QUẢN LÝ LƯU TRÚ THUÊ TRẢ PHÒNG KÝ TÚC XÁ

BÀI TOÁN QUẢN LÝ LƯU TRÚ THUÊ TRẢ PHÒNG KTX Thành phố Đà Nẵng, đặc biệt là khu vực Hòa Khánh là nơi tập trung của nhiều trường Đại Học lớn như Bách Khoa, Sư Phạm, Cao Đẳng Kinh Tế Kế Ho

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 3

I GIỚI THIỆU CƠ QUAN 3

II BÀI TOÁN QUẢN LÝ LƯU TRÚ THUÊ TRẢ PHÒNG KTX 3

III TÓM TẮT NỘI DUNG BÁO CÁO 4

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 5

I PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG VÀ TÌM HIỂU BÀI TOÁN QUẢN LÝ LƯU TRÚ TRONG KTX 5

1 Mục đích khảo sát hiện trạng 5

2 Nhận xét và đánh giá hiện trạng 5

II LIỆT KÊ DỮ LIỆU 11

1 Từ điển dữ liệu 11

2 Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram) 13

III MÔ HÌNH THỰC THỂ KẾT HỢP (EAM) 16

V CHUYỂN VỀ MÔ HÌNH QUAN HỆ 17

VI CƠ SỞ DỮ LIỆU 18

1 Relations Diagram 18

2 Cơ sở dữ liệu 18

KẾT LUẬN 21

I NHỮNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN 21

II NHẬN XÉT VỀ CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI 21

MỞ ĐẦU

I GIỚI THIỆU CƠ QUAN

Ký túc xá Phía Tây sinh viên TP Đà Nẵng

Địa điểm: 08 đường Hà Văn Tính, phường Hòa Khánh Nam, quận Liên chiểu, tp Đà Nẵng

Là dự án đầu tiên được xây dựng có quy mô nhất Miền trung, do UBND TP Đà Nẵng làm

chủ đầu tư từ nguồn vốn trái phiếu của Chính phủ góp phần thực hiện chính sách an sinh xã hội,

tạo nơi lưu trú văn minh, hiện đại dành cho sinh viên đang học tập tại các trường đại học, cao đẳng, trung cấp và dạy nghề trên địa bàn TP Đà Nẵng

II BÀI TOÁN QUẢN LÝ LƯU TRÚ THUÊ TRẢ PHÒNG KTX

Thành phố Đà Nẵng, đặc biệt là khu vực Hòa Khánh là nơi tập trung của nhiều trường Đại Học lớn như Bách Khoa, Sư Phạm, Cao Đẳng Kinh Tế Kế Hoạch,… vì vậy đây là nơi theo học và lưu trú của rất nhiều sinh viên đến từ các tỉnh miền Trung Tây Nguyên như Quảng Bình, Quảng Trị, Thừa Thiên Huế, Quảng Nam, Đắc Lắc, Kon Tum,…vì thế nên nhu cầu chỗ ở, sinh hoạt ngày càng cấp thiết Sinh viên thường chọn lưu trú tại ktx của các trường Đại Học để thuận lợi cho việc

đi lại, học tập,… tuy nhiên, đa phần các ktx, việc quản lý lưu trú thuê trả phòng thông qua các giấy

tờ phức tạp liên quan, nên vào những giờ cao điểm (đặc biệt là thời gian nhập học của tân sinh viên, nhu cầu thuê phòng là vô cùng lớn) thì tình trạng chờ đợi để đăng ký lưu trú thường kéo dài, thủ tục đăng ký kéo dài, tình trạng thiếu phòng hay việc giải quyết trả phòng của những sinh viên

đã hết hạn lưu trú vẫn chưa triệt để, Để khắc phục những vấn đề đó, nhóm đã tiến hành phân tích, tìm hiểu và xây dựng mô hình Quản Lý lưu trú thuê trả phòng ký túc xá, với hy vọng sẽ phần nào giải quyết được những tình trạng còn xảy ra trong Hệ thống quản lý lưu trú của các ktx hiện nay trên địa bàn

III TÓM TẮT NỘI DUNG BÁO CÁO

• Phân tích hiện trạng và phân tích nhu cầu hiện nay trong vấn đề lưu trú thuê trả phòng ktx…

từ đó tiến hành nhận xét, đánh giá hiện trạng

• Xây dựng từ điển dữ liệu

Những thông tin liên quan đến hồ sơ thủ tục đăng ký lưu trú (mô tả tóm tắt), đối tượng lưu trú, trình tự cho thuê phòng, các bên liên quan,…

• Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu, mô hình thực thể quan hệ

• Tiếp cận với nghiệp chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống quản lý ktx

• Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống

• Chỉ ra những chỗ hợp lý của hệ thống, cần được kế thừa và các chỗ bất hợp lý của hệ thống, cần nghiên cứu khắc phục

2 Nhận xét và đánh giá hiện trạng

2.1 Quy trình và hiện trạng

2.1.1 Quy Trình Tiếp Nhận Sinh Viên

1 Hồ sơ sinh viên chuẩn bị:

- Ảnh thẻ 3x4: 3 cái

- CMND + thẻ sinh viên (giấy báo trúng tuyển đối với sinh viên năm 1):

2 Quy trình:

- Sinh viên được P.CTSV tư vấn, giới thiệu về KTX:

+ Quy mô, số phòng, số phòng trống hiện tại, loại hình lưu trú ở ghép hay bao phòng

+ Các dịch vụ tại KTX: Nhà ăn, giữ xe, siêu thị Mini Wifi, internet, CLB thể hình, đào tạo lái xe ôtô, môtô, bảo hiểm, kỹ năng mềm(Tiếng Anh, Nhật, Trung), điện thoại

+Giới thiệu biểu phí lưu trú tương ứng nhu cẩu ở, biểu phí đền bù hư hỏng

- Hướng dẫn cho sinh viên viết hồ sơ lưu trú bao gồm: Đơn đề nghị thuê chỗ ở

Hợp đồng thuê chỗ ở, yêu cầu sinh viên đọc kỷ nội quy, quy chế và ký cam kết

- P.CTSV sắp xếp và bổ trí phòng ở cho sinh viên theo thỏa thuận tại các Block theo sơ đồ

Bước 2: Sau khi hoàn tất hồ sơ, sinh viên đến bàn IT chụp hình, làm thẻ nội trú

Bước 3: Sinh viên đến Bộ phận TC-KT nộp tiền, lấy phiếu thu và nhận thẻ nội trú

Bước 4: P.CTSV hướng dẫn sinh viên nhận phòng, bàn giao phòng ở, phòng tắm, phòng vệ

sinh, ký biên bản bàn giao tài sản

2.1.2 Quy Trình Thôi Ở Tại KTX :

1 Hồ sơ sinh viên chuẩn bị:

- Phiếu thu tiền lưu trú

- Thê nội trú

- Phiếu giử xe

2 Quy trình chấm dứt họp đồng lưu trú của sinh viên:

a) Đối với sinh viên có đơn xin chấm dứt hợp đồng lưu trú:

- Sinh viên viết đơn xin chắm dứt hợp đồng lưu trú, giấy đề nghị chuyển tài sàn cá nhân ra khỏi ký túc xá (có mẫu)

- Trong đơn phải có xác nhận của Trưởng phòng ở sinh viên/đại diện phòng với các mục sau: Tài sản trong phòng có hư hòng không? ngày vào ở, bao phòng hay ở ghép, sổ lượng sinh viên ở ?

- Sinh viên mang đơn đén đội xe của KTX đé xác nhận: Có xe hoặc không có đều phải xácnhận

- Sinh viên mang đơn đến P.CTSV(Trưởng nhà) để:

+ Lập biên bản kiểm tra tài sản trong phòng (đền bù hư hỏng nếu có theo đơn giá đã ban hành)

+ Ghi chữ số điện cuối

+ Sinh viên thanh toán tiền điện, nước cho Trưởng nhà

- P.CTSV(Trưởng nhà) ký xác nhận và chuyển đơn, phiếu thu tiền, thẻ nội trú sang BP Tài

- Kiểm tra số ngày ở: Ớ trên 1 tháng thi tính tiền theo số ngày ở thực tế, ở dưới 1 tháng thì

tính tiền lưu trú đủ 1 tháng

- Thanh toán tiền lưu trú thực tế; hoàn trả hoặc thu thêm tiền, hoàn trả tiền đảm bảo tài sảncho sinh viên

- Nộp lại thè nội trú

- Ký giấy xác nhận đề nghị chuyền tài sản cá nhân của sinh viên

- P.CTSV ký giấy xác nhận chuyển tài sản cá nhân của sinh viên khi đã hoàn tất các

Bước 1: Phòng công tác sinh viên (P.CTSV) thông báo cho sinh viên biết về quyết định chấm

dứt hợp đồng hoặc thông báo kỷ luật đối với sinh viên bị buộc thôi ở KTX

- Trong thời gian 1 ngày (sau khi có quyết định),

- Sinh viên viết đơn chấm dứt hợp đồng lưu trú KTX (theo mẫu),

- Trong đơn phải có xác nhận của Trưởng phòng ở sinh viên/đại diện phòng với các mục

sau: Tài sản trong phòng có hư hỏng không? ngày vào ở bao phòng hay ở ghép, số lượng

sinh viên ở?

Bước 3:

- HSSV mang đơn đến đội xe của KTX để xác nhận: Có xe hay không đều phải xác nhận

- Sinh viên mang đơn đến P.CTSV(Truởng nhà) để:

+ Lập biên bàn kiểm tra tài sản trong phòng (đền bù hư hỏng nếu có theo đơn giá đã ban hành)

+ Ghi chữ số điện cuối

+ Sinh viên thanh toán tiền điện, nước cho Trưởng nhà

- P.CTSV(Trường nhà) ký xác nhận và chuyền đơn, phiéu thu tiền, thẻ nội trú sang BP Tài

Chính - kế toán(BP.TC-KT)

Bước 5: Sinh viên đến BP.TC-KT để:

Ký giấy xác nhận đề nghị chuyển tài sản cá nhân của sinh viên

Bước 6: P.CTSV ký giấy xác nhận chuyển tài sàn cá nhân sinh viên khi đã hoàn tất các thủ tục

- Đội bào vệ chỉ cho đem tài sản ra khòi KTX khi có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bộ phận (theo mẫu)

Bước 7: Trung tâm công bố danh sách sinh viên bị kỷ luật tại bảng Thông báo - thông tin, trang

website của KTX và thông báo về nhà Trường

2.2 Nhận xét & đánh giá hiện trạng

Hiện trạng của việc quản lý lưu trú thuê trả phòng tại ký túc xá Sinh viên phía Tây ĐH Đà Nẵng còn rất nhiều bất cập như:

• Khâu giải quyết hồ sơ đăng ký vào KTX quá lâu, nhất là thời điểm nhập học của Tân sinh viên, sinh viên phải đăng ký thủ công nhiều giấy tờ liên quan Công nghệ thông tin chỉ đóng vai trò phụ trợ không rõ rệt

• Không kiểm soát được số lượng sinh viên ở từng phòng, hay có những trường hợp

sinh viên tự ý rời khỏi ký túc xá mà không tiến thành thủ tục trả phòng

• Việc giải quyết trả phòng cho những sinh viên quá hạn lưu trú vẫn chưa triệt để, vẫn tồn tại những sinh viên ở quá hạn 1, 2 năm

• Quy định lưu trú, thuê phòng chưa rõ ràng, vẫn còn nhiều tình trạng 1 phòng 1 sinh viên, trong khi nhu cầu sinh viên nhập học đăng ký KTX là rất lớn

2.3 Phân tích dữ liệu

2.3.1 Một số văn bản, giấy tờ liên quan

+ Bảng giá lưu trú:

+ Xem chỉ số điện:

II LIỆT KÊ DỮ LIỆU

f Bảng Nhân viên

STT Tên dữ liệu Loại Mô tả kiểu dữ liệu Công Giải thích

thức

2.2 Sơ đồ mức đỉnh

III MÔ HÌNH THỰC THỂ KẾT HỢP (EAM)

Mô hình thực thể kết hợp Quản lý lưu trú, thuê trả phòng trong Ký túc xá

IV CHUYỂN VỀ MÔ HÌNH NHỊ NGUYÊN PHÂN CẤP

V CHUYỂN VỀ MÔ HÌNH QUAN HỆ

VI CƠ SỞ DỮ LIỆU

1 Relations Diagram

2 Cơ sở dữ liệu

a) Bảng SINHVIEN

b) Bảng NHANVIEN

c) Bảng THUE

d) Bảng PHONG

e) Bảng BIENLAI

f) Bảng DIEN

KẾT LUẬN

I NHỮNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN

- Phân tích hiện trạng và tìm hiểu bài toán Quản lý lưu trú trong ký túc xá phía Tây – ĐH

Đà Nẵng

- Phân tích dữ liệu , văn bản, chứng từ và các giấy tờ liên quan

- Xây dựng từ điển dữ liệu

- Từ mô hình quản lý ký túc xá, chúng ta có thể biết được sơ đồ hoạt động của ký túc xá Thông

qua đó chúng ta có thể sử dụng mô hình này để xử lý cho những mô hình có cách tổ chức tương

tự như Quản lý Khách sạn, Quản lý Trường…

- Mô hình đã đưa ra một số chức năng phù hợp với yêu cầu cần thiết để tiến hành quản lý sinh viên hiệu quả và chặt chẽ hơn

b) Sai sót, khuyết điểm

- Bài toán còn mơ hồ, còn thiếu một số hồ sơ chứng từ cần thiết cho việc quản lý ktx

- Chưa đầy đủ các tính năng cần thiết để quản lý, không thể quản lý tất cả các trường hợp

- Lược đồ quan hệ chưa chặc chẽ