Khảo sát, đánh giá hoạt động của văn phòng trong công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ của Công ty cổ phần xây dựng thương mại và thiết bị Việt Tín

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN A.PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Tính cấp thiết của đề tài. 1 2. Lịch sử nghiên cứu. 1 3. Mục tiêu nghiên cứu. 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu. 2 5. Đối tượng phạm vi nghiên cứu. 2 6. Phương pháp nghiên cứu. 2 7. Cấu trúc đề tài. 3 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1.LÝ LUẬN CHUNG VỀ NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN THƯLƯU TRỮ 4 1.1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung của công tác văn thư 4 1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư 4 1.1.2. Vị trí của công tác văn thư 4 1.1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư 4 1.1.4. Yêu cầu của công tác văn thư 5 1.1.5. Nội dung của công tác văn thư 6 1.1.5.1. Xây dựng và ban hành văn bản 7 1.1.5.2. Quản lý văn bản đến 9 1.1.5.3. Việc giải quyết văn bản đi: 12 1.1.5.4. Xử lý văn bản mật 14 1.1.5.5. Xử lý văn bản nội bộ 14 1.1.5.6. Quản lý con dấu 15 1.1.5.7. Quản lý hồ sơ 15 1.2.Công tác lưu trữ 18 1.2.1. Khái niệm về công tác lưu trữ 18 1.2.2. Vị trí và ý nghĩa của công tác lưu trữ. 19 1.2.3. Chức năng của công tác lưu trữ. 21 1.2.4. Tính chất cảu công tác lưu trữ. 21 1.3. Mối quan hệ và tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ. 25 1.3.1. Mối quan hệ của công tác văn thư lưu trữ. 25 1.3.2. Tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ. 25 CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC,QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯLƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ VIỆT TÍN 27 2.1. Quá trình thành lập và đặc điểm tình hình hoạt động của Công ty cổ phần xây dựng thương mại và thiết bị Việt Tín. 27 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty. 28 2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 29 2.1.3. Cơ cấu và tổ chức của công ty. 30 2.1.4. Khái quát về phòng Tổ chức Hành chính 32 2.2. Thực trạng công tác tổ chức, quản lý về văn thưlưu trữ tại Công ty cổ phần xây dựng thương mịa và thiết bị Việt Tín. 33 2.2.1. Công tác tổ chức của văn phòng về văn thư lưu trữ tại công ty. 34 2.2.2. Tình hình công tác văn thư tại công ty. 34 2.2.2.1. Xây dựng và ban hành văn bản. 34 2.2.2.2. Việc quản lý văn bản đến. 35 2.2.2.3.Giải quyết văn bản đi 39 2.2.2.4. Quản lý con dấu. 41 2.2.3.Tình hình công tác lưu trữ tại Công ty. 42 2.2.3.1. Phân loại tài liệu lưu trữ 42 2.2.3.2. Xác định giá trị tài liệu 42 2.2.3.3. Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho( phòng) lưu trữ. 43 2.2.3.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 43 2.2.3.5. Tổ chức xử dụng tài liệu lưu trữ. 43 2.2.3.6. Tiêu hủy tài liệu lưu trữ. 43 2.3. Nhận xét, đánh giá kết quả đạt được trong công tác văn thư lưu trữ tại Công ty cổ phần xây sựng thương mại và thiết bị Việt Tín. 44 2.3.1. Ưu điểm trong công tác văn thư lưu trữ. 44 2.3.2. Nhược điểm trong công tác văn thưlưu trữ. 45 2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế trong công tác văn thư lưu trữ tại Công ty cổ phần xây dựng thương mại và thiết bị Việt Tín. 46 CHƯƠNG 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯLƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ VIỆT TÍN. 47 3.1. Giải pháp về nhân sự, cán bộ văn thưlưu trữ Công ty. 47 3.2.Nâng cao trình độ đối với nhân viên văn thưlưu trữ. 47 3.3. Sắp xếp, bố trí lại vị trí làm việc và nâng cao điều kiện làm việc của văn thưlưu trữ. 48 3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ. 48 3.5. Thực hiện kho lưu trữ tập trung theo hướng hiện đại hóa. 48 3.6. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá hoạt động văn thưlưu trữ. 49 KẾT LUẬN 50 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Thực hiện kế hoạch của trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội về việc thực tậptốt nghiệp lớp ĐH- Quản Trị Văn Phòng K13a, khóa 2013-2017 Khoa Quản TrịVăn Phòng cùng với sự giúp đỡ của Ban giám đốc Công ty Cổ Phần Xây DựngThương Mại và Thiết Bị Việt Tín đã tạo điều kiện tiếp nhận tôi về thực tập Thờigian thực tập từ 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017 Trong thời gian thực tậpđược sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo công ty và cán bộ, nhân viên công ty đặc biệt

là cán bộ, nhân viên Quản trị văn phòng, phòng Tổ chức- Hành chính, cán bộVăn thư-lưu trữ đã tạo điều kiện cho tôi áp dụng lý thuyết được trang bị vàocông việc thực tiễn, được rèn luyện kỹ năng làm việc và nâng cao trình độnghiệp vụ

Đặc biệt với sự hướng dẫn của thầy giáo, Th.S Nguyễn Đăng Việt đãtruyền cho tôi niềm say mê công việc, hướng dẫn, chỉ bảo chi tiết khi tôi thựchiện viết đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp

Bài báo cáo thực tập là kết quả tôi thực tập tốt nghiệp tại công ty, xongvốn kiến thức hạn chế, cùng với thời gian hạn hẹp, bản thân cũng đã có nhiều cốgắng để hoàn thành bài báo cáo nhưng vẫn không thể tránh khỏi những sai xót vìvậy tôi rất mong nhận được sự nhận xét, các ý kiến đóng góp của thầy cô nhàTrường và các cô chú, anh chị làm việc tại Công ty để giúp tôi hoàn thành tốthơn nữa trong thực tiễn sau này

Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu Trường Đại Học Nội vụ HàNội, các thầy, cô giáo trong Khoa Quản Trị Văn Phòng và Ban giám đốc Công

ty Cổ Phần Xây Dựng Thương Mại và Thiết Bị Việt Tín đã giúp tôi hoàn thànhđợt thực tập và hoàn thành bài, đề tài báo cáo tốt nghiệp này

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

A.PHẦN MỞ ĐẦU 1

1.Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Mục tiêu nghiên cứu 2

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2

6 Phương pháp nghiên cứu 2

7 Cấu trúc đề tài 3

B PHẦN NỘI DUNG 4

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN THƯ-LƯU TRỮ 4

1.1 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung của công tác văn thư 4

