Hoàn thiện công tác tổ chức văn thư - lưu trữ tại Bộ Biên tập Tạp chí Cộng sản

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Bố cục của đề tài 3 CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TẠP CHÍ CỘNG SẢN 4 1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tạp chí Cộng sản 4 1.1. Chức năng 4 1.2. Nhiệm vụ 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 5 2. Công tác hành chính văn phòng tại Văn phòng Tạp chí Cộng sản 6 2.1. Chức năng 6 2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 6 2.3. Cơ cấu tổ chức Văn phòng Tạp chí Cộng sản 7 3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 7 4. Lý luận cơ bản về công tác văn thư - lưu trữ 10 4.1.Công tác văn thư 10 4.2. Công tác lưu trữ 11 4.3. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ 13 CHƯƠNG II: KHẢO SÁT CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG TẠP CHÍ CỘNG SẢN 14 1. Về công tác văn thư 14 1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 16 1.2. Công tác quản lý văn bản đi 21 1.2.2. Đăng ký văn bản đi 21 1.2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật: 22 1.2.4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 23 1.2.5. Lưu văn bản đi 26 1.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 26 1.3.1. Tiếp nhận văn bản đến 26 1.3.2. Đăng ký văn bản đến 27 1.4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 28 1.4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 29 1.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 30 1.5.1. Các loại dấu của cơ quan 30 1.5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 31 1.5.3. Bảo quản con dấu 32 2. Về tổ chức công tác lưu trữ 32 2.1. Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 33 2.1.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan 34 2.1.2. Danh mục hồ sơ 34 2.1.3. Phương pháp lập hồ sơ 38 2.1.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 40 2.2. Công tác tìm hiểu về nghi thức, kỹ năng giao tiếp 41 2.3. Trang thiết bị trong văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 41 2.3.1. Các loại trang thiết bị văn phòng được sử dụng trong cơ quan 41 2.3.2. Quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng 42 2.3.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 43 CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC VĂN - THƯ LƯU TRỮ CỦA TẠP CHÍ CỘNG SẢN 44 1. Đánh giá chung 44 1.1. Ưu điểm 44 1.2. Nhược điểm 46 1.3. Nguyên nhân 47 2. Đề xuất, kiến nghị 48 KẾT LUẬN 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 PHỤ LỤC

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

- -Họ và tên: Phạm Ánh Tuyết

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

NGÀNH CAO ĐẲNG LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA (2015 - 2017)

Tên cơ quan: Tạp chí Cộng Sản

Địa chỉ: Số 28, Trần Bình Trọng - Hà Nội

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ: Mai Thị Hải

Giảng viên hướng dẫn: Ths Lâm Thu Hằng

HÀ NỘI - 2017

Trang 2

LỜI CẢM ƠN

Tôi muốn gửi lời cảm ơn tới cô Lâm Thu Hằng , trong quá trình hướng dẫn

thực tập đã có những bài giảng bổ ích không chỉ mang lại kiến thức mà còn ứngdụng vào công việc thực tiễn Các vấn đề tìm hiểu là những kiến thức, kinh nghiệmvề một khía cạnh trong quản trị văn phòng Bài báo cáo cũng được cung cấp nhữngyêu cầu cơ bản để định hướng làm bài cho sinh viên là một điều kiện vô cùng quantrọng làm nên thành công trong quá trình học tập, nghiên cứu chuyên ngành quảntrị văn phòng Bên cạnh đó tôi cũng cảm ơn sâu sắc tới cán bộ hướng dẫn nghiệpvụ tại cơ quan chị Mai Thị Hải Phó Vụ trưởng- Phó Chánh văn phòng, người đãtrực tiếp tạo điều kiện giúp đỡ trong quá trình khảo sát, thực tập tại Tạp chí Cộngsản

Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Nội vụ nói chung và KhoaQuản trị văn phòng nói riêng đã tổ chức cho sinh viên được thực tập ngành nghề.Đây là một học phần bổ ích góp phần vào kết quả học học tập và rèn luyện củasinh viên ở trường Việc thực tập này giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại

cơ quan, vận dụng những kiến thức lí thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhàtrường vào công việc thực tế tại cơ quan Đồng thời, đem lại ý nghĩa lý luận vàthực tiễn sâu sắc cho quá trình hoạt động tại cơ quan của tôi Tôi cũng xin gửi lờicảm ơn chân thành tới Tạp chí Cộng sản nói chung và cán bộ công nhân viên trongVăn phòng tạp chí nói riêng Họ đã giúp đỡ tôi trong việc làm khảo sát, tiến hànhđánh giá vấn đề Tạp chí Cộng sản tạo điều kiện cho tôi được tham gia vào cơ cấunhân sự để tiếp cận với tài liệu của cơ quan Từ đó, để có một nghiên cứu hoànthiện nhất trong quá trình thực tập

Trong quá trình thực hiện đề tài, do sự hạn chế về thời gian và bản thân tôichưa có nhiều nhiều kinh nghiệm trong việc kết hợp lý thuyết và thực tiễn nênkhông tránh khỏi những sai sót Vì vậy, tôi rất mong nhận được sự đóng góp củaquý thầy cô để báo cáo được hoàn thiện hơn nữa

Hà Nội, ngày 19 tháng 9 năm 2017

Sinh viên

Phạm Ánh Tuyết

Trang 3

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Nguồn tài liệu tham khảo 2

5 Phương pháp nghiên cứu 2

6 Bố cục của đề tài 3

CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TẠP CHÍ CỘNG SẢN 4

1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tạp chí Cộng sản 4

1.1 Chức năng 4

1.2 Nhiệm vụ 4

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 5

2 Công tác hành chính văn phòng tại Văn phòng Tạp chí Cộng sản 6

2.1 Chức năng 6

2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 6

2.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Tạp chí Cộng sản 7

3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 7

4 Lý luận cơ bản về công tác văn thư - lưu trữ 10

4.1.Công tác văn thư 10

4.2 Công tác lưu trữ 11

4.3 Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ 13

CHƯƠNG II: KHẢO SÁT CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG TẠP CHÍ CỘNG SẢN 14

1 Về công tác văn thư 14

1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 16

1.2 Công tác quản lý văn bản đi 21

1.2.2 Đăng ký văn bản đi 21

1.2.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật: 22

1.2.4 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 23

Trang 4

1.3.1 Tiếp nhận văn bản đến 26

1.3.2 Đăng ký văn bản đến 27

1.4.3 Trình, chuyển giao văn bản đến 28

1.4.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 29

1.5 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 30

1.5.1 Các loại dấu của cơ quan 30

1.5.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 31

1.5.3 Bảo quản con dấu 32

2 Về tổ chức công tác lưu trữ 32

2.1 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 33

2.1.1 Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan 34

2.1.2 Danh mục hồ sơ 34

2.1.3 Phương pháp lập hồ sơ 38

2.1.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 40

2.2 Công tác tìm hiểu về nghi thức, kỹ năng giao tiếp 41

2.3 Trang thiết bị trong văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 41

2.3.1 Các loại trang thiết bị văn phòng được sử dụng trong cơ quan 41

2.3.2 Quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng 42

2.3.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 43

CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC VĂN - THƯ LƯU TRỮ CỦA TẠP CHÍ CỘNG SẢN 44

