Đề tài công tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của sở kế hoạch và đầu tư tỉnh quảng bình

Do vậy, việc hoàn thiện xây dựng tổ chức bộmáy nhằm nâng cao năng lực của đội ngũ làm công tác Kế hoạch và Đầu tư toàntỉnh được đặt ra là hết sức cấp bách.Là một sinh viên ngành Quản trị

LỜI NÓI ĐẦU

Việt nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoánhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lí của Nhà nước,theo định hướng xã hội chủ nghĩa Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại nhữngthành tựu to lớn về: chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự

an toàn xã hội,… đang tạo ra những tiền đề mới, đưa Việt nam bước sang thời kìphát triển mới - thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá Từ khi tiến hành công cuộcđổi mới đến nay thực tế Việt nam đã giành được những thành tựu đáng kể về kinh

tế, văn hoá, xã hội, về quản lí Nhà nước, về trình độ của mỗi cán bộ viên chức,…nhưng trước những xu thế thách thức của thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trongcác cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lí Nhà nước cần phải đượcđẩy mạnh hơn nữa

Bước sang thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá Ngành Kế hoạch và Đầu tưcủa cả nước đã phát triển vươn lên theo sự chuyển đổi của nền kinh tế nướcnhà.Tại Quảng Bình, Ngành Kế hoạch và Đầu tư cũng đã tiến hành đổi mới,nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu tồn tại và pháttriển.Thực tế cho thấy Ngành Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh Quảng Bình đã cóbước trưởng thành trong cơ chế mới, góp phần xứng đáng vào sự nghiệp xâydựng Quảng Bình giàu đẹp trong những năm vừa qua

Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm, tiến bộ và những việc đã làm được, bộmáy làm công tác Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh còn bộc lộ nhiều bất cập trướcnhững yêu cầu, nhiệm vụ mới Để hoàn thành được những yêu cầu, nhiệm vụmới đó cần phải sắp xếp tổ chức bộ máy một cách tinh thông, gọn nhẹ và một độingũ cán bộ đáp ứng được yêu cầu của thời kì mới Một đội ngũ cán bộ được đàotạo

đến nơi đến chốn để có đủ bản lĩnh, sức khoẻ, phẩm chất, năng lực và có tínhthích ứng cao đủ đáp ứng đòi hỏi của nền kinh tế hiện đại Chính đội ngũ cán bộ

đó là nhân tố quyết định sự thành công hay thất bại của mọi hoạt động, quyếtđịnh sự phát triển kinh tế xã hội Do vậy, việc hoàn thiện xây dựng tổ chức bộmáy nhằm nâng cao năng lực của đội ngũ làm công tác Kế hoạch và Đầu tư toàntỉnh được đặt ra là hết sức cấp bách.

Là một sinh viên ngành Quản trị văn phòng, sau một thời gian thực tập tạiphòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh QuảngBình, nhận thức được tầm quan trọng của văn phòng đối với hoạt động của các cơquan, đơn vị nói chung và của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình nói riêng,tôi mạnh dạn đi sâu vào tìm hiểu hoạt động công tác văn phòng với đề tài:

“Công tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của

Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình” Mục đích tìm hiểu của đề tài là làm

rõ tính khoa học, hợp lí của tổ chức văn phòng theo mô hình truyền thống ( gồm

3 chức năng cơ bản: tham mưu, tổng hợp, hậu cần) đang được áp dụng.Quá trìnhnghiên cứu đã kết hợp một số phương pháp như lịch sử,thống kê,so sánh…Những Phân tích gắn với thực tế từ đó nêu rõ yêu cầu đổi mới và gợi ý giải phápnâng cao hiệu quả công tác văn phòng của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh QuảngBình

Hiện nay do văn phòng phát triển rất đa dạng, phong phú nên có rất nhiềuquan niệm về văn phòng, tuy nhiên ta có thể hiểu theo 2 quan niệm sau:

- Theo nghĩa tĩnh thì văn phòng là toàn bộ các yếu tố vật chất hiện hữu haycác yếu tố phi vật chất phù hợp với yêu cầu hoạt động thông tin nhằm để thựchiện mục tiêu của đơn vị Đó là công việc của văn phòng bao gồm việc sắp xếpbàn ghế, trang trí, ánh sáng, màu sắc,… tất cả cần được quản lí một cách khoahọc

- Theo nghĩa động thì nó là toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầuvào đến đầu ra trong đơn vị nhằm thực hiện mục tiêu của đơn vị Hay nói cáchkhác, các hoạt động của cơ quan, đơn vị được thực hiện bằng văn bản giấy tờhoặc sẽ kết thúc bằng văn bản, do đó văn phòng trở thành một trung tâm thần

kinh hoặc não bộ cho một cơ quan, đơn vị Từ đó ta nên hiểu công tác quản trịvăn phòng không phải chỉ đơn thuần là xử lí công văn giấy tờ mà nên hiểu là xử

lí thông tin, nó còn là dịch vụ hỗ trợ tất cả các bộ phận hoạt động có hiệu quả

Sở Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh có chứcnăng làm đầu mối phối hợp giữa các Sở, Ban, ngành và các địa phương trong tỉnhnên công việc giấy tờ như vậy khá nhiều Từ khi cách mạng khoa học – côngnghệ tiến như vũ bão, giao lưu, hợp tác quốc tế được mở rộng, cuộc cách mạngthông tin bùng nổ thì công việc giấy tờ tại cơ quan nói chung và tại văn phòngnói riêng tăng lên nhanh chóng Để đảm bảo cho công việc giấy tờ được xử lí kịpthời thì lãnh đạo cơ quan cần quan tâm nhiều hơn tới các yếu tố như trang thiết

bị, nhân sự, môi trường hoạt động,…

2 Vai trò của công tác văn phòng:

Trong nền kinh tế thị trường, công tác văn phòng có vai trò đặc biệt quantrọng đối với một tổ chức nói chung, đơn vị kinh doanh nói riêng như Phó chủtịch hiệp hội quản trị Mỹ Steven L Shee nói: “ Đối với xí nghiệp kinh doanhngày nay, nếu không công nhận quản trị hành chính là một ngành chuyên môn

có tính chất chức năng thì điều đó coi như một thảm hoạ, chẳng khác gì việckhước từ một công nghệ mới” Vì vậy nếu văn phòng được tổ chức và bố trí mộtcách hợp lí, khoa học, hoạt động của văn phòng được diễn ra nhịp nhàng, nề nếp

sẽ mang lại những giá trị thiết thực có ý nghĩa to lớn đối với bất kì cơ quan, đơn

vị nào Với vị trí và vai trò của mình văn phòng sẽ là trợ thủ đắc lực nhất củađơn vị trong việc tham mưu, hoạch định, tổng hợp, kiểm tra giám sát và đôn đốcmọi hoạt động đảm bảo có hiệu quả

Trong bất kì một cơ quan, đơn vị nào, công tác văn phòng gắn liền với hoạtđộng của mỗi cơ quan, đơn vị đó Công tác văn phòng thực sự là một mắt xíchtrong guồng máy hoạt động quản lí của cơ quan, đơn vị, tạo nên sức mạnh kếthợp các yếu tố rời rạc thành một thể thống nhất và thúc đẩy các yếu tố đó vậnđộng Trước hết, công tác văn phòng liên kết những con người, vốn rất tản mạn

về nhu cầu và lợi ích, thành một tập thể gắn bó với nhau, phấn đấu cho nhữngmục tiêu chung của cơ quan, đơn vị.

II NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG :

1 Tổ chức bộ máy văn phòng:

Nói về việc nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn phòng thì đầu tiên

là nói về cách tổ chức bộ máy văn phòng Cách tổ chức bộ máy văn phòng rất

đa dạng, nhiều hình nhiều vẻ Hơn nữa, một số thói quen hình thành từ thờibao cấp chưa xoá bỏ được hết, làm che lấp cách nhìn khái quát đối với vănphòng Dù tổ chức bộ máy văn phòng xé lẻ ra nhiều bộ phận, hay tập trung lạitheo một số chức năng dịch vụ thì hệ thống đó vẫn tồn tại khách quan và đòihỏi có sự quản lí thống nhất

