Phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phòng của Nhà quản trị văn phòng tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU 1 Chương I: Khái quát về Cục Đầu tư nước ngoài, Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài. 5 1.1 Cục Đầu tư nước ngoài. 5 1.1.1 Vị trí và chức năng. 5 1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn. 5 1.1.3 Cơ cấu tổ chức. 8 1.2 Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài. 9 1.2.1. Vị trí và chức năng. 9 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 10 1.2.3. Cơ cấu tổ chức. 11 Chương II: Phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phòng của Nhà quản trị văn phòng tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài. 13 2.1 Cơ sở lý luận. 13 2.1.1 Hoạch định. 13 2.1.2 Chương trình, kế hoạch. 14 2.2 Phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phòng của Nhà quản trị văn phòng tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài. 15 2.2.1 Hoạch định chương trình, kế hoạch theo thời gian. 18 2.2.2 Hoạch định chương trình, kế hoạch theo vấn đề hoạt động. 21 Chương III: Nhận xét, đánh giá và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài. 27 3.1 Nhận xét, đánh giá. 27 3.1.1 Ưu điểm. 27 3.1.2 Hạn chế. 28 3.2 Đề xuất một số giải pháp pháp nhằm nâng cao hiệu quả phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch của Nhà quản trị tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài. 29 3.2.1 Nhóm giải pháp chung. 29 3.2.2 Nhóm giải pháp nhằm phát huy những ưu điểm mà Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài đã đạt được. 30 3.2.3 Nhóm giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn tại tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài. 31 KẾT LUẬN 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHỤ LỤC 35

LỜI CẢM ƠN

Trân trọng cảm ơn giảng viên hướng dẫn Th.S Lâm Thu Hằng, cùngcác thầy cô giáo trong Khoa Quản trị Quản trị Văn phòng của Trường Đại họcNội vụ Hà Nội đã tạo những điều kiện tốt nhất để tôi thực hiện đề tài Đặcbiệt, xin được bày tỏ lời cảm ơn chân thành nhất đến anh Phạm Thanh Bình –Chánh Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài cùng toàn bộ các cán bộ, nhân viênVăn phòng Cục Đầu tư nước ngoài, đã tạo điều kiện cho tôi tiến hành khảo sátthực tế tại cơ quan, có được những thông tin và kinh nghiệm vô cùng quý báu

để tôi có thể hoàn thành đề tài này

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “Phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phòng của Nhà quản trị văn phòng tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài” là đề tài độc lập của riêng tôi, các thông tin, tài liệu phân

tích trong đề tài là sự thật mà tôi thu thập được trong quá trình khảo sát thực

tế tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài.Nếu sai tôi xin chịu hoàn toàn tráchnhiệm

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương I: Khái quát về Cục Đầu tư nước ngoài, Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài 5

1.1 Cục Đầu tư nước ngoài 5

1.1.1 Vị trí và chức năng 5

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 5

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 8

1.2 Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài 9

1.2.1 Vị trí và chức năng 9

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 10

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 11

Chương II: Phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phòng của Nhà quản trị văn phòng tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài 13

2.1 Cơ sở lý luận 13

2.1.1 Hoạch định 13

2.1.2 Chương trình, kế hoạch 14

2.2 Phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phòng của Nhà quản trị văn phòng tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài 15

2.2.1 Hoạch định chương trình, kế hoạch theo thời gian 18

2.2.2 Hoạch định chương trình, kế hoạch theo vấn đề hoạt động 21

Chương III: Nhận xét, đánh giá và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài 27

3.1 Nhận xét, đánh giá 27

3.1.1 Ưu điểm 27

3.1.2 Hạn chế 28

3.2 Đề xuất một số giải pháp pháp nhằm nâng cao hiệu quả phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch của Nhà quản trị tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài 29

3.2.1 Nhóm giải pháp chung 29

3.2.2 Nhóm giải pháp nhằm phát huy những ưu điểm mà Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài đã đạt được 30

3.2.3 Nhóm giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn tại tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài 31

