Tìm hiểu về cách bài trí công sở tại một số cơ quan, doanh nghiệp. Đánh giá xu hướng bài trí công sở hiện nay ở Việt Nam

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2.Lịch sử nghiên cứu 1 3.Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 4.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5.Cơ sở phương pháp luận và cá phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6.Cấu trúc của đề tài 2 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BÀI TRÍ CÔNG SỞ 3 1.1.Khái niệm 3 1.2.Mục đích ý nghĩa 3 1.3.Tiểu kết 5 CHƯƠNG 2: MỘT SỐ XU HƯỚNG BÀI TRÍ CÔNG SỞ HIỆN NAY Ở VIỆT NAM 6 2.1. Giới thiệu một số xu hướng bài trí công sở 6 2.2.Nhận xét, so sánh 10 2.3.Tiểu kết 12 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ XU HƯỚNG BÀI TRÍ CÔNG SỞ HIỆN NAY 13 Tiểu kết: 17 KẾT LUẬN 18 DANH MỤC THAM KHẢO 19

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và các nộidung nghiên cứu và kết quả này là trung thực Trong quá trình nghiên cứu cótham khảo và sử dụng một số nội dung , nhận xét, đánh giá của các tác giả và

cơ quan tổ chức khác đều có ghi nguồn gốc,chú thích rõ ràng Nếu có bất kỳ

sự gian lận nào trong quá trình nghiên cứu tôi xin chịu hoàn toàn tráchnhiệm

DANH MỤC VIẾT TẮT

HCNN: Hành chính nhà nướcQĐ: Quyết định

BXD: Bộ xây dựng

NXB: Nhà xuất bản

TS: Tiến sĩ

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài 1

2.Lịch sử nghiên cứu 1

3.Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2

4.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

5.Cơ sở phương pháp luận và cá phương pháp nghiên cứu được sử dụng2 6.Cấu trúc của đề tài 2

CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BÀI TRÍ CÔNG SỞ 3

1.1.Khái niệm 3

1.2.Mục đích- ý nghĩa 3

1.3.Tiểu kết 5

CHƯƠNG 2: MỘT SỐ XU HƯỚNG BÀI TRÍ CÔNG SỞ HIỆN NAY Ở VIỆT NAM 6

2.1 Giới thiệu một số xu hướng bài trí công sở 6

2.2.Nhận xét, so sánh 10

2.3.Tiểu kết 12

CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ XU HƯỚNG BÀI TRÍ CÔNG SỞ HIỆN NAY 13

Tiểu kết: 17

KẾT LUẬN 18

DANH MỤC THAM KHẢO 19

PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài

Ngày này ở bất kì đâu, bất kì một quốc gia nào cũng đều có cơ quan vàdoanh nghiệp.Trong đó, văn phòng hay công sở là tên gọi chỉ chung vềmột phòng hoặc khu vực làm việc khác trong đó mọi người làm việc hay lànhững tòa nhà được thiết kế, bố trí để sử dụng hoặc cho thuê đối với những cánhân, tổ chức thực hiện các hoạt động văn phòng (liên quan đến giấy tờ, sổsách, máy vi tính…)

Văn phòng cũng có thể biểu thị một vị trí hay một bộ phận trong một tổchức với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến nhữngcông việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó (Vănphòng Sở, hay văn phòng được đặt trong các cơ quan, tổ chức, công ty vàthường có các chức danh Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng ) Mỗi vănphòng, công sở đều thể hiện nên bộ mặt của một tổ chức, cơ quan, doanhnghiệp chính vì thế cách thiết kế, bài trí văn phòng, công sở sao cho hài hòa làđiều vô cùng cần thiết từ đó làm đẹp cho cơ quan, doanh nghiệp, tạo môitrường làm việc, hứng thú làm việc cho nhân sự hoàn thành tốt nhiệm vụ của

cơ quan, doanh nghiệp Chính vì thế em xin chọn chủ đề: “Tìm hiểu về cáchbài trí công sở tại một số cơ quan, doanh nghiệp Đánh giá xu hướng bài trícông sở hiện nay ở Việt Nam” làm chủ đề cho bài tiểu luận này

2.Lịch sử nghiên cứu

Hầu hết “bài trí công sở” đều góp mặt trong các đề tài, bài viết, bài báo,văn bản đề cập đến công sở và văn hóa công sở Đã có sách, giáo trình, cácbài viết, đề tài trên các tạp chí chuyên ngành, hội thảo liên quan…như :

- Luận bàn về văn hóa công sở - Trường Đại học Yersin Đà Lạt

- Luận văn thạc sĩ – Hoàng Nguyễn Linh Chi – Văn hóa công sở trongcác cơ quan hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay

- cua-van-hoa-cong-so-trong-to-chuc-hoat-dong-cua-co-quan-nha-215660.html

http://text.xemtailieu.com/tai-lieu/ki-nang-to-chuc-cong-so-vai-tro-Ở một số giáo trình:

- “Giáo trình môn Nghi thức nhà nước” (NXB THỐNG KÊ 2001) của

TS Lưu Kiếm Thanh

- “Môn nghi thức nhà nước – Ngữ văn” (Thư viện giáo án điện tử) của

Đinh Thùy Dương

3.Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu: Bài trí công sở ở cơ quan HCNN của Việt NamPhạm vi nghiên cứu:

-Phạm vi không gian: Việt Nam

-Phạm vi thời gian: Hiện nay

4.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

-Mục đích: Làm sáng tỏ thực tiễn của việc thực hiện các quy định về

bày trí công sở tại cơ quan, doanh nghiệp Từ đó đưa ra những quan điểm,đánh giá về các xu hướng bày trí công sở tại các cơ quan, doanh nghiệp ở ViệtNam hiện nay

- Nhiệm vụ: Tìm hiêu phân tích, đánh giá xu hướng bày trí công sở tạicác cơ quan, doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay

5.Cơ sở phương pháp luận và cá phương pháp nghiên cứu được sử dụng

Phương pháp tìm hiểu

Phương pháp phân tích, đánh giá

Phương pháp thu thập và xử lý thông tin

6.Cấu trúc của đề tài

Chương 1: Khái quát chung về bài trí công sở hiện nay

Chương 2: Một số xu hướng bài trí công sở hiện nay ở Việt Nam

Chương 3: Đánh giá xu hướng bày trí công sở hiện nay

CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BÀI TRÍ CÔNG SỞ 1.1.Khái niệm

Khái niệm “công sở”:

Công sở theo các khái niệm được hiểu chung thì: công là chung, sở là

cơ quan; công sở là chỗ làm việc của các cơ quan công quyền Công sở hànhchính Nhà nước: “Công sở hành chính nhà nước (sau đây viết tắt là công sở):

Là tổ chức của hệ thống bộ máy nhà nước hoặc tổ chức công ích được Nhànước công nhận, bao gồm cán bộ, công chức được tuyển dụng, bổ nhiệm theoquy chế công chức hoặc theo thể thức hợp đồng để thực hiện công vụ nhànước Công sở có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và có cơ cấu tổ chức

do pháp luật quy định, được sử dụng công quyền để tổ chức công việc Nhànước hoặc dịch vụ công vì lợi ích chung của xã hội, của cộng đồng.” Dựa vàokhái niệm nêu trên có thể thấy về mặt nội dung công việc, hoạt động của công

sở nhằm thỏa mãn các lợi ích chung của cộng đồng; về mặt hình thức tổ chứcthì công sở là một tập hợp cơ cấu tổ chức, có phương tiện vật chất và conngười được Nhà nước bảo trợ để thực hiện nhiệm vụ của mình; về ý nghĩa tổchức nhà nước thì có thể coi công sở là trụ sở làm việc của cơ quan nhà nước,

do Nhà nước lập ra và có thẩm quyền giải quyết công vụ Vậy từ phân tíchtrên có thể hiểu: Công sở là một tổ chức thực hiện cơ chế điều hành, kiểmsoát công việc hành chính, là nơi phối hợp thực hiện một nhiệm vụ được Nhànước giao và là bộ phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy quản lí nhànước

Khái niệm “bài trí công sở” là cách thiết kế, lắp đặt, sắp xếp trụ sở làmviệc của cơ quan

công sở bên cạnh là nơi làm việc còn là nơi để cơ quan có thể tiếp xúc vớinhân dân, đối tác Việc bày trí công sở tốt sẽ có được những mục đích và ýnghĩa như sau:

- Giúp cơ quan hành chính nhà nước thực hiện có hiệu quả chức năng,

nhiệm vụ do nhà nước quy định, nâng cao hiệu lực và hiệu quả của công tácquản lý nhà nước, đáp ứng được yêu cầu hiện đại hoá và cải cách hành chínhcủa nhà nước

- Đảm bảo tính đồng bộ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà

nước; giúp cán bộ, công chức có môi trường và chỗ làm việc thuận lợi, đượctrang bị hiện đại, đủ điều kiện để hoàn thành tốt chức năng của cơ quan, thựchiện nhanh và có hiệu quả nhiệm vụ được giao

Ngoài ra:

- về tính thẩm mỹ

Thiết kế hay bố trí công sở là một việc nghiêm túc, đòi hỏi phải tuânthủ đúng những nguyên tắc nhất định để mang lại không gian đẹp, khoa học.Phù hợp với văn hóa từng cơ quan cũng như mục đích sử dụng của cơ quan,

mà không phải là việc chỉ mua sắm và bài trí một cách tùy tiện

Có thể nói yếu tố thẩm mỹ là yếu tố hàng đầu cần quan tâm khi thiết kếbày trí công sở Khác với việc trang trí nhà hay căn hộ cần sự đơn giản vàthoải mái, việc thiết kế, bày trí công sở lại cần đáp ứng được sự thuận tiện vàtính chuyên nghiệp cao Để thống nhất chủ đề và tạo sự hài hòa, có thể dựatheo lĩnh vực hoạt động để cân nhắc đến những vấn đề về màu sắc trang trí,các thiết bị điện tử cần thiết cùng các nội thất văn phòng phù hợp

Với màu sắc thì các màu sắc phù hợp nhất để sử dụng cho công sởthường là màu đặc trưng của cơ quan hành chính Nhà nước, những màu sắcnhẹ nhàng sẽ phù hợp hơn cho công sở cần sự yên tĩnh…

Để nâng cao tính thẩm mỹ, giúp công sở thêm phần thu hút thì cũng cóthể trang trí thêm các cây xanh, bình pha lê hoặc có thể sử dụng tranh ảnh,tượng đá… để giúp tạo điểm nhấn cho công sở thêm sinh động hoặc phù hợp

với phong thủy hơn.

- Về công năng

Song song với tính thẩm mỹ thì công năng là yếu tố quan trọng nhấtcho việc thiết kế bày trí của công sở Điều đầu tiên chính là ánh sáng của vănphòng công sở phải đầy đủ với cả ánh sáng thiên nhiên và nhân tạo Vì thế khithiết kế, bày trí cần lưu ý bố trí công sở nên có cửa sổ đến đảm bảo nhận đượcánh sáng tốt nhất, cũng như giúp không gian được thoáng đãng hơn Với ánhsáng nhân tạo thì nên sử dụng những loại đèn có ánh sáng trắng như dowlighthoặc đèn tuyp… Tốt nhất nên sử dụng ánh sáng gián tiếp để hạn chế được sựlóa mắt khi làm việc

Một vấn đề khác về công năng sử dụng mà cần lưu ý là nên phân chiakhông gian sử dụng của phòng sao cho phù hợp nhất với mục đích sử dụng,chức năng của từng phòng cũng như tạo được sự thuận tiện nhất cho việc đilại giữa phòng hoặc các vị trí làm việc khác nhau

Thông thường phương án bố trí được sử dụng nhiều nhất là phòng tiếpkhách nên đặt ở vị trí gần của ra vào, với các vị trí làm việc của nhân viên thì

có thể sắp xếp theo modul giúp tiết kiệm không gian cũng như thuận tiện nhấtcho việc trao đổi thông tin khi các nhân viên làm việc Riêng với văn phòngcủa các vị lãnh đạo hay của sếp thì nên được thiết kế kế tinh tế và cầu kì hơn,với nội thất và màu sắc thì nên thể hiện được sự sang trọng cũng như địa vị,chức vụ của người lãnh đạo

1.3.Tiểu kết

Tóm lại, bài trí công sở là một vấn đề vô cùng cần thiết của mỗi cơquan Và cần được quan tâm, chú trọng hàng đầu, thiết kế và bày trí công sởcũng phải phù hợp, đúng chuẩn mực, thể hiện được cái chung và cái riêng nổibật của cơ quan

CHƯƠNG 2: MỘT SỐ XU HƯỚNG BÀI TRÍ CÔNG SỞ HIỆN NAY Ở

VIỆT NAM 2.1 Giới thiệu một số xu hướng bài trí công sở

Bài trí công sở phải đảm bảo tính thích dụng, bền vững, hiện đại, mỹquan, kinh tế, phù hợp với bản sắc văn hoá dân tộc, áp dụng các tiến bộ khoahọc, công nghệ tiên tiến, tạo lập môi trường làm việc thuận lợi, thuận tiện chogiao tiếp với cộng đồng và các cơ quan liên quan

Nhìn chung bài trí bên ngoài trụ sở cơ quan có gắn biển tên cơ quan ởcổng chính, biển tên chức năng phòng ban và chức danh, tên tuổicông chứcbên ngoài cửa phòng làm việc Trong phòng họp, hội trường có treo quốc kỳ,quốc huy, cờ Đảng, ảnh/tượng Hồ Chủ tịch … và có bố trí những vị trí phùhợp cho việc để phương tiện giao thông cho cán bộ, công chức và khách đếnlàm việc … theo như qui định của qui chế văn hóa công sở

Các bộ phận lãnh đạo, văn phòng: cần được bố trí ở nơi dễ giao dịchnhất và có tư thế nhất Các phòng làm việc được bố trí theo nguyên tắc bảođảm giải quyết dây chuyền giải quyết công việc, các phòng ban có quan hệthường xuyên với nhau được bố trí gần nhau , các phòng ban tiếp khách được

Phòng làm việc phải bảo đảm phát huy hết tác dụng tích cực của cácyếu tố tác động đến năng suất lao động như sự thoáng mát, nhiệt độ, tiếng ồn,ánh sáng, màu sắc…

Có hệ thống bảng chỉ dẫn hành chính toàn cơ quan, từng phòng làmviệc, từng chức danh công vụ để dễ tìm, liên hệ công tác

Một số xu hướng bày trí công sở thường được biểu hiện rõ nhất ở việcthiết kế, bày trí trong văn phòng cơ quan, điển hình như:

-Xu hướng cổ điển:

Trụ sở: là các tòa nhà thấp từ 2-4 tầng, có khoảng sân vườn rộng, cổngto

Khi vào làm việc tại bất kỳ một cơ quan đơn vị nào sẽ bắt gặp một vănphòng làm việc với một hành lang dài đặt dẫn đên những phòng ban khácnhau Một phòng làm việc cùng một chiếc bàn lớn dành cho trưởng phòng,hai bên là hai dãy bàn quay vào nhau nhau dành cho nhân viên Bàn làmviệc làm từ chất liệu gỗ đặc, bên dưới có một ngăn tủ nhỏ đựng đồ cá nhân.Ánh sáng làm việc là mấy bộ dèn neon 1,2m không có chắn ánh sáng nằm haibên, ở giữa là chiếc quạt trần được hoạt động liên tục Tủ đựng hồ sơ từ cũngkhác biệt, làm từ gỗ chất lượng tốt, màu ưa thích là xám đậm, theo phongcách cổ điển, khác biệt, nhiều mẫu mã màu sắc và tùy theo từng công sở.Trang thiết bị trong văn phòng chưa được cải tiến nhiều, đa số dùng sứcngười là chính

Các phòng ban thường là mỗi căn phòng của trụ sở

-Xu hướng hiện đại:

Trụ sở: là các tòa nhà cao, hiện đại, khoảng sân vườn nhỏ hẹp

Những văn phòng tân tiến đã có những thay đổi nhất định cùng xuhướng mới của nội thất văn phòng Khoảng không mở cùng vách ngăn thấp,ghế xoay, máy tính cá nhân Những hành lang kéo dài đã dần biến mất, những

bộ phận phòng ban không còn bị cách ly cùng vùng hẹp mà thay vào đó làmột vùng lớn hơn Cùng các khoảng không đòi hỏi sự riêng biệt như phòng

họp, phòng giám đốc,… được ngăn bằng các tấm kính trong suốt có độ cách

âm cao nhằm xoá cảm giác trong – ngoài

Máy tính cá nhân biến thành thiết yếu trong công việc Tại mỗi bàn làmviệc có thêm kệ để bàn phím và chuột riêng Phía dưới bên cạnh tủ đựng đồ

cá nhân còn thêm một chỗ đặt CPU của máy Vào thời điểm này, trên một bànlàm việc thiếu máy tình thì ít ai nghĩ đó là chỗ làm việc Không gian nội thấtvăn phòng ở xu hướng mới có mầu sắc nhẹ nhàng, ấm áp tạo cảm giác mộtkhông khí nghiêm túc nơi làm việc

Điều này giúp cho vùng làm việc rộng, thoáng và cảm giác mới mẻhơn Với với thời gian, sự thay đổi trong không gian nội thất văn phòng với sốhàng công nghệ cao đã góp phần thay đổi lối sống cũng như làm nên hiệu quả

sự hưng phấn trong công việc cho nhân viên trong từng môi trường làm việckhác nhau Trang thiết bị, máy móc hiện đại (máy tính, máy photocopy, máyfax, điện thoại…) được sử dụng một cách tối đa, và hiệu quả Cán bộ nhânviên có bàn làm việc riêng, được bày trí sắp xếp theo ý thích và phong thủyphù hợp với cá nhân

Các phòng ban rộng rãi, sẽ là mỗi tầng của tòa nhà.

Ngoài ra, nhiều cơ quan đã cho xây dựng nhà bếp, phòng ăn để cungcấp cho nhân viên những bữa ăn lành mạnh, tạo cảm giác gần gũi, thân mậtgiữa mọi người Họ cũng nhận thấy rằng, nhân viên thoải mái hơn khi trao đổicác chủ đề công việc trong một bữa ăn trong khi vẫn đang ở nơi làm việc.Ngoài ra, các chỗ ngồi tự do còn là nơi tránh các stress cũng như các khônggian riêng tư hơn cho nhân viên ảnh hưởng đến một phần hiệu quả công việc

2.2.Nhận xét, so sánh

Mỗi một xu hướng thiết kế và bày trí công sở đều có những ưu, nhượcđiểm của riêng nó Dưới đây là bảng nhận xét so sanh và ưu nhược điểm củacác xu hướng bày trí công sở:

Bày trí công sở theo xu hướng cổ

điển

Bày trí công sở theo xu hướnghiện đại

-Thuận tiện cho việc giao tiếp giữa

nhân viên và công việc

-Văn phòng ít đồ đạc

-Chi phí cho việc thiết kế, bày trí,

mua sắm trang thiết bị máy móc rẻ

-Trụ sở được xây dựng cao,tiết kiệm diện tích, có thể tậndụng được tầng hầm để gửi

xe Tiết kiệm chi phí diện tích-Thuận tiện cho việc giao tiếpgiữa nhân viên và công việc-Dễ dàng thay đổi thiết kế, bàitrí khi cần thiết

-Trang thiết, máy móc hiệnđại nhỏ gọn, ít tốn sức người,giải quyết công việc nhanhchóng

-Chú trọng nhiều đến sự hàihòa màu sắc, cây xanh trongphòng nhiều

-Tạo nhiều hưng phấn tronglàm việc

-Môi trường làm việc năngđộng, sáng tạo hơn

-Bảo quản, lưu trữ văn bản tốthơn

Nhược

điểm

-Trụ sở xây dựng thấp, có sân vườn,

khu gửi xe, hao tốn nhiều diện tích,

hao phí chi trí diện tích

-Trang thiết bị, máy móc không

nhiều,thô,sơ, còn phải sử dụng nhiều

giấy tờ

-Tốn sức người trong vấn đề giải

quyết công việc

-Khó giám sát, quản lý-Văn phòng nhiều đồ đạc-Tốn nhiều chi phí thiết kế,bày trì, mua sắm đồ đạc, trangthiết bị

-Ít chú trọng đến hài hòa màu sắc,

cây xanh trong phòng ít

2.3.Tiểu kết

Mỗi một xu hướng là một cách bày trí công sở khác nhau, nhưng chúngđều có điểm chung và điểm riêng hỗ trợ lẫn nhau Ngày nay, nhiều cơ quankết hợp cả xu hướng cổ điển và hiện đại trong cách bày trí công sở của cơquan mình Tạo nên sự kết hợp độc đáo, ấn tượng riêng của cơ quan đó