Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại văn phòng quốc hội

Văn bản là thành phần cơ bản trong tài nguyên thông tin của một tổ chức. Chúng được lập ra và sử dụng để truyền thông tin trong không gian và thời gian, đảm bảo hoạt động của tổ chức. Trong hàng loạt các tổ chức hiện đại, thư tín điện tử đã thay thế thư tín bằng giấy Việc sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý của các cơ quan ngày càng tăng, yêu cầu những người làm công tác văn thư phải xây dựng và thể chế hóa chiến lược làm việc với tài liệu điện tử trong những điều kiện mới. Thực tế tại Văn phòng Quốc hội công tác văn thư vẫn còn nhiều những bất cập như: Tình trạng quá tải đối với công tác văn thư trong việc xử lý thông tin do lượng thông tin không ngừng tăng lên; Phương tiện xử lý thông tin còn nghèo nàn thủ công, Việc tổ chức công tác văn thư vẫn theo nề nếp cũ, không đáp ứng được nhu cầu mới , nhanh chóng , chính xác; Nhiều sổ sách, giấy tờ làm cản trở công tác khai thác thông tin. Nhầm lẫn số liệu, nhầm lẫn văn bản là không thể tránh khỏi vì hoàn toàn cấp số văn bản trên sổ sách giấy tờ. Công văn hỏa tốc cần xử lý gấp sẽ gặp nhiều khó khăn khi lãnh đạo đi vắng, tức là tiến độ cũng như hiệu quả công việc bị hạn chế. Để góp phần giải quyết những hạn chế nêu trên thiết nghĩ cần phải có một môi trường làm việc thuận tiện ở bất kỳ đâu, và bất kỳ khi nào. Văn bản không bị chậm, công việc dễ dàng xử lý, giảm thiểu tối đa nhầm lẫn, giảm áp lực công việc cho cán bộ văn thư… giải pháp đặt ra là khi các văn bản giấy tờ được giao dịch trên hệ thống điện tử. Tức là văn bản giấy sẽ được chuyển thành văn bản điện tử được số hóa gắn lên hệ thống và người sử dụng chỉ cần truy cập mạng để xử lý công việc được giao

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Tiểu luận “Ứng dụng công nghệ thông tin trongquản lý văn bản tại Văn phòng Quốc hội” là công trình nghiên cứu của tôi.Các số liệu, kết quả nêu rõ trong Tiểu luận là trung thưc, có nguồn gốc rõràng Tôi xin chịu trách nhiệm về đề tài của mình

LỜI CẢM ƠN

Sau một thời gian học tập, nghiên cứu tại trường Đại học Nội vụ HàNội và dưới sự hướng dẫn tận tỉnh của Giảng viên - TS Bùi Thị Ánh Vân;Tiểu luận “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Vănphòng Quốc hội” đã được hoàn thành Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thànhđến TS Bùi Thị Ánh Vân đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt thờigian qua

Xin trân trọng cảm ơn các cán bộ, công chức của Văn phòng Quốc hội

đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi hoàn thành đề tài của mình

Xin chân thành cảm ơn!

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Văn bản là thành phần cơ bản trong tài nguyên thông tin của một tổchức Chúng được lập ra và sử dụng để truyền thông tin trong không gian vàthời gian, đảm bảo hoạt động của tổ chức Trong hàng loạt các tổ chức hiệnđại, thư tín điện tử đã thay thế thư tín bằng giấy Việc sử dụng tài liệu điện tửtrong hoạt động quản lý của các cơ quan ngày càng tăng, yêu cầu nhữngngười làm công tác văn thư phải xây dựng và thể chế hóa chiến lược làmviệc với tài liệu điện tử trong những điều kiện mới

Thực tế tại Văn phòng Quốc hội công tác văn thư vẫn còn nhiềunhững bất cập như:

- Tình trạng quá tải đối với công tác văn thư trong việc xử lý thông tin

do lượng thông tin không ngừng tăng lên;

- Phương tiện xử lý thông tin còn nghèo nàn thủ công,

- Việc tổ chức công tác văn thư vẫn theo nề nếp cũ, không đáp ứngđược nhu cầu mới , nhanh chóng , chính xác;

