Công tác quản lý văn bản tại Ban Quản lý Dự án Đầu tư và Xây dựng huyện Phù Yên tỉnh Sơn La

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUYỆN PHÙ YÊN 4 1.1 Lý luận chung về công tác quản lí văn bản 4 1.1.1 Một số khái niệm và vai trò của công tác quản lý văn bản 4 1.1.2 Quy trình quản lý văn bản đến 5 1.1.3 Quản lý văn bản đi 7 1.2 Khái quát về Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên. 10 1.2.1 Một số nét về Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng 10 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên. 10 Tiểu kết 12 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUYỆN PHÙ YÊN 13 2.1 Tình hình quản lý văn bản tại Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên giai đoạn 2014 – 2016. 13 2.2 Quy trình quản lý văn bản của Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên. 14 2.2.1 Quy trình quản lý văn bản đến 14 2.2.2 Quy trình giải quyết văn bản đi 17 2.2.3 Quản lý văn bản mật 22 2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 24 Tiểu kết: 25 Chương 3. MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ Ý KIẾN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUYỆN PHÙ YÊN 26 3.1 Nhận xét 26 3.1.1 Ưu điểm 26 3.1.2 Hạn chế 26 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Ban Quản lý Dự Án Đầu tư và Xây dựng huyện Phù Yên 27 3.2.1 Hoàn thiện các quy định về công tác văn thư 27 3.2.2 Về vấn đề nhân sự 27 3.2.3 Tăng cường đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác 27 3.2.4 Tăng cường nâng cao chất lượng trong công tác quản lý văn bản 28 Tiểu kết: 28 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC 31

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu “ Công tác quản lý văn bản tại Ban Quản lý Dự án Đầu tư và Xây dựng huyện Phù Yên tỉnh Sơn La” là đúng sự thật Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về các nội dung trong đề tài đã nghiên cứu.

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian nghiên cứu đề tài “ Công tác quản lý văn bản tại Ban Quản lý Dự án Đầu tư và Xây dựng huyện Phù Yên tỉnh Sơn La”, tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban QLDA nói cung và bộ phận Văn thư.

Bên cạnh đó, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến TS Bùi Thị Ánh giảng viên bộ môn “Phương pháp luận nghiên cứu khoa học” đã trang bị cho tôi những kiến thức cơ bản cần có để hoàn thành nghiên cứu này.

Vân-Xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUYỆN PHÙ YÊN 4

1.1 Lý luận chung về công tác quản lí văn bản 4

1.1.1 Một số khái niệm và vai trò của công tác quản lý văn bản 4

1.1.2 Quy trình quản lý văn bản đến 5

1.1.3 Quản lý văn bản đi 7

1.2 Khái quát về Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên 10

1.2.1 Một số nét về Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng 10

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên 10

* Tiểu kết 12

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUYỆN PHÙ YÊN 13

2.1 Tình hình quản lý văn bản tại Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên giai đoạn 2014 – 2016 13

2.2 Quy trình quản lý văn bản của Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên 14

2.2.1 Quy trình quản lý văn bản đến 14

2.2.2 Quy trình giải quyết văn bản đi 17

2.2.3 Quản lý văn bản mật 22

2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 24

*Tiểu kết: 25

Chương 3 MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ Ý KIẾN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUYỆN PHÙ YÊN 26

3.1 Nhận xét 26

3.1.1 Ưu điểm 26

3.1.2 Hạn chế 26

3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Ban Quản lý Dự Án Đầu tư và Xây dựng huyện Phù Yên 27

3.2.1 Hoàn thiện các quy định về công tác văn thư 27

3.2.2 Về vấn đề nhân sự 27

3.2.3 Tăng cường đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác.27 3.2.4 Tăng cường nâng cao chất lượng trong công tác quản lý văn bản 28

*Tiểu kết: 28

KẾT LUẬN 29

TÀI LIỆU THAM KHẢO 30

PHỤ LỤC 31

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

UBND: Ủy Ban Nhân Dân

Ban QLDA ĐT và XD: Ban Quản lý Dự án Đầu tư và Xây Dựng

đề luôn được chú trọng vì nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức; phục vụ các tư liệu, tài liệu cho quá trình giải quyết công việc; góp phần gìn giữ những căn cứ, bằng chứng quan trọng, những thông tin bí mật trong hoạt động của cơ quan Do đó làm tốt công tác quản lý văn bản cũng là tiền đề để đảm bảo cho hoạt động quản lý diễn ra thông suốt; đảm bảo hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính của cơ quan, tổ chức.

