MỤC ĐÍCH- Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ đạt hiệu quả trong công việc.. Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong
Trang 1BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
Lần ban hành : 01 Ngày ban hành : 01/01/2017
Họ và tên Trần Thị Nhẫn Trần Thị Nhẫn Phạm Duy Tuân Chữ ký
Trang 2BẢNG THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐÔI TÀI LIỆU
STT NGÀY SỬA ĐỔI VỊ TRÍ SỬA ĐỔI NỘI DUNG SỬA ĐỔI GHI CHÚ
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Khi nhận được các trang thay thế, người giữ bản kiểm soát của tài liệu này phải :
1 Trả lại các trang cũ tương ứng để nhân viên phân phối tài liệu hủy
2 Chèn các trang mới vào
3 Ghi lại các thay đổi vào “Bảng theo dõi tình trạng sửa đổi tài liệu”
4. Ký tên biên nhận và trả lại “Danh sách phân phối tài liệu” cho nhân viên phân phối tài liệu.
Trang 3I MỤC ĐÍCH
- Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ đạt hiệu quả trong công việc
- Quản lý toàn bộ hoạt động nhân sự của công ty Đảm bảo tuyển dụng và xây dựng, phát triển đội ngũ CBCNV theo yêu cầu, chiến lược của Công ty
- Làm cơ sở cho việc tuyển dụng, chọn lọc và đào tạo CNV
- Hướng dẫn cho CNV biết nhiệm vụ trách nhiệm của CNV, định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho việc thực hiện công việc
- Các bộ phận thực hiện đúng nhiệm vụ tránh chồng chéo, đỗ lỗi Tránh công việc không bị lặp lại cho người khác đã làm, tránh được việc va chạm trong việc thực hiện công việc
II PHẠM VỊ ÁP DỤNG
- Áp dụng cho Phòng Hành chánh Nhân sự Công ty
- Áp dụng cho tuyển dụng, mô tả công việc, giao việc và đánh giá nhân sự
III NỘI DUNG
1 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC:
CHỦ TỊCH HĐQT
P HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
(Trưởng phòng)
GIÁM ĐỐC
P GIÁM ĐỐC
Trang 42 CHỨC NĂNG PHÒNG HCNS:
1 Thực hiện công tác tuyển dụng nhận sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của công ty;
2 Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đào tạo và tái đào tạo;
3 Tổ chưc việc quản lý nhân sự toàn công ty;
4 Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động;
5 Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, qui định, chỉ thị của Ban Giám đốc;
6 Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện;
7 Phục vụ các công tác hành chánh để BGĐ thuận tiện trong chỉ đạo – điều hành, phục vụ hành chánh để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt;
8 Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty trong phạm vi hành chính văn phòng, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy
nổ trong công ty;
9 Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chánh-Nhân sự;
10 Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giửa BGĐ và Người lao động trong Công ty
3 NHIỆM VỤ PHÒNG HCNS:
3.1 Thực hiện chức năng 1
- Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của công ty và các bộ phận liên quan
- Lên chương trình tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng và tổ chức thực hiện
- Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt
- Tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc cho người lao động
- Quản lý hồ sơ, lý lịch của CNV toàn Công ty
- Thực hiện công tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi số lượng CNV Công ty nghỉ việc
- Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lương đội ngũ CNV lập các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể của Ban Giám đốc
- Làm cầu nối giữa Lãnh đạo Công ty và tập thể người lao động
3.2 Thực hiện chức năng 2
- Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm
Trang 5- Tổ chức thực hiện việc đào tạo trong công ty.
- Đánh giá kết quả đào tạo
- Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện cho người lao động mới vào công ty về lịch
sử hình thành, chính sách, nội quy lao động
- Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty
3.3 Thực hiện chức năng 2.3
- Điều động nhận sự theo yêu cầu sản xuất kinh doanh
- Lập quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm cán bộ quản lý điều hành
- Quản lý nghỉ việc riêng, nghỉ phép, nghỉ việc của CNV
- Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự
- Lập ngân sách nhân sự
- Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược của công ty
- Giải quyết khiếu nại kỷ luật của CNV Công ty
3.4 Thực hiện chức năng 4
- Bảo vệ lợi ích hợp pháp của Công ty và của người lao động
- Xây dựng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động
- Thực hiện việc kiểm tra xếp bậc lương, điều chỉnh mức lương theo đúng qui định của công ty
- Tham gia nghiên cứu và tổ chức thực hiện phương pháp hình thức trả lương, thưởng, phụ cấp làm việc tại Công ty
- Theo dõi thực hiện các chế độ cho người lao động theo qui định của Công ty
- Tổ chức theo dõi, lập danh sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thực hiện các chế độ liên quan đến bảo hiểm y tế cho người lao động theo chỉ đạo của BGĐ
- Lập danh sách lao động định kỳ theo qui định của cơ quan nhà nước
- Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực hiện chế độ phép năm cho người lao động
- Tổ chức, trình kế hoạch và thực hiện đối với các chế độ lễ tết
- Giao dịch với các cơ quan nhà nước để thực hiện chế độ cho người lao động
- Đánh giá thực hiện công việc
3.5 Thực hiện chức năng 5
- Lập phương án, tổ chức thực hiện các Quyết định, Quy định của BGĐ
- Giám sát việc thực hiện theo các phương án đã được duyệt, báo cáo đầy đủ, kịp thời và trung thực tình hình diễn biến và kết quả công việc khi thực hiện nhiệm vụ BGĐ giao
Trang 6- Hướng dẫn, kiểm tra việc triển khai âp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 văo bộ phần HCNS;
- Tổng hợp ý kiến, cải tiến hiệu chỉnh bộ quy trình ISO 9001:2015 cho phù hợp thực tiễn sản xuất kinh doanh từng giai đoạn của Tổng Công ty;
- Triển khai đânh giâ định kỳ việc âp dụng ISO 9001:2015 của bộ phần TKDA
3.6 Thực hiện chức năng 6
- Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ mây điều hănh của Công ty
- Xđy dựng hệ thống câc qui chế, qui trình, qui định cho Công ty vă giâm sât việc chấp hănh câc nội qui đó
3.7 Thực hiện chức năng 2.7
- Xđy dựng, tổ chức vă quản lý hệ thống thông tin
- Nghiín cứu vă nắm vững qui định phẫp luật liín quan đến hoạt động của Công ty, đảm bảo cho hoạt động của Công ty luôn phù hợp phâp luật
- Phục vụ hănh chânh, phục vụ một số mặt hậu cần cho sản xuất kinh doanh
- Xđy dựng, gìn giử vă phât triễn mối quan hệ tốt với cộng đồng xê hội xung quanh
- Tổ chức cuộc họp theo yíu cầu của Côngty
- Tổ chức lể tđn, tiếp khâch hăng, đối tâc trong, ngoăi nước Xđy dựng phong câch lăm việc chuyín nghiệp, từng bước xđy dựng văn hóa riíng của Công ty tạo điều kiện phục vụ tốt nhất cho khâch hăng
- Tổ chức thu thập, phđn tích, xử lý, lưu trử vă phổ biến câc thông tin kinh tế, xê hội,
thương mại, phâp luật, công nghệ vă kịp thời bâo câo BGĐ để có quyết định kịp thời
- Phục vụ tốt nhất câc điều kiện phâp lý hănh chânh, hậu cần, an sinh để sản xuất thông suốt
- Lưu giữ, bảo mật tăi liệu, bảo vệ tăi sản Công ty
- Thực hiện câc công tâc phâp lý, bảo vệ lợi ích phâp lý cho Công ty, giữ câc hồ sơ phâp lý của Công ty
- Phối hợp với câc đơn vị khâc bảo vệ bản quyền nhên hiệu hăng hóa, kiểu dâng công nghiệp, xuất xứ, phât minh, sâng chế… của Công ty
- Tiếp nhận câc loại công văn văo sổ công văn đi vă đến
- Phđn loại vă phđn phối công văn cho câc bộ phận, tra cứu, cung cấp tăi liệu hồ sơ theo yíu cầu
- Chuyển giao công văn tăi liệu, bâo chí, bâo câo đến câc bộ phận liín quan
- Đânh mây, photocopy câc văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao
- Sắp xếp hồ sơ, tăi liệu để lưu trữ văo sổ sâch, theo dõi luđn chuyển hồ sơ
- Giữ bí mật nội dung câc công văn giấy tờ, tăi liệu…
Trang 7- Quản lý tổng đài, máy fax theo qui định của Công ty.
- Giao nhận hàng hoá văn phòng, công văn tài liệu đến các bộ phận liên quan
3.8 Thực hiện chức năng 8
- Quản lý hồ sơ các loại tài sản văn phòng của công ty
- Theo dõi, giám sát, kiểm tra việc quản lý và sử dụng các loại tài sản văn phòng của các
bộ phận
- Phối hợp nhà cung cấp tổ chức việc lắp đặt tài sản văn phòng
- Phối hợp đơn vị bảo trì thực hiện việc bảo trì thường xuyên và bảo trì đột xuất
- Xử lý kịp thời những công việc liên quan đến công tác bảo vệ
- Thực hiện công tac an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong công ty
- Kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn người, phương tiện ra vào cổng, trông giữ xe cho khách đến liên hệ công tác, CBCNV Công ty
3.9 Thực hiện chức năng 9
- Tham mưu cho BGĐ về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty
- Tham mưu cho BGĐ về công tác đào tạo tuyển dụng trong công ty
- Tham mưu cho BGĐ về xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế
độ phúc lợi cho người lao động
- Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chánh của công ty
3.10 Thực hiện chức năng 10
- Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên,cách thưc tuyển dụng nhân sự…
- Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chánh
4 MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
- Bản mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí nhằm thực hiện đúng theo chức năng nhiệm vụ của Phòng HCNS được quy định riêng
Trang 8BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
I THÔNG TIN CHUNG:
Chức danh Trưởng phòng hành chính nhân sự
Cán bộ quản lý trực tiếp Giám đốc
Cán bộ quản lý gián tiếp Phó giám đốc
II MỤC TIÊU, MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
1 100% CBNV cảm thấy Hạnh phúc và Tự hào khi được làm việc tại môi trường PECSI
Một môi trường chuyên nghiệp, năng động và sáng tạo
2 Tổ chức chương trình đào tạo, phát triển tư duy, thái độ, kỹ năng mềm và kỹ năng
chuyên môn cho CBNV Giúp CBNV phát huy hết tài năng và hoàn thành suất sắc công việc được giao
3 Duy trì hoạt động nề nếp, kỷ cương, đoàn kết hệ thống, gắn kết thành viên làm việc
hiệu quả, khoa học
4 Đảm bảo đầy đủ số lượng và chất lượng nhân sự tại mọi thời điểm
5 Xây dựng hệ thống đo lường hiệu quả, kiểm soát tiến độ
III TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN VÀ NHIỆM VỤ:
1 Trách nhiệm và Quyền hạn:
a Trách nhiệm
- Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng
- Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty
- Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự
- Lập ngân sách nhân sự
- Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược của công ty
- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động
Trang 9- Tổ chức và thực hiện công tác hành chánh theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban Giám đốc
- Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật tư, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ
- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty – các bộ phận và tổ chức thực hiện Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều
hành của Công ty. Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty và giám sát
việc chấp hành các nội qui đó
- Tham mưu cho BGĐ xây dựng có tính chất chiến lược bộ máy tổ chức hoạt động của công ty
- Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chánh-Nhân sự
- Tham mưu cho BGĐ về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty
- Tham mưu cho BGĐ về công tác đào tạo tuyển dụng trong công ty
- Tham mưu cho BGĐ về xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động
- Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chánh của công ty
- Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa BGĐ và Người lao động trong Công ty Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự… Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chánh
b Quyền hạn
- Quản lý toàn bộ nhân viên trong phòng HCNS
- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc cho toàn bộ nhân viên trong phòng
- Giám sát việc thực hiện cộng việc, tiến độ của nhân viên trong phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển đối với nhân viên trong phòng
- Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của cá nhân hay bộ phận khác dựa trên nội quy, quy định Công ty và pháp luật hiện hành
- Được quyền thừa lệnh Giám đốc xử lý những CNV vi phạm nội quy trong công ty nhưng phải bảo đảm chấp hành đúng luật lao động
Trang 10- Được quyền kiểm tra chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu có phát sinh ra những vấn
đề có liên quan đến sự thiệt hại của Công ty
- Tham gia cùng các trưởng bộ phận xây dựng bộ máy bao gồm các chức danh, lương, biên chế, nhân sự đảm bảo tính gọn nhẹ hiệu quả
- Yêu cầu mọi bộ phận trong công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ liệu chính thức để Phòng hoàn thành nhiệm vụ do BGĐ giao
- Áp dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chặn ngay các vụ việc có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của Công ty hoặc của người lao động
- Xử lý các sai phạm của CNV căn cứ nội quy Công ty và Pháp luật Nhà nước
- Ký, sao y một số giấy tờ hành chính được BGĐ ủy quyền
- Tạm thời đình chỉ công tác đối với CNV theo ủy nhiệm của BGĐ khi thấy có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng nội qui, qui định của Công ty như không chấp hành lệnh điều động, ăn cắp, gây rối trật tự, …
- Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của phòng HCNS
- Thừa ủy nhiệm của BGĐ truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ đạo, chỉ thị BGĐ
2 Nhiệm vụ và tiêu chuẩn hoàn thành
1 Xây dựng hệ
thống KPI cho
từng chức
danh
Tổ chức, chỉ đạo các bộ phận lập KPI cho từng vị trí của mình và thống nhất
áp dụng cho toàn công ty
Theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch của từng bộ phận
Họp riêng với từng bộ phận, đánh giá hiệu quả, tìm giải pháp để công việc tiến hành đúng theo KPI đặt ra và mục tiêu vượt kế hoạch
Tất cả CBNV hiểu và áp dụng KPI trong thực hiện và đánh giá công việc
100% CBNV thực hiện theo đúng kế hoạch
Nộp đánh giá KPI theo từng tháng, quý và năm đúng thời hạn
2 Tổ chức tuyển
dụng, quản lý
số lượng, chất
lượng nhân
viên
Giám sát, kiểm tra việc thực hiện đánh giá chất lượng và số lượng nhân viên của các bộ phận
Tổ chức thực hiện kế hoạch tuyển dụng bài bản, hội nhập và đào tạo nhân viên mới đã trúng tuyển
Danh sách nhân sự hoạt động đầy đủ
Thực hiện việc tuyển dụng đúng theo quy trình tuyển dụng và đảm bảo cung cấp đầy đủ nhân lực theo yêu cầu của các bộ phận đúng và
Trang 11 Đánh giá và xếp loại nhân sự hàng tháng, cất nhắc thăng tiến và xa thải kịp thời
3 Xây dựng
chương trình
đào hàng tuần,
hàng tháng,
hàng năm
Dựa vào tình hình thực tế hoạt động, xây dựng chương trình đào tạo về Tư duy, thái độ, kỹ năng giải chuyên môn và
kỹ năng mềm như: quyết vấn đề, kỹ năng giao tiếp, thuyết trình,đàm phán, thuyết phục, kỹ năng giao việc, quản lý thời gian…
Đào tạo các bộ phận vào thứ 7 hàng tuần
Lịch đào tạo hàng tháng nộp ngày 1 hàng tháng
Yêu cầu các bộ phận chuẩn
bị nội dung đào tạo đạt tiêu chuẩn: Năng lượng, áp dụng ngay công việc
4 Chỉ đạo công
tác văn thư,
lưu trữ, và
quản lý thông
tin nội bộ trong
CT, thông tin
đến và đi
Xây dựng, kiện toàn và hướng dẫn nhân viên thực hiện các quy định về soạn thảo, ban hành, lưu trữ văn bản, quản lý thông tin, sử dụng con dấu…
Chỉ đạo, giám sát nhân viên trong việc tiếp nhận, xử lý các thông tin (điện thoại, fax, thư tín, email… ) đến CT và từ CT
ra bên ngoài
Theo dõi việc thực hiện lưu trữ, bảo mật các thông tin, hồ sơ, chứng từ của CT, nhắc nhở các bộ phận khác thực hiện lưu trữ tài liệu theo đúng quy định
Đảm bảo công tác lưu trữ diễn ra ở các bộ phận đầy
đủ, khoa học, và bảo mật
Xử lý thông tin trong 24h
Đảm bảo không bỏ sót các thông tin đến và kịp thời cung cấp thông tin ra bên ngoài
5 Chỉ đạo, tổ
chức quản lý
trang thiết bị,
phương tiện và
cơ sở hạ tầng
CT
Lập kế hoạch, mua sắm tài sản, văn phòng phẩm mỗi tháng
Giám sát sử dụng văn phòng phẩm, máy móc, trang thiết bị văn phòng với tiêu chí Tiết kiệm, tối ưu hóa
Tổ chức theo dõi hoạt động của hệ thống máy móc, trang thiết bị, cơ sở hạ tầng văn phòng và khắc phục sửa chữa các sự cố
Nộp bản danh mục cần mua sắm trang thiết bị ,văn phòng phẩm vào ngày 1 hàng tháng
Đảm bảo các thiết bị của CT được sử dụng hiệu quả và quản lý chặt chẽ
6 Chỉ đạo công
tác bảo vệ an
ninh trật tự,
bảo vệ tài sản,
vệ sinh môi
trường làm
việc
Đề xuất các hình thức, giải pháp, quy định, quy trình và kế hoạch bảo vệ an ninh trật tự, bảo vệ tài sản, vệ sinh môi trường đối với trụ sở, cơ sở trực thuộc…
của CT
Tổ chức xử lý các vụ việc vi phạm, gây
Đảm bảo môi trường làm việc an toàn, sạch sẽ cho nhân viên CT