Công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 4 1.1 Lý luận chung về công tác văn phòng 4 1.1.1. Một số khái niệm 4 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. 5 1.2 Khái quát chung về Bộ Lao động Thương binh và Xã hội. 7 1.2.1 Lịch sử hình thành 7 1.2.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 8 Tiểu kết chương 1 11 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 12 2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 12 2.1.1 Chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 12 2.2 Tình hình công tác Văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 15 2.2.1 Công tác văn thư, lưu trữ 15 2.2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản 21 2.2.3 Quản lí và giải quyết văn bản 21 2.2.4 Quản lí và sử dụng con dấu 25 2.2.5 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 27 2.2.6 Đội ngũ nhân sự 27 2.2.7 Bố trí, trang thiết bị văn phòng 29 Tiểu kết chương 2 31 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 32 3.1 Một vài nhận xét về công tác văn phòng tại Văn phong Bộ Lao động – Thương binh vã Xã hội 32 3.1.1 Ưu điểm 32 3.1.2 Nhược điểm 32 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh vã Xã hội 33 3.2.1 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về công tác văn phòng 33 3.2.2 Đối với công tác văn thư lưu trữ, đội ngũ nhân sự, trang thiết bị văn phòng của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 33 Tiểu kết chương 3 34 KẾT LUẬN 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian học tập cũng như làm đề tài tiểu luận nghiên cứu khoa

học với đề tài “ Công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội” tôi đã gặp rất nhiều khó khăn cả trong học tập và thực hiện đề

tài nhưng nhờ có sự giúp đỡ của giảng viên giảng dạy tôi là Tiến sĩ Bùi Thị ÁnhVân đã giảng dạy hướng dẫn tôi rất chi tiết, tỉ mỉ, nhiệt tình và giúp đỡ tôi rấtnhiều trong quá trình thực hiện đề tài này Tôi xin gửi lời chân thành cảm ơnTiến sĩ Bùi Thị Ánh Vân rất nhiều đã giúp đỡ và tạo tất cả các điều kiện có thể

để tôi hoàn thành đề tài này được tốt hơn và hiệu quả hơn

Đồng thời tôi cũng chân thành cảm ơn Bộ Lao động – Thương binh và Xãhội nói chung và Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội nói riêng đãtạo điều kiện hết mức cung cấp nhiều số liệu quan trọng và có ích để tôi hoànthành được đề tài này một cách tốt nhất

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan rằng công trình nghiên cứu khoa học này là của riêngtôi và do tôi tự làm chứ không hề ăn cắp hay gian lận bất kì của ai và ở đâu

Mọi thông tin cũng như số liệu tôi đã thể hiện và trình bày trong côngtrình nghiên cứu khoa học của mình là hoàn toàn trung thực, không giả dối

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 4

1.1 Lý luận chung về công tác văn phòng 4

1.1.1 Một số khái niệm 4

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 5

1.2 Khái quát chung về Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội 7

1.2.1 Lịch sử hình thành 7

1.2.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 8

* Tiểu kết chương 1 11

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 12

2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 12

2.1.1 Chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 12

2.2 Tình hình công tác Văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 15

2.2.1 Công tác văn thư, lưu trữ 15

2.2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản 21

2.2.3 Quản lí và giải quyết văn bản 21

2.2.4 Quản lí và sử dụng con dấu 25

2.2.5 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 27

2.2.6 Đội ngũ nhân sự 27

2.2.7 Bố trí, trang thiết bị văn phòng 29

*Tiểu kết chương 2 31

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI32 3.1 Một vài nhận xét về công tác văn phòng tại Văn phong Bộ Lao động – Thương binh vã Xã hội 32

3.1.1 Ưu điểm 32

3.1.2 Nhược điểm 32

3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh vã Xã hội 33

3.2.1 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về công tác văn phòng 33

3.2.2 Đối với công tác văn thư lưu trữ, đội ngũ nhân sự, trang thiết bị văn phòng của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 33

*Tiểu kết chương 3 34

KẾT LUẬN 35

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài

Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội là Bộ quản lí rất nhiều ngành vàlĩnh vực Thực hiện chức năng quản lí nhà nước về bảo hiểm xã hội bắt buộc,bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp, lĩnh vực lao động người cócông với xã hội trong phạm vi cả nước Đứng trước nền kinh tế hội nhập thế giới

và cuộc sống của người dân ngày càng được nâng cao nên nhu cầu về bảo hiểm

xã hội ngày càng gia tăng để đáp ứng được hội nhập quốc tế và nhu cầu củangười dân thì Bộ nói chung và văn phòng của Bộ nói riêng phải không ngừngđổi mới và cải cách mà đặc biệt:

Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội là một phần không thểthiếu trong hoạt động của Bộ hoạt động là một phần kết quả điều hành, chỉ đạocủa Bộ , các thông tin được xử lí kịp thời, chính xác, các văn bản của Sở, bảođảm các yêu cầu về hình thức và thời gian, đáp ứng các yêu cầu về hoạt độnglàm việc của Bộ

Tôi theo học chuyên ngành là ngành Quản trị Văn phòng hoạt động vềlĩnh vực văn phòng nên tôi tiến hành công tác nghiên cứu tại Văn phòng Bộ Laođộng – Thương binh và Xã hội để ứng dụng lí luận và trong sách vở được học ởtrường và kiểm chứng trong thực tế

Vì tôi có người quen làm trong Bộ Lao động – Thương binh và Xã hộinên xin được thông tin một cách dễ dàng Những số liệu đó giúp tôi triển khaichương 2 một cách dễ dàng và thuận lợi nên tôi quyết định chọn đề tài này làm

đề tài tiểu luận nghiên cứu

Với 3 lí do trên tôi đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài “ Công tác Văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ” làm đề tài cho bài tiểu

luận này của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của tôi trong đề tài này là

- Tổng hợp và phân tích cơ sở lí luận về công tác văn phòng

- Tìm hiểu được thực trạng công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao

động -

Thương binh và Xã hội

- Từ đó thấy được ưu, nhược điểm,để đề xuất thêm một số giải phápnhằm tiếp tục hoàn thiện công tác văn phòng tại văn phòng của Bộ

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu các khái niệm, vai trò, yêu cầu nội dung của công tác vănphòng

- Tình hình công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động – Thươngbinh và Xã hội

- Nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác vănphòng tại Văn phòng Bộ

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Là một trong những sinh viên khoa Quản trị Văn phòng tại Trường Đạihọc Nội Vụ Hà Nội, công tác văn phòng là chuyên ngành mà tôi đang theo học.Vấn đề này được đề cập rất nhiều trong đó có thể kể đến các công trình, đề tàinghiên cứu và giáo trình sau:

Vũ Đình Quyền: “Quản trị Hành chính văn phòng”, NXB Thống kê,

2005 Trình bày về nghiệp vụ và kĩ năng trong công tác hành chính văn phòng,

về thư ký, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong hoạt động quản lý, giaotiếp hành chính, tổ chức hội nghị, lễ hội và hội thảo, kỹ thuật soạn thảo văn bản,công tác văn thư, lưu trữ, quản lý văn bản, đạo đức công cụ và vấn đề thẩmmỹ,tác phong, nếp sống trong công sở tại các cơ quan, tổ chức

Nguyễn Hữu Thân: “Quản trị Hành chính văn phòng”, NXB Thống kê,

Hà Nội, 1996

Giáo trình: “Quản trị văn phòng” của Nguyễn Thành Độ và Nguyễn Thị

Thảo, NXB Lao động – Xã hội, 2005

Nguyễn Hữu Tri: “Quản trị văn phòng” Nhà xuất bản khoa học và kĩ

thuật, 2005;

Các giáo trình này cũng đã cung cấp cho tôi những cơ sở lý luận để thựchiện tốt đề tài tiểu luận này

5.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của đề tài tiểu luận là những hoạt động liên quanđến công tác văn phòng

- Phương pháp điều tra, khảo sát

- Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp phân tích tài liệu có liên quan

7 Bố cục của đề tài

Bố cục của đề tài bao gồm phần mở đầu, nội dung, tài liệu tham khảo, phụ lục

Phần nội dung chính của đề tài được triển khai thành 3 chương bao gồm:

Chương 1: Lý luận chung về công tác văn phòng.

Chương 2: Thực trạng công tác văn phòng tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

VÀ KHÁI QUÁT VỀ BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 1.1 Lý luận chung về công tác văn phòng

1.1.1 Một số khái niệm

1) Khái niệm về văn phòng

Bất kì cơ quan hay tổ chức nào khi hoạt động đều cần có văn phòng vìvậy bộ máy văn phòng có vai trò rất quan trọng trong cơ quan tổ chức đó Vănphòng là bộ máy thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc, phục vụ cho cơ quan

và các thủ trưởng của cơ quan Hoạt động của văn phòng được thực hiện nhằmđảm bảo cho công tác quản lí và lãnh đạo được thống nhất và tập trung hoạtđộng thường xuyên, liên tục và có hiệu quả Trước hết khái niệm văn phòngđược hiểu như thế nào?