1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư 4

1.1.2 Vị trí của công tác văn thư 4

1.1.3 Ý nghĩa của công tác văn thư 4

1.1.4 Yêu cầu của công tác văn thư 5

1.1.5 Nội dung của công tác văn thư 6

1.1.5.1 Xây dựng và ban hành văn bản 7

1.1.5.2 Quản lý văn bản đến 9

1.1.5.3 Việc giải quyết văn bản đi: 12

1.1.5.4 Xử lý văn bản mật 14

1.1.5.5 Xử lý văn bản nội bộ 14

1.1.5.6 Quản lý con dấu 15

1.1.5.7 Quản lý hồ sơ 15

1.2.Công tác lưu trữ 18

1.2.1 Khái niệm về công tác lưu trữ 18

1.2.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác lưu trữ 19

1.2.3 Chức năng của công tác lưu trữ 21

1.2.4 Tính chất cảu công tác lưu trữ 21

1.3 Mối quan hệ và tầm quan trọng của công tác văn thư- lưu trữ 25

1.3.1 Mối quan hệ của công tác văn thư- lưu trữ 25

1.3.2 Tầm quan trọng của công tác văn thư- lưu trữ 25

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC,QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ VIỆT TÍN 27

2.1 Quá trình thành lập và đặc điểm tình hình hoạt động của Công ty cổ phần xây dựng thương mại và thiết bị Việt Tín 27

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty 28

2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 29

2.1.3 Cơ cấu và tổ chức của công ty 30

2.1.4 Khái quát về phòng Tổ chức- Hành chính 32

2.2 Thực trạng công tác tổ chức, quản lý về văn thư-lưu trữ tại Công ty cổ phần xây dựng thương mịa và thiết bị Việt Tín 33

2.2.1 Công tác tổ chức của văn phòng về văn thư- lưu trữ tại công ty 34

2.2.2 Tình hình công tác văn thư tại công ty 34

2.2.2.1 Xây dựng và ban hành văn bản 34

2.2.2.2 Việc quản lý văn bản đến 35

2.2.2.3.Giải quyết văn bản đi 39

2.2.2.4 Quản lý con dấu 41

2.2.3.Tình hình công tác lưu trữ tại Công ty 42

2.2.3.1 Phân loại tài liệu lưu trữ 42

2.2.3.2 Xác định giá trị tài liệu 42

2.2.3.3 Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho( phòng) lưu trữ 43

2.2.3.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ 43

2.2.3.5 Tổ chức xử dụng tài liệu lưu trữ 43

2.2.3.6 Tiêu hủy tài liệu lưu trữ 43

2.3 Nhận xét, đánh giá kết quả đạt được trong công tác văn thư- lưu trữ tại

Công ty cổ phần xây sựng thương mại và thiết bị Việt Tín 44

2.3.1 Ưu điểm trong công tác văn thư- lưu trữ 44

2.3.2 Nhược điểm trong công tác văn thư-lưu trữ 45

2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế trong công tác văn thư- lưu trữ tại Công ty cổ phần xây dựng thương mại và thiết bị Việt Tín 46

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ VIỆT TÍN 47

3.1 Giải pháp về nhân sự, cán bộ văn thư-lưu trữ Công ty 47

3.2.Nâng cao trình độ đối với nhân viên văn thư-lưu trữ 47

3.3 Sắp xếp, bố trí lại vị trí làm việc và nâng cao điều kiện làm việc của văn thư-lưu trữ 48

3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư- lưu trữ 48

3.5 Thực hiện kho lưu trữ tập trung theo hướng hiện đại hóa 48

3.6 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá hoạt động văn thư-lưu trữ 49

KẾT LUẬN 50 PHỤ LỤC

A.PHẦN MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài.

Hiện nay cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnhcủa nền kinh tế thị trường nhất là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với nhữngquy mô lớn, nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng, phong phú Mỗi cơ quan ,

tổ chức, công ty, doanh nghiệp đều có cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt độngriêng cho phù hợp với sự phát triển và hội nhập của tổ chức, công ty, doanhnghiệp

Trong bất cứ một tổ chức, công ty hoặc doanh nghiệp nào thì công tác vănbản giấy tờ luôn là cầu nối quan trọng giữa các tổ chức, giữa các doanh nghiệp,các công ty, các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân, giữa công ty,doanh nghiệp với khách hàng Vì vậy công tác văn thư- lưu trữ có vai trò rất lớnkhông thể thiếu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, các công ty, doanhnghiệp sản xuất kinh doanh Hơn thế nữa mọi văn bản giấy tờ đều được tậptrung vào đầu mối là bộ phận văn thư-lưu trữ để quản lý và sử dụng hiệu quả

Có thể nói công tác văn thư- lưu trữ là cánh tay đắc lực cho lãnh đạo cơ quan đểnắm bắt được tình hình hoạt động của cơ quan Làm tốt công tác văn thư- lưu trữ

sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý Trên

cơ sở đó lãnh đạo, nhà quản trị văn phòng đưa ra được những quyết định đứngđắn đảm bảo cho lợi ích của công ty, doanh nghiệp

Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức và hoạt động Văn phòng đặc biệt

là vai trò của bộ phận văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý về văn thư- lưutrữ của công ty, nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn của ngành Trongquá trình thực tập tại Công ty cổ phần xây dựng thương mại và thiết bị Việt Tín

tôi xin mạnh dạn lựa chọn và đưa ra đề tài “ Khảo sát, đánh giá hoạt động của văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý về văn thư- lưu trữ của Công ty

cổ phần xây dựng thương mại và thiết bị Việt Tín”

2 Lịch sử nghiên cứu.

- Bài cáo đề cập đến những vấn đê lý luận chung như: Khái niệm, vị trí,

vai trò, ý nhĩa tầm quan trọng những vấn đề cơ bản của hoạt đông Văn phòng,hoạt động công tác Văn thư-lưu trữ tại Công ty

- Đề tài nghiên cứu báo cáo đưa ra những thực trạng, những công bố dựa

trên tình hình thực tiễn được hoạt động tại Công ty.Nêu lên được những số liệumang tính riêng biệt và kết quả thực tế cần được phát huy về hoạt động vănphòng, văn thư-lưu trữ tại Công ty

3 Mục tiêu nghiên cứu.

Đề tài báo cáo thực tập nghiên cứu nhằm đạt được những mục đích sau:

- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư- lưu trữ

- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản trong hoạt động của văn phòng trongcông tác tổ chức quản lý văn thư- lưu trữ

- Phân tích, đánh giá, nghiên cứu thực trạng hoạt động của văn phòngtrong công tác tổ chức quản lý văn thư- lưu trữ của công ty

4 Nhiệm vụ nghiên cứu.

- Từ quá trình thực tập, từ những khảo sát, đánh giá thực tế, thực trạnghoạt động văn phòng trong công tác tổ chức quản lý văn thư-lưu trữ, thực trạnghoạt động công tác văn thư- lưu trữ của công ty từ đó thấy được những ưu điểmhạn chế nhằm đưa ra những giải pháp đối với công ty để nâng cao công tác tổchức quản lý về văn thư-lưu trữ

5 Đối tượng phạm vi nghiên cứu.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài là lý thuyết về văn thư- lưutrữ và thực tiễn các hoạt động văn thư- lưu trữ, hoạt động văn phòng tại Công tybao gồm:

- Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Công ty

- Thực trạng các hoạt động văn phòng của Công ty về công tác tổ chức,quản lý về văn thư- lưu trữ

- Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ của công ty

- Đánh giá hiệu quả hoạt động của văn thư- lưu trữ của Công ty về ưuđiểm, hạn chế và nguyên nhân hạn chế Trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp, giảipháp để hoàn thiện và nâng cao hoạt động của văn phòng trong công tác tổ chức,quản lý văn thư- lưu trữ

6 Phương pháp nghiên cứu.

Đề tài thực tập sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp điều tra, khảo sát

3 Mục tiêu nghiên cứu

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

5 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

6 Phương pháp nghiên cứu

7 Cấu trúc đề tài

Phần B: Phần nội dung gồm:

Chương 1: Lý luận chung về những vấn đề cơ bản trong công tác tổ chức,quản lý văn thư- lưu trữ

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức, quản lý văn thư lưu-trữ tại Công

ty cổ phần xây dựng thương mại và thiết bị Việt Tín

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tácvăn thư- lưu trữ tại Công ty cổ phần xây dựng thương mại và thiết bị Việt Tín

Phần C: Kết luận.

