PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG về HOẠT ĐỘNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC tại CÔNG TY cổ PHẦN lắp máy điện nước và xây DỰNG

Để làm được điều đó thì doanh nghiệp cần phải thực hiện công tác đánh giá thực hiện công việc; kết quả đánh giá chính là cơ sở để doanh nghiệp phân tích thực trạng chất lượng lao động, t

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG “ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC” TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC

VÀ XÂY DỰNG

I GIỚI THIỆU:

A- Giới thiệu chủ đề:

Trong giai đoạn hiện nay, ở nhiều doanh nghiệp, đôi khi vấn đề người lãnh đạo quan tâm đầu tiên không chỉ còn là khâu bán hàng-khâu đầu ra cho sản phẩm nữa; thêm vào đó điều họ chú trọng đầu tư đầu tiên ngay từ khi bắt đầu kinh doanh là làm thế nào để có được một nguồn nhân lực có thể đáp ứng tốt yêu cầu công việc, đó là vì họ nhận thức được rằng một khi họ đã có được đội ngũ nhân viên tốt cùng với sự bố trí, sắp xếp lao động hợp lý thì tất cả mọi công việc đều

có thể vận hành trôi chảy Chính vì vậy hiện nay và sau này, vấn đề chất lượng nguồn nhân lực chiếm vị trí quan trọng hàng đầu đối với một tổ chức, doanh nghiệp; việc làm thế nào đề tạo ra và duy trì một đội ngũ nhân lực có trình độ, đáp ứng được yêu cầu của công việc là nhiệm vụ phải được thực hiện thường xuyên Để làm được điều đó thì doanh nghiệp cần phải thực hiện công tác đánh giá thực hiện công việc; kết quả đánh giá chính là cơ sở để doanh nghiệp phân tích thực trạng chất lượng lao động, từ đó đưa ra phương pháp tác động thích hợp để ngày càng hoàn thiện trình độ đội ngũ nhân viên, phục vụ yêu cầu công việc

B- Nêu mục đích nghiên cứu và tầm quan trọng của việc nghiên cứu vấn đề:

Đánh giá thực hiện công việc là hoạt động hết sức quan trọng đối với một doanh nghiệp Đó chính là lý do người viết chọn đề tài “Phân tích thực trạng công tác đánh giá thực hiện công việc tại Công ty cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng” để nghiên cứu, gắn lý thuyết về đánh giá thực hiện công việc với thực

tế ở Công ty cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng Qua đó, người viết mong muốn phần nào đó đưa ra được những giải pháp để khắc phục những điểm yếu,

hạn chế, giúp hoàn thiện hệ thống đánh giá, nâng cao hiệu quả công tác đánh giá tại Công ty cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng

C- Các phương pháp để nghiên cứu vấn đề :

1 Khái niệm: Đánh giá công việc thực hiện là đo lường kết quả công việc thực hiện so với chỉ tiêu đề ra

2 Vai trò của đánh giá thực hiện công việc:

- Cung cấp thông tin phản hồi cho các nhân viên biết mức độ thực hiện công việc của họ so với tiêu chuẩn mẫu và so sánh với các nhân viên khác, từ đó giúp cho các cán bộ nhân sự và các nhân viên xây dựng kế hoạch điều chỉnh lại những sai sót trong việc thực hiện công việc của nhân viên

- Kích thích, động viên nhân viên có những ý tưởng sáng tạo, phát triển nhận thức về trách nhiệm, và thúc đẩy nỗ lực thực hiện công việc tốt hơn thông qua những điều khoản về đánh giá, ghi nhận, hỗ trợ

- Lập các kế hoạch nguồn nhân lực: Cung cấp thông tin làm cơ sở cho việc lập các kế hoạch nguồn nhân lực như đào tạo, trả lương, khen thưởng, thuyên chuyển nhân viên, cải tiến cơ cấu tổ chức, v.v

- Phát triển nhân viên thông qua việc giúp tổ chức xác định người lao động nào cần đào tạo, đào tạo ở lĩnh vực nào để phát huy tối đa tiềm năng của cá nhân và đóng góp nhiều nhất cho doanh nghiệp

