Làm việc nhóm tại trung tâm thông tin bảo hiểm xã hội việt nam

Trung tâm Thông tin là cơ quan chuyên môn trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, có chức năng giúp Tổng giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam quản lý và tổ chức thực hiện phát triển, ứng dụng

Làm việc nhóm tại Trung tâm Thông tin Bảo hiểm xã hội Việt Nam

Trung tâm Thông tin Bảo hiểm xã hội Việt Nam nơi tôi đang công tác là một cơ quan nhà nước cấp trung ương được thành lập từ ngày 23 tháng 9 năm

2008 trên cơ sở tổ chức lại Trung tâm CNTT Trung tâm Thông tin là cơ quan chuyên môn trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, có chức năng giúp Tổng giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam quản lý và tổ chức thực hiện phát triển, ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam; thực hiện các dịch

vụ công nghệ thông tin đối với các đơn vị trong và ngoài hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam theo quy định của pháp luật

Trung tâm Thông tin chịu sự chỉ đạo và quản lý trực tiếp, toàn diện của Tổng giám đốc Trung tâm Thông tin là đơn vị dự toán cấp 3, có tư cách pháp nhân đầy đủ, có con dấu, tài khoản riêng và có trụ sở đặt tại Hà Nội

- Số cán bộ, nhân viên của Trung tâm Thông tin có 34 cán bộ được bố trí theo sơ đồ sau:

- Trưởng phòng phụ trách chung do Giám đốc Trung tâm Thông tin bổ nhiệm có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Giám đốc

- Các Phó trưởng phòng: giúp việc cho Trưởng phòng do Giám đốc Trung tâm Thông tin bổ nhiệm

Giám đốc

Lãnh đạo phòng

Trưởng phòng

Chuyên viên

- Các nhân viên được điều động và thi tuyển vào cơ quan theo chỉ tiêu biên chế được phân bổ hàng năm Trưởng phòng phân công nhiệm vụ cho các nhân viên theo chuyên môn được đào tạo và nhiệm vụ chuyên môn của phòng cụ thể

Từ cơ cấu, tổ chức và hoạt động thực tiễn của Trung tâm Thông tin Bảo

hiểm xã hội Việt Nam liên hệ với môn học “Quản trị hành vi tổ chức” tôi thấy

toàn bộ chương trình của môn học đều có thể liên hệ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm thông tin nơi tôi đang công tác Tuy nhiên các nội dung “Tính lãnh đạo trong tổ chức”, “Ra quyết định”, “Văn hoá tổ chức” là các lĩnh vực mà sau khi học có thể giúp cá nhân tôi có đóng góp hiệu quả hơn trong tổ chức mà tôi làm việc, liên hệ cụ thể từng nội dung sau:

* Về tính lãnh đạo trong tổ chức:

- Khái niệm lãnh đạo: Lãnh đạo là khả năng gây ảnh hưởng, khích lệ và khiến cho người khác đóng góp cho sự hiệu quả của tổ chức trong đó họ là thành viên

- Các loại năng lực lãnh đạo: Trí thông minh cảm xúc, chân thành, định hướng, lãnh đạo thúc đẩy, tự tin, thông minh, hiểu biết công việc

- Người lãnh đạo phải biết xây dựng các kế hoạch, định hướng phát triển phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh, môi trường làm việc của tổ chức Có thể lựa chọn các kiểu lãnh đạo: Theo thời gian, theo công việc, theo con người, lãnh đạo theo định hướng - mục tiêu

Vận dụng kiến thức môn học vào thực tiễn lãnh đạo của Trung tâm Thông tin có mối liên hệ như sau:

- Giám đốc Trung tâm Thông tin BHXH Việt Nam là người lãnh đạo đồng thời vừa là người quản lý Vai trò lãnh đạo thể hiện ở việc chịu trách nhiệm cá nhân trước Tổng giám đốc BHXH Việt Nam về toàn bộ các lĩnh vực công tác của Tung tâm Thông tin (TTTT) được giao Có trách nhiệm lãnh đạo toàn thể cán bộ, nhân viên trong TTTT xây dựng chiến lược, kế hoạch, chương trình, dự án phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm về hoạt động công nghệ thông tin của ngành BHXH

