Tìm hiểu mô hình văn phòng hiện đại tại công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lí do lựa chọn đề tài 1 2. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 3. Mục đích nghiên cứu 2 4. Mục tiêu nghiên cứu 2 5. Lịch sử nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Đóng góp của đề tài 2 8. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1. VĂN PHÒNG VÀ MỘT SỐ MÔ HÌNH VĂN PHÒNG Ở VIỆT NAM 4 1.1. Văn phòng 4 1.1.1. Khái niệm 4 1.1.2. Vai trò của văn phòng 5 1.1.3. Cơ cấu tổ chức và nguyên tắc hoạt động của văn phòng 6 1.2. Một số mô hình văn phòng ở Việt Nam hiện nay 9 1.2.1. Văn phòng truyền thống ( văn phòng đóng) 9 1.2.2. Văn phòng điện tử (E – Office) 10 1.2.3. Văn phòng xanh 11 1.2.4. Văn phòng ảo (G Office) 12 1.2.5. Văn phòng hiện đại 13 CHƯƠNG 2. MÔ HÌNH VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ KỸ THUẬT MOBIFONE 17 2.1. Khái quát về Công ty CP Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone 17 2.2. Văn phòng Công ty CP Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone 19 2.2.1. Bộ máy văn phòng công ty 19 2.2.2. Cơ cấu tổ chức văn phòng 20 2.2.3. Bố trí, sắp xếp phòng làm việc tại Văn phòng Công ty 23 2.3. Nghiệp vụ Văn phòng 24 2.3.1. Quy trình giải quyết công việc 24 2.3.2. Công tác văn thư, lưu trữ 25 2.3.4. Công tác thông tin, báo cáo 29 2.3.5. Quy tình phục vụ khách hàng 30 2.3.6. Tác phong, thái độ và phương pháp làm việc của can bộ nhân viên Văn phòng. 31 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ MÁY VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI TẠI CÔNG TY 34 3.1. Đánh giá về thực trạng việc ứng dụng mô hình văn phòng hiện đại của công ty 34 3.1.1. Ưu điểm 34 3.1.2. Nhược điểm 35 3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả của mô hình văn phòng hiện đại của công ty cổ phần dịch vụ kĩ thuật mobifone 36 3.3. Bài học kinh nghiệm và liên hệ thực tế 40 KẾT LUẬN 42 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 PHỤ LỤC

L I CAM ĐOAN Ờ

Tôi tên là Đ ng Th Hồ ị ương- trưởng nhóm nghiên c u đ tài: “ Tìmứ ề

hi u mô hình văn phòng hi n đ i t i Công ty C ph n D ch v Kỹ thu tể ệ ạ ạ ổ ầ ị ụ ậMobifone”

Thay m t nhóm nghiên c u, tôi xin cam đoan đây là công trình nghiênặ ứ

c u c a chúng tôi trong th i gian qua Chúng tôi xin ch u hoàn toàn tráchứ ủ ờ ịnhi m n u có s không trung th c v thông tin s d ng trong công trìnhệ ế ự ự ề ử ụnghiên c u này.ứ

Hà N i, ngày 20 tháng 10 năm 2016ộ

L I C M N Ờ Ả Ơ

Đ hoàn thành đ tài này, trong quá trình kh o sát và thu th p thôngể ề ả ậtin, chúng tôi đã nh n đậ ược s tr giúp và hự ợ ướng d n t n tình t cán b ,ẫ ậ ừ ộnhân viên Công ty C ph n D ch v Kỹ thu t Mobifone.ổ ầ ị ụ ậ

Nhân đây, cho phép chúng tôi xin bày t lòng bi t n chân thành t iỏ ế ơ ớ

gi ng viên, ThS Nguy n H u Danh b i th y đã t n tình hả ễ ữ ở ầ ậ ướng d n nhómẫchúng tôi trong quá trình th c hi n đ tài này.ự ệ ề

Trong quá trình nghiên c u và kh o sát, chúng tôi g p khá nhi u khóứ ả ặ ềkhăn khi thu th p tài li u và tìm ki m thông tin M t khác, do trình dậ ệ ế ặ ộnghiên c u còn h n ch , th i gian nghiên c u h n h p và m t s nguyênứ ạ ế ờ ứ ạ ẹ ộ ốnhân khác nên dù c g ng v n không tránh kh i nh ng thi u sót v m t líố ắ ẫ ỏ ữ ế ề ặ

lu n cũng nh d n ch ng đ a ra Vì th , chúng tôi r t mong nh n đậ ư ẫ ứ ư ế ấ ậ ượcgóp ý c a th y cô trong h i đ ng b o v đ tài, các th y cô trong trủ ầ ộ ồ ả ệ ề ầ ườngcũng nh b n đ c đ đ tài đư ạ ọ ể ề ược hoàn thi n h n.ệ ơ

Nh ng ý ki n đóng góp c a đ c gi giúp chúng tôi có thêm nh ngữ ế ủ ộ ả ữngu n t li u m i trên con đồ ư ệ ớ ường h c t p và nghiên c u sau này.ọ ậ ứ

Chúng tôi xin chân thành c m n!ả ơ

MỤC LỤC

L I CAM ĐOAN Ờ

L I C M N Ờ Ả Ơ

M Đ U Ở Ầ

1 Lí do l a ch n đ tài ự ọ ề

Văn phòng là m t b ph n không th thi u c a b t c c quan tộ ộ ậ ể ế ủ ấ ứ ơ ổ

ch c nào Văn phòng là đ u m i thông tin c a c quan, là n i t p trung m iứ ầ ố ủ ơ ơ ậ ọvăn b n gi y t liên quan đ n ho t đ ng qu n lý đi u hành Văn phòngả ấ ờ ế ạ ộ ả ề

th c hi n các ch c năng tham m u, t ng h p, giúp vi c, h u c n Nó đ mự ệ ứ ư ổ ợ ệ ậ ầ ả

b o cho công tác lãnh đ o và qu n lý đả ạ ả ượ ậc t p trung m t cách th ng nh t,ộ ố ấ

ho t đ ng thạ ộ ường xuyên liên t c, có hi u qu ụ ệ ả

Khi bước vào th k XXI, trế ỉ ước nh ng yêu c u to l n c a đ t nữ ầ ớ ủ ấ ướccũng nh đòi h i, nh ng xu hư ỏ ữ ướng phát tri n t t y u c a th i đ i nh toànể ấ ế ủ ờ ạ ư

c u hóa, phát tri n m ng thông tin tòa c u, phát tri n các ngành khoa h cầ ể ạ ầ ể ọmũi nh n đi n t - tin h c, ti n t i hình thành m t n n kinh t tri th c …ọ ệ ử ọ ế ớ ộ ề ế ứthì m i ngành, m i lĩnh v c ho t đ ng trong xã h i không ng ng đ i m iỗ ỗ ự ạ ộ ộ ừ ổ ớ

và hi n đ i hóa Chính t nh ng yêu c u c p bách c a xã h i, đ thích ngệ ạ ừ ữ ầ ấ ủ ộ ể ứ

v i môi trớ ường c a th i đ i công ngh thông tin thì văn phòng đã tr thànhủ ờ ạ ệ ở

m t b ph n quan tr ng không th thi u c a m i c quan, t ch c Do v yộ ộ ậ ọ ể ế ủ ỗ ơ ổ ứ ậvăn phòng ph i có ý th c đi trả ứ ước m t bộ ước so v i các đ n v khác trongớ ơ ịnhi m v đ i m i.Văn phòng trong các c quan, t ch c c n đệ ụ ổ ớ ơ ổ ứ ầ ược chuy nểnhanh t văn phòng ki u cũ sang văn phòng hi n đ i M t văn phòng hi nừ ể ệ ạ ộ ệ

