Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 3 3. Mục đích nghiên cứu 3 4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 3 5. phương pháp nghiên cứu 3 6. cấu trúc của đề tài 3 Chương 1: Khái quát về Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ và tình hình công tác văn thư tại Công ty 5 1.Quá trình hình thành phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư vào xây lắp Tây Hồ 5 1.1 Khái quát chung về công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ 5 2.Công tác văn thư của Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ 7 3.Sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. 9 Chương 2: Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ 11 2.1.Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Công ty Cổ phần đầu tư và xây lắp Tây hồ với chương trình “Quản lý văn bản” 11 2.1.1 Giới thiệu về chương trình 11 2.1.2 Giới thiệu các chương trình trong hệ thống 12 2.1.2.1 Cách khởi động chương trình 12 2.1.2.2 Giao diện chính của chương trình 12 2.1.2.3 Đăng nhập hệ thống 12 2.1.3 Quy trình xử lý công văn tại Công ty 12 2.2.Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo văn bản 14 2.3.Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản 14 2.3.1 Danh sách công việc – Xử lý văn bản cấp chuyên viên. 14 2.3.2Quản lý vă bản cấp văn thư 14 2.3.2.1 Quan lý văn bản đến 15 2.3.2.2 Quản lý văn bản 15 2.3.3 Tra tìm và thống kê văn bản 16 Chương 3: Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ. 17 3.1.Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ. 17 3.2.Hiệu quả của chương trình ứng dụng CNTT vào CTVT với phần mềm Quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ 17 KẾT LUẬN 19 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 20

LỜI CAM ĐOAN

Em cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em Các số liệu, kếtquả nêu trong báo cáo là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng Em hoàn toàn chịutrách nhiệm về công trình này nếu như có phát hiện sự gian dối

LỜI CẢM ƠN

Thông qua báo cáo này, trước tiên em xin gửi lời cảm ơn chân thành tớiBan lãnh đạo trường Đại Học Nội vụ Hà Nội đã đạo điều kiện thuận lợi cho sinhviên chúng em được học môn “phương pháp nghiên cứu khoa học” một cách tốtnhất

Em xin gửi lời cảm ơn tới cô TS Vũ Ngọc Hoa đã hướng dẫn, chỉ bảo tậntình để em hoàn thành bài nghiên cứu của mình

Do thời gian có hạn và kinh nghiệm nghiên cứu khoa học còn nhiều thiếusót nên sót rất mong được sự góp ý của thầy/cô/anh/chị và các bạn sinh viên

Em xin trân trọng cảm ơn!

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư (CTVT) là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản,phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hànhvăn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạtđộng của cơ quan, tổ chức, đơn vị Do vậy mà CTVT ở cơ quan là trung tâmdiễn ra các hoạt động thu nhận, trao đổi, lưu giữ và xử lý thông tin, trong đónhững công văn giấy tờ là đối tượng chủ yếu của CTVT, là một trong nhữngphương tiện quan trọng nhất phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn

vị Vai trò của CTVT ngày càng được tăng cường trong xã hội thông tin hiệnnay, do nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bứcthiết Vì thế CTVT được tổ chức hợp lý và tự động hóa các khâu nghiệp vụ sẽnâng cao chất lượng cho hoạt động quản lý

Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả cáclĩnh vực trong trong đời sống xã hội và đem lại hiệu quả rất cao Việc ứng dụngCNTT trong CTVT là một nhu cầu mang tính khách quan, nó hỗ trợ đắc lực chocác khâu nghiệp vụ trong CTVT từ thủ công sang tự động hóa hoặc bán tự độnghóa, góp phần giải phóng sức lao động chân tay của con người, đồng thời nângcao năng suất lao động của cán bộ văn thư

