Thực trạng công tác lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện Hữu Lũng

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về Ủy ban Nhân dân huyện Hữu Lũng. 3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng. 3 1.1.1 Giới thiệu khái quát đặc điểm của huyện Hữu Lũng 3 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban Nhân dân huyện Hữu Lũng. 4 1.1.2.1 Chức năng của Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng. 4 1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng. 5 1.1.1.3. Cơ cấu tổ chưc của Ủy ban nhâ dân huyện Hữu Lũng 7 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng. 8 Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện Hữu Lũng 11 2.1 Hoạt động quản lý 11 2.1.1 Xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ 11 2.1.2 Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm công tác lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong CTLT 13 2.1.3 Quản lý Phông Lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng 13 2.1.4 Tổ chức Kho Lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng 14 2.1.5 Tổ chức ứng dụng các thành tựu KHCN trong công tác lưu trữ 15 2.1.6 Thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 15 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 15 2.2.1. Thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. 15 2.2.2. Xác định giá trị tài liệu 17 2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 18 2.2.4 Thủ tục tiêu hủy tài liệu loại 18 2.2.5. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 19 2.2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ 20 2.2.7. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 21 Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng và đề xuất, kiến nghị. 23 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 23 3.2 Đề xuất một số giải pháp nâng chất lượng công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng 25 3.2 Một số kiến nghị 26 3.2.1 Đồi với Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng 26 3.2.2 Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 29 C. KẾT LUẬN 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU 1

B NỘI DUNG 3

Chương 1: Giới thiệu vài nét về Ủy ban Nhân dân huyện Hữu Lũng 3

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng 3

1.1.1 Giới thiệu khái quát đặc điểm của huyện Hữu Lũng 3

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban Nhân dân huyện Hữu Lũng 4

1.1.2.1 Chức năng của Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng 4

1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng 5

1.1.1.3 Cơ cấu tổ chưc của Ủy ban nhâ dân huyện Hữu Lũng 7

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng 8

Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện Hữu Lũng 11

2.1 Hoạt động quản lý 11

2.1.1 Xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ 11

2.1.2 Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm công tác lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong CTLT 13

2.1.3 Quản lý Phông Lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng 13

2.1.4 Tổ chức Kho Lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng 14

2.1.5 Tổ chức ứng dụng các thành tựu KHCN trong công tác lưu trữ 15

2.1.6 Thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 15

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 15

2.2.1 Thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 15

2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 17

2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 18

2.2.4 Thủ tục tiêu hủy tài liệu loại 18

2.2.5 Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 19

2.2.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ 20

2.2.7 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 21

Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng và đề xuất, kiến nghị 23

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 23

3.2 Đề xuất một số giải pháp nâng chất lượng công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng 25

3.2 Một số kiến nghị 26

3.2.1 Đồi với Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng 26

3.2.2 Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 29

C KẾT LUẬN 31

TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU

Trong quá trình hoạt động của con người việc trao đổi thông tin diễn ranhư một nhu cầu thiết yếu Trong đó văn bản được coi như một phương tiện chủyếu và là “sợi dây liên lạc” vô cùng quan trọng phục vụ cho công tác quản lý.Nhận thức được vai trò đó con người đã giữ lại văn bản, giấy tờ quan trọng đểphục vụ cho mục đích giải quyết các công việc hiện hành, theo thời gian nhữngvăn bản giấy tờ đó trở thành tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn trong toàn bộ khối tàiliệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân, đượcbảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh

tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của xã hội Với vị trí, vai trò và ý nghĩa trên tàiliệu lưu trữ trở thành thước đo bề dày lịch sử dân tộc, phản ánh chính xác hiệnthực, ghi chép lại những bài học kinh nghiệm trong quá trình hoạt động của conngười Giá trị thông tin trong tài liệu, được sử dụng để nghiên cứu giải quyết cáccông việc hàng ngày và phục vụ cho việc nghiên cứu khoa học lịch sử Tài liệulưu trữ có ý nghĩa hết sức quan trọng cả về giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử Đó

là di sản quý giá truyền lại cho đời sau Vì vậy, cần phải có các biện pháp xemxét, đánh giá mọi mặt của công tác Lưu trữ sao cho phù hợp với tình hình của cơquan tổ chức, góp phần ngày càng hoàn thiên và nâng cao hiệu quả hơn

Để nâng cao chất lượng đào tạo cho sinh viên Đáp ứng như cầu phát triểncông nghiệp hóa hiện đại hóa của xã hội, như cầu thiết yếu của các ngành cáccấp Trường Đại học Nội vụ hà Nội hơn 45 năm xây dựng và phát triển, hiện nayTrường đang đào tạo sâu theo chuyên ngành như: Quản trị Văn phòng , Tổ chức

và Quản lý Nhân lực, Quản lý Nhà nước, Quản lý Văn hóa, Hành chính Văn thư,Lưu trữ học, Khoa học – Thư viện,… Trong đó Lưu trữ học là một ngành rấtquan trọng của Trường nhằm phục vụ công tác Lưu trữ tài liệu trong hoạt động

cơ quan, tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đào tạo và cung cấp hàngngàn cán bộ có trình độ chuyên môn vững vàng về cả lý luận và thực tiễn vềLưu trữ hiện đang công tác tại các cơ quan trung ương và địa phương Vớiphương châm “học đi đôi với hành” hàng năm, nhà Trường đã tiến hành tổ chứcnhững đợt thực tập cho sinh viên năm thứ 3 (đối với sinh viên hệ Cao đẳng) nămthứ 4 (đối với sinh viên hệ Đại học) đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức

Thực tập tốt nghiệp giúp sinh viên tìm hiểu nhận thức trên cơ sở đó nắm

vững về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, gắn lý luận với thực tiễn Bởi lý luậncung cấp cho ta một phương pháp nhận thức khoa học về chuyên môn nghiệp vụthực tiễn là cơ sở, là điều kiện để vận dụng và đưa lý thuyết đã được trang bị vàothực tế công việc.

Được sự quan tâm của Khoa Văn thư – Lưu trữ và sự đồng ý tạo điều kiệncủa Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng trong thời gian từ ngày 10tháng 01 năm 2017 đến ngày 10 tháng 03 năm 2017 em đã được thực tập tại Ủyban nhân dân huyện Hữu Lũng Thực tập tốt nghiệp là giai đoạn quan trọngtrong quá trình đào tạo của mỗi một sinh viên nói chung và của em nói riêng.Đây là khoảng thời gian cần thiết để khép kín quy trình đào tạo của Trườngnhằm giúp cho em vận dụng những kiến thức đã được giảng dạy và thực tế Đểcủng cố kiến thức lý luận và học hỏi kinh nghiệm của cán bộ làm việc trong cơquan, đồng thời đây là điều kiện tốt để em có cơ hội tiếp xúc với mội trường làmviệc nơi công sở Và cũng là hành trang đưa em vào thực tế một cách vững vànghơn, giúp em tích lũy được nhiều kinh nghiệm làm việc trau dồi kỹ năng nghềnghiệp của mình Bên cạnh đó xây dựng cho em được phong cách làm việc củangười cán bộ Lưu trữ thực thụ

Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của em đã rất cố gắng song không thểtránh khỏi những thiếu sót, em kính mong nhận được ý kiến đóng góp, nhận xétcùng với sự chỉ bảo tận tình của các thầy (cô) giáo trong Trường, trong khoaVăn thư – Lưu trữ và cán bộ trong cơ quan để bài báo cáo này của em đượchoàn thiện hơn

Trong thời gian thực tập tại Kho Lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện HữuLũng cũng như quá trình hoàn thiện bài báo cáo em xin gửi lời cảm ơn tới cácthầy (cô) trong Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các thầy (cô) trong khoa Văn thư– Lưu trữ, đặc biệt là cán bộ trong Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng đã nhiệttình giúp đỡ và tạo điều kiện để em thực hiện và hoàn thiện báo cáo thực tập tốtnghiệp này

Em xin chân thành cảm ơn!

Hữu Lũng, ngày 20 tháng 3 năm 2016

SINH VIÊN Phan Thị Thảo

B NỘI DUNG

Chương 1: Giới thiệu vài nét về Ủy ban Nhân dân huyện Hữu Lũng 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng.

1.1.1 Giới thiệu khái quát đặc điểm của huyện Hữu Lũng

a Vị trí địa lý

Hữu Lũng là một huyện miền núi nằm ở cửa ngõ phía Nam của tỉnh LạngSơn, với tổng diện tích là 806,74 km2 huyện được chia làm 2 vùng địa hình khácnhau vùng núi đá chiếm 2/3 diện tích Vùng thung lũng ruộng chiếm 1/3 diệntích có hai dãy núi cao là Cai Kinh và Bảo Đài

Phía Đông giáp hai huyện Chi Lăng và huyện Bắc Sơn

Phía Tây giáp huyện Võ Nhai của tỉnh Thái Nguyên

Phía Đông Nam và Tây Nam giáp huyện Lục Ngạn, Lục Nam, Yên Thế,Lạng Giang của tỉnh Bắc Giang

b Đặc điểm tình hình của huyện

Dân số huyện Hữu Lũng có trên 155.203 người gồm 07 dân tộc anh em:Tày, Nùng, Kinh, Sán Chỉ, Cao Lan, Dao, Hoa Trong đó dân tộc Nùng chiếm52,3%, dân tôc Kinh chiếm 38,9%, dân tộc Tày chiếm 6,6%, dân tộc Cao Lanchiếm 1,23%, dân tộc Dao chiếm 0,44%, dân tộc Hoa chiếm 0,14%, còn lại cácdân tộc khác chiếm 0,39% dân số toàn huyện Huyện được chia thành 25 xã, 01thị trấn Trên địa bàn huyện có 01 Doanh nghiệp Lâm nghiệp của nhà nướcchuyên cung cấp các loại cây con, cây giống phục vụ cho trồng cây lâm nghiệpnhư: Cây Keo, Bạch đàn, cây Sưa… Ngoài ra còn có 11 đơn vị quân đội và 102

cơ quan xí nghiệp thuộc tỉnh, Trung ương đóng trên địa bàn huyện Hữu Lũngcòn có rất nhiều phong cảnh đẹp như: Đền Quan - Hoà Lạc, động Hang Rơi -Tân Lập, núi Tam Tầng Sân Vua - Thiện Kỵ, Thác Hèo - Nhật Tiến…Với đặcđiểm như vậy Hữu Lũng còn có rất nhiều điều kiện thuận lợi để phát triển kinhtế

Cơ sở hạ tầng giao thông đường bộ khá phát triển có tuyến đường sắt HàNội - Lạng Sơn, đường quốc lộ 1A chạy qua vùng trung tâm, đường 242 nối liềnvới huyện Yên Thế của tỉnh Bắc Giang Đường 244 nối liền với huyện Võ Nhai

của tỉnh Thái Nguyên Hữu Lũng có đường giao thông thuận lợi như vậy đã tạothuận lợi cho việc phát triển giao lưu kinh tế, văn hoá giữa các vùng trong huyện

và với các tỉnh bạn Chính vì những điều đó mà từ lâu Hữu Lũng đã trở thànhnơi hội tụ mua bán hàng hoá từ nhiều hướng, từ Hà Nội, Bắc Giang lên ĐồngĐăng Lạng Sơn, từ Lạng Sơn xuống Quảng Ninh …với nhiều chợ như: ChợMẹt, chợ Phổng, chợ Bắc Lệ…

Hoà nhập với nền kinh tế thị trường phát triển thương mại dịch vụ với vịtrí của mình Hữu Lũng có điều kiện phát huy tiềm năng đất đai cũng như cácnguồn lực khác cho sự phát triển kinh tế - xã hội của huyện

Trong những năm qua tranh thủ cơ chế chính sách tạo nguồn phát huy nộilực Hữu Lũng đã đầu tư nhiều cho việc xây dựng hạ tầng cơ sở phục vụ pháttriển kinh tế xã hội trên địa bàn Huyện Nguồn vốn đầu tư được huy động từnhiều nguồn, thành phần kinh tế Đến nay cơ sở hạ tầng trên địa bàn huyện đãđược nâng cấp từng bước đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế, mạng lưới giaothông, hệ thống kênh mương, trụ sở làm việc, trường học, trạm y tế xã, được đầu

tư, xây dựng phục vụ phát triển kinh tế xã hội Kinh tế hàng năm phát triển nămsau cao hơn năm trước Đời sống vật chất, tinh thần, trình độ dân trí của ngườidân được nâng cao Tình hình an ninh chính trị được ổn định tạo tiền đề để đẩymạnh phát triển kinh tế xã hội Để có được thành quả như ngày hôm nay là nhờ

có sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy, chính quyền và cả hệ thống chính trị từhuyện đến cơ sở, đặc biệt là sự lãnh đạo của Huyện, một trong những cơ quanlãnh đạo cao nhất của địa phương Trải qua hơn 75 năm hoạt động và phát triển,

hệ thống tổ chức bộ máy các cơ quan của Đảng, chính quyền ở huyện ngày càngđược hoàn thiện và tạo điều kiện cho các hoạt động của huyện đã đi vào nề nếp

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban Nhân dân huyện Hữu Lũng.

1.1.2.1 Chức năng của Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng.

Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng là cơ quan quản lý hành chính Nhànước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơquan nhà nước cấp trên, có các chức năng cụ thể sau:

Quản lý tập trung, thống nhất theo pháp luật tất cả các hoạt động trên mọilĩnh vực của đời sống kinh tế- xã hội ở địa phương, nhằm đảm bảo quyền lợi vànghĩa vụ của công dân và tổ chức các hoạt động của mình;

Kiểm tra, giám sát việc tuân thủ pháp luật trong mọi hoạt động của cơquan, tổ chức, doanh nghiệp, công dân trên địa bàn huyện

Xây dựng, phát triển kinh tế trên địa bàn huyện, tạo điều kiện cho mọicông dân, tổ chức có cơ hội hoạt động và phát triển trong các lĩnh vực kinh tế -

xã hội, phù hợp với yêu cầu, khả năng của họ trong khuôn khổ pháp luật củaNhà nước

Xây dựng kết cấu hạ tầng, kỹ thuật phục vụ cho việc phát triển kinh tế

-xã hội, đảm bảo an ninh, quốc phòng trên địa bàn huyện

1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng.

a.Về lĩnh vực kinh tế:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổchức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toánngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trongtrường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo

Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

b.Về lĩnh vực Nông, Lâm, Ngư nghiệp, Thủy lợi và đất đai:

- Xây dựng, tổ chức và triển khai kế hoạch phát triển nông – lâm – ngưnghiệp, thủy lợi và đất đai hàng năm;

- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,thị trấn;

- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; bảo về công trình thủy lợi, mạng lướigiao thông trên địa bàn Huyện theo quy định của pháp luật

c.Về lĩnh vực Công nghiệp, Tiểu thủ công nghiệp:

Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch

vụ ở các xã, thị trấn.

d Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:

- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xâydựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiệnquy hoạch xây dựng đã được duyệt;

- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ

sở theo sự phân cấp;

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thựchiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lýđất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

e.Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:

- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm traviệc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và dulịch trên địa bàn Huyện;

- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạtđộng thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thươngmại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn

f Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao:

- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thôngtin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện saukhi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổcập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổchức các trường mầm non;

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,trạm y tế;

- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;

tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ

thiện, nhân đạo.

g.Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường:

- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụsản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quảthiên tai, bão lụt;

h.Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội:

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang

và quốc phòng toàn dân;

- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhậpngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trườnghợp vi phạm theo quy định của pháp luật;

i Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:

- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc vàtôn giáo;

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kếhoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộcthiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt

j Xây dựng chính quyền và địa giới hành chính:

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu hội đồngnhân dân theo quy định của pháp luật

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quantheo chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Ủy bannhân dân tỉnh

- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện

1.1.1.3 Cơ cấu tổ chưc của Ủy ban nhâ dân huyện Hữu Lũng

Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng bao gồm Lãnh đạohuyện và các đơn vị trực thuộc

Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện gồm có:

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện: Long Văn Sơn;

- Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện: Trần Quốc Phong;

- Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện: Hoàng Văn Hùng;

13 đơn vị trực thuộc Ủy ban Nhân dân huyện Hữu Lũng bao gồm:

(Xem phụ lục số 01)

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng.

a Chức năng:

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng là

cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng, có chức năngtham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về hoạt độngcủa Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhândân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tinphục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các

cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt độngcủa Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

Đối với các huyện có đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống, Văn phòng Hộiđồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thực hiệnchức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc;

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng có

tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổchức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện đồng thời chịu sự chỉđạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy bannhân dân tỉnh Lạng Sơn

b Nhiệm vụ và quyền hạn:

* Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân

Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình làm việc, kế hoạch công táchàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Ủy ban nhân dân huyện Đônđốc, kiểm tra các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp xã, thị trấn việcthực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủyban nhân dân huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công

tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn theo quyđịnh của pháp luật;

Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉđạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện theoquy định của pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuấtđược giao theo quy định của pháp luật;

Trình Ủy ban nhân dân huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, cácchương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dânhuyện;

Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch

Ủy ban nhân dân huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, Ủy bannhân dân cấp xã soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;…

* Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân huyện, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện có các nhiệm vụ sau đây:

Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàngtháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hộiđồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân; tổ chức phục vụ việc thực hiệnchương trình, kế hoạch đã được phê duyệt;

Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân điều hành công việcchung của Hội đồng nhân dân; điều hoà, phối hợp hoạt động các Ban của Hộiđồng nhân dân; bảo đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của Hội đồng nhândân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, nội quy kỳhọp Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệvới Tổ đại biểu và đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Hội đồng nhân dân,Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân trong hoạt độngđối ngoại;

Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân xây dựng chương trình, tổ chứcphục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng nhân

dân và Ban của Hội đồng nhân dân; đôn đốc cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bịtài liệu phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồngnhân dân, cuộc họp Ban của Hội đồng nhân dân;

Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân xâydựng báo cáo công tác; phục vụ Ban của Hội đồng nhân dân thẩm tra đề án, báocáo, dự thảo nghị quyết; giúp Thư ký kỳ họp Hội đồng nhân dân hoàn chỉnhNghị quyết của Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân hoànthiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân;

Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban củaHội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân trong hoạt động giám sát;theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện kiến nghị trong kết luậngiám …

c Cơ cấu tổ chức:

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng cótổng số 25 các bộ công chức, nhân viên, gồm: Thường trực Hội đồng nhân dânhuyện 02; lãnh đạo Ủy ban nhân dân có 03; Phó Ban chuyên trách Hội đồngnhân dân huyện 02; lãnh đạo Văn phòng 03; chuyên viên bộ phạn một cửa 02;chuyên viên tổng hợp 02; chuyên viên tiếp công dân 01; cán bộ văn thư – lưu trữ02; cán bộ kế toán 01; nhân viên lá xe; hợp đồng theo Nghi định 68/NĐ-CP làmnhân viên bảo vệ, tạp vụ 03

(sơ đồ phụ lục số 02)

Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của Ủy ban Nhân dân

huyện Hữu Lũng 2.1 Hoạt động quản lý

2.1.1 Xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ

Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng là cơ quan hành chính Nhà nước ởđịa phương, Trong quá trình hoạt động, Uỷ ban nhân dân Huyện đã có khá nhiềutài liệu được hình thành, có giá trị thực tiễn và lịch sử được đưa vào kho lưu trữ

để bảo quản

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm

tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chứckhoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụcông tác quản lý, nghiên cứu khoa học và cá nhân.Vì vậy, công tác lưu trữ rấtđược sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan cũng như cán bộ làm công tác Lưu trữ.Hiện nay, công tác lưu trữ của Ủy ban nhân dânhuyện Hữu Lũng thực hiện theocác văn bản của Nhà nước như sau:

Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lưu trữ;

Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủquy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;

Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệulưu trữ;

Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội vụQuy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị;

Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ

về quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và

Vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy;

Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệuhành chính;

Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo

Quyết định sô 5588/QĐ – UBND ngày 04 tháng 11 năm 2016 quyết đinhcủa Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng quy định về việc Ban hành quy định thờihạn bảo quản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dânhuyện Thực hiện theo thông tư số 09/TT-BNV ngày 03 tháng 06 năm 2011 của

Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến tronghoạt động của cơ quan tổ chức; Thông tư số 13/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm

2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạtđộng của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

Công văn số 40/UNBD – NV ngày 24 tháng 01 năm 2017 của Ủy bannhân dân huyện Hữu Lũng về việc báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ vàtài liệu lưu trữ năm 2016 Thực hiện Văn bản số 2241/SNV-CCVTLT ngày15/12/2016 của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn về việc báo cáo công tác Văn thư, Lưutrữ và tài liệu lưu trữ năm 2016; Quyết định số 328/QĐ-UBND ngày 07/3/2016của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh) xây dựng báo cáo thống kê công tác vănthư, lưu trữ năm 2016 theo Biểu 01/TH và 02/TH

Kế hoạch số 17/KH – UBND ngày 24 tháng 01 năm 2017 của Ủy bannhân dân huyện Hữu Lũng về công tác Văn thư, lưu trữ năm 2017 Thực hiện Kếhoạch số 152/KH-UBND ngày 26/12/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn

về công tác văn thư, lưu trữ năm 2017

Quy chế công tác văn thư – lưu trữ của Ủy ban Nhân huyện Hữu lũng

Việc ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác lưu trữ là rấtcần thiết và có ý nghĩa vô cùng quan trọng Giúp cán bộ Lưu trữ dễ dàng hơntrong công việc, tạo được tính nề nếp trong công tác lưu trữ, nâng cao được hiệuquả giải quyết công việc.

Để công tác Lưu trữ của cơ quan được thực hiện thống nhất Cán bộ Lưutrữ căn cứ và làm theo các văn bản liên quan đến công tác Lưu trữ của Chínhphủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Cán bộ lưu trữ của

cơ quan đã thực hiện rất nghiêm túc, theo đúng những chỉ đạo, hướng dẫn vềcông tác lưu trữ, ít có trường hợp làm trái với các quy định về công tác lưu trữ

Việc ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác lưu trữ làrất cần thiết và có ý nghĩa vô cùng quan trọng Nó tạo được tính nề nếp trongcông tác lưu trữ, nâng cao được hiệu quả giải quyết công việc

2.1.2 Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm công tác lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong CTLT

Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng đã bố trí 01 cán bộ làm công tác lưutrữ, cán bộ có trình độ trung cấp

Bên cạnh đó, để thúc đẩy động lực làm việc của cán bộ làm công tác lưutrữ, cơ quan cũng đã đưa thêm chỉ tiêu về hoàn thành tốt nhiệm vụ lưu trữ vàothành một trong các chỉ tiêu để bình xét thi đua - khen thưởng Cuối năm, dựavào đánh giá lãnh đạo cũng đề xuất Ủy ban nhân dân khen thưởng đối với các cánhân, tập thể có thành tích xuất sắc trong công tác lưu trữ và trình thành phố raquyết định khen thưởng trong công việc

Không những thế cơ quan còn thường xuyên cho cán bộ làm công tác Vănthư - Lưu trữ đi học các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ và nâng cao về trình độ chuyênmôn cho cán bộ

2.1.3 Quản lý Phông Lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng

Việc quản lý Phông Lưu trữ rất được cán bộ lưu trữ cũng như lãnh đạocủa cơ quan chú trọng Tài liệu của Văn phòng Ủy ban nhân dân cũng như của

cơ quan bao gồm rất nhiều loại tài liệu khác nhau vì vậy việc quản lý phông lưutrữ tương đối phức tạp Đòi hỏi phải có sự logic, khoa học đảm bảo tính kịp thời,

nhanh chóng khi tra cứu khai thác sử dụng Vì vậy Phông lưu trữ của cơ quanđược quản lý như sau:

+ Lưu văn bản giấy được lưu trữ ở kho lưu trữ của cơ quan, cán bộ lưu trữ

đã phân loại rõ ràng từng loại tài liệu đựng trong các cặp tài liệu khác nhau, bênngoài ghi rõ tên từng loại tài liệu đã phân loại, chưa được chỉnh lý, phân rõ từngtháng, từng năm Tài liệu sẽ được lưu trữ trên các giá và được đặt ở các vị tríriêng để tiện trong việc tra cứu

+ Việc nhập bản mềm văn bản vào phần mềm quản lý văn bản nhập bảnmềm vào phần mềm quản lý văn bản do Sở Nội vụ cung cấp Việc nhập bảnmềm văn bản vào phần mềm quản lý văn bản giúp việc tra cứu các văn bản đượcnhanh chóng và chính xác, các bản mềm sẽ được tự động lưu trên cơ sở dữ liệucủa sở Nội vụ nên chỉ việc nhập số văn bản, ký hiệu, trích yếu nội dung và gắnfile đính kèm, phần mềm sẽ tự động phân loại tài liệu và lưu trữ

2.1.4 Tổ chức Kho Lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng

Hiện nay kho lưu trữ Ủy ban nhân dân Huyện là kho lưu trữ hiện hànhnhưng vừa là kho lưu trữ lịch sử vì tài liệu thu về đây được bảo quản nguyên vẹnkhông phải giao nộp đi đâu Kho lưu trữ Huyện không chỉ bảo quản tài liệu củariêng Ủy ban mà bảo quản tài liệu của các phòng, ban chuyên môn thuộc Ủy banNhân dân huyện Hữu Lũng điều này là chưa hợp lý vì tất cả các phòng banchuyên môn đều có đủ điều kiện thành lập Phông lưu trữ riêng và có bộ phậnlàm lưu trữ hiện hành đến thời hạn quy định của Nhà nước thì giao nôp tài liệu

có giá trị vĩnh viễn vào Kho Lưu trữ lịch sử của Huyện.Một kho lưu trữ Ủy bannhân dânvừa có chức năng lưu trữ hiện hành vừa có chức năng lưu trữ lịch sử thì

sẽ không thể đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ bảo quản hơn nữa tài liệu hànhnăm rất lớn nhưng lại chưa có cán bộ lưu trữ chuyên trách thì lại càng khó khănhơn trong việc thực hiện tốt các nghiệp vụ lưu trữ cua cơ quan Trước tình trạngthực tế của cơ quan và nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng cao

và sự phát triển của xã hội thì việc tổ chức Lưu trữ như trên là không phù hợp,ban lãnh đạo huyện cần xem xét và hoàn thiện lại

2.1.5 Tổ chức ứng dụng các thành tựu KHCN trong công tác lưu trữ

Về ứng dụng Khoa học Công nghệ trong công tác Lưu trữ, về phía cơquan đã được trang bị các hệ thống máy móc hiện đại vào việc thực hiện, giảiquyết các công việc hàng ngày như hệ thống máy tính, máy in, máy fax, máyphoto, máy scan, máy xé tài liệu…

Tại cơ quan đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưutrữ; ứng dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ

sơ trên môi trường mạng; xây dựng cơ sở dữ liệu và chuẩn hóa cơ sở dữ liệuđiện tử để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu; nghiên cứu ápdụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tácvăn thư - lưu trữ

2.1.6 Thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức

Hiểu được tầm quan trong của công tác văn thư - lưu trữ trong hoạtđộng quản lý nhà nước Ngoài việc chịu sự thanh tra, kiểm tra và xử lý các viphạm pháp luật của Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Ủy ban nhândân huyện Hữu Lũng thường xuyên kiểm tra cán bộ lưu trữ về công tác văn thư -lưu trữ theo tháng, quý, năm Nếu phát hiện những vi phạm thì sẽ xử lý theo quyđịnh của phòng tùy vào mức độ vi phạm Nếu vi phạm ở mức độ nhẹ thì phêbình, khiển trách

Việc thanh tra thường xuyên giúp phát hiện những sai xót, thiếu xót, lỗhổng trong khâu lưu trữ, nhằm kịp thời sửa chữa, bổ sung, đồng thời nâng cao ýthức, trách nhiệm cũng như đạo đức công vụ của các cán bộ làm công tác lưutrữ Việc kiểm tra đột xuất giúp cho lãnh đạo nắm được tình hình thực trạng thực

tế công tác lưu trữ để có phương thức xử lý nhanh chóng

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Bổ sung tài liệu là hệ thống các biên pháp có liên quan tới viêc xác địnhnguồn tài liệu thuộc thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam lựa chọn,chuẩn bị và chuyển giao tài liệu các phòng, kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm

vi được Nhà nước quy định

Trước khi lưu trữ chính thức có hiệu lực thì lưu trữ của Ủy ban nhân dânhuyện vẫn là một lưu trữ lịch sử, có chức năng, nhiệm vụ bảo quản tất cả tài liệulưu trữ là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp huyện Tuy nhiên, trong quátrình thực tập, khảo sát tại lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng, tôi nhậnthấy rằng, phông lưu trữ lưu trữ phần lớn tài liệu cũng chỉ là tập công đi và cácvăn bản đến, hoàn toàn không có hồ sơ công việc của các phòng, ban chuyênmôn giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định

Theo Điều 11 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, thời hạn nộp lưu hồ sơtài liệu vào lưu trữ cơ quan được quy định trong vòng một năm kể từ khi côngviệc kết thúc Tuy nhiên khảo sát thực tế cho thấy, thời hạn nộp lưu hồ sơ, tàiliệu của Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng không được đồng nhất với nhau.Chiếm đa số diện tích trong kho kho lưu trữ là các tập công văn lưu nên để tránhmất mát, thất lạc, cán bộ lưu trữ cơ quan đã tùy ý thu tài liệu trên cơ sở thỏathuận với cán bộ văn thư

Qua quá trình phỏng vấn trực tiếp cán bộ lưu trữ của Ủy ban nhân dânhuyện, tôi được biết, việc tiến hành giao nộp tài liệu chủ yếu là trên sự thỏathuận bất thành văn của cán bộ lưu trữ với cán bộ văn thư, không có biên bảngiao nộp, không tuân thủ cả về thời hạn và trình tự thủ tục giao nộp của phápluật quy định Ngoài việc giao nộp tài liệu lộn xộn, rời lẻ là các tập công vănlưu, cán bộ lưu trữ thu thêm các sổ đăng kí văn bản đi – đến phục vụ nhu cầu tracứu tài liệu rời lẻ của độc giả

Như vậy, thực chất kho lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũngmới chỉ thực hiện được một phần chức năng của lưu trữ hiện hành, chưa thể hiệnhết được vai trò của lưu trữ lịch sử trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lưu thi hành.Tất cả tài liệu là hồ sơ công việc của các phòng, ban trực thuộc Ủy ban nhândân, chuyên viên văn phòng Ủy ban nhân dân của huyện đều không được nộplưu theo đúng trình tự, thủ tục giao nộp quy định Đây là hạn chế rất lớn trongcông tác thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ huyện, bởi lẽ, chỉ có hồ sơ côngviệc mới có thể phản ánh trọn vẹn được chức năng của cơ quan, đơn vị

2.2.2 Xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là quá trình tiến hành lựa chọn những tàiliệu có giá trị đem bảo quản trong kho lưu trữ nhằm phục vụ cho nhu cầu khaithác sử dụng và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, như vậy sẽ đảm bảogiữ gìn mà làm giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tàiliệu lưu trữ.

Việc xác định tài liệu lưu trữ có ý nghĩa hết sức quan trọng nên Ủy bannhân dân huyện Hữu Lũng đã tiến hành xác định giá trị tài nhằm tối ưu hóa vàphục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ một cách tốt nhất

Tại Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng công tác xác định tài liệu lưu trữđược tiến hành lần thứ nhất ở giai đoạn văn thư hiện hành

Khi xác định giá trị tài liệu lần thứ hai phông lưu trữ cơ quan (những tàiliệu nào giữ lại, tài liệu nào cần phải loại hủy) để thực hiện theo quy định củaNhà nước và thực tiễn của cơ quan đả bảo cho việc thống nhất quyết định thì khixác định thì Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện đã tiến hành thành lập hội đồngxác định giá trị tài liệu lưu trữ

Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ tư vấn cho Chủ tịch Ủy bannhân dân huyện tổ chức về việc quyết định:

+ Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản

+ Danh mục tài liệu hết giá trị để tiêu hủy

Thành phần hội đồng xác định giá trị tài liệu của Ủy ban Nhân dân huyệnHữu Lũng gồm:

+ Chánh văn phòng: Chủ tịch hội đồng

+ Đại diện lãnh đạo các phòng, ban chuyên môn có tài liệu cần đưa ra xácđịnh: Ủy viên

+ Đại diện của Lưu trữ Huyện: Thư kí

Phương thức làm việc của hội đồng xác định giá trị tài liệu:

+ Từng thành viên hội đồng xem xét các văn bẩn tài liệu đối với danhmục tài liệu hết giá trị cần kiểm tra xác định lại giá trị tài liệu lại một lần nữa

+Hội đồng thảo luận tập thể và quyết định theo đa số

+ Thông qua biên bản, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân Huyện quyết định

chính thức.

2.2.3 Chỉnh lý tài liệu

Theo Điều 2 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 có nêu: Chỉnh lý tài liệu

là việc phận loại, xác định giá trị, sắp xếp thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệuhình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân

Như đã trình bày ở phần trước, kho lưu trữ tại Hội đồng nhân dân và Ủyban nhân dân huyện Hữu Lũng chỉ bảo quản tài liệu là các tập công văn lưu vàvăn bản đến của cơ nên cán bộ lưu trữ chỉ tiến hành chỉnh lý khối tài liệu này

Ở lưu trữ Huyện Hữu Lũng đã tiến hành công tác chỉnh lý tài liệu, cán bộlưu trữ phân loại tài liệu lưu trữ theo phương án Mặt hoạt động – Thời gian theo

sự tư vấn của chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Nếu áp dụng phương án Thời gian– Mặt hoạt động thì tỉ lệ tài liệu giữa các năm có sự chênh lệch lớn Do tài liệu ởtrong tình trạng rời lẻ, bó gói lộn xộn, không đầy đủ Bởi vậy, Chi cục Văn thư –Lưu trữ tỉnh đã lựa chọn phương án phân loại là Mặt hoạt động – Thời gian vàxây dựng khung phân loại cho tài liệu lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện HữuLũng Từ đó đến nay, kho lưu trữ huyện cũng không hề có những bước tiến, vẫndập khuôn theo phương án phân loại cũ và không xây dựng được phương ánphân loại chi tiết

Hiện nay, cán bộ chỉnh lý kho lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũngvẫn tiếp tục phân loại tài liệu thành 06 khối hoạt động: Khối Tổng hợp, khốiNội chính, khối Tài chính – Thương mại, khối Nông – Lâm nghiệp, khối Văn xã,khối Công nghiệp – Xây dựng

Qua khảo sát, tài liệu trong kho lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện HữuLũng có thời gian từ năm 2014 trở về trước đã được chỉnh lý hoàn toàn.Tổng sốtài liệu đã chỉnh lý được từ năm 1962 đến 2014 là 229 cặp hộp tài liệu

2.2.4 Thủ tục tiêu hủy tài liệu loại

Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu phải lựa chọn những tài liệu có giátrị thực tiễn và giá trị lịch sử, còn đối với tài liệu hêt giá trị, tài liệu trùng thừathì cơ quan tiến hành lập biên bản và có mục lục thống kê những văn bản tài liệuloại Đồng thời việc tiêu hủy được hội đồng xác định giá trị tài liệu xem xét và

đồng ý tiêu hủy tài liệu bằng văn.

Khi tiêu hủy có chứng kiến và giám sát của các bên có tài liệu tiêu hủy, cơquan hủy tài liệu và chứng thực của cơ quan

Lập 03 biên bản tiêu hủy tài liệu: 01 biên bản cho đơn vị có tài liệu tiêuhủy, 01 biên bản cho Lưu trữ cơ quan để cho vào hồ sơ tiêu hủy tài liệu, 01 bảncho Lưu trữ cấp trên

Ngày 15/02/2017 Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng đã tiến hành ngâmhóa chất tái chế tài liệu tại xưởng tái chế địa chỉ Từ Sơn – Bắc Ninh

2.2.5 Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ

Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp và các công cụchuyên môn để xác định số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hìnhtài liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghivào các phương tiện thống kê Việc thống kê giúp cho các cơ quan quản lý lưutrữ, kho lưu trữ xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị và tổ chức

sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu và khả năng thực tế Dựa vào kếtquả thống kê tài liệu lưu trữ, các cơ quan xác định được phương hướng bổ sungnhững tài liệu còn thiếu hoặc bị hư hỏng, lập kế hoạch bảo quản an toàn nhữngtài liệu có giá trị Công tác thống kê là công việc diễn ra thường xuyên ở kho lưutrữ, bao gồm các công việc như: thống kê số lượng tài liệu lưu trữ, thống kêphương tiện bảo quản, thống kê công cụ tra cứu,…

Tại Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng, lãnh đạo cơ quan đã chỉ đạothống kê tài liệu lưu trữ hàng năm Ở kho lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện HữuLũng, tài liệu lưu trữ được thống kê chủ yếu bằng mục lục hồ sơ (đối với tài liệu

đã lập hồ sơ sơ bộ), cặp 3 dây (đối với tài liệu chưa đượ lập hồ sơ)

Trong kho lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng khối lượng hồ sơkhá nhiều, song do nhiều yếu tố nên công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ chủ yếu gồm:

 Mục lục hồ sơ: Mục lục hồ sơ là một trong những loại hình công cụ tratìm chủ yếu trong các lưu trữ Mục lục hồ sơ dùng để:

- Giới thiệu cho độc giả thành phần và nội dung tài liệu trong lưu trữ, chỉdẫn địa chỉ của hồ sơ;

- Thống kê số lượng hồ sơ hiện có trong lưu trữ, qua đó, làm căn cứ đểxây dựng kế hoạch công tác lưu trữ một cách khoa học như kế hoạch xây dựngkho tàng, trang thiết bị lưu trữ;

- Hướng dẫn cán bộ lưu trữ sắp xếp hồ sơ lên giá theo trật tự khoa học;

- Đối với những phông lưu trữ đã được chỉnh lý thì mục lục hồ sơ dùng để

cố định phương án phân loại tài liệu trong phông

Như vậy, có thể nói mục lục hồ sơ vừa là công cụ tra tìm tài liệu, vừa làcông cụ để thống kê quản lý tài liệu trong lưu trữ

 Sổ đăng ký văn bản đến và sổ đăng ký văn bản đi dùng để theo dõithống kê các văn bản đi đến, thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý văn bản

 Không chỉ thống kê tài liệu mà Ủy ban nhân dân thực hiện thống kêtrang thiết bị và con người, báo cáo thống kê được tiến hành hàng năm

(xem phụ lục)

2.2.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật đẻkéo dài tuổi thọ và đảm bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt cácyêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu tránh mất mát, thất lạc hư hỏng tài liệu

Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng đã có kho riêng để bảo quản tài liệulưu trữ, nhưng kho chỉ là nhà cấp 4 cải tạo từ nhà để xe, có diện tích 34m2 nêncòn ẩm thấp chưa hợp lý Tài liệu được bảo quản trong căp ba dây và được đặttrên giá sắt ở trong kho Số cặp được sắp xếp theo trật tự từ trái qua phải Từ trênxuống dưới Ngoài căp có ghi nhãn hộp theo mẫu:

Được sự quan tâm của lãnh đạo Ủ ban nhân dân huyện Hữu Lũng trongkho đã được bối trí những trang thiết bị cần thiết như: giá, tủ, cặp, hộp đựng tàiliệu, bình chữa cháy

Trang thiết bị trong kho trong Kho lưu trữ còn thô sơ không đảm bảo,chính vì vậy đã gây ảnh hưởng không nhỏ đến tuổi trọ của tài liệu lưu trữ

Kho lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng đã có các biện phápphòng chốnga ẩm, nấm mốc, dán, chuột…

Do nền kho còn chưa được lát gạch mà chỉ là nền bê tông nên lâu ngày

không được vệ sinh quét dọn khiến cho rất nhiều bụi bẩn, ảnh hưởng không nhỏđến tài liệu.

Hiện nay Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng đã tổ chức chỉnh lý và đượcbảo quản trong kho Tuy nhiên vẫn còn một số tài liệu còn tình trạng bó gói, lộnxộn

2.2.7 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

Xuất phát từ thực trạng không thu được hồ sơ công việc của các chuyênviên, độc giả chủ yến chỉ đến khai thác các tài liệu rời lẻ bảo quản trong kho lưutrữ của Ủy ban nhân dân huyện Hầu hết, đối tượng đến khai thác tài liệu là cán

bộ công chức trong chính cơ quan và đại diện một số đơn vị ngoài cơ quan tracứu tài liệu phục vụ cho hoạt động của chính cơ quan mình Qua phỏng vấn trựctiếp cán bộ lưu trữ, tôi thấy rằng phần lớn là độc giả của Ủy ban nhân dânhuyện, trực tiếp mượn tài liệu của cán bộ lưu trữ, không nêu rõ mục đích sửdụng và ít khi được đăng ký vào sổ đăng ký và sổ theo dõi tài liệu Đối với độcgiả là đại diện các cơ quan, đơn vị khác đóng trên địa bàn như Công an, Tòa án,

… thì có giấy giới thiệu của cơ quan chủ quản, bút phê duyệt đọc của ChánhVăn phòng và được đăng ký đầy đủ vào sổ đăng ký độc giả và sổ theo dõi tàiliệu Thông thường ít khi độc giả ngồi lại đọc tài liệu tại chỗ, một phần vì không

bố trí được phòng đọc, phần khác vì được giả thường “nhờ” cán bộ lưu trữ photomột bản làm minh chứng để giải quyết công việc của mình Đáng lưu ý là hầunhư cán bản photo này đều không được chứng thực, xác nhận của cán bộ lưu trữhoặc cơ quan Như vậy, trong thực tế khả năng làm giả tài liệu của độc giả đếnkhai thác là có cơ sở

Do đối tượng khai thác chủ yếu là cán bộ Ủy ban nhân dân huyện nênmục đích sử dụng tài liệu chủ yếu là để phụ vụ giải quyết công việc hàng ngàycủa cơ quan Những tài liệu này có thể được dùng làm căn cứ hoặc tham khảo đểcác chuyên viên đề xuất ban hành quyết định quản lý mới; dùng làm cưn cứ giảiquyết các công việc phát sinh; dùng làm minh chứng cho những đề án, dự ánđang trong quá trình xây dựng… Mặt khác, với đối tượng độc giả ngoài cơ quanđến khai thác, tài liệu lưu tữ chủ yếu được dùng làm minh chứng giải quyết các

vụ tranh chấp dân sự, hợp đồng kinh tế.

Có thể nói, công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu ở Ủy ban nhândâm huyện Hữu Lũng còn rất đơn giản, nghèo nàn về hình thức tổ chức và kémphong phú về mục đích sử dụng Xuất phát từ thực tế hạn chế của khối tài liệuđang được bảo quản trong các kho lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng,hàng năm số lượng độc giả đến khai thác không tới 400 lượt

Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng

Trong thời gian thực tập tại Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng em đã được thực hành một số công việc cụ như sau: Thực hành phân loại, sắp xếp tài liệu thành từng theo phương án phân loại của cơ quan, biên mục hồ sơ, sắp xếp

hồ sơ vào căp, hôp để lên giá, trực tiếp cùng cán bộ lưu trữ áp tải tài liệu hết giá trị đi tiêu hủy tại xưởng tài chế tại liệu Từ Sơn – Bắc Ninh Quá quá trình này

em đã được quan sát, thực hành và đã quen với công việc tại cơ quan

Em đã được vào Kho lưu trữ của Ủy ban nhân dân để mục sở thị công tác chỉnh lý, sắp xếp tài liệu lên giá, bảo quản tài liệu lưu trữ, nắm bát được các thứctra tìm tài liệu khi có nhu cầu khai thác, sử dụng

Ngoài những công việc liên quan đến công tác lưu trữ em còn thực hiện một số công việc khác như: tiếp nhận văn bản đến, đóng dấu phát hành văn bản

đi, photo văn bản, trình ký lãnh đạo và một số công việc được giao

Một số nhận xét, đánh giá công tác lưu trữ tại ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng

Kết thúc 02 tháng thực tập tại Kho lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện HữuLũng em đã có cơ hội trải nghiệm và làm việc như một các bộ Lưu trữ thực thụ

Đó là khoảng thời gian không quá dài đối với một sinh viên thực tập mà hoạt