- Nhiều sổ sách, giấy tờ làm cản trở công tác khai thác thông tin

- Nhầm lẫn số liệu, nhầm lẫn văn bản là không thể tránh khỏi vì hoàntoàn cấp số văn bản trên sổ sách giấy tờ

- Công văn hỏa tốc cần xử lý gấp sẽ gặp nhiều khó khăn khi lãnh đạo

đi vắng, tức là tiến độ cũng như hiệu quả công việc bị hạn chế

Để góp phần giải quyết những hạn chế nêu trên thiết nghĩ cần phải cómột môi trường làm việc thuận tiện ở bất kỳ đâu, và bất kỳ khi nào Văn bảnkhông bị chậm, công việc dễ dàng xử lý, giảm thiểu tối đa nhầm lẫn, giảm

áp lực công việc cho cán bộ văn thư… giải pháp đặt ra là khi các văn bảngiấy tờ được giao dịch trên hệ thống điện tử Tức là văn bản giấy sẽ đượcchuyển thành văn bản điện tử được số hóa gắn lên hệ thống và người sửdụng chỉ cần truy cập mạng để xử lý công việc được giao

Căn cứ vào thực tiễn nơi làm việc, hiện thực hóa những giải pháp nêu

trên tôi đã chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Văn phòng Quốc hội” với hi vọng đề tài này sẽ góp một phần nhỏ

bé vào công cuộc đổi mới công tác quản lý văn bản trong công tác văn thưgiúp cho việc cập nhật thông tin, xử lý thông tin của cơ quan được nhanhchóng, chính xác

2 Tình hình nghiên cứu vấn đề:

Với xu hướng hội nhập thế giới nói chung cũng như vấn đề cải cáchhành chính nói riêng đã có rất nhiều đề tài về ứng dụng công nghệ cũng nhưquản lý văn bản trên môi trường mạng kể cả trong nước cũng như nướcngoài

- Ở nước ngoài, người ta quan tâm nhiều đến vấn đề quản lý tài liệutrong khuôn khổ phát triển và ứng dụng quan niệm “chính phủ điên tử” Ví

dụ như ở Anh trong tài liệu thuộc chương trình hiện đại hóa quản lý nhànước, tất cả các cơ quan quản lý nhà nước đều được giao mục tiêu phảichuyển sang quản lý tài liệu nhờ sự trợ giúp của các phương tiên điện tử

- Ở trong nước, chúng ta đã có cổng thông tin điện tử của Chính phủ,

ở một số các cơ quan hành chính địa phương đã thành lập những quy trình,quy định quản lý, trao đổi văn bản trên môi trường mạng như Hà Nam, LạngSơn, Thái Bình, An Giang, Thừa Thiên Huế… Ngoài ra đã có rất nhiều đềtài nghiên cứu khoa học về lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin trongcông tác văn thư lưu trữ Tại VPQH từ năm 2012 đã ứng dụng quản lý vàđiều hành văn bản trên hệ thống điện tử Epas (electric – ParliamentAdministration System), qua một thời gian đi vào vận hành thử đã chínhthức hoạt động Hệ thống này có thể nói đã mang lại một bước đột phá vềứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nói chung cũng nhưcông tác văn thư nói riêng tại VPQH

3 Mục đích nghiên cứu đề tài:

+ Xây dựng hệ thống thông tin điện tử của Văn phòng Quốc hội có cơ

sở hạ tầng hiện đại và các dịch vụ đa dạng, phong phú, có tính ổn định, antoàn cao, phục vụ tốt hoạt động của các cơ quan Quốc hội, đại biểu Quốc hội

+ Giúp quản lý quá trình xử lý và chuyển giao văn bản đến, trình ký,phát hành giữa các đơn vị trong Văn phòng Quốc hội một cách an toàn, kịpthời, chính xác, thuận tiện

+ Giúp cho người sử dụng tra cứu thông tin một cách nhanh chóng

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là việc quản lý văn bản trên môitrường mạng và phạm vi nghiên cứu là tại Văn phòng Quốc hội Bên cạnh