KẾT LUẬN 33

TÀI LIỆU THAM KHẢO 34

PHỤ LỤC 35

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Thời đại hiện nay, kỹ năng hoạch định giữ một vị trí rất quan trọngtrong các cơ quan, tổ chức sự nghiệp Nhà nước hay các doanh nghiệp dù lớnhay nhỏ Hoạt động của hoạch định đóng góp một phần không nhỏ vào sựhiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp Vì vậy, kỹ nănghoạch định cần phải đựơc tổ chức một cách khoa học và hiệu quả Một vănphòng tổ chức xây dựng phương pháp hoạch định khoa học và áp dụng cóhiệu quả sẽ giúp cho đơn vị đó triển khai công việc được thuận lợi, đem lạinhiều lợi ích kinh tế, xã hội cũng như chất lượng công việc

Đặc biệt, trong công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước hiện nay, kỹnăng hoạch định là khâu trọng yếu đảm bảo cho sự hoạt động đồng bộ, hiệuquả trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ và các mục tiêu của cơ quan,đơn vị, tổ chức Thực hiện tốt việc hoạch định không những phục vụ đắc lựccho công tác lãnh đạo, chỉ đạo mà còn giúp cho việc xây dựng các chươngtrình, kế hoạch cụ thể thông qua những mục tiêu của cơ quan, tổ chức đượcthuận lợi và đạt hiệu quả cao

Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài (thuộc Cục Đầu tư nước ngoài – Bộ

Kế hoạch và Đầu tư) từ trước đến nay rất chú trọng đến phương pháp hoạchđịnh tại cơ quan và xem đây là một nhiệm vụ then chốt trong việc quản lý vàchỉ đạo mọi hoạt động của Văn phòng Vì thế, việc hoạch định các mục tiêucho Văn phòng Cục nói riêng và tham mưu cho các mục tiêu của Cục Đầu tưnước ngoài nói chung đã đạt được nhiều tiến bộ và có hiệu quả cao, bên cạnh

đó vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định như: phương pháp hoạch địnhthường được áp dụng lại qua nhiều năm, ít có sự đổi mới; làm việc theokhung làm việc đã định sẵn trong chương trình, kế hoạch đã đề ra; hạn chế sựsáng tạo, linh hoạt trong quá trình triển khai

Để thấy rõ hơn về công tác hoạch định tại Văn phòng Cục Đầu tư nướcngoài, từ đó nhìn ra được những điểm mạnh, điểm yếu nhằm từng bước hoàn

thiện, tăng cường hiệu quả các phương pháp hoạch định được xây dựng tạiđây, đảm bảo tính khoa học và mang lại hiệu quả cao trong công việc Xuất

phát từ thực tiễn trên, tôi đã lựa chọn đề tài: “Phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phòng của Nhà quản trị văn phòng tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài” Thông qua đề tài này, nhằm khảo sát,

nghiên cứu thực trạng các phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch

mà Nhà quản trị tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài đã xây dựng để đềxuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng và hiệu quảtrong công tác xây dựng các phương pháp hoạch định tại đây

2 Lịch sử nghiên cứu

Tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài đã có rất nhiều các bài viết vềthực trạng và các giải pháp nâng cao chất lượng làm việc tại đây Từ các bàiviết về công tác quản trị văn phòng nói chung, về công tác kế toán – thống kê,quản trị nhân sự, nghiệp vụ thư ký văn phòng, công tác văn thư – lưu trữ…Tuy nhiên, tại Văn phòng Cục lại chưa có bài viết nào đi sâu tìm hiểu phươngpháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phòng của Nhà quản trị Hyvọng, bài viết này sẽ giúp mọi người hiểu và có cái nhìn khách quan hơn vềthực tế các phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch của Nhà quản trịtại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài là cơ sở lý luận cơ bản vềhoạch định chương trình, kế hoạch và thực tiễn các phương pháp hoạch địnhchương trình, kế hoạch của Nhà quản trị tại Văn phòng Cục Đầu tư nướcngoài, bao gồm:

Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củaCục Đầu tư nước ngoài, Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài;

