Công tác quản trị văn phòng tại UBND thị xã Bỉm Sơn

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 4 Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND THỊ XÃ BỈM SƠN 4 1.1. Tổng quan về công tác quản trị văn phòng 4 1.1.1. Khái niệm , vai trò, nhiệm vụ của công tác quản trị văn phòng 4 1.1.2. Vị trí,mối quan hệ của văn phòng với các cơ quan khác. 6 1.2. Khái quát về UBND thị xã Bỉm Sơn 8 1.2.1. Vài nét về UBND thị xã Bỉm Sơn 8 1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND thị xã Bỉm Sơn. 8 * Tiểu kết: 10 Chương 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND THỊ XÃ BỈM SƠN 11 2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản. 11 2.1.1. Các quy định của UBND thị xã Bỉm Sơn về ban hành và soạn thảo văn bản. 11 2.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND thị xã Bỉm Sơn. 11 2.1.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 12 2.2. Tổ chức quản lí giải quyết văn bản. 13 2.2.1. Quy trình quản lý và giải quyết các văn bản đi 13 2.2.2. Quy trình quản lý và giải quyết các văn bản đến( phụ lục) 15 2.3. Tổ chức quản lí và sử dụng con dấu. 16 2.3.1. Quản lý con dấu. 16 2.3.2. Sử dụng con dấu 17 2.4. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 17 2.4.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 18 2.4.2.Công tác chỉnh lý tài liệu 18 2.4.3.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 19 * Tiểu kết: 20 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND THỊ XÃ BỈM SƠN 21 3.1. Một vài nhận xét về công tác văn phòng tại UBND thi xã Bỉm Sơn. 21 3.1.1.Ưu điểm 21 3.1.1. Nhược điểm 21 3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn phòng tại UBND thị xã Bỉm Sơn 22 * Tiểu kết: 23 KẾT LUẬN 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 PHỤ LỤC 26

Xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu “ công tác quản trị văn phòng tạiUBND thị xã Bỉm Sơn” là đúng sự thật Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm vềcác nội dung trong đề tài nghiên cứu

Sinh viên thực hiện

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

PHẦN NỘI DUNG 4

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND THỊ XÃ BỈM SƠN 4

1.1 Tổng quan về công tác quản trị văn phòng 4

1.1.1 Khái niệm , vai trò, nhiệm vụ của công tác quản trị văn phòng 4

1.1.2 Vị trí,mối quan hệ của văn phòng với các cơ quan khác 6

1.2 Khái quát về UBND thị xã Bỉm Sơn 8

1.2.1 Vài nét về UBND thị xã Bỉm Sơn 8

1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND thị xã Bỉm Sơn 8

* Tiểu kết: 10

Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND THỊ XÃ BỈM SƠN 11

2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 11

2.1.1 Các quy định của UBND thị xã Bỉm Sơn về ban hành và soạn thảo văn bản 11

2.1.2 Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND thị xã Bỉm Sơn 11

2.1.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 12

2.2 Tổ chức quản lí giải quyết văn bản 13

2.2.1 Quy trình quản lý và giải quyết các văn bản đi 13

2.2.2 Quy trình quản lý và giải quyết các văn bản đến( phụ lục) 15

2.3 Tổ chức quản lí và sử dụng con dấu 16

2.3.1 Quản lý con dấu 16

2.3.2 Sử dụng con dấu 17

2.4 Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 17

2.4.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 18

2.4.2.Công tác chỉnh lý tài liệu 18

2.4.3.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 19

* Tiểu kết: 20

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND THỊ XÃ BỈM SƠN 21

3.1 Một vài nhận xét về công tác văn phòng tại UBND thi xã Bỉm Sơn 21 3.1.1.Ưu điểm 21

3.1.1 Nhược điểm 21

3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn phòng tại UBND thị xã Bỉm Sơn 22

