 12 là 1.995.000 lít. Cuối tháng 12, kế toán xác định phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của xăng RON 92 như sau: Phần chênh lệch giữa giá gốc và giá hạch toán (Xăng RON 92)=(Giá thực tế-Giá hạch toán) =(17.520-17.500) =20 đồng Sau đó, kế toán tiến hành phân bổ chênh lệch giá cho tổng số lượng xăng RON 92 xuất bán ra trong tháng 12 như sau: Giá vốn hàng hóa chênh lệch (Xăng RON 92)=Tổng số lượng hàng hoá xuất bán trong kỳxChênh lệch giá phân bổ cho hàng hóa xuất bán trong kỳ =1.995.000 lítx20 =39.900.000 đồng Như vậy, đối với các loại xăng dầu khác, kế toán tính toán phần chênh lệch giữa giá gốc và giá hạch toán để phân bổ cho từng loại hàng hóa xuất bán ra trong kỳ. Cuối kỳ, kế toán xác định trị giá vốn thực tế của xăng RON 92 xuất bán ra trong kỳ như sau: Giá vốn hàng bán thực tế ghi nhận trong kỳ (Xăng RON 92)=Giá vốn hàng hóa theo giá hạch toán+Giá vốn hàng hóa chênh lệch =34.212.500.000+39.900.000 =34.252.400.000 đồng Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp SAP – ERP là giải pháp toàn diện cho ngành kinh doanh xăng dầu, nên trong Công ty, Phòng Kinh doanh theo dõi Phân hệ Kinh doanh (mua hàng và bán hàng), còn Phòng Kế toán tài chính theo dõi Phân hệ Kế toán Tài chính (tiền, tài sản, công nợ phải thu, công nợ phải trả, sổ cái tổng hợp) trên Phần mềm. Sau đây là một số nghiệp vụ tích hợp giữa Phần mềm Quản lý CHXD Egas và Phần mềm SAP – ERP đang triển khai tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng: Bảng 2.1: Danh sách nghiệp vụ tích hợp chủ yếu giữa Phần mềm Egas và SAP Mã SAPMã EGASTên quy trìnhThống nhất tích hợpDiễn giảiHạch toán Nợ/CóThông tin hạch toán NợCó Xuất bán thanh toán tiền mặt 401401Xuất hóa đơn thu tiền mặtEGAS  SAP: tổng theo ngày, hàng hóa, đơn giáXuất hóa đơn6321111561Trị giá vốn xuất tiêu thụ 401490Hóa đơn chốt ca - từng phần13125111 3331 51111 333921312 Mã cửa hàng 5111 = Tiền hàng chưa thuế 3331 = Tiền thuế VAT 51111 = Tiền thuế môi trường 33392 = Tiền phí, lệ phí khác 401491Hóa đơn đóng ca Xuất bán công nợ - khách 411411Bán công nợ kiêm xuất hóa đơnEGAS  SAP: tổng theo ngày, hàng hóa, đơn giáXuất hóa đơn6321111561Trị giá vốn xuất tiêu thụ 412412Bán công nợ chưa hóa đơn1312 5111 3331 51111 333921312 Mã cửa hàng 5111 = Tiền hàng chưa thuế 3331 = Tiền thuế VAT 51111 = Tiền thuế môi trường 33392 = Tiền phí, lệ phí khác Xuất bán thanh toán thẻ 406406Xuất hóa đơn thanh toán bằng thẻEGAS  SAP: tổng theo ngày, hàng hóa, đơn giáXuất hóa đơn6321111561Trị giá vốn xuất tiêu thụ 407407Bán qua thẻ chưa hóa đơn1312 5111 3331 51111 333921312 Mã cửa hàng 5111 = Tiền hàng chưa thuế 3331 = Tiền thuế VAT 51111 = Tiền thuế môi trường 33392 = Tiền phí, lệ phí khác Đồng thời 1388991312138899 Công nợ Pgbank Xuất hao hụt KS1KS1Xuất hao hụt định mức xuất hàngEGAS  SAP: tổng theo ngày, hàng hóa.Xuất hao hụt63221561Trị giá xuất hao hụt KS2KS2Xuất hao hụt định mức (N+X)/2 KS3KS3Xuất hao hụt nhập hàng (vận chuyển) (Nguồn: Phòng Kế toán tài chính – Văn phòng Công ty) 2.1.6.Trình tự hạch toán tiêu thụ hàng hóa: 2.1.6.1.Hạch toán doanh thu bán hàng hóa: Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng hóa của Công ty Xăng Dầu Cao Bằng thể hiện qua Sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2: Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng hóa Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, quý, năm

LỜI CAM ĐOAN

Tên tôi là: Lê Thị Hải Vân

Sinh viên Khóa 2011 – 2015

Lớp Đ7.KT3 – Khoa Kế toán – Trường Đại học Lao Động – Xã Hội

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong khóa luận tốt nghiệp là trung thực và xuất phát từ tìnhhình thực tế của đơn vị thực tập

Sinh viên

Lê Thị Hải Vân

LỜI CẢM ƠN

Em xin được gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo Công ty, các cô chú, anh chị trong Phòng Kế toán tài chính và các phòng ban liên quan đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô giáo hướng dẫn – ThS Tạ Thị Thúy Hằng

đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình em thực tập, làm chuyên đề và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

Với những hạn chế về thời gian và kinh nghiệm, chắc chắn em sẽ không tránh khỏi những thiếu sót khi làm khóa luận này Em rất mong nhận được sự đóng góp của các thầy

cô giáo và các cô chú, anh chị Phòng Kế toán tài chính Công ty Xăng Dầu Cao Bằng để khóa luận của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Chứng từ kế toánGiá trị gia tăngKết quả hoạt động kinh doanhKinh phí công đoàn

Hoạt động kinh doanhNgân hàng

Môi trườngQuản lý doanh nghiệpPhần mềm kế toánPhiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộTài sản cố định

Tài khoảnTiền gửi ngân hàngViệt Nam Đồng

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ quy trình tổ chức kinh doanh

Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức mạng lưới tiêu thụ hàng hóa

Sơ đồ 2.2: Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng hóa

Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển CTKT tiêu thụ bán lẻ

Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển CTKT tiêu thụ bán buôn

Sơ đồ 2.5: Trình tự hạch toán giá vốn hàng hóa

Sơ đồ 2.6: Trình tự hạch toán chi phí kinh doanh

Bảng 1.1: Kết quả kinh doanh trong năm 2013 và 2014

Bảng 2.1: Danh sách nghiệp vụ tích hợp

Biểu 2.5: Sổ chi tiết TK 5111

Biểu 2.6: Sổ chi tiết công nợ phải thu CHXD Số 7

Biểu 2.7: Sổ chứng từ kế toán TK 511

Biểu 2.8: Sổ cái tổng hợp TK 511

Biểu 2.12: Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng

Biểu 2.13: Sổ chi tiết TK 632111

Biểu 2.14: Sổ chi tiết TK 15611

Biểu 2.15: Sổ chứng từ kế toán TK 632

Biểu 2.16: Sổ cái tổng hợp TK 632

Biểu 2.17: Sổ chi tiết TK 511111

Biểu 2.18: Bảng tổng hợp cân đối nhập – xuất – tồn hàng hóa

Biểu 2.19: Báo cáo tiêu thụ

Biểu 2.20: Bảng thanh toán tiền lương

Biểu 2.21: Bảng thanh toán tiền lương khoán

Biểu 2.22: Bảng tính trích khấu hao TSCĐ

Biểu 2.26: Sổ chi tiết TK 641101

Biểu 2.27: Sổ chi tiết TK 641104

Biểu 2.28: Sổ chi phí kinh doanh

Biểu 2.29: Sổ chứng từ kế toán TK 641

Biểu 2.30: Sổ cái tổng hợp TK 641

Biểu 2.31: Báo cáo CPBH và chi phí QLDN

Biểu 2.32: Sổ cái tổng hợp TK 911

Biểu 2.33: Báo cáo chi tiết kết quả hoạt động KD

5 7 9 10 14 22 24 42 47 67 8 21 36 37 38 39 46 53 54 55 56 60 62 63 69 70 72 77 78 79 80 81 83 89 91

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VỀ TỔ CHỨC KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ KINH DOANH Ở CÔNG TY XĂNG DẦU CAO BẰNG

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Xăng Dầu Cao Bằng

1.1.1 Giới thiệu chung về Công ty

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty qua các thời kỳ

1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý và kinh doanh của Công ty Xăng Dầu Cao Bằng

1.2.1 Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty

1.2.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty

1.3 Kết quả kinh doanh của Công ty Xăng Dầu Cao Bằng một số năm gần đây

1.4 Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng

1.4.1 Hình thức kế toán trong Công ty

1.4.2 Tổ chức bộ máy kế toán trong Công ty

1.4.3 Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty

1.4.4 Tình hình sử dụng máy tính trong kế toán ở Công ty

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU CAO BẰNG

2.1 Kế toán tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng

2.1.1 Đặc điểm công tác tiêu thụ hàng hóa tại Công ty

2.1.2 Chứng từ kế toán

2.1.3 Tài khoản sử dụng

2.1.4 Sổ sách kế toán

2.1.5 Một số quy định trong kế toán tiêu thụ hàng hóa

2.1.6 Trình tự hạch toán tiêu thụ hàng hóa

2.1.6.1 Hạch toán doanh thu bán hàng hóa

2.1.6.2 Hạch toán giá vốn hàng hóa

2.1.6.3 Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu

2.1.7 Lập báo cáo kế toán chi tiết

2.2 Kế toán chi phí kinh doanh tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng

2.2.1 Đặc điểm chi phí kinh doanh tại Công ty

2.2.2 Chứng từ kế toán

2.2.3 Tài khoản sử dụng

2.2.4 Sổ sách kế toán

2.2.5 Một số quy định trong kế toán chi phí kinh doanh

2.2.6 Trình tự hạch toán chi phí kinh doanh

2.2.7 Lập báo cáo kế toán chi tiết

2.3 Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng

2.3.1 Đặc điểm công tác xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty

2.3.2 Chứng từ kế toán

2.3.3 Tài khoản sử dụng

2.3.4 Sổ sách kế toán

2.3.5 Một số quy định trong kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa

1

4 4 4 4 5 5 7 8 8 8 10 11 13

14 14 14 16 16 18 18 22 23 47 57 61 64 64 65 66 66 66 67 82

2.3.6 Trình tự hạch toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa

2.3.7 Lập báo cáo kế toán chi tiết

2.4 Đánh giá thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng

2.4.1 Đánh giá chung về công tác kế toán tại Công ty

2.4.2 Đánh giá thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU CAO BẰNG

3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng

3.2 Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng

3.3 Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng

3.4 Điều kiện hoàn thiện

3.5 Ý nghĩa

KẾT LUẬN

84 84 84 84 84 85 90

92 92

92

99

99

99

100 110 112 113

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài:

