Nghiên cứu về vai trò của Văn phòng trong xây dựng văn hóa công sở ở Ngân hàng Công Thương Quận Hai Bà Trưng 2

LỤC MỤC LỤC 1 LỜI MỞ ĐẦU 3 1. Lý do chọn đề tài 3 2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 4 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 5 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 6 5. Phương pháp nghiên cứu 7 6. Bố cục của bài báo cáo 9 PHẦN NỘI DUNG 11 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ 11 1.1 Khái niệm, các thành tố cấu thành văn hóa công sở, vai trò của việc xây dựng văn hóa công sở của tổ chức. 11 1.2.1 Khái niệm 11 1.2.2 Các thành tố cấu thành Văn hóa công sở 14 1.2.3 Vai trò của việc xây dựng văn hóa công sở của một tổ chức 16 CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ THỨC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ĐỐI VỚI VIỆC XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI MỘT SỐ CƠ QUAN TRÊN ĐỊA BÀN TP. HÀ NỘI 19 2.1 Khái niệm, vai trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng. 19 2.1.1 Khái niệm 19 2.1.2 Vị trí, vai trò của Văn phòng trong cơ quan 20 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 21 2.2 Đánh giá thực trạng vai trò của Văn phòng đối với việc xây dựng văn hóa công sở 24 2.2.1 Nhận thức của lãnh đạo, nhân viên Văn phòng trong việc xây dựng văn hóa công sở 24 2.2.2 Phương pháp quản lý điều hành của Lãnh đạo Văn phòng nhằm xây dựng văn hóa công sở tại các cơ quan tổ chức hiện nay 32 2.2.3 Trang phục, giao tiếp ứng xử, cảnh quan làm việc của bộ phận Văn phòng các cơ quan tổ chức hiện nay 42 2.2.4 Cảnh quan, môi trường làm việc, bài trí công sở của Văn phòng 50 CHƯƠNG 3: KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ 65 3.1 Cơ sở cho các giải pháp nâng cao vai trò của Văn phòng đối với xây dựng văn hóa công sở 65 3.1.1 Cơ sở lý luận 65 3.1.2 Cơ sở pháp lý 68 3.1.3 Cơ sở thực tiễn 69 3.2 Các nhóm giải pháp cơ bản 74 3.2.1 Đối với các cơ quan tổ chức 74 3.2.2 Đối với các cán bộ nhân viên Văn phòng 87 KẾT LUẬN 92 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 94 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI MỞ ĐẦU 3

1 Lý do chọn đề tài 3

2 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 4

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 5

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 6

5 Phương pháp nghiên cứu 7

6 Bố cục của bài báo cáo 9

PHẦN NỘI DUNG 11

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ 11

1.1 Khái niệm, các thành tố cấu thành văn hóa công sở, vai trò của việc xây dựng văn hóa công sở của tổ chức 11

1.2.1 Khái niệm 11

1.2.2 Các thành tố cấu thành Văn hóa công sở 14

1.2.3 Vai trò của việc xây dựng văn hóa công sở của một tổ chức 16

CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ THỨC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ĐỐI VỚI VIỆC XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI MỘT SỐ CƠ QUAN TRÊN ĐỊA BÀN TP HÀ NỘI 19

2.1 Khái niệm, vai trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 19

2.1.1 Khái niệm 19

2.1.2 Vị trí, vai trò của Văn phòng trong cơ quan 20

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 21

2.2 Đánh giá thực trạng vai trò của Văn phòng đối với việc xây dựng văn hóa công sở 24

2.2.1 Nhận thức của lãnh đạo, nhân viên Văn phòng trong việc xây dựng văn hóa công sở 24

2.2.2 Phương pháp quản lý điều hành của Lãnh đạo Văn phòng nhằm xây dựng văn hóa công sở tại các cơ quan tổ chức hiện nay 32

2.2.3 Trang phục, giao tiếp ứng xử, cảnh quan làm việc của bộ phận Văn phòng các cơ quan tổ chức hiện nay 42

2.2.4 Cảnh quan, môi trường làm việc, bài trí công sở của Văn phòng .50

CHƯƠNG 3: KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA

VĂN PHÒNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ 65

3.1 Cơ sở cho các giải pháp nâng cao vai trò của Văn phòng đối với xây dựng văn hóa công sở 65

3.1.1 Cơ sở lý luận 65

3.1.2 Cơ sở pháp lý 68

3.1.3 Cơ sở thực tiễn 69

3.2 Các nhóm giải pháp cơ bản 74

3.2.1 Đối với các cơ quan tổ chức 74

3.2.2 Đối với các cán bộ nhân viên Văn phòng 87

KẾT LUẬN 92

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 94

PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Toàn cầu hóa đã và đang tạo nên xu thế hội nhập quốc tế ngày càng sâu

rộng trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Nó mang lại cơ hội phát triển,

