Khảo sát, tư vấn nâng cao chất lượng công tác văn thư trong cơ quan UBND

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN BẢNG CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 1) Lý do chọn đề tài 1 2) Đối tượng, mục đích nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3) Cấu trúc của đề tài: 2 B NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CƠ QUAN 3 1.1: Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện Kim Động. 3 1.2 : cơ cấu tổ chức 8 CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 10 2.1 Hoạt động quản lý 10 2.2. Thực trạng hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ trong công tác lưu trữ của UBND huyện Kim Động. 20 CHƯƠNG 3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ TƯ VẤN CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VTLT 26 3.1: đánh giá thực trạng 26 3.2 : quy định chung về trách nhiệm trọng công tác VTLT 27 3.3. QUY ĐỊNH CỤ THỂ VỀ TRÁCH NHIỆM TRONG CÔNG VTLT 28 3.4. tư vấn thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác VTLT 34 3.4: Tư vấn về thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư lưu trữ 35 C KẾT LUẬN 40 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 41

L I C M N Ờ Ả Ơ

Em xin g i l i c m n t i Lãnh đ o Trử ờ ả ơ ớ ạ ường Đ i h c N i V Hà N iạ ọ ộ ụ ộ

và các anh ch trong b ph n Văn th đã t n tình cung c p đ y đ thông tinị ộ ậ ư ậ ấ ầ ủ

đ em có đi u ki n t t nh t hoàn thành bài t p m t cách thu n l i và cũngể ề ệ ố ấ ậ ộ ậ ợ

là đi u ki n đ em hoàn thành môn h c ề ệ ể ọ Qu n lý nhà n ả ướ c v công tác ề Văn th - L u tr ư ư ữ

Đ c bi t, em xin c m n cô Ngô Th Ki u Oanh , gi ng viên b mônặ ệ ả ơ ị ề ả ộ

qu n lý nhà nả ước v công tác Văn th -L u tr cùng các th y, cô giáo trongề ư ư ữ ầkhoa Văn th -L u tr đã t n tình hư ư ữ ậ ướng d n và cho chúng em c h i đ nẫ ơ ộ ế

g n v i th c t h n.ầ ớ ự ế ơ

Trong quá trình kh o sát t i Trả ạ ường Đ i h c N i V Hà N i và th iạ ọ ộ ụ ộ ờgian làm bài h n ch nên không tránh kh i nh ng sai sót Vì v y, em r tạ ế ỏ ữ ậ ấmong nh n đậ ược nh ng l i góp ý c a các th y giáo, cô giáo đ em có thêmữ ờ ủ ầ ểkinh nghi m và ki n th c cho mình.ệ ế ứ

Em xin chân thành c m n! ả ơ

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

B NG CH VI T T T Ả Ữ Ế Ắ

HĐND H i đ ng nhân dânộ ồ

L I M Đ U Ờ Ở Ầ 1) Lý do ch n đ tài ọ ề

Trên m i lĩnh v c c a cu c s ng, các công vi c t ch đ o, đi u hành,ọ ự ủ ộ ố ệ ừ ỉ ạ ềquy t đ nh, thi hành đ u g n li n v i văn b n, cũng có nghĩa là g n li nế ị ề ắ ề ớ ả ắ ề

vi c so n th o, ban hành và t ch c s d ng văn b n nói riêng, v i côngệ ạ ả ổ ứ ử ụ ả ớtác văn th và nói chung Do đóvai trò c a công tác văn th đ i v i ho tư ủ ư ố ớ ạ

đ ng qu n lý dù trong nhà nộ ả ước hay ngoài nhà nước đ u r t quanề ấ

tr ng.V i tính ch t đ c thù là ngành giáo d c, vi c ti p nh n các lo i vănọ ớ ấ ặ ụ ệ ế ậ ạ

b n, công văn, ch th , …là r t nhi u, nên đòi h i ngả ỉ ị ấ ề ỏ ười làm công tác văn

th , văn phòng trong UBND ph i bi t s p x p, x lý các thông tin m t cáchư ả ế ắ ế ử ộkhoa h c, nhanh chóng, chính xác giúp th trọ ủ ưởng đ n v k p th i n m b tơ ị ị ờ ắ ắ

được nh ng cái m i đ có hữ ớ ể ướng gi i quy t công vi c m t cách t t nh tả ế ệ ộ ố ấ

nh m giúp đ n v hoàn thành nhi m v ằ ơ ị ệ ụ

V c b n, công tác văn th là công tác nh m đ m b o thông tin vănề ơ ả ư ằ ả ả

b n, ph c v ho t đ ng qu n lý, đi u hành trong UBND N i dung công tácả ụ ụ ạ ộ ả ề ộnày bao g m các vi c v so n th o, ban hành văn b n; qu n lý văn b n vàồ ệ ề ạ ả ả ả ảcác tài li u khác hình thành trong quá trình ho t đ ng; l p h s hi nệ ạ ộ ậ ồ ơ ệhành, giao n p h s vào ; và qu n lý, s d ng con d u trong văn th ộ ồ ơ ả ử ụ ấ ư

Qua nhi u năm h c t p và đã t ng theo dõi công tác văn th .ề ọ ậ ừ ưtrongUBND, tôi nh n th y văn th thì b t c c quan t ch c nào cũng có.ậ ấ ư ấ ứ ơ ổ ứTuy nhiên vi c th c hi n công tác văn th không ph i n i nào cũng th cệ ự ệ ư ả ơ ự

hi n nh nhau dù trong sách v ch d y 1 ki u Nh ng khi vào th c t thìệ ư ở ỉ ạ ể ư ự ếkhác xa v i sách v T i sao cán b văn th không áp d ng khuôn m u màớ ở ạ ộ ư ụ ẫ

t đ i m i các yêu c u trong công tác văn th ? Đó là câu h i tôi mu n tìmự ổ ớ ầ ư ỏ ố

th y câu tr l i nên tôi l a ch n đ tài :”Kh o sát, t v n nâng cao ch tấ ả ờ ự ọ ề ả ư ấ ấ

lượng công tác văn th trong c quan” Tuy nhiên v trình đ h c th c vàư ơ ề ộ ọ ứ

th i gian h nờ ạ , báo cáo chuyên đ này ch t p trung nghiên c u “công tácề ỉ ậ ứ

so n th o và qu n lý văn b n t i Văn phòng UBND huy n Kim Đ ng”.Đâyạ ả ả ả ạ ệ ộcũng là m t v n đ đang độ ấ ề ược quan tâm t i UBND huy n và có m t vai tròạ ệ ộ

quan tr ng đ i v i công tác lãnh đ o, đi u hành và qu n lý c a UBNDọ ố ớ ạ ề ả ủhuy n Do đó tôi c g ng hoàn thành, hoàn ch nh báo cáo này v i tinh th nệ ố ắ ỉ ớ ầnghiêm túc nh m đ m b o đằ ả ả ược yêu c u c a UBND đ ra trong quá trìnhầ ủ ề

th c t p UBND huy n Kim Đ ng.ự ậ ở ệ ộ

2) Đ i t ố ượ ng, m c đích nghiên c u và nhi m v nghiên c u ụ ứ ệ ụ ứ

2.1Đ i t ố ượ ng nghiên c u: ứ

B t kì m t đ n v hành chính s nghi p, dù lĩnh v c nào thì cũngấ ộ ơ ị ự ệ ở ự

ph i c n có m t b ph n văn th l u tr Th c t công tác văn th nhi uả ầ ộ ộ ậ ư ư ữ ự ế ư ở ề

