TÌM HIỂU THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG

MỤC LỤC A. PHÂN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 3 1.1. Lịch sử hình thành 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Nông nhiệp và Phát triển nông thôn. 6 1.2.1. Vị trí và chức năng 6 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 6 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 17 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tỏ chức của bộ phận lưu trữ của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn 18 1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng 18 1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của phòng Văn thư – Lưu trữ 20 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 23 2.1. Hoạt động quản lý. 23 2.2. Hoạt động nghiệp vụ. 25 2.2.1. Công tác thu thập tài liệu. 25 2.2.2. Công tác phân loại tài liệu. 26 2.2.3. Công tác xác định tài liệu. 26 2.2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu. 28 2.2.5. Công tác bảo quản tài liệu. 29 2.2.6. Công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu. 30 CHƯƠNG 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ. 31 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 31 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu thư của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 31 3.3. Một số khuyến nghị 33 3.3.1. Đối với Bộ Nông nghiệp và Phát triền nông thôn 33 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư – lưu trữ, khoa, trường. 33 C. PHẦN KẾT LUẬN 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 D. PHỤ LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG 3

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của viện khoa học kỹ thuật xây dựng 3

1.1.1 Lịch sử hình thành 3

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Khoa học công nghệ xây dựng 4

1.1.3.  Cơ cấu tô chức 5

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ - Viện Khoa học Công nghệ xây dựng 7

1.2.1 Chức năng của bộ phận lưu trữ - Viện Khoa học công nghệ xây dựng 7

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận lưu trữ 7

1.2.3 Cơ cấu tổ chức bộ phận văn thư, lưu trữ - Viện Khoa học công nghệ xây dựng 8

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG 9

2.1 Hoạt động quản lý 9

2.1.1 Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ của cơ quan 9

2.1.2 Mô hình ,cách thức tổ chức công tác lưu trữ của Viện khoa học công nghệ xây dựng 10

2.2. Hoạt động nghiệp vụ 10

2.2.1. Nội dung và thành phần tài liệu lưu trữ 10

2.2.2 Thu thập và bổ sung tài liệu 11

2.2.3 Xác định giá trị tài liệu 12

2.2.4 Chỉnh lý tài liệu 15

2.2.5 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 16

2.2.6. Công tác thống kê trong lưu trữ của Viện Khoa học công nghệ xây dựng 17

2.2.7 Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 18

2.2.8 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 19

2.2.9 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 19

CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 22

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 22

3.1.1 Tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập 22

3.1.2.  Kết quả đạt được 22

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ 22

3.3 Một số khuyến khích trong công tác lưu 25

3.3.1 Đối với cơ quan, tổ chức 25

3.3.2 Đối với cán bộ làm công tác lưu trữ 28

KẾT LUẬN 29

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

 Công cuộc đổi mới đất nước do Đảng ta lãnh đạo đã đạtđược những thành tựu to lớn trên tất cả các lĩnh vực của đờisống xã hội Nhà nước ta đang trong quá trình hội nhập pháttriển kinh tế, sánh vai cùng các nước phát triển trong khu vực

và trên thế giới, đẩy mạnh chủ trương và hoàn thiện Nhà nước

Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trong việc cải cách hành chính Vìvậy, công tác Văn thư – Lưu trữ đóng vai trò hết sức quantrọng góp phần xử lý thông tin trên tất cả các lĩnh vực kinh tế,chính trị, văn hóa, xã hội… một cách khoa học, nhanh chóng,đáp ứng mọi nhu cầu tra cứu và là công tác thường xuyên củamỗi cơ quan, tổ chức trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhànước

Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết điđôi với thực tế” Sau khi hoàn thành xong chương trìnhtruyền đạt lý thuyết cho sinh viên đào tạo chuyên ngành Lưutrữ học - Trường Đại học Nội Vụ đã tổ chức đợt thực tập kéodài từ 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017 cho sinh viên khoaVăn thư – Lưu trữ Đợt thực tập này giúp cho sinh viên tiếpcận thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ, học hỏi kiến thức, bổsung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn đã học trên lớp

Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận của Phòng tổ chứchành chính – Viện Khoa học công nghệ xây dựng, tôi đã có đợtthực tập đúng quy định về thời gian cũng như việc thực hànhcác nội dung mà bản đề cương kiến tập đã nêu ra Với thờigian thực tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho tôinhững kết quả ý nghĩa quý giá, nhất là những kinh nghiệmthực tế mà tôi đã đúc rút được để bổ sung vào nghiệp vụ

chuyên môn của mình dưới sự hướng dẫn, giúp đỡ tận tìnhcủa cán bộ Phòng tổ chức hành chính trong đợt kiến tập, tôi

đã học được phong cách làm việc của một cán bộ Văn thư –Lưu trữ Một công việc đòi hỏi sự nhẹ nhàng khéo léo, tế nhịgiúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo trong việc giaie quyết các côngviệc hàng ngày

Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kếthợp với lý luận chuyên môn mà tôi đã đúc rút được tại cơ quanmình kiến tập

Trong quá trình thực tập tôi đã thực hiện đúng trình tự, thực hiện đầy

đủ các nội dung đề ra trong kế hoạch thực tập và đã thực hiện báo cáo này Đểhoàn thành đợt thực tập và viết báo cáo của mình, ngoài kiến thức kỹnăng nghiệp vụ chuyên môn mà bản thân có được, tôi đãnhận được sự giúp đỡ, quan tâm tạo điều kiện thuận lợi củacán bộ trong cơ quan, đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình của cán

bộ Văn thư – Lưu trữ.  Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Th.sChu Thị Hậu đã hướng dẫn chúng em hoàn thành nội dungthực tập và chị chị  Đỗ Thu Hà - cán bộ lưu trữ của Viện Khoahọc công nghệ, người trực tiếp hướng dẫn em trong thời gianvừa qua Tuy nhiên với vốn kiến thức còn hạn chế và thời gian

có hạn, nên trong quá trình làm báo cáo kiến tập cũng khôngthể tránh khỏi những thiếu sót hoặc chưa đầy đủ về nội dungyêu cầu của nhà trường Kính mong quý thầy cô và bạn đọctham gia đóng góp ý kiến để bài báo cáo của tôi hoàn thiệnhơn

Em xin chân thành cảm ơn!

NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN KHOA HỌC

CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của viện khoa học kỹ thuật xây dựng

1.1.1 Lịch sử hình thành

Viện Khoa học công nghệ xây dựng, tiền thân là Viện Thínghiệm vật liệu xây dựng - trực thuộc Bộ Kiến trúc, đượcthành lập ngày 18 tháng 11 năm 1963  ngày 16 tháng 10năm 1974, Viện Thí nghiệm vật liệu xây dựng được đổi tênthành Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng - trực thuộc Bộ Xâydựng

Ngày 16 tháng 05 năm 1988, Viện Khoa học kỹ thuật xâydựng tiếp nhận Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng cơ bản thuộc

Uỷ ban xây dựng Cơ bản Nhà nước, thành Viện Khoa học kỹthuật xây dựng, trực thuộc Bộ Xây dựng

Ngày 24 tháng 10 năm 1996, Thủ tướng Chính phủ raquyết định số 782/TTg công nhận Viện Khoa học kỹ thuật xâydựng là một trong 41 Viện Nhà nước Ngày 11 tháng 12 năm

1996, Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng theo quyết định số1056/BXD - TCLĐ của Bộ trưởng Bộ Xây dựng

Ngày 23 tháng 05 năm 2007, Bộ Xây dựng ra quyết định

số 789/QĐ-BXD phê duyệt đề án chuyển đổi Viện Khoa họccông nghệ xây dựng thành tổ chức khoa học công nghệ tựtrang trải kinh phí theo Nghị định số 15/2005/2005/NĐ-CP củaThủ tướng Chính phủ

Tên tiếng Anh: Vietnam Institute for Building Science anhTechnology(IBST)

Địa chỉ: 81 phố Trần Cung, Nghĩa Tân, Cầu Giấy, Hà NộiĐiện thoại: 04 3754 4196

Email: vkhcnxd@ibst.vn

Website: http://www.ibst.vn/

Viện Khoa học công nghệ xây dựng có đủ điều kiệnthành lập phông lưu trữ cơ quan:

1 Văn bản quyết định thành lập cơ quan

2 Con dấu riêng

3 Tài khoản riêng

4 Văn thư cơ quan

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Khoa học công nghệ xây dựng

Viện Khoa học công nghệ xây dựng - Bộ Xây dựng là cơquan nghiên cứu, phục vụ quản lý nhà nước và tư vấn hàngđầu của ngành Xây dựng

Theo Quyết định số 980/QĐ-BXD ngày 9/10/2013, giấyphép đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế tổ chức khoa học vàcông nghệ, mã số doanh nghiệp 0100408233 ngày15/01/2014 và chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học vàcông nghệ số đăng ký A-735, Viện Khoa học công nghệ xâydựng có các chức năng nhiệm vụ sau:

Nghiên cứu khoa học, công nghệ, biên soạn quy chuẩn,tiêu chuẩn;

Phục vụ công tác quản lý Nhà nước các lĩnh vực thuộcngành Xây dựng và tại các công trình quan trọng, công trìnhtrọng điểm quốc gia;

Tư vấn xây dựng; lập dự án đầu tư, khảo sát địa chất,môi trường, lập hệ thống mốc, lưới phục vụ thiết kế, thi công,

khai thác công trình; thiết kế, thẩm tra thiết kế và tổng dựtoán công trình xây dựng; tư vấn đấu thầu, quản lý dự án,giám sát chất lượng xây lắp công trình; kiểm định chất lượngđất, vật liệu, kết cấu, thiết bị; lưới trắc địa phụ vụ xây dựng;kiểm tra chất lượng nước, môi trường, hệ thống cơ điện côngtrình, hạ tầng kỹ thuật đô thị; chuyển giao thiết bị công nghệxây dựng; Sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu vật liệu xâydựng, thiết bị công nghệ, thiết bị thí nghiệm xây dựng;

Thi công xây dựng mới; sửa chữa, cải tạo công trình;trùng tu, bảo tồn công trình di tích, công trình kiến trúc cổ;

Đào tạo và cấp bằng tiến sỹ kỹ thuât, thí nghiệm viên,kiểm định viên, tư vấn giám sát chất lượng, quản lý dự án, tậphuấn các chuyên đề kỹ thuật và hợp tác quốc tế các lĩnh vựckhoa học công nghệ xây dựng;

Là tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hoá dùngcho công trình xây dựng. 

Là đơn vị thực hiện việc thử nghiệm/ chứng nhận chấtlượng sản phẩm, hàng hóa vật liệu xây dựng

Hợp tác với các tổ chức trong nước và quốc tế theo chứcnăng, nhiệm vụ được giao

1.1.3.  Cơ cấu tô chức

Về cơ cấu tổ chức hiện tại ,viện có 19 đơn vị gồm : 3Phòng chức năng , 3 Viện nghiên cứu chuyên ngành ,1 Việnthông tin đào tạo và tiêu chuẩn hóa , 2 Phân viện tại miềnnam và miền trung , 8 trung tâm , 1 Văn phòng đại diện tạiCần Thơ ,và 1 Công ty cổ phần

Sơ đồ cơ cấu tổ chức

VIỆN TRƯỞNG

PHÓ VIỆN TRƯỞNG

PHÓ VIỆN

TRƯỞNG

PHÓ VIỆN TRƯỞNG

CÁC HỘI ĐỒNG

Viện chuyên ngành bê tông

Viện chuyên ngành địa kỹ thuật

Viện thông tin,đào tạo và tiêu chuẩn hóa

Phân viện khoa học công nghệ xây dựng Miền Nam

Phân viện khoa học công nghệ xây dựng Miền

Công ty cổ phần đầu tư và công nghệ xây dựng -

Văn phòng đại diện tại Cần Thơ

Trung tâm triển khai công nghệ xây dựng Miền Trung

Trung tâm tư vấn trắc địa và xây dựng

Trung tâm tư vấn thiết kế và xây dựng

Trung tâm tư vấn chống ăn mòn và xây dựng

Trung tâm công nghệ xây dựng

Trung tâm tư vấn xây dựng công nghiệp

và hạ tầng

Trung tâm tư vấn thiết bị xây dựng

Trung tâm phát triển công nghệ và vật liệu xây dựng

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ - Viện Khoa học Công nghệ xây dựng 

1.2.1 Chức năng của bộ phận lưu trữ - Viện Khoa học công nghệ xây dựng

Bộ phận lưu trữ có chức năng lưu trữ toàn bộ các số liệu,

hồ sơ liên quan đến nhiều công tác nghiên cứu, đào tạo củaViện, tham mưu cho Giám đốc Viện quản lý toàn bộ mọi hoạtđộng của các phòng, ban trong Viện và trực tiếp quản lý tàiliệu lưu trữ lịch sử của Viện theo quy định của pháp luật

- Giúp Giám đốc Viện xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắnhạn và hàng năm về công tác lưu trữ của và hướng dẫn tổchức thực hiện khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt

- Căn cứ vào những văn bản quy phạm pháp luật về vănthư, lưu trữ và hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhànước xây dựng các văn bản hướng dẫn thực hiện chế độ, quyđịnh về công tác lưu trữ để Giám đốc Viện khảo cổ học trìnhcấp có thẩm quyền ban hành

- Giúp Giám đốc Viện khảo cổ học xây dựng kế hoạchứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ

- Thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về lưu trữ theoquy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các nhiệm vụ lưutrữ hiện hành của văn phòng Viện khảo cổ học

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận lưu trữ

Giúp Giám đốc Viện Khoa học công nghệ xây dựng thựchiện các nhiệm vụ sau:

  - Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kếhoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và

tổ chức thực hiện chế độ, quy định về lưu trữ.

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quyđịnh về  lưu trữ

- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danhmục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Lưu trữlịch sử của Viện”;

- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danhmục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộcnguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Viện Khoa học Côngnghệ xây dựng

- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào côngtác lưu trữ

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ

- Phối hợp với các ban, ngành có liên quan giải quyếtkhiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ

- Thực hiện báo cáo, thống kê và sơ kết, tổng kết côngtác lưu trữ

- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và hướng dẫncác đơn vị thuộc Viện khảo cổ học nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tàiliệu đến hạn nộp lưu

- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp

hồ sơ, tài liệu; Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ

- Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác,

sử dụng tài liệu lưu trữ Quản lý tài chính, tài sản và thực hiệncác nhiệm vụ khác do Giám đốc Viện quy định

 1.2.3 Cơ cấu tổ chức bộ phận văn thư, lưu trữ Viện Khoa học công nghệ xây dựng

-Bộ phận lưu trữ là đơn vị giúp việc cho Giám đốc Viện  là

đơn vị cầu nối giữa Giám đốc với các phòng, ban thuộc Viện

Bộ phận lưu trữ là nơi lưu trữ thông tin và truyển tải thông tin đến các phòngtrong viện để giải quyết các công việc hàng ngày của cơ quan và đơn vị trongViện 

- Quản lý  Lưu trữ

- Hành chính – Tổng hợp

- Thu thập – Chỉnh lý và kho Lưu trữ chuyên dụng và Tổchức sử dụng tài liệu lưu trữ

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA VIỆN

KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG 2.1 Hoạt động quản lý

2.1.1 Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ của cơ quan

Công tác lưu trữ của Viện Khoa học công nghệ xây dựngngày càng được quan tâm đặc biệt Đa số các cán bộ thựchiện công tác này đều có trình độ chuyên môn giỏi, nghiệp vụvững vàng, họ đang ở những vị trí quan trọng nhằm  đảm bảocông tác lưu trữ của viện đạt hiệu quả tố ưu

Nhằm đảm bảo tốt công tác này lãnh đạo viện đã banhành:

 -Quy chế công tác văn thư lưu trữ Viện khoa học côngnghệ xây dựng đã ban hành QĐ số 26 /QĐ –VKH ngày07/01/2010 Quyết định v/v ban hành quy chế Văn thư và lưutrữ Quy chế về công tác văn thư và lưu trữ được áp dụng đốivới các đơn vị và các cán bộ công nhân viên của Viện khoahọc công nghệ xây dựng Quy chế này dược áp dụng thốngnhất trong tất cả các đơn vị thuộc Viện

- Xây dựng ,ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ

về công tác văn thư lưu trữ + QĐ số 26 /QĐ –VKH ngày07/01/2010 Quyết định v/v ban hành quy chế Văn thư và lưutrữ + NĐ số 110 /NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chỉnh phủ vềcông tác văn thư + NĐ số 111/2004 /NĐ-CP ngày 08/04/2004của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháplệnh Lưu trữ Quốc gia

+ Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06/05/2005 củaCục Văn thư và lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng

quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan

+ QĐ số 20 /BXD-VP ngày 06/09/1994 của bộ trưởng bộxây dựng về việc chấn chỉnh và tăng cường công tác hànhchính ,văn thư ,lưu trữ      

2.1.2 Mô hình ,cách thức tổ chức công tác lưu trữ của Viện khoa học công nghệ xây dựng

Viện khoa học kỹ thuật công nghệ xây dựng có phònglưu trữ riêng và có cán bộ đảm nhiệm công tác này, được bốtrí tham mưu, giúp việc cho Viện trưởng trong hoạt độngnghiệp vụ là việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, xác địnhgiá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống kê xây dựng

hệ thống công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng có hiệu quả tàiliệu lưu trữ

- Tổ chức bộ phận Văn thư lưu trữ là một bộ phận củaphòng hành chính dưới sự điều hành và quản lý của trưởngPhòng hành chính Bộ phận lưu trữ của Viện gồm 1 cán bộ vănthư và 1 cán bộ lưu trữ

-Tổ chức nhân sự Viện khoa học công nghệ xây dựng có

1 cán bộ lưu trữ có trình độ đại học , ngoài ra 19 đơn vị trựcthuộc Viện thì mỗi đơn vị có 1 cán bộ làm kiêm nhiệm cả côngtác văn thư và lưu trữ với trình độ khác nhau Tổ chức nhân

sự có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công tác văn thư lưu trữcủa Viện Vì vậy cần phải bố trí các cán bộ có chuyên mônnghiệp vụ cao

2.2. Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1. Nội dung và thành phần tài liệu lưu trữ

 Hiện nay tại Viện Khoa học công nghệ xây dựng đanglưu trữ các loai hình tài liệu như sau:

-Tài liệu hành chính

-Tư liệu ảnh

-Tư liệu bản vẽ kỹ thuật

-Hiện vật

Nội dung tài liệu hành chính đề cập tới các hợp đồng đấuthầu, kết quả đấu thầu, các văn bản về tuân thủ di sản dựtoán chi phí, kế hoạch triển khai các hạng mục của Viện, ….Tưliệu ảnh về các hiện vật hiện thí nghiệm nhằm mục đich lưutrữ để nghiên cứu khoa học Tư liệu bản vẽ kỹ thuật về cáccông trình xây dựng được tái hiện lại bằng các hình vẽ, kýhiệu đặc biệt theo một tỷ lệ nhất định.

2.2.2 Thu thập và bổ sung tài liệu

Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ của Viện Khoa họccông nghệ xây dựng được thực hiện theo định kỳ hằng năm.Tuy nhiên tại Viện có một điều đặc biệt là việc thu thập căn

cứ theo chức năng, nhiệm vụ của từng phòng và tiến hànhbảo quản, phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vàomục đích nghiên cứu Do vậy, việc xác định nguồn thu cũngnhư thành phần thu tài liệu phụ thuộc và việc giải quyết cáccông việc hàng ngày tại các phòng

Hồ sơ cần lưu trữ tại Viện là các tài liệu từ các hoạt đọngcủa Viện bao gồm:

+ Nhiệm vụ phục vụ quản lý nhà nước bao gồm:

    Quyết định trưng cầu, các yêu cầu thực hiện của các

cơ quan chức năng, văn bản pháp lý có liên quan, đề cương,

dự toán, báo cáo…

+ Đề tài, dự án, tiêu chuẩn thuôc moi nguồn vốn:

    Hợp đồng khoa học công nghệ, phiếu giao việc, cácquyết định, biên bản hội đòng các cấp, biên bản nghiệm thu

và thanh lý, công văn đến, đi, báo cáo tổng kết, phiếu đăng

ký kết quả, quyết toán kinh phí…

+ Các tài liệu thuộc lĩnh vực triển khai tiến bộ kỹ thuật

    Hợp đồng kinh tế, phiêu giao việc, quyết định, côngvăn đến, đi, biên bản nghiệm thu và thanh lý (giai đoạn,quyết toán);

    Bản vẽ và dự toán lấy dấu thẩm tra (phòng Kế hoạch

    Dự án đầu tư chiều sâu (kể cả vốn nhà nước và vốn tựcó) bao gồm: Dự án, các cơ sở pháp lý, hồ sơ thầu, hợp đồng,

hồ sơ hoàn công: Tập hợp theo từng dự án khi kết thúc

    Đề án dự án phát triển Viện, kế hoạch báo cáo tổngkết, quy chế

+ Văn bản đến, đi chung của Viện thuộc lĩnh vực quản lýcủa phòng KHKT theo sự chỉ đạo của viện trưởng: Tập hợp lưutheo từng năm

+ Các kết quả thí nghiệm kiểmtra chất lượng  về vậtliệu, cấu kiện và côg trình của Viện và cho các đơn vị ngoàiViện

+ Các phát minh, sáng kiến, các catalo thiết bị thí

nghiệm, thiết bị thi công mua của nước ngoài (hoặc do nướcngoài giới thiệu) của các đơn vị khác hay tự chế tạo bao gồm

sơ đồ máy, thuyết minh, hướng dẫn sử dụng

+ Báo cáo trong các hội nghị, hội thảo khoa học do Viện,

do các hội chuyê ngành tổ chức hay do các cơ quan khác tổchức mà Viện góp phần tài trợ hay được mời

+ Báo cáo định kỳ hàng năm của Viện hoặc nhân các sựkiện đặc biệt (Kỷ niệm thành lập Viện, đón huân chương…)

+ Báo cáo khoa học, khảo sát,thực tập của cán bộ Việnthực hiện ở nước ngoài

+ Các luận án, tóm tắt luận án tiến sỹ, phó tiến sỹ, thạc

sỹ là cán bộ của viện thực hiện trong nước hay nước ngoài

+ Các băng phim tư liệu, ảnh, phim âm, dương bản ghilại hay dựng theo các chuyên đề liên quan đến hoạt động củaViện

+ Các bằng sáng chế, bằng khen, huy, huân chương,giấy chứng nhận về hoạt động KH & CN của Viện được cáccấp trao

2.2.3 Xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là một trong những bước quantrọng  ảnh hưởng trực tiếp đến số phận tài liệu Do vậy côngtác xác định giá trị tài liệu tại Viện được cán bộ lưu trữ tuânthủ tốt 3 nguyên tắc xác định giá trị tài liệu , 4 phương pháp

giá trị tài liệu cán bộ lưu trữ cần đứng trên lập trường, tưtưởng, quan điểm của giai cấp thống trị Ở Việt Nam, xác địnhgiá trị tài liệu cần đứng trên quan điểm, lập trường của nhândân lao động mà đại diện là Đảng Cộng sản Việt Nam Từ đó,cán bộ lưu trữ của Viện đã lựa chọn những tài liệu mà xét thấy

có lợi Đảng, Nhà nước và nhân dân

Những tài liệu được sản sinh từ các thời kỳ lịch sử khácnhau, dưới chế độ chính trị khác nhau song có ý nghĩa phục

vụ cho việc nghiên cứu lịch sử của Đảng và Nhà nước cũngcần được lựa chọn và bảo quản lâu dài, vĩnh viễn trong cáclưu trữ lịch sử Những tài liệu đó sẽ góp phần giúp thế hệ saunhìn nhận về lịch sử dân tộc một cách xác thực và toàn diện

Nguyên tắc lịch sử

Áp dụng nguyên tắc này, khi xác định giá trị tài liệu cán

bộ lưu trữ của Viện đã xem xét đến những điều kiện hoàncảnh lịch sử mà tài liệu được sinh ra Nói cách khác, xác địnhgiá trị tài liệu không dựa vào quan điểm chủ quan của thời kỳhiện đại để đánh giá những tài liệu sản sinh trong thời quákhứ mà phải đặt tài liệu vào bối cảnh lịch sử sản sinh ra nó. 

Nguyên tắc toàn diện tổng hợp

Toàn diện tổng hợp tức là cái nhìn tổng quát các khíacạnh từ trong ra ngoài để có những đánh giá xác thực về một

sự vật, hiện tượng Xét về tài liệu lưu trữ, khi xác định giá trịtài liệu chúng ta cần có cái nhìn bao quát và khách quan về

cả nội dung, hình thức và điều kiện sản sinh tài liệu Bởi lẽ,nội dung và hình thức của tài liệu không chỉ có ý nghĩa về mộtlĩnh vực nhất định và xét trên từng khía cạnh cụ thể nó sẽ cónhững lợi ích khác nhau

Áp dụng nguyên tắc này khi xác định giá trị tài liệu đểđảm bảo một cách chính xác cán bộ lưu trữ tại Viện đã đặt tàiliệu trong mối liên hệ toàn diện tổng hợp.

Mặt khác, trong một khối tài liệu có nội dung về một vấn

đề, một sự vật, một hiện tượng, các hồ sơ thường có mối quan

hệ logíc với nhau, phản ánh quá trình hoạt động của Viện,phản ánh quá trình giải quyết một công việc cụ thể Vì vậy,việc xác định giá trị tài liệu tại Viện đã được xem xét, đánhgiá một cách đồng bộ để thể hiện cái nhìn toàn diện, tổnghợp, không đánh giá giá trị tài liệu của từng văn bản trong hồ

sơ, từng hồ sơ trong một khối tài liệu có quan hệ logic về mộtvấn đề, một sự vật, hiện tượng

Và thực hiện theo các quy định của nhà nước về Văn thưlưu trữ

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của BộNội vụ về Quy định

thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biếntrong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

- Công văn số 879/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệuhết giá trị…

Hiện nay, theo quy định của nhà nước thì khối tài liệuđem ra xác định giá trị tài liệu của cơ quan được chia ra ở 3mức:

Tài liệu bảo quản vĩnh viễn

Tài liệu bảo quản có thời hạn: 70 năm, , 20 năm, 10năm, 5 năm

Tài liệu hết giá trị

Quy trình hủy tài liệu hết giá trị cũng được làm rấ cẩnthận, để tránh bỏ sót, hủy sai tài liệu trong xác định giá trị tàiliệu.

Việc xác định giá trị tài liệu để bảo quản và loại ra nhữngtài liệu hết giá trị để tiêu hủy do Hội đồng xem xét và tư vấncho Lãnh đạo Viện Đối với các hồ sơ thiết kế và bản vẽ hoàncông của các công trình phải căn cứ vào quy định về thời hạnlưu giữ tại Thông tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17 tháng 5 năm

2006 của Bộ xây dựng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế ,bản

vẽ hoàn công công trình xây dựng

Nghiêm cấm mọi cá nhân ,đơn vị tự tiêu hủy tài liệu lưutrữ dưới bất kỳ hình thức nào

- Thành phần hội đồng xác định giá trị của Viện baogồm :

+ Lãnh đạo Viện : Chủ tịch Hội đồng

+ Chuyên Viên lưu trữ : ủy viên thư ký

+ Đại diện bộ xây dựng ,Cục lưu trữ Nhà nước : Ủy viên+ Trưởng phòng Tổ chức –Hành chính ,Kế hoạch kỹ thuật,Tài chính kế toán , Giám đốc TT Đào tạo & TT : Ủy viên -Thủ tục xét duyệt việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được quyđịnh như sau : 

a Bộ phận lưu trữ nào có tài liệu tiêu hủy phải trình Lãnhđạo Viện xem xét hồ sơ xin tiêu hủy tài liệu bao gồm :

+ Tờ trình xin tiêu hủy tài liệu

+ Bản thuyết minh tài liệu tiêu hủy

+ Danh mục tài liệu xin hủy

b Lãnh đạo Viện ra Quyết định thành lập Hội đồng Xácđịnh giá trị tài liệu

c Hội đồng xác định giá trị tài liệu họp và tư vấn choLãnh đạo Viện ra quyết định đối với danh mục tài liệu tiêu hủy.

- Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị đã được lãnh đạo Việnphê duyệt phải được thực hiện đúng theo quy định của Nhànước và theo đúng thủ tục tại quy chế này

Hồ sơ việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quảntại bộ phận lưu trữ có tài liệu hủy ít nhất là 10 năm kể từ khiQuyết định tiêu hủy tài liệu có

2.2.4 Chỉnh lý tài liệu

Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu

có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hìnhthành trong quá trình hoạt động của Viện Khoa học công nghệxây dựng Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo mộtphương án phân loại, tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phụchồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị tài liệu; hệ thống hoácác hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phônghoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý Như vậy, chỉnh lý là mộtnghiệp vụ tổng hợp bao gồm việc kết hợp nhiều nghiệp vụkhác nhau trong công tác lưu trữ Công tác chỉnh lý nhằm mộtmục đích:

Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của Phông hoặc một khốitài liệu trong Phông một cách khoa học tạo, điều kiện thuậnlợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tàiliệu

Trong quá trình chỉnh lý, kết hợp với xác định giá trị tàiliệu nhằm loại bỏ những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đógóp phần nâng cao hiệu quả sử dụng Kho Lưu trữ và trang

thiết bị, phương tiện bảo quản.

Để thực hiện tốt công tác chỉnh lý tài liệu, Viện đã tổchức (kinh phí, thời gian, nhân lực, trình độ cán bộ, cơ sở vậtchất) và tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý (mức độ phânloại, lập hồ sơ) thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc một sốcông đoạn của quy trình chỉnh sửa (chỉnh lý sơ bộ)đảm bảo tàiliệu sau khi chỉnh lý phản ánh được các hoạt động của Viện 

Đặc biệt, tại Viện Khoa học công nghệ xây dựng tuỳ theotừng loại hình tài liệu mà việc chỉnh ký, sắp xếp được thựchiện theo các trật tự và quy định riêng để khi cần đến sẽ dễdàng tìm thấy trong thời gian ngắn nhất

+ Các tài liệu sẽ nộp vào lưu trữ của Viện (Trng tâm đàotạo và thông tin) khi kết thúc công việc

+Tất cả các tài liệu khoa học kỹ thuật khi nộp vào lưu trữcủa Viện phải là bản gốc được đánh số trang liên tục tư trangđầu đến trang cuối cùng (Kể cả phụ lục và các hình ảnh minhhoạ đính kèm) 

+ Các đơn vị và chủ trì các hợp đồng KHCN, hợp đồngkinh tế sau khi có xác nhận đã nộp đủ hồ sơ theo quy chế mớiđược thanh quyết toán hợp đồng với Viện

2.2.5 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Theo định kỳ bộ phận lưu trữ của văn phòng làm thủ tụcnộp các tài liệu đã hết hạn lưu trữ ở Viện lên cấp trên theoquy định của văn phòng Bộ Xây dựng.Hồ sơ được lập phảnánh chức năng, nhiệm vụ của Viện Khoa học công nghệ xâydựng Văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của ViệnKhoa học công nghệ xây dựng gồm nhiều loại: Loại do cơ

quan sản sinh ra; loại do cơ quan cấp trên gửi xuống, ngangcấp gửi đến Mục đích mỗi loại văn bản, tài liệu cũng khácnhau; loại để thi hành, loại để giải quyết, loại để chỉ đạo,dưỡng dẫn; loại để báo cáo hoặc để biết, để tham khảo nênViện Khoa học xây dựng công nghệ xây dựng cũng đã lựachọn những loại tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụcủa cơ quan để lập thành hồ sơ, nhằm phục vụ cho công táctrước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài vè sau

Khi lập hồ ơ cán bộ lưu trữ của Viện Khoa học công nghệxây dựng đã thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu về một vấn

đề, một sự việc, một con người cụ thể Tài liệu được thu thậpđầy đủ và sắp xếp theo một trình tự nhất định, đảm bảo mốiliên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, phản ánhquá trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề, một sựviệc hoặc một con người Các văn bản trùng thừa , hết giá trịđược loại ra để tiêu hủy

Các văn bản hồ sơ được lập hồ sơ và giao nộp đúng thờihạn Khi nộp lưu hồ sơ, cán bộ viên chức các đơn vị sắp xếp

hồ sơ theo mục lục hồ sơ nộp lưu Cán bộ lưu trữ của ViệnKhoa học công nghệ xây dựng đã đối chiếu hồ sơ thực tế vớibản mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra xem xét từng hồ sơ,những hồ sơ chưa đạt yêu cầu phải yêu cầu đơn vị, cá hân sửachữa hoàn chỉnh

Khi giao nộp hồ sơ có chú ý đến việc lập 2 ban “Mục lục

hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” Đơn

vị hoặc cá nhân nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quangiữ mỗi loại một bản

2.2.6. Công tác thống kê trong lưu trữ của Viện

Khoa học công nghệ xây dựng.

Cán bộ lưu trữ của Viện Khoa học công nghệ xây dựng

đã thực hiện công tác thống kê tài liệu lưu trữ khá tốt, tuânthủ yêu cầu là thống kê cụ thể và chính xác Các tài liệuthống kê về phông lưu trữ, hồ sơ, cán bộ tài liệu, thiết bị bảoquản được thể hiện trên sổ sách chính xác và phù hợp vớithực tế Công tác thống kê tài liệu lưu trữ kịp thời, đúng thờigian quy định của cơ quan Mặt khác VKHCNXD cũng đã chú ýđến việc triệt để 2 nguyên tắc trong thống kê tài liệu lưu trữ

là thống nhất giữa thống kê và bảo quản

Các hệ thống sổ sách thống kê được cố định đảm bảođược số lượng và chất lượng tài liệu khi di hcuyển và phục vụkhai thác, sử dụng

Công cụ thống kê được VKHCNXD sử dụng là sổ đăng kímục lục hồ sơ bao gồm:

quản tài liệu trong kho lưu trữ.

Công cụ tra cứu tài liệu phản ánh những thông tin cầnthiết của mỗi hồ sơ, tài liệu, khối tài liệu và toàn kho lưu trữ,tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, thống kê số lượng,thành phần tài liệu, tránh bị mất hoặc thất lạc tài liệu Tronglưu trữ của Viện có nhiều loại hình công cụ tra cứu tài liệukhác nhau, nhưng được sử dụng phổ biến nhất là mục lục hồ

sơ và bộ thẻ thời gian để làm công cụ tra tìm tài liệu dễ dàng,nhanh chóng, tiện lợi

Mục lục hồ sơ là bảng thống kê toàn bộ hồ sơ trong mộtPhông, một Kho lưu trữ hoặc một khối tài liệu, dùng để quản

lý và tra tìm tài liệu Cấu tạo của Mục lục hồ sơ gồm 8 phần:

Tờ bìa, tờ nhan đề, tờ mục lục, lời nói đầu, bảng chữ viết tắt,bảng kê các hồ sơ, bảng chỉ dẫn và phần kết thúc

Công cụ tra cứu tài liệu đóng vai trò quan trọng trongcác Phòng, Kho lưu trữ, đặc biệt là phục vụ công tác khai thác

và sử dụng tài liệu Nếu các cơ quan, tổ chức chưa tiếp cậnvới hồ sơ, tài liệu thông qua hệ thống công cụ tra cứu tài liệu,vẫn có thể biết được những thông tin cần thiết về nội dung,thành phần của tài liệu Qua đó sẽ giúp tiết kiệm thời gian đốivới người khai thác, sử dụng tài liệu  

Để có được hiệu quả trong lựa chọn bộ thẻ, cán bộ kiêmnhiệm của Viện Khoa học công nghệ xây dựng đã căn cứ vàonội dung tài liệu , các công cụ tra cứu và trực tiếp nghiên cứunội dung, tài liệu  sử dụng công cụ thống kê này đuwọc sửdụng rất hiệu quả và khoa học, mang lại hiệu quả Các loại sổsách thống kê được bảo quản cận thận và được lập theo đúngmẫu quy định của nhà nước

2.2.8 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

Các đơn vị cá nhân phải bảo vệ an toàn các hồ sơ, tàiliệu của mình khi chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ

Các bộ phận lưu trữ phải bố trí đủ diện tích kho để đảmbảo an toàn tài liệu Kho lưu tài liệu phải cao ráo, thoáng khí,

có cửa khoá chắc chắn và được trang bị đầy đủ các thiết bicần thiết để bảo quản an toàn tài liệu trong mọi trường hợp

Hồ sơ tài liệu phải được bảo quản trong hộp (Cặp) cónhãn dán, ký hiệu mã số theo mục lục hồ sơ và sắp xếp gọngàng trên giá để dễ tìm, dễ lấy, dễ di chuyển khi cần thiết

Trong các tài liệu lưu trữ, những tài liệu dễ mốc,mục,mọt phải được bảo quản trong điều kiện bảo ôn; nhữngtài liệu dễ cháy phải được bảo quản trong điều kiện nhiệt độthích hợp để kéo dài thời gian sử dụng

2.2.9 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

+ Đối với các tài liệu lưu trữ về nghiên cứu khoa học, đềtài, tiêu chuẩn và dự án ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật các đơn vị, cán bộ trong Viện được khai thác tại chỗ: đọc, ghichép; trường hợp cần sao chụp thôg tin trong tài liệu phảiđược lãnh đạo Việ phụ trách lĩnh vực đó cho phép

Các tài liệu thuộc các lĩnh vực khác chỉ được khai tháckhi lãnh đạ Viện cho phép 

+ Các cơ quan cá nhân không thuộc Viện phải được lãnhđạo Viện đòng ý mới được khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 

+ Hàng tuần thư viện mở cửa vào ngày thứ năm để phục

vụ khai thác tài liệu lưu trữ Trường hợp cần phải báo trướcmột ngày

Các bộ phận lưu trữ phải lập sổ theo dõi bạn đọc Định

kỳ 6 tháng hàng năm báo cáo với Viện về tình hình khai thác

sử dụng tài liệu lưu trữ

Kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản tài liệu Lưu trữ

Các đơn vị ,cá nhân phải bảo vệ an toàn các hồ sơ ,tàiliệu của mình chưa đến hạn nộp vào lưu trữ Kho lưu trữ củaViện khoa học công nghệ xây dựng có quy mô và diện tíchkhá rộng Diện tích của kho lưu trữ khoảng 175m ,với diệntích kho lưu trữ khá rộng đảm bảo cho việc lưu trữ tài liệuđược thuận tiện hơn Kho lưu trữ tài liệu của Viện caoráo ,thoáng khí ,có cửa khóa chắc chắn Các trang thiết bịbảo quản tài liệu lưu trữ như cặp ,hộp giá ,tủ ,các thiết bị ,phương tiện vân chuyển tài liệu đã đáp ứng được yêu cầu

Tuy nhiên do điều kiện về kinh tế vì thế mà Viện khoahọc công nghệ chưa trang bị được đầy đủ các trang thiết bịbảo quản tài liệu như máy hút ẩm ,hút bụi ,nhiệt kế ,ẩm

kế ,máy đo nồng độ khí độc ,máy điều hòa nhiệt độ dẫn đếnkhó khăn cho việc bảo quản lâu dài tài liệu lưu trữ

Hồ sơ tài liệu ở trong kho được bảo quản trong hộp (cặp )

có dán nhãn, ký hiệu , mã số theo mục lục hồ sơ và sắp xếpgọn gàng trên giá để dễ tìm, dễ lấy ,dễ di chuyển khi cần thiết