Công ty xây dựng và ban hành Quy chế Quản lý tài chính nội bộ để quy định công tác quản lý tài chính, sử dụng vốn, quản lý tài sản, các chế độ, phần hành kế toán, kiểm toán của Công ty..
Trang 1
QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH NỘI BỘ CÔNG TY ……
Mã số : QC.TCKT.01 Lần ban hành : Ngày hiệu lực :
Số Trang : … QC.TCKT.01 TÊN CÔNG TY CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ………, ngày… tháng….năm QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH NỘI BỘ (Ban hành kèm theo Quyết định số: / Q§/QC.TC ngày … tháng … năm 2017 của Hội đồng quản trị Công ty ……… ).
Trang 2NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1 Mục đích.
Công ty xây dựng và ban hành Quy chế Quản lý tài chính nội bộ để quy định công tác quản lý tài chính, sử dụng vốn, quản lý tài sản, các chế độ, phần hành kế toán, kiểm toán của Công ty
Điều 2 Phạm vi áp dụng.
Quy chế Quản lý tài chính được áp dụng cho tất cả các hoạt động tài chính tại các phòng ban, phân xưởng trong Công ty Những điều không quy định trong bản Quy chế này, được thực hiện theo Điều lệ hoạt động của Công ty và các quy định của Pháp luật
Điều 3 Tài liệu liên quan và tham khảo.
Căn cứ Luật Doanh nghiệp ngày 26 tháng 11 năm 2014;
Căn cứ Luật quản lý, sử dụng vốn Nhà nước đầu tư vào sản xuất, kinh doanh tại Doanh nghiệp ngày 26 tháng 11 năm 2014;
Việt Nam; Các quy định về quản lý tài chính, sử dụng vốn, tài sản theo chế độ kế toán Việt Nam
Căn cứ Nghị định số 129/2004/NĐ- CP ngày 31 tháng 05 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán trong hoạt động kinh doanh;
Căn cứ Thông tư số: 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính Hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp
Căn cứ Thông tư số: 75/2015/TT-BTC ngày 18/05/2015 của Bộ Tài Chính sửa đổi bổ sung Điều 128 của Thông tư số: 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính Hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp
Căn cứ Điều lệ tổ chức, hoạt động của Công ty
CHƯƠNG I CÁC QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 4 Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, hạch toán kinh tế độc
trình kinh doanh Công ty có thể tăng giảm theo yêu cầu tình hình hoạt động của Công
ty trên cơ sở Đại hội đồng cổ đông quyết định
Điều 5 Công ty thực hiện thu, chi, hạch toán và quyết toán thu chi tài chính theo
Luật kế toán Việt Nam, chế độ kế toán doanh nghiệp, chế độ tài chính của Nhà nước Năm tài chính của Công ty được bắt đầu từ 01/1 và kết thúc vào 31/12 hàng năm Năm tài chính đầu tiên được bắt đầu từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho đến ngày 31/12 của năm đó Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam
Điều 6 Công ty có trách nhiệm
6.1 Đăng ký, kê khai các khoản thuế phải nộp theo quy định của Nhà nước
Trang 36.2 Mở sổ kế toán, theo dõi chính xác toàn bộ tài sản, tiền vốn Công ty quản lý
và sử dụng theo đúng quy định của Luật kế toán Việt Nam và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, phản ánh kịp thời tình hình sử dụng, biến động tài sản, vốn
6.3 Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu tình hình công nợ, xác định và phân loại các khoản nợ tồn đọng, phân tích khả năng thu hồi để có biện pháp xử lý đúng chế độ chính sách nhà nước
CHƯƠNG II
QUẢN LÝ VỐN Điều 7 Quản lý và sử dụng vốn.