đ i sẽ giúp cho vi c gi i quy t công vi c đạ ệ ả ế ệ ược nhanh chóng, hi u qu ệ ả

Công ty C ph n D ch v Kỹ thu t Mobifone là m t công ty đã vàổ ầ ị ụ ậ ộđang áp d ng mô hình văn phòng hi n đ i Đây là m t công ty chuyên vụ ệ ạ ộ ềkinh doanh các d ch v thu c lĩnh v c vi n thông, công ngh thông tin vàị ụ ộ ự ễ ệchăm sóc khách hàng V i m t môi trớ ộ ường làm vi c năng đ ng, sáng t o,ệ ộ ạcác s n ph m d ch v ch t lả ẩ ị ụ ấ ượng cùng v i vi c hi n đ i hóa văn phòng,ớ ệ ệ ạcông ty đã kh ng đ nh đẳ ị ược thương hi u, uy tín c a mình trên th trệ ủ ị ườngtrong nước

Vì nh ng lí do trên, nhóm chúng tôi quy t đ nh ch n đ tài: “Tìmữ ế ị ọ ề

hi u mô hình văn phòng hi n đ i t i công ty C ph n D ch v Kỹ thu tể ệ ạ ạ ổ ầ ị ụ ậ

Mobifone” làm đ tài nghiên c u khoa h c Khai thác đ tài này sẽ giúpề ứ ọ ềchúng tôi có thêm nh ng ki n th c v Hành chính văn phòng, v cách th cữ ế ứ ề ề ứ

+ Kh o sát th c t mô hình văn phòng công tyả ự ế

+ H c h i công tác đ i m i , hi n đ i hóa văn phòng c a công ty Cọ ỏ ổ ớ ệ ạ ủ ổ

ph n D ch v Kỹ thu t Mobifone và đ a ra nh ng ý ki n đóng góp đ hoànầ ị ụ ậ ư ữ ế ểthi n nó.ệ

5 L ch s nghiên c u ị ử ứ

N i dung nghiên c u c a đ tài mà chúng tôi ch n không m i, tộ ứ ủ ề ọ ớ ừ

trướ ớc t i nay đã có nhi u công trình nghiên c u chi ti t, c th Nh ng đ iề ứ ế ụ ể ư ố

v i Công ty CP D ch v Kỹ thu t Mobifone thì ch a có đ tài nào đ c pớ ị ụ ậ ư ề ề ậ

đ n ế

6 Ph ươ ng pháp nghiên c u ứ

- Phương pháp đi u tra kh o sátề ả

- Phương pháp nghiên c u tài li uứ ệ

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp phân tích và t ng h pổ ợ

7 Đóng góp c a đ tài ủ ề

Qua vi c tìm hi u v mô hình văn phòng hi n đ i t i Công ty Cệ ể ề ệ ạ ạ ổ

Ph n D ch v Kỹ thu t Mobifone chúng tôi gi i thi u t i b n đ c m t môầ ị ụ ậ ớ ệ ớ ạ ọ ộhình văn phòng hi n đ i c th đ b n đ c có cái nhìn rõ nét h n Qua đóệ ạ ụ ể ể ạ ọ ơ

có th tham kh o và ng d ng vào hi n đ i hóa văn phòng c a c quan,ể ả ứ ụ ệ ạ ủ ơ

đ n v mình.ơ ị

8 C u trúc c a đ tài ấ ủ ề

Ngoài ph n m đ u và ph n k t lu n, tài li u tham kh o, ph l c,ầ ở ầ ầ ế ậ ệ ả ụ ụ

đ tài đề ược chia làm 3 chương:

Ch ươ ng 1: Văn phòng và m t s lo i hình văn phòng Vi t Nam ộ ố ạ ở ệ

Ch ươ ng 2: Mô hình văn phòng hi n đ i t i công ty CP D ch v Kỹ ệ ạ ạ ị ụ

Ch ươ ng 3: M t s gi i pháp nâng cao hi u qu ho t đ ng c a b ộ ố ả ệ ả ạ ộ ủ ộ

CH ƯƠ NG 1 VĂN PHÒNG VÀ M T S MÔ HÌNH VĂN PHÒNG Ộ Ố Ở

là n i chăm lo cho m i lĩnh v c d ch v , h u c n, đ m b o các đi u ki nơ ọ ự ị ụ ậ ầ ả ả ề ệ

ho t đ ng v t ch t c n thi t cho ho y đ ng c a m i c quan, t ch c” ạ ộ ậ ấ ầ ế ạ ộ ủ ỗ ơ ổ ứ Ởquan ni m này, có th hi u văn phòng là m t b ph n đa nhi m v v iệ ể ể ộ ộ ậ ệ ụ ớnghi p v chuyên môn r ng và sâu, t vi c th c hi n các công vi c nhệ ụ ộ ừ ệ ự ệ ệ ưtham m u đi u hành,th c thi quy t đ nh hay đ n v n đ t ch c nhân s ,ư ề ự ế ị ế ấ ề ổ ứ ự

h u c n, c s v t ch t, kỹ thu t,… đ m b o cho ho t đ ng c a c quan,ậ ầ ơ ở ậ ấ ậ ả ả ạ ộ ủ ơ

t ch c đổ ứ ược thông su t Theo quan ni m này thì văn phòng trên th c tố ệ ự ế

được đ c p v i các tên g i nh : “phòng Hành chính – T ng h p”, “ phòngề ậ ớ ọ ư ổ ợHành chính – T ch c” hay phòng “Hành chính – Qu n tr ”.ổ ứ ả ị

Theo Nguy n Thành Đ đ c p trong cu n “ Giáo trình Qu n tr vănễ ộ ề ậ ố ả ịphòng” thì Văn phòng có th để ược hi u theo nhi u giác đ khác nhau nhể ề ộ ưsau:

- Nghĩa r ng: Văn phòng là b máy làm vi c t ng h p và tr c ti pộ ộ ệ ổ ợ ự ế

tr giúp cho vi c đi u hành c a ban lãnh đ o m t c quan, đ n v Theoợ ệ ề ủ ạ ộ ơ ơ ịquan ni m này thì các c quan th m quy n chung, c quan đ n v có quyệ ở ơ ẩ ề ơ ơ ị

mô l n thì thành l p văn phòng (ví d Văn phòng Qu c h i, Văn phòngớ ậ ụ ố ộChính ph , Văn phòng T ng công ty ) còn các c quan, đ n v có quy môủ ổ ở ơ ơ ị

nh thì văn phòng là phòng hành chính t ng h p.ỏ ổ ợ

- Nghĩa h p: Văn phòng là tr s làm vi c c a m t c quan, đ n v , làẹ ụ ở ệ ủ ộ ơ ơ ị

đ a đi m giao ti p đ i n i và đ i ngo i c a c quan đ n v đó.[1,5]ị ể ế ố ộ ố ạ ủ ơ ơ ị

Nh v y, có th th y quan ni m c a xã h i hay c a nhi u h c giư ậ ể ấ ệ ủ ộ ủ ề ọ ả

đ u nghiêng v cách hi u văn phòng nh là m t đ n v gi i quy t các thề ề ể ư ộ ơ ị ả ế ủ

t c hành chính, th c hi n các nghi p v hành chính và các công vi c h uụ ự ệ ệ ụ ệ ậ

c n Tuy nhiên, th c t hi n nay Vi t Nam và các nầ ự ế ệ ở ệ ước trên th gi i, vănế ớphòng không ch th c hi n các công vi c trên mà còn tham gia vào các côngỉ ự ệ ệ

vi c khác nh qu n lí nhân s , qu n lí ho t đ ng s n xu t, kinh doanh,ệ ư ả ự ả ạ ộ ả ấchăm sóc khách hàng,… Đi n hình là các doanh nghi p chuyên v s n xu tể ệ ề ả ấhay cung c p d ch v , dianh nghi p v a và nh hay doanh nghi p t nhân ấ ị ụ ệ ừ ỏ ệ ư

