Biện pháp phòng ngừa và xử lý rủi ro trong hoạt động kế toán ngân hàng tại sở giao dịch ngân hàng công thương việt nam

CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN NGÂN HÀNG VÀ RỦI RO TRONG HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN NGÂN HÀNG 1.1 Tổng quan về kế toán Ngân hàng 1.1.1 Kế toán Ngân hàng - hệ thống thông tin 1.1.1.1 Đối tượn

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM

Y Z ĐẶNG THỊ LỰU

BIỆN PHÁP PHÒNG NGỪA VÀ XỬ LÝ RỦI RO TRONG HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN NGÂN HÀNG TẠI SỞ GIAO DỊCH

II NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP Hồ Chí Minh –Năm 2008

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM

Y Z ĐẶNG THỊ LỰU

BIỆN PHÁP PHÒNG NGỪA VÀ XỬ LÝ RỦI RO TRONG HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN NGÂN HÀNG TẠI SỞ GIAO DỊCH

II NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM

Chuyên ngành : Kinh tế Tài chính – Ngân hàng

Mã số : 60.31.12

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC : TS.TRƯƠNG THỊ HỒNG

TP Hồ Chí Minh –Năm 2008

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN NGÂN HÀNG VÀ RỦI RO

TRONG HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN NGÂN HÀNG 1

1.1 Tổng quan về kế toán Ngân hàng 1

1.1.1 Kế toán Ngân hàng - hệ thống thông tin 1

1.1.1.1 Đối tượng phục vụ của kế toán Ngân hàng 1

1.1.1.2 Báo cáo tài chính của Ngân hàng 2

1.1.2 Các nguyên tắc hạch toán kế toán Ngân hàng 4

1.1.2.1 Môi trường kế toán và giới hạn kế toán 4

1.1.2.2 Nguyên tắc kế toán 6

1.1.3 Tài khoản và hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng 8

1.1.3.1 Tài khoản và phân loại tài khoản 8

1.1.3.2 Hệ thống tài khoản kế toán Ngân hàng 9

1.1.4 Chứng từ kế toán ngân hàng 11

1.1.4.1 Ý nghĩa của chứng từ kế toán ngân hàng 11

1.1.4.2 Phân loại chứng từ kế toán ngân hàng 11

1.1.4.3 Lập chứng từ kế toán ngân hàng 13

1.1.4.4 Kiểm soát chứng từ kế toán Ngân hàng 16

1.1.4.5 Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán ngân hàng 18

1.1.5 Tổ chức kế toán ngân hàng 19

1 1.5.1 Hình thức kế toán áp dụng trong ngân hàng 19

1.1.5.2 Tổ chức bộ máy kế toán 21

1.2 Rủi ro trong hoạt động kế toán ngân hàng 22

1.2.1 Nguyên nhân làm phát sinh rủi ro trong hoạt động kế toán ngân hàng 22

1.2.1.1 Nguyên nhân chủ quan 22

1.2.2.2 Nguyên nhân khách quan 23

1.2.2 Ảnh hưởng của rủi ro trong hoạt động kế toán ngân hàng đến kết quả kinh doanh của ngân hàng 24

1.2.2.1 Ảnh hưởng trong nội bộ ngân hàng 24

1.2.2.2 Ảnh hưởng từ bên ngoài ngân hàng 24

1.2.3 Các rủi ro chủ yếu trong công tác kế toán tại các Ngân hàng thương mại 25

1.2.3.1 Rủi ro tác nghiệp : 25

1.2.3.2 Rủi ro thanh khoản 26

1.2.3.3 Rủi ro do công nghệ ngân hàng 27

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 28

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG RỦI RO PHÁT SINH TRONG HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN TẠI SỞ GIAO DỊCH II NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM 29