Ứng dụng CNTT là vấn đề xã hội nói chung và vào CTVT nói riêng đượcĐảng và Nhà nước ta rất quan tâm, đã cụ thể hóa bằng các văn bản quy phạmpháp luật như công văn số 608/LTNN-TTNC của Cục lưu trữ Nhà nước ngày19/11/1999 trích yếu hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin vào Văn thư –Lưu trữ, Quyết định số 53 QĐ/LTNN-NVTW ngày 28/4/2000 của Cục Lưu trữNhà nước về việc ban hành mẫu phiếu tin, bản hướng dẫn biên mục phiếu tin vàphần mềm ứng dụng Visual Basic để lập cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ,Quyết định số 131/QĐ-LTNN ngày 09/8/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước vềviệc mở Website của ngành Lưu trữ trên mạng Internet, Quyết định số 22/QĐ-LTNN ngày 29/01/2003 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản Hướngdẫn biên mục phiếu tin tài liệu ghi âm sự kiện và Mẫu mục lục tài liệu ghi âm sự

kiện, Quyết định số 28/QĐ-LTNN ngày 07/3/2003 của Cục Lưu trữ Nhà nước vềviệc ban hành Quy chế quản lý và sử dụng Website Lưu trữ Việt Nam trênInternet, Văn bản số 240/VTLTNN-TTTH ngày 27/4/2005 của Cục Văn thư vàLưu trữ nhà nước về việc chỉ đạo ứng dụng CNTT tại các Trung tâm Lưu trữQuốc gia và Trung tâm Tin học, Quyết định số 244/QĐ-VTLTNN ngày24/5/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy chế tổchức, quản lý và khai thác mạng tin học lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhànước, Quyết định số 324/QĐ-VTLTNN ngày 26/8/2005 của Cục Văn thư vàLưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy định về chuẩn thông tin đầu vào và việcbiên mục văn bản, tài liệu hành chính tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Quyếtđịnh số 246/QĐ-VTLTNN ngày 18/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhànước về việc thành lập Ban Biên tập Website Văn thư, Lưu trữ Việt Nam, Quyếtđịnh số 247/QĐ-VTLTNN ngày 18/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhànước về việc ban hành Quy định tổ chức và hoạt động của Website Văn thư, Lưutrữ Việt Nam trên Internet, Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, vănbản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.

Trên cơ sở đó tôi lựa chọn đề tài là: “Ứng dụng công nghệ thông tin trongcông tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ” Công ty cổphần đầu tư và xây lắp Tây Hồ được thành lập theo Quyết định số 568/QĐ-UBngày 06/05/1997 của Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hà Nội Trong những nămqua, cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, Công ty đã đạt đượcnhững thành tựu nhất định trong sản xuất kinh doanh, nhất là trong lĩnh vực sảnxuất và xây dựng cho nhân dân trên địa bàn tỉnh Bên cạnh những thành tựu đạtđược, Công ty cũng luôn xác định công tác tổ chức bộ máy nhân sự cũng nhưcông tác văn thư lưu trữ là một trong những yếu tố góp phần tạo nên sự thànhcông trong kinh doanh Song, trong quá trình thực hiện, công tác văn thư lưu trữtại cơ quan cũng không tránh khỏi những thiếu sót nhất định Tôi chọn đề tài này

để nghiên cứu, nhằm tiếp tục phát triển những ưu điểm và khắc phục nhữngkhuyết điểm tồn tại để việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư ở trong Công

ty hiệu quả hơn, xứng với vai trò của nó Do vậy, đề tài này là rất cần thiết đểnghiên cứu.

2.Lịch sử nghiên cứu

Vấn đề về ứng dụng CNTT vào CTVT đã được nhiều hội nghị cấp cao,nhiều cuộc họp của Chính phủ bàn đến, đề ra những giải pháp thực hiện, đặcbiệt, không ít các đề tài của các nhà khoa học cũng đã kết luận về nhiệm vụ thựchiện đối với văn thư nhưng hầu hết đều ở tầm vĩ mô, áp dụng chung cho cảnước, cả tỉnh, còn đối với Công ty thì việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thưlưu trữ chưa cụ thể và đi sâu vào từng vấn đề, chưa là tác phẩm khoa học gắn lýluận với thực tiễn Do đó tôi chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trongcông tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ” để nghiên cứu

