Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

MỤC LỤC Phần mở đầu 1 Chương 1. Lý luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng và khái quát về Công ty Cổ phần TIE 4 1.1. Công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 4 1.1.1. Một số khái niệm 4 1.1.2. Vai trò và ý nghĩa của công nghệ thông tin đối với công tác văn phòng 5 1.2. Khái quát về công ty cổ phần TIE 6 1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty 6 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của công ty cổ phần TIE 8 Tiểu kết 9 Chương 2. Thực trạng ứng dụng cntt trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần TIE 10 2.1. Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến 10 2.2. Ứng dụng CNTT xây dựng kế hoạch và công tác an ninh bảo vệ 13 2.2.1. Phần mềm xây dựng kế hoạch, chương trình, lịch công tác 13 2.2.2 Công tác an ninh, bảo vệ tại công ty cổ phần TIE 13 2.3. Ứng dụng CNTT trong kiểm soát giờ làm việc của nhân viên và công tác quản lý hồ sơ nhân sự 14 2.3.1 Phần mềm kiểm soát giờ làm việc của nhân viên công ty cổ phần TIE 14 2.3.2. Phần mềm “AMIS” trong công tác quản lý nhân sự 16 2.4. Ứng dụng CNTT vào quản lý tài sản 16 Tiểu kết 18 Chương 3. Một số nhận xét và giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần TIE 19 3.1. Nhận xét chung 19 3.1.1. Những thành tựu 19 3.1.2. Một số hạn chế 20 3.2. Một số giải pháp và nâng cao hiệu quả việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng 21 3.2.1. Đầu tư về cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật 21 3.2.2. Đào tạo đội ngũ nhân lực phục vụ ứng dụng CNTT 21 Tiểu kết 22 Kết luận 23 Tài liệu tham khảo 24 Phụ lục 25

2 1505QTVA017 Lê Thu Hà

3 1505QTVA018 Lê Văn Hai

4 1505QTVA019 Vũ Quang Hải

5 1505QTVA039 Nguyễn Diệu Linh

9 1505QTVA062 Giàng Thị Sông

10 1505QTVA069 Lê Thu Thủy

11 1505QTVA072 Hoàng Thị Huyền

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, chúng tôi xin chân thành gửi lời cảm

ơn đến TS Bùi Thị Ánh Vân - giảng viên học phần phương pháp nghiên cứukhoa học đã tận tình chỉ dạy, giúp chúng tôi hoàn thành đề tài Chúng tôi xin gửilời cảm ơn đến cán bộ, công chức viên chức tại công ty cổ phần TIE đã cung cấpcho chúng tôi những tài liệu, thông tin có ích, thuận lợi cho việc hoàn thành bàinghiên cứu này

Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu, chúng tôi còn gặp nhiều khókhăn Mặt khác, do trình độ nghiên cứu của mình còn hạn chế nên dù cố gắngsong đề tài của chúng tôi không tránh khỏi những hạn chế thiếu sót Vì thế,chúng tôi mong nhận được sự góp ý nhiệt tình từ thầy cô và các bạn để đề tàinghiên cứu của nhóm chúng tôi được hoàn thiện hơn nữa

Xin chân thành cảm ơn !

LỜI CAM ĐOAN

Chúng tôi thực hiện đề tài “Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại công ty cổ phần TIE” Chúng tôi xin cam đoan, đây là đề tài

nghiên cứu của chúng tôi trong thời gian qua Chúng tôi xin hoàn toàn chịu tráchnhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiêncứu này

MỤC LỤC

Phần mở đầu 1

Chương 1 Lý luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng và khái quát về Công ty Cổ phần TIE 4

1.1 Công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 4

1.1.1 Một số khái niệm 4

1.1.2 Vai trò và ý nghĩa của công nghệ thông tin đối với công tác văn phòng 5

1.2 Khái quát về công ty cổ phần TIE 6

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty 6

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của công ty cổ phần TIE 8

* Tiểu kết 9

Chương 2 Thực trạng ứng dụng cntt trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần TIE 10

