ĐỔI mới mô HÌNH QUẢN lý cá NHÂN và NHÓM làm VIỆC tại PHÒNG THUẾ XUẤT NHẬP KHẨU cục hải QUAN hải PHÒNG

Với nhân sự chỉ có 10 người làm việc trong lĩnh vực chính sách thuế theo chức năng nhiệm vụ thì đơn vị phải đảm trách 12 lĩnh vực lớn, mô hình tổ chức theo cơ cấu tập trung, thật sự đã t

ĐỔI MỚI MÔ HÌNH QUẢN LÝ CÁ NHÂN VÀ NHÓM LÀM VIỆC TẠI PHÒNG THUẾ XUẤT NHẬP KHẨU CỤC HẢI QUAN

HẢI PHÒNG.

GIỚI THIỆU

Phòng Thuế xuất nhập khẩu thuộc Cục hải quan TP.Hải Phòng được thành lập ngày 5/7/2010 trên cơ sở sáp nhập và tách các bộ phận nghiệp vụ

cơ bản từ phòng Trị Giá tính thuế và phòng Nghiệp Vụ Hải quan theo Quyết định 1027/QĐ-BTC ngày 11/5/2010 của Bộ trưởng Bộ tài chính, theo Quyết định số 1170/QĐ-TCHQ ngày 09/6/2010 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan và Quyết định 1151/QĐ-HQHP ngày 5/7/2010 của Cục trưởng Hải quan Hải Phòng Là đơn vị tham mưu giúp Cục trưởng Cục Hải quan Hải Phòng chỉ đạo, điều hành về thuế xuất nhập khẩu với các nhiệm

vụ như:

- Hướng dẫn triển khai thực hiện các văn bản quy định, hướng dẫn

về chính sách, chế độ, quy trình nghiệp vụ kiểm tra, thu thuế xuất nhập khẩu, quy trình nghiệp vụ kiểm tra, xác định trị giá tính thuế đối với hàng hóa xuất nhập khẩu cho các đơn vị trực thuộc Cục Hải quan Hải Phòng

- Hướng dẫn thực hiện việc thu thuế hàng hóa Xuất Nhập Khẩu làm thủ tục Hải quan qua cảng Hải Phòng , phân bổ chỉ tiêu kế hoạch thu thuế hàng năm cho các Chi cục Hải quan cửa khẩu cảng biển; tổng hợp tình hình

nợ đọng thuế ở các Chi cục Hải quan, xây dựng kế hoạch, biện pháp thu

thuế nợ Tổ chức thực hiện, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện thu thuế nợ đọng của Chi cục Hải quan

Trong những năm gần đây, số thuế thu nộp ngân sách nhà nước của Cục Hải quan TP Hải Phòng ngày một tăng cao, cụ thể năm 2009 thu đạt 28.981 tỷ đồng, năm 2010 đạt 35.772 tỷ đồng, năm 2011 thu đạt 40.253 tỷ đồng Đi cùng với sự gia tăng về số thu nộp ngân sách là khối lượng công việc rất lớn mà lãnh đạo và nhân viên phòng thuế Xuất Nhập Khẩu đã làm được Với nhân sự chỉ có 10 người làm việc trong lĩnh vực chính sách thuế (theo chức năng nhiệm vụ thì đơn vị phải đảm trách 12 lĩnh vực lớn), mô hình tổ chức theo cơ cấu tập trung, thật sự đã tạo ra áp lực công việc rất lớn cho lãnh đạo và nhân viên trong tổ chức này Mặt khác, bối cảnh nền kinh

tế nước ta ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới, hoạt động thương mại quốc tế tăng trưởng mạnh mẽ Các hoạt động của hải quan gắn liền với yêu cầu của kinh tế đối ngoại Những yêu cầu thực hiện nghĩa vụ pháp lý trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên đòi hỏi Hải quan Việt Nam phải thay đổi phương thức quản lý một cách toàn diện trong hầu hết các hoạt động quản lý của hải quan, với mô hình tổ chức làm việc cao hơn, phát huy tính chủ động hội nhập về lĩnh vực Hải quan Từ đó, xác định thay đổi, cải tiến mô hình làm việc hiện nay của Phòng thuế Xuất Nhập Khẩu là cần thiết và phù hợp

PHÂN TÍCH

Trong bất kỳ một tổ chức nào, sự thành công phụ thuộc lớn vào trình

độ thực hiện nhiệm vụ của nhân viên trong tổ chức đó Kết quả và hiệu quả của việc thực hiện nhiệm vụ của các nhan viên được quy định bởi ba yếu tố : Năng lực, điều kiện làm việc, và động lực làm việc Để thực hiện nhiệm

vụ một cách có hiệu quả nhân viên phải biết cách giải quyết công việc, phải

có môi trường làm việc thuận lợi, và phải có động lực làm việc Nếu yếu tố

về điều kiện làm việc được tạo ra bởi tổ chức thì hai yếu tố về năng lực và động lực làm việc được tạo bởi nhân viên Sự thành công của tổ chức phụ thuôc vào việc tổ chức có hay không một đội ngũ những người lao động có năng lực và động lực làm việc cao