1 Đánh giá chung 44

1.1 Ưu điểm 44

1.2 Nhược điểm 46

1.3 Nguyên nhân 47

2 Đề xuất, kiến nghị 48

KẾT LUẬN 51

TÀI LIỆU THAM KHẢO 52

PHỤ LỤC

Trang 5

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Đối với một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thì văn phòng luôn là bộ phận hỗtrợ đắc lực cho đơn vị đó trong tổ chức và quản lý Trong đó công tác văn thư - lưutrữ tài liệu là một trong những mắt xích quan trọng của bộ máy văn phòng Có thểnói công tác văn thư - lưu trữ là bộ phận giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt đượctình hình hoạt động của cơ quan Đây là nơi ghi lại và truyền đạt các quyết địnhquản lý trong quá trình hoạt động đảm bảo cho cơ quan, đơn vị, tổ chức thực hiệntốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạnđược giao Công tác này đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chínhxác, kịp thời phục vụ cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn, vị, tổ chức

Trong công tác văn thư - lưu trữ mọi văn bản, giấy tờ đều được tập trung vàođầu mối này để quản lý và sử dụng có hiệu quả Hiện nay, trong quá trình đổi mớivà hội nhập quốc tế, những thành tựu khoa học và công nghệ tin học đã tác độngmạnh mẽ đến quy trình quản lý Điều đó đòi hỏi phải cải cách nền hành chính, phảisắp xếp, bố trí lại bộ máy, bố trí lại nhân sự để theo kịp những tiến bộ chung củathế giới Do đó, việc đổi mới công tác văn thư - lưu trữ mà cụ thể là những côngviệc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiệnhành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan là điềutối cần thiết

Xuất phát từ tình hình thực tế về công tác văn thư - lưu trữ tại Bộ Biên tậpTạp chí Cộng sản và nhận thức được tầm quan trọng của công tác này đối với hoạtđộng của cơ quan, tôi đã quyết định chọn đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức vănthư - lưu trữ tại Bộ Biên tập Tạp chí Cộng sản” nhằm đưa ra những kiến nghị đểphát huy điểm mạnh, đồng thời khắc phục những hạn chế trong công tác này

2 Mục tiêu của đề tài

Báo cáo thực tập này được thực hiện nhằm mục tiêu cụ thể như sau:

- Hoàn thành tốt các nhiệm vụ học tập mà Khoa Quản trị văn phòng, Đại họcNội vụ đã giao cho sinh viên

Trang 6

- Từ những kiến thức học tập được áp dụng vào hoạt động thực tiễn tại một

cơ quan cụ thể là Văn phòng Tạp chí Cộng Sản về công tác văn phòng nói chungvà việc tổ chức công tác văn thư – lưu trữ nói riêng

- Trong thời gian thực hiện tiến hành khảo sát thực tiễn, rút ra nhận xét và đềxuất những giải pháp thiết thực nhất nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt độngcủa Tạp chí Cộng sản

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: công tác tổ chức văn thư – lưu trữ tại Bộ biên tậpTạp chí Cộng sản

- Phạm vi nghiên cứu: các vấn đề liên quan đến quản trị văn phòng cũng nhưcông tác văn thư – lưu trữ tại Tạp chí Cộng sản

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Nguồn tài liệu tham khảo của đề tài là từ những nghiên cứu trước đó về côngtác văn thư – lưu trữ dưới dạng báo cáo, sách,…Ngoài ra, đề tài này được thực hiệndựa trên những tư liệu của cơ quan thực tập là Tap chí Cộng sản Để nhằm đem lạitính cập nhật hì có dự trên tìm kiếm tư liệu từ internet

5 Phương pháp nghiên cứu

Để tìm hiểu và nghiên cứu đề tài tôi đã sử dụng kết hợp một số phương phápnghiên cứu như sau:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: phân tích các tài liệu của những người đitrước, những công trình nghiên cứu đã thực hiện để tránh trùng lặp Nguồn tài liệubao gồm từ sách vở, văn bản, báo cáo và các thông tin trên internet

- Phương pháp tiếp cận thu thập thông tin: lựa chọn vấn đề từ việc quan sát vàtiếp cận đối tượng nghiên cứu thông qua nhiều hình thức

- Phương pháp đối chiếu, so sánh tìm ra những điểm cần lưu ý trong giảiquyết vấn đề

- Phương pháp tổng hợp: dựa trên những tài liệu, căn cứ thực tiễn tiến hànhxây dựng đề tài

Trang 7

6 Bố cục của đề tài

Bài báo cáo thực tập bao gồm 3 chương như sau:

Chương 1: Khái quát công tác văn phòng tại Tạp chí Cộng sản

Chương 2: Kết quả khảo sát công tác tổ chức văn thư – lưu trữ tại văn phòngTạp chí Cộng sản

Chương 3: Đánh giá chung và kiến nghị giải pháp nâng cao công tác văn thư

- lưu trữ tại Tạp chí Cộng sản

Trang 8

CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

TẠI TẠP CHÍ CỘNG SẢN

1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tạp chí Cộng sản

Trụ sở Tạp chí Cộng sản, Số 28, Trần Bình Trọng - Hà Nội

Điện thoại: 04 39429753 - Fax: 04 39429754

1.2 Nhiệm vụ

- Tuyên truyền, giáo dục

Tuyên truyền, giáo dục về quan điểm, đường lối,chủ trương của Đảng,chínhsách,pháp luật của Nhà nước; đời sống sinh hoạt của Đảng, của đất nước và của xãhội; những vấn đề cơ bản về chủ nghĩa Mác-Lênin,tư tưởng Hồ Chí Minh; nhữngvấn đề trọng tâm của công tác xây dựng Đảng; những vấn đề quốc tế

- Hoạt động lí luận và tổng kết thực tiễn

Nghiên cứu lí luận và tổng kết thực tiễn,phát triển những nhân tố mới,nhữngkinh nghiệm của các điển hình tiên tiến, rút ra những vấn đề lí luận để làm công táctuyên truyền, giáo dục.Cùng các cơ quan lí luận của Đảng đi tiên phong trong côngtác lí luận, vận dụng sáng tạo chủ nghĩa Mác-Lênin,tư tưởng Hồ Chí Minh, gópphần bổ sung,hoàn thiện đường lối,chính sách của Đảng và Nhà nước; hướng dẫnlí luận và hoạt động thực tiễn cho cán bộ, đảng viên, động viên phong trào quầnchúng hành động cách mạng, thực hiện tốt hai nhiệm vụ chiến lược là xây dựng vàbảo vệ Tổ quốc