Kế toán là một hệ thống thông tin dùng để đo lường, xử lý, truyền đạt những thông tin về tình hình tài chính của một đơn vị kinh doanh Kế toán cung cấp thông tin phục vụ cho công việc ra quyết định của rất nhiều đối tượng khác nhau như người quản lý, nhà đầu tư, ngân hàng… Những thông tin này giúp người sử dụng lựa chọn, phân tích, tổng hợp, từ đó đề ra các quyết định phù hợp với mục đích, nhu cầu và năng lực của mình Ngày nay, trong nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, cạnh tranh ngày càng khốc liệt, thì việc phân tích, nắm giữ thông tin lại càng được coi trọng Do đó, công việc kế toán lại trở nên quan trọng hơn bao giờ hết

Công ty Xăng Dầu Cao Bằng là một Doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tập Đoàn Xăng Dầu Việt Nam, là đại diện của PETROLIMEX tại Cao Bằng với nhiệm vụ chủ yếu

là kinh doanh xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu và vật tư tổng hợp khác đáp ứng nhu cầu kinh tế, an ninh, quốc phòng và tiêu dùng xã hội trên địa bàn tỉnh Cao Bằng

Để tồn tại và phát triển, Công ty đã và đang cố gắng không ngừng khẳng định vị trí của mình trên thương trường Một trong những chiến lược để tồn tại và phát triển của Công ty là phải thực hiện đồng bộ công tác quản lý mà trong đó, tổ chức công tác kế toán tốt là một yêu cầu cần thiết không thể thiếu đối với bất cứ một doanh nghiệp nào Đối với một doanh nghiệp thương mại kinh doanh mặt hàng thiết yếu xăng dầu thì quá trình tiêu thụ hàng hóa được coi là quan trọng nhất vì quá trình này quyết định đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty Muốn nâng cao hiệu quả của quá trình tiêu thụ, Công ty cần phải thường xuyên quan tâm đến công tác kế toán, đặc biệt là công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa Công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa là công việc phức tạp nhất và chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ công tác

kế toán của Công ty Việc tổ chức quá trình hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụhàng hóa trong công tác kế toán phải có sự liên kết chặt chẽ, thống nhất với nhau và đáp ứng được nhu cầu quản lý trong Công ty Vì vậy, công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa có ý nghĩa vô cùng quan trọng và có một vị trí đặc biệt trong toàn

bộ hoạt động kinh doanh, từ đó định hướng được các bước đi chính xác, góp phần to lớn cho sự thành công và phát triển, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty

Là một sinh viên chuyên nghành kế toán, em đã nhận thức rõ được tầm quan trọng của công tác kế toán, đặc biệt là kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại, cùng với những kiến thức đã được học ở nhà trường, sau một thời gian thực tập tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng, em đã quyết định lựa chọn đề tài:

“Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng” để làm khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Lịch sử nghiên cứu của đề tài:

Hàng năm, Công ty Xăng Dầu Cao Bằng luôn có kế hoạch nhận sinh viên thực tập

để tạo điều kiện cho sinh viên được tiếp cận và tìm hiểu từ lý luận đến thực tiễn về công tác kế toán ngành kinh doanh xăng dầu Đã có không ít đề tài được sinh viên nghiên cứu

có ý nghĩa đặc biệt và cần thiết cho công tác kế toán của Công ty, trong đó nổi bật là đề tàihoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa Ngoài ra, đề tài hoàn thiện kế toán công nợ phải thu và phải trả cũng được sinh viên quan tâm nghiên cứu bên cạnh đề tài hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty

Thời gian nghiên cứu khóa luận từ 15/12/2014 đến 20/03/2015

4 Phương pháp nghiên cứu:

Khóa luận sử dụng kết hợp các phương pháp sau để phân tích, đánh giá công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng:

- Phương pháp thống kê, thu thập thông tin.

- Phương pháp phân tích số liệu thông qua các chứng từ, sổ sách kế toán.

- Phương pháp tổng hợp.

5 Đóng góp của khóa luận:

Khóa luận đưa ra một số đề xuất về hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa, hy vọng sẽ có ích phần nào đó trong việc hoàn thiện công tác này tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng

Khóa luận là kết quả tổng hợp của quá trình học tập cũng như tìm hiểu thực tế trong thời gian thực tập Qua đó, em cũng đã rút thêm được kinh nghiệm thực tế cũng như kinh nghiệm trong viết báo cáo

6 Bố cục của khóa luận:

Ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục, nội dung khóa luận tốt nghiệp của em được chia làm 3 Chương:

- Chương 1: Đặc điểm kinh doanh và tổ chức quản lý kinh doanh có ảnh hưởng đến

kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng

- Chương 2: Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại

Công ty Xăng Dầu Cao Bằng

- Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ

hàng hóa tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng

Khóa luận tốt nghiệp này được hoàn thành dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy, côgiáo trong nhà trường và các anh, chị kế toán trong Công ty Tuy nhiên, do trình độ nhận thức, góc độ nhìn nhận của một sinh viên và thời gian tiếp cận thực tế còn hạn chế nên khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của thầy, cô giáo để em có thể hoàn thiện khóa luận cũng như kiến thứccho bản thân

Em xin chân thành cảm ơn!

Chương 1: ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ KINH DOANH TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU CAO BẰNG

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Xăng Dầu Cao Bằng:

1.1.1 Giới thiệu chung về Công ty:

- Tên doanh nghiệp: Công ty Xăng Dầu Cao Bằng.

- Logo của Công ty:

- Họ tên và chức vụ đại diện: Hoàng Văn Điển – Chủ tịch kiêm Giám đốc Công ty.

- Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.

- Vốn điều lệ Công ty: 16.000.000.000 đồng.

- Quy mô đơn vị:

 Hệ thống cơ sở vật chất: Văn phòng Công ty, 01 Kho hàng dự trữ (Kho A), 02 Cửa hàng chuyên kinh doanh Gas và 22 Cửa hàng bán lẻ Xăng dầu

 Nguồn nhân lực: Trên 130 lao động

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty qua các thời kỳ:

Công ty Xăng Dầu Cao Bằng là một đơn vị thành viên trực thuộc Tập Đoàn Xăng Dầu Việt Nam (Petrolimex Việt Nam) được thành lập từ năm 1968, cụ thể:

- Chi cục vật tư Cao Bằng được thành lập vào ngày 23/01/1968 theo Quyết định Số:

60/TVT-QĐ của Tổng cục vật tư, với tiền thân là Trạm xăng dầu 63 trực thuộc Chi cục xăng dầu Hà Bắc (Cục nhiên liệu Tổng cục vật tư) có nhiệm vụ cấp phát xăng dầu

- Tại Quyết định Số: 800/VT-QĐ ngày 20/11/1970 của Bộ Vật tư đã chuyển Chi cục

vật tư Cao Bằng thành Công ty Vật tư tổng hợp Cao Bằng trực thuộc Bộ Vật tư có nhiệm

vụ cung ứng vật tư theo kế hoạch Nhà nước giao phục vụ cho người tiêu dùng

- Năm 1994, Bộ Thương mại quyết định Công ty Vật tư tổng hợp Cao Bằng là

Doanh nghiệp Nhà nước có đăng ký kinh doanh theo Quyết định Số: 361/TM-TCCB ngày

15 tháng 04 năm 1994

- Ngày 11 tháng 01 năm 1995, Bộ Thương mại ra Quyết định Số: 28/TM-QĐ về việc

chuyển Công ty Vật tư tổng hợp Cao Bằng về trực thuộc Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam với nhiệm vụ kinh doanh xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu, vật tư tổng hợp

- Ngày 20 tháng 07 năm 2000, Bộ Thương mại ra Quyết định Số:

1029/2000/QĐ-BTM về việc đổi tên doanh nghiệp trực thuộc Tổng Công Ty Xăng dầu Việt Nam và Công

ty vật tư tổng hợp Cao Bằng có tên gọi mới là “Công ty Xăng Dầu Cao Bằng”.

- Ngày 28 tháng 6 năm 2010, Hội đồng Quản trị Tổng Công Ty Xăng Dầu Việt Nam

ra Quyết định Số: 381/XD-QĐ-HĐQT về việc chuyển Công ty Xăng Dầu Cao Bằng thànhCông ty TNHH một thành viên do Tổng Công Ty Xăng Dầu Việt Nam (Nay là Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam) làm chủ sở hữu

Trải qua 50 năm xây dựng và phát triển, với nhiệm vụ cung ứng, điều phối và kinh doanh các mặt hàng xăng dầu, sản phẩm hóa dầu, gas, vật tư tổng hợp và các loại hình dịch vụ khác, Công ty Xăng Dầu Cao Bằng đã khẳng định được vai trò và vị trí của mình, phục vụ và đáp ứng nhu cầu kinh tế, an ninh, quốc phòng và đời sống nhân dân trên địa bàn tỉnh Cao Bằng và các tỉnh lân cận Đặc biệt, Công ty vẫn luôn giữ vững vị trí là một trong những đơn vị nộp Ngân sách cao nhất tỉnh Cao Bằng và hoàn thành tốt vai trò, tráchnhiệm xã hội được giao Với những thành tích trên, Công ty đã được Đảng, Nhà nước, cáccấp, các ngành Trung ương và địa phương ghi nhận Công ty đã vinh dự đón nhận Huân chương Lao động Hạng Nhì, Huân chương Lao động Hạng Ba do Chủ tịch nước trao tặng

và nhiều cờ thi đua, bằng khen, giấy khen trên tất cả các lĩnh vực hoạt động của Công ty

1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý và kinh doanh của Công ty Xăng Dầu Cao Bằng:

1.2.1 Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty:

Bộ máy quản lý của Công ty Xăng Dầu Cao Bằng được tổ chức theo mô hình trực tuyến – chức năng, thể hiện qua Sơ đồ sau:

Phòng Kinh Doanh

Phòng Quản Lý

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Hiện nay, Công ty có 4 Phòng chức năng và 24 Đơn vị cơ sở trực tiếp hoạt động kinh doanh phục vụ cho Công ty:

 Ban giám đốc:

- Chủ tịch kiêm Giám đốc Công ty: Là Người điều hành chung, quản lý giám sát mọi

hoạt động của Công ty thông qua tham mưu các Phòng chức năng Giám đốc Công ty có quyền tổ chức xây dựng, triển khai các phương án kinh doanh khi đã được Tập đoàn Xăng