7.1 Vốn điều lệ :
a Vốn điều lệ là tổng giá trị mệnh giá số cổ phần đã phát hành do các cổ đông sáng lập và các cổ đông phổ thông khác đã đăng ký mua và được ghi trong điều lệ Công
ty Số cổ phần đã phát hành là số cổ phần mà các cổ đông đã thanh toán đủ cho Công ty
b Trong quá trình hoạt động, việc tăng giảm vốn điều lệ của Công ty do Đại hội đồng cổ đông quyết định
c Vốn điều lệ của Công ty được điều chỉnh tăng trong các trường hợp sau:
- Vốn do chủ sở hữu bổ sung khi Công ty cần thiết:
- Lợi nhuận sau thuế để lại bổ sung vốn cho Công ty
- Các khoản nộp cho ngân sách nhà nước nhưng được miễn, giảm để lại bổ sung vốn theo quy định
d Vốn Điều lệ của Công ty được điều chỉnh giảm trong các trường hợp sau, với điều kiện vẫn bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác:
- Chủ sở được rút vốn đã đầu tư vào Công ty trong trường hợp điều chỉnh vốn điều lệ
- Trong trường hợp không điều chỉnh vốn điều lệ Công ty thì chủ sở hữu chỉ được rút vốn đã đầu tư vào Công ty thông qua hình thức chuyển nhượng toàn bộ hoặc
bổ sung cho các tổ chức và cá nhân khác theo pháp luật hiện hành
- Đối với số vốn chủ sở hữu đã cam kết bổ sung cho Công ty thì chủ sở hữu có trách nhiệm đầu tư đủ vốn theo đúng thời hạn đã cam kết Trường hợp hai năm chủ sở hữu không đầu tư đầy đủ và đúng hạn số vốn đã cam kết thì chủ sỡ hữu phải điều chỉnh giảm vốn Điều lệ cho Công ty
7.2 Vốn huy động
a Vốn huy động của Công ty là số vốn Công ty được chủ động huy động ngắn hạn dưới một năm tại tổ chức tín dụng vay, cá nhân trong và ngoài Công ty thực hiện đúng các quy định của các tổ chức tín dụng và của pháp luật để phục vụ hoạt động kinh doanh Công ty được huy động vốn trung hạn và dài hạn cho đầu tư và phát triển theo quy định của pháp luật
b Công ty có nghĩa vụ nhận, quản lý và sử dụng có hiệu quả các khoản vốn huy động, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh, bảo toàn và phát triển vốn
c Cấp có thẩm quyền quyết định việc huy động vốn sẽ quyết định tất cả các vấn
đề liên quan đến việc huy động vốn, kể cả chi phí liên quan cũng như lãi suất huy động vốn
Căn cứ vào quyết định của cấp có thẩm quyền, người đại diện theo pháp luật của Công ty sẽ ký các hợp đồng huy động vốn
Trang 4Điều 8 Quản lý công nợ.
8.1 Quản lý các khoản nợ phải trả: Là một bộ phận của nguồn vốn kinh doanh
của Công ty chiếm dụng hợp pháp thuộc quyền quản lý, sử dụng của Công ty
Các khoản nợ phải trả bao gồm: Nợ ngân sách, nợ CBCNV, nợ khách hàng, nợ ngân hàng và các đối tượng khác
Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm toàn bộ về các nghĩa vụ nợ phải trả phát sinh trong Công ty Việc sử dụng các nguồn vốn này phải đảm bảo nguyên tắc : Chiếm dụng hợp lý, trả nợ theo đúng các điều khoản đã cam kết không cố tình chiếm dụng vốn, không trốn tránh nhiệm vụ trả các khoản nợ khi đã hết hạn
Công ty có trách nhiệm :
a Mở sổ theo dõi đầy đủ các khoản nợ phải trả chi tiết theo từng khoản nợ, từng đối tượng nợ Tại thời điểm 31/12 hàng năm phải phân loại các khoản nợ theo thời gian
và thực hiện đối chiếu công nợ cho từng khách hàng
b Thanh toán các khoản nợ phải trả theo đúng thời hạn đã cam kết Thường xuyên xem xét, đánh giá, phân tích khả năng thanh toán nợ, phát hiện sớm tình hình khó khăn trong thanh toán nợ để có giải pháp khắc phục kịp thời không để phát sinh các khoản nợ quá hạn
8.2 Quản lý các khoản nợ phải thu :
Công ty có trách nhiệm :
a Mở sổ theo dõi các khoản nợ theo từng đối tượng nợ, thường xuyên phân loại các khoản nợ (nợ luân chuyển, nợ khó đòi, nợ không có khả năng thu hồi), đôn đốc thu hồi nợ
b Nợ phải thu khó đòi là các khoản nợ quá hạn thanh toán theo quy định ghi trên hợp đồng hoặc các cam kết khác hoặc chưa đến hạn thanh toán nhưng khách nợ khó có khả năng thanh toán
Điều 9: Bảo toàn vốn
Thực hiện đúng chế độ quản lý, sử dụng vốn, tài sản tuân thủ điều lệ của Công ty và quy định Nhà nước
CHUƠNG III
QUẢN LÝ TÀI SẢN Điều 10: Phân loại Tài sản.
