Giải pháp xây dựng mô hình văn phòng doanh nghiệp hiện đại cho TP cần thơ đến năm 2015

Việc xây dựng một văn phòng hiện đại và quản trị văn phòng có khoa học sẽ làm tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp với các đối thủ, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.. Các vấn đ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM

HỒ PHƯƠNG BÌNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP Hồ Chí Minh – Năm 2008

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG DOANH ⎪⎪⎪⎪NGHIỆP 5

1.1 KHÁI NIỆM, CẤU TRÚC VÀ CHỨC NĂNG VĂN PHÒNG .5

1.1.1 Khái niệm BHXH 5

1.1.1 Khái niệm 5

1.1.2 Cấu trúc vận động của văn phòng 6

1.1.2.1 Các trang thiết bị kỹ thuật 6

1.1.2.2 Con người làm việc văn phòng 7

1.1.2.3 Các nghiệp vụ hành chính văn phòng 8

1.1.3 Chức năng .11

1.1.4 Kết luận 12

1.2 QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 12

1.2.1 Khái niệm 12

1.2.2 Chức năng 13

1.4 MỤC TIÊU CỦA VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI 14

1.5 VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI 16

Tóm tắt Chương I 18

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TẠI THÀNH PHỐ CẦN THƠ 19

2.1 GIỚI THIỆU TÌNH HÌNH KINH TẾ - XÃ HỘI VÀ DOANH NGHIỆP TẠI THÀNH PHỐ CẦN THƠ 19

2.1.1 Giới thiệu chung về thành phố Cần Thơ 19

2.1.2 Tình hình Kinh tế - Xã hội của thành phố Cần Thơ 22

2.1.2.1 Công nghiệp 23

2.1.2.2 Nông nghiệp 23

2.1.2.3 Thương mại – Du lịch 23

2.1.2.4 Xuất khẩu 24

2.1.2.5 Nhập khẩu 24

2.1.3 Tình hình doanh nghiệp của thành phố Cần Thơ 25

2.1.4 Đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI) 25

2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TẠI THÀNH PHỐ CẦN THƠ 26

2.2.1 Về nhân lực 27

2.2.1.1 Đầu vào không đảm bảo 27

2.2.1.4 Các nhà quản trị 30

2.2.1.5 Dư thừa nhân viên 31

2.2.1.6 Không biết phân công công việc với thời gian hợp lý 31

2.2.2 Khả năng đầu tư công nghệ và các tiện nghi làm việc 33

2.2.3 Vị trí đặt văn phòng 34

2.2.3.1 Khi đặt văn phòng trong thành phố lớn 35

2.2.3.2 Khi đặt văn phòng tại thị trấn nhỏ 36

2.2.5 Nhược điểm trong trang trí văn phòng 36

2.2.6 Nhược điểm của việc sử dụng phòng riêng 37

Tóm tắt Chương II 38

CHƯƠNG III GIẢI PHÁP XÂY DỰNG MÔ HÌNH VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP HIỆN ĐẠI CHO THÀNH PHỐ CẦN THƠ ĐẾN NĂM 2015 41

3.1 MỤC TIÊU DỰ BÁO PHÁT TRIỂN VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP CHO TP CẦN THƠ ĐẾN NĂM 2015 41

3.2 CÁC BƯỚC ĐỂ ĐẠT ĐƯỢC MỘT TỔ CHỨC VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP CÓ HIỆU QUẢ 42

3.2.1 Năm bước sau đây phù hợp với một văn phòng tại TP Cần Thơ 42

3.2.2 Các nguyên tắc tổ chức đối với Nhà Quản trị 42

3.3 GIẢI PHÁP XÂY DỰNG MÔ HÌNH VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP HIỆN ĐẠI CHO TP CẦN THƠ ĐẾN NĂM 2015 44

3.3.1 Quyết định vị trí đặt văn phòng 44

3.3.1.1 Những ảnh hưởng đến vị trí đặt văn phòng 44

3.3.1.2 Phương pháp ma trận 45

3.3.2 THIẾT KẾ VĂN PHÒNG 47

3.3.2.1 Về xây dựng 48

3.3.2.2 Sắp xếp chỗ làm việc 48

3.3.2.3 Thiết kế vách ngăn trong văn phòng 49

3.3.2.4 Bố trí phòng của cấp lãnh đạo 50

3.3.2.5 Bố trí phòng họp chung 51

3.3.3 KHUNG CẢNH VĂN PHÒNG 52

3.3.3.1 Không khí 54

3.3.3.2 Âm thanh 54

3.3.3.3 Màu sắc 55

3.3.3.4 Ánh sáng 57

3.3.4 QUẢN TRỊ BẰNG HỆ THỐNG VÀ THỦ TỤC 57

3.3.4.1 Tổ chức phòng ban 57

3.3.5 Tiết kiệm cử động 60

3.3.6 Quản lý công văn, hồ sơ dữ liệu 62

3.3.7 Quản trị thời gian 62

3.3.7.1 Lịch thời biểu công tác (Time Schedule) 63

3.3.7.4 Sử dụng máy đọc hoặc máy ghi âm để tiết kiệm thời gian 64

3.3.7.5 Sử dụng phương pháp đọc nhanh và tranh thủ tiết kiệm thời gian 64

3.3.7.6 Những vấn đề khác 65

3.3.8 Xây dựng nguồn nhân lực cho văn phòng doanh nghiệp 65

3.3.8.1 Đổi mới công tác tuyển dụng 65

3.3.8.2 Đào tạo, rèn luyện kỹ năng cho nhân viên văn phòng 66

3.3.8.3 Giải quyết các mâu thuẩn trong doanh nghiệp 67

3.4 XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI NHỮNG NƯỚC TRÊN THẾ GIỚI 67

3.5 KIẾN NGHỊ 68

Tóm tắt Chương III 69

KẾT LUẬN 71

MỞ ĐẦU

Y”Z

1 SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Sau hơn 30 năm đất nước hoàn toàn giải phóng, kinh tế nước ta đã đi vào ổn định và phát triển Tại Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VIII của Đảng cộng sản Việt Nam nhận định: “Nước ta chuyển sang thời kỳ phát triển mới, thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa…” Điều này có nghĩa là chúng ta cần có cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, cơ cấu kinh tế hợp

lý, quan hệ sản xuất tiến bộ, áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật vào trong sản xuất, quản lý

Theo chủ trương đó, tại thành phố Cần Thơ có nhiều doanh nghiệp lần lượt ra đời Các doanh nghiệp tiên tiến đã đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, mạng thông tin cao cấp tại văn phòng của mình, mục tiêu là để công việc vận hành nhanh hơn, thuận lợi hơn Mặc khác theo xu hướng quốc

tế hóa, các doanh nghiệp cần trang bị một văn phòng tiện nghi tương thích với khí hậu, phong tục tập quán nơi sống và cách tổ chức điều hành hợp lý, gọn nhẹ giống với phong cách làm việc hiện đại quốc tế, để có thể hợp tác làm ăn với doanh nghiệp nước ngoài Cần lưu ý văn phòng và các hoạt động của văn phòng thể hiện bộ mặt của doanh nghiệp Đối tác, khách hàng có tin tưởng ký kết làm ăn với doanh nghiệp hay không phụ thuộc vào cách điều hành quản lý doanh nghiệp, bố trí cấu trúc, công việc và nhân sự của văn phòng, nhất là khi họ đến bàn bạc công việc tại doanh nghiệp

Thực tiễn đó phản ảnh nhu cầu khách quan của công cuộc đổi mới, góp phần tạo chỗ đứng cho mỗi đơn vị trong cơ chế thị trường Xây dựng một văn phòng doanh nghiệp hiện đại không còn là một vấn đề mới mẻ đối với các doanh nghiệp tại thành phố Cần Thơ Tuy nhiên một số doanh

công tác văn phòng, dẫn đến thông tin không được thông suốt, kịp thời Hậu quả tất yếu của tình trạng này là làm ăn có lợi nhuận thấp hoặc thua lỗ Việc xây dựng một văn phòng hiện đại và quản trị văn phòng có khoa học sẽ làm tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp với các đối thủ, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Do đó, việc xây dựng mô hình tổng quát của một văn phòng doanh nghiệp hiện đại là cần thiết cho mỗi doanh nghiệp tại thành phố Cần Thơ Không có một chuẩn mực nào lý tưởng vĩnh viễn cũng như không có mô hình nào là hoàn hảo Theo đà phát triển của công nghệ thông tin và kinh tế,

mô hình văn phòng doanh nghiệp hiện đại cần được bổ sung và sửa đổi cho phù hợp

MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

2.1 Mục tiêu chung

Đề tài: “Giải pháp xây dựng mô hình văn phòng doanh nghiệp hiện

đại cho TP Cần Thơ đến năm 2015” nhằm giúp cho chúng ta hiểu thế nào

là văn phòng hiện đại có hệ thống, với việc áp dụng công nghệ mới cùng hệ thống kỹ thuật thông tin hiện đại vào quản lý Vị trí công việc và luồng xử lý công việc là những khía cạnh quan trọng, có tác động ảnh hưởng của môi trường đến công việc bên trong lẫn bên ngoài văn phòng Từ đó tránh được tình trạng chậm trễ, sai sót, ùn tắc thông tin, giúp xử lý thông tin nhanh hơn, cấp quản trị có cơ sở hoạch định và đề ra quyết định điều hành đúng đắn hơn