Phân D: Phụ lục.

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG CÔNG TÁC

TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN THƯ-LƯU TRỮ 1.1 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung của công tác văn thư

1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục

vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ công việc về xây dựng văn bản, giải quyếtvăn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước, các tổchức, doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức xã hội, các đơn vị, lực lượng vũtrang Nói cách khác công tác văn thư là bộ phận quan trọng của văn bản giấy tờ, là một phần của quá trình xử lý thông tin, cung cấp thông tin, chọn lọc thôngtin, phục vụ công tác tra tìm, cung cấp văn bản cho lãnh đạo

1.1.2 Vị trí của công tác văn thư

Công tác văn thư là công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ, trong đó cósoạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiệnhành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của các cơ quan , tổ chức,doanh nghiệp Nếu thiếu một trong những nội dung trên thì công tác văn thư cóthể nói là chưa hoàn thiện và điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạtđộng khác của cơ quan, công ty, tổ chức

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lýnói chung và là nội dung trong hoạt động Văn phòng Trong hoạt động vănphòng công tác văn thư có vai trò vô cùng quan trọng và không thể thiếu được,chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích tronghoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị, tổ chức

Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xemnhư là một bộ phận quản lý Nhà nước

1.1.3 Ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư có vai trò vô cùng quan trọng trong bộ máy hoạt độngcủa cơ quan, tổ chức Chính vì vậy công tác văn thư có ý nghĩa vô cùng to lớnsau:

- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những

thông tin cần thiết phục vụ công tác quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị,

tổ chức nói chung Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồnkhác nhau nhưng nguồn thông tin chủ yếu nhất và chính xác nhất là thông tinbằng văn bản

- Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo và quản lýNhà nước, là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các cơ quan, đơn vịđược tốt và đạt hiệu quả cao Hơn thế nữa làm tốt công tác văn thư sẽ giúp vănthư hoạt động có hiệu quả, nếu làm không tốt hoặc hiểu sai về công tác văn thư

sẽ kìm hãm sự phát triển của nó, điều này sẽ ảnh hưởng điến năng suất lao độngtrong hoạt động quản lý của cơ quan Nhà nước

- Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiệnlàm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưutrữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan đượcnộp vào lưu trữ cơ quan Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cầnphải được tổ chức tốt việc lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập càng hoànchỉnh văn bản giữ lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càngđược đảm bảo và tăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiệnthuận lợi hơn để triển khai và thực hiện các nghiệp vụ của mình

1.1.4 Yêu cầu của công tác văn thư

Công tác văn thư là một bộ phận của công tác giấy tờ, do đó trong quátrình thực hiện cần đảm bảo những yêu cầu cơ bản sau đây:

thức văn bản do Nhà nước quy định, chính xác về khâu kĩ thuật nghiệp vụ củavăn thư Yêu cầu chính xác phải được quán triệt đầy đủ trong các khâu đánhmáy, đăng kí văn bản đến, văn bản đi trong quá trình tiếp nhận và chuyển giaovăn bản.

- Bí mật:

Trong quá trình quản lý văn bản đến, văn bản đi thì nội dung văn bản đến,văn bản đi của Công ty có nhiều điều thuộc phạm vi bí mật của Công ty, củaNhà nước Cho nên trong quá trình tiếp nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản vănbản đều phải đảm bảo bí mật Nghĩa là chỉ những người có liên quan mới đượcbiết nội dung văn bản Những văn bản đã có dấu mật thì phải chuyển đến đúngđối tượng không để lọt vào tay người khác không có trách nhiệm nhất là kẻ xấu

- Công nghệ, hiện đại:

Tính công nghệ, hiện đại trong công tác văn thư chính là việc ứng dụngcông nghệ thông tin vào công tác văn thư- lưu trữ của công ty Nhưu vậy nhânviên văn thư có thể soạn thảo văn bản trên máy vi tính bằng các phần mềm cósẵn vừa đảm bảo chính xác về hình thức, công nghệ và công việc soạn thảo cũngđược tiến hành nhanh hơn so với phương pháp thủ công làm cho hiệu quả côngviệc tốt hơn

1.1.5 Nội dung của công tác văn thư

Công tác văn thư gồm 3 nội dung sau:

+ Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, duyệt văn bản,đánh máy văn bản, ký và ban hành văn bản

+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản bao gồm: quản lý, tổ chức giảiquyết văn bản đến và quản lý, tổ chức giải quyết văn bản đi, văn bản mật, vănbản nội bộ, tổ chức, quản lý hồ sơ

+ Quản lý và sử dụng con dấu

Trong các cơ quan, tổ chức Nhà nước, văn bản sử dụng như một phươngtiện để ghi lại và truyền đạt những quyết định quản lý hoặc thông tin cần thiếthình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức đảm bảo sự điềuhành, phản ánh đầy đủ tình hình, chính xác kết quả hoạt động của cơ quan, tổchức đó

Để đảm bảo công tác văn thư đem lại hiệu quả cao, nhân viên văn thư

phải thực hiện những nhiệm vụ sau:

- Nhận, bóc phong bì, đóng dấu vào sổ công văn đi, đến

- Sơ bộ phân loại văn bản, trình giám đốc phê duyệt, chuyển giao theo dõiviệc giải quyết văn bản đến

- Làm thủ tục gửi công văn đi, chuyển giao công văn, tài liệu

- Đánh máy, rà soát văn bản, in sao tài liệu

- Quản lý giấy mời họp, giấy giới thiệu

- Sử dụng và quản lý con dấu

Cụ thể:

1.1.5.1 Xây dựng và ban hành văn bản

Văn bản là phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữhay kí hiệu nhất định

Để thực hiện tốt công tác văn bản khi xây dựng và soạn thảo văn bản nhânviên văn thư cần phải thực hiện đầy đủ và đã đảm bảo đúng thể thức, yếu tố vănbản quy định, sử dụng đúng ngôn ngữ, câu từ của văn bản, nắm vững chứcnăng , nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản

Căn cứ vào từng trường hợp cụ thể mà nhân viên văn thư tiến hành xâydựng văn bản theo các phương pháp soạn thảo đề cương hoặc soạn thảo trực tiếptrên máy vi tính