Văn phòng ph i là b máy t ch c thích h p v i các đ c đi m c thả ộ ổ ứ ợ ớ ặ ể ụ ể

c a t ng c quan, t ch c các c quan, t ch c có quy mô l n thì b máyủ ừ ơ ổ ứ Ở ơ ổ ứ ớ ộvăn phòng sẽ g m nhi u b ph n v i s lồ ề ộ ậ ớ ố ượng cán b nhân viên c n thi tộ ầ ế

đ hoàn thành t t nhi m v c a đ n v mình; còn các c quan, t ch c cóể ố ệ ụ ủ ơ ị ơ ổ ứquy mô nh , tunhd ch t công vi c đ n gi n thì văn phòng cũng có c c uỏ ấ ệ ơ ả ơ ấ

t ch c phù h p tránh lãng phí ngu n nhân l c.ổ ứ ợ ồ ự

T đó, chúng tôi cũng đ a ra khái ni m v văn phòng c a c quan, từ ư ệ ề ủ ơ ổ

ch c nh sau: ứ ư

“ Văn phòng là b ph n không th thi u c u m t c quan, t ch c, làộ ậ ể ế ả ộ ơ ổ ứ

đ n v c u thành, giúp vi c c a m t c quan trong công tác qu n lí, đi uơ ị ấ ệ ủ ộ ơ ả ềhành; th c hi n và h tr công tác hành chính cho các đ n v ch c năng,ự ệ ỗ ợ ơ ị ứ

đ m b o thông tin cho c quan và công tác h u c n nh m gi i qu t cóả ả ơ ậ ầ ằ ả ế

hi u qu các nhi m v chung c a c quan,t ch c”.ệ ả ệ ụ ủ ơ ổ ứ

Văn phòng ph i có đ a đi m ho t đ ng giao d ch và c s v t ch tả ị ể ạ ộ ị ơ ở ậ ấ

nh t đ nh Quy mô c a nó tùy thu c vào quy mô, đ c đi m ho t đ ng vàấ ị ủ ộ ặ ể ạ ộtính ch t công vi c c a văn phòng.ấ ệ ủ

− Ngoài ra, văn phòng còn là c u n i gi a c quan, t ch c v i các c quan tầ ố ữ ơ ổ ứ ớ ơ ổ

ch c bên ngoài ( đ i tác, khách hàng,các c quan t ch c có liên quan…)ứ ố ơ ổ ứ

− Văn phòng là đ u m i qu n lí, ki m tra giám sát ho t đ ng c a c quan Vìầ ố ả ể ạ ộ ủ ơ

t t c các ho t đ ng ch đ o, đi u hành thông qua văn b n đ u t p trung ấ ả ạ ộ ỉ ạ ề ả ề ậ ởvăn th c quan hay văn phòng, thu n l i cho vi c ki m tra, giám sát, gi iư ơ ậ ợ ệ ể ảquy t công vi c.ế ệ

− Văn phòng là b ph n quan tr ng không th tách r i c a m i c quan, tộ ậ ọ ể ờ ủ ỗ ơ ổ

ch c, là s i dây vô hình n i li n các đ n v , b ph n c a c quan, t ch cứ ợ ố ề ơ ị ộ ậ ủ ơ ổ ứ

v i nhau Đ ng th i, văn phòng cũng là n i gi i quy t các v n đ phát sinhớ ồ ờ ơ ả ế ấ ềtrong ho t đ ng c a c quan, t ch c.ạ ộ ủ ơ ổ ứ

1.1.3 C c u t ch c và nguyên t c ho t đ ng c a văn phòng ơ ấ ổ ứ ắ ạ ộ ủ

• C c u t ch c văn phòngơ ấ ổ ứ

C c u t ch c văn phòng là t ng h p các b ph n khác nhau c aơ ấ ổ ứ ổ ợ ộ ậ ủvăn phòng được b trí đ th c hi n nhi m v c a công tác văn phòng.ố ể ự ệ ệ ụ ủ

Tùy thu c vào lĩnh v c ho t đ ng c a t ng c quan mà c c u tộ ự ạ ộ ủ ừ ơ ơ ấ ổ

ch c c a văn phòng sẽ khác nhau Các b ph n ch y u trong c c u vănứ ủ ộ ậ ủ ế ơ ấphòng c a m t c quan thủ ộ ơ ường bao g m:ồ

− B ph n văn th l u tr : Th c hi n công tác văn th ; qu n lý và s d ngộ ậ ư ư ữ ự ệ ư ả ử ụcon d u; c p gi y gi i thi u, gi y đi đấ ấ ấ ớ ệ ấ ường; chuy n giao văn b n, tài li u;ể ả ệphân chia báo, t p chí cho các đ n v trong doanh nghi p Th c hi n cácạ ơ ị ệ ự ệnghi p v l u tr nh ch nh lý, thu th p, xác đ nh giá tr tài li u, b o qu n,ệ ụ ư ữ ư ỉ ậ ị ị ệ ả ảkhai thác s d ng tài li u l u tr Tham m u cho lãnh đ o xây d ng quyử ụ ệ ư ữ ư ạ ự

ch và hế ướng d n nghi p v công tác này trong doanh nghi p ẫ ệ ụ ệ

− B ph n t ng h p: nghiên c u, t v n cho th trộ ậ ổ ợ ứ ư ấ ủ ưởng c quan trong côngơtác lãnh đ o, đi u hành ho t đ ng c a c quan, t ch c; theo dõi, t ng h pạ ề ạ ộ ủ ơ ổ ứ ổ ợtình hình ho t đ ng c a c quan đ báo cáo th trạ ộ ủ ơ ể ủ ưởng và đ xu t cácề ấ

phương án gi i quy t.ả ế

− B ph n qu n tr : cung c p k p th i, đ y đ các phộ ậ ả ị ấ ị ờ ầ ủ ương ti n, đi u ki nệ ề ệ

v t ch t cho ho t đ ng c a c quan, qu n lí, s a ch a theo dõi vi c sậ ấ ạ ộ ủ ơ ả ử ữ ệ ử

d ng các phụ ương ti n v t ch t nh m s d ng ti t ki m, có hi u qu , qu nệ ậ ấ ằ ử ụ ế ệ ệ ả ả

lí h p đ ng mua s m trang thi t b , thanh lí tài s n c quan.ợ ồ ắ ế ị ả ơ

Chánh văn phòng

Phó chánh văn phòng

Tổ chức cán bộ Tổng hợp Quản trị Hành chính Tài chính – kế toán Văn thư – lưu trữ

Chánh văn phòng

Phó chánh văn phòng

Tổ chức cán bộ Tổng hợp thư ký Hành chính – văn thư Lưu trữ Hậu cần Tài chính kế toán

Đ i v i c quan có quy mô l n (B , c quan ngang B , t p đoàn, ố ớ ơ ớ ộ ơ ộ ậ

t ng công ty…) c c u c a văn phòng nh sau: ổ ơ ấ ủ ư

Mô hình 1

Mô hình 2:

Chánh văn phòng (trưởng phòng)

Phó chánh văn phòng

Tổ hành chính tổng hợp Tổ văn thư – lưu trữ Tổ quản trị Tổ nhân sự Tổ kế toán

Chánh văn phòng (trưởng phòng)

