Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà

MỤC LỤC MỞ ĐẦU1 1.Lý do chọn đề tài1 2.Lịch sử nghiên cứu1 3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu2 4.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu2 5.Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng2 6.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài3 7.Kết cấu đề tài3 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ VÀ PHÒNG KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY4 1.1.Khái quát chung về Công ty TNHH Thiên Minh Hà4 1.1.1.Khái quát chung4 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty5 1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty5 1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty6 1.4. Đặc điểm nguồn nhân lực của Công ty TNHH Thiên Minh Hà7 1.4.1. Cơ cấu lao động theo giới tính7 1.4.2. Cơ cấu lao động theo trình độ9 1.4.3. Cơ cấu lao động theo độ tuổi10 Tiểu kết chương 1:11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ12 2.1. Khái niệm về chương trình, kế hoạch công tác12 2.2. Vai trò của xây dựng chương trình, kế hoạch công tác12 2.3. Phân loại chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà13 2.4. Thực trạng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà15 2.4.1.Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác17 2.4.2.Các nguyên tắc trong công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác18 2.4.3. Thực trạng công tác ban hành văn bản quy định xây dựng chương trình kế hoạch công tác của văn phòng công ty19 Tiểu kết chương 2:22 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHO CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ23 3.1. Đánh giá công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà23 3.1.1. Ưu điểm23 3.1.2. Hạn chế24 3.2. Giải pháp cho công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà24 3.2.1. Đối với Công ty TNHH Thiên Minh Hà24 3.2.2. Đối với lãnh đạo văn phòng công ty25 3.2.3. Đối với các nhân viên trong văn phòng công ty25 3.2.4. Đối với việc thực hiện nghiệp vụ văn phòng26 Tiểu kết chương 3:26 KẾT LUẬN27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO28

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3

7 Kết cấu đề tài 3

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ VÀ PHÒNG KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY 4

1.1 Khái quát chung về Công ty TNHH Thiên Minh Hà 4

1.1.1 Khái quát chung 4

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 5

1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty 5

1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty 6

1.4 Đặc điểm nguồn nhân lực của Công ty TNHH Thiên Minh Hà 7

1.4.1 Cơ cấu lao động theo giới tính 7

1.4.2 Cơ cấu lao động theo trình độ 9

1.4.3 Cơ cấu lao động theo độ tuổi 10

Tiểu kết chương 1: 11

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ 12

2.1 Khái niệm về chương trình, kế hoạch công tác 12

2.2 Vai trò của xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 12

2.3 Phân loại chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà 13

2.4 Thực trạng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà 15

2.4.1 Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 17

2.4.2 Các nguyên tắc trong công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 18

2.4.3 Thực trạng công tác ban hành văn bản quy định xây dựng chương trình kế hoạch công tác của văn phòng công ty 19

Tiểu kết chương 2: 22

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHO CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ 23

3.1 Đánh giá công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà 23

3.1.1 Ưu điểm 23

3.1.2 Hạn chế 24

3.2 Giải pháp cho công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà 24

3.2.1 Đối với Công ty TNHH Thiên Minh Hà 24

3.2.2 Đối với lãnh đạo văn phòng công ty 25

3.2.3 Đối với các nhân viên trong văn phòng công ty 25

3.2.4 Đối với việc thực hiện nghiệp vụ văn phòng 26

Tiểu kết chương 3: 26

KẾT LUẬN 27

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 28

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Nếu một doanh nghiệp dù lớn dù nhỏ mà không có văn phòng làm việc thìliệu rằng doanh nghiệp đó làm việc có đạt hiệu quả tối ưu hay không? Khi cóvăn phòng làm việc rồi có một câu hỏi đặt ra: Hoạt động xây dựng chương trình,

kế hoạch công tác của văn phòng có quan trọng hay không? Có thể nói vănphòng là đầu não của doanh nghiệp, mọi thông tin đều được thông qua và xử lýtại văn phòng Rõ ràng rằng, trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ doanh nghiệp nàocũng đều thấy có sự góp mặt của các phòng ban chức năng Hoạt động củadoanh nghiệp đó có hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào kết quả hoạt độngcủa văn phòng doanh nghiệp đó Công tác xây dựng chương trình, kế hoạchcông tác của văn phòng được đánh giá là công tác quan trọng hàng đầu cho sựhoạt động hiệu quả của bất kỳ một tổ chức hay doanh nghiệp nào Lập kế hoạch

