Công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Mai Lạp huyện Chợ Mới tỉnh Bắc Kạn

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN 2 LỜI CẢM ƠN 3 PHẦN MỞ ĐẦU 1 Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ MAI LẠP 3 1.1 Lý luận chung về công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Mai Lạp 3 1.1.1 Một số khái niệm và vai trò của văn bản quản lí nhà nước 3 1.1.2 Phân loại hệ thống văn bản quản lí nhà nước 4 1.1.3 Khái niệm, những yêu cầu chung của kỹ thuật soạn thảo và quy trình soạn thảo văn bản. 4 1.2 Khái quát về UBND xã Mai Lạp 6 1.2.1 Khái quát chung 6 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND xã Mai Lạp 6 Tiểu kết 7 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND XÃ MAI LẠP 8 2.1 Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản tại UBND xã MAI LẠP 8 2.1.1 Tình hình soạn thảo văn bản 8 2.1.2. Quản lý văn bản tại UBND xã Mai Lạp 9 2.2 Quy trình soạn thảo văn bản 14 2.3 Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật 17 2.4 Soạn thảo văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường 18 2.5 Quản lí sử dụng con dấu, trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn bản 19 2.5.1 Quản lí sử dụng con dấu 19 2.5.2 Trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn bản 20 Tiểu kết 20 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND XÃ MAI LẠP 21 3.1 Một vài nhận xét đánh giá về thực trạng công tác soạn thảo văn bản 21 3.1.1 Ưu điểm 21 3.1.2. Nhược điểm 21 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Mai Lập 22 3.2.1 Đảm bảo về trình tự thủ tục xây dựng và ban hành văn bản 22 3.2.2 Đảm bảo về nội dung 22 3.2.3 Thực hiện công tác kiểm tra 22 3.2.4 Đào tạo, cán bộ công chức làm công tác soạn thảo 22 Tiểu kết 23 KẾT LUẬN 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 PHỤ LỤC 26

BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN TRONG NHÓM 5

đánh giá

Kýtên

2 Nguyễn Thị Việt Anh 1505QTVA003

12 Nguyễn Thị Thúy Vân 1505QTVA082

LỜI CAM ĐOAN

Nhóm 5 chúng tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu “Công tác soạn thảo văn bảntại xã Mai Lạp huyện Chợ Mới tỉnh Bắc Kạn” là đúng sự thật Chúng tôi xin hoàn toànchịu trách nhiệm về các nội dung trong đề tài đã nghiên cứu

Thay mặt nhóm 5

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian nghiên cứu đề tài “Công tác soạn thảo văn bản tại xã Mai Lạphuyện Chợ Mới tỉnh Bắc Kạn”, chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tìnhcủa UBND xã Mai Lạp

Bên cạnh đó, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến TS Bùi Thị Ánh Vân –giảng viên bộ môn “ Phương pháp luận nghiên cứu khoa học ” đã trang bị cho tôinhững kiến thức cơ bản cần có để hoàn thành nghiên cứu này

Xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN 2

LỜI CẢM ƠN 3

PHẦN MỞ ĐẦU 1

Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ MAI LẠP 3

1.1 Lý luận chung về công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Mai Lạp 3

1.1.1 Một số khái niệm và vai trò của văn bản quản lí nhà nước 3

1.1.2 Phân loại hệ thống văn bản quản lí nhà nước 4

1.1.3 Khái niệm, những yêu cầu chung của kỹ thuật soạn thảo và quy trình soạn thảo văn bản 4

1.2 Khái quát về UBND xã Mai Lạp 6

1.2.1 Khái quát chung 6

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND xã Mai Lạp 6

* Tiểu kết 7

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND XÃ MAI LẠP 8

2.1 Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản tại UBND xã MAI LẠP 8

