Công tác Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch tại Công ty Cổ phần Thương Mại và Truyền Thông Doanh Nhân Việt

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Đối tượng nghiên cứu của đề tài 3 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Cấu trúc của đề tài 5 PHẦN NỘI DUNG 6 CHƯƠNG 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH 6 1.1. Khái niệm lập kế hoạch 6 1.2. Vai trò của lập kế hoạch 8 1.3. Phân loại kế hoạch 10 1.3.1. Theo mức độ tổng quát 11 1.3.2. Theo thời gian thực hiện kế hoạch 14 1.3.3. Theo mức cụ thể 14 1.4. Các bước lập kế hoạch 15 1.5. Khái quát chung về văn phòng 17 1.5.1. Khái niệm văn phòng 17 1.5.2. Vai trò của văn phòng 18 1.5.3. Chức năng của văn phòng 19 1.5.3.1. Chức năng tham mưu tổng hợp 19 1.5.3.2. Chức năng giúp việc điều hành 19 1.5.3.3. Chức năng hậu cần 20 1.5.3.4. Chức năng hỗ trợ cho hoạt động - sản xuất kinh doanh (đối với doanh nghiệp hoạt động về lĩnh vực sản xuất kinh doanh) 20 1.5.4. Nhiệm vụ của văn phòng 20 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TRUYỀN THÔNG DOANH NHÂN VIỆT 23 2.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt 23 2.1.1. Thông tin chung về Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt 23 2.1.2. Sự hình thành của Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt 23 2.1.3. Sơ đồ tổ chức của công ty 28 2.1.4. Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt 29 2.2. Thực trạng Công tác Xây dựng và Quản lý Chương trình Kế hoạch tại Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt 33 2.2.1. Vai trò của chương trình kế hoạch đối với Công ty Doanh Nhân Việt 33 2.2.2. Vai trò của văn phòng trong việc xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch 34 2.2.3. Các loại chương trình kế hoạch công tác của Văn phòng công ty Doanh Nhân Việt 36 2.2.3.1. Phân theo loại chương trình 36 2.2.3.2. Phân loại kế hoạch công tác 36 2.2.3.3. Phân loại lịch làm việc 37 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MAI VÀ TRUYỀN THÔNG DOANH NHÂN VIỆT 38 3.1. Định hướng hoàn thiện xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch tại Công ty cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt 38 3.1.1. Chiến lược phát triển chung của công ty 38 3.1.2. Hoàn thiện nhận thức về tầm quan trọng của công tác xây dựng chương trình kế hoạch 39 3.1.3. Hoàn thiện các căn cứ bên ngoài để xây dựng kế hoạch 39 3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế hoạch 39 3.2.1. Tổ chức huấn luyện nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác kế hoạch 39 3.2.2. Xây dựng các kế hoạch bộ phận đi kèm với kế hoạch tổng thể và xây dựng chiến lược phát triển bên cạnh các kế hoạch năm 40 3.2.3. Điều chỉnh công tác lập kế hoạch để đảm bảo thời gian và tiến đô. 41 KẾT LUẬN 42 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 43

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 2

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Đối tượng nghiên cứu của đề tài 3

6 Phương pháp nghiên cứu 4

7 Cấu trúc của đề tài 5

PHẦN NỘI DUNG 6

CHƯƠNG 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH 6

1.1 Khái niệm lập kế hoạch 6

1.2 Vai trò của lập kế hoạch 8

1.3 Phân loại kế hoạch 10

1.3.1 Theo mức độ tổng quát 11

1.3.2 Theo thời gian thực hiện kế hoạch 14

1.3.3 Theo mức cụ thể 14

1.4 Các bước lập kế hoạch 15

1.5 Khái quát chung về văn phòng 17

1.5.1 Khái niệm văn phòng 17

1.5.2 Vai trò của văn phòng 18

1.5.3 Chức năng của văn phòng 19

1.5.3.1 Chức năng tham mưu tổng hợp 19

1.5.3.2 Chức năng giúp việc điều hành 19

1.5.3.3 Chức năng hậu cần 20

1.5.3.4 Chức năng hỗ trợ cho hoạt động - sản xuất kinh doanh (đối với doanh nghiệp hoạt động về lĩnh vực sản xuất kinh doanh) 20

1.5.4 Nhiệm vụ của văn phòng 20

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG

MẠI VÀ TRUYỀN THÔNG DOANH NHÂN VIỆT 23

2.1 Khái quát về Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt 23

2.1.1 Thông tin chung về Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt 23

2.1.2 Sự hình thành của Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt 23

2.1.3 Sơ đồ tổ chức của công ty 28

2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt 29

2.2 Thực trạng Công tác Xây dựng và Quản lý Chương trình Kế hoạch tại Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt 33

2.2.1 Vai trò của chương trình kế hoạch đối với Công ty Doanh Nhân Việt 33

2.2.2 Vai trò của văn phòng trong việc xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch 34

2.2.3 Các loại chương trình kế hoạch công tác của Văn phòng công ty Doanh Nhân Việt 36

2.2.3.1 Phân theo loại chương trình 36

2.2.3.2 Phân loại kế hoạch công tác 36

2.2.3.3 Phân loại lịch làm việc 37

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MAI VÀ TRUYỀN THÔNG DOANH NHÂN VIỆT 38

3.1 Định hướng hoàn thiện xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch tại Công ty cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt 38

3.1.1 Chiến lược phát triển chung của công ty 38

3.1.2 Hoàn thiện nhận thức về tầm quan trọng của công tác xây dựng

chương trình kế hoạch 39 3.1.3 Hoàn thiện các căn cứ bên ngoài để xây dựng kế hoạch 39 3.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế hoạch 39 3.2.1 Tổ chức huấn luyện nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác kế hoạch 39 3.2.2 Xây dựng các kế hoạch bộ phận đi kèm với kế hoạch tổng thể và xây dựng chiến lược phát triển bên cạnh các kế hoạch năm 40 3.2.3 Điều chỉnh công tác lập kế hoạch để đảm bảo thời gian và tiến đô 41

KẾT LUẬN 42 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 43

PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài

Zig Ziglar - Bậc thầy bán hang của nước Mỹ đã từng có 1 câu nói nổi tiếng vềlập kế hoạch “ Bạn được sinh ra để giành chiến thắng, nhưng để trở thành một ngườichiến thắng, bạn phải lập kế hoạch để chiến thắng, chuẩn bị để chiến thắng, và hy vọng

sẽ chiến thắng” Như vậy ta có thể khẳng định rằng rằng việc lên kế hoạch cho mộthành động, việc xây dựng các kế hoạch trong cuộc sống là bước đầu cần thiết chonhững thành công trong tương lai