Văn phòng cũng có rất nhiều khái niệm được hiểu theo nghĩa rộng haynghĩa hẹp Để có một khái niệm chính xác về văn phòng thì mỗi chúng ta phảixem xét đầy đủ toàn diện các hoạt động của văn phòng tại các cơ quan tổ chức

Khái niệm văn phòng chung nhất đó là: “ Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan đơn vị; là nơi thu thập, xử lí thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lí, là nơi chăm

lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt động của mối cơ quan tổ chức được thông suốt hiệu quả” [1;Tr.12].

2) Khái niệm về công tác văn phòng

Theo giáo trình “ Quản trị văn phòng ” của tác giả Nguyễn Hữu Tri có

đưa ra khái niệm: Công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản

lí và sử dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan tổ chức nhằm đạt được kết quả mong muốn [1; Tr.10].

Theo bài viết “Công tác văn phòng ở cơ quan đơn vị’’ của tác giả Nguyễn

Toàn Thắng chỉ ra rằng: “ Trên thế giới, người ta gọi tất cả các hoạt động hỗ trợ cho lãnh đạo rong việc thu thập thông tin, xử lí thông tin đưa ra các quyết định nhanh chóng, kịp thời, đồng thời những lao động cung ứng, dịch vụ cho cơ

quan đó là công tác hành chính văn phòng’’.

Dựa trên quan điểm về công tác văn phòng của các tác giả đi trước cùngvới các sách giáo trình đã được học cá nhân tôi tự rút ra được khái niệm côngtác văn phòng như sau:

Công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm các hoạt động quản lí, điều hành, tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng nhằm duy trì các chức năng của văn phòng để phục vụ cho hoạt động quản lí của các nhà lãnh đạo đạt được kết quả cao nhất.

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.

1.1.2.1 Chức năng của văn phòng

Bất kì cơ quan hay tổ chức nào nếu thiếu đi bộ phận văn phòng cũngkhông thể hoạt động được vì văn phòng có vị trí rất quan trọng Văn phòng córất nhiều chức năng như phục vụ sự lãnh đạo điều hành của lãnh đạo trong cơquan trong đó cụ thể là thu thập xử lí, truyền đạt thông tin đảm bảo các điều kiện

để công ty hoạt động và phát triển

Trong các chức năng thì văn phòng chủ yếu có 2 chức năng chính đó làchức năng tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần

1 Chức năng tham mưu tổng hợp

Văn phòng trợ giúp lãnh đạo và đề xuất cho lãnh đạo những chủ trươngchính sách và công tác quản lí cho cơ quan Tham mưu cho lãnh đạo đề ra cácquyết định quản lí, phương án, giải pháp để xử lí những tình huống cụ thể mộtcách tối ưu và hiệu quả nhất phục vụ cho mục tiêu và hoạt động của cơ quan đó

Tham mưu là một hoạt động cần thiết và không thể thiếu trong công tácquản lý của người lãnh đạo Người quản lí phải quản lí toàn bộ nhân viên củamình trong đơn vị và các hoạt động của cơ quan sao cho nó hoạt động một cáchhài hòa Do đó yêu cầu người quản lí phải có kiến thức sâu rộng trong mọi lĩnhvực, phải luôn có mặt và giải quyết các công việc một cách kịp thời Để làmđược điều đó thì rất khó do đó cần có lực lượng giúp cho nhà quản lý đặc biệt làcông tác tham mưu

Tham mưu là hoạt động trợ giúp cho nhà quản lí, lãnh đạo tìm ra những

giải pháp tối ưu cho quá trình quản lí để đạt được hiệu quả tốt nhất Chủ thể củacông tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độclập tương đối với chủ thể quản lí Trên thực tế bộ phận tham mưu thường đượcđặt tại văn phòng.Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp cả thông tintrong và ngoài doanh nghiệp để phân tích, quản lí, sử dụng thông tin theo nhữngnguyên tắc nhất định.