là một chức năng quan trọng của nhà quản trị văn phòng, giúp cho việc tổ chứccông việc trong văn phòng được khoa học, tránh sự chồng chéo trong phân côngnhiệm vụ cũng như sử dụng các nguồn lực của văn phòng được hiệu quả Côngtác xây dựng chương trình, kế hoạch giúp cho các đơn vị, cá nhân trong vănphòng tập trung thống nhất, với các định hướng và biện pháp tiến hành cụ thể, từ

đó đạt được kết quả công việc cao nhất, xoá bỏ hoạt động tự phát, thất thườngmanh mún; tạo khả năng chủ động trong việc tác nghiệp của từng nhân viên vănphòng, chủ động trong phối hợp với đồng nghiệp, từ đó nâng cao trách nhiệmđối với công việc; tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, đánh giá kết quả của từnhân viên cũng như hiệu quả hoạt động chung của văn phòng

Vì vậy, tôi đã chọn: “Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà” là đề tài cho bài tập lớn môn Quản trị văn phòng trong doanh nghiệp.

2 Lịch sử nghiên cứu

Một số công trình khoa học tiêu biểu về công tác xây dựng chương trình,

kế hoạch công tác của văn phòng doanh nghiệp như:

- Quản trị văn phòng – ĐH Lao động Xã hội

- Quản trị doanh nghiệp – ĐH Công Nghiệp TP.HCM.

- Quản trị hành chính văn phòng – Nhà xuất bản Thống kê

- Quản trị nguồn nhân lực – Nhà xuất bản Phương Đông

- Các văn bản quy phạm pháp luật và một số văn bản do nhà nước banhành là cơ sở pháp lý cho các cơ quan, doanh nghiệp ở Việt Nam

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựngchương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà

- Phạm vi nghiên cứu: Tìm hiểu chung về cơ sở khoa học, lý luận củahoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch công tác và khảo sát thực tế quátrình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho Phòng kỹ thuật Công tyTNHH Thiên Minh Hà

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu:

Qua tìm hiểu chung về cơ sở khoa học, lý luận của quá trình xây dựngchương trình, kế hoạch công tác, giúp tôi hiểu hơn được vai trò, ý nghĩa của hoạtđộng này trong công tác văn phòng của công ty Từ đó có thể đưa ra một số biệnpháp, hướng giải quyết vấn đề mang tính cá nhân mà có thể sử dụng để nâng caohiệu quả của công tác xây dựng chương trình, kế hoạch trong công tác vănphòng

Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Tìm hiểu chung về cơ sở lý luận của công tác xây dựng chương trình, kếhoạch công tác

- Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tạiPhòng kỹ thuật của Công ty TNHH Thiên Minh Hà Những kết quả đạt được vàthiếu sót, hạn chế

- Đưa ra những giải pháp cần thiết cho công tác xây dựng chương trình,

kế hoạch

5 Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

Phương pháp thu thập thông tin

Trong đề tài này, đây là phương pháp được sử dụng chủ yếu để thực hiện.Với phương pháp này thì cần lấy các thông tin qua tài liệu của công ty, thôngqua Internet, hệ thống giáo trình trong chương trình đại học để thu thập nhữngthông tin có liên quan công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác trongcông tác văn phòng để làm cơ sở phân tích, đánh giá trong đề tài.