nhưng cũng chứa đựng nhiều thách thức, trong đó có thách thức về giữ gìn và

phát huy bản sắc văn hóa của các dân tộc

Văn hóa dân tộc được thể hiện qua nhiều môi trường văn hóa khác nhau,

như môi trường văn hóa dân cư, môi trường văn hóa học đường, môi trường

văn hóa công sở Văn hóa dân tộc chỉ được bảo tồn, gìn giữ và phát triển khi

mà mỗi cá nhân, mỗi cơ quan, tổ chức có ý thức và bảo vệ, xây dựng môi

trường văn hóa nơi họ sinh sống và làm việc Chính vì vậy mà văn hóa công sở

đang ngày càng được các cơ quan, tổ chức quan tâm

Hiện nay, qua việc đi thực tập thực tế và tiến hành khảo sát Em nhận

thấy, một số cơ quan chưa nhận thức được vai trò của Văn phòng, chưa đưa ra

được những giải pháp hữu hiệu nhằm tăng cường hiệu quả hoạt động của Văn

phòng nói chung cũng như trong vấn đề xây dựng văn hóa công sở nói riêng

Là sinh viên ngành Quản trị Văn phòng, và đồng thời sẽ là những cán bộ Văn

phòng trẻ trong tương lai Em có những mối quan tâm đặc biệt đối với vấn đề

Quản trị Văn phòng và vấn đề xây dựng bản sắc văn hóa công sở như: Làm thế

nào để có thể hòa nhập được nhanh chóng vào môi trường văn hóa cơ quan khi

mới ra trường; những yêu cầu về mặt kỹ năng nghiệp vụ, những phẩm chất cần

có của một cán bộ Văn phòng để có thể hoàn thành tốt công việc; làm thế nào

để có thể xây dựng được hình ảnh cán bộ Văn phòng chuyên nghiệp Với

mong muốn nâng cao hiểu biết của bản thân, đồng thời đóng góp một phần

nhỏ trong việc nâng cao nhận thức của các cơ quan nói chung cũng như các

cán bộ Văn phòng nói riêng trong việc xây dựng văn hóa công sở, chúng tôi đã

quyết định lựa chọn vấn đề này làm hướng đề tài nghiên cứu khóa luận Kết

quả nghiên cứu được thể hiện qua đề tài với tên gọi: “Nghiên cứu về vai trò

của Văn phòng trong xây dựng văn hóa công sở ở Ngân hàng Công

Thương Quận Hai Bà Trưng”

2 Mục đích nghiên cứu

Đề tài này được em thực hiện với 3 mục đích chính là:

- Khảo sát để nhận diện thực trạng văn hóa công sở, hoạt động của Văn

phòng, cơ chế quản lý của các cơ quan để đưa ra những kiến nghị giúp cho

việc xây dựng văn hóa công sở

- Xác định rõ vai trò của Văn phòng trong việc tham mưu, đề xuất xây

dựng quy chế văn hóa công sở ở các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

- Nâng cao nhận thức của lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo Văn phòng và các

cán bộ, công chức, đội ngũ nhân viên văn phòng về trách nhiệm của bản thân

trong việc xây dựng bản sắc văn hóa cơ quan, giữ gìn và phát huy hình ảnh cơ

quan trong thời đại hội nhập

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Với đề tài này, em xác định rõ đối tượng nghiên

cứu chính là nhận thức và hành vi cụ thể của các lãnh đạo, cán bộ, nhân viên

Văn phòng trong việc thực hiện và xây dựng văn hóa công sở Nói cách khác

là chúng tôi nghiên cứu về vai trò của Văn phòng trong việc xây dựng bản sắc

văn hóa công sở

- Phạm vi nghiên cứu:

Phạm vi về mặt không gian, em tiến hành khảo sát ở Ngân hàng Công

Thương Quận Hai Bà Trưng mà em đã có dịp thực tập thực tế trong một

khoảng thời gian dài để có thể đưa ra được những nhìn nhận khách quan hơn

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Vai trò, chức năng nhiệm vụ của Văn phòng, cũng như xây dựng văn hóa

công sở không phải là vấn đề mới, nó đã được quan tâm và nghiên cứu từ

nhiều năm nay, đặc biệt là trong xu thế hội nhập

Các sách như: “Văn hóa đạo đức giao tiếp trong ứng xử xã hội” Của

PGS.TS Nguyễn Văn Lê, NSB Văn hóa-xã hội, năm 2005; “Phong cách sống

hiện đại: Trong gia đình, trong cộng đồng, trong công sở” của Trương Mỹ Ly,

NXB Văn hóa - thông tin, năm 2006

5 Phương pháp nghiên cứu

Em thực hiện đề tài này dựa trên cơ sở thế giới quan và phương pháp

luận của chủ nghĩa Mác-LêNin và tư tưởng Hồ Chí Minh Các quan điểm của

Đảng và Nhà nước về xây dựng văn hóa Việt Nam tiên tiến đậm đà bản sắc

dân tộc Với những quan điểm đó, em vận dụng các phương pháp nghiên cứu

sau đây:

- Phương pháp sưu tầm, phân tích tài liệu: Đây là phương pháp phổ

biến mà em sử dụng trong suốt quá trình nghiên cứu Các tài liệu em nghiên

cứu bao gồm các cuốn sách, các bài báo, tạp chí, các bài viết, bài nói, bài

nghiên cứu về các vấn đề liên quan đề Văn phòng, văn hóa công sở Sau khi

sưu tầm được các tài liệu em tiến hành đọc các nội dung, các vấn đề có liên

quan đến đề tài mà em triển khai nghiên cứu, từ đó bắt đầu hình thành nên đề

cương và các vấn đề trọng tâm để tránh sự trùng lặp cũng như tạo ra điểm mới

cho đề tài nghiên cứu

-Phương pháp quan sát, khảo sát, ghi chép thực tế: Đối với phương pháp

này, do em đã có điều kiện thực tập thực tế trong mộ thời gian dài nên em đã

có những khảo sát, những quan sát, ghi nhận qua đề tài nghiên cứu sâu trong

báo cáo thực tập

-Phương pháp phát phiếu điều tra, sử dụng bảng hỏi Đầu tiên, em xác

định đối tượng khảo sát là các cán bộ, công nhân viên chức làm công tác Văn

phòng tại một số cơ quan, tổ chức Với số lượng người khảo sát dự tính là

50-100 người Sau đó, em tiến hành xây dựng phiếu điều tra dựa trên những nội

dung cần khảo sát, đánh giá Trước khi tiến hành phát phiếu trưng cầu ý kiến,

em phát thử 10 phiếu cho các cán bộ, nhân viên Văn phòng nhằm kiểm tra tính

phù hợp của bảng hỏi Những số liệu, nhận xét đánh giá của em trong bài báo

cáo là hoàn toàn khách quan, trung thực và dựa trên những khảo sát thực tế

6. Cấu trúc của đề tài

Khóa luận tôt nghiệp của em ngoài lời nói đầu và phần kết luận thì các

nội dung chính được triển khai như sau:

Chương I: Lý luận chung về văn hóa công sở

Chương II: Đánh giá thực trạng vai trò của Văn phòng trong việc xây

dựng văn hóa công sở tại Ngân hàng Công Thương Quận Hai Bà Trưng

Chương III: Kiến nghị giải pháp nâng cao vai trò của Văn phòng trong

xây dựng văn hóa công sở

1.2.1 Khái niệm

1.2.1.1 Khái niệm Văn hóa

Văn hóa là bao gồm tất cả những sản phẩm của con người, và như vậy,

văn hóa bao gồm cả hai khía cạnh: khía cạnh phi vật chất của xã hội như ngôn

ngữ, tư tưởng, giá trị và các khía cạnh vật chất như nhà cửa, quần áo, các

phương tiện, v.v được tạo ra và phát triển trong quan hệ qua lại giữa con

người và xã hội Văn hóa được tái tạo, được truyền từ thế hệ này sang thế hệ

khác, thể hiện trình độ phát triển của con người và của xã hội thông qua những

giá trị vật chất và tinh thần mà do con người tạo ra

Trong bài nghiên cứu này, em hiểu văn hóa như sau: “Văn hoá là toàn

bộ những hoạt động sáng tạo và giá trị của nhân dân một nước, một dân tộc về

mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựng nước và giữ nước Văn

hoá là tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dân tộc khác, từ những sản

phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tục tập quán, lối sống và

lao động….” Định nghĩa này vừa làm rõ được đối tượng, phạm vi cũng như

những đặc điểm cơ bản của văn hóa một cách toàn diện và khái quát nhất Dựa

vào định nghĩa này, hiện nay Đảng và Nhà nước ta đang phát động phong trào

“toàn dân xây dựng đời sống văn hóa mới” bao gồm cả văn hóa cộng đồng dân

cư cho đến văn hóa công sở tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

1.2.1.2 Khái niệm công sở

Trong báo cáo của mình em hiểu “Công sở là nơi làm việc, là nơi các cơ

quan, ban ngành, đơn vị hành chính, sự nghiệp, công ty, xí nghiệp… đứng chân

Nói rộng ra, thì công sở là nơi một cơ quan có chứng chỉ pháp nhân, mà ở đó

công nhân viên chức đến để thực hiện nghĩa vụ của mình đối với tổ chức.”

Chính vì vậy mà công sở luôn có những quy chế, quy định riêng nhằm để mọi

người tuân thủ, thực hiện, tạo nên sự thống nhất trong công việc, trong ý chí và

hành động

1.2.1.3 Khái niệm văn hóa công sở

Từ khái niệm văn hóa, khái niệm công sở em đưa ra cách hiểu của mình

về Văn hóa công sở như sau: “Văn hóa công sở là hệ thống những giá trị niềm

tin, sự mong đợi của các thành viên trong tổ chức, tác động qua lại với tổ chức

và tạo nên những chuẩn mực hành động mà mọi người trong đó đều tuân theo

khi làm việc nhằm mục đích hoàn thành công việc và nhiệm vụ được giao với

hiệu quả cao” (từ điển wikipedia)

Quan niệm văn hoá công sở như trên là dựa vào tính đặc thù của công sở

đó là một tập hợp có tổ chức dựa trên quan hệ thứ bậc: cấp trên - cấp dưới;