2 Chức năng hậu cần

Trong các cơ quan doanh nghiệp không thể không nhắc tới các điều kiện

cơ sở vật chất Vì vậy văn phòng có chức năng đảm bảo cơ sở vật chất cho cácphòng ban, cá nhân trong cơ quan đơn vị Hỗ trợ trang thiết bị, phương tiện điềukiện cần thiết cho lao động, quản lí chi tiêu kinh phí, lương chính, phụ cấplương, bảo hiểm xã hội sửa chữa, xây dựng các công trình nhỏ

1.1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng

1) Xây dựng, tổng hợp và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác tuần, tháng, quý cho cơ quan đơn vị hoặc thủ trưởng cơ quan

Mỗi cơ quan đơn vị đều có nhiều kế hoạch Kế hoạch chính là tương laisau này của một cơ quan Nếu không xây dựng và thực hiện kế hoạch tốt thì sựphát triển của cơ quan đó sẽ không đi đứng hướng dẫn đến nhiều hậu quảnghiêm trọng Song muốn đạt được kế hoạch đó phải được kết nối thành hệthống hoàn chỉnh và hỗ trợ lẫn nhau Văn phòng chính là đơn vị tổng hợp tổngthể kế hoạch của cơ quan và đôn đốc các bộ phận khác thực hiện

Mặt khác văn phòng còn phải trực tiếp xây dựng, chương trình, kế hoạchcông tác trong quý, tháng, tuần giúp lãnh đạo triển khai và thực hiện nó

2) Thu thập, tổng hợp và xử lí thông tin phục vụ hoạt động quản lí

Thông tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, đúng đắn.Thông tin thì lại bao gồm nhiều loại, đa dạng và phức tạp việc thu thập và xử líthông tin cần sự trợ giúp đó chính là văn phòng Văn phòng là nơi trực tiếp cungcấp thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo Thông tin văn phòng buộc phải cungcấp cho lãnh đạo giải quyết những công việc hằng ngày những công việc thuộcchức năng, nhiệm vụ của cơ quan

3) Truyền đạt theo dõi và đôn đốc việc thực hiện các quyết định quản lí

Văn phòng phải thực hiện việc chuyển phát thông tin, truyền đạt các quyếtđịnh của lãnh đạo Đồng thời văn phòng cũng theo doi việc triển khai thực hiệncác quyết định đó, tổng hợp tình hình hoạt động của bộ phận để báo cáo lãnhđạo đề xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo

4) Công tác văn thư, lưu trữ

Công tác văn thư bao gồm quản lí văn bản đến, văn bản đi, soạn thảo vănbản, lưu trữ văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan

Công tác lưu trữ là một hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả nhữngvấn đề lí luận, thực tiến và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu,bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý,nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.[2; Tr.17]

5) Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp phục vụ các cuộc họp

Văn phòng chịu trách nhiệm công tác lễ tân, đón tiếp khách, bố trí nơi ăn,

ở, lịch làm việc với khách tổ chức các cuộc họp, lễ nghi của cơ quan đơn vị Tổchức giao tiếp, đối nội, đối ngoại là nơi liên hệ với cơ quan cấp trên, ngang cấp,cấp dưới, nhân dân

6) Đảm bảo vật chất, tài chính cho hoạt động của cơn quan, tổ chức

Văn phòng phải căn cứ tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạtđộng của cơ quan mà cung cấp đầy đủ số lược và chất lượng những vật chất cầnthiết để dảm bảo cho hoạt động của cơ quan tổ chức thông qua việc lập kế hoạchnhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằmquản lí chặt chẽ các chi phí văn phòng

1.2 Khái quát chung về Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội.

1.2.1 Lịch sử hình thành

Tiền thân của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội là sự hợp nhất của 2

bộ đó bộ Lao động và Bộ Thương binh và Xã hội.Bộ trưởng hiện nay là ôngĐào Ngọc Dung

Từ những ngày đầu của Cách mạng tháng tám thành công Trung ương

Đảng – Bác Hồ và Chính phủ đã quan tâm, lãnh đạo, chỉ đạo lĩnh vực lao động –thương binh và xã hội Ngày 28/08/1945 Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Tuyên cáo “

về việc thành lập Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa”, trong 13

Bộ đầu tiên của Chính phủ nước ta, đã có các Bộ phụ trách công tác lao động –thương binh và xã hội Cùng với sự vận động và phát triển của cách mạng, tháng