Dầu Việt Nam phê duyệt và là người chịu trách nhiệm về hiệu quả của nó

- Các Phó giám đốc (Phó giám đốc Kinh doanh và Phó giám đốc Nội chính): Giúp

Giám đốc quản lý, điều hành một số mặt hoạt động kinh doanh, thường trực điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Công ty khi Giám đốc đi vắng

 Các Phòng chức năng:

- Phòng Tổ chức hành chính: Tham mưu giúp Giám đốc quản lý công tác tổ chức

cán bộ, đào tạo, lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, quản trị hành chính, thanh tra pháp chế, an toàn lao động vệ sinh môi trường, phòng cháy chữa cháy… Đồng thời, phục vụ công tác hành chính cho mọi hoạt động diễn ra hàng ngày của Công ty

- Phòng Kế toán tài chính: Tham mưu giúp Giám đốc quản lý kinh tế – tài chính Tổ

chức công tác kế toán ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, xây dựng kế hoạch và phân tích tài chính, tiến hành các hoạt động kinh doanh khi có yêu cầu, quản lýthu – chi, sử dụng tiền vốn sao cho có hiệu quả nhất Theo dõi, thực hiện ghi sổ sách kế toán, tổng hợp và lập báo cáo quyết toán để thường xuyên cung cấp số liệu về tình hình biến động tài sản, nguồn vốn, tình hình tài chính và kinh doanh của Công ty Là một bộ phận có quan hệ mật thiết với các Phòng ban khi diễn ra các hoạt động kinh doanh

- Phòng Kinh doanh: Tham mưu giúp Giám đốc quản lý, điều hành công tác kinh

doanh, có nhiệm vụ nắm bắt thông tin, nhu cầu thị trường, từ đó xây dựng kế hoạch lưu chuyển hàng hóa, khai thác mở trộng thị trường và đề ra những quyết định chính xác nhằm đạt được hiệu quả cao nhất cho hoạt động kinh doanh của Công ty

- Phòng Quản lý kĩ thuật: Tham mưu giúp Giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công

tác quản lý kĩ thuật và đầu tư xây dựng cơ bản trên phạm vi toàn Công ty theo quy định

Tổ chức mua sắm, xây dựng, sửa chữa thiết bị kho hàng, cửa hàng, cơ sở vật chất, kĩ thuậtcho việc bán hàng… và chịu trách nhiệm về chất lượng sau khi đã kiểm nghiệm theo đúngtiêu chuẩn, phối hợp với các Phòng ban để xử lý hàng hóa kém chất lượng, kiểm tra xét duyệt các luận chứng kinh tế kỹ thuật, quyết toán xây dựng công trình

 Đơn vị cơ sở trực tiếp hoạt động kinh doanh:

- Kho Xăng dầu (Kho A nằm trong Trụ sở chính của Công ty): Làm nhiệm vụ giao

nhận, bảo quản dự trữ hàng hóa, xuất bán buôn, đại lý và điều chuyển nội bộ hàng hóa, nhằm đảm bảo, đáp ứng nhu cầu thị trường được thường xuyên và liên tục, mọi thủ tục luân chuyển hàng hóa trong Kho đều thực hiện theo kế hoạch của Công ty

- Các Cửa hàng bán lẻ Xăng dầu và Cửa hàng Gas (chuyên kinh doanh Gas và phụ

kiện Gas…) nằm trên địa bàn thành phố và các huyện trong tỉnh Cao Bằng, nhằm trực

tiếp bán hàng cho mọi đối tượng Các Cửa hàng bán lẻ nằm dưới sự điều hành trực tiếp của Giám đốc, chịu sự quản lý, chỉ đạo về nghiệp vụ của các Phòng chức năng Nhiệm vụ chủ yếu của các Cửa hàng là bán lẻ hoặc bán buôn xăng dầu, gas, sản phẩm hóa dầu, vật

tư và các dịch vụ khác mà Công ty đang kinh doanh phục vụ cho người tiêu dùng

- Đội xe vận tải: Chịu sự quản lý, chỉ đạo về nghiệp vụ của Công ty, có nhiệm vụ

vận chuyển hàng hóa về nhập vào Kho A của Công ty, đồng thời, thực hiện tốt việc điều động hàng hóa từ Kho giao cho khách hàng hoặc giao đến các Cửa hàng bán lẻ trực thuộc Công ty khi có yêu cầu

1.2.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty:

Hiện nay, Công ty Xăng Dầu Cao Bằng đã và đang kinh doanh các loại mặt hàng mang thương hiệu Petrolimex do Tập Đoàn Xăng Dầu Việt Nam cung cấp, cụ thể:

- Xăng các loại: Xăng RON 92, Xăng RON 95.

- Dầu Điêzen các loại: DO 0,25S, DO 0,05S Mazut các loại: Mazut 3,5S.

- Dầu mỡ nhờn các loại như: Dầu mỡ nhờn lon hộp, Dầu nhờn động cơ, Dầu nhờn

công nghiệp, mỡ bôi trơn

- Gas: Gas dân dụng.

- Vật tư hàng hóa khác: Nước giặt, sơn, nồi, chảo, bếp gas, phụ kiện gas…

- Dịch vụ: Bảo hiểm, vận tải…

Hàng hóa kinh doanh chính của Công ty chủ yếu là các loại mặt hàng thuộc nhóm xăng dầu đạt tiêu chuẩn cơ sở theo quy định với mức doanh thu cao trong năm

 Quy trình tổ chức kinh doanh của Công ty:

Công ty Xăng Dầu Cao Bằng tiến hành tổ chức kinh doanh theo nhiệm vụ được giaocủa Tập Đoàn Xăng Dầu Việt Nam, thể hiện qua Sơ đồ sau:

Bán lẻhoặc bán buôn Người tiêu

dùng

Sơ đồ 1.2: Quy trình tổ chức kinh doanh

Đến nay, với vai trò, chức năng của Petrolimex Việt Nam là đơn vị kinh doanh xăng dầu chủ đạo trên thị trường nội địa, Công ty xác định mục tiêu trở thành doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu hàng đầu của tỉnh Cao Bằng và các tỉnh lân cận Tập trung nâng cao chất lượng hoạt động nhằm mục tiêu thỏa mãn tốt nhất khách hàng và phát triển thêm nhiều khách hàng mới Đẩy mạnh bán ra tại thị trường địa phương, trong đó, chú trọng đến các vùng nông thôn và các vùng sâu, xa Khai thác thêm các thị trường tiêu thụ mới

và các thị trường tiềm năng, mở rộng mạng lưới tiêu thụ hàng hóa nhằm phát triển thị phần và nâng cao uy tín của Công ty trên thương trường

1.3 Kết quả kinh doanh của Công ty Xăng Dầu Cao Bằng một số năm gần đây:

Bảng 1.1: Kết quả kinh doanh của Công ty Xăng Dầu Cao Bằng năm 2013 và 2014

3 Các khoản giảm trừ doanh thu 32.184.650.173 32.975.281.686

4 Doanh thu thuần về bán hàng và CCDV 934.171.490.014 926.747.253.573

6 Lợi nhuận gộp về bán hàng và CCDV 55.765.605.662 57.261.911.100

10 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 295.287.910 435.637.907

(Nguồn: Phòng Kế toán tài chính – Văn phòng Công ty)

Năm 2014, Doanh thu của Công ty đạt 959 tỷ đồng, giảm 1% so với năm 2013; Lợinhuận sau thuế của Công ty đạt 567 triệu đồng, giảm 10% so với năm 2013 Tuy nhiên,Công ty vẫn là đơn vị nộp Ngân sách Nhà nước cao nhất tỉnh trên 38 tỷ đồng bằng 110%

so với năm 2013 Công ty Xăng Dầu Cao Bằng đã hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch TậpĐoàn Xăng Dầu Việt Nam giao: Xăng dầu đạt 101% kế hoạch, Dầu mỡ nhờn đạt 103% kếhoạch, gas đạt 103% kế hoạch, nộp ngân sách đạt 110% kế hoạch Tiêu thụ xăng RON 92trên 20.000 m3; 802 m3 xăng RON 95; trên 22.000 m3 dầu Điêzen…

Để đạt được kết quả trên, Công ty Xăng Dầu Cao Bằng đã mở rộng mạng lưới cửahàng, định hướng phát triển kinh doanh của Công ty cùng với sự đoàn kết thống nhất caogiữa Ban lãnh đạo, Ban chi ủy và toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty luôn nỗlực phấn đấu, quyết tâm hoàn thành nhiệm vụ

1.4 Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng:

1.4.1 Hình thức kế toán trong Công ty:

Công ty Xăng Dầu Cao Bằng áp dụng Hình thức kế toán trên máy vi tính theo quy định của Bộ Tài Chính, phần mềm kế toán do Tập Đoàn Xăng Dầu Việt Nam cung cấp cho toàn bộ mạng lưới các Công ty Xăng Dầu trực thuộc Tập Đoàn trên toàn quốc

Năm 2012, Công ty Xăng Dầu Cao Bằng bắt đầu triển khai kế hoạch vận hành Hệ

thống Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp SAP – ERP (Enterprise Resource

Planning) phục vụ cho Bộ phận Kế toán và Quản lý của Công ty

Hệ thống SAP - ERP có đặc điểm khác với các phần mềm kế toán khác vì nó bao gồm các phân hệ ứng dụng sau: Kế toán tài chính; Kế toán quản trị; Quản lý kho bể và mua hàng; Quản lý bán hàng đặc thù kinh doanh hạ nguồn xăng dầu và Quản lý hàng hóa khác thuộc khối Công ty kinh doanh xăng dầu Trong phân hệ Kế toán, công tác kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính bao gồm đầy đủ

hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo theo quy định

 Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính:

Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính

Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, quý, nămĐối chiếu, kiểm tra

Giải thích sơ đồ:

(1) Hàng ngày, Kế toán căn cứ vào Chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự độngnhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

(2) Cuối tháng (quý, năm), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập BCTC Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với BCTC sau khi đã in ra giấy Thực hiện các thao tác để in BCTC theo quy định Định kỳ, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cũng được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định

- Báo Cáo Tài Chính

- Báo Cáo Kế Toán Quản Trị

- Sổ Tổng Hợp

- Sổ Chi Tiết

1.4.2 Tổ chức bộ máy kế toán trong Công ty:

Bộ máy kế toán trong Công ty Xăng Dầu Cao Bằng được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung (tại Trụ sở chính của Công ty), thể hiện qua Sơ đồ sau:

KẾ TOÁN TRƯỞNG (Trưởng Phòng)

KẾ TOÁN TỔNG HỢP (Phó Trưởng Phòng)

