Đề xuất xây dựng văn hóa danh nghiệp tại cục hải quan thành phố hải phòng

Phương châm hoạt động của Cục Hải quan Thành phố Hải Phòng như sau: + Chuyên nghiệp: nhiệt tình, tận tụy với công việc; thông thạo nghiệp vụ, xử lý công việc tuân thủ theo đúng quy trình

ĐỀ XUẤT XÂY DỰNG VĂN HÓA DANH NGHIỆP TẠI CỤC

HẢI QUAN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

Cục hải quan thành phố Hải Phòng được thành lập và đi vào hoạt động theo quyết định số 137/TTg ngày 01 tháng 04 năm 1994 của Thủ tướng Chính phủ Từ khi thành lập và đi vào hoạt động đến nay, Hải quan Hải Phòng đã ngày một phát triển bền vững với đội ngũ cán bộ công chức có trình độ chuyên môn cao, trình độ ngoại ngữ, tin học vững vàng đáp ứng sự phát triển không ngừng của Hải quan Việt Nam Trước xu thế hội nhập và phát triển nền kinh tế đất nước, Hải quan Hải Phòng đã và đang là cơ quan quản lý nhà nước năng động luôn đứng trước những thử thách mới

Phương châm hoạt động của Cục Hải quan Thành phố Hải Phòng như sau:

+ Chuyên nghiệp: nhiệt tình, tận tụy với công việc; thông thạo nghiệp vụ,

xử lý công việc tuân thủ theo đúng quy trình, thủ tục quy định; văn minh, lịch sự trong hoạt động và ứng xử

+ Minh bạch: xây dựng hệ thống thỉ tục hải quan tuân thủ theo các chuẩn

mực, thông lệ quốc tế; tiếp nhận đầy đủ, phản hồi nhanh chóng, giải quyết khẩn trương các ý kiến đóng góp, khiếu nại của khách hàng; thực hiện cơ chế đảm bảo

sự giám sát của khách hàng đối với hoạt động nghiệp vụ hải quan Niêm yết và công bố công khai hệ thống văn bản quy phạm liên quan đến thủ tục Hải quan

+ Hiệu quả: giảm tỷ lệ kiểm tra thực tế hàng hóa, giảm thiểu chi phí hành

chính và thời gian thông quan; đảm bảo yêu cầu quản lý Nhà nước về lĩnh vực Hải quan, và quản lý sự tuân thủ pháp luật hải quan một cách hiệu quả

Văn hóa là nền tảng tinh thần của xã hội, vừa là động lực để thúc đẩy các doanh nghiệp phát triển Cùng với tiến trình hội nhập quốc tế và những chủ trương, đường lối của ngành trong thời gian qua Hải quan Việt Nam nói chung và Hải quan Hải Phòng nói riêng đã và đang xây dựng cho mình “văn hóa” công sở của ngành, Hải quan Hải Phòng đã quy định nhiều quy tắc ứng xử nhưng hiệu quar của công việc này chưa phải là cao Chính vì vậy, trong bài tập cá nhân này tôi xin được đi sâu tìm hiểu chủ đề “văn hóa doanh nghiệp”

+ Văn hóa tổ chức: văn hóa tổ chức là hình mẫu cơ bản của các giả thiết,

giá trị và niềm tin chung, chi phối cách suy nghĩ và hành động của nhân viên với các vấn đề và các cơ hội

Ví dụ: nền văn hóa của Ngân hàng Rand Merchant, khi các nhân viên của Ngân hàng Rand Merchant nhận được một cuốn sách mang tựa đề “các nguyên tắc đầy đủ” họ phát hiện ra rằng các trang sách đều trắng Cuốn sách là lời nhắc nhở các nhân viên rằng “văn hóa của Ngân hàng khuyến khích nhân viên tự ra quyết định”

+ Những yếu tố của văn hóa tổ chức:

+ Các nội dung của văn hóa tổ chức:

- Các câu chuyện và giai thoại của tổ chức: các câu chuyện và giai thoại

về những sự việc đã diễn ra trong quá khứ của công ty có vai trò như những chỉ dẫn xã hội hiệu quả về cách xử lý hay không xử lý công việc