- Đấu tranh chống các luận điểm sai trái, bảo vệ chủ nghĩa Mác-Lênin, tưtưởng Hồ Chí Minh, đường lối, quan điểm của Đảng

Đấu tranh kịp thời, sắc bén chống những quan điểm sai trái, những luận điệu

Trang 9

xuyên tạc của các thế lực thù địch,bảo vệ nền tảng tư tưởng, đường lối, quan điểmvà các chủ trương của Đảng, chính sách và pháp luật của Nhà nước, bảo vệ chủnghĩa xã hội Đồng thời đấu tranh kiên quyết chống tiêu cực, tham nhũng, lãng phí,quan liêu và các tệ nạn xã hội khác.

- Nghiên cứu khoa học

Tham gia nghiên cứu cac chương trình quốc gia, nghiên cứu các đề tài khoahọc xã hội cấp nhà nước, cấp bộ (Hội đồng Khoa học các cơ quan đảng Trungương); góp phần làm sáng tỏ hơn những vấn đề lý luận và thực tiễn về chủ nghĩaxã hội và về con đường đi lên chủ nghĩa xã hội ở nước ta

- Công tác đối ngoại

Xây dựng mối quan hệ hữu nghị và hợp tác với cơ quan lí luận chính trị,các

cơ sở nghiên cứu khoa học của đảng cộng sản và công nhân, các đảng cầm quyềnvà tổ chức tiến bộ trên thế giới ,nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác lýluận chính trị của Đảng

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Tạp chí cộng sản được tổ chức thành Bộ Biên tập có cơ cấu tổ chức như sau:1- Ban Biên tập

Cơ quan lãnh đạo,quản lí Tạp chí gồm :

1.PGS.TS Đoàn Minh Huấn - Ủy viên dự khuyết Trung ương Đảng, Tổng

Biên tập (hàm Bộ trưởng)

2 Phạm Tất Thắng - Phó Tổng Biên tập(hàm Thứ trưởng)

3 Phạm Đình Đảng - Phó Tổng Biên tập(hàm Thứ trưởng)

4 Vũ Văn Hà - Phó Tổng Biên tập(hàm Thứ trưởng)

Ủy viên Ban Biên tập gồm 3 đồng chí:

1 Nguyễn Linh Khiếu

2 Nguyễn Tiến Nghĩa

3 Nguyễn Văn Tâm

2- Các ban biên tập chuyên môn, các vụ và đơn vị trực thuộc Ban Biên tậpgồm : Ban Kinh tế; Ban Chính trị - Triết học; Ban Xây dựng Đảng; Ban Văn hoá -Xã hội; Ban Quốc tế; Ban Tạp chí Cộng sản điện tử; Ban Chuyên đề cơ sở; Ban

Trang 10

Chuyên san Hồ sơ - Sự kiện; Ban Thư ký - Bạn đọc; Trung tâm phát hành và Dịchvụ Truyền thông; Ban Thông tin - Tư liệu; Vụ Tổ chức - Cán bộ; Văn phòng; Cơquan thường trú tại miền Trung - Tây Nguyên (Đà Nẵng); Cơ quan thường trú tạimiền Nam (Thành phố Hồ Chí Minh) và Công ty in Tạp chí Cộng sản

2 Công tác hành chính văn phòng tại Văn phòng Tạp chí Cộng sản

2.1 Chức năng

- Văn phòng là đơn vị giúp việc của Tổng Biên tập, các Phó Tổng Biên tậpvà Ban Biên tập Tạp chí Cộng sản Văn phòng có chức năng tham mưu và tổ chứcthực hiện công tác nội chính của cơ quan bao gồm công tác hành chính, văn thưlưu trữ, quản trị, tổng hợp báo cáo, xây dựng lịch hoạt động của cơ quan theochương trình của Ban Biên tập, công tác lễ tân, khánh tiết, quản lý điều hành sửdụng xe, máy, bảo mật, bảo vệ cơ quan, bảo đảm các điều kiện về vật chất kỹ thuậtcho hoạt động của cơ quan

- Văn phòng là đầu mối phối hợp với các đơn vị, tổ chức trong cơ quan theonhiệm vụ được giao nhằm bảo đảm hoạt động chung của cơ quan Đồng thời, vănphòng có chức năng điều phối các hoạt động giữa Tạp chí Cộng sản với các bộ,ngành, cơ quan ở Trung ương, cũng như với các địa phương trên phạm vi cả nướctheo sự phân công của Ban Biên tập

2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

- Tiếp nhận và xử lý phát hành các văn bản, tài liệu đi, đến

- Tổ chức thực hiện công tác hành chính tổng hợp, văn thư, lưu trữ của cơquan

- Bảo đảm thông tin phục vụ lãnh đạo, các bản tin trong ngày và hoạt độngcủa mạng, điện thoại, fax,…

- Chủ trì hoặc phối hợp với Vụ Tổ chức – Cán bộ và các đơn vị liên quan xâydựng và trình Ban Biên tập ban hành một số quy chế, nội quy trong cơ quan theoyêu cầu của Ban Biên tập

- Quản lý tài sản và tổ chức thực hiện việc duy tu bảo dưỡng trụ sở làm việc,mua sắm tài sản, trang thiết bị, phương tiện làm việc của cơ quan, sau khi đượcThường trực Ban Biên tập phê duyệt

Trang 11

- Thực hiện công tác trang trí khánh tiết, lễ tân, đón tiếp khách, phục vụ cáccuộc họp, hội nghị, hội thảo của cơ quan; chăm lo công tác hiếu, hỷ, đối với cánbộ, công chức, viên chức, người lao động đương chức và hưu trí của cơ quan.