đó đề tài cũng sẽ có những phương hướng mở rộng phạm vi nghiên cứu việcnâng cao công tác quản lý văn bản điện tử tới toàn bộ Quốc hội, các cơ quancủa Quốc hội, các Đoàn đại biểu quốc hội, từ đó kết nối tới các Bộ ngànhliên quan

5 Phương pháp nghiên cứu:

Trong quá trình triển khai nghiên cứu, đề tài đã sử dụng các phươngpháp nghiên cứu cụ thể như sau:

- Khảo sát các hệ thống phần mềm ứng dụng về quản lý văn bản tạicác đơn

vị trong Văn phòng Quốc hội

- Tổng hợp các ưu điểm và tồn tại của hệ thống hiện hành để đưa racác giải pháp hoàn thiện và nâng cao công tác quản lý văn bản trên môitrường mạng hơn nữa trong giai đoạn tiếp theo

CHƯƠNG I NHẬN THỨC VỀ VĂN BẢN, VĂN BẢN ĐIỆN TỬ VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI VĂN PHÒNG QUỐC HỘI 1.1 Tìm hiểu về văn bản, văn bản điện tử và khái quát về các loại văn bản tại Văn phòng Quốc hội

1.1.1 Khái niệm về văn bản

Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng kýhiệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận

và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác Theo cách hiểu này,bia đá, hoành phi, câu đối ở đền, chùa; chúc thư, văn khế, thư tịch cổ; tácphẩm văn học hoặc khoa học kỹ thuật; công văn, giấy tờ khẩu hiệu, băng ghi

âm, bản vẽ ở cơ quan đều được gọi là văn bản Khái niệm này được sửdụng một cách phổ biến trong giới nghiên cứu về văn bản học, ngôn ngữhọc, sử học ở nước ta từ trước tới nay

Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là tài liệu, giấy tờ, hồ sơ đượchình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức

xã hội, các tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý

và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghịquyết, quyết định, đề án công tác, báo cáo đều được gọi là văn bản Ngàynay, khái niệm được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của các cơquan, tổ chức

Trong phạm vi đề tài này xin được hiểu định nghĩa văn bản theo nghĩahẹp nói trên

Văn bản quản lý Nhà nước:

Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định quản lý thành văn docác cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc cá nhân được nhà nước ủy quyềntheo chức năng ban hành theo thể thức và thủ tục do luật định, mang tínhquyền lực nhà nước, làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể Trong thực tế,văn bản quản lý Nhà nước được sử dụng như một công cụ của nhà nước

pháp quyền khi thể chế hóa các quy phạm pháp luật thành văn bản nhằmquản lý xã hội.

1.1.2 Khái niệm về Văn bản điện tử

“Văn bản điện tử là Tài liệu điện tử được lập ra đảm bảo đúng thểthức theo qui định hoặc nhận được trong quá trình tiến hành các công việchợp pháp của một người hoặc một tổ chức và được bảo quản – được duy trìbởi người hoặc tổ chức đó với mục đích làm chứng cứ hoặc để tham khảotrong tương lai”

Để hiểu thống nhất về định nghĩa này chúng ta xem xét thêm về cácđặc điểm cơ bản của Tài liệu điện tử :

- Trong tài liệu điện tử, thông tin được mã hóa dưới dạng từ, chữ, số,

ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử

- Tài liệu điện tử chỉ được tạo ra và sử dụng khi có sự hỗ trợ của cácphương tiện điện tử, trong môi trường điện tử - số

- Tài liệu điện tử tồn tại ở nhiều định dạng khác nhau và việc thể hiệnthông tin trong tài liệu điện tử thông qua các thiết bị trình chiếu, dưới nhiềuhình thức khác nhau rất đa dạng, phong phú

Riêng đối với Văn bản điện tử còn có những đặc điểm khác như:

- Nguồn gốc xuất xứ;

- Phải có các thể thức cơ bản để có thể nhận dạng nó là chính nó – bảngốc, bản chính hay bản sao hợp pháp Nghĩa là phải đảm bảo được tính toànvẹn, tính xác thực - độ tin cậy, tính không thể chối từ và tính luôn luôn sẵnsàng để tiếp cận được