Giá trị quan trọng nhất của các câu chuyện và giai thoại này đó là nó làm nảy sinh tình cảm trong tâm trí người nghe, khiến họ nhớ lâu hơn bài học trong câu chuyện Các câu chuyện có ảnh hưởng lớn đến văn hóa giao tiếp trong doanh nghiệp Những câu chuyện cũng hướng dẫn và khuyên răn mọi người nên làm gì

và không nên làm gì

- Nghi thức và các buổi lễ:

Nghi thức: nghi thức là những quy trình cuộc sống thường nhật của công ty

nhấn mạnh tầm quan trọng của văn hóa của doanh nghiệp

Ví dụ: nghi thức “xô đẩy” tại Digital Computer là một nghi thức phản ánh niềm tin của Công ty rằng xung đột mang tính xây dựng có ích

Đẩy mạnh văn hóa tổ

chức

Lực lượng lao động ổn định

Phần thưởng mang tính văn hóa

Người sáng

lập nhà lãnh

đạo

Quản lý mạng lưới văn hóa

Sự lựa chọn

và xã hội hóa

Các buổi lễ: các buổi lễ là các hoạt động theo kế hoạch thể hiện văn hóa

doanh nghiệp được thực hiện vì lợi ích của một tập thể khán giả

Các buổi lễ bao gồm trao phần thưởng hay kỷ luật nhân viên một cách công khai hay tổ chức khai trương sản phẩm mới, hay mừng hợp đồng mới ký được…

- Ngôn ngữ tổ chức:

Ngôn ngữ sử dụng tại nơi làm việc cho thấy quy mô văn hóa của doanh nghiệp Như nhân viên xứng hô với đồng nghiệp như thế nào, mô tả khách hàng

ra sao… tất cả đều là biểu tượng bằng lời về các giá trị văn hóa Các nhà lãnh đạo công ty cũng sử dụng các thành ngữ, những lối nói ẩn dụ và những từ ngữ đặc biệt khác để hình tượng hóa văn hóa của doanh nghiệp

Ví dụ: các nhân viên tại cửa hàng Container Store khen nhau là “trống găm bi” có nghĩa là họ đang trở nên linh hoạt như một loại đồ chơi màu xanh từng phổ biến một thời

- Bài trí trụ sở và các biểu tượng:

Cách bài trí trụ sở cũng cho người giao tiếp thấy được văn hóa của công ty

đó như thế nào

Ví dụ: Oakley Inc, thể hiện văn hóa của mình thông qua cách kiến trúc trụ

sở chính trông như một liên hành tinh

 Văn hóa doanh nghiệp hỗ trợ quá trình tạo ý thức Nó giúp nhân viên hiểu những kết quả của tổ chức để tiếp tục thực hiện công việc được giao, thay vì mất thời gian cố tìm ra điều mà họ mong chờ Các nhân viên còn có thể giao tiếp với nhau hiệu quả hơn và hợp tác với nhau tốt hơn bởi họ có chung những nhận thức về thực tế

- Văn hóa thích ứng:

Văn hóa thích ứng là một văn hóa doanh nghiệp mà nhân viên chú trọng vào sự thay đổi nhu cầu của khách hàng và những cổ đông khác và ủng hộ những biện pháp để doanh nghiệp theo kịp sự thay đổi này

- Kiểm chứng văn hóa doanh nghiệp:

Kiểm chứng văn hóa doanh nghiệp là chuẩn đoán những mối liên hệ văn hóa giữa hai công ty và xác định mức độ xung đột văn hóa có thể xảy ra

Các lãnh đạo doanh nghiệp có thể kiểm chứng văn hóa này để tối thiếu hóa các xung đột có thể xảy ra do hai nền văn hóa khác nhau

Kiểm chứng văn hóa để xác định những khác biệt nào giữa hai công ty có thể dẫn đến xung đột và những giá trị văn hóa nào đem lại cơ sở chung để xây dựng nền tảng văn hóa mới trong tổ chức sáp nhập Giai đoạn cuối cùng của kiểm chứng văn hóa kép liên quan đến việc xác định các chiến lược và chuẩn bị những

kế hoạch hành động để kết nối văn hóa của hai tổ chức

- Các chiến lược hợp nhất văn hóa tổ chức:

Chiến lược

hợp nhất

Đồng hóa

Công ty bị thu mua tự nguyện tuân thủ theo văn hóa của Công ty thu mua

Công ty bị thu mua có một văn hóa yếu

Triệt tiêu văn

hóa

Công ty thu mua áp đặt văn hóa của họ vào tổ chức bị thu mua

Hiếm khi làm việc – có thể cần thiết khi văn hóa của Công ty bị thu mua không hoạt động nhưng nhân viên

của công ty lại không nhận

ra điều đó

Hợp nhất

Kết hợp hai hay nhiều văn hóa thành một văn hóa thống nhất mới

Những văn hóa đang tồn tại

có thể được nâng cao

Tách biệt

Các công ty sáp nhập đồng ý duy trì những tồn tại khác biệt với những thay đổi tối thiểu văn hóa hay thực tiễn của tổ chức

Các công t hoạt động thành công trên các lĩnh vực kinh doanh khác nhau đòi hỏi các giá trị văn hóa khác nhau

Công sở là nới diễn ra rất nhiều hoạt động rất quan trọng đối với doanh nghiệp, đối với đất nước Dó đó, văn hóa nới công sở là một đòi hỏi khách quan

Văn hóa nơi công sở là những quy ước mà con người dựa vào đó để điều tiết và thực hiện mối quan hệ tương tác của mình với những người khác Mặc dù trong thời gian vừa qua văn hóa doanh nghiệp đã phát huy tác dụng khá tốt của

nó, nhưng thực trạng văn hóa doanh nghiệp vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu, đòi hỏi và vẫn còn tồn tại nhiều yếu kém Nó thể hiện rất rõ qua việc còn nhiều cán

bộ vẫn có tư tưởng bảo thủ, trì trệ, phó mặc có lối sống thực dụng, thâm chí nhiều cán bộ chưa tích cực nghiên cứu, đổi mới tư duy

Văn hóa doanh nghiệp tại Cục hải quan Thành phố Hải Phòng chúng tôi trước hết thể hiện qua bộ đồng phục mà mỗi cán bộ công nhân viên khoác trên mình mỗi ngày đến công sở Nét văn hóa đồng phục này là một nét văn hóa, một niền tự hào của chúng tôi trong suốt thời gian vừa qua Mỗi sáng đến nhiệm sở tất

cả cán bộ công nhân viên đều phải mặc đồng phục của ngành, truyền thống này

đã được duy trì từ rất lâu nó như là một niềm tự hào của ngành chúng tôi

Do hoạt động trong lĩnh vực rất nhạy cảm, thường xuyên phải tiếp xúc với buôn lậu, gian lận thương mại mà làm trong môi trường này rất phát sinh nhiều cám dỗ đối với đồng tiền Nhưng do truyền thống của ngành Hải quan nói chung

và truyền thống của ngành hải quan Hải Phòng nói riêng mà hầu hết các cán bộ công nhân viên của chúng tôi đã vượt qua sự cám dỗ vật chất để nâng cao truyền thống của ngành

Đối với hải quan địa phương như chúng tôi thì một vấn đề rất khó đó là thu

nợ đọng thuế, vấn đề này rất nan giải nếu như không dựa vào các cơ quan chức năng khác như: Sở kế hoạch đầu tư, các cục thuế địa phương, chính quyền địa phương… thì chắc là ngành hải quan không thưc hiện được Một khó khăn của hải quan các địa phương đó chính là tình trạng chuyển đổi sở hữu của những doanh nghiệp nợ thuế, bỏ trốn, thậm chí có nhiều doanh nghiệp đang đứng trước

bờ vực phá sản máy móc thiết bị chưa hết thời gian khấu hao đã bán cho các doanh nghiệp khác nên việc Hải quan thu thuế là rất khó