Cơ sở lý luận chung về hoạch định chương trình, kế hoạch;

Thực trạng các hoạt động xây dựng phương pháp hoạch định chươngtrình, kế hoạch của Nhà quản trị tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài;

Đánh giá các hoạt động trên về những ưu điểm, hạn chế Trên cơ sở đó,

đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động nàytại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài

4 Mục đích nghiên cứu

Đề tài này nhằm một số mục đích cơ bản sau:

Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về lý luận hoạch định chương trình, kếhoạch trong quản trị văn phòng;

Khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động xây dựng cácphương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch của Nhà quản trị tại Vănphòng Cục Đầu tư nước ngoài;

Từ đó, tìm ra những ưu điểm và hạn chế nhằm đề xuất một số giải phápnhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động này tại Văn phòng Cục Đầu

tư nước ngoài

5 Cơ sở phương pháp luận

Đề tài sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp quan sát;

- Phương pháp điều tra, khảo sát;

- Phương pháp thống kê

6 Ý nghĩa thực tiễn

Vấn đề này chưa được các cơ quan, tổ chức cũng như các doanh nghiệpquan tâm đúng mức và đi sâu nghiên cứu Hơn nữa, đây là lần đầu tiên đề tàinày được tiến hành nghiên cứu tại Cục Đầu tư nước ngoài nhằm đề xuất một

số biện pháp có tính khả thi nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong việcxây dựng các phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch

Hy vọng rằng đề tài sẽ trở thành nguồn tư liệu hữu ích để các tổ chức,

cá nhân tìm hiểu, nghiên cứu và tham khảo; và từ những giải pháp được đềxuất trong đề tài sẽ có thể giúp ích vào thực tiễn góp phần nâng cao hiệu quảcông tác hoạch định nói riêng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Vănphòng Cục Đầu tư nước ngoài nói chung

7 Cấu trúc của đề tài

Ngoài các phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục,mục lục, đề tài được chia làm 03 chương:

Chương I: Khái quát về Cục Đầu tư nước ngoài, Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài.

Chương II: Phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phòng của Nhà quản trị văn phòng tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài.

Chương III: Nhận xét, đánh giá và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài

Chương I: Khái quát về Cục Đầu tư nước ngoài,

Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài.

1.1 Cục Đầu tư nước ngoài.

1.1.1 Vị trí và chức năng

Cục Đầu tư nước ngoài thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư, giúp Bộ trưởngthực hiện chức năng quản lý Nhà nước về hoạt động đầu tư trực tiếp nướcngoài vào Việt Nam và đầu tư trực tiếp của Việt Nam ra nước ngoài (sau đâygọi chung là đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài)

Cục Đầu tư nước ngoài có tư cách pháp nhân; có con dấu riêng và tàikhoản cấp 2; kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp, được tổng hợptrong dự toán hàng năm của Bộ Kế hoạch và Đầu tư

dự án kêu gọi vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài trong từng thời kỳ phù hợp vớiquy hoạch, kế hoạch đầu tư phát triển chung của cả nước để trình cấp có thẩmquyền quyết định; kiến nghị việc điều chỉnh trong trường hợp cần thiết;

- Về tổng hợp, đánh giá tình hình đầu tư:

+ Làm đầu mối tổng hợp kết quả về đầu tư nước ngoài và đầu tư ranước ngoài phục vụ công tác tổng hợp kế hoạch kinh tế quốc dân;

+ Tổng hợp, kiến nghị xử lý các vấn đề liên quan đến chủ trương chung

về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài;

+ Theo dõi, tổng kết, đánh giá kết quả và hiệu quả kinh tế - xã hội củahoạt động đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài gắn với đánh giá hiệuquả đầu tư chung;

+ Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu về đầu tư nước ngoài và đầu tư ranước ngoài; cung cấp thông tin về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoàitheo quy chế của Bộ;

+ Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực thống kê, tổng hợp, đánhgiá về tình hình đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài;

