Tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của công ty Nhiệt điện Uông Bí

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B.NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY NHIỆT ĐIỆN UÔNG BÍ. 3 1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Nhiệt điện Uông Bí. 3 1.1. Giới thiệu chung về công ty Nhiệt điện Uông Bí. 3 1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Nhiệt diện Uông Bí . 3 2.Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 5 2.1. Chức năng nhiệm vụ của Công ty Nhiệt điện Uông Bí. 5 2.2. Cơ cấu tổ chức của công ty 6 2.3. Quyền hạn 7 CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY NHIỆT ĐIỆN UÔNG BÍ 15 I. Khái quát thời gian thực tập 15 II. Vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ đối với hoạt động của công ty nhiệt điện Uông Bí nói chung và công tác công văn giấy tờ nói riêng. 15 III. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ trong công ty nhiệt điện Uông Bí 16 III. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ vận dụng vào thực tế của công ty. 18 IV. Công tác chỉnh lý ở công ty. 19 V. Hệ thống quản lý công tác lưu trữ của công ty nhiệt điện Uông Bí. 19 VI. Tình hình cán bộ đảm nhiệm công tác lưu trữ của công ty nhiệt điện Uông Bí. 19 VII. Khảo sát nghiên cứu tình hình công tác lưu trữ trong công ty; tình hình tài liệu. 20 CHƯƠNG 3. : KẾT QUẢN THỰC TẬP VỀ CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ VÀ NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM. 22 KẾT LUẬN 36 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU 1

B.NỘI DUNG 3

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY NHIỆT ĐIỆN UÔNG BÍ 3

1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Nhiệt điện Uông Bí 3

1.1 Giới thiệu chung về công ty Nhiệt điện Uông Bí 3

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Nhiệt diện Uông Bí 3

2.Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 5

2.1 Chức năng nhiệm vụ của Công ty Nhiệt điện Uông Bí 5

2.2 Cơ cấu tổ chức của công ty 6

2.3 Quyền hạn 7

CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY NHIỆT ĐIỆN UÔNG BÍ 15

I Khái quát thời gian thực tập 15

II Vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ đối với hoạt động của công ty nhiệt điện Uông Bí nói chung và công tác công văn giấy tờ nói riêng 15

III Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ trong công ty nhiệt điện Uông Bí 16 III Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ vận dụng vào thực tế của công ty 18

IV Công tác chỉnh lý ở công ty 19

V Hệ thống quản lý công tác lưu trữ của công ty nhiệt điện Uông Bí 19

VI Tình hình cán bộ đảm nhiệm công tác lưu trữ của công ty nhiệt điện Uông Bí 19

VII Khảo sát nghiên cứu tình hình công tác lưu trữ trong công ty; tình hình tài liệu 20

CHƯƠNG 3 : KẾT QUẢN THỰC TẬP VỀ CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ VÀ NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM 22

KẾT LUẬN 36 PHỤ LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay khi xã hội ngày càng phát triển, công nghệ thông tin ngày cànghiện đại chính vì thế tư duy của con người cũng trở nên phong phú và đa dạnghơn Sự phát triển không ngừng của xã hội dẫn tới việc trao đổi thông tin đã trởthành một nhu cầu tất yếu của loài người với rất nhiều hình thức khác nhau.Cùng với sự phát triển đó việc trao đổi thông tin bằng văn bản ra đời ngày càngphong phú hơn và đang trở thành phương tiện không thể thiếu trong mọi hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức

Cũng vào thời điểm hiện nay, nhu cầu về nguồn nhân lực lưu trữ, hànhchính văn phòng có trình độ bậc cao đẳng, đại học và sau đại học của xà hộingày càng lớn Không chỉ ở các cơ quan đảng, nhà nước các doanh nghiệp màcòn những thành phần kinh tế khác đang ngày càng chiếm vị trí quan trong hơnbao giờ hết

Tại trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, sự ra đời của khoa Văn thư –

lưu trữ đã đánh dấu một bước ngoặt lịch sử, mở ra một chương mới vềđào tạo cán bộ lưu trữ Trong nhiều năm qua, khoa văn thư – lưu trữ là mộttrong những đơn vị đi đầu trong cả nước về việc đào tạo nguồn nhân lực chấtlượng cao Với mục tiêu đề ra là đào tào những người có khả năng phụ trách,quản lý công tác văn thư, lưu trữ và cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách trongcác cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Để sinh viên có cái nhìn tổng quan hơn vềkhông chỉ về công tác hành chính – văn phòng, công tác văn thư – lưu trữ màcòn tạo điều kiện để giúp sinh viên hiểu sâu hơn về chuyên ngành đang theo học, do vậy hàng năm khoa luôn tạo điều kiện tổ chức cho sinh viên đi thực tập,thực tế tại các cơ quan về ngành văn thư - lưu trữ

Thực hiện theo kế hoạch của khoa - lưu trữ trong đợt thực tập từ ngày 01tháng 07 năm 2017 đến 15 tháng 08 năm 2017 Đây cũng là đợt thực tập tổnghợp cuối khóa để chuẩn bị thi tốt nghiệp và cũng là đợt thực tập thức tế thứ 2trong chương trình đào tạo của cả khóa học nhằm giúp cho sinh viên hiểu rõ hơncông tác công văn giấy tờ và lưu trữ trong cơ quan, tổ chức khi đến thực tập

Thông qua đợt thực tập này, sinh viên có thể vận dụng những kiến thức lýthuyết đã học để vận dụng vào thực tế Qua đó để trao dồi những kinh nghiệmcho bản thân mình Rèn luyện tay nghề, nâng cao ý thức trách nhiệm và xây

dựng cho bản thân phong cách làm việc của người cán bộ công chức, cán bộ vănphòng trong tương lai Rèn luyện khả năng phát hiện và giải quyết vấn đề mangtinh thực tiễn.

Từ ngày 01 tháng 07 năm 2017 đến ngày 15 tháng 08 năm 2017 chúng em

đã được thực tập tại phòng lưu trữ của công ty Nhiệt điện Uông Bí Đây là điềukiện tốt cho chúng em được tiếp xúc với thực tế của công tác lưu trữ để từ đó códịp so sánh lý thuyết với thực tiễn Kết quả khảo sát trong đợt thực tập này của

em bao gồm 4 chương sau:

Chương I: tổng quan về sự hình thành và phát triển của công ty Nhiệt điện Uông Bí

Chương II: Tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của công ty Nhiệt điện Uông Bí

Chương III: kết quản thực tập về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ và những bài học kinh nghiệm.

