#01 00001 1 QUI ĐỊNH QUẢN LÝ NỘI BỘ Ver1

#01 00001 1 QUI ĐỊNH QUẢN LÝ NỘI BỘ Ver1 tài liệu, giáo án, bài giảng , luận văn, luận án, đồ án, bài tập lớn về tất cả...

QUY ĐỊNH QUẢN LÝ NỘI BỘ

Trường hợp các điều khoản trong tài liệu này mâu thuẫn với qui định nội bộ của từng phòng ban, thì điều khoản trong qui định nội bộ của từng phòng sẽ được áp dụng

I Qui định về hàng hóa:

1.Qui định về hàng hóa xuất bán :

Điều kiện & qui định bảo lãnh khi không đủ điều kiện & điều khoản giới hạn:

Trước khi xuất kho phải kho đầy đủ:

● Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đã có xác nhận của khách hàng (ghi rõ điều khoản thanh toán trên đơn đặt hàng)

● Khách hàng tạm ứng đợt 1

● Khách hàng không có công nợ quá hạn (45 ngày)

● Trường hợp đặc biệt khi được Ban giám đốc duyệt

Trong trường hợp không đủ điều kiện xuất kho, thì hàng hóa vẫn có thể xuất kho nhờ sự bảo lãnh của các cấp có thẩm quyền, theo bảng qui định sau:

Phạm vi bảo lãnh tối đa Xuất hàng mà không có hợp

đồng (nhưng phải có xác nhận bằng PO)

Xuất hàng mà không có tạm ứng

Xuất hàng mà có công nợ quá hạn

Nhân viên sales Giá trị hàng hóa < 30 tr Giá trị hàng hóa < 30 tr Giá trị công nợ < 30 tr

Giám đốc kinh doanh/ giám

đốc kỹ thuật

Giá trị hàng hóa < 100 tr Giá trị hàng hóa < 100 tr Giá trị công nợ < 100 tr

Kế toán trưởng Giá trị hàng hóa < 100tr Giá trị hàng hóa < 100tr Giá trị công nợ < 100 tr

Điều kiện bảo lãnh :

● Trong trường hợp đặc biệt, qui định có thể được vượt qua bằng việc bảo lãnh: từng vị trí có thể bảo lãnh bằng cách gửi email xác nhận bảo lãnh cho kế toán :

● Nhân viên có quyền nhờ cấp trên bảo lãnh để tăng hạn mức Khi đó, cả 2 cấp đều chịu trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra với hàng hóa

● Trong trường hợp bảo lãnh thanh toán không đúng hẹn thì sẽ điều chỉnh hệ số thanh toán theo qui định trong file tính thưởng của sales

● Khi có thất thoát xảy ra với hàng hóa, người bảo lãnh ( ở tất cả các cấp) phải đền bù thiệt hại , tổng đền bù ở mức 50% giá trị hàng hóa thất thoát ( dựa trên giá bán cho khách hàng)

Qui định thủ tục xuất kho :

Mail xác nhận đơn hàng cần các nội dung cần thiết như sau :

* Tên khách hàng ( đối với các KH có nhiều chi nhánh, Sales cung cấp cho kế toán : tên chi nhánh cụ thể )

* Danh mục hàng hóa ( tên hàng, số lượng và tỷ giá )

* Thời gian dự kiến xuất hàng hóa để triển khai, bàn giao, hoặc chuyển phát nhanh

Sale

2 Phản hồi về khả

năng đáp ứng

Kế toán kho: thông báo bằng mail cho sales về tình hình chuẩn bị hàng hóa.

* Trường hơp : hàng có sẵn trong kho :

Kế toán kho : kết hợp với nhân viên kỹ thuật chuẩn bị hàng hóa trong vòng

8 giờ sau khi nhận được mail xác nhận hàng hóa của sales.

* Trường hợp: hàng phải mua ngoài :

Kế toán kho : đặt hàng, mua hàng bên ngoài trong vòng 8 giờ làm việc và

sẽ thông báo kết quả cho sales bằng email.

Kế toán kho

3 Chuẩn bị hàng Chuẩn bị hàng trong vòng 8h làm việc Kế toán kho

4 Kiểm tra trước khi

6 Xuất hàng Thông báo với sale về việc đã xuất hàng :

Xuất hàng cho Kỹ thuật ( đv : triển khai ) Chuyển phát nhanh hoặc chuyển hàng bằng NV giao hàng

Kế toán kho

Hướng dẫn xử lý vi phạm

- Nhân viên vi phạm lần đầu tiên sẽ không bị phạt, nhưng nhận được email cảnh báo

- Những nhân viên thực hiện sai qui định từ lần thứ 2 sẽ bị phạt hành chính và chịu trách nhiệm tham gia bồi thường 50% thiệt hại phát sinh nếu có, với mức tối đa là 50% tháng lương

Những người vi phạm gồm:

- Nhân viên thực hiện sai qui định

- Quản lý trực tiếp của nhân viên đó

Đối với hàng không mua bán không thường xuyên

Nhiệm vụ mỗi bên :

Bộ phận nào làm sai bộ phận đó chịu tránh nhiệm

3.Trả hàng do không đáp ứng được nhu cầu khách hàng do nghiên cứu sai

Bộ phận nào làm sai bộ phận đó chịu tránh nhiệm

Trường hợp bất khả kháng khách hàng đổi hàng

1.Đổi hàng do đặt hàng sai, tư vấn sai, nghiêm cứu sai

Bộ phận nào làm sai bộ phận đó chịu trách nhiệm

Hình thức chịu trách nhiệm giảm rủi ro cho công ty và chi phí bộ phận nào bộ phận đó chịu trách nhiệm

1 Xem lại trách nhiệm của mỗi bên là lỗi do ai ?

2 Chịu tránh nhiệm 1 phần : Nhân viên chiu và manager chịu

3 Công ty chịu trách nhiệm 1 phần do rủi ro khi bán hàng

-Tỷ lệ phân chia giảm rủi ro

Nhân viên : 20%

Manager : 20%

Công ty : 60%

Hướng giải quyết đơn hàng cancel có tạm ứng phải hoàn trả lại tiền

Các chứng từ bắt buộc như sau :

1.Công văn đòi nợ hoàn trả lại tiền

2.Thông tin khách hàng đầy đủ gồm :

Tên người thụ hưởng : Bắt bộ là tên công ty lúc khách hàng chuyển tiền

Số tài khoản khách hàng

VISION cam kết trong vòng từ 15- 30 ngày sẽ hoàn trả lại tiền cho khách khi có đầy đủ bộ hồ sơ nêu trênGhi chú : VISION không trả tiền cho cá nhân tạm ứng tiền

Hướng dẫn cam kết sales khi bán hàng không tạm ứng

Theo quy định nội bộ của công ty

Một vài trường hợp đặt biệt không nằm trong quy định

1 Sales bảo lãnh cho đi hàng nhưng khách hàng không trả tiền

2 Sales bảo lãnh đơn hàng nhưng xảy ra tình trạng khách không mua

3 Sales bảo lãnh đơn hàng nhưng đã hết mức cam kết được bảo lãnh

Hướng giải quyết

Sales bị phạt cảnh cáo 200.000/ 1 lần bảo lãnh

Sales bị giảm hệ số thanh toán mức thấp nhất

Sales bị tính lãi suất bằng lãi suất tiền gởi công ty gởi ngân hàng kể từ ngày khách hàng trả tiền

Áp dụng : Chỉ tính cho khách hàng có tiền án thanh toán chậm

2.Qui định về hàng hóa cho mượn trong quá trình bán hàng

Điều kiện cho mượn hàng & các khoản không đủ điều kiện và bảo lãnh

STT Đối tượng cho mượn Nội dung cho mượn Thời hạn cho mượn

Bất kì lý do nào liên quan trực tiếp đến công việc của mình

hư hỏng cho công ty

3 Trễ hẹn trả nhiều lần ( lâu hơn 2 tháng) và

không có dấu hiệu sẽ dứt điểm ,

Đền bù 50% giá trị máy ( dựa trên giá bán )Khi đem máy về hoàn trả cho kho, sẽ được nhận lại:

● 40% giá trị máy nếu máy bảo toàn trạng thái như trước khi cho mượn

● 30% giá trị máy nếu máy cũ, trầy xước

● 0% giá trị máy nếu máy không còn sử dụng được

Mức phạt:

STT Tên công việc Hướng dẫn chi tiết Người thực hiện

1 Thông báo chuẩn bị

hàng hóa

Sale,kế toán trưởng,GĐKD gửi thông báo mượn hàng

…………thông qua mail

Mail xác nhận mượn hàng cần các nội dung cần thiết như sau :

* Tên khách hàng ( đối với các KH có nhiều chi nhánh, Sales cung cấp cho kế toán : tên chi nhánh cụ thể )

* Danh mục hàng mượn ( tên hàng, số lượng)

* Mục đích mượn?