3 Mục đích nghiên cứu

Việc thực hiện nghiên cứu đề tài này với mục đích: Nâng cao nhận thức

về vị trí, vai trò của CNTT – một xu hướng phát triển mới của xã hội, đồng thờiứng dụng nó trong quản lý hành chính nói chung và trong CTVT nói riêng

Mục đích của đề tài là khảo sát về CTVT trong Doanh nghiệp, triển khai

về ứng dụng CNTT như thế nào và đưa ra một số nhận xét mang tính trao đổi

4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Công ty cổphần đầu tư và xây lắp Tây Hồ

5 phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp luận

- Phương pháp duy vật biện chứng

5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp thống kê

6 cấu trúc của đề tài

Vấn đề này rất rộng lớn, nhưng do trình độ, năng lực và kinh nghiệm củabản thân có hạn nên chúng tôi chỉ nghiên cứu những nội dung cơ bản về Ứng

dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư Ngoài phần mở đầu, kết luậnchung kèm theo nguồn tư liệu tham khảo, nội dung của đề tài gồm ba phần:

Chương 1: Khái quát về Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ vàtình hình công tác văn thư tại Công ty

Chương 2: Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác vănthư tại Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ

Chương 3: Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình ứng dụng côngnghệ thông tin vào công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp TâyHồ

Chương 1: Khái quát về Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ và tình

hình công tác văn thư tại Công ty 1.Quá trình hình thành phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư vào xây lắp Tây Hồ

1.1 Khái quát chung về công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ

Công ty được Bộ Quốc Phòng thành lập theo quyết định số 90/QĐ-QPAngày 27/02/1992 với tên gọi Công ty kinh doanh vật tư và dịch vụ xuất nhậpkhẩu Tây Hồ;

Ngày 18/4/1996, Công ty sát nhập với Công ty Xây dựng 232 theo Quyếtđịnh số 505/QĐQP và đổi tên thành Công ty Tây Hồ/Bộ Quốc phòng;

Ngày 20/12/2007, Bộ Quốc Phòng có quyết định số 3843/QĐ-BQP phêduyệt phương án chuyển Công ty Tây Hồ/Bộ Quốc Phòng thành Công ty Cổphần ĐT & XL Tây Hồ Nhà nước nắm giữ cổ phần chi phối 51% vốn điều lệ

Năng lực, tổ chức nhân sự, thiết bị, tài chính của công ty:

Công ty Tây Hồ hiện biên chế gồm 02 chi nhánh; 08 xí nghiệp xây lắp(xây dựng, giao thông, thuỷ lợi); 01 xí nghiệp thi công cơ giới; 01 xí nghiệp khaithác cát; 01 xí nghiệp khảo sát thiết kế và tư vấn xây dựng; 01 trung tâm kinhdoanh thương mại và xuất nhập khẩu và 05 phòng ban chức năng

Nhiệm vụ của công ty là đầu tư xây dựng các dự án khu đô thị, công nghệ,các tòa nhà văn phòng, chung cư chất lượng cao, các dịch vụ dân sinh với hạtầng kỹ thuật hiện đại Đồng thời, cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp như tưvấn, mua bán, cho thuê, đầu tư, và quản lý bất động sản

Được quản trị và điều hành bởi những doanh nhân giàu kinh nghiệm, độingũ cán bộ, chuyên gia có kiến thức sâu rộng về lĩnh vực bất động sản, cơ cấu tổchức của Công ty gọn nhẹ, hiệu quả, theo mô hình hiện đại, ứng dụng các côngnghệ và phương pháp quản lý tiên tiến, hướng tới đạt ISO 9000

Công ty có chức năng hoạt động đa ngành nghề về xây dựng các côngtrình phát triển hạ tầng kỹ thuật, đầu tư xây dựng, kinh doanh các khu đô thị,khu nhà văn phòng, quản lý bất động sản,