Việc tổ chức và xây dựng bộ máy văn phòng sao cho phù hợp với xu thếphát triển hiện nay là một điều cần thiết Phải đảm bảo tăng hiệu quả hoạt độngcủa bộ máy văn phòng, nhanh chóng đạt đến mục tiêu đã đề ra, muốn vậyngười lãnh đạo phải biết tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, ổn định, hợp lí,tạo được mối quan hệ công tác giữa các đơn vị, bộ phận trong văn phòng

cơ quan

2 Tổ chức phát triển nguồn nhân lực:

Toàn bộ lịch sử cũng như kinh nghiệm hàng ngày nhấn mạnh một điều

là chính con người chứ không phải là thiên nhiên cung cấp một nguồn lực nềntảng Nhân tố then chốt của toàn bộ sự phát triển kinh tế là kết quả của trí óccon người, song không phải tự nhiên mà con người có trí tuệ mà muốn có trítuệ phải kinh qua đào tạo, nhờ vào nền giáo dục Chính do nhận thức được tầmquan trọng có tính quyết định của nền giáo dục đào tạo mà hầu hết các quốcgia trên thế giới đều có chiến lược đào tạo và sử dụng con người để có đượclớp người phù hợp với chiến lược phát triển kinh tế – xã hội Như vậy mới cóthể làm cho nền kinh tế cất cánh và phát triển vững mạnh Tuy nền kinh tế

nước ta rất thấp, nhưng nhờ sự chú ý quan tâm đến sự nghiệp giáo dục và đàotạo của Đảng và Nhà nước cho nên trình độ dân trí của nước ta đã nâng caosánh vai với các cường quốc kinh tế trên thế giới Sự tác động vật chất của conngười vào hiện thực biến đổi của quá trình sản xuất xã hội và cải tạo thế giới

đã phát triển từ thấp đến cao trong các xã hội khác nhau chính là kết quả củaquá trình hoạt động thực tiễn của con người “Con người là kì diệu nhất”, “conngười là vốn quý nhất”, vốn bao trùm lên tất cả Trong mỗi cơ quan, đơn vịhay bất kì một tổ chức nào thì yếu tố có tính chất quyết định đó chính là conngười Sự thành bại của mỗi cơ quan, đơn vị có liên quan đến những vấn đề lợiích, nghệ thuật quản lí, sự nghiệp đào tạo và lao động sáng tạo Năng lực tiềmtàng trong mỗi con người là vô hạn Nhiệm vụ và tài năng của con người làlàm thế nào để khai thác và phát huy được tiềm năng con người trong hoạtđộng của cơ quan, đơn vị

Nước ta trong quá trình chuyển đổi cơ cấu kinh tế theo hướng côngnghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước mà Nghị quyết Trung ương 7 (khoá VII) đãchỉ rõ: “Phần thắng trong cuộc chiến “ai thắng ai” trên thị trường, suy cho đếncùng là do trí tuệ và năng lực sáng tạo của cả dân tộc biết học hỏi một cáchkhôn ngoan kinh nghiệm trí tuệ của nhân loại, tận dụng lợi thế của nước đi sau.Giải quyết có hiệu quả các vấn đề kinh tế xã hội, công nghệ, môi trường sinhthái” Nó đòi hỏi phải xây dựng đội ngũ cán bộ có cơ cấu đồng bộ, có chấtlượng bảo đảm chuyển tiếp thế hệ một cách vững vàng và có hiệu quả, cụ thể

là phải đào tạo bồi dưỡng một đội ngũ cán bộ có tài năng thực sự, có trí tuệthông minh, sắc sảo, khả năng nhìn nhận vấn đề nhanh nhạy, biết thu thậpthông tin và xử lí thông tin tốt, biết nhìn xa trông rộng, biết ứng phó kịp thờitrước mọi tình huống, nhất là tư duy kinh tế thị trường định hướng XHCN Do

đó, những yếu tố chiến lược bảo đảm cho sự phát triển của một cơ quan, đơn vịchính là trình độ trí tuệ và tri thức của mỗi nhân viên, công nghệ hiện đại vàđặc biệt là những quyết định chính xác, hợp lí và trình độ quản lí của người

lãnh đạo đang ngày càng chiếm giữ vị trí trung tâm của mọi quá trình phát triểnkinh tế xã hội.

Đối với cấp quản trị văn phòng hiện đại cần phải được đào tạo, bồidưỡng có hệ thống, có trình độ chuyên môn, có tính sáng tạo, luôn năng động

để có khả năng gánh vác, điều hành công việc một cách dễ dàng Mức độ amhiểu và vận dụng của cấp quản trị văn phòng đối với ba loại kĩ năng: kĩ năngnghiệp vụ – kĩ thuật, kĩ năng giao tiếp – ứng xử, kĩ năng khái niệm chiến lượcphải đủ sâu sắc, sáng tạo để tổ chức xử lí thông tin đạt cả năm yêu cầu: đầy đủ,chính xác, nhanh chóng, kịp thời, chất lượng Sự am hiểu và vận dụng cả baloại kĩ năng đó càng sâu sắc, sáng tạo thì quản trị văn phòng càng triển khai tốtcông việc điều hành văn phòng Để làm được điều đó đòi hỏi cấp quản trị vănphòng phải thể hiện sự chính chắn, sự thăng bằng và lòng tự tin trong côngviệc; phải tiếp nhận nghiêm túc các chỉ trích, phê bình và gợi ý của cả cấp trên

và cấp dưới, không được có thái độ đối với cấp dưới khi họ có ý kiến; phảinhận diện được các nhân tố quan trọng của một tình huống cá biệt, có thái độphân tích khách quan; phải xác định chính xác các ưu tiên; hoàn thành côngviệc thông qua sự phối hợp với đồng sự , với người khác; quyết làm công việctới cùng một cách tự tin, không sợ va vấp; ngoài ra, cấp quản trị văn phòng cònphải có tính dám làm, dám chịu trách nhiệm; khi làm thì phải làm nhiều côngviệc hơn mức quy định Do đó cấp quản trị văn phòng phải là người chăm chỉ,nhiệt tình với công việc, là người có óc khôi hài, hoà đồng với ý tưởng củanhân viên, phải kiểm soát được mọi cảm xúc, bởi vì văn phòng được ví như

“làm dâu trăm họ”, phải chịu đủ mọi sự chỉ trích, chê bai Ngoài ra, cấp quảntrị văn phòng còn phải biết tìm tòi, học hỏi những cái mới để đổi mới phươngpháp làm việc cũng như để đáp ứng nhu cầu công việc ngày một nhiều hơn.Như vậy, để điều hành tốt công tác quản trị văn phòng đòi hỏi cấp quản trị vănphòng thực sự là một nhà quản lí giỏi Có nghĩa là cấp quản trị phải biết tạođoàn kết, gắn bó giữa các nhân viên với nhau trong văn phòng, cơ quan, đơn

vị, xây dựng được mối quan hệ tốt giữa các nhân viên, có cùng mục tiêu chung

và cùng giúp nhau phấn đấu cho mục tiêu đó, phấn đấu vì quyền lợi chung củamỗi nhân viên và của cơ quan, đơn vị Ngày nay, trong bất kì một cơ quan, đơn

vị nào, nếu nhân viên trong cơ quan năng động, có trách nhiệm, luôn chủ động,linh hoạt, sáng tạo, nhiệt tình trong công việc, đủ sức vượt qua các thử thách,đổi thay thì càng thúc đẩy sự gắn bó và sẽ làm cho cơ quan đơn vị đó mãi tồntại và phát triển hơn Tuy vậy, cũng có khi các thành viên cố kết với nhau,thông cảm với nhau, bao che cho nhau, nặng về lợi ích cục bộ của nhóm hơn làcủa cả cơ quan Cho nên, chỉ một mình sự gắn bó chưa đủ làm nên một tập thểmạnh Do đó, khi các nhân viên có tinh thần gắn bó, kỉ cương thì bao giờ cũng

có nhiều ý nghĩ sáng tạo hơn từng cá nhân Nhờ sự gắn bó, năng lực sáng tạođược phát huy Họ tìm ra các giải pháp hay nhất cho các vấn đề nảy sinh Điều

đó cũng giúp cho cấp quản trị văn phòng nói riêng cũng như lãnh đạo cơ quannói chung giảm được các công việc sự vụ mà dành thời gian tập trung vào cáccông việc quan trọng khác

Trong xu hướng phát triển mới, để nâng cao chất lượng công tác, hiệuquả của công tác tổ chức văn phòng cần có đội ngũ làm công tác văn phòngnăng nổ, có phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn Một điều không kémphần quan trọng là việc xếp đặt họ ở đúngvị trí mà trình độ, năng lực phản ánh.Như vậy văn phòng mới thực sự phát huy được tính chất và mục đích hoạtđộng của mình

3 Trang thiết bị văn phòng:

Ngày nay, với sự phát triển như vũ bão về kinh tế xã hội cũng như vềcông nghệ thông tin của các nước trên thế giới, các máy móc hiện đại, tiên tiếnđược phát minh để phục vụ cho đời sống cũng như trong công việc của conngười ngày một nhiều hơn Điều đó cũng làm giảm bớt một phần sức lực, tiếtkiệm thời gian cho con người mà hiệu quả hoạt động vẫn cao

