Công tác văn thư tại ủy ban nhân dân xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ NGHINH TƯỜNG 4 1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư 4 1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư 4 1.1.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư 4 1.1.3. Nội dung công tác văn thư 5 1.1.3.1 Soạn thảo văn bản 5 1.1.3.2. Quản lý văn bản đến 6 1.1.3.3. Quản lý văn bản đi 6 1.1.3.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 7 1.1.3.5. Công tác lập hồ sơ 7 1.1.4. Yêu cầu của công tác văn thư 7 1.2 Khái quát về UBND xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên. 8 1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển 8 1.2.2. Cơ cấu tổ chức 9 1.2.3. Vị trí và chức năng của công tác văn thư tại UBND xã Nghinh Tường 9 1.2.4. Nhiệm vụ và quyền hạn 10 Tiểu kết 10 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NGHINH TƯỜNG 11 2.1. Công tác chỉ đạo điều hành. 11 2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 13 2.2.1. Quản lý và giải quyết văn bản đi 13 2.2.2. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến 15 2.3. Quản lý con dấu 18 2.4. Lập hồ sơ hiện hành 19 Tiểu kết 20 Chương 3. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ NGHINH TƯỜNG 21 3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thư tại UBND xã Nghinh Tường. 21 3.1.1. Ưu điểm 21 3.1.2 Hạn chế 22 3.2. Giải pháp để hoàn thiện nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại ủy ban nhân dân xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên. 24 3.2.1 Về công tác chỉ đạo điều hành 24 3.2.2. Nâng cao chất lượng cán bộ làm công tác văn thư 24 3.2.3 Trang bị cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin 24 Tiểu kết 26 KẾT LUẬN 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Công tác văn thư là công tác có vai trò rất quan trọng và thường xuyên tronghoạt động của mỗi cơ quan quản lý nhà nước Đây là hoạt động chủ đạo mang tínhchất quyết định đến hiệu quả công việc của mỗi cơ quan tổ chức Vì thế, Đảng vàNhà nước đã có những chủ trương, chính sách hợp lí để tạo điều kiện cho công táchành chính văn thư hoạt động ngày càng hiệu quả và chuyên nghiệp hơn

Với công tác hành chính nhà nước thì Công tác Văn thư có một vị trí đặcbiệt quan trọng là trung tâm điều hành phối hợp mọi hoạt động văn bản giấy tờ của

cơ quan Văn thư hoạt động hiệu quả sẽ kéo theo hoạt động của toàn bộ cơ quanđược diễn ra liên tục, đồng thời tăng khả năng chủ động trong quá trình hội nhậpcủa cơ quan trong công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước Bác Hồ đãtừng nói: “Học phải đi đôi với hành” đó chính là mối quan hệ biện chứng giữa lýluận và thực tiễn Lý luận là cơ sở, nền tảng tạo điều kiện cho người học có thể giảiquyết công việc trong thực tế một cách thuận lợi và khoa học Vì thế tôi đã chọn

đề tài nghiên cứu khoa học cá nhân của mình là “Công tác văn thư tại Ủy ban nhândân xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên”

Để có thể hoàn thành đề tài nghiên cứu “Công tác văn thư tại Ủy ban nhândân xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên”, tôi đã nỗ lực rất lớntrong việc tham quan khảo sát, tìm hiểu, tổng hợp tài liệu cũng như kiến thức.Ngoài ra còn phải kể đến sự hỗ trợ không nhỏ từ phía cơ quan tiến hành nghiêncứu - Ủy ban Nhân dân xã Nghinh Tường và giảng viên hướng dẫn đề tài TS LêThị Hiền – Giảng viên phụ trách bộ môn Nghiên cứu khoa học, đồng thời cũngtrân trọng cảm ơn Ủy ban Nhân dân xã Nghinh Tường nói chung và chị NguyễnHoàng Tố Uyên – Cán bộ Văn phòng nói riêng đã giúp đỡ tôi trong buổi khảo sátthực tế Trong quá trình khảo sát, cũng như là trong quá trình nghiên cứu đề tài, dotrình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài không thểtránh khỏi những thiếu., rất mong nhận được ý kiến đóng của cô để để đề đượchoàn thiện hơn

