Dự án đổi mới cách thức quản lý và phương pháp làm việc nhóm tại công ty cổ phần đầu tư đèo cả

Khái niệm Quản trị Hành vi tổ chức Quản trị hành vi tổ chức – Một khoa học nghiên cứu những ảnh hưởng của các cá nhân, các nhóm trong tổ chức và cấu trúc của tổ chức với

DỰ ÁN ĐỔI MỚI CÁCH THỨC QUẢN LÝ VÀ PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC NHÓM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ ĐÈO CẢ

nhằm tạo ra các phương pháp làm việc để tận dụng tối đa sức mạnh Nhóm, Tập thể nâng cao hiệu quả làm việc trong giai đoạn hiện nay

1 GIỚI THIỆU

1.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Đầu tư Đèo Cả

Tên công ty : Công ty Cổ phần Đầu tư Đèo Cả

Địa chỉ : Tầng 8, Số 57 Quang Trung, P Nguyễn Du, Q Hai Bà Trưng, Hà Nội

Vốn điều lệ : 1.078 tỷ đồng

Sô lượng nhân viên: 46 người

Công ty Cổ phần Đầu tư Đèo Cả thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh

số 0104567756 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội ngày 05/04/2010, trên cơ sở liên doanh giữa bốn nhà đầu tư lớn: Tổng Công ty Xây dựng Hà Nội, Tập đoàn Mai Linh; Tập đoàn Hải Thạch và Công ty cổ phần Á Châu

Công ty Cổ phần Đầu tư Đèo Cả được Chính phủ và Bộ GTVT tín nhiệm giao nhiệm vụ triển khai xây dựng và vận hành dự án trọng điểm quốc gia Hầm đường bộ qua Đèo Cả - quốc lộ1, tỉnh Phú Yên và tỉnh Khánh Hòa, tổng mức đầu tư Dự án là 15.603 tỉ đồng

1.2 Tầm quan trọng của mô hình dự án đổi mới

Để đáp ứng các công việc triển khai xây dựng Hầm đường bộ Đèo Cả trên tuyến QL1A đi qua hai tỉnh Phú Yên và Khánh Hòa trong giai đoạn hiện nay cần có

sự kết hợp, nỗ lực làm việc của nhiều cá nhân, tổ chức, cơ quan ban ngành Ban Lãnh đạo Công ty luôn xem con người là tài nguyên quý giá nhất, là nguồn động lực quan trọng nhất làm nên giá trị và phát triển bền vững của Công ty và cũng đã

xây dựng, thực hiện nhiều cơ chế hỗ trợ, tài trợ để thu hút và đãi ngộ nhân lực về làm việc tại Công ty

Dự án hầm đường bộ qua Đèo Cả là dự án trọng điểm quốc gia, được triển khai bằng cách hợp từ nhiều nguồn lực khác nhau như các chuyên gia, cố vấn cao cấp là những giáo sư, tiến sỹ đầu ngành của Việt Nam kết hợp với đội ngũ nhân viên trẻ nhiệt huyết, được đào tạo bài bản cả trong và ngoài nước, được bố trí phù hợp với kỹ năng, chuyên môn đào tạo trong các phòng quản lý dự án, kế hoạch kỹ thuật, tài chính kế toán và hành chính nhân sự

Tuy nhiên, vấn đề về cách thức quản lý và phương pháp làm việc nhóm tại một số Phòng, Ban vẫn còn hạn chế, do đó cần xây dựng mô hình dự án đổi mới cách thức quản lý và phương pháp làm việc nhóm nhằm nâng cao hiệu quả công việc mang lại

2 Cơ sở lý thuyết về Quản trị Hành vi Tổ chức

2.1 Tổng quan về Quản trị Hành vi Tổ chức

2.1.1 Khái niệm Tổ chức

Tổ chức là những con người làm việc cùng nhau để đạt được mục đích

2.1.2 Khái niệm Quản trị Hành vi tổ chức

Quản trị hành vi tổ chức – Một khoa học nghiên cứu những ảnh hưởng của các

cá nhân, các nhóm trong tổ chức và cấu trúc của tổ chức với các hành vi diễn ra trong tổ chức đó với mục đích áp dụng những kết quả nghiên cứu để làm tăng tính hiệu quả cho tổ chức