Chương IV: một số nhận xét và kiến nghị về công tác lưu trữ tại công

ty Nhiệt điện Uông Bí.

Trong thời gian thực tập vừa qua, em đã rất cố gắng làm việc, học hỏi,trau dồi được nhiều kinh nghiệm cho công việc của mình và bên cạnh đó vẩncòn hạn chế nên bài báo cáo này còn nhiều thiếu sót, em rất mong nhận đượcnhững ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo trong khoa để em có thể nắm chắc

lý thuyết và thực tiễn hơn về chuyên ngành của em sau khi ra trường

Cũng trong bài báo cáo này Em xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến cácthầy cô trong khoa văn thư lưu trữ, đặc biệt là cô Trần Việt Hà Em xin cảm ơncác lãnh đạo thuộc công ty Nhiệt điện Uông Bí, anh Đậu Văn Tuấn cán bộ công

ty TNHH MTV thương mại và dịch vụ lưu văn đã tào điều kiện giúp đỡ em hoànthành tốt đợt thực tập và bài báo cáo này

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà nội ngày 28 tháng 8 năm 2017

Sinh viênNguyễn Nhất Trang

B.NỘI DUNG CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN

CỦA CÔNG TY NHIỆT ĐIỆN UÔNG BÍ.

1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Nhiệt điện Uông Bí 1.1 Giới thiệu chung về công ty Nhiệt điện Uông Bí.

Tên gọi bằng tiếng việt: CÔNG TY NHIỆT ĐIỆN UÔNG BÍ

Tên gọi bằng tiếng anh: UÔNG BI THERMAL POWER COMPANYTên viết tắt: UBTPC

Giám đốc công ty: Hà Xuân Hải

Địa chỉ: Phường Quang Trung- Thành phố Uông Bí – Tỉnh Quảng NinhĐiện thoại: 0333854284 FAX: 033 854181

Số ĐKKD: 22.06.000008 cấp ngày 11 tháng 5 năm 2005 do sở kế hoạch

và đầu tư tỉnh Quảng Ninh cấp

Công ty Nhiệt điện Uông Bí có tư cách pháp nhân, thực hiện chế độ hạchtoán kinh tế độc lập, được sử dụng con dấu, được mở tài khoản và quan hệ tíndụng với ngân hàng trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Nhiệt diện Uông Bí

Thực hiện lời bác dạy, gần 50 năm qua CBCNV nhà máy thi đua hăng háilao động đạt nhiều thành tích trong chiến đấu và xây dựng

VỮNG TAY SÚNG, CHẮC TAY BÚA

Lúc nhà máy mới xây dựng có 4 lò hơi với 4 tổ máy, tổng công suất48MW Khánh thành và đưa vào sản xuất chưa lâu, CBCNV nhà máy đã phảigồng mình chống trả những trận ném bom ác liệt của máy bay Mỹ

Trong suốt năm chiến tranh (1964 – 1972), nhà máy đã bị đánh 79 trận,với gần 2000 quả bom các loại nhằm triệt phá nguồn điện chủ lực của miền bắclúc bấy giờ Không quản ngại hy sinh gian khổ, CBCNV nhà máy vẫn chắc taysúng, bám máy bám lò, bảo vệ, giữ vững nguồn điện phục vụ cho sản xuất vàchiến đấu

Trong suốt những năm chống chiến tranh phá hoại của đế quốc Mỹ, cán

bộ công nhân nhà máy đã kiên cường bám trụ, vừa chiến đấu vừa sản xuất

CBCNV nhà náy đã đào đắp 650m giao thông hào, lắp đặt 26 cầu trượt và dâytụt, 28 hệ thống chuông báo động, hàng nghìn hầm cá nhân và hầm kiên cố dùchiến tranh ác liệt nhưng nhà máy vẫn giữ dòng điện ổn định phục vụ cho kinh

tế và quốc phòng, sản lượng điện năm nào cũng tăng từ 4,2 % đến 37,7% vớitổng sản lượng trên 1 tỷ kWV Vừa khôi phục máy móc bị bom hư hỏng nặng nềđợt 1, 2, vừa xây dựng đợt 3,4 đến năm 1973 nhà máy đã hoàn thành lắp đặt,nâng tổng số công suất lên 153 MW phục vụ cho công cuộc xây dựng đất nước

Năng động sáng tạo trong thời kỳ đổi mới

Thực hiện lời bác dạy, trong những năm đổi mới, gần 1600 CBCNV nhàmáy đã năng động sáng tạo trong công tác để bảo đảm sản lượng điện ổn định,năm sau cao hơn năm trước Công ty Nhiệt điện Uông Bí sản xuất theo côngnghệ nhiệt điện đốt than; thiết bị được chế tạo tại Liên Xô vào những năm 50

Do yêu cầu về điện của đất nước trong thời kỳ đổi mới vừa qua, ngày 10tháng 10 năm 2000 thủ tướng chính phủ đã ký quyết định số 994/QĐ – TTG

“phê duyệt đầu tư xây dựng nhà máy nhiệt điện Thành Đô mở rộng” với côngsuất 300MWh và ngày 26 tháng 5 năm 2002 đồng chí phó thủ tướng NguyễnTấn Dũng đã về dự lễ khởi công xây dựng nhà máy nhiệt điện Uông Bí mở rộng

Để đáp ứng yêu cầu quản lý và điều hành trong thời kỳ đổi mới bộ trưởng

bộ công nghiệp đã ra quyết định số 15/2005/QĐ – BCN ngày 30/03/2005 vềviệc chuyển nhà máy nhiệt điện Thành Đô thành công ty Nhiệt điện Uông Bí,thành viên hạch toán độc lập thuộc tổng công ty điện lực Việt Nam