Phó chánh văn phòng

Đ i v i c quan T ch c có quy mô nh và v a ố ớ ơ ổ ứ ỏ ừ

− Chánh văn phòng là người có quy n cao nh t trong ho t đ ng văn phòng,ề ấ ạ ộ

ch u trách nhi m trị ệ ước lãnh đ o c quan ạ ơ

− Phó chánh văn phòng giúp chánh văn phòng qu n lí lĩnh v c chuyên mônả ự

c a văn phòng.ủ

− Trưởng các b ph n, đ n v trong văn phòng tr c ti p qu n lí đ n v mìnhộ ậ ơ ị ự ế ả ơ ị

và ch u trách nhi m trị ệ ước phó chánh văn phòng qu n lí chuyên môn.ả

− Nhân viên văn phòng ch u s qu n lí tr c ti p c a trị ự ả ự ế ủ ưởng các b ph n vàộ ậ

ch u trách nhi m v công vi c đị ệ ề ệ ược giao

 Văn phòng ho t đ ng theo nguyên t c ph i h p: các thành viên trong vănạ ộ ắ ố ợphòng ph i h p làm vi c v i nhau đ hoàn thành công vi c đố ợ ệ ớ ể ệ ược giao,hoàn thành m c tiêu chung c a c quan, t ch c.ụ ủ ơ ổ ứ

1.2 M t s mô hình văn phòng Vi t Nam hi n nay ộ ố ở ệ ệ

1.2.1 Văn phòng truy n th ng ( văn phòng đóng) ề ố

• Khái ni m: ệ

Văn phòng hay công sở là tên g i ch chung vọ ỉ ề m tộ phòng ho c khuặ

v c làm vi c khác trong đó m i ngự ệ ọ ười làm vi c hay là nh ngệ ữ tòa nhà đượcthi t k , b trí đế ế ố ể s d ngử ụ ho c choặ thuê đ i v i nh ngố ớ ữ cá nhân, tổ

ch cứ th c hi n các ho t đ ng văn phòng (liên quanự ệ ạ ộ

đ nế gi yấ t ,ờ sổ sách, máy vi tính )

• Theo đó, văn phòng truy n th ng có nh ng đ c đi m sau:ề ố ữ ặ ể

− Có tr s làm i c riêngụ ở ệ

− Các công vi c ch y u liên quan t i gi y t , s sáchệ ủ ế ớ ấ ờ ổ

− Văn phòng được b trí riêng bi t và phân c p rõ ràng theo phòng ban, c pố ệ ấ ấ

b c…ậ

Đây là l i thi t k văn phòng truy n th ng thố ế ế ề ố ường được s d ngử ụtrong các c quan nhà nơ ước hay t ch c ho t đ ng mang tính chuyên bi t,ổ ứ ạ ộ ệ

ch đ b o m t thông tin cao,…ế ộ ả ậ

Văn phòng truy n th ng hay đề ố ược g i lọ à văn phòng đóng được thi tế

k riêng bi t v i nh ng phòng làm vi c đế ệ ớ ữ ệ ược b trí v i nhi u vách ngăn,ố ớ ề

nh m t phòng làm vi c thu nh v i đ y đ trang th t b h tr công vi c:ư ộ ệ ỏ ớ ầ ủ ế ị ỗ ợ ệmáy tính, máy in, đi n tho i đ bàn, t đ ng tài ki u,… ệ ạ ể ủ ự ệ

• Lo i hình văn phòng này có u đi m là: ạ ư ể

− Xây d ng không gian làm vi c yên tĩnh, riêng tự ệ ư

− H n ch ti ng n, tăng kh năng t p trung trong công vi cạ ế ế ồ ả ậ ệ

− D dàng qu n lí, b o m t thông tinễ ả ả ậ

• Tuy nhiên, lo i hình này cũng có m t s h n ch nh sau:ạ ộ ố ạ ế ư

− H n ch trong giao ti p, trao đ i công vi c v i đ ng nghi pạ ế ế ổ ệ ớ ồ ệ

− Lãng phí không gian văn phòng và trang thi t b văn phòngế ị

− Không gian làm vi c h n h p, không tho i mái, h n ch kh năng sáng t oệ ạ ẹ ả ạ ế ả ạ

và t duy c a nhân viênư ủ

− Đôi khi qu n lí khó ki m soát đả ể ược ho t đ ng c a nhân viênạ ộ ủ

− Quy trình gi i quy t công vi c kém linh ho t, d p khuôn, máy mócả ế ệ ạ ậ

− N u nh không thế ư ường xuyên d n d p, s p x p, văn phòng làm vi c sẽọ ẹ ắ ế ệtràn ng p gi y t , h s , s sách và đ dùng cá nhân c a t ng nhân viên.ậ ấ ờ ồ ơ ổ ồ ủ ừ

Đi u này làm nh hề ả ưởng đ n không gian vaftinh th n làm vi c chung c aế ầ ệ ủvăn phòng cũng nh c a c quan, t ch c.ư ủ ơ ổ ứ

1.2.2 Văn phòng đi n t (E – Office) ệ ử

• Khái ni m:ệ

Là hình th c văn phòng s d ng h th ng i n t CloudOffice là m tứ ử ụ ệ ố ệ ử ộ

h th ng ph n m m qu n lý văn b n, h s tài li u và đi u hành qu n trệ ố ầ ề ả ả ồ ơ ệ ề ả ịcông vi c toàn di n và chuyên nghi p, ph n m m đệ ệ ệ ầ ề ược thi t k m t cáchế ế ộkhoa h c v i đ y đ ch c năng trao đ i thông tin, đi u hành tác nghi p vàọ ớ ầ ủ ứ ổ ề ệ

qu n lý văn b n, đi u hành công vi c tr c tuy n trên m ng máy tính Cóả ả ề ệ ự ế ạ

kh năng theo dõi x lý văn b n và đi u hành công vi c t xa thông quaả ử ả ề ệ ừInternet

Mô hình văn phòng đi n t hi n nay đệ ử ệ ượ ử ục s d ng khá r ng rãi đ cộ ứ

đi m là các doanh nghi p v i kh i lể ệ ớ ố ượng công vi c l n, đòi h i tính chínhệ ớ ỏxác, nhanh nh y và linh ho t cao Mô hình này là ti n đ hạ ạ ề ề ướng t i vănớphòng “không gi y”, m i ho t đ ng di n ra trong c quan, văn phòng đấ ọ ạ ộ ễ ơ ược

qu n lí b ng các ph n m m h th ng và đả ằ ầ ề ệ ố ược b o m t thông tin ả ậ

Mô hình này giúp vi c qu n lí và gi i quy t công vi c đệ ả ả ế ệ ược nhanhchóng và hi u qu , h n ch t i đa các công vi c nh in n, phô tô tài li u,ệ ả ạ ế ố ệ ư ấ ệghi chép s sách, báo cáo ổ

• V u đi m:ề ư ể

− Ti t ki m th i gian, chi phí cho vi c in n, ghi chép s sáchế ệ ờ ệ ấ ổ

− Tăng năng su t, hi u qu công vi cấ ệ ả ệ

− T n d ng đậ ụ ượ ốc t i đa không gian làm vi cệ

− Ti t ki m t i đa ngu n nhân l c trong c quanế ệ ố ồ ự ơ

− Văn b n, gi y t đả ấ ờ ược qu n lí trên ph n m m đi n t giúp d dàng truyả ầ ề ệ ử ễ

c p và khai thác s d ng, tránh m t mát, th t l c gi y tậ ử ụ ấ ấ ạ ấ ờ

Đ ng d ng hi u qu mô hình văn phòng đi n t , đòi h i c quan,ể ứ ụ ệ ả ệ ử ỏ ơ

t ch c ph i có c s v t ch t, trang thi t b hi n đ i, thổ ứ ả ơ ở ậ ấ ế ị ệ ạ ường xuyên c pậ

nh t các ph n m m ng d ng m i đ đ a vào khai thác, s d ng Bênậ ầ ề ứ ụ ớ ể ư ử ụ

c nh đó, v n đ đào t o, b i dạ ấ ề ạ ồ ưỡng cán b , nâng cao kỹ năng v s d ngộ ề ử ụtrang thi t b văn phòng, s d ng và khai thác các ph n m m ng d ng cóế ị ử ụ ầ ề ứ ụ