2.2 Mục tiêu cụ thể

- Tìm hiểu tổng quát khái niệm chung xung quanh văn phòng doanh nghiệp và các công tác của văn phòng doanh nghiệp theo truyền thống lẫn hiện đại

- Phân tích, đánh giá, tìm những yếu kém và nguyên nhân tồn tại chung trong các văn phòng doanh nghiệp tại Cần Thơ hiện nay

- Xem xét vai trò của một văn phòng doanh nghiệp

- Đề ra mô hình văn phòng doanh nghiệp hiện đại và công tác quản trị văn phòng khoa học

3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Nghiên cứu thông qua các thông tin thứ cấp được biên soạn từ nhiều tài liệu của nhiều tác giả

Sử dụng các số liệu thứ cấp thu thập được từ những bản in ấn thống

kê tổng kết của một năm hoặc một thời kỳ

Dựa vào thực tiễn của văn phòng doanh nghiệp ở Cần Thơ (số liệu này thu thập được từ các tạp chí kinh tế, báo thương mại, doanh nghiệp, báo cáo sở Kế hoạch đầu tư và của UBND thành phố Cần Thơ) để đề xuất ra một

số ý kiến riêng

Sử dụng một số hình ảnh về các văn phòng hiện đại trong nước và trên thế giới để minh họa

Vẽ các biểu đồ, biểu bảng bằng phần mềm Excel, Paint, WordArt…

PHẠM VI GIỚI HẠN CỦA ĐỀ TÀI

- Phân tích những lý do để đi đến thay đổi công tác quản trị văn phòng doanh nghiệp và đưa ra mô hình văn phòng doanh nghiệp hiện đại

4.2 Về đưa ra mô hình

Mô hình đưa ra là mô hình tổng quát, chỉ nêu lên những vấn đề thiên

về ứng dụng kỹ thuật, khoa học công nghệ, kiến trúc, cách tổ chức bố trí nhân sự với không gian làm việc phù hợp và phương pháp quản trị văn phòng khoa học

Vấn đề phân công nhiệm vụ chỉ nói chung và đi sâu vào vai trò của Giám đốc, Thư ký giám đốc, quản trị viên văn phòng Các vấn đề khác như:

Bố trí công việc cho từng người, phân công trách nhiệm… khác nhau đối với từng loại hình doanh nghiệp, từng doanh nghiệp riêng lẻ không đi sâu phân tích cụ thể mà chỉ đưa ra mô hình văn phòng doanh nghiệp hiện đại có thể áp dụng thực tiễn ở hiện tại và trong tương lai cho thành phố Cần Thơ

5 KẾT CẤU NỘI DUNG LUẬN VĂN

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung luận văn được chia làm

3 chương cụ thể sau:

Chương I: Cơ sở lý luận văn phòng và quản trị hành chính văn phòng

Chương II: Thực trạng văn phòng doanh nghiệp tại TP Cần Thơ

Chương III: Giải pháp xây dựng mô hình văn phòng doanh nghiệp hiện đại cho TP Cần Thơ đến năm 2015

CHƯƠNG I

X”W

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI NIỆM, CẤU TRÚC VÀ CHỨC NĂNG VĂN PHÒNG

1.1.1 Khái niệm

Theo quan điểm truyền thống: Văn phòng là nơi giao dịch các loại giấy tờ có liên quan đến những công việc của doanh nghiệp

Theo quan điểm hiện đại: Văn phòng là hệ thống xử lý và ghi nhớ tất

cả các giấy tờ, tài liệu cho các bộ phận của một tổ chức kinh doanh bằng các thiết bị, máy móc hiện đại nằm dưới sự điều khiển của nhân viên văn phòng năng động Một văn phòng hiện đại là văn phòng có đầy đủ các tiện nghi làm việc thuận lợi cho nhân viên, từ kiến trúc văn phòng đến các thiết bị làm việc, tiện nghi máy móc tự động phục vụ cho nhu cầu tự nhiên của con người, tất cả đều được công nghiệp hóa, kỹ thuật hóa, giảm tối thiểu sức lao động thủ công

- Công việc giấy tờ ở văn phòng theo thuật ngữ hiện đại được gọi là thu thập và xử lý thông tin Đó là mối quan hệ thông tin giữa các nhân viên với các máy móc thiết bị của mình để giải quyết công việc

- Thông tin trong văn phòng phản ánh loại công việc mà văn phòng đó đảm nhiệm, thể hiện các quyết định quan trọng của doanh nghiệp trong kinh doanh, giao dịch Các loại thông tin gồm: thông tin dưới dạng văn bản, thông tin truyền đạt qua các cuộc họp, thông tin ghi nhận thu thập qua dư luận, thông tin ghi nhận qua dự báo…Công cụ thể hiện có các meno, vi tính, báo cáo bằng văn bản, các biên bản, thư từ giao dịch

Tóm lại: Hiện nay chưa có khái niệm cụ thể về Văn phòng hiện đại,

nhưng có thể hiểu văn chung để đạt được văn phòng hiện đại phải đảm bảo 3

yếu tố cơ bản sau: ứng dụng khoa học công nghệ, phương pháp quản trị hành chính văn phòng khoa học và nguồn nhân lực Ngoài ra, còn phụ thuộc một số yếu tố khác như: vị trí đặt văn phòng, thiết kế, sắp xếp, bài trí văn phòng…

1.1.2 Cấu trúc vận động của văn phòng

Khi chuyển lên thành văn phòng hiện đại thì các nhà khoa học tập trung đầu tư vào từng phần và tổng thể văn phòng nói chung nhằm nâng lên tầm cỡ mới bảo đảm cho văn phòng hiện đại đủ sức thể hiện tính chủ động,

có vị trí chấp nhận được thách thức, tạo ra năng lực mới và bản chất mới Một văn phòng hiện đại không thể thiếu các yếu tố sau:

1.1.2.1 Các trang thiết bị kỹ thuật

Mục tiêu: Giảm bớt lao động mệt nhọc, thời gian và giảm chi phí, đồng thời giải quyết được công việc tốt hơn

Cốt lõi của trang thiết bị kỹ thuật được thể hiện ở công nghệ hiện đại Ngày nay mỗi lao động trong văn phòng đều có cả dãy các thiết bị và vật dụng hiện đại hỗ trợ Nổi lên là các máy vi tính, máy scaner, máy photo và thiết bị viễn thông

Thư ký có thể đánh văn bản bằng máy vi tính với tốc độ nhanh hơn, nhẹ nhàng hơn, văn bản được trình bày đẹp hơn và có thể tự động sửa chữa

mà không mất nhiều thời gian như máy đánh chữ cũ hay máy sử dụng scaner

để scan văn bản vào máy vi tính để chỉnh sữa, không cần phải đánh lại mất nhiều thời gian Ngoài ra, việc lưu trữ được gọn nhẹ hơn, tra cứu tài liệu dễ dàng và nhanh chóng hơn với mạng thông tin toàn cầu Internet

Các trang thiết bị kỹ thuật khác như lịch để bàn điện tử, máy tính xách tay thế hệ mới có bộ vi xử lý Mainboard Intel DG; Core2 Quad (Q6600) với

ổ đĩa cứng 320gygabyte… đã giúp ích rất nhiều trong công tác văn phòng

Các vật dụng thông thường trước đây như: giấy, thước, tẩy, viết… cũng được cải tiến để ngày càng tiện dụng hơn

Với công nghệ điện tử hiện đại, có triển vọng thực hiện tự động hóa toàn bộ công việc văn phòng Các nhà khoa học còn tính xa hơn là tiến tới sẽ không sử dụng giấy tờ nữa để tiết kiệm nguyên liệu gỗ, mà tiến hành lưu trữ trên vật tải quang học, đĩa, thẻ nhớ…

Khoa công thái học cũng tham gia tích cực vào việc thích nghi máy móc, điều kiện làm việc với người lao động văn phòng sao cho cả ê kíp văn phòng thấy công việc thoải mái và hiệu suất của cả ê kíp tăng lên

1.1.2.2 Con người làm việc văn phòng

Trong văn phòng hiện đại con người là chủ thể trung tâm được khẳng định bởi hai mặt: Năng lực mới về chuyên môn nghiệp vụ, những yêu cầu mới về phẩm chất văn phòng hiện đại và các đơn vị sử dụng đòi hỏi ở người lao động văn phòng

Cùng với xu hướng phát triển của văn phòng hiện đại, nhân viên văn phòng cần phải học tập nâng cao trình độ chuyên môn, rèn luyện nâng cao

kỷ năng để thích nghi với công việc

Ngày nay đội ngũ nhân viên văn phòng chuyên nghiệp, bản lĩnh vẫn còn ít, trong khi những người không chuyên môn lại nhiều hơn Họ chỉ làm một số việc khá nhàn hạ như đánh máy, in ấn những tài liệu đã có sẵn, lưu chuyển các công văn, mua sắm văn phòng phẩm, dọn dẹp văn phòng, mà không biết hoạch định những công việc của văn phòng, không đặt ra bài toán hiệu quả công việc Khi được yêu cầu tổ chức một cuộc họp hay hội thảo, họ hết sức lúng túng, không làm được Họ thụ động trong công việc cũng như trong giao tiếp