2.1 Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến10 2.2 Ứng dụng CNTT xây dựng kế hoạch và công tác an ninh bảo vệ 13

2.2.1 Phần mềm xây dựng kế hoạch, chương trình, lịch công tác 13

2.2.2 Công tác an ninh, bảo vệ tại công ty cổ phần TIE 13

2.3 Ứng dụng CNTT trong kiểm soát giờ làm việc của nhân viên và công tác quản lý hồ sơ nhân sự 14

2.3.1 Phần mềm kiểm soát giờ làm việc của nhân viên công ty cổ phần TIE .14 2.3.2 Phần mềm “AMIS” trong công tác quản lý nhân sự 16

2.4 Ứng dụng CNTT vào quản lý tài sản 16

* Tiểu kết 18

Chương 3 Một số nhận xét và giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần TIE 19

3.1 Nhận xét chung 19

3.1.1 Những thành tựu 19

3.1.2 Một số hạn chế 20

3.2 Một số giải pháp và nâng cao hiệu quả việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng 21

3.2.1 Đầu tư về cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật 21

3.2.2 Đào tạo đội ngũ nhân lực phục vụ ứng dụng CNTT 21

* Tiểu kết 22

Kết luận 23

Tài liệu tham khảo 24

Phụ lục 25

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng, công nghệ thông tin đã và đang

có nhiều sự đổi mới theo xu hướng hiện đại hóa, đáp ứng những nhu cầu ngàycàng cao của xu thế hội nhập Điều này, đòi hỏi tất cả các ngành, lĩnh vực phảivận động mình để tiếp thu những cái mới, cái tinh hoa của nhân loại, trong đó cócông tác văn phòng Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong cơ quannhà nước, doanh nghiệp Văn phòng có vai trò, nhiệm vụ quan trọng trong hỗ trợcác nhà lãnh đạo, quản lý tập trung hoàn thành việc quản lý có hiệu lực, hiệu quảnhất Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình đòi hỏi người cán bộ văn phòng luônphải cập nhật những cái mới để ứng dụng vào thực tế Từ đó tiết kiệm được sứclao động của con người, nâng cao hiệu quả làm việc và tiết kiệm được nhiều chiphí Vì vậy ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng là hoạt độngthiết thực nhằm đưa văn phòng phù hợp hơn với thời đại

Là sinh viên năm hai chuyên ngành Quản trị văn phòng, chúng tôi chọnvấn đề ứng dụng công nghệ thông tin đối với công tác văn phòng để ứng dụngnhững lí luận đã được học và kiểm chứng nó trong thực tế Chúng tôi lựa chọn

đề tài này vì thuận lợi trong việc lấy tài liệu và đó là đề tài quan trọng đối vớisinh viên quản trị văn phòng

Với những lí do trên nhóm tôi đã chọn đề tài “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại công ty cổ phần TIE ” cho bài tiểu luận

của nhóm

2 Lịch sử nghiên cứu

Sau đây là một số nghiên cứu tiêu biểu về đề tài mà chúng tôi được

biết:“Giáo trình tin học ứng dụng trong quản lí hành chính” của Th.s Nguyễn

Đăng Khoa, NXB Khoa học và Kĩ thuật Hà Nội đã cung cấp kiến thức cơ bản vềứng dụng tin học trong quản lý hành chính đề cập đến lý luận, cơ sở thực tiễn vềtin học trong quản lý hành chính giúp chúng tôi nắm bắt được khái niệm, nộidung công tác quản lý văn bản đi và đến trong quản lý hành chính; Tài liệu tổngquan về công ty cổ phần TIE đã cung cấp thông tin lịch sử hình thành, chức

năng, nhiệm vụ, mục tiêu và thực trạng của ứng dụng CNTT giúp chúng tôihoàn thiện bài được tốt hơn.