- Truyền thông, giao tiếp làm cơ sở cho những cuộc thảo luận giữa cấp trên và cấp dưới về vấn đề liên quan đến công việc Thông qua sự tương tác và quá trình phản hồi hiệu quả, hai bên hiểu nhau tốt hơn, quan hệ tốt đẹp hơn Đồng thời, phát triển sự hiểu biết về công ty thông qua đàm thoại về các cơ hội và hoạch định nghề nghiệp

- Tuân thủ quy định pháp luật là cơ sở khách quan, công bằng cho việc thăng cấp, khen thưởng và kỷ luật

- Hoàn thiện hệ thống quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp: Các thông tin đánh giá năng lực và kết quả thực hiện công việc của nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp kiểm tra lại chất lượng của các hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác như tuyển chọn, định hướng và hướng dẫn công việc, đào tạo, trả công, v.v

Đánh giá kết quả thực hiện công việc sẽ có tác động lên cả tổ chức lẫn các cá nhân Nhân viên, đặc biệt là những người có xu hướng tự đánh giá họ thấp; những người có kết quả thực hiện công việc không cao hoặc những người không tin tưởng là việc đánh giá là công bằng, hợp lý sẽ cảm thấy lo lắng, sợ hãi, thậm chí không an tâm khi làm việc trong doanh nghiệp Ngược lại, những nhân viên thực hiện công việc ở mức độ xuất sắc, có nhiều tham vọng, cầu tiến sẽ coi việc đánh giá kết quả thực hiện công việc như những cơ hội giúp họ khẳng định vị trí của họ trong doanh nghiệp và thêm cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp

3 Nội dung trình tự đánh giá tình hình thực hiện công việc được tiến hành theo

a Xác định công việc.

Xác định công việc có nghĩa là sự thống nhất giữa cán bộ nhân sự và nhân viên

- Doanh nghiệp mong đợi nhân viên thực hiện cái gì

- Những tiêu chuẩn mẫu, căn cứ vào đó sẽ tiến hành đánh giá thực hiện công việc của nhân viên

b Đánh giá việc thực hiện công việc có nghĩa là so sánh việc thực hiện công việc của nhân viên với tiêu chuẩn mẫu Trong bước này có thể sử dụng nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc khác nhau

* Các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc cần đáp ứng nguyên tắc SMART:

- Cụ thể, chi tiết: Các tiêu chí phải phản ánh được sự khác biệt giữa người thực hiện công việc tốt và người thực hiện công việc không tốt (S)

- Đo lường được: Các tiêu chí phải đo lường được và không quá khó khăn trong việc thu thập dữ liệu hoặc dữ liệu quá phân tán (M)

- Phù hợp thực tiễn: Các tiêu chí thực hiện công việc gắn với kết quả thực tế, khả thi, hợp lý (A)

- Có thể tin cậy được: Các tiêu chí đo lường thực hiện công việc phải nhất quán, đáng tin cậy Những người đánh giá khác nhau cùng xem xét kết quả thực hiện

của một nhân viên, thì phải có các kết luận không quá khác nhau về kết quả thực hiện của nhân viên đó (R)

- Thời gian thực hiện/ hoàn thành công việc (T): Tiêu chí đánh giá cần xem xét kết quả hoàn thành công việc tương ứng với thời gian quy định

* Các phương pháp đánh giá:

- Phương pháp xếp hạng luân phiên: Tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp sẽ được sắp xếp theo thứ tự tăng dần từ người có kết quả yếu nhất đến người có kết quả giỏi nhất về những điểm chính (như thái độ làm việc, kết quả thực hiện công việc, v.v ) Trong doanh nghiệp có quy mô lao động lớn, công việc đa dạng thì rất khó áp dụng phương pháp này

- Phương pháp so sánh cặp: Từng cặp nhân viên lần lượt được đem so sánh về những yêu cầu chính khi tổng hợp sẽ lần lượt chọn ra nhân viên có số điểm từ cao nhất đến thấp nhất Phương pháp này sẽ có mức độ xếp hạng hay phân loại chính xác hơn so với phương pháp xếp hạng luân phiên