Chính các đặc điểm này là nguồn gốc tạo nên những lợi thế cũng nhưnhững rủi ro khi làm việc với Tài liệu điện tử và Văn bản điện tử

1.1.3 Khái quát về các loại văn bản tại Văn phòng Quốc hội

1.1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Quốc hội.Trong tổ chức của Quốc hội, ngoài Ủy ban Thường vụ Quốc hội(UBTVQH), Hội đồng Dân tộc (HĐDT), các Ủy ban, các Ban của Ủy ban

Thường Quốc hội thì còn phải kể đến Văn phòng Quốc hội (VPQH) Nếunhư các cơ quan: UBTVQH, HĐDT và các Ủy ban là những cơ quan doQuốc hội bầu ra thì VPQH là cơ quan của Quốc hội nhưng không do Quốchội bầu ra, không có chức năng như HĐDT hoặc các Ủy ban của Quốc hội.Theo ý kiến của một số nhà nghiên cứu thì VPQH là cơ quan có “chức nănghành chính Nhà nước do UBTVQH thành lập để phục vụ QH, UBTVQH,HĐDT, các ủy ban của Quốc hội và Đại biểu Quốc hội.”

VPQH có chức năng và cơ cấu tổ chức như sau:

- Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Quốc hội

Văn phòng Quốc hội là cơ quan giúp việc của Quốc hội, có chức năngnghiên cứu, tham mưu tổng hợp và tổ chức phục vụ các hoạt động của Quốchội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, các Phó Chủ tịch Quốchội; các hoạt động của Hội đồng dân tộc, các Uỷ ban của Quốc hội, các Bancủa Uỷ ban thường vụ Quốc hội

Căn cứ vào Nghị quyết 417/2003/NQ-UBTVQH11 về chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Quốc hội và Nghịquyết số 618/2013/UBTVQH13 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghịquyết 417 thì Văn phòng Quốc hội có những nhiệm vụ sau đây:

+ Phục vụ Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc, các

Uỷ ban của Quốc hội trong công tác xây dựng pháp luật; phối hợp phục vụ Uỷban thường vụ Quốc hội trong việc giải thích Hiến pháp, luật, pháp lệnh

+ Phục vụ Quốc hội quyết định những chính sách cơ bản và ban hànhnhững nghị quyết, quyết định về kinh tế - xã hội, ngân sách nhà nước, côngtrình quan trọng quốc gia, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, về tổ chức vànhân sự nhà nước thuộc thẩm quyền của Quốc hội

+ Phục vụ Quốc hội thực hiện quyền giám sát tối cao việc tuân theoHiến pháp, luật và nghị quyết của Quốc hội; phục vụ Uỷ ban thường vụQuốc hội giám sát việc thi hành Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội,pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thườngvụ Quốc hội, giám sát hoạt động của

Chính phủ, Toà án nhân dân tối cao và Viện kiểm sát nhân dân tối cao; phục

vụ hoạt động giám sát của Hội đồng dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội

+ Phối hợp phục vụ Uỷ ban thường vụ Quốc hội giám sát và hướngdẫn hoạt động của Hội đồng nhân dân các cấp

+ Phục vụ Uỷ ban thường vụ Quốc hội công bố và chủ trì việc bầu cửđại biểu Quốc hội; công bố việc bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp

+ Phục vụ công tác đối ngoạicủa Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốchội, Chủ tịch Quốc hội, của Hội đồng dân tộc, các Uỷ ban của Quốc hội vàcác Ban của Uỷ ban thường vụ Quốc hội

+ Phối hợp thực hiện việc tiếp dân, tiếp nhận, xử lý đơn thư khiếu nại,

tố cáo và đề đạt nguyện vọng của công dân; phục vụ Uỷ ban thường vụQuốc hội giám sát việc giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân; tổng hợp ýkiến, kiến nghị của cử tri gửi đến Quốc hội