Phương pháp phân tích, tổng hợp

Từ những thông tin, tài liệu thu thập được, tiến hành phân tích, xử lý, qua

đó thu được kết quả của quá trình nghiên cứu

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Về mặt lý luận: Đề tài giúp người quan tâm có những hiểu biết sâu hơn về

công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, mục đích, ý nghĩa của hoạtđộng này trong công tác văn phòng Đồng thời chỉ ra rằng công tác văn phòng làmột trong những công tác quan trọng của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Về mặt thực tiễn: Cung cấp những tư liệu, tài liệu khảo sát về tác dụng,

tính thực tiễn của hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch công tác khôngchỉ về lý thuyết mà còn trong thực tiễn của học sinh, sinh viên và những ngườiquan tâm

7 Kết cấu đề tài

Bài tập lớn ngoài mục lục, phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu thamkhảo đề tài có nội dung gồm 03 chương sau:

Chương 1 Khái quát về Công ty TNHH Thiên Minh Hà

Chương 2 Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công táccủa Phòng kỹ thuật tại Công ty TNHH Thiên Minh Hà

Chương 3 Một số giải pháp cho công tác xây dựng chương trình, kếhoạch công tác của Văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà

CHƯƠNG 1:

KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ VÀ

PHÒNG KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY1.1 Khái quát chung về Công ty TNHH Thiên Minh Hà

1.1.1 Khái quát chung

Tên pháp định: CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ

Tên viết bằng tiếng nước ngoài: THIEN MINH HA COMPANYLIMITED

Tên viết tắt: THIEN MINH HA CO, LTD

Trụ sở chính: Tầng 1 số 25 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Nguyễn Du,Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội

Điện Thoại: 9740853 Fax: 9745289

Công ty TNHH Thiên Minh Hà được thành lập theo giấy chứng nhậnđăng ký kinh doanh số 0102081417 đăng ký ngày 18 tháng 1 năm 2012 dophòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp

Người đại diện pháp lý: Bà Nguyễn Thị Thu Hằng

Vốn đăng ký kinh doanh 20.000.000 tỷ đồng

Ngành nghề kinh doanh chính

- Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có động cơ khác;

- Vận tải hàng hóa bằng đường bộ;

- Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác;

- Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác;

- Vận tải hành khách đường bộ khác;

- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ

Quy mô hoạt động của công ty: Công ty vừa

Với đội ngũ nhân viên và bậc thợ cao lành nghề trên 100 người, có xưởngsơn và một garage sửa chữa cộng với máy móc, trang thiết bị hiện đại,showroom trưng bày xe rộng 800m2 và xưởng đóng thùng, đại tu xe rộng trên1500m2 Công ty đủ khả năng đáp ứng được các nhu cầu hiện nay của kháchhàng Để phát triển và đứng vững trên thị trường, công ty đã liên tục phát triển

và mạnh dạn đầu tư xây dựng máy móc, trang thiết bị hiện đại, nguồn phụ tùngnhập khẩu nhằm nâng cao chất lượng, mang lại uy tín cho công ty.

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

a) Chức năng

- Công ty TNHH Thiên Minh Hà là công ty TNHH với chức năng muabán, bảo dưỡng và sửa chữa xe ô tô con và xe du lịch, mua bán, thay thế phụtùng ô tô và các linh kiện phụ trợ

- Mở tài khoản theo quy định của nhà nước

- Xác định giá cả hợp lý theo thị trường đồng thời đảm bảo lợi nhuậntrong kinh doanh

b) Nhiệm vụ

- Hoạt động kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, đúng mục đíchhoạt động của công ty

- Đảm bảo phát triển vốn, lợi nhuận trong quá trình kinh doanh

- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước

- Thực hiện phân phối theo lao động, chăm lo cải thiện đời sống vật chất,tinh thần nâng cao trình độ văn hóa chuyên môn lẫn nghiệp vụ cho công nhânviên

1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty

Công ty TNHH Thiên Minh Hà chính thức đi vào hoạt động với mục tiêuhuy động và sử dụng vốn có hiệu quả trong hoạt động kinh doanh về mua bán,sửa chữa vận tải và các lĩnh vực khác nhằm mục tiêu thu lợi nhuận tối đa, tạocông ăn việc làm ổn định cho người lao động, đóng góp cho ngân sách nhà nước

và phát triển công ty ngày càng lớn mạnh

Ngành nghề kinh doanh của công ty: Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe cóđộng cơ khác; vận tải hàng hóa bằng đường bộ; bán phụ tùng và các bộ phậnphụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác; bán buôn ô tô và xe có động cơ khác;vận tải hành khách đường bộ khác; hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tảiđường bộ

Chiến lược kinh doanh của công ty luôn gắn với thị trường, làm phát huy

thế mạnh của bản thân công ty, giành ưu thế cạnh tranh Hơn cả là chiến lượcphải cụ thể, có tính thực thi cao, phù hợp với hoàn cảnh thực tế của doanhnghiệp ở từng giai đoạn, từng thời kỳ với mục đích đạt hiệu quả tối đa.