Trong các cơ quan thường ngày tiếp nhận, xử lý và ban hành nhiều vănbản, để việc tổ chức, quản lý văn bản trong cơ quan được thống nhất, tuân theomột quy trình chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, phân loại soạn thảo, trình ký, in ấn,phát hành bảo đảm yêu cầu chung là kịp thời, chuẩn xác và an toàn Các cơquan, công ty, doanh nghiệp xây dựng quy chế quản lý văn bản căn cứ vào chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn dã thực hiện và điều kiện thực hiện và điều kiện thực

tế về cơ cấu cơ quan, tổ chức Quy chế đó đã được phổ biến rộng rãi tới từngđơn vị bộ phận, nhân viên, cá nhân trong cơ quan liên quan đến công văn giấy tờbiết để thực hiện

Quy trình soạn thảo văn bản:

Bước 1: Xác định mục đích yêu cầu đối tượng và hình thức văn bản

- Mục đích: đưa ra một quyết định, chủ trương biện pháp cần thiết đểhướng dẫn giải quyết văn bản cấp trên hay giải quyết vấn để búc xúc trong xã

- Thông tin cho đối tượng quản lý về tình hình và vấn đề nào đó

- Báo cáo kết quả hoạt động của cơ quan, ngành, tổ chức trong đề xuấtvấn đề mới, xin ý kiến chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra

- Văn bản được soạn thảo và ban hành phải xác định rõ yêu cầu của vănbản, đối tượng nhận văn bản, tên văn bản và những thể thức cần thiết theo đúngquy định của pháp luật hiện hành

- Yêu cầu văn bản đảm bảo vấn đề nhân lực, tài lực vật lực để văn bảnđảm bảo đạt hiệu quả cao nhất

Bước 2: Thu thập thông tin và xử lý thông tin

- Thông tin là những căn cứ chủ yếu nhất để các nhà quản lý, quản trị vănphòng,lãnh đạo đưa ra các chính sách, quyết định quản lý chuẩn xác

- Thông tin được thu thập phải kiểm tra đảm bảo tính khách quan,chínhxác, tránh hiện tượng chủ quan, định kiến sẵn Nguồn thông tin cần có sự hệthống hóa và chỉnh lý thông tin theo yêu cầu vấn đề đặt ra cần giải quyết

Bước 3: Xây dựng dàn bài, lập đề cương chi tiết, viết bản thảo

- Xây dựng dàn bài: sắp xếp văn bản theo từng phần, từng ý, chưng mụccho hợp lý, khoa học, đảm báo tính lôgic, có trọng tâm trọng điểm

- Lập đề cương chi tiết: nhằm tiết kiệm thời gian, công sức, giữ được ýkiến chủ động, nêu được ý trước, ý sau có trình tự lôgic, khoa học và có sự cânđối giữa các phần của văn bản Việc lập đề cương xong nên tranh thủ ý kiếntham gia góp ý của những người có trách nhiệm duyệt trước để có sự đóng góp,

bổ sung điều chỉnh cần thiết

- Viết bản thảo: là làm cho ý chính của đề cương được triển khai thànhcâu văn, đoạn văn có tính liên kết chặt chẽ với nhau, cần phải lôgic để khỏi bịđứt mạch ý, để cho lời văn thống nhất từ đầu đến cuối

Bước 4: Duyệt và ký văn bản

- Văn bản phải được xem xét, duyệt và ký theo thẩm quyền được giao cả

về nội dung và hình thức

Bước 5: Ban hành và triển khai văn bản

- Văn thư của cơ quan đảm bảo phát hành kịp thời theo đúng nhiệm, ghi

sổ văn bản, ngày, tháng vào sổ, công văn đi kịp thời, chính xác và giúp thủ

trưởng triển khai văn bản, theo dõi thực hiện văn bản và sơ kết, tổng kết báo cáocho thủ trưởng.

Quá trình xử lý văn bản phải đảm bảo được các nguyên tắc chung đó là:+ Quản lý chặt chẽ: nguyên tắc này đảm bảo văn bản phát hành được sửdụng làm công cụ đắc lực cho quản lý, cho hoạt động sản xuất kinh doanh của

cơ quan, tổ chức, công ty, doanh nghiệp Văn bản phải đăng kí không để mấtmát trong quá trình lưu chuyển và sử dụng văn bản., khi đã sử dụng xong vănbản phải đưa vào sổ lưu trữ

+ Văn bản phải đảm bảo bí mật

+ Văn bản phải được giải quyêt nhanh chóng và chính xác

1.1.5.2 Quản lý văn bản đến

Văn bản đến là văn bản, tài liệu thư từ do tổ chức tiếp nhận từ các nơikhác đến bao gồm văn bản pháp quy, công văn, thư mới, báo cáo, hồ sơ, đề án,đơn hàng

= Thủ tục tiếp nhận

Bước 1: Kiểm tra và phân loại văn bản

Nhân viên văn thư khi tiếp nhận văn bản phải kiểm tra hồ sơ bộ về sốlượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong nếu có

Đối với văn bản mật phải kiểm tra đối chiếu nơi gửi trước khi ký nhận Nếu phát hiện tình trạng mất hỏng bì hoặc thời gian nhận muộn hơn sovới thời gian ghi trên bao bì đối với văn bản hỏa tốc hẹn giờ thì phải báo cáo chongười phụ trách và lập biên bản với người đưa văn thư nếu cần thiết

Văn bản fax chuyển đến thì nhân viên văn thư kiểm tra số lượng văn bản,

số trang của văn bản để phát hiện kiệp thời những thiếu xót để thông báo chonơi gửi văn bản đến

Bước 2: Phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản

Sau khi tiếp nhận nhân viên văn thư cần phân loại văn bản thành 2 nhóm:

*)Nhóm 2: Loại do nhân viên văn thư bóc phong bì gồm:

- Đề tên cơ quan hoặc gửi thủ trưởng nhưng không phải thư riêng

- Không đóng dấu mật, không ghi rõ họ tên

- Gửi các đơn vị chức năng trong cơ quan

Đối với các loại phong bì, nhân viên văn thư phải bóc những phong bì códấu khẩn trước, không được làm hỏng văn bản trong bì như rách bì, mất số, kíhiệu văn bản, đại chỉ cơ quan gửi, và dấu bưu điện Phải soát lại phong bìtránh bỏ sót văn bản, đối chiếu số kí hiệu ghi ngoài bì với số hiệu văn bản ghitrong bì, nếu có sai sót phải báo ngay cho nơi gửi giải quyết

Văn bản là đơn thư khiếu lại hoặc đến quá chậm so với ngầy tháng củavăn bản thì phải đính kèm văn bản với bì để làm bằng chứng

Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong

bì với phiếu, khi nhận xong văn bản thì phải kí xác nhận, đong dấu vào phiếugửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản

Bước 3: Đóng dấu đến và ghỉ sổ vào ngày đến

- Mọi văn bản đến phải được đăng kí tập trung tại văn thư, trừ những vănbản riêng được đăng kí theo quy định của cơ quan như: hóa đơn, chứng từ kếtoán

- Mọi văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấuđến, ghi sổ vào ngày đến

- Đối với văn bản fax phải chụp lại trước khi đóng dấu

- Văn bản chuyển qua mạng có thể in ra và đóng dấu

- Các văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóngdấu mà được chuyển thẳng đến bộ phận hay cá nhân

Bước 4: Vào sổ đăng kí văn bản đến

- Mọi văn bản sau khi đóng dấu phải được đăng ký vào sổ văn bản đếnhoặc cơ sở dữ liệu văn bản trên hệ thống máy vi tính

- Khi vào sổ đăng ký phải ghi rõ ràng, chính xác, không dùng bút chì, bút

đỏ, không viết tắt, không viết từ ngữ hay cụm tù khó hiểu

- Văn bản đến ngày nào thì vào sổ và chuyển giao ngày đó, tùy theo từngvăn bản cụ thể có thể dùng nhiều hay một sổ đăng ký

Bước 5: Trình lãnh đạo phê duyệt

- Sau khi đăng ký văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có thẩmquyền xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.

- Người có tránh nhiệm, thẩm quyền căn cứ nội dung văn bản đến, quychế làm việc của tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và kế hoặc công tác của các đơn

vị cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạngiải quyết văn bản( trong trường hợp cần thiết) Đối với văn bản liên quan đếnnhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì phải xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân, chủtrì, đơn vị, cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết

- Ý kiến phản hồi văn bản được ghi vào mục “chuyển ” trong dấu “ đến”,

ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản đến nếu có được ghi vàophiếu riêng

- Tiếp sau văn bản được chuyển trở lại đến văn thư để đăng ký bổ sungvào sổ đăng ký văn bản đến Sổ đăng ký đơn thư trong trường hợp thư được vào

sổ đăng ký riêng hoặc các trường hợp tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bảnđến

Bước 6: Phân chuyển văn bản đến

- Văn bản được chuyển giao cho người có thẩm quyền, trách nhiệm giảiquyết theo nguyên tắc đúng , nhanh và chặt chẽ

- Không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận thay

- Không để người không có thẩm quyền, không có trách nhiệm xem vănbản

Bước 7: Giải quyết văn bản, theo dõi văn bản đến

- Sau khi văn bản được lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn bảnđược chuyển giao lại cho bộ phận văn thư ký, ghi sổ, theo dõi giải quyết văn bảnđến và nhanh chóng chuyển văn bản đến cho các đơn vị,bộ phận, cá nhân đượcphân công xử lý văn bản

- Các văn bản khẩn phải được ưu tiên giải quyết không được chậm trễ

- Công việc phức tạp, quan trọng sau khi đề xuất ý kiến giải quyết phảiđược lãnh đạo các cấp thông qua

- Các nhân viên thụ lý phải lập “ hồ sơ công việc’ bao gồm hồ sơ, các vănbản được hệ thống theo thứ tự thời gian và mối liên hệ giữa các văn bản, tờ kếtthúc hồ sơ

= Theo dõi đôn đốc việc thực hiện:

Tất cả các văn bản đến có ấn định thời gian giải quyết theo quy định củapháp luật hoặc quy định của cơ quan tổ chức đều phải được theo dõi đôn đốc vềthời hạn

Trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi đôn đốc các đơn vị,

cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã quy định

- Căn cứ quyết định cụ thể của cơ quan, tổ chức, nhân viên văn thư cónhiệm vụ tổng hợp số liệu văn bản đến bao gồm: Tổng số văn bản đến, văn bảnđến đã được giải quyết, văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết ,

để báo cáo cho người được giao trách nhiệm Trường hợp cơ quan, tổ chức chưaứng dụng máy vi tính để theo đõi việc giải quyết văn bản đến thì nhân viên vănthư phải lập hồ sơ để theo dõi việc giải quyết

1.1.5.3 Việc giải quyết văn bản đi:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu

- Nhân viên văn thư tiếp nhận yêu cầu của lãnh đạo về việc hoàn thànhvăn bản và nếu cần thiết phải mở hồ sơ công việc

- Do yêu cầu về việc cấp lãnh đạo ra thông báo, chỉ thị mà xuất hiện yêucầu soạn thảo văn bản Các văn bản ban hành chủ yếu là các quyết định về hoạtđộng của cơ quan, tổ chức, tờ trình, báo cáo hoạt động sản xuất, kinh doanh theoquý, năm của cơ quan, quy chế, quyết định đối với một số hoạt động của cơquan,tổ chức

Bước 2: Nghiên cứu và soạn thảo văn bản

- Nghiên cứu các văn bản nội dung thông tin liên quan đến vụ việc giảiquyết Sau khi đã đầy đủ thông tin thì tiến hành soạn thảo trên máy tính theo cáckiểu mẫu của cơ quan và khi soạn thảo cần đảm bảo nội dung dễ hiểu, rỗ ràng,

dễ đọc, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý

Bước 3: Duyệt văn bản

- Đối với văn bản phải trình bàu lãnh đạo cấp cao ký, lấy ý kiến của lãnhđạọ cấp đơn vị và đồng thời phải “ ký nháy” vào văn bản “ ký vào phía bên phảidòng chức danh của người ký văn bản”

Bước 4: Kiểm tra hồ sơ

= Phòng hành chính sẽ kiểm tra hồ sơ bào gồm

+ phiếu trình giải quyết công việc

+ Văn bản đi

+ Các văn bản liên quan

Trong trường hợp phát hiện sai sót phòng hành chính sẽ gửi lại cho đơn

vị, cá nhân chịu trách nhiệm chỉnh sửa theo đúng quy định

Bước 5: Kiểm tra thể thức văn bản

- Bộ phân, cá nhân phụ trách có trách nhiệm xem xét văn bản đã đúng vớimẫu qquy định chưa,đã có ý kiến của lãnh đạo đơn vị chưa

- Văn bản đã có ý kiến phê duyệt hoặc thông qua lần cuối của người cótrạhs nhiệm ký chưa, có dấu chức danh của người ký và dấu cơ quan chưa

- Thể thức của văn bản: tác giả, số, kí hiệu, ngày tháng, trích yếu, nơinhân đã đầy đủ chưa, đã đúng chưa nếu có sai sót phải chuyển đến đơn vị , bộphận hoặc cá nhân có trách nhiệm

Bước 6: Vào sổ đăng ký

- Đăng ký vào sổ công văn đi một cách chính xác

Bước 7: Ban hành văn bản

* Người chịu trách nhiệm ban hành văn bản sẽ làm những thủ tục banhành văn bản như sau:

- Lấy số của văn bản, ngày ,tháng, năm và đóng dấu sau đó bộ phận hànhchính nhận một bản chính để lưu cùng với phiếu trình văn bản cùng các tài liệuliên quan và lưu bào hồ sơ công việc

- Trường hợp văn bản do bộ phận và cá nhân ngoài văn phòng soạn thảothì cá nhân và bộ phận soạn thảo sẽ để lại một bản lưu tại bộ phận, đơn vị mình.\

- Văn thư hành chính phải tiến hành đóng dấu tất cả những văn bản cóchữ ký của lãnh đạo, đối với văn bản hỏa tốc hoặc thượng khẩn chuyển ngay saukhi đóng dấu

- Bì đựng văn bản tùy theo từng ;oại văn bản, có thể dùng nhiều loại bìkhác nhau Chất liệu làm bì dùng loại giấy bền, dày để không nhìn thất chữ bêntrong, nội dung ghi trên bao bì gồm: tên đầy đủ cơ quan, số ký hiệu của từng vănbản trong bì, địa chỉ nơi nhận phải ghi đầy đủ, rõ ràng

- Khi văn bản đã hoàn thành phải được gửi đi ngay trong ngày mà văn bản

được vào sổ đăng ký phát hành và vào sổ chuyển công văn.

Bươc 8: Sắp xếp và lưu văn thư

- Mọi văn bản đi đều phải được giữ ở bộ phận lưu 2 bản một bản để lưu ở

hồ sơ theo dõi công việc của đơn vị thừa hành, một bản lưu ở văn thư

1.1.5.4 Xử lý văn bản mật

a Chế độc chuyển giao

- Sổ đăng ký văn bản mật( đến và đi) dựa theo biểu mẫu của sổ đăng kývăn bản thường( đến và đi) nó chỉ thêm một cột “ mức độ mật” sau cột “ tríchyếu”

- Nếu văn bản mật đến có đề “ tối mật” hoặc “ tuyệt mật” thì được thủtrưởng cơ quan hoặc người có ủy quyền bóc bì và chỉ người được giao nhiệm

vụ quản lý các văn bản mật, tối mật, tuyệt mật mới được làm nhiệm vụ đăng kývào sổ các văn bản này

- Văn bản mật tối mật, tuyệt mật chuyển đi thì phải dùng 2 phong bì vàchúng ta chỉ đóng dấu vào văn bản và bì bên trong đồng thời ghi rõ số hiệu, kýhiệu nơi nhận và các dấu mật, tối mật, tuyệt mật lên bì trên bên trong sau đóchuyển cho văn thư làm bì ngoài Bì ngoài chỉ để ghi nơi gửi, nơi nhận kèm theophiếu chuyển

b Giải quyết văn bản mật

- Chi phổ biến nội dung văn bản mật cho những đối tượng cần biết hoặc

có trách nhiệm thi hành

- Không được mnag văn bản mật về nhà

- Khi giải quyết công việc đối với các văn bản mật không được ghi chépnhững điều bí mật vào giấy hoặc sổ tay nếu chưa được cơ quan quản lý vào sổ

và đánh số

- Nếu cán bộ đi công tác xa cần phải mang theo văn bản mật thì chỉ đượcmang những văn bản liên quan đến nhiệm vụ được giao và phải có trách nhiệmvới những nội dung bảo mật đó

kiểu mẫu theo quy định đối với việc quyết định văn bản đến và đi thời gian lưutrữ văn bản nội bộ cũng cần thực hiện nghiêm túc theo quy định của cơ quan,Nhà nước.

1.1.5.6 Quản lý con dấu

- Nhận thông tin đóng dấu: Nhân viên văn thư trong các cơ quan thườngđược giao trách nhiệm giữ con dấu và thực hiện các thủ tục đóng dấu khi có yêucầu về việc đóng dấu Cá nhân và đơn vị phát sinh nhu cầu phải liên hệ với vănthư đề được đóng dấu trong thời gian hành chính của công ty

= Quản lý con dấu :

- Con dấu được để tủ riêng và có khóa Khi vắng mặt lâu ngày tủ đựngdấu phải được niêm phong do nhân viên văn thư và trưởng phòng ký tên vàoniêm phong Nhân viên văn thư phải đảm bảo luôn có hộp mực phòng bị vàkiểm tra định kỳ

- Nhân viên văn thư không được trao dấu cho người khác không có thẩmquyền

- Trường hợp văn thư đi vắng nhưng đơn vị cơ quan có nhu cầu đóng dấuthì chánh văn phòng giữ chìa khóa cùng với bảo vệ cơ quan mở niêm phong vàtiến hành đóng dấu theo yêu cầu sau đó phải ghi đầy đủ thông tin vào sổ theo dõiđóng dấu và cùng ký tên vào sổ Sau khi đóng dấu xong con dấu lại được cất vào

tủ khóa lại và niêm phong có chữ ký của thưởng phòng hành chính, người cóquyền, được ủy quyền và chữ ký bảo vệ

1.1.5.7 Quản lý hồ sơ

- Hồ sơ là toàn bộ các văn bản, tài liệu công bố các kết quả đạt được haycung cấp các bằng chứng về các hoạt động được thực hiện tại cơ quan như: Hồ

sơ tuyển dụng, hồ sơ lao động, hồ sơ giải quyết khiếu nại của khách hàng

- Hồ sơ là một tập hoặc một văn bản có liên quan với nhau về một vấn

đề , một sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết vănbản đó

- Công tác quản lý hồ sơ gồm những công việc sau:

a Sử dụng hồ sơ

- Hồ sơ là tài sản của cơ quan, không ai được tùy ý hủy, chiếm làm củariêng hoặc mang đi nơi khác nếu không được người có thẩm quyền cho phép

- Các hồ sơ phải được sủ dụng đúng mục đích, phạm vi và quyền hạn.

- Tất cả nhân viên đều được phép tiếp cận hồ sơ trong bộ phận củamình( trừ hồ sơ mật) và phải có trách nhiệm bảo quản sắp xếp khoa học sau khi

- Danh mục hồ sơ của cơ quan được chuyển cho các bộ phận làm căn cứ

để họ lập danh mục hồ sơ cho bộ phận mình

- Ít nhất một năm phải có một lần văn phòng cùng đại diện lãnh đạo củamỗi bộ phận xem xét lại danh mục hồ sơ cho bộ phận mình

- Trong trường hợp phát sinh hồ sơ mới, quy trình bổ sung và ban hành sẽtương tự như ban hành tài liệu mới

d Nhận dạng và phân loại hồ sơ

- Toàn bộ hồ sơ của cơ quan phải được nhận dạng và phân loại phù hợptheo danh mục hồ sơ đã được lập Việc phân loại hồ sơ đảm bảo nguyên tắc dễtìm và được lư dài lâu

- Các hồ sơ phù hợp thì lưu vào danh mục hồ sơ, các hồ sơ khác khôngcần thiết thì hủy theo quy định của cơ quan, hồ sơ chưa xác định lưu hay hủy thì

có mục lưu riêng, sau 6 tháng nếu không sử dụng thì đem đi hủy, nếu có sử dụngthì cập nhật vào danh mục hồ sơ

e Sắp xếp hồ sơ

- Hồ sơ phải đảm bảo sắp xếp theo tuần tự thời gian thực hiện và cập nhậtcông việc hoặc mối quan hệ liên quan đến nhau.

- Việc sắp xếp hồ sơ có thể theo tập hợp văn bản cùng tên loại, cùng chủ

đề, theo đợn vị giao dịch Sử dụng các loại cặp, bìa hồ sơ thích hợp để mở vàlưu thuận tiện, trên gáy hoặc ngoài bìa phải ghi mã hiệu theo quy định của cơquan

- Mỗi tập hồ sơ để trong một file riêng, ngoài file ghi rõ loại hồ sơ, bộphận lưu giữ, thời gian phát sinh nếu cần Cứ mỗi tháng các bộ phận có tráchnhiệm tổ chức dọn dẹp nơi lưu trữ hồ sơ, để đảm bảo ngăn lắp và tránh hư hỏng

- Tất cả các bộ phận phải có chỗ lưu hồ sơ thích hợp và cử người theo dõiquản lý

f Bảo quản hồ sơ

- Bộ phận cá nhân được giao trách nhiệm lưu giữ phải có bộ phận bảoquản tốt, đảm bảo an toàn cho hồ sơ tùy theo tầm quan trọng và đặc tính từngloại hồ sơ Khi có nhu cầu cung ứng các phương tiện và thiết bị bảo quản phảitrình kịp thời lên lãnh đạo cơ quan để giải quyết Khi phát hiện có bất kì sự cốnào về hồ sơ phải báo kịp thời cho trưởng bộ phận xem xét giải quyết hoặc cho

ý kiến chỉ đạo

- Tùy thuộc vào tính chất quan trọng của hồ sơ, lãnh đạo cơ quan quyếtđịnh mức độ bảo mật, trưởng phòng ban triển khai thực hiện và quyết định bổsung chi tiết nhưng không được trái với quy định của cơ quan

- Lãnh đạo cơ quan phải xem xét việc ban hành những quyết định cụ thể

về việc bảo quản hồ sơ khi cần thiết và có biện pháp xử lý khi cán bộ nhân viên

có vi phạm

g Cập nhật hồ sơ

- Khi phát hiện hồ sơ mới trong vòng tối đa nửa tháng mỗi bộ phận cótrách nhiệm cập nhật vào danh mục hồ sơ Mỗi hồ sơ phải bao gồm các dữ liệutheo quy định

- Trong quá trình thực hiện công việc, người thực hiện có trách nhiệm tậphợp các bằng chứng liên quan đến từng vấn đề lưu vào hố sơ

h Kiểm tra thời gian lưu trữ

- Căn cứ xác định thời gian lưu trữ tại các phòng ban như sau:

+ Yêu cầu của pháp luật

+ Nhu cầu tái sử dụng các dữ liệu trong hồ sơ

+ Yêu cầu của hợp đồng đơn hàng

+ Thời gian, vòng đời cảu sản phẩm dịch vụ

+ Yêu cầu khác do các bên hữa quan đưa ra

+ Yêu cầu chủ quan của cơ quan

i Hủy hồ sơ

- Hàng tháng các bộ phận có trách nhiệm kiểm tra danh mục hồ sơ để hủynhững hố sơ đã hết hạn, hết giá trị tài liệu Phương pháp hủy theo quy định củaNhà nước và thông lệ của từng cơ quan

- Nếu hủy hồ sơ với số lượng lớn, quan trọng sẽ do hội đồng xác định giátrị tài liệu của cơ quan thực hiện( ít nhất một lần mỗi năm) với tư cách tư vấn đểlãnh đạo phê duyệt

- Việc tiêu hủy hồ sơ phải được trưởng bộ phận quản lý lập thành biênbản( thời gian, địa điểm hủy, người thực hiện, danh mục hồ sơ hủy, ký tên) kèmtheo bản ký có chữ ký của chủ tịch và các thành viên của hội đồng xác định giátrị tài liệu có những nhiệm vụ cụ thể sau:

+ Xét và điều hành chỉnh thời hạn bảo quản đối với một số tài liệu đãđược quy định trong bảng kê khai tài liệu cơ quan

+ Xét các tài liệu cần bảo quản tạm thời nhưng đến nay đã hết giá trị cầncho tiêu hủy

+ Tham gia vào việc dự thảo các bản kê tài liệu và thời hạn bảo quản cáctài liệu khác

- Sau khi biên bản được lãnh đạo phê duyệt mới được tiến hành tiêu hủytheo quy định, đảm bảo bí mật về nội dung có sự chứng kiến của hội đồng

1.2.Công tác lưu trữ

1.2.1 Khái niệm về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình sử lý thông tin Tất cảnhững văn bản đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệu liênquan đều phải được chuyển vào lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất

cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới viwwcj tổ chức khoa

học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ côngtác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.

Hoạt động lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ xã hội Cho nên công tác lưu trữ làmột mắt xích không thể thiếu ytrong hoạt động của bộ máy Nhà nước, cơ quan,văn phòng, công ty

Ở nước ta công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau:

- Thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ

- Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ, thu thập, bổ sung tài liệu lưutrữ, bảo quản, bảo về an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Công tác lưu trữ là sự lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những vănbản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổchức, công ty để làm bằng chứng tra cứu thông tin cần thiết trong quá trình hoạtđộng và phục vụ điều tra

Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị đượcchọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơquan được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ và các nhu cầu chínhđáng của nhân dân, xã hội

Như vậy: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nướcbao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổchức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữphục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân

1.2.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ ra đời do đồi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổchức sử dụng tài liệu

Công tác lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quá trình xử lý thôngtin, là nội dung quan trọng trong hoatju động văn phòng, Công tác lưu trữ có ảnhhưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý cơ quan

Vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính Nhànước, quản lý sản xuất kinh doanh được thể hiện ở những khí cạnh cụ thê:

- Hoạt động khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản cóthể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò

quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm.Nguồn thông tin văn bản sử dụng để nghiên cứu đều đã qua các khâu xư lýnghiệp vụ của công tác lưu trữ là thu thập, tra tìm, lựa chọn, tổ chức khai thác

dử dụng văn bản

- Căn cứ trên những thông tin được lưu trữ để nghiên tìm ra quy luật vậnđộng từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai, nhật là sựvận động của đối tượng chịu sự tác động của văn bản đang soạn thảo; tìm hiểuđối tượng của văn bản đã hiểu và quan tâm, chờ mong gì về vấn đề đó; dự đoánphản ứng của họ khi nhận được văn bản Tù đó tìm ra cách thức tác động phùhợp với quy luật vận động của đời sống xã hội

Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hóapháp luật được tốt, góp phần loại bở những quy định lỗi thời, làm giảm sự chồngchéo giữa các văn bản quy phậm pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu quả bảođảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn bản

Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hànhchính văn phòng đạt hiệu quả cao, nâng cao chất lượng, thúc đẩy nhanh quátrình thực hiện cải cách Quá trình hình thành văn bản từ soạn thảo, ban hành,quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử có mối quan hệchặt chẽ, phụ thuộc, thức đẩy nhau Điều đó được thể hiện:

- Mọi hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính trênmọi lĩnh vực của Nhà nước hằng ngày, hàng giờ đều gắn liền với văn bản, điều

đó cũng có nghĩa là gắn liền việc tổ chức văn bản, sử dụng văn bản nói riêng,với công tác lưu trữ nói chung Trong quá trình xây dựng quy hoạch, kế hoạch,nhất thiết phải có nghiên cứu thực trạng vấn đề đó ở giai đoạn trước để rút kinhnghiệm, tìm ra nguyên nhân làm cho công việc thành công hay không thànhcông Từ đó đưa ra nhiệm vụ, kế hoạch sát với thực tế Hệ thống văn bản quản

lý vừa là phương tiện vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý Nhà nước, đồngthời cũng là thành phần tài liệu chủ yếu của Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam

- Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhấtcho hoạt động quản lý, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quả quản lý Côngtác lưu trữ góp phần vào việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính, xây dựngmột nền hành chính hiện đại, tiến tiến

- Thực hiện tốt công tác lưu trữ, công văn giấy tờ là một trong những điềukiện để thực hiện cải cách thủ tục hành chính của cơ quan, đơn vị Công việccủa mỗi cơ quan, xí nghiệp, công ty tiến hành nhanh hay chậm thiết thục hayquan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt, đúng hay không do việc giữ gìn hồ

sơ, tài liệu được cẩn thận hay không

Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệthể chế nền hành chính Nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, gópphần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Sử dụng thông tin từ văn bản quản

lý Nhà nước để theo dõi, điều hành, kiểm tra công việc cơ quan một cách khoahọc, hệ thống có căn cứ chính xác Kiểm tra là điều kiện tất yêu để đảm bảo chohoạt động của bộ máy quản lý nhà nước có hiệu quả

- Hồ sơ tài liệu lưu trữ là chứng từ chân thật, có độ chính xác cao để cáccấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đứng đắn của quátrình giải quyết công việc, từ đó kiểm tra, đánh giá hột động của cơ quan trong

bộ máy Nhà nước Nó có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xem xét cáchành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các cơquan, là cơ sở quan trọng để giải quyết các chanh chấp giữa các cơ quan, tổchức, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý trong quản lý hành chính

1.2.3 Chức năng của công tác lưu trữ.

Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước với các chức năngbảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Do đó công tác lưu trữ có những chứcnăng sau:

- Giúp Nhà nước bảo quản, tổ chức hoàn chỉnh và an toàn tài liệu phônglưu trữ quốc gia

- Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, phông lưu trữ quốc gia góp phầnthực hiện tốt đường lối chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước đề ra tronggiai đoạn cách mạng

Hai chức năng trên có mối quan hệ mật thiết với nhau, nếu thực hiện tốtmột cách thống nhất, đan xen kết hợp hài hòa sẽ tạo tiền đề thực hiện chức năng

tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia hiệu quả

1.2.4 Tính chất cảu công tác lưu trữ.

a Tính khoa học

- Nghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh vào tàiliệu lưu trữ, xây dựng hệ thống lý luận về lưu trữ để thực hiện các nội dungchuyên môn của công tác lưu trữ như phân loại xác định giá trị, thu thập và bổsung tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu và kế thừa các kết quả nghiên cứukhao học của các ngành khác để áp dụng hữu hiệu vào các quy trình nghiệp vụlưu trữ

- Những thành tựu của toán học, tin học, hóa học, sinh học, đang đượcnghiên cứu ứng dụng để bảo quản vẹn toàn tài liệu lưu trữ, thông tin nhanhchóng, chính xác, nội dung tài liệu lưu trữ nghiên cứu

- Để quản lý thống nhất các lĩnh vực, nhiệm vụ lưu trữ, công tác tiêuchuẩn hóa lưu trữ cũng phải nghiên cứu mộ cách đầy đủ Các tiêu chuẩn chotừng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn về giá trị tài liệu, tủ, bìa, cặp, bảo quản tài liệu

là những vấn đề đặt ra cho công tác tiêu chuẩn hóa ngành

b Tính chất cơ mật

Tài liệu lưu trữ chủ yếu là những tài liệu có giá trị lịch sử, tài liệu nàyphải được sử dụng rộng rãi và nghiên cứu lịch sử, giúp đỡ cho mọi hoạt động xãhội

Tuy nhiên, một số tài liệu lưu trữ còn chứa đựng nhiều nội dung thuộc bímật quốc gia, do đó kẻ thù tìm mọi thủ đoạn âm mưa đánh cắp các bí mật quốcgia trong tài liệu Vì vậy các nguyên tắc, chế độ trong công tác lưu trữ phải thểhiện đầy đủ, tính chất bảo vệ các nội dung cơ mật tài liệu, cán bộ lưu trữ lànhững người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc luôn cảnhgiác và có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mậttài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà nước

c Nội dung công tác lưu trữ gồm:

- Phân loại tài liệu lưu trữu

- Xác định giá trị tài liệu

- Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ

- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

- Tiêu hủy tài liệu lưu trữ

Cụ thể:

*) Phân loại tài liệu lưu trữ

- Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phan chia tài liệu thành các nhóm, cáckhối hoặc các đơn vị chi tiết hơn thành các tài liệu lớn nhỏ khác nhau dựa vào

đặc điểm của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng một cách cóhiệu quả các tài liệu đó.

- Phân loại tài liệu lưu trữ nói chung là quá trình tổ chức khoa học nhằmlàm cho tài liệu thuộc phông lưu trữ quốc gia, tài liệu trong từng kho lưu trữ vàcác phông lưu trữ phản ánh đúng hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xínghiệp, cá nhân đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng bảoquản tài liệu được thuận lợi và an toàn

- Việc phân loại tài liệu lưu trữ đòi hỏi phải có phương pháp sắp xếp thíchhợp với yêu cầu sử dụng của từng cơ quan Có nhiều phương pháp phân loại tàiliệu như: phân loại theo cơ cấu, phân loại theo thời gian, phân loại theo ngànhhoạt động, phân loại theo đặc trưng vấn đề

*) Xác định giá trị tài liệu

- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là việc nghiên cứu để quy định thời giancần bảo quản cho từng loiaj tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt độngcủa cơ quan Lựa chọn đưa vào bảo quản tại các phòng, các kho lưu trữ nhữngtài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học

- Thông qua việc xác định sẽ loại ra để hủy bỏ những tài liệu thực sự hếtgiá trị trên mọi phương diện nhằm nâng cao chất lượng các phông lưu trữ Mụcđích cơ bản của công tác xác định giá trị tài liệu là quy định thời hạn cần thiếtcho việc bảo quản tài liệu, bổ sung những tài liệu giá trị và hủy các tài liệu hếtgiá trị

*) Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ

- Thu thập , bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ là quá trình giao nộp và tiếpnhận tài liệu để giải quyết xong ở văn thư, ở các đơn vị vào lưu trữ cơ quan vàquá trình giao nộp, tiếp nhận những tài liệu có giá trị lịch sử đã đến hạn nộp lưuvào tủ lưu trữ cơ quan vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền

- Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ đặc biệt chú ý nhữngtài liệu hành thành ở các đơn vị, cơ quan, ngoài ra còn chú ý sưu tầm những tàiliệu nằm rải rác trong bảo tàng, thư viện hay trong nhân dân

- Bổ sung tài liệu lưu trữ là công tác sưu tầm, thu thập thêm, làm phongphú và hoàn chỉnh thêm tài liệu các phông lưu trữ của cơ quan, ác kho lưu trữutrung ương, địa phương theo nguyên tắc thống nhất

- Bổ sung tài liệu lưu trữ cần phải tiến hành thường xuyên, có tính thiếtthực, kịp thời, đồng thời chú ý khả năng sử dụng chúng trong thực tế

*) Bảo quản tài liệu lưu trữ

- Là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học để kéo dài tuổi thọ, chống