10.1.Theo tính chất tài sản Công ty bao gồm :
- Tài sản lưu động gồm: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, đầu tư ngắn hạn, các khoản phải thu, hàng tồn kho
- Tài sản cố định gồm: TSCD hữu hình, TSCD vô hình, XDCB dở dang
10.2.Theo nguồn hình thành tài sản :
- Tài sản tự bổ sung của Công ty
10.3.Theo địa điểm quản lý sử dụng Công ty :
- Tài sản tại trụ sở Công ty
- Tài sản tại các chi nhánh, đại lý
Mọi tổ chức cá nhân thuộc Công ty phải có trách nhiệm quản lý sử dụng có hiệu quả, bảo vệ an toàn mọi tài sản và thực hiện đúng các quy trình về quản lý đối với từng loại tài sản được nêu trong quy chế này
Điều 11 Quản lý tài sản là Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
11.1 Đối với tiền mặt.
Trang 5- Thủ quỹ là người trực tiếp chịu trách nhiệm vật chất về quản lý tiền mặt tồn quỹ trong đơn vị Thủ quỹ chịu trách nhiệm trước Kế toán trưởng; Giám đốc và trước Pháp Luật về quản lý tiền mặt
- Mọi khoản tiền qua Quỹ đều phải lập phiếu thu, phiếu chi và có chữ ký của người có thẩm quyền Nghiêm cấm việc tạm ứng, tạm vay tiền chưa làm thủ tục đã chi
ra khỏi quỹ Phiếu thu, phiếu chi phải được vào sổ quỹ và sổ kế toán theo tiền mặt kịp thời cuối mỗi ngày sổ quỹ và sổ tiền mặt phải thể hiện đựoc số dư tiền mặt tồn quỹ và đối chiếu khớp đúng
- Không được sử dụng tiền của đơn vị vào mục đích cá nhân hoặc các mục đích khác không phục vụ hoạt động SXKD của đơn vị
- Định kỳ phải kiểm kê quỹ và biên bản phải đầy đủ chữ ký và lưu vào chứng từ
kế toán
Chênh lệch kiểm kê tồn quỹ được xử lý :
* Thiếu: Thủ quỹ phải bồi thường và nộp số tiền thiếu vào quỹ
* Thừa: Ghi tăng thu nhập bất thường
- Cuối tháng Kế toán Trưởng báo cáo Giám đốc tình hình thu chi trong tháng và
có kế hoạch cho tháng tiếp theo
11.2 Đối tiền gửi ngân hàng
- Mọi khoản thu chi qua Ngân hàng phải được thực hiện đúng các quy định của
các tổ chức tín dụng ngân hàng Nghiêm cấm việc sử dụng tài khoản của Công ty cho các tổ chức, cá nhân khác gửi vào và rút ra không nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động SXKD của Công ty
- Kế toán theo dõi Ngân hàng phải thường xuyên đối chiếu số dư với ngân hàng kịp thời phát hiện các trường hợp chuyển tiền đi tiền đến nhầm lẫn, thông báo cho ngân hàng để chỉnh lý kịp thời
- Cuối tháng phải thực hiện đối chiếu, xác nhận số dư tiền gửi ngân hàng hiện có, giấy xác nhận dược lưu giữ trong chứng từ kế toán
Điều 12 Các khoản phải thu
12.1 Các khoản phải thu của khách hàng
- Khoản phải thu của khách hàng phát sinh do quan hệ mua bán hàng hoá với Công ty cần được thể hiện rõ trong hợp đồng kinh tế Khi xuất hóa đơn bán hàng nhân viên phải có trách nhiệm kiểm tra để đảm bảo các thông tin trên hoá đơn hợp lệ mang tính pháp lý tránh trường hợp sai sót dần đến nợ khó đòi hoặc tổn thất Nếu có trường hợp đặc biệt phải báo cáo người phụ trách để báo cáo Giám đốc quyết định