2 năm 1987 là ngày thành lập của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội để kếthừa và phát huy chức năng của các Bộ và cơ quan tiền thân trước đó

Lĩnh vực lao động – thương binh và xã hội là một lĩnh vực của đời sống

xã hội ở nước ta gồm các đặc trưng cơ bản: kinh tế - tổng hợp chính trị - xã hội –quốc – phòng – an ninh trực tiếp phục vụ những người và gia điình có công vớiCách mạng và Tổ quốc, những người lao động và các đối tượng khó khăn Quátrình vận động và phát triển của lao động – thương binh và xã hội trong từngthời kì cách mạng đã tác động trực tiếp tới sự ổn định và phát triển kinh tế trật

tự an toàn xã hội góp phần thực hiện chiến lược xây dựng và bào vệ tổ quốc

1.2.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

Căn cư Luật tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001

Căn cứ Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 củaChính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củaBộ,cơ quan ngang Bộ

Căn cứ theo Nghị định 106/2012/NĐ-CP ngày 20 tháng 12 năm 2012 củaChính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BộLao động – thương binh và Xã hội

1) Vị trí, chức năng

Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội là cơ qaun của Chính phủ, thựchiện chức năng quản lí nhà nước về các lĩnh vực; việc làm , dạy nghề, lao động,tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội, lĩnh vực lao động và người có công với

xã hội trong phạm vi cả nước, quản lí nhà nước các dịch vụ công trong cácngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lí nhà nước của Bộ

2) Nhiệm vụ và quyền hạn

Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội thực hiện nhiệm vụ, quyền hạnquy định tại Nghị định số 106/2012/NĐ-CP ngày 20 tháng 12 năm 2012 củaChính phủ quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ,

cơ quan ngang Bộ và những nhiệm vụ quyền hạn như sau:

Trình Chính phủ các dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự ánpháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thương vụ Quốc hội, dự thảo Nghịđịnh của Chính phủ theo chương trình xây dựng pháp luật hằng năm của Bộ đãđược phê duyệt và các nghị quyết, dự án, đề án theo sự phân công của Chínhphủ, Thủ tướng Chính phủ, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn,năm năm, hằng năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia về ngành, lĩnhvực thuộc phạm vi quản lí nhà nước của Bộ

Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo, quyết định, chỉ thị, chương trình mụctiêu quốc gia, chương trình quốc gia và các văn bản khác về ngành, lĩnh vựcthuộc phạm vi quản lí nhà nước của Bộ hoặc theo phân công

Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị thuộc phạm vi quản lí nhà nước của

Bộ, phê duyệt các đề án, dự án, quy hoạch, kế hoach thuộc thẩm quyền của Bộ,hướng dẫn kiểm tra chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các văn bản quy phạmpháp luật thuộc phạm vi ở các lĩnh vực:

Lĩnh vực việc làm và bảo hiểm thất nghiệp;

Lĩnh vực dạy nghề;

Lĩnh vực lao động, tiền lương, tiền công;

Bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm xã hội tựu nguyện;

3) Cơ cấu tổ chức

1 Bộ trưởng và 5 Thứ trưởng cùng các đơn vị

Đơn vị quản lý Nhà nước

1.Vụ lao động – Tiền lương.13 Cục Phòng, chống tệ nạn xã hội

2.Vụ Bảo hiểm xã hội 14 Cục Việc làm

3.Vụ hợp tác quốc tế 15 Cục Bảo trợ xã hội

4.Vụ Bình đẳng giới.16 Cục Bảo vệ, chăm sóc trẻ em

5.Vụ Kế hoạch – Tài chính 17 Tổng cục Dạy nghề

6.Vụ Pháp chế.18 Trung tâm Thông tin

7.Vụ Tổ chức cán bộ 19 Tạp chí Lao động và Xã hội

8.Thanh tra Bộ.20 Tạp chí Gia đình và Trẻ em

9.Văn phòng Bộ.21 Báo Lao động và Xã hội

10 Cục Quản lý Lao động ngoài nước.22 Cục An toàn lao động

11 Viện Khoa học Lao động và xã hội 23 Cục Người có công

12 Viện Chỉnh hình – Phục hồi chức năng

24 Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức lao động – xã hội

Các đơn vị sự nghiệp phục vụ quản lý nhà nước

1.Viện khoa học Lao động và Xã hộ 5 Báo Lao động và Xã hội

2.Viện Chỉnh hình-Phục hồi chức năng 6 Trường đào tạo,bồi dưỡng cán

bộ,

3.Trung tâm Thông tin công chức Lao động – Xã hội

4.Tạp chí Lao động và Xã hội 7 Quỹ Bảo trợ trẻ em Việt Nam

Các tổ chức giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước và các đơn vị sự nghiệpnhà nước trực thuộc Bộ (Được quy định từ khoản 1 đến khoản 25 Điều này quyđịnh tại Nghị định 106/2012/NĐ-CP của Chính phủ ngày 20 tháng 12 năm2012)