hi u qu là công tác c n đệ ả ầ ược đ u t kỹ lầ ư ưỡng và lâu dài

Người làm văn phòng ph i là ngả ười có trình đ chuyên môn nghi pộ ệ

c a các c quan nh m gi m thi u tác đ ng tiêu c t i môi trủ ơ ằ ả ể ộ ự ớ ường

“Chương trình Văn phòng xanh là m t h th ng qu n lí môi trộ ệ ố ả ường

Đã có nhi u c quan, t ch c, doanh ngi p Vi t Nam th c hi nề ơ ổ ứ ệ ở ệ ự ệ

chương trình “văn phòng xanh” và đ t hi u qu cao nh : trạ ệ ả ư ường Đ i h cạ ọ

N i v Hà N i, trung tâm SRD, Công ty Tanner Vi t Nam - doanh nghi pộ ụ ộ ệ ệ

Đ c đ u tiên có văn phòng xanh t i Vi t Nam Th c hi n “ văn phòng xanhứ ầ ạ ệ ự ệ

t 2010, tr i qua quá trình phát tri n, Tanner đã tr thành doanh nghi pừ ả ể ở ệ

th 8 t i Vi t Nam đ t ch ng nh n Văn phòng Xanh c a T ch c Woldứ ạ ệ ạ ứ ậ ủ ổ ứWide Fund For Nature (WWF) và nh n Gi i thậ ả ưởng VP s d ng năng lử ụ ượng

hi u qu nh t Vi t Nam do H i b o v thiên nhiên và Môi trệ ả ấ ệ ộ ả ệ ường Vi tệNam trao t ng.ặ

1.2.4 Văn phòng o (G- Office) ả

M t trong nh ng chi phí khi n doanh nghi p h t s c đau đ u đóộ ữ ế ệ ế ứ ầchính là chi phí thuê văn phòng Đ có để ược m t văn phòng khang trang ộ ởcác qu n trung tâm Tp.HCM và HN đòi h i doanh nghi p ph i b ra m tậ ỏ ệ ả ỏ ộkho ng chi phí khá l n Kho ng chi phí này tr thành gánh n ng v i doanhả ớ ả ở ặ ớnghi p trong tình tr ng đòi h i c t gi m chi phí V n đ trên đệ ạ ỏ ắ ả ấ ề ược th c sự ự

gi i quy t khi khách hàng l a ch n s d ng mô hình văn phòng o.ả ế ự ọ ử ụ ả

Mô hình văn phòng o là d ch v cho phép b n đ t tr s văn phòngả ị ụ ạ ặ ụ ở

t i các đ a đi m thu n l i cho vi c kinh doanh B n có th s d ng tr sạ ị ể ậ ợ ệ ạ ể ử ụ ụ ởnày đ giao d ch, ti p khách v i đ y đ các ti n nghi c n thi t nh d ch vể ị ế ớ ầ ủ ệ ầ ế ư ị ụphòng h p, cho thuê nhân viên đ i di n… V i m c chi phí ch b ng 20% soọ ạ ệ ớ ứ ỉ ằ

v i chi phíớ thuê văn phòng bình thường, đây là gi i pháp mà ngày càngảnhi u doanh nghi p Vi t Nam s d ng.ề ệ ở ệ ử ụ

Mô hình văn phòng o xu t hi n trên th gi i đã lâu, nh ng ả ấ ệ ế ớ ư ở Vi tệNam, nó m i ch chính th c đớ ỉ ứ ược bi t đ n t năm 2006.Vì v y văn phòngế ế ừ ậ

o là lo i hình kinh doanh m i ch a đ c nhi u ng i bi t đ n

Khi đ n v iế ớ d ch v văn phòng oị ụ ả doanh nghi p sẽ có ngay: đ a chệ ị ỉ

đ đăng ký kinh doanh và giao d ch khu v c trung tâm thành ph ; m tể ị ở ự ố ộ

đường dây đi n tho i v i h p th tho i và m t s fax ho t đ ng 24/24hệ ạ ớ ộ ư ạ ộ ố ạ ộthu n l i cho m i giao d ch.ậ ợ ọ ị

Nhân viên t ngổ đài sẽ ti p nh n đi n tho i v i tên công ty vàế ậ ệ ạ ớchuy n tin nh n đ n công ty sau đó, còn khi doanh nghi p c n g p g , cácể ắ ế ệ ầ ặ ỡ

đ i tác có th s d ng phòng h p v i trang thi t b hi n đ i và đ y đ ti nố ể ử ụ ọ ớ ế ị ệ ạ ầ ủ ệnghi Ngoài ra, doanh nghi p có thệ ể thuê ch ng iỗ ồ t i các đ n vạ ơ ị cho thuê

“văn phòng o”ả cùng nhi u ti n ích khác có th s d ng b t kỳ lúc nàoề ệ ể ử ụ ấ

nh : phòng h p, máy photocopy, máy in, Internet ư ọ

Mô hình văn phòng o r t phù h p v i các lo i hình kinh doanh nh :ả ấ ợ ớ ạ ư Kinh doanh t i nhà ho c các công vi c ph i di chuy n nhi u: Nh ng cáạ ặ ệ ả ể ề ữnhân làm vi c t i nhà nh ng c n có đ a ch kinh doanh t i thành ph đệ ạ ư ầ ị ỉ ạ ố ể

ti n giao d ch v i khách hàng, nh ng ngệ ị ớ ữ ười thường xuyên đi công tác mu nố

có m t văn phòng c đ nh đ giao d ch kinh doanh vì th không có nhu c uộ ố ị ể ị ế ầ

c n m t văn phòng xuyên su t.ầ ộ ố

1.2.5 Văn phòng hi n đ i ệ ạ

Mô hình văn phòng hi n đ i đệ ạ ược áp d ng ph bi n nh t hi n nayụ ổ ế ấ ệ

v i vi c đ i m i toàn di n theo c u trúc 3 m t c b n là trang thi t b vănớ ệ ổ ớ ệ ấ ặ ơ ả ế ịphòng, con người làm văn phòng và các nghi p v hành chính văn phòng ệ ụ

Ba m t k trên có m i quan h ch t chẽ và tác đ ng qua l i l n nhauặ ể ố ệ ặ ộ ạ ẫtrong quá trình th c hi n ch c năng, nhi m v c a văn phòng Khi chuy nự ệ ứ ệ ụ ủ ểsang mô hình văn phòng hi n đ i, c u trúc ba m t m t đó đ u ph i đệ ạ ấ ặ ặ ề ả ượcnâng cao và hoàn thi n đ đáp ng đi u ki n th c hi n mô hình này.ệ ể ứ ề ệ ự ệ

• V trang thi t b văn phòng: ề ế ị

Các phương ti n kỹ thu t làm văn b n, máy tính đi n t đệ ậ ả ệ ử ượ ức ng

d ng ngày càng ph bi n trong công tác văn phòng t o ra kh năng, nh ngụ ổ ế ạ ả ữ

l i nhu n to l n trong khâu so n th o văn b n , văn th l u tr , h th ngợ ậ ớ ạ ả ả ư ư ữ ệ ốhóa và tra tìm các d li u, làm cho ho t đ ng x lí thông tin c a văn phòngữ ệ ạ ộ ử ủ

đ t hi u qu càng cao.ạ ệ ả

Các phương ti n, thi t b truy n tin, truy n văn b n nh telex, fax vàệ ế ị ề ề ả ưcao h n n a là internet… cùng thi t b vi n thông đơ ữ ế ị ễ ượ ử ục s d ng r ng rãi.ộ