đ n v ch a đơ ị ư ược quan tâm đúng m c mà ch coi đây là công vi c s vi cứ ỉ ệ ự ệ

đ n thu n Ngơ ầ ười ta ch a th y đư ấ ược v trí, ý nghĩa và t m quan tr ng c aị ầ ọ ủcông tác văn th trong văn phòng các c quan đ n v Cán b công ch c vănư ơ ơ ị ộ ứphòng ch a đư ược đào t o đ n n i đ n ch n do đó ki n th c chuyên môn,ạ ế ơ ế ố ế ứnghi p v ch a đáp ng đệ ụ ư ứ ược yêu c u đòi h i c a s nghi p đ i m i côngầ ỏ ủ ự ệ ổ ớtác văn th Đ tài này đư ề ược nghiên c u trong ph m vi UBND huy n Kimứ ạ ệ

Đ ng, thông qua đ tài góp ph n giúp lãnh đ o UBND có th qu n lý t tộ ề ầ ạ ể ả ốcông tác văn th l u tr trong c quan mình đi u hành.ư ư ữ ơ ề

2.2M c đích nghiên c u: ụ ứ

Lãnh đ o là ngạ ười có th m quy n cao nh t trong UBND Chính vì cóẩ ề ấquá nhi u công vi c c n ph i gi i quy t nên v n đ qu n lý công tác vănề ệ ầ ả ả ế ấ ề ả

th l u tr trong c quan c a mình còn ch a c th Chính vì v y, thamư ư ữ ơ ủ ư ụ ể ậ

m u cho lãnh đ o c quan qu n lý công tác văn th l u tr sẽ giúp lãnhư ạ ơ ả ư ư ữ

đ o có th qu n lý công vi c m t cách toàn ven và chính xác nh t.ạ ể ả ệ ộ ấ

2.3Ph ươ ng pháp nghiên c u: ứ

- Nâng cao ý th c t m quan tr ng c a công tác văn th l u tr đ iứ ầ ọ ủ ư ư ữ ố

v i UBND c p huy n đ ng th i tham m u cho lãnh đ o c quan có cáiớ ấ ệ ồ ờ ư ạ ơnhìn chính xác và chú tr ng đ n công tác văn th l u tr h n Góp ph nọ ế ư ư ữ ơ ầ

qu n lý công tác trong UBND đả ược toàn v n.ẹ

3) C u trúc c a đ tài: ấ ủ ề

Đ tài g m 3 ph n:ề ồ ầ

Ch ươ ng 1 : Gi i thi u chung v c quan t ch cớ ệ ề ơ ổ ứ

Ch ươ ng 2 : Th c tr ng công tác văn th trong UBND huy n Kim Đ ng.ự ạ ư ệ ộ

Ch ươ ng 3 : Đánh giá th c tr ng và t v n cho lãnh đ o c quan th cự ạ ư ấ ạ ơ ự

trước H i đ ng nhân dân cùng c p và c quan nhà nộ ồ ấ ơ ước c p trên U banấ ỷnhân dân ch u trách nhi m ch p hành Hi n pháp, lu t, các văn b n c a cị ệ ấ ế ậ ả ủ ơquan nhà nước c p trên và ngh quy t c a H i đ ng nhân dân cùng c pấ ị ế ủ ộ ồ ấ

nh m b o đ m th c hi n ch trằ ả ả ự ệ ủ ương, bi n pháp phát tri n kinh t - xãệ ể ế

h i, c ng c qu c phòng, an ninh và th c hi n các chính sách khác trên đ aộ ủ ố ố ự ệ ịbàn U ban nhân dân th c hi n ch c năng qu n lý nhà nỷ ự ệ ứ ả ướ ở ịc đ a phương,góp ph n b o đ m s ch đ o, qu n lý th ng nh t trong b máy hànhầ ả ả ự ỉ ạ ả ố ấ ộchính nhà nướ ừc t trung ương t i c sớ ơ ở

Nhi m v và quy n h n ệ ụ ề ạ

Trong lĩnh v c kinh t , U ban nhân dân huy n th c hi n nh ng ự ế ỷ ệ ự ệ ữ nhi m v , quy n h n sau đây: ệ ụ ề ạ

1 Xây d ng k ho ch phát tri n kinh t - xã h i hàng năm trình H iự ế ạ ể ế ộ ộ

đ ng nhân dân cùng c p thông qua đ trình U ban nhân dân c p t nh phêồ ấ ể ỷ ấ ỉduy t; t ch c và ki m tra vi c th c hi n k ho ch đó;ệ ổ ứ ể ệ ự ệ ế ạ

2 L p d toán thu ngân sách nhà nậ ự ước trên đ a bàn; d toán thu, chiị ựngân sách đ a phị ương, phương án phân b d toán ngân sách c p mình;ổ ự ấquy t toán ngân sách đ a phế ị ương; l p d toán đi u ch nh ngân sách đ aậ ự ề ỉ ị

phương trong trường h p c n thi t trình H i đ ng nhân dân cùng c pợ ầ ế ộ ồ ấquy t đ nh và báo cáo U ban nhân dân, c quan tài chính c p trên tr cế ị ỷ ơ ấ ự

ti p;ế

3 T ch c th c hi n ngân sách đ a phổ ứ ự ệ ị ương; hướng d n, ki m tra Uẫ ể ỷban nhân dân xã, th tr n xây d ng và th c hi n ngân sách và ki m tra nghị ấ ự ự ệ ể ịquy t c a H i đ ng nhân dân xã, th tr n v th c hi n ngân sách đ aế ủ ộ ồ ị ấ ề ự ệ ị

phương theo quy đ nh c a pháp lu t;ị ủ ậ

4 Phê chu n k ho ch kinh t - xã h i c a xã, th tr n.ẩ ế ạ ế ộ ủ ị ấ

Trong lĩnh v c nông nghi p, lâm nghi p, ng nghi p, thu l i và ự ệ ệ ư ệ ỷ ợ

đ t đai, U ban nhân dân huy n th c hi n nh ng nhi m v , quy n ấ ỷ ệ ự ệ ữ ệ ụ ề

Trong lĩnh v c công nghi p, ti u th công nghi p, U ban nhân ự ệ ể ủ ệ ỷ dân huy n th c hi n nh ng nhi m v , quy n h n sau đây: ệ ự ệ ữ ệ ụ ề ạ