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (xem phụ lục 01)

* Tiểu kết chương 1

Trong chương 1 ở trên tôi đã trình bày lý luận chung về công tác Vănphòng trong đó tôi có trình bày cụ thể về một số khái niệm văn phòng và côngtác văn phòng, chức năng nhiệm vụ của văn phòng Bên canh đó tôi còn có tìmhiểu thêm khái quát về Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội với lịch sử hìnhthành, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức cụ thể của Bộ Laođộng – Thương binh và Xã hội

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

2.1.1 Chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2011

Căn cứ Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 củaChính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ,

cơ quan ngang Bộ

Căn cứ Nghị định số 106/2012/NĐ-CP ngày 20 tháng 12 năm 2012 củaChính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BộLao động – Thương binh và Xã hội

Căn cứ Quyết định số 989/QĐ-LĐTBXH ngày 01 tháng 7 năm 2013 vềviệc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng

Bộ như sau:

2.1.1.1 Vị trí, chức năng

Văn phòng Bộ là đơn vị thuộc Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, cótrách nhiệm giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị thựchiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; tổ chức thực hiện công tác hànhchính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạtđộng, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt độngcủa Bộ và công tác quản trị nội bộ

Văn phòng Bộ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng theoquy định của pháp luật

2.1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn

Văn phòng Bộ có nhiệm vụ:

- Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tháng, hàngtuần của Bộ; là đầu mối tổng hợp và lập báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất về

công tác chỉ đạo, điều hành và tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch côngtác của Bộ đã được phê duyệt.

- Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ và ngànhthực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ, các văn bản hành chính thôngthường của Bộ và các nhiệm vụ khác được Bộ giao

- Trình Bộ phân công nhiệm vụ và đôn đốc, giám sát việc thực hiện cácnội dung, công việc thuộc trách nhiệm của Bộ được giao tại các nghị quyết,chương trình, kết luận và các văn bản khác do cơ quan của Đảng và Nhà nướcban hành

- Tổng hợp tình hình xử lý công việc theo nhiệm vụ được giao, thông tinkịp thời đến Lãnh đạo Bộ các công việc đã được giải quyết, chưa được giảiquyết và những công việc cần thiết khác để Lãnh đạo Bộ xem xét, xử lý

- Phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung, chương trình cáccuộc họp, buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ; ghi biên bản và ra thông báo kết luậncác cuộc họp, buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ (trong trường hợp người chủ trìcuộc họp, buổi làm việc yêu cầu)

- Làm đầu mối liên hệ, tổ chức các hoạt động phối hợp với Bộ, cơ quanngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các tổ chức chính trị - xã hội và Ủy bannhân dân cấp tỉnh theo quy định của Chính phủ

- Thực hiện các nhiệm vụ quản trị hành chính; phục vụ hoạt động chỉđạo, điều hành công việc hàng tuần, hàng ngày của Lãnh đạo Bộ

- Tổ chức chỉ đạo, quản lý và thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưutrữ hồ sơ, các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong cơ quan Bộ và các đơn

vị trực thuộc Bộ; kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và quy trìnhthủ tục trong việc trình Lãnh đạo Bộ duyệt, ký và ban hành văn bản quy phạmpháp luật, văn bản hành chính theo quy định của pháp luật; quản lý và tổ chứchoạt động của thư viện Bộ

- Bảo đảm trật tự, kỷ luật, kỷ cương theo nội quy, quy chế làm việc của

cơ quan; quản lý chế độ làm việc, sinh hoạt và hội nghị của Bộ theo quy địnhcủa pháp luật và của Bộ

- Tổ chức thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng, chống lụt,bão; bảo đảm an toàn vệ sinh, môi trường, phòng, chống dịch bệnh và công tác y

tế đối với cơ quan Bộ; tổ chức thực hiện công tác quốc phòng, an ninh của Bộ và

cơ quan Bộ

- Bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc của cơ quan Bộ; quản lý và

sử dụng cơ sở vật chất - kỹ thuật, kinh phí hoạt động của cơ quan Bộ

- Thực hiện công tác kế toán, tài chính của cơ quan Bộ; là đơn vị dự toáncấp II của Bộ

- Về Thi đua - Khen thưởng

+ Xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung phát động các phong tràothi đua trong các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ, ngành;

+ Giúp Bộ trưởng quản lý thống nhất kiểm tra và giám sát việc tổ chứcthực hiện công tác thi đua, khen thưởng của Bộ, ngành;

+ Giúp việc Bộ trưởng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của Ủy viênHội đồng Thi đua - Khen thưởng Trung ương;

+ Tổ chức thực hiện và quản lý, sử dụng quỹ thi đua, khen thưởng của Bộ

để phục vụ cho công tác thi đua, khen thưởng;

+ Thực hiện nhiệm vụ Thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng Bộ,ngành và các nhiệm vụ trong hoạt động của Khối thi đua các Bộ, ngành khoahọc - văn hóa - xã hội

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan báo chí, xuất bản, truyền thông và cácđơn vị liên quan tổ chức thực hiện hoạt động thông tin, tuyên truyền về hoạtđộng của ngành Lao động - Thương binh và Xã hội ở trong nước và ngoài nước;giúp Bộ trưởng thu thập, xử lý thông tin của báo chí về các lĩnh vực hoạt độngcủa Bộ

- Là đầu mối giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình trả lờichất vấn của Đại biểu Quốc hội và kiến nghị của cử tri về những vấn đề thuộcngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ

- Phối hợp với Trung tâm Thông tin và các đơn vị liên quan để thông tin,tuyên truyền về tình hình hoạt động của Bộ trên trang thông tin điện tử của Bộ

- Phối hợp với Công đoàn Bộ chăm lo đời sống vật chất, tinh thần chocông chức, viên chức và người lao động trong cơ quan Bộ theo chế độ, chínhsách của Nhà nước và của Bộ

- Quản lý công chức, viên chức và người lao động của Văn phòng Bộtheo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ giao hoặc do pháp luật quy định

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và

Xã hội

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ

Văn phòng Bộ có Chánh Văn phòng Bộ, các Phó Chánh Văn phòng Bộ,

và một số công chức, viên chức, người lao động

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ, gồm:

- Đại diện Văn phòng Bộ tại thành phố Hồ Chí Minh;

2.2.1 Công tác văn thư, lưu trữ

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;quản lý, giải quyết văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt độngcủa Bộ; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư; xây dựng danh mục

hồ sơ; lập hồ sơ hiện hành và tổ chức khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu ở giaiđoạn văn thư; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, bổ sung tài liệu vàolưu trữ cơ quan; chỉnh lý, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản và tổ chức khaithác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt độngcủa Bộ; giao nộp tài liệu đến hạn vào lưu trữ lịch sử

Trong hoạt động của văn phòng công tác văn thư, lưu trữ chiếm phần lớnhoạt động của văn phòng và không thể thiếu là một bộ phận như cây cầu kết nốitrong bộ máy quản lí của cơ quan, tổ chức

Vai trò của công tác văn thư,lưu trữ đảm bảo cho hoạt động quản li của

cơ quan có được thông tinnhanh chóng và chính xác nhất từ đó ban lãnh đạo sẽdùng những thông tin đó làm can cứ điều hành hoạt động của cơ quan một cáchhợp lí, hiệu quả, giúp cơ quan tổ chức thực hiện công việc quản lí của minh theođúng chức năng,nhiệm vụ được giao

Lãnh đạo của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội nhận thức đúng đắnđược vai trò của văn thư, lưu trữ đã xây dựng nhiều văn bản quy định công tácvăn thư,lưu trữ tạo sự thống nhất trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ củatừng phòng ban Đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sátcũng như đôn đốc các đơn vị thực hiện theo đúng quy chế công tác văn thư lưutrữ đã đề ra

2.2.1.1 Công tác văn thư

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;quản lý, giải quyết văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt độngcủa Bộ; quản lý và sử dụng con dấu đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụcho việc lãnh đọa quản lí và điều hành của cơ quan được đảm bảo thực hiện hoạtđộng tốt nhất