3 Mục tiêu nghiên cứu

Thực hiện nghiên cứu đề tài nhằm làm cho công tác tổ chức và ứng dụngcông nghệ thông tin tại công ty cổ phần TIE được hoạt động tốt nhất Đồng thời,nhận thấy rõ tầm quan trong của công nghệ thông tin đối với chuyên ngànhQuản trị văn phòng Từ đó đề ra được giải pháp để ứng dụng công nghệ được tốthơn

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Tìm hiểu việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý vàđiều hành của văn phòng công ty cổ phần TIE Đưa ra ưu điểm, nhược điểmtrong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Tìm hiểunguyên nhân và đưa ra giải pháp khắc phục những hạn chế còn tồn đọng Gópphần xây dựng văn phòng làm việc chuyên nghiệp, hiện đại

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản

lý và điều hành văn phòng công ty cổ phần TIE

- Phạm vi nghiên cứu :

+ Không gian: Công ty cổ phần TIE

+ Thời gian: Từ năm 2012 đến năm 2015

6 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện các vấn đề nghiên cứu bài tiểu luận, nhóm đã sử dụng cácphương pháp nghiên cứu như: Phương pháp duy vật biện chứng để tiến hànhxem xét, luận giải, đánh giá các vấn đề liên quan tới ứng dụng CNTT trong côngtác văn phòng tại công ty TIE; Phương pháp khảo sát thực tế, phương pháp quansát, phân tích, tổng hợp để đánh giá nhận xét thực khách quan, đưa ra các giảipháp có tính khả thi, phù hợp với thực tiễn trong việc giải quyết các vấn đề đặtra

7 Bố cục đề tài

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục, đề tài gồm

Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY

CỔ PHẦN TIE 1.1 Công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

1.1.1 Một số khái niệm

Trong thời kì CNH-HĐH hiện nay sự phát triển mạnh mẽ của công nghệthông tin là điều không thể thiếu đối với mọi tổ chức, ngành nghề Đặc biệt làtrong công tác văn phòng Việc ứng dụng công nghệ thông tin góp phần tích cựctrong việc cải cách hành chính, hiện đại hóa hoạt động của văn phòng, là mộtnhu cầu cấp thiết và tất yếu Để hiểu sâu hơn về ứng dụng công nghệ thông tintrong công tác văn phòng cần tìm một số khái niệm sau:

* Khái niệm “công nghệ thông tin”

Trong những năm gần đây, khái niệm về công nghệ thông tin (CNTT) đãtrở nên phổ biến với tất cả mọi người không chỉ ở Việt Nam mà còn trên toànthế giới CNTT hiểu theo cách đơn giản đó là việc sử dụng máy tính như một

công cụ để vui chơi giải trí Cụ thể hơn CNTT có thể hiểu như sau: “CNTT là một ngành ký thuật, nghiên cứu các ứng dụng của khoa học tính toán ( trên nền tảng toán học ), sử dụng công nghệ máy vi tính, phần mềm máy tính và các phương tiện truyền thông để xử lý dữ liệu, thông tin một cách có hiệu quả, nhanh chóng, thuận tiện và chính xác” [1; Tr 9]

Như vậy, có thể hiểu một cách ngắn gọn Công nghệ thông tin(Information technology) là công nghệ xử lý thông tin bằng phương tiện điện tử

* Khái niệm “văn phòng”

Để công việc được xử lý nhanh chóng, một công ty, tổ chức, cá nhânluôn cần xử lý tốt các công việc như: tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyềntải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thựchiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị… Bộ phận chuyên đảmtrách các công việc nói trên được gọi là văn phòng Văn phòng có thể hiểu theo

nhiều góc độ khác nhau như sau: Theo nghĩa rộng: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của một cơ quan, doanh nghiệp; là nơi giao tiếp, thu nhận và xử

lý thông tin nhằm phục vụ lãnh đạo, quản lý; là nơi đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan và tổ chức” [2; Tr 7] Theo nghĩa hẹp: “Văn phòng được hiểu là trụ sở , địa điểm làm việc, nơi giao tiếp đối nội và đối ngoại của một cơ quan, tổ chức” [2; Tr 9]

