Soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty Sỹ Phú

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU 1 A. LỜI MỞ ĐẦU 4 1. Lý do chọn đề tài 4 2. Lịch sử nghiên cứu 5 3. Mục tiêu nghiên cứu 5 4. Nhiệm vụ nghiên cứu: 6 5. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn nghiên cứu của đề tài 6 6. Phương pháp nghiên cứu 6 7. Cấu trúc của đề tài 7 CHƯƠNG 1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG 8 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty Sỹ Phú 8 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ: 8 1.1.2 Tổ chức, biên chế của Văn phòng Công ty gồm: 9 CHƯƠNG 2. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY SỸ PHÚ 10 2.1. Về tổ chức Công tác Văn phòng: 10 2.1.1. Vai trò: 10 2.1.2 Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ 11 2.1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị của Công ty 12 2.1.4 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty. 13 2.1.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở. 13 2.1.6 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức bộ máy văn phòng của Công ty Sỹ Phú 14 2.2 Khảo sát về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 15 2.2.1 Trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Sỹ Phú 15 2.2.2 Khảo sát về tình hình thực hiện nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản 16 2.2.2.1 Soạn thảo, ban hành văn bản 16 2.2.2.2 Yêu cầu về nội dung đối với văn bản được ban hành tại Công ty 17 2.2.2.3Yêu cầu về hình thức, thể thức đối với văn bản 18 2.2.3.4 Trình bày quy trình soạn thảo văn bản hành chính 19 2.3 Quản lý văn bản 22 2.3.1 Nguyên tắc chung 22 2.3.2. Kiểm tra, đăng ký văn bản đi 23 2.3.3. Chuyển phát văn bản đi 23 2.3.4. Lưu văn bản đi 23 2.3.5. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 24 2.3.6. Trình, chuyển giao văn bản đến 25 2.3.7. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 25 2.4. Quản lý và sử dụng con dấu 27 2.4.1. Quản lý và sử dụng con dấu 27 2.4.2. Đóng dấu 27 2.5. Soạn thảo một số văn bản 28 2.5.1. Soạn thảo công văn 28 2.5.2. Soạn thảo tờ trình 29 2.5.3. Soạn thảo thông báo 30 2.5.4. Soạn thảo báo cáo 32 2.5.5 Soạn thảo biên bản 33 2. 6 Một số mẫu văn bản của Công ty Sỹ Phú(3): 34 CHƯƠNG 3. KẾT LUẬN VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 49 3.1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty Sỹ Phú 49 3.1.1. Ưu điểm 49 3.1.2. Nhược điểm 50 3.2. Đề xuất những giải pháp: 50 TÀI LIỆU THAM KHẢO 52

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian thực tập tại Văn phòng Công ty Sỹ Phú giúp em nhậnthức đúng đắn hơn về vị trí của công tác Hành chính văn phòng, Văn thư- lưutrữ nói chung và công tác soạn thảo và ban hành văn bản nói riêng, tạo cơ sởcho việc áp dụng kiến thức đã học vào thực tế Là một nhân viên Văn phòng

đã đi làm và thông qua những công việc được làm trong thời gian này đã giúp

em tiếp thu những kinh nghiệm cần thiết cho bản thân tại môi trường công sở

và là hành trang em mang theo suốt cuộc đời này

Thông qua quá trình thực tập, được sự chỉ bảo tận tình của Lãnh đạo vàcán bộ công nhân viên trong Văn phòng đã giúp em nâng cao được trình độchuyên môn và học hỏi thêm được những kinh nghiệm, đức tính quý báu củangười nhân viên văn phòng

Qua đây, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban Lãnh đạoCông ty, Chánh Văn phòng và CBCNV Văn phòng đã nhiệt tình giúp đỡ, tạomọi điều kiện cho em hoàn thành tốt khoá thực tập

Em xin gửi lời cảm ơn và kính chúc Ban Giám hiệu, Giảng viên KhoaQuản trị Văn phòng và Tập thể Giảng viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nộimạnh khoẻ, thành đạt, chúc cho Quý Nhà trường luôn là nơi đào tạo ra nhữngcán bộ Văn phòng xuất sắc

Do kinh nghiệm thực tế của bản thân còn nhiều hạn chế, nên sẽ khótránh khỏi những thiếu sót Vậy kính mong Lãnh đạo Công ty và các thầy côgiáo ở Khoa Quản trị Văn Phòng đóng góp ý kiến để bài báo cáo thực tập tốtnghiệp của em được hoàn thiện hơn

Em xin trân trọng cảm ơn./

Hà Nội, ngày 17 tháng 3 năm 2017

Sinh viên

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là bài báo cáo của mình Em Mọi thông tin trong

đề tài là em tự viết thông qua thực tiễn làm việc ở Công ty Nếu sai Em xinchịu trách nhiệm./

Người thực hiện báo cáo

Sinh viên

Đỗ Đình Hiệp

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI CAM ĐOAN 2

MỤC LỤC 3

LỜI MỞ ĐẦU 1

A LỜI MỞ ĐẦU 4

1 Lý do chọn đề tài 4

2 Lịch sử nghiên cứu 5

3 Mục tiêu nghiên cứu 5

4 Nhiệm vụ nghiên cứu: 6

5 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn nghiên cứu của đề tài 6

6 Phương pháp nghiên cứu 6

7 Cấu trúc của đề tài 7

CHƯƠNG 1 8

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN 8

VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG 8

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty Sỹ Phú 8

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ: 8

1.1.2 Tổ chức, biên chế của Văn phòng Công ty gồm: 9

CHƯƠNG 2 10

KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG 10

CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 10

TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY SỸ PHÚ 10

2.1 Về tổ chức Công tác Văn phòng: 10

2.1.1 Vai trò: 10

2.1.2 Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ 11

2.1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị của Công ty 12

2.1.4 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty 13

2.1.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở 13

2.1.6 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức bộ máy văn phòng của Công ty Sỹ Phú 14

2.2 Khảo sát về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 15

2.2.1 Trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Sỹ Phú 15

2.2.2 Khảo sát về tình hình thực hiện nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản 16

2.2.2.1 Soạn thảo, ban hành văn bản 16

2.2.2.2 Yêu cầu về nội dung đối với văn bản được ban hành tại Công ty 17

2.2.2.3Yêu cầu về hình thức, thể thức đối với văn bản 18

2.2.3.4 Trình bày quy trình soạn thảo văn bản hành chính 19

2.3 Quản lý văn bản 22

2.3.1 Nguyên tắc chung 22

2.3.2 Kiểm tra, đăng ký văn bản đi 23

2.3.3 Chuyển phát văn bản đi 23

2.3.4 Lưu văn bản đi 23

2.3.5 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 24

2.3.6 Trình, chuyển giao văn bản đến 25

2.3.7 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 25

2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 27

2.4.1 Quản lý và sử dụng con dấu 27

2.4.2 Đóng dấu 27

2.5 Soạn thảo một số văn bản 28

2.5.1 Soạn thảo công văn 28

2.5.2 Soạn thảo tờ trình 29

2.5.3 Soạn thảo thông báo 30

2.5.4 Soạn thảo báo cáo 32

2.5.5 Soạn thảo biên bản 33

2 6 Một số mẫu văn bản của Công ty Sỹ Phú(3): 34

CHƯƠNG 3 49

KẾT LUẬN VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ 49

CỦA CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 49

3.1 Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty Sỹ Phú 49

3.1.1 Ưu điểm 49

3.1.2 Nhược điểm 50

3.2 Đề xuất những giải pháp: 50

TÀI LIỆU THAM KHẢO 52

PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời kỳ hội nhập Quốc tế, đòi hỏi phải có một nền hành chínhmạnh, để giải quyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính xác, hiệu quả công việctrong nhiều lĩnh vực của đời sống như chính trị, kinh tế, văn hóa và xã hội Đặc biệt là công cuộc cải cách hành chính Nhà nước ở giai đoạn hiện nay,trong đó công tác hành chính văn phòng cũng góp phần quan trọng trong việckhông ngừng cải tiến, phát huy hiệu quả và chất lượng trong quản lý, điềuhành công việc của các cơ quan,tổ chức, đặc biệt là công tác soạn thảo và banhành văn bản

Tùy từng khía cạnh, quy mô khác nhau mà có nhiều định nghĩa về vănphòng, nhưng chung nhất có thể nói: văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổchức có trách nhiệm thu thập, xử lý, phân tích và tổng hợp thông tin phục vụcho điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹthuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó

Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của

Cơ quan, đơn vị Mỗi cơ quan có tên gọi khác nhau, song Văn phòng đều cónhững chức năng, nhiệm vụ, và quyền hạn gần giống nhau để hướng tới mộtmục tiêu nhất định

Muốn đạt được mục tiêu đề ra thì chúng ta phải quản trị một cách khoahọc, hợp lý và các hoạt động khác liên quan đến môi trường vĩ mô, vi mô trựctiếp, vi mô nội bộ, đồng thời còn thu thập các thông tin liên quan đến quátrình thực hiện mục tiêu và chuyền tải các thông tin đó một cách nhanh chóng,kịp thời, chính xác và hiệu quả

Nhìn nhận được vị trí, vai trò quan trọng của công tác này cũng như đểđáp ứng yêu cầu cấp thiết của các ngành, các cấp, của xã hội, Trường Đại họcNội vụ Hà Nội với nhiệm vụ đào tạo cán bộ có đầy đủ trình độ chuyên môn,hàng năm Trường đã đào tạo được rất nhiều khoá học với các ngành khácnhau như: Quản trị Nhân lực, Quản trị Văn phòng, Quản lý Nhà nước,Văn thư

- Lưu trữ, Thông tin Thư viện, Hàng năm Nhà trường đã tổ chức cho họcsinh, sinh viên năm cuối đi thực tập thực tế tại các cơ quan, tổ chức nhằm

nâng cao nghiệp vụ và tiếp cận thực tế để sau khi ra trường công tác và thựchiện phương châm giáo dục của Đảng và Nhà nước “Học đi đôi với hành”,

“Lý thuyết phải gắn liền với thực tiễn” Đây là khoảng thời gian học sinh,sinh viên tìm hiểu, tiếp xúc với môi trường công sở, áp dụng lý thuyết vàothực tiễn qua đó học hỏi, so sánh những gì học được và ngoài thực tế rút ranhững kinh nghiệm quý báu cho sinh viên Thời gian này có vai trò vô cùngquan trọng quyết định tới chất lượng đào tạo, đợt đi thực tập thực tế này giúpsinh viên lấy đây là cơ sở đánh giá, định vị bản thân, để khi ra trường làmviệc thực tế tại cơ quan, sẽ làm tốt chuyên môn, nghiệp vụ của mình

Thực hiện theo Kế hoạch của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về việcthực tập tốt nghiệp lớp Cao đẳng Liên thông Quản trị Văn phòng K14a, cùngvới sự giúp đỡ của Ban Lãnh đạo Công ty Sỹ Phú đã tạo điều kiện tiếp nhận

em về thực tập Trong khoảng thời gian thực tại Công ty, nhờ sự giúp đỡ củaBan lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ, công nhân viên Văn phòng Công ty đã tạo

cơ hội cho em áp dụng lý thuyết vào thực tiễn, rèn luyện được kỹ năng làmviệc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ Văn phòng,

từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác Văn phòng Đặc biệtdưới sự hướng dẫn tận tâm, nhiệt tình trong công việc của Ths Trịnh HồngNhung - Chánh Văn phòng, em đã nhận thức được sâu sắc hơn về nghĩa vụ,trách nhiệm và vai trò quan trọng của cán bộ Văn phòng Từ đó em đã rènluyện phẩm chất đạo đức nghề nghiệp như tính cẩn thận, tỉ mỉ, bí mật trongcông việc và bình tĩnh giải quyết mỗi khi gặp những tình huống xấu xảy ra, từ

đó nâng cao năng lực của bản thân để hoàn thành tốt công việc được giao

Bản báo cáo thực tập là kết quả trong thời gian em thực tập tốt nghiệpchuyên ngành tại Công ty Là một nhân viên văn phòng em thấy mình vẫncòn nhiều thiếu sót, bản thân em cũng đã cố gắng hoàn thành bài báo cáo,song bản báo cáo này không thể tránh khỏi những hạn chế nhất định

Em viết bản báo cáo này gửi tới Ban Giám hiệu Nhà trường, Lãnh đạoKhoa Quản trị Văn phòng và kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến củacác Thầy cô giáo phụ trách bộ môn chuyên ngành giúp em hoàn thiện hơn

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các Thầy giáo, Cô giáo TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội đặc biệt là Ths Nguyễn Mạnh Cường và qua đây emcũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban lãnh đạo Công ty TNHH Sỹ Phú,Lãnh đạo và cán bộ, nhân viên Văn phòng Công ty, đã tạo điều kiện giúp đỡ

em hoàn thành đợt thực tập và viết bài báo cáo tốt nghiệp này./

Hà Nội, ngày 17 tháng 3 năm 2017

Sinh viên

Đỗ Đình Hiệp

A LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Có thể khẳng định, công tác soạn thảo và ban hành văn bản có vai tròrất quan trọng đối với tất cả các cơ quan, tổ chức Đặc biệt đối với hệ thốngcác cơ quan Nhà nước Vì vậy, nó mang ý nghĩa và tầm quan trọng rất lớntrong việc phát triển đất nước, luôn được Đảng và Nhà nước quan tâm, đánhgiá cao về công tác này

Văn bản mang tính thông tin, nó truyền đạt và cụ thể hóa việc thi hànhvăn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý cũngnhư trong quá trình sản xuất kinh doanh

Văn bản nói chung là một phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằngngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định, tùy theo ngành hoặc lĩnh vực hoạt độngdùng ngôn ngữ thể hiện cho phù hợp

Theo kế hoạch của Nhà trường và sự tiếp nhận của Công ty TNHH SỹPhú, em đã thực tập đúng quy định về thời gian cũng như việc thực hành cácnội dung mà Nhà trường đã nêu Với thời gian thực tập không phải là dàinhưng nó đã đem lại cho em những bài học vô cùng ý nghĩa và quý giá, nhất

là những kinh nghiệm thực tế mà em đã đúc rút được để bổ sung vào phầnnghiệp vụ chuyên môn của mình dưới sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình củacác cán bộ, nhân viên trong Văn phòng nói riêng và cán bộ công nhân viênCông ty Sỹ Phú nói chung

có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm

vụ khác nhau, nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt độngđều sản sinh ra văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sửdụng khi cần thiết Bởi đây chính là quá trình phát triển của cơ quan, tổ chức

nó là cơ sở pháp lý khi cần sử dụng

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản gắn liền với công tác Văn thưlưu trữ bởi tại đây người cán bộ văn thư được đào tạo cơ bản, chuyên sâu vềcông tác văn bản giấy tờ do Bộ Nội vụ, cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước và các

cơ quan cấp trê ban hành.

Soạn thảo và ban hành văn bản đảm bảo thông tin bằng văn bản phục

vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý, điều hành công việc, cho việc thựchiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việchằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Vậy, nhằm quản lý tốt nhất công tác trên cần thiết phải ban hành quychế, các biểu mẫu, mẫu văn bản, thể thức, ngôn ngữ, quy trình… để thấy rõviệc phân quyền, phân cấp, ủy quyền và gắn trách nhiệm của các đối tượng cóliên quan

Chính vì thế, em xin chọn chuyên đề “Soạn thảo và ban hành văn bản”của Công ty Sỹ Phú là doanh nghiệp khá ổn định và hoạt động trong lĩnh vựcdịch vụ

2 Lịch sử nghiên cứu

Về công tác soạn thảo và ban hành văn bản đã từng có nhiều đề tàinghiên cứu nhưng nó luôn luôn thay đổi và theo quy định của từng cơ quan,hơn thế nữa đây là một mảng không thể thiếu trong công tác văn phòng ở bất

kỳ cơ quan, doanh nghiệp nào, vì vậy đây vẫn là một đề tài được nhiều ngườiquan tâm Đã có nhiều bài viết về đề tài này trên các tạp chí Văn thư - Lưutrữ, tạp chí Nội Vụ và một số bài báo khác

Quá trình viết báo cáo thực tập em có tham khảo nhiều tài liệu như: báocáo thực tập của các khóa trước; các văn bản tài liệu của cơ quan; các tài liệuđược cung cấp trong một số môn học: Quản trị văn phòng, Công tác văn thư,Công tác lưu trữ, Nghi thức nhà nước, Văn hóa công sở, …; Các văn bảnLuật, Nghị định, Thông tư, … quyết định về việc thành lập công ty, quy chế,ngành nghề kinh doanh, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, của Công ty và Vănphòng Công ty

3 Mục tiêu nghiên cứu

Thời gian thực tập này là cơ hội để bản thân em một lần nữa củng cốkiến thức, khảo sát công tác soạn thảo và ban hành văn bản cũng như toàn bộcông tác văn phòng của Công ty Tuy nhiên để tìm hiểu kỹ được tất cả các công

tác của văn phòng thì có lẽ thời gian là không đủ Vì vậy bên cạnh việc khảosát toàn bộ công tác văn phòng, em đã lựa chọn khảo sát về công tác soạn thảo

và ban hành văn bản của Công ty là chủ đề chính của bài báo cáo thực tập này

Báo cáo thực tập này được thực hiện để:

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công

ty TNHH Sỹ Phú

- Khảo sát tình hình công tác soạn thảo và ban hành văn bản hiệnnay, từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá về ưu điểm, nhược điểm củacông tác trên

- Đề xuất, kiến nghị một số giải pháp để nâng cao hiệu quả, chất lượng,thống nhất và đạt hiệu quả, hoàn thiện hơn về công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản tại Công ty

4 Nhiệm vụ nghiên cứu:

Tìm hiểu và nghiên cứu, phân tích, đánh giá và hệ thống hóa các mẫuvăn bản để thống nhất từ Công ty đến các đơn vị thành viên về công tác soạnthảo và ban hành văn bản để thấy được những điểm mạnh cũng như điểm yếu

để tìm ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác soạn thảo vănbản tại Công ty

5 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn nghiên cứu của đề tài

Trong hoạt động của Văn phòng Công ty Sỹ Phú em đã nghiên cứu vềcông tác tổ chức hoạt động của văn phòng, trong đó việc nghiên cứu chứcnăng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng chỉ là nghiên cứu mang tínhchất sơ bộ, các hoạt động nghiệp vụ của văn phòng được nghiên cứu cụ thể vàchuyên sâu hơn

Phạm vi nghiên cứu bao gồm hệ thống văn bản hành chính từ năm 2012đến nay

6 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu mà em sử dụng chủ yếu là quan sát, thống kê,phỏng vấn, phân tích tài liệu ngoài ra còn sử dụng một số phương pháp khácnhư, so sánh…

7 Cấu trúc của đề tài

Nội dung bài báo cáo gồm 3 chương:

Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác soạn thảo và banhành văn bản

Chương 2: Tìm hiểu thực trạng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản.Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác soạn thảo

và ban hành văn bản của Công ty Sỹ Phú

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty Sỹ Phú córất nhiều đơn vị làm công tác soạn thảo và ban hành văn bản nhưng sự thốngnhất chưa cao nên cần phải được tiêu chuẩn hóa văn bản để có một hệ thốngxuyên suốt từ Công ty đến các đơn vị trực thuộc và các đơn vị liên kết

Trong quá trình thực tập và viết báo cáo thực tập Em còn nhiều thiếusót, những nhận xét đánh giá chỉ là ý kiến của cá nhân Vì vậy, rất mongThầy Cô quan tâm xem xét, đóng góp để bài báo cáo của em hoàn chỉnh hơn

Em xin trân trọng cảm ơn./

Người thực hiện báo cáo

Sinh viên

Đỗ Đình Hiệp

CHƯƠNG 1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN

VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty Sỹ Phú

- Trực tiếp làm các công việc:

+ Quản lý toàn bộ Hồ sơ doanh nghiệp và các tài liệu có liên quan đến

tư cách pháp nhân của Công ty

+ Thực hiện công tác Văn thư, Lưu trữ của Công ty

+ Quản lý, sửa chữa cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện củaCông ty giao cho Văn phòng quản lý

+ Duy trì mọi hoạt động, nề nếp, thời gian làm việc tại trụ sở của Công ty.+ Cập nhật thông tin đưa lên trang Website của Công ty

+ Quản lý và khai thác có hiệu quả mạng nội bộ

+ Đảm bảo thu nhập, xử lý thông tin, duy trì thông tin liên lạc

+ Làm công tác Lễ tân đón tiếp khách tại Cơ quan Công ty

+ Quản lý và điều hành xe ô tô phục vụ cho các công việc khác củaCông ty

+ Thực hiện công tác vệ sinh, duy trì bếp ăn tại khu vực trụ sở Công ty.+ Quản lý đơn vị, đảm bảo an toàn tài sản, an ninh trật tự và phòngchống cháy nổ trong Công ty và các đơn vị được Công ty giao Phối hợp với

lực lượng an ninh, các ban ngành có liên quan địa phương làm tốt công tác antoàn cho đơn vị và khu vực đặt trụ sở của Công ty.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hội đồng Thành viên, Tổng Giámđốc giao theo quy định của Công ty

1.1.2 Tổ chức, biên chế của Văn phòng Công ty gồm:

- Chánh Văn phòng Công ty

- Nhân viên Hành chính Quản trị

- Nhân viên Văn thư lưu trữ

- Nhân viên Quản trị mạng

- Nhân viên Lễ tân

- Nhân viên Kỹ thuật điện nước

- Nhân viên Bảo vệ (Gồm Tổ trưởng và nhân viên bảo vệ)

Số lượng cán bộ, nhân viên biên chế theo nhu cầu công việc

Sơ đồ tổ chức Văn phòng (Phụ lục II)

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY SỸ PHÚ

2.1 Về tổ chức Công tác Văn phòng:

2.1.1 Vai trò:

Do Văn phòng là nơi tổng hợp, cung cấp thông tin và giải quyết, xử lýcông việc trong hoạt động Hành chính, công tác Văn thư lưu trữ là đơn vịkhông thể thiếu trong Công ty Sỹ Phú giúp Lãnh đạo Công ty trong công tácquản lý và công tác hậu cần

Công ty đã ban hành ra các quy chế và giao cho Văn phòng quản lýnhằm đảm bảo tốt công việc như: Quy chế làm việc cho Công ty; Quy chếVăn thư, Lưu trữ; Quy chế chi tiêu hành chính nội bộ

Ngoài ra, Công ty đã ban hành một loạt hệ thống các văn bản, bảngbiểu phù hợp với cơ chế hoạt động Sản xuất kinh doanh nhưng vẫn đảm bảotheo hệ thống văn bản của Nhà nước

Lãnh đạo Công ty giao cho Văn phòng có trách nhiệm kiểm soát toàn

bộ hệ thống văn bản, quy trình xử lý văn bản trong toàn Công ty Giúp Lãnhđạo đôn đốc, nhắc nhở các Phòng ban, Đơn vị thực hiện đúng quy trình quychuẩn thương hiệu Sỹ Phú

VD: Văn bản, giấy tờ trước khi trình vào Chủ tịch Hội đồng Quản trị vàTổng Giám đốc đều phải thông qua Văn phòng để duyệt về thể thức văn bản .Các văn bản phải có chữ ký nháy của đơn vị soạn thảo văn bản nhằm đảm bảo

về nội dung…

Giao cho Văn phòng đảm bảo về cơ sở vật chất, đời sống tinh thần(phối hợp với Công đoàn), các phong trào đoàn thể thanh niên, phụ nữ, chế độbảo hiểm, nghỉ mát, trang phục cho các phòng ban, đơn vị và toàn thể cán

bộ, nhân viên trong Công ty

2.1.2 Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ

Hàng tuần, tháng, quý, năm Văn Phòng có trách nhiệm xây dựngchương trình công tác cho Công ty trên cơ sở yêu cầu các đơn vị đăng kýchương trình công tác Các Phòng, Đơn vị thuộc Công ty lập danh mục gửi vềvăn phòng Công ty, văn phòng tổng hợp dự kiến chương trình công tác tuần,tháng, quý, năm Sau khi văn phòng xây dựng chương trình sơ bộ xong gửi lạibản dự thảo kế hoạch đến các đơn vị tham gia để lấy ý kiến Sau đó cácphòng, ban thuộc Công ty tham gia ý kiến xong gửi lại về văn phòng chỉnhsửa và trình Tổng Giám đốc xem xét, ký ban hành, phát hành tới các Phòng,,biết và thực hiện

Sau mỗi buổi làm việc theo kế hoạch, các đơn vị gửi báo cáo kết quả đãlàm và các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện của mình về Lãnh đạoCông ty làm cơ sở tiếp tục lên kế hoạch cho tuần, tháng, quý, năm sau

* Trình tự lập chương trình Công tác của Công ty TNHH Sỹ Phú

- Chương trình Công tác năm:

+ Chậm nhất vào ngày 10/12 hàng năm các đơn vị thuộc Công ty gửivăn phòng Công ty báo cáo tổng kết công tác năm đó và Kế hoạch triển khaicông việc trong năm tiếp theo

+ Văn phòng Công ty dự thảo Chương trình công tác năm sau chậmnhất vào ngày 15/12 và gửi đến các đơn vị thuộc Công ty tham gia ý kiến

+ Trong vòng 5 ngày từ ngày nhận được dự thảo chương trình Công táccủa Công ty, các đơn vị phải có ý kiến chính thức bằng văn bản gửi Vănphòng để tổng hợp trình Tổng Giám đốc xem xét và cho ý kiến chỉ đạo, hoànchỉnh và trình lãnh đạo Công ty thông qua bằng việc ra Quyết định giao kếhoạch sản xuất kinh doanh cho các đơn vị và lập mục tiêu chất lượng nămmới cho Công ty vào ngày 10 tháng 01 năm sau và gửi đến các đơn vị

- Chương trình Công tác Quý:

+ Chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối mỗi quý các đơn vị phải cóBáo cáo tình hình thực hiện chương trình công tác quý, rà soát, xem xét lạitiến độ thực hiện công việc của Quý, xem xét các vấn đề phát sinh để điều

chỉnh chương trình công tác quý sau gửi về Văn phòng Công ty.

+ Văn phòng Công ty tổng hợp lập chương trình công tác quý của Công

ty trình Tổng Giám đốc quyết định

- Chương trình Công tác tháng:

+ Hàng tháng các đơn vị căn cứ vào tiến độ công việc đã ghi trongchương trình công tác quý, những vấn đề còn tồn đọng, phát sinh đề nghị điềuchỉnh chương trình công tác tháng sau Các đề nghị này phải gửi về vănphòng công ty chậm nhất vào ngày 28 hàng tháng

+ Văn phòng Công ty tổng hợp lập chương trình công tác tháng, trìnhTổng Giám đốc quyết định và gửi cho các đơn vị thực hiện

- Chương trình công tác tuần:

+ Trên cơ sở lịch công tác tháng và căn cứ vào nhu cầu đăng ký của cácPhòng, Đơn vị và sau khi xin ý kiến của lãnh đạo Công ty, Văn phòng lậpchương trình công tác tuần của lãnh đạo Công ty và thông báo cho các đơn vịthực hiện

+ Quản lý các đơn vị thuộc Công ty căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn được giao và kết quả thực hiện của tuần đó làm cơ sở cho chươngtrình công tác tuần kế tiếp

2.1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị của Công ty

Vào ngày 15 tháng 12 năm 2016, Công ty đã tổ chức cuộc họp Giaoban Quý IV/2016 với mục đích thông báo kết quả kinh doanh quý IV năm

2016 và đề ra phương hướng, nhiệm vụ của Công ty trong quý I/2017

Lập mục lục văn bản hồ sơ

Phòng Tài chính KT

2.1.4 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty.

Mỗi cơ quan các chuyến đi công tác là hoạt động rất cần thiết nhằmgiao lưu, học hỏi, trao đổi và cung cấp thông tin cần thiết Chuyến đi công táccủa Ban lãnh đạo cũng như của cán bộ rất đa dạng có thể đi dài ngày, ngắnngày, tuỳ thuộc vào tính chất công việc Vì vậy, Văn phòng phải chuẩn bị hếtsức chu đáo, tỉ mỉ

Văn Phòng cần phải làm tốt công tác chuẩn bị trước, trong và sauchuyến đi: Liên hệ với đơn vị mà Lãnh đạo hoặc cán bộ (nếu có yêu cầu) đicông tác để chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan, chuẩn bị phương tiện, kinh phí

đi lại, chỗ ở cho Lãnh đạo và chuẩn bị các nội dung liên quan khác như: Tổchức cuộc họp bàn giao công việc khi thủ trưởng đi công tác, thanh quyết toán

và các chế độ đối với cán bộ đi công tác

2.1.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở.

- Về trang phục, đồng phục của công nhân, nhân viên của Công ty đãđược quy định rõ ràng Đối với các cán bộ, nhân viên: Ăn mặc lịch sự: Nam: ,

áo đồng phục, quần đen, phải đi giầy Đối với nữ: áo đồng phục, đi giầy, tócgọn gàng Đối với công nhân thì mặc đồng phục bảo hộ lao động riêng củaCông ty

- Bên cạch đó, các cán bộ, công nhân viên đều phải đeo thẻ của Công

ty, luôn luôn đeo trong giờ làm việc, đi làm nhiệm vụ, công việc, công tác.Thẻ công nhân viên có đầy đủ tên Công ty, họ và tên, chức danh, đơn vị làmviệc.

- Về cách ứng xử, giao tiếp của cán bộ, công nhân viên có thái độ, lịch

sự, tôn trọng đối với mọi người trong Công ty, khách hàng Không cho phépcác ứng xử thiếu văn hóa, thiếu đạo đức, phải phù hợp với văn hóa Công ty,không có những hành vi, những việc làm trái với pháp luật, tuân thủ mọi quyđinh của Nhà nước, của Công ty

- Giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công nhân viên phù hợp trong mọihoàn cảnh, mọi trường hợp cụ thể, linh hoạt, nhanh nhẹn, ứng xử một cáchthông minh, tạo một niềm tin, sự tôn trọng và ấn tượng tốt của mọi người vớiCông ty Ngôn ngữ giao tiếp rõ ràng, mạch lạc, không nói tục, không nói tiếnglóng, không nói thiếu văn hóa, thể hiện được trình độ và tư duy Đối với đồngnghiệp xử sự hòa nhã, thân thiện, trung thực, hợp tác Giao tiếp qua điện thoạiphải xưng tên, công ty, đơn vị, trao đổi ngắn gọn, tập trung nội dung côngviệc

2.1.6 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức bộ máy văn phòng của Công ty Sỹ Phú

Văn phòng Công ty Sỹ Phú được thành lập với đội ngũ cán bộ, nhânviên nhiệt huyết, sáng tạo, trách nhiệm, được trang bị với những phương tiệnhiện đại, công nghệ cao, đồng bộ theo kiểu hệ thống văn phòng mạng, nó baogồm các phòng, bàn được kê gần sát nhau và hướng về nhau Các vị trí chủchốt được tách riêng với nhân viên, đặt ở nơi dễ quan sát toàn bộ hoạt độngcủa phòng Ưu điểm và nhược điểm của kiểu văn phòng này là:

Ưu điểm: Kê sát bàn và hướng vào nhau tạo điều kiện dễ dàng cho việc

trao đổi ý kiến giữa các nhân viên khi triển khai công việc chung Nhằm cảithiện tính tích cực tại không gian làm việc, là kết quả của việc tiếp cận cáimới, lấy con người làm yếu tố trung tâm của mọi việc, giúp nhân viên vừathoải mái về tinh thần, vừa có thể sáng tạo và nâng cao hiệu quả, năng suấtcông việc

Công tác quản lý trở nên linh động hơn và đạt hiệu quả cao, dễ bao quátmọi hoat động nhân viên, không làm cho việc quản lý rơi vào tình trạng bất cập,

dù sau này văn phòng có mở rộng, hay thu hẹp đi Những thiết kế mang tínhcách tân đều nhằm vào mục tiêu lạc quan về khả năng tiết kiệm cao, theo kiểuvăn phòng mở, kiểu tối giản, đảm bảo sự lưu thông, khoa học Hiện đại khôngchỉ phản ánh ở cơ sở vật chất, mà nó còn thể hiện ở khả năng kết nối hiệu quảtrong thời đại thông tin đa phương tiện, tập trung tất cả vào nhân viên, vào côngviệc

Nhược điểm: Tuy nhiên, bến cạnh đó văn phòng kiểu mô hình này vẫn

còn mang một số điểm cần khắc phục như việc kê những dãy bàn sát nhau dù

dễ trao đổi công việc, nhưng cũng tạo sự mất tập trung khi công việc cần sự tưduy, yên tĩnh Ngoài ra, các bàn làm việc của nhân viên rất ít sự riêng tư, sángtạo hay phong cách riêng của mình, vì các bàn làm việc được thiêt kế theomột kiểu chung nhất, không gian hoạt động ít, sự ảnh hưởng lớn từ đồngnghiệp trong nhiều việc, luôn có sự quản lý, quan sát của cấp trên nên khôngthấy thoải mái

Mặc dù vẫn còn hạn chế nhưng mô hình văn phòng này đã chứng tỏđược hiệu quả cao đối với Công ty Sỹ Phú trong quá trình hoạt động, bởi đây

là môi trường năng động, thường xuyên được giao tiếp với khách hàng trong

và ngoài nước nên ít nhiều cũng được va chạm với sự tiến bộ và hài hòa trongphong cách làm việc

2.2 Khảo sát về công tác soạn thảo và ban hành văn bản

2.2.1 Trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Sỹ Phú

Với tổ chức của Công ty, các vị trí chủ chốt có dấu chức danh và sửdụng chung dấu của Công ty, Chánh Văn phòng Công ty có vai trò rất quantrọng đặc biệt là trong công tác Hành chính

Nhằm đáp ứng các yêu cầu của công việc, phù hợp với mô hình kinhdoanh, Chánh Văn phòng đã tham mưu cho Lãnh đạo Công ty ban hành Quychế Văn thư lưu trữ, các văn bản hướng dẫn về mẫu văn bản nhằm quản lý dễ

dàng và khoa học Cứ 06 tháng, Văn phòng lại có văn bản hướng dẫn cáchsoạn thảo văn bản và có công văn chấn chỉnh về công tác Văn thư, lưu trữ tớicác đơn vị Vào cuối năm, Công ty phối hợp với các cơ quan Nhà nước đểhướng dẫn cho cán bộ làm công tác Hành chính Văn phòng và Văn thư lưu trữcủa Công ty và các phòng, đơn vị.

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản đặc biệt được Lãnh đạoVănphòng và Lãnh đạo Công ty quan tâm Chánh Văn phòng là người giúp việccho Lãnh đạo Công ty, có khả năng bao quát, có sự hiểu biết về các chuyênmôn mình quản lý, trực tiếp quản lý các công tác hành chính Văn phòng vàtrực tiếp giao cho cán bộ văn thư có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng kiểmtra, kiểm soát các tài liệu trước khi trình ký Chánh Văn phòng chỉ đạo trựctiếp công việc của cán bộ Văn thư, có quyền quyết định, không phân quyềncho nên các văn bản đi, đến của Công ty luôn luôn được giải quyết nhanhchóng, kịp thời, truyền đạt thông tin nhanh, chính xác và đưa ra các phương

hướng thực hiện, giải quyết công việc nhanh gọn.

2.2.2 Khảo sát về tình hình thực hiện nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản

Văn bản là phương tiện truyền đạt thông tin, truyền đạt các quyết địnhquản lý và là phương tiện kiểm tra theo dõi kết quả hoạt động của tổ chức

Công ty đã ban hành Quy chế Văn thư lưu trữ và rất nhiều các văn bảnhướng dẫn cách trình bày văn bản, mẫu văn bản đi kèm, trong đó:

2.2.2.1 Soạn thảo, ban hành văn bản

Để văn bản soạn thảo đạt được mục đích đề ra đều cần phải đảm bảocác yêu cầu sau đây:

+ Sự chính xác của một văn bản được thể hiện ở hai mặt: hình thức vănbản và nội dung văn bản

+ Văn bản phải thể hiện đầy đủ và đúng đắn các thành phần đã đượccác cơ quan có thẩm quyền quy định Các văn bản đã được mẫu hóa thì phảitrình bày theo quy định

+ Nội dung văn bản thể hiện mục đích của việc ban hành văn bản Sựchính xác về nội dung của văn bản có ý nghĩa quyết định đối với chất lượngcủa văn bản được ban hành, nội dung văn bản phải thể hiện đúng đắn, thực tếkhách quan

- Văn bản cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu, ngắn gọn

+ Nội dung văn bản phải được diễn đạt một cách rõ ràng, dễ hiểu, phùhợp với trình độ dân trí, sao cho mọi đối tượng có liên quan đến việc chấphành và thi hành văn bản đều có thể nắm hiểu nội dung văn bản được đúngđắn và thống nhất

+ Ngắn gọn là một yêu cầu được đặt ra đối với việc soạn thảo, giúp chongười giải quyết rút ngắn được thời gian đọc, tạo thuận lợi cho việc nắm hiểunội dung văn bản và giải quyết văn bản đó, ngoài ra còn góp phần tiết kiệmvăn phòng phẩm và công sức của cán bộ làm công tác in ấn

- Văn bản ban hành phải đảm bảo tính hợp hiến và hợp pháp

+ Văn bản ban hành phải theo đúng thẩm quyền, nội dung văn bảnkhông được trái với hiến pháp, luật pháp hiện hành và các quy định của cấptrên

+ Thẩm quyền ban hành văn bản quản lý nhà nước được xem xét trênhai mặt: mặt thẩm quyền về hình thức và thẩm quyền về nội dung

2.2.2.2 Yêu cầu về nội dung đối với văn bản được ban hành tại Công ty

- Văn bản phải có tính mục đích, khi soạn thảo tiến tới ban hành mộtvăn bản nào đó đòi hỏi phải có tính mục đích rõ ràng Yêu cầu này đòi hỏi vănbản ban hành phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó, vì vậy trước khisoạn thảo cần phải xác định rõ mục đích văn bản ban hành để làm gì? nhằm

giải quyết vấn đề gì? và giới hạn vấn đề đến đâu? kết quả của việc thực hiệnvăn bản là gì?

- Văn bản phải có tính khoa học Văn bản có tính khoa học phải đượcviết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng, dễ hiểu, ý phải tường minh không hàm ý, thểthức theo quy định của Nhà nước và nội dung phải nhất quán

- Văn bản phải có tính đại chúng Văn bản phải được viết rõ ràng dễhiểu để phù hợp với trình độ dân trí nói chung để mọi đối tượng có liên quanđến việc thi hành văn bản đều có thể nắm hiểu được nội dung văn bản đầy đủ

- Văn bản phải có tính khả thi Đây là một yêu cầu đối với văn bản,đồng thời là kết quả của sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu về tínhmục đích, tính khoa học, tính đại chúng, tính công quyền Ngoài ra, để các nộidung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản còn phải có

đủ các điều kiện sau:

+ Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hànhhợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thểthi hành

+ Khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện bảođảm thực hiện các quyền đó

2.2.2.3Yêu cầu về hình thức, thể thức đối với văn bản

Các văn bản hành chính do Công ty TNHH Sỹ Phú ban hành bao gồm:Quyết định (cá biệt), thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báocáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền,

Thể thức văn bản được thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Vănphòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản vàđược cụ thể hoá bằng các mẫu văn bản, bảng phông chữ, cỡ chữ và mẫu trìnhbày văn bản

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, baogồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành

phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể Văn bản hành chính phải đượcsoạn theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày quy định tại Nghị định số09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sungmột số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004của Chính Phủ về công tác văn thư và theo quy định chung tại Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về thể thức và kỹ thuật trình

* Khổ giấy: A4

* Định lề trang văn bản

* Kiểu trình bày

* Phông chữ: Time New Roman

Về cơ bản văn bản bao gồm 03 phần: phần mở đầu, phần nội dung vàphần kết thúc, với 9 thành phần thể thức sau đây:

- Quốc hiệu và tiêu ngữ

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

- Số, ký hiệu của văn bản

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

- Nội dung văn bản

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

- Dấu của cơ quan, tổ chức

- Nơi nhận

Ngoài ra còn có thể có các thành phần khác:

Dấu chỉ mức độ mật, Dấu chỉ mức độ khẩn, Đối với công văn, ngoàicác thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉthư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ trang thông tinđiện tử (Website)

2.2.3.4 Trình bày quy trình soạn thảo văn bản hành chính

Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các công việc cần tiến hành

- Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Tổng Giámđốc Công ty Sỹ Phú giao cho một đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì phối hợp với

các đơn vị liên quan soạn thảo.

- Căn cứ vào đối tượng nhận, người soạn thảo văn bản dự kiến số lượngvăn bản cần nhân bản để người ký văn bản quyết định

- Bản thảo phải theo mẫu quy định, rõ ràng, sạch đẹp, đúng thể thức văn bản.Bước 1 Chuẩn bị soạn thảo

Đây là bước quan trọng để giúp cho việc soạn thảo văn bản được thuậnlợi và chất lượng gồm các nội dung:

- Phân công soạn thảo

- Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thong tin

- Xây dựng đề cương văn bản

Bước 2 Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức vănbản theo quy định của nhà nước

- Viết bản thảo

- Xin ý kiến góp ý cho bản thảo

- Tổng hợp ý kiến góp ý (nếu có) và hoàn chỉnh dự thảo

Bước 3 Thẩm định và kiểm tra văn bản trước khi trình ký ban hành

- Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra

và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản Trước khi trìnhBan Tổng Giám đốc ký chính thức, Trưởng các Phòng chức năng và các đơn

vị phải ký nháy vào ngay sau dấu chấm hết "./."

- Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm thẩm định về mặt pháp lý đối vớicác văn bản có phạm vi điều chỉnh chung trong toàn Công ty và những vănbản quan trọng

- Văn bản được thừa uỷ quyền của Ban Giám đốc Công ty do Trưởng cácPhòng ban, các đơn vị được uỷ quyền ký thừa lệnh (TL) hay thừa uỷ quyền(TUQ) phải có chữ ký nháy của Chánh Văn phòng để đảm bảo về hình thức, thểthức và kỹ thuật trình bày

Bước 4 Ký văn bản

Thẩm quyền ký:

- Chủ tịch Hội đồng Quản trị có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của

Công ty liên quan đến pháp luật và có thể ủy quyền cho Phó Chủ tịch HộiQuản trị ký thay (KT) khi đi vắng hoặc một lĩnh vực nhất định.

- Tổng Giám đốc có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của Công ty (trừnhững văn bản mang tính chất đại diện theo pháp luật) Tổng Giám đốc có thể

uỷ quyền cho Phó Tổng Giám đốc ký thay (KT) các văn bản thuộc các lĩnhvực được phân công phụ trách

- Trong trường hợp đặc biệt, khi Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giámđốc đều đi vắng, Tổng Giám đốc có thể uỷ quyền cho cán bộ lãnh đạo dướimột cấp (Giám đốc, Trưởng các phòng chức năng và đơn vị ) ký thừa uỷquyền (TUQ) một số văn bản Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được thể hiệnbằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định Người được uỷ quyềnkhông được uỷ quyền lại cho người khác ký

- Chánh Văn phòng được thừa lệnh (TL) Tổng Giám đốc ký các văn bản,giấy tờ giao dịch thông thường thuộc lĩnh vực hành chính; thông báo vềnhững vấn đề chung trong toàn Công ty, bản sao các văn bản

- Trưởng các đơn vị trực thuộc có tư cách pháp nhân ký toàn bộ văn bảncủa đơn vị ban hành hoặc có thể giao cho cấp phó ký thay các văn bản thuộclĩnh vực được phụ trách Dưới dòng "KT TRƯỞNG PHÒNG"… ghi rõ chứcdanh "PHÓ PHÒNG " hoặc "

- Trường hợp Tổng Giám đốc đi vắng có thể uỷ quyền cho cấp phó kýthay một số văn bản, giấy tờ cần thiết Các văn bản, giấy tờ giao dịch sự vụ uỷquyền cho Chánh Văn phòng ký thừa lệnh (TL)

- Trách nhiệm của người ký văn bản:

+ Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về văn bản và nội dung kèmtheo văn bản (nếu có)

+ Khi ký văn bản không dùng bút chì, không dùng mực đỏ và các thứmực dễ phai

+ Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi họchàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác

- Lãnh đạo cơ quan duyệt và kí ban hành

Bước 4 Kiểm tra thể thức, ghi số; ghi ngày, tháng, năm; đóng dấu vàlàm các thủ tục phát hành văn bản

- Sau khi có chữ kí của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư hoàn thiệnthể thức và làm các thủ tục ban hành (ghi số, ngày, tháng năm ban hành; nhânbản theo số lượng gửi, nhận, đóng dấu cơ quan, đăng kí văn bản đi)…

Thể thức văn bản là các thành phần cần phải có và cách trình bày cácthành phần đó đối với một thể loại văn bản nhất định do các cơ quan có thẩmquyền quy định

+ Thể thức văn bản bao gồm các thành phần bắt buộc phải có đối vớimột thể loại nhất định Nếu thiếu các thành phần này, sẽ ảnh hưởng đến hiệuwlcj pháp lí và độ tin cậy của văn bản đó

+ Các thành phần của văn bản phải được trình bày theo một cách thứcnhất định

Ý nghĩa và tác dụng của thể thức văn bản

+ Đảm bảo tính kỷ cương và sự thống nhất trong việc soạn thảo và banhành văn bản

+ Đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lí của văn bản

+ Thể hiện quyền uy và tinh thần trách nhiệm của cơ quan ban hànhvăn bản và người kí văn bản Điều này được thể hiện qua con dấu, chữ kí vàchức vụ của người kí văn bản

+ Nâng cao hiệu suất soạn thảo, chất lượng soạn thảo và tính thẩm mỹcủa văn bản ban hành

+ Tạo thuận lợi cho việc xử lí văn bản Văn bản soạn thảo và ban hànhtheo đúng thể thức sẽ giúp cho việc vào sổ công văn đi, đến, giải quyết vănbản, lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ được nhanh chóng, thuận tiệncho tra cứu khi cần thiết

trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

2.3.2 Kiểm tra, đăng ký văn bản đi

Văn bản do Công ty Sỹ Phú hay các đơn vị trực thuộc phát hành (sauđây gọi là văn bản đi) phải được quản lý theo trình tự sau:

- Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ vănthư cần kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình văn bản theo đúngThông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướngdẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chínhphủ cũng như Quy định của cơ quan, đơn vị Nếu phát hiện có sai sót,phải kịp thời báo cáo Lãnh đạo Văn phòng hay người có trách nhiệm xemxét, giải quyết(2)

- Văn bản soạn thảo đảm bảo đúng quy định mới vào sổ, đóng dấu vàlàm thủ tục ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm

- Trường hợp văn bản có nội dung chồng chéo, người ký không đúngthẩm quyền hoặc không đảm bảo thể thức và kỹ thuật trình bày văn thư trả lại

và báo cáo với lãnh đạo trực tiếp

- Sau khi kiểm tra lại văn bản lần cuối cùng, văn thư đóng dấu cơ quan

và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) và vào sổ theo đúng mẫu quy định

2.3.3 Chuyển phát văn bản đi

- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: việcchuyển phát văn bản đi qua bưu điện hay trực tiếp đều phải lấy chữ ký, ghi rõ

số lượng, họ tên người nhận và thời gian nhận vào sổ chuyển văn bản

- Trong trường hợp cần thông tin nhanh phải gửi văn bản đi bằng Fax,gửi qua mạng, sau đó phải gửi bản chính

- Không được Fax hay gửi qua mạng văn bản có độ mật

- Những văn bản đã được Lãnh đạo Công ty ký, đóng dấu nhưng khôngdùng đến phải được thu hồi và chuyển trả lại Văn thư để làm thủ tục hủy theoquy định

2.3.4 Lưu văn bản đi

- Lưu văn bản đi: tất cả văn bản đi, hợp đồng (trừ Hợp đồng kinh tế), đềcương, đề án, giấy tờ xác nhận, phê duyệt … của Công ty, Đơn vị đều phảilưu tại văn thư Công ty

- Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản: một bản gốc lưu tại văn thưCông ty có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền và chữ ký nháy; một bảnchính lưu tại đơn vị soạn thảo.

Sơ đồ Quy trình công văn đi (1)

Công tác ban hành văn bản không chỉ thể hiện ở công văn đi của Công ty

mà còn được thể hiện ở công tác luân chuyển công văn đến, các loại tài liệu sau

2.3.5 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

- Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thưcủa Công ty để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký

- Văn thư sao lưu 01 bản trước khi trình vào Lãnh đạo Công ty

- Văn bản có mức độ khẩn đến ngoài giờ hành chính, ngày lễ, ngày Tết,ngày nghỉ thì bảo vệ cơ quan, đơn vị có trách nhiệm ký nhận và báo ngay với

Dự thảo công văn

Xem xét

Chuyển cvtheo dõi

Duyệt

Chuyển phát và theo dõiviệc chuyển phát

người có trách nhiệm để xử lý.

2.3.6 Trình, chuyển giao văn bản đến

- Sau khi làm thủ tục đóng dấu đến, đăng ký vào sổ văn bản đến, Vănthư Công ty có trách nhiệm trình văn bản đến đến Ban Giám đốc Công ty phêduyệt và chuyển đến đơn vị hay cá nhân sẽ xử lý văn bản

- Đối với văn bản đến ngoài bì ghi đích danh tên đơn vị, cá nhân hoặc đề

rõ "Chỉ người có tên mới được bóc bì", cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyểngiao nguyên cả bì cho đơn vị hay cá nhân

2.3.7 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Tổng Giám đốc, Giám đốc và Trưởng các đơn vị có trách nhiệm phêduyệt khi đã có dấu công văn đến của Công ty và chỉ đạo giải quyết kịp thờivăn bản đến Cấp phó được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự

uỷ nhiệm của cấp trưởng và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phâncông phụ trách

- Tổng Giám đốc Công ty có thể giao cho, Giám đốc, Trưởng các Phòngban chức năng, Trưởng các đơn vị có thể giao người được giao trách nhiệmthực hiện những công việc sau:

+ Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng,khẩn cấp cho Ban Giám đốc, Trưởng đơn vị hay người có trách nhiệm

+ Phân phối văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết

Sơ đồ quản lý công văn đến (1)

Trình/chuyển vănbản đến

Xem xét, phân công cho các Phó Tổng Giám đốc

Lãnh đạo Phòng, Ban giao cán

Muốn thực hiện tốt công tác soạn thảo và ban hành văn bản thì khôngthể không nhắc đến vai trò và tầm quan trọng của con dấu.

2.4 Quản lý và sử dụng con dấu

2.4.1 Quản lý và sử dụng con dấu

Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư (từ 2010 2016) được thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm

-2001, năm 2017 Công ty áp dụng theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý

- Trường hợp đơn vị có quyết định chia tách, sáp nhập, giải thể, kết thúcnhiệm vụ có hiệu lực thi hành thì Trưởng đơn vị phải thu hồi con dấu nộp lạicon dấu cho cơ quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu

- Trường hợp tạm đình chỉ sử dụng con dấu, Công ty ra quyết định tạmthu hồi con dấu và phải thông báo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắcdấu và các cơ quan liên quan biết

- Con dấu của Công ty, đơn vị (nếu có) được giao cho nhân viên văn thưgiữ và đóng dấu tại cơ quan Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiệnnhững quy định sau:

+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bảncủa người có thẩm quyền và phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ củaCông ty, đơn vị;

+ Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ kýcủa người có thẩm quyền;

+ Không được đóng dấu khống chỉ