2.1 Giới thiệu khái quát về Sở Giao Dịch II-NHCT VN 29

2.1.1 Giới thiệu tổng quát về Ngân Hàng Công Thương Việt Nam 29

2.1.2 Giới thiệu tổng quát về Sở giao dịch II-Ngân Hàng Công thương Việt Nam 32

2.1.3 Tổng quan về hoạt động kế toán tại Sở Giao Dịch II Ngân Hàng Công Thương Việt Nam 35

2.1.3.1 Kế tốn mở tài khoản 37

2.1.3.2 Kế toán dịch vụ cho thuê ngăn tủ sắt 39

2.1.3.3 Kế toán dịch vụ chuyển tiền du học 40

2.1.3.4 Kế toán tiền vay 42

2.1.3.5 Kế tốn tiền gửi thanh tốn ( tiền gửi khơng kỳ hạn) 44

2.2 Những rủi ro trong cơng tác kế tốn phát sinh tại Sở Giao Dịch II – NH Cơng Thương Việt Nam 45

2.2.1 Rủi ro xuất phát từ việc tiếp nhận và kiểm tra chứng từ kế tốn 46

2.2.1.1 Nhận chứng từ của khách hàng 46

2.2.1.2 Kiểm tra chứng từ kế tốn 46

2.2.1.3 Rủi ro phát sinh khi kểm sốt lại chứng từ kế tốn (Rủi ro hậu kiểm) 48

2.2.2 Rủi ro phát sinh khi xử lý các nghiệp vụ kế tốn 48

2.2.2.1 Rủi ro liên quan đến nghiệp vụ kế tốn tiền vay .48

2.2.2.2 Rủi ro trong thanh tốn TTR 49

2.2.2.3 Rủi ro liên quan đến kế tốn tiền mặt 50

2.2.3 Rủi ro liên quan đến cơng nghệ và hoạt động Ngân hàng 51

2.2.3.1 Rủi ro liên quan đến cơng nghệ Ngân hàng 51

2.2.3.2 Rủi ro liên quan đến hoạt động Ngân hàng 52

2.3 Nguyên nhân rủi ro trong cơng tác kế tốn ngân hàng 53

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 54

CHƯƠNG 3 : GIẢI PHÁP XỬ LÝ VÀ PHỊNG NGỪA RỦI RO TRONG HOẠT ĐỘNG KẾ TỐN NGÂN HÀNG TẠI SỞ GIAO DỊCH II – NGÂN HÀNG CƠNG THƯƠNG VIỆT NAM 55

3.1 Định hướng và chiến lược phát triển của Sở giao dịch II- NHCT VN

55

3.1.1 Định hướng chiến lược phát triển đến năm 2010 của NHCT VN 55

3.1.2 Kế hoạch phát triển kinh doanh của NHCT VN (2006-2010) 58

3.1.3 Kế hoạch kinh doanh của Sở giao dịch II- NHCT VN 5 năm (2006-2010) 59

3.2 Giải pháp phòng ngừa và quản lý rủi ro trong hoạt động kế toán tại Sở giao dịch II - NHCT VN 62

3.2.1 Áp dụng phương pháp đánh giá về rủi ro tác nghiệp trong hoạt động kế toán 62

3.2.2 Tăng cường giám sát cán bộ và phòng ngừa cho từng nghiệp vụ kế toán của Sở giao dịch II – NHCT VN 66

3.2.2.1 Tăng cường giám sát cán bộ 66

3.2.2.2 Phòng ngừa rủi ro liên quan đến nghiệp vụ cụ thể : 68

3.2.3 Giải pháp phòng ngừa, xử lý về rủi ro công nghệ 71

3.2.3.1 Đánh giá về rủi ro công nghệ 71

3.2.3.2 Giải pháp phòng ngừa và xử lý rủi ro 72

3.3 Kiến nghị với Ngân hàng Nhà nước 75

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 76

KẾT LUẬN CHUNG 77

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

ATM :Automatic Teller Machine

L/C: Letter Of Credit

NHNN : Ngân hàng Nhà Nước

NHTM : Ngân hàng thương mại

NHCT : Ngân hàng Công thương

TP.HCM : Thành Phố Hồ Chí Minh

TK : Tài Khoản

TTR : Telerghap Tranfer

VN: Việt Nam

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong xu hướng mở cửa, hội nhập kinh tế hiện nay, hoạt động kinh doanh của các ngân hàng đã vươn ra trên phạm vi khu vực và toàn thế giới, các NHTM hiện nay đang có xu thế mở rộng nhiều nghiệp vụ kinh doanh nhiều dịch vụ ngân hàng mới và tiện ích cho khách hàng nhằm tăng vị thế cạnh tranh trên thị trường

Cùng với các hoạt động mang tính chất truyền thống, hoạt động kế toán tại các Ngân hàng là một hoạt động không thể thiếu, góp phần cung cấp thông tin và quản lý tài sản của ngân hàng Cũng như các hoạt động kinh doanh Ngân hàng khác, công tác kế toán cũng chứa đựng những rủi ro tiềm

ẩn có khả năng gây tổn thất cho ngân hàng nêu không có các biện pháp phòng ngừa và quản lý thích hợp Những số liệu thống kê từ kế toán Ngân hàng là một cơ sở không thể thiếu để ban lãnh đạo của các NHTM đưa ra chính sách phát triển phù hợp cho ngân hàng mình trong từng giai đoạn

Những rủi ro từ hoạt động kế toán ngân hàng gây ra mà mức độ tác hại của nó dẫn đến sự sụp đổ của ngân hàng thì tác động không dừng ở phạm vi một Ngân hàng mà còn lan ra các ngân hàng khác, toàn bộ nền kinh tế, hệ thống chính trị- xã hội

Để hạn chế thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động kế toán Ngân hàng, chúng ta phải hoàn thiện rất nhiều yếu tố về chế độ pháp lý,

về trình độ chuyên môn cũng như đạo đức nghề nghiệp của người làm kế toán ngân hàng Do vậy qua thời gian công tác thực tế hơn năm năm tại Sở Giao Dịch II – NHCTVN trong lĩnh vực kế toán tôi quyết định nghiên cứu đề tài “ Biện pháp xử lý và phòng ngừa rủi ro trong hoạt động kế toán ngân hàng tại Sở Giao Dịch II – NHCTVN.”