- Định kỳ hàng năm các khoản phải thu khách hàng phải thực hiẹn đối chiếu xác nhận cộng nợ nếu không khớp với số sách kế toán tiến hành cử cán bộ để đối chiếu xác định nguyên nhân sai lệch và thông báo với khách hàng bằng văn bản và điều chỉnh cho phù hợp
12.2 Nợ khó đòi
kể từ ngày đến hạn thu nợ được ghi trong hợp đồng kinh tế Trường hợp nợ chưa quá 02 năm nhưng do con nợ bỏ trốn, cơ quan pháp luật giam giữ hoặc đã chết thì được coi là khoản nợ khó đòi
12.3 Báo cáo phân tích nợ phải thu khách hàng
Trang 6Đình kỳ bộ phận theo dõi công nợ phải thu phân tích tình hình công nợ và phân loại phải thu của khách hàng đến hạn, chưa đến hạn, quá hạn thanh toán để báo cáo và
có biện pháp thu hồi nợ kịp thời
12.4 Quy định về tạm ứng và thanh toán tạm ứng
- CBCNV thuộc Công ty được tạm ứng (tiền hoặc vật tư) để chi dùng cho hoạt động nghiệp vụ phục vụ SXKD Không tạm ứng cho các cá nhân không phải là cán bộ viên chức của Công ty
- Nghiêm cấm các trường hợp lấy danh nghĩa tạm ứng để dùng tiền, hàng hoá của Công ty vào mục đích cá nhân, không phục vụ SXKD
- Nguyên tắc nhận và thanh toán tiền tạm ứng : Người nhận tạm ứng phải là người thanh toán tạm ứng Sau khi hoàn thành công việc sau vòng 05 đến 10 ngày phải làm thủ tục hoàn tạm ứng
- Nếu các cá nhân đã hoàn thành công việc nhưng chưa thanh toán tạm ứng lần trước thì không cho tạm ứng tiếp nhận lần sau Các trưòng hợp đặc biệt tạm ứng cho công việc kéo dài chưa thanh toán dứt điểm tạm ứng cần có bản giải thích, việc tạm ứng tiếp do Giám đốc quyết định
- Cuối năm vào thời điểm 31/12 Kế toán theo dõi tạm ứng in danh sách các cá nhân còn dư nợ tạm ứng chưa thanh toán, yêu cầu đối chiếu ký xác nhận, đồng thời báo cáo Giám đốc các trưòng hợp dư nợ tạm ứng lâu ngày, quá hạn không thanh toán và đề xuất biện pháp giải quyết
12.5 Các khoản phải thu khác
Các khoản phải thu khác là các khoản nợ phải thu phát sinh trong hoạt động của Công ty chưa phản ánh ở các khoản đã nêu trên :
- Giá trị tài sản thiếu đã phát hiện chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý
- Các khoản phải thu về bồi thường vật chất cá nhân và tập thể (trong hoặc ngoài đơn vị) gây ra như mất mát hư hỏng vật tư, hàng hoá tiền vốn đã được xử lý bắt bồi thường )
- Các khoản cho vay, cho muợn vật tư tiền vốn mang tính chất tạm thời
12.6 Xử lý công nợ phải thu
Quản lý nợ phải thu và nợ phải thu khó đòi tạo Điều kiện tránh được những khoản rủi ro dẫn đến mất vốn kinh doanh của Công ty Phòng kế toán phải kết hợp với các bộ phận liên quan có trách nhiệm tích cực thu hồi công nợ, giảm tỷ lệ tồn đọng đảm bảo giảm thiểu dư nợ phải thu Công ty Khi có nợ không thu hồi được xử lý như sau:
- Hội đồng xử lý nợ không thu hồi được do Giám đốc Công ty làm Chủ tịch hội đồng và các thành viên có liên quan đến từng đợt xử lý nợ
- Nếu khoản nợ không thu hồi được do lỗi chủ quan gây ra thì người phạm lỗi phải bồi thường
Một số món nợ khi xử lý xoá sổ thì làm đúng theo quy định chế độ của nhà nước
Điều 13 Dự phòng các khoản khó đòi.