* Tiểu kết: 23

KẾT LUẬN 24

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 25

PHỤ LỤC 26

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài

Trong thời buổi nền kinh tế thị trường cạnh tranh hiện nay, công tác vănphòng có vai trò đặc biệt quan trọng đối với một tổ chức nói chung Với vị trí vàvai trò của mình văn phòng sẽ là trợ thủ đắc lực nhất của đơn vị, cơ quan trongviệc tham mưu, hoạch đinh, tổng hợp, kiểm tra giám sát và đôn đốc mọi họađộng, mang lại những giá trị thiết thực có ý nghĩa to lớn đối với bất kì cơ quanđơn cị nào.Nó đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý được tập trung mộtcách thống nhất, hoạt động thường xuyên, liên tục và có hiệu quả Văn phòngđược coi là bộ máy thực hiện các chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủtrưởng cơ quan

Công tác văn phòng thực sự là một mắt xích quan trọng trong bộ máyhoạt động của cơ quan đơn vị tạo nên sức mạnh kết hợp các yếu tố thành mộtthể thống nhất

Là sinh viên năm hai chuyên ngành quản trị văn phòng, tôi chọn vấn đềcông tác quản trị văn phòng để ứng dụng những lí luận đã được học và kiểmchứng nó trong thực tế Hơn nữa tôi lựa chọn đề tài này vì thuận lợi trong việclấy tài liệu và đó là đề tài quan trọng đối với sinh viên quản trị văn phòng Nó sẽgiúp tôi tích lũy thêm những kiến thức chuyên ngành tạo điều kiện thuận lợi choquá trình học tập và làm việc của tôi sau này

Với tất cả những lí do trên tôi đã chọn đề tài “ Công tác quản trị văn phòng tại UBND thị xã Bỉm Sơn ” cho bài tiểu luận của tôi.

2 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác văn phòng, cho tới nay trên cảphương diện lí luận và thực tiễn, vấn đề công tác văn phòng đã nhận được sựquan tâm của rất nhiều học giả

Tầm quan trọng của công tác văn phòng trong giáo trình của GS.TS.Nguyễn Thành Độ đã cung cấp cho tôi cơ sở lý luận, kết hợp với “ báo cáo thựctập về công tác quản trị văn phòng” của anh Huỳnh Bá Học đã cung cấp số liệuthực tiễn Vì vậy tôi đã chọn đê tài này để khai thác và nghiên cứu, nhằm đưa ra

một số giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại UBND thị xã BỉmSơn.

3.Mục tiêu nghiên cứu

- Mục tiêu: Tìm hiểu cơ sở thực tiễn, lí luận của công tác văn phòng Phântích, đánh giá việc thực hiên công tác văn phòng của Ủy ban nhân dân thị xãBỉm Sơn trong giai đoạn 2012-2016 Từ đó đề ra được các giải pháp giúp cảithiện hiệu quả hoạt động trong công tác văn phòng được tốt hơn

- Nhiệm vụ: Tìm hiểu hoạt động công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dânthị xã Bỉm Sơn Đưa ra ưu điểm, nhược điểm trong hoạt động công tác vănphòng và những giải pháp hoàn thiện những mặt chưa tốt Góp phần xây dựngvăn phòng làm việc chuyên nghiệp hiện đại

4 Phạm vi nghiên cứu

Không gian: bài tiểu luận tập trung nghiên cứu tại UBND thị xã Bỉm SơnThời gian: công tác văn phòng của UBND thị xã Bỉm Sơn từ năm 2012đến năm 2016

5.Phương pháp nghiên cứu

Đề tài được nghiên cứu trên cơ sở những nguyên lí cơ bản của chủ nghĩaMác – Lê nin, tư tưởng Hồ Chí Minh, những quy đinh của nhà nước về công tácvăn phòng và thực tiễn công cuộc đẩy mạnh cải cách hành chính nước ta hiệnnay Bên cạnh đó tôi còn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu thực tiễn như:

- Phương pháp thu thập thông tin

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp khảo sát thực tế

- Phương pháp xử lí thông tin

- Phương pháp tổng hợp, phân tích, logic

- Một số phương pháp khác

6 Đối tượng nghiên cứu

Công tác văn phòng tại UBND thị xã Bỉm Sơn

7 Bố cục

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, đề tài

còn được triển khai thành 3 chương:

Chương 1 Lý luận chung về công tác văn phòng và khái quát về UBND thị xã Bỉm Sơn.

Chương 2 Thực trạng về công tácquản trị văn phòng tại UBND thị xã Bỉm Sơn.

Chương 3 Một số giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng tại UBND thị xã Bỉm Sơn.

PHẦN NỘI DUNG Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ KHÁI

QUÁT VỀ UBND THỊ XÃ BỈM SƠN 1.1 Tổng quan về công tác quản trị văn phòng

1.1.1 Khái niệm , vai trò, nhiệm vụ của công tác quản trị văn phòng

Công tác quản trị văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nộidung hoạt động của cơ quan, đơn vị Nó được cơi là một chỉnh thể gồm việcquản lý, tổ chức và sử dụng thông tin để duy trì hoạt động của cơ quan, đơn vịnhằm đạt kết quả mong muốn Công tác này đòi hỏi các hoạt động như sắp xếp,

bố trí công việc cũng như trang thiết bị làm việc, nguồn nhân lực, các yếu tố vậtchất và phi vật chất….nhằm hoàn thành mục tiêu với kết quả cao nhất Để hiểusâu hơn về công tác quản trị văn phòng cần tìm một số khái niệm sau:

* khái niệm “quản trị”

- Theo Nguyễn Hải Sản: “ Quản trị là quá trình làm việc với con người vàthông qua con người để thực hiện những mục tiêu của tổ chức trong một môitrường luôn biến động” [3; Tr 2]

* khái niệm “văn phòng”

Trong những năm gần đây, khái niệm về văn phòng đã trở nên phổ biếnvới tất cả mọi người không chỉ ở Việt Nam mà còn trên toàn thế giới Vănphòng hiểu theo cách đơn giản đó là nơi thực hiện các công việc liên quan đến

giấy tờ Cụ thể hơn văn phòng có thể hiểu như sau: “Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan” [2; Tr 6]

Theo nghĩa hẹp văn phòng là “Văn phòng được hiểu là trụ sở , địa điểm làm việc, nơi giao tiếp đối nội và đối ngoại của một cơ quan, tổ chức” [1; Tr 9]

Chức năng của văn phòng thể hiện ở 2 mặt

- Tham mưu tổng hợp

- Công tác đảm bảo vật chất kĩ thuật cho cơ quan hoạt động

* Vai trò của công tác văn phòng:

Văn phòng của bất kì cơ quan tổ chức nào cũng là một tất yếu kháchquan Văn phòng có vai trò then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả và chấtlượng hoạt động của cơ quan Nói một cách khác văn phòng vừa là bộ não vừa

là bộ mặt của cơ quan; là nơi thu nhận và phát ra những thông tin kịp thời nhấtcho lãnh đạo xử lý; đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ quan, đơn

vị được trôi chảy và hiệu quả cao

Vai trò đó của văn phòng được thể hiện trên các phương diện sau :

Thứ nhất,văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hànhcủa các cơ quan tổ chức Bởi vì các chỉ đạo, quyế định của thủ trưởng đều phảiqua văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác Văn phòng cótrách nhiệm theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉđạo của lãnh đạo cơ quan

Thứ hai, văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, đặc biệt làquan hệ đối ngoại của cơ quan Văn phòng được coi là ” cổng gác thông tin “của cơ quan, tổ chức Đây là hoạt động vô cùng quan trọng, nó quyết định đến

sự thành công hay thất bại của tổ chức

Thứ ba, văn phòng là bộ máy làm việc của lãnh đạo Mọi công việc củavăn phòng đều nhằm thực hiện các mục tiêu của nhà quản lý như việc ra vănbản, tập hợp đưa ra các phương án…

Thứ tư, văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hànhcủa cơ quan, tổ chức Văn phòng là nơi trung chuyển mọi công việc của các cánhân, phòng ban tới thủ trưởng để đạt được mọi mục tiêu của cơ quan tổ chức

Thứ năm, văn phòng được ví là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp chocác hoạt động của các phòng ban, đơn vị nói chung và của các nhà lãnh đạo nóiriêng

* Nhiệm vụ của công tác văn phòng

Văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp tổ chức thực hiện nhiều côngviệc khác nhau, với phạm vi rộng Có thể chia làm các nhóm nhiệm vụ cơ bảnliên quan tới từng chức năng cụ thể:

- Nhóm công việc hành chính;

-Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tổng hợp – tham mưu;

-Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo; -Nhóm nhiệm vụ chức năng hậu cần;

1.1.2 Vị trí,mối quan hệ của văn phòng với các cơ quan khác.

* Vị trí của văn phòng:

Văn phòng là bộ phận chuyên môn, là bộ máy giúp việc tổng hợp của lãnhđạo cơ quan, doanh nghiệp Việc đảm bảo cho hoạt động của lãnh đạo được trôichảy, thuận lợi, hiệu quả thông qua các chương trình, kế hoạch do văn phòngxây dựng như lịch công tác hàng tuần, lịch tiếp khách, tổ chức chu đáo mỗi khilãnh đạo tham dự các cuộc họp, hội nghị hoặc bố trí đầy đủ, an toàn mỗi khilãnh đạo đi công tác… Ngoài ra, văn phòng còn là “bộ lọc” giúp cho lãnh đạokhông mất thời gian vào những công việc sự vụ hàng ngày, đơn giản, mà tậptrung vào các công việc chính, chiến lược cho sự phát triển của cơ quan, tổchức

Văn phòng là đầu mối thông tin của cơ quan, doanh nghiệp Văn phòng tổchức các nguồn thông tin và quy trình nghiệp vụ để đảm bảo thông tin cho hoạtđộng quản lý của lãnh đạo cũng như hỗ trợ thông tin nghiệp vụ cho các đơn vịkhác

Văn phòng cũng là nơi truyền đạt mọi thông tin chính thức ra ngoài cơquan, doanh nghiệp Các thông tin của văn phòng tiếp nhận, xử lý và cung cấprất đáng tin cậy vì đã được xử lý theo quy trình nghiệp vụ có kiểm soát chặt chẽ

Và những thông tin văn phòng cung cấp ra ngoài là những thông tin chính thứccủa cơ quan, doanh nghiệp Chính vì vậy, những người làm công tác hành chính

văn phòng không thể làm trái các quy định trong việc thu thập xử lý thông tinhoặc tùy tiện trong việc phát ngôn vì sẽ ảnh hưởng rất lớn tới lãnh đạo cũng nhưtới hoạt động cảu cơ quan, doanh nghiệp Văn phòng là bộ phận tham mưu trựctiếp của lãnh đạo trong công tác điều hành, quản lý hành chính cơ quan, doanhnghiệp Trong công tác quản lý cơ quan, tổ chức, các quyết định của lãnh đạoban hành hầu như đều có sự đóng góp của văn phòng thông qua những côngviệc cụ thể như nắm thông tin, đánh giá tình hình, nghiên cứu các văn bản phápluật, đưa ra dự báo và giải pháp Có thể nói ở vị trí này, văn phòng được coi là

“cánh tay phải” của các nhà lãnh đạo

Văn phòng là nơi tổ chức các hoạt động đối nội – đối ngoại của cơ quan,doanh nghiệp Có thể nói, hầu hết các hoạt động giao tiếp chính thức của giữa cơquan, doanh nghiệp với công dân, đối tác, khách hàng đều được tổ chức tại vănphòng Việc tiếp đón trọng thị, sự ứng xử lịch thiệp trong giao tiếp của các cán

bộ nhân viên, phong cách làm việc chuyên nghiệp sẽ làm đối tác, khách hàng hàilòng vì được tôn trọng Thiết kế văn phòng hợp lý, khoa học, có tính thẩm mỹcao cùng với chế độ làm việc chặt chẽ sẽ gây ấn tượng lớn đối với khách Tất cảnhững ấn tượng tốt đẹp đó sẽ góp phần nâng cao vị thế, uy tín của cơ quan,doanh nghiệp, góp phần quảnq bá thương hiệu của cơ quan, doanh nghiệp.Chính vì thế, văn phòng còn được coi là “bộ mặt” của cơ quan, doanh nghiệp

* Mối quan hệ công tác của văn phòng:

Trong quan hệ công tác với các đơn vị, phòng ban trong cơ quan, doanhnghiệp thì văn phòng có mối quan hệ ngang cấp, phối kết hợp với các đơn vị,phòng ban trong việc thực hiện các chương trình, kế hoạch chung của cơ quan,doanh nghiệp Tuy nhiên, ở góc độ giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, văn phòngthường là đầu mối, chủ trì trong việc phối hợp với các đơn vị khác thực hiện cácnhiệm vụ chung liên quan tới công tác quản lý Chẳng hạn như trong việc xâydựng và thực hiện “Nội quy lao động” thì phải có sự tham gia của tất cả các đơn

vị, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp, nhưng văn phòng còn có tráchnhiệm đôn đốc, nhắc nhở, theo dõi và phối hợp với lãnh đạo các đơn vị khác để

kiểm tra, đánh giá, tổng hợp và đề xuất các biện pháp cho lãnh đạo trong việcđảm bảo thực hiện tốt Nội quy của cơ quan, doanh nghiệp.

1.2 Khái quát về UBND thị xã Bỉm Sơn

1.2.1 Vài nét về UBND thị xã Bỉm Sơn

Thị xã Bỉm Sơn nằm ở phía bắc tỉnh Thanh Hóa Thị xã Bỉm Sơn đượcxác định là trung tâm kinh tế của vùng kinh tế động lực, đồng thời là cửa ngõphía bắc tỉnh Thanh Hóa., với diện tích tự nhiên là 6.668,1ha, quy mô dân sốđến năm 2020 là 200.000 người Bỉm Sơn là vùng đất thấp dần từ Tây sangĐông Tuy diện tích không rộng nhưng Bỉm Sơn vừa có vùng đồng bằng, vùngnúi đá, vùng đồi và sông suối.Vùng đồi núi có diện tích 50,97 km2, chiếm76,3%.Vùng đồng bằng có diện tích 15,19 km2, chiếm 23,7% Thị xã có 8 đơn

vị hành chính trực thuộc gồm 6 phường: Ba Đình, Bắc Sơn, Đông Sơn, LamSơn, Ngọc Trạo, Phú Sơn và 2 xã: Hà Lan, Quang Trung Nằm trong vùng cảnhquan thiên nhiên đẹp, có nhiều di tích lịch sử nổi tiếng đã được xếp hạng và bảotồn như: Đền song, Đền Chín giếng, Đèo ba dội… Dự kiến đến năm 2020 quy

mô đất xây dựng của thị xã là 1.872ha Với điều kiện tự nhiên thuận lợi, nguồnnhân lực dồi dào trong tương lại thị xã Bỉm Sơn sẽ là một khu công nghiệp pháttriển mạnh mẽ theo hướng công nghiệp hó, hiện đại hóa

cơ quan cấp trên

- Chịu trách nhiệm nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn bản của

cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND nhằm đảm bảo thực hiệnchủ trương chính sách, biện pháp phát triển kinh tế, xã hội, củng cố quốc phòng,

an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.

- UBND thị xã Bỉm Sơn thực hiên chức năng quản lý nhà nước ở địaphương góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hànhchính Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở

* Nhiệm vu, quyền hạn

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội hàng năm trình HĐNDcùng cấp thông qua, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch

- Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn thị xã, dự toánthu, chi nhân sách và phân bổ ngân sách của địa phương theo pháp luật

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra Nghịquyết của HĐND thị xã cho các xã, phường về thực hiện ngân sách địa phươngtheo quy định

- Xây dựng kế hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp- tiêu thủ côngnghiệp, du lịch, dịch vụ thương mại, các nghành nghề, làng nghề tại địa phươngtrình cấp trên phê duyệt

-Quản lý nhà nước về công tác giáo dục, văn hóa, thông tin thể thao, ý

tế, khoa học công nghệ, giao thông vận tải …

* Cơ cấu tổ chức của UBND thị xã bao gồm:

- Chủ tịch UBND là ngươi lãnh đạo và điều hành toàn bộ công việc củaUBND thị xã, có trách nhiệm giải quyết công việc theo quy định tại điều 126 và

127 Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân năm 2003 và nhữngvấn đề khác mad pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của chủ tịch UBND thịxã

- Phó chủ tịch UBND thị xã được chủ tịch UBND xã phân phụ trách một

số công tác, chỉ đạo một số cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND thị xã vàUBND các xã, phường Bao gồm 02 phó chu tịch: Một số người phụ trách khốikinh tế, một số người phụ trách khối văn hóa xã hội

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND thị xã Bỉm Sơn [Xem phụ lục 2].

* Tiểu kết:

Trong chương 1, tôi đã trình bày lý luận chung về công tác quản trị vănphòng và khái quát về UBND thị xã Bỉm Sơn Từ đó giúp tôi hiểu rõ hơn vềhoạt công tác văn phòng cũng như chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của

bộ phận văn phòng UBND thị xã Bỉm Sơn Nhưng nội dung ở chương 1 sẽ là cơ

sở để tôi triển khai các vấn đề ở chương 2

Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

TẠI UBND THỊ XÃ BỈM SƠN 2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản.

Trong thời gian vừa qua, công tác soạn thảo văn bản của văn phòngUBND thị xã Bỉm Sơn cơ bản đảm bảo giải quyết được nhiệm vụ được giao.Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của phápluật.Các văn bản hành chính mà UBND thị xã Bỉm Sơn thường soạn thảo là baogồm các văn bản sau: quyết định, báo cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch,giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép…

2.1.1 Các quy định của UBND thị xã Bỉm Sơn về ban hành và soạn thảo văn bản

Các văn bản của UBND thị xã do các chuyên viên soạn thảo phải dựa vàocác văn bản sau:

- Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật

- Thông tư liên tịch sô 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn về thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản

- Nghị quyết số 101/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chínhphủ về công tác văn thư, lưu trữ

2.1.2 Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND thị xã Bỉm Sơn

- Chủ tịch UBND: có thẩm quyền ký các văn bản như văn bản Quy phạnpháp luật của UBND thị xã ( quyết định ), Tờ trình, Báo cáo, Công văn hànhchính của UBND thị xã gửi cơ quan Nhà nước cấp trên và Hội đông nhân dânthị xã

Các văn bản thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch UBND thị xãđược quy định tại Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm

2003 và các văn bản Quy phạm pháp luật khác quy định thuộc thẩm quyền quyếtđịnh của chủ tịch UBND thị xã

- Phó Chủ tịch UBND thị xã: Được ký thay chủ tịch UBND thị xã nhữngvăn bản thuộc lĩnh vực phân công, phụ trách hoặc Chủ tịch ủy quyền

- Chánh văn phòng thừa lệnh Chủ tịch UBND thị xã ký các văn bản thôngthường, thông báo ý kiến chỉ đạo, điêu hành, phối hợp công tác của thương trựcHội đồng nhân dân, UBND thị xã, chủ tịch , phó chủ tịch, ký giấy mời họp,chương trình công tác của UBND

Ngoài ra Chánh văn phòng còn phải ký giấy giới thiệu của UBND thị xãcho cán bộ, công chức đi công tác trong và ngoài tỉnh theo đúng chức năng,thẩm quyền, ký các văn bản của văn phòng

2.1.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước sắp xếpkhoa học mà cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tácxây dựng và ban hành văn bản Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lýcủa từng loại văn bản mà có thể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản phải trải qua 4 bước sau :

Bước 1: Chuẩn bị

- Phân công soạn thảo: cơ quan đợn vị hoặc cá nhân soạn thảo

- Xác định mục đích ban hành văn bản, đối tượng và phạm vi áp dụng vănbản

- Xác định tên loại văn bản

- Thu thập và xử lý thông tin

Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo

- Đề cương là bản trình bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện ở nộidung văn bản

- Đề cương văn bản được xây dựng trên cơ sở những vấn đề được xâydựng trong mục đích và giới hạn của văn bản

- Có thể xây dựng đề cương chi tiết hoặc sơ lược

- Dùng lời văn, câu chữ cụ thể hóa những ý tưởng, những dự kiến khi xáclập đề cương

- Khi viết bản thảo phải bám sát đề cương, phân chia dung lượng trongtừng mục, chương, đoạn sao cho hợp lí

- Kiểm tra về mặt nội dung và hình thức của văn bản đã đạt yêu cầu chưa