2 Mục tiêu nghiên cứu

Để ứng dụng tốt những quy trình nghiệp vụ của kế toán ngân hàng cũng như biện pháp phòng ngừa khi phát sinh rủi ro nhất thiết phải hiểu rõ từng loại rủi ro, luận văn tập trung phân tích từng loại rủi ro liên quan tới kế toán ngân hàng từ đó phân tích đánh giá mức độ rủi ro và đưa ra giải pháp xử

lý kịp thời, hiệu quả và biện pháp phòng ngừa cho từng loại rủi ro

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu những vấn đề có liên quan đến hoạt động

kế toán của ngân hàng, và biện pháp xử lý phòng ngừa các loại rủi ro kế toán phát sinh tại Sở Giao Dịch II – NHCTVN

Đề tài giới hạn trong việc phân tích các loại rủi ro kế toán, biện pháp

xử lý và phòng ngừa rủi ro kế toán tại Sở Giao Dịch II – NHCTVN Tuy nhiên, để đạt được những mục tiêu đưa ra đề tài phải tìm hiểu các yếu tố tổng quát liên quan đến kế toán ngân hàng như: Các nguyên tắc hạch toán kế toán, tài khoản và hệ thống tài khoản, chứng từ kế toán và tổ chức kế toán Ngân hàng Dựa trên cơ sở nghiên cứu đó mới đưa ra những giải pháp xử lý rủi ro

và biện pháp phòng ngừa cho hoạt động kế toán tại Sở Giao Dịch II – NHCTVN

4 Phương pháp nghiên cứu

Đây là một đề tài mang tính khoa học và ứng dụng thực tiễn nên trong quá trình nghiên cứu tác giả dựa vào quan điểm duy vật biện chứng, đồng thời kết hợp với phương pháp hệ thống, phân tích tổng hợp để giải quyết những vấn đề nêu ra Từ đó luận văn được thực hiện trên cơ sở phương pháp luận một cách có hệ thống của vấn đề cần nghiên cứu

Nguồn số liệu trong luận văn về cơ bản lấy từ phòng kế toán của Sở Giao Dịch II – NHCTVN và hội sở chính của NHCT VN tại Hà Nội Ngoài

ra, còn sử dụng dữ liệu được thu thập từ một số tạp chí, sách báo và một số trang web

5 Ý nghĩa của đề tài

Trong các hoạt động của ngân hàng nói chung và NHTM nói riêng kế toán đóng một vai trò quan trọng Các số liệu thống kê được thể hiện trên bản cân đối kế toán của một ngân hàng phản ánh thực trạng hoạt động kinh doanh của Ngân hàng đó, đồng thời nó là cơ sở cho Ban lãnh đạo ngân hàng tham khảo và đưa ra đối sách phù hợp cho ngân hàng mình

Những rủi ro phát sinh trong hoạt động kế toán ngân hàng là điều khó tránh khỏi, đã ít nhiều xảy ra trong thực tế hoạt động của các ngân hàng Vấn

đề tìm ra biện pháp xử lý và phòng ngừa những rủi ro đó là rất cần thiết, góp phần giảm thiểu tổn thất cho ngân hàng, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và uy tín cho ngân hàng

Ý nghĩa của đề tài này nhằm tìm ra những giải pháp thích hợp và khả thi góp phần hạn chế những rủi ro phát sinh liên quan đến kế toán tại Sở Giao Dịch II– NHCTVN

6 Kết cấu của luận văn

Bố cục của luận văn được kết cấu có tính hệ thống gồm 79 trang cụ thể như sau:

Phần I: Phần mở đầu

Phần II: Nội dung của luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về kế toán ngân hàng và rủi ro kế toán ngân

hàng

Chương 2: Thực trạng rủi ro phát sinh trong kế toán ngân hàng tại Sở

Giao Dịch II – NH CT VN

Chương 3: Giải pháp xử lý và phòng ngừa rủi ro trong hoạt động kế

toán ngân hàng tại Sở Giao Dịch II – NHCT VN

Phần III: Kết luận

CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN NGÂN HÀNG VÀ RỦI

RO TRONG HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN NGÂN HÀNG 1.1 Tổng quan về kế toán Ngân hàng

1.1.1 Kế toán Ngân hàng - hệ thống thông tin

1.1.1.1 Đối tượng phục vụ của kế toán ngân hàng

Kế toán ngân hàng là khoa học và cũng là nghệ thuật phân loại, tổng hợp và giải thích các nghiệp vụ tác động đến tài chính của các ngân hàng bằng thước đo tiền tệ, nhằm cung cấp về tình hình và kết quả hoạt động của ngân hàng, làm cơ sở cho quyết định kinh tế liên quan đến mục tiêu quản lý kinh doanh và đánh giá hoạt động của ngân hàng Thông thường, kế toán được xác định theo đối tượng phục vụ, tức những chủ thể sử dụng các thông tin tài chính của ngân hàng Với kế toán ngân hàng đối tượng phục vụ chủ yếu của nó là :