2.1.1 Tình hình soạn thảo văn bản 8

2.1.2 Quản lý văn bản tại UBND xã Mai Lạp 9

2.2 Quy trình soạn thảo văn bản 14

2.3 Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật 17

2.4 Soạn thảo văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường 18

2.5 Quản lí - sử dụng con dấu, trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn bản 19

2.5.1 Quản lí- sử dụng con dấu 19

2.5.2 Trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn bản 20

* Tiểu kết 20

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND XÃ MAI LẠP 21

3.1 Một vài nhận xét đánh giá về thực trạng công tác soạn thảo văn bản 21

3.1.1 Ưu điểm 21

3.1.2 Nhược điểm 21

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Mai Lập 22

3.2.1 Đảm bảo về trình tự thủ tục xây dựng và ban hành văn bản 22

3.2.2 Đảm bảo về nội dung 22

3.2.3 Thực hiện công tác kiểm tra 22

3.2.4 Đào tạo, cán bộ công chức làm công tác soạn thảo 22

* Tiểu kết 23

KẾT LUẬN 24

TÀI LIỆU THAM KHẢO 25

PHỤ LỤC 26

PHẦN MỞ ĐẦU

Trong hoạt động quản lí hành chính tại tất cả các cơ quan tổ chức hiện nay, hầuhết mọi công việc đều được điều hành, chỉ đạo cũng như quản lí dựa trên các văn bảnthực tế Soạn thảo và quản lí văn bản là một nhiệm vụ quan trọng và mang tínhthường xuyên trong hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ chức Để văn bản ban hành

ra đảm bảo chất lượng đòi hỏi người soạn thảo phải nắm vững và biết vận dụng cáckiến thức cũng như kĩ năng các yêu cầu về soạn thảo văn bản: Quy trình soạn thảo vănbản, thể thức trình bày văn bản, thu thập và xử lí thông tin, xây dựng đề cương văn bản

và viết bản thảo, cách sử dụng từ ngữ cú pháp cho từng loại văn bản Bên cạnh nhữngyêu cầu về thể thức thì văn bản được soạn thảo phải đúng với mục đích, nội dung yêucầu soạn thảo như thẩm quyền ban hành, cơ quan ban hành, duyệt, kí, đóng dấu vănbản cũng là những yêu cầu hết sức quan trọng cần có của người soạn thảo văn bản

Là những sinh viên của ngành quản trị văn phòng cho nên chúng tôi đã chọncông tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Mai Lạp để ứng dụng những lý luận đã học ởtrường và kiểm chứng nó trong thực tế công việc

Qua sự giúp đỡ của người thân đang làm việc tại UBND xã Mai Lạp đã cungcấp cho chúng tôi những thông tin và số liệu thực tế để làm tốt chương 2 của tiểu luậnnày

Chúng tôi mong muốn có cơ hội tìm hiểu và áp dụng kiến thức đã học vào côngtác quản trị Với tất cả các lí do trên chúng tôi đã quyết định lựa chọn đề tài “ Công tácsoạn thảo văn bản tại UBND xã Mai Lạp huyện Chợ Mới tỉnh Bắc Kạn”

Giáo trình “Lí luận và phương pháp công tác văn thư”của PGS Vương Đình

Quyền (2011) đã cung cấp cho chúng tôi nội dung để làm chương 2 về cơ sở lý thuyết

“Bài thu hoạch cuối chuyên đề kỹ năng soạn thảo văn bản” của Nguyễn

Thanh Tuyền, Trường Đại học Tây Đô

Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Công tác văn thư trong quá trình xây dựng Chính phủ điện tử Việt Nam” của Th.s Nguyễn Thùy Trang, Trung tâm Khoa

học và Công nghệ văn thư

Những công trình trên đã góp phần đưa ra cái nhìn khái quát về công tác vănthư trong các cơ quan, tổ chức Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư nóichung và công tác soạn thảo nói riêng thêm khoa học và hoàn chỉnh

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Phân tích và tổng hợp cơ sở lý luận về công tác soạn thảo văn bản

- Tìm hiểu thực trạng về công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Mai Lạp

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo văn bản tạiUBND xã Mai Lạp

4 Phạm vi nghiên cứu

Không gian: Bài tiểu luận tập trung nghiên cứu tại UBND xã Mai Lạp

Thời gian: Công tác soạn thảo văn bản của UBND xã từ năm 2014 đến năm2016

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập thông tin

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp khảo sát thực tế

- Phương pháp phỏng vấn

- Phương pháp điều tra bảng hỏi

- Phương pháp xử lí thông tin

- Phương pháp tổng hợp, phân tích, logic

6 Đối tượng nghiên cứu

Công tác soạn thảo tại UBND xã Mai Lạp

Chương 2 Thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Mai Lạp

Chương 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo văn bản tạiUBND xã Mai Lạp

Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ

KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ MAI LẠP 1.1 Lý luận chung về công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Mai Lạp

1.1.1 Một số khái niệm và vai trò của văn bản quản lí nhà nước

* Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay kíhiệu nhất định

* Văn bản quản lí nhà nước là những quyết định quản lí và thông tin quản líthành văn (được văn bản hóa ) do các cơ quan quản lí nhà nước ban theo thẩm quyền,trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thi hành bằng nhữngbiện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lí nội bộ nhà nước hoặcgiữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công nhân

* Văn bản hành chính là loại văn bản quản lí nhà nước không tính quy phạmđược dùng để quy định, quyết định, phản ánh thông báo tình hình trao đổi công việc và

xử lí các vấn đề cụ thể khác của hoạt động quản lí Văn bản hành chính gồm: văn bảnhành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường

* Chức năng của văn bản quản lí nhà nước

- Chức năng thông tin: chức năng thông tin là chức năng nổi bật của văn bảnnói chung và văn bản quản lý nhà nước nói riêng Văn bản được tạo ra trước hết lànhằm mục đích ghi chép và truyền đạt thông tin Văn bản ghi chép lại các sự việc, hiệntượng xảy ra trong thực tiễn cuộc sống về tất cả các vấn đề trong đời sống xã hội, từ đólưu giữ lại và truyền lại cho cuộc sống sau này

- Chức năng pháp lý: là chức năng mang tính riêng biệt của văn bản quản lý nhà

nước Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện ghi chép và truyền đạt các quy phạm pháp luật xác lập quan hệ luật pháp giữa các cơ quan [1;Tr 54] Công tác

quản lý nhà nước phải dựa trên các văn bản như luật, Hiến pháp, pháp lệnh, nghịquyết, nghị định, quyết định,… mà Nhà nước đã đề ra trong tất cả các lĩnh vực của đờisống xã hội

Ngoài ra văn bản còn có chức năng quan trọng khác là làm bằng chứng pháp lýcho các quyết định quản lý khác

- Chức năng quản lý: trong công tác quản lý văn bản còn được dùng để truyềnđạt các quyết định quản lý, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các quyết định

đó, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi công việc giữa các cơ quan, cá nhân hay tổ

chức

1.1.2 Phân loại hệ thống văn bản quản lí nhà nước

* Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặcphối hợp ban pháp luật ban hành quy phạm pháp luật của HĐND và UBND, trong đó

có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được nhà nước đảm bảo thực hiện

để điều chỉnh các quan hệ xã hội

Văn bản hành chính cá biệt: Văn bản hành chính là quyết định quản lí thành văn

do cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tụcnhất định trên cơ sở áp dụng pháp luật cụ thể,cá biệt.\

Văn bản hành chính thông thường : Là văn bản được hình thành trong quá trìnhhoạt động quản lí nhằm ghi chép, truyền đạt và phản ánh các thông tin trong hoạt độngquản lí

* Văn bản hành chính chuyên môn-kĩ thuật

Đây là hệ thống văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơquan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật Những cơ quan tổ chức khác khi

có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải tuân theo mẩu quy định của các cơ quannói trên, không được tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của những văn bản đãđược mẩu hóa

1.1.3 Khái niệm, những yêu cầu chung của kỹ thuật soạn thảo và quy trình soạnthảo văn bản

* Kỹ thuật soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chi sự việc vận dụng lý luận,phương pháp và kỹ năng về soạn thảo văn bản và các quy tắc có liên quan để xây dựngmột văn bản từ khâu khởi đầu cho đến lúc văn bản được hoàn thiện [1; Tr 147]