- Phương pháp bảng điểm: Đây là phương pháp đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên căn cứ theo những tiêu chí chung đối với nhân viên về khối lượng, chất lượng, tác phong, hành vi, v.v trong công việc Trong những doanh nghiệp khác nhau, các tiêu chí chủ yếu cũng có thể khác nhau, tùy theo quan điểm của Giám đốc điều hành Mỗi nhân viên sẽ được đánh giá theo từng tiêu chí, sau đó tổng hợp lại sẽ có kết quả đánh giá chung về kết quả công việc của nhân viên đó

- Phương pháp lưu giữ: Lãnh đạo ghi lại những sai lầm, trục trặc lớn hay những kết quả rất tốt tron công việc thực hiện của nhân viên, những kết quả bình thường không được ghi lại

- Phương pháp quan sát hành vi: được thực hiện trên cơ sở quan sát các hành vi thực hiện công việc của nhân viên Căn cứ vào hai yêu tố: số lần quan sát và tần

số nhắc lại của các hành vi, người lãnh đạo sẽ đánh giá được tình hính thực hiện công việc chung của nhân viên

- Phương pháp quản trị theo mục tiêu:

Phương pháp này chú trọng đến các vấn đề:

+ Sự phối hợp của lãnh đạo và nhân viên đối với việc xếp đặt các mục tiêu cho nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định

+ Định kỳ xem xét các tiến bộ đã đạt được

+ Đánh giá mức độ hoàn thành các mục tiêu đã đề ra trong công việc

Các nhà lãnh đạo thường chú trọng đến các mục tiêu được lượng hóa

- Phương pháp phân tích định lượng: Đây là phương pháp tiếp theo, cụ thể hơn của phương pháp bảng điểm

+ Xác định được các tiêu chí/yêu cầu chủ yếu khi thực hiện công việc

+ Phân loại các mức độ thỏa mãn yêu cầu khi thực hiện công việc

+ Đánh giá tầm quan trọng của mỗi nhóm yêu cầu đối với hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên

+ Đánh giá tổng hợp về năng lực thực hiện công việc của nhân viên

c Cung cấp thông tin phản hồi:

- Có thể thực hiện một lần khi việc đánh giá thực hiện công việc kết thúc hoặc

có thể thực hiện công việc nhiều lần trong suốt quá trình đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên, điều này phụ thuộc vào tính chất, đặc điểm của công việc

- Các công việc rất đa dạng và phức tạp Đánh giá tình hình thực hiện công việc của công nhân sản xuất làm việc theo định mức lao động thì đơn giản, có thể căn

cứ trực tiếp vào mức độ hoàn thành của công nhân Đánh giá tình hình thực hiện công việc của các nhân viên khác lại rất phức tạp, khó chính xác và thường sử dụng những phương pháp cần thiết

II PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG “ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC” TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC

VÀ XÂY DỰNG

Hiện nay, Công ty cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng áp dụng quy trình

và biểu mẫu ISO của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO

9001-2009 trong hoạt động “Đánh giá thực hiện công việc”

1/ MỤC TIÊU

- Đánh giá hiệu quả làm việc trong quá khứ và cải thiện hiệu quả làm việc trong tương lai.

- Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển của nhân viên

- Đánh giá năng lực tiềm tàng và triển vọng thăng tiến của nhân viên.

- Đặt mục tiêu và xây dựng kế hoạch hành động nhằm giúp nhân viên định hướng

nghề nghiệp.

- Làm cơ sở xác định mức lương, thưởng.

- Tăng động lực làm việc cho nhân viên.

- Nhận được phản hồi của nhân viên về phương pháp quản lý và chính sách của

doanh nghiệp.

- Nhân viên chịu trách nhiệm với công việc được giao Người quản lý hiểu năng lực

chuyên môn của nhân viên hơn.