Văn phòng được thi t k v i không gian m , h n ch vách ngăn v iế ế ớ ở ạ ế ớ

gh xoay t o không gian làm vi c tho i mái, thu n l i di chuy n, máy mócế ạ ệ ả ậ ợ ểtrang thi t b đế ị ược b trí khoa h c thu n ti n cho ho t đ ng c a c quan,ố ọ ậ ệ ạ ộ ủ ơ

văn phòng Đ ng th i ngồ ờ ười lãnh đ o văn phòng cũng tu n tienj trongạ ậ

ki m tra giám sát công vi c.ể ệ

M t s mô hình b trí văn phòng hi n đ i nh : ộ ố ố ệ ạ ư

Mô đun di đ ng: đó là nh ng kho ng không gian n a kín n a mộ ữ ả ử ử ởdùng cho nhóm kho ng 4-6 ngả ười trong đó không gian làm vi c c a m i cáệ ủ ỗnhân được đ m b o s kín đáo càn thi t m u văn phòng này thích h p v iả ả ự ế ẫ ợ ớ

nh ng công vi c đòi h i s t p trung cá nhân cao nh ng v n có th giaoữ ệ ỏ ự ậ ư ẫ ể

ti p qua l i gi a các thành viên.ế ạ ữ

Bàn hai ch c năng: là ki u thi t k bàn làm vi c t p th dành choứ ể ế ế ệ ậ ể

nh ng ngữ ườ ầi c n giao ti p, trao đ i thế ổ ường xuyên và không c n có s t pầ ự ậtrung riêng t nào M t bàn tr i r ng nh ng có các vách ngăn nh c c b ,ư ặ ả ộ ư ỏ ụ ộkhi n các thành viên trong nhóm làm vi c đ c l p nh ng v n có th traoế ệ ộ ậ ư ẫ ể

đ i công vi c v i nhau.ổ ệ ớ

Văn phòng “hi-tech”: T ng th c a ki u văn phòng này mang tínhổ ể ủ ểcách tân t i đa C t và xà ngang chính là nh ng đố ộ ữ ường ng c a h th ngố ủ ệ ốdây cáp đi n và truy n thông Nh ng “cánh hoa l n” n cao bên trên cácệ ề ữ ớ ởmàn hình vi tính có ch c năng làm h i t ánh sáng đèn và ánh sáng thiênứ ộ ụnhiên Và tuy đây là m t d ng không gian làm vi c “khá nhân t o”, “khá xaộ ạ ệ ạ

r i thiên nhiên”, là khu v c đờ ự ược cách âm r t t t.ấ ố

Ngày nay, h u h t c quan, t ch c đ u thi t k văn phòng làm vi cầ ế ơ ổ ứ ề ế ế ệ

v i không gian m , t n d ng t i đa không gian v n có v i cách s p x pớ ở ậ ụ ố ố ớ ắ ếkhoa h c giúp s d ng t i đa không gian, t o môi trọ ử ụ ố ạ ường làm vi c tho iệ ảmái, năng đ ng thúc đ y tinh th n làm vi c và tính sáng t o c a m i thànhộ ẩ ầ ệ ạ ủ ỗviên Phong th y cũng đủ ược v n d ng không ít vào trong b trí và s p x pậ ụ ố ắ ếvăn phòng hi n đ i Đây không còn là y u t tâm linh mà mang h i hệ ạ ế ố ơ ướngkhoa h c hi n đ i.ọ ệ ạ

• V v n đ con ngề ấ ề ười:

Con người làm văn phòng không nh ng có kỹ năng chuyên môn,ữnghi p v v hành chính văn phòng còn c n có hi u bi t sâu và r ng vệ ụ ề ầ ể ế ộ ề

các lĩnh v c xã h i, có liên quan đ n ngành ngh Đó là nh ng ngự ộ ế ề ữ ười có tưduy sáng t o, nhanh nh y và linh ho t trong công vi c, óc phân tích và x líạ ạ ạ ệ ử

d li u nh y bén Là con ngữ ệ ạ ười hi n đ i, s ng và làm vi c trong môiệ ạ ố ệ

trường hi n đ i, năng đ ng, h n h t, ngệ ạ ộ ơ ế ười làm văn phòng ph i luôn c pả ậ

nh t ki n th c v khoa h c công ngh , ng d ng ph n m m ti n ti n vàoậ ế ứ ề ọ ệ ứ ụ ầ ề ế ếtrong công tác văn phòng đ th c hi n công vi c nhanh chóng, hi u qu ể ự ệ ệ ệ ả

• V nghi p v hành chính văn phòng: ề ệ ụ

Các nghi p v hành chính văn phòng ngày nay đệ ụ ược xây d ng đ yự ầ

đ , hoàn ch nh có s h tr c a trang thi t b hi n đ i giúp cho công vi củ ỉ ự ỗ ợ ủ ế ị ệ ạ ệhành chính Văn phòng được v n hành trôi ch y, thông su t theo nh ng quyậ ả ố ữ

t c, quy trình th ng nh t, h p lý Có trang thi t b hi n đ i, có con ngắ ố ấ ợ ế ị ệ ạ ườilàm vi c trong Văn phòng đệ ược đào t o đ t trình đ cao cũng sẽ là lãng phíạ ạ ộkhi các Văn phòng không có được nh ng quy t c, quy trình nghi p vữ ắ ệ ụchu n m c và mang tính khoa h c cao.ẩ ự ọ

M i công vi c trong Văn phòng nh xây d ng chỗ ệ ư ự ương trình công tác,xây d ng và ban hành văn b n, t ch c m t cu c h i ngh , m t chuy n điự ả ổ ứ ộ ộ ộ ị ộ ếcông tác, phân lo i s p x p m t kh i h s tài li u, tu b tài li u l u trạ ắ ế ộ ố ồ ơ ệ ổ ệ ư ữv.v đ u ph i đ a ra nh ng quy đ nh nghi p v đúng đ n, nh ng quy trìnhề ả ư ữ ị ệ ụ ắ ữ

t ch c th c hi n h p lý.ổ ứ ự ệ ợ

Các nghi p v hành chính Văn phòng có vai trò k t n i các thi t b kỹệ ụ ế ố ế ịthu t v i con ngậ ớ ười làm Văn phòng làm cho c u trúc ba m t c b n c aấ ặ ơ ả ủVăn phòng tr nên hài hoà, bi n các ti m năng Văn phòng thành hi u quở ế ề ệ ảthi t th c, c th ế ự ụ ể

Mô hình văn phòng hi n đ i c n đệ ạ ầ ược áp d ng r ng rãi t t c cácụ ộ ở ấ ả

c quan, t ch c nh m nâng cao kỹ năng chuyên môn, nghi p v vănơ ổ ứ ằ ệ ụphòng, nâng cao hi u qu công vi c và t o đ ng l c thúc đ y t duy sángệ ả ệ ạ ộ ự ẩ ư

t o c a các tành viên nh ng ngạ ủ ữ ười làm văn phòng

Mô hình này nên được k t h p s d ng tùy theo đ c đi m, quy mô,ế ợ ử ụ ặ ểtính ch t công vi c c a t ng c quan, t ch c đ đ t hi u qu cao nh tấ ệ ủ ừ ơ ổ ứ ể ạ ệ ả ấ

nh m:ằ

− Ti t ki m không gian văn phòng, t n d ng t i đa không gian v n cóế ệ ậ ụ ố ố

− Ti t ki m chi phí mua s m trang thi t b , văn phòng ph m, ch c n đ u tế ệ ắ ế ị ẩ ỉ ầ ầ ư

m t l nộ ầ

− T o môi trạ ường làm vi c tho i mái, năng đ ng, t o đ ng l c cho ngệ ả ộ ạ ộ ự ười làmvăn phòng