Kế Toán

Hàng hóa

Kế Toán Thanh Toán

Kế Toán

Các Cửa hàng trưởng

Sơ đồ 1.4: Tổ chức bộ máy kế toán

 Phòng Kế toán tài chính gồm có 6 Cán bộ trong đó có 1 Kế toán trưởng, 1 Kế

toán tổng hợp, 3 Kế toán viên và 1 Thủ quỹ, cụ thể:

- Kế toán trưởng (Trưởng Phòng Tài chính kế toán): Là Người đứng đầu bộ máy kế

toán chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tất cả hoạt động kế toán tỏng Công ty Có trách nhiệm quản lý chung, theo dõi và trực tiếp chỉ đạo, tổ chức, điều hành các công việc có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế toán trong Phòng Theo dõi nguồn vốn, đầu tư xây dựng cơ bản, đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, phân tích tình hình tài chính và xây dựng kế hoạch tài chính triển nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh cho Công ty

- Kế toán tổng hợp (Phó Phòng Tài chính kế toán): Giúp Kế toán trưởng quản lý

Phòng, hàng ngày, có nhiệm vụ phản ánh, theo dõi công nợ (phải thu – phải trả), đôn đốc thu hồi công nợ cho Công ty, đồng thời, quản lý, theo dõi tình hình tăng – giảm, tính khấuhao và đánh giá lại TSCĐ, kiểm kê TSCĐ trong Công ty Cuối kỳ, có nhiệm vụ tổng hợp, tập hợp chứng từ và sổ sách, bảng kê, tổng hợp số liệu chính xác, đầy đủ để xác định kết quả kinh doanh, lập báo cáo quyết toán theo quy định Bên cạnh đó, thay mặt Kế toán trưởng giải quyết những công việc của Phòng khi Kế toán trưởng đi vắng

- Kế toán hàng hóa: Có nhiệm vụ thu nhận chứng từ, báo cáo hàng ngày của các

Cửa hàng trưởng gửi lên để thường xuyên theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho của hàng hoá, vật tư về mặt số lượng và giá trị tại Kho A và các Cửa hàng trực thuộc Công ty Định kỳ, kiểm kê, đối chiếu dữ liệu với Thủ kho/Cửa hàng trưởng và lập Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho hàng hoá, vật tư Đồng thời, có nhiệm vụ theo dõi dữ liệu hàng hoá,vật tư đã được xác định tiêu thụ, cuối kỳ, lập Báo cáo tiêu thụ theo quy định

- Kế toán thanh toán: Tổ chức thực hiện các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán

vốn bằng tiền Lập chứng từ thu – chi trong Công ty khi có các nhu cầu cần thanh toán (các khoản phải thu – phải trả) bằng tiền mặt hoặc tiền chuyển khoản Hàng ngày, có tráchnhiệm phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến thu – chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên với thủ quỹ, thực hiện giao dịch với ngân hàng: rút tiền, chuyển tiền, đối chiếu chứng từ, sổ phụ ngân hàng

- Kế toán thuế: Hàng ngày, kiểm tra chứng từ gốc đảm bảo đúng quy định của Nhà

nước về sử dụng hoá đơn và các loại thuế như thuế GTGT, thuế môn bài… Có nhiệm vụ tính ra các khoản thuế phải nộp theo quy định, lập báo cáo, bảng kê khai thuế cũng như quyết toán thuế, theo dõi tình hình nộp và thực hiện thanh toán với Ngân sách Nhà nước

- Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm thực hiện việc thu – chi và quản lý quỹ tiền mặt của

Công ty, đảm bảo quỹ tiền mặt được quản lý đúng và hiệu quả Chịu trách nhiệm mở sổ quỹ riêng để theo dõi tồn quỹ tiền mặt trong ngày

 Các Cửa hàng trưởng tại Cửa hàng Xăng dầu, Cửa hàng Gas trực thuộc Công ty

có nhiệm vụ trực tiếp quản lý hoạt động bán hàng và chứng từ, tiền, hàng hóa, công nợ… tại Cửa hàng phụ trách theo quy định Hàng ngày, thực hiện truyền dữ liệu đầu vào liên quan đến hoạt động bán hàng trên hệ thống máy tính qua mạng Internet đến Công ty, lập

sổ sách, báo cáo kèm chứng từ gốc gửi lên Phòng Kinh doanh và Phòng Kế toán tài chính đảm bảo toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh đều được tập trung tại Văn phòng Công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tính chính xác, trung thực số liệu báo cáo và chứng từ kế toán kèm theo

1.4.3 Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty:

1.4.3.1 Một số đặc điểm chính trong chế độ kế toán đã đăng ký và chính sách

kế toán áp dụng cho một số khoản mục quan trọng:

Công ty Xăng Dầu Cao Bằng áp dụng Chuẩn mực kế toán Việt Nam và Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định Số: 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính Bên cạnh

đó, là một trong những Công ty Xăng Dầu trực thuộc Tập Đoàn Xăng Dầu Việt Nam,

Công ty đã và đang áp dụng Chế độ kế toán áp dụng tại Tập Đoàn Xăng Dầu Việt Nam do

Tập Đoàn ban hành theo quy định của Bộ Tài Chính

- Hình thức ghi sổ kế toán: Kế toán trên máy vi tính.

- Niên độ kế toán tài chính bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng

năm Công ty tổ chức lập Báo cáo kế toán theo quý, năm

- Đồng tiền sử dụng để ghi sổ và lập báo cáo: Việt Nam Đồng.

- Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, Hóa đơn GTGT do Công ty

tự in và quản lý theo quy định của Bộ Tài chính

- Phương pháp ghi nhận giá hàng hóa là xăng dầu theo giá hạch toán.

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.

- Công ty sử dụng phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo phương pháp

nhập trước xuất trước

- Phương pháp khấu hao TSCĐ là phương pháp khấu hao theo đường thẳng.

- Hàng năm, có Kiểm toán Nhà nước kiểm tra công tác kế toán của Công ty.

1.4.3.2 Chế độ kế toán áp dụng:

a) Hệ thống tài khoản kế toán:

Các TK cấp 1 của Công ty được ban hành tuân thủ theo CĐKT hiện hành, các TK cấp 2, cấp 3 được quy định phù hợp với đặc điểm quản lý ngành xăng dầu và cơ chế điều hành kinh doanh của toàn ngành

- Nhóm TK nợ phải thu được quy định chi tiết đồng thời theo đối tượng khách hàng

và theo phương thức bán hàng của ngành xăng dầu

- Nhóm TK hàng tồn kho bao gồm các TK cấp 2 được xây dựng theo từng nhóm

hàng hóa chính như xăng dầu, dầu mỡ nhờn, hóa chất, gas, bếp gas và phụ kiện…

- Nhóm TK về doanh thu, giá vốn, xác định kết quả kinh doanh được xây dựng theo

phạm vi cung cấp hàng hóa ra thị trường hoặc nội bộ ngành, đồng thời chi tiết theo mã loại hình kinh doanh và theo đối tượng khách hàng

- Công ty tập hợp chung chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp thành: “Chi

phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp”, sử dụng TK 641 “Chi phí kinh doanh” để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh, không sử dụng TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”

d) Hệ thống báo cáo kế toán:

Hệ thống báo cáo của Công ty được xây dựng khá hoàn chỉnh bao gồm ba Hệ thống báo cáo chính theo quy định là: Hệ thống Báo cáo tài chính (Bảng Cân đối kế toán, Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh BCTC), Hệ thống Báo cáo quản trị và Hệ thống Báo cáo kiểm kê

1.4.4 Tình hình sử dụng máy tính trong kế toán ở Công ty:

Công ty Xăng Dầu Cao Bằng sử dụng Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp SAP – ERP phục vụ cho công tác kế toán của Công ty Đặc điểm của Hệ thống này là có

tính tích hợp dữ liệu bao gồm các phân hệ sau: Phân hệ Kế toán tài chính: Phân hệ Kế

toán Tiền, Kế toán Tài sản, Kế toán Công nợ phải trả – phải thu, Kế toán Sổ cái tổng hợp

Phân hệ Quản lý mua hàng và kho, Bán hàng và phân phối, Kế toán quản trị chi phí…Công tác kế toán của Công ty hầu hết đều được thực hiện trên máy vi tính, chương trình hạch toán, phần mềm và hệ thống kết nối mạng Internet được trang bị, hỗ trợ và thống nhất trong toàn Hệ thống của Tập Đoàn Xăng Dầu Việt Nam Dữ liệu được kế toán cập nhật ở phân hệ nào sẽ lưu ở phân hệ đó và có chức năng xử lý số liệu, trực tiếp

chuyển sang phân hệ khác trong những nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan, tùy theo điều kiện cụ thể để tổng hợp lên hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán theo quy định

Bên cạnh đó, Công ty đã vận hành Phần mềm Quản lý cửa hàng xăng dầu – Egas

cho tất cả Cửa hàng Xăng dầu trực thuộc Egas được xây dựng theo yêu cầu của Tập Đoàn Xăng Dầu Việt Nam với vai trò cung cấp dữ liệu đầu vào cho Hệ thống SAP – ERP.Phòng Kế toán tài chính được trang bị 06 máy vi tính hiện đại và 03 máy in để phục

vụ cho công tác kế toán Bên cạnh đó, để hỗ trợ công tác kế toán Phòng Kế toán tài chính còn sử dụng Phần mềm khác như Microsoft office 2007 bao gồm Word, Excel

 Hình ảnh Phần mềm kế toán SAP – ERP của Công ty Xăng Dầu Cao Bằng:

Chương 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU CAO BẰNG

2.1 Kế toán tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng:

2.1.1 Đặc điểm công tác tiêu thụ hàng hóa tại Công ty:

2.1.1.1 Tổ chức mạng lưới tiêu thụ hàng hóa:

Để củng cố, nâng cao thị phần trên thị trường và thực hiện tốt nhiệm vụ bình ổn thị trường, Công ty Xăng Dầu Cao Bằng xác định phải chú trọng đầu tư cơ sở vật chất, phát triển mạng lưới kinh doanh, đồng thời, triển khai hàng loạt hoạt động nhằm đẩy mạnh tiêuthụ hàng hóa tại địa phương Hệ thống tổ chức mạng lưới tiêu thụ hàng hóa của Công ty thể hiện qua Sơ đồ sau:

TRUNG TÂM ĐIỀU HÀNH KINH DOANH

VĂN PHÒNG CÔNG TY

KINH DOANH

XĂNG DẦU

KINH DOANHSẢN PHẨMHÓA DẦU

KINH DOANHGAS VÀ PHỤKIỆN GAS

HỆ THỐNG CÁC CỬA HÀNG TRỰC THUỘC CÔNG TY

- Xuất bán lẻ qua hệ thống các cửa hàng

- Xuất bán buôn cho các đối tượng ký hợp đồng

- Xuất bán đại lý qua hệ thống các đại lý

Sơ đồ 2.1: Tổ chức mạng lưới tiêu thụ hàng hóa

Đến nay, Công ty Xăng Dầu Cao Bằng đã có được hệ thống cơ sở vật chất với quy

mô rộng khắp tỉnh Cao Bằng, bao gồm: 22 Cửa hàng bán lẻ Xăng dầu, 02 Cửa hàng chuyên kinh doanh Gas và hoàn toàn chủ động trong việc đưa xăng dầu về các huyện, thành phố trong toàn tỉnh nhằm phục vụ trực tiếp ngày càng tốt hơn cho người tiêu dùng

2.1.1.2 Hàng hóa tiêu thụ:

Hàng hóa tiêu thụ chủ yếu hàng năm của Công ty Xăng Dầu Cao Bằng bao gồm:

- Nhóm xăng dầu sáng: Xăng RON 92, Xăng RON 95, Dầu Điêzen DO 0,25S, Dầu

Điêzen DO 0,05S, Dầu Mazut 3,5S

- Nhóm dầu mỡ nhờn: Dầu mỡ nhờn lon hộp, Dầu nhờn động cơ, Dầu nhờn công

nghiệp, mỡ bôi trơn

- Nhóm Gas: Gas, bếp Gas và phụ kiện

Đặc điểm chung của các hàng hoá trên là có tính chất rất dễ bay hơi, dễ hao hụt trong quá trình vận chuyển, dễ gây cháy nổ Bên cạnh đó, xăng dầu là một mặt hàng nhạy

cảm, thiết yếu của quốc gia đòi hỏi công tác quản lý phải được tiến hành rất nghiêm túc

và chặt chẽ, tránh xảy ra những sai sót, rủi ro, thiệt hại có thể xảy ra Tại Công ty, nguồn cung cấp hàng hóa chủ yếu từ Tập Đoàn Xăng Dầu Việt Nam cung cấp và đảm bảo chất lượng đạt tiêu chuẩn quốc gia

Xăng dầu là một mặt hàng thiết yếu phục vụ đời sống và sản xuất của người tiêu dùng nên lượng xăng dầu tiêu thụ hàng ngày của Công ty luôn là một số lượng lớn Điều này ảnh hưởng đến công tác kế toán trong Công ty do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên diễn ra ở các đơn vị trực thuộc trực tiếp kinh doanh (các Cửa hàng bán lẻ)

và liên tục yêu cầu kế toán phải kịp thời nắm bắt và thống nhất thông tin về tình hình nhập – xuất – tồn của từng mặt hàng (kết nối với hệ thống cột bơm, hệ thống đo bồn bể xăng dầu, quy đổi dung tích xăng dầu), dòng tiền, hóa đơn chứng từ, công nợ… để tránh sai sót, nhầm lẫn nhằm đảm bảo an toàn tài chính và hoạt động kinh doanh cho Công ty

2.1.1.3 Phương thức tiêu thụ hàng hóa và phương thức thanh toán:

a) Phương thức tiêu thụ hàng hóa:

Công ty Xăng Dầu Cao Bằng xuất bán hàng hóa trực tiếp phục vụ cho mọi đối tượng, bao gồm các phương thức bán hàng sau:

 Phương thức bán lẻ:

Công ty thực hiện phương thức bán lẻ thông qua Hệ thống các Cửa hàng xăng dầu trực thuộc Công ty trên địa bàn thành phố và các huyện trong tỉnh Cao Bằng, các Cửa hàng xăng dầu đều được xây dựng, nâng cấp, cải tạo và trang bị đầy đủ thiết bị phục vụ cho việc đáp ứng nhu cầu về xăng dầu sáng, dầu mỡ nhờn cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu với số lượng ít, thường là để phục vụ cho sinh hoạt và sản xuất nhỏ, lẻ Ngoài ra, các Cửa hàng xăng dầu còn có dịch vụ cấp lẻ cho một số khách hàng lâu dài.Đối với phương thức bán lẻ tại các Cửa hàng xăng dầu, khi nhân viên bán hàng xuất hàng qua cột bơm giao cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu tại Cửa hàng và giá bán hiện ngay thời điểm đó thì hàng hóa được xác định là tiêu thụ

 Phương thức bán buôn (bán buôn trực tiếp, bán buôn cho đại lý):

Công ty thực hiện phương thức bán buôn cho các cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị sản xuất kinh doanh, đại lý trong địa bàn tỉnh Cao Bằng và các tỉnh lân cận Đối với phương thức bán buôn trực tiếp, Công ty thực hiện ký hợp đồng bán hàng với các tổ chức, cá nhân có nhu cầu mua hàng với số lượng lớn Theo hợp đồng bán hàng đã ký khi nào bên mua có nhu cầu sẽ lập kế hoạch đặt mua hàng gửi lên Công ty Công ty căn cứ theo nhu cầu của bên mua và xuất hàng thông qua bể chứa lượng hàng hóatại kho A của Công ty (bán buôn qua kho) hoặc các Cửa hàng bán lẻ trực thuộc sẽ tổ chức bán hàng theo lệnh của Công ty (bán buôn vận chuyển thẳng) giao cho bên mua Sau khi vận chuyển giao hàng hóa đến tại Kho của bên mua và xuất hóa đơn bán hàng thì quyền

sở hữu hàng hóa thuộc về bên mua và lúc này hàng hóa được xác định là tiêu thụ

b) Phương thức thanh toán:

Tùy theo phương thức bán hàng của Công ty Xăng Dầu Cao Bằng mà áp dụng phương thức thanh toán cũng khác nhau:

- Đối với phương thức bán lẻ, phương thức thanh toán của khách hàng là thanh toán

trực tiếp bằng tiền mặt cho nhân viên bán hàng theo giá bán lẻ niêm yết tại Cửa hàng ngaysau khi đã giao hàng xong Cuối mỗi ngày, các Cửa hàng trực thuộc sẽ nộp tiền vào Ngân hàng hoặc nộp lên Công ty

- Đối với phương thức bán buôn, phương thức thanh toán của khách hàng có thể là

thanh toán bằng tiền chuyển khoản qua Ngân hàng hoặc chấp nhận thanh toán sau cho Công ty theo thời hạn được ghi trong hợp đồng bán hàng đã ký Công ty chỉ bán chịu cho những đối tượng khách hàng thường xuyên, có uy tín đối với Công ty

2.1.1.4 Một số đặc điểm khác trong công tác tiêu thụ hàng hóa:

- Về quy định của ngành: Công ty thực hiện nhiệm vụ phân phối xăng dầu phải tuân

theo đúng Nghị định Số: 83/NĐ-CP của Chính phủ về kinh doanh xăng dầu

- Về quản lý hàng hóa: Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi tình

hình nhập – xuất – tồn và tiêu thụ hàng hóa của Công ty, đồng thời, có nhiệm vụ lập kế hoạch mua – bán – dự trữ, điều động hàng hóa từ Kho đến các Cửa hàng bán lẻ trực thuộc Là bộ phận đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho, lưu chuyển hàng hóa để đảm bảo an toàn phục vụ tốt cho mọi đối tượng tiêu dùng

- Về hóa đơn bán hàng: Hóa đơn GTGT do Công ty tự in theo Thông tư Số:

153/2010/TT-BTC ngày 28 tháng 09 năm 2010 quy định về hóa đơn bán hàng

- Về giá bán hàng hóa: Giá bán xăng dầu được thực hiện theo cơ chế thị trường, có

sự quản lý củaNhà nước Giá bán lẻ niêm yết tại các Cửa hàng trực thuộc Công ty do TậpĐoàn Xăng Dầu Việt Nam quyết định bằng văn bản theo quy định của Nhà nước về cơ chế điều hành giá bán, đối với giá bán buôn của Công ty thì sẽ có giá thấp hơn so với giá bán lẻ niêm yết theo điều kiện hợp đồng bán hàng đã ký

- Về các khoản thuế phải nộp khi tiêu thụ hàng hóa: Công ty phải nộp thuế GTGT

(10%) và thuế bảo vệ môi trường đối với kinh doanh mặt hàng xăng dầu theo quy định của Bộ Tài chính Ngoài ra, Công ty phải chịu phí xăng dầu trong kinh doanh xăng dầu

2.1.2 Chứng từ kế toán:

- Hóa đơn GTGT.

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

- Phiếu thu, Giấy báo Có, Giấy nộp tiền vào Ngân hàng…

- Bảng kê xuất bán hàng hóa dịch vụ, Bảng kê xuất khác hàng hóa.

- Bảng kê hao hụt hàng hóa.

- Các chứng từ kế toán khác có liên quan theo quy định.

2.1.3 Tài khoản sử dụng:

Để thuận tiện việc theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá trên toàn

hệ thống máy vi tính, Công ty Xăng Dầu Cao Bằng đã xây dựng hệ thống TK như sau:

 TK 511 “Doanh thu bán hàng và CCDV”: Nội dung phản ánh TK 511 như sau:

Bên nợ:

- Số thuế phải nộp (thuế BVMT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu) tính trên

doanh thu bán hàng thực tế của hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng và được xác định đã bán trong kỳ kế toán

- Số chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại kết

chuyển trừ vào doanh thu

- Kết chuyển số doanh thu thuần vào TK 911 để xác định kết quả.

Bên có: Doanh thu bán hàng hóa và CCDV của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ.

TK 511 cuối kỳ không có số dư và có hai TK cấp 2:

- TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa.

 TK 5111000000: Doanh thu bán hàng hóa: Phản ánh doanh thu tiêu thụ hàng hóa là xăng dầu, hóa dầu, gas và phụ kiện gas, hàng hóa khác trong kỳ kế toán

 TK 5111100000: Doanh thu bán hàng hóa_Thuế BVMT: Phản ánh số thuế BVMT phải nộp tính từ doanh thu tiêu thụ hàng hóa là xăng dầu trong kỳ kế toán

- TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ

 TK 5113000000: Doanh thu cung cấp dịch vụ: Phản ánh doanh thu cung cấp dịch vụ trong kỳ kế toán

 TK 632 “Giá vốn hàng bán”: Nội dung phản ánh TK 632 như sau:

Bên nợ:

- Trị giá vốn của hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ.

- Các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho.

- Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Bên có:

- Kết chuyển giá vốn của hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ để xác định kết quả.

- Trị giá hàng bán bị trả lại nhập kho.

- Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính.

