Thực trạng công tác lưu trữ của Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 Chương 1: Khái quát về Ban Dân vận tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng. 4 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng. 4 1.1.1 Lịch sử hình thành 4 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 5 1.1.2.1 Chức năng 5 1.1.2.2 Nhiệm vụ 5 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan: 7 1.2.Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức 10 1.2.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 10 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng 11 Chương 2 Thực trạng công tác lưu trữ của Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng 12 2.1 Hoạt động quản lý 12 2.1.1. Xây dựng, ban hành các văn bản về công tác lưu trữ. 12 2.1.2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức. 12 2.1.3. Tổ chức nghiêm cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 13 2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ. 13 2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 13 2.1.6. Hợp tác quốc tế về lưu trữ. 14 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 14 2.2.1 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan 14 2.2.2 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ. 14 2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu 15 2.2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu. 16 2.2.4.1. Cơ sở lý luận. 17 2.2.4.2. Cơ sở thực tiễn. 17 2.2.5. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm. 18 Chương 3 Báo cáo kết quả thực tập tại Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng và những đề xuất, khuyến nghị. 21 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 21 3.1.1 Những công việc đã làm được trong thời gian thực tập. 21 3.1.2. Kết quả đạt được 21 3.2. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng. 22 3.2.1. Ưu điểm. 22 3.2.2. Nhược điểm. 22 3.2.3. Giải pháp 23 3.3. Một số khuyến nghị 24 3.3.1. Đối với Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng 24 3.3.2 Đối với bộ môn văn thư – lưu trữ, khoa, trường 25 C KẾT LUẬN 26 D. PHỤ LỤC

MỤC LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 4

Chương 1: Khái quát về Ban Dân vận tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng 4

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng 4

1.1.1 Lịch sử hình thành 4

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 5

1.1.2.1 Chức năng 5

1.1.2.2 Nhiệm vụ 5

1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan: 7

1.2.Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức 10

1.2.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 10

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng 11

Chương 2 Thực trạng công tác lưu trữ của Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng 12

2.1 Hoạt động quản lý 12

2.1.1 Xây dựng, ban hành các văn bản về công tác lưu trữ 12

2.1.2 Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức 12

2.1.3 Tổ chức nghiêm cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức 13

2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ 13

2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 13

2.1.6 Hợp tác quốc tế về lưu trữ 14

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 14

2.2.1 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan 14

2.2.2 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 14

2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 15

2.2.4 Công tác chỉnh lý tài liệu 16

2.2.4.1 Cơ sở lý luận 17

2.2.4.2 Cơ sở thực tiễn 17

2.2.5 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm 18

Chương 3 Báo cáo kết quả thực tập tại Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng và những đề xuất, khuyến nghị 21

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 21

3.1.1 Những công việc đã làm được trong thời gian thực tập 21

3.1.2 Kết quả đạt được 21

3.2 Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng 22

3.2.1 Ưu điểm 22

3.2.2 Nhược điểm 22

3.2.3 Giải pháp 23

3.3 Một số khuyến nghị 24

3.3.1 Đối với Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng 24

3.3.2 Đối với bộ môn văn thư – lưu trữ, khoa, trường 25

C KẾT LUẬN 26

D PHỤ LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới ngày nay, cùng với sự phát triển ngày càng caocủa khoa học kĩ thuật, tài liệu lưu trữ có một vai trò quan trọng càng quan trọngtrong việc phản ánh hoạt động của một cơ quan, tổ chức Đồng thời tài liệu lưutrữ góp phần giải quyết công việc, tìm kiếm thông tin để xây dựng chiến lượckinh tế cũng như quy hoạch, chủ trương, đề ra các quyết định quản lý Trongquá trình xây dựng một nền văn hoá mới tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn trongviệc kế thừa những tinh hoa văn hóa dân tộc, rút ra nhiều thông tin bổ ích choviệc giáo duc, tuyên truyền, phát triển kinh tế Nhận thức được tầm quan trọngcủa tài liệu lưu trữ nên công tác văn thư lưu trữ ngày càng được chú trọng hơn.Như vậy để công tác văn thư lưu trữ ngày càng tốt hơn nhằm phục vụ thông tincho cơ quan, lãnh đạo Cần phải xây dựng một hệ thống tổ chức đội ngũ cán bộvăn thư lưu trữ ngày càng lớn mạnh đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của sựnghiệp phát triển công tác lưu trữ

Từ yêu cầu thực tiễn trên ngày 18/ 12/ 1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng kýQuyết định số 109/ BT thành lập Trường TH Văn thư - lưu trữ thuộc Cục lưu trữPhủ Thủ tướng Nay là Trường Đại học Nội vụ Hà Nội do Bộ Nội Vụ quản lý

Từ khi thành lập tới nay trường luôn mở rộng việc chiêu sinh, đào tạo và sốlượng tuyển sinh ngày càng nhiều so với trước, có đủ năng lực, trình độ nghiệp

vụ Hàng năm số sinh viên ra trường đều có việc làm phù hợp với chuyên ngànhmình đã được đào tạo Cơ sở vật chất của trường ngày càng được nâng cấp và

mở thêm một số chuyên ngành mới như quản trị văn phòng, chính trị học, luậthọc Các lớp tại chức, hệ nghề cũng liên tục được chiêu sinh Để góp phần hiệnđại hoá công tác lưu trữ trong văn phòng hiện nay, gắn liền nhà trường với xãhội, lý luận với thực tiễn việc “Học đi đôi với hành” nhà trường đã lên kế hoạchcho sinh vên đi thực tập thực tế tại các cơ quan tổ chức

Thực tập là khoảng thời gian vô cùng quan trọng, giúp cho quá trình họctập của chúng em được chuyên sâu và có hệ thống hơn Từ đó thấy được thực tếquy trình thực hiện công việc ở ngoài xã hội so với trên giảng đường như thếnào? có đúng quy trình nghiệp vụ mình đã học hay không ? quy cách làm việc

như thế nào ? thái độ và khả năng giao tiếp ứng xử của Cán bộ ra sao? Có giốngvới yêu cầu của Cán bộ làm Văn thư - Lưu trữ trên giảng đường mà thầy cô đãdạy hay không? Từ việc tìm hiểu đó chúng em có thể nhận thức đúng đắn hơn

về ngành học của mình, nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rènluyện kỹ năng nghề nghiệp, phát huy khả năng sáng tạo của bản thân, học hỏiđược nhiều kinh nghiệm quý báu góp phần vận dụng một cách có hiệu quả giữakiến thức và thực tế đối với công việc mà em làm sau này Xây dựng phong cáchlàm việc của một cán bộ khoa học về lưu trữ Được đào tạo tại trường Đại họcNội vụ Hà Nội với chuyên ngành Lưu trữ học, qua liên hệ của bản thân và được

sự nhất trí tiếp nhận của Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng, em đã đếnthực tập tại Văn phòng của Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng từ ngày

10 tháng 01 đến ngày 10 tháng 03 năm 2017 Trong thời gian thưc tập tại Bandân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng, em đã được tiếp cận với thực tế, đã đượctham gia vào nhiều nghiệp vụ của công tác Lưu trữ như: Công tác lập hồ sơ vàgiao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ;xác định giá trị tài liệu và chỉnh lý tài liệu; bảo quản và phục vụ khai thác sửdụng tài liệu lưu trữ Trong các công tác nghiệp vụ đã được thực tập tài cơ quan

em xin chọn nội dung chỉnh lý tài liệu lưu trữ làm nội dung thực tập chính Bởithứ nhất là do em được thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu là nhiều nhất, thứ haicông tác chỉnh lý nó bao gồm cả các công tác nghiệp vụ khác nên giới thiệuđược hoạt động chỉnh lý mà em đã làm thì cũng đã giới thiệu được phần nào nộidung các nghiệp vụ khác mà em đã được làm, cũng thêm một lý do chủ quan là

do em thích công tác chỉnh lý nó giúp em thêm tự tin và càng yêu ngành lưu trữhơn Tuy mới đầu có nhiều bỡ ngỡ; nhiều lo lắng sợ mình không không đượcgiao công việc, sợ mình không làm được nếu được giao nhiệm vụ, sợ mình làm

gì sai rồi bị chỉ trích, … nhưng với sức trẻ, lòng nhiệt tình và say mê trong côngviệc, cùng với sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của các thầy cô trongkhoa Văn thư-Lưu trữ và các Cán bộ tại Ban dân vận Tỉnh ủy thành phố CaoBằng Đặc biệt là sự quan tâm hướng dẫn của chú Vi Xuân Thứ Phó TrưởngBan và cô Hoàng Thị Minh Thoa Cán bộ Văn thư Lưu trữ Ban dân vận Tỉnh ủy

đã tiếp nhận, bố trí, sắp xếp hướng dẫn chỉ đạo một cách tận tình, chu đáo côngviệc, giải đáp một cách rõ ràng, tỉ mỉ các thắc mắc, hay những vấn đề em chưa

hiểu và tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất, tốt nhất để em có điều kiện tiếp xúc,học hỏi những kinh nghiệm, thực hành một số nghiệp vụ về công tác lưu trữthuộc chuyên môn của mình Trong quá trình thực tập và làm báo cáo thực tập.giúp em giảm bớt sự bỡ ngỡ trong môi trường làm việc tại cơ quan Quá trìnhthực tập hai tháng không phải là dài nhưng chúng em đã học hỏi đựơc nhiềuđiều bổ ích trong công việc, giao tiếp, lòng say mê nghề nghiệp và tính sáng tạo.

Có thể nói trước kia khi chọn ngành này em luôn cảm thấy đây là một chuyênngành khó hơn cả Nhưng quá trình thực tập tại Ban dân vận Tỉnh ủy Thành PhốCao Bằng thì nó trở thành một niềm vui không chỉ đối với riêng em mà còn làcủa tất cả các thành viên Nó sẽ là sự cổ vũ động viên khích lệ em bước tiếp trêncon đường đã chọn ( một Cán bộ lưu trữ tương lai) Để tổng hợp quá trình thựctập tại Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng, em xin trình bày bài báo cáo

“thực tập” Cấu trúc của bài báo cáo gồm 3 phần chính như sau: Chương I Giớithiệu chung về Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng Chương II Kháiquát thực trạng công tác lưu trữ tại Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng Chương III Báo cáo kết quả thực tập tại Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố CaoBằng và những đề xuất, khuyến nghị Dưới đây là bài báo cáo thưc tập của em

Do lần đầu được tiếp xúc với môi trường mới với nhiều bỡ ngỡ, căng thẳng vàkhó khăn nên không tránh khỏi sự thiếu sót, tuy nhiên đây là kết quả đầu tiênđánh giá bước đầu trưởng thành của bản thân sau 4 năm học tập và rèn luyện tạitrường Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, nhận xét và đóng góp ý kiến của cácCán bộ trong Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng cũng như thầy, côKhoa Văn thư - Lưu trữ để bài báo cáo thưc tập của em được hoàn thiện và đạtđược chất lượng cao hơn và để em có thêm những kinh nghiệm quý báu trongcông việc cũng như tạo điều kiện thuận lợi quá trình làm việc sau này của chínhbản thân em Qua bài cáo này, em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô trongkhoa Văn thư - Lưu trữ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội và các Cán bộ tại Bandan vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng đã quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ emhoàn thành tốt đợt thực tập này

B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Khái quát về Ban Dân vận tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng.

1.1.1 Lịch sử hình thành

Ngày 26/10/1981, Ban thường vụ Tỉnh ủy Cao Bằng ra nghị quyết số 248

- NQ/TC/CB về thành lập Ban dân vận Tỉnh ủy với chức năng là tham mưu choTỉnh ủy, UBND tỉnh về công tác vận động quần chúng Ban Dân vận có nhiệmvụ: Theo dõi, nghiên và đề xuất những giải pháp chỉ đạo của cấp ủy, chínhquyền tỉnh trên 4 vấn đề lớn là: Đoàn thể, dưa tộc, tôn giáo và công tác dân vậntrong các cơ quan nhà nước Ngày 1/9/1994, Ban Thường vụ Tỉnh ủy Cao Bằng

ra nghị quyết thành lập Ban dân vận cấp cấp huyện, thị

Với chức năng, nhiệm vụ được giao, Ban Dân vận Tỉnh ủy từ năm 1981đến nay đã có những nội dung công tác thiết thực và hoạt động có hiệu quả trêncác lĩnh vực: Đoàn thể, dân tộc, tôn giáo, đáp ứng với yêu cầu Đặc biệt là từkhi nuớc ta bước vào thời kỳ đổi mới, CNH-HĐH, mặc dù còn gặp nhiều khókhăn nhưng Đảng bộ Tỉnh Cao Bằng đã luôn bám sát các chủ trương, nghị quyếtcủa Đảng, nhất là các chủ trương,nghị quyết về công tác dân vận quán triệt vàthực hiện tốt bài học số một mà Đại hội lần thứ VI của Đảng đã rút ra là phảiquán triệt tư tưởng '' lấy dân làm gốc '' xây dựng và phát huy quyền làm chủ củanhân dân lao động Nhờ đó đã phát huy được sức mạnh đại đoàn kết, tập hợp,động viên nhân dân khắc phục mọi khó khăn, thử thách giành được những thànhtựu quan trọng trong sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội; đời sống nhân dânkhông ngừng được cải thiện

Quá trình hình thành và phát triển của ban dân vận tỉnh ủy 83 năm qua,gắn liền với lịch sử vẻ vang của Đảng bộ và nhân dân tỉnh Cao Bằng Với chứcnăng là cơ quan tham mưu cho Tỉnh ủy về công tác dân vận, kể từ ngày thànhlập đến nay, qua mỗi thời kỳ, mỗi chặng đường lịch sử, Ban Dân vận Tỉnh ủyđều có những đóng góp quan trọng vào tiến trình đấu tranh cách mạng anh dũng

và kiên cường của Đảng bộ và nhân dân tỉnh nhà Những người làm công tácdân vận của Đảng bộ tỉnh đã vận động nhân dân các dân tộc trong tỉnh đoàn kếtchung quanh Ban Chấp hành Đảng bộ, góp thành lực lượng toàn dân để thực

hiện thắng lợi hai cuộc kháng chiến chống pháp và chống Mỹ, góp phần xâydựng và bảo vệ quê hương Cao Bằng ngày càng giàu đẹp.

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức

1.1.2.1 Chức năng

Là cơ quan tham mưu của tỉnh ủy mà trực tiếp thường xuyên là banthường vụ và thường trực tỉnh ủy về công tác dân vận ( bao gồm cả công tác dântộc và tôn giáo)

1.1.2.2 Nhiệm vụ

* Nghiên cứu, đề xuất

- Những chủ trương, giải pháp về công tác dân vận của tỉnh ủy và banthường vụ tỉnh ủy Chủ trì hoặc tham gia chuẩn bị nghị quyết đại hội, các nghịquyết, quyết định, chỉ thị, quy định, quy chế, chương trình công tác dân vận củatỉnh ủy, ban thường vụ tỉnh ủy

- Tham mưu cho tỉnh ủy, ban thường vụ tỉnh ủy cụ thể hóa các chủtrương, nghị quyết, chỉ thị, quy định, quyết định quy chế, kết luận của Đảng,pháp luật của nhà nước về công tác dân vận, dân tộc, tôn giáo, phát huy quyền làchủ của nhân dân

- Theo dõi, tổng hợp tình hình nhân dân ( bao gồm cả tình hình dân tộc,tôn giáo, các giai tầng xã hội, các vấn đề bức xúc trong nhân dân) để báo cáo vàtham mưu với tỉnh ủy, ban thường vụ tỉnh ủy

- Sơ kết, tổng kết về công tác dân vận

* Hướng dẫn, kiểm tra giám sát

- Việc thực hiện các chủ trương, nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định,quy chế, kết luận của đảng về công tác dân vận

- Phối hợp với các cơ quan, ban, ngành, đoàn thể nhân dân nắm tình hình

tư tưởng, tâm trạng, nguyện vọng trong nhân dân và phong trào quần chúng đểkịp thời báo cáo, tham mưu cho cấp ủy lãnh đạo tốt công tác dân vận và xử lýnhững vấn đề mới phát sinh

- Hướng dẫn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ về công tác dân vận chocấp ủy và cán bộ làm công tác dân vận cưa các cấp trong đảng bộ tỉnh

- Tham gia ý kiến với các cơ quan chính quyền trong việc thể chế hóanghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định, quy chế, kết luận của Đảng về công tác

dân vận; phát huy quyền là chủ của nhân dân.

* Phối hợp

- Với ban tổ chức tỉnh ủy trong việc quản lý tổ chức bộ máy, biên chế vàviệc thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức, ngườilao động của ban dân vận tỉnh ủy Tham gia ý kiến về công tác cán bộ đối vớiđội ngũ cán bộ trong khối và cán bộ dân vận cấp ủy trực thuộc theo phân cấpquản lý

- Chủ trì, phối hợp với các ban, ngành liên quan trong các hoạt độngchung về công tác dân vận; công tác nghiên cứu, kiểm tra, đào tạo, bồi dưỡng,thông tin…về công tác dân vận ở địa phương

- Với Mặt trận Tổ quốc tỉnh để vận động nhân sĩ, trí thức, người có uy tíntrong đồng bào các dân tộc thiểu số và chức sắc trong tôn giáo

- Với Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể chính trị - xã hội và hội quần chúngcấp tỉnh tham gia công tác xây dựng Đảng, xây dựng chính quyền

* Thẩm định, thẩm tra

- Các đề án, văn bản về công tác dân vận trước khi trình tỉnh ủy, banthường vụ tỉnh ủy

- Tham gia thẩm định các đề án, dự án thuộc lĩnh vực kinh tế, chính trị,

xã hội, quốc phòng an ninh… có liên quan mật thiết đến công tác dân vận; các

đề án, dự án có liên quan đến quyền làm chủ của nhân dân và công tác đan vậncủa hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân

* Thực hiện một số nhiệm vụ do ban thường vụ, thường trực tỉnh ủy giao

- Giúp cấp ủy nắm tình hình và tham mưu cho cấp ủy chỉ đạo hoạt độngcủa Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể chính trị- xã hội, hội quần chúng ở địaphương

- Là cơ quan thường trực Ban chỉ đạo thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở,nắm tình hình và tham mưu cho cấp ủy chỉ đạo hoạt động công tác dân vận củacác cơ quan nhà nước ở địa phương

- Thực hiện việc báo cáo định kỳ và đột xuất với Ban thường vụ tỉnh ủy,Ban dân vận Trung ương theo quy định

- Thực hiện những công việc khác do tỉnh ủy, Ban thường vụ tỉnh ủygiao

1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan:

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ban dân vận tỉnh ủy thành phố Cao Bằng (xem trang sau)

1.1.2.3.3 Thẩm quyền và trách nhiệm của trưởng ban, phó trưởng ban,trưởng phòng, phó trưởng phòng, chánh văn phòng, phó chánh văn phòng, cán

- Phân công, chỉ đạo và kiểm tra các phó trưởng ban thực hiện các nhiệm

vụ được giao Triệu tập, chủ trì, kết luận các cuộc họp lãnh đạo Ban, các cuộchọp toàn thể cơ quan

- Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức – cán bộ; công tác thi đua – khenthưởng, kỷ luật; công tác bảo vệ chính trị nội bộ và công tác Dân tộc – Tôn giáo

- Ký các văn bản trình, báo cáo 6 tháng, báo cáo tổng kết năm gửi tỉnh ủy,Ban Dân vận Trung Ương, các quyết định điều động cán bộ, bổ nhiệm các chứcdanh lãnh đạo, khen thưởng theo phân cấp

- Trực tiếp phụ trách và chỉ đạo hoạt động của văn phòng ban và phòngdân tộc tôn giáo; là chủ tài khoản cơ quan, quyết định những vấn đề tài chính, tàisản của cơ quan theo phân cấp

Các Phó trưởng ban có trách nhiệm:

- Giúp Trưởng ban lãnh đạo, chỉ đạo công việc chung của Ban, đồng thờiđược Trưởng ban phân công phụ trách một lĩnh vực công tác của Ban Chịutrách nhiệm giúp Trưởng ban tham mưu, đề xuất chủ trương và hướng dẫn củatỉnh ủy về việc sơ kết, tổng kết các chỉ thị, nghị quyết của Trung ương, của tỉnh

- Được ký công văn đôn đốc, hướng dẫn kiểm tra, phối hợp thuộc lĩnhvực được phân công phụ trách, sau khi đã trao đổi thống nhất với trưởng Banhoặc tập thể lãnh đạo Ban.

Phó trưởng phòng có trách nhiệm:

- Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về một hoặc một số lĩnh vực côngtác được phân công theo chức năng, nhiệm vụ của phòng; được trưởng phòng ủyquyền dự các hội nghị, hội thảo của các cơ quan liên quan

- Thục hiện nhiệm vụ của trưởng phòng khi được ủy quyền; khi cần thiếtđược làm việc trực tiếp với lãnh đạo Ban, sau đó báo cáo cho trưởng phòng biết

- Trực tiếp phụ trách công tác thi đua khen thưởng; tặng kỷ niệm chương

“ Vì sự nghiệp Dân vận”; theo dõi về việc thực hiện chế độ chính sách đối vớicán bộ, công chức cơ quan; làm các thủ tục hành chính về tuyển dụng, bổ nhiệmcán bộ, kỷ luật cán bộ khi đã được bàn bạc thống nhất trong lãnh đạo hoặc tậpthể cơ quan

- Được thừa lệnh trưởng ban ký các: giấy giói thiệu, giấy công tác đối vớicán bộ, công chức trong ban và lện điều xe…

Trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên:

- Mỗi cán bộ, chuyên viên được trưởng phòng phân công theo dõi mộtlĩnh vực công tác hoặc đảm nhiệm một số nhiệm vụ để thực hiện chức năngnhiệm vụ chung của phòng theo sự phân công của trưởng phòng

- Thường xuyên theo dõi, nắm tình hình, nghiên cứu, đề xuất, báo cáo kịpthời với lãnh đạo phòng về lĩnh vực công tác được phân công Chịu trách nhiệm

đề xuất nội dung, kế hoạch công tác theo nhiệm vụ được phân công

- Khi có yêu cầu các chuyên viên được làm việc trực tiếp với Trưởng banhoặc Phó ban phụ trách Các chuyên viên được cung cấp nguồn thông tin, tưliệu; được dự các cuộc hội nghị khi được lãnh đạo Ban hoặc trưởng phòng giaonhiệm vụ nhưng chỉ được phát biếu ý kiến với tư cách cá nhân, không được phátbiểu nhân danh Ban Dân vận Tỉnh ủy; được đề xuất ý kiến để cơ quan tạo điềukiện thuận lợi trong công tác

1.2.Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức

Công tác lưu trữ của Ban Dân vận Tỉnh ủy Cao Bằng là do văn phòngquản lý và chịu trách nhiệm thực hiện hoạt động lưu trữ của cơ quan Do đó emxin nêu khái quát tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổchức của Văn Phòng

1.2.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn

Văn phòng tham mưu và thực hiện công tác tổng hợp, kế hoạch, đào tạo,bồi dưỡng, tổ chức cán bộ, chính sách cán bộ, thi đua khen thưởng, kỷ luật, hànhchính, quản trị phục vụ hoạt động của cơ quan

Là đầu mối trong việc trao đổi thông tin, tư liệu, phối hợp công tác giữaBan Dân vận Tỉnh ủy với Văn phòng Tỉnh ủy,

Quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản của ban; công tác côngvăn, giấy tờ, văn thư,hành chính, lưu trữ, cấp xã về nghiệp vụ hành chính , vănthư, lưu trữ, tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước theo quy định của pháp

luật Trình lãnh đạo ban ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền các quy định

về thủ tục hành chính trong xử lý công việc và quản lý công văn, giấy tờ trongcác cơ quan hành chính Nhà nước Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồidưỡng cán bộ, công chức, viên chức của ban Thực hiện các nhiệm vụ khác dolãnh đạo ban giao

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng

Gồm có: 05 người

- 01 Chánh Văn phòng – Chỉ đạo chung

- 02 Phó Chánh Văn phòng gồm:

- 01 Phó Chánh Văn - Phụ trách tổng hợp văn bản

- 01 Phó Chánh Văn phòng - Phụ trách tiếp công dân

- 01 nhân viên văn thư lưu trữ

Chương 2 Thực trạng công tác lưu trữ của Ban dân vận Tỉnh ủy Thành

Phố Cao Bằng 2.1 Hoạt động quản lý

Tài liệu của Ban dân vận hình thành ra là những tài liệu quan trọng, có giátrị liên quan đến hoạt động quản lý điều hành mọi hoạt động của cơ quan tổchức Bên cạnh đó tài liệu mà cơ quan ban hành ra, các cơ quan cấp trên banhành xuống, cấp dưới trình lên hàng năm là những tài liệu liên quan tới vấn đềchính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, giáo dục… là những tài liệu có vấn đề nhạycảm, mật liên quan đến vận mệnh của Quốc gia, dân tộc chính vì thế tài liệu cầnphải được bảo quản, quản lý một cách tốt nhất để góp phần xây dựng và bảo vệ

tổ quốc ngày càng vững mạnh sánh vai với các cường quốc năm châu Nhậnthấy được tầm quan trọng của công tác lưu trữ và dựa trên sự chỉ đạo của các cơquan cấp trên Văn phòng Tỉnh ủy Cao Bằng đã có sự quan tâm tới công tác lưutrữ bằng việc thực hiện hoạt động quản lý điều hành mọi hoạt động của công tácLưu trữ khá tốt

2.1.1 Xây dựng, ban hành các văn bản về công tác lưu trữ

- Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng chưa xây dựng và ban hànhquy chế về công tác văn thư lưu trữ riêng mà dựa theo: quy chế số 03-QC/BDVngày 25 tháng 02 năm 2015 quy chế làm việc của cơ quan ban dân vận Tỉnh ủyCao Bằng

- Kế hoạch 29-KH/BDV ngày 17/11/2016 của Ban dân vận về kế hoạchchỉnh lý, sắp xếp tài liệu các phòng, ban, thuộc Ban dân vận đưa vào kho lưutrữ

- Các văn bản chỉ đạo hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan: Theo tàiliệu tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ Đảng và các tổ chức chính trị

xã hội do văn phòng Tỉnh ủy tổ chức

2.1.2 Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức

Hoạt động quản lý trong công tác lưu trữ cơ quan đã có sự quan tâm Cụthể Ban Dân vận đã tiến hành chỉnh lý tài liệu theo khóa và nhiệm kỳ làm việc.Mỗi một khóa hay là một nhiệm kỳ sẽ là một phông lưu trữ Ví dụ như: Phông

lưu trữ Ban dân vận Tỉnh ủy khóa XVI, nhiệm kỳ 2004-2009

2.1.3 Tổ chức nghiêm cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCNtrong hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức

Do điều kiện chưa cho phép nên hoạt động tổ chức nghiên cứu khoa học

và ứng dụng thành tựu KHCN trong công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức vẫncòn hạn chế Cụ thể việc ứng dụng tin học trong công tác văn thư lưu trữ đãmang lại hiệu quả, tiết kiệm, chính xác và tra tìm tài liệu thuận tiện, nhanhchóng Đến nay thì 100% cán bộ công chức trong cơ quan đều biết và sử dụngmạng để tiếp nhận, xử lý văn bản và khai thác văn bản qua hệ thống trao đổithông tin nội bộ

2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lýcông tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ

Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản

lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ là đã có, tuy nhiên vẫncòn hạn chế so với thực trạng và quy mô của kho lưu trữ cơ quan Hàng năm thì

cơ quan cũng tiến hành tổ chức các lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ công tácvăn thư lưu trữ Tuy nhiên từ trước năm 2012 cơ quan đã có 01 cán bộ phụ tráchvăn thư kiêm nghiệm lưu trữ và đã được bồi dưỡng nghiệp vụ tại Tỉnh Cao Bằng, tuy nhiên sau năm 2012 cán bộ lưu trữ này đã được điều chuyển công tác, hoạtđộng lưu trữ đã không được quan tâm sát sao, cho tới đầu năm 2015 mới hợpđồng có quỹ lương 01 cán bộ chuyên ngành lưu trữ để thực hiện công tác lưu trữtại cơ quan và được hưởng phụ cấp độc hại hàng tháng hệ số 01, nên vẫn chưa

có bất cứ một hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, thi đua, khen thưởng nào về côngtác lưu trữ cả

2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công táclưu trữ của cơ quan, tổ chức

Về hoạt động thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chếcông tác lưu trữ của cơ quan là đã có tuy nhiên vẫn còn rất hạn chế, bởi cơ quanchưa ban hành quy chế về công tác văn thư lưu trữ riêng chỉ căn cứ theo quy chếlàm việc của ban nên chưa có căn cứ để thực hiện thanh tra, kiểm tra, xử lý vi

phạm theo quy chế

2.1.6 Hợp tác quốc tế về lưu trữ

Cũng với một lý do điều kiện cơ quan chưa cho phép nên hoạt động hợptác quốc tế về công tác lưu trữ là chưa có Nói chung là các hoạt động trên đãđược Ban dân vận Tỉnh ủy quan tâm tới, tuy nhiên nó vẫn còn rất hạn chế chưađược sát sao khi thực trạng tài liệu đang được chất đống, bó gói, rời, lẻ trongkho lưu trữ cơ quan mà tài liệu trong kho hầu hết là những tài liệu có giá trị (giátrị hiện hành và giá trị lịch sử)

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Chánh văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp

hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm viquản lý của mình

- Cán bộ Văn thư – Lưu trữ kiêm nhiệm có trách nhiệm:

+ Tham mưu cho Chánh văn phòng trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướngdẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại Ban;

+ Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;

+ Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập;+ Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vàthống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;

+ Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;

+ Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”

Phần lớn khối lượng tài liệu tại Ban đều có thời hạn bảo quản Vĩnh viễnNhững tài liệu có thời hạn bảo quản như: Văn bản trả lời hành chính đơnthuần, giấy mời họp, giấy mời dự hội thảo, hội nghị,… được lưu tại phòng vănthư từ 1 – 2 năm sau đó sẽ được nộp lưu về Kho Lưu trữ Ban Dân vận Tỉnh ủyCao Bằng Đến hết nhiệm kỳ 5 năm các tài liệu đã được chỉnh lý sẽ được nộp vềkho lưu trữ của văn phòng Tỉnh ủy Cao Bằng

2.2.2 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ

Công tác thu thập bổ sung của kho lưu trữ có quan hệ đến hầu hết các

nghiệp vụ của công tác lưu trữ Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tàiliệu vào các kho lưu trữ sẽ bổ sung các nguồn tài liệu, làm phong phú thànhphần phông lưu trữ cơ quan và khả năng phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưutrữ, bảo tồn di sản văn hóa Quốc gia, dân tộc Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tàiliệu vào kho lưu trữ Ban dân vận là công việc thường xuyên được tiến hànhhàng năm, vào đầu quý I của năm sau tiến hành thu thập tài liệu của các nămtrước; sau 01 năm kết thúc nhiệm kỳ hoạt động của cấp ủy, Ban tiến hành chỉnh

lý và thu thập bổ sung tài liệu của các nhiệm kỳ trước

Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu hàng năm đã được Ban quan tâm Vănphòng ban chủ động, tích cực tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, chỉ đạo cán bộcác phòng thực hiện việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan Nguồn thu tàiliệu vào lưu trữ cơ quan: Là toàn bộ những tài liệu có giá trị

- Các loại văn bản mà Ban Dân vận Tỉnh ủy ban hành

- Các loại văn bản của Tỉnh ủy mà Ban Dân vận tham mưu, trình Tỉnh ủy

- Tài liệu nghe nhìn được hình thành cũng không nhiều chủ yếu là cácthước phim video, tranh, ảnh từ các hội nghị, các cuộc họp quan trọng của cơquan

Hiện nay kho Lưu trữ của Ban dân vận đã thu thập được khoảng 6000 hồ

sơ trong có khoảng hơn 1500 đã chỉnh lý lập thành hồ sơ hoàn chỉnh còn lại là

hồ sơ chuyển trực tiếp từ các phòng ban xuống ở tình trạng bó gói, rời lẻ tươngđương với khoảng hơn 100 mét giá tài liệu tài liệu

2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu

Chúng ta biết rằng công tác xác định giá trị tài liệu được thực hiện ở 3giai đoạn chính tại Văn thư, tại lưu trữ cơ quan, tại lưu trữ lịch sử Theo thực

trạng tại Ban dân vận cho thấy thì công tác xác định giá trị chỉ được thực hiện ởgiai đoạn văn thư là chính rồi nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, còn ở giai đoạn lưutrữ cơ quan thì rất hạn chế sở dĩ cũng bởi tài liệu khi chuyển vào lưu trữ được đểvào cặp, giá, bao gói chưa được phân loại thêm vào đó là nhân sự cũng không

đủ để thực hiện hoạt động chỉnh lý, để xác định giá trị của chúng Bởi khốilượng tài liệu khi tập trung về kho lưu trữ là quá nhiều Khối tài liệu của cáckhóa trước ( từ năm 2006 – 2010) còn tồn đọng khá nhiều, do đó rất khó khăntrong quá trình bổ sung, xác định giá trị tài liệu và lập hồ sơ Tài liệu của phôngBan dân vận Tỉnh ủy khóa XVII, nhiệm kỳ 2010 – 2015 đã được thực hiện chỉnh

lý và xác định giá trị là tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, có thời bảo quảntạm thờ và loại ra rất nhiều tài liệu trùng thừa, tài liệu phô tô không có giá trị thìđang chuẩn bị lập biên bản tiêu hủy khi kết thúc đợt chỉnh lý

2.2.4 Công tác chỉnh lý tài liệu

Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoahọc, trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xácđịnh giá trị; hệ thống hóa hồ sơ; tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối vớiphông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý Thấy được tầm quan trọng đó thì Bandân vận Tỉnh ủy đã thực hiện chỉnh lý tài liệu để chỉnh sửa, hoàn thiện và lậpmới hồ sơ, hệ thống hóa hồ sơ và xây dựng công cụ tra tìm cho tài liệu Tuynhiên công tác này được thực hiện vẫn còn khá ít do điều kiện kinh phí chưa chophép; do thiếu nguồn nhân lực để chỉnh lý, một cán bộ lưu trữ không thể chỉnh

lý hết khối tài liệu từ khi thành lập tới nay được, mà hàng năm lại hình thànhthêm rất nhiều tài liệu không chỉ của một phòng, ban mà rất nhiều phòng, banchuyển tới sau một năm giải quyết công việc Thêm vào đó chỉ có một vài tàiliệu nộp lưu vào lưu trữ đã được phân loại sơ bộ, còn đa số tài liệu vẫn chưađược lập hồ sơ,còn lẫn lộn, đang để rời lẻ tài liệu thu từ văn thư được sắp xếptheo năm và theo thể loại văn bản Tính tới thời điểm hiện tại thì cơ quan đãchỉnh lý và lập được khoảng 2000 hồ sơ (tổng) Cơ quan lựa chọn phương ánthời gian – mặt hoạt động Theo em thấy thì thực hiện theo phương án này cũngkhá tốt bởi nó phù hợp với đặc thù hoạt động của cơ quan cũng như đặc thù hoạt