1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty

Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình phân quyền dọc Đây làcách thức tổ chức phổ biến nhất hiện nay Với ưu điểm tổ chức hoạt động trựctiếp, phân quyền theo các chức năng hoạt động, đây là mô hình thích hợp vớicông ty có quy mô vừa như Thiên Minh Hà Mặt khác, việc thực hiện này manglại sự quản lý trực tiếp về mọi mặt, giúp thông tin được cung cấp kịp thời tới nhàquản lý Công ty có quy định rõ ràng về trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền hạn củacác cấp quản lý tương ứng với cơ cấu tổ chức được giới thiệu trong Điều lệ công

ty Theo đó, Ban Giám đốc là cơ quan quản lý cao nhất, thực hiện mọi quyềnhoạt động và kinh doanh của công ty Ngoài ra, còn có các bộ phận khác với cácchức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được quy định chi tiết và cụ thể theo Điều lệcủa công ty, và đúng theo quy định của Luật doanh nghiệp

Cụ thể, công ty có 9 phòng ban với các chức năng khác nhau đều giúpviệc cho Ban Giám đốc, các phòng sẽ được phân công và phụ trách từng mảnghoạt động khác nhau của công ty Cơ cấu tổ chức của công ty được biểu diễnqua sơ đồ tổ chức như sau:

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thiên Minh Hà

Giám đốc

Tài chính

Giám đốc Sản xuất

Giám đốc Marketing

Kế toán

Phòng Kinh doanh

Văn phòng

Phân xưởng

Phòng cung cấp và Xuất nhậpkhẩu

Phòng

kỹ thuật

Phòng

Dự án

và Kế hoạch kinh doanh

Qua số liệu trên tác giả thấy:

Năm 2015:

Lao động nam có 115 người chiếm tỷ lệ 87,12% trên tổng số 132 lao động; Lao động nữ có 17 người chiếm 12,88% trên tổng số 132 lao động; tỷ lệlao động nam vẫn hơn lao động nữ là 74,24% (98 người) trong năm 2015;

Tổng lao động năm 2015 là 132 người tăng 36 người so với năm 2014 Cụthể: Lao động nam tăng 33 người, lao động nữ tăng 03 người, tuy rằng lao động

nữ tăng không nhiều nhưng chất lượng lao động vẫn đảm bảo hoàn thành côngviệc Lao động nam tăng cao do tính chất công việc là lái xe mà nữ giới lại khó

có thể đảm nhận được

Năm 2016:

Lao động nam có 158 người chiếm tỷ lệ 88,76% trên tổng số 178 lao động;

Có 20 người chiếm 11,24% số lao động nữ của công ty;

Tổng lao động năm 2016 là 178 người, tăng 46 người so với năm 2015 vàtăng 82 người so với năm 2014 Cụ thể:

Năm 2016: lao động nam tăng 43 người, lao động nữ tăng 03 người so vớinăm 2015; lao động nam tăng 76 người, lao động nữ tăng 06 người so với năm2014

Như vậy tác giả thấy sự thay đổi lớn của năm 2016 và số lượng lao động

đã tăng dần theo từng năm, công ty cũng dự kiến sẽ tăng lao động theo từng năm

để phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty

1.4.2 Cơ cấu lao động theo trình độ

Bảng 1.2: Cơ cấu lao động theo trình độ (đơn vị: người)

Năm Trên Đại

học

Đại học Cao đẳng,

Trung cấp

Trung họcphổ thông

Điều này cho thấy trình độ lao động ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinhdoanh của công ty, vì thế lực lượng lao động tuyển vào được chọn lọc kỹ cànghơn

