Lưu ý: cân đối khách mời, thành phần triệu tập theo số ghế ngồi bố trí được tại Hội trường lớn Nhà khách.. Năm 2015 mời 514 người, xác nhận dự 482 người, thực dự 409 người chưa bao gồm c
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
VĂN PHÒNG
PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CỦA VĂN PHÒNG
TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TỔNG KẾT NĂM 2016, TRIỂN KHAI KHNV NĂM 2017
Thời gian: Ngày 12, 13 tháng 01 năm 2016
Địa điểm: Hội trường lớn, Nhà khách ĐHQGHN
THỜI HẠN HOÀN THÀNH
1 Kế hoạch tổ chức
30/12/2015 Dương PCVP Bình
GĐ duyệt
05/01 Trong kịch bản có Đoàn chủ tich, Đoàn thư ký
1.1 Thành lập Ban tổ chức Quyết định
1.2 Phương án tổ chức PA được GĐ duyệt
1.3 Chương trình, kịch bản
- Chương trình
- Kịch bản tổng thể
- Kịch bản MC (05/01/2016) 1.4 Checklist (các ban, VP) 02 checklist
2 Khách mời
2.1 Thành phần dự, khách mời
Danh sách được GĐ duyệt 30/12
Trang 2Lưu ý: cân đối khách mời, thành phần triệu tập theo
số ghế ngồi bố trí được tại Hội trường lớn Nhà khách Năm 2015 mời
514 người, xác nhận dự
482 người, thực dự 409 người (chưa bao gồm cán
bộ các phòng ban Cơ quan ĐHQGHN)
- Khách các địa phương và
đối tác
Toàn
Lương
+ Hội đồng Quỹ phát triển
VNU
Toàn
Lương
2.2 In và gửi giấy mời, giấy
triệu tập Hội nghị
Giấy mời trang trọng, được gửi tới các đối tượng liên quan
- Khách Bộ/Ban/Ngành Trung ương Chuyển phát nhanh Toàn Lương
- Khách các địa phương và
+ Các đơn vị thành viên, trực
thuộc
Chuyển cho Văn thư các đơn vị Lương Lương
Trang 3+ Hội đồng VNU Chuyển phát nhanh Toàn Lương
+ Hội đồng Quỹ phát triển
Toàn
Lương
+ Hội đồng sáng lập Hội cựusinh viên VNU Chuyển phát nhanh Toàn Lương
2.3 Xác nhận đại biểu dự Danh sách khách dự
06-09/01
Toàn
- Khách VPCP
Gọi điện thoại
Lưu ý: Phòng HC Phân công cán bộ xác nhận khách mời, đb dự theo DS đựoc Giám đốc duyệt gửi
giấy mời
- Khách các địa phương và
+ Hội đồng Quỹ phát triển
1.4 Tài liệu
- Các bài phát biểu
+ Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên 10/01 Toàn
+ Ý kiến tham luận của các
đại biểu dự
cho các đơn vị
Trang 4- TCCB (Trường….)
- Đào tạo (Trường….)
- KHCN (Trường….)
- Tài liệu phát cho đại biểu (250 bộ) 09/01 Đạt nhận các báo cáo tổng
kết từ Đ/c Phương Phó Ban KHTC, Báo cáo thường niên
và bản tin từ Tạp chí KH
Phòng HC hỗ trợ xếp tài liệu
Đóng trong clear bag, có
2 tờ tiêu đề trắng để nháp, cùng tờ đăng ký phát biểu
(Đạt)
nhũ vàng (Đạt)
+ 03 báo cáo chuyên đề Báo cáo 10/01
+ Bản tin số mới Tạp chí số tết 2017 10/01 Tạp chí Khoa học (Đạt) Phòng Thư ký Liên hệ
- Tài liệu phát cho báo chí 30 bộ
Đạt chuyển các nội dung cho A,Bùi Tuấn làm thông
cáo
+ Bản tin số mới Tạp chí số tết 2017 10/01 Lan H Anh Tạp chí Khoa học (Đạt) Phòng Thư ký Liên hệ
3 Chuẩn bị tài liệu
+ Xây dựng Báo cáo tổng kết Báo cáo tổng kết 2016 và
Minh Phương Phó Ban KHTC
VP và các ban chức năng Kèm cả slides + Báo cáo chuyên đề ĐT Báo cáo chuyên đề thu học phí
theo đào tạo CLC 31/12
Trưởng Ban
+ Báo cáo chuyên đề KHCN Báo cáo chuyên đề KHCN 31/12 Trưởng BanKHCN Kèm cả slides
Trang 5+ Báo cáo chuyên đề của Văn phòng Báo cáo chuyên đề CCHC 31/12 CVP Kèm cả slides
