KỸ NĂNG BÁO CÁO ĐỐI VỚI NGƯỜI QUẢN LÝ

Để thăng tiến trong công ty bạn phải có kỹ năng báo cáo tốt. Đối với công ty Nhật người quản lý bao giờ cũng phải báo cáo. Tài liệu này chỉ cho các bạn hướng làm báo cáo, và những quy tắc làm báo cáo ngắn gọn và hiệu quả.

ĐỂ THÀNH CÔNG TRONG CÔNG TY

KỸ NĂNG HOURENSOU

• BÁO CÁO

• LIÊN LẠC

• BÀN BẠC

không chỉ là 1 phương pháp truyền thông liên lạc nội bộ trong công việc mà còn là 1

nét văn hóa đặc trưng của Nhật Bản

RÈN LUYỆN KỸ NĂNG ĐỂ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ, TRÔI CHẢY VÀ ĐƯỢC CẤP TRÊN TIN TƯỞNG

VÌ SAO QUAN TRỌNG?

TIẾN HÀNH CÔNG VIỆC

HOÀN THÀNH

LIÊN LẠC

BÀN BẠC

BÁO CÁO

BÁO CÁO

HOUkoku- BÁO CÁO

• BÁO CÁO KẾT QUẢ

Báo cáo những vấn đề liên quan đến các chỉ thị/ mệnh lệnh của cấp trên

• BÁO CÁO TIẾN ĐỘ

Báo cáo tình hình triển khai công việc

• BÁO CÁO ĐỊNH KỲ

Báo cáo với cấp trên và các bộ phận liên quan như là một sự chia sẻ thông tin định kỳ

• BÁO CÁO SỰ CỐ

Báo cáo khi một sự việc bất ngờ không dự đoán trước xảy ra

Luôn đặt mình vào vị trí của người khác để suy nghĩ khi báo cáo

Quan trọng

ĐỂ BÁO CÁO TỐT?

• Báo cáo chính xác, nhanh, kịp thời >>>5W2H, 3GEM

• Hiểu mục đích và vai trò của mình trong báo cáo

• Báo cáo dễ hiểu:

– Số hóa, ảnh hóa, đồ thị hóa

– Ngắn gọn

– Trọng tâm: Đưa ra kết luận trước

• Báo có thông tin xấu: ASAP

BÁO CÁO SỰ CỐ

• Báo cáo ASAP

• Nhận lỗi, báo cáo kết quả

trước

• Nêu nguyên nhân: Do tôi…

• Nêu giải pháp: Tôi sẽ…

CÁCH NHẬN CHỈ THỊ VÀ TIẾN HÀNH CÔNG VIỆC

• Luôn ghi chép

• Check point

• Hỏi lại ngay những điểm chưa rõ ràng và khúc mắc

• Đưa ra tiến độ thực hiện công việc

• Báo cáo tiến độ

• Suy nghĩ thật kỹ trước khi hỏi cấp trên >>> luôn sử dụng câu

hỏi Yes/No

• Lựa chọn thời điểm để hỏi: Mail trước cho cấp trên…

• Chuẩn bị nội dung trước khi hỏi: Gạch đầu dòng, ghi lại…

Công việc bắt đầu bằng việc nhận CHỈ THỊ và kết thúc bằng BÁO CÁO

ĐỪNG TRỞ THÀNH NGƯỜI LUÔN LUÔN ĐỢI CHỈ THỊ

HÃY CHỦ ĐỘNG!