1.4.3 Cơ cấu lao động theo độ tuổi

Bảng 1.3: Cơ cấu lao động theo độ tuổi (đơn vị: người)

Năm <25 tuổi 25 – 35

tuổi

35 – 40tuổi

Năm 2015:

Lao động dưới 25 tuổi chiếm 19,69% (26 người), lao động từ 25 đến 35tuổi chiếm 43,18% (57 người), lao động từ 35 đến 40 tuổi chiếm 31,82% (42người), lao động từ 40 tuổi trở lên chiếm 5,31% (07 người);

Năm 2016:

Lao động dưới 25 tuổi chiếm 24,72% (44 người), lao động từ 25 đến 35tuổi chiếm 39,89% (71 người), lao động từ 35 đến 40 tuổi chiếm 31,46% (56người), lao động từ 40 tuổi trở lên chiếm 3,93% (07 người);

Nhìn chung, qua các số liệu trên ta thấy công ty ưu tiên giới trẻ để tậndụng khả năng tư duy sáng tạo, sự năng động, nhiệt huyết của tuổi trẻ góp phầnphát triển công ty đồng thời cũng là môi trường cho nhân viên hoàn thiện hơn kỹnăng, kinh nghiệm làm việc

Tiểu kết chương 1:

Chương 1 đã nêu được những nét khái quát về chức năng, nhiệm vụ, cơcấu tổ chức, đặc điểm hoạt động kinh doanh và nhân sự của Công ty TNHHThiên Minh Hà Từ đó, chương 2 đã khảo sát về thực trạng về công tác xây dựngchương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH,

KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH

THIÊN MINH HÀ2.1 Khái niệm về chương trình, kế hoạch công tác

- Chương trình là gì?

Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công táchoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của Nhànước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định

Đối với những chương trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc raquyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền Sau khi đã được phê duyệthoặc ban hành thì các cơ quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực hiệnnghiêm túc

- Kế hoạch là gì?

Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu,biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nóichung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng Kế hoạchthường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: kế hoạchdài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm…); kế hoạch trung hạn (2 – 3 năm), kế hoạchngắn hạn (1 năm, 6 tháng, quý)

Theo nguyên tắc, kế hoạch mỗi khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệtthì nó bắt buộc các cơ quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hiện và hoàn thànhđúng thời hạn Kế hoạch đề ra (hoặc được giao) có được hoàn thành tốt và đúngthời hạn hay không là căn cứ chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụđược giao của một cơ quan, đơn vị

- Khái niệm lịch làm việc: là bản ghi ngày giờ thực hiện các công việctheo dự kiến của kế hoạch

2.2 Vai trò của xây dựng chương trình, kế hoạch công tác

Chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng trong tổ chức hoạt động của

cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cũng như của cá nhân Cụ thể:

Chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đạt đượcmục tiêu một cách tương đối chính xác Chương trình, kế hoạch góp phần đảmbảo tính ổn định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổchức, doanh nghiệp: có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian,chi phí, nhân lực cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kếhoạch tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động Làm việc theochương trình, kế hoạch giúp cho doanh nghiệp chủ động công việc, biết làm việc

gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc

Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sựthay đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫnđạt mục tiêu đã đề ra Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan, doanhnghiệp phân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúpviệc; bố trí lực lượng tập trung theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ,nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra.Chương trình, kế hoạch đảm bảo cho giám đốc công ty, trưởng phòng kinhdoanh điều hành hoạt động được thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫntrong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo, điềuhành hoạt động sản xuất kinh doanh cửa cơ quan, doanh nghiệp

Chương trình, kế hoạch làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giámọi hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Lịch làm việc đóng vai trò quan trọng để thực hiện hoạt động trong cơquan, tổ chức một cách khoa học, nề nếp và hiệu quả Lịch làm việc của cá nhân

sẽ giúp cho cá nhân quản trị được thời gian cá nhân và thực hiện công việc đượcgiao một cách hiệu quả

2.3 Phân loại chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng Công

ty TNHH Thiên Minh Hà

Ở văn phòng doanh nghiệp, có thể phân loại chương trình, kế hoạch côngtác như sau: