Tin học đại cương Trần Tiến Dũng CHUONG IV WORD

*Trình tự thực hiện soạn thảo văn bản Mở chương trình Word và bật chương trình gõ tiếng Việt Vietkey hoặc Unikey Tạo file mới và lưu lại với tên xác định Định dạng trang giấy A4, quay

MICROSOFT

WORD

–C1: click Start/ Program/ Microsoft Word

–C1: Double click Microsoft Word

*Trình tự thực hiện soạn thảo văn bản

Mở chương trình Word và bật chương trình gõ tiếng Việt (Vietkey hoặc Unikey)

Tạo file mới và lưu lại với tên xác định

Định dạng trang giấy (A4, quay ngang hoặc quay dọc, lề, …)

Định dạng chung cho đoạn văn bản cần trình bày

Thực hiện soạn thảo và chỉnh sửa văn bản

thực hiện thao tác lưu lại

* Nguyên tắc soạn thảo văn bản

 Nhập nhanh văn bản không nên chỉnh khuôn dạng ngay khi nhập

 Chữ cái đầu câu phải được viết hoa

 Ký tự đi sau các dấu (.), (!), (?), (:) phải viết hoa

 Các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm

phảy (;), chấm than (!), hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu trắng nếu sau đó vẫn còn

nội dung

 Những câu trong dấu nháy đơn (‘), dấu nháy kép (“), trong dấu

ngoặc (), { }, [ ] thì các dấu mở, đóng phải sát ký tự đầu và

cuối câu, mở dấu nào thì đóng dấu đấy Câu tiếp theo sau các

dấu trên phải cách dấu trên một ký tự trắng

 Chế độ gõ: Chèn (Insert) và Đè (OverWrite)

25/09/2014

4

* Thanh thực đơn – Menu Bar

Chứa các nhóm làm việc theo chức năng, như:

– 2003: File, Edit, View, Insert, Format, Tool, Table, Window

– 2007: Home, Insert, Page Layout, Refence, Mailing, Review, View

25/09/2014

8

II Các thao tác trên tập tin văn bản

Tạo một tập tin mới (ctrl + N)

Lưu tập tin (ctrl + S)

Mở một tập tin đã tồn tại trên đĩa (ctrl + O)

Lưu tập tin với một tên khác

* Đặt mật khẩu để lưu và mở file

–Đánh dấu toàn bộ văn bản: Ctrl + A

Sao chép/ Di chuyển khối

Chọn khối văn bản cần sao chép/ di chuyển

sao chép: Ấn Ctrl+C

di chuyển: Ấn Ctrl+X

 Đặt con trỏ tại nơi muốn dán khối văn bản

Ấn Ctrl+V

Tạo điểm nhảy

Tạo chữ cái lớn đầu đoạn

Gõ chỉ số dưới và số mũ

1 Định dạng trang (Page setup)

2003: File | Page setup…,

2007: Page Layout | Page

* Tạo đường viền cho trang

2003: Click Format | Border and Shading | Page Border

2007: Page Layout | Page Background | Page Border

* Tạo nền cho trang

* Tạo trang mới

25/09/2014

16

2 Định dạng ký tự

a) Sử dụng thanh công cụ Formatting:

- Bôi đen đoạn văn bản

- Bấm chọn nút định dạng tương ứng

b) Sử dụng thực đơn:

- Bôi đen văn bản

- 2003: Format | Font …hoặc ấn Ctrl + D + F

25/09/2014

18

3 Định dạng đoạn văn bản

a) Sử dụng thanh công cụ Formatting

tương ứng

25/09/2014

20

4 Tô nền

 Chọn các vùng văn bản/ ô trong bảng cần tô

2003: Format | Border and Shading …,

2007: Home -> Paragraph -> Border and Shading …,

Chọn thẻ Shading

5 Kẻ viền

 Chọn các vùng văn bản/ ô trong bảng

 Thực hiện:

2003: Vào menu Format | Border and Shading …,

2007: Home -> Paragraph -> Border and Shading …,

Chọn thẻ Borders

7 Tạo điểm nhảy (Tab)

2003: Format/Tab

2007: Home -> Paragraph -> Tab

 hoặc kích chuột vào thước ngang để đặt tab

Tab stop: Chọn tab

nào để thiết lập

Alignment: Chọn tab trái

(left), phải (right) hoặc

giữa (center)