1 Tham gia v i U ban nhân dân t nh trong vi c xây d ng quy ho ch,ớ ỷ ỉ ệ ự ạ

k ho ch phát tri n công nghi p, ti u th công nghi p trên đ a bàn huy n;ế ạ ể ệ ể ủ ệ ị ệ

2 Xây d ng và phát tri n các c s công nghi p, ti u th côngự ể ơ ở ệ ể ủnghi p, d ch v các xã, th tr n;ệ ị ụ ở ị ấ

3 T ch c th c hi n xây d ng và phát tri n các làng ngh truy nổ ứ ự ệ ự ể ề ề

th ng, s n xu t s n ph m có giá tr tiêu dùng và xu t kh u; phát tri n cố ả ấ ả ẩ ị ấ ẩ ể ơ

s ch bi n nông, lâm, thu s n và các c s công nghi p khác theo s chở ế ế ỷ ả ơ ở ệ ự ỉ

đ o c a U ban nhân dân t nh.ạ ủ ỷ ỉ

Trong lĩnh v c xây d ng, giao thông v n t i, U ban nhân dân ự ự ậ ả ỷ huy n th c hi n nh ng nhi m v , quy n h n sau đây: ệ ự ệ ữ ệ ụ ề ạ

1 T ch c l p, trình duy t ho c xét duy t theo th m quy n quyổ ứ ậ ệ ặ ệ ẩ ề

ho ch xây d ng th tr n, đi m dân c nông thôn trên đ a bàn huy n; qu nạ ự ị ấ ể ư ị ệ ả

lý vi c th c hi n quy ho ch xây d ng đã đệ ự ệ ạ ự ược duy t;ệ

2 Qu n lý, khai thác, s d ng các công trình giao thông và k t c u hả ử ụ ế ấ ạ

1 Xây d ng, phát tri n m ng lự ể ạ ưới thương m i, d ch v , du l ch vàạ ị ụ ị

ki m tra vi c ch p hành quy đ nh c a Nhà nể ệ ấ ị ủ ước v ho t đ ng thề ạ ộ ương m i,ạ

d c th thao, U ban nhân dân huy n th c hi n nh ng nhi m v , ụ ể ỷ ệ ự ệ ữ ệ ụ quy n h n sau đây: ề ạ

1 Xây d ng các chự ương trình, đ án phát tri n văn hoá, giáo d c,ề ể ụthông tin, th d c th thao, y t , phát thanh trên đ a bàn huy n và t ch cể ụ ể ế ị ệ ổ ứ

th c hi n sau khi đự ệ ượ ấc c p có th m quy n phê duy t;ẩ ề ệ

m côi không n i nồ ơ ương t a; b o v , chăm sóc bà m , tr em; th c hi nự ả ệ ẹ ẻ ự ệchính sách dân s và k ho ch hoá gia đình;ố ế ạ

5 Ki m tra vi c ch p hành pháp lu t trong ho t đ ng c a các c sể ệ ấ ậ ạ ộ ủ ơ ởhành ngh y, dề ượ ưc t nhân, c s in, phát hành xu t b n ph m;ơ ở ấ ả ẩ

6 T ch c, ch đ o vi c d y ngh , gi i quy t vi c làm cho ngổ ứ ỉ ạ ệ ạ ề ả ế ệ ười lao

đ ng; t ch c th c hi n phong trào xoá đói, gi m nghèo; hộ ổ ứ ự ệ ả ướng d n ho tẫ ạ

đ ng t thi n, nhân đ o.ộ ừ ệ ạ

Trong lĩnh v c khoa h c, công ngh , tài nguyên và môi tr ự ọ ệ ườ ng,

U ban nhân dân huy n th c hi n nh ng nhi m v , quy n h n sau ỷ ệ ự ệ ữ ệ ụ ề ạ đây:

1 Th c hi n các bi n pháp ng d ng ti n b khoa h c, công nghự ệ ệ ứ ụ ế ộ ọ ệ

ph c v s n xu t và đ i s ng nhân dân đ a phụ ụ ả ấ ờ ố ở ị ương;

2 T ch c th c hi n b o v môi trổ ứ ự ệ ả ệ ường; phòng, ch ng, kh c ph cố ắ ụ

h u qu thiên tai, bão l t;ậ ả ụ

3 T ch c th c hi n các quy đ nh c a pháp lu t v tiêu chu n đoổ ứ ự ệ ị ủ ậ ề ẩ

lường và ch t lấ ượng s n ph m; ki m tra ch t lả ẩ ể ấ ượng s n ph m và hàng hoáả ẩtrên đ a bàn huy n; ngăn ch n vi c s n xu t và l u hành hàng gi , hàngị ệ ặ ệ ả ấ ư ảkém ch t lấ ượng t i đ a phạ ị ương

Trong lĩnh v c qu c phòng, an ninh và tr t t , an toàn xã h i, U ự ố ậ ự ộ ỷ ban nhân dân huy n th c hi n nh ng nhi m v , quy n h n sau đây: ệ ự ệ ữ ệ ụ ề ạ

1 T ch c phong trào qu n chúng tham gia xây d ng l c lổ ứ ầ ự ự ượng vũtrang và qu c phòng toàn dân; th c hi n k ho ch xây d ng khu v c phòngố ự ệ ế ạ ự ự

th huy n; qu n lý l c lủ ệ ả ự ượng d b đ ng viên; ch đ o vi c xây d ng l cự ị ộ ỉ ạ ệ ự ự

lượng dân quân t v , công tác hu n luy n dân quân t v ;ự ệ ấ ệ ự ệ

2 T ch c đăng ký, khám tuy n nghĩa v quân s ; quy t đ nh vi cổ ứ ể ụ ự ế ị ệ

nh p ngũ, giao quân, vi c hoãn, mi n thi hành nghĩa v quân s và x lýậ ệ ễ ụ ự ửcác trường h p vi ph m theo quy đ nh c a pháp lu t;ợ ạ ị ủ ậ