Hơn thế nếu một doanh nghiệp thực hiện tốt công tác xây dựng và quản lýchương trình, kế hoạch thì doanh nghiệp đó có thể tận dụng tối đa các nguồn lực bêntrong, chủ động năm bắt các cơ hội bên ngoài, nhìn nhận rõ ràng và sẵn sàng đươngđầu với những thánh thức và tiến xa hơn trên con đường của mình

Ngày nay cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật và công nghệ,khu vực hóa và toàn cầu hóa nền kinh tế đã làm cho môi trường kinh doanh của cácdoanh nghiệp, các ngành có sự thay đổi nhanh chóng cả về xu hướng và tốc độ Cùngvới đó, môi trường kinh doanh có sự ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động kinh doanh củaCông ty, nó luôn luôn thay đổi và phá vỡ sự cứng nhắc các chương trình, kế hoạch củadoanh nghiệp Vấn đề đặt ra là phải xây dựng, quản lý và triển khai một công cụ kếhoạch hóa hữu hiệu đủ linh hoạt ứng phó với những thay đổi của môi trường kinhdoanh Đặc biệt trong xu thế hội nhập kinh tế khu vực và thế giới Các doanh nghiệpkhông những phải đủ sức cạnh tranh trên thị trường nội địa mà phải có khả năng vươn

ra thị trường quốc tế Vậy làm thế nào để có ưu thế canh tranh hơn đối thủ mạnh Đóchính là mục tiêu của công tác xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch ở mỗi công

ty hiện nay, nói cách khác công tác xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch chính

là sự quyết định thành công hay thất bại của doanh nghiệp

Mặc dù vậy, không phải tổ chức, doanh nghiệp nào cũng nhận thức được tầmquan trọng và vai trò của công tác xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch Một sốdoanh nghiệp còn hoạt động theo tính tự phát và chưa chú trọng đến công tác này, do

đó mà những kế hoạch, những chương trình phương án kinh doanh được thiết lậpthường thiếu tính thực tiễn và chưa phù hợp với bối cảnh doanh nghiệp và bối cảnh đấtnước

Nhận thấy được tầm quan trọng của công tác xây dựng và quản lý chương

trình, kế hoạch tại doanh nghiệp nên em đã chọn đề tài “Công tác Xây dựng và quản

lý chương trình, kế hoạch tại Công ty Cổ phần Thương Mại và Truyền Thông Doanh Nhân Việt “ làm đề tài tiểu luận của mình.

2.Lịch sử nghiên cứu

Công tác xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch có vai trò vô cùng quantrọng bởi kết quả xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch là vẽ ra được đi nướcbước cho doanh nghiệp và quyết định sự thành công hay thất bài của doanh nghiệp Docông tác này giữ vai trò quan trọng hàng đầu nên luôn dành được sự quan tâm đặc biệtcủa nhà quản trị và cũng được nhiều sinh viên lựa chọn làm đề tài nghiên cứu Kết quảnghiên cứu của một số đề tài đã trở thành cơ sở cho các công trình nghiên cứu sau này

và được một số doanh nghiệp quan tâm và áp dụng và đã đạt được những thành tựunhất định

Trong thời gian nghiên cứu đề tài, em đã tìm hiểu nhiều tài liệu của các tác giảkhác nhau và có tham khảo một số đề tài có liên quan đến đề tài của mình

Một số đề tài nghiên cứu, tiểu luận, luận văn, luận án có giá trị như:

- Ths.Nguyễn Thị Phượng Duyên (2014), Lập kế hoạch khởi nghiệp cho một công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thời trang NTP

- Phạm Thành Lợi (2009), Luận văn Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ở Công ty Da Giầy Hà Nội

- Nguyễn Minh Thành (2006), Luận văn Lập kế hoạch tại Doanh nghiệp tư nhân Tín Phát

Các tác giả của các đề tài trên đề cập đến nhiều góc độ khác nhau của công tácxây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch tại doanh nghiệp và đã chỉ ra được một sốtồn tại cũng như một số giải pháp để hoàn thiện công tác xây dựng và quản lý chươngtrình, kế hoạch của công ty, tuy nhiên các giải pháp trên vẫn chưa giải quyết triệt đểđược những tồn tại đó Những giải pháp thì vẫn chưa được các tác giả chỉ ra một cách

rõ ràng, còn mang tính chung chung và chưa cụ thể và với đề tài này em mong có thểtiếp tục hoàn thiện được những thiếu sót của những đề tài nghiên cứu trước, đồng thờicũng có thể đề cập đến một góc nhìn mới trong công tác xây dựng và quản lý chươngtrình, kế hoạch của doanh nghiệp

3 Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở lý luận về công tác xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch tại

doanh nghiệp và vai trò của văn phòng trong công tác xây dựng và quản lý chươngtrình, kế hoạch tại công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt

Đề tài đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác xây dựng và quản lýchương trình, kế hoạch tại Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông DoanhNhân Việt Các giải pháp nhằm mục tiêu đóng góp cho công ty những ý kiến, ý tưởngmới Phân tích và đánh giá thực trạng công tác xây dựng và quản lý chương trình, kếhoạch tại công ty, những thành công, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế.Vaitrò của bộ phận văn phòng trong công ty nói chung và trong công tác xây dựng vàquản lý chương trình, kế hoạch nói riêng nhằm phục vụ cho việc theo đuổi những mụctiêu phát triển chung của Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh NhânViệt

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, đề tài phải thực hiện một số nhiệm vụ sau:Một là, hệ thống hóa cơ sở lý luận về xây dựng và quản lý chương trình, kếhoạch trong doanh nghiệp Phân tích các khái niệm có liên quan Cơ sở lý luận là nềntảng để phân tích thực trạng chính xác nhằm đề ra các giải pháp có khoa học nhằmnâng cao chất lượng công tác xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch tại Công ty

Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt

Hai là, khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng công tác xây dựng và quản lýchương trình, kế hoạch tại Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông DoanhNhân Việt, vai trò của văn phòng công ty trong công tác xây dựng và quản lý chươngtrình, kế hoạch Đánh giá kết quả ưu, nhược điểm công tác này tại Công ty Cổ phầnThương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt Phân tích nguyên nhân có kết quả tốt

và nguyên nhân dẫn đến các tồn tại

Ba là, nghiên cứu đưa ra một số giải pháp, khuyến nghị nhằm nâng cao hiệuquả công tác xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch tại Công ty Công ty Cổ phầnThương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt, góp phần thúc đẩy sự phát triểnnhanh, mạnh và vững chắc của Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông DoanhNhân Việt trong tương lai