− Thúc đ y kh năng t duy sáng t o, nâng cao hi u qu công vi cẩ ả ư ạ ệ ả ệ

− D dàng trong qu n lí, đi u hành, giám sátễ ả ề

− Ti t ki m th i gian th c hi n các th t c không c n thi tế ệ ờ ự ệ ủ ụ ầ ế

− Linh ho t trong các thao tác công vi cạ ệ

− Quy trình rõ ràng, th ng nh t, khoa h cố ấ ọ

CH ƯƠ NG 2 MÔ HÌNH VĂN PHÒNG HI N Đ I T I CÔNG TY C Ệ Ạ Ạ Ổ

PH N D CH V KỸ THU T MOBIFONE Ầ Ị Ụ Ậ

2.1 Khái quát v Công ty CP D ch v Kỹ thu t Mobifone ề ị ụ ậ

Công ty C ph n D ch v kỹ thu t MOBIFONE (sau đây g i là Công tyổ ầ ị ụ ậ ọMobiFone Service) ti n thân là Công ty C ph n D ch v kỹ thu t và Hề ổ ầ ị ụ ậ ạ

t ng m ng thông tin di đ ng (MOBITECHS), đầ ạ ộ ược thành l p ngàyậ28/01/2008 v i m c đích t p trung s c m nh ngu n v n huy đ ng đớ ụ ậ ứ ạ ồ ố ộ ược

t các c đông sáng l p đ kinh doanh các d ch v thu c lĩnh v c vi nừ ổ ậ ể ị ụ ộ ự ễthông, công ngh thông tin và chăm sóc khách hàng.M ng lệ ạ ưới ho t đ ngạ ộ

c a Công ty đã đủ ược m r ng và có m t h u h t trên các t nh thành trongở ộ ặ ầ ế ỉ

c nả ước Đ i s ng v t ch t văn hóa, tinh th n c a ngờ ố ậ ấ ầ ủ ười lao đ ng trongộCông ty luôn được c i thi n năm sau cao h n năm trả ệ ơ ước N i b Công tyộ ộluôn đoàn k t nh t trí cao, các ho t đ ng xã h i t thi n ngày càng đế ấ ạ ộ ộ ừ ệ ượcquan tâm nhi u h n.ề ơ

• Gi i thi u chung:ớ ệ

Tên đ y đ : Công ty C ph n D ch v kỹ thu t MobiFoneầ ủ ổ ầ ị ụ ậ

Tên vi t t t: MobiFone Serviceế ắ

− D ch v Chăm sóc khách hàng (Call Center)ị ụ

− D ch v Giá tr gia tăng trên m ng vi n thôngị ụ ị ạ ễ

− D ch v Phân ph i mã th , Alrtime, th càoị ụ ố ẻ ẻ

− D ch v Thanh toán đi n tị ụ ệ ử

Tr s công ty: T ng 3 – Tòa nhà TTC – S 19 – Ph Duy Tân –ụ ở ầ ố ố

Phường D ch V ng H u – C u Gi y – Hà N iị ọ ậ ầ ấ ộ

• L ch s hình thànhị ử

Năm 2008:

− 28/01/2008: Thành l p Công ty c ph n d ch v kĩ thu t và h t ng m ngậ ổ ầ ị ụ ậ ạ ầ ạ

thông tin di đ ng ộ Cung c p d ch v H t ng – Vi n thôngấ ị ụ ạ ầ ễ

− 15/8/2008 (Thông cáo báo chí c a Mobifone): Cung c p h th ng platformủ ấ ệ ố

d ch v Liveinfo cho 10 tri u thuê bao m ng Mobifone và ph n n i dungị ụ ệ ạ ầ ộ

− Đài Inbound, Đài Outbound và Đài 9080 t i Hà N iạ ộ

− Chi nhánh MobiFoneService t i: TP H Chí Minh; Đà N ng ; Đ ng Naiạ ồ ẵ ồ

− L p đ t 133 tr m BTS 2G cho hãng Alcatel, 60 tr m Node B cho hãngắ ặ ạ ạMotorola, 50 tr m Node B cho hãng Nokia Siemens, l p đ t h th ng BSCạ ắ ặ ệ ốcho Ericsson

− Đ u t 300 tuy n Viba cho thuê.ầ ư ế

− Cung c p d ch v H t ng Call Center cho Ngân hàng ANZ v i 120 bàn ĐTV.ấ ị ụ ạ ầ ớ

Năm 2014

− Đ i tên thành Công ty c ph n D ch v kỹ thu t MobiFone.ổ ổ ầ ị ụ ậ

− Cung c p d ch v H tr văn phòng.ấ ị ụ ỗ ợ

− Cung c p h t ng h th ng Call Center cho Prudential v i 100 bàn ĐTV.ấ ạ ầ ệ ố ớ

2.2 Văn phòng Công ty CP D ch v Kỹ thu t Mobifone ị ụ ậ

2.2.1 B máy văn phòng công ty ộ

• Ch c năng:ứ

Phòng T ch c Hành chính công ty CP D ch v kỹ thu t Mobifone làổ ứ ị ụ ậ

m t b ph n ch c năng trong h th ng b máy qu n lý đi u hành c aộ ộ ậ ứ ệ ố ộ ả ề ủcông ty, tham m u giúp vi c cho giám đ c trong công tác T ch c và Hànhư ệ ố ổ ứchính, có các ch c năng c b n sau:ứ ơ ả

− Ch c năng qu n lý và đi u hành công tác công văn gi y tứ ả ề ấ ờ

th o văn b n ph c v cho đi u hành c a Ban Giám đ c, x lý các văn b nả ả ụ ụ ề ủ ố ử ả

đi, đ n m t cách nhanh chóng, chính xác, đúng quy trình th t c và lĩnh v cế ộ ủ ụ ự

− Qu n lý và x lý văn b n, tài li u, đ m b o tính thông su t c a thông tin,ả ử ả ệ ả ả ố ủ

th c hi n công tác qu n lý con d u, công tác l u tr và b o m t theo quyự ệ ả ấ ư ữ ả ậ

đ nh c a nhà nị ủ ước

− Công tác qu n lý trang thi t b cho các phòng ban, phân xả ế ị ưởng, qu n lýả

phương ti n đi l i, l p k ho ch mua s m, s a ch a các trang thi t b vàệ ạ ậ ế ạ ắ ử ữ ế ịgiám sát th c hi n.ự ệ

− T ch c công tác l tân, đ i n i, đ i ngo i, đón ti p khách, t ch c cácổ ứ ễ ố ộ ố ạ ế ổ ứ

cu c h p, quan h giao d ch v i các đ n v trong và ngoài công ty.ộ ọ ệ ị ớ ơ ị

− T ch c và qu n lý nhân s c a công ty, tuy n d ng, đào t o nh m đ mổ ứ ả ự ủ ể ụ ạ ằ ả

TRƯỞNG PHÒNG

PHÓ PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÓ PHÒNG NHÂN SỰ

Nhân viên văn thư, lễ tân, quản trị thiết bị, bảo vệ, lái xe và phục vụ

b o ngu n nhân l c, gi i quy t ch đ chính sách lao đ ng, ch đ ti nả ồ ự ả ế ế ộ ộ ế ộ ề

- Tính tinh g n: v i s lọ ớ ố ượng c p và các b ph n ch c năng c a phòng Tấ ộ ậ ứ ủ ổ

ch c Hành chính nh hi n nay đã t o đi u ki n cho Trứ ư ệ ạ ề ệ ưởng phòng đi sâu

h n trong vi c qu n lý và đi u hành các nhân viên, ti t ki m chi phí, t oơ ệ ả ề ế ệ ạ