Trong quản lý nhân sự , chúng ta phải tập trung chú ý vào những nhân viên có năng suất cao thông qua việc sử dụng các kỹ thuật phân tích công việc, tuyển mộ và lựa chọn kèm theo việc điều chỉnh và đào tạo nhân viên Chúng ta biết rằng việc thực hiện công việc cá nhân là sự kết hợp của khả năng của họ trong công việc và sự mong nuốn của họ để làm công việc

đó Nỗ lực làm việc của nhân viên là những nhân tố quan trọng quyết định

sự thành công của tổ chức Trong đó, động lực chính là yếu tố quan trọng kích thích những tiềm năng, nỗ lực làm việc của nhân viên, sự khích lệ của

tổ chức và các cá nhân khác chính là nguồn động viên cho nhân viên làm việc hiệu quả Để có động lực làm việc phải có một số điều kiện Với quản lý nhân sự đó là các mối liên hệ giữa cố gắng và quá trình thực hiện

công việc, giữa quá trình thực hiện công việc và mục tiêu tổ chức, giữa mục tiêu của tổ chức và mục tiêu cá nhân

Mô hình tổ chức của phòng Thuế Xuất Nhập Khẩu có đội ngũ 10 nhân viên làm việc, trong khi đó đảm trách 12 lĩnh vực công tác, trong nhưng năm qua phân công trong tổ chức giao cho mỗi cá nhân phụ trách 1 lĩnh vực, và có một vài cá nhân phụ trách 2 lĩnh vực, các công việc của các

cá nhân mang tính độc lập, hoạt động theo chỉ đạo chuyên môn thống nhất tập trung Và tất cả xoay quanh trục lãnh đạo là người ra quyết định Với cơ cấu tổ chức này trong những năm qua đã phát huy được tác dụng đáng kể Các công chức trong chức năng nhiệm vụ độc lập của mình, đã giải quyết được khối lượng công việc lớn, hình thành sự thống nhất trong việc hướng dẫn các hoạt động nghiệp vụ Tuy nhiên, mô hình này cũng đã bộc lộ một

số hạn chế đó là:

- Năng lực, trình độ nghiệp vụ của các nhân viên trong phòng thuế chưa đồng đều Thiếu kỹ năng làm việc trong quan hệ giữa các cá nhân với nhau, (Chưa có sự kết nối tạo thành các nhóm làm việc để bổ trợ cho nhau tăng sức mạnh tập thể)

- Môi trường làm việc chưa thực sự tạo được động lực cho các nhân viên thể hiện năng lực bản thân Các cá nhân làm việc một cách riêng lẻ, độc lập, chưa có sự giao thoa, hợp tác, tinh thần làm việc nhóm Thiếu sự liên kết, trao đổi, bổ trợ thông tin giữa các thành viên với nhau trong tổ chức

- Phong cách lãnh đạo cùng là vấn đề khi chưa phát hiện được sự khác biệt giữa quản lý và lãnh đạo, còn bị động trong công việc

- Hệ thống khen thưởng, chính sách tiền lương, quy chế nâng lương,

bổ nhiệm đề bạt chưa thật sự tương xứng Với mức lương tối thiểu 830.000đồng/tháng cùng quy chế xét nâng bậc lương như hiện nay không theo kịp với nhu cầu đời sống và sự phát triển của xã hội nhất là trong tình trạng lạm phát và khủng hoảng kinh tế gần đây

GIẢI PHÁP ĐỔI MỚI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC

Từ những phân tích trên đây thấy rằng, xác định thay đổi, cải tiến mô hình làm việc hiện nay của Phòng Thuế Xuất Nhập Khẩu, xây dựng một

mô hình làm việc của cá nhân và nhóm làm việc thích hợp, khuyến khích, động viên, nâng cao năng lực và hiệu suất làm việc của nhân viên là rất cần thiết

Yếu tố tạo dựng tinh thần và động lực đầu tiên khuyến khích họ làm việc chính là cho họ thấy giá trị bản thân và vị trí quan trọng của họ trong công việc, đồng thời hiểu rõ về công việc của mình Do đó, kỹ năng định hướng của lãnh đạo là rất quan trọng bởi vì nó đưa ra phương hướng cho tổ chức, cung cấp những hình ảnh, mục đích và xác định mục tiêu rõ ràng, đồng thời nhà lãnh đạo cũng cần phải những đưa ra phản hồi nhanh chóng

và ấn định thời gian để làm nổi bật hiệu quả của việc đề ra mục tiêu Những phản hồi tích cực sẽ giúp cho nhân viên hành động chính xác hướng đến

mục tiêu đã vạch ra, cổ vũ tích cực cho họ làm việc chăm chỉ và nhiệt huyết hơn

- Cần mạnh dạn giao việc, cho phép nhân viên tự đưa ra quyết định giải quyết công việc của mình, phát huy tính chủ động và để họ thỏa sức thể hiện năng lực và suy nghĩ của bản thân Khi nảy sinh vấn đề cần giải quyết, nhà lãnh đạo sẽ đánh giá các sự lựa chọn, ra quyết định và trực tiếp hướng dẫn nhân viên những hành động họ cần phải thực hiện, đồng thời

thảo luận và vẽ ra ý tưởng của mọi nhân viên, cùng hội thoại với nhân viên

hiện và thảo luận xem cần phải tiến hành những hành động nào Công việc

sẽ đạt được kết quả tốt nhất khi cả hai bên cùng cởi mở và có những điều chỉnh khi thấy cần thiết

- Tạo môi trường làm việc lành mạnh, không khí làm việc như trong một gia đình, các thành viên chan hòa, quan tâm, gắn bó chặt chẽ với nhau Thường xuyên quan tâm đến nhân viên, thậm chí ngay cả trong những chuyện riêng tư của họ như cưới xin, ma chay, ốm đau, sinh con cũng đều được thăm hỏi chu đáo Tạo điều kiện để mọi nhân viên đều có cơ hội học hỏi và tham gia các khóa đào tạo chuyên môn nghiệp vụ của tổ chức nhằm nâng cao năng lực của bản thân

- Thường xuyên tổ chức và khuyến khích nhân viên tham gia các buổi thảo luận để mọi người tự tin nói ra chính kiến của mình Thảo luận là

một phương pháp nhanh nhất giải quyết xung đột cũng như tăng cường hiểu biết giữa các thành viên Tận dụng sự thảo luận của nhiều người để kết nối những tài năng và kiến thức của từng nhân viên riêng lẻ để đạt được mục tiêu đề ra, thống nhất vấn đề cần quan tâm giải quyết Một khi xung đột được giải quyết hiệu quả, họ sẽ thấu hiểu nhau hơn về suy nghĩ, hoàn cảnh…, xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp sâu sắc hơn, điều này tạo cho

họ niềm tin vào khả năng làm việc nhóm cũng như cùng hướng đến mục tiêu của tổ chức

- Đảm bảo động viên, khích lệ kịp thời những nhân viên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, khen thưởng và ghi nhận nỗ lực làm việc của nhân viên Mỗi phần thưởng phải căn cứ vào kết quả đạt được của công việc, khen thưởng theo hiệu quả của công việc Hệ thống khen thưởng phải công bằng phù hợp với cố gắng của nhân viên nếu không sẽ tạo ra ức chế khiến nhân viên cảm thấy bị đối xử không công bằng Chính sách khen thưởng, bổ nhiệm hợp lý sẽ tạo động lực mạnh mẽ thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả, không ngừng phấn đấu khẳng định bản thân mình

- Xây dựng một mô hình làm việc của cá nhân và nhóm làm việc thích hợp ( các việc có tính chất giống nhau được tạo thành nhóm) Đồng thời với việc cần thiết phải phân quyền thành nhiều cấp độ nhằm khuyến khích, động viên, tăng cường động lực làm việc của các nhân viên, đảm bảo mọi quyết định đưa ra đáp ứng kịp thời với sự phat triển của hoạt động xuất nhập khẩu Tạo ra sự thay đổi căn bản trong mô hình tổ chức hiện nay

trong phòng Thuế Xuất Nhập Khẩu, đảm bảo tính chủ động trong công tác tham mưu về chính sách của Hải quan trong quá trình phát triển

LỜI KẾT

Trong bối cảnh hoạt động hội nhập kinh tế quốc tế, hoạt động xuất nhập khẩu ở nước ta không chỉ phát triển mạnh mẽ về kim ngạch và ngành hàng, mà còn xuất hiện nhiều loại hình mới, nhiều phương thức mới, đòi hỏi ngành Hải quan phải đổi mới phương thức tổ chức hoạt động và quản

lý cho phù hợp Các cơ quan tham mưu cần phối hợp chặt chẽ với nhau nhằm vận hành công việc một cách nhanh chóng và nhịp nhàng Trong đó, việc xây dựng môi trường làm việc năng động, phát huy vai trò của nhân viên, động viên, khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả là rất cần thiết, cần phải thực hiện và thực hiện sáng tạo để phù hợp với tình hình thực tiễn, đáp ứng yêu cầu của thời đại Có như vậy, Phòng thuế xuất nhập khẩu mới đảm bảo vị trí, trách nhiệm của cơ quan tham mưu và phát triển hơn nữa với mục tiêu đảm bảo nguồn thu cho ngân sách quốc gia thông qua việc tạo thuận lợi cho thương mại hợp pháp và thúc đẩy hoạt động sản xuất phát triển

Danh mục tài liệu tham khảo:

- Giáo trình Quản trị hành vi tổ chức - Chương trình đào tạo thạc

sỹ quản trị kinh doanh quốc tế của Đại học Griggs.(tháng 8/2009)

- Bài giảng quản trị hành vi tổ chức của giáo sư Edward thuộc chương trình GaMBA Đại học Griggs.(tháng 4/2012)

HẾT – THE END