- Các khoản phải thu khó đòi là các khoản nợ phải thu đủ điều kiện
- Việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi thực hiện theo hướng dẫn bộ Tài chính : Dự phòng phải thu khó đòi là một phần giá trị dự kiến bị tổn thất có thể không đòi được do con nợ không còn khả năng thanh toán trong năm kế hoạch Khoản dự phòng này Công ty đựoc trích vào chi phí của năm báo cáo, giúp Công ty có nguồn tài chính
bù đắp những tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch nhằm bảo toàn vốn kinh doanh
Trang 7- Việc trích lập dự phòng và xử lý nợ phải thu khó đòi được thực hiện vào cuối
kỳ báo cáo, do phòng kế toán căn cứ vào thực tế công nợ phải thu khó đòi và các quy định hiện hành của Nhà nước tiến hành trích lập Kế toán trưởng Công ty chịu trách nhiệm tổng hợp báo cáo giám đốc Công ty về tình hình các khoản nợ phải thu khó đòi
và tỷ lệ trích lập dự phòng
Điều 14 Quản lý vật tư hàng hoá
14.1.Vật tư hàng hoá bao gồm
- Vật tư, nguyên nhiên vật liệu, phụ tùng thay thế
- Công cụ, dụng cụ, đồ dùng, văn phòng phẩm
- Hàng hoá tồn kho
14.2 Quản lý mua vào
a Mọi nhu cầu mua vật tư đều phải lập kế hoạch, đề xuất mua vật tư phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và thực tế sử dụng do bộ phận trực tiếp có nhu cầu vật tư đề xuất Cán bộ theo dõi vật tư căn cứ kế hoạch sản xuất kinh doanh và tổng hợp yêu cầu của các bộ phận lập kế hoạch mua sắm vật tư định kỳ trong tháng quý, năm trình Giám đốc phê duyệt kế hoạch mua sắm Việc mua vật tư phải đảm bảo:
- Đối với công cụ đồ dụng văn phòng phẩm: Chỉ mua những công cụ cần dùng ngay cho hoạt động sản xuất kinh doanh, không dự trữ, không mua sắm thừa
- Đối với vật tư dùng cho sản xuất, thiết bị phụ tùng thay thế, mua sắm theo tiến
độ yêu cầu của sản xuất, đảm bảo chất lượng vật tư
b Quản lý giá cả :
- Vật tư là nguyên liệu chính và các loại vật tư khác đã ký kết hợp đồng kinh tế giá cả đã được xác định khi lựa chọn nhà cung cấp
- Trường hợp phải biến động về giá mua thì người mua hàng phải khảo sát thị trường và chịu trách nhiệm về thông tin giá cả, người phụ trách trực tiếp hoặc kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm soát thông tin và đề xuất lựa chọn phương án giá Mua sắm vật tư có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên cho một lần mua phải có thông tin của 2 khách hàng độc lập trở lên để làm cơ sở lựa chọn giá mua hợp lý
c Ký kết hợp đồng và thủ tục thanh toán
- Việc ký kết hợp đồng kinh tế phải thực hiện đúng theo quy định Pháp lệnh hợp đồng kinh tế Thực hiện xong phải thanh lý hợp đồng