Leader: Chọn kiểu

dẫn cho tab Xóa tab đang

chọn

25/09/2014

24

8 Tạo chữ cái lớn đầu đoạn

9 Tạo chỉ mục ký hiệu tự động - Bullet

Đặt con trỏ tại nơi cần tạo chỉ mục

2003: Format | Bullets and Numbering , chọn thẻ

so với các dòng dưới

(dòng đầu) Các kiểu khác

25/09/2014

26

10 Tạo chỉ mục số tự động: Numbering

 Đặt con trỏ tại nơi cần tạo chỉ mục

2003: Format | Bullets and Numbering , chọn thẻ

Numbered

2007: Home -> Paragraph -> Numbering

Chọn kiểu numbering

Xem trước

Độ thụt của dòng đầu

Số bắt đầu đánh

Độ thụt của các dòng dưới

1 Chèn số trang

2003: Insert | Page Number …

2007: Insert -> Header&Footer -> Page

Number

3 Tạo Header và Footer

Đầu trang (header) và chân trang (footer)

là văn bản như nhau trên mọi trang của một văn bản

Thực hiện

–2003: View | Header and Footer …

–2007: Insert -> Header & Footer -> Header |

Footer -> Edit

–Gõ và định dạng văn bản bình thường (sử dụng

thanh công cụ)

25/09/2014

32

4 Chèn hình ảnh từ một tập tin

2 Chọn

hình ảnh

cần chèn

3 Nhấn vào đây

để chèn

1 Tìm đến

thư mục

chứa ảnh

5 Chèn hình ảnh từ Clipt Art

Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn

2003: Insert | Picture | Clip Art

2007: Insert -> Illustration -> Clip Art

=> Organize clips

Chọn hình ảnh cần chèn

Chọn Copy và dán

vào văn bản

Kiểu hiển thị của hình

Hình ảnh như một ký tự Văn bản bao quanh hình

25/09/2014

36

thoại Format Picture

– Nháy phải Chuột | Format Picture…

Colors and Lines

Size

Layout

Picture

–…

7 Chèn chữ nghệ thuật (WordArt)

 Thực hiện:

– Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn

– 2003: Insert | Picture | WordArt

– 2007: Insert -> Text -> Word Art

5.Nhập nội dung

3 Chọn Font

6

8 Chèn công thức toán học

2003: Insert | Object | Microsoft Equation 3.0

2007: Insert -> Symbol -> Equaltion

Chọn công thức

cần chèn

25/09/2014

40

9 Vẽ hình trong văn bản

Thanh công cụ Drawing:

– 2003: View | Toolbars | Drawing

– 2007: Insert -> Shape hoặc Smart Art

Kích vào nút hình muốn vẽ

 Nhấn giữ chuột trái và kéo rê trên khung soạn thảo

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Điều chỉnh kích thước và di chuyển hình vẽ

Thay đổi chiều cao

Thay đổi cả hai chiều

Di chuyển

25/09/2014

42

Nhóm các hình vẽ

– Chọn những hình vẽ cần nhóm (Nhấn giữ phím Shift hoặc Ctrl để chọn)

– Chuột phải | Grouping | Group

Để hủy bỏ chọn nhóm: Chuột phải | Grouping |

Ungroup

25/09/2014

44

1 Tạo bảng

 Đặt con trỏ tại nơi muốn chèn bảng

2003: Table | Insert | Table…

2007: Insert -> Table -> Insert Table

 Ngoài ra có thể tạo bảng bằng thanh công cụ

Chọn độ rộng các cột

Độ rộng cột tự động vừa khít nội dung

Độ rộng cột vừa với trang giấy cũng như vừa với nội dung

2 Chèn thêm cột, dòng

 Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn trong bảng

 Chọn số hàng hoặc số cột cần chèn

–2003: Vào menu Table | Insert,

–2007: Nháy phải chuột | Insert

 Chọn cách chèn thêm cột/ dòng

1

2

3

25/09/2014

46

3 Xóa ô, hàng, cột, bảng

–Vào menu Table | Delete,

– Nháy phải chuột

4 Trộn ô, chia ô

Chọn các ô cần hợp làm một

2003: Table | Merge cells

2007: Nháy phải chuột | Merge cells

2007: Nháy phải chuột | Split cells

25/09/2014

48

6 Thay đổi kích thước hàng, cột

 Một cột hoặc một hàng

Bấm giữ kéo chuột

 Nhiều cột hoặc nhiều hàng

Chọn các hàng hoặc cột cần thay đổi

Nháy phải chuột -> Properties

Chiều cao hàng: Row | Specify height

Độ rộng cột: Column | Preferred width

7 Định dạng lề dữ liệu trong ô

Chọn các ô cần định dạng

Chuột phải | chọn Cell Alignment

Chọn kiểu căn lề thích hợp

25/09/2014

50

8 Định dạng hướng dữ liệu trong ô

Chọn các ô cần định dạng

Chuột phải | Text Direction

Chọn hướng cần in văn bản trong vùng

Orientation

9 Thay đổi kiểu đường bao cho bảng

–Chọn Design hoặc Layout

–Chọn kiểu cần thay đổi

–Chọn Design hoặc Layout

–Chọn kiểu cần thay đổi

11 Sắp xếp dữ liệu trên bảng

Đặt con trỏ trên bảng cần sắp xếp

Vào menu Table | Sort …

12 Lặp lại tiêu đề của bảng

Tiêu đề là dòng đầu tiên của bảng

Thực hiện:

–Chọn dòng tiêu đề đầu tiên của bảng

–2003: chọn Table | Repeat Header Row

–2007

Nháy phải chuột -> Properties | Row

Chọn Repeat as header row at the top of each page

25/09/2014

54

13 Tính toán cơ bản trong bảng

Cho phép thực hiện các tính toán cơ bản trên bảng

Thực hiện:

– Để tại ô cần chứa kết quả tính toán

– 2003: Chọn Table | Formula, xuất hiện hộp thoại

– 2007: chọn Layout | Data | Formula

Formula: gõ hàm cần thực hiện

– SUM( above ), COUNT( above ), …

– SUM( below ), COUNT( below ), …

– Sum( Left ), COUNT( Left ), …

– Sum( Right ), Count( Right ), …

Number format: chọn kiểu định dạng kết quả

25/09/2014

56

14 Thanh công cụ Tables and Borders

1 2 3 4 5 6 7

8 9 10 11 12 13

VII Các tính năng mở rộng

Tìm kiếm và thay thế

Tính năng AutoCorrect

25/09/2014

58

1 Tìm kiếm trong văn bản

Find,

Nhập cụm từ cần tìm kiếm

2 Tìm và thay thế trong văn bản

2003: Edit | Find (Hoặc

– Search: Chọn hướng tim kiếm

– Match Case: Phân biệt chữ hoa

và chữ thường

– Find Whole Words Only: Để tìm

 Chọn Heading tương ứng với cấp chỉ mục

Chọn Modify để sửa các thuộc tính của Heading

 Thực hiện định dạng đoạn văn và font chữ bằng cách chọn

Format, sau đó chọn kiểu cần định dạng

Tự động cập nhật khi định dạng lại

Định dạng số

tắt cho

25/09/2014

62

– Soạn thảo văn bản

– chọn các mục văn bản và đặt theo các Heading đã định dạng

Bước 3: Chèn mục lục

– Để con trỏ soạn thảo tại vị trí cần tạo mục lục (trang đầu hoặc cuối) – 2003: Chọn Insert | Reference | Index and Tables | Table of

Contents

– 2007: Chọn Refrences | Table of contents | Insert table of

Content | Table of Contents

– Chọn các giá trị cho mục lục sau đó kích OK

Hiển thị số trang

Canh phải số trang

Tạo liên kết đến

4 Tạo danh mục hình tư động

định  hiển thị trong danh mục

– Nháy phải chuột vào hình ảnh

– Chọn Insert Caption

– Chọn Label cho Caption

– Gõ nội dung caption

25/09/2014

64

Bước 2: Để con trỏ tại vị trí cần tạo danh mục hình

– 2003: Insert | Reference | Index and Tables | Table of Figure

– 2003: Refrences | Inserst Table of Figure

*Một số thao tác nâng cao

In nhiều trang trên một khổ giấy

Chuyển sang file pdf

In trang chẵn – lẻ

IX Trộn thư (Mail Merge)

25/09/2014

68

Chuẩn bị

–Một văn bản: là một bảng chứa danh sách số liệu

nguồn, được lưu trong một tập tin riêng gọi là Data

Source

–Một mẫu nội dung: trong đó có các vị trí mà nội

dung của nó được đưa vào từ bảng số liệu nguồn

gọi là Main document

1 Nguyễn Văn Bình Phòng Kinh doanh Trưởng phòng

2 Đổ Văn Tân Phòng Kế hoạch Phó phòng

3 Lê Văn Hải Tổ Tài vụ Tổ trưởng

25/09/2014

70

* Thực hiện trộn thư

 Bước 1:

– Đặt con trỏ tại Main Document

– 2003: Vào menu Tool | Letters

Mailing | Mail Merge

– 2007: Chọn Mailing | Start Mail

Merge | Step By Step Mail Merge Wizard

– Chọn Letters

– Nhấn Next để sang bước 2

25/09/2014

72

 Bước 3:

– Chọn Use an existing list

– Kích Browse rồi chọn đường dẫn đến tập tin Data Source

– Chọn các bản ghi (dòng dữ liệu) cần trộn, kích OK

– Kích Next để chuyển sang bước 4

Bước 4:

– Đặt con trỏ tại vị trí thích hợp, Chọn More items

– Chọn trường cần chèn và nhấn Insert, thực hiện cho các trường

– Kích Next để chuyển sang bước 5