thành viên - thành viên; thành viên - nhân dân Đây chính là mối quan hệ ràng

buộc của ba nhóm yếu tố: quyền lực - phục tùng; nhu cầu - phục vụ và hiệu lực

- hiệu quả Các thành viên trong công sở gắn bó với nhau bằng sự chi phối của

cơ cấu tổ chức, công việc, lợi ích, tình cảm mang tính nhân văn, nhân ái, nhân

bản sâu xa (phục tùng, tôn trọng, tự nguyện làm việc, trách nhiệm, vô tư không

vụ lợi, phục vụ cộng đồng v.v ) Xét trên ý nghĩa là một trụ sở công, nơi có

đầy đủ mọi điều kiện, phương tiện để thực thi công vụ thì các sản phẩm vật

chất như công trình kiến trúc, thiết kế nhà cửa, phòng làm việc, trang trí nội

thất, ánh sáng, màu sắc phù hợp, từ cách thức lễ tân, giao tiếp, tiếp khách, đến

cách trang phục, ăn mặc của cán bộ công chức, tất cả đều thể hiện màu sắc văn

hoá đặc thù của mỗi quốc gia, địa phương nói chung và cơ quan, công sở nói

riêng

1.2.2 Các thành tố cấu thành Văn hóa công sở.

- Các yếu tố hữu hình: Trong nhóm các yếu tố nền tảng của văn hóa công

sở, người ta có thể dễ dàng nhận ra các yếu tố hữu hình của văn hóa như: kiến

trúc trụ sở, văn phòng, biển hiệu, tên gọi, khẩu hiệu, trang phục cán bộ nhân

viên, ngôn ngữ sử dụng… Đây chính là hình thức thể hiện bên ngoài của văn

hóa

- Chất lượng ban lãnh đạo và nhân viên: Văn hóa công sở được xây dựng

bởi đa số các cá nhân trong tổ chức Cho nên, chất lượng ban lãnh đạo công sở

và các nhân viên chủ chốt đóng vai trò quan trọng nhất trong việc định hướng

và quản lý các hoạt động nói chung và văn hóa cơ quan nói riêng Nếu lãnh

đạo cơ quan đơn vị là người thiếu các phẩm chất của nhà lãnh đạo như thiếu

hiểu biết, thiếu đạo đức, thiếu kỹ năng, có hành vi ứng xử thiếu văn hóa… thì

tổ chức đó rất khó có thể xây dựng được một nền văn hóa tiên tiến Đa số nhân

viên đều có cảm nhận là không muốn làm việc cho các tổ chức kiểu này, khách

hàng có văn hóa cũng không muốn làm ăn với các ông chủ ở dạng này Nhưng

ngược lại, đội ngũ lãnh đạo và đa số nhân viên lại có nhiều phẩm chất tốt đẹp,

đa số sống và làm việc theo pháp luật, theo nội quy và các chuẩn mực của văn

hóa dân tộc thì văn hóa của tổ chức đó sẽ được đáng giá tốt được sự tin tưởng

và hợp tác từ nhiều phía

- Các quy ước chưa thành văn: Do các quan niệm đạo đức và tồn tại xã

hội có mâu thuẫn mà có nhiều điều khó lý giải đúng sai Vì vậy, trong gia đình,

xã hội hay cơ quan, tổ chức vẫn có những quy ước không thành văn về nhiều

công việc như: Thăm hỏi thủ trưởng và anh em trong các dịp lễ tết; tặng quà và

tặng tiền; không đồng tình với tình yêu công sở; người trẻ tuổi hơn thì đi pha

trà cho cả phòng vào buổi sáng; uống trà và nói chuyện với nhau trong giờ giải

lao…

Các yếu tố cấu thành nên văn hóa công sở được biểu hiện dưới những

những vấn đề cụ thể sau:

- Nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng trong

việc xây dựng bản sắc văn hóa công sở

- Phương pháp quản lý điều hành của Lãnh đạo văn phòng nhằm xây

dựng bản sắc văn hóa công sở

- Trang phục, giao tiếp, ứng xử của cán bộ, công chức Văn phòng các cơ

quan

- Cảnh quan, môi trường làm việc, bài trí công sở của Văn phòng

1.2.3 Vai trò của việc xây dựng văn hóa công sở của một tổ chức

Văn hóa bao giờ cũng gắn liền với sự phát triển, là chìa khóa của sự phát

triển và tiến bộ xã hội Văn hóa công sở, giúp phát huy hết năng lực của cán

bộ, công chức, khuyến khích họ hăng say với công việc từ đó nhanh chóng đạt

được mục tiêu của công sở, xây dựng, đổi mới, chấn chỉnh không ngừng

hoàn thiện công sở giúp công sở phát triển bền vững, nhanh chóng đạt hiệu

quả cao

 Đối với khối cơ quan nhà nước: Xây dựng được văn hóa công sở

tiến bộ, văn minh, hiện đại góp phần tạo nên nề nếp làm việc khoa học,

có kỷ cương, dân chủ Tạo được tình đoàn kết và chống lại bệnh quan

liêu, cửa quyền Môi trường văn hóa công sở tốt đẹp sẽ tạo được niềm

tin của cán bộ công chức với cơ quan, với nhân dân góp phần nâng cao

hiệu quả hoạt động của công sở, tính tự giác của cán bộ công chức trong

công việc sẽ đưa công sở này phát triển vượt hơn lên so với công sở

khác

 Đối với khối doanh nghiệp: Có thể khẳng định văn hoá công sở

trong doanh nghiệp là tài sản vô hình của mỗi doanh nghiệp Để phát

triển nguồn tài sản ấy nhằm đem lại nguồn “lợi nhuận”, nguồn “lãi” vô

hình, mỗi doanh nghiệp cần có những chính sách, chiến lược đúng đắn,

rõ ràng trong vấn đề xây dựng văn hóa tại doanh nghiệp mình

 Văn hóa công sở là yếu tố quan trọng đối với mọi tổ chức Con người

tác động đến việc hình thành văn hóa công sở thì đồng thời văn hóa công sở

với những giá trị bền vững của nó sẽ tác động trở lại đối với việc hoàn thiện

nhân cách, phẩm chất, năng lực của mỗi cá nhân tồn tại trong nó Vì vậy, các

cơ quan, tổ chức cần phải có những giải pháp để nâng cao hơn nữa văn hóa

công sở của tổ chức để có thể đem lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động công sở

cơ quan mình

Chương 2

ĐÁNH GIÁ THỨC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ĐỐI VỚI

VIỆC XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI NGÂN HÀNG CÔNG

THƯƠNG QUẬN HAI BÀ TRƯNG

2.1 Khái quát về Ngân hàng Công Thương Quận Hai Bà Trưng

Trước năm 1988, khi Ngân hàng Công Thương Việt Nam chưa tách ra khỏi

Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam thì Ngân hàng Công Thương Hai Bà Trưng là