2/ PHẠM VI ÁP DỤNG

Quy trình này được áp dụng cho tất cả các phòng ban, đơn vị của Công ty

3/ TÀI LIỆU VIỆN DẪN

- Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000, mục 6.2 Nhân lực

- Sổ tay chất lượng của Công ty

- Bộ sách quản trị nguồn nhân lực của Business Edge

4/ ĐỊNH NGHĨA VÀ GIẢI THÍCH CHỮ VIẾT TẮT

5/ LƯU ĐỒ

hành

Tài liệu

1 Người quản lý trực tiếp Mô tả công việc

2 - Phòng Tổ chức HC và Chuẩn bị

người quản lý trực tiếp

- Nhân viên

Hoạch định

BM-01/QT- 5.2A/TCHC BM-02a/QT-5.2A/TCHC BM-02b/QT-5.2A/TCHC

3 - Người quản lý trực tiếp

BM-03/QT-5.2A/TCHC BM-04/QT-5.2A/TCHC

Phân tích công việc

4 - Nhân viên

- Người quản lý trực tiếp

- Người quản lý cấp cao

Đánh giá hiệu quả làm việc và hiệu quả đào tạo

BM-05a/QT-5.2A/TCHC BM-05b/QT-5.2A/TCHC BM-06/QT-5.2A/TCHC

5 - Nhân viên

- Người quản lý trực tiếp

- Người quản lý cấp cao

Phỏng vấn đánh giá

6 - Người quản lý cấp cao

- Phòng Tổ chức HC Hồ sơ đánh giá BM-07/QT-5.2A/TCLĐ

6/ DIỄN GIẢI QUY TRÌNH

6.1 Công việc đánh giá hiệu quả làm việc của cán bộ nhân viên được tiến hành có

thể theo thường kỳ, vụ việc hoặc định kỳ

6.2 Trước khi tiến hành đánh giá, người quản lý trực tiếp và quản lý cấp cao sẽ

được đào tạo bằng 2 hình thức: Cung cấp văn bản hướng dẫn hoặc tổ chức các lớp tập huấn.

6.3 Để chuẩn bị mỗi kỳ đánh giá chất lượng cán bộ nhân viên, người quản lý trực

tiếp và quản lý cấp cao sẽ tiến hành xem xét phạm vi trách nhiệm của mỗi nhân viên theo bản mô tả công việc, từ đó phân chia công việc, đặt mục tiêu làm việc cho nhân viên.

6.4 Người quản lý trực tiếp và quản lý cấp cao tiến hành đánh giá theo quy trình.

Việc thực hiện các biểu mẫu có thể được áp dụng phù hợp với hình thức đánh giá mà người quản lý áp dụng và yêu cầu.

6.5 Cuối kỳ đánh giá, nhà quản lý và nhân viên có một cuộc họp chính thức trao

đổi về hiệu quả làm việc của nhân viên để đánh giá hiệu quả làm việc hiện tại

và xác định các phương thức cải thiện hiệu quả làm việc trong tương lai

E

6.6 Phòng TCHC tổng hợp bản đánh giá cán bộ nhân viên của các phòng ban

trình Tổng giám đốc Công ty phê duyệt

6.7 Các bản đánh giá về kết quả làm việc của cán bộ nhân viên phải được lưu trữ

trong hồ sơ cá nhân.

7/ LƯU TRỮ TÀI LIỆU, HỒ SƠ

Trong quá trình thực thi quy trình này phải tiến hành lưu trữ các tài liệu, hồ sơ theo

quy định dưới đây:

Loại tài liệu

Lập văn bản/ hồ sơ Lưu trữ văn bản/ hồ sơ

lưu trữ

Mã số/

ký hiệu

Thêi gian lu

Kế hoạch công tác Người quản

lý trực tiếp

Quan sát nhân viên

thực hiện công việc

Người quản

5 năm

Đánh giá hiệu quả

đào tạo

- Nhân viên

- Người quản

lý trực tiếp

Đánh giá hiệu quả

làm việc

- Người quản

lý trực tiếp

- Người quản

lý cấp cao

Việc lưu trữ tài liệu, hồ sơ phải theo đúng Quy trình 4.4 Lưu trữ hồ sơ

8/ PHỤ LỤC

Các tài liệu được áp dụng kèm theo quy trình này bao gồm:

Loại tài

Biểu mẫu BM – 02a/QT-5.2/TCHC Kế hoạch công tác (cho nhân viên)

Biểu mẫu BM – 02b/QT-5.2/TCHC Kế hoạch công tác (cho cán bộ)