* Thời gian dự kiến xuất hàng mượn

* Mượn hàng trong thời gian bao lâu

Sale, kế toán trưởng, GĐKD

3.Qui định về hàng hóa cho mượn trong quá trình dịch vụ hậu mãi :

● Khi khách hàng mang máy đến công ty kiểm tra hoặc nhân viên kỹ thuật lấy máy trưc tiếp từ khách hàng thì nhân viên đó có thể chuyển lên bộ phận CS để kiểm tra, mục đích để bên bộ phận CS có thể nắm thông tin tình trạng máy , nếu có vấn đề phát sinh ngoài ý muốn thông báo ngay cho kinh doanh và khách hàng nắm bắt thông tin

● Nếu máy đó ngoài khả năng của CS thì lúc đó CS sẽ chuyển máy đó lên cho Thới Hùng kiểm tra

● Người tiếp nhận vui lòng không tự ý giao thẳng máy cho Anh Thới Hùng

● Trường hợp nếu máy bị thất lạc hay không giao tận tay đến bộ phận CS thì người đó chịu trách nhiệm với máy mình đang giữ

Điều kiện cho mượn hàng thời gian và bảo lãnh

Đáp ứng các Mục đích mượn hàng:

● Mượn hàng để test

● Mượn hàng cho khách hàng mượn dùng tạm

● Các trường hợp đặt biệt khác

STT Đối tượng cho

mượn

Nội dung cho mượn Thời hạn cho mượn

1 Nhân viên kỹ thuật Sử dụng tạm để thay thế máy đang bị lỗi tại

khách hàng

(note: kỹ thuật phụ trách phải có trách nhiệm bàn giao thiết bị và push bộ phận sữa chữa xong sớm để thay lại máy cho khách hàng và trả lại hàng cho kho)

tối đa 4 tuần

Bất kì lý do nào liên quan trực tiếp đến công việc của mình

Câu hỏi:

● Nếu bộ phận sửa chữa chậm trễ làm kéo dài thời gian hơn mức 4 tuần thì sao?

○ Kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm thúc đẩy bộ phận sửa chữa hoàn thành xong Kỹ thuật chịu trách nhiệm đối với kế toán, bộ phận sửa chữa chịu trách nhiệm với kỹ thuật

● 30% giá trị máy nếu máy cũ, trầy xước

● 0% giá trị máy nếu máy không còn sử dụng được

STT Tên công việc Hướng dẫn chi tiết Người thực hiện

1 Yêu cầu cho mượn

hàng hóa

1 Mượn cho KH sử dụng ( sử dụng thử, backup máy lỗi ) Xác nhận bằng Email : tên KH, Thời gian mượn, địa chỉ gửi hàng (nếu có ).

2 Mượn cho những mục đích khác : Xác nhận bằng mail hoặc điện thoại.

Kế toán kho

2 Nhận hàng cho mượn

và ký nhận

1 Nhận hàng

- Hàng hóa có sẵn trong kho :

Kế toán kho : xử lý xuất cho mượn ngay khi có thể ( trong vòng 4h làm việc )

- Hàng hóa không có sẵn trong kho :

Kế toán kho : mượn nhà cung cấp, trả lời thông tin trong vòng 4h làm việc.

2 Ký nhận : Mượn cho KH sử dụng : sale hoặc KH ký nhận trên Biên bản mượn hàng.

Mượn mục đích khác : ký nhận trên sổ cho mượn của kho.

Kế toán kho

3 Nhắc nhở v/v trả hàng Nhắc nhở 1 lần trước khi phạt : bằng email.

Phạt đối với vi phạm xem quy định : về việc xuất hàng hóa cho mượn

Kế toán kho

4 Thu hồi hàng hóa cho

mượn và hoàn trả cho

kho

Thu hồi hàng cho mượn sau thời gian cam kết cho mượn Kế toán kho

Qui định thủ tục xuất kho trong quá trình dịch vụ hậu mãi

II.Qui định về tiền mặt :

1.Điều kiện chi tiền & trường hợp chi gấp

Chi bình thường Nhân viên tuân theo hướng dẫn giải chi, lưu ý phải nộp chứng từ trước theo qui