hai chi nhánh chưa hợp nhất trực thuộc NHNN thành phố Hà Nội, hai chi

nhánh đó mang tên là: Chi nhánh Ngân hàng Nhà Nước cấp quận và Chi nhánh

Ngân Hàng kinh tế cấp quận đều nằm trên địa bàn quận Hai Bà Trưng Đến

năm 1988 khi NHCT Việt Nam tách ra từ NHNN Việt Nam thì Ngân hàng

Nhà Nước thành phố Hà Nội đổi tên là Ngân hàng Công Thương thành phố Hà

Nội trực thuộc Ngân hàng Công Thương Việt Nam, còn hai chi nhánh trên

chuyển thành Ngân hàng Công Thương khu vực 1 và Ngân hàng Công Thương

khu vực 2 Ngày 26/3/1988 nghị định số: 53/HĐBT về tổ chức bộ máy Ngân

hàng Nhà Nước Việt Nam chuyển sang cơ chế quản lý 2 cấp được ban hành

Thực hiện theo nghị định này, ngày 1/4/1993, tại quyết định số: 93/NHCT –

TCCB tổng giám đốc Ngân hàng Công Thương Việt Nam tiến hành tổ chức

sắp xếp lại bộ máy NHCT trên địa bàn thành phố Hà Nội theo mô hình quản lý

hai cấp của Ngân hàng Công Thương Việt Nam Khi quyết định chính thức có

hiệu lực thì Ngân hàng Công Thương thành phố Hà Nội chính thức bị xóa bỏ,

hai chi nhánh Ngân hàng Công Thương khu vực 1 và Ngân hàng Công 33

Thương khu vực 2 Hai Bà Trưng đều là những chi nhánh trực thuộc Ngân

hàng Công Thương Việt Nam, được phép tổ chức hạch toán kinh tế và hoạt

động như các Ngân hàng Công Thương cấp tỉnh, thành phố Ngày 1/9/1993,

theo quyết định của tổng giám đốc Ngân hàng Công Thương Việt Nam, tiến

hành sát nhập NHCT khu vực 1 và NHCT khu vực 2 Hai Bà Trưng thành một

chi nhánh Ngân hàng Công Thương duy nhất trên địa bàn Quận Hai Bà Trưng.

Sau đó, đến ngày 23/3/2007 tại QĐ số 107/QĐ HĐQT – NHCT1 của hội đồng

quản trị Ngân hàng Công Thương 1, chi nhánh NHCT khu vực 2 Hai Bà Trưng

đã đổi tên thành Chi nhánh Ngân hàng Công Thương Hai Bà Trưng

Thông qua phiếu điều tra, 100% cán bộ nhân viên Chi nhánh Ngân hàng Công

Thương Hai Bà Trưng đều nhận thấy văn hóa công sở là rất cần thiết, và nên

được xây dựng và phát triển hơn nữa Văn hóa công sở có vị trí và vai trò

(Nguồn: Báo cáo thống kê số lượng - chất lượng cán bộ tại NHCT Hai Bà

Trưng) rất quan trọng trong sự phát triển của mỗi doanh nghiệp, bởi bất kỳ một

doanh nghiệp nào nếu thiếu đi yếu tố văn hoá, ngôn ngữ, tư liệu, thông tin nói

chung được gọi là tri thức thì doanh nghiệp đó khó có thể đứng vững và tồn tại

được Trong khuynh hướng xã hội ngày nay thì các nguồn lực của một doanh

nghiệp là con người mà văn hóa công sở là cái liên kết và nhân lên nhiều lần

các giá trị của từng nguồn lực riêng lẻ Do vậy, có thể khẳng định văn hóa

công sở là tài sản vô hình của mỗi doanh nghiệp Nó cho thấy sự quan tâm và

mong muốn đưa VHDN của Chi nhánh ngày càng lớn mạnh và khẳng định

đẳng cấp của một ngân hàng thương mại Và vì văn hóa công sở có vai trò rất

lớn đối với sự phát triển của doanh nghiệp Nó tạo ra cho doanh nghiệp những

nét văn hoá đặc trưng, tạo ra bầu không khí làm việc tích cực, hợp tác và thống

nhất, tạo ra cho nhân viên tâm lý muốn gắn bó lâu dài với doanh nghiệp và để

nâng cao khả năng cạnh tranh với các đối thủ

2.1 Khái niệm, vai trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.

2.1.1 Khái niệm

Văn phòng là một thuật ngữ xuất hiện từ lâu trong lịch sử, theo tiến trình

phát triển kinh tế xã hội Văn phòng ngày càng được nhận diện đầy đủ hơn toàn

diện hơn Tất cả các cơ quan, tổ chức đều thực hiện công tác Văn phòng và lập

ra đơn vị làm công tác Văn phòng Với mỗi loại hình cơ quan khác nhau Văn

phòng cũng có tên gọi khác nhau Từ đó, dẫn đến có nhiều cách hiểu khác

nhau về khái niệm Văn phòng

Theo nghĩa rộng, Văn phòng được hiểu là bộ máy làm việc tổng hợp và

trực tiếp của một Cơ quan, Văn phòng này có đủ tư cách pháp nhân trong hoạt

động đối nội và đối ngoại để thực hiện mục tiêu của mình

Theo nghĩa hẹp (Văn phòng chức năng) chỉ bao gồm một bộ máy, bộ

phận trợ giúp nhà quản trị trong một số chức năng được giao (như trong công

tác tham mưu, tổng hợp, dịch vụ) Là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ

chức và chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao (của thủ trưởng), là khu

vực, nơi làm việc với văn bản, giấy tờ hoặc nơi thực hiện các hoạt động nghiệp

vụ về hành chính Văn phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập

trong quan hệ đối ngoại

2.1.2 Vị trí, vai trò của Văn phòng trong cơ quan

 Vị trí của văn phòng: Một số doanh nghiệp có thể không có khu

vực sản xuất, nhưng không có doanh nghiệp nào không có khu vực Văn phòng

Văn phòng là trụ sở liên lạc và giao dịch chính thức là nơi thu thập và xử lý

thông tin, là nơi bộ máy lãnh đạo bàn thảo và ban hành các quyết định quản lý

và cũng là nơi tổ chức thực hiện và theo dõi, kiểm tra, đánh giá kết quả thực

hiện các quyết định quản lý đã được ban hành Với vị thế đó, Văn phòng được

coi là “Bộ tổng tham mưu”, là bộ phận “đầu não”của các cơ quan, doanh

nghiệp

 Vai trò của văn phòng

- Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của cơ

quan đơn vị, theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở thực hiện các quyết định và sự chỉ