- Quản lý, điều hành phương tiện ô tô phục vụ lãnh đạo theo chức danh vàcông tác thường xuyên của cán bộ trong cơ quan

- Tổ chức thực hiện công tác an ninh, bảo vệ, phòng cháy, chữa cháy, điệnnước, vệ sinh môi trường, liên hệ với các đơn vị y tế để thực hiện công tác chămsóc sức khỏe cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan

- Báo cáo tổng hợp công tác tháng, quý, năm của cơ quan; tổng hợp lịch hoạtđộng của Ban Biên tập theo kế hoạch tuần

- Tham gia các cuộc họp, các hội đồng khi Ban Biên tập yêu cầu

2.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Tạp chí Cộng sản

(1) Lãnh đạo Văn phòng: Gồm Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng.(2) Các phòng chức năng bao gồm:

- Phòng Hành chính – Tổng hợp:

+ Gồm Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng

+ Các chức danh: Tổng hợp; Văn thư; Lưu trữ; Quản trị; Bảo vệ; Lễ tân; Cấpdưỡng; Tạp vụ

- Phòng Quản lý xe:

+ Trưởng phòng

+ Phó Trưởng phòng

+ Các nhân viên lái xe

(Xem sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng cơ quan tại Phụ lục 1)

3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng

3.1 Tình hình nhân sự hiện nay ở Tập chí Cộng sản

Trình độ chuyên môn và bằng cấp: nhân sự của TC chiếm hơn 80% là trìnhđộ thạc sĩ, Tiến sĩ gần chiếm hơn 10% Ngoài ra, các bộ của TC được học lý luậncao cấp

Nhân sự của TC không chỉ làm việc và hoạt động trong cơ quan mà còn

Trang 12

được mời làm giảng viên cho các trường đại học lớn.

3.2 Tuyển dụng nhân sự

Tạp chí Cộng sản sử dụng nhân lực theo quy định về biên chế Và Ban Tổchức Trung ương thống nhất xác định biên chế của Tạp chí Cộng sản theo chứcdanh, tiêu chuẩn cán bộ, công chức và cơ cấu biên chế của đơn vị sự nghiệpTrương ương.Ngoài số cán bộ, công chức biên chế theo quy định, Tạp chí đượcthực hiện chế độ cộng tác viên báo chí

Đây là thời điểm các nhà quản trị nhân sự phát huy chiến lược nhân sự củamình để thu hút nhân lực, tập trung nhân lực mà TC cần có Khi có đội tuyển nhân

sự đáp ứng yêu cầu cho hoạt động của TC thì mới có thể triển khai kế hoạch vàcông tác hoạt động khác

Ngoài ra, công tác nhân sự của Tạp chí Cộng sản sẽ được Bộ Chính trịQuyết định với những chức danh cao như Tổng biên tập, Phó Tổng biên tâp Bởivì, do vai trò đặc biệt của Tạp chí với Đảng và toàn dân

3.3 Đào tạo, phát triển nhân sự

Tạp chí Cộng sản tiếp tục nâng cao bản lĩnh chính trị cho cán bộ, đảng viêntrong cơ quan TC Các tiêu chí xây dựng dựa vào Quan điểm của Đảng như sau:

Một là, xây dựng bản lĩnh chính trị cho đội ngũ cán bộ, đảng viên phải luônluôn bám sát quan điểm của chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh vàquan điểm của Đảng về công tác cán bộ

Hai là, xây dựng bản lĩnh chính trị cho đội ngũ cán bộ, đảng viên nhằm mụctiêu nâng cao bản lĩnh chính trị của Đảng, nâng cao năng lực lãnh đạo của Đảngđối với Nhà nước và xã hội, thực hiện thắng lợi mục tiêu dân giàu, nước mạnh, dânchủ, công bằng, văn minh

Ba là, xây dựng bản lĩnh chính trị cho đội ngũ cán bộ, đảng viên phải tiếnhành đồng bộ, từ việc nâng cao nhận thức tư tưởng, bồi dưỡng phẩm chất chính trị,đạo đức, nâng cao trình độ chuyên môn, trình độ lý luận chính trị, nâng cao nănglực công tác, phương pháp làm việc, tác phong công tác; phối hợp nhiều lực lượngcùng tham gia

Bốn là, đề cao vai trò tự giác tu dưỡng, rèn luyện nâng cao bản lĩnh chính trị

Trang 13

của cán bộ, đảng viên.

Năm là, xác định các tiêu chí đánh giá bản lĩnh chính trị của cán bộ, đảngviên và tạo môi trường thử thách, rèn luyện bản lĩnh chính trị cho đội ngũ cán bộ,đảng viên

Đồng thời, kinh nghiệm hoạt động thực tiễn chính trị sẽ cung cấp cho ngườicán bộ, đảng viên những tri thức về đời sống chính trị, làm giàu trí tuệ của mình,khắc phục hạn chế, củng cố niềm tin và lòng dũng cảm Nhờ đó mà họ dám đươngđầu với mọi khó khăn, thách thức, hy sinh vì mục tiêu chủ nghĩa xã hội

Bản lĩnh chính trị của người cán bộ, đảng viên không ngừng được trau dồi,rèn luyện, củng cố, tăng cường thông qua thực tiễn hoạt động chính trị Vì qua đócán bộ, đảng viên có thể giải quyết các tình huống chính trị nảy sinh đồng thờinâng cao niềm tin vào đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật củaNhà nước

3.4 Đãi ngộ nhân sự

Phân tích nguồn nhân lực và quyết định bố trí nhân sự vốn đã đòi hỏi mộtquá trình hoạt động nghiêm túc của các Nhà QTVP thì việc đảm bảo quyền lợi cho

họ cũng là một vấn đề hết sức quan trọng Chính sách đãi ngộ công nhân viên củaTạp chí Cộng sản là động lực cho mọi người hăng say xây dựng cơ quan ngày càngtiến bộ và phát triển

Theo tinh thần Đại hội XI của Đảng, Tạp chí Cộng sản thực hiện đổi mớichính sách đãi ngộ nguồn nhân lực chất lượng cao, tạo động lực thúc đẩy sự nghiệpcông nghiệp hóa, hiện đại hóa với những chính sách cơ bản sau đây:

Một là, xây dựng và thực hiện chiến lược nhân tài, khai thác triệt để laođộng trí tuệ

Hai là, thực hiện chính sách tuyển dụng, bố trí sử dụng và thăng tiến

Ba là, chính sách thu hút và sử dụng nguồn nhân lực phải mang tính toàndiện Cụ thể cần tập trung chủ yếu vào ba đối tượng sau đây: Đội ngũ cán bộ lãnhđạo Đảng, quản lý nhà nước, quản lý hành chính; Đội ngũ cán bộ quản lý doanhnghiệp; Đội ngũ cán bộ khoa học, kỹ thuật

Bốn là, thực hiện đổi mới chính sách tiền lương, tạo động lực cho người lao

Trang 14

động

4 Lý luận cơ bản về công tác văn thư - lưu trữ

4.1.Công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ chocông tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội,các đơn vị vũ trang, là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban hành vănbản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan.Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạtđộng của cơ quan đạt hiệu quả

4.1.1 Nội dung

- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến: được thực hiện theo nguyên tắc mọivăn bản giấy tờ đến cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư, cán bộ văn thư cónhiệm vụ xử lý cụ thể như sau:

+ Sơ bộ phân loại văn bản

+ Đóng dấu đến, ghi sổ đến và ngày đến vào văn bản

+ Vào sổ và chuyển giao văn bản đến

+ Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến

- Giải quyết và quản lý văn bản đi: các văn bản, giấy tờ của đơn vị gửi rangoài đều phải qua bộ phận văn thư, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm vào sổ,đóng dấu và gửi đi

- Quản lý và sử dụng con dấu: người giữ con dấu phải tự tay đóng vào cácvăn bản, không được cho ai mượn Dấu phải đóng bên trái trùm lên 1/3 của chữ ký,dấu đóng phải ngay ngắn, rõ ràng

Chỉ được đóng dấu vào văn bản giấy tờ khi đã có chữ ký hợp lệ, không đượcđóng dấu vào giấy trắng, giấy in có sẵn tiêu đề, giấy giới thiệu chưa ghi rõ tênngười và việc cụ thể

Người giữ con dấu vì lý do nào đó mà vắng mặt phải bàn giao con dấu chongười khác do thủ trưởng cơ quan chỉ định

4.1.2 Yêu cầu

Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư ở các

Trang 15

cơ quan đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn, giấy tờ phảiđảm bảo những yêu cầu hết sức cơ bản Cụ thể:

- Yêu cầu nhanh chóng: quá trình quản lý công việc của cơ quan phụ thuộcrất nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản Do đó,xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việcgiải quyết nhanh mọi công việc của cơ quan

- Yêu cầu chính xác: Chính xác về nội dung, thể thức văn bản

- Yêu cầu bảo mật: trong một văn bản đến, đi có nhiều vấn đề thuộc phạm vibí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước Vì vậy, trong quá trình tiến hành xâydựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật

4.1.4 Ý nghĩa

Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo và quản lý Nhànước, là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các đơn vị được hiệu quả.Hiểu đúng về công tác văn thư sẽ giúp văn thư hoạt động có hiệu quả, nếu hiểukhông đúng sẽ kìm hãm sự phát triển của nó, điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suấtlao động quản lý trong cơ quan Nhà nước

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thôngtin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung Thôngtin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thôngtin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan đượcnhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ và giữ gìn đượcbí mật của Đảng và Nhà nước

Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ giấy tờ, tạo điều kiện làm tốt côngtác lưu trữ

4.2 Công tác lưu trữ

Là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức có khoa học những văn bản có giá trịđược hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằngchứng và tra cứu thông tin quá khứ

Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của

Trang 16

một cơ quan Nhà nước, một tổ chức chính trị - xã hội, một đơn vị vũ trang, mộttrường hoặc một cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, văn học… đượcđưa vào bảo quản trong kho lưu trữ nhất định.

4.2.1 Chức năng

Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những vănbản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cánhân đề làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi cần thiết Công tác lưu trữ là mộtviệc làm không thể thiếu trong hoạt động quản lý của bộ máy Nhà nước Công táclưu trữ có 2 chức năng cơ bản là:

- Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn phông lưu chữ Quốc gia

- Tổ chức khai thác sử dụng phục vụ các mục đích quản lý xã hội, nghiêncứu khoa học và nhu cầu chính đáng của công dân

4.2.2 Nội dung

- Hoạt động quản lý bao gồm:

+ Biên soạn các văn bản về quản lý công tác lưu trữ và chuyên môn nghiệpvụ lưu trữ

+ Lập kế hoạch phương hướng công tác lưu trữ

+ Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn các quy định của Nhà nước về công tác lưutrữ ở các đơn vị trực thuộc

+ Dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ quan lưu trữ

+ Lập kế hoạch, tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ

+ Tổ chức nghiên cứu, khoa học nghiệp vụ và hợp tác quốc tế

+ Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, thống kê công tác lưu trữ

+ Tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động quản lý công tác lưu trữ

- Hoạt động nghiệp vụ bao gồm:

Đối với cán bộ chuyên ngành lưu trữ, một chức danh trong ngạch lưu trữ thìphải nghiên cứu bộ môn lưu trữ, bao gồm các khâu kỹ năng, kỹ thuật lưu trữ như:thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; phân loại tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu;chỉnh lý tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ; thống kê tài liệu lưu trữ; xâydựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Trang 17

4.3 Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ

Công tác văn thư và lưu trữ có mối quan hệ khăng khít trong quá trình xử lýthông tin Vì thế, trong điều lệ công tác, công văn giấy tờ ban hành kèm theo nghịđịnh 142/CP của Chính phủ đã quy định “Công văn giấy tờ là một trong nhữngphương tiện cần thiết trong hoạt động của Nhà nước Làm công văn giấy tờ và giữgìn hồ sơ tài liệu là hai công tác không thể thiếu được đối với quản lý Nhà nước”

Do vậy, công tác văn thư càng làm tốt và làm chính xác bao nhiêu thì công tác lưutrữ càng phát huy tác dụng bấy nhiêu, tạo điều kiện cho việc xử lý thông tin mộtcách khoa học chính xác và có hiệu quả Ngược lại, lưu trữ là sự tích lũy kinhnghiệm bổ sung tư liệu phục vụ cho công tác văn thư Do vậy, cần phải quan tâmđến chất lượng công tác văn thư và kết hợp luôn với công tác lưu trữ gọi chung làbộ phận văn thư - lưu trữ

Trang 18

CHƯƠNG II: KHẢO SÁT CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

TẠI VĂN PHÒNG TẠP CHÍ CỘNG SẢN

Được sự quan tâm của Ban Bí thư, Văn phòng Trung ương Đảng và CụcLưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, Tạp chí Cộng sản đã xây dựng công tác vănthư, lưu trữ từ những năm đầu Tạp chí đi vào xuất bản đều kỳ Hàng năm, Tạp chíCộng sản vẫn nhận được những ý kiến chỉ đạo, nhận xét, góp ý và hướng dẫn củaCục Lưu trữ Văn phòng trung ương Đảng về công tác Văn thư - lưu trữ và Tạp chíđã tiếp thu, sửa đổi để ngày một hoàn thiện hơn

Có thể khẳng định rằng công tác Văn thư - Lưu trữ rất quan trọng Việc tiếpnhận công văn đến và ban hành công văn đi cũng như lưu trữ tài liệu, hồ sơ là vấnđề cần thiết, bởi nó liên quan đến chất lượng quản lý của đơn vị Mục đích chínhcủa công tác này là đảm bảo thông tin cho lãnh đạo, ghi chép và lưu trữ tài liệu vềmọi hoạt động của Tạp chí và thuộc sự chỉ đạo trực tiếp từ Văn phòng