- Cán bộ kế toán phải chịu trách nhiệm kiểm tra các hoá đơn đủ điều kiện thanh toán Khi phát hiện hoá đơn có dấu hiệu không hợp pháp cần báo cáo lãnh đạo để xem xét xử lý
14.3 Quản lý nhập, xuất kho và bảo quản lưu giữ trong kho
- Vật tư phải được kiểm tra trước khi nhập kho, mọi vật tư nhập kho phải có phiếu nhập,vật tư không phải của Công ty gửi vào kho phải có phiếu gửi hàng Việc gửi hàng vào kho phải báo cáo và được sự đồng ý của Giám đốc bằng văn bản
- Thủ kho phải đảm bảo số lượng hàng tồn, đối chiếu số lượng chủng loại chất lượng ghi trên hợp đồng kinh tế hoặc hoá đơn khi kiểm nhận nhập hàng vào kho
- Thủ kho chịu trách nhiệm quản lý vật tư trong kho, sắp xếp bảo quản chất lượng vật tư theo yêu cầu Khi có những dấu hiệu ảnh hưởng đến chất lượng vật tư cần báo cáo ngay phụ trách trực tiếp của mình để xử lý
- Thủ kho chịu bồi thường những mất mát tổn thất vật tư do lỗi chủ quan của mình gây ra Đối chiếu tình hình vật tư với kế toán vật tư vào sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết
Trang 8- Mọi vật tư hàng hoá ra khỏi kho phải có phiếu xuất có đủ chữ ký của người có trách nhiệm Nghiêm cấm thu kho cho mượn, tạm vay vật tư không làm thủ tục xuất kho, trường hợp đặc biệt do yêu cầu đột xuất của sản xuất kinh doanh phải có lệnh bằng văn bản của Giám đốc Công ty hoặc được uỷ quyền nhưng sau đó phải hoàn tất chứng
từ theo quy định chung
- Kế toán vật tư theo dõi hạch toán kịp thời mọi vật tư hàng hoá xuất kho, tính toán xác định giá vật tư xuất kho theo phương pháp thống nhất và nhất quán trong toàn Công ty Cuối kỳ kế toán phải lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn đối chiếu với thủ kho và
bộ phận nghiệp vụ (kế hoạch, vật tư )
14.4 Kiểm kê - xử lý tổn thất vật tư
a Định kỳ Công ty thực hiện kiểm kê vật tư hàng hoá công cụ, dụng cụ tồn kho
và công cụ, dụng cụ đang sử dụng Lập hội đồng kiểm kê kết thúc công việc phải có biên bản kiểm kê thể hiện được số liệu thực tế kiểm kê so với số liệu sổ sách kế toán chênh lêch thừa thiếu, đánh giá được vật tư hỏng, kém phẩm chất và lỗi thời
b Xử lý kết quả kiểm kê :
- Vật tư hàng hoá thừa ghi tăng thu nhập
- Vật tư thiếu: Thủ kho chịu trách nhiệm bồi thường Còn trường hợp khách quan hội đồng xem xét ra quyết định
Điều 15 Dự phòng giảm giải hàng tồn kho
- Điều kiện trích lập dự phòng áp dụng như quy định của chế độ tài chính vào thời điểm (31/12) Công ty phải hoàn nhập toàn bộ khoản dự phòng đã trích lập cuối năm trước vào khoản bất thường để xác định kết quả kinh doanh, đồng thời tiến hành lập dự phòng mới cho năm sau