3 T ch c th c hi n nhi m v gi gìn an ninh, tr t t , an toàn xãổ ứ ự ệ ệ ụ ữ ậ ự

h i, xây d ng l c lộ ự ự ượng công an nhân dân huy n v ng m nh, b o v bíệ ữ ạ ả ệ

Trong vi c th c hi n chính sách dân t c và chính sách tôn giáo, ệ ự ệ ộ

U ban nhân dân huy n có nh ng nhi m v , quy n h n sau đây: ỷ ệ ữ ệ ụ ề ạ

1 Tuyên truy n, giáo d c, ph bi n chính sách, pháp lu t v dân t cề ụ ổ ế ậ ề ộ

và tôn giáo;

2 T ch c th c hi n các nhi m v đổ ứ ự ệ ệ ụ ược giao v các chề ương trình, kế

ho ch, d án phát tri n kinh t - xã h i c a t nh đ i v i vùng đ ng bào dânạ ự ể ế ộ ủ ỉ ố ớ ồ

t c thi u s , vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đ c bi t;ộ ể ố ặ ệ

3 Ch đ o và ki m tra vi c th c hi n chính sách dân t c, chính sáchỉ ạ ể ệ ự ệ ộtôn giáo; quy n t do tín ngề ự ưỡng, tôn giáo, theo ho c không theo m t tônặ ộgiáo nào c a công dân đ a phủ ở ị ương;

4 Quy t đ nh bi n pháp ngăn ch n hành vi xâm ph m t do tínế ị ệ ặ ạ ự

ngưỡng, tôn giáo ho c l i d ng tín ngặ ợ ụ ưỡng, tôn giáo đ làm trái nh ng quyể ữ

đ nh c a pháp lu t và chính sách c a Nhà nị ủ ậ ủ ước theo quy đ nh c a phápị ủ

lu t.ậ

Trong vi c thi hành pháp lu t, U ban nhân dân huy n th c hi n ệ ậ ỷ ệ ự ệ

nh ng nhi m v , quy n h n sau đây: ữ ệ ụ ề ạ

1 Ch đ o, t ch c công tác tuyên truy n, giáo d c pháp lu t, ki mỉ ạ ổ ứ ề ụ ậ ểtra vi c ch p hành Hi n pháp, lu t, các văn b n quy ph m pháp lu t c aệ ấ ế ậ ả ạ ậ ủ

c quan nhà nơ ướ ấc c p trên và ngh quy t c a H i đ ng nhân dân cùng c p;ị ế ủ ộ ồ ấ

2 T ch c th c hi n và ch đ o U ban nhân dân xã, th tr n th cổ ứ ự ệ ỉ ạ ỷ ị ấ ự

hi n các bi n pháp b o v tài s n c a Nhà nệ ệ ả ệ ả ủ ước, t ch c chính tr - xã h i,ổ ứ ị ộ

t ch c xã h i, t ch c kinh t , b o v tính m ng, t do, danh d , nhânổ ứ ộ ổ ứ ế ả ệ ạ ự ự

ph m, tài s n, các quy n và l i ích h p pháp khác c a công dân;ẩ ả ề ợ ợ ủ

3 Ch đ o vi c th c hi n công tác h t ch trên đ a bàn;ỉ ạ ệ ự ệ ộ ị ị

4 T ch c, ch đ o th c hi n công tác thi hành án theo quy đ nh c aổ ứ ỉ ạ ự ệ ị ủpháp lu t;ậ

5 T ch c, ch đ o vi c th c hi n công tác ki m tra, thanh tra nhàổ ứ ỉ ạ ệ ự ệ ể

nước; t ch c ti p dân, gi i quy t k p th i khi u n i, t cáo và ki n nghổ ứ ế ả ế ị ờ ế ạ ố ế ị

c a công dân; hủ ướng d n, ch đ o công tác hoà gi i xã, th tr n.ẫ ỉ ạ ả ở ị ấ

Trong vi c xây d ng chính quy n và qu n lý đ a gi i hành chính, ệ ự ề ả ị ớ

U ban nhân dân huy n th c hi n nh ng nhi m v , quy n h n sau ỷ ệ ự ệ ữ ệ ụ ề ạ đây:

1 T ch c th c hi n vi c b u c đ i bi u Qu c h i, đ i bi u H iổ ứ ự ệ ệ ầ ử ạ ể ố ộ ạ ể ộ

đ ng nhân dân theo quy đ nh c a pháp lu t;ồ ị ủ ậ

2 Quy đ nh t ch c b máy và nhi m v , quy n h n c th c a cị ổ ứ ộ ệ ụ ề ạ ụ ể ủ ơquan chuyên môn thu c U ban nhân dân c p mình theo hộ ỷ ấ ướng d n c aẫ ủ

U ban nhân dân c p trên;ỷ ấ

3 Qu n lý công tác t ch c, biên ch , lao đ ng, ti n lả ổ ứ ế ộ ề ương theo phân

c p c a U ban nhân dân c p trên;ấ ủ ỷ ấ

Thanh tra huy nệ

CH ƯƠ NG 2: ĐÁNH GIÁ TH C TR NG CÔNG TÁC VĂN TH Ự Ạ Ư

L U TR Ư Ữ 2.1 Ho t đ ng qu n lý ạ ộ ả

- Được s quan tâm c a c p y Đ ng, nên công tác văn th c a cự ủ ấ ủ ả ư ủ ơquan đã đi vào n n p Công tác văn th là ho t đ ng t t y u không thề ế ư ạ ộ ấ ế ểthi u đế ượ ủc c a c quan, là ti n đ b o đ m thông tin ph c v s lãnh đ oơ ề ề ả ả ụ ụ ự ạ

c a c p y Đ ng, đáp ng yêu c u nhi m v , gi m t quan liêu gi y t gópủ ấ ủ ả ứ ầ ệ ụ ả ệ ấ ờ

ph n đ y m nh ho t đ ng c a các c quan, b o v bí m t c a Đ ng vàầ ẩ ạ ạ ộ ủ ơ ả ệ ậ ủ ảNhà nước cũng nh c a c quan đ n v , nâng cao trình đ khoa h c trongư ủ ơ ơ ị ộ ọcông tác văn th Bư ên c nh đó nh s ph i h p nh p nhàng gi a các bạ ờ ự ố ợ ị ữ ộ

ph n trong c quan có tính khoa h c nên công tác văn th c a b ph n vănậ ơ ọ ư ủ ộ ậphòng đ n v đã th c hi n t t công tác văn th ơ ị ự ệ ố ư

Nhìn chung công tác văn th UBND huy n Kim Đ ng đư ở ệ ộ ượ ạc t o m iọ

đi u ki n, phề ệ ương ti n làm vi c, đ m b o hoàn thành t t các khâu nghi pệ ệ ả ả ố ệ

v nh : Tham gia các đ t t p hu n do c p trên t ch c; t ch c qu n lý vàụ ư ợ ậ ấ ấ ổ ứ ổ ứ ả

gi i quy t văn b n đi, đ n; trong qu n lý và s d ng con d u đ u đả ế ả ế ả ử ụ ấ ề ược

th c hi n đúng quy đ nh c a Nhà nự ệ ị ủ ước cũng nh quy đ nh c th c a cư ị ụ ể ủ ơquan

- Cán b văn th có trình đ chuyên môn v ng ch c; có tinh th nộ ư ộ ữ ắ ầtrách nhi m cao và phát huy vai trò, trao đ i h c t p, đúc k t nh ng kinhệ ổ ọ ậ ế ữnghi m c a ngệ ủ ười đi trước đ hoàn thành nhi m v ể ệ ụ

Bên c nh nh ng m t đ t đạ ữ ặ ạ ược còn có nh ng h n ch và nh ngữ ạ ế ữnguyên nhân c th nh :ụ ể ư

- Người làm công tác văn th ch a th hi n h t năng l c c a mình,ư ư ể ệ ế ự ủcòn th đ ng, ch a linh ho t trong công tác x lý các văn b n.ụ ộ ư ạ ử ả

- Vi c mệ ượn các văn b n đ n, đi c a đ n v ả ế ủ ơ ị qu n lý ch a t t, đôi khiả ư ố

mượn r i ch a tr l i k p th i ồ ư ả ạ ị ờ

- Vi c hi n đ i hóa công tác văn th là scanel tài li u đ l u tài li uệ ệ ạ ư ệ ể ư ệvào ph n m m đ qu n lý và tra tìm nhanh chóng cũng ch a đầ ề ể ả ư ược di n raễ

thường xuyên.

- Vi c qu n lý văn b n còn nhi u h n ch , quy đ nh n p tài li u vàoệ ả ả ề ạ ế ị ộ ệ

cu i năm thì nhi u phòng, ban ch a th c hi n t t, do đó văn b n còn n mố ề ư ự ệ ố ả ằ

r i rác các phòng ban ch c năng Khi c n tra tìm thì không có ho c m tả ở ứ ầ ặ ấnhi u th i gian.ề ờ

- Nhi u công văn khi so n th o xong còn sai sót v th th c do ch aề ạ ả ề ể ứ ư

n m b t, c p nh t nh ng văn b n hắ ắ ậ ậ ữ ả ướng d n m i ch a đ ng b , nh tẫ ớ ư ồ ộ ấquán Vi c bóc bì và qu n lý các lo i công văn m t cũng ch a phân đ nh rõệ ả ạ ậ ư ị

ch c năng, quy n h n c th , đôi lúc văn th bóc bì m t cách tùy ti n khiứ ề ạ ụ ể ư ộ ệ

ch a đư ượ ực s nh t trí c a th trấ ủ ủ ưởng c quan phân công trách nhi m.ơ ệ

- Công tác văn th c a UBND ch mang tính ch t kiêm nhi m; M t sư ủ ỉ ấ ệ ộ ốcán b làm công tác văn th ch a độ ư ư ược đào t o c b n, c s v t ch t ch aạ ơ ả ơ ở ậ ấ ưđáp ng đứ ược nhu c u th c t trong công tác văn th nên làm nhi u lúcầ ự ế ư ềkhông k p, ch a l p đị ư ậ ược danh m c h s cho c quan, t đó d n đ n cu iụ ồ ơ ơ ừ ẫ ế ốnăm m t s b ph n văn th ch a t ng h p độ ố ộ ậ ư ư ổ ợ ược k p th i nh ng h sị ờ ữ ồ ơ

c n n p l u vào c quan.ầ ộ ư ơ

- M t s cán b còn xem nh công tác, vi c đăng ký qu n lý tài li uộ ố ộ ẹ ệ ả ệ

ch a c th , xây d ng l ch tr c luân phiên văn phòng ch a t t còn b đ ng.ư ụ ể ự ị ự ư ố ị ộ

Quan đi m v công tác văn th t i Công văn c a C c l u tr Nhàể ề ư ạ ủ ụ ư ữ

nướ ốc s 55- CV/TCCB ngày 01/3/1991 v vi c hề ệ ướng d n th c hi n Quy tẫ ự ệ ế

đ nh s 24 – CT c a Ch t ch h i đ ng B trị ố ủ ủ ị ộ ồ ộ ưởng, theo đó: “Công tác văn

th là toàn b quá trình qu n lý văn b n ph c v cho yêu c u qu n lý c a ư ộ ả ả ụ ụ ầ ả ủ các c quan M c đích chính c a công tác văn th là b o đ m thông tin cho ơ ụ ủ ư ả ả

qu n lý Nh ng tài li u, văn ki n đ ả ữ ệ ệ ượ c so n th o, qu n lý và s d ng theo ạ ả ả ử ụ

các nguyên t c c a công tác văn th là ph ắ ủ ư ươ ng ti n thi t y u b o đ m cho ệ ế ế ả ả

ho t đ ng c a các c quan có hi u qu ạ ộ ủ ơ ệ ả”.

Công tác văn th là toàn b các công vi c v xây d ng, ban hành vănư ộ ệ ề ự

b n, t ch c gi i quy t và qu n lý văn b n, qu n lý và s d ng con d uả ổ ứ ả ế ả ả ả ử ụ ấtrong các c quan t ch c nh m đ công b , truy n đ t đơ ổ ứ ằ ể ố ề ạ ường l i, chố ủ

trương, chính sách c a Đ ng và Nhà nủ ả ước; báo cáo, liên h gi a các cệ ữ ơquan, t ch c, các ngành, các c p trong quá trình ho t đ ng c a các cổ ứ ấ ạ ộ ủ ơquan, t ch c.ổ ứ