Văn hóa tổ chức của cục hải quan chúng tôi còn thể hiện ở các nghi thức và các buổi lễ Thứ hai hàng tuần Cục Hải quan thành phố Hải Phòng luôn tổ chức các buổi chào cờ để tuyên dương những việc làm tốt và nhắc nhở, phên bình những việc làm còn chưa tốt, qua đó bồi dưỡng và đào tạo các cá nhân điển hình trong phong trào thi đua và đảm bảo công bằng, hiệu quả trong công tác xây dựng lực lượng Trong các buổi họp giao ban cũng vậy, tất cả cán bộ công nhân viên của Cục hải quan đều xác định đó là cuộc họp quan trọng để lắng nghe các kết quả đã đạt được trong tuận và những việc cần phải làm trong tuần kế tiếp cũng như cách thức để thực hiện công việc tốt nhất Tất cả cán bộ công nhân viên đều

nghiêm túc tham gia cuộc họp chứ không nghĩ là có việc gì mà phải họp, tuần nào cũng thế, nhàm chán Các cuộc mít tinh, hội nghị cũng vậy, Cục hải quan Thành phố Hải Phòng đều tập trung vào thực hiện thật tốt để tô đạm thêm nét văn hóa của Hải quan Thành phố Hải Phòng để cho các cục hải quan của các tỉnh khác rồi các đơn vị khác nhì vào thấy được văn hóa tổ chức tại một đơn vị mạnh

Thấu hiểu được công việc khó khăn và đầy cám dỗ, lãnh đạo thường xuyên quan tâm, chăm lo đến đời sống của cán bộ công chức và chia sẻ tạo điều kiện tốt cho đồng nghiệp hoàn thành nhiệm vụ Động viên khuyến khích những người làm tốt và có chế độ khen thưởng, kỷ luật rõ ràng

Là một tổ chức có mối quan hệ giao tiếp hàng ngày với các doanh nghiệp rất nhiều, do đó ngôn ngữ sử dụng để giao tiếp với khách hàng cũng rất quan trọng Mặc dù đã quán triệt ăn nói nhẹ nhàng, lịch sự với khách đến làm việc nhưng dường như điều đó vẫn không phát huy được tác dụng Nhiều cán bộ hải quan vẫn nói thiếu lịch sự với khách hàng, theo bạn nguyên nhân là do đâu? Tôi nghĩ rằng có thể là cán bộ đó chưa ý thức được vấn đề văn hóa doanh nghiệp hay

là công việc của họ quá nhiều, quá tải gây ra Stress và đôi khi không kiểm soát được bản thân… hay do những thủ tục, hồ sơ giải quyết cho một khách hàng có quá nhiều thứ, mất nhiều thời gian nên làm cho họ khó chịu…

Ví dụ, một bộ hồ sơ giao dịch với hải quan cần những loại giấy tờ sau đây:

- Giấy phép đăng ký kinh doanh

- Giấy phép xuất nhập khẩu

- Hợp đồng giao dịch

- Hồ sơ ngân hàng

- Chứng nhận kiểm tra chất lượng hàng hóa

- Chứng chỉ điều kiện hành nghề.

- Tất cả đều phải bằng tiếng việt và tiếng anh

- Các loại giấy tờ khác khi hải quan yêu cầu

Nghĩa là bộ hồ sơ này rất đầy đủ, coi như là toàn bộ giấy tờ của một công

ty Họ thay mặt sở Kế hoạch – đầu tư, bộ chuyên ngành, ngân hàng, cục đo lường chất lượng… họ kiểm tra từ chủ thể cho đến giao dịch và hàng hóa Trong tình hình chung hiện nay không ít các cán bộ hành chính đã coi trọng quyền lực hơn là thực thi nhiệm vụ thì việc tập trung quá nhiều chức năng cho hải quan , thật quá drrx dàng cho một số công chức áp dụng thi hành trong công việc Chẳng hạn, chỉ cần bắt bẻ một vài câu hay yêu cầu giấy tờ này kia… đã làm cho các doanh nghiệp phải có hướng suy nghĩ khác Hay việc thủ tục chưa đủ kéo dài thêm thời gian nếu là ngày thường thì không sao, đen đủi mà rơi vào ngày thứ bảy, chủ nhật thì lại mất thêm phí lưu kho, lưu bài 2 ngày tốn kém rất nhiều chi phí Nói chung, vấn đề này đối với chúng tôi cần phải chấn chỉnh nhiều Tuy nhiên, không phải là cán bộ nào cũng vậy trường hợp đó có thể chỉ là một vài người nhưng nó đã làm

“con sâu làm giàu nồi canh” nên chúng tôi vẫn phải chịu những lời chỉ trích của khách hàng

Cách bài trí trụ sở của chúng tôi cũng rất gọn gàng và ngăn nắp thuận tiện cho các doanh nghiệp đến giao dịch qua đó cũng thể hiện được tinh thần và văn hóa của Cục hải quan

Nói chung, những vấn đề tồn tại cục hải quan chủ yếu vẫn là cách mà các cán bộ ở đây giao tiếp ứng xử với các tổ chức, doanh nghiệp đến làm việc và những tiêu cực phát sinh có thể xảy ra gây ảnh hưởng xấu đến cục Hải quan thành phố nói riêng và của ngành hải quan nói chung Những yếu tố này dù văn hóa của cục đã quán triệt và gây dựng nhưng lẩn khuất đâu đó vẫn còn có những tiêu cực

cần phải loại bỏ dần dần để giữ sự trong sạch và minh bạch cho ngành và lấy lại được sự tin tưởng, hài lòng của các tổ chức, doanh nghiệp khi đến giao dịch

Cùng với kiến thức đã lĩnh hội được trong quá trình học môn “Quản trị hành vi tổ chức” và những kinh nghiệm thực tế công tác của bản thân, tôi xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp để xây dựng ngành hải quan ngày càng vững mạnh hơn, đúng với ý nghĩa một cơ quan quản lý của Nhà nước:

+ Lãnh đạo của cục phải xây dựng được một chiến lược phát triển vừa lâu dài lại vừa phải linh hoạt Do chiến lược này là sản phẩm chủ quan của tổ chức nên phải có sự chỉnh sửa cho phù hợp với sự thay đổi của các điều kiện khách quan

+ Ngành cũng phải chủ động trong vai trò tham mưu cho các cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản hoàn chỉnh hệ thống Pháp luật Hải quan đồng bộ với

hệ thống pháp luật có liên quan

+ Kiên quyết trong hoạt động nghiệp vụ hàng ngày để có thể cụ thể hóa chiến lược phát triển

+ Phải xây dựng tốt hơn nữa đội ngũ cán bộ có chuyên môn sâu và vững vàng (điều này rất quan trọng để giữ sự minh bạch trong ngành); có kỹ năng chuyên nghiệp và có trách nhiệm, đạo đức nghề nghiệp cao

+ Phải hết sức coi trọng công tác cải cách, hiện đại hóa hải quan vì hiện đại hóa ngành không chỉ là để đáp ứng các yêu cầu của đất nước mà còn để bắt kịp với xu hướng phát triển của thế giới Chúng ta tiến hành hiện đại hóa càng nhanh, rộng và sâu thì càng phát triển mạnh, hoạt động thông suốt và giảm sai phạm

+ Tất cả các cán bộ công nhân viên phải luôn nhớ đến hai chữ đoàn kết Hiện nay, các cán bộ công nhân viên đã đoàn kết nhưng phải đoàn kết hơn nữa để tăng cường tình đồng nghiệp, đồng chí rong công việc

+ Phải có cách để phát huy dân chủ tại nội bộ, sao cho đạt dược dân chủ thật chứ không phải là hô hào chung chung

+ Xây dựng văn hóa công sở ngày càng mạnh với văn hóa lắng nghe và đóng góp ý kiến, khi nghe các ý kiến đóng gopd phải chân thành có tinh thần cầu tiến, sửa đổi Khi đóng góp ý kiến của mình với người khác thì phải đóng góp hết

ý để giúp hoàn thiện bản thân mỗi người và giúp công tác chỉ đạo, lãnh đạo được đúng đắn

Tôi nghĩ rằng để thực hiện được những thay đổi trong văn hóa này tại cụ hải quan Thành phố Hải Phòng thì cần sự tham gia trước hết của các cán bộ công chức làm việc tại đây sau đó là sự chỉ đạo quyết liệt của các lãnh đạo cục Vấn đề này cũng cần phải có thời gian để thay đổi chức không phải là “một sớm, một chiều” nói thay đổi là thay đổi được ngay vì đôi khi nó đã ngấm vào ý thức của một số cán bộ công chức tại đây

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Giáo trình “quản trị hành vi tổ chức” – chương trình đào tạo

Thạc sỹ quản trị kinh doanh Quốc tế - Đại học Grigg (Hoa kỳ).

2 Sline bài giảng “quản trị hành vi tổ chức” – chương trình đào tạo

Thạc sỹ quản trị kinh doanh Quốc tế - Đại học Grigg (Hoa kỳ).