Tôi là sinh viên của ngành quản trị văn phòng cho nên tôi chọn công tác quản lý văn bản tại Ban QLDA ĐT và XD huyện Phù Yên để ứng dụng những

lý luận đã học ở trường và kiểm chứng nó trong thực tế công việc.

Bên cạnh sự giúp đỡ của người thân làm việc tại Ban đã cung cấp cho tôi những thông tin và số liệu thực tế của Ban để từ đó làm tốt chương 2 của tiểu luận này.

Hơn hết tôi mong muốn có cơ hội tìm hiểu và áp dụng kiến thức đã học vào công tác quản trị trong thực tế tại cơ quan Với tất cả những lí do trên tôi đã quyết định lựa chọn đề tài “ Công tác quản lý văn bản tại Ban Quản lý Dự án Đầu tư và Xây dựng huyện Phù Yên tỉnh Sơn La”.

2 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Giáo trình “Lí luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS Vương

Đình Quyền (2011) đã cung cấp cho tôi nội dung để làm chương 1 về cơ sở lý thuyết.

Đề tài nghiên cứu khoa học “Giải pháp quản lý văn bản đi, văn bản đến của các đơn vị trong hệ thống Kho bạc Nhà nước trên môi trường mạng” của

Thạc sĩ Bùi Thị Thư, Phó trưởng phòng-Phòng Hành chính lưu trữ, Văn phòng Kho bạc Nhà nước.

Luận văn thạc sĩ “Các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản của văn phòng cấp sở tại Thành phố Hồ Chí Minh” của Liêng Bích Ngọc – Giảng

viên Trường Cán bộ Thành phố Hồ Chí Minh.

Những công trình trên đã góp phần đưa ra cái nhìn khái quát về công tác văn thư nói chung và quản lý văn bản nói riêng trong các cơ quan, tổ chức Từ

đó góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư – quản lý văn bản them khoa học và hoàn chỉnh.

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Phân tích và tổng hợp cơ sở lý luận về công tác quản lý văn bản

- Tìm hiều thực trạng công tác quản lý văn bản tại Ban QLDA ĐT và

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập thông tin;

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;

- Phương pháp khảo sát thực tế;

- Phương pháp phỏng vấn;

- Phương pháp xử lí thông tin;

- Phương pháp phân tích, tổng hợp, logic.

6 Đối tượng nghiên cứu

Công tác quản lý văn bản tại Ban QLDA ĐT và XD huyện Phù Yên.

Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUYỆN

PHÙ YÊN1.1 Lý luận chung về công tác quản lí văn bản

1.1.1 Một số khái niệm và vai trò của công tác quản lý văn bản

Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay kí tựnhất định

- Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hằng ngày của cơ quan, tổ chức [1; Tr 277].

- Văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảo, ban hành gửi đếncác cơ quan khác

- Văn bản đến là tất cả văn bản, giấy tờ do các cơ quan khác ban hành và gửitới

- Văn bản mật là văn bản có nội dung chứa đựng bí mật nhà nước, bí mật cơquan không được phổ biến và chỉ những người có trách nhiệm mới được đọc

- Văn bản ban hành nội bộ là văn bản do cơ quan ban hành nhưng chỉ sử dụngtrong nội bộ cơ quan, không gửi ra ngoài

*Một số yêu cầu của việc quản lý văn bản:

- Thống nhất việc tiếp nhận, ban hành, lưu giữ văn bản đi, đến ở bộ phân vănthư cơ quan

- Hợp lí hóa quá trình luân chuyển văn bản đi, đến; theo dõi chặt chẽ việc giảiquyết văn bản, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, không để sót việc, chậm việc