Cùng với việc sản xuất, xây dựng nhà máy mở rộng với sự quản lý theo

cơ chế mới trong những năm vừa qua nhà máy đã luôn hoàn thành vượt chỉ tiêuđược giao, hòa vào mạng lưới điện quốc gia hàng tỷ kWh điện, góp phần khôngnhỏ vào việc cung ứng điện cho khu kinh tế trọng điểm Quảng Ninh- Hà Nội -Hải Phòng Năm 2007 công ty đã sản xuất được 538 triệu kWh vượt mức sảnlượng điện được giao Tập thể cán bộ công nhân viên chức công ty nhiệt điệnUông Bí đã được Đảng và Nhà nước tặng thưởng huân chương các loại

2.Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty

2.1 Chức năng nhiệm vụ của Công ty Nhiệt điện Uông Bí.

Từ khi ngành điện phát triển nhiều nhà máy thủy điện, nhiệt điện có côngsuất lớn ra đời, Công ty Nhiệt điện Uông Bí sản xuất góp phần cung cấp điệncho hệ thống lưới điện quốc gia góp phần cùng với EVN giải quyết việc thiếuđiện nghiêm trọng đặc biệt trong các đợt nắng nóng Nhiệm vụ của công ty nhiệtđiện Uông Bí là sản xuất và cung cấp điều hòa vào mạng lưới điện quốc gia đểcung cấp điện cho đất nước theo chỉ tiêu do EVN giao trong từng giai đoạn, thời

kỳ Bên cạnh việc sản xuất điện, công ty còn tiến hành các hoạt động sản xuấtkinh doanh về xây lắp điện, thực hiện việc cung cấp dịch vụ hàng hóa để thuthêm lợi nhuận

Ngành nghề kinh doanh của công ty được quy định 1 cách cụ thể ( trích từđiều 2 quyết định 15/QĐ – BCN ngày 30/03/2005 về việc chuyển nhà máy nhiệtđiện Uông Bí thành công ty nhiệt điện Uông Bí, thành viên hạch toán độc lậpthuộc tổng công ty điện lực VIệt Nam này là tập đoàn điện lực Việt Nam)

- Sản xuất kinh doanh điện năng;

- Quản lý, vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa, cải tạo các thiết bị điện, cáccông trình nhiệt điện, công trình kiến trúc của nhà máy điện

- Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực về quản lý vận hành, bảo dưỡng vàsửa chữa thiết bị của nhà máy điện

- Mua bán, xuất nhập vật tư thiết bị

- Lập dự án đầu tư xây dựng, quản lý dự án đầu tư xây dựng, tư vấn giámsát thi công xây lắp

- Thi công xây lắp các công trình điện

- Sản xuất kinh doanh than

- Sản xuất cột điện, bị thép, tấm lót máy nghiền than, sản phẩm bê tông litâm

- Kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với quy định của pháp luật

2.2 Cơ cấu tổ chức của công ty

2.3 Quyền hạn

- Giám đốc công ty: là người chịu trách nhiệm trước EVN và Nhà nước vềmọi hoạt động sản xuất kinh doanh, kỹ thuật tài chính của công ty, quyền lợi cửangười lao động và chịu trách nhiệm trước pháp luật và có quyền hạn cao nhấttrong công ty

- Các phó giám đốc: giúp việc cho giám đốc, phụ trách theo từng côngviệc trong công tác vận hành, sửa chữa bảo đảm sản xuất ổn định cho mọi hoạtđộng, quản lý vật tư, máy móc thiết bị và phân công trực tiếp sản xuất Chịutrách nhiệm trước giám đốc EVN về phần việc được giao

- Phòng quản trị thuộc văn phòng tổng công ty:

+ Tổ chức phân công công việc, giao nhiệm vụ cho CBCNV thuộc quyềnquản lý có khoa học, hợp lý; quản lý nhân lực, tài sản, trang thiết bị của đơn vị,

đề xuất với lãnh đạo văn phòng trong việc bố trí nhân lực, tài sản của đơn vị phùhợp cho từng thời kỳ để hoàn thành nhiệm vụ được giao

+ Theo phân giao nhiệm vụ, được quan hệ trực tiếp với các ban, cácphòng và các phân xưởng của cơ quan tổng công ty, các đơn vị ngoài theo ủyquyền của văn phòng đẻ giải quyết công việc và các vấn đề có liên quan đếnviệc thực hiện nhiệm vụ được giao

+ Giải quyết để CBCNV thuộc quyền quản lý có việc riêng được nghỉphép, nghỉ bù và các chế độ nghỉ khác

+ Nhận xét, đánh giá CBCNV thuộc quyền quản lý; tổng hợp và đề xuấtcác chế độ liên quan đến CBCNV theo quy định hiện hành

+ Trưởng phòng hoặc phó trưởng phòng trực tiếp ký các phiếu lĩnh vậtphục vụ co sản xuất của lĩnh vực quản trị khi kế hoạch đã được văn phòng trìnhlãnh đạo tổng công ty phê duyệt

+ Được quyền tham mưu, báo cáo với phó tổng giám đốc phụ trách trựctiếp các vấn đề liên quan đến nhà máy điện Uông Bí trong phạm vi quản lý củađơn vị

+ Được nhận các văn bản chỉ đạo của EVN hoặc EVNGENCO1 và nhữngvăn bản khác liên quan đến phạm vi quản lý của đơn vị

- Phòng kế toán thuộc ban kế hoạch

+ Tổ chức phân công công việc, giao nhiệm vụ cho CBCNV thuộc quyềnquản lý có khoa học, hợp lý; quản lý nhân lực, tài sản, trang thiết bị của đơn vị,

đề xuất với lãnh đạo ban trong việc bố trí nhân lực, tài sản của đơn vị phù hợpcho từng thời kỳ để hoàn thành nhiệm vụ được giao đạt hiệu quả cao nhất

+ Theo phân giao nhiệm vụ, được quan hệ trực tiếp với các ban, cácphòng và các phân xưởng thuộc cơ quan TCT và một số đơn vị bên ngoài để giảiquyết công việc và các vấn đề có liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ đượcgiao

+ Giải quyết để CBCNV thuộc quyền quản lý có việc riêng được nghỉphép, nghỉ bù và các chế độ nghỉ khác theo nội quy lao động của cơ quan tổngcông ty và các văn bản pháp luật về lao động

+ Nhận xét, đánh giá CBCNV thuộc quyền quản lý; tổng hợp và đề xuấtcác chế độ liên quan đến CBCNV theo quy định hiện hành