5 Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu của đề tài:

Đối tượng nghiên cứu trực tiếp của đề tài công tác xây dựng và quản lý chương

trình, kế hoạch tại Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việtthông là các nhóm đối tượng liên quan đến công tác xây dựng và quản lý chương trình,

kế hoạch bao gồm các phòng ban kinh doanh, phòng hành chính tổng hợp, cán bộ quảnlý,các nhân viên đang làm việc tại Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thôngDoanh Nhân Việt

Phạm vi nghiên cứu của đề tài:

Thứ nhất, về phạm vi không gian: Nghiên cứu chỉ được tiến hành tại công ty Cổphần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt

Thứ hai, về phạm vi thời gian: Với thời gian nghiên các cứu dữ liệu của công tytrong 3 năm từ năm 2012 đến hết năm 2015

6 Phương pháp nghiên cứu

Trên cơ sở thế hiện quan khoa học và phương pháp luận, dựa trên yêu cầu, điềukiện thực tế đề tài được hoàn thiện bằng việc sử dụng các phương pháp nghiên cứusau:

Phương pháp thu thập dữ liệu

- Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Phương pháp quan sát: phương pháp này được áp dụng trong quá trình thực tậptại công ty, em tiến hành quan sát, ghi lại có kiểm soát các hoạt động, các sản phẩm,các hành vi ứng xử của lao động trong doanh nghiệp và môi trường làm việc tại doanhnghiệp

Phương pháp điều tra: Phương pháp này em tiến hành phát ra các phiếu điều tradành cho các nhà quản trị và nhân viên của doanh nghiệp với các câu hỏi đóng, mởliên quan đến vấn đề xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch và vai trò của vănphòng trong công tác xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch để thu thập thông tin

để làm cơ sở đánh giá thành công và hạn chế

Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Em tiến hành đối thoại trực tiếp với các cán

bộ công nhân viên của doanh nghiệp, một số nhà quản lý trong doanh nghiệp nhằm thuthập thông tin về công tác hoạch định để nhằm làm cơ sở lý luận cho đề tài

- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Em đã tiến hành tìm hiểu và đọc hiểu các tàiliệu về công tác xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch tại doanh nghiệp trên thưviện trường, báo mạng, giáo trình, các tài liệu, nghiên cứu và đặc biệt là những báo cáo

kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2012 – 2015, lịch sử hình thành và phát triển,những quy tắc, chính sách của Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông DoanhNhân Việt đề làm dữ liệu cho đề tài của mình.

Phương pháp phân tích dữ liệu

Phương pháp so sánh: Phương pháp này em dùng để xem xét, so sánh 1 số chỉtiêu với chỉ tiêu gốc và các số liệu từ kết quả kinh doanh, các thông số thị trường, cácchỉ tiêu bình quân và các chỉ tiêu khác có thể so sánh Điều kiện so sánh là các số liệuphải phù hợp về không gian, thời gian và nội dung kinh tế, đơn vị đo lường và từ đó cónhững nhận xét và định hướng đúng về doanh nghiệp

Phương pháp thống kê bảng biểu: dựa trên kết quả điều tra, khảo sát em đã tiếnhành tổng hợp lại theo các nhóm với các tiêu chí khác nhau, tìm ra xu hướng hay đặcđiểm chung của các yếu tố phân tích rồi sau đó khái quát vấn đề lại để bài tiểu luânthuyết phục hơn

7 Cấu trúc của đề tài

Đề tài được kết cấu gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch

Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch tại Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch tại Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ

CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH 1.1 Khái niệm lập kế hoạch

Trong việc quản trị đối với bất kì loại hình doanh nghiệp nào thì công tác xâydựng và quản lý chương trình, kế hoạch đều đóng một vai trò hết sức quan trọng Côngtác xây dựng và quản lý kế hoạch hỗ trợ các nhà quản trị trong việc đề ra những kếhoạch, sử dụng hiệu quả các nguồn lực, nguồn tài nguyên cũng như những hạn chếtrong điều kiện môi trường luôn biến động không ngừng

Trong lịch sử khái niệm xây dựng và quản lý kế hoạch hay khái niệm lập kếhoạch được nhiều tác giả tiếp cận dưới nhiều góc độ khác nhau, mang tới cho ngườiđọc cái nhìn thực tế và sâu sắc hơn về công tác xây dựng và quản lý kế hoạch

Lập kế hoạch hay còn gọi là hoạch định, là chức năng đầu tiên trong bốn chứcnăng của quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Lập kế hoạch là chứcnăng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mụctiêu và chương trình hành động trong tương lai, giúp nhà quản lý xác định được cácchức năng khác còn lại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra

Nếu đứng trên góc độ ra quyết định thì: “Lập kế hoạch là một loại ra quyết địnhđặc thù để xác định một tương lai cụ thể mà các nhà quản lý mong muốn cho tổ chứccủa họ“ Quản lý có bốn chức năng cơ bản là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểmtra Lập kế hoạch có thể ví như là bắt đầu từ rễ cái của một cây sồi lớn, rồi từ đó mọclên các “nhánh” tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Xét theo quan điểm này thì lập kếhoạch là chức năng khởi đầu và trọng yếu đối với mỗi nhà quản lý

Với cách tiếp cận theo quá trình:

Kế hoạch sản xuất kinh doanh có thể coi là quá trình liên tục xoáy trôn ốc vớichất lượng ngày càng tăng lên kể từ khi chuẩn bị xây dựng kế hoạch cho tới lúc chuẩn

bị tổ chức thực hiện kế hoạch nhằm đưa hoạt động của doanh nghiệp theo đúng mụctiêu đã đề ra

Theo STEYNER thì :”Lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lậpcác mục tiêu, quyết định các chiến lược, các chính sách, kế hoạch chi tiết để đạt đượcmục tiêu đã định Lập kế hoạch cho phép thiết lập các quyết định khả thi và bao gồm

cả chu kỳ mới của việc thiết lập mục tiêu và quyết định chiến lược nhằm hoàn thiện

hơn nữa.”