Do đó, ta có th th y để ấ ược công tác văn th có ý nghĩa r t l n, r tư ấ ớ ấquan tr ng đ i v i ho t đ ng c a c quan, t ch c Công tác này giúp choọ ố ớ ạ ộ ủ ơ ổ ứ

vi c gi i quy t công vi c nhanh chóng, chính xác đúng quy đ nh, đúngệ ả ế ệ ịnguyên t c; góp ph n ti t ki m công s c, ti n c a, th i gian; góp ph n giắ ầ ế ệ ứ ề ủ ờ ầ ữgìn bí m t, gi gìn nh ng tài li u, thông tin ph c v lãnh đ o; là ti n đậ ữ ữ ệ ụ ụ ạ ề ề

l u tr văn b n theo quy đ nh c a pháp lu t.ư ữ ả ị ủ ậ

Văn b n c a Văn phòng UBND huy n Kim Đ ng đả ủ ệ ộ ược qu n lý t i Bả ạ ộ

ph n Văn th c a c quan B ph n văn th có ch c năng giúp cán b Vănậ ư ủ ơ ộ ậ ư ứ ộphòng qu n lý toàn b ho t đ ng hành chính (Hành chính, Văn th ) c aả ộ ạ ộ ư ủVăn phòng nh m đ m b o ph c v có hi u qu s ch đ o, đi u hành t pằ ả ả ụ ụ ệ ả ự ỉ ạ ề ậtrung th ng nh t c a UBND huy n, Ch t ch UBND huy n Vi c qu n lýố ấ ủ ệ ủ ị ệ ệ ảvăn b n c a b ph n văn th hi n nay đã và đang đ m b o đả ủ ộ ậ ư ệ ả ả ược các yêu

c u v trình t , th t c đã đầ ề ự ủ ụ ược quy đ nh c th t i Ngh đ nhị ụ ể ạ ị ị110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 c a Chính ph v công tác văn th ủ ủ ề ưTrong báo cáo c a Văn phòng UBND huy n Kim Đ ng năm 2009 và 2010ủ ệ ộ

b ph n văn th c quan đã nh n độ ậ ư ơ ậ ượ 3.506 Công văn đ n và chuy nc ế ể

trên 1.500 công văn đi, ngoài ra còn th c hi n sao y, sao l c hàng trăm lo iự ệ ụ ạtài li u, văn b n khác.ệ ả

Văn phòng UBND huy n là b ph n giúp UBND huy n qu n lý vệ ộ ậ ệ ả ềhành chính, gi i quy t các vi c tranh ch p trên đ a bàn huy n nên văn b nả ế ệ ấ ị ệ ảhàng ngày đ n c quan r t nhi u nh : văn b n c a c quan c p trên g iế ơ ấ ề ư ả ủ ơ ấ ử

(văn b n c a Chính ph , các b và c quan ngang b ; văn b n c a UBNDả ủ ủ ộ ơ ộ ả ủ

t nh, các s ngành c p t nh; văn b n c a UBND huy n, các phòng ban c pỉ ở ấ ỉ ả ủ ệ ấ

xã g i lên) và văn b n c a c quan có liên quan g i đ n và các th t c aử ả ủ ơ ử ế ư ừ ủ

người dân T i văn phòng UBND huy n thì công tác t ch c qu n lý vănạ ệ ổ ứ ả

b n đi, đ n tả ế ương đ i ch t chẽ Vi c qu n lý văn b n trong đ n v đố ặ ệ ả ả ơ ị ược

th ng nh t, đ m b o yêu c u chính xác, k p th i, b o m t.ố ấ ả ả ầ ị ờ ả ậ

Đ i v i qu n lý văn b n đ n ố ớ ả ả ế

Công văn đ n là t t c các công văn, gi y t do đ n v đó nh n đế ấ ả ấ ờ ơ ị ậ ược

t n i khác g i đ n Nhìn chung s lừ ơ ử ế ố ượng văn b n đ n c quan tả ế ơ ương đ iốnhi u, cho nên văn b n đ n đề ả ế ược đóng d u, vào s đăng ký văn b n đ n,ấ ổ ả ế

có ngày, tháng, năm văn b n đ n T t c các t p này đả ế ấ ả ậ ược đ trong bìaể

c ng, đ a vào h p l u tr Sau hai năm cán b Văn th – L u tr đ a vàoứ ư ộ ư ữ ộ ư ư ữ ưkho l u tr h s c a UBND huy n.ư ữ ồ ơ ủ ệ

Quy trình ti p nh n và gi i quy t văn b n đ n UBND huy n tuânế ậ ả ế ả ế ở ệtheo trình t đã đự ược quy đ nh rõ ràng và c th t i Ngh đ nhị ụ ể ạ ị ị110/2004/NĐ-CP c a Chính ph v công tác Văn th , Ngh đ nh sủ ủ ề ư ị ị ố09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 c a Chính ph s a đ i, b sung m t sủ ủ ử ổ ổ ộ ố

đi u c a Ngh đ nh s 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 c a Chính phề ủ ị ị ố ủ ủ

v công tác Văn th , Quy t đ nh s 66/2009/QĐ-UBND ngày 18/9/2009ề ư ế ị ố

c a UBND huy n Kim Đ ng ban hành quy đ nh v công tác Văn th trên đ aủ ệ ộ ị ề ư ịbàn huy n, Quy t đ nh s 03/2009/QĐ-UBND ngày 03/8/2009 c a UBNDệ ế ị ố ủhuy n Kim Đ ng ban hành quy ch công tác Văn th và L u tr huy n Kimệ ộ ế ư ư ữ ệ

Đ ng, Quy t đ nh s 23/2009/QĐ-UBND ngày 17/11/2009 c a UBNDộ ế ị ố ủhuy n Kim Đ ngv vi c ban hành quy ch công tác Văn th c a huy n.ệ ộ ề ệ ế ư ủ ệBao g m các bồ ước sau:

B ướ c 1: Ti p nh n, đăng ký văn b n đ n ế ậ ả ế

* Ti p nh n văn b n đ n ế ậ ả ế : M i ngày c quan ti p nh n văn b n chỗ ơ ế ậ ả ủ

y u là qua đế ường b u đi n, các c quan, đ n v khác t đ a đ n, m t s ítư ệ ơ ơ ị ự ư ế ộ ốcòn l i là g i tr c ti p b ng Fax Khi ti p nh n văn b n, gi y t g i đ n cạ ử ự ế ằ ế ậ ả ấ ờ ử ế ơ

quan, cán b Văn th – L u tr tr c ti p nh n văn b n và ki m tra ngayộ ư ư ữ ự ế ậ ả ể xem văn b n có ph i g i đ n đúng c quan mình hay không, ki m tra sả ả ử ế ơ ể ố

lượng đã đ ch a và ki m tra phong bì có d u hi u b bóc hay rách không.ủ ư ể ấ ệ ị

Phân lo i s b , bóc bì văn b n đ n: ạ ơ ộ ả ế Sau khi nh n văn b n đ n, c nậ ả ế ầ

ph i phân lo i s b lo i nào ph i đăng ký (t t c các công văn, gi y t g iả ạ ơ ộ ạ ả ấ ả ấ ờ ử

c quan, g i cho th trơ ử ủ ưởng c quan ho c nh ng ngơ ặ ữ ười có ch c v lãnhứ ụ

đ o trong c quan), lo i nào không ph i đăng ký (t t c các th t riêng,ạ ơ ạ ả ấ ả ư ừ sách báo, t p chí, b n tin) Sau khi bóc bì công văn, cán b Văn th – L uạ ả ộ ư ư

l u tr ti n hành đóng d u đ n t ng công văn, d u đ n đư ữ ế ấ ế ừ ấ ế ược đóng vào góc trái, trang đ u dầ ướ ối s và ký hi u văn b n.ệ ả

Đóng d u “đ n”, ghi s và ngày đ n: ấ ế ố ế nh m xác đ nh văn b n đó đãằ ị ả

được chuy n đ n c quan vào ngày nào đ giúp d dàng vào s công vănể ế ơ ể ễ ổ

đ n và l u tr văn b n.ế ư ữ ả

M u d u đ n c a Văn phòng UBND huy n Kim Đ ng ẫ ấ ế ủ ệ ộ

50mm

UBND HUY N KIM Đ NG Ệ Ộ

S : ố .

Ngày:

Chuy n: ể .

Đăng ký công văn đ n ế : Văn phòng UBND huy n l p s đăng ký côngệ ậ ổ văn đ n nh sau:ế ư M u bìa s ẫ ổ: S đổ ược in s n, kích thẵ ước 210mm x 297mm 30 mm ĐẾ N ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KIM ĐỘNG *********** SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: ……

Từ ngày … đến ngày …

Từ số … đến số …

Ph n đăng ký văn b n đ n: ầ ả ế được trình bày trên trang gi y A3ấ(420mm x297mm), bao g m 09 c t theo m u dồ ộ ẫ ưới đây:

S , kýố

hi uệ

Ngàytháng

Tên lo i vàạtrích y uế

B ướ c 2: Trình và chuy n giao văn b n đ n ể ả ế

Trình văn b n đ n: ả ế Sau khi đăng ký, văn b n đ n ph i đả ế ả ược k p th iị ờtrình cho cán b Văn phòng UBND xem xét và cho ý ki n phân ph i, ch đ oộ ế ố ỉ ạ

gi i quy t.ả ế

Chuy n giao văn b n đ n: ể ả ế Văn b n đ n đả ế ược chuy n giao cho các cánể

b tr c ti p gi i quy t Vi c chuy n giao văn b n đ n c n đ m b o cácộ ự ế ả ế ệ ể ả ế ầ ả ảyêu c u: nhanh chóng, đúng đ i tầ ố ượng và ch t chẽ.ặ

S chuy n giao văn b n đ n đ ổ ể ả ế ượ c in s n, kích th ẵ ướ : 210mm x c

Ph n đăng ký chuy n giao văn b n đ n ầ ể ả ế : Ph n đăng ký chuy n giaoầ ểvăn b n đ n đả ế ược trình bày trên trang gi y kh A4 theo chi u r ngấ ổ ề ộ(210mm x 297mm) bao g m 05 c t theo m u sau:ồ ộ ẫ

Lãnh đ o UBND có trách nhi m ch đ o gi i quy t k p th i văn b nạ ệ ỉ ạ ả ế ị ờ ả

đ n Các Phó ch t ch UBND huy n đế ủ ị ệ ược giao tr c ti p gi i quy t nh ngự ế ả ế ữvăn b n đ n theo s y nhi m c a Ch t ch UBND huy n và nh ng vănả ế ự ủ ệ ủ ủ ị ệ ữ

b n đ n thu c các lĩnh v c đả ế ộ ự ược phân công ph trách Căn c n i dung vănụ ứ ộ

b n đ n lãnh đ o UBND giao cho cán b chuyên môn gi i quy t Cán bả ế ạ ộ ả ế ộchuyên môn có trách nhi m nghiên c u, gi i quy t văn b n đ n theo th iệ ứ ả ế ả ế ờ

h n đạ ược pháp lu t quy đ nh ho c theo quy đ nh c a UBND huy n.ậ ị ặ ị ủ ệ

Lãnh đ o UBND giao cho cán b Văn phòng th c hi n nh ng côngạ ộ ự ệ ữ

vi c sau:ệ

- Xem xét toàn b văn b n đ n, báo cáo v nh ng văn b n quanộ ả ế ề ữ ả

tr ng, kh n c p.ọ ẩ ấ

- Phân văn b n đ n cho các b ph n, cá nhân gi i quy t.ả ế ộ ậ ả ế

- Theo dõi, đôn đ c vi c gi i quy t văn b n đ n.ố ệ ả ế ả ế

Trong công tác qu n lý văn b n đ n c a UBND huy n, b ph n vănả ả ế ủ ệ ộ ậ

th c a Văn phòng UBND huy n đóng m t vai trò r t quan tr ng Vi c đ mư ủ ệ ộ ấ ọ ệ ả

b o qu n lý văn b n đ n c quan m t cách th ng nh t, nhanh chóng và k pả ả ả ế ơ ộ ố ấ ị

th i nh t cung c p thông tin cho các quy t đ nh hành chính c a UBNDờ ấ ấ ế ị ủhuy n.ệ

Đ i v i qu n lý văn b n đi ố ớ ả ả

T t c các văn b n đi c a UBND huy n ph i đấ ả ả ủ ệ ả ược đăng ký vào sổ

qu n lý văn b n đi b ph n văn th và ph i đả ả ở ộ ậ ư ả ược ki m tra v n i dungể ề ộ

và hình th c trứ ước khi g i đi.ử

Trình t qu n lý văn b n đi c a văn th văn phòng UBND huy ncự ả ả ủ ư ệ ơ

b n đã tuân th theo các quy đ nh c a Chính ph , t nh, huy n và Quy chả ủ ị ủ ủ ỉ ệ ế

c a UBND huy n và s hủ ệ ự ướng d n c th chi ti t v nghi p v qu n lý vănẫ ụ ể ế ề ệ ụ ả

b n đi t i Công văn s 425/VTLTNN-NVTW c a C c Văn th L u tr nhàả ạ ố ủ ụ ư ư ữ

nước ngày 18/7/2005

Theo đó, các văn b n nh : Quy t đ nh, Báo cáo, Biên b n, Thông báo,ả ư ế ị ảCông văn, T trình, K ho ch, Ch th … M i công văn, gi y t l y danhờ ế ạ ỉ ị ọ ấ ờ ấnghĩa c quan đ g i ra ngoài ho c trong n i b c quan đ u ph i đơ ể ử ặ ộ ộ ơ ề ả ược

Ch t ch, Phó Ch t ch ký chính th c, sau đó ph i chuy n qua b ph n Vănủ ị ủ ị ứ ả ể ộ ậ

th đăng ký, đóng d u T t c các công văn đi ph i l y s riêng cho t ngư ấ ấ ả ả ấ ố ừ

lo i Khi ghi ngày, tháng, năm văn b n; các ngày dạ ả ưới 10 và các tháng dưới 3

ph i đả ược thêm s 0 vào phía trố ước

C th trình t các bụ ể ự ước qu n lý văn b n đi c a Văn phòng UBNDả ả ủhuy n Kim Đ ng đệ ộ ược tuân theo th t nh sau:ứ ự ư

B ướ c 1: Ki m tra th th c, hình th c và kỹ thu t trình bày; ghi ể ể ứ ứ ậ

s , ký hi u và ngày , tháng, năm c a văn b n ố ệ ủ ả

Trước khi th c hi n các công vi c đ phát hành văn b n, cán b vănự ệ ệ ể ả ộ

th c n ki m tra l i v th th c, hình th c và kỹ thu t trình bày văn b n;ư ầ ể ạ ề ể ứ ứ ậ ả

n u phát hi n có sai sót, ph i k p th i báo cáo cán b Văn phòng xem xét,ế ệ ả ị ờ ọ

gi i quy t.ả ế

Sau khi văn b n đả ược ki m tra đ m b o các yêu c u v th th c,ể ả ả ầ ề ể ứhình th c và kỹ thu t trình bày nhân viên văn th th c hi n ghi s , ký hi u,ứ ậ ư ự ệ ố ệngày, tháng, năm c a văn b n Vi c đánh s văn b n hành chính đủ ả ệ ố ả ược th cự

hi n theo quy đ nh t i đi m a kho n 1 Đi u 8c a Thông t 01/2011/TT-ệ ị ạ ể ả ề ủ ưBNV Văn b n đã hoàn ch nh ghi s , tùy theo yêu c u mà c n ph i nhân b nả ỉ ố ầ ầ ả ả

ra bao nhiêu b n cho quá trình gi i quy t công vi c Văn b n đi đả ả ế ệ ả ược nhân

b n theo đúng s lả ố ượng và th i gian quy đ nh Vi c nhân văn b n m t đờ ị ệ ả ậ ược

th c hi n theo quy đ nh t i kho n 1 đi u 8 c a Ngh đ nh s 33/2002/NĐ-ự ệ ị ạ ả ề ủ ị ị ố

CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 c a Chính ph quy đ nh chi ti t thi hànhủ ủ ị ếPháp l nh B o v bí m t nhà nệ ả ệ ậ ước

đi m b kho n 2 Đi u 15 c a Thông t 01/2011/TT-BNV.ể ả ề ủ ư

Vi c đóng d u các đ m t (''tuy t m t'', ''T i m t'' và ''M t''), d uệ ấ ộ ậ ệ ậ ố ậ ậ ấ(Tài li u thu h i trên văn b n đệ ồ ả ược th c hi n theo quy đ nh t i kho n 2ự ệ ị ạ ả

c a Thông t s 12/2002/TT-BCA (A11) hủ ư ố ướng d n th c hi n Ngh đ nhẫ ự ệ ị ị

s 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 c a Chính ph quy đ nh chi ti t thiố ủ ủ ị ếhành Pháp l nh b o v bí m t nhà nệ ả ệ ậ ước V trí đóng d u đ kh n, d u đị ấ ộ ẩ ấ ộ

m t và d u tài li u thu h i trên văn b n đậ ấ ệ ồ ả ược th c hi n theo quy đ nh l iự ệ ị ạ

t i đi m a kho n 2 Đi u 15 c a Thông t 01/2011/TT-BNV.ạ ể ả ề ủ ư

B ướ c 3: Đăng ký văn b n đi ả

Cán b Văn th – L u tr ph i vào s t t c các lo i công văn độ ư ư ữ ả ổ ấ ả ạ ược

g i đi Trong s đăng ký có phân ra các ph n dành cho t ng lo i văn b nử ổ ầ ừ ạ ả

nh quy t đ nh c a UBND, quy t đ nh c a Ch t ch UBND; ch th c aư ế ị ủ ế ị ủ ủ ị ỉ ị ủ

UBND, ch th c a Ch t ch UBND huy n, báo cáo, k ho ch, t trình, côngỉ ị ủ ủ ị ệ ế ạ ờvăn, thông báo …

M u s đăng ký “Công văn đi” c a UBND huy n ẫ ổ ủ ệ đ ượ c trình bày:

M u bìa s ẫ ổ: S đổ ược in s n, kích thẵ ước 210mm x 297mm

Ph n đăng ký văn b n đi: ầ ả Ph n đăng ký văn b n đi đầ ả ược trình bàytrên trang gi y kh A3 (420mm x 297mm) bao g m 08 c t theo m u sau:ấ ổ ồ ộ ẫ

Người ký

N iơnhậnvăn

B ướ c 4: Làm th t c, chuy n phát và theo dõi vi c chuy n phát ủ ụ ể ệ ể văn b n đi ả

Văn b n đi ph i đả ả ược hoàn ch nh th t c văn th và chuy n phátỉ ủ ụ ư ể

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KIM ĐỘNG

ngay trong ngày văn b n đó đả ược ký, ch m nh t là trong ngày làm vi c ti pậ ấ ệ ếtheo Văn b n đi có th đả ể ược chuy n cho n i nh n b ng Fax ho c chuy nể ơ ậ ằ ặ ểqua m ng đ thông tin nhanh.ạ ể

S chuy n giao văn b n đi đ ổ ể ả ượ c in s n, kích th ẵ ướ : 210mm x 297mm c

M u bìa s ẫ ổ

Ph n đăng ký chuy n giao văn b n đi ầ ể ả : Ph n đăng ký chuy n giao vănầ ể

b n đ n đả ế ược trình bày trên trang gi y kh A4 theo chi u r ng (210mm xấ ổ ề ộ297mm) bao g m 05 c t theo m u sau:ồ ộ ẫ

B ướ c 5: L u văn b n đi ư ả

M i văn b n đi ph i l u hai b n; m t b n g c l u t i văn th cỗ ả ả ư ả ộ ả ố ư ạ ư ơquan và m t b n chính l u trong h s B n l u văn b n t i văn th cộ ả ư ồ ơ ả ư ả ạ ư ơquan ph i đả ượ ắc s p x p theo th t đăng ký Đ c bi t vi c l u gi , b o v ,ế ứ ự ặ ệ ệ ư ữ ả ệ

b o qu n và s d ng b n l u văn b n đi có đóng d u các đ m t đả ả ử ụ ả ư ả ấ ộ ậ ược

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KIM ĐỘNG