- Vai trò quản lý thể hiện ở việc quản lý công chức, viên chức và tài sản của đơn vị, quản lý hoạt động ứng dụng CNTT trong toàn ngành BHXH

- Để hoàn thành mục tiêu, kế hoạch đề ra lãnh đạo TTTT cũng phải căn cứ trên các điều kiện thực tế như: Cơ cấu của tổ chức, khả năng và năng lực của cấp dưới, tổ chức thực hiện công việc, để đề ra phương thức Lãnh đạo hợp lý

- Lãnh đạo việc xây dựng chiến lược, kế hoạch, chương trình, dự án phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm về hoạt động công nghệ thông tin kiểu lãnh đạo theo định hướng - mục tiêu, tuy nhiên do phải thực hiện Lãnh đạo nhiều lĩnh vực nên Lãnh đạo TTTT chưa phát huy hết năng lực, vai trò và khả năng trong lãnh đạo như các lĩnh vực của môn học đã nêu Cụ thể Lãnh đạo TTTT chỉ được đào tạo chuyên sâu về CNTT và hiểu biết sâu về một hoặc một vài lĩnh vực trong CNTT song phải lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ ở nhiều lĩnh vực như: Quản lý con người, quản lý mua sắm tài sản, xây dựng và thẩm định dự án CNTT, do đó sẽ lãnh đạo hiệu quả không cao ở một số lĩnh vực Mặt khác Lãnh đạo thường chỉ phấn đấu để hoàn thành nhiệm vụ của ngành mà thiếu tính sáng tạo, tính phấn đấu để hoàn thành nhiệm vụ với kết quả cao nhất do không được tự lựa chọn biện pháp lãnh đạo theo phương thức của mình

* Về ra quyết định:

- Việc ra quyết định là quá trình suy xét để lựa chọn giữa một hay nhiều phương án với mục đích tiến tới trạng thái mong muốn của sự việc

- Các loại hình quyết định: Quyết định theo lý trí, quyết định theo trực giác,

- Để đưa ra một quyết định chính xác và hiệu quả cần đánh giá các phương

án một cách hệ thống, cân bằng các ảnh hưởng cảm xúc và lý trí, phải lập kế hoạch cho công việc

Từ những lý thuyết cơ bản nêu trên của môn học, liên hệ thực tiễn với Trung tâm Thông tin có điểm tương đồng trong việc ra quyết định công việc như sau:

- Do đặc thù công việc riêng của ngành và nhiệm vụ giao cho TTTT thực hiện do đó hầu như các quyết định được đưa ra theo lý trí Một vấn đề cần giải quyết phải được xác định rõ rồi sau đó chọn phương pháp, sau đó chọn các phương

án phát triển, chọn giải pháp tốt nhất, thực hiện ứng dụng giải pháp, sau cùng là đánh giá và quyết định vấn đề

- Do ứng dụng mô hình quyết định này nên công việc được giải quyết một cách rõ ràng, phù hợp và thống nhất, có thể bao quát và xử lý nhiều thông tin, đánh giá đồng thời các lựa chọn Tuy nhiên, việc thường xuyên xử lý công việc theo lý trí cũng bộc lộ những điểm hạn chế như: Không đề cao được sự nhanh nhạy trong hành động, khả năng nhận biết khi một vấn đề hay cơ hội xảy đến dễ bị bỏ qua, sự phối hợp giữa các phòng không tốt do mỗi phòng một lĩnh vực chuyên môn nên một vấn đề chung liên quan đến các phòng được đưa ra sẽ khó có sự thống nhất ý kiến giữa các phòng

* Về văn hoá tổ chức:

- Văn hoá tổ chức là sự chia sẻ các nhận định, giá trị và niềm tin được cho là cách suy nghĩ đúng về cách giải quyết các vấn đề và các cơ hội của tổ chức

- Văn hoá tổ chức có ba chức năng chính là: Gắn chặt chẽ với hình thức kiểm soát xã hội, liên kết mọi người với nhau, giúp các nhân viên gắn bó với nơi làm việc

- Cấu trúc của văn hoá tổ chức phù hợp với môi trường tổ chức và liên quan tới thứ tự của niềm tin, các giá trị và sự nhận định

Từ nội dung nêu trên của môn học liên hệ vào mặt thực tiễn hoạt động của

tổ chức tại Trung tâm Thông tin BHXH Việt Nam ta có thể liên hệ các vấn đề sau:

- BHXH Việt Nam đã triển khai xây dựng quy định một số tiêu chí và có một số tiêu chí do các tổ chức tự đề ra tại Văn phòng BHXH Việt Nam, các đơn vị BHXH trực thuộc BHXH Việt Nam Đến nay có hầu hết các đơn vị phấn đấu đạt là các đơn vị văn hoá trên cơ sở các tiêu chí

- Tại TTTT nơi tôi công tác đã đạt tiêu chí đơn vị văn hoá các cán bộ công nhân viên viên sống đoàn kết, có ý thức xây dựng tổ chức, tổ chứcthường hoàn thành nhiệm vụ với chất lượng cao

- Trong quá trình phấn đấu thực hiện nhiệm vụ và thực hiện Văn hoá tổ chức, từ thực tiễn TTTT thường bổ sung được thêm các giá trị văn hó, có sự thống

nhất, đồng thuận cao của các cán bộ tạo cho văn hóa của tổ chứcngày càng phát triển phong phú, đa dạng

Tuy nhiên, do đặc thù công việc, quy định nhiệm vụ, do chênh lệch tuổi tác, nhận thức và hình thức lựa chọn nhân viên còn cứng nhắc nên ở tổ chứccòn tình trạng một số nhân viên bất đồng với văn hóa của tổ chức nên cần có những biện pháp khắc phục và sửa đổi

Phát triển các đề xuất: Từ thực tiễn công tác và các nội dung môn học

“Quản trị hành vi tổ chức” tôi có phát triển các đề xuất sau cho tổ chức:

- Nâng cao tính chủ động trong quản lý, điều hành của lãnh đạo TTTT theo hướng linh hoạt hơn Cụ thể ở đây là quản lý dựa trên tiến độ và kết quả hoàn thành công việc và nhiệm vụ được giao Tăng quản lý điều hành nhằm nâng cao trách nhiệm, tính chủ động của Trưởng, phó phòng và các nhân viên sẽ có điều kiện để sáng tạo và chủ động hơn

- Trong các quyết định của Lãnh đạo đôi khi nên mềm dẻo kết hợp giữa Lý trý và trực giác Đôi khi cần kiên quyết và kịp thời nhận định vấn đề theo đánh giá các phương án một cách hệ thống, cân bằng ảnh hưởng cảm xúc và lý trí, lập kế hoạch cho vấn đề Tăng mức độ nhân viên quyết định được công việc của họ trong

tổ chức, lợi ích của việc này là tăng sự nhận định vấn đề tốt hơn, các giải pháp nhiều hơn, lựa chọn được tốt nhất, sự liên quan quyết định cao

- Tăng cường văn hoá khen thưởng trong tổ chức nó sẽ thúc đẩy sự sáng tạo

và tư duy của cán bộ Xây dựng lực lượng lao động ổn định, gắn bó với đơn vị, đây

sẽ là lực lượng chủ chốt và lòng cốt của tổ chức Xây dựng chia sẻ các nhận định, giá trị và niềm tin trong tổ chức nhất là giữa các phòng với nhau

- Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ nhân viên của phòng theo hướng giỏi về chuyên môn, nghiệp vụ, có tinh thần giữ gìn và phát huy các giá trị văn hóa

mà tổ chức đã tạo lập

- Tích cực đổi mới hình thức phân công công việc theo hướng đúng người, đúng việc và thời gian hoàn thành

- Thay đổi cơ chế tuyển dụng, chế độ lương thưởng đối với cán bộ nhằm thu hút lực lượng lao động có trình độ cao

Tài liệu tham khảo:

- Sách môn học : “Quản trị hành vi tổ chức” thuộc Chương trình đào tạo thạc sỹ quản trị kinh doanh quốc tế

- Quyết định số 4845/QĐ-BHXH ngày 17/10/2008 của Tổng giám đốc BHXH Việt Nam

- Quyết định số 4654/QĐ-BHXH ngày 23/09/2008 của Tổng giám đốc BHXH Việt Nam