Văn phòng thực hiện chức năng đảm bảo thông tin cho toàn bộ cơ quan,

là trung tâm cung cấp và trung chuyển thông trong hoạt động quản lý đến các bộphận

* Khái niệm “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng”

Ngày nay việc sử dụng tin học trong công việc đang được các cơ quan,doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức, ngành nghề khác nhau ứng dụng vào thực tiễncao Trong đó, không thể không nhắc tới ngành công tác văn phòng Có thể hiểu

ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng qua khái nhiệm sau: “ Ứng dụng công nghệ thông vào hoạt động quản lý và điều hành của văn phòng

là việc sử dụng các thiết bị điện tử, các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác điều hành và quản lý thuộc lĩnh vực hoạt động văn phòng ” Để đảm bảo thông tin được truyền nhanh chóng thì môi trường mạng la không gian thích hợp nhất trong đó thông tin được cung cấp, truyền tải, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin ” [3; Tr 11]

Qua các khái niệm trên ta đã có cái nhìn tổng quan nhất về ứng dụngcông nghệ thông tin trong công tác văn phòng

1.1.2 Vai trò và ý nghĩa của công nghệ thông tin đối với công tác văn phòng

- Vai trò

Đối với sự phát triển công tác văn phòng hiện nay, công nghệ thông tingiúp cho các hoạt động của văn phòng ngày càng được cải thiện, năng suất laođộng ngày càng cao Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động vănphòng của các cơ quan, tổ chức và ngay cả trong đời sống hàng ngày của conngười là điều hết sức cần thiết Công nghệ thông tin giúp cho nhà lãnh đạo nhà

quản lý có các chiến lược thích hợp, sao cho vừa có thể áp dụng được phươngtiện kĩ thuật hiện đại vào hoạt động văn phòng, vừa tiết kiệm chi phí đem lạihiệu suất công việc cao nhất , đáp ứng được yêu cầu công việc đặt ra mà cơquan, tổ chức mình đặt ra để nâng cao năng lực quản lý và sản xuất Chính côngnghệ thông tin đã giúp cho các hoạt động của văn phòng ngày càng cải tiến vàtiến bộ hơn, chính nhờ có máy móc, phương tiện kĩ thuật hiện đại nên đã giúpcho quá trình giải quyết công việc được nhanh chóng hơn, thuận lợi hơn Việcứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng của các cơ quan tổchức hay đời sống ngày càng cần thiết hơn.

- Ý nghĩa

Công nghệ thông tin góp phần quan trọng đảm bảo thông tin trong hoạtđộng quản lý, cung cấp những tài liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đíchchính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội Vai trò của công nghệ thông tin ngày càngđược nâng cao trong xã hội Nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lýngày càng cao và bức thiết vì thế mà công nghệ thông tin đảm nhiệm tất cả cácbước có liên quan đến công việc Công nghệ thông tin đã được ứng dụng trongtất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả cao, nó hỗ trợ đắclực trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện tính khoa học, tínhhiện đại

1.2 Khái quát về công ty cổ phần TIE

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty

1.2.1.1 Giới thiệu chung

Công ty Cổ Phần TIE khởi nguồn từ Công ty Sản xuất Kinh doanh XuấtNhập khẩu Điện - Điện tử Quận 10 được thành lập năm 1990 Hiện nay công ty

Cổ phần TIE còn là một trong những nhà phân phối lớn nhất Việt Nam về ngànhhàng điện - điện tử, công nghệ thông thông tin