- Các quản trị viên của ngân hàng: Các quản trị viên của ngân hàng có thể sử dụng thông tin tài chính do kế toán cung cấp nhằm mục tiêu chủ yếu là giúp cho việc hình thành các quyết định bên trong ngân hàng Do đó những thông tin này mang tính chất nội bộ, vì vậy các báo cáo của kế toán có thể không cần phải tuân thủ hoàn toàn các nguyên tắc

kế toán đã được thừa nhận

- Các nhà đầu tư, cơ quan tài chính, cơ quan luật pháp, thị trường chứng khoán và một số chủ thể khác bên ngoài ngân hàng Các đối tượng này đòi hỏi những thông tin mà họ được cung cấp phải thể hiện được các mục tiêu tổng quát, đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy Do đó các báo

cáo tài chính mà kế toán ngân hàng cung cấp cho các đối tượng trên cần

phải tuân theo các chuẩn mực nhất định

Sơ đồ 1.1 : Vị trí của kế toán ngân hàng

Như vậy, kế toán ngân hàng giữ vị trí then chốt, ảnh hưởng đến quá trình hoạt động kinh doanh của ngân hàng

1.1.1.2 Báo cáo tài chính của ngân hàng

Báo cáo tài chính của các ngân hàng được thiết lập dựa trên các chuẩn mực kế toán của Việt Nam (Chi nhánh ngân hàng nước ngoài có thêm báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán nước ngoài)

Tình hình tài chính của các ngân hàng ở mọi loại hình sở hữu đều thể hiện qua tài sản và nguồn hình thành tài sản tại một thời điểm theo phương trình kế toán (Accouting equation) :

Quyết định

mục tiêu

Hoạt động kinh doanh

Quyết định mục tiêu Nghiệp vụ

Kế toán Thông tin

- Nhà quản trị

- Ban giám đốc

- Hội đồng quản trị Kiểm toán

Thông tin đã được xác nhận

Người có lợi ích trực tiếp

- Người gửi tiền

Người có lợi ích gián tiếp

- Cơ quan tổ chức

Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu

(Assets = Liabihty + owner's equity)

- Tài sản: Là những tài sản thuộc quyền sở hữu của ngân hàng có giá trị tính được như tiền mặt, các giấy tờ có giá, khoản cho vay, đầu tư, nhà đất, thiết bị, các khoản phải thu …

- Nợ phải trả: Nợ phát sinh do ngân hàng huy động vốn từ dân cư, các tổ chức kinh tế, vay của các ngân hàng khác, thuế phải trả, các khoản phải trả khác…

- Vốn chủ sở hữu: gồm vốn đầu tư của chủ sở hữu và kết quả kinh doanh của ngân hàng

Thông tin tài chính của ngân hàng được tổng hợp trên các báo cáo chủ yếu sau :

* Bảng cân đối kế toán (Cân đối tài sản - Balance sheets)– phụ lục số 1

Bảng cân đối kế toán phản ánh tình hình tài chính của ngân hàng tại thời điểm cuối kỳ kế toán (tháng, quý, sáu tháng, năm)

Bảng cân đối kế toán của một ngân hàng được thiết lập đảm bảo yêu cầu cân bằng của phương trình kế toán – tổng tài sản nợ = tổng tài sản có, tập hợp các tài sản và nguồn vốn theo tính chất, liệt kê theo thứ tự phản ánh tính thanh khoản tương đối của các tài khoản này

* Báo cáo thu nhập, chi phí (báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh)

Bảng báo cáo thu nhập, chi phí phản kết quả kinh doanh của ngân hàng trong kỳ kế toán Các khoản thu nhập - chi phí không được bù trừ cho nhau trừ những khoản liên quan tới bù trừ rủi ro và các tài sản nguồn đã bù trừ trong Bảng cân đối kế toán Kết quả kinh doanh của ngân hàng trong kỳ được tính như sau:

Lợi tức thuần (Lỗ thuần) = Thu nhập - Chi phí

Bảng báo cáo thu nhập – chi phí cho biết tổng quát về thu nhập và chi phí của ngân hàng sau một kỳ kinh doanh mà chưa phản ảnh kết quả kinh doanh một cách cụ thể, theo từng nhóm nghiệp vụ chủ yếu của ngân hàng Do vậy để phục vụ cho ban lãnh đạo ngân hàng trong công tác điều hành, báo cáo tình hình thu nhập chi phí nên được thiết lập theo theo mẫu dưới đây

BÁO CÁO THU NHẬP – CHI PHÍ

31/12/20X1 – 20X0

1 Thu nhập lãi

- Lãi và phí cho vay

- Thu nhập cho thuê tài chính

- Lãi đầu tư

2 Chi phí lãi

- Lãi tiền gởi

- Chi phí khác

3 Thu nhập lãi ròng (1-2)

4 Dự phòng tổn thất cho vay đầu tư

5 Thu nhập lãi sau khi trừ dự phòng (3-4)

1.1.2 Các nguyên tắc hạch toán kế toán ngân hàng

1.1.2.1 Môi trường kế toán và giới hạn kế toán

Môi trường kế toán ngân hàng

Môi trường kế toán ngân hàng phụ thuộc vào các quan điểm, chuẩn mực, phương thức kế toán được thừa nhận ghi trong pháp lệnh kế toán thống

kê thống nhất ở Việt nam, phù hợp với chuẩn mực đạo đức của xã hội, đồng thời phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh đặc biệt của hệ thống Ngân hàng Việt Nam