TK 632 cuối kỳ không có số dư và có hai TK cấp 2:

- TK 6322: Các khoản hao hụt, mất mát hàng tồn kho

 TK 6322100000: Hao hụt hàng hóa: Phản ánh trị giá hao hụt của hàng hóa tiêu thụ khi vận chuyển (hoặc hao hụt định mức) trong kỳ kế toán

 TK 156 “Hàng hóa”: Tài khoản này có bốn TK cấp 2:

- TK 1561: Xăng dầu

 TK 1561100000: Hàng hóa_Xăng dầu_Nội địa

 TK 1561190000: Chênh lệch giá_Hàng hóa_Xăng dầu_Nội địa

- TK 1312: Phải thu cửa hàng.

 TK 1312000000: Phải thu cửa hàng trực thuộc

 TK 333 “Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước”: Tài khoản này có TK cấp 2:

- TK 3331: Thuế GTGT đầu ra

 TK 3331100000: VAT đầu ra

- Sổ sách kế toán khác có liên quan khác theo quy định.

2.1.5 Một số quy định trong kế toán tiêu thụ hàng hóa:

- Tổ chức thực hiện các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán tiêu thụ, lập sổ kế

toán, báo cáo liên quan do Kế toán hàng hóa trong Phòng Kế toán tài chính thực hiện.

- Phòng Kế toán tài chính có quan hệ mật thiết với Phòng Kinh doanh trong các

nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa với phương thức bán buôn và bán lẻ Cùng với nhiệm vụ quản lý hàng hóa, Phòng Kinh doanh thực hiện luân chuyển chứng từ liên quan đến bán hàng giữa các Cửa hàng trực thuộc và Văn phòng Công ty đảm bảo tất cả các chứng từ kế toán sẽ được tập trung đầy đủ tại Phòng Kế toán tài chính để phục vụ cho công tác kế toán Bên cạnh đó, khi Phòng Kinh doanh có nhu cầu thì Phòng Kế toán tài chính có tráchnhiệm cung cấp các báo cáo về tình hình kinh doanh của Công ty cho Phòng Kinh doanh

- Công tác hạch toán tiêu thụ trong các phương thức bán lẻ có sự quản lý và theo dõi

giữa Phần mềm Quản lý Cửa hàng xăng dầu Egas và Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp SAP – ERP Phần mềm Egas được thực hiện ở các Cửa hàng bán lẻ trực thuộc

Công ty có chức năng tích hợp các nghiệp vụ lên Hệ thống SAP – ERP qua mạng Internet.Từng nghiệp vụ, mã số và quy định về cách hạch toán trong công tác tiêu thụ hàng hóa đều đã được cài đặt đầy đủ trên Phần mềm Egas

- Xăng dầu là một mặt hàng đòi hỏi công tác lưu chuyển phải chặt chẽ, tuy nhiên,

không tránh khỏi hao hụt hàng hóa trong khi vận chuyển nên Phần mềm Egas sẽ có chức năng tính toán, kết nối từ các cột bơm cũng như xác định được lượng tiêu thụ và lượng hao hụt xăng dầu Công việc của kế toán là theo dõi các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa, đối chiếu dữ liệu trên Hệ thống SAP – ERP, Phần mềm Egas với các chứng từ gốc liên quan

- Trước đây, Công ty có xây dựng các mã TK chi tiết cho doanh thu bán hàng hóa,

giá vốn hàng hóa theo từng nhóm hàng hóa để theo dõi nhưng do Phần mềm kế toán mới cung cấp có những chức năng hiện đại nên Công ty sẽ không sử dụng mã TK chi tiết cho doanh thu bán hàng hóa, giá vốn hàng hóa theo từng nhóm hàng hóa mà xây dựng các mã

số đã được cài đặt thống nhất cho từng mặt hàng, từng nhóm hàng hóa, từng phương thức tiêu thụ để theo dõi trên Phần mềm

 Phương pháp xác định doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu:

- Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với

quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa được chuyển giao cho người mua

- Tại Công ty, khách hàng đều thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán nên hầu hết các

nghiệp vụ bán hàng được coi là tiêu thụ và ghi nhận doanh thu bán hàng chi tiết cho từng loại hàng hóa Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, vì vậy, doanh thu bán hàng của Công ty chính là toàn bộ số tiền bán hàng không bao gồm thuế GTGT

- Thuế bảo vệ môi trường phải nộp của Công ty sẽ được tính trên đơn giá và phản

ánh luôn vào doanh thu bán hàng theo quy định

- Công ty phải nộp thuế bảo vệ môi trường khi xuất bán hàng hóa là xăng dầu nên

thuế bảo vệ môi trường phải nộp sẽ được coi như một khoản giảm trừ doanh thu

cung cấp dịch vụ trường

 Phương pháp xác định giá vốn hàng bán:

Đối với hàng hóa là xăng dầu của Công ty được tính theo giá hạch toán (mức giá màCông ty xây dựng tại từng thời điểm) Đây là quy định chung của Tập Đoàn Xăng Dầu Việt Nam, do hoạt động nhập – xuất của hàng hóa xăng dầu diễn ra thường xuyên, và giá vốn hàng hóa liên tục có sự biến động Cuối kỳ, kế toán tiến hành tính toán và xác định sốchênh lệch giữa giá gốc và giá hạch toán để phân bổ cho từng loại hàng hóa xăng dầu xuấtbán ra trong kỳ (giá hạch toán riêng và luôn ở mức thấp hơn so với mức giá mua gốc)

- Chi phí thu mua hàng hoá tại Công ty chủ yếu là chi phí vận chuyển, nhưng sẽ

không được tính vào giá vốn hàng bán, do đặc điểm của ngành rất khó khăn trong việc tách rời các chi phí thu mua, chi phí quản lý, chi phí bán hàng, nên chi phí thu mua sẽ được tính vào chi phí bán hàng

- Ngoài ra, do trong quá trình lưu chuyển hàng hóa không tránh khỏi hao hụt, mất

mát xăng dầu nên Công ty tính phần hao hụt xăng dầu vào giá vốn hàng bán Để thuận tiện cho việc tính hao hụt, Tập Đoàn Xăng Dầu Việt Nam quy định tính lượng hao hụt theo lượng hàng bình quân nhập, xuất = (Lượng nhập mua + Lượng xuất bán) : 2 x Tỷ lệ

% hao hụt do Tập Đoàn giao Trên cơ sở định mức Tập Đoàn giao, Công ty định mức lại

tỷ lệ hao hụt cho các Cửa hàng và Kho của Công ty

Giá vốn hàng bán = Giá vốn hàng bán thực tế

Các khoản hao hụt,mất mát hàng tồn kho

Ví dụ về phương pháp tính giá vốn hàng bán theo giá hạch toán: Tại thời điểm

tháng 12/2014, giá hạch toán của Xăng RON 92 của Công ty quy định là 17.500 đồng/lít, giá gốc của Xăng RON 92 nhập từ Tập Đoàn Xăng Dầu Việt Nam là 17.520 đồng/lít Ngày 01/12/2014, khi xuất bán 1.814 lít xăng RON 92, kế toán phản ánh trị giá vốn của xăng RON 92 theo giá hạch toán là 17.500 đồng qua công thức sau:

92 xuất bán ra của Công ty trong tháng 12 là 1.995.000 lít

Cuối tháng 12, kế toán xác định phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của xăng RON 92 như sau:

Phần chênh lệch giữa giá gốc và

giá hạch toán (Xăng RON 92) = ( Giá thực tế - Giá hạch toán )

Sau đó, kế toán tiến hành phân bổ chênh lệch giá cho tổng số lượng xăng RON 92 xuất bán ra trong tháng 12 như sau:

Giá vốn hàng hóa chênh lệch

Như vậy, đối với các loại xăng dầu khác, kế toán tính toán phần chênh lệch giữa giá gốc và giá hạch toán để phân bổ cho từng loại hàng hóa xuất bán ra trong kỳ Cuối kỳ, kế toán xác định trị giá vốn thực tế của xăng RON 92 xuất bán ra trong kỳ như sau:

= 34.252.400.000 đồng

 Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp SAP – ERP là giải pháp toàn diện cho

ngành kinh doanh xăng dầu, nên trong Công ty, Phòng Kinh doanh theo dõi Phân hệ Kinhdoanh (mua hàng và bán hàng), còn Phòng Kế toán tài chính theo dõi Phân hệ Kế toán Tàichính (tiền, tài sản, công nợ phải thu, công nợ phải trả, sổ cái tổng hợp) trên Phần mềm Sau đây là một số nghiệp vụ tích hợp giữa Phần mềm Quản lý CHXD Egas và Phần mềm SAP – ERP đang triển khai tại Công ty Xăng Dầu Cao Bằng:

Bảng 2.1: Danh sách nghiệp vụ tích hợp chủ yếu giữa Phần mềm Egas và SAP

Hạch toán Nợ/Có Thông tin hạch toán

Xuất hóa đơn

632111 1561 Trị giá vốn xuất tiêu thụ

401 490 Hóa đơn chốt ca -

từng phần

1312

5111 3331 51111 33392

1312 Mã cửa hàng

5111 = Tiền hàng chưa thuế

3331 = Tiền thuế VAT

51111 = Tiền thuế môi trường

Xuất hóa đơn

632111 1561 Trị giá vốn xuất tiêu thụ

412 412 Bán công nợ chưa

hóa đơn

1312

5111 3331 51111 33392

1312 Mã cửa hàng

5111 = Tiền hàng chưa thuế

3331 = Tiền thuế VAT

51111 = Tiền thuế môi trường

33392 = Tiền phí, lệ phí khác

Xuất bán thanh

toán thẻ

Hạch toán Nợ/Có Thông tin hạch toán

Xuất hóa đơn

632111 1561 Trị giá vốn xuất tiêu thụ

407 407 Bán qua thẻ chưa

hóa đơn

1312

5111 3331 51111 33392

1312 Mã cửa hàng

5111 = Tiền hàng chưa thuế

3331 = Tiền thuế VAT

51111 = Tiền thuế môi trường

33392 = Tiền phí, lệ phí khác Đồng

thời 138899 1312 138899 Công nợ Pgbank

Xuất hao hụt

6322 1561 Trị giá xuất hao hụt

(Nguồn: Phòng Kế toán tài chính – Văn phòng Công ty)

2.1.6 Trình tự hạch toán tiêu thụ hàng hóa:

2.1.6.1 Hạch toán doanh thu bán hàng hóa:

Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng hóa của Công ty Xăng Dầu Cao Bằng thể hiện qua Sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.2: Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng hóa

Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, quý, nămĐối chiếu, kiểm tra