+ Nghiên cứu, phục vụ Uỷ ban thường vụ Quốc hội chỉ đạo, điều hoà,phối hợp hoạt động của Hội đồng dân tộc, các Uỷ ban của Quốc hội; giúpChủ tịch Quốc hội giữ mối liên hệ với các đại biểu Quốc hội; bảo đảm điềukiện hoạt động của các đại biểu Quốc hội và Đoàn đại biểu Quốc hội; tạođiều kiện kinh phí và các điều kiện vật chất cần thiết cho đại biểu Quốc hộitrong việc trình dự án luật, pháp lệnh và kiến nghị về luật, pháp lệnh

+ Phục vụ hoạt động của Chủ tịch Quốc hội và các Phó Chủ tịch Quốchội, các Uỷ viên Uỷ ban thường vụ Quốc hội Phục vụ Uỷ ban thường vụQuốc hội trong việc điều hành công việc chung của Quốc hội, bảo đảm việcthực hiện Nội quy kỳ họp Quốc hội, các Quy chế hoạt động của các cơ quancủa Quốc hội, của đại biểu Quốc hội và Đoàn đại biểu Quốc hội

+ Đề xuất cải tiến chế độ làm việc của Quốc hội, Uỷ ban thường vụQuốc hội, của Hội đồng dân tộc, các Uỷ ban của Quốc hội, các Ban của Uỷban thường vụ Quốc hội và của đại biểu Quốc hội chuyên trách theo sự chỉđạo của Uỷ ban thường vụ Quốc hội

+ Phối hợp phục vụ Uỷ ban thường vụ Quốc hội quyết định biên chế

và quy định chính sách, chế độ đối với Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhândân và Văn phòng Quốc hội

+ Xây dựng dự kiến chương trình và tổ chức phục vụ các kỳ họpQuốc hội, các phiên họp Uỷ ban thường vụ Quốc hội, các cuộc làm việckhác của Uỷ ban thường vụ Quốc hội, các cuộc họp của Hội đồng Dân tộc,các Uỷ ban của Quốc hội, các Ban của Uỷ ban thường vụ Quốc hội và cáccuộc làm việc của đại biểu Quốc hội chuyên trách; dự kiến và giúp tổ chứcthực hiện chương trình công tác của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội,Hội đồng Dân tộc, Uỷ ban của Quốc hội và các Ban của Uỷ ban thường vụQuốc hội

+ Chuẩn bị các dự án, đề án, báo cáo do Uỷ ban thường vụ Quốc hội,Chủ tịch Quốc hội và các Phó Chủ tịch Quốc hội giao; chuẩn bị các báo cáocông tác của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc, các

Uỷ ban của Quốc hội và các Ban của Uỷ ban thường vụ Quốc hội

+ Đôn đốc việc chuẩn bị và bảo đảm thủ tục trình Quốc hội, Uỷ banthường vụ Quốc hội các dự án, đề án, báo cáo, tờ trình của các cơ quan và tổchức hữu quan

+ Tổ chức và quản lý công tác thông tin, báo chí, xuất bản, thư viện,bảo tàng, ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ hoạt động của Quốc hội,

Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội,các Ban thuộc Ủy ban thường vụ Quốc hội và đại biểu Quốc hội

+ Giúp Uỷ ban thường vụ Quốc hội trong việc giữ mối quan hệ vớiChủ tịch nước, Chính phủ, Uỷ ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam,Toà án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao và các cơ quan, tổchức hữu quan

+ Phục vụ Chủ tịch Quốc hội chỉ đạo và tổ chức thực hiện kinh phíhoạt động của Quốc hội Tổ chức và quản lý công tác đảm bảo cơ sở vậtchất - kỹ thuật của Quốc hội, quản lý tài sản của Quốc hội; tổ chức công táchành chính, văn thư, in ấn, lưu trữ, bảo vệ và lễ tân của cơ quan

+ Ban hành văn bản thuộc thẩm quyền; hợp nhất văn bản quy phạmpháp luật, pháp điển các quy phạm pháp luật theo quy định của pháp luật; tưvấn, hỗ trợ đại biểu Quốc hội trong việc lập, hoàn thiện hồ sơ theo quy địnhcủa Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để trình Ủy ban thường vụQuốc hội, Quốc hội xem xét đưa vào Chương trình xây dựng luật, pháp lệnhtheo yêu cầu của đại biểu Quốc hội.

+ Thực hiện việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức,viên chức và người lao động khác của Văn phòng Quốc hội; thanh tra, kiểmtra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm, phòng, chống tham nhũng,thực hành tiết kiệm, chống lãng phí theo quy định của pháp luật; hợp tácquốc tế

+ Thực hiện nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật hoặc do Quốchội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội giao

- Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Quốc hội

Căn cứ vào Quyết định số 401/QĐ-VPQH ngày 27 tháng 03 năm

2014 của Chủ nhiệm VPQH thì VPQH gồm có 25 Vụ và đơn vị thuộc 3 khốisau đây:

- Khối các Vụ phục vụ HĐDT và các Ủy ban của Quốc hội, gồm có:

Các Vụ này vừa chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Thường trực HĐDT,Thường trực các Ủy ban về công tác chuyên môn nghiệp vụ, vừa chịu sự chỉđạo của Chủ nhiệm VPQH về nhân sự, chế độ chính sách

- Khối các Vụ trực thuộc các Ban của Ủy ban Thường vụ Quốc hội:

+ Vụ Công tác Đại biểu

+ Vụ Dân nguyện

Các Vụ này thuộc cơ cấu tổ chức của VPQH Và tương tự như Khốicác Vụ phục vụ HĐDT và các Ủy ban của Quốc hội, các vụ này cũng doChủ nhiệm VPQH quản lý về mặt nhân sự và đảm bảo các chế độ chínhsách Nhiệm vụ chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ đối với các vụ này do cácTrưởng Ban chịu trách nhiệm

- Khối các Vụ và các đơn vị tương đương cấp Vụ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Chủ nhiệm VPQH:

+ Vụ Công tác phía Nam

+ Vụ Miền trung Tây nguyên

+ Vụ Lê tân

+ Vụ Phục vụ hoạt động giám sát

+ Trung tâm bồi dưỡng dân cử

+ Vụ Thông tin

+ Thư viện Quốc hội

+ Trung tâm Tin học

Chủ nhiệm VPQH là người đứng đầu VPQH, chịu trách nhiệm trướcUBTVQH, Chủ tịch Quốc hội về việc lãnh đạo VPQH; các Phó Chủ nhiệmgiúp Chủ nhiệm VPQH thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của Chủnhiệm VPQH

1.1.3.2 Các loại văn bản trong quá trình hoạt động của Văn phòngQuốc hội:

Như đã nêu ở trên Văn phòng Quốc hội là cơ quan phục vụ của Quốchội và các cơ quan của Quốc hội, vì vậy văn bản trong quá trình hoạt củaQuốc hội, các cơ quan của Quốc hội và của Văn phòng Quốc hội đều doVăn phòng Quốc hội quản lý và lưu trữ

Phân loại văn bản.

Hệ thống văn bản trong quá trình hoạt động của Quốc hội, các cơquan của Quốc hội và Văn phòng Quốc hội được phân loại như sau:

Phân loại theo tác giả: Phân loại theo tiêu chí này thì văn bản gồm có

- Văn bản của Quốc hội

- Văn bản của UBTVQH

- Văn bản của các Ban thuộc UBTVQH

+ Văn bản của Ban Dân nguyện

+ Văn bản của Ban Công tác đại biểu

- Văn bản của HĐDT

- Văn bản của các Ủy ban của Quốc hội:

+ Ủy ban Đối ngoại

+ Ủy ban Tư pháp

+ Ủy ban Pháp luật

+ Ủy ban Khoa học Công nghệ và Môi trường

+ Ủy ban Văn hóa giáo dục thanh niên thiếu niên và nhi đồng

+ Ủy ban các vấn đề xã hội

+ Ủy ban Quốc phòng và An ninh

+ Ủy ban Tài chính và Ngân sách

+ Ủy ban Kinh tế

- Văn bản của Văn phòng Quốc hội

Phân loại theo tên loại: Theo tiêu chí này thì hệ thống văn bản tại

Văn phòng Quốc hội gồm có: Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết,

Quyết định, Kết luận, Kế hoạch, Chương trình, Tờ trình, Thông báo, Thôngcáo, Báo cáo, Thuyết trình, Biên bản, Công điện, Công văn.

1.2 Cơ sở pháp lý ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng Quốc hội

- Chỉ thị số 58/CT-TW của Bộ Chính trị ngày 17/10/2000 đã chỉ rõứng dụng cộng thông tin ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vậtchất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, pháttriển nhanh và hiện đại hóa các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnhtranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình chủ động hộinhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo

an ninh, quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sựnghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá Bên cạnh đó việc ứng dụng côngnghệ thông tin có những căn cứ pháp lý chặt chẽ khi Quốc hội ban hànhnhiều văn bản Luật như: Luật giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;Luật Viễn thông năm 2009; Luật Công nghệ thông tin năm 2006

- Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 04 năm 2007 về ứngdụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước quy định :

+ Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động của cơ quan nhà nước: là

việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của cơ quan nhà nướcnhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong hoạt động nội bộ của cơ quan nhànước và giữa các cơ quan nhà nước, trong giao dịch của cơ quan nhà nướcvới tổ chức và các nhân, hỗ trợ đẩy mạnh cải cách hành chính vào bảo đảmcông khai, minh bạch

+ Cơ quan nhà nước phải xây dựng và ban hành quy chế sử dụngmạng nội bộ, bảo đảm khai thác hiệu quả các giao dịch điện tử trong xử lýcông việc của mọi cán bộ, công chức, viên chức, đồng thời bảo đảm an toànthông tin theo quy định tại Điều 41 Nghị định này; tập huấn cho cán bộ,công chức, viên chức kiến thức, kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tintrong công việc

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhànước giai đoạn 2011 - 2015 gắn với Chương trình tổng thể cải cách hành

chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020 Ngày 8/11/2011 Chính phủ đã ra

Nghị quyết số 30c/NQ-CP ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020, trong đó nhiệm vụ Hiện đại hóa hành chính là một trong những nhiệm vụ ưu tiên.

- Ngày 12/10/2012 Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội đã ban hànhQuyết định số 947/QĐ-VPQH quyết định sử dụng Hệ thống điều hành điện

tử Quốc hội (E-PAS) trong toàn cơ quan Văn phòng Quốc hội kể từ ngày 15tháng 10 năm 2012; việc tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản và điều hànhcông việc trong cơ quan và tại các Vụ, Cục, đơn vị thực hiện trên Hệ thốngđiều hành điện tử Quốc hội

- Quyết định số 02/QĐ-VPQH ngày 02/01/2013 của Chủ nhiệm Văn

phòng Quốc hội về ban hành Quy định tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản

và hỗ trợ điều hành công việc trên môi trường mạng tại Văn phòng Quốchội, các cơ quan của Quốc hội, các cơ quan của Ủy ban Thường vụ Quốchội và Văn phòng Quốc hội

*Tiểu kết: VPQH là cơ quan hành chính Nhà nước được tổ chức và

hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, làm việc theo chế độ thủtrưởng Vì vậy, các loại văn bản do VPQH ban hành hay tiếp nhận (trừ đơnthư khiếu nại) đều là văn bản hành chính Nhà nước như chúng ta đã tìm hiểu

ở trên Thực hiện công cuộc cải cách hành chính giai đoạn 2012 – 2020,VPQH đã triển khai thực hiện chương trình quản lý văn bản bằng hệ thốngđiều hành điện tử nhằm nâng cao chất lượng cũng như quá trình xử lý côngviệc được thuận tiện nhanh chóng Tuy nhiên, đây là một quy trình mới đòihỏi rất nhiều sự thay đổi cả về nhận thức cũng như tác phong làm việc củangười sử dụng hệ thống này Vì vậy, có rất nhiều tồn tại cũng như vấn đềcần khắc phục trong quá trình xử lý văn bản khi ứng dụng quản lý văn bản