Trong số các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến kế toán cần chú ý đến các chuẩn mực kế toán gồm :

- Các chuẩn mực kế toán ghi trong pháp lệnh kế toán thống kê

- Các yêu cầu về hạch toán kế toán ngân hàng ban hành theo quyết định số 435/1998/QĐ-NHNN2 ngày 25/12/1998 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước

Giới hạn của kế toán ngân hàng

Với cơ cấu tổ chức như vậy, kế toán ngân hàng tại các chi nhánh chỉ ghi chép và phản ánh hoạt động kinh doanh trong phạm vi được ủy quyền, còn kế toán ngân hàng tại trụ sở chính của mỗi ngân hàng sẽ tập hợp thông tin từ các chi nhánh để lập các báo cáo tài chính của ngân hàng với tư cách là một chủ thể kinh doanh độc lập Đời sống của các chi nhánh ngân hàng kéo dài trong khoảng thời gian đủ để có thể thực hiện những hoạt động dự kiến và đảm bảo thực hiện những cam kết đã định Các hoạt động được theo dõi thông qua các tài khoản cho vay, tiền gửi có kỳ hạn, dự thu, dự chi tiền lãi,

dự phòng nợ phải thu khó đòi, khấu hao

Tuy nhiên, như đã trình bày, các chi nhánh ngân hàng chỉ hạch toán một số nghiệp vụ nhất định chứ không phải là tất cả Vì vậy một số nghiệp vụ chỉ theo dõi trên sổ sách tại trụ sở chính, ví dụ khoản dự phòng nợ phải thu

khó đòi - là tài khoản thông thường được theo dõi tại hội sở chính của ngân hàng Khi các chi nhánh có phát sinh những khoản nợ quá hạn khó đòi, hội sở chính sẽ xem xét trích dự phòng nợ phải thu khó đòi để xóa nợ cho chi nhánh

¾ Đơn vị tiền tệ ổn định :

Tất cả các ngân hàng đều tổ chức công tác kế toán trên cơ sở đơn vị đo lường duy nhất là tiền tệ (VNĐ và các loại ngoại tệ mạnh)

¾ Sử dụng đồng tiền làm đơn vị đo lường hàm ý thừa nhận tiền là đơn vị

đo lường có giá ổn định, chịu ít tác động của hiện tượng lạm phát hoặc giảm phát

- Tính hợp lệ: Phù hợp với những luật lệ quy định hiện hành hoặc với những nguyên tắc kế toán được thừa nhận

- Tính trung thực: Các thông tin cung cấp được lập với ý đồ trung thực không gian lận

- Tính khách quan: Thể hiện đầy đủ, khách quan tình hình hoạt động kinh doanh thực tế của ngân hàng

Để đảm bảo thông tin kế toán ngân hàng đáp ứng các tiêu chuẩn trên, thông tin kế toán cần được hình thành, đánh giá trong một giới hạn cụ thể, một phạm vi phản ánh cụ thể và kế toán ngân hàng phải tuân theo nguyên lý chung trong quá trình xử lý, ghi chép nghiệp vụ phát sinh cũng tuân theo các nguyên tắc kế toán chung:

- Nguyên tắc nhất quán : nguyên tắc nhất quán trong kế toán ngân hàng được thể hiện trong việc tạo số hiệu tài khoản Ví dụ qui định của Ngân hàng Công thương về tài khoản tiền gởi của :

Tổ chức kinh tế :

10201.xxxxxxxxxx : tài khoản không kỳ hạn bằng VNĐ

10202.xxxxxxxxxx : tài khoản không kỳ hạn bằng USD

hồ sơ chứng minh hợp lệ

Ví dụ : Khách hàng lập chứng từ đề nghị ngân hàng bán USD 20,000 từ tài khoản USD chuyển sang tài khoản tiền gởi thanh toán VNĐ Sau khi kiểm tra chứng từ hợp lệ, kế toán ngân hàng phải hạch toán ngay theo tỷ giá hiện tại mà ngân hàng công bố Nếu không kịp thời hạch toán chứng từ trên, khi

tỷ giá thay đổi sẽ ảnh hưởng đến khách hàng ( trường hợp tỷ giá mua của

ngân hàng giảm ) và ngược lại sẽ ảnh hưởng đến ngân hàng (hợp tỷ giá mua của ngân hàng tăng )

Tuy nhiên việc thực hiện các nguyên tắc trên trong hạch toán và lập báo cáo tài chính ngân hàng có những điểm đặc thù:

Nguyên tắc ghi nhận doanh thu hoặc kết hợp tương ứng chi phí và doanh thu trong ngân hàng thường được thể hiện dưới dạng lũy kế