* Những yêu cầu chung về soạn thảo văn bản

- Văn bản ban hành phải có tính mục đích: văn bản thường được ban hành dưới

danh nghĩa của một cơ quan tổ chức cụ thể nhằm biểu đạt những chính sách, quyếtđịnh, nội dung công việc cụ thể Vì vậy văn bản ban hành ra phỉa có mục đích rõ ràng,nội dung văn bản phải xoay quanh một chủ đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của

cơ quan

-Văn bản phải đảm bảo chính xác: sự chính xác của văn bản được thể hiện ở

hai mặt cụ thể là mặt nội dung và mặt hình thức Về hình thức văn bản phải thể hiệnđúng đắn và đầy đủ các thành phần đã quy định trong từng loại văn bản Về nội dungvăn bản cần thể hiện đúng mục đích của việc ban hành văn bản

- Văn bản cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu và ngắn gọn: văn bản phải được

diễn đạt một cách rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với trình độ dân trí sao cho mọi đối tượngđều có thể tiếp nhận văn bản Văn bản ngắn gọn sẽ giúp cho người giải quyết rút ngắnđược thời gian đọc và thuận lợi nắm bắt nội dung văn bản đồng thời giải quyết côngviệc một cách nhanh chóng

- Văn bản ban hành phải đảm bảo tính hợp hiến và hợp pháp: văn bản ban hành

phải theo đúng thẩm quyền, nội dung văn bản không được trái với Hiến pháp, luậtpháp hiện hành và các quy định của cấp trên

* Quy trình soạn thảo văn bản gồm 4 bước:

-Bước 1: Chuẩn bị

+ Phân công soạn thảo (theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị và năng lực củanhân)

+ Xác định mục đích, tính chất nội dung của vấn đề cần ra văn bản

+ Xác định tên loại văn bản và trích yếu nội dung

+ Thu thập thông tin, phân tích lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quantới nội dung văn bản

+ Xây dựng đề cương và viết văn bản

- Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bảntheo quy định

+ Căn cứ vào mục đích của văn bản và thông tin đã thu thập để soạn thảo vănbản

+ Soạn xong phải kiểm tra về thể thức, kĩ thuật trình bày; kiểm tra mục đích đãđược của văn bản

+ Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp, ảnh hưởng tới nhiều đốitượng thì tổ chức xin ý kiến góp ý kiến góp ý của đơn vị cá nhân.

-Bước 3: Trình duyệt văn bản

Bản thảo do người có thẩm quyền (do người kí văn bản) duyệt Trường hợp cósửa chữa bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xétquyết định

-Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục phát hành

+ Hoàn chỉnh dự thảo theo ý kiến của lãnh đạo (nếu có) và trình kí chính thức + Cán bộ văn thư ghi số

+ Làm các thủ tục phát hành

+ Lưu văn bản ( 01 bản lưu ở văn thư, 01 bản chính tại đơn vị soạn thảo vănbản trong hồ sơ công việc của chuyên viên)

1.2 Khái quát về UBND xã Mai Lạp

1.2.1 Khái quát chung

Được hình thành từ năm 1997 trải qua bao nhiêu muôn vàn khó khăn vất vảhiện nay xã được chia thành 7 thôn gồm: thôn khau tổng , thôn khau làng, thôn bản pá,thôn nà điếng, thôn bản rả, thôn khuổi phây Xã có diện tích tự nhiên 20,1km , dân số

là 11.320 người; chủ yếu gồm 3 dân tộc là: kinh, tày, dao Trong đó dân tộc kinhchiếm 02%, dân tộc tày chiếm 70%, dân tộc dao chiếm 28% Nhờ có sự lãnh đạo củađảng bộ chính quyền xã đã có sự phát triển ngày một tăng cao, giúp người dân cócuộc sống ngày càng được cải thiện

(nguồn UBND xã Mai Lạp)

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND xã Mai Lạp

* Chức năng và nhiệm vụ của UBND xã Mai Lạp

UBND xã Mai Lạp chịu trách nhiệm thi hành hiến pháp, luật, các văn bản của

cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND xã nhằm đảm bảo thực hiện chủtrương biện pháp phát hiện phát trieenrkinh tế-xã hội, cung cố quốc phòng, an ninh vàthực hiện các chính sách khác trên địa bàn xã Mai Lạp

UBND xã Mai Lạp thực hiện chức năng quản lí nhà nước ở địa phương, gópphần đảm bảo chỉ đạo, quản lí thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trungương tới cơ sở

* Cơ cấu tổ chức của UBND xã Mai Lạp

Cơ cấu tổ chức của UBND xã Mai Lập gồm: 01 chủ tịch, 01 phó chủ tịch và 02

ủy viên( trưởng công an và trưởng ban chấp hành quân sự xã)

Thường trực UBND xã gồm 2 thành viên: ( chủ tịch và phó chủ tịch)

Cán bộ chuyên trách: Chủ tịch và phó chủ tịch

Công chức: Trưởng công an xã, trưởng ban chấp hành quân sự xã, cán bộ vănphòng-thống kê, cán bộ địa chính xây dựng nông thôn và môi trường, cán bộ tài chính-

kế toán, cán bộ tư pháp- kế toán, cán bộ văn hóa- thông tin, cán bộ thương binh xã hội

Cán bộ không chuyên trách: Nội vụ- thi đua khen thưởng, văn thư- lưu trữ, thủquỹ, tiếp dân, giải quyết khiếu nại tố cáo- tôn giáo, truyền thanh

* Tiểu kết

Ở chương 1 chúng tôi đã trình bày hai vấn đề cơ bản đó là một số lý luận về

công tác soạn thảo văn bản, đồng thời chúng tôi cũng đã tìm hiểu khái quát về UBND

xã Mai Lạp, huyện Chợ Mới, tỉnh Bắc Kạn Những nội dung mà chúng tôi tìm hiểu ởchương 1 chính là cơ sở, là tiền đề để chúng tôi triển khai chương 2

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND

XÃ MAI LẠP 2.1 Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản tại UBND xã MAI LẠP

2.1.1 Tình hình soạn thảo văn bản

Trong thời gian quá trình soạn thảo văn bản của văn phòng UBND xã đã cơbản đạt được những kết quả trong hoạt động quản lí, ban hành, ra quyết định củaUBND xã

Đặc biệt là trong công tác soạn thảo văn bản là những bước tiến mới trong quátrình quản lí, điều hành của UBND trong việc thực hiện các nhiệm vụ cơ bản củamình

Qua đó sẽ nâng cao hiệu quả giải quyết công việc khi soạn thảo văn bản là yếu

tố quan trọng cung cấp thông tin cho hoạt động quản lí của cơ quan Một văn bản đượcsoạn thảo một cách thống nhất, chặt chẽ, logic tại văn phòng xã Văn phòng UBND xã

đã luôn hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian qua Văn bản giấy tờ đều được xử línhanh chóng, đảm bảo tiến độ công việc, không để sai xót, thất lạc văn bản, phục vụkịp thời công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND xã

Bên cạnh những kết quả đạt được như vậy công tác soạn thảo văn bản của vănphòng UBND xã vẫn luôn có nhiều sai xót hạn chế:

+ Xác định thẩm quyền ban hành văn bản : Về nội dung và hình thức của cơquan soạn thảo của UBND xã chưa được thống nhất Trong quá trình soạn thảo vănbản vẫn còn trừơng hợp lẽ ra nên ban hành công văn thì lại ban hành thông báo, nộidung quy định trong quá trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi chưa có

Về thể thức, kĩ thuật trình bày: Lỗi sai chủ yếu và thể thức là ở mục số, kí hiệuvăn bản, kĩ thuật trình bày văn bản chưa thống nhất về cỡ chữ, kiểu chữ, định lề vănbản

Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản: Công tác soạn thảo văn bản của UBND

là do văn phòng UBND soạn thảo, việc ………

Soạn thảo văn bản cũng phải phụ thuộc vào nhiệm vụ của từng ban nghành,việc soạn thảo văn bản liên quan đến nhiệm vụ của mình quản lí

Vì vậy, sẽ dẫn tới những lối chủ quan của người soạn thảo đến nội dung củavăn bản: sử dụng không đảm bảo tính văn phong hành chính; từ địa phương; hành vănkhông rõ ràng

Ngoài ra còn một số lỗi về thanh điệu, vần, viết tắt tùy tiện… Cần chú ý đénvăn phong hành chính.

Tên loại văn bản

định

Côngvăn

số lượng văn bản cũng giảm theo từng năm.Năm 2014 số lượng là 135 văn bản ,năm

2015 là 128 văn bản và năm 2016 là 106 văn bản được ban hành

Tờ trình từ bảng số liệu trên từ năm 2014 đến 2016 việc soạn thảo văn bản kháđồng đều không chênh lệch nhiều năm 2014 số lượng là 132 văn bản , năm 2015 là

130 văn bản và năm 2016 là 126 văn bản

Từ những số liệu qua từng năm cũng như do tình hình thực tế tại địa phươngnên một số văn bản được ban hành nhiều như: Quyết định ,tờ trình…một số văn bảnban hành ít như: báo cáo, chỉ thị, công văn…

2.1.2 Quản lý văn bản tại UBND xã Mai Lạp

*Đối với quản lý văn bản đến

Công văn đến là tất cả các công văn , giấy tờ do đơn vị đó nhận được từ nớikhác gửi đến Nhìn chung số lượng văn bản đến cơ quan tương đối nhiều , cho nênvăn bản đến được đóng dấu , và sổ đăng ký văn bản đến , có ngày , tháng , năm bănbản đến Tất cả các tập này phải để trong bìa cứng , đưa vào hộp lưu trữ Sau 2 nămcán bộ văn thư lưu trữ đưa vào kho lưu trữ của ủy ban nhân dân xã

Quy trình tiếp nhận và giải quyết văn bản đến ở ủy ban nhân dân xã tuân theotrình tự đã được quy định rõ ràng và cụ thể tại nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày8/2/2010 của chính phủ , bổ sung một số điều của nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày8/4/2004 của chính phủ về công tác văn thư , quyết định số 05/2016/QĐ-UBND ngày7/4/2016, của UBND tỉnh Băc kạn ban hảnh quy định về công tác văn thư lưu trữ trênđịa bàn tỉnh , thay thế quyết định số 2404/2003/QĐ-UBND ngày 31/10/2003 củaUBND tỉnh bắc kan về việc ban hành quy định về công tác lưu trữ, quyết định số

03/2016/QĐ-UBND ngày 3/8/2016 của UBND huyện chợ mới bam hành quy chế côngtác văn thư và lưu trữ huyện chợ mới , quyết định số 223/2016QĐ-UBND ngày15/10/2016 của UBND xã mai lạp về việc ban hành quy chế công tác văn thư của mailạp gồm các bước :

Bước 1: Tiếp nhận ,đăng ký văn bản đến

Tiếp nhận văn bản đến : Mỗi ngày cơ quan tiếp nhận văn bản chủ yếu là quađường bưu điện,các cơ quan đơn vị khác tự đưa đến hoặc gửi trực tiếp bằng fax khitiếp nhận giấy tờ gửi đến cơ quan cán bộ văn phòng trực tiếp nhận văn bản và kiểm trangay xem văn bản có phải gửi đến đúng cơ quan mình hay không ,số lượng đã đủchưa

Phân loại sơ bộ , bóc bì văn bản đến : Sau khi nhận văn bản đến cần phải phânloại sơ bộ loại nào phải đăng ký ,loại nào không phải đăng ký Sau khi bóc bì công văn,cán bộ văn phòng tiến hành đóng dấu đến từng công văn,dấu đến được đóng vào góctrái,trang đàu dười số và ký hiệu văn bản

Đóng dấu “đến”,ghi số và ngày đến:nhằm xác nhận văn bản đó đã đượcchuyển đến cơ quan vào ngày nào để giúp dễ dàng vào số công văn đến và lưu trữ vănbản

Mẫu dấu đến của văn phòng UBND xã Mai Lạp:

50mm

30mm

UBND xã Mai Lap số đăng kí công văn đếnnhư sau:

UBND XÃ MAI LẠP ĐẾNSỐ:

Ngày:

Chuyển:

Mẫu bìa số: Số được in sẵn, kích thước 210mm x 297mm

ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ MAI LẠP

Số, kíhiệu

Ngàytháng

Tên loại

và tríchyếu nộidung

Đơn vịhoặcngườinhận

Kýnhận

Ghichú

(nguồn UBND xã Mai Lạp)Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến

Trình văn bản đến: Sau khi đăng kí văn bản đến phải dượ kịp thời trình cho cán

bộ văn phòng UBND xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết

Chuyển giao văn bản đến: Văn bản đến được chuyển giao cho các cán bộ trựctiếp giải quyết Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng,đúng đối tượng và chặt chẽ

Số chuyển giao văn bản đến đưc in sẵn kích thước 210mm x 297mm

Mẫu bìa số:

ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ MAI LẠP

SỐ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN

Năm:

Từ ngày đến ngày

Quyển sổ:

(nguồn UBND xã Mai Lạp)

Phần đăng kí văn bản chuyển giao van bản đến: Phần đằg kí chuyển giao văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng ( 210mm x 297mm) bao gồm 5 cột theo mẫu sau:

Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc người

Lãnh đạo UBND giao cho cán bộ Văn phòng thực hiện những công việc sau:

- Xem xét toàn bộ văn đến , báo cáo về những văn bản quan trọng , khẩn cấp

- Phân văn bản đến cho các bộ phận , cá nhân giải quyết

-Phân công đôn đốc giải quyết văn bản đến

Trong công tác quản lí văn đến của UBND xã, bộ phận văn thư của văn phòngUBND xã đóng một vài trò rất quan trọng Việc đảm bảo quản lí văn bản đến cơ quanmột cách thống nhất, nhanh chóng và kịp thời cung cấp thông tin cho các quyết định

hành chính của UBND xã.

* Đối với quản lí văn bản đi

Bước 1: Phân công soạn thảo văn bản đi

- Chuyên viên hoặc văn thư đơn vị được giao nhiệm vụ có trách nhiệm soạnthảo văn bản

- Xác định nội dung, hình thức và độ mật, khẩn của văn bản cần soạn thảo

- Thu thập xử lý thông tin có liên quan, soạn thảo văn bản trình phụ trách đơnvị

- Xây dựng đề cương và viết bản thảo

Bước 2: Kiểm tra nội dung văn bản

- Nếu đúng: ký nháy vào bên cạnh chữ kết thúc nội dung văn bản trước khitrình duyệt và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước Chủ tịch, UBND xã MaiLạp

- Nếu không đúng: chuyển lại bước 1

Bước 3: Kiểm tra hình thức văn bản

- Kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày và thử tục ban hành văn bản trướcChủ tịch UBND xã Mai Lạp

- Nếu đúng trình kí ban hành văn bản

- Nếu ko đúng quay lại bước 2

Bước 4: Duyệt văn bản

Chủ tịch hoặc phó chủ tịch xã xem xét nội dung văn bản và ký duyệt ban hànhvăn bản

Bước 5: Đăng kí văn bản đi

Trước khi ban hành văn bản, văn thư kiểm tra lại hình thức và nội dung văn bảnnếu có sai sót thì yêu cầu cá nhân/ đơn vị soạn thảo chỉnh sửa lại cho đúng qui định

- Ghi số, kí hiệu và ngày, tháng văn bản

- Nhân bản văn bản theo số lượng quy định

- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn mật (nếu có)

- Đăng kí vào sổ đăng ký văn bản đi

Bước 6: Chuyển phát và lưu văn bản đi

Cán bộ văn thư chuyển phát và theo dõi quá trình văn bản đi Đồng thời giữ lại

01 bản chính văn bản và lập hồ sơ lưu trữ