Hơn 20 năm kinh nghiệm với những thành tựu trong lĩnh vực côngnghiệp điện tử, TIE là nhà sản xuất và phân phối hàng đầu các linh kiện điện tử,sản phẩm viễn thông và gia công sản phẩm được khách hàng tin tưởng TIE hiện

là nhà phân phối chính thức tại Việt Nam cho các nhãn hàng lớn như Samsung,

LG, Casio, Sharp, Hannspree, Adata, Philips,… Bên cạnh đó, TIE tiếp tục khaithác các thế mạnh của mình để hợp tác phát triển sản xuất gia công các sảnphẩm công nghệ cao, mở rộng ngành nghề kinh doanh, đa dạng hoá các sảnphẩm, dịch vụ như: địa ốc, khai thác văn phòng và căn hộ cho thuê, đầu tư tàichính, du lịch…

TIE hiện có hệ thống phân phối phủ khắp toàn quốc, với nhiều chi nhánhnằm trên trục đường sầm uất và hiện đại bậc nhất trải dài từ Bắc vào Nam.Trong đó có Hà Nội, trụ sở nằm tại 133 Phố Lê Thanh Nghị – P Đồng Tâm -Q.Hai Bà Trưng – Hà Nội Được thành lập từ tháng 5/ 2002, qua 8 năm pháttriển TIE Hà Nội đã trở thành một thương hiệu uy tín trong làng IT miền Bắc[Xem phụ lục 1]

1.2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Công ty Cổ Phần TIE được thành lập năm 1990

Đến năm 1994: công ty ký hợp đồng liên doanh với tập đoàn SamsungElectronicsCo, LTD (Hàn Quốc) để thành lập Công ty Điện tử Samsung Vina

Năm 2000: Trở thành nhà phân phối chính thức màn hình vi tính SamsungSyncmaster tại Việt Nam

Năm 2004: Tháng 07/2004 chính thức chuyển sang hình thức Công ty Cổphần với tên gọi là Công ty Cổ phần TIE

Năm 2007: Trở thành trung tâm uỷ quyền chính thức của Casio tại ViệtNam

Tháng 03/2009 là nhà phân phối chính thức màn hình vi tính Hanns.G(Đài Loan) tại Việt Nam

Tháng 10/2009 chính thức là nhà phân phối màn hình LG Network tạiViệt Nam Đồng thời là nhà phân phối chính thức các thiết bị lưu trữ thươnghiệu ADATA

Tháng 12/2009 được cấp Giấy chứng nhận ISO 9001:2008

2011:Tháng 9/2011 TIE chính thức trở thành nhà phân phối màn hình vitính PHILIPS tại Việt Nam

2013:Tháng 3/2013 TIE chính thức trở thành nhà phân phối laptop

Gigabyte tại Việt Nam

Hiện nay công ty Cổ phần TIE còn là một trong những nhà phân phối lớnnhất Việt Nam về ngành hàng điện - điện tử, công nghệ thông thông tin

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của công ty cổ phần TIE

- Chức năng:

Chuyên sản xuất và phân phối các linh kiện điện tử, sản phẩm viễn thông

và gia công các sản phẩm của các hãng nỗi nổi tiếng thế giới như Samsung, LG,Casio, Sharp, Hannspree, Adata, Philips,…

- Mục tiêu:

Nhằm thu hút rộng rãi vốn của các thành phần kinh tế để không ngừngphát triển các hoạt động sản xuất, thương mại và dịch vụ; tạo công ăn việc làm,cải thiện điều kiện làm việc và nâng cao thu nhập, đời sống người lao động trongCông ty; bảo đảm lợi ích hợp pháp cho các cổ đông; làm tròn nghĩa vụ với ngânsách Nhà nước và phát triển Công ty

- Nhiệm vụ:

Hoạt động kinh doanh đáp ứng nhu cầu của thị trường;

Thực hiện đầy đủ các cam kết đối với khách hàng về sản phẩm, dịch vụ,giải quyết thỏa đáng các mối quan hệ lợi ích với các chủ thể kinh doanh theonguyên tắc bình đẳng, cùng có lợi;

Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch kinh doanh phù hợp với nhucầu, tình hình thị trường, khả năng phát triển của Công ty và tổ chức thực hiệnchiến lược, kế hoạch đã đề ra

