Trách nhiệm của Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Viện nghiên cứu Châu Âu

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ VIỆN NGHIÊN CỨU CHÂU ÂU 4 1.1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ 4 1.1.1 Một số khái niệm 4 1.1.2 Ý nghĩa công tác văn thư, lưu trữ 5 1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư, lưu trữ 5 1.2 Khái quát về Viện nghiên cứu Châu Âu 6 1.2.1 Lịch sử hình thành 6 1.2.2 Cơ cấu tổ chức 7 1.2.3 Vị trí, chức năng 9 1.2.4 Nhiệm vụ, quyền hạn 9 Chương 2 TRÁCH NHIỆM CỦA TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 12 2.1 Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư, lưu trữ 12 2.1.1 Thiết lập bộ phận văn thư, lưu trữ 13 2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ 14 2.2 Tổ chức kho tàng, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ 14 2.3 Tổ chức tuyển chọn cán bộ văn thư, lưu trữ 16 2.3.1 Sự cần thiết của tuyển chọn nhân sự 16 2.3.2 Tiêu chí tuyển chọn cán bộ văn thư, lưu trữ 18 2.4 Tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư, lưu trữ 21 2.5 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư, lưu trữ 22 2.5.1 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 22 2.5.2 Tổ chức kiểm tra, đánh giá về văn thư, lưu trữ 23 Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 25 3.1 Nhận xét, đánh giá 25 3.1.1 Ưu điểm 25 3.1.2 Nguyên nhân và hạn chế 26 3.2 Giải pháp 27 3.2.1 Sự quan tâm, chỉ đạo và giúp đỡ của lãnh đạo 27 3.2.2 Tổ chức sắp xếp nhân sự tại bộ phận văn thư, lưu trữ một cách khoa học 28 3.2.2 Đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ 29 3.2.3 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá hoạt động công tác văn thư, lưu trữ 29 KẾT LUẬN 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 32

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành được bài tiểu luận này là do sự nỗ lực của bản thân emdưới sự dạy bảo, hướng dẫn tận tình của các Thầy (cô) giáo khoa Quản trị Vănphòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đặc biệt, em xin tỏ lòng biết ơn chânthành đến Ban lãnh đạo, các anh (chị) phòng Tổ chức – Hành chính của Việnnghiên cứu Châu Âu đã tạo điều kiện, hướng dẫn, cung cấp các thông tin dữ liệucần thiết để em có thể hoàn thành tốt đề tài này

Tuy nhiên, do thời gian có hạn dù đã cố gắng nhiệt tình nhưng bài tiểuluận của em cũng không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, rất mong sẽ nhậnđược sự góp ý, nhận xét của các Thầy (cô) giáo để bài tiểu luận của em đượchoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan rằng đây là bài nghiên cứu do chính em thực hiện vàkhông có sự sao chép của người khác để làm sản phẩm của riêng mình Nếu có

sự giả dối em xin chịu trách nhiệm hoàn toàn

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ VIỆN NGHIÊN CỨU CHÂU ÂU 4

1.1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ 4

1.1.1 Một số khái niệm 4

1.1.2 Ý nghĩa công tác văn thư, lưu trữ 5

1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư, lưu trữ 5

1.2 Khái quát về Viện nghiên cứu Châu Âu 6

1.2.1 Lịch sử hình thành 6

1.2.2 Cơ cấu tổ chức 7

1.2.3 Vị trí, chức năng 9

1.2.4 Nhiệm vụ, quyền hạn 9

Chương 2 TRÁCH NHIỆM CỦA TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 12

2.1 Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư, lưu trữ 12

2.1.1 Thiết lập bộ phận văn thư, lưu trữ 13

2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ 14

2.2 Tổ chức kho tàng, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ 14 2.3 Tổ chức tuyển chọn cán bộ văn thư, lưu trữ 16

2.3.1 Sự cần thiết của tuyển chọn nhân sự 16

2.3.2 Tiêu chí tuyển chọn cán bộ văn thư, lưu trữ 18

2.4 Tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư, lưu trữ 21

2.5 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư, lưu trữ 22

2.5.1 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 22

2.5.2 Tổ chức kiểm tra, đánh giá về văn thư, lưu trữ 23

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC

VĂN THƯ, LƯU TRỮ 25

3.1 Nhận xét, đánh giá 25

3.1.1 Ưu điểm 25

3.1.2 Nguyên nhân và hạn chế 26

3.2 Giải pháp 27

3.2.1 Sự quan tâm, chỉ đạo và giúp đỡ của lãnh đạo 27

3.2.2 Tổ chức sắp xếp nhân sự tại bộ phận văn thư, lưu trữ một cách khoa học 28

3.2.2 Đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ 29

3.2.3 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá hoạt động công tác văn thư, lưu trữ 29 KẾT LUẬN 31

TÀI LIỆU THAM KHẢO 32

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư, lưu trữ có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tácthường xuyên, liên tục của mỗi cơ quan, đơn vị trong tất cả mọi lĩnh vực Làmtốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xácnhững thông tin cần thiết phục vụ cho cơ quan, đơn vị, góp phần giải quyết côngviệc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng đảm bảo

bí mật của cơ quan; đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, mọi chúng cứ hoạtđộng của cơ quan Công tác văn thư của các cơ quan, đơn vị có làm tốt tráchnhiệm hay không, trước hết là phụ thuộc vào lãnh đạo cơ quan, đơn vị đó Đểlàm được nhiệm vụ này, lãnh đạo các cơ quan có thể giao cho chánh văn phònghoặc trưởng phòng hành chính (ở cơ quan không có văn phòng) tổ chức quản lýcông tác văn thư trong phạm vi trách nhiệm của mình Lãnh đạo có trách nhiệmgiải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến của cơ quan, có thể giao chocán bộ cấp dưới giải quyết những văn bản cần thiết, nhưng vẫn phải chịu tráchnhiệm chung về việc giải quyết những văn bản đó Lãnh đạo các cơ quan phải

ký những văn bản quan trọng của cơ quan, tổ chức theo quy định của Đảng, củaNhà nước và theo quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị mình

Đối với các cơ quan tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặcbiệt quan trọng.tuy mỗi cơ quan tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưngđều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy

tờ liên quan và những văn bản tài liệu có giá trị đều được lưu trữ để tra cứu, sửdụng khi cẩn thiết bởi đây là những bản gốc bản chính, là căn cứ xác nhận sựviệc đã xảy ra và có giá trị pháp lý cao do đó khi các cơ quan tổ chức đượcthành lập công tác lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là “ huyết mạch”trong hoạt động của cơ quan tổ chức Công tác lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin

Viết về công tác văn thư, lưu trữ đã có nhiều công trình nghiên cứu, tuynhiên tại Viện nghiên cứu Châu Âu chưa có công trình nghiên cứu chính thứcnào Là một sinh viên được đào tạo chuyên ngành quản trị văn phòng, tôi nhậnthấy nghiên cứu công tác văn thư, lưu trữ là phù hợp với chuyên ngành Vì vậy,tôi chọn đề tài “Trách nhiệm của Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính trongcông tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Viện nghiên cứu ChâuÂu” làm đề tài cho bài tiểu luận.

2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu

Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổchức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Viện nghiên cứu Châu Âu

- Mục đích nghiên cứu

Làm rõ trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức thiếtlập bộ phận văn thư, lưu trữ; tổ chức tuyển chọn cán bộ làm công tác văn thư,lưu trữ; tổ chức xây dựng các văn bản về văn thư lưu trữ; tổ chức hướng dẫnnghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư, lưu trữ tại Viện nghiên cứu Châu Âu

- Nhiệm vụ nghiên cứu: Đề tài nhằm làm rõ các nhiệm vụ sau:

+ Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ và khái quát về Viện Nghiêncứu Châu Âu

+ Trách nhiệm của Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính trong công tác tổchức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ

+ Các giải pháp nâng cao trách nhiệm của Trưởng phòng Tổ chức Hànhchính trong công tác văn thư, lưu trữ

3 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài tôi đã sử dụng các phương pháp sau:

- Phương pháp tư liệu

- Phương pháp khảo sát

4 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

- Thực hiện đề tài là điều kiện thuận lợi cho các cá nhân thực hiện đề tàinâng cao năng lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ của bản thân.

- Đề tài góp phần đánh giá phát hiện ra những ưu điểm, hạn chế về vai tròcủa lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Việnnghiên cứu Châu Âu, những kiến nghị giải pháp có thể trở thành tài liệu, ứngdụng trong thực tiễn

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ VÀ KHÁI

QUÁT VỀ VIỆN NGHIÊN CỨU CHÂU ÂU 1.1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ

1.1.1 Một số khái niệm

- Công tác văn thư

Văn thư là từ gốc Hán, dùng để chỉ các loại văn bản, giấy tờ “Văn” cónghĩa là văn tự, “thư” có nghĩa là thư tịch Theo quan niệm của các triều đạiphong kiến trước đây thì làm công tác văn thư thức là làm những công việc cólien quan đến văn tự và thư tịch

Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ chứcbởi tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếpchính thức với nhau Làm các công việc như soạn thảo văn bản, quản lý vănbản…tức là làm công tác văn thư

Như vậy, có khá nhiều quan niệm về công tác văn thư, sau đây là kháiniệm tiêu biểu:

“Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản, phục vụcho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơquan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhândân” [5;Tr 9]

Theo Nghị định số 110/2004/NĐ/CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềCông tác Văn thư định nghĩa về công tác văn thư như sau: “Công tác văn thư làhạot động gắn liền với văn bản giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan

tổ chức, trong đó công tác văn thư là hoạt động khởi đầu bao gồm các công việc

về soạn thảo, ban hành văn bản , quản lý văn bản và tài liệu phát sinh trong quátrình hoạt động của cơ quan tổ chức , lập hồ sơ, quản lý và sử dụng con dấu”.[1;tr3]

1.1.2 Ý nghĩa công tác văn thư, lưu trữ

Công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xácnhững thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước nói chung của mỗi cơquan, đơn vị nói riêng

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quanđược nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đũng chế

độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu, giấy tờ,giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm nhữngviệc trái với pháp luật

Công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạtđộng của cơ quan cũng như các hoạt động của các cá nhân giữ trách nhiệm kháctrong cơ quan

Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làmtốt công tác lưu trữ [5;tr11]

1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư, lưu trữ

Chính xác về mặt nội dung: nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối vềmặt pháp lý, không được trái với các văn bản Nhà nước cấp trên Dẫn chứnghoặc trích dẫn ở văn bản phải chính xác, số liệu đầy đủ, chứng cứ rõ ràng.

Chính xác về mặt thể thức: văn bản ban hành phải có đầy đủ các yếu tốthể thức do Nhà nước quy định, chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ của vănthư, lưu trữ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt trong các khâu đánh máy,đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản, bảo quản, lưu trữ tài liệu…

- Bí mật

Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đềthuộc phạm vi bí mật, vì vậy trong quá trình tiếp nhận, sao gửi, phát hành, bảoquản các văn bản phải đảm bảo bí mật Tức là chỉ những người có liên quan mớiđược biết về nội dung văn bản Những văn bản đã có dấu mật thì phải chuyểnđúng đối tượng không để lọt tay người không có trách nhiệm nhất là kẻ xấu

- Hiện đại

Tính hiện đại của công tác văn thưu, lưu trữ đó chính là việc áp dụng côngnghệ thông tin vào các công tác này Như vậy, các nhân viên làm công tác vănthư, lưu trữ có thể soạn thảo, đăng kí văn bản, lưu trữ trên máy vi tính bằng cácphần mềm có sẵn vừa đảm bảo chính xác về hình thức và công việc soạn thảocũng được tiến hành nhanh hơn so với phương pháp thủ công

1.2 Khái quát về Viện nghiên cứu Châu Âu

1.2.1 Lịch sử hình thành

Ngày 13 tháng 9 năm 1993 Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số446/TTg về việc thành lập Trung tâm Nghiên cứu SNG và Đông Âu trực thuộcTrung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn quốc gia

Ngày 05 tháng 3 năm 1998 Thủ tướng Chính Phủ đã có Quyết định số56/1998-QĐ-TTg về việc đổi tên Trung tâm Nghiên cứu SNG và Đông Âuthành Trung tâm Nghiên cứu Châu Âu trực thuộc Trung tâm Khoa học xã hội vànhân văn quốc gia

Ngày 20 tháng 02 năm 2004 Chủ tịch Viện Khoa học xã hội Việt Nam đã

ký quyết định số 171/QĐ-KHXH về việc chuyển các đơn vị trực thuộc Trungtâm Khoa học xã hội và Nhân văn quốc gia thành các đơn vị trực thuộc ViệnKhoa học xã hội Việt Nam Trung tâm Nghiên cứu Châu Âu được đổi tên thànhViện Nghiên cứu Châu Âu trực thuộc Viện Khoa học xã hội Việt Nam ( Nay làViện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam)

1.2.2 Cơ cấu tổ chức

Viện Nghiên cứu Châu Âu gồm 08 phòng/ trung tâm nghiên cứu khoa học,

01 phòng phục vụ nghiên cứu và 02 phòng giúp việc Viện trưởng, cụ thể nhưsau:

Các phòng, trung tâm nghiên cứu khoa học:

- Trung tâm Nghiên cứu Nga và SNG

Nghiên cứu các vấn đề kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội, quan hệ quốc tếcủa Nga; liên kết khu vực và các nước trong cộng đồng các quốc gia độc lậpSNG; quan hệ Việt Nam với khu vực này; vai trò của các tổ chức khu vựcCSTO, SCO…

- Trung tâm Nghiên cứu EU

Nghiên cứu các vấn đề chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, quan hệ đối nội,đối ngoại, các vấn đề liên kết khu vực của tổ chức Liên minh châu Âu; quan hệ

EU - Việt Nam…

- Phòng Nghiên cứu các quốc gia Châu Âu

Nghiên cứu các vấn đề kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, môi trường,quan hệ quốc tế của các nước châu Âu trong và ngoài khối liên kết EU

- Phòng Nghiên cứu Kinh tế Châu Âu

Nghiên cứu các vấn đề kinh tế của Liên minh châu Âu và của các nướcchâu Âu

- Phòng Nghiên cứu chính trị Châu Âu

Nghiên cứu các vấn đề chính trị, hệ thống chính trị, dân chủ, xã hội dân

sự, nhà nước, pháp luật, quyền con người, tự quản và quản trị địa phương củaChâu Âu

- Phòng Nghiên cứu lịch sử, văn hóa, xã hội Châu Âu

Nghiên cứu các vấn đề lịch sử, văn hoá, xã hội của Châu Âu

- Phòng Nghiên cứu môi trường và phát triển khu vực

Nghiên cứu môi trường và phát triển bền vững của Châu Âu và Liên minhChâu Âu; mô hình, kinh nghiệm của các nước Châu Âu

- Phòng Nghiên cứu quan hệ quốc tế và hội nhập của Châu Âu

Nghiên cứu những vấn đề quan hệ quốc tế và hội nhập của Liên minhchâu Âu và của các nước châu Âu

Các phòng phục vụ nghiên cứu và giúp việc Viện trưởng:

- Phòng Thông tin – Thư viện

Quản lý sách báo, băng đĩa, tư liệu khoa học phục vụ công tác nghiên cứucủa Viện; trao đổi thông tin khoa học với các cơ quan trong và ngoài nước theoquy định của pháp luật; phổ biến các kết quả nghiên cứu khoa học, truyền bá cáckiến thức cho độc giả trong và ngoài cơ quan Xây dựng cơ sở dữ liệu số, thưviện điện tử, liên kết với mạng lưới thông tin của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội

và các thư viện của các viện, trường đại học trong và ngoài nước

Xây dựng và quản lý trang Web và mạng Internet của Viện

- Phòng Quản lý khoa học và Hợp tác quốc tế

Tham mưu và giúp Viện trưởng quản lý hoạt động khoa học và hợp tácquốc tế; xây dựng dự thảo kế hoạch, chương trình nghiên cứu khoa học và hợptác quốc tế; phối hợp với các bộ phận liên quan tổ chức các cuộc hội thảo, tọađàm, hội nghị về hợp tác quốc tế dưới danh nghĩa của Viện; tổ chức các buổibáo cáo về kết quả hoạt động của các đoàn và cá nhân được Viện cử đi nướcngoài về; làm thủ tục nhập cảnh, tổ chức đón tiếp, sắp xếp chỗ ở, làm việc, thamquan du lịch cho khách nước ngoài; tiếp nhận quà tặng và chuẩn bị quà tặng chokhách nước ngoài…

- Phòng Tổ chức – Hành chính

Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác chung của Viện; đônđốc và chuẩn bị các báo cáo của Viện về kết quả thực hiện các nhiệm vụ củaViện; hướng dẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quyđịnh về công tác quản lý hành chính, pháp chế, công tác văn thư, lưu trữ, quản lí

hồ sơ cán bộ, bảo mật theo quy định của pháp luật và của Viện Hàn lâm khoahọc xã hội Việt Nam; đề đạt bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chứctheo đúng phân cấp quản lý; thực hiện chế độ, chính sách cho cán bộ, công chức,viên chức, người lao động làm việc trong Viện; quản lý tài chính, tài sản, cơ sởvật chất, trang thiết bị kỹ thuật của Viện; vận hành các trang thiết bị phục vụcuộc họp, hội thảo của Viện [3;tr4]

và đào tạo sau đại học về khoa học xã hội liên quan tới khu vực Châu Âu

- Viện Nghiên cứu Châu Âu có tư cách pháp nhân, có con dấu và tàikhoản riêng theo quy định của pháp luật, hoạt động từ ngân sách nhà nước; làđơn vị tài chính của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

- Viện Nghiên cứu Châu Âu có trụ sở chính đặt tại Hà Nội; tên giao dịchquốc tế bằng tiếng Anh là: Institute for European Studies [3;tr1]

1.2.4 Nhiệm vụ, quyền hạn

Viện Nghiên cứu Châu Âu thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sauđây:

- Trình Chủ tịch Viện Hàn Lâm khoa học xã hội Việt Nam chiến lược,quy hoạch, kế hoạch 5 năm và hàng năm và tổ chức thực hiện sau khi được phêduyệt.

- Nghiên cứu cơ bản về khoa học xã hội của các nước và tổ chức khu vựccủa Châu Âu, trước hết là những vấn đề kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội, môitrường và phát triển, quan hệ quốc tế

- Nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn phát triển của các quốcgia Châu Âu, cũng như quá trình hình thành và phát triển liên kết khu vực ởChâu Âu

- Kết hợp nghiên cứu với đào tạo trong lĩnh vực nghiên cứu Châu Âu.Thực hiện đào tạo sau đại học theo quy định của pháp luật, tham gia phát triểnnguồn nhân lực có trình độ cao theo yêu cầu của Viện Hàn Lâm Khoa học xã hộiViệt Nam và các cơ quan khác

- Theo chức năng, tổ chức thẩm định và tham gia thẩm định về mặt khoahọc các chương trình, dự án phát triển kinh tế - xã hội ở các Bộ, Ban, ngành, địaphương theo sự phân công của Viện Hàn Lâm Khoa học xã hội Việt Nam Thựchiện các tư vấn khoa học phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Viện

- Tổ chức hợp tác quốc tế về nghiên cứu đào tạo theo quy định hiện hành

- Trao đổi thông tin khoa học với các cơ quan trong nước và nước ngoàitheo quy định của pháp luật; Quản lý tư liệu thư viện của Viện; xuất bản các ấnphẩm khoa học, phổ biến các kết quả nghiên cứu khoa học, truyền bá các kiếnthức khoa học tới quảng đại quần chúng

- Ký kết, thực hiện các hợp đồng nghiên cứu khoa học với các tổ chức, cơ

quan nghiên cứu khoa học và các nhà khoa học trong và ngoài nước theo quyđịnh của pháp luật và của Viện Hàn Lâm khoa học xã hội Việt Nam

- Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế, tài sản và kinh phí của Viện theocác quy định , chế độ của Nhà nước và của Viện Hàn Lâm khoa học xã hội ViệtNam

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chủ tịch Viện HànLâm khoa học xã hội Việt Nam [3;tr2]

TIỂU KẾT

Trong Chương 1 đã làm rõ một số vấn đề như: Khái niệm và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ, khái quát chung về Viện nghiên cứu Châu Âu Những vấn đề trong Chương 1 là cơ sở lý luận, nền tảng để triển khai những nội dung tiếp theo trong Chương 2

Chương 2 TRÁCH NHIỆM CỦA TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH

TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC

VĂN THƯ, LƯU TRỮ

Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bảnphục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các cơquan Là mắt xích nối liền mọi hoạt động trong và ngoài cơ quan; giúp vănphòng thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình

Nội dung công tác văn thư, lưu trữ gồm

- Xây dựng và ban hành văn bản

- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản

- Bảo quản và sử dụng con dấu

- Bảo quản và lưu trữ tài liệu

Đây là nội dung công việc chiếm phần lớn trong hoạt động của vănphòng Nhờ công tác này mà việc trao đổi, cập nhật thông tin bằng văn bản đượcđảm bảo chính xác, kịp thời Giúp cơ quan giải quyết công việc một cách nhanhchóng, chính xác, hiệu quả, đảm bảo tính pháp lý của giấy tờ qua khâu kiểm trathể thức và nội dung văn bản Như vậy, ta có thể thấy được công tác văn thư, lưutrữ có vai trò quan trọng và cần thiết đối với mỗi cơ quan nói chung và vănphòng nói riêng Xác định được điều đó nên Viện Nghiên cứu Châu Âu nóichung và phòng Tổ chức – Hành chính nói riêng luôn chú trọng xây dựng vàphát triển công tác này, đảm bảo được nhanh chóng, chính xác, bí mật và khoahọc

2.1 Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư, lưu trữ

Trưởng Phòng Hành chính – Tổ chức chịu trách nhiệm, giúp lãnh đạoViện tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ và báo cáo tổng hợp tình hìnhquản lý văn thư, lưu trữ gồm: tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; phân loại, trình,chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; theo dõi, đôn đốc việc giải

quyết văn bản đến; tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyềnxem xét, duyệt, ký ban hành; kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày;ghi số và ngày, tháng, năm phát hành văn bản; đóng dấu mức độ khẩn, mật;đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát vănbản đi; quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tụccấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức; quản lý, sử dụng condấu của cơ quan và các loại con dấu khác; báo cáo tổng hợp tình hình quản lývăn thư đột xuất và định kỳ, bảo quản tài liệu và lưu trữ tài liệu của Viện.

2.1.1 Thiết lập bộ phận văn thư, lưu trữ

Tùy theo tính chất và quy mô tổ chức của mỗi cơ quan mà văn phòngđược tổ chức mang tính chất riêng cho phù hợp Viện nghiên cứu Châu Âu là cơquan vừa, khối lượng công việc không quá nhiều, tuy nhiên cơ quan vẫn có đầy

đủ bộ phận biên chế nhân viên cần thiết để đảm bảo hoạt động một cách độc lập

Hiện nay, Phòng Tổ chức – Hành chính của Viện nghiên cứu Châu Âubao gồm 04 cán bộ, nhân viên:

Về trình độ: 100% tốt nghiệp cao đẳng và đại học trở lên

Về chuyên môn đào tạo: Trong số nhân sự của phòng đều được đào tạođúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ, kế toán…đáp ứng được yêu cầu công việcđược giao

- Cơ cấu phòng Tổ chức – Hành chính gồm:

01 Trưởng phòng

01 Phó phòng (kiêm Kế toán)

02 Nhân viên văn thư

- Tình hình tổ chức công tác văn thư, lưu trữ

+ Được sự quan tâm của lãnh đạo Viện cũng như lãnh đạo văn phòng nênviệc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ khá đảm bảo

+ Mọi văn bản giây tờ đến cơ quan dù bất cứ nguồn nào cũng đều phải tập