đi u ki n cho các nhân viên làm vi c hi u qu h n.ề ệ ệ ệ ả ơ

- Tính hi u l c: v i c c u t ch c tr c tuy n - ch c năng đ m b o tuânệ ự ớ ơ ấ ổ ứ ự ế ứ ả ả

th nguyên t c m t th trủ ắ ộ ủ ưởng, t o s th ng nh t m nh l nh, tráchạ ự ố ấ ệ ệnhi m rõ ràng trong t ch c.ệ ổ ứ

- Tính linh ho t: phòng T ch c Hành chính v i c c u t ch c linh ho t đãạ ổ ứ ớ ơ ấ ổ ứ ạluôn n m b t và ng phó k p th i trắ ắ ứ ị ờ ước các di n bi n c a th trễ ế ủ ị ường cùng

v i s thay đ i c a các y u t chính tr , xã h i, th c hi n t t ch c năngớ ự ổ ủ ế ố ị ộ ự ệ ố ứtham m u cho Ban giám đ c trong qu n lý đi u hành công ty.ư ố ả ề

• Ch c năng, nhi m v c a m i ngứ ệ ụ ủ ỗ ườ ượi đ c quy đ nh rõ ràng g n v i t ngị ắ ớ ừ

ch c danh c th :ứ ụ ể

- Trưởng phòng: là người ch u trách nhi m và ch đ o chung cho toàn b cácị ệ ỉ ạ ộ

ho t đ ng c a phòng; tạ ộ ủ ổ ch c và th c hi n công tác hành chính theo ch cứ ự ệ ứnăng, nhi m v và theo yêu c u c a Ban Giám đ c; xây d ng các quy đ nh,ệ ụ ầ ủ ố ự ị

l p k ho ch liên quan đ n vi c s d ng tài s n, trang thi t b c a công ty;ậ ế ạ ế ệ ử ụ ả ế ị ủxây d ng k ho ch và t ch c, giám sát vi c th c hi n v an ninh tr t t ,ự ế ạ ổ ứ ệ ự ệ ề ậ ư

an toàn lao đ ng, v sinh lao đ ng và phòng ch ng cháy n ; nghiên c u,ộ ệ ộ ố ổ ứ

so n th o và trình duy t các qui đ nh áp d ng trong Công ty, xây d ng cạ ả ệ ị ụ ự ơ

c u t ch c c a công ty - các b ph n và t ch c th c hi n Đ xu t c c uấ ổ ứ ủ ộ ậ ổ ứ ự ệ ề ấ ơ ấ

t ch c, b máy đi u hành c a Công ty Xây d ng h th ng các qui ch , quiổ ứ ộ ề ủ ự ệ ố ếtrình, qui đ nh cho Công ty và giám sát vi c ch p hành các n i qui đó; thamị ệ ấ ộ

m u cho BGĐ xây d ng có tính ch t chi n lư ự ấ ế ược b máy t ch c ho t đ ngộ ổ ứ ạ ộ

c a công ty; tham m u đ xu t cho BGĐ đ x lý các v n đ thu c lĩnh v củ ư ề ấ ể ử ấ ề ộ ự

T ch c-Hành chính-Nhân s ổ ứ ự

- Phó phòng nhân s : qu n lý toàn b công tác tuy n d ng nhân s ; h trự ả ộ ể ụ ự ỗ ợ

th c hi n các ho t đ ng đào t o và tái đào t o; qu n lý giám sát ho t đ ngự ệ ạ ộ ạ ạ ả ạ ộnhân s cho toàn công ty; xây d ng, qu n lý, t ch c và th c hi n các chínhự ự ả ổ ứ ự ệsách nhân s cho nhân viên theo quy đ nh c a công ty; xây d ng và tri nự ị ủ ự ểkhai văn hóa công ty; giám sát vi c th c hi n n i quy lao đ ng; th c hi nệ ự ệ ộ ộ ự ệ

vi c đánh giá ngu n nhân l c và ho t đ ng phát tri n c a nhân viên; thamệ ồ ự ạ ộ ể ủ

m u xây d ng c c u t ch c; th c hi n các công vi c khác theo s phânư ự ơ ấ ổ ứ ự ệ ệ ựcông c a Ban Giám đ củ ố

- Phó phòng hành chính: giúp Trưởng phòng theo dõi, báo cáo nhanh tìnhhình th c hi n công tác tu n, tháng, quý, năm; th c hi n ch đ chính sáchự ệ ầ ự ệ ế ộcho cán b , nhân viên và công nhân trong công ty; ch đ o nhân viên th cộ ỉ ạ ự

hi n các công tác nh t p v , l tân, b o v ; tri n khai công vi c đệ ư ạ ụ ễ ả ệ ể ệ ược

trưởng phòng phân công; đón ti p khách, t ch c h i ngh , các cu c h pế ổ ứ ộ ị ộ ọ

c a lãnh đ o ủ ạ

th nhân s ; l p ngân sách nhân s ; ho ch đ nh ngu n nhân l c nh mế ự ậ ự ạ ị ồ ự ằ

ph c v t t cho s n xu t kinh doanh và chi n lụ ụ ố ả ấ ế ược c a công ty; xây d ngủ ựquy ch lế ương thưởng, các bi n pháp khuy n khích – kích thích ngệ ế ười lao

đ ng làm vi c, th c hi n các ch đ cho ngộ ệ ự ệ ế ộ ười lao đ ng.ộ

- Nhân viên hành chính văn phòng:

+ Nhân viên văn th l u tr : đánh máy các lo i công văn gi y tư ư ữ ạ ấ ờtheo yêu c u c a lãnh đ o; ti p nh n và qu n lý văn b n đi đ n và vào sầ ủ ạ ế ậ ả ả ế ổtheo dõi; chuy n giao văn b n tài li u; s p x p văn b n tài li u; s d ng vàể ả ệ ắ ế ả ệ ử ụ

qu n lý con d u theo đúng quy đ nh.ả ấ ị

+ Nhân viên l tân: tễ r c t ng đài đi n tho i, nh n chuy n cu c g iự ổ ệ ạ ậ ể ộ ọ

đ n các phòng, ghi nh n thông tin t khách hàng nh n l i G i đi n tho iế ậ ừ ắ ạ ọ ệ ạ

ra ngoài theo yêu c u c a CBCVN; đón ti p khách, hầ ủ ế ướng d n khách đ nẫ ếlàm vi c t i công ty; ệ ạ

+ Nhân viên qu n lý thi t b : lên k ho ch mua s m,b o qu n, b oả ế ị ế ạ ắ ả ả ả

dưỡng và thanh lý các trang thi t b theo quy đ nh; thế ị ị ường xuyên ki m tra,ểtheo dõi và s a ch a, thay th các máy móc thi t b ử ữ ế ế ị

+ Nhân viên b o v : th c hi n công tác thả ệ ự ệ ường tr c b o v công tyự ả ệ24/24; đ m b o an ninh tr t t , phòng ch ng cháy n ả ả ậ ự ố ổ

+ Nhân viên lái xe: đ a đón cán b công nhân viên trong công ty; giư ộ ữgìn bí m t n i dung công vi c CBCNV trao đ i trên xe; b o qu n và gi gìnậ ộ ệ ổ ả ả ữ

xe t t, đ m b o xe luôn s n sàng ph c v ; luôn ki m tra xe nh m phátố ả ả ẵ ụ ụ ể ằ

hi n và k p th i các h h ng, b o trì xe theo đ nh kì.ệ ị ờ ư ỏ ả ị

+ Nhân viên t p v : lau chùi, quét d n v sinh s ch sẽ các phòng, khuạ ụ ọ ệ ạnhà v sinh, các hành lang, sân; tệ ưới, chăm sóc cây xanh hàng ngày; ph c vụ ụcác s ki n do đ n v t ch c.ự ệ ơ ị ổ ứ

2.2.3 B trí, s p x p phòng làm vi c t i Văn phòng Công ty ố ắ ế ệ ạ

S đ Phòng T ch c Hành chínhơ ồ ổ ứ

26