Trong hoạt động văn phòng, các máy móc hiện đại đang được sử dụngngày một nhiều hơn, giúp cho nhân viên văn phòng thực hiện công việc được

dễ dàng, nhanh chóng, đáp ứng được mọi yêu cầu của lãnh đạo Do hầu hết cáccông việc trong văn phòng đều có sự hỗ trợ của máy vi tính và các trang thiết

bị hiện đại khác, nên cách tổ chức, sắp xếp công việc cũng như việc mua sắmcác trang thiết bị trong văn phòng đang có nhiều thay đổi quan trọng Ngoài

ra, để giúp cho hoạt động của văn phòng được tốt hơn còn có các thiết bị phụtrợ như: máy in, máy photocopy, máy fax, điện thoại Với một hệ thống cáctrang thiết bị hiện đại như vậy nó sẽ làm cho hiệu quả công việc văn phòngtăng lên, nhân viên văn phòng làm việc sẽ cảm thấy có hứng thú, hưng phấn,năng động, linh hoạt hơn trong công việc

4 Bố trí chỗ làm việc:

Bố trí chỗ làm việc là nhiệm vụ tổ chức công việc có quan hệ nhiều nhấtđến hiệu quả của văn phòng Khi bố trí chỗ làm việc, cần cân nhắc đầy đủ cácyêu cầu sau:

- Các chỗ làm việc dành cho mấy tổ dịch vụ, bao nhiêu người, yêu cầu rasao

- Cách bố trí và lắp đặt các trang thiết bị văn phòng kể từ ổ cắm điện đến bànđặt máy vi tính, bàn làm việc

- Khu vực lưu trữ hồ sơ tài liệu, báo chí

- Các quan hệ làm việc, luồng thông tin

- Đặc điểm kiến trúc khu vực làm việc

- Các dịch vụ liên quan

Vì tuỳ thuộc nhiều cưỡng chế nên rất khó sắp xếp chỗ làm việc tuân theomột cách lí tưởng các quy định kĩ thuật – nghiệp vụ Do đó cấp quản trị vănphòng phải có sự chọn lựa cách bố trí chỗn làm việc sao cho tận dụng tối ưumặt bằng chỗ làm việc, phải giảm tối đa tiêu phí thời gian do phải di chuyển, đi

lại, nhất là từ lầu này sang lầu khác Sự di chuyển phải thuận tiện, thoải mái;phải tạo cho các nhân viên dễ có tầm quan sát bao quát công việc, gần gũi vớinhau; tạo được sự cơ động và mềm dẻo khi sử dụng các nguồn lực dành chovăn phòng; tạo tâm lí tích cực ở các nhóm có quan hệ công việc gắn bó chặtchẽ với nhau và điều quan trọng là phải biết quản lí để chi phí lắp đặt và điềuchỉnh ở mức thấp nhất.

Hơn nữa, cũng cần nhấn mạnh cách sắp xếp thuận lợi nhất cho việc thu thập thông tin và xử lí thông tin Cân nhắc chu trình thu thập và xử lí thông tinsao cho ăn khớp giữa các khâu, các bước, các giai đoạn; mỗi khâu cần baonhiêu thời gian để hoàn thành và chuyển qua khâu khác, cho đến khâu cuốicùng giao nộp lãnh đạo văn phòng sử dụng Đảm bảo các chỗ lưu giữ hồ sơ, tàiliệu tại mỗi khâu; không để tắc nghẽn, ùn đống tài liệu qua một số khâu củaquá trình xử lí Đảm bảo quan hệ cân đối giữa nhu cầu xử lí thông tin với trangthiết bị và nhân lực cần thiết Cân nhắc chi tiết chỗ mở các cửa chính, các cửa

sổ, các góc nhà, các cây cột, chỗ đặt các đèn chiếu sáng Khoa học chứng minhđược rằng việc sắp xếp phòng làm việc, bàn ghế một cách khoa học và thẩm mĩ

sẽ làm cho tinh thần nhân viên phấn chấn, thư giãn, bớt căn thẳng và nhất lànăng suất lao động cao Ngoài ra, nó còn giúp ta giảm bớt khả năng làm thấtlạc giấy tờ, gây trì trệ và gián đoạn công việc Việc sắp xếp phòng làm việccho từng bộ phận chuyên môn không khoa học sẽ gây ra hậu quả là mất rấtnhiều công sức và thời gian di chuyển khi chuyển giao tài liệu hay trao đổicông việc và như thế sẽ rất phí phạm

Bao giờ cũng cần dành chỗ cho những sáng kiến bất ngờ làm thay đổicách bố trí chỗ làm việc nhằm đạt hiệu quả cao nhất Phải tính đến chỗ làmviệc yên tĩnh cho một số vị trí công việc căng thẳng, lại phải tính đến các hoạtđộng vui chơi giải trí lành mạnh, các hoạt động thể dục thể thao cho một sốnhân viên vừa kết thúc một công việc mệt nhọc, căng thẳng đầu óc

Ngày nay, đối với các nước trên thế giới thì kiểu bố trí văn phòng theolối cổ điển, tách thành nhiều phòng, có tường xây ngăn cách, cửa ra vào có thểđóng kín và khoá lại, kiểu ấy đang biến mất nhanh chóng mà thay vào đó, từ

20 năm trở lại đây là sự phát triển ào ạt kiểu bố trí văn phòng theo mặt bằng

mở Ở nước ta trong vài năm gần đây thì kiểu bố trí văn phòng mặt bằng mởcũng đang nhiều lên Nhiều cao ốc được xây dựng để cho thuê làm văn phòng

đã thiết kế các văn phòng lớn, cỡ 60 – 80 m2, có đủ chỗ cho cỡ 20 người làmviệc Chỗ đặt văn phòng là một phòng lớn, được ngăn thành nhiều chỗ làmviệc bởi các vách băng nhôm, bằng vật liệu nhẹ cách âm, gắn vào các khung ôvuông, cao cỡ 2 mét; các vách ngăn có khi được làm bằng kính hay vật liệutrong suốt, có mối lắp ghép Một số nơi còn tận dụng các tủ, các kệ làm váchngăn; không có ngăn riêng hẳn phòng này với phòng kia, có nhiều lối qua lạithuận tiện giữa các ngăn phòng với nhau Việc bố trí văn phòng theo kiểu mặt

bằng mở này có rất nhiều ưu điểm như sau:

- Tận dụng mặt bằng: Với mặt bằng mở, người lao động không phải thích nghivới không gian trong phòng có tường ngăn mà trái lại, vách ngăn được điềuchỉnh cho thích hợp với người lao động nhằm tạo môi trường làm việctốt nhất

- Năng suất: Do bố trí các nhóm lao động có nhiều liên hệ công việc ở sát cạnhnhau, các ngăn phòng không có cánh cửa cản trở lối đi, nên quan hệ làm việc

và luồng thông tin thuận tiện hơn, nhanh hơn

- Tính cơ động: Do không có tường chắn nên dễ bố trí lại các vách ngăn khicần thiết, vừa nhanh, phí tổn bố trí lại ít, vừa giảm thời gian gián đoạn côngviệc đến mức tối thiểu

- Bảo trì: Khi điều chỉnh các bố trí, khỏi cần mắc lại các bóng đèn, quạt gió,máy điều hoà nhiệt độ Cả việc lau chùi, quét dọn các phòng, các vách ngăncũng ít tổn phí, ít công sức hơn

- Vốn đầu tư: Tuy vách tường xây tốn hơn, nhưng 15 năm mới cần bỏ tiền ra tusửa Còn các pa-nel vách ngăn chỉ dùng được trong 5 năm mới làm lại, nhưng

đó cũng là dịp trang trí lại văn phòng với mẫu mã mới hơn

- Tính tập thể: Tạo ra không khí gần gũi nhau trong tập thể văn phòng hơn kiểu

cũ, nhân viên các phòng gắn bó với nhau hơn, luồng thông tin không chínhthức rôm rả, vui vẻ hơn

Tuy nhiên, văn phòng mặt bằng mở cũng có một số nhược điểm Khingười này qua chỗ người kia quan hệ công việc thì dễ làm các đồng nghiệp gần

đó bị ảnh hưởng, độ tập trung cho công việc mình làm giảm đi, nhất là khi cókhách tới liên hệ công việc Mặt bằng mở cũng cản trở công việc của một sốnhóm khi họ cần bàn bạc kín đáo riêng với nhau hoặc khi văn phòng tổ chứcphỏng vấn tuyển dụng Trong trường hợp đó nên nâng vách ngăn lên tới chạmtrần nhà ở một vài phòng nhất định Phòng làm việc của thủ trưởng cấp cao cókhi cũng được gắn với văn phòng mặt bằng mở bằng cách sử dụng các váchchắn bằng kính trong che chắn tận trần nhà, nhưng kiểu che chắn như vậy chỉnên ở mức tối thiểu để khỏi làm hại tới các lợi thế của mặt bằng mở

5 Công nghệ thông tin:

Thông tin và tri thức luôn hiện hữu trong mọi hoạt động sản xuất và hoạtđộng kinh tế, ngay từ giai đoạn đầu của nền văn minh nông nghiệp Nhưngphải chờ đến khi nền sản xuất công nghiệp và kinh tế hàng hoá phát triển cao

từ giữa thế kỉ XX đến nay, nhiều nhu cầu về thông tin và xử lí thông tin mớinảy sinh nhanh chóng và đòi hỏi được đáp ứng kịp thời

Trong một cơ quan, đơn vị sự nghiệp, văn phòng là đầu mối tiếp nhận

và xử lí thông tin để giúp lãnh đạo chỉ đạo, điều hành công việc Mà côngnghệ thông tin với những thành tựu kì diệu của công nghệ tin học, máy tính vàcông nghệ truyền thông đã làm cho các hoạt động của công tác văn phòng thayđổi về cơ bản Do đó sự thành công hay thất bại của một cơ quan, đơn vị ngày

càng tuỳ thuộc rất lớn vào khả năng chiếm lĩnh được lợi thế thông tin của vănphòng Đúng như V.I.Lê-Nin đã khẳng định: “Không có thông tin thì không cóthắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào, cả khoa học, kĩ thuật và sản xuất” Hiệnnay, hầu hết các công việc trong văn phòng đều có sự trợ giúp của công nghệthông tin như máy vi tính, máy in, … Để nhanh chóng xử lí các thông tin đầuvào, đầu ra người ta thường nối các máy tính thành mạng để tiện liên hệ, làmviệc với nhau Để xử lí luồng thông tin đầu vào người ta nối mạng trong nội bộ( LAN-Local area network) và để xử lí luồng thông tin đầu ra người ta nối vớimạng rộng, bên ngoài (WAN – Wide area network) Tất cả các loại công văn,giấy tờ, thông tin,… phần lớn được xử lí và truyền trên mạng Sau khi nốimạng, mỗi máy đều có khoá với mật khẩu để bảo vệ thông tin ở máy của mình.

Với các ứng dụng của công nghệ thông tin vào công tác văn phòng làmcho các hoạt động trong văn phòng được khoa học và công nghệ hoá Tất cảcác công việc của văn phòng từ công tác văn thư, lưu trữ, xử lí thông tin, chứcnăng tham mưu, điều hành tổng hợp và quản trị hậu cần đều được hệ thốngmáy vi tính hỗ trợ, xử lí Các hoạt động trên đều được thực hiện theo nhữngquy trình công nghệ cần thiết Vì vậy nếu các cán bộ, nhân viên trong vănphòng có đủ trình độ để xử lí thì chắc chắn văn phòng hiện đại sẽ đóng gópngày càng đắc lực cho cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện chức năng,nhiệm vụ của mình

Công nghệ thông tin đang làm cho công nghệ văn phòng biến đổi Cuộccách mạng khoa học và công nghệ, với nền kinh tế tri thức sẽ phát huy hơn nữanăng lực sáng tạo của mỗi con người Bởi vậy, những người quản trị vănphòng thông minh, sáng tạo, giàu lòng vị tha và tính nhân văn, với nghiệp vụchuyên môn và ngoại ngữ giỏi, sử dụng tốt máy tính sẽ là nguồn nhân lực quantrọng trong văn phòng hiện đại, góp phần đưa cơ quan, đơn vị ngày càng pháttriển

6 Môi trường làm việc:

Trong mối cơ quan, đơn vị để cho hoạt động ngày càng có hiệu quả thìkhông thể không chú ý tới môi trường làm việc Nó có tác động rất lớn đếnmỗi nhân viên trong cơ quan, đơn vị Trong một ngày làm việc, khi nhân viêncảm thấy hứng thú trong công việc thì năng suất lao động sẽ cao hơn Nếunhân viên làm việc trong một khung cảnh thuận tiện, mát mẻ, hoà thuận vớiđồng nghiệp, cấp trên tin cậy,… thì họ sẽ cảm thấy dễ chịu và làm việc hănghái thêm Còn nếu như khi bị nóng nực, ồn ào, chói mắt, sẽ làm con ngườikhó chịu không muốn làm việc Do đó, trong hoạt động văn phòng người lãnhđạo cần phải biết tạo những điều kiện lao động để tăng năng suất, hào hứng và

an toàn, cũng như giữ gìn khả năng công tác lâu dài

- Không khí: Không khí và nhiệt độ trong phòng làm việc rất quan trọng, nó

có ảnh hưởng đến sức khoẻ của con người Đối với văn phòng theo lối cổ điểnthì một phòng có thể có từ 2 - 3 người (có khi từ 5 - 6 người), không khí trongphòng có thể không thông thoáng bằng văn phòng mặt bằng mở nhưng nó vẫnđảm bảo không khí trong sạch cho mọi người làm việc trong phòng Khi làmviệc ở nhiệt độ cao hay thấp thì cơ thể con người đều bị mất năng lượng choviệc giữ nhiệt độ cơ thể được bình thường hay để chống lạnh Điều đó làm chonhân viên cảm thấy uể oải, khả năng tập trung sự chú ý vào công việc bị giảmnhanh và hậu quả là các động tác thực hiện công việc sẽ chậm lại, năng suấtlao động sẽ giảm xuống Do đó, tuỳ thuộc vào nhiệt độ trong phòng mà chúng

ta sử dụng các thiết bị bảo hộ khác nhau như hệ thống thông gió, máy điều hoàkhông khí, hay dùng các màu sắc tương ứng cho các bức tường

- Ánh sáng laf lao động có hiệu quả, cấp quản trị cần phải coi trọng yếu tố ánhsáng vì ánh sáng có ảnh hưởng đến năng suất lao động Ánh sáng xuất hiện từ

2 nguồn:

+ Ánh sáng tự nhiên: là ánh sáng của mặt trời Ánh sáng tự nhiên có tácđộng rất lớn tới quá trình phát triển về thể chất của con người Do đó, các

phòng làm việc cần được thiết kế có nhiều cửa sổ để có thể có được không khítrong lành, thoáng đãng và ánh sáng được tiếp nhận dễ dàng hơn.

+ Ánh sáng nhân tạo: là do những bóng đèn điện, ngoài các đèn chiếusáng chung có thể gắn thêm đèn ở chỗ làm việc Để cho ánh sáng nhân tạođược tiếp nhận tốt hơn thì tường phòng nên sơn màu càng sáng sẽ làm cho hệ

số phản chiếu ánh sáng càng tăng

Tóm lại, ánh sáng có ảnh hưởng đến năng suất lao động và chất lượngcông việc Do đó, đòi hỏi cấp quản trị cần phải biết để ánh sáng trong phòngđầy đủ, có độ sáng đồng đều, không được để ánh sáng chói quá mà cũng khôngđược mờ nhạt quá, không để chùm tia sáng rọi thẳng vào mặt hay để ánh sánggần quá nếu không sẽ làm rối loạn thị giác và làm tăng sự mệt mỏi, dẫn đếnviệc con người làm việc kém hiệu quả

- Màu sắc: Màu sắc có tác dụng tâm lí tới người lao động văn phòng và cả vớikhách đến cơ quan Sử dụng màu sắc thích hợp không những cải thiện, nângcao vẻ bề ngoài của cơ quan mà còn nâng cao năng suất lao động, giảm bớtmệt mỏi và nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên Tuỳ theo từng nơi, từngvùng mà ta có thể sử dụng màu cho thích hợp Giả sử ở vùng nắng ấm nêndùng màu xanh nhạt, xanh da trời; ở các vùng giá lạnh nên dùng loại màuvàng, hồng hoặc nâu nhạt Nếu một văn phòng có màu tối sẽ làm cho tinh thầnlàm việc của nhân viên chán nản, trong khi một văn phòng có màu sắc quásáng có thể kích thích nhân viên quá độ Ngoài ra, màu sắc còn ảnh hưởng đếntình cảm, cảm xúc, gây ra chán nản hay kích thích làm việc, làm cho các hoạtđộng tinh thần phấn chấn hay trì trệ Nó không chỉ tạo nên hình dáng tổng thểbên ngoài của một cơ quan, vẻ đẹp trong từng căn phòng mà với những màusắc thích hợp sẽ tạo ra được một tinh thần thoải mái, trạng thái hưng phấntrong công việc cho mỗi nhân viên Hơn nữa, đối với khách đến liên hệ côngtác, làm việc hay tham quan cơ quan thì việc để lại ấn tượng hài lòng hay khóchịu một phần tuỳ thuộc vào màu sắc

- Âm thanh: Tiếng động là một nhân tố môi trường có nhiều ảnh hưởng tớihiệu quả hoạt động của văn phòng Tiếng động không chỉ ảnh hưởng đến côngviệc mà còn ảnh hưởng đến thần kinh của con người Khung cảnh quá ồn ào sẽlàm cho con người bị lãng trí và nếu tiếng động cứ liên tục và lớn có thể gâynên tình trạng rối loạn thần kinh Tiếng ồn thường xảy ra như: nói chuyện, nóiđiện thoại lớn tiếng quá, tiếng chuông điện thoại, cánh cửa khi khép lại gâytiếng động lớn, tiếng xô đẩy ghế hay người đi lại trong phòng nhiều quá,…Khi tiếng ồn gây mệt mỏi, tạo tâm lí căng thẳng, khó tập trung cho công việcthì phải có ngay biện pháp điều chỉnh Chẳng hạn như dùng một số trang thiết

bị để giảm tiếng ồn, tránh dùng nhiều các vật dụng bằng kim loại, gỗ cứng, mặtkính vì chúng phản hồi mạnh các sóng âm

7 Xây dựng mối quan hệ giao tiếp – ứng xử trong cơ quan, đơn vị:

Các Mác đã khẳng định: “Về bản chất con người là sự tổng hoà các mốiquan hệ xã hội” Thật vậy, trong xã hội loài người không có ai là không có mốiquan hệ giao tiếp với nhau Giao tiếp là một nhu cầu không thể thiếu đượctrong đời sống hàng ngày giữa con người trong xã hội Trong bất kì một cơquan, đơn vị nào, nếu tập thể nhân viên của cơ quan, đơn vị đó có mối quan hệtốt, đối xử thân tình với nhau thì công việc sẽ được thực hiện dễ dàng hơn Antâm làm việc là một nhân tố hàng đầu trong thái độ lao động Thiếu an tâm làmviệc sẽ làm giảm hiệu quả lao động, giảm sự gắn bó với cơ quan, với tập thểnhân viên trong cơ quan, đơn vị Trong quá trình giao tiếp con người có tácđộng lẫn nhau và chịu ảnh hưởng của nhau về mặt tâm lí, ý thức Vì vậy giaotiếp mang tính xã hội và nó tham gia hình thành nhân cách của con người (qualời nói, cử chỉ và thái độ có thể đánh giá được tình cảm và tâm lí con người).Một tập thể được xây dựng tốt về sự cảm nhận nhân cách họ đối xử thân ái vớinhau, không phải hời hợt bên ngoài mà là thấu hiểu nhau, trước hết do hiểunhau về mặt giá trị nhân cách Để làm được điều đó thì mỗi nhân viên, mỗi conngười phải có sự lôi cuốn lẫn nhau Có nghĩa là khi gặp nhau có dáng vẻ gây

ấn tượng ban đầu, tiếp theo đó là dễ tiếp xúc, dễ chan hoà, dễ cảm nhận nhân

cách của nhau, tìm được sự giống nhau về thái độ làm việc,…Ngoài ra, để chomối quan hệ trong tập thể nhân viên được tốt hơn thì phải xây dựng thái độ cởi

mở thích hợp, ủng hộ nhau, yểm trợ nhau, tạo quan hệ bình đẳng trong laođộng và xử sự, không tỏ ra hơn người, kẻ cả; phải quan tâm đến nhu cầu tìnhcảm của người khác; phải biết tôn trọng người khác; phải luôn tôn trọng lờihứa; năng động, khẩn trương, trung thực chứ không thủ đoạn, giả dối, biếtđồng cảm với nhau; giảm bớt mức độ đối phó nhau

PHẦN II

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở

SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH VÀ MỘT VÀI

chế chính sách về quản lí kinh tế, quản lí đầu tư, xây dựng và triển khai các chủtrương chính sách của Đảng và Nhà nước trên địa bàn.

Trong giai đoạn đổi mới, Ngành Kế hoạch và Đầu tư đã thay đổi phươngpháp kế hoạch hoá nhằm thích nghi với cơ chế quản lí kinh tế thị trường có sựquản lí của Nhà nước theo định hướng XHCN Ngành Kế hoạch và Đầu tư đã

có đóng góp quan trọng trong quá trình chuyển đổi nền kinh tế, đổi mới nộidung và phương pháp quản lí kinh tế, thay thế kế hoạch pháp lệnh bằng kếhoạch định hướng, đảm bảo tính tự chủ trong sản xuất kinh doanh của cácdoanh nghiệp, của các thành phần kinh tế, khơi dậy mọi tiềm năng để các doanhnghiệp, các thành phần kinh tế phát triển Đã huy động tối đa nội lực bên trong,thu hút mạnh mẽ các nguồn đầu tư và sự hợp tác quốc tế, tạo ra thế và lực mới

để tăng nhanh tốc độ tăng trưởng kinh tế của tỉnh Quảng Bình Trong tiến trìnhđổi mới, Ngành Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh đã phát huy tính năng động, sángtạo, vừa tích cực tiếp thu các chủ trương chính sách mới để áp dụng sát hợp vớiđịa phương, vừa chủ động nghiên cứu đổi mới phương pháp quản lí, đi sâu vàonghiên cứu cơ chế thị trường, tham mưu có hiệu quả cho cấp ủy, Chính quyềncác cấp trong việc điều hành phát triển nền kinh tế xã hội, đặc biệt là xây dựngchiến lược phát triển, chuyển dịch cơ cấu kinh tế, vận dụng cơ chế chính sáchchung vào đặc điểm của tỉnh Quảng Bình Bước đầu đổi mới công tác kế hoạchhoá đã tạo được sự gắn kết chặt chẽ giữa các ngành, huyện, thị và cơ sở, đảmbảo các nội dung, tiến trình theo sự chỉ đạo chuyên môn của Bộ và sự chỉ đạocủa Tỉnh ủy, UBND tỉnh Nhờ đó đội ngũ cán bộ của ngành không ngừng lớnmạnh về mọi mặt: cả số lượng và chất lượng, từng bước hội nhập với cơ chếmới Trình độ tác nghiệp ngày càng được nâng cao, cơ chế hành chính từngbước được cải tiến, các kiến thức như tin học, ngoại ngữ, … từng bước đượcphổ cập trong cán bộ công nhân viên, tạo tiền đề xây dựng hệ thống kếhoạch đầu tư toàn tỉnh ngày càng vững mạnh và toàn diện

Tuy nhiên so với yêu cầu đổi mới, công tác kế hoạch hoá từ tỉnh xuốnghuyện vẫn đang trong quá trình định hình từng bước và còn bộc lộ những yếu

Phòng Kếhoạch các

II THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH.

Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định 852/CP ngày 28 tháng 12 năm

1995 về thành lập Sở kế hoạch và Đầu tư, trên cơ sở sát nhập bộ máy Uỷ ban kếhoạch và tổ chức làm công tác hợp tác đầu tư ở tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ương

Sơ đồ mối quan hệ trong ngành kế hoạch từ Trung ương đến huyện:

1 Chức năng, nhiệm vụ của Sở Kế hoạch và Đầu tư:

- Căn cứ vào Thông tư liên Bộ số 01 BKH-TCCB-TTLB ngày 02 tháng

01 năm 1996 của Bộ Kế hoạch & Đầu tư và Ban tổ chức cán bộ Chính phủ

hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan Kế hoạch vàĐầu tư trực thuộc UBND tỉnh.

- Căn cứ vào Quyết định số 1184 QĐ/UB ngày 21 tháng 9 năm 1997 củaUBND tỉnh về quy định chức năng, nhiệm vụ và bộ máy của Sở Kế hoạch vàĐầu tư

Trên cơ sở đó Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình có chức năng vànhiệm vụ sau đây:

1.1 Chức năng:

Sở Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh có chứcnăng tham mưu tổng hợp giúp UBND tỉnh về quy hoạch, kế hoạch phát triểnkinh tế - xã hội của tỉnh, đề ra các chủ trương biện pháp quản lí đầu tư trực tiếp

từ nước ngoài tại địa phương Làm đầu mối phối hợp giữa các Sở, Ban, ngành

và các địa phương trong tỉnh Tham mưu cho UBND Tỉnh điều hành thực hiệncác mục tiêu kế hoạch kinh tế - xã hội, các cân đối chủ yếu của tỉnh, chịu sự chỉđạo về nghiệp vụ chuyên môn của Bộ Kế hoạch và Đầu tư

1.2- Nhiệm vụ:

Trên cơ sở chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của cả nước, quy hoạchtổng thể phát triển kinh tế - xã hội của vùng, lãnh thổ của Chính phủ và các Bộ,ngành Trung ương, Sở Kế hoạch và Đầu tư phối hợp với các ban, ngành, địaphương tổ chức nghiên cứu xây dựng quy hoạch, các kế hoạch trung hạn, ngắnhạn, lựa chọn các chương trình, dự án ưu tiên, các danh mục về phát triển kinh

tế - xã hội, các cân đối chủ yếu: tài chính, ngân sách, vốn đầu tư xây dựng, cácnguồn vốn viện trợ và hợp tác đầu tư nước ngoài … trình UBND tỉnh quyếtđịnh, lựa chọn các đối tác trong nước, ngoài nước kí kết các hợp đồng liêndoanh, liên kết kinh tế, xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu của tỉnh một cáchthiết thực và có hiệu quả

Phối hợp với Sở Tài chính Vật giá xây dựng dự toán ngân sách tỉnh theoquy định của pháp luật trình UBND tỉnh phê duyệt Theo dõi nắm tình hình

hoạt động của các đơn vị kinh tế, các chương trình, dự án quốc gia trên địa bàntỉnh để gắn với kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội chung của địa phương.

Hướng dẫn các Sở, ban, ngành cấp tỉnh và các huyện, thị xã xây dựng quyhoạch, kế hoạch, các chương trình, dự án kinh tế - xã hội phù hợp với quyhoạch phát triển chung của toàn tỉnh, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện quyhoạch, kế hoạch, chương trình, dự án đề ra Tham mưu cho UBND tỉnh về chủtrương, biện pháp nhằm thực hiện thắng lợi nhiệm vụ mục tiêu kinh tế - xã hộicủa tỉnh Trực tiếp điều hành thực hiện kế hoạch đối với các lĩnh vực theo sựphân công của UBND tỉnh

Phổ biến, hướng dẫn thực hiện pháp luật Nhà nước về hoạt động đầu tưtrong nước, hoạt động đầu tư trực tiếp của nước ngoài trên địa bàn tỉnh, làm đầumối tiếp nhận hồ sơ dự án của chủ đầu tư trong nước và ngoài nước muốn đầu

tư trên địa bàn tỉnh, quản lí việc sử dụng các nguồn vốn FDI, ODA, NGO vàcác nguồn vốn tài trợ khác theo quyết định của UBND tỉnh

Theo sự phân công của UBND tỉnh làm nhiệm vụ thường trực hoặc chủtịch hội đồng tư vấn về xét duyệt các định mức kinh tế kĩ thuật, thẩm định các

dự án đầu tư trong nước và ngoài nước đầu tư tại tỉnh, thẩm định kế hoạch xétthầu và thành lập doanh nghiệp Kiểm tra, đôn đốc việc xây dựng và thực hiệncác dự án; thẩm định dự toán kinh phí các công trình chuẩn bị đầu tư, quyhoạch tổng thể và quy hoạch chi tiết trên địa bàn tỉnh Làm đầu mối điều phốicác chương trình dự án quốc gia trên địa bàn tỉnh

Quản lí và cấp giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh cho các loại hìnhdoanh nghiệp theo quy định hiện hành, kiểm tra hoạt động của các doanhnghiệp theo quy định của pháp luật Xem xét trình UBND tỉnh cấp giấy phéphoạt động kinh doanh, giấy phép ưu đãi đầu tư theo luật khuyến khích và đầu tưtrong nước

Cùng với các ban, ngành liên quan tham gia nghiên cứu, xây dựng các cơchế chính sách về quản lí kinh tế - xã hội của toàn quốc; Kiến nghị, đề xuất với

UBND tỉnh xây dựng và vận dụng các cơ chế chính sách phù hợp với đặc điểm,điều kiện cụ thể của địa phương theo quy định của pháp luật.

Hàng quý, 6 tháng, hàng năm chủ trì soạn thảo báo cáo tổng hợp về tìnhhình thực hiện kế hoạch kinh tế - xã hội của địa phương, kiến nghị những giảipháp để thực hiện nhiệm vụ kế hoạch của kì tiếp theo, trình UBND tỉnh báo cáohoạt động của các xí nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định

Chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ kế hoạch hoá đối với phòng Kế hoạch

và Đầu tư các Sở, ban, ngành cấp tỉnh và các huyện, thị xã, kiến nghị việc đàotạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác Kế hoạch và Đầu tưcủa tỉnh

Tiếp nhận và giải quyết theo thẩm quyền các khiếu nại, tố cáo của các tổchức và công dân liên quan đến hoạt động của Sở Kế hoạch và Đầu tư, liênquan đến công chức, viên chức của Sở Thực hiện chế độ bảo mật theo quy địnhhiện hành

Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND tỉnh giao

2 Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế:

2.1 Về tổ chức bộ máy:

Hiện nay bộ máy của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình gồm:

- Ban giám đốc: gồm 1 Giám đốc

+ Phòng Kinh tế đối ngoại: 4 người

+ Phòng Đăng kí kinh doanh: 2 người

2.2 Về biên chế và chất lượng cán bộ hiện nay:

Bộ máy của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình hiện có 33 người:Trong đó: - Biên chế thực hiện: 27 người

- Hợp đồng dài hạn: 2 người

- Hợp đồng ngắn hạn: 4 người

Giám đốc Sở là người lãnh đạo, chỉ đạo điều hành trực tiếp mọi công việccủa cơ quan, chịu trách nhiệm cao nhất về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạncủa mình trước cơ quan Nhà nước cấp trên, chỉ đạo thực hiện mối quan hệ côngtác giữa Sở và các cơ quan Nhà nước theo trách nhiệm và thẩm quyền

Các Phó giám đốc Sở thực hiện những nhiệm vụ do Giám đốc phân công,trực tiếp theo dõi, chỉ đạo, điều hành, thay mặt Giám đốc giải quyết những côngviệc được giao và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những công việc đãđược phân công và giải quyết của mình

Trưởng phòng: chịu trách nhiệm quản lí các cán bộ nhân viên trong phòng

về chuyên môn nghiệp vụ và quản lí hành chính, có trách nhiệm tổ chức thựchiện nhiệm vụ chuyên môn của phòng đã được phân công, tổ chức nghiên cứu

hệ thống các văn bản, chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, của tỉnh đểthực hiện vận dụng tốt vào nghiệp vụ chuyên môn của phòng

Phó phòng: là người giúp việc cho Trưởng phòng, thay mặt Trưởng phònggiải quyết các công việc lúc Trưởng phòng đi vắng và chịu trách nhiệm quản lí,theo dõi một số lĩnh vực được phân công

Các cán bộ nhân viên có nhiệm vụ theo dõi, quản lí toàn diện các lĩnh vực,ngành được phân công và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và Ban Giámđốc về lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ và quản lí hành chính

Là ngành tổng hợp bao quát nhiều lĩnh vực trong nền kinh tế của tỉnh, vìvậy cơ cấu và số lượng lãnh đạo như vậy là hợp lí nhằm đảm bảo sự vận hànhnhịp nhàng trong từng phần chức năng, nhiệm vụ đã được phân công Vai tròcủa phòng và Trưởng phòng đã được quan tâm Các Trưởng phòng đã phát huyvai trò, trách nhiệm của mình trong điều hành và giám sát công việc Việc điềuhành theo phòng đã từng bước đi vào quy củ, nền nếp.

Biểu 1: Tình hình biên chế và chất lượng cán bộ hiện nay của Sở Kế

hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình.

TT Tổ chức phòng,

ban

Biên chế đượ c giao

Cán bộ hiện có Phân loại

công chức

Ghi chú Tổng

số

Trong đó:

Biên chế

A B C D

Biểu 2: Tình hình lực lượng cán bộ phân theo độ tuổi của

Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình.

22

-223

2-1

Trong

độ tuổi

50 đến

1

1

-2

2

2

-23

2

21

-1

60 có 6 nam và

3 nữ

Nhìn chung đội ngũ cán bộ Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình cóchất lượng khá cao, cán bộ có trình độ đại học chiếm gần 82%, chủ yếu là đạihọc chính quy và có nhiều kinh nghiệm trong công tác chuyên môn nghiệp vụ.Trong đó cán bộ trẻ chiếm 25%, cán bộ độ tuổi 36 – 40 chiếm 50% và từ 50tuổi trở lên chiếm 25%

3 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng nghiệp vụ:

Trong điều kiện biên chế cơ quan còn mỏng, việc tổ chức các phòng phảighép các chức năng, nhiệm vụ vào 1 đơn vị, do vậy trước mắt ở Sở Kế hoạch vàĐầu tư Quảng Bình có các phòng nghiệp vụ sau đây:

- Phòng Đăng kí kinh doanh

Các phòng nghiệp vụ trực thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư chịu sự lãnh đạotrực tiếp của Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư, có chức năng, nhiệm vụ thammưu theo sự phân công của Giám đốc về các lĩnh vực thuộc nhiệm vụ chính trị

đã được quy định tại các văn bản của Trung ương, của tỉnh ( gồm Thông tư liên

Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Ban TCCB Chính phủ số 01 ngày 02 tháng 01 năm

1996, Quyết định số 207 QĐ/UB ngày 11 tháng 3 năm 1996 và Quyết định số

1184 QĐ/UB ngày 21 tháng 9 năm 1997 của Uỷ ban nhân dân tỉnh ) Do vậy,chức năng, nhiệm vụ của các phòng được quy định như sau:

3.1 Phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính:

Phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính có chức năng tham mưu tổng hợp

về nghiệp vụ kế hoạch hoá, về công tác tổ chức cán bộ và hành chính quản trị

- Phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính có nhiệm vụ giúp Ban Giám đốctổng hợp quy hoạch phát triển kinh tế xã hội của tỉnh, điều chỉnh quy hoạchquan từng thời kì của tỉnh để trình cấp trên phê duyệt Tổ chức nghiên cứu tổnghợp trình Giám đốc Sở các kế hoạch dài hạn, trung hạn, hàng năm, tổng hợpdanh mục các chương trình dự án ưu tiên, các dự án về phát triển kinh tế xã hội,các cân đối chủ yếu về tài chính, ngân sách, vốn đầu tư xây dựng các chươngtrình mục tiêu quốc gia về cơ cấu Tham mưu cho Giám đốc Sở trong việchướng dẫn các Sở, Ban, Ngành cấp tỉnh và Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xãxây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch

-Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và

cả năm báo cáo Giám đốc xem xét để trình báo cấp trên và Bộ Kế hoạch và Đầu

tư kịp tiến độ

- Tham mưu về công tác sắp xếp tổ chức bộ máy, nhân sự, xây dựng kếhoạch đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện các chính sách đối với cán bộ công chứcthuộc văn phòng Sở và cán bộ kế hoạch cấp huyện theo sự phân công quản lícán bộ của tỉnh và các quy định hiện hành của Nhà nước

Ngoài ra, phòng Tổng hợp – Hành chính phải có trách nhiệm quản lí hồ sơcán bộ và toàn bộ hệ thống các công văn, văn bản thuộc hồ sơ lưu trữ theo chế

độ lưu trữ của Nhà nước Tổ chức tốt công tác hậu cần phục vụ làm việc nhưchuẩn bị hội trường, soạn thảo, in ấn tài liệu, …, tổ chức phục vụ chu đáo khách

đến, khách đi, quản lí, bảo vệ toàn bộ tài sản trong cơ quan và chăm lo chu đáoviệc tu sửa nhà của, tu sửa, mua sắm các thiết bị, máy móc đáp ứng tốt các yêucầu của công tác.

3.2- Phòng Kinh tế ngành:

Phòng Kinh tế ngành có chức năng tham mưu cho Giám đốc Sở trongviệc hướng dẫn và tổng hợp về quy hoạch, kế hoạch dài hạn, trung hạn, kếhoạch hàng năm của các ngành kinh tế quốc dân thuộc lĩnh vực sản xuất vàthương mại dịch vụ trên địa bàn tỉnh, công tác đăng kí kinh doanh, quản lídoanh nghiệp theo luật định

Phòng Kinh tế ngành có nhiệm vụ cụ thể sau:

- Tham gia nghiên cứu, xây dựng và tổng hợp quy hoạch, kế hoạch củacác ngành được phân công

-Nghiên cứu đề xuất, xử lí thông tin trong việc xây dựng kế hoạch pháttriển 5 năm, hàng năm từ khâu xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, xâydựng các chương trình dự án đầu tư, chương trình mục tiêu đến các giải phápphát triển các ngành, lĩnh vực được giao

- Quản lí, theo dõi, đề xuất các cơ chế quản lí, chính sách, phát triển cácngành được phân công phụ trách

- Quản lí, theo dõi, phân bổ nguồn vốn tín dụng đầu tư trong nước, vốnchương trình mục tiêu như: dự án 135, định canh định cư,…(các dự án thuộcphòng phụ trách)

- Hướng dẫn các chủ đầu tư về thủ tục đấu thầu, chỉ định thầu các dự ánđầu tư thuộc nguồn vốn chương trình mục tiêu mà phòng phụ trách

- Tham mưu chính việc thẩm định đầu tư trong việc giám định đầu tư các

dự án thuộc lĩnh vực phòng quản lí

- Phối hợp với bộ phận giám định đầu tư trong việc thẩm định và quyếttoán các dự án thuộc lĩnh vực phòng quản lí

- Phối hợp với phòng XDCB trong việc thẩm định và quyết toán các dự ánđầu tư từ nguồn vốn trong và ngoài nước thuộc lĩnh vực mà phòng theo dõi.

- Theo dõi tổng hợp, báo cáo định kì, báo cáo đột xuất việc thực hiện kếhoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch xuất nhập khẩu, hoạt động đầu tư XDCB,thực hiện các chương trình quốc gia của các ngành được phân công phụ trách,tổng hợp việc đổi mới, sắp xếp và xếp hạng các doanh nghiệp

- Đôn đốc kiểm tra tiến độ, hướng dẫn, hỗ trợ các ngành trong việc thựchiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu tư XDCB, các chương trình trọng điểm,các dự án sản xuất kinh doanh Đề xuất các biện pháp tháo gỡ khó khăn, vướngmắc để đảm bảo tiến độ, chất lượng sản phẩm, chất lượng các dự án đầu tư

- Tham mưu trong việc xây dựng và giao kế hoạch cho các doanh nghiệpcông ích

- Tham gia việc xây dựng kế hoạch mộp ngân sách hàng năm của cácngành, đơn vị thuộc lĩnh vực phụ trách

- Tham gia việc thẩm định cấp giấy chứng nhận ưu đãi đầu tư cho các dự

án đầu tư phát triển khu vực Nhà nước

- Tham gia nghiên cứu, xây dựng và tổng hợp quy hoạch, kế hoạch trựctiếp theo dõi các ngành được phân công: Sở Nông nghiệp & phát triển nôngthôn, Sở Địa Chính, Sở Công nghiệp, Sở Xây dựng, Sở Giao thông vận tải, SởThương mại và Du lịch, Công ty Sông Gianh, Công ty Du lịch, Ban Dân tộc vàMiền núi, Công ty Kinh doanh tổng hợp và các đơn vị tổ chức thuộc khối

- Tham gia nghiên cứu xây dựng các quy chế chính sách về quản lí kinh

tế, đề xuất Giám đốc trình UBND tỉnh áp dụng trong quá trình quản lí kinh tế ởtỉnh

- Theo dõi và nắm tình hình cơ bản của các đơn vị Trung ương trên địabàn thuộc khối phụ trách

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở phân công

- Hướng dẫn kế hoạch hoá đầu tư xây dựng cơ bản, trình tự lập các dự ánđầu tư, các thủ tục XDCB, tiếp nhận hồ sơ và tổ chức thầm định hồ dơ XDCBcác dự án thuộc lĩnh vực mình phụ trách.

- Tiếp nhận hồ sơ, chủ trì nghiên cứu và tham mưu đề xuất, tổ chức thẩmđịnh và phê duyệt các dự án đầu tư thuộc nguồn vốn ngân sách tập trung, vốnODA, NGO, vốn tín dụng đầu tư

- Phối hợp với phòng chuyên quản nghiên cứu, thẩm tra bằng văn bản cholãnh đạo trước khi thẩm định dự án đầu tư

- Tham gia việc giám định đầu tư các nguồn vốn

- Tham mưu thẩm định, phê duyệt đề cương, dự toán, khảo sát quy hoạch

và chuẩn bị đầu tư của các dự án đầu tư

-Phối hợp với các phòng chuyên quản kiểm tra tiến độ thực hiện các dự ánđầu tư cả về khối lượng, chất lượng

- Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện công tác đấu thầu, chỉ định thầutrên địa bàn hàng tháng, quý, năm để báo cáo Tỉnh, Bộ

- Theo dõi và quản lí các dự án quy hoạch đô thị, quy hoạch chi tiết cácthị tứ và các quy hoạch chi tiết khác

- Quản lí và lưu trữ hồ sơ các dự án đầu tư XDCB thuộc lĩnh vực phụtrách

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở phân công.

3.4- Phòng Lao động – Văn xã:

- Tham mưu vào việc giao, điều chỉnh chỉ tiêu kế hoạch, danh mục các dự

án đầu tư trong mỗi kì kế hoạch

- Tham gia nghiên cứu, xây dựng và điều chỉnh quy hoạch phát triển, trựctiếp theo dõi các ngành thuộc khối văn hoá xã hội: Sở Giáo dục - Đào tạo, Sở Y

tế, Bệnh viện Việt Nam – Cu Ba, Sở Lao động TBXH, Trường Chính trị, UBDân số gia đình và trẻ em, Sở Văn hoá TT, Sở Thể dục thể thao, Đài phát thanhtruyền hình và các hội, các tổ chức đoàn thể thuộc khối

- Nghiên cứu đề xuất xử lí thông tin trong việc xây dựng kế hoạch pháttriển 5 năm, hàng năm từ khâu xây dựng kế hoạch sự nghiệp, sản xuất kinhdoanh, xây dựng các chương trình dự án đầu tư, chương trình mục tiêu đến cácgiải pháp phát triển các ngành, lĩnh vực được giao

- Quản lí, theo dõi, đề xuất các cơ chế quản lí chính sách phát triển cácngành, các lĩnh vực được phân công phụ trách

- Quản lí, theo dõi và phân bổ nguồn vốn chương trình mục tiêu thuộckhối văn hoá xã hội

- Hướng dẫn các chủ đầu tư về thủ tục đấu thầu, chỉ định thầu đối với các

dự án thuộc nguồn vốn chương trình mục tiêu của khối phụ trách

- Tham gia đề xuất tổ chức thẩm định, giám sát và phê duyệt kết quả đấuthầu và chỉ định thầu các dự án đầu tư thuộc nguồn vốn chương trình mục tiêucủa khối văn hoá xã hội

- Phối hợp với phòng XDCB và Thẩm định trong việc thẩm định các dự

án đầu tư thuộc các nguồn vốn trong và ngoài nước của các ngành, lĩnh vựcđược giao

- Theo dõi tổng hợp, báo cáo định kì, báo cáo đột xuất việc thực hiện kếhoạch sự nghiệp, sản xuất kinh doanh, hoạt động đầu tư XDCB, các chươngtrình mục tiêu quốc gia của các ngành được phân công.