Như vậy, nhân viên văn phòng chuyên nghiệp là người hoạch định được công việc và hoàn thành hiệu quả công việc, không đổ lỗi cho hoàn

cảnh, hiểu, chia sẻ được công việc với lãnh đạo Họ biết phạm vi quyền hạn của mình đến đâu và làm tốt trong phạm vi đó

Theo xu hướng hiện nay là "lợi người, tiện việc", tức là nhân viên văn phòng phải đa năng Không ai thích tuyển hai - ba người vào làm hai - ba phần việc gần như nhau, mỗi người làm một kiểu để rồi phải trả hai - ba suất lương Hiện nay, các doanh nghiệp thường tuyển nhân viên văn phòng làm được nhiều việc: thư ký, văn thư, nhân sự, quan hệ đối ngoại, có một ít kiến thức về kế toán, kinh doanh, tiếp thị Nói đơn giản, nhân viên văn phòng phải là trợ thủ đắc lực của nhà quản trị, phải giúp việc được cho nhà quản trị Một yêu cầu khác đối với nhân viên văn phòng là phải giỏi kỹ năng thực hành để làm việc hiệu quả Hiện nay, tốc độ phát triển kinh tế, xã hội, khoa học kỷ thuật… đặc biệt là tốc độ nhận và xử lý thông tin được tính từng ngày, từng giờ nên tính sáng tạo, linh hoạt của nhân viên văn phòng cũng là một đòi hỏi bức thiết Nhân viên văn phòng không thể là những người làm việc máy móc, cứng nhắc

Tóm lại, nhân viên văn phòng là người "đa năng" như đã nói trên

Ngoài những kỹ năng không thể thiếu như soạn thảo văn bản, văn thư lưu trữ, tổ chức hội nghị, hội thảo, họ còn cần thêm các kỹ năng phát triển cá nhân (như biết cách học hỏi, lắng nghe, biết xác định mục tiêu

để hành động, tư duy sáng tạo, quan hệ, giao tiếp, đối nội, đối ngoại )

và các kỹ năng phối hợp với đồng sự để đạt hiệu quả chung

1.1.2.3 Các nghiệp vụ hành chính văn phòng

Các nghiệp vụ hành chính văn phòng nối kết các thiết bị kỹ thuật với vai trò trung tâm của con người để tạo ra thực tiễn hoàn thành nhiệm vụ

Thông qua nghiệp vụ hành chính văn phòng, con người và thiết bị kỹ thuật phát huy tác dụng thực tế

Các nghiệp vụ hành chính ngày nay gắn liền với quan hệ giao tiếp ứng

xử cũng thay đổi căn bản Năng lực ứng xử - giao tiếp trở thành một mặt quan trọng nhất trong nhân cách của nhân viên văn phòng

Sơ đồ 1.1: Tiến trình vận động các công việc của một văn phòng

Môi trường

- Môi trường: Gồm môi trường bên trong và môi trường bên ngoài + Môi trường bên trong: như các bộ phận chức năng khác nhau thuộc một doanh nghiệp, giữa các phòng ban, giữa bộ phận sản xuất với tiếp thị hoặc tài chính của một tổ chức, sẽ có ảnh hưởng đến các thành phần của công việc văn phòng và cách thực hiện công việc này tại bộ phận đó

+ Môi trường bên ngoài gồm: Các ảnh hưởng tự nhiên, xã hội, kinh tế, chính trị và pháp lý tác động lên hệ thống công việc văn phòng, mối quan hệ giữa văn phòng doanh nghiệp với các cơ quan Nhà nước

Sơ đồ 1.2: Hệ thống trong quản lý văn phòng

Kinh

tế

Đầu vào do môi

Gọi ra (Truy xuất)

Đọc, sắp xếp

Viết, tính toán,

so sánh

Truyền ra môi trường

Hủy bỏNhân sự

Lưu trữTài chính

Tiếp nhận thông tin thứ cấp, thu thập thông tin sơ cấp từ bên ngoài, bên trong: các phòng, ban khác

Tổ chức mạng lưới thông tin theo dạng ma trận, đan xen vào nhau, bổ sung hỗ trợ cho nhau

Xử lý thông tin yểm trợ hành chính mang lại một cách năng động, đạt chất lượng Trong đó có 11 chức năng dịch vụ bộ phận:

- Xử lý văn bản

- Xử lý dữ liệu

- In ấn

- Viễn thông

- Bảo quản hồ sơ tài liệu

lý dữ liệu, không để xảy ra sự chậm trễ, sai lệch, không ăn khớp với nhau

Một số doanh nghiệp có các văn phòng được phân theo chuyên môn từng lĩnh vực công việc mà văn phòng đảm nhiệm Do đó, trong trường hợp này ta có thể chia thành ba chức năng sau:

- Chức năng dịch vụ chuyên đề: Phòng kế toán, Phòng tài chính, Phòng kế hoạch, Phòng tiếp dân…

- Các chức năng xử lý thông tin: Phòng nghiên cứu, Phòng xử lý văn bản, Phòng thư ký…

- Các chức năng tổng hợp: Phòng quản trị, Phòng hành chính, Phòng tổng hợp, phòng dự báo…

Tùy theo tình hình cụ thể của mỗi doanh nghiệp sẽ có sự phân bố chức năng cho từng văn phòng và số lượng văn phòng khác nhau Các bộ phận chức năng của một tổ chức sẽ có ảnh hưởng chủ yếu đến thành phần của công việc văn phòng và cách thực hiện công việc này tại bộ phận đó

Ví dụ: Bộ phận sản xuất có thể yêu cầu những chức năng thư ký đi kèm theo hoạch định sản xuất và kiểm tra chất lượng Bộ phận bán hàng có những yêu cầu công việc văn phòng của mình liên kết với việc cung ứng và phục vụ khách hàng, kể cả giải quyết những yêu cầu của khách hàng

1.1.4 Kết luận

Những năm gần đây thị trường bất động sản có nhiều biến động theo chiều hướng giá cả tăng mạnh, đặc biệt là giá đất ngày càng trở nên đắt đỏ, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, tin học, internet làm cho văn phòng ngày càng gọn nhẹ và hiện đại,… Nhìn chung một văn phòng hiện đại cần có sự phối hợp của 3 yếu tố cơ bản như: ứng dụng khoa học công nghệ, phương pháp quản trị hành chính văn phòng khoa học và nguồn nhân lực (nhân viên văn phòng hiện đại) đáp ứng được nhu cầu công tác của văn phòng hiện đại Ngoài ra, còn phụ thuộc vào một số yếu tố khác như: vị trí đặt văn phòng, thiết kế, sắp xếp, bài trí văn phòng… sao cho công việc vận hành nhanh, đạt hiệu quả cao và với chí phí thấp nhất

1.2 QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

1.2.1 Khái niệm

Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các công việc hành chính văn phòng (office works) nhằm xử lý thông tin để đạt tới những mục tiêu đã ấn định trước

Vì hành chính là một phạm vi của quản trị kinh doanh, nên nhà quản trị hành chính là một trí thức được đào tạo có trình độ tổng quát, được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng và phải am tường các chức năng nhiệm vụ của các bộ phận khác trong cơ quan, xí nghiệp để

hỗ trợ các phòng, ban khi có nhu cầu Ngoài ra cần phải có những tố chất như sau:

- Có đầu óc tư duy, sáng tạo, có trí tưởng tượng

- Có khả năng gánh vác trách nhiệm và ủy thác trách nhiệm

- Có quan điểm khoa học

- Hòa đồng với nhân viên, biết lắng nghe ý kiến nhân viên

- Có óc khôi hài, làm dịu đi những tình huống căng thẳng

- Phong cách lịch sự và ngoại giao, kiểm soát được cảm xúc

- Có óc phán đoán, có tầm nhìn xa trông rộng

- Tự tin, có khả năng diễn đạt, thuyết trình, hướng dẫn và lý luận

- Quyết đoán, trung thực và công bằng

1.2.2 Chức năng

Chức năng của quản trị hành chính văn phòng thể hiện nội dung của hoạt động quản trị Dù ở cấp quản trị nào, những người này đều phải thực hiện bốn chức năng nhiệm vụ cơ bản sau:

- Hoạch định (planning): Là chức năng đầu tiên cần triển khai vì các

chức năng khác đều phụ thuộc vào chức năng này Hoạch định nhằm xác định mục tiêu hoạt động của tổ chức bằng việc xây dựng chiến lược tổng thể nhằm hướng hành động vào mục tiêu và thiết lập hệ thống các các kế hoạch hoạt động cụ thể

- Tổ chức (Organizing): Công tác này bao gồm xác định những việc

phải làm, những ai sẽ làm việc đó, các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào, những bộ phận nào cần phải được thành lập, thiết lập mối quan

hệ về công việc, quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ phận Thông thường các quản trị viên cao cấp xác định tổng quát cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp và tìm chọn nhân sự cho các vị trí cấp cao; quản trị viên trung cấp làm các công việc đó đối với phòng, ban… do mình quản lý; quản trị cấp cơ

sở xác định cấu trúc tổ chức ở các phần công việc do mình phụ trách và lãnh trách nhiệm quan trọng trong việc đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn cho các nhân viên dưới quyền