LIÊN LẠC

• LIÊN LẠC ĐỊNH KỲ

– Việc liên lạc được thực hiện vào những thời điểm và thời gian xác định

– >>>>KHÔNG ĐƯỢC QUÊN

• LIÊN LẠC KHI CẦN THIẾT

– Liên lạc với cấp dưới, cấp trên và các thành viên về các vấn đề liên quan đến việc tiến hành công việc

– Liên lạc với khách hàng

– Liên lạc lại những tin nhắn nhận được

• LIÊN LẠC KHẨN CẤP

– Khi phát sinh sự cố

– Khi có phát sinh cách giải quyết khác với thông thường

Liên lạc là 1 trong những phương pháp chia sẻ thông tin, là yếu tố

cơ bản trong làm việc nhóm

RENraku- LIÊN LẠC

• Liên lạc chính xác

• Liên lạc cả những vấn đề nhỏ nhất

• Tìm hiểu lý do nguyên nhân của việc liên lạc

• Chú ý không để liên lạc bị thiếu sót

Liên lạc: Chuyển tải sự việc một cách nhanh chóng và chính xác

• Hãy bàn bạc ngay, khi:

– Khi bế tắc hoặc không hiểu hướng tiền hành công việc >>>không giữ nguyên những vấn đề mình chưa hiểu rõ

– Khi một mình không đánh giá được hết vấn đề

– Cần biết về cách xử lí lỗi hoặc sự cố

Bàn bạc là một trong những công cụ để giải quyết vấn đề

• Suy nghĩ trước phương hướng giải quyết theo cách riêng mình

• Đối với lỗi của bản thân và những sự việc xấu, không che giấu mà phải đem ra bàn bạc

TRÌNH BÀY Ý KIẾN MỘT CÁCH THUYẾT PHỤC

• Phương pháp liệt kê

PHƯƠNG PHÁP LIỆT KÊ

• Liệt kê gạch đầu dòng các nội dung định truyền đạt

• Kiểm tra thông tin bằng 5W2h

• Các mục liên quan đến nhau thì ghép chung lại và sau đó thiết lập ưu tiên Những mục cảm thấy không cần thiết thì bỏ đi

• Nắm các điểm chính trong từng mục và sau đó viết ngắn gọn lại

PHƯƠNG PHÁP WHOLE- PART

PHƯƠNG PHÁP PREP

Point: Điểm quan trọng, kết luận, nhấn

mạnh Reason:Giải thích lí do liên quan

Example: Bổ sung lí do bằng dữ liệu, con số các trường hợp đã xảy ra trong quá khứ Point: Kết luận, tóm tắt điều muốn nói

P

R

E

P

• Truyền đạt được tất cả không phải là việc quan trọng mà quan trọng là: ĐIỂM CHÍNH

• Cách nêu điểm chính:

– Liệt kê các nội dung muốn trao đổi

– Nếu có nhiều thì sắp xếp ưu tiên

– Chọn ra “điểm chính”- điều muốn truyền đạt nhất

– Suy nghĩ về thứ tự câu chuyện

Nếu ñi từ kết luận thì là…….

Điều tôi muốn bàn bạc xin ý kiến là…

Kết quả của buổi họp lần trước là…….

Bắt ñầu bằng

Cụm từ…

• Số liệu, dữ liệu cụ thể

• Ví dụ, trường hợp trong quá khứ

• Trong ví dụ, quan trọng là giúp người nghe trải nghiệm và hiểu vấn đề

TÓM TẮT

• Lặp lại những điểm chính, tóm tắt lại câu chuyện

• Điều quan trọng nhất là người đối diện nắm được vấn đề quan trọng nhất mà bạn

muốn trình bày

• Việc lặp lại sẽ giúp họ nhớ được những điểm chính

• Ngoài ra nó còn giúp xác nhận lại người đối diện có hiểu được vấn đề mình muốn

truyền đạt chưa

Việc bạn “có ý ñịnh nói như

thế…” không có ý nghĩa gì cả

Vấn ñề là người nghe ñã hiểu như thế nào…

TÓM TẮT

• HOURENSOU

• ĐỂ BÁO CÁO TỐT

• BÁO CÁO SỰ CỐ

• CÁCH NHẬN CHỈ THỊ VÀ TIẾN HÀNH CÔNG VIỆC

• TRÌNH BÀY Ý KIẾN 1 CÁCH THUYẾT PHỤC