Nguyên tắc giá phí được thể hiện trong nghiệp vụ phát hành cổ phiếu qua việc phần tiền thu được do phát hành cổ phiếu sẽ được chia làm hai phần

số tiền thu bằng với mệnh giá cổ phiếu được ghi vào tài khoản vốn cổ phần, phần vượt quá mệnh giá cổ phiếu đã công bố sẽ được ghi vào tài khoản vốn

bổ sung (thặng dư)

1.1.3 Tài khoản và hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng

1.1.3.1 Tài khoản và phân loại tài khoản

Như các doanh nghiệp khác, mỗi ngày ở ngân hàng có rất nhiều nghiệp

vụ kinh tế phát sinh cần được ghi chép để có thể phân loại, tổng hợp số liệu thành các chỉ tiêu phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính Tài khoản kế toán ngân hàng được mở ra nhằm đáp ứng yêu cầu này

Mỗi tài khoản kế toán ngân hàng là phương tiện để lưu trữ cho một loại

số liệu kế toán riêng, phản ánh tình hình phát sinh tăng giảm và hiện có của từng khoản mục thuộc phương trình kế toán: tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu và các khoản mục của thu nhập, chi phí

Tài khoản kế toán ngân hàng được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau Dưới đây là một số cách phân loại chủ yếu:

¾ Phân loại tài khoản theo quan hệ với tài sản

Theo cách này, các tài khoản được phân thành: Loại tài khoản phản ánh tài sản, loại tài khoản phản ánh nguồn vốn, loại tài khoản vừa phản ánh tài sản vừa phản ánh nguồn vốn

¾ Phân loại tài khoản theo mức độ tổng hợp hay chi tiết

Theo cách này tài khoản được phân thành: Tài khoản tổng hợp để phản ánh các chỉ tiêu tổng hợp; tài khoản chi tiết phản ánh cụ thể, chi tiết số liệu của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Ví dụ: Tài khoản nhóm tiền vay của Công ty trách nhiện hữu hạn ABC

tại Sở giao dịch II – NHCTVN phản ánh tổng dư nợ của công ty tại ngân hàng trong khi đó từng tài khoản chi tiết thể hiện dư nợ của các khoản vay ngắn hạn, trung hạn, dài hạn

¾ Phân loại tài khoản theo quan hệ với báo cáo tài chính

Theo cách này tài khoản được phân thành: Tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; tài khoản nằm ngoài bảng cân đối kế toán phản ánh các nghiệp vụ không ảnh hưởng trực tiếp đến tài sản và vốn của ngân hàng

1.1.3.2 Hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng

Hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng là danh mục các tài khoản kế toán mà ngân hàng phải sử dụng để phản ánh toàn bộ tài sản, nguồn vốn và

sự vận động của chúng trong quá trình hoạt động kinh doanh Trong danh mục tài khoản này, mỗi tài khoản có tên gọi riêng phù hợp với nội dung mà

nó phản ánh và có số hiệu Các tài khoản được sắp xếp theo một trật tự nhất

định để đáp ứng yêu cầu hạch toán, tổng hợp thông tin

Hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng được xây dựng theo một số nguyên tắc như :

- Phải phản ảnh một cách rõ ràng, toàn diện và đầy đủ các loại tài sản, nguồn vốn, phù hợp với các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính :

- Phải sử dụng được lâu dài

- Phải thuận tiện cho việc hạch toán, xử lý và thu thập thông tin Với loại tài khoản là tiền gởi của khách hàng (có kỳ hạn hoặc không kỳ hạn), tiền gởi của các tổ chức tín dụng trong và ngoài nước có số hiệu bắt đầu bằng số 4

và là tài khoản dư nợ

Hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng hiện hành (Theo Quyết định số 29/2006/QĐ-NHNN ngày 10/7/2006 về việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ một số tài khoản trong hệ thống tài khoản các Tổ chức tín dụng ban hành theo Quyết định số 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29/4/2004, thi hành từ ngày 01/01/2005

và Quyết định số 02/2008QĐ-NHNN ) Hệ thống tài khoản này được áp dụng cho các ngân hàng (bao gồm: NHTM, Ngân hàng Đầu tư, Ngân hàng Phát triển, Ngân hàng Chính sách, Ngân hàng hợp tác, Ngân hàng Liên doanh, Ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam), các tổ chức tín dụng phi ngân hàng (bao gồm: Công ty tài chính, Công ty cho thuê tài chính và các tổ chức tín dụng phi ngân hàng khác), Tổ chức tín dụng hợp tác (bao gồm quỹ tín dụng nhân dân,…)

Hệ thống tài khoản hiện hành gồm các tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và ngoài Bảng cân đối kế toán, được bố trí thành 9 loại Từ loại 1 đến loại 8 là các tài khoản trong Bảng cân đối kế toán, loại 9 là tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán Hệ thống tài khoản này được bố trí theo hệ thống thập phân nhiều cấp, từ tài khoản cấp I đến tài khoản cấp V, ký hiệu từ 2 đến 6 chữ số