- Quản lý văn bản chặt chẽ, bảo đảm giữ gìn bí mật thông tin tài liệu; bảoquản sạch sẽ và thu hồi đầy đủ, đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi

- Phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu; Lập hồ sơ và nộp hồ

sơ, sổ sách văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan đúng thời hạn Vai trò của côngtác quản lý văn bản

*Vai trò của công tác quản lý văn bản

Quản lý văn bản là công việc diễn ra hằng ngày, hằng giờ tại các cơ quan, đơn

vị Nó là mạch máu đảm bảo quan hệ giữa các cơ quan với nhau và giữa các cơ quan

với nhân dân

- Bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ chính xác những thông tin cần thiết phục

vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý của các cơ quan, đơn vị

- Giúp cho công việc được giải quyết một cách nhanh chóng, chính xác cóchất lượng, đúng đường lối chính sách, chế độ

- Lưu trữ lại những tài liệu phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết, kiểm tra chocông việc trước mắt và lâu dài

1.1.2 Quy trình quản lý văn bản đến

- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

+ Các văn bản đến được phân loại và bóc bì như sau:

Loại phải bóc bì: các bì văn bản gửi đến cho cơ quan tổ chức

Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ mức độ mật hoặc gửiđích danh cá nhân và tổ chức trong cơ quan Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận

Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số12/2002/TT-BCN(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thựchiện Nghị định 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy địnhchi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước và quy định cụ thể cuả cơ quan, tổchức

+ Việc bóc bì văn bản phải được thực hiện đảm bảo các yêu cầu sau:

Những bì có đóng dấu chỉ mức độ khẩn cấp phải được bóc trước để giải quyếtkịp thời;

Không ngây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làmmất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;

Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì, nếu văn

bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi

Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xácminh [5; Tr 3]

- Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”;ghi số đến và ngày đến Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trongtrường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”

+ Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đíchdanh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà khôngphải đóng đấu “Đến”

Đăng ký văn bản đến: phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tincần thiết về văn bản;

+ Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đếnđược thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản

* Trình, chuyển giao văn bản đến

- Trình văn bản đến

+Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu

cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm(sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạogiải quyết Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giaongay sau khi nhận được

+ Căn cứ nội dung của văn bản đến: các đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyềnphân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu

- Chuyển giao văn bản đến

+Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giaovăn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết

+Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trìnhngười đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếucó) Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị Văn thư đơn vị chuyển văn bản đếncho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết

+ Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Vănthư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, vănbản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhậnbản Fax, văn bản chuyển qua mạng

* Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Giải quyết văn bản đến

+ Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịpthời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức.Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước

+ Khi quyết định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếugiải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân

- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

+ Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc

về thời hạn giải quyết

+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi,đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

+ Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao tráchnhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

+ Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theodõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

1.1.3 Quản lý văn bản đi

* Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản; nếu có sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

- Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

+ Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chungcủa cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quyđịnh khác

+ Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1,Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ vềhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau:

Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế,hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số

Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một hệ thống số riêng.+ Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng

+ Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quyđịnh tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV [3; Tr.3,4]

* Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lývăn bản đi trên máy vi tính

- Đăng ký văn bản đi bằng sổ

+ Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được các cơ quan, tổ chứclập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp

- Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi đượcthực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này

+ Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi đượcthực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơquan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

+ Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in

ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý

* Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Làm thủ tục phát hành văn bản

+ Lựa chọn bì: bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản;

Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số BCA(A11)

12/2002/TT-+ Trình bày bì và viết bì

+ Vào bì và dán bì: tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cáchgấp văn bản để vào bì

+ Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì

Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trênvăn bản trong bì Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ

ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 vàKhoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)

* Chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trongngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bảnquy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản

+ Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chứcchuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ chuyểngiao văn bản đi Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

+ Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện: tất cả văn bản đi được chuyển phát quaBưu điện đều phải đăng ký vào sổ

+ Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng văn bản đi được chuyểncho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính

+ Chuyển phát văn bản mật: việc chuyển phải văn bản mật được thực hiện theoquy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản

3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)

- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:+ Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu củangười ký văn bản

+ Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thuhồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bịthiếu hoặc thất lạc

+ Trường hợp văn bản bị sai xót hoặc thất lạc, phải báo cáo sớm người có tráchnhiệm xem xét, giải quyết.