Bộ phận văn thư Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội là bộ phận giúpviệc cho Chánh Văn phòng Bộ thực hiện công tác văn thư Căn cứ Thông tư02/2010/TT-BNV ngày 28/04/2010 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ

quan trực thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp như sau:

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

- Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;

- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến;

- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét,duyệt, ký ban hành;

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số vàngày, tháng ban hành; nhân bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật(nếu có);

- Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyểnphát văn bản đi;

- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;

- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tụccấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức;

- Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấukhác được giao

Bộ phận văn thư của Bộ Lao động – Thương binh Và Xã hội thực hiệncác nhiệm vụ như soạn thảo văn bản, tiếp nhận, làm thủ tục chuyển giao, đăng kíquản lí, phát hành văn bản đến và đi Kiểm tra thể thức, thủ tục văn bản đi theoquy định của pháp luật đã đề ra, dăng kí kiểm tra việc thi hành văn bản, nhânbản văn bản, chỉ tạo việc thuecj hiện coong tác văn thư cho các đơn vị trong cơquan, lập hồ sơ hiện hành

Ngoài ra văn thư Bộ còn có nhiệm vụ đó là chịu trách nhiệm tiếp nhận cácvăn bản được các cơ quan có liên quan ở ngoài gửi đến, chuyển văn bản ra ngoài

và giải quyết những văn bản quan trọng của Bộ

Số cán bộ làm việc trong bộ phận công tác văn thư của Bộ là 4 người đều

có trình độ tốt nghiệp Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ trong đó có trườngĐại học rất nổi tiếng như Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Các cán bộcủa văn thư đếu là những người nhiệt tình trong công việc, có tinh thần tráchnhiệm cao luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao giúp cho việc quản lí và hoạtđộng của Bộ diễn ra một cách có hiệu quả

Văn thư của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội là một bộ phận trực

thuộc phòng Hành chính nhưng được sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo Bộ côngtác văn thư có phòng làm việc riêng

2.2.1.2 Công tác lưu trữ

Bộ phận lưu trữ của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội trực thuộctrực tiếp và chịu sự quản lý của Phòng Hành chính của Văn phòng Bộ Lao động– Thương binh và Xã hội.Cán bộ làm việc trong bộ phận lưu trữ của Bộ gồm 04người đều là những người có trình độ đại học tốt nghiệp chuyên ngành khoa lưutrữ và quản trị văn phòng Tất cả đều là những người tận tụy làm việc có tráchnhiệm và hết lòng với công việc được giao Phòng lưu trữ có các trang thiết bị

và cơ sơ vật chất kĩ thuật đầy đủ để phục vụ cho công tác lưu trữ của Bộ đượchoạt động một cách tốt nhất

_ Công tác thu thập, bổ sung và phân loại tài liệu lưu trữ

Công tác thu thập tài liệu được thực hiện theo quy định tại Pháp lệnh lưutrữ quôc gia 34/2001/PL-UBTVQH ngày 04/4/2001 về bảo vệ tài liệu quốc gia

Việc thu thập, bổ sung tài liệu đòi hỏi cán bộ lưu trữ phải xác định đơn vị,

cá nhân thuộc nguồn thu thập bổ sung tài liệu nào, xác định những loại taì liệu

có giá trị, phân chia nguồn tài liệu theo từng kho đã quy định từ đó thực hiện cácthủ tục giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ

Tài liệu lưu trữ của Bộ rất đa dạng gồm tài liệu lưu trữ hành chính, tài liệukhoa học công nghệ, tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ nghe nhìn

Việc thu thập bổ sung lưu trữ tài liệu lưu trữ của Bộ còn gặp rất nhiều khókhăn như kho lưu trữ nhỏ mà nhu cầu giao nộp tài liệu lưu trữ là rất lớn, cán bộchủ yếu là nữ khó khăn cho việc vận chuyển tài liệu lưu trữ còn gặp nhiều khókhăn

Phân loại tài liệu lưu trữ được chia thành các đơn vị khác nhau để quản lí

và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hợp lí và có hiệu quả Bên cạnh đó còn phânloại tài liệu theo từng phông trữ khác nhau

_ Xác định giá trị tài liệu

Phòng Hành chính có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng Bộ xây dựngBảng thời hạn bảo quản đối với tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của

Bộ Các cán bộ lưu trữ áp dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn để xác định giá trị vàthời hạn của tài liệu từ cơ sở đó chọn ra những tài liệu có giá trị đưa vào bảo