+ Phát biểu của Giám đốc Bài phát biểu của Giám đốc 05/01 CVP Phó CVP
Toàn Phòng TKTH
4 Hậu cần
- Chuẩn bị phòng ở cho
khách ngày 12 - 13
Theo đăng ký của các đơn vị (Có thể đón từ chiều 12/01) 06-09/01 Tại
Hương QT/Hiền
Trong công văn triệu tập
có phần đăng ký ăn, ở ngày 12-13/01 Chốt danh sách khách mời – cán bộ
có nhu cầu phòng nghỉ xong trước 09/01 Thủ tục thanh toán theo
quy định
- Chuẩn bị bữa ăn ngày 12
-13
Số lượng khách dự Thực đơn, đơn vị cung cấp (Báo giá, Quyết định chọn, hợp
đồng…)
11/01 Lương Ngọc P.KHTC Bao gồm bữa, trưa + tối 12/01 và sáng + trưa
13/01
- Chuẩn bị Teabreak ngày 12- 13
Số lượng 3 bữa, có nội dung yêu cầu cụ thể 11/01 Lương Đào, Hằng Thời gian chuẩn bị: trướcgiờ giải lao sáng, chiều
12/01 và sáng 13/01
- Banner Giám đốc duyệt maket 09/01 Dương PCVP Bình Treo xong trước 11/1
- Chuẩn bị QĐ/hoa khen
thưởng
- QĐ khen thưởng
- Bằng khen, giấy chứng nhận
- Hoa
- Khay
- Lễ tân trên sân khấu
09/01
Đ/c Dũng – CT&CTHSSV /P.HC
Lương
Trao đổi với Ban CT&CTHSSV để chuẩn
bị khay, người bê (số lượng cụ thể)
Lễ tân sân khấu: Hiền,
Nga
- Âm thanh, ánh sáng, máy - Thiết bị vận hành tốt, ổn định 11/01 Tại Hải QT – Hải
Trang 6tính, điều hòa - Nhạc nền cho phần traothưởng HC
-Vệ sinh hội trường lớn,
phòng nghỉ, kiểm tra các
Vệ sinh Công nghiệp, Nhà khách thực hiện
- Sơ đồ vị trí Sơ đồ phân chia rõ khu vực chocác đối tượng khách 09/01 Đạt Tại - Dương
- Card bàn VIP Đúng mẫu, đúng tên, chức vụ 11/01 Đào Đạt
- Chuẩn bị Phòng đón VIP, Chuẩn bị sẵn theo quy chuẩn 12/01 Tại Đào, Hằng
- Chạy kiểm tra phương án
điện dự phòng
Máy phát điện sẵn sàng đấu nối
Bố trí khu vực tiếp đón đại
biểu và báo chí
02 bàn phát tài liệu
5 Truyền thông Phương án TT 11/01
- Tiếp đón báo chí, bao gồmcả báo chí theo đoàn của
khách VIP
H.Anh
6 Tài chính cho Hội nghị Phương án tài chính đảm bảocho buổi Lễ trình CVP duyệt 30/12 Oanh Lương
- Lưu ý chuẩn bị chế độ cholái xe
7 Tổng duyệt Duyệt toàn bộ công tác chuẩnbị 14h,11/1
- Rà soát toàn bộ trước sự Đốc thúc các cán bộ vào vị trí 6h PCVP Bình Dương
Trang 7- Đón các đại biểu Gọi điện, hướng dẫn, đưakhách vào vị trí 7h30
Lãnh đạo VP
và các ban chức năng cùng đón khách
- Phát tài liệu đại biểu Tài liệu được phát
Ký nhận dự HN 8h-8h30
P.KHTC, P.TKTH Oanh, Đạt
Ngọc, Hiền, Hương Phòng HC hỗ trợ hướng dẫn ĐB nhận Tài liệu
- Phát tài liệu báo chí Tài liệu được phát
Ký nhận dự HN 8h-8h30 Diệp, Lan Hoàng Anh
- Ổn định hướng dẫn chỗngồi tại hội trường lớn Khách ngồi đúng khu vực 8h-8h30 Ban TCCB Cường TCCB
- Đón và sắp xếp hoa củaĐại biểu lên sân khấu Hoa được xếp trên sân khấu 7h30-8h30 Bằng, Hải HC Tráng
-Lễ tân đón Khách VIP
trước khi sang Hội trường
- Lễ tân tiếp khách VIP tạiHội trường lớn Tiếp nước cho đại biểu 7h30-11h00 Lan Anh,Hằng Lương
- Lễ tân sân khấu (02 lễ tân
trao bằng khen)
Khay, QĐ, bằng khen, giấy
- Trực xếp xe Trực suốt sự kiện 7h30-11h00 Tráng Bảo vệ Nhàkhách
- Phát chế độ lái xe Chế độ được phát cho lái xe
khách VIP 7h30-11h00 Biên – Thiện Oanh
B SAU SỰ KIỆN
- Thu dọn, chuẩn bị hội trường trước - sau các buổi 12/01 Nhà khách HC
Trang 8- Tin bài/Theo dõi tin bàitrước và sau sự kiện 12/01 Bùi Tuấn Hoàng Anh