Theo cách tiếp cận này thì lập kế hoạch được xem là một quá trình tiếp diễnphản ánh và thích ứng được với những biến động diễn ra trong môi trường của mỗi tổchức, đó là quá trình thích ứng với sự không chắc chắn của môi trường bằng việc xácđịnh trước các phương án hành động để đạt được mục tiêu cụ thể của tổ chức

Với cách tiếp cận theo nội dung và vai trò:

Theo RONNER: ”Hoạt động của công tác lập kế hoạch là một trong những hoạtđộng nhằm tìm ra con đường để huy động và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệpmột cách có hiệu quả nhất để phục vụ cho các mục tiêu kinh doanh”

HENRYPAYH cho rằng: “Lập kế hoạch là một trong những hoạt động cơ bảncủa quá trình quản lý cấp công ty , xét về mặt bản chất thì hoạt động này nhằm mụcđích xem xét các mục tiêu , các phương án kinh doanh , bước đi trình tự và cách tiếnhành các hoạt động sản xuất kinh doanh”

Như vậy, Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn cácphương thức để đạt được các mục tiêu đó Lập kế hoạch nhằm mục đích xác định mụctiêu cần phải đạt được là cái gì? Và phương tiện để đạt được các mục tiêu đó như thếnào? Tức là, lập kế hoạch bao gồm việc xác định rõ các mục tiêu cần đạt được, xâydựng một chiến lược tổng thể để đạt được các mục tiêu đã đặt ra, và việc triển khaimột hệ thống các kế hoạch để thống nhất và phối hợp các hoạt động

Theo Henry Fayol, công tác quản lý, điều hành của bất cứ cơ quan nào, tổ chứcnào cũng đều phải mang tính dự kiến Dự kiến không phải là toàn bộ hoạt động quản

lý song là bộ phận cơ bản và không thể hiếu Trong hoạt động của nhà quản lý xâydựng các chương trình, kế hoạch là yêu cầu quan trọng nhất Fayol cho rằng “Vạch ra

kế hoạch tức là tìm kiếm tương lai, xây dựng kế hoạch hành động“ nghĩa là căn cứ vàođiều kiện thực tế của cơ quan, đơn vị (điều kiện thiết bị, điều kiện con người, năng lựchoạt động, mối quan hệ , xu hướng phát triển) để xác định mục tiêu mà đơn vị cần đạtđược trong một thời gian nhất định và con đường, bước đi, biện pháp… cần tuân thủkhi hành động để thực hiện mục tiêu

Henry Fayol cũng đưa ra quan điểm: Lập kế hoạch là nhiệm vụ quan trọng hàngđầu trong hoạt động quản lý và kế hoạch phải được xây dựng trên cơ sở những “tàinguyên vật chất” của cơ quan Đương nhiên mục tiêu phải nằm trong chiến lược nội tại

và là trách nhiệm mà cơ quan, đơn vị buộc phải thực hiện

Theo quan điểm của PGS.TS Mai Văn Bưu trong giáo trình Lý thuyết quản trịkinh doanh xuất bản năm 2006 đã nêu khái niệm lập kế hoạch như sau: “Lập kế hoạch

là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất để thực hiệnmục tiêu đó”

Đây cũng là khái niệm được thừa nhận và sử dụng phổ biến hiện nay trong một

số giáo trình giảng dạy về bộ môn quản trị kinh doanh

Qua các góc độ tiếp cận về lập kế hoạch đã nêu ra ở trên, có thể thấy rằng bảnchất của lập kế hoạch là một quá trình ấn định những mục tiêu, xây dựng và chọn lựanhững biện pháp tốt nhất để thực hiện hiệu quả những mục tiêu đó Lập kế hoạch cóliên quan tới mục tiêu cần đạt được, cũng như phương tiện để đạt được mục tiêu đónhư thế nào và để quyết định được những vấn đề này đối với một doanh nghiệp thực

sự là công việc không dễ dàng đòi hỏi nhà quản trị phải có những kiến thức tổng hợp,

áp dụng những khái niệm hay những quy tắc phù hợp nhất đối với doanh nghiệp củachính mình để giúp cho doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả cao nhất trong kinhdoanh cũng như trên con đường xây dựng doanh nghiệp trở thành 1 trong những doanhnghiệp vững mạnh

1.2 Vai trò của lập kế hoạch

Lập kế hoạch (hoạch định) là chức năng đầu tiên và quan trọng đối với doanhnghiệp và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Việc lập kế hoạch cho biết hướng đi của doanh nghiệp trong từng thời kỳ, và đó

là một bản kế hoạch hành động trong tương lai của mỗi doanh nghiệp trước nhữngbiến động của môi trường kinh doanh được các nhà quản trị doanh nghiệp dựa trênnhững phân tích và nhận định tình hình để đưa ra

Lập kế hoạch là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực các thành viêntrong doanh nghiệp Nó tạo ra một thể thống nhất trong mục tiêu chung từ đó hìnhthành nên sức mạnh tổng thể của doanh nghiệp từ sức mạnh của cá nhân các thànhviên trong doanh nghiệp

Tập trung phân bổ và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực trong các thời kỳ khácnhau Việc lập kế hoạch được các nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện dựa trên sựphân tích toàn cảnh môi trường bên ngoài cũng như tiềm lực của doanh nghiệp Trongviệc lập kế hoạch chứa đựng những hoạch định chiến lược nhằm thiết lập nên nhữngmục tiêu chung của doanh nghiệp đồng nghĩa với tập trung toàn bộ nguồn lực củadoanh nghiệp để thực hiện phân bổ nguồn lực và sử dụng các nguồn lực sao cho hiệuquả

Lập kế hoạch là đối phó với sự bất thường bằng những mục tiêu, những chiến

lược chi tiết để đạt được mục tiêu đề ra Các nhà quản trị doanh nghiệp đã đi trước để

đề ra các phương pháp hành động trong tương lai Bởi vậy mà việc lập kế hoạch mangtính chủ động thích nghi và đối phó với các yếu tố mang tính bất định

Lập kế hoạch là khâu nối và nền tảng cho các chức năng còn lại Lập kế hoạch

là một trong 4 chức năng của nhà quản trị và cũng là chức năng đầu tiên của quản trị.Bất kỳ doanh nghiệp nào thực hiện hoạt động quản trị trước tiên đều phải thực hiệnchức năng lập kế hoạch từ đó mới có nền tảng thực hiện các chức năng còn lại

Lập kế hoạch là thước đo năng lực quản trị Chức năng lập kế hoạch luôn đượcbiết tới là một công cụ để khẳng định năng lực cũng như trình độ chuyên môn của nhàquản trị doanh nghiệp bởi kế hoạch được đưa ra từ chính các nhà quản trị doanhnghiệp

Để hiểu rõ hơn về vai trò của việc lập kế hoạch ta có thể nghiên cứu sơ đồ dướiđây

Sơ đồ 1: Sơ đồ về vai trò của việc lập kế hoạch.