+ Tài khoản cấp I: ký hiệu bằng 2 chữ số từ 10 đến 99 Mỗi loại tài khoản được bố trí tối đa 10 tài khoản cấp I

+ Tài khoản cấp II: ký hiệu bằng 3 chữ số, hai số đầu (từ trái sang phải) là số hiệu tài khoản tài khoản cấp I, số thứ 3 là số thứ tự tài khoản cấp II trong tài khoản cấp I, ký hiệu từ 1 dến 9

+ Tài khoản cấp III: ký hiệu bằng 4 chữ số, hai số đầu (từ trái sang phải) là số hiệu tài khoản tài khoản cấp II, số thứ 4 là số thứ tự tài khoản cấp III trong tài khoản cấp II, ký hiệu từ 1 dến 9

+ Tài khoản cấp IV: Tương tự như tài khoản cấp III

+ Tài khoản cấp V: Tương tự như tài khoản cấp IV

1.1.4 Chứng từ kế toán ngân hàng

1.1.4.1 Ý nghĩa của chứng từ kế toán ngân hàng

Chứng từ kế toán ngân hàng là loại giấy tờ chứng minh một nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành Cũng như chứng từ kế toán của các ngành kinh tế khác, chứng từ kế toán ngân hàng có ảnh hưởng quyết định đến tính trung thực, chính xác và phù hợp của thông tin kế toán, là công cụ quan trọng trong bảo vệ tài sản Dựa trên chứng từ kế toán chúng ta có thể phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để ghi chép vào sổ sách kế toán theo từng đối tượng hạch toán cụ thể Chứng từ kế toán ngân hàng còn là phương tiện thể hiện sự ủy quyền, là cơ sở đảm bảo tính pháp lý cho các số liệu ghi trong sổ sách kế toán và là tài liệu pháp lý quan trọng khi cần xem xét trách nhiệm của các bên có liên quan

1.1.4.2 Phân loại chứng từ kế toán ngân hàng

Tùy theo gốc độ nghiên cứu mà chứng từ kế toán ngân hàng được phân loại theo một số tiêu thức chủ yếu sau:

Căn cứ vào trình tự lập chứng từ

Theo tiêu thức này chứng từ kế toán ngân hàng được phân làm 2 loại:

¾ Chứng từ gốc :

- Là chứng từ được lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc đã hoàn thành Chứng từ gốc sẽ là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán nếu chứng từ đó đã được chấp hành và thường là chứng từ kết hợp giữa chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành Ví dụ: Séc, Giấy rút tiền

¾ Chứng từ ghi sổ :

- Là loại chứng từ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc Chứng từ ghi

sổ có giá trị pháp lý để ghi vào sổ kế toán khi có chứng từ gốc kèm theo

Ví dụ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo liên hàng là những chứng từ

ghi sổ tiêu biểu của kế toán ngân hàng

Phụ lục 2 : Mẫu phiếu thu, phiếu chi, phiếu chi tiền của NHCT VN

Phụ lục 3 : Mẫu lệnh chi, phiếu hạch toán của NHCT VN

Căn cứ vào trình độ chuyên môn nghiệp vụ, chứng từ kế toán ngân hàng chia thành chứng từ giấy và chứng từ điện tử

Chứng từ giấy: Chứng từ giấy là chứng từ kế toán được lập bằng giấy theo mẫu in sẵn (trừ một số chứng từ đặc biệt ít phát sinh) và phải lập đủ số liên quy định Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau và chỉ lập một lần đúng với thực tế thời gian, địa điểm, nội dung và số tiền của nghiệp

vụ kinh tế phát sinh Trường hợp chứng từ in hỏng, in thiếu liên, viết sai phải

hủy bỏ bằng cách gạch chéo (x) hoặc ghi chữ “hủy bỏ” vào tất cả các liên sai hỏng Những liên của các chứng từ có in số sẵn như séc khi bị viết sai phải được giữ lại đầy đủ ở cuốn hay ở quyển chứng từ trước khi làm thủ tục tiêu hủy Khi tiêu hủy các chứng từ quan trọng viết sai, phải lập biên bản tiêu hủy

và tiến hành tiêu hủy theo đúng quy định

Chứng từ điện tử: Khi việc ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý,

hạch toán chứng từ ngày càng phát triển, các phương tiện để ghi chép, lưu trữ thông tin như đĩa từ, thẻ từ… nếu dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chuyển tải thông tin ban đầu… cũng được coi là chứng từ kế toán

và có tên gọi “Chứng từ điện tử” Chứng từ điện tử được lưu trữ trên máy

tính dưới dạng file dữ liệu và phải được sử dụng đúng thẩm quyền

lý nghiệp vụ chỉ liên quan đến nội bộ một ngân hàng, các ngân hàng phải dùng các mẫu chứng từ nội bộ của ngân hàng phát hành như: Phiếu chuyển khoản, Phiếu thu, Phiếu chi, v.v … không được dùng các chứng từ do khách hàng lập

¾ Đối với chứng từ giấy :