Tôi xin được trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày 05 tháng 8 năm 2017

Người nghiên cứu

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin được cam đoan: Đề tài “ Công tác văn thư tại ủy ban nhân dân xãNghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên.” được tiến hành công khai, quaviệc khảo sát thực tế tại UBND xã Nghinh Tường , hoàn toàn không sao chép hoặc

sử dụng kết quả của đề tài nghiên cứu nào tương tự Nếu phát hiện có sự sao chépkết quả nghiên cứu của đề tài khác, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm./

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

STT Từ viết tắt Tên cụm từ viết tắt

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ NGHINH TƯỜNG 4

1.1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư 4

1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư 4

1.1.2 Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư 4

1.1.3 Nội dung công tác văn thư 5

1.1.3.1 Soạn thảo văn bản 5

1.1.3.2 Quản lý văn bản đến 6

1.1.3.3 Quản lý văn bản đi 6

1.1.3.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 7

1.1.3.5 Công tác lập hồ sơ 7

1.1.4 Yêu cầu của công tác văn thư 7

1.2 Khái quát về UBND xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên 8

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển 8

1.2.2 Cơ cấu tổ chức 9

1.2.3 Vị trí và chức năng của công tác văn thư tại UBND xã Nghinh Tường 9

1.2.4 Nhiệm vụ và quyền hạn 10

Tiểu kết 10

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NGHINH TƯỜNG 11

2.1 Công tác chỉ đạo điều hành 11

2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 13

2.2.1 Quản lý và giải quyết văn bản đi 13

2.2.2 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến 15

2.3 Quản lý con dấu 18

2.4 Lập hồ sơ hiện hành 19

Tiểu kết 20

Chương 3 PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ NGHINH TƯỜNG 21

3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư tại UBND xã Nghinh Tường 21

3.1.1 Ưu điểm 21

3.1.2 Hạn chế 22

3.2 Giải pháp để hoàn thiện nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại ủy ban nhân dân xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên 24

3.2.1 Về công tác chỉ đạo điều hành 24

3.2.2 Nâng cao chất lượng cán bộ làm công tác văn thư 24

3.2.3 Trang bị cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin 24

Tiểu kết 26

KẾT LUẬN 27

TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hànhcông việc của các cơ quan, tổ chức, là cơ sở để triển khai, phổ biến công việc lưutrữ thông tin và tài liệu của một cơ quan Thông qua việc tiếp nhận văn bản đến vàchuyển văn bản đi, đóng dấu văn bản Công việc trong cơ quan sẽ diễn ra theomột quy trình hợp lý, đảm bảo tính hiệu quả cao Là khâu trung gian kết nối giữacác đơn vị, các bộ phận trong và ngoài UBND, bộ phận văn thư trở thành trungtâm gắn kết, liên hệ, phối hợp trong công việc, là đầu mối đầu tiên tiếp nhận vănbản, xử lý, sàng lọc thông tin, giúp cho ban lãnh đạo giải quyết công việc nhanhchóng, chính xác, tiết kiệm thời gian, đảm bảo giải quyết đúng thẩm quyền

Hoạt động văn thư là rất phức tạp, nó đòi hỏi người làm văn thư phải có tinhthần, trách nhiệm cao, phải cẩn thận và tỉ mỉ trong công việc Hàng năm với sốlượng văn bản đến và đi lớn cùng với những nhiệm vụ chuyên môn khác, quản lýnhà nước về công tác văn thư là hết sức cần thiết và phải được coi trọng