Các biện pháp thao tác

Các mục tiêu

cụ thể

Kết quả và đánh giákết quả

Như vậy trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp công tác xây dựng và quản

lý kế hoạch có một số vai trò sau:

1.Xây dựng kế hoạch là phương tiện, công cụ phục vụ hoạt động của nhà quản

lý nhằm xác định mục tiêu và tổ chức thực hiện

2.Kế hoạch là công cụ để nhà quản lý phối hợp nỗ lực của mọi thành viên trong

cơ quan để thực hiện mục tiêu chung

3.Xây dựng và quản lý kế hoạch sẽ góp phần đảm bảo tính ổn định trong hoạtđộng của cơ quan

4.Xây dựng và quản lý kế hoạch sẽ giảm thiểu sự chồng chéo, lãng phí kinh phíhoạt động

5.Xây dựng và quản lý kế hoạch giúp nhà quản lý xác định tiêu chuẩn, từ đótiến hành hoạt động kiểm tra giám sát, đánh giá kết quả

1.3 Phân loại kế hoạch

Việc phân loại kế hoạch sẽ trợ giúp cho quá trình tổ chức, xây dựng kế hoạchtrong hoạt động quản lý Tùy theo tính chất , mục tiêu công việc mà nhà quản trị có thểlựa chọn các loại kế hoạch khác nhau

Hệ thống kế hoạch của một tổ chức là tổng hợp của nhiều loại kế hoạch khácnhau nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau theo một định hướng nhất định nhằmthực hiện mục tiêu tối cao của tổ chức

Các kế hoạch của một tổ chức được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau.Theo mỗi tiêu thức phân loại thì lại có một hệ thống kế hoạch khác nhau

1.3.1 Theo mức độ tổng quát

Sơ đồ 2: Sơ đồ phân loại kế hoạch theo mức độ tổng quát

Sứ mệnh là một bức thông điệp thể hiện lý do tồn tại của tổ chức, sứ mệnh sẽtrả lời cho câu hỏi: Tổ chức tồn tại vì mục đích nào? Một tổ chức khi thành lập trướchết đều phải xác định được sứ mệnh của mình Sứ mệnh của một tổ chức được đặt ratrên cơ sở xác định những lĩnh vực hoạt động của tổ chức đó, những giả định về mụcđích, sự thành đạt và vị trí của tổ chức trong môi trường hoạt động của nó Sứ mệnhcủa tổ chức là bộ phận tương đối ổn định, mang tính bản sắc của tổ chức và có vai tròthống nhất cũng như khích lệ các thành viên của tổ chức trong việc thực hiện mục tiêuchung Sứ mệnh tổ chức bao gồm hai loại sau:

Sứ mệnh được công bố: là sứ mệnh thông báo được thông báo một cách côngkhai cho mọi người, thông qua thị trường để doanh nghiệp đạt đựơc mục tiêu, và nóđựơc thể hiện thông qua các khẩu hiệu, các triết lý kinh doanh ngắn gọn của doanhnghiệp

Sứ mệnh không được công bố: Là sứ mệnh thể hiện lợi ích tối cao của doanh

Như vậy, có thể nói sứ mệnh là cơ sở đầu tiên để xác định mục tiêu chiến lượccủa tổ chức, là phương hướng phấn đấu của tổ chức trong suốt thời gian tồn tại củamình và nó là cơ sở để xác định phương thức hành động cơ bản của tổ chức

Kế hoạch chiến luợc

Kế hoạch chiến lược là những kế hoạch đưa ra những mục tiêu tổng thể, dàihạn, và phương thức cơ bản để thực hiện nó trên cơ sở phân tích môi trường và vị trícủa tổ chức trong môi trường đó Các kế hoạch chiến lược do những nhà quản lý cấpcao của tổ chức thiết kế với mục đích là xác định những mục tiêu tổng thể cho tổ chức.Các kế hoạch chiến lược liên quan đến mối quan hệ giữa con người của tổ chức vớicác con người của những tổ chức khác

Kế hoạch tác nghiệp

Kế hoạch tác nghiệp là các kế hoạch chi tiết cụ thể hoá cho các kế hoạch chiếnlược, nó trình bày rõ chi tiết tổ chức cần phải làm như thế nào để đạt được những mụctiêu đã đặt ra trong kế hoạch chiến lược Kế hoạch tác nghiệp thể hiện chi tiết kế hoạchchiến lược thành những hoạt động hàng năm, hàng quý, hàng tháng bao gồm các kếhoạch nguyên vật liệu, kế hoạch nhân công, kế hoạch tiền lương, kế hoạch sản phẩm…

Kế hoạch tác nghiệp nhằm mục đích bảo đảm cho mọi người trong tổ chức đều hiểu vềcác mục tiêu của tổ chức và xác định rõ ràng trách nhiệm của họ trong việc thực hiệnmục tiêu chung đó và các hoạt động cần được tiến hành ra sao để đạt được những kếtquả dự định trước Các kế hoạch tác nghiệp chỉ liên quan đến những người trong cùngmột tổ chức Các kế hoạch tác nghiệp được chia thành hai nhóm sau:

Các kế hoạch tác nghiệp xây dựng một lần sử dụng một lần: là những kế hoạchcho những hoạt động không lặp lại Bao gồm:

Chương trình: Là một tổ hợp các chính sách, các thủ tục, các qui tắc và các

nguồn lực cần thiết có thể huy động nhằm thực hiện các mục tiêu nhất định mang tínhđộc lập tương đối Mục tiêu của chương trình là mục tiêu quan trọng, ưu tiên nhưng lạimang tính độc lập tương đối vì thế trong quá trình thực hiện nó đòi hỏi phải có sự phốihợp của các bộ phận khác Chương trình được hỗ trợ bởi những ngân quĩ cần thiết.Một chương trình tương đối lớn, quan trọng thường bao gồm trong nó nhiều chươngtrình nhỏ phụ trợ Ví dụ chương trình xoá đói giảm nghèo của chính phủ bao gồm cócác chương trình phụ trợ như chương trình hỗ trợ phát triển kinh tế, chương trình cho

vay vốn…

Dự án: Thường có mục tiêu cụ thể, quan trọng, mang tính độc lập tương đối.

Nguồn lực để thực hiện mục tiêu của dự án phải rõ ràng bao gồm cả hình thái nguồnlực theo thời gian và không gian

Các ngân quỹ: Là kế hoạch tác nghiệp được thể hiện bằng số Ngân quỹ không

chỉ đơn thuần là ngân quỹ bằng tiền mà còn có ngân quỹ phi tiền tệ như ngân quỹ nhâncông, ngân quỹ nguyên vật liệu, ngân quỹ máy móc thiết bị…

Các kế hoạch tác nghiệp xây dựng một lần sử dụng nhiều lần: Là các kế hoạchcho những hoạt động thường xuyên lặp lại Bao gồm:

Chính sách: Là những qui định chung để hướng dẫn tư duy và hành động khi

ra quyết định trong các lĩnh vực cơ bản của tổ chức Chính sách thể hiện các quanđiểm và giá trị của tổ chức nhằm giải quyết các vấn đề có tính thường xuyên lặp lại.Trong một tổ chức có thể có nhiều loại chính sách khác nhau cho những mảng hoạtđộng cơ bản Ví dụ: chính sách hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam nhằm xácđịnh các giải pháp và công cụ để hỗ trợ các doanh nghiệp này phát triển hơn nữa nhưcho vay vốn ưu đãi để đầu tư, giảm thuế suất… Chính sách bảo đảm sự phối hợp hànhđộng và giúp cho việc thống nhất các kế hoạch khác nhau trong tổ chức Trong phạm

vi co giãn nào đó thì các chính sách là những tài liệu chỉ dẫn cho việc ra quyết định.Chính sách khuyến khích được tính tự do sáng tạo nhưng phạm vi tự do sáng tạo lạituỳ thuộc vào chức vụ cấp bậc quản lý, mức độ phân quyền của tổ chức…

Thủ tục: Là các kế hoạch chỉ ra một cách chính xác và chi tiết chuỗi các hành

động cần thiết phải thực hiện theo trình tự thời gian hoặc cấp bậc quản lý để đạt đượcmục tiêu nhất định Ví dụ như thủ tục xuất nhập nguyên vật liệu, hàng hoá, thủ tụctuyển sinh …

Quy tắc: Là loại hình kế hoạch đơn giản nhất cho biết những hành động nào có

thể làm, những hành động nào không được làm Giữa thủ tục và quy tắc có điểm giốngnhau đó là: Đều là những hướng dẫn mang tính bắt buộc cho các hoạt động Nhưngcác quy tắc gắn với việc hướng dẫn hành động mà không bao hàm về mặt thời gian,trong khi đó thủ tục bao hàm quy định trình tự thời gian cho các hành động Ví dụ:Quy tắc không được hút thuốc trong công sở, quy tắc không được sử dung tài liệutrong thi cử Ngoài ra, các chính sách hướng dẫn việc ra quyết định trong khi quy tắccũng là sự hướng dẫn nhưng không cho phép có sự lựa chọn hay sáng tạo trong khi áp

dụng chúng Như vậy, chính sách có độ linh hoạt cao hơn so với quy tắc và thủ tục.

1.3.2 Theo thời gian thực hiện kế hoạch

Các kế hoạch được phân ra thành kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn

Kế hoạch dài hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ từ 5 năm trở lên nhằm xác định các

lĩnh vực hoạt động của tổ chức, xác định các mục tiêu, chính sách giải pháp dài hạn vềtài chính, đầu tư, nghiên cứu phát triển…do những nhà quản lý cấp cao lập mang tínhtập trung cao và linh hoạt

Kế hoạch trung hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ từ 1 đến 5 năm nhằm phác thảo

các chính sách, chương tình trung hạn để thực hiện các mục tiêu được hoạch địnhtrong chiến lược của tổ chức Kế hoạch trung hạn được lập bởi các chuyên gia quản lýcấp cao, chuyên gia quản lý điều hành đồng thời nó ít tập trung và ít uyển chuyển hơn

kế hoạch dài hạn

Kế hoạch ngắn hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ dưới 1 năm, là sự cụ thể hoá

nhiệm vụ sản xuất kinh doanh dựa vào mục tiêu chiến lược, kế hoạch, kết quả nghiêncứu thị trường, các căn cứ xây dựng kế hoạch phù hợp với điều kiện năm kế hoạch docác chuyên gia quản lý điều hành và chuyên gia quản lý thực hiện lập nên Kế hoạchnày không mang tính chất tập trung và thường rất cứng nhắc, ít linh hoạt

Ba loại kế hoạch trên có quan hệ hữu cơ với nhau Trong đó, kế hoạch dài hạngiữ vai trò trung tâm, chỉ đạo trong hệ thống kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp, là cơ sở để xây dựng kế hoạch trung hạn và kế hoạch hằng năm

1.3.3 Theo mức cụ thể

Bao gồm kế hoạch cụ thể và kế hoạch định hướng

Kế hoạch cụ thể: Là những kế hoạch mà mục tiêu đã được xác định rất rõ ràng,

không có sự mập mờ và hiểu nhầm trong loại kế hoạch này

Kế hoạch định hướng: Là kế hoạch đưa ra những hướng chỉ đạo chung và có

tính linh hoạt Khi môi trường có độ bất ổn định cao, khi doanh nghiệp đang trong giaiđoạn hình thành và suy thoái trong chu kỳ kinh doanh của nó thì kế hoạch định hướnghay được sử dụng hơn kế hoạch cụ thể

Tuy nhiên, việc phân loại kế hoạch theo các tiêu thức trên chỉ mang tính chấttương đối, các kế hoạch có mối quan hệ qua lại với nhau.Ví dụ như, kế hoạch chiếnlược có thể bao gồm cả kế hoạch dài hạn và ngắn hạn nhưng kế hoạch chiến lược nhấnmạnh bức tranh tổng thể và dài hạn hơn, trong khi đó kế hoạch tác nghiệp phần lớn là

những kế hoạch ngắn hạn.

1.4 Các bước lập kế hoạch

Bước 1: Xác định sứ mệnh và mục tiêu của doanh nghiệp, tổ chức

Sứ mệnh của tổ chức (mission) là lý do để nó tồn tại Sứ mệnh của tổ chứcthường trả lời những câu hỏi quan trọng như: Tại sao tổ chức tồn tại? Tổ chức kinhdoanh trong lĩnh vực nào? Tổ chức sẽ đi về đâu? Bản công bố sứ mệnh của tổ chức có

ý nghĩa khuyến khích, thúc đẩy các thành viên suy nghĩ và hành động theo chúng mỗingày

Các mục tiêu cần được xác định một cách cụ thể trên các phương diện về sốlượng, các điều kiện cụ thể, các dữ kiện có thể đo lường được và được thể hiện bằngvăn bản mang tính bắt buộc để thực hiện trong một thời gian nhất định Nói cách khác:Các mục tiêu thể hiện sự cam kết của doanh nghiệp để hoàn thành một công việc cụthể ở mức độ và thời gian nào đó

Bước 2: Phân tích những cơ hội và đe dọa, những điểm mạnh, yếu của tổ chức

Việc phân tích những cơ hôi, đe doạ, điểm mạnh, yếu của tổ chức thường thôngqua việc sử dụng mô hình phân tích SWOT SWOT là tập hợp viết tắt những chữ cáiđầu tiên của các từ tiếng Anh: Điểm mạnh (Strengths), Điểm yếu (Weaknesses), cơ hội(Opportunities) và nguy cơ (Threats) Đây là công cụ cực kỳ hữu ích giúp chúng ta tìmhiểu vấn đề hoặc ra quyết định trong việc tổ chức, quản lý cũng như trong kinh doanh

Trên thực tế, việc vận dụng SWOT trong xây dựng kế hoạch kinh doanh, hoạchđịnh chiến lược, đánh giá đối thủ cạnh tranh, khảo sát thị trường, phát triển sản phẩm

và cả trong các báo cáo nghiên cứu, đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựachọn

Phân tích SWOT là phân tích các yếu tố môi trường bên ngoài mà doanhnghiệp phải đối mặt (các cơ hội và nguy cơ) cũng như các yếu tố thuộc môi trường nội

bộ doanh nghiệp (các mặt mạnh và mặt yếu) Đây là một việc làm khó đòi hỏi nhiềuthời gian, công sức, chi phí, khả năng thu nhập, phân tích và xử lý thông tin sao chohiệu quả nhất

Doanh nghiệp xác định các cơ hội và nguy cơ thông qua phân tích dữ liệu vềthay đổi trong các môi trường: Kinh tế, tài chính, chính trị, pháp lý, xã hội và cạnhtranh ở các thị trường nơi doanh nghiệp đang hoạt động hoặc dự định thâm nhập

Các cơ hội có thể bao gồm tiềm năng phát triển thị trường, khoảng trống thịtrường, gần nguồn nguyên liệu hay nguồn nhân công rẻ và có tay nghề phù hợp.

Các nguy cơ đối với doanh nghiệp có thể là thị trường bị thu hẹp, cạnh tranhngày càng khốc liệt, những thay đổi về chính sách có thể xảy ra, bất ổn vê chính trị ởcác thị trường chủ chốt hay sự phát triển công nghệ mới làm cho các phương tiện vàdây chuyền sản xuất của doanh nghiệp có nguy cơ trở nên lạc hậu

Với việc phân tích môi trường nội bộ của doanh nghiệp, các mặt mạnh về tổchức doanh nghiệp có tthể là các kỹ năng, nguồn lực và những lợi thế mà doanhnghiệp có được trước các đối thủ cạnh tranh (năng lực chủ chốt của doanh nghiệp) như

có nhiều nhà quản trị tài năng, có công nghệ vượt trội, thương hiệu nổi tiếng, có sẵntiền mặt, doanh nghiệp có hình ảnh tốt trong mắt công chúng hay chiếm thị phần lớntrong các thị trường chủ chốt

Những mặt yếu của doanh nghiệp thể hiện ở những thiếu sót hoặc nhược điểm

và kỹ năng, nguồn lực hay các yếu tố hạn chế năng lực cạnh tranh của các doanhnghiệp Đó có thể là mạng lưới phân phối kém hiệu quả, quan hệ lao động không tốt,thiếu các nhà quản trị có kinh nghiệm quốc tế hay sản phẩm lạc hậu so với các đối thủcạnh tranh

Kết quả của quá trình phân tích SWOT phải đảm bảo được tính cụ thể, chínhxác, thực tế và khả thi vì doanh nghiệp sẽ sử dụng kết quả đó để thực hiện những bướctiếp theo như: Hình thành chiến lược, mục tiêu chiến lược chiến thuật và cơ chế kiểmsoát chiến lược cụ thể Chiến lược hiệu quả là những chiến lược tận dụng được các cơhội bên ngoài và sức mạnh bên trong cũng như vô hiệu hóa được những nguy cơ bênngoài và hạn chế hoặc vượt qua được những yếu kém của bản thân doanh nghiệp

Bước 3: Xây dựng các kế hoạch chiến lược dự thảo để lựa chọn

Chiến lược dự thảo để lựa chọn chiến lược tối ưu nhất được xây dựng sau khihoàn thành đánh giá doanh nghiệp trên mọi phương diện Quá trình đánh giá và lựachọn các chiến lược này được xem xét trong những điều kiện môi trường

Bốn chiến lược phát triển thông dụng nhất thường được sử dụng trong hoạchđịnh chiến lược:

 Chiến lược thâm nhập thị trường

Bao hàm việc tìm kiếm cơ hội phát triển trong thị trường mà doanh nghiệp đanghoạt động với những hàng hoá và dịch vụ hiện có Sự gia tăng thị phần bằng cách kích

thích sức mua đối với sản phẩm, thu hút khách hàng của đối thủ cạnh tranh bằng cáchgiảm giá bán, nâng có chất lượng sản phẩm, cải tiến mẫu mã

Thâm nhập thị trường bằng cách: Tăng quy mô thị trường, biến khách hàngtiềm năng thành khách hàng hiện tại

 Chiến lược mở rộng thị trường

Bao hàm việc tìm kiếm những thị trường mới cho sản phẩm hiện có ba phươngpháp cơ bản để thực hiện chiến lược này là tìm những khu vực thị trường mới vànhững người tiêu dùng mới

 Chiến lược phát triển sản phẩm

Quá trình tạo ra những sản phẩm mới hoặc cải tiến những sản phẩm hiện có.Doanh nghiệp có thể đi vào những lĩnh vực kinh doanh mới được đánh giá có triểnvọng lớn cho sản phẩm mới

Bước 4 : Triển khai kế hoạch

Sau khi chuẩn bị và lựa chọn một chiến lược thích hợp, doanh nghiệp cần phảitriển khai kế hoạch đó

1.5 Khái quát chung về văn phòng

1.5.1 Khái niệm văn phòng

Cho dù là cơ quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tưnhân hay công ty đa quốc gia cũng không thê thiểu dược bộ phận văn phòng, bộphận này đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan cũng như doanhnghiệp

Có nhiều quan niệm khác nhau vê vân phòng, nhưng công việc chủ yếu của vănphòng gồm : xử lý và lưu trữ thông tin, tổ chức văn phòng, tổ chức các buổi hội họp,chiêu đãi, công tác tễ tân, trợ giúp thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong công tác quản lý

để thu dược kết quà cao hơn trong công việc…

Trong lịch sử nghiên cứu về quản trị văn phòng có rất nhiều tác giả đã tiếp cậndưới nhiều góc độ khác nhau, mang tới cho người đọc cái nhìn thực tế và sâu sắc hơn

về quản trị văn phòng

Theo GS.TS Nguyễn Thành Độ

Văn phòng có thể được hiểu theo nhiều giác độ khác nhau như sau:

● Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp choviệc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị Theo quan niệm này thì ở các cơ

quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụVăn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty ) còn ở các cơquan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp.

● Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểmgiao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó

Ngoài ra vãn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thù trưởng có tầm cỡcao như: Nghị sỹ, kiến trúc sư trưởng Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo nhữngcách khác nhau nhưng đều có điểm chung đó là:

● Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể củatừng cơ quan, ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy vãn phòng sẽ gồm nhiều

bộ phận với số lượng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động; còn các

cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giản thì văn phòng có thể gọnnhẹ ở mức độ tối thiểu

● Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định.Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động củacông tác văn phòng

Theo T.S Nguyễn Thị Ngọc An

Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh.Nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đíchthông tin sao cho hiệu quả

Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổchức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra

Quản trị văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa vàkiểm soát các hoạt động xử lý thông tin

Như vậy ta có thể rút ra khái niệm ngắn gọn và cơ bản nhất của văn phòng như

sau: “Văn phòng là bộ phận không thể tách rời của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; là nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành; thực hiện và hỗ trợ công tác hành chính cho các đơn vị chức năng, nhằm giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”

1.5.2 Vai trò của văn phòng

Văn phòng là một trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các chức năngchính của công ty do các phòng, ban, bộ phận khác đảm nhiệm Một số vai trò chủ yếu

của văn phòng là:

Trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp các qui trình hoạt động củacông ty

Cánh tay đặc lực của các cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực hiện chính sách quản

lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ

Trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảo thường nhật (chỉtiêu, định mức, qui trình,…)

Trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chức năng trong cáchoạt động hoặc dự án chuyên biệt v.v…

1.5.3 Chức năng của văn phòng

Xuất phát từ quan niệm trên về văn phòng và công tác văn phòng, có thể thấyvãn phòng có các chức năng cư bán sau

1.5.3.1 Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trương có cơ sở để lựa chọnquyết định quán lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổ chức đó

Muốn có những quyết định đúng đắn, kịp thời có cơ sứ và mang tính khoa học,người ra quyết định phái nấm được nhiều lĩnh vực phái có mặt ớ mọi lúc, mọi nơi…Điều này vượt quá khá năng của một con người Vì lý do đó, người thú trướng cần ýkiến tham mưu cùa lực lượng trợ giúp Thông thường, theo cơ cấu tổ chức trực tuyến –chức năng, lực lượng trợ giúp về các lĩnh vực chuyên môn nằm ở các phòng ban chứcnăng Vãn phòng sẽ giúp thủ trướng trong việc tổng hợp các ý kiên chuyên môn đó,phân tích, chọn lọc dể đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho thủtrướng những thông tin, những phương án quyết định kịp thời và dứng dắn

Như vậy, tham mưu và tổng hợp là 2 mặt gắn kết hữu cơ với nhau trong mộtchứcnăng luôn tỏ ra hữu hiệu vì ná mang tính tham vấn, khách quan, không bị gò bó,ràng buộc

1.5.3.2 Chức năng giúp việc điều hành

Văn phòng là bộ máy trực tiếp giúp cho việc điếu hành quản lý của ban lãnhđạo cơ quan, đơn vị dự án thông qua các công việc cụ thể như xây dựng chương trình,

kế hoạch còng tác ngàv, tuần, tháng, quý… và tổ chức triển khai thực hiện các kếhoạch đó Văn phòng cũng là nơi thực hiện các hoạt động lẻ tân; tổ chức các cuộc họp,các hội nghị, các cuộc đàm phán, thảo luận; tổ chức các chuyến di công tác của lãnh

đạo; soạn thảo và quán lý các văn bản…

1.5.3.4 Chức năng hỗ trợ cho hoạt động - sản xuất kinh doanh (đối với doanh nghiệp hoạt động về lĩnh vực sản xuất kinh doanh)

Trong hoạt động của các doanh nghiệp thì văn phòng không thuần túy chỉ giảiquyết các công việc hành chính, mà văn phòng còn phải tham gia vào công việc sảnxuất, kinh doanh một cách tích cực và hiệu quả Văn phòng ngoài các công việc hànhchính còn thực hiện các công việc như giải quyết thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hànghóa; tìm kiếm, giữ gìn các mối quan hệ với đối tác, với khách hàng; giải quyết các thắcmắc, thậm chí là các tranh chấp với khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ của củadoanh nghiệp; thực hiện các hoạt động tiếp thị, duy trì và giải quyết tốt mối quan hệvới các cơ quan nhà nước… Chức năng này cho thấy rõ vị trí, vai trò quan trọng củavăn phòng doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường

1.5.4 Nhiệm vụ của văn phòng

Các chức năng của văn phòng được thể hiện ớ các nhiệm vụ cụ thể sau:

a)Tổng hợp chương trình công tác cho cơ quan, đơn vị

Mỗi cơ quan, đơn vị, dự án có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác xây dựng.Song muốn đạt được mục tiêu chung thì các kế hoạch đó phái dược kết nối thành hệthống kế hoạch hoàn chính, ăn khớp và hỗ trợ cho nhau Văn phòng là đơn vị tổng hợp

ké hoạch tổng thể của cơ quan, đơn vị và đôn đốc các hộ phận khác tlụrc hiện

Mặt khác, văn phòng có nhiệm vụ trực tiếp xây dựng chương trình, kế hoạchcông tác trong quý tháng, tuần… của ban lãnh đạo giúp lãnh đạo triển khai, thực hiệncác kế hoạch đó

b) Thu thập xử lý