+ Được tham gia xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của nhà máyđiện Uông Bí; tham gia góp ý vào các đề án phát triển của EVNGENCO1

+ Được tham gia một số hội đồng, ban chỉ đạo liên quan đến hoạt độngsản xuất linh doanh của nhà máy điện Uông Bí do tổng công ty thành lập nhưhội đồng thi đua khen thưởng, hội đồng nghiệm thu, thanh quyết toán các côngtrình sửa chữa lớn, hội đồng thanh lý tài sản, tổ chuyên gia đấu thầu, ban chỉ đạotrung, đại tu và một số hội đồng, ban chỉ đạo khác theo sự phân công của tổnggiám đốc

+ Tham gia nhận xét, đánh giá các đơn vị trong nhà máy điện Uông Bí vềthực hiện nhiệm vụ kế hoạch sản xuất

+ Dự thảo các văn bản liên quan đến kế hoạch sản xuất kinh doanh củanhà máy điện Uông Bí trình tổng giám đốc duyệt

+ Được quyền tham mưu, báo cáo với phó tổng giám đốc phụ trách trựctiếp các vẫn đề liên quan đến các hoạt động sản xuất kinh doang của nhà máyđiện Uông Bí

+ Được nhận các văn bản chỉ đạo của EVN hoặc EVNGENCO1 liên quan

đến hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy điện Uông Bí và những văn bảnkhác.

- Phòng tài chính – kế toán thuộc ban tài chính kế toán

+ Tổ chức phân công công việc, giao nhiệm vụ cho CBCNV thuộc quyềnquản lý có khoa học, hợp lý; quản lý nhân lwucj tài sản, trang thiết bị của đơn

vị, đề xuất với lãnh đạo ban trong việc bố trí nhân lực, tài sản của đơn vị chotừng thời kỳ để hoàn thành nhiệm vụ được giao

+ Theo phần giao nhiệm vụ được quan hệ trực tiếp với các ban, các phòng

và các phân xưởng thuộc cơ quan tổng công ty và một số đơn vị bên ngoài theo

ủy quyền của ban để giải quyết công việc và các vấn đề có liên quan đến việcthực hiện nhiệm vụ được giao

+ Giải quyết để CBCNV thuộc quyền quản lý có việc riêng được nghỉphép, nghỉ bù và các chế độ nghỉ khác theo nội quy lao động của cơ quan tổngcông ty và các văn bản pháp luật về lao động

+ Nhận xét, đánh giá CBCNV thuộc quyền quản lý tổng hợp và đề xuấtcác chế độ liên quan đến CBCNV theo quy định hiện hành

+ Kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vật tư, trang thiết bị ở các đơn vịtrong nhà máy, tham gia xét thầu thanh xử lý TSCĐ, vật tư công cụ dụng cụ

+ Kiểm tra việc chấp hành chế độ, chính sách hiện hành đối với ngườ laođộng, việc trả lương, thưởng, các khoản phụ cấp, thu chi tiền mặt và các vấn đềliên quan khác đến hoạt động tài chính của nhà máy

+ Tham gia nhận xét đánh giá các đơn vị trong nhà máy về thực hiệnnhiệm vụ kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài chính và các hoạt động khác liên quanđến phòng tài chính kế toán

+ Tham gia tổ giúp việc cho một số hội đồng do tổng công ty thành lậpliên quan đến quản lý và thực hiện chế độ chính sách tài chính, kế toán

+ Được quyền tham mưu, báo cáo với phó tổng giám đốc phụ trách trựctiếp các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy điệnUông Bí

+ Được nhận các văn bản chỉ đạo của EVN và EVNGENCO1 và những

văn bản khác liên quan đến hoạt động sản xuât kinh doanh của nhà máy điệnUông Bí.

- Phòng kỹ thuật – vật tư thuộc ban kỹ thuật – sản xuất

+ Tổ chức phân công công việc, giao nhiệm vụ cho CBCNV thuộc quyềnquản lý có khoa học, hợp lý; quản lý nhân lwucj tài sản, trang thiết bị của đơn

vị, đề xuất với lãnh đạo ban trong việc bố trí nhân lực, tài sản của đơn vị chotừng thời kỳ để hoàn thành nhiệm vụ được giao

+ Theo phần giao nhiệm vụ được quan hệ trực tiếp với các ban, các phòng

và các phân xưởng thuộc cơ quan tổng công ty và một số đơn vị bên ngoài theo

ủy quyền của ban để giải quyết công việc và các vấn đề có liên quan đến việcthực hiện nhiệm vụ được giao

+ Giải quyết để CBCNV thuộc quyền quản lý có việc riêng được nghỉphép, nghỉ bù và các chế độ nghỉ khác theo nội quy lao động của cơ quan tổngcông ty và các văn bản pháp luật về lao động

+ Nhận xét, đánh giá CBCNV thuộc quyền quản lý tổng hợp và đề xuấtcác chế độ liên quan đến CBCNV theo quy định hiện hành

+ Được đến các vị trí sản xuất và quan hệ với các đơn vị trong nhà máyđiện Uông Bí để kiểm tra tình trạng thiết bị, máy móc, nắm bắt tình hình sảnxuất; kiểm tra giám sát hệ thống CNTT; kiểm tra giám sát về KTAT, BHLĐ,VSLĐ & TCCN; điều tra sự cố tai nạn lao động

+ Được quyền yêu cầu CNVC tạm ngừng công việc để trình lãnh đạo tổngcông ty quyết định khi thấy công việc đang được thực hiện có nguy cơ gây mất

an toàn cho người và thiết bị hoặc vi phạm yêu cầu kỹ thuật; yêu cầu đình chỉngay công việc hoặc thao tác có nguy cơ gây sự cố nghiêm trọng hoặc tai nạnlao động

+ Ký các phiếu nhập xuất vật tư, hàng hóa theo quy định và ủy quyền củatổng giám đốc công ty

+ Được ký lệnh điều động phương tiện thuộc phòng KT – VT quản lýphục vụ nhu cầu sản xuất và đời sống của nhà máy điện Uông Bí theo kế hoạchtháng hoặc kế hoạch đột xuất đã được tổng giám đôc duyệt

+ Kiểm tra tình hình thực tế sử dụng vật tư của các đơn vị so với địnhmức, kịp thời ngăn chặn việc sử dụng lãng phí hoặc để hư hỏng vật tư, đề xuất ýkiến báo cáo tổng giám đốc thu hồi các loại vật tư đã cấp cho các đơn vị mà sửdụng không đúng mục đích.

