Tìm hiểu mô hình văn phòng hiện đại tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lí do lựa chọn đề tài 1 2. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 3. Mục đích nghiên cứu 2 4. Mục tiêu nghiên cứu 2 5. Lịch sử nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Đóng góp của đề tài 2 8. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1. VĂN PHÒNG VÀ MỘT SỐ MÔ HÌNH VĂN PHÒNG Ở VIỆT NAM 4 1.1. Văn phòng 4 1.1.1. Khái niệm 4 1.1.2. Vai trò của văn phòng 5 1.1.3. Cơ cấu tổ chức và nguyên tắc hoạt động của văn phòng 6 1.2. Một số mô hình văn phòng ở Việt Nam hiện nay 9 1.2.1. Văn phòng truyền thống ( văn phòng đóng) 9 1.2.2. Văn phòng điện tử (E – Office) 10 1.2.3. Văn phòng xanh 11 1.2.4. Văn phòng ảo (G- Office) 12 1.2.5. Văn phòng hiện đại 13 CHƯƠNG 2. MÔ HÌNH VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ KỸ THUẬT MOBIFONE 17 2.1. Khái quát về Công ty CP Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone 17 2.2. Văn phòng Công ty CP Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone 19 2.2.1. Bộ máy văn phòng công ty 19 2.2.2. Cơ cấu tổ chức văn phòng 20 2.2.3. Bố trí, sắp xếp phòng làm việc tại Văn phòng Công ty 23 2.3. Nghiệp vụ Văn phòng 24 2.3.1. Quy trình giải quyết công việc 24 2.3.2. Công tác văn thư, lưu trữ 25 2.3.4. Công tác thông tin, báo cáo 29 2.3.5. Quy tình phục vụ khách hàng 30 2.3.6. Tác phong, thái độ và phương pháp làm việc của can bộ nhân viên Văn phòng. 31 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ MÁY VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI TẠI CÔNG TY 34 3.1. Đánh giá về thực trạng việc ứng dụng mô hình văn phòng hiện đại của công ty 34 3.1.1. Ưu điểm 34 3.1.2. Nhược điểm 35 3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả của mô hình văn phòng hiện đại của công ty cổ phần dịch vụ kĩ thuật mobifone 36 3.3. Bài học kinh nghiệm và liên hệ thực tế 40 KẾT LUẬN 42 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 PHỤ LỤC

L I CAM ĐOAN Ờ

Tôi tên là Đ ng Th H ng- tr ng nhóm nghiên c u đ tài: “ ồ ị ươ ưở ứ ề Tìm

hi u mô hình văn phòng hi n đ i t i Công ty C ph n D ch v Kỹ thu tể ệ ạ ạ ổ ầ ị ụ ậMobifone”

Thay m t nhóm nghiên c u, tôi xin cam đoan đây là công trình nghiênặ ứ

c u c a chúng tôi trong th i gian qua Chúng tôi xin ch u hoàn toàn tráchứ ủ ờ ịnhi m n u có s không trung th c v thông tin s d ng trong công trìnhệ ế ự ự ề ử ụnghiên c u này.ứ

Hà N i, ngày 20 tháng 10 năm 2016ộ

L I C M N Ờ Ả Ơ

Đ hoàn thành đ tài này, trong quá trình kh o sát và thu th p thôngể ề ả ậtin, chúng tôi đã nh n đ c s tr giúp và h ng d n t n tình t cán b ,ậ ượ ự ợ ướ ẫ ậ ừ ộnhân viên Công ty C ph n D ch v Kỹ thu t Mobifone.ổ ầ ị ụ ậ

Nhân đây, cho phép chúng tôi xin bày t lòng bi t n chân thành t iỏ ế ơ ớ

gi ng viên, ThS Nguy n H u Danh b i th y đã t n tình h ng d n nhómả ễ ữ ở ầ ậ ướ ẫchúng tôi trong quá trình th c hi n đ tài này.ự ệ ề

Trong quá trình nghiên c u và kh o sát, chúng tôi g p khá nhi u khóứ ả ặ ềkhăn khi thu th p tài li u và tìm ki m thông tin M t khác, do trình dậ ệ ế ặ ộnghiên c u còn h n ch , th i gian nghiên c u h n h p và m t s nguyênứ ạ ế ờ ứ ạ ẹ ộ ốnhân khác nên dù c g ng v n không tránh kh i nh ng thi u sót v m t líố ắ ẫ ỏ ữ ế ề ặ

lu n cũng nh d n ch ng đ a ra Vì th , chúng tôi r t mong nh n đ cậ ư ẫ ứ ư ế ấ ậ ượgóp ý c a th y cô trong h i đ ng b o v đ tài, các th y cô trong tr ngủ ầ ộ ồ ả ệ ề ầ ườcũng nh b n đ c đ đ tài đ c hoàn thi n h n.ư ạ ọ ể ề ượ ệ ơ

Nh ng ý ki n đóng góp c a đ c gi giúp chúng tôi có thêm nh ngữ ế ủ ộ ả ữngu n t li u m i trên con đ ng h c t p và nghiên c u sau này.ồ ư ệ ớ ườ ọ ậ ứ

Chúng tôi xin chân thành c m n!ả ơ

MỤC LỤC

L I CAM ĐOAN Ờ

L I C M N Ờ Ả Ơ

M Đ U Ở Ầ 1

1 Lí do l a ch n đ tàiự ọ ề 1

2 Đ i t ng, ph m vi nghiên c uố ượ ạ ứ 2

3 M c đích nghiên c uụ ứ 2

4 M c tiêu nghiên c uụ ứ 2

5 L ch s nghiên c uị ử ứ 2

6 Ph ng pháp nghiên c uươ ứ 2

7 Đóng góp c a đ tàiủ ề 2

8 C u trúc c a đ tàiấ ủ ề 3

CH ƯƠ NG 1 VĂN PHÒNG VÀ M T S MÔ HÌNH VĂN PHÒNG VI T Ộ Ố Ở Ệ NAM 4

1.1 Văn phòng 4

1.1.1 Khái ni mệ 4

1.1.2 Vai trò c a văn phòngủ 5

1.1.3 C c u t ch c và nguyên t c ho t đ ng c a văn phòngơ ấ ổ ứ ắ ạ ộ ủ 6

1.2 M t s mô hình văn phòng Vi t Nam hi n nayộ ố ở ệ ệ 9

1.2.1 Văn phòng truy n th ng ( văn phòng đóng)ề ố 9

1.2.2 Văn phòng đi n t (E – Office)ệ ử 10

1.2.3 Văn phòng xanh 11

1.2.4 Văn phòng o (G- Office)ả 12

1.2.5 Văn phòng hi n đ iệ ạ 13

CH ƯƠ NG 2 MÔ HÌNH VĂN PHÒNG HI N Đ I T I CÔNG TY C PH N Ệ Ạ Ạ Ổ Ầ D CH V KỸ THU T MOBIFONE Ị Ụ Ậ 17

2.1 Khái quát v Công ty CP D ch v Kỹ thu t Mobifoneề ị ụ ậ 17

2.2 Văn phòng Công ty CP D ch v Kỹ thu t Mobifoneị ụ ậ 19

2.2.1 B máy văn phòng công tyộ 19

2.2.2 C c u t ch c văn phòngơ ấ ổ ứ 20

2.2.3 B trí, s p x p phòng làm vi c t i Văn phòng Công tyố ắ ế ệ ạ 23

2.3 Nghi p v Văn phòngệ ụ 24

2.3.1 Quy trình gi i quy t công vi cả ế ệ 24

2.3.2 Công tác văn th , l u trư ư ữ 25

2.3.4 Công tác thông tin, báo cáo 29

2.3.5 Quy tình ph c v khách hàngụ ụ 30

2.3.6 Tác phong, thái đ và ph ng pháp làm vi c c a can b nhân viênộ ươ ệ ủ ộ Văn phòng 31

CH ƯƠ NG 3 M T S GI I PHÁP NÂNG CAO HI U HO T Đ NG C A Ộ Ố Ả Ệ Ạ Ộ Ủ B MÁY VĂN PHÒNG HI N Đ I T I CÔNG TY Ộ Ệ Ạ Ạ 34

3.1 Đánh giá v th c tr ng vi c ng d ng mô hình văn phòng hi n đ i ề ự ạ ệ ứ ụ ệ ạ c a công tyủ 34

3.1.1 u đi mƯ ể 34

3.1.2 Nh c đi mượ ể 35

3.2 M t s gi i pháp nâng cao hi u qu c a mô hình văn phòng hi n ộ ố ả ệ ả ủ ệ đ i c a công ty c ph n d ch v kĩ thu t mobifoneạ ủ ổ ầ ị ụ ậ 36

3.3 Bài h c kinh nghi m và liên h th c tọ ệ ệ ự ế 40

K T LU N Ế Ậ 42

DANH M C TÀI LI U THAM KH O Ụ Ệ Ả 43

PH L C Ụ Ụ

M Đ U Ở Ầ

1 Lí do l a ch n đ tài ự ọ ề

Văn phòng là m t b ph n không th thi u c a b t c c quan tộ ộ ậ ể ế ủ ấ ứ ơ ổ

ch c nào Văn phòng là đ u m i thông tin c a c quan, là n i t p trung m iứ ầ ố ủ ơ ơ ậ ọvăn b n gi y t liên quan đ n ho t đ ng qu n lý đi u hành Văn phòngả ấ ờ ế ạ ộ ả ề

th c hi n các ch c năng tham m u, t ng h p, giúp vi c, h u c n Nó đ mự ệ ứ ư ổ ợ ệ ậ ầ ả

b o cho công tác lãnh đ o và qu n lý đ c t p trung m t cách th ng nh t,ả ạ ả ượ ậ ộ ố ấ

ho t đ ng th ng xuyên liên t c, có hi u qu ạ ộ ườ ụ ệ ả

Khi b c vào th k XXI, tr c nh ng yêu c u to l n c a đ t n cướ ế ỉ ướ ữ ầ ớ ủ ấ ướcũng nh đòi h i, nh ng xu h ng phát tri n t t y u c a th i đ i nh toànư ỏ ữ ướ ể ấ ế ủ ờ ạ ư

c u hóa, phát tri n m ng thông tin tòa c u, phát tri n các ngành khoa h cầ ể ạ ầ ể ọmũi nh n đi n t - tin h c, ti n t i hình thành m t n n kinh t tri th c …ọ ệ ử ọ ế ớ ộ ề ế ứthì m i ngành, m i lĩnh v c ho t đ ng trong xã h i không ng ng đ i m iỗ ỗ ự ạ ộ ộ ừ ổ ớ

và hi n đ i hóa Chính t nh ng yêu c u c p bách c a xã h i, đ thích ngệ ạ ừ ữ ầ ấ ủ ộ ể ứ

v i môi tr ng c a th i đ i công ngh thông tin thì văn phòng đã tr thànhớ ườ ủ ờ ạ ệ ở

m t b ph n quan tr ng không th thi u c a m i c quan, t ch c Do v yộ ộ ậ ọ ể ế ủ ỗ ơ ổ ứ ậvăn phòng ph i có ý th c đi tr c m t b c so v i các đ n v khác trongả ứ ướ ộ ướ ớ ơ ịnhi m v đ i m i.Văn phòng trong các c quan, t ch c c n đ c chuy nệ ụ ổ ớ ơ ổ ứ ầ ượ ểnhanh t văn phòng ki u cũ sang văn phòng hi n đ i M t văn phòng hi nừ ể ệ ạ ộ ệ

đ i sẽ giúp cho vi c gi i quy t công vi c đ c nhanh chóng, hi u qu ạ ệ ả ế ệ ượ ệ ả

Công ty C ph n D ch v Kỹ thu t Mobifone là m t công ty đã vàổ ầ ị ụ ậ ộđang áp d ng mô hình văn phòng hi n đ i Đây là m t công ty chuyên vụ ệ ạ ộ ềkinh doanh các d ch v thu c lĩnh v c vi n thông, công ngh thông tin vàị ụ ộ ự ễ ệchăm sóc khách hàng V i m t môi tr ng làm vi c năng đ ng, sáng t o,ớ ộ ườ ệ ộ ạcác s n ph m d ch v ch t l ng cùng v i vi c hi n đ i hóa văn phòng,ả ẩ ị ụ ấ ượ ớ ệ ệ ạcông ty đã kh ng đ nh đ c th ng hi u, uy tín c a mình trên th tr ngẳ ị ượ ươ ệ ủ ị ườtrong n c.ướ

Vì nh ng lí do trên, nhóm chúng tôi quy t đ nh ch n đ tài: “Tìmữ ế ị ọ ề

hi u mô hình văn phòng hi n đ i t i công ty C ph n D ch v Kỹ thu tể ệ ạ ạ ổ ầ ị ụ ậ

Mobifone” làm đ tài nghiên c u khoa h c Khai thác đ tài này sẽ giúpề ứ ọ ềchúng tôi có thêm nh ng ki n th c v Hành chính văn phòng, v cách th cữ ế ứ ề ề ứ

+ Kh o sát th c t mô hình văn phòng công tyả ự ế

+ H c h i công tác đ i m i , hi n đ i hóa văn phòng c a công ty Cọ ỏ ổ ớ ệ ạ ủ ổ

ph n D ch v Kỹ thu t Mobifone và đ a ra nh ng ý ki n đóng góp đ hoànầ ị ụ ậ ư ữ ế ểthi n nó.ệ

5 L ch s nghiên c u ị ử ứ

N i dung nghiên c u c a đ tài mà chúng tôi ch n không m i, tộ ứ ủ ề ọ ớ ừ

tr c t i nay đã có nhi u công trình nghiên c u chi ti t, c th Nh ng đ iướ ớ ề ứ ế ụ ể ư ố

v i Công ty CP D ch v Kỹ thu t Mobifone thì ch a có đ tài nào đ c pớ ị ụ ậ ư ề ề ậ

đ n ế

6 Ph ươ ng pháp nghiên c u ứ

- Ph ng pháp đi u tra kh o sátươ ề ả

- Ph ng pháp nghiên c u tài li uươ ứ ệ

- Ph ng pháp quan sátươ

- Ph ng pháp phân tích và t ng h pươ ổ ợ

7 Đóng góp c a đ tài ủ ề

Qua vi c tìm hi u v mô hình văn phòng hi n đ i t i Công ty Cệ ể ề ệ ạ ạ ổ

Ph n D ch v Kỹ thu t Mobifone chúng tôi gi i thi u t i b n đ c m t môầ ị ụ ậ ớ ệ ớ ạ ọ ộhình văn phòng hi n đ i c th đ b n đ c có cái nhìn rõ nét h n Qua đóệ ạ ụ ể ể ạ ọ ơ

có th tham kh o và ng d ng vào hi n đ i hóa văn phòng c a c quan,ể ả ứ ụ ệ ạ ủ ơ

đ n v mình.ơ ị

8 C u trúc c a đ tài ấ ủ ề

Ngoài ph n m đ u và ph n k t lu n, tài li u tham kh o, ph l c, đầ ở ầ ầ ế ậ ệ ả ụ ụ ềtài đ c chia làm 3 ch ng:ượ ươ

Ch ươ ng 1: Văn phòng và m t s lo i hình văn phòng Vi t Nam ộ ố ạ ở ệ

Ch ươ ng 2: Mô hình văn phòng hi n đ i t i công ty CP D ch v Kỹ ệ ạ ạ ị ụ thu t Mobifone ậ

Ch ươ ng 3: M t s gi i pháp nâng cao hi u qu ho t đ ng c a b ộ ố ả ệ ả ạ ộ ủ ộ máy văn phòng hi n đ i t i công ty ệ ạ ạ

CH ƯƠ NG 1 VĂN PHÒNG VÀ M T S MÔ HÌNH VĂN PHÒNG Ộ Ố Ở

lí, là n i chăm lo cho m i lĩnh v c d ch v , h u c n, đ m b o các đi u ki nơ ọ ự ị ụ ậ ầ ả ả ề ệ

ho t đ ng v t ch t c n thi t cho ho y đ ng c a m i c quan, t ch c” ạ ộ ậ ấ ầ ế ạ ộ ủ ỗ ơ ổ ứ Ởquan ni m này, có th hi u văn phòng là m t b ph n đa nhi m v v iệ ể ể ộ ộ ậ ệ ụ ớnghi p v chuyên môn r ng và sâu, t vi c th c hi n các công vi c nhệ ụ ộ ừ ệ ự ệ ệ ưtham m u đi u hành,th c thi quy t đ nh hay đ n v n đ t ch c nhân s ,ư ề ự ế ị ế ấ ề ổ ứ ự

h u c n, c s v t ch t, kỹ thu t,… đ m b o cho ho t đ ng c a c quan, tậ ầ ơ ở ậ ấ ậ ả ả ạ ộ ủ ơ ổ

ch c đ c thông su t Theo quan ni m này thì văn phòng trên th c tứ ượ ố ệ ự ế

đ c đ c p v i các tên g i nh : “phòng Hành chính – T ng h p”, “ phòngượ ề ậ ớ ọ ư ổ ợHành chính – T ch c” hay phòng “Hành chính – Qu n tr ”.ổ ứ ả ị

Theo Nguy n Thành Đ đ c p trong cu n “ Giáo trình Qu n tr vănễ ộ ề ậ ố ả ịphòng” thì Văn phòng có th đ c hi u theo nhi u giác đ khác nhau nhể ượ ể ề ộ ưsau:

- Nghĩa r ng: Văn phòng là b máy làm vi c t ng h p và tr c ti pộ ộ ệ ổ ợ ự ế

tr giúp cho vi c đi u hành c a ban lãnh đ o m t c quan, đ n v Theoợ ệ ề ủ ạ ộ ơ ơ ịquan ni m này thì các c quan th m quy n chung, c quan đ n v có quyệ ở ơ ẩ ề ơ ơ ị

mô l n thì thành l p văn phòng (ví d Văn phòng Qu c h i, Văn phòngớ ậ ụ ố ộChính ph , Văn phòng T ng công ty ) còn các c quan, đ n v có quy môủ ổ ở ơ ơ ị

nh thì văn phòng là phòng hành chính t ng h p.ỏ ổ ợ

- Nghĩa h p: Văn phòng là tr s làm vi c c a m t c quan, đ n v , làẹ ụ ở ệ ủ ộ ơ ơ ị

đ a đi m giao ti p đ i n i và đ i ngo i c a c quan đ n v đó.[1,5]ị ể ế ố ộ ố ạ ủ ơ ơ ị

Nh v y, có th th y quan ni m c a xã h i hay c a nhi u h c giư ậ ể ấ ệ ủ ộ ủ ề ọ ả

đ u nghiêng v cách hi u văn phòng nh là m t đ n v gi i quy t các thề ề ể ư ộ ơ ị ả ế ủ

t c hành chính, th c hi n các nghi p v hành chính và các công vi c h uụ ự ệ ệ ụ ệ ậ

c n Tuy nhiên, th c t hi n nay Vi t Nam và các n c trên th gi i, vănầ ự ế ệ ở ệ ướ ế ớphòng không ch th c hi n các công vi c trên mà còn tham gia vào các côngỉ ự ệ ệ

vi c khác nh qu n lí nhân s , qu n lí ho t đ ng s n xu t, kinh doanh,ệ ư ả ự ả ạ ộ ả ấchăm sóc khách hàng,… Đi n hình là các doanh nghi p chuyên v s n xu tể ệ ề ả ấhay cung c p d ch v , dianh nghi p v a và nh hay doanh nghi p t nhân ấ ị ụ ệ ừ ỏ ệ ư

Văn phòng ph i là b máy t ch c thích h p v i các đ c đi m c thả ộ ổ ứ ợ ớ ặ ể ụ ể

c a t ng c quan, t ch c các c quan, t ch c có quy mô l n thì b máyủ ừ ơ ổ ứ Ở ơ ổ ứ ớ ộvăn phòng sẽ g m nhi u b ph n v i s l ng cán b nhân viên c n thi tồ ề ộ ậ ớ ố ượ ộ ầ ế

đ hoàn thành t t nhi m v c a đ n v mình; còn các c quan, t ch c cóể ố ệ ụ ủ ơ ị ơ ổ ứquy mô nh , tunhd ch t công vi c đ n gi n thì văn phòng cũng có c c uỏ ấ ệ ơ ả ơ ấ

t ch c phù h p tránh lãng phí ngu n nhân l c.ổ ứ ợ ồ ự

T đó, chúng tôi cũng đ a ra khái ni m v văn phòng c a c quan, từ ư ệ ề ủ ơ ổ

ch c nh sau: ứ ư

“ Văn phòng là b ph n không th thi u c u m t c quan, t ch c, làộ ậ ể ế ả ộ ơ ổ ứ

đ n v c u thành, giúp vi c c a m t c quan trong công tác qu n lí, đi uơ ị ấ ệ ủ ộ ơ ả ềhành; th c hi n và h tr công tác hành chính cho các đ n v ch c năng,ự ệ ỗ ợ ơ ị ứ

đ m b o thông tin cho c quan và công tác h u c n nh m gi i qu t có hi uả ả ơ ậ ầ ằ ả ế ệ

qu các nhi m v chung c a c quan,t ch c”.ả ệ ụ ủ ơ ổ ứ

Văn phòng ph i có đ a đi m ho t đ ng giao d ch và c s v t ch tả ị ể ạ ộ ị ơ ở ậ ấ

nh t đ nh Quy mô c a nó tùy thu c vào quy mô, đ c đi m ho t đ ng vàấ ị ủ ộ ặ ể ạ ộtính ch t công vi c c a văn phòng.ấ ệ ủ

 Là c u n i gi a các b ph n trong c quan, t ch c không nh ngầ ố ữ ộ ậ ơ ổ ứ ữ

v m i quan h , ch đ o đi u hành, văn phòng ề ố ệ ỉ ạ ề

 Là c u n i thông tin gi a c p trên v i c p d i, c p d i v i c pầ ố ữ ấ ớ ấ ướ ấ ướ ớ ấ

trên, gi a các đ n v đ ng c p v i nhau.ữ ơ ị ồ ấ ớ

 Ngoài ra, văn phòng còn là c u n i gi a c quan, t ch c v i các cầ ố ữ ơ ổ ứ ớ ơquan t ch c bên ngoài ( đ i tác, khách hàng,các c quan t ch c có liênổ ứ ố ơ ổ ứquan…)

 Văn phòng là đ u m i qu n lí, ki m tra giám sát ho t đ ng c a cầ ố ả ể ạ ộ ủ ơquan Vì t t c các ho t đ ng ch đ o, đi u hành thông qua văn b n đ uấ ả ạ ộ ỉ ạ ề ả ề

t p trung văn th c quan hay văn phòng, thu n l i cho vi c ki m tra,ậ ở ư ơ ậ ợ ệ ểgiám sát, gi i quy t công vi c.ả ế ệ

 Văn phòng là b ph n quan tr ng không th tách r i c a m i cộ ậ ọ ể ờ ủ ỗ ơquan, t ch c, là s i dây vô hình n i li n các đ n v , b ph n c a c quan,ổ ứ ợ ố ề ơ ị ộ ậ ủ ơ

t ch c v i nhau Đ ng th i, văn phòng cũng là n i gi i quy t các v n đổ ứ ớ ồ ờ ơ ả ế ấ ềphát sinh trong ho t đ ng c a c quan, t ch c.ạ ộ ủ ơ ổ ứ

1.1.3 C c u t ch c và nguyên t c ho t đ ng c a văn phòng ơ ấ ổ ứ ắ ạ ộ ủ

 C c u t ch c văn phòngơ ấ ổ ứ

C c u t ch c văn phòng là t ng h p các b ph n khác nhau c aơ ấ ổ ứ ổ ợ ộ ậ ủvăn phòng đ c b trí đ th c hi n nhi m v c a công tác văn phòng.ượ ố ể ự ệ ệ ụ ủ

Tùy thu c vào lĩnh v c ho t đ ng c a t ng c quan mà c c u tộ ự ạ ộ ủ ừ ơ ơ ấ ổ

ch c c a văn phòng sẽ khác nhau Các b ph n ch y u trong c c u vănứ ủ ộ ậ ủ ế ơ ấphòng c a m t c quan th ng bao g m:ủ ộ ơ ườ ồ

 B ph n văn th l u tr : Th c hi n công tác văn th ; qu n lý vàộ ậ ư ư ữ ự ệ ư ả

s d ng con d u; c p gi y gi i thi u, gi y đi đ ng; chuy n giao văn b n,ử ụ ấ ấ ấ ớ ệ ấ ườ ể ảtài li u; phân chia báo, t p chí cho các đ n v trong doanh nghi p Th cệ ạ ơ ị ệ ự

hi n các nghi p v l u tr nh ch nh lý, thu th p, xác đ nh giá tr tài li u,ệ ệ ụ ư ữ ư ỉ ậ ị ị ệ

b o qu n, khai thác s d ng tài li u l u tr Tham m u cho lãnh đ o xâyả ả ử ụ ệ ư ữ ư ạ

d ng quy ch và h ng d n nghi p v công tác này trong doanh nghi p ự ế ướ ẫ ệ ụ ệ

 B ph n t ng h p: nghiên c u, t v n cho th tr ng c quanộ ậ ổ ợ ứ ư ấ ủ ưở ơtrong công tác lãnh đ o, đi u hành ho t đ ng c a c quan, t ch c; theoạ ề ạ ộ ủ ơ ổ ứdõi, t ng h p tình hình ho t đ ng c a c quan đ báo cáo th tr ng vàổ ợ ạ ộ ủ ơ ể ủ ưở

đ xu t các ph ng án gi i quy t.ề ấ ươ ả ế

 B ph n qu n tr : cung c p k p th i, đ y đ các ph ng ti n, đi uộ ậ ả ị ấ ị ờ ầ ủ ươ ệ ề

ki n v t ch t cho ho t đ ng c a c quan, qu n lí, s a ch a theo dõi vi cệ ậ ấ ạ ộ ủ ơ ả ử ữ ệ

s d ng các ph ng ti n v t ch t nh m s d ng ti t ki m, có hi u qu ,ử ụ ươ ệ ậ ấ ằ ử ụ ế ệ ệ ả

qu n lí h p đ ng mua s m trang thi t b , thanh lí tài s n c quan.ả ợ ồ ắ ế ị ả ơ

Đ i v i c quan có quy mô l n (B , c quan ngang B , t p đoàn, ố ớ ơ ớ ộ ơ ộ ậ

t ng công ty…) c c u c a văn phòng nh sau: ổ ơ ấ ủ ư

Mô hình 1

Mô hình 2:

Chánh văn phòng

Phó chánh văn phòng

Tổ chức cán

bộ Tổng hợp Quản trị Hành chính Tài chính – kế toán Văn thư – lưu trữ

Chánh văn phòng

Phó chánh văn phòng

Tổ chức cán

bộ Tổng hợp thư ký Hành chính – văn thư Lưu trữ Hậu cần Tài chính kế toán

Đ i v i c quan T ch c có quy mô nh và v a ố ớ ơ ổ ứ ỏ ừ

Phó chánh văn phòng

Tổ hành chính

Chánh văn phòng (trưởng phòng)

Phó chánh văn phòng

 Tr ng các b ph n, đ n v trong văn phòng tr c ti p qu n lí đ nưở ộ ậ ơ ị ự ế ả ơ

v mình và ch u trách nhi m tr c phó chánh văn phòng qu n lí chuyênị ị ệ ướ ảmôn

 Nhân viên văn phòng ch u s qu n lí tr c ti p c a tr ng các bị ự ả ự ế ủ ưở ộ

ph n và ch u trách nhi m v công vi c đ c giao.ậ ị ệ ề ệ ượ

 Văn phòng ho t đ ng theo nguyên t c ph i h p: các thành viênạ ộ ắ ố ợtrong văn phòng ph i h p làm vi c v i nhau đ hoàn thành công vi c đ cố ợ ệ ớ ể ệ ượgiao, hoàn thành m c tiêu chung c a c quan, t ch c.ụ ủ ơ ổ ứ

1.2 M t s mô hình văn phòng Vi t Nam hi n nay ộ ố ở ệ ệ

1.2.1 Văn phòng truy n th ng ( văn phòng đóng) ề ố

 Khái ni m: ệ

Văn phòng hay công sở là tên g i ch chung vọ ỉ ề m tộ  phòng ho c khuặ

v c làm vi c khác trong đó m i ng i làm vi c hay là nh ngự ệ ọ ườ ệ ữ  tòa nhà đ cượthi t k , b trí đế ế ố ể s d ngử ụ  ho c choặ  thuê đ i v i nh ngố ớ ữ  cá nhân, tổ

ch cứ  th c hi n các ho t đ ng văn phòng (liên quanự ệ ạ ộ

đ nế  gi yấ  t ,ờ  sổ sách, máy vi tính )

 Theo đó, văn phòng truy n th ng có nh ng đ c đi m sau:ề ố ữ ặ ể

 Có tr s làm i c riêngụ ở ệ

 Các công vi c ch y u liên quan t i gi y t , s sáchệ ủ ế ớ ấ ờ ổ

 Văn phòng đ c b trí riêng bi t và phân c p rõ ràng theo phòngượ ố ệ ấban, c p b c…ấ ậ

Đây là l i thi t k văn phòng truy n th ng th ng đ c s d ngố ế ế ề ố ườ ượ ử ụtrong các c quan nhà n c hay t ch c ho t đ ng mang tính chuyên bi t,ơ ướ ổ ứ ạ ộ ệ

ch đ b o m t thông tin cao,…ế ộ ả ậ

Văn phòng truy n th ng hay đ c g i lề ố ượ ọ à văn phòng đóng đ c thi tượ ế

k riêng bi t v i nh ng phòng làm vi c đ c b trí v i nhi u vách ngăn,ế ệ ớ ữ ệ ượ ố ớ ề

nh m t phòng làm vi c thu nh v i đ y đ trang th t b h tr công vi c:ư ộ ệ ỏ ớ ầ ủ ế ị ỗ ợ ệmáy tính, máy in, đi n tho i đ bàn, t đ ng tài ki u,… ệ ạ ể ủ ự ệ

 Lo i hình văn phòng này có u đi m là: ạ ư ể

 Xây d ng không gian làm vi c yên tĩnh, riêng tự ệ ư

 H n ch ti ng n, tăng kh năng t p trung trong công vi cạ ế ế ồ ả ậ ệ

 D dàng qu n lí, b o m t thông tinễ ả ả ậ

 Tuy nhiên, lo i hình này cũng có m t s h n ch nh sau:ạ ộ ố ạ ế ư

 H n ch trong giao ti p, trao đ i công vi c v i đ ng nghi pạ ế ế ổ ệ ớ ồ ệ

 Lãng phí không gian văn phòng và trang thi t b văn phòngế ị

 Không gian làm vi c h n h p, không tho i mái, h n ch kh năngệ ạ ẹ ả ạ ế ảsáng t o và t duy c a nhân viênạ ư ủ

 Đôi khi qu n lí khó ki m soát đ c ho t đ ng c a nhân viênả ể ượ ạ ộ ủ

 Quy trình gi i quy t công vi c kém linh ho t, d p khuôn, máy mócả ế ệ ạ ậ

 N u nh không th ng xuyên d n d p, s p x p, văn phòng làmế ư ườ ọ ẹ ắ ế

vi c sẽ tràn ng p gi y t , h s , s sách và đ dùng cá nhân c a t ng nhânệ ậ ấ ờ ồ ơ ổ ồ ủ ừviên Đi u này làm nh h ng đ n không gian vaftinh th n làm vi c chungề ả ưở ế ầ ệ

qu n lý văn b n, đi u hành công vi c tr c tuy n trên m ng máy tính Cóả ả ề ệ ự ế ạ

kh năng theo dõi x lý văn b n và đi u hành công vi c t xa thông quaả ử ả ề ệ ừInternet

Mô hình văn phòng đi n t hi n nay đ c s d ng khá r ng rãi đ cệ ử ệ ượ ử ụ ộ ứ

đi m là các doanh nghi p v i kh i l ng công vi c l n, đòi h i tính chínhể ệ ớ ố ượ ệ ớ ỏxác, nhanh nh y và linh ho t cao Mô hình này là ti n đ h ng t i vănạ ạ ề ề ướ ớphòng “không gi y”, m i ho t đ ng di n ra trong c quan, văn phòng đ cấ ọ ạ ộ ễ ơ ượ

qu n lí b ng các ph n m m h th ng và đ c b o m t thông tin ả ằ ầ ề ệ ố ượ ả ậ

Mô hình này giúp vi c qu n lí và gi i quy t công vi c đ c nhanhệ ả ả ế ệ ượ

chóng và hi u qu , h n ch t i đa các công vi c nh in n, phô tô tài li u,ệ ả ạ ế ố ệ ư ấ ệghi chép s sách, báo cáo ổ

 V u đi m:ề ư ể

 Ti t ki m th i gian, chi phí cho vi c in n, ghi chép s sáchế ệ ờ ệ ấ ổ

 Tăng năng su t, hi u qu công vi cấ ệ ả ệ

 T n d ng đ c t i đa không gian làm vi cậ ụ ượ ố ệ

 Ti t ki m t i đa ngu n nhân l c trong c quanế ệ ố ồ ự ơ

 Văn b n, gi y t đ c qu n lí trên ph n m m đi n t giúp dả ấ ờ ượ ả ầ ề ệ ử ễdàng truy c p và khai thác s d ng, tránh m t mát, th t l c gi y tậ ử ụ ấ ấ ạ ấ ờ

Đ ng d ng hi u qu mô hình văn phòng đi n t , đòi h i c quan,ể ứ ụ ệ ả ệ ử ỏ ơ

t ch c ph i có c s v t ch t, trang thi t b hi n đ i, th ng xuyên c pổ ứ ả ơ ở ậ ấ ế ị ệ ạ ườ ậ

nh t các ph n m m ng d ng m i đ đ a vào khai thác, s d ng Bênậ ầ ề ứ ụ ớ ể ư ử ụ

c nh đó, v n đ đào t o, b i d ng cán b , nâng cao kỹ năng v s d ngạ ấ ề ạ ồ ưỡ ộ ề ử ụtrang thi t b văn phòng, s d ng và khai thác các ph n m m ng d ng cóế ị ử ụ ầ ề ứ ụ

hi u qu là công tác c n đ c đ u t kỹ l ng và lâu dài.ệ ả ầ ượ ầ ư ưỡ

Ng i làm văn phòng ph i là ng i có trình đ chuyên môn nghi pườ ả ườ ộ ệ

“Ch ng trình Văn phòng xanh là m t h th ng qu n lí môi tr ngươ ộ ệ ố ả ườ

Đã có nhi u c quan, t ch c, doanh ngi p Vi t Nam th c hi nề ơ ổ ứ ệ ở ệ ự ệ

ch ng trình “văn phòng xanh” và đ t hi u qu cao nh : tr ng Đ i h cươ ạ ệ ả ư ườ ạ ọ

N i v Hà N i, trung tâm SRD, Công ty Tanner Vi t Nam - doanh nghi pộ ụ ộ ệ ệ

Đ c đ u tiên có văn phòng xanh t i Vi t Nam Th c hi n “ văn phòng xanhứ ầ ạ ệ ự ệ

t 2010, tr i qua quá trình phát tri n, Tanner đã tr thành doanh nghi pừ ả ể ở ệ

th 8 t i Vi t Nam đ t ch ng nh n Văn phòng Xanh c a T ch c Woldứ ạ ệ ạ ứ ậ ủ ổ ứWide Fund For Nature (WWF) và nh n Gi i th ng VP s d ng năng l ngậ ả ưở ử ụ ượ

hi u qu nh t Vi t Nam do H i b o v thiên nhiên và Môi tr ng Vi t Namệ ả ấ ệ ộ ả ệ ườ ệtrao t ng.ặ

1.2.4 Văn phòng o (G- Office) ả

M t trong nh ng chi phí khi n doanh nghi p h t s c đau đ u đóộ ữ ế ệ ế ứ ầchính là chi phí thuê văn phòng Đ có đ c m t văn phòng khang trang ể ượ ộ ởcác qu n trung tâm Tp.HCM và HN đòi h i doanh nghi p ph i b ra m tậ ỏ ệ ả ỏ ộkho ng chi phí khá l n Kho ng chi phí này tr thành gánh n ng v i doanhả ớ ả ở ặ ớnghi p trong tình tr ng đòi h i c t gi m chi phí V n đ trên đ c th c sệ ạ ỏ ắ ả ấ ề ượ ự ự

gi i quy t khi khách hàng l a ch n s d ng mô hình văn phòng o.ả ế ự ọ ử ụ ả

Mô hình văn phòng o là d ch v cho phép b n đ t tr s văn phòngả ị ụ ạ ặ ụ ở

t i các đ a đi m thu n l i cho vi c kinh doanh B n có th s d ng tr sạ ị ể ậ ợ ệ ạ ể ử ụ ụ ởnày đ giao d ch, ti p khách v i đ y đ các ti n nghi c n thi t nh d ch vể ị ế ớ ầ ủ ệ ầ ế ư ị ụphòng h p, cho thuê nhân viên đ i di n… V i m c chi phí ch b ng 20% soọ ạ ệ ớ ứ ỉ ằ

v i chi phíớ  thuê văn phòng bình th ng, đây là gi i pháp mà ngày càngườ ả

nhi u doanh nghi p Vi t Nam s d ng.ề ệ ở ệ ử ụ

Mô hình văn phòng o xu t hi n trên th gi i đã lâu, nh ng ả ấ ệ ế ớ ư ở  Vi tệNam, nó m i ch chính th c đ c bi t đ n t năm 2006.Vì v y văn phòngớ ỉ ứ ượ ế ế ừ ậ

o là lo i hình kinh doanh m i ch a đ c nhi u ng i bi t đ n

 Khi đ n v iế ớ  d ch v văn phòng oị ụ ả  doanh nghi p sẽ có ngay: đ a chệ ị ỉ

đ đăng ký kinh doanh và giao d ch khu v c trung tâm thành ph ; m tể ị ở ự ố ộ

đ ng dây đi n tho i v i h p th tho i và m t s fax ho t đ ng 24/24hườ ệ ạ ớ ộ ư ạ ộ ố ạ ộthu n l i cho m i giao d ch.ậ ợ ọ ị

 Nhân viên t ngổ  đài sẽ ti p nh n đi n tho i v i tên công ty vàế ậ ệ ạ ớchuy n tin nh n đ n công ty sau đó, còn khi doanh nghi p c n g p g , cácể ắ ế ệ ầ ặ ỡ

đ i tác có th s d ng phòng h p v i trang thi t b hi n đ i và đ y đ ti nố ể ử ụ ọ ớ ế ị ệ ạ ầ ủ ệnghi Ngoài ra, doanh nghi p có thệ ể thuê ch ng iỗ ồ  t i các đ n vạ ơ ị cho thuê

“văn phòng o”ả  cùng nhi u ti n ích khác có th s d ng b t kỳ lúc nàoề ệ ể ử ụ ấ

nh : phòng h p, máy photocopy, máy in, Internet ư ọ

Mô hình văn phòng o r t phù h p v i các lo i hình kinh doanh nh :ả ấ ợ ớ ạ ư   Kinh doanh t i nhà ho c các công vi c ph i di chuy n nhi u: Nh ng cáạ ặ ệ ả ể ề ữnhân làm vi c t i nhà nh ng c n có đ a ch kinh doanh t i thành ph đệ ạ ư ầ ị ỉ ạ ố ể

ti n giao d ch v i khách hàng, nh ng ng i th ng xuyên đi công tác mu nệ ị ớ ữ ườ ườ ố

có m t văn phòng c đ nh đ giao d ch kinh doanh vì th không có nhu c uộ ố ị ể ị ế ầ

c n m t văn phòng xuyên su t.ầ ộ ố

1.2.5 Văn phòng hi n đ i ệ ạ

Mô hình văn phòng hi n đ i đ c áp d ng ph bi n nh t hi n nayệ ạ ượ ụ ổ ế ấ ệ

v i vi c đ i m i toàn di n theo c u trúc 3 m t c b n là trang thi t b vănớ ệ ổ ớ ệ ấ ặ ơ ả ế ịphòng, con ng i làm văn phòng và các nghi p v hành chính văn phòng ườ ệ ụ

Ba m t k trên có m i quan h ch t chẽ và tác đ ng qua l i l n nhauặ ể ố ệ ặ ộ ạ ẫtrong quá trình th c hi n ch c năng, nhi m v c a văn phòng Khi chuy nự ệ ứ ệ ụ ủ ểsang mô hình văn phòng hi n đ i, c u trúc ba m t m t đó đ u ph i đ cệ ạ ấ ặ ặ ề ả ượnâng cao và hoàn thi n đ đáp ng đi u ki n th c hi n mô hình này.ệ ể ứ ề ệ ự ệ

 V trang thi t b văn phòng: ề ế ị

Các ph ng ti n kỹ thu t làm văn b n, máy tính đi n t đ c ngươ ệ ậ ả ệ ử ượ ứ

d ng ngày càng ph bi n trong công tác văn phòng t o ra kh năng, nh ngụ ổ ế ạ ả ữ

l i nhu n to l n trong khâu so n th o văn b n , văn th l u tr , h th ngợ ậ ớ ạ ả ả ư ư ữ ệ ốhóa và tra tìm các d li u, làm cho ho t đ ng x lí thông tin c a văn phòngữ ệ ạ ộ ử ủ

đ t hi u qu càng cao.ạ ệ ả

Các ph ng ti n, thi t b truy n tin, truy n văn b n nh telex, fax vàươ ệ ế ị ề ề ả ưcao h n n a là internet… cùng thi t b vi n thông đ c s d ng r ng rãi.ơ ữ ế ị ễ ượ ử ụ ộ

Văn phòng đ c thi t k v i không gian m , h n ch vách ngăn v iượ ế ế ớ ở ạ ế ớ

gh xoay t o không gian làm vi c tho i mái, thu n l i di chuy n, máy mócế ạ ệ ả ậ ợ ểtrang thi t b đ c b trí khoa h c thu n ti n cho ho t đ ng c a c quan,ế ị ượ ố ọ ậ ệ ạ ộ ủ ơvăn phòng Đ ng th i ng i lãnh đ o văn phòng cũng tu n tienj trong ki mồ ờ ườ ạ ậ ểtra giám sát công vi c.ệ

M t s mô hình b trí văn phòng hi n đ i nh : ộ ố ố ệ ạ ư

Mô đun di đ ng: đó là nh ng kho ng không gian n a kín n a mộ ữ ả ử ử ởdùng cho nhóm kho ng 4-6 ng i trong đó không gian làm vi c c a m i cáả ườ ệ ủ ỗnhân đ c đ m b o s kín đáo càn thi t m u văn phòng này thích h p v iượ ả ả ự ế ẫ ợ ớ

nh ng công vi c đòi h i s t p trung cá nhân cao nh ng v n có th giaoữ ệ ỏ ự ậ ư ẫ ể

ti p qua l i gi a các thành viên.ế ạ ữ

Bàn hai ch c năng: là ki u thi t k bàn làm vi c t p th dành choứ ể ế ế ệ ậ ể

nh ng ng i c n giao ti p, trao đ i th ng xuyên và không c n có s t pữ ườ ầ ế ổ ườ ầ ự ậtrung riêng t nào M t bàn tr i r ng nh ng có các vách ngăn nh c c b ,ư ặ ả ộ ư ỏ ụ ộkhi n các thành viên trong nhóm làm vi c đ c l p nh ng v n có th traoế ệ ộ ậ ư ẫ ể

đ i công vi c v i nhau.ổ ệ ớ

Văn phòng “hi-tech”: T ng th c a ki u văn phòng này mang tínhổ ể ủ ểcách tân t i đa C t và xà ngang chính là nh ng đ ng ng c a h th ngố ộ ữ ườ ố ủ ệ ốdây cáp đi n và truy n thông Nh ng “cánh hoa l n” n cao bên trên cácệ ề ữ ớ ởmàn hình vi tính có ch c năng làm h i t ánh sáng đèn và ánh sáng thiênứ ộ ụnhiên Và tuy đây là m t d ng không gian làm vi c “khá nhân t o”, “khá xaộ ạ ệ ạ

r i thiên nhiên”, là khu v c đ c cách âm r t t t.ờ ự ượ ấ ố

Ngày nay, h u h t c quan, t ch c đ u thi t k văn phòng làm vi cầ ế ơ ổ ứ ề ế ế ệ

v i không gian m , t n d ng t i đa không gian v n có v i cách s p x pớ ở ậ ụ ố ố ớ ắ ếkhoa h c giúp s d ng t i đa không gian, t o môi tr ng làm vi c tho iọ ử ụ ố ạ ườ ệ ảmái, năng đ ng thúc đ y tinh th n làm vi c và tính sáng t o c a m i thànhộ ẩ ầ ệ ạ ủ ỗviên Phong th y cũng đ c v n d ng không ít vào trong b trí và s p x pủ ượ ậ ụ ố ắ ếvăn phòng hi n đ i Đây không còn là y u t tâm linh mà mang h i h ngệ ạ ế ố ơ ướkhoa h c hi n đ i.ọ ệ ạ

 V v n đ con ng i: ề ấ ề ườ

Con ng i làm văn phòng không nh ng có kỹ năng chuyên môn,ườ ữnghi p v v hành chính văn phòng còn c n có hi u bi t sâu và r ng vệ ụ ề ầ ể ế ộ ềcác lĩnh v c xã h i, có liên quan đ n ngành ngh Đó là nh ng ng i có tự ộ ế ề ữ ườ ưduy sáng t o, nhanh nh y và linh ho t trong công vi c, óc phân tích và x líạ ạ ạ ệ ử

d li u nh y bén Là con ng i hi n đ i, s ng và làm vi c trong môiữ ệ ạ ườ ệ ạ ố ệ

tr ng hi n đ i, năng đ ng, h n h t, ng i làm văn phòng ph i luôn c pườ ệ ạ ộ ơ ế ườ ả ậ

nh t ki n th c v khoa h c công ngh , ng d ng ph n m m ti n ti n vàoậ ế ứ ề ọ ệ ứ ụ ầ ề ế ếtrong công tác văn phòng đ th c hi n công vi c nhanh chóng, hi u qu ể ự ệ ệ ệ ả

 V nghi p v hành chính văn phòng: ề ệ ụ  

Các nghi p v hành chính văn phòng ngày nay đ c xây d ng đ yệ ụ ượ ự ầ

đ , hoàn ch nh có s h tr c a trang thi t b hi n đ i giúp cho công vi củ ỉ ự ỗ ợ ủ ế ị ệ ạ ệhành chính Văn phòng đ c v n hành trôi ch y, thông su t theo nh ng quyượ ậ ả ố ữ

t c, quy trình th ng nh t, h p lý Có trang thi t b hi n đ i, có con ng iắ ố ấ ợ ế ị ệ ạ ườlàm vi c trong Văn phòng đ c đào t o đ t trình đ cao cũng sẽ là lãng phíệ ượ ạ ạ ộkhi các Văn phòng không có đ c nh ng quy t c, quy trình nghi p vượ ữ ắ ệ ụchu n m c và mang tính khoa h c cao.ẩ ự ọ

M i công vi c trong Văn phòng nh xây d ng ch ng trình công tác,ỗ ệ ư ự ươxây d ng và ban hành văn b n, t ch c m t cu c h i ngh , m t chuy n điự ả ổ ứ ộ ộ ộ ị ộ ếcông tác, phân lo i s p x p m t kh i h s tài li u, tu b tài li u l u trạ ắ ế ộ ố ồ ơ ệ ổ ệ ư ữv.v đ u ph i đ a ra nh ng quy đ nh nghi p v đúng đ n, nh ng quy trìnhề ả ư ữ ị ệ ụ ắ ữ

t ch c th c hi n h p lý.ổ ứ ự ệ ợ

Các nghi p v hành chính Văn phòng có vai trò k t n i các thi t b kỹệ ụ ế ố ế ịthu t v i con ng i làm Văn phòng làm cho c u trúc ba m t c b n c aậ ớ ườ ấ ặ ơ ả ủVăn phòng tr nên hài hoà, bi n các ti m năng Văn phòng thành hi u quở ế ề ệ ảthi t th c, c th ế ự ụ ể

Mô hình văn phòng hi n đ i c n đ c áp d ng r ng rãi t t c cácệ ạ ầ ượ ụ ộ ở ấ ả

c quan, t ch c nh m nâng cao kỹ năng chuyên môn, nghi p v vănơ ổ ứ ằ ệ ụphòng, nâng cao hi u qu công vi c và t o đ ng l c thúc đ y t duy sángệ ả ệ ạ ộ ự ẩ ư

t o c a các tành viên nh ng ng i làm văn phòng.ạ ủ ữ ườ

Mô hình này nên đ c k t h p s d ng tùy theo đ c đi m, quy mô,ượ ế ợ ử ụ ặ ểtính ch t công vi c c a t ng c quan, t ch c đ đ t hi u qu cao nh tấ ệ ủ ừ ơ ổ ứ ể ạ ệ ả ấ

 Thúc đ y kh năng t duy sáng t o, nâng cao hi u qu công vi cẩ ả ư ạ ệ ả ệ

 D dàng trong qu n lí, đi u hành, giám sátễ ả ề

 Ti t ki m th i gian th c hi n các th t c không c n thi tế ệ ờ ự ệ ủ ụ ầ ế

 Linh ho t trong các thao tác công vi cạ ệ

 Quy trình rõ ràng, th ng nh t, khoa h cố ấ ọ

CH ƯƠ NG 2 MÔ HÌNH VĂN PHÒNG HI N Đ I T I CÔNG TY Ệ Ạ Ạ

C PH N D CH V KỸ THU T MOBIFONE Ổ Ầ Ị Ụ Ậ

2.1 Khái quát v Công ty CP D ch v Kỹ thu t Mobifone ề ị ụ ậ

Công ty C ph n D ch v kỹ thu t MOBIFONE (sau đây g i là Công tyổ ầ ị ụ ậ ọMobiFone Service) ti n thân là Công ty C ph n D ch v kỹ thu t và Hề ổ ầ ị ụ ậ ạ

t ng m ng thông tin di đ ng (MOBITECHS), đ c thành l p ngàyầ ạ ộ ượ ậ28/01/2008 v i m c đích t p trung s c m nh ngu n v n huy đ ng đ cớ ụ ậ ứ ạ ồ ố ộ ượ

t các c đông sáng l p đ kinh doanh các d ch v thu c lĩnh v c vi nừ ổ ậ ể ị ụ ộ ự ễthông, công ngh thông tin và chăm sóc khách hàng.M ng l i ho t đ ngệ ạ ướ ạ ộ

c a Công ty đã đ c m r ng và có m t h u h t trên các t nh thành trongủ ượ ở ộ ặ ầ ế ỉ

c n c Đ i s ng v t ch t văn hóa, tinh th n c a ng i lao đ ng trongả ướ ờ ố ậ ấ ầ ủ ườ ộCông ty luôn đ c c i thi n năm sau cao h n năm tr c N i b Công tyượ ả ệ ơ ướ ộ ộluôn đoàn k t nh t trí cao, các ho t đ ng xã h i t thi n ngày càng đ cế ấ ạ ộ ộ ừ ệ ượquan tâm nhi u h n.ề ơ

 Gi i thi u chung:ớ ệ

Tên đ y đ : Công ty C ph n D ch v kỹ thu t MobiFoneầ ủ ổ ầ ị ụ ậ

Tên vi t t t: MobiFone Serviceế ắ

 D ch v Chăm sóc khách hàng (Call Center)ị ụ

 D ch v Giá tr gia tăng trên m ng vi n thôngị ụ ị ạ ễ

 D ch v Phân ph i mã th , Alrtime, th càoị ụ ố ẻ ẻ

 D ch v Thanh toán đi n tị ụ ệ ử

Tr s công ty: T ng 3 – Tòa nhà TTC – S 19 – Ph Duy Tân –ụ ở ầ ố ố

Ph ng D ch V ng H u – C u Gi y – Hà N iườ ị ọ ậ ầ ấ ộ

 L ch s hình thànhị ử

Năm 2008:

 28/01/2008: Thành l p Công ty c ph n d ch v kĩ thu t và hậ ổ ầ ị ụ ậ ạ

t ng m ng thông tin di đ ng ầ ạ ộ Cung c p d ch v H t ng – Vi n thôngấ ị ụ ạ ầ ễ

 15/8/2008 (Thông cáo báo chí c a Mobifone): Cung c p h th ngủ ấ ệ ốplatform d ch v Liveinfo cho 10 tri u thuê bao m ng Mobifone và ph nị ụ ệ ạ ầ

 Đài Inbound, Đài Outbound và Đài 9080 t i Hà N iạ ộ

 Chi nhánh MobiFoneService t i: TP H Chí Minh; Đà N ng ; Đ ngạ ồ ẵ ồNai

 L p đ t 133 tr m BTS 2G cho hãng Alcatel, 60 tr m Node B choắ ặ ạ ạhãng Motorola, 50 tr m Node B cho hãng Nokia Siemens, l p đ t h th ngạ ắ ặ ệ ốBSC cho Ericsson

ph m d ch v tài chính.ẩ ị ụ

Năm 2013

 Tri n khai h th ng Contact Center t p trung (IPCC) t i 2 node Hàể ệ ố ậ ạ

N i và TP H Chí Minh.ộ ồ

 Đ u t 300 tuy n Viba cho thuê.ầ ư ế

 Cung c p d ch v H t ng Call Center cho Ngân hàng ANZ v i 120ấ ị ụ ạ ầ ớbàn ĐTV

2.2 Văn phòng Công ty CP D ch v Kỹ thu t Mobifone ị ụ ậ

2.2.1 B máy văn phòng công ty ộ

 Ch c năng:ứ

Phòng T ch c Hành chính công ty CP D ch v kỹ thu t Mobifone làổ ứ ị ụ ậ

m t b ph n ch c năng trong h th ng b máy qu n lý đi u hành c aộ ộ ậ ứ ệ ố ộ ả ề ủcông ty, tham m u giúp vi c cho giám đ c trong công tác T ch c và Hànhư ệ ố ổ ứchính, có các ch c năng c b n sau:ứ ơ ả

 Ch c năng qu n lý và đi u hành công tác công văn gi y tứ ả ề ấ ờ

so n th o văn b n ph c v cho đi u hành c a Ban Giám đ c, x lý các vănạ ả ả ụ ụ ề ủ ố ử

b n đi, đ n m t cách nhanh chóng, chính xác, đúng quy trình th t c vàả ế ộ ủ ụlĩnh v c đ c giao.ự ượ

 Truy n đ t, đôn đ c, nh c nh các phòng ban trong vi c th c hi nề ạ ố ắ ở ệ ự ệ

ch ng tình công tác cũng nh ch th , quy t đ nh c a Ban giám đ c, ch pươ ư ỉ ị ế ị ủ ố ấhành các k ho ch, quy t đ nh công vi c c a c p trên cũng nh nh ngế ạ ế ị ệ ủ ấ ư ữcông vi c mang tính ph i h p các b ph nệ ố ợ ộ ậ

 Qu n lý và x lý văn b n, tài li u, đ m b o tính thông su t c aả ử ả ệ ả ả ố ủthông tin, th c hi n công tác qu n lý con d u, công tác l u tr và b o m tự ệ ả ấ ư ữ ả ậtheo quy đ nh c a nhà n c.ị ủ ướ

 Công tác qu n lý trang thi t b cho các phòng ban, phân x ng,ả ế ị ưở

qu n lý ph ng ti n đi l i, l p k ho ch mua s m, s a ch a các trang thi tả ươ ệ ạ ậ ế ạ ắ ử ữ ế

b và giám sát th c hi n.ị ự ệ

 T ch c công tác l tân, đ i n i, đ i ngo i, đón ti p khách, t ch cổ ứ ễ ố ộ ố ạ ế ổ ứcác cu c h p, quan h giao d ch v i các đ n v trong và ngoài công ty.ộ ọ ệ ị ớ ơ ị

 T ch c và qu n lý nhân s c a công ty, tuy n d ng, đào t oổ ứ ả ự ủ ể ụ ạ

nh m đ m b o ngu n nhân l c, gi i quy t ch đ chính sách lao đ ng, chằ ả ả ồ ự ả ế ế ộ ộ ế

 V i c c u t ch c b máy văn phòng này đ m b o đ c các y uớ ơ ấ ổ ứ ộ ả ả ượ ế

t c a m t phòng T ch c - Hành chính v :ố ủ ộ ổ ứ ề

- Tính tinh g n: v i s l ng c p và các b ph n ch c năng c aọ ớ ố ượ ấ ộ ậ ứ ủphòng T ch c Hành chính nh hi n nay đã t o đi u ki n cho Tr ngổ ứ ư ệ ạ ề ệ ưởphòng đi sâu h n trong vi c qu n lý và đi u hành các nhân viên, ti t ki mơ ệ ả ề ế ệchi phí, t o đi u ki n cho các nhân viên làm vi c hi u qu h n.ạ ề ệ ệ ệ ả ơ

- Tính hi u l c: v i c c u t ch c tr c tuy n - ch c năng đ m b oệ ự ớ ơ ấ ổ ứ ự ế ứ ả ảtuân th nguyên t c m t th tr ng, t o s th ng nh t m nh l nh, tráchủ ắ ộ ủ ưở ạ ự ố ấ ệ ệnhi m rõ ràng trong t ch c.ệ ổ ứ

- Tính linh ho t: phòng T ch c Hành chính v i c c u t ch c linhạ ổ ứ ớ ơ ấ ổ ứ

ho t đã luôn n m b t và ng phó k p th i tr c các di n bi n c a thạ ắ ắ ứ ị ờ ướ ễ ế ủ ị

tr ng cùng v i s thay đ i c a các y u t chính tr , xã h i, th c hi n t tườ ớ ự ổ ủ ế ố ị ộ ự ệ ố

ch c năng tham m u cho Ban giám đ c trong qu n lý đi u hành công ty.ứ ư ố ả ề

 Ch c năng, nhi m v c a m i ng i đ c quy đ nh rõ ràng g nứ ệ ụ ủ ỗ ườ ượ ị ắ

v i t ng ch c danh c th :ớ ừ ứ ụ ể

- Tr ng phòng: là ng i ch u trách nhi m và ch đ o chung choưở ườ ị ệ ỉ ạtoàn b các ho t đ ng c a phòng; tộ ạ ộ ủ ổ ứ ch c và th c hi n công tác hành chínhự ệtheo ch c năng, nhi m v và theo yêu c u c a Ban Giám đ c; xây d ng cácứ ệ ụ ầ ủ ố ựquy đ nh, l p k ho ch liên quan đ n vi c s d ng tài s n, trang thi t bị ậ ế ạ ế ệ ử ụ ả ế ị

c a công ty; xây d ng k ho ch và t ch c, giám sát vi c th c hi n v anủ ự ế ạ ổ ứ ệ ự ệ ềninh tr t t , an toàn lao đ ng, v sinh lao đ ng và phòng ch ng cháy n ;ậ ư ộ ệ ộ ố ổnghiên c u, so n th o và trình duy t các qui đ nh áp d ng trong Công ty,ứ ạ ả ệ ị ụxây d ng c c u t ch c c a công ty - các b ph n và t ch c th c hi n Đự ơ ấ ổ ứ ủ ộ ậ ổ ứ ự ệ ề

xu t c c u t ch c, b máy đi u hành c a Công ty Xây d ng h th ng cácấ ơ ấ ổ ứ ộ ề ủ ự ệ ốqui ch , qui trình, qui đ nh cho Công ty và giám sát vi c ch p hành các n iế ị ệ ấ ộqui đó; tham m u cho BGĐ xây d ng có tính ch t chi n l c b máy tư ự ấ ế ượ ộ ổ

Nhân viên văn thư, lễ tân, quản trị

ch c ho t đ ng c a công ty; tham m u đ xu t cho BGĐ đ x lý các v nứ ạ ộ ủ ư ề ấ ể ử ấ

đ thu c lĩnh v c T ch c-Hành chính-Nhân s ề ộ ự ổ ứ ự

- Phó phòng nhân s : qu n lý toàn b công tác tuy n d ng nhân s ;ự ả ộ ể ụ ự

h tr th c hi n các ho t đ ng đào t o và tái đào t o; qu n lý giám sátỗ ợ ự ệ ạ ộ ạ ạ ả

ho t đ ng nhân s cho toàn công ty; xây d ng, qu n lý, t ch c và th cạ ộ ự ự ả ổ ứ ự

hi n các chính sách nhân s cho nhân viên theo quy đ nh c a công ty; xâyệ ự ị ủ

d ng và tri n khai văn hóa công ty; giám sát vi c th c hi n n i quy laoự ể ệ ự ệ ộ

đ ng; th c hi n vi c đánh giá ngu n nhân l c và ho t đ ng phát tri n c aộ ự ệ ệ ồ ự ạ ộ ể ủnhân viên; tham m u xây d ng c c u t ch c; th c hi n các công vi cư ự ơ ấ ổ ứ ự ệ ệkhác theo s phân công c a Ban Giám đ cự ủ ố

- Phó phòng hành chính: giúp Tr ng phòng theo dõi, báo cáo nhanhưởtình hình th c hi n công tác tu n, tháng, quý, năm; th c hi n ch đ chínhự ệ ầ ự ệ ế ộsách cho cán b , nhân viên và công nhân trong công ty; ch đ o nhân viênộ ỉ ạ

th c hi n các công tác nh t p v , l tân, b o v ; tri n khai công vi c đ cự ệ ư ạ ụ ễ ả ệ ể ệ ượ

tr ng phòng phân công; đón ti p khách, t ch c h i ngh , các cu c h pưở ế ổ ứ ộ ị ộ ọ

c a lãnh đ o ủ ạ

- Nhân viên t ch c nhân s : lổ ứ ự ập k ho ch tuy n d ng, đào t o,ế ạ ể ụ ạphát tri n ngu n nhân l c đ nh kỳ năm, quý, tháng; xây d ng ch ng trìnhể ồ ự ị ự ươphát tri n ngh nghi p cho CBCNV công ty, xây d ng chính sách thăng ti nể ề ệ ự ế

và thay th nhân s ; l p ngân sách nhân s ; ho ch đ nh ngu n nhân l cế ự ậ ự ạ ị ồ ự

nh m ph c v t t cho s n xu t kinh doanh và chi n l c c a công ty; xâyằ ụ ụ ố ả ấ ế ượ ủ

d ng quy ch l ng th ng, các bi n pháp khuy n khích – kích thíchự ế ươ ưở ệ ế

ng i lao đ ng làm vi c, th c hi n các ch đ cho ng i lao đ ng.ườ ộ ệ ự ệ ế ộ ườ ộ

- Nhân viên hành chính văn phòng:

+ Nhân viên văn th l u tr : đánh máy các lo i công văn gi y tư ư ữ ạ ấ ờtheo yêu c u c a lãnh đ o; ti p nh n và qu n lý văn b n đi đ n và vào sầ ủ ạ ế ậ ả ả ế ổtheo dõi; chuy n giao văn b n tài li u; s p x p văn b n tài li u; s d ng vàể ả ệ ắ ế ả ệ ử ụ

qu n lý con d u theo đúng quy đ nh.ả ấ ị

+ Nhân viên l tân: tễ r c t ng đài đi n tho i, nh n chuy n cu c g iự ổ ệ ạ ậ ể ộ ọ