Trong thời kì công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước như hiện nay, cùng vớichủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin tronghoạt động cơ quan, đặc biệt là trong hệ thống văn bản quản lý hành chính nhànước, công tác văn thư lưu trữ trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết.Đứng trước thách thức của thời đại mới, với sự phát triển và đi lên của đất nước,dưới sự chỉ đạo của UBND xã Nghinh Tường quản lý, công tác văn thư khôngngừng được tăng cường, áp dụng những biện pháp mới nhằm hoàn thiện về mọimặt công tác quản lý sao cho vừa đảm bảo tính khoa học, tính hiệu qua, vừa nângcao năng lực và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, công nhân, viên chứclàm công tác văn thư

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư đối với hoạt động của cơquan, đơn vị, là sinh viên của khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội Vụ HàNội, với những kiến thức đã được học từ nhà trường, tôi đã quyết định chọn đề tài

“Công tác văn thư tại UBND xã Nghinh Tường huyện Võ Nhai tỉnh Thái Nguyên”(Phụ lục 1), làm đề tài nghiên cứu

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

2.1.Đối tượng nghiên cứu

- Công tác văn thư ở xã Nghinh Tường

2.2.Phạm vi nghiên cứu

- Thời gian nghiên cứu: 2015-2016

- Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác văn thư, soạn thảo văn bản, tiếpnhận văn bản đến, văn bản đi tại UBND xã Nghinh Tường

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác văn thư

- Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại xã Nghinh Tường trong thời gianqua, phân tích nguyên nhân của những ưu điểm cũng như những hạn chế của côngtác

- Đánh giá thực trạng Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quảhoạt động quản lý văn thư tại UBND xã Nghinh Tường

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Để hoạt động có hiệu quả thì có rất nhiều biện pháp, xong các biện phápnày phải phù hợp với thực tiễn của văn phòng và đồng bộ với nhau

- Hoạt động của văn phòng HĐND và UBND xã Nghinh Tường cần đượctiếp tục đổi mới để góp phần thiết thực và hiệu quả hơn vào hoạt động quản lýhành chính nhà nước và UBND xã

- Nếu đội ngũ cán bộ và nhân lực UBND xã Nghinh Tường được nâng caothì chất lượng công tác văn thư sẽ tốt hơn

5 Phương pháp nghiên cứu:

+ Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp, quan sát

+ Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích đánh giá, so sánh vàtổng hợp số liệu;

+ Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo;

+ Phương pháp tổng kết thực tiễn;

6 Đóng góp của đề tài

- Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong

công tác văn thư tại UBND xã Nghinh Tường

- Kết quả đạt được của đề tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo chocán bộ làm công tác văn thư ở UBND xã Nghinh Tường

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ NGHINH TƯỜNG 1.1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư

1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư

Công tác văn thư là công tác công văn giấy tờ, là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc trong cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế và các đơn vị vũ trang nhân dân

1.1.2 Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư

*Vai trò của công tác văn thư

Công tác văn thư là công tác quan trọng trong hoạt động của tất cả các cơquan Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụcủa mình đều cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương,chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghilại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Đặc biệt đối vớivăn phòng cấp uỷ là cơ quan trực tiếp giúp các cấp uỷ tổ chức điều hành bộ máyđồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo Làm tốt công tácvăn thư góp phần giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước - Làm tốt công tác văn thưtạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ

* Ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo thông tin chohoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụcác mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời cung cấp những thôngtin quá khứ, phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan

Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc đáp ứngkịp thời các yêu cầu của tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theodõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thểkiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năngsuất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền

hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin

có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia

Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức,

cá nhân Góp phần giữ gìn những tư liệu về hoạt động của cơ quan, phục vụ việckiểm tra, thanh tra giám sát

1.1.3 Nội dung công tác văn thư

1.1.3.1 Soạn thảo văn bản

- Hình thức văn bản: các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động củacác cơ quan, tổ chức bao gồm:

+ Văn bản QPPL:

+ Văn bản hành chính: quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo,thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình,hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấygiới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếuchuyển;

+Văn bản chuyên ngành

+ Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

- Thể thức văn bản: thể thức văn bản QPPL và văn bản hành chính

- Soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:

Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

+ Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạnthảo

+ Thu thập, xử lý thông tin có liên quan

+ Soạn thảo văn bản Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứngđầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị,

cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

+ Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan

+ Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

+ Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường

hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xemxét, quyết định.