- Về công tác xây dựng và tổ chức thực hiện pháp luật, chính sách:+ Chủ trì xây dựng, sửa đổi, bổ sung cơ chế, chính sách về đầu tư nướcngoài và đầu tư ra nước ngoài; tổng hợp các khó khăn, vướng mắc và đề xuất,kiến nghị trong quá trình thực hiện pháp luật, cơ chế, chính sách về đầu tưnước ngoài và đầu tư ra nước ngoài;

+ Phối hợp với Vụ Pháp chế và các đơn vị liên quan xây dựng, sửa đổi,bổ sung các văn bản quy phạm pháp luật về đầu tư nước ngoài và đầu tư ranước ngoài theo sự phân công của Bộ;

+ Chủ trì hoặc tham gia đàm phán các điều ước quốc tế liên quan đếnđầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài theo sự phân công của Bộ;

+ Tham gia các chương trình hợp tác liên Chính phủ, các nhóm côngtác với các nước, các tổ chức quốc tế trong lĩnh vực xây dựng và hoàn thiện

cơ chế, chính sách liên quan đến đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoàitheo sự phân công của Bộ;

+ Làm đầu mối theo dõi, hướng dẫn thực hiện quy định của pháp luậtliên quan đến đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài theo sự phân côngcủa Bộ;

- Về quản lý nhà nước đối với đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nướcngoài:

+ Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị liên quan theo dõi, kiểm tra,thanh tra việc thực hiện các quy định về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nướcngoài theo sự phân công của Bộ;

+ Tổng hợp, kiến nghị xử lý các vấn đề phát sinh trong lĩnh vực đầu tưnước ngoài và đầu tư ra nước ngoài;

+ Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị liên quan hướng dẫn thực hiệnthủ tục về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài theo sự phân công củaBộ;

+ Phối hợp với các đơn vị, cơ quan liên quan quy định thống nhất chế

độ báo cáo thống kê về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài;

+ Đối với dự án BOT, BTO, BT: Thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ vàtham gia thẩm tra các dự án BOT, BTO, BT; chủ trì thực hiện thủ tục điềuchỉnh các dự án BOT, BTO, BT; Trình Bộ trưởng cấp Giấy chứng nhận đầu tưđối với các dự án BOT, BTO, BT sau khi dự án được chấp thuận Thông báovới chủ đầu tư về việc chưa hoặc không cấp Giấy chứng nhận đầu tư trongtrường hợp dự án chưa hoặc không được chấp thuận;

+ Đối với dự án đầu tư ra nước ngoài (bao gồm cả các dự án trong lĩnhvực dầu khí): thực hiện tiếp nhận hồ sơ các dự án đầu tư ra nước ngoài; thamgia thẩm tra các dự án đầu tư ra nước ngoài; chủ trì thực hiện thủ tục đăng ký

và điều chỉnh đối với các dự án đầu tư ra nước ngoài; trình Bộ trưởng cấpGiấy chứng nhận đầu tư đối với các dự án đầu tư ra nước ngoài sau khi dự ánđược chấp thuận Thông báo với chủ đầu tư về việc chưa hoặc không cấpGiấy chứng nhận đầu tư trong trường hợp dự án chưa hoặc không được chấpthuận;

- Về xúc tiến đầu tư:

+ Làm đầu mối thực hiện công tác quản lý nhà nước về hoạt động xúctiến đầu tư ; phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng chiến lược, kế hoạch,chính sách, định hướng đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài Tổng hợp,đánh giá và phối hợp hoạt động xúc tiến đầu tư;

+ Làm đầu mối tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch xúc tiến đầu

tư của Bộ; theo dõi tình hình thực hiện, kiến nghị xử lý các vấn đề phát sinh

và trình Bộ trưởng điều chỉnh chương trình, kế hoạch xúc tiến đầu tư của Bộ;

+ Làm đầu mối tổng hợp, tổ chức thẩm tra, xây dựng Chương trình xúctiến đầu tư quốc gia theo quy định của Chính phủ và phân công của Bộ, bao

gồm: Tham gia Hội đồng thẩm tra và Ban thư ký Chương trình xúc tiến đầu tưquốc gia; Hướng dẫn việc xây dựng và làm đầu mối tiếp nhận, tổng hợp các