Bảo toàn và tăng trưởng vốn, mở rộng kinh doanh;

Bảo vệ môi trường, bảo vệ sản xuất, bảo đảm an ninh, an toàn và trật tự xãhội;

Chấp hành pháp luật, thực hiện chế độ hạch toán thống kê thống nhất vàthực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước

Với tư duy không ngừng đổi mới, TIE đã và đang thực hiện các chiếnlược dài hạn nhằm hướng đến mục tiêu trở thành một trong những nhà phân phối

và bán lẻ lớn nhất Việt Nam Bên cạnh đó, TIE tiếp tục khai thác các thế mạnh

của mình để hợp tác phát triển sản xuất gia công các sản phẩm công nghệ cao,

mở rộng ngành nghề kinh doanh, đa dạng hoá các sản phẩm, dịch vụ như: địa

ốc, khai thác văn phòng và căn hộ cho thuê, đầu tư tài chính, du lịch…

* Tiểu kết

Trong chương 1, chúng tôi đã trình bày về ứng dụng công nghệ thông tin

trong công tác văn phòng và khái quát về công ty cổ phần TIE Từ đó giúpchúng tôi tìm hiểu được thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt độngvăn phòng tại công ty cổ phần TIE

Chương 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIE 2.1 Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến

Công ty cổ phần TIE là một trong những công ty hàng đầu về phân phốihàng điện tử , công nghệ thông tin Mỗi ngày, số lượng văn bản đi, văn bản đếnbình quân khoảng 600 văn bản Việc xử lý số văn bản bằng phương thức thủcông là rất khó khăn, nhiều thiếu xót trong quá trình làm việc Bởi vậy công ty

cổ phần TIE đã lựa chọn phần mềm eDocMan trong công tác quản lý văn bản

và điều hành công việc

eDocMan là hệ thống Quản lý Văn bản và hồ sơ công việc (electronicDocument Management) được công ty lựa trọn trong việc quản lý văn bản và hồ

sơ công việc Đây là một phần mềm có giao diện thuần web với các Phân hệđược sắp xếp theo luồng xử lý có liên quan theo trình tự thích hợp Có khả năngtùy biến cao, phù hợp với mô hình chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức củamột Công ty Sản xuất Kinh doanh Xuất Nhập khẩu Điện - Điện tử như TIE.Phần mềm eDocMan quản lý toàn bộ các văn bản của công ty bao gồm các vănbản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản dự thảo, thực hiện gửi và nhận

VB với các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên trong và bên ngoài thông qua môitrường mạng Và quản lý toàn bộ các dữ liệu sản sinh trong quá trình tạo lập,luân chuyển và xử lý văn bản bao gồm các phiếu giao việc, phiếu trình, phiếu xử

lý, các ý kiến trao đổi góp ý trong quá trình xử lý văn bản trên hệ thống mạng

Với những tính năng ưu việt của phần mềm eDocMan, việc quản lý vănbản của công ty cổ phần TIE được vận hành theo các sơ đồ sau:

- Quản lý văn bản đến và điều hành công việc:

Theo sơ đồ, có thể thấy việc xử lý văn bản đến của công ty cổ phần TIEđược mô tả theo đường đi của văn bản điện tử và đường đi của văn bản giấy.Văn bản đến sẽ được chuyển đến bộ phận văn thư của công ty Sau khi tiếpnhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau: Phân loại theo

cơ quan ban hành; Phân loại theo chủ đề; Phân loại theo cụm nội dung; Phânloại theo nhóm Và tất cả các văn bản được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngàyđến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).Văn bản đến được đăng kývào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính

Quản lý văn bản - hồ sơ giấy: Sau khi đăng ký, văn bản đến cần xin ýkiến phân phối Nếu văn bản không quan trọng sẽ tổ chức thực hiện, giải quyếtkịp thời nhanh chóng Còn với những văn bản quan trọng sẽ trình cho ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.Khi các văn bản đã được thực hiện, lãnh đạo công ty sẽ xem xét thêm lần nữa