đạo của lãnh đạo cơ quan

- Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối

ngoại Văn phòng được coi như cổng gác thông tin của cơ quan, tổ chức, bởi lẽ

thông tin đến hay đi đều quan bộ phận Văn phòng

- Văn phòng là bộ máy giúp việc của các nhà lãnh đạo, quản lý Văn

phòng tổng hợp mọi thông tin, dữ liệu thu thập được trong quá trình hoạt động

của mình sau đó sẽ báo cáo lại cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo thực hiện các mục

tiêu đề ra

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng

 Chức năng:

- Chức năng tham mưu, tổng hợp: Văn phòng thực hiện chức năng tham

mưu do có đầy đủ các cơ sở dữ liệu thông tin, có các nguồn, các kênh thông tin

khác nhau (văn bản đến, văn bản đi, các văn bản nội bộ) để phân tích, xử lý,

tổng hợp tham mưu cho thủ trưởng, cho lãnh đạo ra các quyết định quản lý

chính xác

- Chức năng hậu cần: Chức năng hậu cần là chức năng mang tính đặc thù

của Văn phòng Tổ chức muốn vận hành được cần có bàn tay của Văn phòng

để quản lý, sắp xếp, phân phối từng loại công việc phù hợp với từng cán bộ

trong môi trường làm việc cụ thể, không ngừng bổ sung, cung cấp kịp thời và

đầy đủ các trang thiết bị để đảm bảo đáp ứng mọi nhu cầu của cơ quan đơn vị

-Chức năng quản lý điều hành hoạt động tổ chức: Thực hiện chức năng

quản lý điều hành, Văn phòng có trách nhiệm đảm bảo cho guồng máy Văn

phòng hoạt động tốt, vận hành hiệu quả và thông suốt cụ thể bao gồm việc xây

dựng, hoạch định kế hoạch, phân công công tác, tổ chức công tác đào tạo,

tuyển dụng, bồi dưỡng nhân lực, kiểm tra giám sát các hoạt động chung…

 Nhiệm vụ:

- Thứ nhất là: Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ

quan, đơn vị Trình tự xây dựng dự thảo, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế

hoạt động của cơ quan là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà Văn phòng phải

thực hiện khi cơ quan, tổ chức đi vào hoạt động

- Thứ hai là: Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch hoạt động của

cơ quan đơn vị Căn cứ vào chiến lược phát triển, Văn phòng sẽ xây dựng kế

hoạch cụ thể cho từng năm, tháng, quý, tuần cho cả cơ quan và từng bộ phận

và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện

- Thứ ba là: Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin

- Thứ tư là: Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, giải quyết các văn thư,

tờ trình của các đơn vị và các cá nhân theo quy chế của cơ quan

- Thứ năm là: Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động cơ

quan Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất

kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho

hoạt động và công tác của cơ quan

- Thứ sáu là: Duy trì hoạt động thường nhật của Văn phòng và của toàn

cơ quan

2.2 Đánh giá thực trạng vai trò của Văn phòng đối với việc xây

dựng văn hóa công sở tại Ngân hàng Công Thương quận Hai Bà Trưng

Với vị trí hoạt động đa dạng Văn phòng được gọi là “phòng văn”,

“phòng vệ”, “phòng ở” cho các lãnh đạo Chính vì vậy, với tư cách là công cụ

quản lý quan trọng, cần thiết, bộ phận Văn phòng cần được khai thác tối đa sức

mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà quản trị

Đặc biệt là vai trò của Văn phòng đối với vấn đề xây dựng văn hóa công sở tại

Ngân hàng Công Thương quận Hai Bà Trưng

2.2.1 Nhận thức của lãnh đạo, nhân viên Văn phòng trong việc xây

dựng văn hóa công sở

Những mặt đã đạt được

Thứ nhất: Về nhận thức chung

Các cán bộ, nhân viên Văn phòng đều hiểu rõ khái niệm văn hóa công

sở Có tới 87% số phiếu hiểu “Văn hóa công sở là hệ thống những giá trị niềm

tin, sự mong đợi của các thành viên trong tổ chức, tác động qua lại với tổ chức

và tạo nên những chuẩn mực hành động mà mọi người trong đó đều tuân theo

khi làm việc nhằm mục đích hoàn thành công việc và nhiệm vụ được giao với

hiệu quả cao” Đây cũng chính là khái niệm chuẩn mà chúng tôi đã tìm hiểu và

đưa ra trong bài nghiên cứu

80% cán bộ, nhân viên nhận thức vai trò của văn hóa công sở đối với cơ

quan tổ chức: “văn hóa công sở tạo nên nề nếp làm việc khoa học, có kỷ

cương, dân chủ Tạo được tình đoàn kết và chống lại bệnh quan liêu, cửa

quyền Môi trường văn hóa công sở tốt đẹp sẽ tạo được niềm tin của cán bộ

công chức với cơ quan, với nhân dân góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động

của công sở”

