KỸ NĂNG THU THẬP, XỬ LÝ VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN

KỸ NĂNG THU THẬP, XỬ LÝ VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN1. Khái niệm thông tinThông tin là tất cả các tin tức, sự việc, sự kiện, hiện tượng, ý tưởng, phán đoán, … làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Trong hoạt động quản lý, thông tin là những gì mà nhà quản lý cần cho việc ra quyết định. Như vậy, thông tin là tập hợp tất cả các dữ liệu đã được xử lý, mã hóa, sắp xếp nhằm giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định tốt hơn trong một môi trường cụ thể.1. Khái niệm thông tinThông tin là tất cả các tin tức, sự việc, sự kiện, hiện tượng, ý tưởng, phán đoán, … làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Trong hoạt động quản lý, thông tin là những gì mà nhà quản lý cần cho việc ra quyết định. Như vậy, thông tin là tập hợp tất cả các dữ liệu đã được xử lý, mã hóa, sắp xếp nhằm giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định tốt hơn trong một môi trường cụ thể.1. Khái niệm thông tinThông tin là tất cả các tin tức, sự việc, sự kiện, hiện tượng, ý tưởng, phán đoán, … làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Trong hoạt động quản lý, thông tin là những gì mà nhà quản lý cần cho việc ra quyết định. Như vậy, thông tin là tập hợp tất cả các dữ liệu đã được xử lý, mã hóa, sắp xếp nhằm giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định tốt hơn trong một môi trường cụ thể.. THÔNG TIN VÀ THU THẬP THÔNG TIN2. Phân loại thông tin trong quản lýa) Theo kênh tiếp nhận Dựa vào mối quan hệ giữa người gửi và người nhận: thông tin từ cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp hoặc các cơ quan có liên quan gửi đến. Dựa vào phương tiện gửi nhận: thông tin bằng văn bản, bằng lời, thông tin phi ngôn ngữ. Dựa vào cách thức gửi nhận: thông tin công khai (thông tin qua các phương tiện thông tin đại chúng); thông tin bán công khai; thông tin mật. Dựa vào nguồn tiếp nhận: Nguồn sơ cấp thứ cấp; nguồn bên trong và nguồn bên ngoài; nguồn mới và nguồn cũ; nguồn quan trọng và nguồn ít quan trọng; nguồn tin chính thức và nguồn tin không chính thức…2. Phân loại thông tin trong quản lýb) Theo tính chất và đặc điểm sử dụng thông tin Thông tin phải biết Thông tin cần biết Thông tin nên biết

KỸ NĂNG THU THẬP, XỬ LÝ

VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN

I THÔNG TIN VÀ THU THẬP THÔNG TIN

1 Khái niệm thông tin

Thông tin là tất cả các tin tức, sự việc, sự kiện, hiện tượng, ý tưởng, phán đoán, … làm tăng thêm sự hiểu biết của con người

Trong hoạt động quản lý, thông tin là những gì mà nhà quản lý cần cho việc ra quyết định Như vậy, thông tin là tập hợp tất cả các dữ liệu đã được xử lý,

mã hóa, sắp xếp nhằm giúp cho các nhà quản lý đưa

ra các quyết định tốt hơn trong một môi trường cụ thể.

I THÔNG TIN VÀ THU THẬP THÔNG TIN

2 Phân loại thông tin trong quản lý

a) Theo kênh tiếp nhận

- Dựa vào mối quan hệ giữa người gửi và người nhận: thông tin từ cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên,

ngang cấp hoặc các cơ quan có liên quan gửi đến.

- Dựa vào phương tiện gửi - nhận: thông tin bằng văn

bản, bằng lời, thông tin phi ngôn ngữ.

- Dựa vào cách thức gửi - nhận: thông tin công khai

(thông tin qua các phương tiện thông tin đại chúng); thông tin bán công khai; thông tin mật.

- Dựa vào nguồn tiếp nhận: Nguồn sơ cấp - thứ cấp;

nguồn bên trong và nguồn bên ngoài; nguồn mới và nguồn cũ; nguồn quan trọng và nguồn ít quan trọng; nguồn tin chính thức và nguồn tin không chính thức…

I THÔNG TIN VÀ THU THẬP THÔNG TIN

2 Phân loại thông tin trong quản lý

b) Theo tính chất và đặc điểm

sử dụng thông tin

- Thông tin phải biết

- Thông tin cần biết

- Thông tin nên biết

I THÔNG TIN VÀ THU THẬP THÔNG TIN

2 Phân loại thông tin trong quản lý

c) Theo phạm vi và lĩnh vực hoạt động

I THÔNG TIN VÀ THU THẬP THÔNG TIN

2 Phân loại thông tin trong quản lý

d) Theo tính chất thời điểm nội dung

- Thông tin pháp lý (hay còn gọi là thông tin về

chính sách, thủ tục)

- Thông tin thực tế (tình hình triển khai, thực

hiện các quyết định quản lý của các đơn vị thuộc

cơ quan, tổ chức)

- Thông tin phản hồi (tâm tư, nguyện vọng, ý

kiến của cán bộ, công chức, công dân, khách hàng)

- Thông tin kinh tế - xã hội

I THÔNG TIN VÀ THU THẬP THÔNG TIN

3 Yêu cầu của quá trình tổ chức thu thập TT

a) Hiểu, biết chính xác nhu cầu thông tin phục vụ quản lý

- Đối tượng cần cung cấp thông tin: bản thân các cán

bộ, công chức; lãnh đạo các cơ quan, tổ chức; các bộ phận quản lý khác trong cơ quan; các cơ quan bên ngoài, đối tác, khách hàng.

- Nhu cầu thông tin của các đối tượng; Có thể là

những thông tin pháp lý; thông tin thực tế; thông tin phản hồi (tâm tư, nguyện vọng, ý kiến của cán bộ, công chức, công dân, khách hàng);

I THÔNG TIN VÀ THU THẬP THÔNG TIN

3 Yêu cầu của quá trình tổ chức thu thập TT

b) Đánh giá được ý nghĩa thông tin mà mình thu thập xử lý

I THÔNG TIN VÀ THU THẬP THÔNG TIN

3 Yêu cầu của quá trình tổ chức thu thập TT

c) Nắm vững, tìm tòi và có khả năng phát hiện,

thu thập những thông tin cần thiết

- Đọc và ghi chép thông tin;

- Phương pháp sao chụp tài liệu;

- Phương pháp nghe báo cáo;

- Phương pháp tra cứu qua mạng;

- Các phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: quan sát; phỏng vấn; thống kê xã hội học; thực nghiệm; trắc nghiệm; ví dụ điển hình; thẩm tra, đối chiếu

I THÔNG TIN VÀ THU THẬP THÔNG TIN

3 Yêu cầu của quá trình tổ chức thu thập TT

d) Nắm chính xác nguồn thông tin để khai thác, thu thập, cung cấp hợp lý, đúng lúc, đúng mục đích, phù

hợp với quy định của pháp luật

II KỸ NĂNG XỬ LÝ THÔNG TIN

1 Khái niệm

Xử lý thông tin là việc tác động vào thông tin đang được quản lý: loại bỏ thông tin nhiễu, liên kết thông tin theo những mối liên hệ bản chất, vốn có, nhằm rút ra những thông tin thật

sự có giá trị, phục vụ cho việc giải quyết nhiệm vụ.

II KỸ NĂNG XỬ LÝ THÔNG TIN

2 Quy trình xử lý thông tin trong quản lý

II KỸ NĂNG XỬ LÝ THÔNG TIN

2 Quy trình xử lý thông tin trong quản lý

a) Tiếp nhận thông tin

- Tiếp nhận thông tin là sự tập hợp thông tin từ nhiều nguồn về một nơi một cách chủ động hoặc

bị động.

- Sau khi tiếp nhận thông tin, thư ký hành chính cần tiến hành phân loại thông tin thành từng loại, từng vấn đề, từng lĩnh vực khác nhau theo các tiêu chí được lựa chọn: nội dung thông tin; hệ thống quản lý; hình thức truyền đạt thông tin

II KỸ NĂNG XỬ LÝ THÔNG TIN

2 Quy trình xử lý thông tin trong quản lý

b) Tóm lược thông tin

Tóm lược thông tin là việc giảm bớt lượng nội dung tin nhưng vẫn đảm bảo những nội dung cốt yếu và cơ bản của thông tin để phục

vụ cho việc tổng hợp thông tin và sử dụng thông tin.

II KỸ NĂNG XỬ LÝ THÔNG TIN

2 Quy trình xử lý thông tin trong quản lý c) Xác nhận, kiểm tra độ tin cậy của thông tin

- Nguồn tin từ văn bản, công báo, tài liệu lưu trữ: nguồn tin này thường có giá trị pháp lý cao.

- Nguồn tin từ sách, báo, tạp chí: nguồn tin này thường không được coi là nguồn tin có giá trị pháp lý cao

II KỸ NĂNG XỬ LÝ THÔNG TIN

2 Quy trình xử lý thông tin trong quản lý

d) Phân tích, tổng hợp, kiến nghị giải quyết

▪ Phải phân loại thông tin thành: thông tin chính và thông tin hỗ trợ; thông tin có giá trị, ít giá trị hoặc không có giá trị; phải loại bỏ hoặc nghi ngờ những thông tin thiếu căn cứ, thiếu cơ sở khoa học

▪ So sánh, đối chiếu để kiểm tra tính chính xác, tính khoa học, hợp lý của thông tin

▪ Cần đặt ra và trả lời các câu hỏi như: thông tin nói

về việc gì? thông tin đề cập đến nội dung gì? những câu hỏi nghi vấn như: tại sao? nguyên nhân? diễn biến? kết thúc?,

II KỸ NĂNG XỬ LÝ THÔNG TIN

2 Quy trình xử lý thông tin trong quản lý

- Tổng hợp thông tin + Sắp xếp, hệ thống lại thông tin: theo thời gian hoặc theo tiến trình diễn ra các vấn đề, sự kiện…Quá trình sắp xếp và hệ thống lại thông tin sẽ giúp người sử dụng thông tin dễ dàng tiếp cận vấn đề theo trình tự lôgic nhất định.

+ Tái hiện lại quá trình, cách thức giải quyết vấn đề, sự vật, hiện tượng.

+ Tìm ra những điểm tương đồng và khác biệt giữa các thông tin về một vấn đề, một sự việc.

+ Tổng hợp các thông tin ở dạng số liệu bằng phương pháp tính toán, so sánh để có sự nhìn nhận tổng quát vấn đề.

II KỸ NĂNG XỬ LÝ THÔNG TIN

2 Quy trình xử lý thông tin trong quản lý

- Kiến nghị giải quyết thông tin

▪ lựa chọn những thông tin phù hợp để cung cấp

▪ ý kiến tham mưu giải quyết tin để đảm bảo việc

sử dụng thông tin có hiệu quả

▪ lưu trữ thông tin theo quy định

Giới thiệu

chung

 Căn cứ vào yêu cầu cụ thể => thu thập thông tin

 Thu thập TT => cần xác định rõ:

+ Mục đích của thu thập TT?

+ Ai là người sử dụng TT?

+ Lĩnh vực cần quan tâm là gì?

+ Chủ đề của thông tin cần tìm là gì?

+ Thông tin cần thiết khi nào?

+ Nguồn thông tin từ đâu?

+ Độ tin cậy của nguồn như thế nào?

CĂN CỨ THU THẬP THÔNG

TIN

 Căn cứ để chọn chủ đề tham vấn nhân dân:

 Phù hợp thẩm quyền quyết định của HĐND;

 Nội dung tham vấn có tác động trực tiếp đến lợi ích, đời sống của người dân;

 Phù hợp với khả năng thực hiện:

+ Không chọn vấn đề quá rộng, chung chung;

+ Có thời gian thực hiện phù hợp;

+ Đo lường được bằng con số, sự

kiện, sự việc

 Trong chương trình xây dựng Nghị

quyết và chương trình giám sát hàng năm của HĐND;

CHỌN NỘI DUNG

CS THAM VẤN

CĂN CỨ THU THẬP THÔNG TIN (TT)

CĂN CỨ THU THẬP THÔNG TIN (TT)

CHỌN NỘI DUNG

CS THAM VẤN

(TT)

 Vấn đề phát sinh => căn cứ

nhiệm vụ phát triển KTXH, ý kiến cử tri,TT từ các phương tiện thông tin đại chúng … xem xét để tham vấn nhân dân

Ví dụ 1: - HĐND tỉnh đánh giá hiệu quả 1 năm thực hiện Quỹ hỗ trợ sau khi thu hồi đất SX NN (2008-2009)

Ví dụ 2: - Kết quả tổ chức thực hiện

NQ Hội đồng nhân dân về chương trình giảm nghèo 2006 - 2010

 Ảnh hưởng quyết định đối với chất lượng tổ chức hoạt động và kết quả tham vấn.

 Làm cơ sở tốt cho việc xây dựng kế hoạch TV với các hình thức TV,

+ Tổ chức hoạt động TV đáp ứng được mục tiêu TV,

+ Huy động nguồn lực => vừa tiết kiệm

vừa đạt hiệu quả cao nhất (tránh “quá tải”).

 Giúp biên tập tốt bộ câu hỏi, phiếu lấy

ý kiến và tổng hợp báo cáo kết quả tham vấn

CĂN CỨ THU THẬP THÔNG TIN (TT)

 Xác định các vấn đề chung của chủ đề tham vấn dựa trên một số căn cứ sau:

 Vấn đề có tác động, ảnh hưởng đến tất cả các đối tượng bị tác động.

 Vấn đề mà các đối tượng có thể thể hiện được chính kiến của mình.

 Vấn đề mà các đối tượng có quyền, lợi ích trái chiều nhau (nếu có).

CĂN CỨ THU THẬP THÔNG TIN (TT)

XÁC ĐỊNH

VẤN ĐỀ

CỦA CHỦ ĐỀ

TV (TT)

XÁC ĐỊNH

VẤN ĐỀ

CỦA CHỦ ĐỀ

TV (TT)

 Xác định vấn đề chung của chủ đề TV,

có thể cần xác định thêm vấn đề riêng của từng nhóm đối tượng để phục vụ cho việc soạn bộ câu hỏi, phiếu lấy ý kiến:

 Vấn đề tác động trực tiếp hoặc gián tiếp lợi ích của đối tượng

 Vấn đề tác động trực tiếp hoặc gián tiếp nghĩa vụ, trách nhiệm của đối tượng Theo kinh nghiệm của ĐT, sau khi tổ

chức các hình thức TV ở cấp xã, cấp huyện, có thể thu hẹp vấn đề, xác định vấn đề quan trọng chưa được làm rõ để

tiếp tục chú ý tham vấn ở cấp tỉnh (biên tập bộ câu hỏi)

CĂN CỨ THU THẬP THÔNG TIN (TT)

Vi dụ : HĐND tỉnh đánh giá hiệu quả 1 năm

thực hiện Quỹ hỗ trợ sau khi thu hồi đất SX

NN (2015 - 2016)

 Định mức hỗ trợ có phù hợp không?

 Đối tượng được hỗ trợ đã đủ chưa? Có phù hợp? (có bỏ sót đố tượng?)

 Cách thức hỗ trợ? Học nghề trước, sau khi thu hồi đất? (công bằng không)

 Thực hiện đến đâu rồi ? Đã nhận?

Chưa nhận? Tại sao?

 Nguồn lực ở đâu? Tiền từ đâu? Cách huy động?

 Kiến nghị của dân để chính sách hợp

lý và hiệu quả?

1 Quốc Hội đang khảo sát, lấy ý kiến để sửa đổi

luật lao động Vấn đề tuổi nghỉ hưu, nhất là đối với

nữ đang được nhiều người quan tâm với nhiều ý

kiến và dư luận khác nhau Hãy thu thập thông tin

từ mạng internet và xử lý các thông tin đó để đưa

nhận định của bạn về những ảnh hưởng của việc

tăng tiền lương cơ bản đối với xã hội.

3 Quốc Hội đang khảo sát, lấy ý kiến để sửa đổi

luật hôn nhân gia đình Vấn đề thay đổi tuổi kết

hôn đang được nhiều người quan tâm với nhiều ý kiến và dư luận khác nhau Hãy thu thập thông tin

và xử lý các thông tin đó để đưa ra chính kiến của bạn: nên tăng hay nên giảm, có để tuổi kết hôn hai giới bằng nhau hay thay đổi cụ thể như thế nào?