Biểu mẫu BM – 03/QT-5.2/TCHC Quan sát nhân viên thực hiện công việc

Biểu mẫu BM – 05a/QT-5.2/TCHC Đánh giá quá trình làm việc và khả năng pháttriển (Sử dụng cho nhân viên) Biểu mẫu BM – 05b/QT-5.2/TCHC Đánh giá quá trình làm việc và khả năng phát

triển (Sử dụng cho vị trí quản lý)

BM03/QT5.2 -A/TCLĐ

QUAN SÁT NHÂN VIÊN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

Họ và tên:

Chức danh công việc:

Chi tiết công việc quan sát::

-Chi tiết về thời gian:

Các chuẩn mực đánh giá:

Tập trung t tởng

Kịp thời, chính xác

Hình thức, thẩm mỹ

Hà nội, ngày tháng năm 200

BM07/QT5.2-A/TCLĐ

CÔNG TY Cp LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC VÀ XÂY DỰNG

Phòng Tổ chức lao động

ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC

NHIỆM VỤ

(Liệt kê những nhiệm vụ cơ bản của nhân viên)

Quy định về các mức hiệu quả công việc

Kém (E): Hiệu quả công việc luôn thấp hơn mức yêu cầu nhiều Mức hiệu quả này là không thể

chấp nhận đợc

Cần cố gắng (D): Hiệu quả công việc đôi khi cha đạt mức yêu cầu Cần nỗ lực để nâng cao hiệu quả

làm việc

Đạt yêu cầu (C): Hiệu quả công việc luôn đạt mức yêu cầu

Tốt (B): Thường xuyên làm tốt hơn mức yêu cầu

Xuất sắc (A): Luôn làm việc đạt kết quả đặc biệt cao

Không áp dụng (O): Tiêu chí này không áp dụng để đánh giá

Kỹ năng chuyên môn (áp dụng với những nhân viên làm các công việc kỹ thuật)

Kiến thức chuyên môn Khả năng phân tích vấn đề Khả năng đề xuất các kiến nghị để cải tiến công việc

Áp dụng thành thạo các công cụ làm việc

Chất lợng công việc:

Độ chính xác

Độ hoàn thiện

Độ tin cậy Đáp ứng các yêu cầu cung cấp dịch vụ với tinh thần trách nhiệm

Kỹ năng giao tiếp cá nhân (Kỹ năng tơng tác giữa nhân viên với các nhân viên khác và kỹ năng

làm

việc nhóm)

Tơng tác với đồng nghiệp Tơng tác với cấp trên Tham gia hoạt động nhóm Đóng góp cho hoạt động nhóm Quyết tâm vì thành công của nhóm

Kỹ năng trao đổi thông tin (nếu phù hợp với tính chất công việc)

Kỹ năng viết

Kỹ năng nói Sẵn sàng chia sẻ thông tin

Tế nhị và lịch sự

Phơng pháp làm việc (Tính cách của nhân viên thể hiện trong khi làm việc)

Tích cực tìm cách cải tiến quy trình làm việc

Sẵn sàng tiếp nhận những ý tởng hoặc cách làm việc mới

Sáng tạo

Có kế hoạch và tổ chức Linh hoạt

Theo đúng chỉ dẫn Đảm bảo ngày công

Khối lợng công việc

Khối lợng công việc đã hoàn thành Khối lợng công việc hoàn thành đúng thời hạn

Huấn luyện và phát triển nhân viên Làm đúng trách nhiệm và quyền hạn Thờng xuyên đánh giá nhân viên Dám đơng đầu với các vấn đề về hiệu quả làm việc

Kiểm soát chi phí và quản lý nguồn lực Đặt yêu cầu cao cho bản thân và cho những ngời khác

Chấp nhận những phê bình mang tính chất xây dựng

ĐÁNH GIÁ CHUNG

(Đánh dấu x vào những ô dới đây)

Nhận xét của ngời đánh giá

Các kế hoạch hành động/Các mục tiêu đào tạo và phát triển

(Nếu có ghi tóm tắt các kế hoạch cụ thể, mục tiêu hoặc chơng trình đào tạo cho kỳ sau)