Thứ hai, nhận thức về sự cần thiết của việc ban hành quy chế văn

hóa công sở

Khi được hỏi “Lý do cần ban hành quy chế văn hóa công sở ” thì có

nhiều ý kiến khác nhau được đưa ra nhưng hầu hết đều cho rằng “văn hóa công

sở có vai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh cơ quan Nhưng, nếu

không có một văn bản có tính pháp lý trong cơ quan quy định hay không có

các chế tài xử lý các trường hợp vi phạm cụ thể thì sẽ không đảm bảo được

việc thực hiện một cách nghiêm túc Ngược lại, nếu cơ quan đã ban hành ra

một văn bản có hiệu lực pháp lý thì sẽ quy định được cho tất cả mọi đối tượng

trong cơ quan cho dù đó là lãnh đạo cho đến nhân viên”

Trưởng phòng hành chính Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn cho

rằng: “Khi văn hóa công sở của cán bộ, công chức được nâng cao thì nấc thang

văn hóa ứng xử của công dân đến công sở làm việc chắc chắn cũng sẽ được

nâng cao Văn hóa công sở còn là biểu hiện nổi bật của một xã hội văn minh,

mọi hoạt động công vụ đều có nền nếp, kỷ cương; mỗi người công chức đều

thấy rõ trách nhiệm của mình và luôn tự nguyện làm tròn nhiệm vụ, hoàn

thành tốt phần việc được giao Mà, muốn thực hiện tốt văn hóa công sở thì

phải có các quy định cụ thể về trách nhiệm nghĩa vụ, việc được làm và không

được làm, các quy định chế tài xử lý một cách nghiêm túc Vì vậy việc ban

hành quy chế văn hóa công sở là điều kiện cần thiết hiện nay”

Ngược lại, đối với khối tư nhân thì có tới 40% ý kiến cho rằng không cần

thiết ban hành quy chế văn hóa công sở Hiện nay, khảo sát thực tế cho thấy

hầu hết các doanh nghiệp tư nhân đều chưa ban hành quy chế văn hóa công sở

cho cơ quan Họ chỉ coi trọng hoạt động thực tiễn, việc thực hiện nội quy cơ

quan như thế nào, biểu hiện với khách hàng với đối tác ra sao Sở dĩ, có sự

khác nhau đó theo em là bởi vì: Quy chế văn hóa công sở của Nhà nước ban

hành thiên về hoạt động mang tính công vụ, khuôn mẫu Chính vì vậy các quy

định, ràng buộc trong quy chế khiến cho các hoạt động công sở trở nên gò bó,

mất đi sự linh hoạt cũng như sáng tạo (trang phục, cảnh quan ) Mà, đối với

doanh nghiệp tư nhân thì sự sáng tạo, sự khác biệt mới làm nên được thương

hiệu, làm nên được bản chất riêng của tổ chức đó Đồng thời, phạm vi cũng

như các vấn đề điều chỉnh của quy chế văn hóa công sở do Thủ tướng Chính

phủ ban hành chưa thật sự phù hợp với hoạt động thực tiễn của doanh nghiệp

(giao tiếp, ứng xử, công tác quản lý, lãnh đạo)

Vì vậy, theo quan điểm của Lãnh đạo Văn phòng các doanh nghiệp tư

nhân thì việc ban hành quy chế văn hóa công sở hay không không tác động

nhiều đến hoạt động của cơ quan, tổ chức Quan trọng là hoạt động thực tiễn

như thế nào, các biện pháp các cơ chế quản lý của tổ chức đó ra sao nhằm đảm

bảo một môi trường công sở văn minh lịch sự

Thứ ba: Nhận thức của lãnh đạo, nhân viên Văn phòng về vai trò

của bản thân trong việc xây dựng văn hóa công sở cơ quan

Hầu hết Lãnh đạo, nhân viên Văn phòng các cơ quan em đến khảo sát

đều nhận thức đúng về vai trò, tầm quan trọng của văn hóa công sở đối với cơ

quan, tổ chức Từ đó, họ ý thức được trách nhiệm của đơn vị mình, đặc biệt là

của bản thân – với cương vị là Lãnh đạo, nhân viên Văn phòng trong việc xây

dựng văn hóa công sở của cơ quan, tổ chức

Có 80% cán bộ nhân viên nhận thức được Văn phòng là bộ phận có trách

nhiệm tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo trong việc ban hành quy chế văn hóa

công sở, là bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc soạn thảo và ban

hành quy chế văn hóa công sở, đồng thời, Văn phòng cũng sẽ là nơi giám sát,

đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện văn hóa công sở của toàn cơ quan, tổ chức

Về trách nhiệm cũng như những công việc cụ thể thì nhân viên Văn

phòng nói chung, Lãnh đạo Văn phòng nói riêng chính là nơi chịu trách nhiệm

trực tiếp trước Thủ trưởng cũng như toàn cơ quan đơn vị trong việc xây dựng

văn hóa công sở Lãnh đạo Văn phòng là bộ phận có trách nhiệm tham mưu,

đề xuất chính trong việc xây dựng, bảo vệ và phát triển văn hóa công sở, định

hướng, định hình văn hóa công sở cho cơ quan, tổ chức Kiểm tra giám sát

cũng như đôn đốc việc thực hiện văn hóa công sở của Văn phòng cũng như

của toàn cơ quan Tổ chức tuyên truyền phổ biến về văn hóa công sở cho toàn

cơ quan nhằm nâng cao nhận thức cho tất cả các thành viên, đề xuất những

biện pháp như khen thưởng, kỷ luật động viên kịp thời phù hợp .Tham mưu

trong việc ban hành quy chế văn hóa cho cơ quan, tổ chức, bảo vệ và giữ gìn

hình ảnh cơ quan qua các hoạt động tiếp khách, đối nội, đối ngoại

100% các nhân viên Văn phòng nơi em tiến hành khảo sát đều đã nhận

thức được từng lời nói, hành vi, cử chỉ cũng như thái độ của mình sẽ có tác

động, ảnh hưởng lớn đến cách nhìn nhận của bên ngoài vào tổ chức (thông qua

hoạt động tiếp khách…), ảnh hưởng đến các nhân viên chuyên môn ở các

phòng ban khác (thông qua chức năng hậu cần) và đồng thời còn ảnh hưởng

đến lãnh đạo (thông qua chức năng tham mưu, tổng hợp)