2.2 Các thuyết cơ bản về Hành vi tổ chức

2.2.1 Văn hóa của Tổ chức

a Khái niệm

Edgar Schein – nhà nghiên cứu nổi tiếng nhất về Văn hóa tổ chức – định nghĩa Văn hóa tổ chức:

Văn hóa tổ chức – Một dạng của những giả định cơ bản – được sáng tạo, được khám phá hoặc được phát triển bởi các nhóm khi họ học về cách thức giải quyết với

những vấn đề của thích ứng với môi trường bên ngoài và hội nhập bên trong – những giả định cơ bản này đã vận hành tốt và được quan tâm là có giá trị và vì vậy được dạy cho những thành viên mới như những cách thức đúng để nhận thức, suy nghĩ và cảm giác trong quan hệ với các vấn đề

b Phạm vi và các đặc tính căn bản

Phạm vi

Văn hóa của tổ chức bao gồm các nhận thức và phép ứng xử cả ở bên trong và bên ngoài tổ chức đó

Các đặc tính căn bản

Văn hóa của tổ chức bao gồm các đặc tính căn bản sau:

- Sự tự quản của các cá nhân trong tổ chức (trách nhiệm, tính độc lập, ứng xử, phong cách làm việc )

- Các cơ chế của tổ chức đó (các qui tắc, quy chế, điều lệ… riêng)

- Sự hỗ trợ của các nhà quản lý với nhân viên

- Tinh thần đoàn kết và thể hiện tinh thần đồng đội trong tổ chức

- Sự xem xét, khen thưởng, cách khen thưởng và những căn cứ, cơ sở của nó

- Xung đột, sức chịu đựng và cách giải quyết những xung đột

- Các rủi ro có thể có và sự chịu đựng những rủi ro có thể có

c Văn hóa và nhân sự của Tổ chức

Văn hóa của tổ chức phụ thuộc vào mỗi nhân viên nên công tác nhân sự đặc biệt quan trọng, có liên quan trực tiếp và mạnh mẽ nhất trở lại văn hóa của tổ chức

Có thể thấy các tác động đó ngay khi điều động một nhân viên bất kỳ Khi điều động nhân viên từ bộ phận này qua bộ phận khác, cán bộ nhân sự cũng cần xem xét tính thích hợp với nền văn hóa chung của cộng đồng và tác động khi có nhân viên mới đó hay không Ngược lại, cũng cần xem xét văn hóa của cộng đồng mới có thích hợp với người mới đến hay không

Tương tự, khi tuyển dụng nhân viên hay cán bộ quản lý mới, người ta cũng cần tính đến sự phù hợp lẫn nhau giữa nhân viên mới đến và nhóm cộng đồng mới của người đó

Trong việc tuyển nhân viên từ ngoài vào tổ chức, người ta không chỉ cần tìm người làm việc giỏi mà còn phải cân nhắc việc tuyển mộ những nhân viên đó có phù hợp với văn hóa hiện tại của tổ chức không Các nhân viên mới sẽ bị ảnh hưởng bởi văn hóa hiện có của tổ chức đó, nên nếu không phù hợp, nhân viên đó sẽ rời bỏ tổ chức sớm Thường thì chiều tác động chủ yếu của văn hóa của tổ chức là từ tổ chức đến cá nhân và chỉ một số ít trường hợp (thường là cán bộ Lãnh đạo) mới có ảnh hưởng ngược lại với văn hóa của tổ chức đó

2.2.2 Lãnh đạo trong môi trường tổ chức

a Khái niệm

Lãnh đạo là những tác động, thúc đẩy và tạo khả năng để những người khác đóng góp cho sự hiệu quả và thành công của một tổ chức mà họ là thành viên Đây là một quá trình ảnh hưởng mang tính xã hội trong đó lãnh đạo tìm kiếm sự tham gia tự nguyện của cấp dưới nhằm đạt mục tiêu của tổ chức

b Các kiểu phong cách Lãnh đạo

Phong cách Lãnh đạo - Một phong cách lãnh đạo nhìn chung dựa trên kết hợp các yếu tố bao gồm niềm tin, giá trị và những tiêu chuẩn cá nhân liên quan Ở mức độ cao hơn, đó là những yếu tố về văn hóa doanh nghiệp và các chuẩn mực chung của doanh nghiệp Có rất nhiều cách tiếp cận khác nhau về phong cách lãnh đạo Cũng có rất nhiều nhà khoa học đưa ra sự phân loại về các phong cách lãnh đạo Một trong số đó là cách phân loại thành 3 phong cách lãnh đạo:

Phong cách lãnh đạo độc đoán

Được đặc trưng bởi sự áp đặt của nhà quản trị đối với nhân viên Các nhân viên chỉ thuần túy là người nhận và thi hành mệnh lệnh Các thông tin được nhà lãnh đạo cung cấp cho thuộc cấp ở mức tối thiểu cần thiết để thực hiện nhiệm vụ, thông tin một chiều từ trên xuống Không tính đến ý kiến tập thể mà chỉ dựa vào bản thân Chỉ thị, mệnh lệnh rất nghiêm ngặt; kiểm tra chặt chẽ, nghiêm khắc

Phong cách lãnh đạo dân chủ

Nhà lãnh đạo thường tham khảo, bàn bạc, lắng nghe ý kiến cấp dưới trước khi ra quyết định Người lãnh đạo ủy quyền cho cấp dưới và sử dụng thông tin hai chiều

Phong cách lãnh đạo tự do

Nhà lãnh đạo sử dụng rất ít quyền lực, ủy quyền nhiều cho cấp dưới để tự giải quyết vấn đề Nhà lãnh đạo chủ yếu tạo điều kiện cho cấp dưới hoàn thành nhiệm

vụ Thông tin sử dụng theo chiều ngang

c Các thuyết về thuật Lãnh đạo

 Thuyết lãnh đạo do đặc tính cá nhân

Khái niệm

Theo Warren Bennis, "Người lãnh đạo là người có khả năng trình bày tư tưởng một cách đầy đủ và rõ ràng; họ biết rõ họ muốn gì, tại sao họ muốn điều đó, và làm sao để truyền đạt điều họ muốn đến những người xung quanh để thuyết phục mọi người cùng hợp tác và thực hiện điều họ muốn và cuối cùng là họ biết làm thế nào

để đạt đến mục đích mong muốn"

Những đặc tính cá nhân của người lãnh đạo (theo thuyết của Gardner)

John Gardner nghiên cứu một số lớn các tổ chức vùng Bắc Mỹ và những người lãnh đạo của những tổ chức này và kết luận có một số phẩm chất hoặc đặc tính cho thấy rằng một người lãnh đạo trong tình huống này cũng có thể lãnh đạo trong tình huống khác Những đặc tính cá nhân này gồm có:

- Điều kiện thể lực tốt và sức chịu đựng

- Sự khôn ngoan và sự phán đoán thiên về hành động

- Tinh thần nhận trách nhiệm

- Có khả năng thực hiện công việc

- Hiểu biết về những người cộng sự và nhu cầu của họ

- Có khả năng giao tiếp và biết dùng người

- Có nhu cầu đạt kết quả

- Khả năng thuyết phục và cổ động người khác

- Can đảm và quyết tâm

- Tự trọng, tự tin

- Sự trình bày ý tưởng một cách có quả quyết

- Khả năng thích nghi/Khả năng linh động

 Thuyết về lãnh đạo qua cách hành xử

Thuyết về lãnh đạo qua cách hành xử là cách hành xử của lãnh đạo đối với những nhân viên của họ Cách hành xử được phân loại thành những mô hình và những mô hình khác được gom lại thành những nhóm được gọi là tác phong lãnh đạo Phương thức này trở thành phổ thông để huấn luyện về quản trị – có lẽ nổi tiếng nhất là phương thức Mạng lưới Quản trị của Blake và Mouton Theo phái nghiên cứu về cách hành xử, có bốn tác phong lãnh đạo chính:

- Quan tâm về công tác: Ở đây, người lãnh đạo nhấn mạnh sự hoàn thành những mục tiêu rõ rệt Họ nhắm tới mức độ sản xuất cao và cách thức tổ chức nhân viên và công việc để đạt được những mục tiêu đó

- Quan tâm về con người: Trong phương cách này, các người lãnh đạo xem các người theo họ là con người có những nhu cầu, sở thích, nan đề, sự thăng tiến và nhiều thứ khác, chứ không đơn thuần là những đơn vị sản xuất hay là những phương tiện để đạt mục tiêu cuối cùng

- Lãnh đạo trực tiếp: Phương cách này có những đặc tính là người lãnh đạo ra quyết định cho những người khác và họ mong muốn những người đi theo hoặc thuộc cấp làm theo đúng những điều họ hướng dẫn

- Phân quyền lãnh đạo: Ở đây, những người lãnh đạo chia sẻ quyền quyết định với những người khác

2.2.3 Quản trị xung đột trong tổ chức

Khái niệm

Xung đột là quá trình một bên nhận ra rằng quyền lợi của mình bị chống lại hoặc ảnh hưởng xấu bởi một bên khác

Các kiểu xung đột

 Theo nguyên nhân

- Mục tiêu không thống nhất: Mục tiêu của một tổ chức ảnh hưởng tới mục tiêu của tổ chức khác

- Chênh lệch về nguồn lực

- Có sự cản trở từ người khác

- Căng thẳng/áp lực tâm lý từ nhiều cá nhân

- Sự mơ hồ về phạm vi quyền hạn

- Giao tiếp bị sai lệch

 Theo vai trò

- Xung đột tích cực

- Xung đột tiêu cực

Các phương pháp quản lý và giải quyết xung đột

- Cạnh tranh: Phương pháp cạnh tranh được áp dụng khi:

+ Vấn đề cần được giải quyết nhanh chóng

+ Biết chắc mình đúng

+ Vấn đề nảy sinh đột xuất không lâu dài

+ Bảo vệ nguyện vọng chính đáng

- Hợp tác: Phương pháp hợp tác được áp dụng khi:

+ Cần tìm giải pháp phù hợp cho cả hai bên

+ Tạo dựng mối quan hệ lâu dài

+ Mục tiêu là học hỏi, thử nghiệm

+ Tập hợp sự hiểu biết vào vấn đề

+ Tạo ra tâm huyết

- Lẩn tránh: Phương pháp lẩn tránh được áp dụng khi:

+ Vấn đề không quan trọng

+ Vấn đề không liên quan đến quyền lợi của mình

+ Hiệu quả giải quyết vấn đề lớn hơn lợi ích đem lại

+ Cần làm đối tác bình tĩnh lại

+ Cần thu thập thêm thông tin

+ Người thứ 3 có thể giải quyết vấn đề tốt hơn

- Nhượng bộ: Phương pháp nhượng bộ được áp dụng khi:

+ Cảm thấy chưa chắc chắn đúng

+ Vấn đề quan trọng với người khác hơn với mình

+ Các mối quan hệ cho vấn đề sau quan trọng hơn

+ Tiếp tục đấu tranh sẽ có hại

+ Vấn đề không thể bị loại bỏ

+ Cần cho cấp dưới học thêm kinh nghiệm

- Thỏa hiệp: Phương pháp thỏa hiệp được áp dụng khi:

+ Vấn đề tương đối quan trọng

+ Việc quả việc không nhượng bộ quan trọng hơn

+ Hai bên đều khăng khăng giữ mục tiêu của mình

+ Cần có giải pháp tạm thời

+ Thời gian là quan trọng

+ Đôi khi đây là giải pháp cuối cùng

3 Vận dụng các học thuyết trong Quản trị Hành vi tổ chức cho việc lập và triển khai mô hình Dự án

3.1 Phong cách Lãnh đạo

Để quản lý nhóm và phương pháp làm việc hiệu quả, các nhà Lãnh đạo nhìn chung cần dựa trên kết hợp của nhiều yếu tố bao gồm niềm tin, giá trị và những tiêu chuẩn cá nhân liên quan

Công ty Cổ phần Đầu tư Đèo Cả được thành lập và đi vào hoạt động khoảng trên hai năm Đây là mô hình công ty mang tính chất công ty Dự án Do đó, các kỹ năng của nhà Lãnh đạo ở các Phòng, Ban trong việc quản lý nhóm và phương pháp làm việc vẫn thực sự chưa phát huy hết hiệu quả làm việc của Nhân viên

Như phần cơ sở lý thuyết trên đã trình bày, theo các thuyết về Thuật lãnh đạo, một người lãnh đạo hiệu quả là phải biết dung hòa, kết hợp, linh hoạt của nhiều yếu

tố trong việc quản lý nhằm thúc đẩy và tạo ra các động lực đối với Nhân viên làm sao để mang lại hiệu quả công việc tốt nhất Điều đó có nghĩa là phải truyền đạt những mong muốn, những mục tiêu chung của Công ty đến với Nhân viên, phải biết tạo ra động lực, tạo ra sự tham gia đóng góp ý kiến, sự chia sẻ để từ đó cùng nhau hành động để đạt được các mục tiêu chung của Công ty

Hiện tại, Lãnh đạo ở các Phòng ban Công ty CP Đầu tư Đèo Cả mới chỉ dừng lại

ở việc chia sẻ những ước muốn hay đúng hơn là những mục tiêu chung của Công ty,

họ chưa tạo ra được, chưa thúc đẩy các động lực, động cơ tiềm ẩn sâu bên trong của Nhân viên họ để cống hiến, để làm việc vì mục tiêu của Công ty Đó là một trong những nguyên nhân mà Công ty cần sớm lập và triển khai mô hình Dự án đổi mới cách thức Quản lý nhóm và làm việc ở các Phòng ban trong giai đoạn hiện nay Xét ở góc độ Phong cách Lãnh đạo, cần đổi mới phương pháp quản lý và cần nhìn nhận để phát huy hơn các kỹ năng cần thiết của một người lãnh đạo thực thụ Vấn để cốt lỗi ở đây là trên cơ sở các định hướng, mục tiêu của Công ty, các Lãnh đạo phòng cần vạch ra các chiến lược nhỏ cho từng Phòng ban mình, cần thực hiện các hành động cụ thể để thức tỉnh các động lực tiềm ẩn của Nhân viên, kiểm tra, theo dõi khi giao việc cho Nhân viên, thường xuyên tổ chức đào tạo, huấn luyện cho Phòng ban mình và đặc biệt cần xây dựng các kênh truyền đạt thông tin hiệu quả

3.2 Văn hóa Công ty

Các Giá trị cốt lỗi, Tầm nhìn và Sứ mệnh của Công ty CP Đầu tư Đèo Cả

Giá trị cốt lỗi: Phù hợp, Trung thực, Nhiệt huyết, Chân tình và Chia sẻ.

- Phù hợp: Phù hợp là đáp ứng và thõa mãn các yêu cầu: khách hàng, Lãnh đạo, các Phòng ban, quy trình, quy định,

- Trung thực: là hết lòng với mọi người, là thật thà, là ngay thẳng

- Nhiệt huyết: là sự tận lực, tận tâm, tất cả sự nhiệt tình và tâm huyết vào việc gì đó

- Chân tình: là cách ứng xử của một người xuất phát từ tấm lòng của họ

- Chia sẻ: là sự san sẻ với đồng nghiệp, với cấp trên trong cùng một Tổ chức

Tầm nhìn: Trở thành Tập đoàn kinh tế uy tín, phát triển bền vững trong lĩnh vực

đầu tư và xây dựng trên thị trường Việt Nam và Quốc tế

Sứ mệnh: Chúng tôi theo đuổi khát vọng để mang lại hạnh phúc cho mọi người.

3.3 Động viên khích lệ tinh thần làm việc của Nhân viên tại Công ty Cổ phần Đầu tư Đèo Cả

Các nhà quản trị có trách nhiệm đưa tổ chức mà họ phụ trách hoàn thành mục tiêu đã đề ra Họ thực hiện việc đó thông qua nỗ lực làm việc của nhân viên mà họ phụ trách vì vậy mọi nhà quản trị phải biết cách động viên và lãnh đạo nhân viên

Về lí luận hay thực tiễn thì đây cũng là công việc phức tạp và không phải lúc nào cũng biết cách ứng xử một cách hợp lí Các lí thuyết của quản trị hành vi dành nhiều công sức để giải thích các động cơ bên trong thúc đẩy con người làm việc tùy theo từng luận giải đó để đưa ra những ý kiến, biện pháp khác nhau

Động lực là những mong muốn cố gắng đạt được những mục tiêu của công ty và nhu cầu cá nhân Động lực xuất phát từ việc cố gắng thỏa mãn những nhu cầu chưa được đáp ứng (khi đã thỏa mãn nhu cầu thì không còn động lực) đó chính là quá trình thúc đẩy động lực Nhu cầu

không được

thỏa mãn

Tăng ức chế Cố gắng để đạt được

Nhu cầu được thỏa mãn

Giảm ức chế