đề án thuộc Chương trình xúc tiến đầu tư quốc gia và các yêu cầu điều chỉnh,sửa đổi, bổ sung, chấm dứt các đề án thuộc Chương trình xúc tiến đầu tư quốcgia; Làm đầu mối dự thảo Chương trình xúc tiến đầu tư quốc gia hàng nămtheo quy định của Chính phủ và của Bộ; Dự thảo dự án điều chỉnh, cân đốicác nội dung trong Chương trình xúc tiến đầu tư quốc gia sau khi có thôngbáo về tổng mức kinh phí của Bộ Tài chính; Làm đầu mối theo dõi, kiểm tra,giám sát và tổng hợp tình hình thực hiện Chương trình xúc tiến đầu tư quốcgia hàng năm;

+ Tổ chức thực hiện các hoạt động xúc tiến đầu tư, chủ trì chuẩn bị vàtổ chức các cuộc gặp gỡ, tiếp xúc với các nhà đầu tư theo sự phân công củaBộ; thiết lập mối quan hệ đối tác thực hiện hợp tác quốc tế liên quan đến xúctiến đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài theo sự phân công của Bộ;

+ Làm đầu mối hỗ trợ các nhà đầu tư tìm kiếm cơ hội và hình thành dự

án đầu tư, vận động xúc tiến đầu tư theo các chương trình, dự án trọng điểm;

+ Làm đầu mối quản lý, phối hợp với Vụ Kinh tế đối ngoại, hướng dẫn,theo dõi và phối hợp hoạt động của bộ phận xúc tiến đầu tư ở nước ngoài;

- Phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ và các đơn vị liên quan tổ chức đàotạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác đầu tư nước ngoài; phối hợp thực hiệncông tác thi đua khen thưởng đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nướcngoài thuộc thẩm quyền;

- Quản lý tổ chức, biên chế, tài sản được giao theo quy định của phápluật và phân cấp của bộ;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tưgiao

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

* Lãnh đạo Cục:

Cục Đầu tư nước ngoài có Cục Trưởng và các Phó Cục trưởng Hiện

nay, lãnh đạo Cục gồm:

- Cục trưởng: Đỗ Nhất Hoàng

- 05 Phó Cục trưởng: Nguyễn Nội; Nguyễn Bá Cường; Đặng XuânQuang; Nguyễn Thị Bích Ngọc; Vũ Văn Chung

Cục trưởng Cục Đầu tư nước ngoài chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng

về tổ chức và quản lý toàn bộ hoạt động của Cục Các Phó Cục trưởng chịutrách nhiệm trước Cục trưởng về lĩnh vực công tác được phân công Cụctrưởng, các Phó Cục trưởng do Bộ trưởng bổ nhiệm và miễn nhiệm

* Các đơn vị trực thuộc Cục Đầu tư nước ngoài bao gồm:

- Phòng Tổng hợp và Thông tin;

- Phòng Chính sách;

- Phòng Đầu tư nước ngoài;

- Phòng Đầu tư ra nước ngoài;

- Phòng Xúc tiến đầu tư;

- Văn Phòng;

- Trung tâm Xúc tiến đầu tư phía Bắc;

- Trung tâm Xúc tiến đầu tư phía Trung;

- Trung tâm Xúc tiến đầu tư phía Nam

* Cục trưởng Cục Đầu tư nước ngoài quy định cụ thể nhiệm vụ và biênchế cho từng đơn vị của Cục trong phạm vi nhiệm vụ và biên chế do Bộtrưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư giao; xây dựng chức năng, nhiệm vụ và cơ cấutổ chức của các Trung tâm Xúc tiến đầu tư trình Bộ trưởng Bộ Kế hoạch vàĐầu tư xem xét, quyết định

1.2 Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài.

1.2.1 Vị trí và chức năng

Văn phòng Cục là đơn vị thuộc Cục Đầu tư nước ngoài, có chức nănggiúp Cục trưởng tổng hợp, điều phối hoạt động các phòng và đơn vị thuộcCục theo chương trình, kế hoạch làm việc và thực hiện các công việc liênquan đến hành chính, quản trị, kế toán, tài vụ, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,

văn thư lưu trữ và tổ chức cán bộ của Cục Đầu tư nước ngoài.

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài được giao thực hiện những nhiệm

vụ và quyền hạn sau đây:

- Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác định kỳ;

- Làm đầu mối theo dõi, đôn đốc và tổng hợp tình hình thực hiệnchương trình, kế hoạch công tác của Cục Đầu tư nước ngoài, báo cáo tuần; lậplịch công tác tuần của Lãnh đạo Cục;

- Tiếp nhận và chuyển hồ sơ các dự án BOT, BTO, BT; các dự án đầu

tư ra nước ngoài đến phòng chức năng để xử lý theo đúng quy trình;

- Tổ chức quản lý và thực hiện công tác hành chính, văn thư; tiếp nhậncông văn đến; phân phối công văn và hồ sơ dự án đến các phòng chức năng;phát hành công văn sau khi đã được phê duyệt;

- Lập dự toán ngân sách hàng năm của Cục; hỗ trợ các đơn vị thuộcCục thực hiện giải ngân nguồn vốn ngân sách được cấp;

- Thực hiện công tác kế toán, tài vụ, phối hợp với đơn vị dự toán cấptrên kiểm tra báo cáo quyết toán của các Trung tâm trực thuộc Cục; lập báocáo định kỳ và báo cáo quyết toán hàng năm của toàn Cục;

- Hướng dẫn quy trình, thủ tục liên quan đến việc lập dự toán, thanhquyết toán các hoạt động do Cục Đầu tư nước ngoài chủ trì thuộc Chươngtình Xúc tiến đầu tư sử dụng ngân sách nhà nước của Bộ Kế hoạch và Đầu tư

và Chương trình Xúc tiến đầu tư Quốc gia hàng năm Phối hợp với PhòngXúc tiến đầu tư tổng hợp tình hình thực hiện thanh quyết toán của các hoạtđộng này;

- Thực hiện công tác quản trị, quản lý cơ sở vật chất và tài chính củaCục, bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc của Lãnh đạo Cục, cán bộ,công chức, viên chức trong Cục; giám sát việc thực hiện kỷ luật lao động củacác tập thể và cá nhân trong Cục; phối hợp giải quyết các vấn đề liên quan củacác Trung tâm trực thuộc Cục;

- Tổ chức quản lý và thực hiện công tác lưu trữ;

- Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ hợp đồng; thựchiện công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thuế thu nhập cá nhân theo phâncấp;

- Thường trực bộ phận “Một cửa” đối với đầu tư ra nước ngoài: tiếpnhận hồ sơ; hướng dẫn thủ tục đầu tư; tiếp nhận các kiến nghị của tổ chức, cánhân liên quan đế đầu tư ra nước ngoài để chuyển cho các bộ phận chức năngxử lý; đôn đốc việc thực hiện quy trình cấp Giấy chúng nhận đầu tư ra nướcngoài;

- Làm đầu mối bố trí các cuộc tiếp khách của Lãnh đạo Cục và cácđoàn công tác của Cục Đầu tư nước ngoài;

- Thực hiện các công tác khác theo phân công của Cục trưởng

1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, trên cơ sở đề nghị của Chánh Văn phòng,Cục trưởng giao biên chế cụ thể cho Văn phòng Cục, đảm bảo đủ nhân lựcđáp ứng yêu cầu cụ thể

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục gồm có Chánh Văn phòng, các PhóChánh Văn phòng và các chuyên viên, nhân viên phục vụ

Hiện nay, nhân sự Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài gồm:

* Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Cục trưởng về lãnh đạo vàquản lý toàn bộ hoạt động của Văn phòng Cục; các Phó Chánh Văn phòngchịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về lĩnh vực công tác được phâncông

Tiểu kết: Trong Chương I, tôi đã trình bày khái quát vài nét về Cục Đầu

tư nước ngoài cũng như Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài, về chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Từ những hiểu biết trên về cơ quan,

đã giúp tôi có thể khảo sát, đánh giá cụ thể hơn về những phương pháp hoạchđịnh chương trình, kế hoạch của Nhà quản trị tại Văn phòng Cục Đầu tư nướcngoài Đó là những cơ sở giúp tôi xây dựng Chương II: Phương pháp hoạchđịnh chương trình, kế hoạch cho văn phòng của Nhà quản trị văn phòng tạiVăn phòng Cục Đầu tư nước ngoài

Chương II: Phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch

cho văn phòng của Nhà quản trị văn phòng tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài.

2.1 Cơ sở lý luận.

2.1.1 Hoạch định

* Khái niệm:

Hoạch định là tiến trình trong đó Nhà quản trị xác định và lựa chọnmục tiêu của tổ chức và vạch ra những hành động cần thiết nhằm đạt đượcmục tiêu

* Ý nghĩa của hoạch định:

Đề cao công tác hoạch định là một trong những nét đặc trưng của cuộc

“cách mạng quản lí” hiện nay trên thế giới Bởi hoạch định là nhằm đạt mụctiêu của tổ chức nên các bộ phận, các thành viên sẽ tập trung sự chú ý củamìnhh vào một việc đạt được mục tiêu này và như vậy sẽ thống nhất mọi hoạtđộng tương tác giữa các bộ phận trong cả tổ chức

Hoạch định là chức năng cơ bản nhất của Nhà quản trị Hoạch địnhthiết lập ra những cơ sở và định hướng cho việc thực thi các chức năng tổchức, lãnh đạo và kiểm tra

Giúp cho Nhà quản trị chủ động đối phó với mọi sự không ổn địnhtrong tương lai liên quan đến nội bộ cũng như ngoài môi trường, tối thiểu hóacác bất trắc của tương lai, tập trung được hoạt động để hướng về mục tiêu,giảm thiểu chi phí để gia tăng hiệu quả

* Phân loại hoạch định:

- Theo thời gian: dài hạn, ngắn hạn;

- Theo tính chất quan trọng của mục tiêu: chiến lược, nghiệp vụ;

- Theo vấn đề hoạt động: nhân sự, tài chính, công việc, cơ sở vật chất,thông tin, các mối quan hệ…

* Căn cứ hoạch định, bao gồm:

- Căn cứ pháp lý;

- Căn cứ thực tiễn;

- Căn cứ khoa học

* Phương pháp hoạch định:

Phương pháp xác định mục tiêu, gồm các bước:

- Nghiên cứu, phân tích các căn cứ hoạch định;

- Đánh giá các mục tiêu;

- Lựa chọn và ấn định mục tiêu

Lựa chọn phương án, giải pháp tối ưu để đạt được mục tiêu, bao gồm:

- Xác định nội dung công việc;

- Xác định cách thức thực hiện các công việc;

- Xác định nguồn lực thực hiện mục tiêu;

- Xác định đối tượng, địa điểm và thời gian;

- Xác định phương pháp kiểm tra, đánh giá

2.1.2 Chương trình, kế hoạch

* Khái niệm:

Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực côngtác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản haycủa tổ chức nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhấtđịnh

Kế hoạch là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện pháptiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của tổ chức nói chung hoặccủa từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương hay doanh nghiệp nói riêng Kếhoạch thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như:

kế hoạch dài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm ); kế hoạch trung hạn (2 - 3 năm),

kế hoạch ngắn hạn (1 năm, 6 tháng, quý)

* Vai trò của việc xây dựng chương trình, kế hoạch:

- Là phương tiện, công cụ phục vụ hoạt động của Nhà quản trị nhằmxác định mục tiêu và tổ chức thực hiện;

- Là công cụ để Nhà quản trị phối hợp nỗ lực của mọi thành viên trong

cơ quan để thực hiện mục tiêu chung;

- Góp phần bảo đảm tính ổn định trong hoạt động của cơ quan;

- Giảm thiểu sự chồng chéo, lãng phí khi hoạt động;

- Giúp Nhà quản trị xác định tiêu chuẩn từ đó tiến hành hoạt động kiểmtra, giám sát, đánh giá kết quả

2.2 Phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phòng của Nhà quản trị văn phòng tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài.

* Với năng lực và tri thức của mình, Nhà quản trị tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài đã khôn khéo kết hợp các phương pháp hoạch định hiện đại cùng với nguồn lực của tổ chức để vạch ra những chương trình, kế hoạch công tác cụ thể cho Văn phòng Cục Đó là vận dụng phương pháp hoạch định nội dung các chương trình, kế hoạch cũng như những công việc trong quản trị học: bao gồm 05 Wh: Why, What, Where, When, Who; 01 H: How; 02 C: Control, Check; 05 M: Man, Money, Material, Machine, Method:

Hoạch định mục tiêu yêu cầu (Why): Khi phải làm một công việc, điềuđầu tiên mà Nhà quản trị tại Văn phòng Cục quan tâm là “Tại sao phải làmcông việc này? Nó có ý nghĩa như thế nào với đơn vị? Hậu quả nếu khôngthực hiện chúng?” Đây chính là điều đầu tiên được xem xét đến khi thực hiệnmột chương trình hay kế hoạch, nó giúp Nhà quản trị luôn hướng trọng tâmcác công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng

Hoạch định nội dung chương trình, kế hoạch (What): Sau khi xác địnhđược mục tiêu, Nhà quản trị luôn đặt ra câu hỏi “Nội dung công việc đó là gi?Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao Hơn nữa, bước sauphải là khách hàng của bước công việc trước”

Tiếp sau đó là 03 Wh, Where: ở đâu “Công việc đó thực hiện tại đâu?Kiểm tra tại bộ phận nào? ; When: khi nào “Công việc đó thực hiện khi nào?

khi nào thì giao? khi nào kết thúc?…; Who: ai “Ai làm việc đó? Ai kiểm tra?

Ai hổ trợ? Ai chịu trách nhiệm?…

Phương pháp 01 H, How: như thế nào, Nhà quản trị luôn đặt ra nhữngcâu hỏi để giúp việc lên chương trình, kế hoạch được cụ thể, đúng quy trình

và hiệu quả, đó là “Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiệntừng công việc)? Tiêu chuẩn là gì? Áp dụng các phương pháp, công cụ hiệnđại như thế nào để có hiệu quả cao nhất?

Phương pháp 02 C, Control: kiểm soát, để chương trình, kế hoạch màNhà quản trị tại Văn phòng Cục đã vạch ra đi vào thực hiện đúng theo dự địnhthì việc kiểm soát và dự báo được những khó khăn hay thuận lợi của chươngtrình đó là rất quan trọng, vì vậy Nhà quản trị luôn đặt ra những vấn đề đểkiểm soát những chương trình, kế hoạch mình đã đề ra, đó là: “Công việc đó

có đặc tính gì? Làm thế nào để đo lường đặc tính đó? Có bao nhiêu điểm kiểmsoát và điểm kiểm soát trọng yếu”…; Check: kiểm tra, đây là phương phápquan trọng quyết định hiệu quả của chương trình, kế hoạch, vì vậy Nhà quảntrị tại Văn phòng Cục luôn đề cao phương pháp này: “Có những bước côngviệc nào cần phải kiểm tra? Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đóthực hiện 01 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?) Ai tiếnhành kiểm tra? Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?”…

Cùng với các phương pháp hoạch định trên thì Nhà quản trị tại Vănphòng Cục Đầu tư nước ngoài đã phối hợp với các nguồn lực mình có để thựchiện các công việc của cơ quan để đạt được mục tiêu đã đề ra Đó là xác địnhnguồn lực 05 M, gồm Man: nguồn nhân lực, Money: Tài chính, Material:nguồn vật lực, Machine: thiết bị/công nghệ, Method: phương pháp làm việc

Nhà quản trị tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài xây dựng phương

pháp hoạch định chương trình, kế hoạch luôn dựa trên nguyên tắc: “xây dựng

kế hoạch không nên chỉ chú trọng đến công việc mà còn phải chú trọng đến các nguồn lực, phối hợp với các nguồn lực và chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi”.