-Sổ chi tiết TK 511, 131 -Sổ CTKT TK 511, 131 -Sổ cái TK 511, 131

toán căn cứ vào Hóa đơn GTGT… hoặc Bảng kê xuất bán hàng hóa dịch vụ kèm Hóa đơnGTGT đã được kiểm tra, để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết

kế sẵn trên Phần mềm kế toán Theo quy trình của Phần mềm kế toán, các thông tin được

tự động nhập vào sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp (Sổ chi tiết TK, Sổ chứng từ

kế toán, Sổ cái tổng hợp TK 511, 131…)

(2) Cuối tháng (quý, năm), Kế toán thực hiện các thao tác cộng sổ (Sổ chứng từ kế toán, Sổ cái tổng hợp TK 511, 131…) trên Phần mềm kế toán Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Các số liệu trên sau khi kiểm tra thấy khớp đúng, Kế toán thực hiện các thao tác để lập BCTC theo quy định

Phương pháp hạch toán doanh thu bán hàng hóa:

- Kế toán Phòng Kế toán tài chính khi nhận hóa đơn bán hàng do Phòng Kinh doanh

chuyển sang sẽ không phải thực hiện thao tác hạch toán trên Phần mềm kế toán do

phương pháp hạch toán đã được cài đặt và tự động tích hợp các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa lên Phần mềm khi các Cửa hàng xăng dầu/ Phòng Kinh doanh lập Hóa đơn GTGT

- Các dữ liệu liên quan đến mọi nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa phát sinh sẽ được kế

toán cập nhật vào máy tính và tự động vào các sổ sách kế toán liên quan

- Khi hạch toán doanh thu bán hàng hóa, kế toán sẽ hạch toán qua TK 131 “Phải thu

của khách hàng” được chi tiết thành 2 tài khoản cấp hai: TK 1311 “Phải thu khách hàng”

và TK 1312 “Phải thu cửa hàng” cho dù khách hàng hoặc các Cửa hàng trực thuộc đã thanh toán, nộp tiền hoặc chưa thanh toán, nộp tiền cho Công ty Đây là quy định chung trong toàn ngành kinh doanh xăng dầu để làm cơ sở cập nhật dữ liệu vào máy vi tính

- Khi hàng hóa được xác định là tiêu thụ thì doanh thu bán hàng hóa được hạch toán

trên TK 5111 “Doanh thu bán hàng hóa” bao gồm: Tiền thuế môi trường và tiền hàng chưa thế GTGT

- Tổng tiền thanh toán hàng hóa của khách hàng được hạch toán trên TK 1311 “Phải

thu của khách hàng”, TK 1312 “Phải thu cửa hàng” sẽ bao gồm:

 Tiền hàng chưa thuế GTGT

 Tiền thuế GTGT

 Tiền thuế môi trường

- Trong đó, tiền thuế môi trường phải nộp sẽ được hạch toán luôn vào TK 5111

“Doanh thu bán hàng hóa” và có một tài khoản chi tiết cấp ba: TK 51111 “Doanh thu bán hàng hóa_Thuế bảo vệ môi trường”

a) Hạch toán doanh thu bán hàng hóa đối với phương thức bán lẻ:

 Quy trình luân chuyển chứng từ theo phương thức bán lẻ:

Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiêu thụ bán lẻ

-Cửa hàng

-Ghi chú: Trình tự luân chuyển CTKT, bảng kê giữa các đơn vị liên quan

Lập và căn cứ chứng từ kế toán, bảng kê

Giải thích sơ đồ:

Tại các Cửa hàng xăng dầu trực thuộc của Công ty:

- Các nghiệp vụ bán hàng phát sinh tại các Cửa hàng xăng dầu, khách hàng không

yêu cầu viết Hóa đơn GTGT do thường mua với số lượng ít và mục đích tiêu dùng cho sinh hoạt cá nhân, tiêu dùng hàng ngày hay sản xuất nhỏ, lẻ Nhưng nếu khách hàng có yêu cầu đối với Hoá đơn GTGT thì nhân viên bán hàng sẽ tiến hành xuất Hóa đơn GTGT

Phê duyệt đơn đặt hàng theo Lệnh điều động

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Thực hiện kế hoạchxuất hàng hóa từ Kho A

Nhập hàng hóaPXK kiêm vận

chuyển nội bộ

Tiêu thụ hàng hóaThu tiền bán hàng

Kiểm tra, đối chiếu

Sổ phụ kèm chứng từ do Ngân hàng gửi đến, Phiếu thu Kiểm tra lại chứng từ

Lưu trữ, bảo quản chứng từ Kết thúc

Biên bản giao nhận xăng dầu

cho khách hàng Cuối mỗi ca trực, nhân viên bán hàng tiến hành tính toán lượng hàng hóabán trong ca, tiến hành lập Hóa đơn GTGT một lần cho toàn bộ số hàng chưa được lập

- Vào cuối ngày, các Cửa hàng căn cứ vào số hoá đơn lập, xuất bán trong ngày, tiến

hành lập Bảng kê xuất bán HHDV theo ngày Sau đó, nhân viên bán hàng sẽ nộp tiền, Bảng kê xuất bán HHDV kèm Hóa đơn GTGT về Công ty để tiến hành tổng hợp số liệu Tại các Cửa hàng bán lẻ nằm trên địa bàn Thành phố Cao Bằng, thông thường, nhân viên bán hàng sẽ nộp tiền mặt trực tiếp vào Phòng Kế toán tài chính của Công ty Nhưng đối với một số Cửa hàng nằm ở các huyện, xã thì việc thanh toán thường được thực hiện thông qua hệ thống Ngân hàng Trong trường hợp nộp tiền vào Ngân hàng, định kỳ, Ngân hàng sẽ gửi Sổ phụ kèm Giấy nộp tiền vào Ngân hàng, Giấy báo Có cho Công ty

Tại Văn phòng Công ty:

- Căn cứ theo lệnh điều động hoặc nhu cầu bán hàng của các Cửa hàng bán lẻ xăng

dầu trực thuộc của Công ty, Phòng Kinh doanh lập PXK kiêm vận chuyển nội bộ chuyển xuống Kho A để Thủ kho xác nhận và xuất hàng hóa cho bộ phận vận chuyển giao hàng hóa kèm PXK kiêm vận chuyển nội bộ đến các Cửa hàng xăng dầu PXK kiêm vận

chuyển nội bộ chỉ phán ánh số lượng hàng hóa xuất ra và không hạch toán

- Phòng Kinh doanh có nhiệm vụ quản lý hàng hóa cũng như tổng hợp Bảng kê xuất

hàng hóa dịch vụ kèm Hóa đơn GTGT do các Cửa hàng bán lẻ xăng dầu trực thuộc

chuyển lên Khi các chứng từ bán hàng đã được kiểm tra, đầy đủ, Phòng Kinh doanh tiến hành cập nhật số liệu và lưu giữ Bảng kê xuất bán hàng hóa dịch vụ kèm Hóa đơn GTGT (Liên 1) rồi chuyển Bảng kê xuất bán hàng hóa dịch vụ kèm Hóa đơn GTGT (Liên 3) sang Phòng Kế toán tài chính để căn cứ cập nhật, theo dõi

 Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng hóa theo phương thức bán lẻ:

Công tác cập nhật dữ liệu đầu vào để hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa theophương thức bán lẻ của Công ty được thực hiện tại các Cửa hàng xăng dầu

Khi Cửa hàng xăng dầu phát hành Hóa đơn GTGT, nhân viên Cửa hàng cập nhật dữ liệu vào Phần mềm Egas, đây là dữ liệu đầu vào phục vụ khai thác thông tin quản trị cả Phân hệ Kinh doanh và Kế toán tài chính trong Công ty Các dữ liệu đầu vào này được truyền qua đường mạng thông tin lên hệ thống máy vi tính Văn phòng Công ty thông qua Phần mềm SAP, sau đó, sẽ tự động tích hợp nghiệp vụ và định khoản cho từng hoá đơn xuất trên Phần mềm

Trình tự hạch toán theo phương thức bán lẻ được thể hiện qua Ví dụ sau:

Tại các Cửa hàng xăng dầu trực thuộc Công ty:

Ngày 01/12/2014, Cửa hàng xăng dầu Số 7 tiến hành hoạt động bán xăng dầu và lập Hoá đơn GTGT cho khách hàng (nếu khách hàng yêu cầu) Đến cuối mỗi ca bán hàng, nhân viên Cửa hàng sẽ lập Bảng kê xuất bán HHDV kèm theo tất cả số Hóa đơn GTGT của hàng hóa xuất bán ra khi chốt ca trong ngày chuyển lên Văn phòng Công ty

Bảng kê xuất bán hàng hóa dịch vụ kèm Hóa đơn GTGT ngày 01/12/ 2014 được Cửa hàng xăng dầu Số 7 lập riêng theo một số phương thức tiêu thụ như sau:

Phương thức 1: Xuất hóa đơn thu tiền mặt và hóa đơn chốt ca – từng phần:

Đây là phương thức tiêu thụ bán lẻ chủ yếu tại các Cửa hàng xăng dầu Hàng ngày, nhân viên Cửa hàng xuất xăng dầu qua cột bơm giao cho khách hàng, thu ngay bằng tiền mặt và in Hóa đơn GTGT nếu khách hàng yêu cầu

Đến cuối ca bán hàng, nhân viên Cửa hàng sẽ chốt số máy trên cột bơm để xác định

số lượng hàng hóa bán ra, rồi trừ đi số lượng hàng hóa bán ra đã lập Hóa đơn GTGT trong

ca xác định số lượng còn lại chưa lập hóa đơn để tổng hợp lại lập Hóa đơn GTGT

Ví dụ: Số lượng hàng hóa bán ra chưa lập Hóa đơn GTGT ngày 01/12/2014 gồm:

- Bán lẻ Xăng RON 92 cho khách hàng thu ngay bằng tiền mặt, số lượng 1.814 lít

với đơn giá chưa thuế GTGT là 18.772,73 đồng (đơn giá gồm thuế BVMT 1.000 đồng)

- Bán lẻ DO 0,05S cho khách hàng thu ngay bằng tiền mặt số lượng 19 lít với đơn

giá chưa thuế GTGT là 17.290,91 đồng (đơn giá gồm thuế BVMT 500 đồng)

- Thuế GTGT của hai mặt hàng trên là 10%.

Cuối ca ngày 01/12/2014, Nhân viên Cửa hàng xăng dầu Số 7 lập Hóa đơn GTGT

Số 0078514 (Biểu 2.1) cho số lượng hàng hóa bán ra chưa lập hóa đơn trên

 Để lập Hóa đơn GTGT cho số lượng hàng hóa bán ra mà chưa lập hóa đơn trong

ca, nhân viên Cửa hàng đăng nhập tài khoản vào Phần mềm Egas

 Hình ảnh Phần mềm Egas của Công ty Xăng Dầu Cao Bằng:

 Nhân viên Cửa hàng tiến hành chốt ca của mình vào cuối ngày và thực hiện thao tác trên Phần mềm Egas để xác định số lượng hàng hóa bán ra chưa lập hóa đơn Sau đó, nhân viên Cửa hàng lập hóa đơn chốt ca (Hóa đơn chốt ca – từng phần) cho số lượng hànghóa bán ra chưa lập Hóa đơn GTGT trong ca ngày 01/12/2014

 Số lượng hàng hóa bán ra chưa lập hóa đơn trong ca ngày 01/12/2014 của Cửa hàng xăng dầu Số 7 trên Phần mềm Egas:

 Nhập thông tin để lập Hóa đơn GTGT Số 0078514 cho số lượng hàng hóa bán

ra chưa lập hóa đơn trong ca ngày 01/12/2014 của CHXD Số 7 trên Phần mềm Egas:

Khi lập HĐ chốt ca xong, nhân viên Cửa hàng lập Bảng kê xuất bán HHDV (Biểu 2.2) theo phương thức xuất hóa đơn thu tiền mặt và hóa đơn chốt ca – từng phần kèm theotất cả Hóa đơn GTGT (Biểu 2.1) mà khách hàng thanh toán bằng tiền mặt trong ngày 01/12/2014, được thể hiện qua Biểu sau:

Biểu 2.1: Hóa đơn GTGT Số 0078514

Biểu 2.2: Bảng kê xuất bán HHDV theo phương thức HĐ thu TM và HĐ chốt ca

 Theo Hóa đơn GTGT Số 0078514 (Biểu 2.1) ngày 01/12/2014 Ta có:

Doanh thu bán hàng = Tiền hàng + Thuế BVMT

= 1.814 lít x 18.772,73 + 19 x 17.290,91= 34.382.254 đồngTrong đó: Doanh thu của Xăng RON 92 là 34.053.727 đồng, Doanh thu của DO 0,05S là 328.527 đồng (Thuế BVMT = 1.814 x 1.000 + 19 x 500 = 1.823.500 đồng).Thuế GTGT phải nộp = 34.382.254 x 10% = 3.438.226 đồng

 Nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa bán lẻ được hạch toán tự động trên Phần mềm SAP với định khoản như sau:

Nợ TK 1312 – Phải thu cửa hàng: 37.820.480 (Tổng tiền thanh toán)

Có TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa: 34.382.254 (Tiền hàng + Phí MT)

Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra: 3.438.226

Phương thức 2: Bán công nợ kiêm xuất hóa đơn:

Các Cửa hàng xăng dầu chỉ được thực hiện bán lẻ công nợ cho khách hàng khi có Lệnh của Công ty hoặc hợp đồng bán hàng mà Công ty giao thực hiện Khách hàng mua hàng tại Cửa hàng thanh toán ngay cho Công ty bằng tiền chuyển khoản hoặc thanh toán trả chậm theo điều kiện trong hợp đồng bán hàng đã ký với Công ty

Ví dụ: Ngày 01/12/2014, nhân viên Cửa hàng bán Xăng RON 92 cho UBND Huyện

Thạch An (đơn vị đã thanh toán cho Công ty bằng tiền chuyển khoản), số lượng 59 lít với đơn giá chưa thuế GTGT là 18.772,73 đồng (đơn giá bao gồm thuế BVMT 1.000 đồng) Nhân viên Cửa hàng sẽ xuất xăng dầu qua cột bơm và nhập các thông tin liên quan đến nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa để lập Hóa đơn GTGT Số 0078509 (Biểu 2.3) giao cho khách hàng (UBND Huyện Thạch An)

 Lập Hóa đơn GTGT Số 0078509 cho UBND Huyện Thạch An trong ca ngày 01/12/2014 của Cửa hàng xăng dầu Số 7 trên Phần mềm Egas:

Đến cuối ca bán hàng, những Hóa đơn GTGT (Biểu 2.3) mà khách hàng thanh toán bằng tiền chuyển khoản hoặc thanh toán trả chậm sẽ được nhân viên Cửa hàng tổng hợp

để lập Bảng kê xuất bán HHDV (Biểu 2.4) theo phương thức bán công nợ kiêm xuất hóa đơn trong ngày 01/12/2014, được thể hiện qua Biểu sau:

Biểu 2.3: Hóa đơn GTGT Số 0078509

Biểu 2.4: Bảng kê xuất bán HHDV theo phương thức bán công nợ kiêm xuất HĐ

 Theo Hóa đơn GTGT Số 0078509 (Biểu 2.3) ngày 01/12/2014 Nghiệp vụ tiêu thụ

hàng hóa bán lẻ được hạch toán tự động trên Phần mềm SAP với định khoản như sau:

Nợ TK 1312 – Phải thu cửa hàng: 1.218.350

Có TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa: 1.107.591

Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra: 110.759

Theo quy định, các Cửa hàng xăng dầu phải lập Bảng kê xuất bán HHDV kèm Hóa đơn GTGT theo mỗi ngày/lần gửi lên Văn phòng Công ty để Phòng Kinh doanh đối chiếu dữ liệu trên Phần mềm Egas với chứng từ gốc của từng Cửa hàng sau đó chuyển sang Phòng Kế toán tài chính để cập nhật, theo dõi vào sổ sách kế toán.

 Hàng ngày, các Cửa hàng trưởng gửi Bảng kê xuất HHDV kèm Hóa đơn GTGT lên Văn Phòng Công ty Cuối tháng, các Cửa hàng trưởng tổng hợp tình hình bán hàng theo Bảng kê tổng hợp bán hàng cho Công ty để đối chiếu dữ liệu với sổ sách kế toán

 Bảng kê tổng hợp bán hàng tháng 12 của CHXD Số 7 trên Phần mềm Egas:

Tại Phòng Kinh doanh:

Hàng ngày, Phòng Kinh doanh sẽ tổng hợp toàn bộ Hóa đơn GTGT, Bảng kê xuất bán hàng hóa dịch vụ do Cửa hàng xăng dầu Số 7 gửi lên, tiến hành đối chiếu dữ liệu trên

Phần mềm Egas được truyền qua hệ thống mạng máy vi tính.

Ví dụ: Để kiểm tra Bảng kê xuất bán HHDV theo phương thức xuất hóa đơn thu

tiền mặt, hóa đơn chốt ca – từng phần ngày 01/12/2014, nhân viên Phòng Kinh doanh đăng nhập tài khoản vào Phần mềm Egas

Sau khi vào đúng mã 121 của Công ty, nhân viên Phòng Kinh doanh đối chiếu giữa Bảng kê xuất bán HHDV của CHXD Số 7 gửi lên với dữ liệu trên Phần mềm Egas theo

trình tự: Chọn Hàng hóa/“CHXD Số 7” (chọn mã 121007)/Bảng kê xuất bán HHDV

rồi Chọn ngày 01/12/2014 – Chọn phương thức 401 “Xuất HĐ thu tiền mặt”/490 “HĐ chốt ca – từng phần” – Chọn nhóm hàng hóa 11 “Xăng dầu sáng”

 Chọn phương thức tiêu thụ trên Phần mềm Egas:

 Bảng kê xuất bán HHDV theo phương thức xuất HĐ thu tiền mặt và HĐ chốt

ca – từng phần ngày 01/12/2014 của Cửa hàng xăng dầu Số 7 trên Phần mềm Egas:

Sau khi đối chiếu khớp đúng dữ liệu ngày 01/12/2014 trên Phần mềm Egas với Bảng

kê xuất bán HHDV kèm Hóa đơn GTGT theo từng phương thức tiêu thụ do CHXD Số 7 gửi lên, nhân viên Phòng Kinh doanh tổng hợp Bảng kê xuất bán HHDV kèm Hóa đơn GTGT của CHXD Số 7 cũng như của các CHXD khác đã được kiểm tra đầy đủ rồi

chuyển sang Phòng Kế toán tài chính để cập nhật, theo dõi

Tại Phòng Kế toán tài chính:

CHXD Số 7 cập nhật dữ liệu các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa theo từng Hóa đơn GTGT ngày 01/12/2014 vào Phần mềm Egas Khi Hóa đơn GTGT của các Cửa hàng xăng

dầu được lập cũng là lúc Phần mềm Egas tự động tích hợp các nghiệp vụ chuyển dữ liệu

lên sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp trên Phần mềm SAP qua mạng Internet

 Hàng ngày, kế toán Phòng Kế toán tài chính không phải thực hiện thao tác hạch toán tiêu thụ hàng hóa mà chỉ tiến hành cập nhật, theo dõi dữ liệu sổ kế toán chi tiết, sổ kếtoán tổng hợp trên Phần mềm SAP với Bảng kê xuất bán HHDV kèm Hóa đơn GTGT (Biểu 2.1 – 2.2 – 2.3 – 2.4) do Phòng Kinh doanh chuyển sang Sau đó, lưu trữ chứng từ

kế toán kèm Bảng kê xuất bán hàng HHDV để kiểm tra khi cần thiết

Như vậy, hàng ngày, khi nghiệp vụ bán lẻ cho khách hàng tại các CHXD được cập nhật trên Phần mềm SAP thì sẽ chuyển dữ liệu hạch toán đến Sổ chi tiết kế toán

TK 5111 (Biểu 2.5), Sổ chi tiết TK 1312 (Biểu 2.6) rồi vào Sổ chứng từ kế toán TK

511 (Biểu 2.7), Sổ cái tổng hợp TK 511 (Biểu 2.8) Cuối quý/năm, số liệu TK 511 trên

Sổ cái tổng hợp TK 511 sẽ được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả.

Kế toán hàng hóa tiến hành thực hiện các thao tác trên qua Phần mềm SAP như sau:

 Để vào Sổ chi tiết kế toán TK 5111, kế toán thực hiện thao tác theo trình tự: Chọn

Phân hệ Sổ cái tổng hợp/Sổ chi tiết kế toán rồi Chọn TK 5111 – Chọn mã 11 Nhóm

hàng hóa “Xăng dầu” – Chọn từ ngày 01/12/2014 đến 31/12/2014

 Mẫu Sổ chi tiết kế toán TK 5111 trên Phần mềm SAP:

 Để vào Sổ chi tiết công nợ phải thu của CHXD Số 7, kế toán thực hiện thao tác

theo trình tự: Chọn Phân hệ Công nợ phải thu/Sổ chi tiết công nợ phải thu rồi Chọn

TK 1312 – Chọn mã C12006 “CHXD Số 7” – Chọn từ ngày 01/12/2014 đến 31/12/2014

 Mẫu Sổ chi tiết công nợ phải thu của CHXD Số 7 trên Phần mềm SAP: