Phân tích mô hình quản lý cá nhân – nhóm làm việc tại công ty CP đầu tư xây lắp dầu khí hòa bình

Sauk hi học xong môn Quản Trị Hành Vi Tổ Chức tôi nhận ra rằng môi trường làm việc là rất quan trọng, một cơ chế quản lý tốt để tạo động lực phát triển, làm cho các nhân viên trong doanh

MÔ HÌNH QUẢN LÝ CÁ NHÂN – NHÓM LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY CP ĐẦU

TƯ XÂY LẮP DẦU KHÍ HÒA BÌNH

I Phần Mở Đầu

Bất kỳ một công ty hay một doanh nghiệp nào lập ra cũng đều chú trọng đến vẫn

đề cơ bản như làm thế nào để tối đa hóa lợi nhuận và đưa công ty ngày càng phát triển Vấn đề con người trong tổ chức là rất quan trọng, Bác Hò của chúng ta từng nói “Nhân tài như lá dụng mùa thu” phải tìm mới có Một nhân viên mất bao công tuyển dụng đào tạo đến lúc thành thạo lại dứt áo ra đi Vậy lý do là tại sao? Phải chăng chỉ là vấn đề lương lậu, Đó là câu hỏi khó đối với những Doanh nghiệp

Sauk hi học xong môn Quản Trị Hành Vi Tổ Chức tôi nhận ra rằng môi trường

làm việc là rất quan trọng, một cơ chế quản lý tốt để tạo động lực phát triển, làm cho các nhân viên trong doanh nghiệp hăng hái làm việc, tạo ra giá trị cho bản thân

và cho doanh nghiệp

Môn học Quản trị hành vi tổ chức, giúp các nhà lãnh đạo của doanh nghiệp có tầm nhìn chiến lược, để xây dựng một cấu trúc, hệ thống phù hợp cho doanh nghiệp mình Hiểu về hành vi của tổ chức, cá nhân, giá trị của doanh nghiệp, cách quản lý stress trong công việc, phát huy tính sáng tạo và hiệu quả khi làm việc và hoạt động theo đội, nhóm Tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp và kỹ năng làm việc của nhân viên Kỹ năng lãnh đạo và cách phân quyền và ra quyết định Để giúp công ty hoạt động có hiệu quả, tạo nguồn động lực làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp, tôi

muốn phát triển dự án " Đổi mới mô hình cá nhân và nhóm làm việc của Công ty CP Xây lắp Dầu Khí Hòa Bình " Mục đích nghiên cứu và phát triển dự án này, nhằm giúp

Công ty tôi những người quan tâm tới việc phát triển doanh nghiệp thấy sự quan trọng

của việc đổi mới mô hình cá nhân và nhóm làm việc để có các kỹ năng giải quyết các vấn đề cụ thể trong tổ chức nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của tổ chức

Với cương vị là Trưởng phòng Tổ chức Hành chính, thành viên ban kiểm soát công ty,

ủy viên HĐQT công ty PVC 5HB Thành Nam (đơn vị góp vốn của công ty PVC5), Bí thư đoàn Thanh Niên tại công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Dầu khí Hòa Bình, là đơn vị thành viên của Tổng công ty Xây lắp Dầu khí Việt Nam - Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam Với công việc hoạt động về đoàn thanh niên nên tôi có nhiều cơ hội tiếp xúc với các CBCNV trẻ tuổi, Một phần nào tôi hiểu được tâm lý của họ Với những kinh nghiệm quản lý thực tế trong môi trường hoạt động của cơ quan mình, tôi tự liên

hệ với những yếu tố qua những quan sát, cảm nhận những gì diễn ra tại đơn vị, để từ

đó có những phân tích nhấn mạnh sự khác biệt giữa quản lý và lãnh đạo Cũng như

tìm hiểu thêm về mô hình cá nhân và nhóm làm việc của các doanh nghiệp tổ chức

tương đồng trong cùng một lĩnh vực hoạt động, và từ đó đưa ra những đổi mới cần thiết giúp tăng cường khả năng cạnh tranh và hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả

PHẦN II: PHÂN TÍCH

1 Giới thiệu về doanh nghiệp

Trong định hướng phát triển Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Hòa Bình (PVC 5)

luôn xác định các yếu tố Con người, khoa học công nghệ, khoa học quản lý là nền tảng quan trọng nhất Chính vì vậy, trong những năm qua, công tác quy hoạch cán bộ, thu hút nhân tài luôn được PVC 5 đặc biệt chú trọng Để hiện thực hóa khát vọng trở thành doanh nghiệp xây lắp hàng đầu Việt Nam và có vị thế trong khu vực, PVC 5 đang tiếp tục tiến hành tuyển chọn các cán bộ có năng lực, kinh nghiệm để bố trí vào những vị trí chủ chốt; xây dựng chính sách thu hút cán bộ quản lý, kỹ sư giỏi, tạo môi trường làm việc thuận lợi, bình đẳng, cơ chế linh hoạt làm động lực phấn đấu vươn lên

cho mọi CBCNV PVC 5 cũng tiếp tục triển khai chương trình đào tạo chuyên sâu cho đội ngũ cán bộ kỹ thuật thuộc các lĩnh vực Xây lắp Dầu khí; đội ngũ công nhân tay nghề cao, chuyên sâu được cấp chứng chỉ quốc tế và đội ngũ cán bộ quản lý dự án theo tiêu chuẩn quốc tế…

PVC 5 là thành viên của Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam (PetroVietnam) - Tập đoàn kinh tế hùng mạnh hàng đầu đất nước Trong gần 30 năm qua PVC 5 đã nỗ lực

vươn lên trở thành một doanh nghiệp xây lắp chủ lực của ngành, với trình độ quản lý

và công nghệ mang tầm quốc tế trong xây lắp chuyên ngành Dầu khí và các công trình công nghiệp dân dụng quy mô lớn

Quá trình phát triển của Tổng Công ty đã ghi dấu những cống hiến không nhỏ vào sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của đất nước Minh chứng cho những đóng góp lớn lao đó, PVC 5 đã được Đảng, Nhà nước phong tặng nhiều danh hiệu cao quý như Huân chương Lao động hạng Nhất, Danh hiệu Anh hùng Lao động… Tổng Công ty PVC 5 lớn mạnh vượt trội qua từng năm, với vốn điều lệ 1.500 tỷ đồng năm 2009, sau

3 năm, năm 2011, PVC 5 đã tăng vốn điều lệ lên 5.000 tỷ đồng nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng Theo đó, Tổng doanh thu và Sản lượng cũng tăng theo cấp số nhân, từ 4.776 tỷ

Trưởng thành qua từng công trình, dự án, từ vai trò thầu phụ cho các nhà thầu quốc tế, PVC 5 đã vươn lên trở thành Tổng thầu EPC thực hiện các công trình có quy mô ngày càng lớn, yêu cầu kỹ thuật phức tạp như: Tổng kho LPG Gò Dầu, Nhà máy nhiệt điện Thái Bình II, Nhà máy Nhiệt điện Nhơn Trạch II, Nhà máy nhiên liện sinh học Ethanol Phú Thọ, Nhà máy Xơ sợi Tổng hợp Polyeste Đình Vũ…

Bên cạnh đó, PVC 5 cũng tiếp tục khẳng định thế mạnh trong lĩnh vực xây lắp chuyên ngành Dầu khí qua việc thực hiện thi công hầu hết các dự án về vận chuyển, tàng trữ

dầu và khí theo hình thức EPC như Kho xăng dầu Cù Lao Tào, Kho chứa LPG và trạm xuất xe bồn Dung Quất…

Cùng với việc củng cố, phát triển các lĩnh vực thế mạnh truyền thống như xây dựng hệ thống tàng trữ, vận chuyển các sản phẩm Dầu khí, cơ khí lắp đặt và chế tạo các thiết bị Dầu khí… PVC 5 còn khẳng định thương hiệu của mình trong lĩnh vực xây dựng công nghiệp và dân dụng PVC 5 có bước tiến vượt bậc trong công nghệ xây dựng nhà cao tầng và siêu cao tầng quy mô lớn như: Tổ hợp khách sạn Dầu khí Việt Nam, Trung tâm Tài chính Dầu khí, Văn phòng Viện Dầu khí, Toà nhà Dầu khí Phú Mỹ Hưng, Khách sạn Dầu khí Vũng Tàu, Cao ốc văn phòng Dragon Tower…

Xác định khoa học công nghệ và kỹ thuật là “đòn bẩy” quan trọng giúp Tổng Công ty phát triển, đủ sức cạnh tranh với các tổng thầu xây lắp trong khu vực và thế giới, PVC

5 đã áp dụng đồng bộ hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008;

Áp dụng các công nghệ quản lý dự án, quản lý sản xuất tiên tiến có hiệu suất cao, cũng như ứng dụng phần mềm tiên tiến vào các lĩnh vực quản lý của PVC 5 trong tiến

độ, kế hoạch, tài chính… Bên cạnh đó, PVC 5 luôn chủ động cập nhật các công nghệ tiên tiến, hiện đại trên thế giới và khu vực trong lĩnh vực thi công các công trình công nghiệp Dầu khí và cả công trình xây dựng dân dụng

Với một ban lãnh đạo trẻ, đoàn kết, năng động, sáng tạo, dám nghĩ, dám làm và dám chịu trách nhiệm, cộng với đội ngũ hơn gần 11.000 cán bộ, kỹ sư, công nhân kỹ thuật giàu kinh nghiệm, từng có mặt trên hầu hết các công trình Dầu khí trọng điểm của đất nước, cũng như chính sách đúng đắn về nguồn nhân lực và khoa học công nghệ, khẳng định PVC 5 sẽ tiếp tục gặt hái thành công

Trên những chặng đường đã qua, Tổng Công ty và các đơn vị thành viên đã không ngừng trưởng thành, góp phần vào sự phát triển chung của Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam và của đất nước “Mục tiêu lớn, đòi hỏi những nỗ lực lớn” là mục tiêu toàn

thể tập thể lãnh đạo và CBCNV của PVC 5 đều thấu hiểu Với nền tảng vững chắc đã tạo dựng trên chặng đường phát triển và sự quyết tâm của “người PVC 5”, Tổng Công

ty Cổ phần Xây lắp Dầu khí Việt Nam quyết tâm tiếp tục khắc ghi những dấu ấn trên chặng đường mới, góp phần vào sự phát triển chung của Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam và sự phát triển thịnh vượng của đất nước

Với phương châm hợp tác cùng phát triển, Cổ phần Đầu tư Xây lắp Dầu khí Hòa Bình (PVC 5) hy vọng ngày càng nhận được sự cộng tác hơn nữa của các đơn vị trong nước cũng như đối tác nước ngoài

Tên đầy đủ: Công ty CP Đầu tư Xây lắp Dầu khí Hòa Bình (PVC 5 5)

Tên tiếng Anh: Petrovietnam Construction 5 jsc

Địa chỉ: P112, CT5 KĐT Mỹ Đình Sông Đà, Từ Liêm, Hà Nội

Address: Room 112, CT5, My Dinh Song Da, Tu Liem, Ha Noi

Tel: 04-37856268

Fax: 04-37856266

Sơ đồ tổ chức

Mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc tại PVC 5, những tồn tại và

sự cần thiết phải đổi mới

2.1 Mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc tại PVC 5

Cơ cấu tổ chức tại Trụ sở chính của PVC 5 bao gồm: Hội đồng Quản trị và các Bộ phận giúp việc; Ban điều hành; Các phòng ban Mỗi phòng ban gồm Trưởng phòng, các phó phòng và các nhân viên do Phó phòng trực tiếp phụ trách Ngoài thực hiện các chức năng cơ bản của từng phòng ban, khi phát sinh các dự án mới như dự án hiện đại hoá, dự án xây dựng chương trình chấm điểm và xếp hạng …, Ban lãnh đạo sẽ có quyết định điều động cán bộ tại các phòng ban tham gia cho phù hợp

2.2 Những tồn tại và sự cần thiết phải đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc tại PVC 5

Trong phạm vi bài viết này tôi xin phân tích thực trạng và đưa ra những giải pháp đang còn tồn đọng tại Phòng Quan Hệ Khách

Việc phân công cán bộ phụ trách còn nhiều bất cập:

 Trong hệ thống PVC 5 việc phân chia công việc chưa rõ ràng, gai cho nhân viên làm nhưng việc gì cũng rất thụ động Khi có vấn đề gì cần hỏi ý kiến hay thay đổi đều phải gặp cấp Trưởng phòng để xin ý kiến, dẫn đến công việc luôn

bị trì trệ, dập tắt khả năng sáng tạo của nhân viên, hay nói cách khác là Giao việc nhưng không ủy quyền Hơn nữa trong quá trình phân công cán bộ phụ trách, lãnh đạo chưa chú trọng đến việc phân đều công việc cho cán bộ trong phòng, dẫn đến một số cán bộ làm không hết việc, một số cán bộ thì khối lượng công việc phát sinh ít, nảy sinh sự so sánh, stress, thậm chí bất mãn trong phòng

 Chế độ lương thưởng chưa hợp lý: Hiện tại, mức lương của các cán bộ phòng

QHKH trả theo thang bậc lương căn bản chứ chưa trả theo năng lực hay chất lượng công việc, mức độ phức tạp của công việc hoàn thành Do đó không đảm bảo tính công bằng trong chế độ lương Người làm nhiều cũng như người làm ít dẫn đến sự không thoải mái giữa các nhân viên

 Chế độ đề bạt chưa công bằng và minh bạch: Chế độ đề bạt, bổ nhiệm tại PVC 5

đôi khi không dân chủ và công bằng, chưa đảm bảo đúng người – đúng việc Người có năng lực thực sự có thể chỉ vì những lý do như bằng cấp, chưa vảo Đảng hay lý lịch Đảng không tốt, không có quan sân sau tốt… sẽ không được trọng dụng bằng những người có quan hệ, thân lãnh đạo nhưng không thực sự có năng lực tốt,

có khả năng đảm nhiệm chức vụ

Như vậy, vấn đề đặt ra là phải có sự phân công lao động hợp lý, vừa đảm bảo sự công bằng giữa các cán bộ trong phòng, vừa đảm bảo tiến độ cũng như hiệu quả của công việc chung, đồng thời có chế độ động viên, khuyến khích nhân viên làm việc phù hợp.

1 Phân tích sâu về một số lĩnh vực của môn học Quản trị hành vi tổ chức

Sau khi học môn Quản trị hành vi tổ chức, đồng thời nghiên cứu một số tài liệu liên quan đến môn học, tôi nhận thấy các chủ đề có thể khai thác nhằm nhằm đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc tại bộ phận làm việc của mình như sau: Cấu trúc và thiết kế của tổ chức

Động viên khuyến khích nhân viên làm việc

3.1 Cấu trúc và thiết kế của tổ chức

Cấu trúc tổ chức đề cập tới sự phân chia lao động cũng như mô hình phối hợp, truyền đạt thông tin, lưu lượng công việc và quyền lực chính thức, định hướng cho hoạt động của tổ chức Hiểu biết về cấu trúc tổ chức sẽ giúp chúng ta tham gia vào mô hình tổ chức, giúp chúng ta xây dựng và điều chỉnh cơ cấu công ty Một tổ chức cũng như một bộ phận có được cấu trúc tổ chức phù hợp, linh hoạt sẽ là yếu tố quan trọng giúp cho công việc đạt được hiệu quả cao nhất

3.2 Động viên khuyến khích nhân viên làm việc

Sự thành công của tổ chức liên quan mật thiết đến việc nhân viên thực hiện công việc ra sao Thông thường, các tổ chức luôn muốn tuyển dụng những nhân viên có năng lực vì họ có khả năng cho hiệu quả công việc cao Tuy nhiên, nếu tổ chức không

có chế độ khuyến khích nhân viên thoả đáng như chế độ lương thưởng không công bằng, không ghi nhận được thành quả lao động của họ… thì sự tích cực trong công việc sẽ giảm sút, kéo theo hiệu quả công việc cũng giảm Vì vậy, để đạt được kết quả tốt nhất, tổ chức cần có chế độ khuyến khích nhân viên làm việc phù hợp

2 Giải pháp đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc tại Phòng QHKH PVC 5

4.1 Thay đổi trong phân công công việc:

Hiện tại, trưởng phòng QHKH chịu trách nhiệm quản lý chung, còn việc xử lý các phát sinh từ công việc hay kiểm tra lại công việc là nhiệm vụ của các phó phòng Do

đó, cách phân công công việc đã được thay đổi như sau:

 Vẫn phân công cán bộ trực tiếp giải quyết công việc, tuy nhiên khi giao việc nên ủy quyền cho nhân viên ở mức độ nào đó có thể tự mình giải quyết các phát sinh nhỏ không cần đợi xin ý kiến cấp trên Nhằm đạt được hiệu quả công việc cao và được xử lý một cách nhanh chóng, đưa ra quyết định kip thời, Các cán bộ đã làm việc lâu năm, có kinh nghiệm và trình độ cao sẽ phụ trách nhiều công việc quan trọng và như vậy lương của họ cũng phải cao hơn Ví dụ: Một cán bộ lâu năm có nhiều kinh nghiệm nhưng còn yếu về mặt tin học và ngoại ngữ, nên xắp xếp làm cùng nhóm để có khă năng hỗ trợ và đạt được hiệu qảu công việc tốt

 Vì một phó phòng trực tiếp quản lý một nhóm cán bộ, có thể nắm được chính xác công việc của từng cán bộ trong nhóm nên đã tiến hành điều chuyển công việc phát sinh giữa họ Việc quản lý chung, hỗ trợ kỹ năng nghiệp vụ vẫn do cán bộ trực tiếp phụ trách đảm nhiệm, được giải quyết nhanh nhất có thể Trước khi bắt đầu việc điều chuyển, lãnh đạo phòng tiến hành trao đổi, phân tích lợi ích của việc điều chuyển tới từng cán bộ Việc phải cáng đáng thêm phần công việc đáng lẽ ra là trách nhiệm của người khác nhằm đảm bảo tiến độ chung của

cả phòng, nâng cao năng suất làm việc chung Bên cạnh đó, đây là việc làm có

đi có lại, mọi người cùng giúp đỡ lẫn nhau chứ không phải chỉ giúp đỡ một lần, một chiều

Thành lập các tổ chuyên gia: Căn cứ trên kinh nghiệm và trình độ của các cán bộ

trong từng lĩnh vực, lãnh đạo tiến hành thành lập các tổ chuyên gia ngành như tổ chuyên gia các công trình xây dựng, tổ chuyên gia các dự án đầu tư Khu chế xuất –

Khu công nghiệp, tổ chuyên gia Thiết kế, tổ chuyên gia ngành Xây Dựng, tổ chuyên gia ngành Dầu Khí, tổ chuyên gia BĐS, … Các tổ chuyên gia này có nhiệm tiếp xúc các đối tượng khách hàng do tổ mình chịu trách nhiệm

4.2 Động viên, khuyến khích nhân viên làm việc:

 Đưa ra mức lương phù hợp với khối lượng công việc: Mức lương , thưởng căn cứ

trên số lượng công việc hoàn thành trong tháng nhưng các công việc đã được chia nhóm theo độ phức tạp như phân cấp theo thẩm quyền xét duyệt phân cấp theo loại hình doanh nghiệp phân cấp theo độ lớn … Ở mỗi mức độ sẽ có các mức điểm cao thấp khác nhau Bên cạnh đó, mỗi công việc hoàn thành của cán bộ đều được lãnh đạo phụ trách trực tiếp đánh giá chất lượng để ra hệ số hoàn thành, điểm của cán

bộ phải nhân với hệ số này

 Thành lập Quỹ lương Tổng giám đốc: Các cán bộ có thành tích xuất sắc sẽ được

hưởng thêm lương từ quỹ lương của Tổng giám đốc

 Có chế độ đề bạt, bổ nhiệm công bằng: xây dựng bộ tiêu chuẩn theo từng chức vụ,

nhiệm vụ về tư cách đạo đức, năng lực trong công việc… Việc bổ nhiệm phải thông qua tập thể, có bỏ phiếu kín đánh giá tín nhiệm

PHẦN III KẾT LUẬN

Trong bài này, tôi đã nghiên cứu thực tế tại Công ty CP Đầu tư và Xây dựng Hòa Bình

mà cụ thể là phòng QHKH, tìm ra những tồn tại trong mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc tại PVC 5 như việc phân công lao động còn nhiều bất cập, chế độ động viên và khuyến khích nhân viên làm việc chưa phù hợp Thông qua các nghiên cứu

về chủ đề cấu trúc và thiết kế của tổ chức, động viên khuyến khích nhân viên làm việc của môn học quản trị hành vi tổ chức, tôi đưa ra các giải nhắm nhằm khắc phục những tồn tại đó như thay đổi trong phân công công việc, thay đổi căn cứ xác định mức