* Lưu văn bản đi

-Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

+ Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưutrong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc

+ Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký

- Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu

số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dungbảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số

1.2 Khái quát về Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên.

1.2.1 Một số nét về Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng

- Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên là tổ chức sự nghiệpcông lập trực thuộc UBND huyện hoạt động theo cơ chế tự chủ về tài chính, tự bảođảm chi thường xuyên theo quy định của Nghị định số 16/2015/NĐ-CP của ChínhPhủ

- Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên có con dấu riêng, có tàikhoản tại Kho Bạc Nhà Nước, Ngân hang để giao dịch theo quy định của pháp luật

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự

án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên.

* Chức năng

Ban quan lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên thực hiện các chức năngtheo Quyết định thành lập Ban QLDA và theo hướng dẫn tại Khoản 2 Điều 7 củaThông tư số 16/2016/TT-BXD ngày 30 tháng 6 năm 2016 của Bộ Xây Dựng, gồm:

- Làm chủ đầu tư một số dự án sử dụng vốn ngân sách, vốn nhà nước ngoàingân sách do người quyết định đầu tư giao;

- Nhận ủy thác quản lý dự án của các chủ đầu tư khác theo hợp đồng ủy thácquản lý dự án được ký kết;

- Tiếp nhận và quản lý sử dụng vốn để đầu tư xây dựng theo quy định củapháp luật;

- Tổ chức quản lý các dự án do mình làm chủ đầu tư và nhận ủy thác quản lý

dự án theo hợp đồng ủy thác quản lý dự án cho các chủ đầu tư khác khi được yêu cầu

và có đủ Điều kiện năng lực để thực hiện theo quy định của pháp luật;

- Bàn giao công trình hoàn thành cho chủ đầu tư, chủ quản lý sử dụng côngtrình khi kết thúc xây dựng;

- Thực hiện các chức năng khác do người quyết định thành lập Ban QLDAgiao

[2; Tr.1,2]

* Nhiệm vụ và quyền hạn

Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên có trách nhiệm thực hiệncác nhiệm vụ, quyền hạn trong công tác quản lý dự án theo quy định của pháp luật vàhướng dẫn tại Điều 8 của Thông tu số 16/2016/TT-BXD ngày 30/6/2016 của Bộ XâyDựng gồm:

- Các nhiệm vụ, nội dung quản lý dự án quy định tại Điều 66 của Luật Xâydựng và của pháp luật có lien quan gồm: kế hoạch, khối lượng công việc; chất lượngxây dựng; tiến đồ thực hiện; chi phí đầu tư xây dựng; lựa chọn nhà thầu và hợp đồngxây dựng; quản lý rủi ro; quản lý hệ thống thông tin công trình và nội dung cần thiếtkhác của pháp luật có lien quan

- Các nhiệm vụ được xác định trong hợp dồng ủy thác QLDA được ký giữachủ đầu tư với Ban QLDA

- Các nhiệm vụ phối hợp với cơ quan, tổ chức có lien quan và nhiệm vụ khác(nếu có) do người quyết định đầu tư giao: phối hợp hoạt động với tổ chức, cá nhântham gia thực hiện dự án để đảm bảo yêu cầu về tiến độ, chất lượng, chi phí, an toàn

và bảo vệ môi trường

- Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên có các quyền và nghĩa

vụ theo quy định tại Điều 68, Điều 69 của Luật Xây dựng và quy định của pháp luật cóliên quan gồm:

+ Lập, quản lý dựa án khi có đủ diều kiện năng lực theo quy định của Luật này;+ Xác định yêu cầu nội dung nhiệm vụ lập dự án:

+ Thực hiện quyền quản lý dự án theo ủy quyền của chủ đầu tư;

+ Thực hiện nghĩa vụ của chủ đầu tư về quản lý dự án trong phạm vi được ủyquyền

* Cơ cấu tổ chức

- Ban giám đốc Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng gồm: 01 Giám đốc, 02

Phó giám đốc.