+ Được kiến nghị với lãnh đạo tổng công ty về những vấn đề xét thấy cólợi cho sản xuất kinh doanh của tổng công ty

+ Được quyền bảo lưu ý kiến về kỹ thuật khác với kết luận cuối cùng củangười chủ trì, nhưng vẫn phải tổ chức thực hiện nghiêm chỉnh công việc đã đượctổng giám đốc ( hoặc người được ủy quyền) quyết định

+ Tham gia nhận xét các đơn vị trong nhà máy điện Uông Bí về việc quản

lý, sử dụng vật tư cho các nhu cầu sản xuất và sửa chữa

+ Tham gia xét duyệt kế hoạch cung ứng vật tư cho các đơn vị để đảmbảo sát với thực trạng tồn trữ vật tư ở kho nhà máy điện Uông Bí

+ Đề nghị tổ chức các hội nghị để phổ biến về công tác lập đơn hàng muasắm vật tư, thiết bị, cũng như công tác quản lý vật tư của nhà máy điện Uông Bí

+ Được tham gia một số hội đồng và ban chỉ đạo liên quan đến hoạt độngsản xuất linh doang của nhà máy điện Uông Bí do tổng công ty thành lập, nhưhội đồng khoa học kỹ thuật, hội đồng sáng kiến, hội đồng nghiệm thu, hội đồngthi đua khen thưởng, hội đồng xét thưởng an toàn điện, ban chỉ đạo trung đại tu,ban chỉ đạo phòng chống lụt bão, ban chỉ đạo thực hiện công tác PCCN và một

số hội đồng, ban chỉ đạo khác theo sự phân công của tổng giám đốc

+ Được quyền tham mưu báo cáo với phó tổng giám đốc phụ trách trựctiếp các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy điênUông Bí

+ Được nhận các văn bản chỉ đạo của EVN hoặc EVNGENCO1 và nhữngvăn bản khác liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy điệnUông Bí

- Phòng tổng hợp quản lý dự án thuộc ban QLĐT – XD

+ Tổ chức phân công công việc, giao nhiệm vụ cho CBCNV thuộc quyềnquản lý có khoa học, hợp lý; quản lý nhân lwucj tài sản, trang thiết bị của đơn

vị, đề xuất với lãnh đạo ban trong việc bố trí nhân lực, tài sản của đơn vị chotừng thời kỳ để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

+ Theo phần giao nhiệm vụ được quan hệ trực tiếp với các ban, các phòng

và các phân xưởng thuộc cơ quan tổng công ty và một số đơn vị bên ngoài theo

ủy quyền của ban để giải quyết công việc và các vấn đề có liên quan đến việcthực hiện nhiệm vụ được giao

+ Giải quyết để CBCNV thuộc quyền quản lý có việc riêng được nghỉphép, nghỉ bù và các chế độ nghỉ khác theo nội quy lao động của cơ quan tổngcông ty và các văn bản pháp luật về lao động

+ Nhận xét, đánh giá CBCNV thuộc quyền quản lý tổng hợp và đề xuấtcác chế độ liên quan đến CBCNV theo quy định hiện hành

+ Được tham gia mọi hoạt động và các phong trào thi đua lao động sảnxuất của cơ quan tổng công ty

+ Được quan hệ trực tiếp với các ban của tập đoàn điện lực Việt Nam, các

cơ quan tổ chức có liên quan để thực hiện nhiệm vụ được giao

+ Tham gia các cuộc họp với các bên có liên quan để thực hiện công việc

do ban quản lý đầu tư - xây dựng và tổng giám đốc giao

+ Được quyền tham mưu, báo cáo trực tiếp với phó tổng giám đốc phụtrách trực tiếp các vấn đề liên quan đến dự án UBMR và dự án UBMR2

+ ĐƯợc nhận các văn bản chỉ đạo của EVN và EVNGENCO1 và nhữngvăn bản khác liên quan đến dự án UBMR và dự án UBMR2

- Phòng bảo vệ thuộc ban thanh tra, bảo vệ và pháp chế

+ Tổ chức phân công công việc, giao nhiệm vụ cho CBCNV thuộc quyềnquản lý có khoa học, hợp lý; quản lý nhân lwucj tài sản, trang thiết bị của đơn

vị, đề xuất với lãnh đạo ban trong việc bố trí nhân lực, tài sản của đơn vị chotừng thời kỳ để hoàn thành nhiệm vụ được giao

+ Theo phần giao nhiệm vụ được quan hệ trực tiếp với các ban, các phòng

và các phân xưởng thuộc cơ quan tổng công ty và một số đơn vị bên ngoài theo

ủy quyền của ban để giải quyết công việc và các vấn đề có liên quan đến việcthực hiện nhiệm vụ được giao

+ Giải quyết để CBCNV thuộc quyền quản lý có việc riêng được nghỉphép, nghỉ bù và các chế độ nghỉ khác theo nội quy lao động của cơ quan tổngcông ty và các văn bản pháp luật về lao động.

+ Nhận xét ưu khuyết điểm trình ban để xét nâng bậc lương, xét khenthưởng, xét kỷ luật đối với CBCNV trong phạm vi quản lý của phòng bảo vệtheo quy định hiện hành

+ Trực tiếp quan hệ với cơ quan quân sự, cơ quan công an và cơ quan bảo

vệ pháp luật trên địa bàn địa phương để thực hiện các nhiệm vụ về công bảo vệ,quản lý người nước ngoài, công tác quân sự, công tác PCCC theo chức năngnhiệm vụ được giao Báo cáo chương trình, kết quả thực hiện nhiệm vụ và xin ýkiến chỉ đạo của trưởng ban

+ Theo phân cấp quản lý, trực tiếp quan hệ với các đơn vị trong cơ quantổng công ty, các đơn vị ngoài theo ủy quyền của ban để giải quyết công việc vàcác vấn đề có liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ được giao Trong trườnghợp cấp bách trưởng phòng bảo vệ được quyền yêu cầu các đơn vị chuyên mônphải thi hành ngay các biện pháp cấp bách để ngăn chặn kịp thời sự đe dọanghiêm trọng đến an toàn xã hội, đến bí mật và tài sản của cơ quan tổng công ty

và chịu trách nhiệm về quyết định đó đồng thời báo cáo lãnh đạo ban và lãnhđạo tổng công ty chỉ đạo việc xử lý tiếp theo

+ Khi phát hiện CBCNVC trong cơ quan tổng công ty có những vi phạmhoặc thiếu trách nhiệm trong công tác quản lý, thì trực tiếp trao đổi với ngườiphụ trách đơn vị để có biện pháp khắc phục Trong trường hợp nghiêm trọngnhư xâm phạm an ninh, phát hiện và bắt quả tang các vụ trộm cắp tài sản, đánhbạc; mua bán, vận chuyển, tàng trữ, sử dụng chất ma túy, các chất nổ và vũ khítrái pháp luật trong phạm vi quản lý thì được bắt giữ, lập biên bản và đưa ngườicùng tang vật đến cơ quan công an gần nhất để xử lý theo quy định hiện hànhcủa pháp luật Báo cáo kết quả cho trưởng ban

+ Tiến hành công tác kiểm tra, xác minh những vấn đề nghi vấn liên quanđến công tác bảo vệ nội bộ và các vụ việc chưa được làm rõ khi được trưởng bangiao nhiệm vụ Trong quá trình kiểm tra, xác minh thông qua ban để yêu cầu các

tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp những thông tin, tài liệu cần thiết để giảiquyết vụ việc.

+ Kiểm tra, kiểm soát người, phương tiện ra vào, đi lại trong cơ quan tổngcông ty, yêu cầu mọi người chấp hành đầy đủ nội quy, quy định hiện hành Nếuphát hiện có dấu hiệu nghi vấn có quyền kiểm tra giấy tờ, phương tiện và hànghóa không cho người có giấy tờ không hợp lệ (kể cả đồ vật mang theo), vậnchuyển hàng hóa trái quy định ra vào cơ quan tổng công ty và có quyền bắt giữbáo cáo lãnh đạo EVNGENCO1, lãnh đạo ban và cơ quan công an giải quyế.Trong quá trình kiểm tra không được làm cản trở và phải chịu trách nhiệm vềviệc kiểm tra đó Không cho quay phim, chụp ảnh trong khu vực thuộc quyềnquản lý của cơ quan tổng công ty khi chưa được sự đồng ý của lãnh đạoEVNGENCO1

+ Được quyền sử dụng công cụ hỗ trợ khi đang thi hành nhiệm vụ nhưngphải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp trong việc sử dụng công cụ hỗ trợ củamình

+ Đề xuất các vấn đề với trưởng ban trong tổ chức thực hiện công tác Bảo

+ Được nhận các văn bản chỉ đạo của EVN hoặc EVNGENCO1 và nhữngvăn bản khác liên quan đến công tác bảo vệ nội bộ, an ninh chính trị; công tácquản lý xuất nhập cảnh đối với người nước ngoài; công tác quân sự tự vệ vàcông tác PCCC của nhà máy điện Uông Bí

CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ CỦA

CÔNG TY NHIỆT ĐIỆN UÔNG BÍ

I Khái quát thời gian thực tập

- Nơi thực tập: Công ty nhiệt điện Uông Bí

- Thời gian thực tập: tuần (từ ngày 01/07/2017 đến ngày 30/08/2017)

- Lãnh đạo cơ sở gặp mặt đoàn, sinh viên nghebáo cáo về tình hình hoạt động của cơ sở và các yêucầu của cơ sở với đoàn thực tập

- Sinh viên tiếp cận và làm quen với môitrường cơ sở, cán bộ, nhân viên cơ sở, tìm hiểu cơcấu tổ chức và hoạt động thực tế của cơ sở

- Lập kế hoạch làm việc cụ thể của bản thânTuần 2 (08/07 đến

14/07/2017)

- Tìm hiểu tình hình thực tế tại đơn vị thực tập

- Thực hiện các công việc đực cán bộ hướngdẫn thực tập giao

- Phác thảo sơ bộ đề cương báo cáo thực tập

- Họp với cán bộ hướng dẫn thực tậpTuần 3-4 (15/07 đến

08/08/2017)

- Hoàn thành đề cương chi tiết và thông quagiáo viên hướng dẫn

- Thực hiện các công việc của đơn vị thực tập

và cán bộ hướng dẫn thực tập giaoTuần 6 (09/08 đến

15/08/2017)

- Thực viện các công việc của đơn vị thực tập

- Tổng kết đoàn thực tập tại cơ sở và họp tổngkết đoàn thực tập

- Nộp báo cáo thực tập tốt nghiệp về vănphòng khoa

II Vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ đối với hoạt động của công ty nhiệt điện Uông Bí nói chung và công tác công văn giấy tờ nói riêng.

Nói đến công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu là nói đến những công việc như thuthập, chỉnh lý, bổ sung, tổ chức bảo quản khoa học an toàn cho tài liệu nhằmmục đích khai thác, sử dụng phục vụ cho các nghiên cứu, công tác quản lý, bảoquản và khai thác, sử dụng tài liệu và để loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêuhủy, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị,phương tiện bảo quản

Qua đó có thể thấy được vai trò, ý nghĩa to lớn của công tác lưu trữ đốivới hoạt động của công ty và tầm quan trọng của công tác công văn giấy tờ

Công tác lưu trữ là mắt xích không thể thiếu trong hoạt động quản lý củacông ty và nó cũng đòi hỏi phải luôn có một đội ngũ cán bộ nhân viên chuyên

mô về ngành lưu trữ Công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với tất

cả các lĩnh vực hoạt động trong công ty bởi thông tin trong tài liệu vô cùng quantrọng và có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành và do đặc trưng pháp lý vàtính chất làm bằng chứng của tài liệu lưu trữ

Kho lưu trữ tài liệu của công ty nhiệt điện Uông Bí thuộc tập đoàn điệnlực Việt Na gồm các phòng nằm trong ban quản lý dự án nhà máy nhiệt điệnUông Bí và bên tổng công ty nhiệt điện Uông Bí

III Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ trong công ty nhiệt điện Uông Bí

Qua quá trình thực tập, khảo sát thì em thấy ở công ty nhiệt điện Uông Bí

đã áp dụng đúng với nguyên tắc theo quy định là không phân tán phông lưu trữ,không lẫn lộn tài liệu của các phòng, tài liệu của từng đơn vị hình thành phôngthì được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt.