địnhChi gấp vì lý do công việc & giới hạn của

Thời gian chi: Chi ngay sau khi:

- Có biên bản ký tên hoặc

- Có email trực tiếp từ người duyệt gửi cho Kế toán trưởng, cc cho những người có liên quan

3.Qui định thủ tục tạm ứng - giải chi

Thời điểm tạm ứng & giải chi

Công ty ấn định ngày tạm ứng tiền vào ngày thứ 3 và thứ 5 hàng tuần Vào lúc 16h chiều Nếu nhân viên không nhận tiền thì dời vào đợt chi tiếp theo

Để chuẩn bị tiền được đầy đủ, Nhân viên cần thông báo trước thời điểm tạm ứng theo qui định sau:

- Mức chi đi công tác, phải thông báo trước ít nhất 02 ngày

- Mức chi <5tr dành cho dự án phải báo trước ít nhất 02 ngày

- Mức chi >30tr trở lên phải làm phiếu đề nghị tạm ứng trước 05 ngày

Chi vào ngày thứ 3 nhân viên các phòng ban cung cấp chứng từ và hóa đơn chậm nhất vào ngày thứ sáu của

tuần trướcChi vào ngày thứ 5 nhân viên các phòng ban cung cấp chứng từ và hóa đơn chậm nhất vào ngày thứ 3 của

tuầnTrường hợp đặc biệt cho kỹ thuật Chi trường hợp đặt biệt chi Tuần cho phòng kỹ thuật tạm ứng hàng tuần (không phải tạm

ứng dự án ) không chi thứ 3 và thứ 5 mà chi vào ngày thứ 6 hàng tuần sau khi phòng kỹ thuật có chứng từ giải chi hợp lệ vào chậm nhất ngày thứ 6

Chứng từ cần có khi giải chi & qui định về thời hạn giải chi:

● Nhân viên đi công tác: phải làm giấy đề nghị thanh toán để giải chi số tiền đã tạm ứng sau 1 tuần tính từ ngày đi công tác về.

● TH kỹ thuật phần cứng giải chi tạm ứng triển khai dự án : phải giải chi trong vòng 1 tuần tính từ ngày nghiệm thu của dự án ( ngày trên biên bản nghiệm thu )

● Chứng từ và hóa đơn cần phải cung cấp đúng theo thời gian quy định để không làm chậm trễ việc thanh toán cũng như giải chi của nhân viên Giấy đề nghị chi tiền hoặc chứng từ liên quan, nếu không hợp lệ sẽ trả lại người yêu cầu Tất cả các chứng từ hóa đơn sẽ được kiểm tra trong vòng 01 ngày và sau đó thông báo kết quả và cho biết thời gian chi.

● Khi giải chi bắt buộc tất cả các chứng từ giải chi phải có hóa đơn GTGT

Note : dành cho bộ phận kỹ thuật HIS :

Cuối tháng, kế toán tổng hợp hóa đơn bán lẻ để kỹ thuật lấy hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng trực tiếp bù cho những hóa đơn GTGT còn thiếu

Hướng dẫn Xử lý vi phạm :

● Giải chi quá hạn 1 tuần sẽ bị phạt 200.000đ/lần

● Giải chi quá hạn 02 tuần sẽ bị phạt : 400.000/ 1 dự án

● Giải chi quá hạn 03 tuần trở lên sẽ bị phạt : 600.000/ dự án + 200.000 / tuần trễ

Tạm ứng tiền tuần vào ngày thứ 5 của tuần tiếp theo, trễ nhất vào thứ 6 (trong trường hợp thứ 6 sẽ chi

tiền vào T3 tuần sau đó nếu quá 2tr)

Tạm ứng công tác 01 tuần sau khi đi công tác về

4 Lưu ý phạt khi không có hóa đơn đi công tác:

● Nếu không có hóa đơn GTGT sẽ bị phạt 20%

● Các trường hợp không được kế toán trưởng duyệt chi sẽ được thông báo qua mail và sẽ thông báo lịch chi sau

● Nhân viên đi công tác nếu không có hóa đơn có thể thay thế bằng hóa đơn khác, như chi phí ăn uống, tiếp khách.Chi phí vật tư

Thê loại chi phí Ví dụ Qui định

Những loại chi phí bắt buộc phải lấy hóa

đơn

● Ăn uống trong nhà hàng

● Mua thiết bị tin học

Không có hóa đơn sẽ bị phạt 15%

Những loại chi phí thường khó lấy hóa

đơn và phải lấy hóa đơn khác bù vào

● Ăn uống trong quán ăn nhỏ -

Bị đòi thêm 10% khi yêu cầu hóa đơn

● Mua đồ dùng lặt vặt

Bù vào bằng hóa đơn gì?

- Hóa đơn ăn uống

- Hóa đơn mua vât tư

- Hóa đơn máy vi tính

- Hóa đơn xăng

- Hóa đơn taxi

Thời hạn bổ sung hóa đơn còn thiếu: 30 ngày

Câu hỏi:

● Tôi lấy hóa đơn dư có được bù cho số thiếu trong tương lai không ?

○ Trả lời: được nếu nằm trong danh mục 4 loại hóa đơn kể trên

1 Hỏi: tôi là sales / lập trình thì có được áp dụng không?

Trả lời :hiện nay phụ cấp dành cho sales và lâp trình chưa có

Quãng đường Phụ cấp xăng Phụ cấp cơm - nước Phụ cấp gửi xe

Trên 30 km 1 lít / 30km

( Đi và về Xe ai đi phụ cấp cho người đó vàđược tính theo giá thị trường )

20.000 đồng/ 1 suất ( Tổng thời gian đi khách hàng

>6h )

- Khi đi khách hàng ở những khu vực gửi xe với mức giá cao

>= 5000 đồng thì được ghi nhận gửi xe

- ngược lại nếu những khu vực gửi xe < 5000 đồng sẽ không được ghi nhận gửi xe

- Ngoài ra , nếu một ngày gửi

xe >2 lần sẽ được ghi nhận gửi xe

- Ngoài ra nếu trong cùng một ngày đi cùng một lúc trên 2 lần của 2 quận khác nhau sẽ được leader xem xét để được ghi nhận

Phụ cấp cơm - nước : 20.000 đồng/ 1 suất( Tổng thời gian đi khách hàng >6h )

Nếu đi công tác> 10h phụ cấp 02 bữa ăn

● Áp dụng cho các trường hợp đi công tác tỉnh ở qua đêm cho các dự án

● Áp dụng cho tất cả nhân viên kỹ thuật HIS, SIS, CS ,PRD đi công tác xa

STT Nội dung Công thức Lưu ý

● Mức tối đa cho khách sạn và nhà nghỉ tại thành phố, tỉnh khác : 350.000 VNĐ / đêm

● Trường hợp tiết kiệm chi phí, không ở khách sạn

mà ở nhà người quen mỗi người sẽ được cộng thêm 100.000 ngàn vào tiền công tác đi qua đêm

(Phải có hóa đơn khi giải chi)

Vi phạm không có hóa đơn chịu phạt 25% khi không có hóa đơn giải chi

Phí đi lại ● Taxi: xem xét mức độ hợp lý

● Xe ôm: Sẽ xem xét theo số km đi lại khi giải chi

Phải có phiếu taxi khi giải chi

Có thể bù bằng hóa đơn khác, thuộc nhóm hóa đơn hợp lệ

Câu hỏi:

- Các nhà nghỉ ở tỉnh thường không xuất hóa đơn thì sao?

- Trả lời: kiếm hóa đơn khác bù vào, theo 1 trong 4 loại trên Trước khi hỏi phòng nhớ hỏi hóa đơn Chỉ cần lấy hóa đơn trực tiếp, không cần hóa đơn đỏ

- Các nhà nghỉ ở tỉnh thường đòi thêm 10% khi xuất hóa đơn thì sao?

- Trả lời: đồng ý lấy

Lưu ý:

− Thực hiện đúng các chương trình, kế hoạch nội dung đã được giao trong thời gian công tác

− Không sử dụng việc đi công tác để làm các công việc cá nhân (trong giờ làm việc)

Hướng dẫn thủ tục giải chi: 3.Hướng dẫn thủ tục tạm ứng - giải chi

1 Hỏi: Tôi ăn ở quán cóc lề đường, họ không xuất bất kỳ hình thức hóa đơn nào, vậy làm sao đây?

a Trả lời : Có thể lấy hóa đơn khác bù vào ( cho phép thời gian trong giải chi lấy hóa đơn bổ sung sau tối

đa 01 tháng)