- Kinh doanh xây dựng nhà ở (xây dựng, sửa chữa nhà để bán và chothuê)

- Nhận quyền sử dụng đất để xây nhà bán hoặc cho thuê, đầu tư xây dựng

cơ sở hạ tầng theo quy hoạch xây dựng nhà để chuyển quyền sử dụng đất

- Sàn giao dịch bất động sản

- Xây dựng công nghiệp và dân dụng

- Thi công cầu đường

- San lấp mặt bằng

- Vận tải hàng hóa đường bộ

- Dịch vụ vận tải

- Tổ chức các khu thể thao vui chơi – giải trí

- Nhà hàng ăn uống (trừ quán bar)

- Giáo dục mần non, giao dục tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổthông, giáo dục dạy nghề

- Trồng cây bóng mát Trồng cỏ sân vườn

- Mua bán nước sinh hoạt, nước uống đóng chai

- Dịch vụ cung cấp thông tin kinh tế

- Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan: Quản lý dự án, thiết

kế quy hoạch xây dựng, thiết kế kiến trúc công trình, thiết kế nội ngoại thất côngtrình, giám sát công tác xây dựng và hoàn thiện công trình dân dụng

Công ty có trụ sở tại Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tàikhoản riêng

Công ty cóTổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc, Cách lãnh đạo phòngban

2.Công tác văn thư của Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ

CTVT là toàn bộ những công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản,ban hành văn bản, tổ chức quản lý văn bản, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu,

tổ chức khoa học văn bản trong cơ quan, đơn vị, các doanh nghiệp, các tổ chứcchính trị xã hội, các lực lượng vũ trang

Công tác văn thư bao gồm những nội dung sau đây:

- Soạn thảo văn bản

- Quản lý văn bản

- Quản lý con dấu

- Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ

Thực trạng CTVT taih công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ: là mộtcông ty xây lắp vì thế CTVT là một nội dung vô cùng quan trọng phục vụ chohoạt động quản lý của cơ quan

Phụ trách về CTVT của Công ty gồm có một văn thư chuyên trách và mộtnhân viên văn phòng cùng đảm nhiệm CTVT của Công ty hoạt động theo cácvăn bản chỉ đạo và hướng dẫn của Nhà nước như: Nghị định 110/2004/NĐ-CPngày 08/04/2004 của Chính phủ về Công tác Văn thư, Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ

và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan ; và một số văn bản khác

Các khâu nghiệp vụ của Công tác văn thư tại Công ty được thực hiện nhưsau:

Soạn thảo và ban hành văn bản: công tác soạn thảo văn bản của công tyđều được tiến hành theo sự hướng dẫn của các văn bản Pháp luật quy định đúngthể thức và quy trình ban hành Các khâu nghiệp vụ soạn thảo văn bản đều đượctiến hành trên máy tính, sau đó thông qua mạng nội bộ (LAN) chuyên cho lãnh

đạo xem xét và chuyển ý kiến sử chữa luôn quaheej thống quản lý văn phòng vàtiến hành ban hành văn bản.

Quản lý văn bản:

- Quản lý văn bản đi: Văn bản được quản lý thống nhất tại Văn thư Công

ty Tất cả những văn bản đi đều phải đăng ký tại Văn thư Văn bản khi trình lãnhđạo công ty duyệt đều có chữ ký của trưởng phòng hoặc phó phòng, bộ phậntổng hợp thuộc Văn phòng xem xét các yếu tố về thể thức văn bản Sau đó trìnhlãnh đạo ký duyệt văn bản thảo, khi bản thảo đã được duyệt bộ phận tổng hợptrả lại phòng có bản thảo để chỉnh lý bổ sung thêm thành bản chính và trìnhGiám đốc ký Các văn bản đi của cơ quan được đăng ký vào sổ công văn đi Làmột công ty kinh doanh nên công việc này được thực hiện rất nhanh và khẩntrương Sau khi vào sổ mới nhân bản và đóng dấu và phát hành văn bản, văn bảntrả lại phòng soạn thảo 01 bản lưu cùng với hồ sơ trình kèm theo