Quản lý văn bản bằng phần mềm eDocman: Sau khi đăng kí, chuyển giaovăn bản đến cán bộ chuyên môn để giải quyết công việc

Như vậy, có thể thấy với cách quản lý truyển thống cần rất nhiều giai

đoạn: Khi có công văn đến người văn thư sẽ phải phân loại vào sổ văn bản đến,sau đó xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo công ty Sau khi lãnh đạo bút phê xong,văn thư sẽ photo công văn ra nhiều bản chuyển tới đại diện các phòng ban đểgiao việc Việc này khiến văn thư mất thời gian di chuyển nhiều mà lại tốn chiphí giấy, mực in, chi phí bảo trì máy photocopy Khi phát hành một công văn,chi phí để chuyển phát công văn cũng khá lớn không những thế các đơn vị nhậnvăn bản rất lâu có khi còn bị thất lạc Cách quản lý văn bản đến bằng phươngpháp điện tử được xem là khoa học và chuyên nghiệp nhất Vì nó làm giảm thờigian, công sức của toàn thể công ty, tăng hiệu quả công việc.

- Lưu đồ quản lý văn bản đi và điều hành công việc

Cũng như quản lý văn bản đến, sơ đồ quản lý văn bản đi và điều hànhcông việc gồm quản lý văn bản bằng điện tử và quản lý văn bản giấy

Theo sơ đồ, đường đi của văn bản điện tử: CBNV chuyên môn hoàn thiệnbản dự thảo trình xin ý kiến, có ý kiến đóng góp sau đó lãnh đạo đơn vị kiểm tranội dung, hình thức, thể thức, kỹ thuật có bổ sung sửa đổi; Lãnh đạo văn phòngkiểm tra pháp chế, thể thức, kỹ thuật có sửa đổi bổ sung Tiếp đó, nếu văn bản đi

có ý kiến chỉ đạo, có bổ sung, của lãnh đạo công ty văn bản được chuyển lại choCBNV chuyên môn làm lại Còn nếu không có ý kiến của lãnh đạo đơn vị vănbản sẽ in, trình ký và đăng ký làm thủ tục phát hành Hay văn bản đi đã xin ýkiến của các lãnh đạo đơn vị, văn phòng, công ty mà không có ý kiến chỉ đạo bổsung, sửa đổi văn bản đi sẽ in trình ký và đăng ký làm thủ tục phát hành

Đường đi của văn bản giấy: Cũng như các bước trong văn bản điện tử, chỉkhác sau khi in, trình ký có nhiều bước hơn, đó là: lãnh đạo đơn vị ký tắt về nộidung, văn bản chuyển giao đến văn thư công ty, bộ phận văn thư chuyển tiếpđến lãnh đạo văn phòng công ty để ký tắt về pháp chế, thể thức, kỹ thuật Tiếptheo lãnh đạo công ty ký ban hành chuyển đến bộ phộ văn thư đăng ký, làm thủtục phát hành, CBNV chuyên môn lưu hồ sơ Và cuối cùng là phát hành [ Xemphụ lục 2 ]

Như vậy, ta có thể thấy rõ đường đi của văn bản điện tử đã rút ngắn khâuquản lý văn bản, giúp tiết kiệm thời gian, công sức của CBNV trong công ty

