Tìm hiểu về công tác soạn thảo văn bản tại Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài. 1 2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 3.Phương pháp nghiên cứu 2 4.Lịch sử nghiên cứu 2 5. Mục tiêu nghiên cứu 3 6. Gỉa thuyết nghiên cứu: 4 7. Đóng góp nghiên cứu: 4 8. Cấu trúc đề tài 4 Chương 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU QUỐC GIA 5 1.1.Khái niệm về Công tác soạn thảo văn bản 5 1.1.1. Khái niệm về Văn bản 5 1.1.2. Khái niệm công tác soạn thảo văn bản 6 1.2. Quy trình soạn thảo văn bản. 6 1.2.1. Xác định nội dung văn bản. 7 1.2.2. Xác định loại văn bản. 7 1.2.3. Phạm vi ứng dụng. 7 1.2.4. Thu thập xử lý thông tin. 8 1.2.5. Xây dựng bản thảo. 8 1.2.6. Soạn thảo văn bản. 8 1.2.7. Duyệt và ký văn bản. 9 1.2.8. Nhân bản và phát hành văn bản. 9 1.3. Vai trò của công tác soạn thảo văn bản 9 Tiểu kết: 11 Chương 2.THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU QUỐC GIA 12 2.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia 12 2.1.1. Lịch sử hình thành 12 2.1.2. Cơ cấu tổ chức 12 2.1.3. Chức năng nhiệm vụ 12 2.2 Thực trạng về Công tác soạn thảo văn bản tại Công ty 14 2. 2.1. Thực trạng về xác định nội dung soạn thảo văn bản của cán bộ, nhân viên ở Công ty. 14 2.2.2. Thực trạng về xác định loại văn bản của cán bộ, nhân viên ở Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia 15 2.2.3. Thực trạng về phạm vi ứng dụng văn bản của cán bộ, nhân viên ở Công ty 16 2.2.4. Thực trạng thu thập và xử lý thông tin trước khi soạn thảo văn bản của cán bộ, nhân viên Công ty . 16 2.2.5. Thực trạng về việc xây dựng bản thảo trước khi soạn thảo văn bản hoàn chỉnh của cán bộ, nhân viên ở Công ty 17 2.2.6 Thực trạng soạn thảo văn bản của cán bộ, nhân viên ở công ty. 17 2.2.7. Thực trạng duyệt và ký văn bản của cán bộ, nhân viên ở Công ty 18 2.2.8. Thực trạng nhân bản và phát hành văn bản của cán bộ, nhân viên ở Công ty 20 Tiểu kết: 21 Chương 3.GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢOVĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU QUỐC GIA 22 3.1. Đánh giá về công tác soạn thảo văn bản của Công ty 22 3.1.1. Ưu điểm 22 3.1.2. Hạn chế 23 3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả soạn thảo văn bản 24 Tiểu kết: 26 KẾT LUẬN 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

3 Phương pháp nghiên cứu 2

4.Lịch sử nghiên cứu 2

5 Mục tiêu nghiên cứu 3

6 Gỉa thuyết nghiên cứu: 4

7 Đóng góp nghiên cứu: 4

8 Cấu trúc đề tài 4

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU QUỐC GIA 5

1.1 Khái niệm về Công tác soạn thảo văn bản 5

1.1.1 Khái niệm về Văn bản 5

1.1.2 Khái niệm công tác soạn thảo văn bản 6

1.2 Quy trình soạn thảo văn bản 6

1.2.1 Xác định nội dung văn bản 7

1.2.2 Xác định loại văn bản 7

1.2.3 Phạm vi ứng dụng 7

1.2.4 Thu thập xử lý thông tin 8

1.2.5 Xây dựng bản thảo 8

1.2.6 Soạn thảo văn bản 8

1.2.7 Duyệt và ký văn bản 9

1.2.8 Nhân bản và phát hành văn bản 9

1.3 Vai trò của công tác soạn thảo văn bản 9

Tiểu kết: 11

Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU QUỐC GIA 12

2.1 Khái quát về Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia 12

2.1.1 Lịch sử hình thành 12

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 12

2.1.3 Chức năng nhiệm vụ 12

2.2 Thực trạng về Công tác soạn thảo văn bản tại Công ty 14

2 2.1 Thực trạng về xác định nội dung soạn thảo văn bản của cán bộ, nhân viên ở Công ty 14

2.2.2 Thực trạng về xác định loại văn bản của cán bộ, nhân viên ở Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia 15

2.2.3 Thực trạng về phạm vi ứng dụng văn bản của cán bộ, nhân viên ở Công ty 16

2.2.4 Thực trạng thu thập và xử lý thông tin trước khi soạn thảo văn bản của cán bộ, nhân viên Công ty 16

2.2.5 Thực trạng về việc xây dựng bản thảo trước khi soạn thảo văn bản hoàn chỉnh của cán bộ, nhân viên ở Công ty 17

2.2.6 Thực trạng soạn thảo văn bản của cán bộ, nhân viên ở công ty 17

2.2.7 Thực trạng duyệt và ký văn bản của cán bộ, nhân viên ở Công ty 18

2.2.8 Thực trạng nhân bản và phát hành văn bản của cán bộ, nhân viên ở Công ty 20

Tiểu kết: 21

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU QUỐC GIA 22

3.1 Đánh giá về công tác soạn thảo văn bản của Công ty 22

3.1.1 Ưu điểm 22

3.1.2 Hạn chế 23

3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả soạn thảo văn bản 24

Tiểu kết: 26

KẾT LUẬN 27

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài.

Trong hoạt động giao tiếp, văn bản là một trong những phương tiện quantrọng nhằm ghi lại và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ, nhằm điều chỉnh cácmối quan hệ xã hội sao cho phù hợp với pháp luật hiện hành Văn bản được hìnhthành trong nhiều lĩnh vực hoạt động vủa đời sống xã hội Trong hoạt động củađời sống xã hội Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước Văn bản làphương tiện thông tin cơ bản để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, làhình thức cụ thể hóa pháp luật và điều chỉnh các mối quan hệ thuộc phạm viquản lý hành chính Vì vậy công tác soạn thảo văn bản nói chung và văn bảnhành chính nói riêng là một mảng không thể thiếu trong hoạt động quản lý hànhchính Nhà nước cũng như trong các Doanh nghiệp

Thực tế trong những năm qua công tác soạn thảo văn bản đã góp phầntích cực đáp ứng các yêu cầu quản lý trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Đặcbiệt, sau khi Bộ Nội vụ ban hành thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày19/01/2011, hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, côngtác soạn thảo văn bản hành chính càng ngày càng được đưa vào nề nếp, khắcphục được nhiều nhược điểm và các hạn chế trước đây Tuy nhiên, hiện nay vẫncòn nhiều văn bản hành chính bộc lộ nhiều khuyết điểm về cả nội dung lẫn thểthức Chỉ riêng về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày, ngôn ngữ và văn phongcũng đã có nhiều sai phạm cần xem xét

Nhận thức được tầm quan trọng, sự cần thiết của công tác soạn thảo vănbản Em chọn đề tài: “Tìm hiểu về công tác soạn thảo văn bản tại Công ty Cổphần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia” làm chủ đề nghiên cứu một số vấn đềchuyên môn đang được học tập và thực hành để góp phần vào việc nâng caohiệu quả trong công tác soạn thảo văn bản trong thời gian tới

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

2.1Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu mà đề tài hướng tới là Công tác soạn thảo văn bảntrong tất cả các phòng ban của Công ty có liên quan đến soạn thảo và ban hành

văn bản.

- Tập trung nghiên cứu các văn bản thường gặp ở Công ty như : Hợpđồng, Kế hoạch, Phương án, đề án, tờ trình, báo cáo, thông báo, biên bản

- Ngoài ra các văn bản khác như: Giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy

ủy quyền, giấy biên nhận, phiếu gửi, phiếu chuyển, …

2.2 Phạm vi nghiên cứu

Vì thời gian nghiên cứu đề tài có hạn nên đề tài nghiên cứu khoa học củanhóm 1 chỉ tập trung nghiên cứu về thực trạng công tác soạn thảo văn bản tạiCông ty

3 Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu khoa học về Công tác soạn thảo văn bản em có sử dụng kếthợp nhiều phương pháp với nhau, có thể kể đến một số phương pháp chủ đạonhư :

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;

- Phương pháp quan sát;

- Phương pháp phỏng vấn;

- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm;

- Phương pháp phân tích lý luận;

4.Lịch sử nghiên cứu

Vấn đề công tác soạn thảo văn bản đang nhận được nhiều sự quan tâmcủa nhiều các nhà khoa học và đã có nhiều công trình nghiên cứu về các khíacạnh khác nhau, như về hiệu lực và hiệu quả của văn bản quản lý , về kỹ thuậtnghiệp vụ hành chính , có nhiều công trình nghiên cứu trong và ngoài nướcđược công bố như sau:

- Năm 2002 nhà xuất bản chính trị quốc gia xuất bản giáo trình Soạn thảo văn bản của các tổ chức Đảng, Mặt trận, công đoàn, thanh niêm, phụ nữ cấp cơ sở của tác giả Lê Văn In

- Năm 2003, đề tài : Đổi mới tổ chức hoạt động văn phòng HĐND Thành phố Hồ Chí Minh góp phần thực hiện có hiệu quả Cải cách hành chính

của Tp.Hồ Chí Minh do TS.Lê Văn In làm Chủ nhiệm

- Năm 2003 Trường TH Lưu trữ và NVVP I cho xuất bản giáo trình

Quản trị văn phòng , tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Trần Như Nghiêm.

- Năm 2004 Nhà xuất bản Chính trị quốc gia xuất bản cuốn Mẫu soạn thảo văn bản dùng cho các cơ quan chính quyền, đơn vị hành chính sự nghiệp,

tổ chức kinh tế , tác giả TS.Lê Văn In

- Năm 2004 Nhà xuất bản chính trị quốc gia cho xuất bản sách tra cứu

Soạn thảo văn bản và công tác văn thư, lưu trữ, tác giả Nghiêm Kỳ Hồng,

Nguyễn Quốc Bảo

- Năm 2005, đề tài : Chuẩn hóa việc ban hành văn bản Quản lý nhà nước của chính quyền xã, phường, thị trấn tại Tp.Hồ Chí Minh cũng do TS.Lê

Văn In làm chủ nhiệm

- Năm 2010 nhà xuất bản Chính trị quốc gia xuất bản giáo trình Soạn thảo văn bản và các mẫu tham khảo trong hoạt động quản lý và kinh doanh, tác

giả TS.Lê Văn In

- Năm 2012 ,Đại học quốc gia TPHCM xuất bản giáo trình Văn Bản quản lý và kĩ thuật soạn thảo văn bản, tác giả Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, Đỗ

Văn Học

- Tại Hội Thảo Khoa học trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

năm 2012, Đỗ Văn Học có bài phát biểu : Cần thống nhất về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trong cơ quan, tổ chức hiện nay ( dành cho giảng viên

trẻ, học viên cao học, nghiên cứu sinh )

- Nhìn chung các công trình nghiên cứu trên đã đề cập một cách trực tiếp

và gián tiếp vấn đề cụ thể về công tác soạn thảo văn bản từ các yếu tố thể thức

và kỹ thuật trình bày, nội dung và quy trình soạn thảo văn bản Những côngtrình nghiên cứu trên là nguồn tài liệu tham khảo quan trọng trong quá trình làmbài của em

- Tuy nhiên, vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu một cách hệ thống vàtoàn diện về công tác soạn thảo văn bản tại Tập đoàn

5 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu chung của bài nghiên cứu khoa học của em là: Cung cấp các

thông tin về thực trạng công tác soạn thảo văn bản hành chính tại Công ty nhằmđưa ra các giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo văn bản

- Mục tiêu cụ thể:

+ Khảo sát về thẩm quyền ban hành văn hành chính nội dung, thể thức và

kỹ thuật trình bày, ngôn ngữ, quy trình soạn thảo văn bản của Công ty

+ Đánh giá các ưu điểm, hạn chế và đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục

về việc soạn thảo văn bản tốt cho Công ty

6 Gỉa thuyết nghiên cứu:

Trong công tác soạn thảo văn bản tại tập đoàn còn diễn ra một số vi phạm

về mặt thẩm quyền ban hành ; về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; về nộidung; quy trình soạn thảo văn bản

7 Đóng góp nghiên cứu:

a) Ý nghĩa lý luận:

- Nghiên cứu đề tài này sẽ góp phần bổ sung thêm cơ sở lý luận và thựctiễn của vấn đề công tác soạn thảo văn bản trong Công ty nói riêng và trên cảnước nói chung

b) Ý nghĩa thực tiễn:

- Làm rõ thực trạng công tác soạn thảo văn bản của Công ty

- Là tư liệu tham khảo có thể ứng dụng vào thực tiễn, góp phần nâng caohiệu quả trong công tác Văn thư - Lưu trữ của Công ty và các đơn vị doanhnghiệp khác

8 Cấu trúc đề tài

Ngoài các phần : Mở đầu, Kết luận; Lời cảm ơn, Danh mục tài liệu thamkhảo; Phụ lục thì bố cục của đề tài nghiên cứu của nhóm 1 sẽ bao gồm 03chương như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo văn bản tại Công ty Cổ

phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia

Chương 2: Thực trạng về công tác soạn thảo văn bản tại Công ty Cổ phần

Phát triển Thương hiệu Quốc Gia

Chương 3: Gỉai pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo văn bản tại

Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU QUỐC GIA

1.1 Khái niệm về Công tác soạn thảo văn bản

1.1.1 Khái niệm về Văn bản

Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học Tùy theo gốc

độ nghiên cứu mà các ngành đó đưa ra các khái niệm khác nhau về văn bản

Dưới góc độ ngôn ngữ học, Bùi Khắc Việt- tác giả của cuốn sách Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước có đưa ra khái niệm: “ Văn bản là sản phẩm của lời nói, được thể hiện bằng hình thức viết Tuy nhiên, văn bản không phải đơn thuần là tổng số những từ ngữ, những câu nói được ghi lên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức của quá trình sáng tạo, nhằm thực hiện mục tiêu nào đó”

Trong sách Tiếng Việt thực hành của nhóm tác giả Nguyễn Quang Ninh

và Hồng Dân cũng có đề cập: “ Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điển hình của văn bản là dạng viết”

Dưới góc độ văn bản học và hành chính học , tác giả Vương Đình Quyền

có đề cập đến đến khái niệm này trong cuốn sách Lý luận và phương pháp công tác văn thư như sau: dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng tức là:”Văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ nhất định ” ;dưới góc độ hành chính học thì văn bản được hiểu theo ngvăn bản được hiểu theo nghĩa hẹp tức là: Khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức”.

Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu giấy tờ được sử dụngtrong hoạt động của các cá nhân, tổ chức xã hội , và của các cơ quan nhà nước.Theo nghĩa này, các loại dùng giấy tờ dùng để quản lý và điều hành hoạt độngcủa cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định, kế hoạc, báocáo…đều được gọi là văn bản Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọnvẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, tồn tại điển hình ở

dạng viết Ngày nay, khái niệm này được dùng rộng rãi trong các hoạt động củacác cơ quan, tổ chức mà ở đây cụ thể là Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệuQuốc Gia

1.1.2 Khái niệm công tác soạn thảo văn bản

Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản là một nhiệm vụ quan trọng và mang tính chất thường xuyên Để vănbản ban hành đảm bảo chất lượng, đòi hỏi người soạn thảo phải nắm vững vàbiết cách vận dụng các kiến thức và kỹ năng như : Các yêu cầu về công tác soạnthảo văn bản, phương pháp thu thập và xử lý thông tin, xây dựng đề cương và bốcục văn bản, kỹ năng về sử dụng từ ngữ, cú pháp đối với các loại văn bản, kỹthuật trình bày văn bản.Ngoài ra phải tuân thủ các quy tắc do cơ quan có thẩmquyền đề ra đối với việc soạn thảo và ban hành văn bản, như các quy định về thểthức văn bản, thủ tục soạn thảo, duyệt, ký, đóng dấu văn bản…Trong những vấn

đề nêu trên của công tác soạn thảo văn bản, có những vấn đề mang tính chất kỹthuật như cách bố cục, sử dụng từ ngữ, cú pháp và trình bày soạn thảo văn bảncho phù hợp với các loại văn bản nói chung và từng thể loại nói riêng Bởi vậy,

để thể hiện được đầy đủ bản chất của công tác soạn thảo văn bản, người ta gọicông việc này là kỹ thuật soạn thảo văn bản Có thể giải thích khái niệm nhưsau:

Kỹ thuật soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ việc vận dụng lý luận, phương pháp và kỹ năng về soạn thảo văn bản, các quy tắc có liên quan

để xây dựng một văn bản từ khâu mở đầu cho đến lúc văn bản được hoàn thiện.(

PGS.Vương ĐÌnh Quyền -Lý luận và phương pháp công tác văn thư.2011)

1.2 Quy trình soạn thảo văn bản.

Văn bản là phương tiện để ghi nhận những thông tin, truyền đạt các thôngtin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ký hiệu hoặc bằng một ngôn ngữnhất định nào đó Soạn thảo văn bản là những quy trình, những đòi hỏi trong cácquá trình diễn ra một cách liên tục từ khi chuẩn bị soạn thảo văn bản đến khisoạn thảo và chuyển văn bản đến nơi thi hành Gắn liền với quy trình và nhữngđòi hỏi là những quy tắc về việc tổ chức biên soạn, thu thập tin tức, khởi thảo

văn bản và cả ngôn ngữ thể hiện trong văn bản Quy trình soạn thảo văn bảngồm các bước:

1.2.1 Xác định nội dung văn bản.

- Để đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng và có chất lượng cần phảixác định rõ nội dung của vấn đề cần văn bản hóa

- Thông thường, nội dung văn bản nhằm đề ra các chủ trương, chính sáchhay giải quyết các vấn đề sự việc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

Do đó, khi soạn thảo tiến tới ban hành một văn bản nào đó đòi hỏi phải có tínhmục đích rõ ràng, phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó, vì vậy trướckhi soạn thảo cần phải xác định rõ mục đích văn bản ban hành để làm gì? nhằmgiải quyết vấn đề gì? và giới hạn vấn đề đến đâu? kết quả của việc thực hiện vănbản là gì?

1.2.2 Xác định loại văn bản.

- Người soạn thảo văn bản cần phải xác định rõ nội dung và có sự phânbiệt rõ ràng loại văn bản, sau đó chọn loại hình văn bản sao cho phù hợp vớimục đích sử dụng Ví dụ: không dùng chỉ thị thay cho thông báo và ngược lại

- Có thể chọn các loại hình văn bản sau:

+ Văn bản quy phạm pháp luật

- Phạm vi ứng dụng về không gian có thể là toàn thể cơ quan, hay một cánhân, đơn vị thuộc và trực thuộc công ty, cũng có thể là các công ty có liên quankhác

- Phạm vi ứng dụng về thời gian là thường xuyên, liên tục, được áp dụngnhiều lần hay một lần đối với mọi đối tượng hay một đối tượng cụ thể.

1.2.4 Thu thập xử lý thông tin.

- Các thông tin được sử dụng đưa vào văn bản phải cụ thể và đảm bảochính xác Không nên viết văn bản với những thông tin chung và lặp lại từ cácvăn bản khác

- Tiến hành thu thập, phân tích, tổng hợp, lựa chọn các thông tin cần thiết

có liên quan đến nội dung của vấn đề cần ra văn bản, đặc biệt là các thông tinquan trọng như: thông tin pháp luật, thông tin thực tiễn, yêu cầu về thời gian củacấp có thẩm quyền

- Nghiên cứu, rà soát các văn kiện, văn bản pháp luật hiện hành thật chínhxác để đưa vào văn bản

1.2.5 Xây dựng bản thảo.

- Bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo tiến hành viết dựthảo văn bản phù hợp với nội dung, hình thức, thể thức văn bản theo quy địnhcủa nhà nước

- Để văn bản bảo đảm chất lượng cần có sự phối hợp tham gia ý kiến củacác bộ phận chuyên môn về các vấn đề có liên quan và sự chỉ đạo chặt chẽ củacấp duyệt ký văn bản để nắm được ý đồ chỉ đạo, tránh trường hợp phải sửa chữanhiều lần, gây mất thời gian, tốn kém

1.2.6 Soạn thảo văn bản.

- Căn cứ vào tính chất, nội dung và những thông tin đã thu thập được liênquan đến văn bản để tiến hành soạn thảo

- Trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo cơ quan tham khảo ý kiếncủa các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến

để hoàn chỉnh bản thảo

- Khi viết bản thảo, cần phải bám sát đề cương, phân chia dung lượngtrong từng chương, mục, đoạn cho hợp lý

- Sử dụng các thuật ngữ, và văn phong thích hợp kết hợp linh hoạt với các

từ, cụm từ, liên kết các câu, các đoạn để văn bản trở thành một thể thống nhất,

trọn vẹn về cả nội dung lẫn hình thức, và có thể truyền đạt thông tin qua văn bảnmột cách chính xác nhất.

1.2.7 Duyệt và ký văn bản.

- Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản

- Trong trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo cơ quan phê duyệt, nhưngthấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì người được giaonhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyếtđịnh việc sửa chữa, bổ sung

- Người soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chínhxác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu /.)trước khi trình Lãnh đạo cơ quan ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếuquy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật,đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định

- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theođúng thời gian quy định

- Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo cơ quan vàđược thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CPngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnhBảo vệ bí mật nhà nước

1.3 Vai trò của công tác soạn thảo văn bản

Hiện nay, trong hoạt động của các cơ quan tổ chức thì vấn đề soạn thảo làmột vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm một cách đúng mức Vănbản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ choviệc quản lý và điều hành tổ chức Công tác soạn thảo văn bản giúp cho cơ quancung cấp thông tin có giá trị nhằm đạt hiệu quả trong việc giải quyết công việc

Công tác soạn thảo văn bản là một mảng không thể thiếu trong quá trình quản

lý đồng thời góp phần tích cực đáp ứng nhu cầu quản lý

Công tác soạn thảo văn bản giúp ghi lại truyền đạt các quyết định quản

lý , là hình thức cụ thể hoá pháp luật và điều chỉnh các mối quan hệ Công tácsoạn thảo văn bản giúp cho cơ quan cung cấp thông tin có giá trị nhằm đạt hiệuquả trong việc giải quyết công việc

Chất lượng của công tác soạn thảo văn bản thể hiện được nhận thức chínhtrị, năng lực công tác, nghệ thuật lãnh đạo, hiệu suất và tác phong làm việc củalãnh đạo cơ quan, tổ chức Đồng thời cũng là thước đo trình độ chính trị, nănglực chuyên môn và khả năng nắm bắt thực tiễn của tập thể cán bộ nhân viêntrong cơ quan, tổ chức.Việc soạn thảo văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơquan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhấtchứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính trong giải quyết công việccủa cơ quan mình

Công tác soạn thảo văn bản góp phần quan trọng trong công tác địnhhướng cũng như là cơ sở để kiểm tra giám sát việc thực hiên những văn bản do

cơ quan ban hành

Công tác soạn thảo văn bản là công việc thường xuyên và quan trọngtrong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức Đặc biệt là các cơ quan cóchức năng hoạch định các chủ trương, chính sách ban hành các quy định quản lýquan trọng như Chính Phủ, Bộ

Nếu việc soạn thảo văn bản được thực hiện tốt, văn bản ban hành kịp thời,chính xác sẽ có tính khả thi cao, có thể nâng cao hiệu quả công việc, thúc đẩycho quá trình làm việc và thực hiện được nhanh và hiệu quả hơn Bên cạnh đócòn đảm bảo tính pháp lý để tiến hành giải quyết công việc, thực hiện tốt chứcnăng và nhiệm vụ của cơ quan đó Việc soạn thảo văn bản sẽ đảm bảo cho hoạtđộng của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quychứa đựng bên trong các văn bản được ban hành

Chính vì vậy, việc quan tâm đúng mức đến soạn thảo sẽ góp phần tích cựcvào việc làm tăng cường hiệu lực của việc quản lý cơ quan, tổ chức

Tiểu kết:

Phần chương một là quá trình tìm hiểu về cơ sở lý luận về công tác soạnthảo văn bản cũng như quy trình soạn thảo văn bản vai trò của công tác soạnthảo văn bản Tạo tiền đề cho việc nghiên cứu thực trạng của chương 2

Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU QUỐC GIA

2.1 Khái quát về Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia 2.1.1 Lịch sử hình thành

Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia được thành lập ngày

15 tháng 10 năm 2005 theo quyết định số 0103000476 do Sở Kế hoạch và đầu

tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 20/08/2005 với chức năng: Quảng bá sản phẩm,thương hiệu, các nhưng trình vinh danh, tuần san, tạp chí…

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia được lãnh đạo bởi Hộiđồng quản trị - Ban điều hành, gồm 2 công ty thành viên và 8 phòng trực thuộc

2.1.3 Chức năng nhiệm vụ

a Tuyển dụng và Đào tạo

- Công tác tuyển dụng: Hàng năm Công ty tiến hành tuyển dụng cán bộ,nhân viên số lượng rất lớn trên toàn hệ thống, chính vì vậy, công tác tuyển dụngđược quan tâm nhằm mục tiêu lựa chọn những con người ưu tú về năng lực vàphẩm chất phục vụ cho Công ty

- Công tác đào tạo

Tập đoàn luôn luôn chú trọng đào tạo chuyên môn và kỹ năng làm việc,

kỹ năng sống cho cán bộ, nhân viên

+ Các khóa đào tạo: Đào tạo Cán bộ về kỹ năng quản lý, đào tạo nghiệp

vụ giao tiếp, nghiệp vụ chuyên môn giải đáp, CSKH qua điện thoại, tư vấn bánhàng qua điện thoại,về kĩ năng làm website,chạy quảng cáo, v.v…

100% DTV được tham gia khóa đào tạo về kỹ năng giao tiếp và nghiệp vụchuyên môn

b Văn hóa Công ty

c Được sống và làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, lao động

và hưởng thụ, thu nhập do chính bạn quyết định Đó chính là những nét

riêng biệt khi đến với Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc gia.

Sống và làm việc

Công ty luôn cố gắng tạo ra một môi trường làm việc và không gian cáckhái niệm tưởng như mâu thuẫn sẽ trở nên đơn giản và dễ chịu khi đến với thoảimái nhất, nơi các thành viên được sống và làm việc một cách hưng phấn, pháthuy mọi năng lực và sáng tạo 8 giờ làm việc sẽ trở nên có ý nghĩa và đáng

“sống” khi bạn được làm việc, được cống hiến và hết lòng hết sức với nhữngđam mê cháy bỏng của mình

Những hoạt động này đã trở thành món ăn tinh thần khích lệ các thànhviên Công ty được yên tâm và tích cực làm việc tốt hơn, nâng cao hiệu quả côngviệc và sức sáng tạo của mỗi người

Thu nhập do chính bạn tự quyết

Công ty cũng là một trong những doanh nghiệp đi đầu trong việc xây dựng mô hình “nhân viên có quyền tự quyết thu nhập cho mình” với mô hình

hạch toán độc lập cho các đơn vị kinh doanh

* Những hoạt động chính trong năm

- Khai xuân, đi chùa cầu lộc năm mới

- Du lịch hè vào tháng 7: Hàng năm, toàn thể CBNV Tập đoàn cùng đi

du lịch với các hoạt động chính như:

+ Gala dinner + văn nghệ

+ Sơ kết 6 tháng đầu năm, tôn vinh những cá nhân xuất sắc, tiên tiến + Cuộc thi Miss NDB

- Sinh nhật Công ty vào 15 tháng 10, với các hoạt động chính

+ Giải bóng đá NDB