Trong quá trình phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặclập mới hồ sơ) tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyếtcông việc Và tài liệu sau khi được phân loại, chỉnh lý đã phản ánh được cáchoạt động của công ty qua các giai đoạn công việc

* Về nguồn nhân lực.

Ở công ty có 01 cán bộ văn thư lưu trữ được biên chế là chị Trương ThịThu Hiền, cán bộ này đã tốt nghiệp chuyên ngành văn thư lưu trữ đang đảmnhận nhiệm vụ cũng như công việc về công tác văn thư – lưu trữ của công ty.Tham gia tiến hành khảo sát thực trạng về công tác văn thư – lưu trữ của công tynhiệt điện Uông Bí, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ trong nhiều năm liêntiếp, xây dựng phương án phân loại tài liệu, quy định về lập và giao hồ sơ vàolưu trữ

Qua quá trình làm việc, em thấy sự nhận thức của lãnh đạo công ty về tầmquan trọng trong việc đào tạo cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ cũng nhưnhận thức của xã hội về lĩnh vực này đã và đang có một xu hướng quan trọnghơn Đồng thời khẳng định được vị trí, vai trò của ngành lưu trữ học trong hiệntại và tương lai

* Về nguồn cơ sở vật chất

Kho, phòng lưu trữ của công ty nhiệt điện Uông Bí được bố trí các phòng

ở ban quản lý dự án nhà máy nhiệt điện và bên tòa nhà công ty nhiệt điện Uông

Bí Trong các phòng kho được trang bị các thiết bị như: quạt trần, tủ sách, bànghế, giá sắt để tài liệu, bìa hồ sơ, máy photocopy, điều hòa, cặp 3 dây, hộp đựng

hồ sơ và các thiết bị chống cháy

Với những cơ sở vật chất được công ty đầu tư đã và đang mang lại nhữngthành quả quan trọng cho bộ phận văn thư lưu trữ của công ty và đồng thời cũngtạo nên nền tảng phát triển chung cho công tác lưu trữ trong các đơn vị, doanhnghiệp cả nước nói chung thêm phần phát triển mạnh mẽ và nhanh chóng hơn

Công tác quản lý hồ sơ, văn bản là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoahọc những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt độngcủa cơ quan để làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi cần thiết 1 cách nhanhchóng, điều này giúp cho lãnh đạo có thể dễ dàng kiểm soát được quá trình giảiquyết công việc trong công ty.

Vậy việc xác định mục tiêu, đối tượng sử dụng, nhằm tổ chức hệ thốngquản lý tài liệu lưu trữ hồ sơ rất quan trọng mang tính chất phù hợp với cơ quanmình Nếu thiếu sự quản lý sẽ xảy ra phiền toái cho cơ quan

Theo quy định số 1206/QĐ - EVN SPC ngày 14/09/2010 nhiệm vụ của

bộ phận lưu trữ của cơ quan là:

- Hướng dẫn và giúp đỡ cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đơn vị lập hồ

sơ, thu nhận hồ sơ, tài liệu đúng theo quy định

- Sắp xếp các hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan theo quy định chung

- Thống kê hồ sơ nhận được và lập danh mục quản lý hồ sơ, tài liệu theohướng dẫn của cục lưu trữ

- Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan

- Phục vụ việc khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan

- Nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ theo quy định của nhà nước.Ngoài ra hồ sơ, tài liệu cũng dành để phục vụ cho hoạt động nội bộ cáccấp quản lý, những người cần hoạch định, cần lập báo cáo, cần ra quyết định đềudùng đến những tài liệu sẵn cho các công việc khác nhau của mình, các đối tác,các công ty trong ngành và nhất là các cơ quan quản lý cũng có yêu cầu cungcấp thông tin, tài liệu cảu công ty Vì thế, công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu có vaitrò quan trọng như sau:

- Làm cơ sở thông tin phục vụ cho việc hoạch định và ra quyết định ở mọicấp trong công ty

- Làm tư liệu cho các quyết định và hoạt động thực hiện

- Góp phần tối ưu hiệu suất hoạt động cảu văn phòng

- Chia sẻ thông tin trong nội bộ và các mối quan hệ đối tác

- Cung cấp số liệu thống kê cho cơ quan quản lý

- Làm nguồn tham khảo cho các công trình nghiên cứu phát triển.

- Đáp ứng yêu cầu về lưu trữ theo quy định của pháp luật

III Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ vận dụng vào thực

tế của công ty.

Để tổ chức khai thác, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, thìtrước hết bộ phận văn thư – lưu trữ của công ty phải giải quyết 2 vấn đề cơ bản

- Một là phải tổ chức khoa học khối tài liệu lưu trữ hiện đang được bảoquản trong các phòng lưu trữ Đây là tiền đề quan trọng cho việc tổ chức khaithác và sử dụng có hiệu ủa tài liệu lưu trữ

- Hai là, phòng văn thư lưu trữ phải tổ chức và áp dụng nhiều hình thức đểtạo điều kiện cho độc giả dễ dàng tiếp cận và khai thác hiệu quả các thông tintrong tài liệu lưu trữ

Từ trước đến nay thì không những ở công ty mà ở các cơ quan khác cũngvẫn luôn áp dụng nhiều hình thức khác nhau để giúp độc giả có thể dễ dàng vàthuận lợi trong việc tiếp cận và khai thác tài liệu lưu trữ Các hình thức như:

- Cho độc giả mượn tài liệu

- Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ

- Cấp phát các bản chứng thực tài liệu lưu trữ

- Cung cấp tài liệu lưu trữ theo hợp đồng

- Khai thác tài liệu lưu trữ qua mạng internet

IV Công tác chỉnh lý ở công ty.

Hàng năm tài liệu của cơ quan được cho vào cặp ba dây và để trong các tủhoặc trên giá và đây là đợt chỉnh lý đầu tiên của công ty

V Hệ thống quản lý công tác lưu trữ của công ty nhiệt điện Uông Bí.