Điều 16 Quản lý Tài sản cố định
16.1 Tài sản cố định Công ty bao gồm: TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình.
- TSCĐ hữu hình là những tư liệu lao động có đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định theo quy định của nhà nước Theo quy định hiện nay thì TSCĐ là những tư liệu lao động chủ yếu chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng nó, nguyên giá phải được xác định một cách đáng tin cậy có giá trị từ 30 triệu động trở lên
và thời gian sử dụng tài sản từ 1 năm trở lên tham gia vào nhiều chu kỳ hoạt động của sản xuất kinh doanh
- TS vô hình là những tài sản không có hình thái vật chất thể hiện một lượng giá trị đã được đầu tư có liên quan trực tiếp đến chu kỳ kinh doanh
16.2 Quản lý mua sắm tài sản
a Phân cấp mua sắm
- Công ty thống nhất quản lý mua sắm toàn bộ tài sản bằng mọi loại nguồn vốn phục vụ cho mọi đối tượng trong Công ty Việc mua sắm TSCĐ phải tuân thủ theo quy định hiện hành của nhà nước về quản lý đầu tư xây dựng và Điều lệ Công ty
- Việc mua sắm toàn bộ tài sản do Đại hội đồng cổ đông; Hội đồng quản trị Công
ty quyết định theo phân cấp trong Điều lệ Công ty
b Quy trình mua sắm
- Những máy móc thiết bị chính, Công ty phải thực hiện đấu thầu Việc đấu thầu thực hiện theo quy chế đấu thầu nhà nước
Những TSCĐ không thực hiện mua sắm theo phương thức đấu thầu phải thực hiện chào hàng cạnh tranh phải có ít nhất 03 báo giá của 03 nhà cung cấp độc lập để lựa chọn giá mua hợp lý
Trang 9- Phòng KH-HC-KD tập hợp các đề xuất mua sắm của các bộ phận phối hợp với Phòng tài chính, kế toán cân đối nguồn vốn đầu tư phát triển của Công ty , xây dựng kế hoạch mua sắm trình giám đốc phê duyệt
16.3.Trách nhiệm quản lý sử dụng tài sản
- Các bộ phận thuộc Công ty được giao quyền quản lý và sử dụng tài sản của Công ty, Trưởng các phòng, phân xưởng sản xuất, phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về việc sử dụng có hiệu quả và đảm bảo an toàn cho các tài sản thuộc phạm vi mình quản lý
- Đối với máy móc thiết bị chính trong hoạt động kinh doanh của Công ty người được giao vận hành sử dụng máy phải là người có đủ trình độ chuyên môn kỹ thuật, được đào tạo Cá nhân không đủ chuyên môn kỹ thuật tự ý sử dụng gây hỏng máy móc thiêt bị phải chịu bồi thường thiệt hại Người ra quyêt định sai đần đến tình trạng nêu trên cùng phải bồi thường Phải thực hiện nghiêm túc chế độ kiểm tra, bảo dưỡng máy móc thiêt bị thường xuyên
- Máy móc thiết bị đang trong thời gian bảo hành mọi sự cố trong thời gian bảo hành phải do nhà cung cấp chịu trách nhiệm sửa chữa (theo thảo thuận ghi trong hợp đồng - Khi thương thảo hợp đồng nếu không có điều nầy thì người soạn thảo trình Giám đốc ký phải chịu trách nhiệm )
- Đối với thiết bị, phương tiện có quy định về thời hạn hoạt động ghi trong giấy phép, phải thực hiện đúng quy định ghi trong giấy phép Các bộ phận, các đơn vị sử dụng tài sản phải chủ động lập hồ sơ, thủ tục in cấp giấy phép bổ sung hoặc đề nghị thanh lý gửi Công ty để xử lý kịp thời Bộ phận nào không chấp hành nghiêm túc quy định này để xảy ra tổn thất về người và tài sản thủ trưởng các bộ phận phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại
- Không sử dụng TSCĐ của Công ty cho mục đích cá nhân, không tự ý di chuyển TSCĐ giữa các phòng ban, giữa các đơn vị Việc điều chuyển TSCĐ giữa các phòng ban hoặc giữa các đơn vị trực thuộc do Giám đốc Công ty quyết định theo yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh
- Phòng KH – HC - KD chủ trì phối hợp các phòng ban, các đơn vị xây dựng quy trình sử dụng máy móc, thiết bị (kể cả máy vi tính) và các quy trình về sử dụng, bảo quản máy móc thiết bị, hướng dẫn phổ biến đến từng CBCNV, dán tại nơi có máy móc thiết bị để lưu ý hàng ngày, hàng giờ
16.4 Hạch toán kế toán TSCĐ.
Phòng Tài chính, kế toán Công ty chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý toàn bộ TSCĐ hiện có, tình hình biến động tăng giảm TSCĐ của Công ty Thực hiện ghi sổ kế toán chi tiết TSCĐ và mở thẻ TSCĐ theo nơi sử dụng tài sản
Điều 17 Quản lý Đầu tư XDCB
- Phòng KH-HC-KD là đầu mối chính, phối hợp với các trưởng bộ chịu trách nhiệm lập kế hoạch dài trung hạn và kế hoạch dài hạn, kế hoạch đầu tư, sửa chữa cải tạo nâng cấp hàng năm theo định hướng SXKD của Công ty
- Kế hoạch đầu tư XDCB hàng năm phải được lập và trình Hội đồng quản trị Công ty phê duyệt
- Phòng KH – KD - HC chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về các thủ tục đầu tư, quản lý chất lượng Công trình, Quản lý giá cả theo đúng các quy định của Nhà nước về đầu tư XDCB, chịu trách nhiệm trước Giám đốc, trước pháp luật về các quyết định trong phạm vi quyền hạn được Giám đốc uỷ quyền
Trang 10- Phòng Tài chính, kế toán có trách nhiệm quản lý giá cả, chi phí trong các phương án đấu thầu, chào thầu mua sắm vật tư, thiết bị phục vụ XDCB, xác định giá trị quyết toán công trình
Khi công trình xây dựng cơ bản hoàn thành đưa vào sử dụng, Phòng KHKD
-HC cùng Phòng Tài chính, kế toán có trách nhiệm hoàn thành thủ tục hồ sơ, thanh quyết toán, xác định giá trị quyết toán công trình có căn cứ hạch toán tăng TSCĐ để trích khấu hao theo quy định
Điều 18 Nhượng bán thanh lý tài sản cố định
- Những tài sản kém phẩm chất, lạc hậu kỹ thuật không có nhu cầu sử dụng, tài sản hư hỏng không thể phục hồi thì có thể nhượng bán, thanh lý Khi thanh lý phải lập hội đồng đánh giá thực trạng về mặt kỹ thuật, thẩm định giá trị tài sản Nếu tài sản nhượng bán phải tổ chức đấu giá công khai Nếu thanh lý theo hình thức dỡ bỏ, phá huỷ phải tổ chức hội đồng thanh lý
Điều 19 Kiểm kê đánh giá lại Tài sản cố định
a Kiểm kê tài sản: Công ty phải tổ chức kiểm kê trước khi khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính hoặc sau khi xảy ra thiên tai, định họa hoặc vì lý do khác gây biến động tài sản của Công ty
Xác định số lượng tài sản thực tế đối chiếu với số liệu ghi sổ kế toán để xác định thừa hoặc thiếu về số lượng, nguyên nhân và trách nhiệm của những cá nhân liên quan, mức bồi thường vật chất nếu có theo quyết định của Giám đốc và theo quyết định HĐQT
b Đánh giá lại tài sản :
Công ty thực hiện đánh giá lại tài sản trong các trường hợp sau:
- Kiểm kê, đánh giá lại tài sản theo Quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền
- Dùng tài sản để liên doanh, góp vốn cổ phần (đem góp tài sản và nhận tài sản)
- Điều chỉnh giá để đảm bảo giá trị thực tế tài sản của Công ty
- Các trường hợp khác theo quy định của Pháp luật
+ Việc kiểm kê, đánh giá lại tài sản phải theo đúng các quy định của Pháp luật hiện hành
+ Tất cả việc đánh giá lại tài sản do HĐQT Công ty quyết định (trừ trường hợp đánh giá lại phục vụ cho nhượng bán, thanh lý tài sản cố định)
CHƯƠNG IV
QUẢN LÝ DOANH THU Điều 20 Doanh thu và khoản thu từ các hoạt động bất thường
20.1 Doanh thu từ hoạt động kinh doanh thông thường bao gồm:
- Doanh thu từ hoạt động SXKD
- Doanh thu từ hoạt động cho thuê tài sản
- Các hoạt động kinh doanh khác (nếu có) được bổ sung trong giấy phép kinh doanh
20.2 Doanh thu từ các hoạt động tài chính: Thu lãi tiền gửi, lãi tiền cho vay 20.3.Thu từ các hoạt động bất thường; Thu từ thanh lý, nhượng bán tài sản, vật
tư, các khoản nợ phải trả nhưng không ai đòi thu tiền phạt tiền bồi thường và các khoản thu bất thường khác
Điều 21 Quản lý hoá đơn.