- Lãnh đạo (Leading): Là việc tuyển chọn, thu dụng bố trí công việc,

bồi dưỡng động viên, kích thích và chỉ huy con người làm việc của quản trị viên cấp cao dưới dạng các định hướng chung và các biện pháp lớn tạo ra động cơ vươn tới mục tiêu trong toàn tổ chức, như các chính sách lương,

thưởng… và quản trị viên cấp dưới thừa hành lệnh của cấp trên thực hiện quản trị trực tiếp gắn với các hoạt động cơ sở, biết cách để tạo ra động cơ thúc đẩy nhân viên làm việc, giải quyết tốt các trường hợp sai phạm, biết lãnh đạo nhân viên bằng cách hướng dẫn kỹ năng cụ thể, bằng thái độ đúng mức và ứng xử khéo léo, nhiệt tình Đây là chức năng phức tạp, mất nhiều thời gian Mục tiêu hàng đầu là thúc đẩy nhân viên làm tròn công việc được giao một cách tự giác, nhiệt tình và có hiệu quả

- Kiểm tra (Controlling): Là quá tiến trình hướng sự tiến triển vào

đúng các mục tiêu đề ra, điều chỉnh lại những sai lệch và định hướng lại các mục tiêu một khi điều kiện đã thay đổi nhằm đảm bảo tổ chức đang đi đúng đường đã hoạch định Đây là công việc quan trọng, nhất là với quản trị viên cấp trung và cấp cơ sở trong quản lý các vấn đề thường nhật hàng ngày Quản trị viên cấp cao là người chịu trách nhiệm tạo lập hệ thống kiểm tra, xác định các tiêu chuẩn và chuẩn mực để đo lường, đánh giá các hoạt động của doanh nghiệp trong một tổng thể

Đây là những chức năng phổ biến đối với mọi nhà quản trị, nhưng không phải là đồng nhất đối với mọi tổ chức, vì mỗi tổ chức có ngành nghề, môi trường, qui trình công nghệ riêng… nên hoạt động quản trị cũng có những điểm khác nhau về mức độ phức tạp, phương pháp thực hiện, nhưng về bản chất thì không khác nhau

Riêng đối với quản trị viên văn phòng, vai trò và chức năng được thể hiện ở hai mặt: điều hành công việc văn phòng và lãnh đạo tập thể lao động văn phòng

1.4 MỤC TIÊU CỦA VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI

Mỗi một doanh nghiệp và cụ thể là một văn phòng doanh nghiệp khi hoạt động đều phải tự đặt ra các mục tiêu cho mình Các doanh nghiệp khác

nhau đều có mục tiêu riêng khác nhau Nhìn chung tất cả các doanh nghiệp đều phải vận hành theo bốn mục tiêu chung sau:

- Kinh tế - Lợi nhuận: là mục tiêu cơ bản của doanh nghiệp Đây là

động lực để doanh nghiệp tiếp tục hoạt động và kinh doanh Ngày nay các doanh nghiệp phải hết sức năng động trong việc huy động các nguồn lực, tạo

ra sản phẩm hàng hóa hoặc dịch vụ để cung cấp cho khách hàng, thu về lợi nhuận

- Chính trị: là định hướng và các chính sách của Nhà nước về chuyển

dịch cơ cấu nền kinh tế, đổi mới công nghệ và quản lý: các doanh nghiệp phải biết thực hiện các chủ trương này một cách linh hoạt và sáng tạo, sự cứng nhắc trong việc thực hiện hoặc áp đặt từ trên xuống có thể sẽ “phá hủy” kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp

- Mục tiêu xã hội: tuân theo pháp luật, các chủ trương và chính sách

về xã hội của Nhà nước, thể hiện vai trò tích cực của mình trong công cuộc đổi mới, đóng góp cho lợi ích chung của xã hội như: tạo việc làm cho người lao động, đóng góp vào ngân sách Nhà nước thông qua nghĩa vụ đóng thuế, tạo điều kiện cho người tàn tật có việc làm, làm từ thiện…

- Mục tiêu đạo đức: thể hiện bộ mặt và uy tín của doanh nghiệp trong

hoạt động kinh doanh Bao gồm nhiều mặt, tiêu biểu như:

+ Trả lương, trả thưởng cho công bằng, chống lại mọi sự o ép

+ Giữ uy tín với khách hàng

+ Giữ vệ sinh môi trường, giải quyết ô nhiễm

+ Không sử dụng các thủ đoạn xấu trong cạnh tranh, nhằm triệt hạ đối thủ Cạnh tranh tích cực

+ Tham gia ủng hộ các quỹ phúc lợi xã hội…

Tuy nhiên mục tiêu nào cũng phải phù hợp với mục tiêu có lợi nhuận của doanh nghiệp Các doanh nghiệp thực hiện ba mục tiêu cuối với mức độ

khác nhau tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh, khả năng vốn của doanh nghiệp và mức sinh lời của đồng vốn Mặt khác ba mục tiêu đạo đức, xã hội, chính trị là những mục tiêu quan trọng không thể thiếu trong quá trình vận động đi lên của một doanh nghiệp

1.5 VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI

Từ thế kỷ 17 đã có hàng loạt các cuộc cách mạng liên tiếp liên quan đến những lĩnh vực khác nhau của hoạt động kinh tế Các nhà kinh doanh đã bắt đầu nhận ra được tầm quan trọng của giao dịch kinh tế - thương mại toàn cầu Lúc này nhu cầu về thông tin trở thành một vấn đề cấp thiết, ngay cả những khách hàng cũng cần có thông tin Đối với các doanh nghiệp, văn phòng doanh nghiệp nào có hệ thống thông tin hiện đại, có đội ngũ nhân viên nhanh nhẹn, tháo vát, có sự quản lý chặt chẽ thì thông tin ở tại doanh nghiệp đó được thông suốt Điều này có nghĩa là, các doanh nghiệp này đã

có lợi thế hơn đối thủ cạnh tranh và các công ty khác trên thương trường, mặt khác sự luân chuyển đồng vốn trong kinh doanh của doanh nghiệp đó sẽ nhiều hơn, tốc độ tiếp cận thông tin mới và xử lý thông tin sẽ nhanh hơn Hoàn cảnh này tất yếu đã dẫn đến bùng nổ nhu cầu gia tăng thông tin trong các văn phòng doanh nghiệp, cao trào là “cuộc cách mạng thông tin” vào thế

kỷ 20

Hiện nay để có những thông tin mới và đủ về lĩnh vực mà văn phòng doanh nghiệp đó đang hoạt động là điều không mấy khó khăn Tuy nhiên, với tốc độ vận động cao của nền kinh tế thị trường thì thông tin liên tục đổi mới không ngừng, vấn đề khó khăn nhất đặt ra hiện nay là làm thế nào thu thập, kiểm soát và dự báo được những thông tin đã có để đưa vào bộ máy vận hành của doanh nghiệp xử lý và có thể lấy ra bất cứ lúc nào khi doanh nghiệp đó cần Do đó, việc quản trị thông tin văn phòng trở nên quan trọng Cần phải thiết lập cách cung cấp, xử lý dữ liệu, trong đó cần xem xét mục

đích, thời gian, hiệu lực của loại dữ liệu hoặc thông tin đó Những yếu tố này tác động đến những quyết định có liên quan đến sự đóng góp của con người, trong đó vai trò của nhà quản trị văn phòng được nâng cao hơn Các nhà quản trị văn phòng hiện nay phải nắm bắt được những kỹ thuật quản lý thông tin hiện đại và quản trị mạng cơ bản, trong nghiên cứu văn phòng cần phải nhận biết cơ sở của việc phát triển những yêu cầu thông tin Chất lượng

ra quyết định và hiệu quả công việc phụ thuộc rất lớn vào khả năng nắm bắt thông tin của các nhà quản trị

Với khối lượng thông tin khổng lồ được cần đến và cung cấp vận hành thương mại, công nghiệp và chính quyền thì văn phòng hiện đại sẽ đóng góp rất tích cực cho hoạt động này Một văn phòng hiện đại là văn phòng có thể tạo không gian và tâm lý thoải mái cho nhân viên làm việc Văn phòng hiện đại sẽ giúp cho nhân viên giảm tối thiểu thời gian trong quản lý các luồng thông tin và dữ liệu, nhà quản trị tốn ít thời gian nhất cho công tác kiểm tra

Quản trị tốt văn phòng hiện đại sẽ làm tăng tốc độ vận động công việc của một văn phòng, điều này có nghĩa là công việc sẽ được xử lý nhanh hơn, trôi chảy hơn, vận dụng được hết các tiềm năng về vốn, năng lực lao động vào công việc, tránh lãng phí, do đó sẽ tạo ra được nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp

Nhà quản trị văn phòng giỏi sẽ tạo được sự liên kết hữu nghị và gắn

bó giữa nhân viên với nhân viên, giữa phòng này với phòng kia, giữa trưởng phòng với phó phòng, giữa những người lãnh đạo bộ phận này với bộ phận khác… Tạo được động lực cho nhân viên phấn đấu vì mục tiêu chung của doanh nghiệp

Thực tiễn ngày nay, các doanh nghiệp cần mạnh dạn vận dụng nhiều lý thuyết mới về quản trị doanh nghiệp, đồng thời biết ứng dụng

công nghệ hiện đại vào công tác văn phòng để tạo được chỗ đứng tốt cho mình trên thương trường

Tóm tắt Chương I

Trong cơ chế thị trường và thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế, mô hình văn phòng doanh nghiệp và công tác quản trị hành chính văn phòng truyền thống không còn phù nữa, không đáp ứng được yêu cầu thực tế công tác văn phòng hiện nay Do đó, các nhà quản trị cần nhanh chóng đổi mới công tác văn phòng: sắp xếp lại tổ chức, đầu tư các trang thiết bị

kỹ thuật, đầu tư nguồn nhân lực, nâng cao vai trò, chức năng và nghiệp vụ

quản trị hành chính văn phòng, tiến đến “Văn phòng doanh nghiệp hiện

đại” để có thể quan hệ hợp tác làm ăn với nước ngoài

2.1.1 Giới thiệu chung về thành phố Cần Thơ

Theo tinh thần nghị quyết số 22/2003/QH XI của Quốc Hội khóa XI,

kỳ họp thứ 4 thì tỉnh Cần Thơ được chia làm 2 đơn vị hành chính là thành phố Cần Thơ trực thuộc Trung ương và tỉnh Hậu Giang kể từ ngày 01 tháng

01 năm 2004

Thành phố Cần Thơ nằm ở vị trí trung tâm của vùng Đồng bằng sông Cửu Long về phía Tây sông Hậu, phía Bắc giáp An Giang, phía Nam giáp Hậu Giang, phía Tây giáp Kiên Giang, phía Đông giáp Đồng Tháp và Vĩnh Long Đến nay toàn thành phố có 08 quận, huyện (trong đó có 04 quận và 04 huyện) và 76 xã, phường, thị trấn (trong đó có 35 xã, 35 phường và 06 thị trấn)

Diện tích tự nhiên là 1401 km2, trong đó quận Ninh Kiều 29 km2, quận Bình Thủy 71 km2, quận Cái Răng 69 km2, quận Ô Môn 125 km2, huyện Phong Điền 124 km2, huyện Cờ Đỏ 402 km2, huyện Thốt Nốt 171

km2 và huyện Vĩnh Thạnh 410 km2 Do diện tích tự nhiên một số huyện như

Cờ Đỏ và Vĩnh Thạnh quá lớn và các khu đô thị mới phát sinh, phát triển như ở Nam Sông Hậu (quận Cái Răng), nên thành phố đã đề nghị chia tách, thành lập 02 quận, huyện mới

Trung tâm thành phố Cần Thơ đặt tại quận Ninh Kiều là nơi tập trung các văn phòng cơ quan Trung ương, Đảng, đoàn thể, cơ quan hành chính nhà nước, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, văn phòng doanh nghiệp

Bảng 2.1 Bản đồ địa giới hành chính thành phố Cần Thơ

Dân số thành phố Cần Thơ theo thống kê đến năm 2007 có 1.147.067 người với mật độ dân số là 819 người/km2 Trong đó, nam 564.068 người và

nữ 582.999 người Dân tộc Kinh chiếm 1.100.617 người, Hoa chiếm 24.018 người, Khmer 21.830 người và các dân tộc khác 602 người Khu vực thành thị 578.128 người, nông thôn 568.939 người Lao động trong độ tuổi là 723.883 người, trong đó lao động đang làm việc trong các ngành kinh tế - xã hội là 509.527 người và lao động dự trữ là 214.365 người

Dân số tập trung chủ yếu khu vực nông thôn nên khó khăn để phát triển các ngành nghề đòi hỏi có trình độ tay nghề, mặt bằng dân trí thấp chưa

có sự tương xứng giữa thành thị và nông thôn nên chưa đáp ứng được đầy đủ nhu cầu của nhân viên văn phòng hiện đại Tuy nhiên, dân số nữ đông cũng

là điều kiện thuận lợi giúp phát triển các ngành nghề như: thủ công, dệt may, chế biến

Bảng 2.2 Dân số TP Cần Thơ phân theo giới tính và khu vực (người)

Nguồn: Niên Giám Thống Kê năm 2007 - Cục Thống kê TP Cần Thơ

Thành phố Cần Thơ không chỉ là trung tâm của vùng Đồng bằng sông

Cửu Long phì nhiêu, trù phú mà còn có “Thiên thời, địa lợi, nhân hòa”,

trong sử sách đã gọi đây là Tây Đô, thủ phủ của miền Tây Nam Bộ - Việt Nam, nằm bên bờ Tây sông Hậu, cách TP Hồ Chí Minh 170 km Nhờ vị trí địa lý trung tâm của vùng châu thổ sông Hậu, TP Cần Thơ có vị trí quan trọng về chính trị, kinh tế, quân sự Tuy nhiên, trong thời điểm hiện tại, cầu Cần Thơ bắt qua sông Hậu chưa được xây dựng xong, sân bay quốc tế chưa hoàn thành, tình trạng bồi lắng cửa Định An, đang làm hạn chế việc giao thương hàng hóa tại cảng Cái Cui, từ đó ảnh hưởng chung đến mức tăng trưởng Kinh tế - Xã hội của TP Cần Thơ

Với thực trạng nêu trên, TP Cần Thơ đã không ngừng đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng về nhiều mặt như:

- Hệ thống giao thông: Có 02 hệ thống đường giao thông là đường bộ

và đường thủy Hiện đang hoàn thiện Sân bay quốc tế Cần Thơ để đưa vào

sử dụng Đây là tuyến đường không đầu tiên trong khu vực

- Hệ thống điện: có 01 nhà máy nhiệt điện Trà Nóc có công suất 200

MW và đang xây dựng nhà máy nhiệt điện Ô Môn công suất 1.200 MW

- Hệ thống cấp nước: Ngoài nguồn nước ngọt tự nhiên sẵn có quanh năm trên các sông ngòi và 03 tầng nước ngầm Pleistocene, Pliocen, Miocen

cung cấp lượng nước khá dồi giàu và chất lượng tốt Hiện có 04 nhà máy nước đang hoạt động cung cấp 21,8 triệu m3/ngày/đêm Dự kiến đến năm

2010 Cần Thơ sẽ xây dựng thêm 01 nhà máy nước mới với công suất 200.000m3/ngày/đêm

- Các hệ thống Viễn thông, Bảo hiểm, Ngân hàng, Khu Công nghiệp

và chế xuất, hạ tầng Giáo dục – Y tế, thương mại – dịch vụ, du lịch… đang được nâng cấp, tập trung nhiều cơ sở vật chất quan trọng về Chính trị, kinh

tế, An ninh quốc phòng cấp vùng Đó là điều kiện cơ bản để TP Cần Thơ phát triển thành đô thị trung tâm và điểm động lực phát triển của vùng Đồng bằng sông Cửu Long, từng bước vươn tới trở thành một trong những trung tâm kinh tế quan trọng nhất cấp quốc gia và có vị trí trong khu vực Đông Nam Á

2.1.2 Tình hình Kinh tế - Xã hội của thành phố Cần Thơ

Trong năm 2007, trong bối cảnh biến động mạnh của giá cả thị trường, giá một số nguyên, nhiên liệu vật liệu tăng cao, nhất là giá xăng, dầu, vật liệu xây dựng đã ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, tiến độ đầu tư phát triển; nguy cơ dịch hại cây trồng, vật nuôi còn diễn biến phức tạp Nhưng kinh tế xã hội thành phố Cần Thơ tiếp tục duy trì tốc độ tăng trưởng cao, ổn định và đồng đều ở các khu vực kinh tế góp phần đạt mức tăng trưởng chung là 16,27%; đáng chú ý là các thành phần kinh tế đều đạt mức tăng trên 15% (khu vực kinh tế nhà nước tăng 15,7%, khu vực kinh

tế ngoài nhà nước tăng 15,4%, khu vực có vốn đầu tư nước ngoài tăng 20,36%) Thu nhập bình quân đầu người đạt 1.122 USD (tính theo USD), tăng 142 USD so với năm 2006 Chỉ số giá cả hàng hóa và dịch vụ tiêu dùng tháng 5/2008 tăng 4,08% so với tháng trước và tăng 18,24% so với cuối năm 2007 do tác động của sự biến động giá trong nước và trên thị trường thế giới

2.1.2.1 Công nghiệp

Công nghiệp là thế mạnh của thành phố, đang được phát triển với nhiều ngành nghề đa dạng Trước đây đa số các cơ sở công nghiệp đều ở qui mô nhỏ, sử dụng ít lao động, công nghệ lạc hậu, nhưng trong những năm gần đây đã có một số doanh nghiệp đầu tư phát triển công nghiệp với qui mô lớn, sử dụng công nghệ, trang thiết bị tiên tiến Thành phố Cần Thơ hiện đứng đầu khu vực và đứng thứ 14 của cả nước về giá trị sản xuất công nghiệp, hàng năm góp 14,6% vào GDP công nghiệp của toàn vùng

Trong 5 tháng đầu năm 2008, giá trị sản xuất công nghiệp thực hiện 5.105,64 tỷ đồng, đạt 34,04% kế hoạch, tăng 15,82% so cùng kỳ Trong đó khu vực công nghiệp nhà nước thực hiện 1.094,66 tỷ đồng, đạt 35,31% kế hoạch, tăng 1,51%; công nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thực hiện 301,83

tỷ đồng, đạt 35,51% kế hoach, tăng 1,05%; công nghiệp ngoài nhà nước thực hiện 3.709,16 tỷ đồng, đạt 33,57% kế hoạch và tăng 22,37% so cùng kỳ

2.1.2.2 Nông nghiệp

Chủ yếu tập chung ở các ngành trồng trọt, chăn nuôi, chiếm tỷ trọng thấp khoảng 13% GDP của toàn thành phố Những năm gần đây mức tăng trưởng thấp Để khai thác thế mạnh nông nghiệp phục vụ cho phát triển kinh

tế, TP Cần Thơ kêu gọi đầu tư cho các dự án chế biến như: Chế biến nước trái cây đóng hộp và nước quả cô đặc, dầu thực vật, lương thực, thực phẩm đóng hộp và thức ăn chăn nuôi

2.1.2.3 Thương mại – Du lịch

Hoạt động du lịch của TP Cần Thơ với đặc trưng của vùng châu thổ, nổi tiếng là hoạt động du lịch xanh, các khu du lịch sinh thái hấp dẫn với vườn trái cây, chợ nổi trên sông, Cần Thơ còn có nhiều di tích lịch sử cấp quốc gia như: Tượng đài Bác Hồ, Bảo tàng thành phố, Bảo tàng quân khu 9,

Đình Bình Thủy, chùa Khánh Quang,… và hệ thống hạ tầng giao thông thuận lợi trong khu vực, hệ thống nhà hàng khách sạn tiện nghi, đạt tiêu chuẩn, hiện đại đủ đáp ứng nhu cầu phát triển du lịch Hiện nay thành phố có các khu du lịch vui chơi, giải trí như: Cồn Ấu, Cồn Khương, khu du lịch Thủy Tiên, vườn trái cây Mỹ Khánh,…

Thương mại – Du lịch là ngành chiếm tỉ trọng lớn thứ hai sau công nghiệp và là động lực phát triển kinh tế thành thành phố Tuy nhiên, những năm qua ngành tăng trưởng chậm, chưa có bước đột phá Để phát triển mạnh lĩnh vực này, thành phố đã kêu gọi đầu tư cho các dự án phát triển Thương mại – Du lịch như: xây dựng khu đô thị mới, siêu thị, các khu du lịch sinh thái, các trung tâm vui chơi giải trí

2.1.2.4 Xuất khẩu

Tình hình xuất khẩu khá thuận lợi, trong đó gạo và thủy sản là hai mặt hàng chủ lực có kim ngạch xuất khẩu chiếm tỷ trọng lớn khoảng 90% trong tổng kim ngạch xuất khẩu hàng hóa của thành phố 05 tháng đầu năm 2008 thực hiện 250,284 triệu USD, đạt 39,05% kế hoạch, tăng 44,87% so với cùng kỳ, do một số mặt hàng xuất khẩu tăng cao so cùng

kỳ như: thủy sản đông lạnh tăng 60,28%, giày dép da các loại tăng 13,51%, thủ công mỹ nghệ tăng 10,63%; riêng hàng dệt may giảm 10,42%, mặt hàng gạo giảm 4,7% về sản lượng nhưng tăng 42,23% về giá trị

2.1.2.5 Nhập khẩu

Kim ngạch nhập khẩu 05 tháng đầu năm 2008 thực hiện 234,994 triệu USD, đạt 58,75% kế hoạch, tăng 111,6% so với cùng kỳ năm trước, hàng nhập khẩu chủ yếu là nguyên vật liệu, thiết bị, công nghệ phục vụ sản xuất, kinh doanh và quản lý doanh nghiệp

2.1.3 Tình hình doanh nghiệp của thành phố Cần Thơ

Chính quyền thành phố Cần Thơ đã tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp đầu tư và phát triển đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh theo hướng đa ngành, đa lĩnh vực và có nhiều chủ sở hữu Năm 2007, đã có 1.100 doanh nghiệp được thành lập với số vốn đăng ký 3.900 tỷ đồng; có 3.190 doanh nghiệp đăng ký mở rộng lĩnh vực kinh doanh, trong đó có 460 doanh nghiệp tăng vốn với số vốn tăng 4.116 tỷ đồng Đồng thời giải thể 21 doanh nghiệp tư nhân và 17 công ty trách nhiệm hữu hạn Đến cuối năm 2007, trên địa bàn thành phố có 6.292 doanh nghiệp thuộc các loại hình với số vốn đăng ký 9.707,25 tỷ đồng đang hoạt động

Trong 05 tháng đầu năm 2008, thành phố đã có 434 doanh nghiệp thành lập với vốn đăng ký 1.037,649 tỷ đồng; có 785 doanh nghiệp đăng ký

mở rộng lĩnh vực kinh doanh, trong đó có 115 doanh nghiệp tăng vốn với số vốn tăng 1.297,109 tỷ đồng; thành lập mới 09 dự án đầu tư trong nước với

số vốn 1.210,177 tỷ đồng Đồng thời giải thể 12 doanh nghiệp tư nhân, 11 công ty trách nhiệm hữu hạn và 01 công ty cổ phần Đến tháng 5 năm 2008,

trên địa bàn thành phố có 6.702 doanh nghiệp thuộc các loại hình với số vốn đăng ký 12.135,296 tỷ đồng đang hoạt động

2.1.4 Đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI)

Trong năm 2007, thành lập mới 08 dự án đầu tư trực tiếp nước ngoài với tổng vốn đầu tư đăng ký 12,475 triệu USD; rút phép 01 dự án đầu tư với vốn đăng ký 1,9 triệu USD; thành lập 02 chi nhánh, 08 văn phòng đại diện,

02 văn phòng hoạt động và 01 văn phòng điều hành Tính đến cuối năm

2007, có 46 dự án có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài (13 doanh nghiệp liên doanh, 32 doanh nghiệp có 100% vốn nước ngoài và 01 hợp đồng hợp tác kinh doanh) với tổng vốn đầu tư đăng ký 163,167 triệu USD, vốn thực hiện 99,434 triệu USD (chiếm 60,9% vốn đầu tư); trong đó có 24/46 doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoạt động, doanh thu đạt 182,5 triệu USD

(xuất khẩu 40,1 triệu USD, nội tiêu 142,4 triệu USD) Ngoài ra, trên địa bàn thành phố còn có 106 chi nhánh, văn phòng giao dịch, kho trung chuyển và cửa hàng trưng bày sản phẩm đang hoạt động

Trong 05 tháng đầu năm 2008, Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp 01 giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài cho Công ty cổ phần xi-măng Cần Thơ, thành phố cấp 04 giấy chứng nhận đầu tư với tổng vốn đăng ký 554 triệu USD; điều chỉnh 04 giấy chứng nhận đầu tư, 05 dự án đăng ký lại doanh nghiệp và dự án đầu tư, cấp phép 08 văn phòng đại diện Tính đến tháng

5/2008, thành phố có 49 dự án đầu tư nước ngoài với tổng vốn đăng ký

714,592 triệu USD, vốn thực hiện 100,365 triệu USD (chiếm 14,04% vốn

đầu tư); ngoài ra còn có 115 chi nhánh, văn phòng đại diện, văn phòng giao

dịch, kho trung chuyển, cửa hàng trưng bày sản phẩm và kho trung chuyển của các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài ở các địa phương trong cả nước đang hoạt động trên địa bàn

2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TẠI THÀNH PHỐ CẦN THƠ

Trên địa bàn thành phố Cần Thơ hiện có 6.702 doanh nghiệp đang hoạt động, nên có tương đương 6.702 văn phòng doanh nghiệp (mỗi doanh

nghiệp chỉ nghiên cứu văn phòng chính, không nghiên cứu văn phòng phụ, văn phòng chi nhánh, văn phòng đại điện…)

Căn cứ 3 yếu tố cơ bản cấu thành văn phòng hiện đại: ứng dụng khoa học công nghệ, phương pháp quản trị hành chính văn phòng khoa học và nhân viên văn phòng hiện đại để tiến hành khảo sát thực tế thực trạng văn

phòng doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Cần Thơ

Có thể phân ra 4 loại hình văn phòng doanh nghiệp tùy theo mức độ đạt hoặc không đạt 1 trong 3 yếu tố cơ bản cấu thành văn phòng hiện đại, cụ thể như sau: (kết quả khảo sát thể hiện ở Bảng 2.3)

Bảng 2.3: PHÂN LOẠI VĂN PHÒNG DN TRÊN ĐỊA BÀN TP CẦN THƠ

Các yếu tố

cơ bản

Phân loại

Ứng dụng khoa học, công nghệ

Phương pháp quản trị văn phòng KH

Nhân viên văn phòng hiện đại

Số văn phòng DN từng loại

Tỷ lệ (%)

+ Loại 2: 783 văn phòng doanh nghiệp;

+ Loại 3: 1.452 văn phòng doanh nghiệp;

+ Loại 4: 4.117 văn phòng doanh nghiệp;

Loại 2, 3 và 4 không đạt yêu cầu văn phòng doanh nghiệp hiện đại

Từ kết quả khảo sát trên cho thấy thành phố Cần Thơ có 350 văn phòng doanh nghiệp hiện đại, chiếm khoảng 5,22% trong tổng số văn phòng doanh nghiệp hiện có tại thành phố Cần Thơ Nhìn chung văn phòng doanh nghiệp tại thành phố Cần Thơ còn lạc hậu, do các nguyên nhân cụ thể sau:

2.2.1 Về nhân lực

2.2.1.1 Đầu vào không đảm bảo

Để tăng cường tốc độ làm việc và khả năng giải quyết công việc, các văn phòng doanh nghiệp tại thành phố Cần Thơ hiện nay chủ trương nhận nhân viên có trình độ thích hợp với công việc mà doanh nghiệp đó cần Các yêu cầu thường thấy là ngoài trình độ chuyên môn cần có khả năng sử dụng vi tính thành thạo và trình độ ngoại ngữ (thường là Anh văn) Tuy nhiên trong quá trình tuyển chọn nhân viên,

có nhiều bất cập Nhiều trường hợp do quen biết, người đi xin việc mặc

dù không đủ điều kiện để được tuyển chọn nhưng vẫn được nhận vào làm việc Hậu quả tất yếu là không thể làm việc tốt, thậm chí không thể hoàn thành được nhiệm vụ được giao Chẳng hạn không biết sử dụng một số chương trình phần mềm trên vi tính để quản lý các dữ liệu, không thể soạn thảo các báo cáo đúng như yêu cầu, trình độ ngoại ngữ yếu nên không giao tiếp được với đối tác nước ngoài… Nếu lãnh đạo công ty là người cương quyết, thì sẽ cho người này nghỉ việc, tuy nhiên công ty đã tốn nhiều thời gian và chi phí (đăng quảng cáo tuyển nhân viên) cho việc tìm nhân viên mà không có hiệu quả Trường hợp khác

là người được nhận vào làm công việc mà doanh nghiệp cần thì hoàn toàn không có kinh nghiệm, do đó công ty phải tốn chi phí và thời gian

để đào tạo thêm cho người này Nhìn chung là văn phòng doanh nghiệp

sẽ chịu nhiều tổn thất nếu không chọn lựa kỹ nhân viên ngay từ ban đầu trước khi giao việc

2.2.1.2 Thói quen vừa làm vừa chơi

Một số doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Cần Thơ vẫn còn giữ thói quen làm việc như cơ chế bao cấp quan liêu cũ, dẫn đến là văn phòng không nắm bắt kịp thời được các thông tin cần thiết, giải quyết công việc trì trệ, bảo thủ trong tiếp thu cái mới, hiện đại… Tình trạng này thường thấy ở các doanh nghiệp Nhà nước, do không có các khoản đầu vào tùy thuộc vào doanh thu kinh doanh, làm ăn theo lương, dù làm

ít hay làm nhiều vẫn có lương thậm chí hưởng lương như nhau, dẫn đến đùn đẩy công việc cho nhau, vô trách nhiệm, lười biếng trong việc tìm tòi tài liệu để nâng cao hiểu biết, các nhân viên mới được nhận vào làm ngay lập tức bị ảnh hưởng bởi nếp làm việc trên nên qua thời gian vẫn không có sự thay đổi Đây là một trong những nhược điểm lớn mà các

đối tác, nhà đầu tư nước ngoài rất sợ khi vào Việt Nam để thiết lập kế hoạch kinh doanh

Tình trạng làm việc không đúng giờ, sử dụng thời gian làm việc để làm nhiều chuyện riêng vẫn còn là vấn đề lớn đối với các doanh nghiệp, nhất là các văn phòng doanh nghiệp Nhà nước Ví dụ: nhân viên đi làm việc trễ hoặc đến đúng giờ nhưng rủ nhau đi ăn sáng đến 08 giờ mới bắt đầu về văn phòng, về đến nơi lại ngồi bàn chuyện phiếm đến 09 giờ, một

số khác “nấu cháo” điện thoại hay Chat qua mạng, thời gian còn lại họ mới nhớ đến công việc của mình phải làm và thực hiện chúng một cách qua loa, khoảng 10 giờ 45 phút là họ bắt đầu chuẩn bị đi về Tuy nhiên tình trạng này hầu như không thấy ở các doanh nghiệp của nước ngoài tại Cần Thơ Điều này cho thấy thái độ làm việc và trách nhiệm đối với công việc của nhân viên ở các doanh nghiệp nước ngoài là rất cao và chính các chủ đầu tư nước ngoài cũng đòi hỏi cao ở điều này, bởi vốn là của họ, họ bỏ ra thì phải thu về được lợi nhuận chứ dứt khoát không được lỗ, nhân viên phải làm việc tích cực thì mới có thu nhập cao Đây

là động lực để thúc đẩy người lao động

2.2.1.3 Mất đoàn kết nội bộ trong cùng một phòng hoặc một doanh nghiệp

Xung đột giữa nhân viên với nhân viên trong cùng một phòng, giữa phòng này với phòng khác trong một doanh nghiệp, chia bè phái dùng các thủ đoạn triệt hạ lẫn nhau giữa các nhà quản lý phòng ban trong một doanh nghiệp, dẫn đến nội bộ mất đoàn kết, làm việc không ăn khớp Điển hình là những xung giữa các thế hệ nhân viên trong doanh nghiệp với nhau: Các thế

hệ nhân viên bị tác động bởi nhiều nhân tố xã hội và được thúc đẩy bởi những động cơ làm việc khác nhau nên khó có cùng quan điểm trong việc nhìn nhận vấn đề Sự mâu thuẫn thường thấy là thái độ chê bai lẫn nhau khi

nhân viên thuộc thế hệ cũ luôn coi trọng quy tắc, kinh nghiệm, còn nhân viên trẻ thì hay đưa ra những ý tưởng táo bạo nhưng ẩn chứa nhiều rủi ro hơn Nhân viên thế hệ trẻ luôn ứng dụng công nghệ kỹ thuật hiệu quả hơn,

họ cũng nhìn thấy nhiều cơ hội hơn và có tham vọng nắm bắt tất cả, trong khi những nhân viên lớn tuổi lại nghi ngại và suy xét cẩn trọng trước khi hành động

2.2.1.4 Các nhà quản trị

Trong những năm gần đây, khi kinh tế nước ta bắt đầu khởi sắc, thì các nhà quản trị doanh nghiệp tại Cần Thơ cũng không ngừng học hỏi nâng cao trình độ quản trị của mình để đáp ứng nhu cầu phát triển kinh

tế hiện tại, đồng thời bắt kịp với các doanh nghiệp nước ngoài khác, trước hết là doanh nghiệp nước ngoài đang hoạt động tại thành phố Cần Thơ Tuy nhiên vẫn tồn tại những nhược điểm trong công tác quản trị, bởi không phải nhà quản trị nào cũng có tư tưởng tân tiến ngay từ đầu Nhìn chung những yếu điểm thường gặp là:

- Trình độ chuyên môn về lĩnh vực mà nhà quản trị quản lý chưa cao, chưa nắm được các quy trình công nghệ của các khâu công tác

- Chưa có kinh nghiệm trong quản lý, đi theo lối mòn tư duy

- Không sáng tạo, bảo thủ

- Một số khác không biết sử dụng vi tính, không có trình độ ngoại ngữ

- Tham quyền, không có trách nhiệm

- Không có khả năng quyết định các vấn đề quan trọng

- Dễ bị căng thẳng bởi công việc dồn dập

- Không có khả năng diễn đạt tốt ý mà mình muốn nói

2.2.1.5 Dư thừa nhân viên

Hầu hết các cơ quan công sở tại thành phố Cần Thơ dư thừa nhân viên hành chính và rất mâu thuẫn là công việc lại thiếu người Nguyên nhân dư thừa:

- Không có sự phân công rõ ràng, không biết cách điều phối lao động

- Nhân viên chỉ biết một vài nghiệp vụ chuyên môn, chưa đa năng Trong khi tại các doanh nghiệp nước ngoài, nhân viên hành chính có thể đánh máy, copy, tốc ký, phiên dịch, xây dựng kế hoạch, tổ chức hội thảo, giao tiếp, ngoại giao…

- Vì đồng lương quá thấp nên mỗi người đều làm cầm chừng và do đó cần phải có nhiều người mới có khả năng làm một số công việc mà doanh nghiệp, cơ quan đó yêu cầu trong khi các doanh nghiệp nước ngoài chỉ cần một người là đủ

- Tâm lý các vị thủ trưởng muốn có nhiều nhân viên để tăng thêm uy thế của mình Hiện tượng này gọi là định luật Parkinton phổ biến trên thế giới

2.2.1.6 Không biết phân công công việc với thời gian hợp lý

Con người nói về thời gian theo nhiều cách khác nhau Theo người Việt Nam thì thời gian được so sánh trong câu tục ngữ: “Thời giờ là vàng bạc”, phương tây có câu “Time is money” Thời gian là vô giá, phí phạm thời gian cũng giống như việc tiêu phí sản phẩm hàng hóa Trong một ngày, mọi người trên thế giới đều có khoảng thời gian giống nhau là 24 giờ, nhưng không phải ai cũng biết tận dụng nó

Những nguyên nhân làm mất thời gian là:

- Các cú gọi điện thoại cá nhân

- Các cuộc thăm viếng, xã giao, tiếp khách

- Các câu hỏi của nhân viên

- Các sự cố nhỏ, trả lời thư tín

- Các cuộc họp kéo dài

- Bàn giấy ngổn ngang, bừa bộn

- Đọc tài liệu quá chậm, không biết phương pháp đọc nhanh

- Khung cảnh văn phòng làm việc gây sự lo ra, mất tập trung

Hiện tượng khá phổ biến tại hầu hết các cơ quan, doanh nghiệp ở thành phố Cần Thơ đó là hiện tượng nhân viên không biết cách làm việc Chính vì thế mà thời gian làm một công việc đơn giản vừa kéo dài, vừa tốn sức lao động

Một số người sử dụng thời gian một cách khoa học, họ tận dụng thời gian để cống hiến cho doanh nghiệp, làm cho cơ quan phát triển Nhưng một

số người, nhất là ở khu vực cơ quan Nhà nước, sử dụng thời gian làm việc của mình để làm việc riêng Đây là hình tượng “chân ngoài dài hơn chân trong”

Ngay cả cấp quản trị, chuyên viên ở các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và thành phố Cần Thơ nói riêng cũng thường không biết sắp xếp thời gian cho hợp lý, họ thường bị mất thời gian vào những công việc vụn vặt Khi bắt tay vào công việc trong ngày, họ thường không hoạch định sẵn thứ tự, thời gian bao lâu (nhất là đối với các doanh nghiệp làm ăn theo lương Nhà nước), không phân công việc nào là chính, công việc nào là phụ Thậm chí cá biệt có một số giám đốc dành phần lớn quỹ thời gian cho các cuộc tiếp khách “ngoại giao” ăn chơi “đỏ đen” đã được báo chí công khai lên án Điều đáng tiếc là đa số thư ký giám đốc cũng không nắm được điều này

Hiện nay phần lớn các khóa huấn luyện về quản trị tại thành phố Cần Thơ vẫn coi thường vấn đề “quản trị thời gian” Trong khi các doanh nghiệp nước ngoài lại rất biết tận dụng triệt để điều này Đây là nguyên nhân để

doanh nghiệp của thành phố Cần Thơ vẫn còn thua xa doanh nghiệp nước ngoài về tốc độ hoạt động và hiệu quả kinh doanh

2.2.2 Khả năng đầu tư công nghệ và các tiện nghi làm việc

Chi phí cho vấn đề này thường chiếm rất lớn trong nguồn vốn kinh doanh của công ty Nếu không biết tính toán khéo léo, dễ dẫn đến chi phí cao mà không mang lại hiệu quả thực sự

Qua khảo sát thực tế trên địa bàn thành phố Cần Thơ trong tổng số 6.702 văn phòng doanh nghiệp, nhưng chỉ có khoảng 2.585 văn phòng doanh nghiệp đã có đầu tư công nghệ và các tiện nghi làm việc cho văn phòng đảm bảo yêu cầu công tác, chỉ chiếm khoảng 38,77%, mà chủ yếu là các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài Còn lại các doanh nghiệp nhà nước, các doanh nghiệp nhỏ và vừa thì chưa dám mạnh dạn đầu tư công nghệ và các tiện nghi làm việc, hiện các phương tiện kỹ thuật công nghệ đã lạc hậu, lỗi thời

Mặt khác, các doanh nghiệp có chi phí vốn thấp, chủ yếu là các doanh nghiệp nhỏ và vừa khả năng vay từ các nguồn vốn khác để mua trang thiết bị là có thể thì cần tính toán đến yếu tố hoàn nợ và thời hạn trả nợ Trong trường hợp không thể vay được thì văn phòng doanh nghiệp vẫn phải sử dụng những thiết bị cũ kỹ để làm việc, hiệu quả công việc trong trường hợp này sẽ không cao, thời gian xử lý công việc kéo dài Ví dụ: hiện nay máy vi tính đã là thế hệ mới có bộ vi xử lý Mainboard Intel DG; Core2 Quad (Q6600) với ổ đĩa cứng 320gygabyte… nhưng doanh nghiệp vẫn không có tiền để mua máy mới nên vẫn sử dụng máy đời cũ pentium 2 thì tốc độ xử lý văn bản và dữ liệu sẽ chậm, thời gian hoàn thành công việc sẽ kéo dài hơn

Cung cấp công nghệ thông tin là một khía cạnh trong việc phát sinh thông tin nói trên thường bị xem nhẹ và chối bỏ Tuy vậy hầu như nó luôn

tồn tại Các máy tính làm cho việc tạo ra thông tin dễ dàng hơn Tuy nhiên

số thông tin bổ sung mà máy tạo ra có thể không đạt được yêu cầu hoặc không có bất kỳ giá trị thực sự nào về mặt ứng dụng Khi các thiết bị đắt tiền được đưa vào xử lý giấy tờ thì người ta có xu hướng sử dụng chúng

để tạo ra càng nhiều thông tin càng tốt vì điều này giúp chứng minh cho việc cài đặt chúng, đặc biệt khi không sử dụng hết công suất Thường biện pháp kinh tế là nên chừa công suất dự trữ không sử dụng, nhưng rào cản tâm lý đối với phương pháp này quá lớn khó có thể vượt qua được do vậy phát sinh các hồ sơ tăng thêm không cần thiết Từ đó có thể có các phí tổn khác Ví dụ: cần sử dụng thêm người để đọc qua hàng núi giấy tờ được tạo ra Nguy hiểm thật sự là tổng chi phí xử lý và đánh giá các yêu cầu thông tin ban đầu cộng với thông tin được tạo ra sẽ vượt quá tổng lợi ích

Mặt khác, một số doanh nghiệp do thiếu nhân viên có trình độ khoa học công nghệ trong vấn đề sử dụng trang thiết bị làm việc hiện đại nên vẫn

sử dụng các loại thiết bị cũ với hiệu quả làm việc công suất thấp

2.2.3 Vị trí đặt văn phòng

Vị trí đặt văn phòng đóng một vai trò quan trọng, góp phần làm tăng hiệu quả làm việc của một văn phòng Alan Delgago chỉ ra rằng:

“Một văn phòng doanh nghiệp không nhất thiết phải ở trong một tòa nhà;

nó có thể được thiết lập ở bất cứ đâu, có thể là một phòng trong nhà, một phòng khách sạn hay trên một Cabin con tàu…” Theo Harry Richardson:

“Các ngành có xu hướng tập trung trong một ít khu vực thịnh vượng của nền kinh tế và quá trình này được duy trì…” Ở một mức độ nào đó, vị trí đặt văn phòng theo vị trí của ngành vì một tỷ lệ đáng kể công việc được thực hiện tại nơi các xí nghiệp tạo ra năng lực sản xuất của họ Một yếu tố phụ cho điều này cần có quản trị hành chính hỗ trợ cho cơ sở hạ tầng của các khu vực thương mại và công nghiệp”

Tuy nhiên thì có một điều chung nhất cho tất cả các tổ chức là họ đều yêu cầu một hình thức văn phòng được thực hiện để cho phép họ hoạt động một cách thành công Ở một số doanh nghiệp Cần Thơ, vị trí văn phòng chưa được tốt lắm Những khuyết điểm đó là do sai lầm của chính người có thẩm quyền khi quyết định đặt một văn phòng

Chẳng hạn, văn phòng được đặt tại khu vực thuộc các quận Ô Môn

và quận Cái Răng cơ sở hạ tầng chưa hoàn thiện, thiếu các tiện nghi sinh hoạt như: thể thao, bệnh viện, khách sạn, đường xá không được tốt lắm, giao thông liên lạc không thuận tiện giữa các mối làm ăn… Điều này vô tình tạo nên khoảng cách giữa nhà cung ứng với thị trường, hoặc giữa công ty với đối tác giao dịch Nó giống như việc đặt một trạm xăng ở con đường mà hầu như chỉ có xe đạp đi qua

Một số doanh nghiệp khi chọn vị trí đặt văn phòng mà không quan tâm đến vấn đề mở rộng mặt bằng cho tương lai, do đó khi cần mở rộng thì

vị trí hiện tại không thể đáp ứng

2.2.3.1 Khi đặt văn phòng trong thành phố lớn

2.2.3.2 Khi đặt văn phòng tại thị trấn nhỏ

¾ Những bất lợi:

- Cơ sở hạ tầng kém: hệ thống giao thông, thông tin liên lạc…

- Nhân lực có trình độ và am hiểu các thiết bị hiện đại tại địa phương thiếu

¾ Những thuận lợi:

- Gần nguồn tài nguyên

- Các chi phí về điện, tiện nghi sinh hoạt, chi phí cho một địa điểm đặt văn phòng rẻ hơn

- Có đủ các khoảng trống để mở rộng quy mô văn phòng khi cần thiết

2.2.4 Kiến trúc văn phòng

Các doanh nghiệp Việt Nam từ khi nền kinh tế nước ta mở cửa đã dành nhiều sự quan tâm đến kiến trúc văn phòng Tuy nhiên các doanh nghiệp vẫn vấp phải những sai lầm khi quyết định xây dựng văn phòng theo lối kiến trúc nào đó (thường là học hỏi của nước ngoài) mà không quan tâm

là kiến trúc đó có phù hợp với đặc điểm công việc mà văn phòng hoạt động hay không, có thích hợp nếp sống văn hóa ở địa phương hay phong tục, tập quán với khu vực xung quanh văn phòng không, có phù hợp với thời tiết nơi

ở không…

2.2.5 Nhược điểm trong trang trí văn phòng

Khí hậu ở Cần Thơ là nhiệt đới gió mùa, xây dựng các văn phòng kín, cửa sổ là cửa kính, màu sắc là những gam màu tối thì văn phòng đó hoàn toàn thất bại trong lối kiến trúc và trang trí Bởi cửa kính sẽ làm tăng không khí nóng bức, dù có gắn máy lạnh; về khoa học thì không tốt cho sức khỏe người lao động nếu quá lạm dụng cửa kính Gam màu tối sẽ làm tăng thêm sức nóng của mặt trời trong con mắt của mọi người, trước hết là tạo sự