Quy trình giải quyết văn bản đến gồm 8 bước

+ Nhận văn bản đến: Kiểm tra địa chỉ gửi, bì văn bản

+ Sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: Văn bản được chia thành hai loại

- Loại không phải bóc bì: Thường báo tin, sách báo, thư đích danh, văn bảncủa Đảng, đoà nh

+ Trình văn bản: tùy thuộc vào chế độ văn thư ở mỗi cơ quan

+ Chuyển giao văn bản: Đảm bảo đúng đối tượng, kịp thời, thích ứng

+ Theo giõi việc giải quyết văn bản đến

1.1.3.3 Quản lý văn bản đi

Mọi văn bản đi của cơ quan đều phải vào qua văn thư để đăng kí vào sổ vàlàm thủ tục phát hành thủ tục, phát hành chỉ được thực hiện đối với các văn bản đạtyêu cầu nội dung và hình thức

Quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản:

- Soát lại văn bản: Kiểm tra tính toán hoàn thiện của văn bản

- Vào sổ đăng kí văn bản đi

- Chuyển giao văn bản đi: Chuyển giao kịp thời, đúng địa chỉ đảm bảo antoàn đối với văn bản đi

- Lưu văn bản đi: Lưu tại bộ phận soạn thảo 01 văn bản, lưu tại văn thư cơquan 01 bản

1.1.3.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Quản lý và sử dụng con dấu là một nhiệm vụ quan trọng trong công tác vănthư, là vấn đề liên quan đến quyền lực của cơ quan Việc đóng dấu phải bảo đảmcác quy định:

+ Nội dung con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản;

+ Đóng dấu vào những văn bản có chữ kí chính thức, đúng thẩm quyền,không đóng dấu không;

+ Việc quản lý con dấu được đảm bảo bằng các thiết bị an toàn, không đượcmang dấu về nhà, đi công tác (trừ trường hợp đặc biệt)

1.1.3.5 Công tác lập hồ sơ

Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng quan trọng của công tác văn thư.Trong cơ quan căn cứ vào đặc trưng văn bản có 4 loại hồ sơ: Hồ sơ nhân sự, hồ sơnguyên tắc, hồ sơ trình duyệt và hồ sơ công vụ

Quy trình lập hồ sơ được thực hiện trên cơ sở các bước sau đây:

+ Mở hồ sơ: Cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ viết tiêu đề

+ Phân loại văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ

+ Sắp xếp văn bản tài liệu hồ sơ

+ Nộp lưu hồ sơ

Danh mục hồ sơ được xây dựng vào cuối năm trước để thực hiện vào năm sau.Trong trường hợp cần thiết có thể sửa đổi, bổ sung danh mục hồ sơ của năm trước chophù hợp để tiếp tục sử dụng

1.1.4 Yêu cầu của công tác văn thư

- Nhanh chóng: Là yêu cầu đối với công tác văn thư Quá trình giải quyếtcông việc của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội phụ thuộc nhiềuvào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Khi thực hiệnyêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xâydựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người,đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phảiquy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản

- Chính xác: Về nội dung: nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết

công việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, cácquy định của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải

rõ ràng Thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ cụ thể nhưđánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản

- Bí mật: Là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trungmang tính chính trị của công tác văn thư Trong nội dung văn bản đến, văn bản đicủa các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có nhiều vấn đề thuộcphạm vi bí mật của Đảng và Nhà nước Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiệnđúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc

sử dụng mạng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêuchuẩn,

- Hiện đại: Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng cácphương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Hiện đại hóa công tác văn thư là mộttrong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càngtrở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xãhội

1.2 Khái quát về UBND xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên.

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Nghinh Tường là một xã vùng cao năm phía Bắc huyện Võ Nhai, cách trungtâm huyện Võ Nhai là 50km về phía Đông, cách trục đường quốc lộ 1B 30km Vớitổng diện tịch tự nhiên toàn xã là 8.429,65ha với dân số là 3.082 người, được chiathành 12 xóm Tiếp giáp các xã trong huyện và giáp các huyện khác nhau như:

Phía Bắc giáp xã Liêm Thủy – Huyện Na Rì – Tỉnh Bắc Kạn;

Phía Đông giáp xã Tân Hòa – Huyện Bình Gia, Xã Tân Tri – Huyện BắcSơn – Tỉnh Lạng Sơn;

Phía Nam giáp Xã Phú Thượng – Huyện Võ Nhai;

Phía Tây giáp xã Sảng Mộc – Huyện Võ Nhai;

Nghinh Tường có thuận lợi về điều kiện tự nhiên giúp người dân có thể pháttriển về kinh tế nông – lâm nghiệp, từng bước phát triển ngành nghề để nâng cao

đời sống kinh tế - xã hội góp phần nâng cao hiệu quả của công tác xóa đói giảmnghèo Là xã vùng cao đặc biệt khó khăn, thành phần dân tộc da dạng, trình độ dântrí không đồng đều, vì vậy còn có nhiều khó khăn trong việc nâng cao tốc độ pháttriển kinh tế và hiệu quả công tác xóa đói giảm nghèo.

1.2.2 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức được phân chia theo các chức năng và nhiệm vụ khác nhau,nhưng giữa các đơn vị luôn có sự liên kết, tương tác, giúp đỡ, hỗ trợ lẫn nhau trongquá trình giải quyết công việc

Sơ đồ cơ cấu tổ chức (Phụ lục 2)

1.2.3 Vị trí và chức năng của công tác văn thư tại UBND xã Nghinh Tường

UBND xã Nghinh Tường là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương cóthẩm quyền chung Thông qua hoạt động chấp hành và điều hành UBND xã thựchiện chức năng quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, Vănhóa, Xã hội,… trên địa bàn xã UBND xã chịu trách nhiệm và đảm bảo cho bộmáy hành chính của mình hoạt động thông suốt

Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao,tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọi chung là côngtác văn thư Tại UBND xã Nghinh Tường thì công tác văn thư bao gồm toàn bộcác công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý và sử dụng con dấu, quản lývăn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của UBND xã Hoạtđộng này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan ủy ban, góp phần không nhỏtrong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của cán bộ,công chức, viên chức tại UBND xã Nghinh Tường

Vị trí và chức năng của công tác văn thư: Tạo công cụ để kiểm soát việcthực thi quyền lực của các cơ quan ủy ban nhà nước Phục vụ việc kiểm tra, thanh

tra giám sát Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung

cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh

tế, văn hoá, xã hội của cơ quan UBND xã Nghinh Tường

Giúp cho cán bộ, công chức tại ủy ban nâng cao hiệu suất công việc và giảiquyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của nhà nước Hồ sơ tài liệu

trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đócán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt cácmục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu,yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.

Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan ủy bannhà nước và chính quyền địa phương

1.2.4 Nhiệm vụ và quyền hạn

- Xây dựng quy định về văn thư

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của Nhà nước vàcủa Bộ về văn thư

- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

- Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân

- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến

- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt,

- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu

- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấpgiấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức

Tiểu kết

Qua chương 1, chúng ta đã tìm hiểu về lý luận của công tác văn thư, bên cạnh

đó tôi đã nêu khái quát về UBND xã Nghinh Tường Từ những cơ sở lý luận về côngtác văn thư, nhận thấy được vai trò của công tác văn thư trong công tác quản lý nhànước Nội dung của chương 1 là cơ sở chung nhất, bao quát nhất cho tôi tiến hànhnghiên cứu Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại UBND xã Nghinh Tường

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NGHINH TƯỜNG 2.1 Công tác chỉ đạo điều hành

Công việc quản lí chỉ đạo công tác văn thư của UBND xã Nghinh Tường đãđạt được những kết quả như sau:

- Về công tác tổ chức, bố trí cán bộ

Tại UBND xã Nghinh Tường đã bố trí công chức văn phòng – thống kê phụtrách làm công tác văn thư lưu trữ đúng chuyên môn nghiệp vụ với trình độ từ caođẳng trở lên Công chức Văn phòng thống kê chịu trách nhiệm trước UBND xã vềcác công việc mà Chủ tịch UBND xã giao cho, tổng hợp, báo cáo tình hình hoạtđộng của UBND và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của mình

- Về công tác triển khai các văn bản QPPL của cấp trên về công tác văn thư,

lưu trữ

Về cơ bản UBND xã Nghinh Tường đã triển khai Luật Văn thư, các Thông

tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ, văn bản chỉ đạo về chuyên môn của Cục Văn thư vàLưu trữ nhà nước, UBND tỉnh, Sở nội vụ như:  ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan;bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; quy chế công tác văn thư Hàng năm banhành các kế hoạch về thực hiện công tác văn thư

Triển khai nhiệm vụ công tác cải cách hành chính hàng năm, UBND xã tiếptục thực hiện tốt công tác tuyên truyền chủ trương, Nghị quyết của Đảng, chínhsách pháp luật của Nhà nước về cải cách hành chính; thực hiện các thủ tục hànhchính theo hướng công khai, đơn giản và thuận lợi phục vụ tốt nhất nhu cầu củacông dân các các tổ chức xã hội, đảm bảo đúng quy trình, thời gian theo quy địnhcủa pháp luật; thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính và tiếp nhận xử lýphản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính theo Nghị định số63/2010/NĐ-CP và nghị định số 20/2008/NĐ-CP của Chính phủ; xây dựng đội ngũcán bộ, công chức, viên chức có tính chuyên nghiệp, phẩm chất đạo đức tốt, đặcbiệt là đội ngũ cán bộ làm việc tại bộ phận “Một cửa” hoặc trực tiếp giải quyết cácthủ tục hành chính theo nhu cầu của nhân dân, tổ chức

Việc làm tốt công tác văn thư tại UBND đã giúp thủ trưởng cơ quan, tổ chứctrực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư và tin học hóacông tác văn thư cơ quan, tổ chức; đồng thời, tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ côngtác văn thư, vận hành phần mềm hệ thống quản lý văn bản cho cơ quan, tổ chức vàđơn vị trực thuộc xã Nghinh Tường.

- Về công tác kiểm tra, hướng dẫn các văn bản chỉ đạo của cấp trên

Công tác thanh tra, kiểm tra cải cách hành chính được thực hiện tập trung,trọng điểm không dàn trải, qua thanh tra, kiểm tra đã đánh giá những mặt công táccòn yếu trong công tác cải cách hành chính nói chung của các đơn vị để tập trungchỉ đạo giải quyết nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân của bộ máy công quyền

Công tác rà soát văn bản được thực hiện thường xuyên, đồng bộ và chấtlượng; công tác kiểm soát thủ tục hành chính được tăng cường Việc ứng dụngcông nghệ thông tin được lãnh đạo UBND xã quan tâm sát sao, đầu tư thích đángnên đã đạt được nhiều kết quả, mức độ hài lòng của người dân được nâng cao

Mọi hoạt động trong phạm vi công tác văn thư của cơ quan, tổ chức luôntuân theo các quy định của pháp luật hiện hành về chế độ bảo vệ bí mật nhà nước

- Về Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

Việc xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viênchức, cải cách tài chính công tiếp tục được triển khai sâu rộng và đã phát huy một

số kết quả tích cực Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết côngviệc liên quan đến công tác văn thư đã thực hiện nghiêm túc các quy định về vănthư, lưu trữ, hệ thống quản lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng, có nhiệm vụhướng dẫn việc quản lý văn bản và lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý,thống kê, bảo quản và phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu văn thư theo quyđịnh của pháp luật về lưu trữ

- Về kho tàng, trang thiết bị

UBND xã Nghinh Tường đã bố trí được phòng để lưu trữ văn thư,phòng cógiá sắt, máy hút bụi, chưa có điều hòa,thông gió

2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản

2.2.1 Quản lý và giải quyết văn bản đi

Trong những năm gần đây số lượng văn bản, giấy tờ của UBND xã ban hànhngày càng tăng Dưới đây là bảng thống kê số lượng văn bản đi của UBND xãNghinh Tường trong 02 năm 2015, 2016 và 06 tháng đầu năm 2017 (Phụ lục 04)

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tình hình thực tế văn bản đi

mà việc quản lý văn bản đi được tiến hành theo các quy định cụ thể là:

Mọi văn bản đi của cơ quan đều phải vào qua văn thư để đăng kí vào sổ vàlàm thủ tục phát hành thủ tục, phát hành chỉ được thực hiện đối với các văn bản đạtyêu cầu nội dung và hình thức

Bước 1: Trình văn bản đi

Sau khi văn bản đã được soạn, được kiểm tra kỹ về nội dung thì phải trìnhcho Thủ trưởng hoặc người được Thủ trưởng ủy quyền ký trước khi ban hành

Việc trình ký văn bản có thể do văn thư cơ quan hoặc các chuyên viên bộphận chuyên môn thực

Bước 2: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn

*Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi ghi số và ngày tháng văn bản, văn thư cơ quan có trách nhiệmkiểm tra lại một lần nữa hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản nếukhông có gì sai sót thì tiến hành mở sổ và đánh số tiếp theo cho từng loại văn bảnsau đó ghi ngày tháng vào văn bản Do hoạt động theo nhiệm kỳ nên hệ thống sốđược đánh liên tục từ 01 của đầu nhiệm kỳ đến số n của cuối nhiệm kỳ và số đượcđánh riêng cho từng loại văn bản

* Ghi số và ngày tháng văn bản

Việc đánh số là một yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các loại văn bản, mỗivăn bản được ghi một số nhất định Số do cán bộ văn thư lấy theo hệ thống sốchung của cơ quan

Ngày tháng văn bản do cán bộ văn thư ghi và là ngày văn bản được ký chínhthức để ban hành

Bước 3: Nhân bản văn bản đi

Căn cứ vào mục nơi nhận, cán bộ văn thư tính số lượng bản văn bản sau đóchuyển lên bộ phận photo để nhân bản văn bản Sau khi đã photo văn bản sẽ đượcchuyển lại cho cán bộ văn thư để cán bộ văn thư đóng dấu văn bản

Bước 4: Đóng dấu văn bản đi

Cán bộ văn thư được giao trách nhiệm cho giữ dấu của cơ quan, dấu của vănphòng và các loại con dấu khác như dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn, dấu mờihọp, dấu đến, dấu chức danh… Vào do cán bộ văn thư trực tiếp đóng vào văn bản,giấy tờ cơ quan dùng để giao dịch

- Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu lênchữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

Bước 5: Đăng ký văn bản đi 

- Vào sổ văn bản nhằm quản lý toàn bộ văn bản đã gửi đi trên cơ sở sổđăng ký văn bản đi để cung cấp những thông tin cần thiết về văn bản đi của cơquan, phục vụ cho lãnh đạo quản lý điều hành cơ quan

- Mẫu sổ đăng ký văn bản đi gồm 6 cột: số, ký hiệu văn bản; ngày tháng;tên loại, trích yếu nôi dung; nơi nhận; đơn vị hoặc người nhận văn bản; ghi chú(nếu là văn bản mật thì thêm cột mức độ mật) Ngoài việc lưu vào sổ đăng ký ta cóthể dùng máy vi tính để đăng ký văn bản đi, giúp chúng ta thống kê, tổng hợp,tìm kiếm nhanh chống và chính xác. 

Bước 6: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Tất cả các văn bản do cơ quan ban hành sau khi đã hoàn thiện về thể thức,nội dung, chữ ký và dấu được gửi tới các đối tượng có liên quan phải thực hiệnmột nguyên tắc chung đó là: Chính xác, đúng đối tượng và kịp thời

Văn bản đi phải được đăng ký và gửi đi ngay trong ngày khi đã có chữ kýcủa người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan

Việc gửi văn bản đi phải đúng nơi nhận ghi trên văn bản