- Quản lý công văn đến: Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư củaCông ty làm thủ tục và phân phối theo đúng quy định, văn bản đến được đóngdấu “văn bản đến” đăng ký số thứ tự đến, ngày tháng năm đến, kèm phiếu trìnhvăn bản đến để trình văn bản Giám đốc hoặc Phó Giám đốc cho ý kiến Lãnhđạo Công ty cho ý kiến xong rồi chuyển qua cho văn thư nhập vào phần mềmquản lý văn bản đến rồi chuyển cho các phòng hoặc cá nhân được phân chuyểnvăn bản

Bộ phận hình thành: nhân viên văn thư là đầu mối tiếp nhận, phân loại vàchuyển giao các loại văn bản, ghi số đến và ngày đến sau đó vào sổ văn bản

Đối với các văn bản ghi “hỏa tốc”, “khẩn”, “mật”, các loại fax, điện tínthì văn thư của Công ty ghi rõ giờ đến và chuyển ngay đến tay người nhận theođúng chế độ quản lý văn bản

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Công ty ghi lại các hoạt động về mọi mặt củaCông ty, đã được giữ gìn tra cứu và sử dụng khi cần thiết các văn bản đã đượcgiải quyết xong được lập thành hồ sơ, sắp xếp theo thứ tự có logic và tổ chứcmột cách khoa học

+ Cặp đựng văn bản, tài liệu cần được giải quyết

+ Cặp đựng văn bản, tài liệu đã xử lý

+ Cặp đựng giấy tờ giải quyết như các loại báo cáo, tài liệu chuyên môn

về công nghệ thông tin, về thống kê công tác văn thư, lưu trữ để nghiên cứutham khảo và các giấy tờ khác

Công tác lập hồ sơ công việc:

Hồ sơ công việc của Công ty chủ yếu là các tập lưu công văn, được sắpxếp theo trình tự thời gian, các chuyên viên sau khi giải quyết công việc đềukhông lập hồ sơ công việc mà nộp vào lưu trữ ở tình trạng bó gói

Công tác văn thư truyền thống của Công ty trước khi ứng dụng CNTT thì

có những hạn chế nhất định như: việc soạn thảo văn bản diễn ra chậm và mấtnhiều thời gian, việc chuyển giao văn bản và theo dõi thực hiện văn bản khôngđược nhanh chóng, đặc biệt là theo dõi việc thực hiện vản bản và báo cáo côngviệc Theo phương pháp truyền thống thì văn thư cơ quan mất nhiều thời gianhơn và việc tra tìm tài liệu cũng mất nhiều thời gian hơn

3.Sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư.

Công tác văn thư trong mỗi cơ quan hiện nay ngày càng thể hiện được vaitrò của mình đối với hoạt động chung của cơ quan, việc đưa CNTT vào CTVT

sẽ tạo ra sự cải tiến trong phương thức hoạt động đối với những khâu nghiệp vụcủa công tác này Cách thức làm việc mới không làm thay đổi bản chất côngviệc, mà đơn giản nó chỉ góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công việc,nhằm đáp ứng nhanh chóng chính xác những nhu cầu được đề ra Việc ứng dụngCNTT giúp cho khả năng xử lý thông tin được nhanh chóng hơn trong tinh hìnhthông tin ngày càng tăng nhanh như hiện nay

Trong mỗi cơ quan, Văn phòng được coi như là “trái tim” của cơ quan, làtrung tâm thông tin của cơ quan Văn phòng là nơi thu nhận, xử lý, tìm kiếm vàcung cấp thông tin để giúp cho lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định đúngđắn, kịp thời Trong thời đại thông tin như hiện nay nếu CTVT chỉ giải quyếtcông việc bằng phương pháp thủ công thì sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc đápứng kịp thời và đầy đủ những nhu cầu tìm thông tin với cơ quan, đơn vị khác