THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA VIỆN NGHIÊN CỨU QUẢN LÝ KINH TẾ TRUNG ƯƠNG

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN NGHIÊN CỨU QUẢN LÝ KINH TẾ TRUNG ƯƠNG 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện: 3 1.1.1. Lịch sử hình thành: 3 1.1.2. Vị trí và chức năng 3 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn 4 1.1.4. Cơ cấu tổ chức 5 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư Lưu trữ của Viện: 6 1.2.1. Chức năng 6 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 6 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA VIỆN NGHIÊN CỨU QUẢN LÝ KINH TẾ TRUNG ƯƠNG 8 2.1. Hoạt động quản lý 8 2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ 8 2.1.2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức: 9 2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong hoạt dộng lưu trữ của cơ quan tổ chức 9 2.1.4. Đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư lưu trữ 9 2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan, tổ chức 9 2.1.6. Hợp tác quốc tế về văn thư lưu trữ: hiện chưa có 9 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 9 2.2.1. Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 9 2.2.1.1. Quản lý văn bản đi 10 2.2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến 13 2.2.1.3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 16 2.2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 17 2.2.2.1. Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ của Viện 17 2.2.2.2. Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ của Viện 17 2.2.2.3. Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ Viện 17 2.2.2.4. Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ 18 2.2.3.Xác định giá trị tài liệu 18 2.2.3.1. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ Viện 18 2.2.3.2. Xử lý tài liệu loại 18 2.2.4. Chỉnh lý tài liệu 18 2.2.4.1. Phương án phân loại tài liệu được Viện áp dụng 18 2.2.4.2. Quy trình chỉnh lý tài liệu được Viện áp dụng 19 2.2.5. Thống kê, xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 21 2.2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ 22 2.2.6.1. Kho lưu trữ 22 2.2.6.2. Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan. 22 2.2.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 22 2.2.7.1. Tiếp nhận nhu cầu khai thác của các đơn vị, cá nhân 22 2.2.7.2. Xem xét, tổ chức khai thác văn bản 22 2.2.7.3. Trình Lãnh đạo Văn phòng 22 2.2.7.4. Phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu và cập nhật sổ khai thác 23 CHƯƠNG 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI VIỆN NGHIÊN CỨU QUẢN LÝ KINH TẾ TRUNG ƯƠNG VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 24 3.1. Tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 24 3.1.1. Nhiệm vụ được giao 24 3.1.2. Kết quả đạt được 24 3.2. Nhận xét, đánh giá: 25 3.3. Đề xuất giải pháp, khuyến nghị: 25 3.3.1. Đối với Viện Nghiên cứu Quản lý Kinh tế Trung ương 25 3.3.2. Đối với bộ môn Văn thư – Lưu trữ của khoa, trường 26 KẾT LUẬN 27 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN NGHIÊN CỨU QUẢN LÝ KINH TẾ TRUNG ƯƠNG 3

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện: 3

1.1.1 Lịch sử hình thành: 3

1.1.2 Vị trí và chức năng 3

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 4

1.1.4 Cơ cấu tổ chức 5

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư Lưu trữ của Viện: 6

1.2.1 Chức năng 6

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 6

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA VIỆN NGHIÊN CỨU QUẢN LÝ KINH TẾ TRUNG ƯƠNG 8

2.1 Hoạt động quản lý 8

2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ 8

2.1.2 Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức: 9

2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong hoạt dộng lưu trữ của cơ quan tổ chức 9

2.1.4 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư lưu trữ 9

2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan, tổ chức 9

2.1.6 Hợp tác quốc tế về văn thư lưu trữ: hiện chưa có 9

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 9

2.2.1 Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 9

2.2.1.1 Quản lý văn bản đi 10

2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến 13

2.2.1.3 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 16

2.2.2 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 17

2.2.2.1 Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ của Viện 17

2.2.2.2 Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ của Viện 17

2.2.2.3 Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ Viện 17

2.2.2.4 Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ 18

2.2.3.Xác định giá trị tài liệu 18

2.2.3.1 Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ Viện 18

2.2.3.2 Xử lý tài liệu loại 18

2.2.4 Chỉnh lý tài liệu 18

2.2.4.1 Phương án phân loại tài liệu được Viện áp dụng 18

2.2.4.2 Quy trình chỉnh lý tài liệu được Viện áp dụng 19

2.2.5 Thống kê, xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 21

2.2.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ 22

2.2.6.1 Kho lưu trữ 22

2.2.6.2 Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan 22

2.2.7 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 22

2.2.7.1 Tiếp nhận nhu cầu khai thác của các đơn vị, cá nhân 22

2.2.7.2 Xem xét, tổ chức khai thác văn bản 22

2.2.7.3 Trình Lãnh đạo Văn phòng 22

2.2.7.4 Phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu và cập nhật sổ khai thác 23

CHƯƠNG 3 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI VIỆN NGHIÊN CỨU QUẢN LÝ KINH TẾ TRUNG ƯƠNG VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 24

3.1 Tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 24

3.1.1 Nhiệm vụ được giao 24

3.1.2 Kết quả đạt được 24

3.2 Nhận xét, đánh giá: 25

3.3 Đề xuất giải pháp, khuyến nghị: 25

3.3.1 Đối với Viện Nghiên cứu Quản lý Kinh tế Trung ương 25

3.3.2 Đối với bộ môn Văn thư – Lưu trữ của khoa, trường 26

KẾT LUẬN 27 PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Như chúng ta đều biết, công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhànước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tớiviệc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tàiliệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử vàcác nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Công tác lưu trữ

ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tàiliệu để phục vụ xã hội Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ chức ở tất cả các quốcgia trên thế giới và là một trong những hoạt động được các nhà nước quan tâm

Là một sinh viên Trường Đại học Nội Vụ Hà nội với chuyên ngành Lưutrữ học, em đã được các thầy cô giảng dạy, đồng thời qua tìm hiểu phần nào đãbiết được những đặc điểm, hoạt động của công tác lưu trữ Nhằm trang bị chosinh viên thêm những kiến thức và kĩ năng ngành nghề, Trường Đại học Nội Vụ

Hà Nội đã tổ chức một đợt thực tập cho sinh viên tại các cơ quan, đơn vị nhằmnâng cao trình độ hiểu biết cũng như đi gần hơn với thực tế và rèn luyện thêm ýthức làm việc Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành”

Được sự đồng ý của Lãnh đạo Viện Nghiên cứu Quản lý Kinh tế Trungương, em được tiếp nhận về Phòng Hành chính để giúp các cán bộ văn phòngthực hiện các nghiệp vụ đã được đào tạo và một số công việc khác dưới sựhướng dẫn của các cán bộ chuyên viên trong Viện Đây thực sự là môi trườngthuận lợi cho em tiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ hơn về công tác Lưu trữ.Với những kiến thức lý luận được trang bị, tích lũy trong thời gian học tập ởtrường, đồng thời với quá trình tự học và trực tiếp được thực hiện các công việcthực tế ở nơi thực tập, em nhận thức được rõ vai trò, nhiệm vụ của công tác Lưutrữ trong cuộc sống cũng như trong các cơ quan, từ đó rèn luyện sự năng động,nhiệt tình, tỉ mỉ, lòng say mê với nghề nghiệp của một cán bộ lưu trữ

Trong thời gian thực tập 2 tháng (từ ngày 10/1 đến ngày 10/3/2017) tạiViện Nghiên cứu Quản lý Kinh tế Trung ương, em đã nhận được sự hướng dẫncủa các nhân viên, cán bộ, chuyên viên trong Viện cũng như sự chỉ bảo tận tình

và được ở trong môi trường làm việc thân thiện của các chuyên viên trực tiếp

hướng dẫn thực tập đã tạo điều kiện giúp em hoàn thành đợt thực tập này.

Do thời gian, trình độ vốn kiến thức và kinh nghiệm còn có những hạnchế nhất định, vì vậy báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót, chưakhách quan trong nhận định, đánh giá cũng như đưa ra đề xuất, giải pháp Vìvậy, em rất mong nhận được sự thông cảm và những ý kiến đóng góp quý báucủa các cán bộ trong Viện Nghiên cứu Quản lý Kinh tế Trung ương; các giảngviên trong khoa Văn thư - Lưu trữ để bài cáo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN NGHIÊN CỨU QUẢN LÝ KINH TẾ

TRUNG ƯƠNG 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện:

Ngày 17/4/1978, Ủy ban Thường vụ Quốc hội đã ban hành Quyết nghị số215-NQ/QHK6 phê chuẩn việc thành lập Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế, cơquan ngang Bộ của Hội đồng Chính phủ và trên cơ sở đó Hội đồng Chính phủ

đã ban hành Nghị định số 111 – CP ngày 18/5/1978 quy định nhiệm vụ, quyềnhạn và tổ chức của Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế

Năm 1992, Chính phủ ban hành Nghị định số 07-CP ngày 27/10/1992giao Uỷ ban Kế hoạch Nhà nước (nay là Bộ Kế hoạch và Đầu tư) phụ trách ViệnNghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương

Kể từ khi thành lập, mặc dù có nhiều thay đổi về cơ quan quản lý cấp trênnhưng chức năng và vai trò cơ bản của Viện không thay đổi, Viện luôn là cơquan nghiên cứu xây dựng và phát triển khoa học quản lý kinh tế ở Việt Nam, đềxuất các chính sách đổi mới cơ chế quản lý kinh tế phù hợp với yêu cầu thựctiễn của tình hình kinh tế - xã hội của từng giai đoạn phát triển của đất nước, là

cơ quan tư vấn kinh tế quan trọng và tin cậy của Đảng, Nhà nước và Chính phủ;đồng thời được bạn bè và các tổ chức quốc tế đánh giá cao trong nghiên cứukhoa học ở trong nước và quốc tế

1.1.2 Vị trí và chức năng

Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương là tổ chức sự nghiệp khoahọc cấp quốc gia trực thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư, thực hiện chức năng nghiên

cứu và đề xuất về cơ chế, chính sách quản lý kinh tế, phát triển môi trường kinhdoanh; cung ứng dịch vụ công trong các lĩnh vực nghiên cứu khoa học, đào tạo,bồi dưỡng cán bộ quản lý kinh tế và thực hiện hoạt động tư vấn theo quy địnhcủa pháp luật.

Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương có tư cách pháp nhân, condấu, tài khoản riêng và trụ sở tại thành phố Hà nội; kinh phí hoạt động do ngânsách nhà nước cấp

- Nghiên cứu, tham giá ý kiến về cơ chế, chính sách quản lý kinh tế do các

cơ quan, tổ chức khác soạn thảo

- Xây dựng hệ thống thông tin về quản lý kinh tế và cung cấp cho cơquan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật

- Thực hiện cung ứng dịch vụ công

+ Triển khai các chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học về quản lý kinh

tế, phát triển môi trường kinh doanh và lĩnh vực khoa học có liên quan khác theoquy định của pháp luật;

+ Đào tạo tiến sĩ và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ chuyên ngành quản lý kinh

tế theo quy định của pháp luật;

+ Thực hiện hoạt động tư vấn về quản lý kinh tế, phát triển môi trườngkinh doanh;

+ Biên soạn và xuất bản các ấn phẩm, công trình nghiên cứu khoa học, tàiliệu nghiên cứu về quản lý kinh tế, phát triển môi trường kinh doanh theo quyđịnh của pháp luật;

+ Hỗ trợ hoạt động của Câu lạc bộ doanh nghiệp nhà nước, hợp tác vớicâu lạc bộ doanh nghiệp thuộc thành phần kinh tế khác

- Thực hiện hợp tác quốc tế trong quản lý kinh tế theo phân công của Bộtrưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư

- Quản lý tổ chức bộ máy, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động

và tài chính, tài sản được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộtrưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư

- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch vàĐầu tư giao và theo quy định của pháp luật

1.1.4 Cơ cấu tổ chức

1 Ban Thể chế kinh tế;

2 Ban Chính sách kinh tế vĩ mô;

3 Ban Môi trường kinh doanh và năng lực cạnh tranh;

4 Ban Chính sách dịch vụ công;

5 Ban Cải cách và phát triển doanh nghiệp;

6 Ban Chính sách phát triển nông thôn;

7 Ban Chính sách đầu tư;

8 Văn phòng;

9 Trung tâm Tư vấn quản lý và Đào tạo;

10 Trung tâm Thông tin Tư liệu;

11 Tạp chí Quản lý kinh tế

- Qua 35 năm thành lập và trưởng thành, khi mới thành lập chỉ có 22 cánbộ, đến nay (tính đến ngày 7/5/2015) Viện đã có một đội ngũ cán bộ gần 100người, trong đó 92% số lượng cán bộ có trình độ từ đại học trở lên, trong đó có

2 Phó Giáo sư, 15 tiến sĩ, 40 thạc sĩ và 31 trình độ đại học

- Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương có Viện trưởng và khôngquá 03 Phó Viện trưởng.

- Viện trưởng và các Phó Viện trưởng do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu

tư bổ nhiệm, miễn nhiệm và cách chức theo quy định của pháp luật

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư Lưu trữ của Viện:

1.2.1 Chức năng

Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng và có chức năng giúp ChánhVăn phòng tham mưu cho Viện trưởng quản lý và tổ chức thực hiện công tácvăn thư, lưu trữ của Viện

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

- Căn cứ quy định của pháp luật, giúp Chánh Văn phòng Viện xây dựng

các văn bản của Viện hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác vănthư, lưu trữ;

- Giúp Chánh Văn phòng Viện xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn,hàng năm trình Lãnh đạo Viện phê duyệt để tổ chức thực hiện và kiểm tra việcthực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan,

tổ chức trực thuộc Viện;

- Giúp Chánh Văn phòng Viện xây dựng kế hoạch trình Lãnh đạo Việnphê duyệt để chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vàocông tác văn thư, lưu trữ; phối hợp với cơ quan, tổ chức trực thuộc Viện và các

cơ quan hữu quan hàng năm tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên mônvăn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức;

- Giúp Chánh Văn phòng Viện phối hợp với Thanh tra Viện, Bộ trongviệc giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư,lưu trữ;

- Thực hiện thống kê về văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan theo quy định tạiKhoản 2 Điều 29 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chínhphủ về công tác văn thư;

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành cơ quan Bộ;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết và quản lý công tác thi đua, khen thưởng tronghoạt động văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi của Bộ;

- Thực hiện một số dịch vụ công về công tác lưu trữ theo quy định củapháp luật

- Cán bộ, công chức, viên chức của Phòng Văn thư - Lưu trữ phải có đủtiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định củaPháp luật, kiêm nhiệm cả công tác Văn thư và Lưu trữ

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA VIỆN NGHIÊN CỨU

QUẢN LÝ KINH TẾ TRUNG ƯƠNG

2.1 Hoạt động quản lý

2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ

Qua quá trình thực tập, khảo sát tình hình công tác văn thư, lưu trữ chothấy cán bộ văn thư - lưu trữ thực hiện theo những văn bản do các cơ quan như :Chính Phủ, Bộ Nội Vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành, chỉ đạo

và hướng dẫn các nghiệp vụ Cụ thể là các văn bản được quy định như:

+ Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội về lưutrữ (11/11/2011)

+ Nghị định 09/2010/NĐ – CP ngày 08/02/2010 của chính phủ về sửa đổi

bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ – CP về công tác Văn thư

+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ vềHướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

+ Nghị định 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 của chính phủ về quản lý

và sử dụng con dấu

+ Công văn 425/ VTLTNN – NVTƯ ngày 18/7/2005 hướng dẫn quản lý

và giải quyết văn bản đi, văn bản đến

+Thông tư số 04/2013/TT- BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội Vụ hướngdẫn xây dựng quy chế công tác văn thư- lưu trữ của các cơ quan tổ chức

+Thông tư 07/2012/TT- BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ hướng dẫnquản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Ngoài ra Viện còn soạn thảo một số văn bản hướng dẫn về công tác vănthư, lưu trữ dành riêng cho Viện để phù hợp với tính chất công việc như:

+ Quy trình tiếp nhận, xử lý công văn đi và đến ban hành ngày26/12/2011

+ Quy trình kiểm soát hồ sơ ban hành ngày 26/12/2011

+ Quy trình kiểm soát tài liệu ban hành ngày 26/12/2011

+ Sổ tay chất lượng ban hành ngày 26/12/2011

2.1.2 Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức:

Mặc dù qua nhiều lần đổi tên và cơ quan quản lý cấp trên nhưng chứcnăng và vai trò cơ bản của Viện không thay đổi Viện là tổ chức sự nghiệp khoahọc cấp quốc gia trực thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư, hầu như tài liệu được lưutrữ tại viện theo phương án thời gian – cơ cấu tổ chức và nộp lưu một số đề án,báo cáo theo yêu cầu vào lưu trữ lịch sử

2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong hoạt dộng lưu trữ của cơ quan tổ chức

Công tác văn thư lưu trữ của Viện đều được áp dụng theo ISO 9001:2011.Nghiên cứu, soạn thảo ban hành các văn bản nội bộ phục vụ thực hiện công tácvăn thư lưu trữ

2.1.4 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư lưu trữ

- Bộ Kế hoạch và Đầu tư tổ chức hàng năm các khóa bồi dưỡng hàngnăm

- Tổ chức thi đua, khen thưởng dựa trên báo cáo và thực tế làm việc củacán bộ

2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan, tổ chức

- Tổ chức kiểm tra, yêu cầu viết báo cáo hàng tháng tình hình công tácvăn thư – lưu trữ

- Kiểm tra phòng kho làm việc, lưu trữ thường xuyên

2.1.6 Hợp tác quốc tế về văn thư lưu trữ: hiện chưa có

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Văn phòng (Văn thư) là đơn vị giúp Lãnh đạo Viện Nghiên cứu quản lý

kinh tế Trung ương tổ chức thực hiện quy trình xử lý công văn đi và đến

Giải thích thuật ngữ:

- Các đơn vị: Là các Ban, Trung tâm, Văn phòng của Viện Nghiên cứu

quản lý kinh tế Trung ương;

- Chuyên viên thụ lý: Là chuyên viên/nghiên cứu viên của các đơn vị

được Lãnh đạo đơn vị phân công xử lý công văn hoặc công việc cụ thể;

- Văn thư Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương: Là bộ phận Văn

thư thuộc Văn phòng Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương;

- Văn thư đơn vị: Là chuyên viên/nghiên cứu viên được giao kiêm nhiệm

làm văn thư của từng đơn vị

2.2.1.1 Quản lý văn bản đi

* Quy trình xử lý công văn đi

B1: Chuyên viên/ nghiên cứu viên được phân công tiếp nhận yêu cầu sau

đó nghiên cứu và soạn thảo văn bản đi

B2: Lãnh đạo đơn vị duyệt và trình công văn lên cấp trên

B3: Lãnh đạo văn phòng xem xét, kiểm tra

B4: Lãnh đạo Viện Duyệt và ký công văn

B5: Phòng Hành chính – Nhân sự ban hành và phát hành công văn

B6: Chuyên viên/ nghiên cứu viên được phân công giải quyết công việcthực hiện lưu hồ sơ công việc

 Tiếp nhận yêu cầu

Chuyên viên/nghiên cứu viên được phân công giải quyết công việc tiếpnhận yêu cầu của lãnh đạp Viện, Lãnh đạo đơn vị và mở hồ sơ công việc Hồ sơcông việc là toàn bộ những văn bản, tài liệu phản ánh quá trình giải quyết côngviệc Bao gồm văn bản giao việc của cấp có thẩm quyền và các tài liệu liên quangửi đến Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương; các bản dự thảo do đơnvị/các đơn vị được phân công thực hiện trong quá trình chuẩn bị và văn bản cuốicùng hoàn thành công việc đó, được Lãnh đạo Viện phê duyệt và gửi đi theo yêucầu

 Nghiên cứu và soạn thảo công văn đi

Chuyên viên/nghiên cứu viên được phân công thực hiện các công việcsau:

+ Nghiên cứu tài liệu liên quan đến vụ việc cần giải quyết (Văn bản quyphạm pháp luật của Nhà nước, của Viện, các báo cáo, văn bản liên quankhác );

+ Soạn thảo công văn trên máy tính theo các quy định về thể thức vănbản Văn bản dự thảo phải dễ đọc, rõ ràng, nội dung giải quyết theo đúng quyđịnh pháp luật hiện hành;

Chuẩn bị Phiếu trình giải quyết công việc

 Duyệt công văn và ký trình

Đối với các công văn đơn vị ký ban hành, Lãnh đạo đơn vị kiểm tra vềnội dung và thể thức trước khi ký, sau đó văn thư đơn vị chuyển về PhòngHành chính - Nhân sự làm thủ tục ban hành;

Đối với các văn bản trình lãnh đạo Viện ký, Lãnh đạo đơn vị ghi ý kiến

và ký vào Phiếu trình giải quyết công việc của Viện, văn thư đơn vị hoặcchuyên viên thụ lý chuyển cho Phòng Hành chính - Nhân sự kiểm tra về thểthức/nội dung văn bản trước khi trình lãnh đạo Viện ký

 Kiểm tra hồ sơ công văn trình

Phòng Hành chính - Nhân sự kiểm tra hồ sơ trình ký, gồm:

+ Phiếu trình giải quyết công việc;

+ Dự thảo văn bản đi;

 Các văn bản liên quan;

Trong trường hợp dự thảo công văn có sai sót về thể thức hoặc nội dung,

Phòng Hành chính - Nhân sự gửi lại đơn vị để chỉnh, sửa;

Đối với công văn đạt yêu cầu, Lãnh đạo đơn vị ký nháy khoá đuôi trướckhi trình lãnh đạo Viện ký;

Phòng Hành chính - Nhân sự trình lãnh đạo Văn phòng xem xét, kiểm tra

và ký duyệt vào phiếu trình, chỉ trình lãnh đạo Viện khi hồ sơ đã hoàn chỉnh

 Ký công văn

Đối với công văn đạt yêu cầu, lãnh đạo Viện ký vào Phiếu trình giảiquyết công việc và ký vào công văn đi Đối với các công văn chưa đạt yêu cầu,trả lại chuyên viên thụ lý tiếp tục chỉnh, sửa và lặp lại các bước từ B1

 Ban hành công văn

Lãnh đạo Viện chuyển lại Phòng Hành chính - Nhân sự hồ sơ trình kýsau khi xem xét và có ý kiến để Văn thư thông báo lại chuyên viên thụ lý Đốivới các công văn lãnh đạo Viện đã ký, Phòng Hành chính - Nhân sự làm cácthủ tục ban hành văn bản: Vào sổ đăng ký công văn đi, ghi số và ký hiệu,photocopy số bản cần thiết; đóng dấu, giao Phòng Hành chính - Nhân sự pháthành, chuyên viên thụ lý hồ sơ nhận lại 01 bản chính, các tài liệu liên quan đểlưu vào hồ sơ công việc

 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

+ Lưu 01 bản gốc tại Phòng Hành chính - Nhân sự (bản có chữ ký tươi)

và Phiếu trình giải quyết công việc;

+ Chuyển chuyên viên thụ lý 01 bản công văn chính để lưu tại đơn vịsoạn thảo

+ Phòng Hành chính - Nhân sự phát hành, chuyển văn bản cần gửi đi chocác đơn vị thuộc Viện và các cơ quan

+ Phòng Hành chính - Nhân sự cho vào phong bì và ghi tên cơ quan, địachỉ nơi nhận công văn đi, ghi vào sổ công văn phát hành để theo dõi tình hìnhgửi công văn, tài liệu gửi đi qua phòng Văn thư Bộ và theo đường bưu điện;

+ Phòng Hành chính - Nhân sự đến Bưu điện gửi số phong bì công văn

để nhân viên bưu điện phát chuyển đến địa chỉ “Nơi nhận’’

+ Phòng Hành chính - Nhân sự phát hành văn bản chuyển trực tiếpnhững công văn khẩn cấp theo yêu cầu của Lãnh đạo Viện, Lãnh đạo Vănphòng

+ Phòng Hành chính - Nhân sự nhập dữ liệu công văn đi vào hệ thốngquản lý văn bản đi của Viện

- Lưu văn bản đi:

+ Phòng Hành chính - Nhân sự lưu bản gốc của văn bản đi và Phiếu trìnhgiải quyết công việc (có chữ ký của Lãnh đạo đơn vị và lãnh đạo Viện);

+ Chuyên viên được phân công giải quyết lưu vào Hồ sơ công việc: lưubản thảo, các bản sửa (có ý kiến của Lãnh đạo các đơn vị và lãnh đạo Viện) 01bản chính văn bản đi và những văn bản liên quan trong quá trình xử lý côngviệc;

+ Hồ sơ được lưu giữ tại đơn vị soạn thảo 01 năm, sau thời hạn đó phảinộp vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Viện có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp

vụ và đôn đốc các đơn vị thực hiện nộp lưu trữ các hồ sơ, tài liệu theo quy địnhcủa Nhà nước và của Viện

2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến

 Quy trình xử lý công văn đến

B1: Văn thư của Viện tiếp nhận công văn đến

B2: Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự phân loại và xem xét sơ bộcông văn

B3: Lãnh đạo Văn phòng Viện xem xét và xử lý

B4: Lãnh đạo Viện chỉ đạo, phân công giải quyết

B5: Văn thư Viện lưu ý kiến chỉ đạo, theo dõi và chuyển công văn

B6: Lãnh đạo các đơn vị tiếp nhận, phân công xử lý công văn

B7: Chuyên viên/ nghiên cứu viên được phân công xử lý công văn và lập

hồ sơ công việc

* Mô tả qúa trình xử lý văn bản đến

- Tiếp nhận công văn đến

+ Chuyên viên Phòng Hành chính – Nhân sự Viện Nghiên cứu quản lýkinh tế Trung ương tiếp nhận và làm thủ tục tiếp nhận văn bản đến như sau:

+ Phân loại theo đơn vị gửi; khối cơ quan gửi; mức độ khẩn, hỏa tốc,mật…;

+ Đóng dấu “công văn đến” vào khoảng trống dưới mục trích yếu hoặckhoảng trống trên đầu văn bản, ghi số thứ tự công văn đến và ngày đến ViệnNghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương vào dấu “công văn đến”;

+ Nhập vào sổ quản lý công văn: Số đến, ngày nhận, số và ký hiệu côngvăn, ngày công văn, cơ quan gửi, khối cơ quan gửi, thời hạn xử lý, trích yếu nộidung công văn, loại tài liệu, ghi chú;

+ Chuyển công văn tới Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự phân loại,

xử lý sơ bộ;

+ Đối với các công văn khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, Chuyên viên PhòngHành chính – Nhân sự ghi lại số văn bản, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay choLãnh đạo Văn phòng biết để có ý kiến xử lý kịp thời;

+ Đối với các công văn có đóng dấu Mật, Tối mật, Tuyệt mật và các bì

có hàng chữ “Chỉ có người có tên trên bì mới được bóc” Chuyên viên PhòngHành chính – Nhân sự không mở mà chỉ ghi số văn bản, tên cơ quan gửi văn bảntrên bì sau đó chuyển đến người có tên nhận

 Phân loại, chuyển sơ bộ công văn

Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự xử lý sơ bộ các công văn đến nhưsau:

+ Gửi trả lại đối với những công văn không đúng địa chỉ nhận;

+ Gửi các đơn vị những công văn gửi trực tiếp các cá nhân, công vănmang tính thông tin, tuyên truyền mà không cần ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạoVăn phòng;

+ Trình Lãnh đạo Văn phòng các công văn còn lại sau khi phân loại và xử

lý sơ bộ

 Phân loại, xử lý công văn đến

+ Chuyển trực tiếp tới các đơn vị các công văn đến liên quan tới các côngviệc mà Lãnh đạo Viện đã biết và đã cho ý kiến chỉ đạo hoặc các công việc màcác đơn vị có thể tự giải quyết mà không cần ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Viện

+ Đối với các công văn gửi trực tiếp tới Văn phòng, Lãnh đạo Văn phòngxin ý kiến chỉ đạo và chuyển trực tiếp cho các phòng thuộc Văn phòng;

+ Đối với các công văn liên quan tới các công việc mới phát sinh, các việcquan trọng cần ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Viện thì lãnh đạo Văn phòng trìnhxin ý kiến Lãnh đạo Viện

Phòng Hành chính – Nhân sự tổng hợp để trình Lãnh đạo Viện xử lý

 Lãnh đạo Viện chỉ đạo giải quyết

Lãnh đạo Viện sau khi nghiên cứu công văn, ghi ý kiến chỉ đạo, đơn vịthực hiện và thời hạn giải quyết trên công văn, chuyển lại Phòng Hành chính –Nhân sự để chuyển cho các đơn vị/cá nhân liên quan xử lý và thực hiện

 Lưu ý kiến chỉ đạo để theo dõi, đôn đốc xử lý

Chuyên viên Phòng Hành chính – Nhân sự căn cứ vào ý kiến chỉ đạo củaLãnh đạo Viện được ghi trên văn bản, nhập vào sổ theo dõi công văn các thôngtin: đơn vị giải quyết; ý kiến của lãnh đạo Viện; thời hạn giải quyết Sau khinhập vào sổ theo dõi công văn đến và nhập dữ liệu công văn đến vào hệ thống

quản lý văn bản đến, chuyên viên văn thư chuyển công văn cho Lãnh đạo Vănphòng biết ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Viện trước khi chuyển công văn cho cácđơn vị/cá nhân giải quyết.

 Tiếp nhận, phân công xử lý công văn đến

+ Phòng Hành chính – Nhân sự nhân bản công văn đã có ý kiến chỉ đạocủa Lãnh đạo Viện trên công văn, vào sổ chuyển giao đến đơn vị/cá nhân xử lý;Văn thư Viện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công văn đến

+ Văn thư đơn vị nhận công văn và ký vào sổ giao nhận công văn của cácđơn vị sau đó trình Lãnh đạo các đơn vị chỉ đạo giải quyết;

+ Lãnh đạo các đơn vị ghi ý kiến xử lý và phân công các chuyênviên/nghiên cứu viên thuộc đơn vị giải quyết;

+ Văn thư đơn vị chuyển công văn cho các chuyên viên/nghiên cứu viên

để xử lý, giải quyết sau khi đã có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo đơn vị, chuyênviên/nghiên cứu viên thụ lý vào sổ quản lý công văn đến của đơn vị

+ Nếu là văn bản QPPL có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Viện thì PhòngHành chính – Nhân sự thông báo trên mạng nội bộ của Viện cho các đơn vịthuộc Viện biết

 Xử lý công văn đến

+ Các chuyên viên/nghiên cứu viên được phân công giải quyết tiến hànhnghiên cứu công văn, thu thập các tài liệu, văn bản tham khảo và tiến hành cácbiện pháp xử lý thích hợp, báo cáo kết quả xử lý cho Lãnh đạo đơn vị và soạnthảo công văn trả lời (nếu công văn yêu cầu trả lời bằng văn bản)

+ Chuyên viên Phòng Hành chính – Nhân sự nhập dữ liệu đơn vị/cá nhân

xử lý, giải quyết (đã xử lý xong, chưa xử lý, đang xử lý) vào hệ thống quản lývăn bản đến để theo dõi

+ Chuyên viên Phòng Hành chính – Nhân sự lập hồ sơ công văn đến theotên loại văn bản, thời gian của văn bản, tên cơ quan gửi văn bản theo tháng,quý, năm và những hồ sơ có nội dung riêng biệt từng vấn đề theo đúng quy định

 Lập hồ sơ công việc

+ Các chuyên viên/nghiên cứu viên được phân công giải quyết phải theodõi và lập hồ sơ công việc sau khi đã thụ lý giải quyết xong những công việcđược phân công xử lý, giải quyết

+ Các đơn vị thuộc Viện, các cá nhân sau khi hoàn thành công việc liênquan đến công văn giấy tờ, các đề án, đề tài đều phải lập hồ sơ công việc theoquy định chung và đúng quy trình chuyên môn của công tác lập hồ sơ

2.2.1.3 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Hồ sơ: là một tập ( hoặc một ) văn bản có liên quan với nhau về một nội

dung, sự việc, vấn đề, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc, vấn

đề đó Hồ sơ còn có thể là một tập văn bản được kết hợp lại do có những điểmgiống nhau như cùng một loại văn bản, cùng một tác giả, cùng thời gian banhành, cùng một khu vực, lãnh thổ

- Lập hồ sơ: là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải

quyết công việc thành từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc trưng khác của vănbản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo một phương pháp khoa học

- Biên mục hồ sơ: Là công việc bao gồm viết mục lục văn bản, viết chứng

từ kết thúc, viết bìa hồ sơ

 Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức

- Có 3 loại:

+ Hồ sơ công việc

+ Hồ sơ nhân sự

+ Hồ sơ nguyên tắc

 Lập danh mục hồ sơ, theo dõi tình trạng và phân phối tài liệu

- Văn thư cơ quan cập nhật các tài liệu được phê duyệt theo Danh mục tàiliệu nội bộ để theo dõi toàn bộ tài liệu được ban hành trong Cơ quan và tài liệuphân phối cho Lãnh đạo Cơ quan

- Văn thư phân phối các tài liệu đã được phê duyệt tới các đơn vị trựcthuộc và các cá nhân liên quan theo Sổ phân phối tài liệu

 Quá trình lập và quản lý hồ sơ lưu trữ

B1: Cán bộ, công chức, viên chức thu thập, sắp xếp văn bản trong hồ sơ

- Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc phảitiến hành thu thập đủ công văn, giấy tờ hình thành trong quá trình giải quyếtcông vệc

- Các văn bản trong hồ sơ cần được sắp xếp theo một trình tự thời gianB2: Cán bộ, công chức, viên chức thực hiện biên mục hồ sơ theo biểumẫu bao gồm: ghi số thứ tự, số/ký hiệu, ngày thán, tác giả văn bản (tên cơ quanban hành văn bản), trích yếu nội dung văn bản, số tờ và viết tiêu đề hồ sơ vàobìa hồ sơ

vào lưu trữ cơ quan cho cán bộ lưu trữ

B3: Cán bộ lưu trữ tổ chức khoa học và bảo quản tài liệu

2.2.2 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ

2.2.2.1 Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ của Viện

- Nguồn thu tài liệu chủ yếu là từ các phòng ban, trung tâm, đơn vị, cáccông chức, viên chức thuộc Viện nghiên cứu tiến hành giao nộp tài liệu vào lưutrữ theo quy định Các ngồn tài liệu khác nhau có nội dung và thời hạn bảo quảnkhác nhau

2.2.2.2 Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ của Viện

- Hồ sơ, tài liệu công việc của các đơn vị thuộc Viện

- Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, đĩa vi tính

- Hồ sơ các đề tài nghiên cứu khoa học

- Các văn bản do Viện phát hành: Công văn, thông báo, quyết định, côngvăn mật

2.2.2.3 Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ Viện

- Hồ sơ, tài liệu công việc của các đơn vị thuộc Viện: nộp vào quý I nămsau khi công việc đó kết thúc

- Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, đĩa vi tính: sau 03 tháng, kể từ khicông việc đó kết thúc

- Hồ sơ các đề tài nghiên cứu khoa học: sau 01 năm, kể từ khi đề tài

2.2.2.4 Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ

Tiến hành giao hồ sơ, tài liệu tại Phòng Hành chính – Nhân sự Thời giangiao nộp quy định tại mục 2.2.2.3 Khi nộp hồ sơ vào kho lưu trữ, cán bộ, côngchức, viên chức và Phòng Hành chính – Nhân sự lập biên bản giao nhận hồ sơ,Mục lục hồ sơ, mỗi bên giữ một bản

2.2.3.Xác định giá trị tài liệu

Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ Viện

khác gửi đến thì tiến hành sàng lọc hàng năm và lưu theo quy định

phòng (văn thư cơ quan) thu hồi các tài liệu bên ngoài cũ ở tất cả các đơn vịđược phân phối dựa vào sổ phân phối tài liệu và phân phối tài liệu hiện hànhnhất

Xử lý tài liệu loại

xếp lại, loại bỏ những văn bản đã hết thời hạn lưu theo quy định

2.2.3 Chỉnh lý tài liệu

2.2.3.1 Phương án phân loại tài liệu được Viện áp dụng

Viện đang thực hiện phương án phân loại thời gian – cơ cấu tổ chức Cụthể là theo năm, tháng, loại văn bản, văn bản của các cơ quan khác và của Viện

2.2.3.2 Quy trình chỉnh lý tài liệu được Viện áp dụng

Các bước mô tả chi tiết theo Quy trình Chỉnh lý tài liệu giấy theo quyếtđịnh 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục Văn Thư và Lưu trữ Nhànước về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:

2000

Bước 1 Giao, nhận tài liệu

Bước 2 Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý

Bước 3 Vệ sinh sơ bộ tài liệu

Bước 4 Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý

- Lập kế hoạch chỉnh lý

- Bản lịch sử đơn vị hình thành thành phông, lịch sử phông

- Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu

- Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ

Bước 5 Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại

Bước 6 Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác địnhgiá trị tài liệu sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ

a) Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ

- Tập hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ

- Biên soạn tiêu đề hồ sơ

- Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa

- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ

- Xác định tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị

b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưngchưa đạt yêu cầu

Kiểm tra việc lập hồ sơ theo những nội dung công việc quy định tại điểm

a và tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu

Bước 7 Biên mục phiếu tin

Bước 8 Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tinBước 9 Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại

Bước 10 Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin

Bước 11 Biên mục hồ sơ

a) Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số tờ vàotrường số 10 của phiếu tin

b) Viết mục lục văn bản đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn

c) Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc

Bước 12 Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ

Bước 13 Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin vàlên bìa hồ sơ

Bước 14 Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng và đưa tài liệuvào bìa hồ sơ

a) Vệ sinh tài liệu

b) Tháo bỏ ghim kẹp

c) Làm phẳng tài liệu

d) Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ

Bước 15 Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)

Bước 16 Viết và dán nhãn hộp (cặp)

Bước 17 Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá

Bước 18 Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý

Biên bản giao, nhận tài liệu

Bước 19 Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu

Bước 20 Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin

Bước 21 Lập mục lục hồ sơ

a) Viết lời nói đầu

b) Lập các bản tra cứu bổ trợ

c) Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ)

d) Đóng quyển mục lục (03 bộ)

Bước 22 Xử lý tài liệu loại

a) Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại

b) Viết thuyết minh tài liệu loại

c) Tổ chức tiêu huỷ tài liệu loại (thực hiện theo quy trình xử lý tài liệuloại)