- Khối các tổ chức năng, nghiệp vụ gồm:

+ Tổ hành chính – kế toán;

+ Tổ quản lý dự án đầu tư;

+ Tổ kỹ thuật và chất lượng công trình;

+ Tổ di dân tái định cư và hỗ trợ sản xuất

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ

ÁN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUYỆN PHÙ YÊN.

2.1 Tình hình quản lý văn bản tại Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên giai đoạn 2014 – 2016.

Là một phòng ban chuyên môn của huyện Ban QLDA hằng năm tiếp nhận mộtlượng lớn văn bản trung bình khoảng từ 2500 đến 3500 và ban hanh khoảng từ 1500đến 2000 văn bản các loại

Với chuyên môn đặc thù và chức năng, quyền hạn là quản lý các dự án xâydựng nên số lượng các công việc liên quan đến giấy tờ, công văn đến và giải quyếtcủa Ban chiếm một số lượng lớn Cùng với đó là các văn bản đi và văn bản trả lời giảiquyết công việc

Trong những năm trở lại đây (2014-2016), công tác quản lý và giải quyết vănbản của Ban đã được thực hiện khá tốt, cụ thể:

Năm 2014, Ban QLDA đã tiếp nhận và xử lý 3689 văn bản đến; và ban hành

2143 văn bản đi Các số liệu trên cho thấy khối lượng công việc và văn bản đi và đếnkhá nhiều mà Ban cần đảm nhận

Năm 2015, Ban QLDA tiếp nhận và xử lý 3665 văn bản đến, và ban hành 1786văn bản đi

Năm 2016, Ban QLDA tiếp nhận và xử lý 3971 văn bản đến, và ban hành 2303văn bản đi Từ đó cho thấy số lượng văn bản và công việc cần giải quyết của ban đangngày càng tăng lên do nhu cầu công việc nói riêng và sự phát triển về kinh tế xã hộinói chung

Quy trình nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản đi, đến của Ban QLDA đượcthực hiện dựa trên hệ thống máy tính nhờ phần mềm quản lý văn bản kết hợp với cácloại sổ quản lý văn bản Các văn bản đi và đến đều được đăng kí và cập nhật vào phầnmềm cũng như sổ quản lý văn bản Phần mềm quản lý văn bản trên được xây dựng đểphục vụ cho công tác quản lý văn bản đi-đến, được kết nối mạng với mạng cục bộ củaUBND huyện và mạng internet để tiếp nhận và chia sẻ thông tin phục vụ cho công tácquản lý hành chính nhà nước Việc quản lý văn bản đi, đến thực hiện theo đúng quyđịnh tại công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư và lưu trữ

nhà nước.

2.2 Quy trình quản lý văn bản của Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên.

2.2.1 Quy trình quản lý văn bản đến

Trong quá trình làm việc Ban QLDA đã tiếp nhận và giải quyết một lượng khálớn văn bản đến từ UBND huyện cũng như các phòng, ban có liên quan Các văn bảnđến có thể thống kê sơ bộ như bảng sau:

Tên loại văn bản

* Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến

Văn bản đến do các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi đến Ban đều được gửi vàoNơi tiếp nhận văn bản đặt tại Phòng Bảo vệ sau đó gửi đến Văn thư của UBND huyệnrồi chuyển đến Văn thư của Ban QLDA

Tiếp nhận văn bản đến: Các văn bản sau khi được gửi đến Ban QLDA sẽ đượcnhân viên văn thư tiếp nhận, kiểm tra kỹ về số lượng bì, các thành phần được ghi trên

bì, dấu niêm phong (nếu có) Tiếp đó nhân viên văn thư sẽ đối chiếu số kí hiệu ghi trên

bì với sổ chuyển giao xem có đúng văn bản gửi cho cơ quan mình và số lượng có đầy