65% cán bộ nhân viên Văn phòng tự nhận thấy bản thân đã đảm bảo tốt

việc thực hiện nội quy cơ quan, có thái độ nhiệt tình với công việc, ứng xử một

cách linh hoạt, đóng góp tích cực cho công việc của cá nhân mình và cho cả cơ

quan Nhận thức được Văn phòng là bộ mặt của toàn cơ quan, là nơi đón tiếp

khác hàng, đối tác, đồng nghiệp thế nên các nhân viên Văn phòng đều tạo ra

những mối quan hệ đúng mực, hòa nhã, gần gũi với mọi người Với cấp trên

thì luôn tôn trọng và cư xử đúng mực Trong quan hệ đồng nghiệp xây dựng

được tình cảm, mối quan hệ thân thiện, luôn quan tâm, giúp đỡ chia sẻ cả về

kinh nghiệm công việc lẫn cuộc sống, cùng nhau hướng đến mục tiêu chung

của tổ chức

Như vậy qua số liệu trên có thể thấy rằng hiện nay, lãnh đạo, nhân viên

các Văn phòng đã phát huy tốt vai trò của mình trong việc tham mưu xây dựng

và ban hành quy chế văn hóa công sở cho cơ quan mình, đưa ra các giải pháp

tích cực trong việc xây dựng văn hóa công sở Thường xuyên có các hoạt động

kiểm tra giám sát việc thực hiện văn hóa công sở đối với nhân viên Văn phòng

cũng như nhân viên toàn cơ quan Chính vì vậy vấn đề văn hóa công sở ở các

tổ chức này diễn ra tương đối nghiêm túc

Tóm lại, phần lớn các cán bộ cũng như nhân viên Văn phòng đều nhận

thức bản chất của văn hóa công sở, nhận thấy được vai trò mà văn hóa công sở

mang lại cho cơ quan tổ chức Đồng thời, ở một mức độ cao hơn, các nhân

viên Văn phòng ở các cơ quan đã hiểu rõ được trách nhiệm, nhiệm vụ của

mình – với vị trí là cán bộ nhân viên Văn phòng trong việc xây dựng bản sắc

văn hóa công sở của cơ quan Có thể, về mức độ nhận thức có sự khác nhau

giữa các khối, các loại hình cơ quan, nhưng nhìn chung, nhận thức đó đã góp

phần điều chỉnh hành vi, thái độ của các cán bộ, nhân viên Văn phòng trong

việc thực hiện các công việc được giao nhằm mang lại hiệu quả công tác tốt.

Đối với khối cơ quan nhà nước việc cán bộ, công chức nhận thức được tốt vấn

đề văn hóa công sở, có được những ứng xử chuẩn mực thì sẽ để lại ấn tượng

tốt với công dân đến làm việc, nâng cao sự tin tưởng cũng như sự tín nhiệm

của nhân dân vào chính quyền Còn đối với các doanh nghiệp tư nhân đối

tượng phục vụ mà khối doanh nghiệp tư nhân hướng đến là khách hàng, mục

tiêu mà họ hướng đến là lợi nhuận Chính vì vậy, để tạo ra lợi thế cạnh tranh

thì ngoài chất lượng sản phẩm, dịch vụ thì một yếu tố quan trọng và mang tính

chất quyết định đó chính là phong cách phục vụ, giao tiếp ứng xử với khách

hàng,….Nó là yếu tố bề nổi quyết định, chi phối đến sự tín nhiệm, tin tưởng và

thiện cảm của khách hàng cũng như đối tác

Những tồn tại còn chưa được giải quyết

Bên cạnh những nhận thức đầy đủ và đúng đắn về văn hóa công sở thì

vẫn còn tồn tại một số tồn tại sau:

Thứ nhất, có 23% chưa hiểu đúng được bản chất, nội hàm của khái niệm

văn hóa công sở, trong đó có những người đưa ra cách hiểu hoàn toàn sai, có

những người lại hiểu một cách phiến diện, chưa đầy đủ Họ mới chỉ nhìn nhận

văn hóa công sở ở một khía cạnh một phương diện mà chưa có cái nhìn toàn

diện về văn hóa công sở Chỉ thấy được yếu tố bề nổi của văn hóa công sở của

cơ quan như hoạt động giao tiếp ứng xử, cảnh quan thiên nhiên mà chưa hiểu

rõ những yếu tố chi phối, tác động và quyết định trực tiếp đến những yếu tố

bên ngoài đó chính là do cơ chế quản lý của lãnh đạo cơ quan, môi trường làm

việc, bản sắc văn hóa của tổ chức….Thế nên, việc thực hiện văn hóa công sở ở

bộ phận nhân viên văn phòng này vẫn mang tính chất bắt buộc, miễn cưỡng

Bộ phận này chủ yếu nằm ở khối cơ quan hành chính nhà nước (chiếm 70% là

làm việc trong khối cơ quan nhà nước) Sở dĩ những nhân viên Văn phòng

nhận thức không đúng về vai trò của văn hóa công sở chủ yếu rơi vào khối cơ