- Đôn đốc kiểm tra tiến độ, hướng dẫn, hỗ trợ các ngành trong việc thựchiện kế hoạch sự nghiệp, kế hoạch sản xuất, đầu tư XDCB, các chương trìnhtrọng điểm, các dự án sản xuất kinh doanh Đề xuất các biện pháp tháo gỡ khókhăn vướng mắc để đảm bảo thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch được giao, đảmbảo chất lượng dự án đầu tư

- Tham gia xây dựng dự toán nộp ngân sách hàng năm của các ngành, đơn

vị thuộc lĩnh vực phụ trách

- Theo dõi và nắm tình hình cơ bản của các đơn vị Trung ương trên địabàn thuộc khối phụ trách

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở phân công

3.5- Phòng Kinh tế đối ngoại:

- Tham gia nghiên cứu xây dựng và điều chỉnh quy hoạch phát triển lĩnhvực kinh tế đối ngoại

- Nghiên cứu, đề xuất, xử lí thông tin trong việc xây dựng kế hoạch pháttriển kinh tế đối ngoại 5 năm, hàng năm, lựa chọn các danh mục dự án ưu tiêntrên lĩnh vực hợp tác kinh tế đối ngoại với nước ngoài và tranh thủ, kêu gọi cácnguồn vốn hỗ trợ của các tổ chức phi chính phủ cho các quá trình phát triểnkinh tế - xã hội của tỉnh

- Chuẩn bị số liệu cơ bản, lập các dự án sơ bộ để kêu gọi các nguồn vốnđầu tư nước ngoài

- Tiếp xúc với các Bộ, Ngành ở Trung tâm, các nhà đầu tư để xúc tiến thuhút các nguồn vốn đầu tư, viện trợ, vốn khác

- Hướng dẫn các Sở, Ban, ngành, đoàn thể, các huyện, thị xã xây dựng các

dự án đầu tư nước ngoài gồm các nguồn ODA, FDI, NGO và các nguồn vốnviện trợ nhân đạo khác

- Thực hiện công tác quản lí kinh tế đối ngoại trên địa bàn tỉnh Theo dõikiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch và tiến độ giải ngân của các dự

án đầu tư trực tiếp nước ngoài, các dự án ODA và trực tiếp giải ngân một số dự

án theo chương trình được Bộ Kế hoạch và Đầu tư giao cho Sở Kế hoạch vàĐầu tư

- Phối hợp với phòng XDCB và Thẩm định trong việc tổ chức thẩm định,giám sát đấu thầu các dự án ODA, NGO và vốn đầu tư nước ngoài khác Phốihợp với phòng Kinh tế ngành trong việc quản lí hoạt động xuất nhập khẩu trênđịa bàn

- Tham mưu trong việc thẩm định và hướng dẫn, lập thủ tục hồ sơ cấpgiấy phép đầu tư cho các dự án FDI, giám sát các hoạt động của các dự án đầu

tư nước ngoài (theo giấy phép của Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp) thực hiện trênđịa bàn theo quy định của luật đầu tư nước ngoài

- Nghiên cứu hướng dẫn việc thực hiện pháp luật về đầu tư nước ngoài,quản lí và sử dụng nguồn vốn ODA, làm đầu mối trong việc giới thiệu xúc tiếnđầu tư với các nhà đầu tư trong và ngoài nước vào địa bàn tỉnh

- Theo dõi, tổng hợp, lập báo cáo định kì, báo cáo đột xuất, hàng tháng,quý của lĩnh vực kinh tế đối ngoại

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở phân công

3.6- Phòng Đăng kí kinh doanh:

- Tham mưu trong việc cấp giấy đăng kí kinh doanh cho các loại hìnhdoanh nghiệp, các chi nhánh, văn phòng đại diện, liên hiệp hợp tác xã theo quyđịnh của luật doanh nghiệp

- Thu hồi giấy đăng kí kinh doanh khi có hành vi vi phạm các quy địnhcủa luật doanh nghiệp.

- Thực hiện chức năng quản lí doanh nghiệp thông qua chế độ báo cáothống kê, báo cáo tài chính

- Tổ chức kiểm tra hoạt động, quản lí ngành nghề của các doanh nghiệpsau đăng kí kinh doanh

- Nghiên cứu đề xuất các chủ trương, biện pháp thực hiện tốt luật doanhnghiệp của các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh

- Tham gia thẩm định việc đổi mới, sắp xếp và cổ phần hoá doanh nghiệpNhà nước

- Xây dựng hệ thống thông tin về quản lí doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh,bảo quản các cơ sở thông tin dữ liệu, lưu trữ số liệu các doanh nghiệp

- Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác đăng kí kinh doanh cho các huyện, thịxã

- Tham mưu việc cấp ưu đãi đầu tư cho các doanh nghiệp ngoài Quốcdoanh

- Tham gia xây dựng dự toán nộp ngân sách hàng năm của các doanhnghiệp ngoài Quốc doanh

- Tổng hợp, lập báo cáo định kì hàng tháng, quý, báo cáo đột xuất về côngtác đăng kí kinh doanh, tình hình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệpngoài Quốc doanh

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở phân công

4 Đánh giá chung:

4.1 Mặt mạnh:

Đã thực hiện chức năng là cơ quan tham mưu đắc lực cho UBND tỉnh vềquy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế trung hạn, ngắn hạn, triển khai tốt cácchương trình mục tiêu, các dự án đầu tư.

Đã tham mưu đề xuất kịp thời các cơ chế chính sách quản lí kinh tế, quản

lí các dự án đầu tư trong và ngoài nước, quản lí đầu tư XDCB Vận dụng vàthực hiện nghị quyết của HĐND tỉnh trong việc tổng hợp các chỉ tiêu kế hoạchhoá hàng năm Mặt khác để nắm bắt kịp thời quy trình đổi mới công tác kếhoạch hoá trong cơ chế thị trường thì việc tổng hợp xây dựng kế hoạch hàngnăm ngày càng được nâng lên về tiến độ, chất lượng Nhờ đó sẽ báo cáo kịpthời và tham mưu có hiệu quả cho Thường vụ Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Bộ Kếhoạch và Đầu tư về giao kế hoạch hàng năm kịp thời, tạo điều kiện cho các đơn

vị chủ động triển khai ngay từ đầu năm Bên cạnh đó đã theo dõi kiểm tra việcthực hiện các mục tiêu kế hoạch, tiến độ thực hiện các dự án đầu tư, các chươngtrình mục tiêu, các chương trình kinh tế Đã tổng hợp và cân đối các nguồn vốnđầu tư, các chương trình dự án trên địa bàn, bố trí nguồn vốn và cơ cấu đầu tưnhằm tăng hiệu quả đầu tư và phục vụ cho sự chuyển dịch cơ cấu kinh tế, vì vậyhiệu quả đầu tư trong mấy năm qua tăng lên rõ rệt, các công trình đưa vào sửdụng tăng lên

Trong XDCB đã tham mưu cho UBND tỉnh trong việc quản lí đầu tư vàxây dựng, chấn chỉnh công tác đầu tư theo Nghị định 52, 88 / CP của Chínhphủ, quản lí chặt chẽ các nguồn vốn đầu tư Công tác thẩm định các dự án đã

có bước tiến bộ, dần thực hiện theo quy chế và nề nếp hơn, chất lượng thẩmđịnh ngày càng được nâng lên, quy trình thẩm định đã được cải tiến theo hướnggọn nhẹ Công tác đấu thầu, chỉ định thầu được chỉ đạo, tuân thủ các Nghị địnhcủa Chính phủ và theo hướng tiết kiệm cho Ngân sách Nhà nước

Công tác quản lí các dự án ODA đã từng bước đi vào nề nếp, đã có đónggóp trong việc gọi vốn đầu tư nước ngoài với khối lượng vốn khá lớn về chotỉnh