Các văn bản đã phân loại sẽ được bóc bì văn bản theo trình tự pháp lý dựa trêncác quy định hiện hành về công tác văn thư-lưu trữ Những phong bì có đóng dấu chỉmức độ khẩn được văn thư của Ban QLDA bóc ngay sau khi nhận được Văn bản saukhi được lấy ra sẽ phải đối chiếu số ký hiệu ghi trên các văn bản với số ký hiệu ghingoài phong bì Nếu phát hiện sai xót khác nhân viên văn thư sẽ hỏi lại cơ quan hoặcgửi trả lại cơ quan đó

Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến: Dấu đến đóng vào văn bản nhằm xác nhậnvăn bản đó đã được chuyển tới văn thư của Ban QLDA và nhận được ngày nào; trongtrường hợp văn bản giải quyết không kịp thời, qua dấu đến lãnh đạo, Ban có thể tìmhiểu nguyên nhân và truy cứu trách nhiệm thuộc về ai

Mẫu dấu đến của Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên:

50mm

30mm

(nguồn Văn thư Ban QLDA ĐT & XD huyện Phù Yên)Các thành phần trong mẫu trên được Ban QLDA quy định như sau: số đến là sốthứ tự đăng ký văn bản của Ban QLDA trong một năm được ghi liên tục từ số 01 chocác văn bản mà Ban nhận được sớm nhất, cho đến số văn bản mà Ban nhận đượcmuộn nhất trong năm đó; Ngày đến là ngày, tháng, năm Ban QLDA nhận được vănbản vào sổ đăng ký; Chuyển ghi tên đơn vị hoặc cá nhân trong Ban có trách nhiệm giảiquyết

Dấu đến sẽ được đóng ở lề trái tờ đầu của văn bản dưới số, ký hiệu văn bản,dưới trích yếu nội dung hoặc vào khoảng trắng phía dưới ngày, tháng, năm ban hànhvăn bản

Đăng ký văn bản: nhằm quản lý chặt chẽ, theo dõi quá trình giải quyết và tratìm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản đến Các văn bản đến được vănthư của Ban QLDA đăng ký bằng hai phương thức là đăng ký bằng sổ và truy cập vào

Ban Quản lý dự án đầu tư và Xây dựngSố………

Đến ngày………

Chuyển………

phần mềm quản lý văn bản trên máy tính Văn bản đến ngày nào thì phải đăng ký vàchuyển giao trong ngày đó Đặc biệt đối với công văn khẩn sẽ được nhân viên văn thưcủa Ban QLDA đăng ký ngay và chuyển giao kịp thời đến đơn vị, cá nhân có tráchnhiệm giải quyết để không làm chậm trể công việc.

Ngoài sổ đăng ký văn bản đến thường Ban QLDA còn có sổ đăng ký văn bảnđến mật

Mẫu đăng ký văn bản đến [xem phụ lục 2]

Mẫu nội dung bên trong của sổ đăng ký văn bản đến thường:

Ngày đến Số

đến

Tácgiảvănbản

Số ký hiệuvăn bản

Ngàytháng vănbản

Tên loại và tríchyếu nội dungvăn bản

Đơn vịnhận hoặcngườinhận

Kýnhận

Ghichú

25/4/2016

Về việc lập hồ

sơ đăng ký thithăng hạng viênchức lên chuyênviên, kế toánviên

BanQLDA

ĐT & XD

Đãký

( nguồn Văn thư Ban QLDA ĐT & XD huyện Phù Yên) Các thông tin về văn bản được đưa đến sẽ được Văn thư của Ban cập nhậtmột cách cơ bản đầy đủ, chính xác nhất trước khi trình và chuyển giao cho các đơn vị,các nhân trong Ban

*Trình, chuyển giao văn bản đến

Trình văn bản đến: sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình chongười đứng đầu cơ quan hoặc người được giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiếnphân phối, giải quyết Nhân viên Văn thư của Ban QLDA sau khi đăng ký văn bảnxong sẽ trình lên Giám đốc hoặc Phó giám đốc Ban QLDA để xin ý kiến giải quyết

Các ý kiến phân phối, giải quyết của Giám đốc hoặc Phó giám đốc sẽ được ghivào khoảng giấy trống phía bên lề trái của văn bản hoặc cập nhật trực tiếp vào cơ sở

dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính