MỤC LỤC A. LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Mục dích, ý nghĩa của đợt thực tập 1 2. Lý do chọn nội dung thực tập tốt nghiệp 1 B.PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan,tổ chức. 3 1.1.1. Lịch sử hình thành của cơ quan, tổ chức. 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng Nội vụ. 4 1.1.2.1. Chức năng. 4 1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 4 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 8 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 8 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan. 9 B. PHẦN NỘI DUNG 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 10 2.1. Hoạt động quản lý (Công tác văn thư). 10 2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 11 2.1.2. Quản lý văn bản đi 12 2.1.3. Quản lý văn bản đến 16 2.1.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 20 2.1.5. Quản lý và sử dụng con dấu 23 2.2.Hoạt động nghiệp vụ (Công tác lưu trữ). 25 2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 25 2.2.2. Xác định giá trị tài liệu 26 2.2.3. Chỉnh lý khoa học tài liệu 27 2.2.4.Thống kê tài liệu lưu trữ. 28 2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 29 2.2.6.Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. 29 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 31 3.1. Nhận xét, đánh giá. 31 3.1.1. Công tác Văn thư. 31 3.1.2. Công tác lưu trữ. 32 3.1.3. Trang thiết bị bảo quản. 32 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 32 3.3. Một số khuyến nghị 33 3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức 33 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 33 C. PHẦN KẾT LUẬN 34 D. PHỤ LỤC
Trang 1MỤC LỤC
A LỜI MỞ ĐẦU 1
1 Mục dích, ý nghĩa của đợt thực tập 1
2 Lý do chọn nội dung thực tập tốt nghiệp 1
B.PHẦN NỘI DUNG 3
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 3
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan,tổ chức 3
1.1.1 Lịch sử hình thành của cơ quan, tổ chức 3
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng Nội vụ 4
1.1.2.1 Chức năng 4
1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 4
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 8
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 8
1.2.2 Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan 9
B PHẦN NỘI DUNG 10
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 10
2.1 Hoạt động quản lý (Công tác văn thư) 10
2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 11
2.1.2 Quản lý văn bản đi 12
2.1.3 Quản lý văn bản đến 16
2.1.4 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 20
2.1.5 Quản lý và sử dụng con dấu 23
2.2.Hoạt động nghiệp vụ (Công tác lưu trữ) 25
2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 25
2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 26
2.2.3 Chỉnh lý khoa học tài liệu 27
Trang 22.2.4.Thống kê tài liệu lưu trữ 28
2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 29
2.2.6.Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 29
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 31
3.1 Nhận xét, đánh giá 31
3.1.1 Công tác Văn thư 31
3.1.2 Công tác lưu trữ 32
3.1.3 Trang thiết bị bảo quản 32
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, tổ chức 32
3.3 Một số khuyến nghị 33
3.3.1 Đối với cơ quan, tổ chức 33
3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 33
C PHẦN KẾT LUẬN 34
D PHỤ LỤC
Trang 3A LỜI MỞ ĐẦU
Văn thư - Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tácthường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước.Ngày nay, với xu thế phát triển hiện nay mọc lên rất nhiều cơ quan, doanhnghiệp nên cũng không thể thiếu bộ phận văn thư, lưu trữ; cùng với sự phát triểncủa khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hoá, nền hành chínhnhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọng của công tácVăn thư - Lưu trữ, trong lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luônquan tâm, đã và đang có những chủ chương chính sách ngày càng hiện đại côngtác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơquan
1 Mục dích, ý nghĩa của đợt thực tập
Kế hoạch tổ chức thực tập là một trong những hoạt động quan trọng,thường niên nằm trong kế hoạch học tập của Trường đại học Nội vụ Hà Nội đốivới sinh viên năm thứ tư, chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ
Nhằm bổ sung kiến thức thực tiễn, tình hình thực tế của công tác Văn Lưu trữ, trải nghiệm, làm quen để thực hành kỹ năng, nghiệp vụ hành chính vănphòng và biết vận dụng kiến thức đã học vào công việc Đồng thời hình thànhtình yêu, ý thức đạo đức, tác phong nghề nghiệp gắn với chuyên ngành được đàotạo
thư-2 Lý do chọn nội dung thực tập tốt nghiệp
Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư - Lưu trữ luôn được quan tâm,bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản
- tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giảiquyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan
Nhận thức rõ mục đích, tầm quan trọng của đợt thực tập này, ngay sau khinhận được bản kế hoạch thực tập của nhà Trường, em đã chủ động chuẩn bị mọiđiều kiện cần thiết để thực hiện để thực hiện tốt nhiệm vụ đi thực tập, tiếp cậnthực tiễn, chấp hành đúng mọi quy định của đơn vị thực tập trong thời gian từngày 10/01 đến ngày 10/03/2017.Đợt thực tập này nhằm giúp cho sinh viên biếtđược thực tế để học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyênmôn đã học trên lớp
Trang 4Được sự đồng ý và sự tiếp nhận của phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dânhuyện Xuân Trường, em đã có đợt thực tập đúng quy định về thời gian cũng nhưviệc thực hành các nội dung mà bản đề cương đã nêu ra Dựa trên cơ sở những
lý thuyết đã học tại nhà trường và sự hướng dẫn tận tình của cán bộ văn thư Ủyban nhân dân huyện, em đã rút ra được nhiều kinh nghiệp quý báu cho bản thântrong mối quan hệ giữa đồng nghiệp cùng cơ quan và nhiều bài học quý báuphục vụ cho công việc công tác văn thư của người cán bộ văn phòng trong tươnglai
Với những kết quả đã đạt được qua đợt thực tập tại phòng Nôi vụ - Ủy bannhân dân huyện Xuân Trường, em vẫn còn gặp một số khó khăn vì đây là lần thứhai được tiếp xúc với công việc thực tế Ngoài sự nỗ lực của bản thân em còn có
sự quan tâm giúp đỡ từ phía nhà trường, đặc biệt là sự quan tâm giúp đỡ của cáccấp lãnh đạo, cán bộ hướng dẫn và chuyên viên trong phòng đã tạo điều kiện ,truyền đạt cho em những kiến thức cơ bản và cơ hội được làm việc, tiếp xúc vớithực tế để em hoàn thành tốt đợt thực tập của mình theo đúng chương trình vànội dung quy định của nhà trường và Khoa đã đề ra
Qua bài báo cáo này em muốn gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới Bangiám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Văn thư – Lưu trữ, các thầy(cô) đã truyền đạt cho em những kiến thức quan trọng làm hành trang để em cóthể thực hiện tốt công việc của mình sau khi ra trường Bên cạnh đó em xin chânthành cảm ơn Ban Lãnh đạo, Phòng Nội vụ- Ủy ban nhân dân huyện XuânTrường cùng toàn thể cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ hướng dẫn nghiệp
vụ đã quan tâm giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành đợt thực tậpnày Trong thời gian thực tập tại cơ quan, em còn nhiều bỡ ngỡ nên không tránhkhỏi những thiếu sót và sai sót trong bài báo cáo này Kính mong các thầy (cô)giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng như các thầy (cô) giáo trong KhoaVăn thư – Lưu trữ và các lãnh đạo, cán bộ Ủy ban nhân dân huyện Xuân Trườngđóng góp và bổ sung ý kiến để bài báo cáo của em được hoàn thiện đầy đủ hơn
Em xin chân thành cảm ơn !
Xuân Trường, ngày 15 tháng 03 năm 2017
Trang 5B.PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan,tổ chức.
1.1.1 Lịch sử hình thành của cơ quan, tổ chức.
Xuân Trường là huyện ở phía Đông Nam của tỉnh Nam Định, Phía Bắcgiáp huyện Vũ Thư, tỉnh Thái Bình, phía Nam giáp huyện Hải Hậu, phía Đônggiáp huyện Giao Thủy, phía Tây giáp huyện Trực Ninh
* Diện tích: Diện tích tự nhiên 112,8 km2
* Các đơn vị hành chính: huyện gồm 19 xã và một thị trấn là Xuân Bắc,
Xuân Châu, Xuân Đài, Xuân Hòa , Xuân Hồng, Xuân Kiên, Xuân Ninh, XuânNgọc, Xuân Phong, Xuân Phú, Xuân Phương, Xuân Tân, Xuân Thành, XuânThủy, Thọ Nghiệp, Xuân Thượng, Xuân Tiến, Xuân Trung, Xuân Vinh và Thịtrấn Xuân Trường
* Điều kiện tự nhiên: Là huyện thuộc vùng đồng bằng châu thổ Sông
Hồng, địa hình bằng phẳng, đất đai phì nhiêu, màu mỡ, được bao bọc bởi 3 consông lớn: phía Bắc là sông Hồng, phía Tây là sông Ninh Cơ, phía Đông là sông
Sò, trên địa bàn huyện còn có hệ thống sông ngòi, mương máng thuận tiện chogiao thông vận tải và tưới tiêu phục vụ sản xuất nông nghiệp
* Lịch sử hình thành: Huyện Xuân Trường từ xa xưa vốn là một phần
đất do biển bồi tạo nên của hương Giao Thủy Vào thế kỷ XIII (thời Trần),huyện Giao Thủy (gồm cả Xuân Trường và Giao Thủy ngày nay) là một trongbốn huyện thuộc Phủ Thiên Trường Năm 1862 phủ Thiên Trường đượcđổi thành phủ Xuân Trường, như vậy tên Xuân Trường xuất hiện từ thế kỷ XIXnhưng không chỉ địa danh như hiện nay mà là địa danh của một phủ Tới năm
1934 (đời vua Bảo Đại) phủ Xuân Trường chỉ còn là đơn vị hành chính cấphuyện, cùng với huyện Giao Thủy thuộc tỉnh Nam Định Cho tới năm 1948chính thức đổi phủ Xuân Trường thành huyện Xuân Trường
Tháng 12/1967 theo Quyết định của Chính phủ, hai huyện Xuân Trường
và Giao Thủy hợp nhất thành huyện Xuân Thủy
Trang 6Sau 30 năm hợp nhất, ngày 16/02/1997 Chính phủ đã có Nghị định19/NĐ-CP chính thức tách huyện Xuân Thủy thành 2 huyện Xuân Trường vàGiao Thủy Huyện Xuân Trường tái lập, chính thức đi vào hoạt động theo đơn vịhành chính mới từ ngày 01/04/1997 đến nay.
Kể từ ngày đó, Ủy ban nhân dân huyện đi vào hoạt động theo đúng quyđịnh pháp luật của nhà nước
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng Nội vụ.
1.1.2.1 Chức năng.
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn, tham mưu giúp UBND huyện thựchiện chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực tổ chức, biên chế các cơ quanhành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương;địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức
xã, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thiđua khen thưởng và công tác thanh niên
Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại Khobạc Nhà nước huyện Xuân Trường; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế
và công tác của UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn vềchuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ
3 Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kếhoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục phápluật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao
4 Tham mưu tổ chức công tác thanh kiểm tra công tác nội vụ, công vụ đềxuất biện pháp xử lý đối với các đơn vị, cá nhân sai phạm
5 Về tổ chức, bộ máy:
Trang 7a) Tham mưu giúp UBND huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn của huyện theo hướng dẫn của UBNDtỉnh Nam Định, Sở Nội vụ tỉnh Nam Định.
b) Trình UBND huyện quyết định hoặc để UBND huyện trình cấp cóthẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên mônthuộc UBND huyện;
c) Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệptrình cấp có thẩm quyền quyết định;
d) Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện quyết định thành lập, giải thể,sáp nhập các tổ chức theo quy định của pháp luật
6 Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện:
a) Phân bổ chỉ tiêu biên chế hành chính, sự nghiệp hàng năm;
b) Triển khai thực hiện và kiểm tra, thẩm định: Việc quản lý, sử dụng biênchế hành chính, sự nghiệp; việc tuyển dụng, sử dụng, điều động, bổ nhiệm, bổnhiệm lại; đánh giá chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩmquyền quản lý của UBND huyện; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng vềchuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viênchức;
c) Tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế độ tự chủ, tự chịutrách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp của huyện vàUBND các xã, thị trấn
7 Về công tác xây dựng chính quyền:
Tham mưu giúp UBND huyện:
a) Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồngnhân dân các cấp theo phân công của UBND huyện và hướng dẫn của UBNDtỉnh Nam Định, Sở Nội vụ tỉnh Nam Định;
b) Bổ nhiệm các chức danh lãnh đạo của UBND xã, thị trấn; phê chuẩnkết quả bầu cử theo thẩm quyền;
c) Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
Trang 8chính trên địa bàn để UBND huyện trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyếtđịnh Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chínhcủa huyện;
d) Hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo
về hoạt động của thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố trên địa bàn huyện theo quyđịnh; bồi dưỡng công tác cho trưởng thôn, phó thôn, trưởng xóm, phó xóm, tổtrưởng, tổ phó tổ dân cư
e) Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý cán bộ, công chức xã, thị trấn vàthực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách
xã, thị trấn theo phân cấp
8 Hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực hiện Pháp luật về dânchủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, xã, thị trấn trên địabàn huyện
9 Về cải cách hành chính:
Tham mưu giúp UBND huyện:
a) Triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn và UBND xã, thịtrấn thực hiện công tác cải cách hành chính ở địa phương; chủ trương biện phápcải cách hành chính trên địa bàn huyện;
c) Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo UBNDhuyện và UBND tỉnh
10 Thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động của hội
11 Về công tác văn thư, lưu trữ:
a) Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hànhchế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
b) Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bànhuyện
12 Về công tác tôn giáo:
Tham mưu giúp UBND huyện:
a) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các chủ trương của
Trang 9Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và công tác tôn giáo trênđịa bàn;
b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiệnnhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBNDtỉnh và theo quy định của pháp luật
13 Về công tác thi đua, khen thưởng:
Tham mưu giúp UBND huyện:
a) Là cơ quan Thường trực của Hội đồng TĐKT huyện và giúp UBNDhuyện tổ chức phát động, đăng ký các phong trào thi đua và triển khai thực hiệnchính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn huyện; làm nhiệm
vụ thường trực của Hội đồng Thi đua – Khen thưởng huyện;
b) Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thiđua, khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua,khen thưởng theo quy định của pháp luật
14 Về công tác thanh niên:
Tham mưu giúp UBND huyện:
a) Ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm;chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lýnhà nước về công tác thanh niên;
b) Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kếhoạch về thanh niên và công tác thanh niên sau khi được phê duyệt;
c) Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên vàcông tác thanh niên được giao
15 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các viphạm về công tác nội vụ theo thẩm quyền
16 Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch UBNDhuyện và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụtrên địa bàn
17 Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng
hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ
Trang 10trên địa bàn.
18 Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãingộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đốivới cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theoquy định của pháp luật và theo phân cấp của UBND huyện
19 Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của phápluật và theo phân cấp của UBND huyện
20 Giúp UBND huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạncủa UBND xã, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khác đượcgiao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ
21 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của UBND huyện
* Nguyên tắc làm việc của phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân huyện
Giải quyết công việc đúng vi phạm trách nhiệm, đúng thẩm quyền; bảođảm sự lãnh đạo của huyện ủy và sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nướccấp trên
Trong phân công công việc, mỗi việc chỉ được giao cho một đơn vị, mộtngười phụ trách và chịu trách nhiệm chính Cấp trên không làm thay công việccấp dưới, tập thể không làm thay công việc cho cá nhân và ngược lại
Tuân thủ trình tự, thủ tục và thời gian giải quyết công việc theo qui địnhcủa pháp luật, chương trình, kế hoạch công tác và Qui chế làm việc của Ủy bannhân dân huyện
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Phòng Văn thư - Lưu trữ giúp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân huyệntham mưu cho bộ phận thường trực Ủy ban nhân dân huyện
Quản lý văn bản đi, văn bản đến; quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu về vănbản; quản lý, sử dụng con dấu của Ủy ban nhân dân huyện và các loại con dấukhác được giao; hướng dẫn công chức lập hồ sơ; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu
Trang 11trữ cơ quan; thực hiện chế độ báo cáo, báo cáo thống kê cơ sở về công tác vănthư.
Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý tài liệu lưu trữ điện
tử, hướng dẫn lập hồ sơ, tài liệu điện tử; phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tàiliệu; thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị; bố trí kho bảo quản vàthực hiện nghiệp vụ bảo quản tài liệu; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; giao nộp
hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu
1.2.2 Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan.
Như chúng ta đã biết, làm tốt công tác văn thư sẽ làm tốt công tác lưu trữ
và ngược lại Cho nên bộ phận văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyệnXuân Trường do 01 cán bộ kiêm nhiệm
Trang 12B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CƠ
QUAN, TỔ CHỨC 2.1 Hoạt động quản lý (Công tác văn thư).
Việc bố trí cán bộ có ý nghĩa rất quan trọng trong việc nâng cao năng suất
và chất lượng hoạt động của toàn cơ quan Cán bộ văn thư đã có đủ tiêu chuẩnnghiệp vụ của ngạch công chức văn thư theo quy định của pháp luật và làmnhững công việc khó, phức tạp Cán bộ văn thư đã đáp ứng đươc yêu cầu cơ bảnnhư: phẩm chất chính trị; chuyên môn nghiệp vụ; tính tế nhị, tính nguyên tắc,thận trọng, tỉ mỉ và độ tin cậy
Công tác văn thư, lưu trữ ở Ủy ban nhân dân huyện thực hiện theo các vănbản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ được quy định như:
+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ vềhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
+ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BVN-VPCP ngày 06/5/2005 của
Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản
+ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướngdẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ là nôp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
+ Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; …
Ủy ban nhân dân huyện vẫn chưa có quy định riêng về công tác văn thưlưu trữ Ngoài văn bản quy định nhà nước thì cơ quan không ban hành nhữngvăn bản nào chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ mà chỉ thựchiện theo các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ do nhànước quy định
Điều đó, tạo nên công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan không có tính đặcthù, không có quy chế riêng dẫn đến việc giải quyết công việc chưa được hiệuquả và nhanh chóng
Số lượng nhân sự phụ trách công tác văn thư - lưu trữ do 01 người kiêmnhiệm vì làm tốt công tác văn thư thì sẽ làm tốt công tác lưu trữ Với số lượng là
Trang 1301 người như vậy đã có ảnh hưởng rất hiệu quả đến công tác lưu trữ của cơ quan
tổ chức vì ngay từ khi văn bản được hình thành cán bộ văn thư cũng như cán bộlưu trữ nắm rất rõ nội dung, thể lọai của văn bản nên việc lưu trữ sẽ rất thuậntiện, tránh được những sai sót khi thực hiện các bước nghiệp vụ lưu trữ
Hình thức tổ chức công tác văn thư, lưu trữ ở Ủy ban nhân dân huyện theohình thức hỗn hợp vì đây là cơ quan, tổ chức trong hệ thống hành pháp và quản
lý Nhà nước;
Hình thức này đẩy nhanh tiến độ giải quyết công việc hơn Vì các côngviệc được phân tán ở các đơn vị trực thuộc Ủy ban không tập trung tại một đơnvị; các văn bản thuộc chuyên môn ngành nào thì do phòng có chuyên môn đógiải quyết công việc không để công việc chồng chất
2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Công tác soạn thảo văn bản do các chuyên viên thuộc bộ phận các phòngban phụ trách, tham mưu cho trưởng phòng
Hầu hết những văn bản của Ủy ban nhân dân huyện đều theo quy địnhhiện nay Vì thể thức văn bản là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn bản, nhằmđảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử dụng được thuận lợi trong quátrình hoạt động các cơ quan Thể thức văn bản gồm những yếu tố sau:
- Quốc hiệu;
- Địa danh và ngày tháng ban hành văn bản;
- Tên cơ quan ban hành;
- Số và ký hiệu của văn bản;
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;
- Nội dung văn bản;
- Chức vụ và chữ ký của người có thẩm quyền;
- Con dấu
* Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân huyện:
- Soạn thảo văn bản:
+ Trước tiên, cán bộ chuyên viên xác định mục đích và giới hạn của vănbản;
Trang 14+ Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản;
+ Chọn thể loại văn bản;
+ Thu thập và xử lý thông tin;
+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo;
- Ban hành văn bản:
+ Trình, duyệt bản thảo và chỉnh sửa bản thảo;
+ Đánh máy, nhân bản văn bản;
+ Kiểm tra văn bản và lấy bản thảo cuối cùng làm bản gốc trước khi kýban hành văn bản;
+ Ký và ban hành văn bản
Các bước thực hiện văn bản từ soạn thảo đến ban hành văn bản có mốiliên hệ chặt chẽ với nhau và theo trình tự rất logic dễ thực hiện Tuy cán bộ rấtthận trọng trong việc soạn thảo nhưng cũng không tránh khỏi những sai sót khókhăn trong quá trình soạn thảo văn bản
Ủy ban nhân dân huyện có thẩm quyền ban hành những văn bản qui phạmpháp luật Những văn bản qui phạm pháp luật do Ủy ban nhân dân ban hànhphải được gửi đén các cơ quan cấp trên, các cơ quan có thẩm quyền giám sát,các tổ chức cá nhân hữu quan tại địa phương và công bố để nhân dân biết theoqui định tại khoản 2, khoản 3 Điều 8 Luật ban hành văn bản qui phạm pháp luậtcảu Ủy ban nhân dân năm 2004; gửi đăng Công báo cấp tỉnh theo qui định tạiNghị định số 104/2004/NĐ-CP ngày 23/3/2004 của Chính phủ về Công báonước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Văn bản do các phòng ban hành được đảm bảo phân loại lưu trữ một cáchkhoa học và cập nhât kịp thời
2.1.2 Quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các văn bản do Ủy ban ban hành ra để thực hiện hoạtđộng quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn củamình Để tổ chức quản lý thống nhất văn bản đi, tất cả các văn bản đi của cácphòng được giao cho 01 chuyên viên phụ trách Văn bản sau khi được dự thảoxong thì trình trưởng phòng phê duyệt nội dung, ký và đóng dấu; sau đó hoàn
Trang 15thành các thủ tục pháp lý để ban hành.
Mỗi văn bản ban hành của Ủy ban nhân huyện đều được lưu một bản gốc
ở bộ phận văn thư để tiện cho việc quản lý, tra tìm khi cần thiết
* Quy trình quản lí văn bản đi của cơ quan: Đối với những cán bộ cóchuyên môn tốt, có kinh nghiệm thì việc quản lí văn bản đi rất nhanh nhưngkhông bỏ qua các bước đã quy định
a) Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày và ghi số, ngày, tháng của vănbản
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Tất cả các văn bản của cơ quan đều đúng, đủ về thể thức và kỹ thuật nênviệc kiểm tra đối với cán bộ văn thư không khó khăn và mất thời gian Vì khithực hiện soạn thảo văn bản cán bộ chuyên môn của các đơn vị đã thực hiện rấttốt và không xảy ra những sai sót
- Ghi số và ngày, tháng văn bản
Tất cả văn bản đi đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan,
tổ chức do văn thư thống nhất quản lý
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ nhỏ hơn 10 và tháng
1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước để tránh việc sửa đổi ngày tháng của văn bản banhành vì còn có tháng 11 và tháng 12
b) Đăng ký văn bản đi
Hình thức đăng ký văn bản của Ủy ban nhân dân huyện bằng sổ Hìnhthức này tuy thủ công, truyền thống nhưng dễ đăng ký, ổn định
Mục đích của việc đăng ký văn bản đi là để tra tìm, quản lý tài liệu Sổ ghi
rõ ràng, đầy đủ theo mẫu quy định, không viết tắt những từ không thông dụng;không tẩy xóa, không dùng bút chì, bút mực đỏ đăng ký
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổchức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp Tuy nhiên, Ủyban nhân dân huyện không lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia rathành nhiều phần để đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và
Trang 16đăng ký văn bản đi mà cơ quan, tổ chức
Ủy ban nhân dân huyện gồm các loại sổ sau:
- Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật và các loại khác;
- Sổ đăng ký công văn đi
- Sổ đăng ký văn bản mật đi
c) Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn
Cán bộ văn thư là người chịu trách nhiệm đóng dấu, tất cả các văn bảnđều qua văn thư đóng dấu
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định.d) Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Làm thủ tục phát hành văn bản
+ Lựa chọn bì: tùy theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựachọn loại bì và kích thước bì cho phù hợp Bì văn bản cần có kích thước lớn hơnkích thước của văn bản khi được vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy hoặc đượcgấp lại) để có thể vào bì một cách dễ dàng
+ Trình bày bì và viết bì
+ Vào bì và dán bì:
Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì,kích thước bì và cách gấp văn bản cho phù hợp Bì văn bản cần có kích thướclớn hơn kích thước của văn bản khi được vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấyhoặc được gấp lại) Khi gấp văn bản để mặt giấy có chữ vào trong, văn bản đượcgấp gọn gàng, ngay ngắn để có thể vào bì một cách dễ dàng
- Chuyển phát văn bản đi
+ Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổchức
Cách tổ chức chuyển giao được thực hiện tại văn thư hoặc do cán bộ cơquan trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân khác
+ Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Tất cả văn bản đi chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phảiđược đăng ký vào sổ
Trang 17Việc chuyển giao văn bản đi ở cơ quan người nhận không phải ký vào sổ.+ Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải đượcđăng ký vào sổ
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyểncho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bảnchính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ
+ Chuyển phát văn bản mật
Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10
và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông
tư số 12/2002/TT-BCA(A11)
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bảnkhông bị thiếu hoặc thất lạc;
Đối với bì văn bản gửi đi do không có người nhận mà bưu điện trả lại thìphải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chúvào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;
Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo ngườiđược giao trách nhiệm xem xét, giải quyết
e) Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi của cơ quan đều lưu 2 bản, bản gốc lưu tại văn thư, bảnchính lưu ở hồ sơ
Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký
Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu
sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của
cơ quan, tổ chức
Số lượng văn bản phát hành trong 1 năm của Ủy ban nhân dân huyệntương đối nhiều nên tập lưu của cơ quan hình thành theo quý
Trang 18Bảng thống kê số lượng văn bản đi của Ủy ban nhân dân huyện trong các năm gần đây:
* Quy trình quản lý văn bản đến:
a) Tiếp nhận văn bản đến
Cán bộ văn thư tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, cán bộvăn thư của cơ quan kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấuniêm phong (nếu có),
Đa số các văn bản chuyển đến Ủy ban nhân dân huyện không bị mất bìtình trạng bì còn nguyên vẹn, văn bản được chuyển đến đúng thời hạn ghi trên
bì Văn bản có đóng dấu hỏa tốc cán bộ văn thư đã báo cáo ngay cho người đượcgiao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác vănthư; có khi trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản
Trang 19Đối với văn bản đến chuyển qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thưcũng đã kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, …; có pháthiện sai sót cán bộ văn thư kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo ngườigửi được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
b) Phân loại, bóc bì văn bản đến
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được cán bộ văn thư phân loại sơ bộ
và xử lý như sau:
* Loại không bóc bì bao gồm các bì văn bản gửi cho các đoàn thể trong
cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếpcho nơi nhận Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là vănbản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận vănbản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký
* Loại được bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì vănbản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);
- Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tạiThông tư số12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công anhướng dẫn thực hiện Nghị định số33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước vàquy định cụ thể của cơ quan, tổ chức
Khi bóc bì văn bản cán bộ văn thư rất cẩn thận như:
- Những bì có đóng các dấu mức độ khẩn cán bộ bóc trước để giải quyếtkịp thời;
- Dùng kéo cắt bì không gây hư hại đối với văn bản trong bì, không làmmất những thông tin quan trọng của văn bản; đối chiếu, soát lại văn bản;
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;trường hợp phát hiện có sai sót thì thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
- Văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì đối chiếu văn bản trong bì vớiphiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trảlại cho nơi gửi văn bản;
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra
Trang 20hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữlại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
Khi bóc bì cán bộ văn thư đóng dấu đến lên văn bản, vị trí đóng dưới số
ký hiệu của văn bản và ghi số thứ tự, ngày đến lên dấu đến
d) Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, Ủy ban nhân dân có các loại sổsau:
- Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương;
- Sổ đăng ký văn bản đến của các huyện,các cơ quan, tổ chức khác;
- Sổ đăng ký văn bản mật đến
Cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận đơn, thư khiếu nại, tố cáo lập sổđăng ký đơn, thư riêng do ban tiếp dân của Ủy ban nhân dân huyện xuân trườngtiếp nhận và đăng ký vào sổ; trường hợp đơn, thư gửi trực tiếp Chủ tịch thì cán
bộ văn thư sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký.Ủy ban nhân dân hàngnăm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặccác yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì lập thêm các sổđăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật
e) Trình và chuyển giao văn bản đến
Sau khi đăng ký, văn bản đến được trình cho người đứng đầu cơ quan, tổchức hoặc người được giao trách nhiệm (người có thẩm quyền) xem xét và cho ýkiến phân phối, chỉ đạo giải quyết
Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làmviệc; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác sẽ phân công công việc cho cácđơn vị, cá nhân
Việc chuyển giao văn bản đến bảo đảm những yêu cầu sau:
- Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân cótrách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;
- Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận;
- Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, văn thư tiến hành kiểm tra, đối chiếu