Bộ phận Văn thư - Lưu trữ của Tạp chí Cộng sản đã được kiện toàn biênchế, 01 đồng chí chuyên viên văn thư và 01 đồng chí chuyên viên đảm nhiệm côngtác lưu trữ Hàng năm, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ cơ quan được tham giacác lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ do Cục lưu trữ, Văn phòngTrung ương tổ chức Tuy nhiên, do kiêm nhiệm công việc và tham các lớp học tạichức để nâng cao trình độ về lý luận chính trị nên thời gian dành cho chuyên mônchưa nhiều, hiệu quả công việc chưa cao

1 Về công tác văn thư

Bộ phận Văn thư của Tạp chí được bố trí tại tầng 1, gần cổng ra vào để tạođiều kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận các văn bản đến và đi được dễ dàng Hiệntại, bộ phận Văn thư được trang bị tương đối đầy đủ máy móc, thiết bị, vật dụngcần thiết để phục vụ tốt cho công việc như: bàn, ghế xoay, tủ sắt đựng tài liệu, tủquản lý dấu, máy fax, máy in, máy photo, máy điện thoại để tiện cho việc liên hệ

Hình thức tổ chức văn thư của Tạp chí là tập trung Tất cả các công việc nhưtiếp nhận, đăng ký, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết, đánh máy, in ấn,trình ký, đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục chuyển giao công văn đi đều tập trung ở

Trang 19

tại phòng Văn thư của Tạp chí

Sổ sách nghiệp vụ của bộ phận Văn thư được tổ chức theo đúng quy định,công văn đi, đến được đăng ký, chuyển giao kịp thời đúng địa chỉ Công văn điban hành đúng thẩm quyền, bảo đảm đúng thể thức Công văn có độ mật đượcquản lý chặt chẽ, bảo đảm an toàn tuyệt đối Quản lý sử dụng con dấu nghiêm túc,thực hiện việc triển khai các văn bản hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản trong toàn thể cán bộ của công ty nhằm để nghiên cứu soạn thảo văn bảntham mưu đúng thể thức và nhanh chóng

Theo số liệu thống kê thì số lượng văn bản hàng năm mà bộ phận văn thưthường tiếp nhận là tương đối nhiều, trung bình mỗi ngày có từ 5 đến 6 văn bản.Ngoài ra, cán bộ văn thư còn có nhiệm vụ thực hiện các công việc khác như:

- Phân loại, sắp xếp, lập hồ sơ, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụngbản lưu;

- Trực tiếp quản lý, bản quản, sử dụng con dấu của cơ quan theo quy định vềchế độ bảo mật Cán bộ văn thư chỉ đóng dấu lên những văn bản sau khi đã có chữký của Lãnh đạo Con dấu được cán bộ văn thư giữ gìn cẩn thận, thường xuyênđược lau chùi sạch sẽ, bảo quản con dấu theo đúng quy định của Nhà nước;

- Giúp Tổng Biên tập, Phó Tổng Biên tập và Chánh Văn phòng trong côngtác hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư tại cácđơn vị trực thuộc;

- Soạn thảo và ban hành văn bản: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cầnsoạn thảo, Tổng Biên tập hoặc Phó Tổng Biên tập giao cho thủ trưởng đơn vị hoặccá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo; thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giaosoạn thảo văn bản chịu trách nhiệm kiểm tra về độ chính sác của nội dung và tínhpháp lý của văn bản trước khi đưa ký duyệt

Tóm lại, khối lượng công việc của Văn thư là rất nhiều nhưng văn thư cơquan mới chỉ được trang bị máy vi tính để phục vụ ban hành văn bản mà chưatrang bị phần mềm cho việc quản lý và tra cứu tài liệu

Trang 20

1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

1.1.1 Các loại văn bản cơ quan ban hành

Trong quá trình hoạt động, Tạp chí Cộng sản đã ban hành các loại văn bảnphục vụ hoạt động quản lý, điều hành như sau:

- Văn bản hành chính: Các loại văn bản cá biệt, văn bản hành chính thôngthông thường có tên loại, văn bản hành chính thông thường không có tên loại, baogồm: Quyết định, quy chế, nội quy, quy định, thông báo, công văn, kế hoạch,chương trình, báo cáo, biên bản, tờ trình, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu,giấy đi đường, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công

- Văn bản chuyên môn của cơ quan: Lý lịch cán bộ, nhân viên, kế hoạch biêntập, sổ sách kế toán,…

1.1.2 Thẩm quyền ban hành văn bản

Với tư cách là một đơn vị sự nghiệp trung ương của Đảng Cộng sản ViệtNam, trong công tác soạn thảo văn bản Tạp chí Cộng sản luôn tuân thủ các quyđịnh và ban hành văn bản đúng thẩm quyền

Tạp chí Cộng sản có thẩm quyền ban hành các văn bản hành chính bao gồmvăn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường

- Văn bản cá biệt của cơ quan ban hành: Các quyết định nâng lương, quyếtđịnh khen thưởng, kỷ luật cán bộ, nhân viên

- Văn bản hành chính thông thường:

+ Văn bản có tên loại: Nội quy, quy chế, quy định, hướng dẫn, đề án, kếhoạch, thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, các loại giấy (giấy giới thiệu, giấy ủynhiệm, giấy đi đường,…), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu nhận,…)

+ Văn bản không có tên loại: Các công văn hành chính

Nhìn chung việc ban hành văn bản của cơ quan là đúng thẩm quyền Việcphân công thẩm quyền, trách nhiệm ban hành, soạn thảo văn bản giúp cho văn bảnban hành ra không bị chồng chéo, sai quy định Đồng thời cũng tạo điều kiện thuậnlợi cho việc quản lý giải quyết các văn bản và truy cứu trách nhiệm cá nhân liênquan đến văn bản

Trang 21

Ví dụ: Báo cáo tổng kết công tác năm 2016 do Trưởng phòng – Nguyễn Văn

A ký được trình bày như sau:

Trần Văn C

1.1.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Các văn bản do cơ quan ban hành nhìn chung đều bảo đảm thể thức và kỹthuật trình bày, tuân thủ đúng theo quy định của Hướng dẫn số 11-HD/VPTWngày 28 tháng 5 năm 2004 của Văn phòng Trung ương Đảng về thể thức văn bảncủa Đảng Các quy định trong văn bản được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu vàchính xác Tuy vậy, trong vài trường hợp cụ thể, thể thức văn bản vẫn có sự sailệch nhất định về kỹ thuật trình bày nhưng chỉ là các lỗi nhỏ

Ví dụ: Cỡ chữ trong nội dung văn bản là 13,5; khoảng cách giữa các dòng ởcác đoạn không đồng nhất;

Ở một số văn bản, số đến và ngày tháng của văn bản đôi khi còn đánh trựctiếp trên máy mà theo quy định tại Hướng dẫn số 11-HD/VPTW thì việc ghi số vàngày tháng phải được thực hiện sau khi lãnh đạo cơ quan đã ký văn bản và đượcvăn thư của cơ quan vào sổ đăng ký văn bản thì khi đó tiến hành ghi số và ngàytháng năm ban hành văn bản

* Ví dụ: Thể thức trình bày một công văn của Tạp chí Cộng sản

Trang 22

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

TẠP CHÍ CỘNG SẢN

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

Chào mừng Kỷ niệm 86 năm Ngày thành lập Đảng Cộng sản Việt Nam

(3-2-1930 - 3-2-2016), hướng tới Đại hội XII của Đảng Cộng sản Việt Nam, Đảng ủyKhối Doanh nghiệp Trung ương, Tạp chí Cộng sản và Đài Truyền hình Việt Nam

tổ chức Chương trình “Mãi mãi niềm tin theo Đảng”, với quy mô hoành tráng,

trang trọng, chất lượng nghệ thuật cao, cùng các phóng sự chính luận về 86 năm

Trang 23

nghiệp cách mạng, cùng với những thành tựu nổi bật qua các kỳ Đại hội dưới sựlãnh đạo của Đảng quang vinh trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đấtnước

Chương trình được Đài Truyền hình Việt Nam truyền hình trực tiếp

- Thời gian: 20h - 21h 30, ngày 30 - 01-2016.

- Địa điểm tổ chức chương trình: Nhà Hát Lớn, Hà Nội.

Với ý nghĩa và tầm quan trọng đặc biệt của Chương trình, Đảng ủy KhốiDoanh nghiệp Trung ương trân trọng đề nghị Quý Đơn vị tham gia tài trợ choChương trình Quyền lợi tài trợ của Quý Đơn vị sẽ được Ban Tổ chức đáp lại bằngcác quyền lợi thiết thực (có phụ lục kèm theo)

Rất mong nhận được sự hợp tác từ Quý Đơn vị

Xin trân trọng cảm ơn!

Nơi nhận:

- Như kính gửi

- Lưu VT

TM BAN BIÊN TẬP PHÓ TỔNG BIÊN TẬP

VŨ VĂN HÀ

1.1.4 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

* Bước 1: Chuẩn bị

- Tuỳ thuộc vào tính chất phức tạp, tầm quan trọng của văn bản thì Trưởngphòng sẽ chỉ định cho một cá nhân hoặc phối hợp với nhau soạn thảo; hoặc phátsinh từ nhu cầu công việc của phòng cần phải có văn bản thì phòng tiến hành ràsoát lại các văn bản pháp quy, các thông tin thực tiễn liên quan đến các vấn đề cầnban hành văn bản để xác định loại văn bản; đồng thời xem xét lại các quy địnhtrước đây đã áp dụng (nếu có), tình hình thực tế tại phòng cần cải tiến hoặc quyđịnh mới để phân tích, chọn lọc thông tin áp dụng vào dự thảo cho phù hợp, đúngquy định, khả thi

- Người trực tiếp được phân công soạn thảo phải chuẩn bị đầy đủ thông tin,văn bản có liên quan và đưa ra hướng dự thảo trình lãnh đạo phòng thông qua mới

Trang 24

* Bước 2: Bước xây dựng dự thảo

Sau khi đã xác định loại văn bản, chuẩn bị tài liệu, số liệu liên quan và thốngnhất hướng xây dựng dự thảo, người được phòng phân công dự thảo tiến hành dựthảo văn bản theo các thể thức văn bản/ quy định kiểm tài liệu (quy định, quy chế,thông báo, quy trình,…) và bố cục, cách hành văn, hình thức phải phù hợp với nộidung văn bản

- Đối với văn bản thông thường: Trình lãnh đạo phòng soát xét, điều chỉnh nộidung, hình thức; nếu cần thiết thì họp phòng lấy ý kiến

- Đối với văn bản quản lý: Trình lãnh đạo phòng soát xét, điều chỉnh nội dung,hình thức Sau đó, người dự thảo chỉnh sửa lại (nếu có) và trình lãnh đạo phòng kýchuyển các phòng liên quan góp ý (chú ý ghi cụ thể ngày bắt đầu góp ý và ngàychuyển trả lời góp ý)

* Bước 3: Bước viết thành văn bản

Dựa trên bản thảo theo mẫu, người soạn thảo sẽ tiến hành viết văn từng phầntừ trình bày thể thức đến nội dung văn bản

* Bước 4: Bước duyệt và ký văn bản

- Khi bản thảo được viết xong, người soạn thảo phải trình bày lại thành bảnsạch để trình duyệt

- Khi duyệt bản thảo, thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng ủy quyền sẽduyệt về các vấn đề sau đây: thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức của văn bản,nội dung của văn bản so với mục đích ban hành đã xác định

- Trong văn bản được duyệt, người duyệt phải ghi ý kiến bốn nội dung: Duyệt,số nhân bản để ban hành, ngày duyệt, chữ ký người duyệt Vị trí ghi ở phía lề trái,dưới số và ký hiệu của văn bản

* Bước 5: Bước hoàn chỉnh và triển khai văn bản

- Các công việc ở giai đoạn này do nhân viên văn thư của cơ quan thực hiện,người soạn thảo có thể phối hợp để hoàn thành quy trình

- Từ bản thảo đã được duyệt, hình thành bản trình ký Bản trình ký phải tuyệtđối trung thành với văn bản đã duyệt Trước khi trình ký, phải kiểm tra kỹ lưỡngvăn bản về thể thức, về nội dung, về lỗi diễn đạt (lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp )

Trang 25

- Trình văn bản cho trưởng phòng hoặc quản lý trực tiếp kiểm tra và ký tắt ởcuối nội dung văn bản.

- Nhân bản trình ký đúng số lượng quy định

- Trình thủ trưởng hoặc được thủ trưởng ủy quyền ký chính thức

- Chuyển xuống bộ phận Văn thư của cơ quan đóng dấu lên chữ ký trên vănbản, đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số, ký hiệu và ngày tháng năm ban hành vănbản Văn bản khi đã hoàn thành những khâu này được gọi là bản chính văn bản.Bản chính có thể được làm thành nhiều bản, có giá trị như nhau

- Chuyển văn bản đến các cá nhân và các phòng ban có liên quan trong nội bộ

cơ quan và ngoài cơ quan theo yêu cầu

- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức vàbản chính lưu trong hồ sơ

- Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phải được đóng dấu và sắp xếptheo thứ tự đăng ký

- Sau khi văn bản đã được triển khai, cần có kế hoạch theo dõi việc tổ chứcthực hiện của các bộ phận để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp với thực tế, rút kinhnghiệm trong việc ban hành văn bản mới

1.2 Công tác quản lý văn bản đi

1.2.1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản

* Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày: Trước khi phát hành văn bản, cán bộvăn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếucó sai sót phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

* Ghi số văn bản và ngày, tháng văn bản

1.2.2 Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi hiện nay tại Tạp chí Công sản được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản

đi hoặc phần mềm cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính

a) Đăng ký văn bản đi bằng sổ

- Lập sổ đăng ký văn bản đi

- Đăng ký văn bản đi

Trang 26

b) Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bảnViệc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo Bản hướng dẫn vềứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiệntheo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan.