- Lưu đồ quản lý dự thảo, phát hành công văn

Quản lý dự thảo, phát hành công văn là khâu quan trọng trong quản lý vănbản Theo sơ đồ, quy trình soạn dự thảo, trình công văn, phê duyệt, phát hànhcông văn của công ty cổ phần TIE đã đơn giản hơn rất nhiều nhờ có hệ thốngquản lý công văn bao gồm: máy chủ ( Server ), cơ sở dữ dự liêu, những nội dungđược chuyển tới được lưu lại giúp báo cáo tình hình xử lý công văn, thống kêcông văn đến mọi người và việc tra cứu, tìm kiếm công văn được dễ dàng hơn.CBNV chuyên môn, ban lãnh đạo công ty xử lí công việc thông qua hệ thốngmáy chủ, giải quyết công việc nhanh hơn rất nhiều, cụ thể: Chuyên viên chỉnhsửa dự thảo, soạn dự thảo gửi vào máy chủ Lãnh đạo nhận nội dung dự thảoxem xét tài liệu, phê duyệt Nếu nội dung được chấp nhận chuyển xuống vănthư Nếu không chuyển lại chuyên viên để sửa chữa Cán bộ văn thư sau khinhận được dự thảo đã duyệt sẽ vào sổ công văn đi trên máy chủ rồi in nội dung,đóng dấu trình ký và gửi đi [ Xem phụ lục 3 ]

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý dự thảo, côngvăn đã góp phần tiết kiệm thời gian, nâng cao tính hiệu quả công việc

2.2 Ứng dụng CNTT xây dựng kế hoạch và công tác an ninh bảo vệ

2.2.1 Phần mềm xây dựng kế hoạch, chương trình, lịch công tác

Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của công ty ( năm, 6tháng, 3 tháng, tháng, lịch tuần ) luôn đòi hỏi nhân viên văn phòng sự tỉ mỉ, sắpxếp khoa học logic và dễ nhớ được công việc của mình Công ty cổ phần TIE đãlựa chọn phần mềm excell thay vì các ứng dụng ghi chú hay lịch như GoogleKeep, Evernote bởi phần mềm sắp xếp được công việc đơn giản nhất có thể Khidùng Excel CBNV có thể dễ dàng nhìn vào mà so sánh khối lượng công việcgiữa các ngày [ Xem phụ lục 4 ]

2.2.2 Công tác an ninh, bảo vệ tại công ty cổ phần TIE

Công tác an ninh, bảo vệ luôn được công ty quan tâm và chú trọng đến.Công ty đã cho lắp đặt camera trong không gian rộng bao gồm tất cả các phòngban, nhà ăn, khu để xe và kể cả cổng ra vào để công tác kiểm tra an ninh được

an toàn, bảo mật Theo đó, số lượng bảo vệ đứng gác sẽ được giảm bớt thay vào

đó là ngồi giám sát camera Hệ thống cảnh báo an ninh ANTC sẽ quản lý đượctất cả các địa điểm trên cùng một giao diện, lưu trữ, tìm kiếm, xem lại và xemCamera trực tiếp [ Xem phụ lục 5]

Hơn nữa, hệ thống cảnh báo an ninh của ANTC hỗ trợ cơ chế cập nhật IP

tự động giúp không phải ghi nhớ địa chỉ tên miền khá dài như các hệ thống giámsát thông thường và tự động gửi tin nhắn khi có xảy ra vấn đề

Không chỉ dùng camera trong việc thực hiện bảo đảm an ninh, công ty cổphần TIE còn cài báo động ở những nơi đặc biệt như phòng tài chính, phòng kếtoán…và sử dụng hệ thống kiểm soát vân tay ra vào của nhân viên [ xem phụ lục6]

Với việc Ứng dụng CNTT cụ thể là sử dụng camera,cài báo động, sử dụng

hệ thống kiểm soát vân tay công ty cổ phần TIE đã giảm bớt phần nào nhữngkhó khăn trong công tác thực hiện an ninh của mình,từ đó việc bảo vệ an ninh sẽ

sử dụng spyware chỉ nhằm mục đích giám sát hoạt động của nhân viên trong giờlàm việc chứ không xâm phạm đến quyền riêng tư của nhân viên Ngoài ra còn

sử dụng camera để giám sát nhân viên làm việc

Theo bà Trương Nguyệt Ánh, Phó Giám đốc công ty cổ phần TIE : “ Từ năm 2012 – 2015, khi áp dụng phương thức quản lý này, ý thức CBNV thay đổi

rõ rệt Mọi người đều chấp hành, vì hằng tháng có báo cáo gửi đến toàn bộ