Công ty luôn áp dụng đúng các văn bản do cơ quan nhà nước có thẩmquyền ban hành về lưu trữ Như quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày01/06/2009 của cục văn thư lưu trữ nhà nước Và các văn bản do chính công tyban hành ra

Qua đó cho thấy tầm quan trọng của công tác lưu trữ và thấy được sựquan tâm sát sao của lãnh đạo công ty trong công tác văn thư – lưu trữ Luôn

tuân thủ, áp dụng đúng nghiêm chỉnh các quyết định về lưu trữ.

VI Tình hình cán bộ đảm nhiệm công tác lưu trữ của công ty nhiệt điện Uông Bí.

Lưu trữ của công ty là lưu trữ cố định chuyên ngành ngoài nguồn nộp lưu.Công tác lưu trữ của công ty được tổ chức theo nguyên tắc tập trung, thống nhất.Toàn bộ tài liệu của công ty đến thời hạn nộp lưu phải nộp vào phòng lưu trữ dophòng văn thư – lưu trữ quản lý tập trung, thống nhất

Ví dụ: Năm 2006 thì toàn bộ tài liệu năm 2003 đều phải nộp lưu Tuynhiên thực tế tài liệu nộp lưu thường nộp chậm hơn so với quy định

Về cán bộ làm công tác lưu trữ hiện tại công ty có 01 cán bộ kiêm nhiệm,phụ trách về công tác lưu trữ đồng thời là trưởng nhóm phụ trách và chịu tráchnhiệm chung về công tác văn thư lưu trữ Cán bộ phụ trách chung về công táclưu trữ có trình độ đại học về chuyên ngành văn thư lưu trữ được đào tạo tạikhoa lưu trữ và quản trị văn phòng thuộc trường đại học khoa học xã hội vànhân văn – ĐHQGHN

Như vậy, công ty đã tổ chức và biên chế cán bộ lưu trữ Đây là 1 trongnhững điều kiện giúp cho công tác lưu trữ được hoàn thiện và nâng cao Tuynhiên, với khối tài liệu nộp lưu hàng năm thì 1 cán bộ kiêm nghiệm lưu trữ làvấn đề cần xem xét lại

Khi quy chế công tác văn thư lưu trữ được ban hành, công ty đã tổ chứcđược 1 lần tập huấn vào cuối năm 2011 cho các đối tượng là các lãnh đạo đơn vị

và cán bộ Hàng năm, công ty đều có chương trình tập huấn nội bộ, trong đó cóphần giới thiệu phổ biến về công tác lưu trữ cho các cán bộ mới Trong quá trìnhlàm việc, bộ phận văn thư lưu trữ công ty đã trực tiếp hướng dẫn, giải đáp thắcmắc cho các đơn vị, các phòng ban cách thức lưu trữ hồ sơ, tài liệu của từng đơn

vị, cách sắp xếp văn bản trong hồ sơ… từ đó, hầu hết các cán bộ, viên chức khigiải quyết công việc đều lập hồ sơ, thống kê từng văn bản trong hồ sơ Như vậy,tài liệu thu vào phòng lưu trữ hầu hết đều ở dạng hồ sơ, không còn văn bản rờilẻ; hồ sơ lập ra được bảo quản trong hộp để nhận biết

Việc bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ văn thư lưu trữ cũng được

quan tâm và chú trọng hơn.

VII Khảo sát nghiên cứu tình hình công tác lưu trữ trong công ty; tình hình tài liệu.

Lưu trữ của công ty là phòng lưu trữ và là lưu trữ hiện hành ngoài nguồnnộp lưu

Khối lượng tài liệu của công ty ước tính 950m giá tài liệu và mới hoànthành được 330m giá tài liệu tương ứng với 1230 đơn vị bảo quản

Sau khi được thành lập và được đầu tư về nguồn nhân lực và cơ sở vậtchất công ty nhiệt điện uông bí đã sản sinh và tiếp nhân khối lượng tài liệu rấtphong phú và đa dạng Trong kho tài liệu lưu trữ chủ yếu của công ty là tài liệuhành chính, tài liệu khoa hoc – kỹ thuật của các công trình xây dựng nhà máynhiệt điện và mạng lưới điện và một số ít tài liệu nghe nhìn Ngoài ra còn một sốtài liệu, hồ sơ của một số phòng, ban khác trong công ty cũng được tiến hành lưutrữ và bảo quản tại phòng lưu trữ

Tài liệu được bảo quản trong các phòng kho lưu trữ của ban quản lý dự ánnhà máy và bên công ty Các phòng kho bố trí chưa hợp lý Diện tích phòng khonói chung là nhỏ so với khối lượng tài liệu hiện tại và sau này.Phòng kho còn rảirác, không gian trong các phòng không thông thoáng, độ ẩm có, không có traođổi không khí Việc bố trí kho cũng gây khó khăn cho cán bộ lưu trữ trong việcthu nhận hay giao nộp tài liệu vì: khoảng cách giữa các giá còn chật hẹp, đi lại

để lấy tài liệu mất thời gian

Được sự quan tâm của lãnh đạo công ty, trang thiết bị bảo quản tài liệuđều được đầu tư để phục vụ cho công tác bảo quản: điều hòa nhiệt độ, máy hútbụi, quạt thông gió, giá để tài liệu

Các trang thiết bị như vậy đã cơ bản đáp ứng được những yêu cầu củaviệc bảo quản tài liệu Đồng thời cũng sắp xếp hợp lý để phát huy cao nhất hiểuquả cũng như năng suất hoạt động của trang thiết bị

Công cụ tra tìm tài liêu: qua khảo sát chúng em thấy, công cụ tra cứu phổbiến ở công ty gồm có công cụ tra cứu truyền thống và công cụ tra cứu hiện đại

Hệ thống công cụ tra tìm tài liệu trong kho gồm:

- nhóm công cụ tra tìm truyền thống:

Mục lục hồ sơ, bộ thẻ tra cứu, sách hướng dẫn Trong đó mục lục hồ sơvừa là công cụ tra cứu, vừa là công cụ thống kê và là công cụ tra tìm cơ bản,truyền thống phổ biến được sử dụng trong mọi phòng kho lưu trữ

- hệ thống công cụ tra tìm hiện đại là phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ.Hiện nay công cụ tra cứu duy nhất trong kho lưu trữ của công ty là mụclục hồ sơ được quản lý trên Excel