+ Mẫu sổ đăng ký văn bản đi gồm 2 phần như sau:

- Phần bìa sổ và trang đầu:

Trên trang đầu của các loại sổ cần có chữ ký của người có thẩm quyền vàđóng dấu trước khi sử dụng

(Bìa sổ văn bản đi Phụ lục 2)

- Phần nội dung bên trong:

Tên loại

và trích yếu nội dung văn bản

Người ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

1.2.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật:

- Nhân bản: Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định

Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của Nghị

định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiếtthi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước

- Đóng dấu cơ quan: Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo vănbản chính được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèmtheo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số

Trang 27

110/2004/NĐ-CP Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụlục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.

- Đóng dấu độ khẩn, mật: Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” (kể cả “Hoảtốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy địnhtại điểm a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thuhồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA

1.2.4 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

* Làm thủ tục phát hành văn bản

- Lựa chọn bì

- Trình bày bì và viết bì

- Vào bì và dán bì:

- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì

* Chuyển phát văn bản đi

- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chứcTuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhântrong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được thực hiện tại văn thưhoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân), các cơ quan, tổchức quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao vănbản

Trang 28

+ Mẫu sổ gồm 2 phần:

- Phần bìa sổ và trang đầu:

Đảng Cộng sản Việt NamTạp chí Cộng sản

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI

Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú

- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác:

Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trựctiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ (mẫu sổ và việc vàosổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX - Sổ chuyển giao văn bản đi) Khichuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ Có thể chuyển giaobằng một số phương tiện như: Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện, chuyển phát vănbản đi bằng máy Fax, qua mạng, chuyển phát văn bản mật

Trang 29

+ Mẫu sổ gồm 2 phần:

- Bìa sổ và trang đầu:

Đảng Cộng sản Việt NamTạp chí Cộng sản

SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN

Nơi nhận văn bản

Số lượng bì

Ký nhận, dấu bưu điện

Ghi chú

Cách đăng ký bên trong sổ như sau:

Cột 1: Ghi ngày, tháng gửi văn bản đi bưu điện; đối với những ngày dưới 10và tháng 1, 2 thì phải ghi thêm số 0 ở trước

Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản

Cột 3: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản

Cột 4: Ghi số lượng bì của văn bản gửi đi

Cột 5: chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản và dấu của bưuđiện (nếu có)

Cột 6: Ghi những điểm cần thiết

c) Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Ngoài ra, trong Văn phòng còn áp dụng hình thức đăng ký văn bản điện tử,được thực hiện thông qua Phần mềm Quản lý văn bản, khi cần thiết có thể trích

Trang 30

tổng hợp dữ liệu.

1.2.5 Lưu văn bản đi

Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định số110/2004/NĐ-CP Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩmquyền

Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độmật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước

1.3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến

Căn cứ Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thưvà Lưu trữ nước về việc hướng dẫn quản lý giải quyết văn bản đi, đến có thể kháiquát quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của cơ quan (Phụ lục 4)

1.3.1 Tiếp nhận văn bản đến

Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đến đều phải tập trung taị văn thư của cơquan Văn bản khi được gửi đến cơ quan, bước đầu tiên cán bộ văn thư sẽ kiểm travăn bản xem văn bản có được ghi đúng địa chỉ hay không, đếm số lượng tình trạngbì đựng văn bản xem còn nguyên vẹn hay không Đối với văn bản Mật đến phảikiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận văn bản và ký nhận

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, bì không nguyên vẹn hoặc văn bản đượcchuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì đối với văn bản có dấu “ Hỏa tốc”,

“Khẩn”, “ Thượng khẩn” phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm;trường hợp cần thiết phải lập biên bản và yêu cầu người chuyển giao văn bản kýnhận

Đối với văn bản được chuyển giao qua mạng, fax thì cán bộ văn thư cũng phảikiểm tra về số lượng cũng như về số trang của văn bản

+ Phân loại, bóc bì văn bản đến

Văn bản đến tiến hành phân thành 2 loại: Loại thứ nhất là văn bản; Loại thứ 2là thư riêng, sách báo tư liệu, hóa đơn,… loại này gửi thẳng cho cán bộ, cá nhân cóliên quan

Đối với các văn bản gửi chung đến cơ quan thì cán bộ văn thư tiến hành phânloại, bóc bì Văn bản có dấu “Khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc” phải bóc bì trước để

Trang 31

tiến hành giải quyết kịp thời.

Đối với các văn bản gửi đích danh người nhận thì cán bộ văn thư tiếp nhận,không bóc bì mà chuyển trực tiếp cho đúng người có trách nhiệm giải quyết

Đối với các văn bản Mật, việc tiếp nhận văn bản và bóc bì phải được thựchiện theo đúng quy định tại Thông tư số 12 ngày 13/9/2002 của Bộ Công an hướngdẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ- CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ

Đối với văn bản là đơn thư khiếu nại, tố cáo thì khi bóc bì phải giữ lại bì kèmtheo văn bản để làm bằng chứng

Khi bóc bì không được làm rách hay mất chữ của văn bản cũng như địa chỉnơi gửi, dấu bưu điện… Trường hợp văn bản gửi kèm phiếu gửi thì sau khi nhậnphải ký xác nhận và đóng dấu vào phiếu gửi, chuyển trả lại cơ quan gửi để theo dõixử lý kịp thời

+ Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến lên văn bản

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư của cơ quan phải đượcđóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến lên văn bản Đối với bản fax và văn bản gửiqua mạng thì phải in ra và làm thủ tục đóng dấu đến

Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoẳng giấy trắng dưới số, kýhiệu hoặc trích yếu nội dung hay dưới địa danh, ngày tháng ban hành văn bản

1.3.2 Đăng ký văn bản đến

Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyểngiao đến các đơn vị, cá nhân có liên quan Hiện nay cơ quan có 2 cách đăng ký vănbản đến là đăng ký truyền thống và bằng máy vi tính

Khi đăng ký không được dùng bút chì hay viết tắt những từ không thôngdụng

- Phương pháp đăng ký:

Theo Công văn số 425/VTLTLNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 củaCục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.+ Đối với Tạp chí Cộng sản tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản trong 1năm lập các loại sổ sau:

* Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, Ngành, cơ quan trung ương

Định dạng
Số trang	63
Dung lượng	15,02 MB