KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I: LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI. 3 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Thư viện Trường Đại học Hà Nội. 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Thư viện: 4 1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ: 4 CHƯƠNG II: KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI. 6 2.1. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin – Thư viện: 6 2.1.1. Về nhân sự trong thư viện: 6 2.1.2. Các phòng ban trong thư viện: 6 2.2. Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Hà Nội: 9 2.2.1. Phòng Nghiệp vụ: 9 2.2.1.1. Phân loại tài liệu: 9 2.2.1.2. Mô tả thư mục: 10 2.2.1.3. Tóm tắt tài liệu: 11 2.2.1.4. Định từ khóa: 11 2.2.1.5. Đóng dấu: 13 2.2.1.6. Dán nhãn: 13 2.2.1.7. Xử lý phiếu điền máy: 14 2.2.1.8. Nhập CSDL: 14 2.2.1.9. Xây dựng CSDL: 15 2.2.1.10. Xây dựng vốn tài liệu cho thư viện: 16 2.2.1.11. Thanh lọc tài liệu: 16 2.2.2. Phòng Dịch vụ: 17 2.2.2.1. Tổ chức kho tài liệu: 18 2.2.2.2. Các dịch vụ cung cấp tài liệu: 18 2.2.2.3. Kiểm kê tài liệu. 20 2.2.2.4. Dịch vụ tra cứu thông tin: 20 2.2.2.5. Dịch vụ trao đổi thông tin: 20 2.2.2.6. Dịch vụ khai thác tài liệu đa phương tiện: 21 2.2.2.7. Một số dịch vụ khác: 21 2.3.Cơ sở vật chất và nguồn lực thông tin: 22 2.3.1. Cơ sở vật chất 22 2.3.2. Nguồn lực thông tin. 23 2.4. Định hướng phát triển của Thư viện trong thời gian tới. 24 2.5. Đặc điểm của Người dùng tin và Nhu cầu tin: 25 CHƯƠNG III: NỘI DUNG THỰC TẬP TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI. 28 1. Công tác bổ sung tài liệu: 28 2. Công tác xử lý tài liệu 28 3. Phòng trả, mượn và gia hạn tài liệu: 28 CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC. NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT NHỮNG NỘI DUNG ĐÃ KIẾN TẬP. 30 3.1. Kết quả hoạt động đã được tham gia: 30 3.2. Một số nhận xét và đề xuất: 30 C. KẾT LUẬN. 32

MỤC LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU 1

B NỘI DUNG 3

CHƯƠNG I: LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 3

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Thư viện Trường Đại học Hà Nội 3

1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Thư viện: 4

1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ: 4

CHƯƠNG II: KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 6

2.1 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin – Thư viện: 6

2.1.1 Về nhân sự trong thư viện: 6

2.1.2 Các phòng ban trong thư viện: 6

2.2 Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Hà Nội: 9

2.2.1 Phòng Nghiệp vụ: 9

2.2.1.1 Phân loại tài liệu: 9

2.2.1.2 Mô tả thư mục: 10

2.2.1.3 Tóm tắt tài liệu: 11

2.2.1.4 Định từ khóa: 11

2.2.1.5 Đóng dấu: 13

2.2.1.6 Dán nhãn: 13

2.2.1.7 Xử lý phiếu điền máy: 14

2.2.1.8 Nhập CSDL: 14

2.2.1.9 Xây dựng CSDL: 15

2.2.1.10 Xây dựng vốn tài liệu cho thư viện: 16

2.2.1.11 Thanh lọc tài liệu: 16

2.2.2 Phòng Dịch vụ: 17

2.2.2.1 Tổ chức kho tài liệu: 18

2.2.2.2 Các dịch vụ cung cấp tài liệu: 18

2.2.2.3 Kiểm kê tài liệu 20

2.2.2.4 Dịch vụ tra cứu thông tin: 20

2.2.2.5 Dịch vụ trao đổi thông tin: 20

2.2.2.6 Dịch vụ khai thác tài liệu đa phương tiện: 21

2.2.2.7 Một số dịch vụ khác: 21

2.3.Cơ sở vật chất và nguồn lực thông tin: 22

2.3.1 Cơ sở vật chất 22

2.3.2 Nguồn lực thông tin 23

2.4 Định hướng phát triển của Thư viện trong thời gian tới 24

2.5 Đặc điểm của Người dùng tin và Nhu cầu tin: 25

CHƯƠNG III: NỘI DUNG THỰC TẬP TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 28

1 Công tác bổ sung tài liệu: 28

2 Công tác xử lý tài liệu 28

3 Phòng trả, mượn và gia hạn tài liệu: 28

CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT NHỮNG NỘI DUNG ĐÃ KIẾN TẬP 30

3.1 Kết quả hoạt động đã được tham gia: 30

3.2 Một số nhận xét và đề xuất: 30

C KẾT LUẬN 32

A LỜI NÓI ĐẦU

Thực tập có một vị trí rất quan trọng trong các chương trình đào tạo ở bậcCao đẳng, Đại học Chính là khoảng thời gian sinh viên được học nghề từ thực

tế và hiểu rõ hơn mà công việc mà mình sẽ làm sau khi rời khỏi giảng đường.Đây là giai đoạn nhằm gắn liền nhà trường với xã hội, lý thuyết với thực tiễngiúp sinh viên củng cố lại kiến thức đã được học, biết vận dụng những kiến thức

ấy vào thực tiễn Những bài học nằm ngoài giáo trình, nằm ngoài những gì bạntừng suy nghĩ sẽ dạy bạn, giúp bạn trưởng thành hơn trong việc nhìn nhận, xemxét và giải quyết vấn đề Được làm việc trong môi trường thực tế, được trao đổi

cơ hội để áp dụng những kiến thức đã học vào công việc bạn sẽ nhanh chóngnhìn thấy những lỗ hổng của bản thân để có thể tiếp tục hoàn thiện Đồng thời,với sự giúp đỡ của những người có kinh nghiệm tại nơi thực tập, bạn sẽ có đượcnhững bài học để tránh những sai sót trong quá trình đi làm thực tế sau này Mỗibài học nhận được từ chuyến đi thực tập chính là tài sản, là hành trang quý báu

để bạn vững bước trên con đường tương lai của chính mình

Để đáp ứng nhu cầu học tập, trải nghiệm ngành nghề và tự đánh giá lạichính mình, được sự giới thiệu của Khoa Văn hóa Thông tin và Xã hội TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội và sự chấp thuận của Giám đốc Thư viện Trường Đạihọc Hà Nội, tôi được về thực tập tại Thư viện từ ngày 20 tháng 03 đến ngày 16tháng 04 năm 2017

Nhân đây, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban giám hiệu Nhà trường,

Cô Lê Thị Thành Huế – Giám đốc Thư viện Trường Đại học Hà Nội; các anh,chị nhân viên thư viện; các thầy, cô giáo và các bạn sinh viên Trường Đại học

Hà Nội đã đồng hành, dạy bảo và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi nghiên cứu, tiếpcận với thực tế, vận dụng những kiến thức đã học mà phát huy, đồng thời biếtđược những nhược điểm mà khắc phục, sửa đổi để hoàn thành tốt đợt thực tậplần này

Bài báo cáo là những kiến thức mà em thu được sau gần một tháng thựctập tại Thư viện Trường Đại học Hà Nội Trong quá trình thực tập và hoàn thànhbài báo cáo, mặc dù em đã cố gắng nhưng do thời gian và vốn kiến thức còn hạn

chế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót Mong nhận được các ý kiến đónggóp chân thành của quý thầy cô để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !!!

B NỘI DUNG CHƯƠNG I: LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA THƯ

VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI.

1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của Thư viện Trường Đại học

-Năm 1967, trước yêu cầu mở rộng quy mô đào tạo và nâng cao chấtlượng giảng dạy, trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội đã mở thêm một số chuyênngành như: tiếng Anh, tiếng Pháp Cùng với việc thành lập thêm một số khoa và

bộ môn, vốn tư liệu tăng lên đáng kể Đến năm 1984, lãnh đạo nhà trường quyếtđịnh tách tổ tư liệu ra khỏi phòng giáo vụ thành một đơn vị độc lập với tên gọilà: “Thư viện trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội” Sau khi tách thành đơn vị độclập, năm 1994 Thư viện đã xây dựng mới được toà nhà 2 tầng, vốn tài liệu ngàycàng nhiều, phần nào đáp ứng được yêu cầu về tư liệu cho công tác đào tạo củatrường Trong quá trình hoạt động, Trung tâm đã không ngừng nâng cấp cơ sởvật chất kỹ thuật, đổi mới hoàn thiện tổ chức và hoạt động, từng bước ứng dụngcông nghệ thông tin vào hoạt động nghiệp vụ

-Năm 2000, cùng với việc đổi mới chương trình, phương pháp giảng dạy,nâng cao chất lượng đào tạo ngoại ngữ của ngành giáo dục, Ban Giám hiệutrường quyết định sáp nhập Thư viện với phòng Thông tin và đổi tên thành

“Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội” Thư việnthực hiện dự án nâng cấp hiện đại theo hướng mở, bằng nguồn vốn vay củaNgân hàng thế giới - World Bank mức A và mức B để đầu tư nâng cấp cơ sở vậtchất - kỹ thuật trụ sở, trang thiết bị

-Ngày 5/12/2003 Thư viện đã đi vào hoạt động tại trụ sở mới và khôngngừng hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị Đặc biệt, năm 2005 Thư viện đãứng dụng và triển khai phần mềm quản trị thư viện điện tử Libol để nâng caohiệu quả hoạt động thông tin thư viện Hiện nay, Thư viện đã đi vào hoạt động

ổn định và từng bước hiện đại, ngày càng đóng góp vào sự nghiệp giáo dục củatrường Đại học Hà Nội nói riêng và của ngành giáo dục đào tạo của nước ta nóichung trong thời đại mới

-Thư viện Trường Đại học Hà Nội cũng đã liên kết với một số đơn vịkhác như:

+ Tạp chí Khoa học

+ Thư viện Đại học Victoria – Úc

+ Thư viện Đại học Latrobe – Úc

+ Website các Khoa Trường Đại học Hà Nội

+ Trường Đại học Hà Nội

+ Thư viện Việt Nam

+ Thư viện Quốc tế

1.2.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Thư viện:

1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ:

a Chức năng: Trung tâm TT-TV thực hiện chức năng tham mưu, giúp

hiệu trưởng quản lý các hoạt động thư viện của trường, đồng thời chịu tráchnhiệm theo phân cấp quản lý của hiệu trưởng

b Trung tâm Thông tin - Thư viện có những nhiệm vụ sau đây:

- Tham mưu giúp hiệu trưởng xây dựng quy hoạch, kế hoạch hoạt độngdài hạn và ngắn hạn của Trung tâm TT-TV theo hướng hiện đại; tổ chức điềuphối toàn bộ hệ thống TT-TV trong trường

- Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong nước và nước ngoài, đápứng nhu cầu giảng dạy, học tập, NCKH và chuyển giao công nghệ của nhàtrường, thu nhận các công trình NCKH, luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹ, khoáluận của giảng viên, cán bộ, nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên, các giáo trình,tài liệu tham khảo, các ấn phẩm biếu tặng và tài liệu trao đổi giữa các thư viện

- Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu; xây dựng hệthống tra cứu thích hợp; thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin tựđộng hoá; xây dựng các cơ sở dữ liệu; biên soạn, xuất bản các ấn phẩm thông tintheo quy định của pháp luật.

- Đảm bảo cung cấp thông tin cho NDT một cách đầy đủ, chính xác, đúngđối tượng, điều tra đánh giá đúng nhu cầu thông tin của cán bộ giảng dạy, cán bộnghiên cứu, học viện cao học, nghiên cứu sinh và sinh viên trong trường Từ đó

có thể tổ chức và ngày càng hoàn thiện hoạt động tạo điều kiện để cung cấpthông tin một cách chính xác, phù hợp với nhu cầu thông tin của người dùng tin

- Tổ chức phục vụ, hướng dẫn bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệuquả nguồn tài liệu và các sản phẩm dịch vụ thông tin

- Nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến và côngnghệ thông tin vào công tác thư viện

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp

vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ của Trung tâm

- Tổ chức, quản lý cán bộ, tài sản theo sự phân cấp của hiệu trưởng; bảoquản, kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và tài sản khác củaThư viện; tiến hành thanh lọc các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định của BộVăn hoá, Thể thao & Du lịch

- Thực hiện báo cáo tình hình hoạt động hàng năm và báo cáo đột xuấtkhi có yêu cầu của Bộ Giáo dục & Đào tạo, Bộ Văn hoá Thể thao & Du Lịch vàcác cơ quan, đơn vị có yêu cầu

- Xây dựng các quy định quản lý theo chức năng, nhiệm vụ được giao Tổchức thực hiện, kiểm tra, giám sát, tổng kết đánh giá các hoạt động liên quanđến TT-TV

- Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin cho thư viện IEC và thư viện trêncác Khoa, chuyển giao công nghệ, tài liệu chuyên môn và nghiệp vụ thư viện

- Tiếp nhận, hướng dẫn sinh viên thực tập chuyên ngành TT-TV đến thựctập và làm khóa luận tốt nghiệp về Thư viện Trường Đại họcHà Nội

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do nhà trường giao

CHƯƠNG II: KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI

HỌC HÀ NỘI.

2.1 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin – Thư viện:

2.1.1 Về nhân sự trong thư viện:

-Đội ngũ cán bộ có vai trò chủ chốt không thể thiếu trong hệ thống Thôngtin – Thư viện Họ là những người trực tiếp điều hành, thực hiện hoạt động của

hệ thống, là cầu nối giữa độc giả và tri thức

-Số lượng cán bộ, nhân viên của thư viện hiện tại là 20 người (Trong đó

có 15 cán bộ chuyên môn, 01 chuyên viên maketing, 02 nhân viên an ninh, 02nhân viên vệ sinh)

-Trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên trong thư viện:

Thạc sĩ chuyên ngành Thư viện: 09

2.1.2 Các phòng ban trong thư viện:

Ngoài Ban giám đốc, Thư viện có 2 phòng chức năng chính và 1 phòngchuyên trách về vệ sinh, an ninh

a, Giám đốc:

Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Ban giám hiệu nhà trường vềtoàn bộ hoạt động Trung tâm Thông tin - Thư viện của trường Đại học Hà Nội.Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức, đối nội, đối ngoại, chính sách phát triểnnguồn lực thông tin, công tác phát triển đảng viên và các nhiệm vụ được giao

b, Phòng Nghiệp vụ của Thư viện:

-Bao gồm bộ phận bổ sung và biên mục, có các nhiệm vụ:

Xây dựng và bổ sung vốn tài liệu, thu nhận các tài liệu; đồng thời cónhiệm vụ xử lý tài liệu theo các chu trình, xử lý kỹ thuật vốn tài liệu, xây dựngcác cơ sở dữ liệu, tổ chức hệ thống tra cứu theo đúng yêu cầu về tiêu chuẩn

nghiệp vụ thư viện.

Xử lý và biên soạn ấn phẩm thông tin giới thiệu sách mới, thông tinchuyên đề, các loại thư mục, hướng dẫn tra cứu và tổ chức các hoạt động thôngtin khác

Nhập dữ liệu sách Việt, ngoại văn vào cơ sở dữ liệu; nghiên cứu và triểnkhai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện; quản trị mạng và cácphần mềm tiện ích; tham gia vào quá trình bảo trì, bảo dưỡng máy tính và cácthiết bị hiện đại khác; tham gia vào việc số hoá tài liệu và xuất bản

Ngoài ra, đây là nơi tiến hành làm thủ tục cần thiết cho bạn đọc khi mớinhập học như: Xây dựng hồ sơ bạn đọc của Trung tâm, làm thủ nhận và thanhtoán tiền cược sách của sinh viên khi nhập học và trước khi tốt nghiệp ra trườngcho bạn đọc

c, Phòng Dịch vụ của Thư viện:

-Bao gồm các bộ phận: Dịch vụ, hỗ trợ và tra cứu thông tin, bộ phậnmaketing Có các nhiệm vụ:

Phục vụ đọc tại chỗ và cho mượn về nhà các tài liệu giáo trình – bàigiảng, sách chuyên khảo, tham khảo, tài liệu nội sinh (Luận án, luận văn, đề tàiNCKH…), báo – tạp chí

Tổ chức kiểm kê kho sách theo quy định; bảo quản vốn tài liệu và tu sửa,phục chế tài liệu bị hư hỏng rách nát trong quá trình sử dụng

Hướng dẫn bạn đọc tra cứu tìm tin trên dữ liệu điện tử, trên thư mục, giớithiệu thông báo sách mới, tủ mục lục

Hướng dẫn cho bạn đọc tìm tài liệu nhanh chóng và photo các tài liệu cótrong Thư viện khi bạn đọc yêu cầu

Cung cấp các dịch vụ, đáp ứng yêu cầu về sử dụng vốn tài liệu có tronghoặc ngoài thư viện thông qua việc trao đổi giữa các thư viện và hệ thống cácphòng đọc, phòng mượn, phòng tra cứu, phòng đa phương tiện (khai thác thôngtin trên mạng Internet, khai thác các CSDL online, CSDL CD - ROM và các tàiliệu số hóa)

Đào tạo người dùng tin:

Kỹ năng tìm tin trên Internet

Kỹ năng nghiên cứu

Kỹ năng trích dẫn và trình bày danh mục tài liệu tham khảo bằng phầnmềm Endnote theo chuẩn Quốc tế và Việt Nam

Sắp xếp phòng học nhóm cho sinh viên

d, Bộ phận An ninh – Vệ sinh: Có các nhiệm vụ:

+ Giữ gìn vệ sinh chung trong thư viện; Lau dọn hành lang, các phòngban, các tủ, quầy đựng sách

+ Giữ gìn trật tự an ninh, giám sát lượng bạn đọc vào thư viện

2.2 Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Hà Nội:

2.2.1 Phòng Nghiệp vụ:

2.2.1.1 Phân loại tài liệu:

-Là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung và thể hiện nộidung đó bằng những kí hiệu của khung phân loại cụ thể Kí hiệu này có thể đơngiản hay phức tạp tùy thuộc vào nội dung những vấn đề mà tài liệu đề cập Hiệnnay, trên thế giới có một số BPL đang được sử dụng rộng rãi đó là BPL DDC,UDC, BBK… Hiện tại, Thư viện ĐHHN đang sử dụng bảng phân loại Dewey( DDC) do ông Melvil Dewey sáng lập năm 1873 và được xuất bản lần đầu vàonăm 1876 Bảng phân loại địa chí do Thư viện ĐHHN chỉnh biên Đối với từngloại hình tài liệu khác nhau thì có sự phân loại khác nhau

-Phân loại tài liệu là một công đoạn khó nên đòi hỏi có những cán bộ phânloại có trình độ ngoại ngữ tốt, có tính cẩn thận, kiên trì, tỉ mỉ và nhiệt tình trong

công việc.

-Thư viện ĐHHN áp dụng bảng phân loại DDC ấn bản rút gọn14 để phânloại cho cả tài liệu tiếng Việt Đây là bản dịch tiếng Việt chính thức có bảnquyền, được cập nhật và chỉnh lý mới nhất so với các phiên bản khác của DDC,được mở rộng và thích nghi với Việt Nam Bổ sung những mục phân loại chi tiếtliên quan đến VN về các chủ đề lịch sử, địa lý, dân tộc, chủ nghĩa Mác - Lênin,Đảng phái chính trị, ngôn ngữ, văn học,

-Sử dụng ấn bản DDC 14 sẽ có một số ưu, nhược điểm sau:

Tính tự tôn dân tộc quá cao, số lượng kí hiệu dành cho Mỹ và phươngTây quá nhiều so với các châu lục khác

2.2.1.2 Mô tả thư mục:

-Là quá trình nhận dạng và mô tả một tài liệu: ghi lại những thông tin vềnội dung, hình thức, trách nhiệm biên soạn,… của tài liệu trên một phiếu mô tả.Thông qua việc mô tả sẽ giúp NDT có một khái niệm về tài liệu và nhanh chóngtìm được tài liệu phù hợp với yêu cầu của mình trong hệ thống tìm tin truyềnthống và hiện đại

-Hiện nay, TVĐHHN mô tả tài liệu theo ISBD (mô tả thư mục theo tiêuchuẩn quốc tế) Mô tả tài liệu theo ISBD (International Standard BibliographyDescriptron) là định ra 1 trật tự sắp xếp các vùng, yếu tố mô tả và một hệ thống

kí hiệu dấu phải đặt trước các yếu tố đó.

-Theo qui tắc ISBD có 7 vùng chính dùng cho mô tả sách ngoài ra còn cómột số vùng dành cho các dạng tài liệu khác, chúng được đặt ngay sau vùng cácyếu tố xuất bản

-Mô tả sách: sách trong thư viện được mô tả trên một tấm phích có kíchthước là 12,5cm * 7,5cm với 7 vùng mô tả như sau:

Vùng 1: Nhan đề và thông tin trách nhiệm

Vùng 2: Thông tin về lần xuất bản

Vùng 3: Thông tin về xuất bản

Vùng 4: Đặc trưng số lượng

Vùng 5: Tùng thư

Vùng 6: Phụ chú

Vùng 7: Chỉ số ISBN, giá tiền, số lượng in

-Những vùng này được trình bày trên phích mô tả theo sơ đồ sau:

Nhan đề chính = nhan đề song song: Thông tin liên quan đến nhanđề/thông tin về trách nhiệm.– Thông tin về lần xuất bản / Thông tin trách nhiệmliên quan đến lần xuất bản.– (Nơi XB: Nhà XB, Năm XB).– Số trang: minhhọa; khổ sách + tư liệu kèm theo.– ( nhan đề tùng thư) Phụ chú ISBN Kiểuđóng: giá tiền, số bản

cá nhân của mình khi viết tóm tắt

2.2.1.4 Định từ khóa:

-Định từ khóa là điểm truy cập chính của CSDL Từ khóa là từ hay cụm

từ ổn định, đủ nghĩa của ngôn ngữ tự nhiên được dùng để mô tả nội dung chính

của tài liệu nhất định khi có một yêu cầu chứa từ hoặc cụm từ đó.

-TVĐHHN đang sử dụng Bộ từ khóa do TVQGVN biên soạn để định từkhoá cho tài liệu Bộ từ khóa này được biên soạn trên cơ sở xử lý, chọn lọc vàrút ra những từ phù hợp trong số hơn 20.000 từ khóa tự do, tạo thành CSDLsách tiếng Việt và sách nước ngoài( Anh,Pháp, Đức, ) được nhập vào TVQG từ1755-1991

-Bộ từ khóa bao gồm nhiều đề tài khác nhau, phản ánh tính chất tổng hợpcủa vốn sách TVQG Những từ khóa trong Bộ từ khóa được sắp xếp theo thôngtin vần chữ cái và chia làm 3 phần:

Phần 1: Bao gồm các từ khóa về nội dung và hình thức tài liệu

Phần 2: Từ khóa tên nhân vật

Phần 3: Từ khóa địa lý tên các tỉnh, huyện của VN và của nước ngoài.-TVĐHHN đã sử dụng các phương tiện kiểm soát từ như sau: Giới hạn ýnghĩa của từ, khác với từ điển thông thường mỗi một từ trong Bộ từ khóa chỉgiới hạn một ý nghĩa nhất định Nếu bản thân từ đó chưa thể hiện rõ thì phải cóchú thích nêu rõ quy ước của từ đó

-Về nguyên tắc phân chia hoặc giữ nguyên dạng từ tổ hợp tuân thủ theonhững quy định của ISO 2788 (tiêu chuẩn Quốc tế hưỡng dẫn xây dựng và pháttriển từ điển từ chuẩn đơn nghĩa) Thêm vào đó:

Các từ tổ hợp quen thuộc thuận tiện cho việc tìm tin Ví dụ: Cách mạngxanh Ô nhiễm môi trường

Các cụm từ mang tính cấp thiết, nổi trội trong giai đoạn hiện nay thuộccác ngành kinh tế, luật pháp, công nghệ Ví dụ: Kinh tế công nghiệp Luật hình

sự Văn học hiện đại

Đối với những từ gốc nước ngoài được phiên âm sang tiếng Việt căn cứvào các tài liệu tra cứu từ điển hoặc các phương tiện thông tin đại chúng để chọnmột từ mang tính quy ước nhằm tập trung tài liệu vào một nơi thống nhất ( các

âm tiết của mỗi từ được viết liền) Ví dụ: Axit, acqui, miama

-Bộ từ khóa do TVQGVN biên soạn mà TVĐHHN đang sử dụng có thểlàm cơ sở ban đầu để định từ khóa cho các tài liệu tiếng Việt và tiếng nước

ngoài ở TVQG và các TV mang tính tổng hợp Mặt khác nó sẽ là công cụ hữuích cho tra cứu tìm tin đối với CSDL đã được tạo lập trong hệ thống tìm tin củaTV.

2.2.1.5 Đóng dấu:

-Ngay sau khi tài liệu được bổ sung về, thao tác đầu tiên mà cán bộ xử lýphải thực hiện là đóng dấu lên TL Mỗi loại hình TL có một cách đóng dấu.Chúng khác nhau về loại dấu và số lượng dấu được đóng trên mỗi loại tài liệu “Thư viện Đại Học Hà Nội” được đóng vào trang tên sách, tại khoảng giữa củatên tài liệu và tên NXB và góc dưới trang thứ 17 ( đóng sao cho không ảnhhưởng đến việc đọc tài liệu)

-Báo, tạp chí: Cán bộ thư viện đóng dấu vào trang bìa và vẫn dán nhãntheo số ĐKCB như các tài liệu khác

-Ý nghĩa của việc đóng dấu : đóng dấu cho tài liệu sẽ giúp cho việc kiểmsoát tài liệu của TV dễ dàng hơn Việc đóng dấu cho mỗi tài liệu sẽ chứng tỏ tàiliệu đó thuộc quyền sở hữu của thư viện Đồng thời giúp cán bộ thư viện dễdàng nhận biết được nếu tài liệu bị xé hay bị thất lạc, bị mất…

-Yêu cầu : khi đóng dấu, người cán bộ nên chú ý đóng dấu được đầy đủ,chính xác, cân đối sao cho đảm bảo tính thẩm mỹ, tránh việc đóng nhầm vị trícủa mỗi loại dấu

2.2.1.6 Dán nhãn:

-Bất kỳ tài liệu nào cũng phải được dán nhãn bởi trên nhãn chứa đựng một

số thông tin cần thiết làm cơ sở cho việc tổ chức, sắp xếp kho tài liệu, bảo quảntài liệu và việc tra tìm tài liệu của NDT

-TVĐHHN đang in và dùng loại nhãn được kí hiệu như sau:

Tên kho : IEC (Thư viện Trung tâm tiếng Anh), TV ( kho tiếng Việt),

AN ( kho tài liệu Ngoại văn tiếng Anh), DC ( tiếng Đức), TB ( tiếng Tây BanNha), BD ( tiếng Bồ Đào Nha), IT ( tiếng Italia), PH ( tiếng Pháp), NG ( tiếngNga), TQ ( tiếng Trung Quốc), HQ ( tiếng Hàn Quốc), NB ( tiếng Nhật Bản), TL(tiếng Thái Lan)

Chỉ số phân loại DDC, dùng để sắp xếp kho sách

Mã hóa tên tác giả ( Hai chữ cái đầu của Họ + chữ cái đầu của Tên Vídụ: Tác giả Vũ Bằng thì mã hóa là VUB)

Số ĐKCB dán ở góc bên trái phía dưới của bìa sách với khoảng cách:mép bên trái của bìa 2cm và mép phía dưới của bìa sách 2,5cm.

-Cách thức dán nhãn:

Dán 1 nhãn / 1 đơn vị tài liệu

Nếu tài liệu được sắp xếp vào bộ phận nào thì dán loại nhãn có kí hiệucủa bộ phận đó

-Yêu cầu:

Dán nhãn trên trang bìa và sát mép gáy của tài liệu

Nhãn cần dán ngay ngắn, không bị lệch và nhăn nhúm

2.2.1.7 Xử lý phiếu điền máy:

-Sau khi đã hoàn thành các công đoạn trên, cán bộ xử lý tài liệu sẽ tiếnhành xử lý phiếu tiền máy hay gọi là lập bản khai các tài liệu Đây là bướcchuẩn bị trước các yếu dữ liệu của tài liệu trước khi nhập chúng vào máy để tạo

-Hiện nay, TVĐHHN đang sử dụng phần mềm Libol 6.0 của Công tyTinh Vân để quản lý và tổ chức CSDL của thư viện Đây là công việc trong quátrình xử lý tài liệu có sử dụng máy tính Vì vậy, đòi hỏi người nhập máy phải có

sự cẩn thận để thực đúng những quy tắc, quy định chi tiết khi nhập dữ liệu vàocác trường tương ứng của phần mềm ứng dụng

-Công việc này đòi hỏi tính chính xác rất cao và sản phẩm tạo ra có ảnhhưởng lớn tới kết quả của quá trình xử lý tài liệu của TV Vì vậy phải kiểm tralại toàn bộ dữ liệu đã nhập rồi mới tiến hành in phích

2.2.1.9 Xây dựng CSDL:

-CSDL là tập hợp các dữ liệu của tài liệu Chúng có liên quan với nhau vềmặt nội dung và hình thức của tài liệu CSDL được tạo nên bởi các biểu ghi vàđược quản lý bởi một hệ quản trị dữ liệu Hệ thống này bao gồm các chươngtrình quản lý, khai thác thông tin từ CSDL, cập nhật và sửa đổi dữ liệu trongbiểu ghi của CSDL

-Xây dựng CSDL là công việc TVĐHHN thường làm nhằm lưu trữ vàquản lý dữ liệu về vốn tài liệu của thư viện Đây là công việc không đơn giảnđòi hỏi cán bộ thực hiện phải có trình độ tin học, biết tổ chức bảo quản, duy trìCSDL