Chứng từ kế toán bằng giấy phải được lập đủ số liên quy định Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau và chỉ lập một lần đúng với thực tế thời gian, địa điểm, nội dung và số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Trường hợp chứng từ in hỏng, in thiếu liên, viết sai phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo (x) hoặc ghi chữ “hủy bỏ” vào tất cả các liên sai hỏng Những liên của các chứng từ có in số sẵn như séc bị viết sai phải được giữ lại đầy đủ ở cuốn hay

ở quyển chứng từ trước khi làm thủ tục tiêu hủy Khi tiêu hủy các chứng từ quan trọng viết sai, phải lập biên bản tiêu hủy và tiến hành tiêu hủy theo đúng quy định Các chứng từ kế toán bằng giấy do ngân hàng lập hoặc chuyển đổi

từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy để giao dịch, thanh toán với tổ chức,

cá nhân bên ngoài ngân hàng thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của ngân hàng (Chi nhánh, Sở giao dịch …) Việc sử dụng dấu để đóng trên các chứng

từ kế toán hạch toán, thanh toán trong nội bộ ngân hàng do Tổng giám đốc (Giám đốc) ngân hàng đó quy định, nhưng phải đảm bảo tính pháp lý của chứng từ và phù hợp với quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán ngân hàng phải được viết đủ câu, rõ nghĩa Đối với chứng từ bằng giấy, khi viết phải dùng bút mực (màu mực tím, xanh, đen) số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải ngạch chéo; không được viết tắt, viết chữ không dấu, viết mờ hoặc nhòe chữ, không được tẩy xóa, sửa chữa, không được viết bằng mực đỏ (trừ phiếu kế toán lập để điều chỉnh sai sót) Chứng từ

bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán ngân hàng

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán ngân hàng ghi bằng số Ngày lập chứng từ ghi ngày thực tế nộp vào ngân hàng (trừ các chứng từ có quy định tách biệt ngày lập và ngày giá trị ghi sổ là hai nội dung khác nhau)

- Trên chứng từ kế tốn ngân hàng bắt buộc phải ghi số chứng từ, các chứng từ cĩ in số sẵn thì số chứng từ là số in sẵn đĩ, chứng từ do khách hàng lập thì khách hàng phải đánh số Đối với séc thì xêri và số séc của khách hàng phát hành phải phù hợp với xêri và số séc mà ngân hàng (nơi khách hàng mở tài khoản) đã bán cho khách hàng Kế tốn trưởng hoặc người phụ trách kế tốn ngân hàng (sau đây gọi tắt là kế tốn trưởng) quy định cụ thể việc đánh

số những chứng từ do đơn vị ngân hàng mình lập

- Số tiền trên chứng từ kế tốn ngân hàng bắt buộc phải cả bằng số và bằng chữ Số tiền bằng chữ phải viết rõ nghĩa, chữ đầu của số tiền bằng chữ phải viết hoa và sát đầu dịng đầu tiên, khơng được viết cách dịng, cách quãng giữa các chữ, khơng được viết thêm chữ (khác dịng) vào giữa hai chữ viết liền nhau trên chứng từ

- Người lập, người ký duyệt và những người ký trên chứng từ kế tốn ngân hàng phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế tốn

¾ Đối với chứng từ điện tử :

- Chứng từ điện tử ghi trên vật mang tin phải cĩ chỉ dẫn cụ thể về thời gian và các yếu tố kỹ thuật đảm bảo cho việc sử dụng, kiểm tra, kiểm soát chứng từ điện tử khi cần thiết, phải lập đúng cấu trúc, định dạng, đầy đủ các nội dung, bảo đảm tính pháp lý của chứng từ kế tốn

- Các dữ liệu, thơng tin trên chứng từ phải được phản ánh rõ ràng, trung thực, chính xác và phải đuợc mã hĩa theo đúng quy định Trên chứng

từ phải cĩ đủ chữ ký điện tử của những người liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác, an tồn của dữ liệu; chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử phải khớp đúng với chữ ký điện tử do ngân hàng nơi mở tài khoản hoặc trung tâm thanh toán của ngân hàng cấp phát và quản lý

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ điện tử ghi bằng số và ghi theo dạng: DD/MM/YYYY ( trong đó DD là ngày; MM là tháng; YYYY là năm)

- Việc hủy bỏ, sửa chữa chứng từ điện tử lập sai được thực hiện theo quy định của pháp luật và của NHNN về xử lý sai sót trong giao dịch, thanh toán điện tử

Lưu ý : Ngân hàng không tự lập chứng từ để trích tiền từ tài khoản của

khách hàng trừ trường hợp đặc biệt khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền như tòa án, cơ quan chủ quản đơn vị hoặc khi có nghiệp vụ xử lý vi phạm hợp đồng tín dụng, thanh toán

1.1.4.4 Kiểm soát chứng từ kế toán ngân hàng

Kiểm soát chứng từ kế toán là việc kiểm tra lại tính chất đúng đắn của các yếu tố đã ghi trên chứng từ nhằm đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong suốt quá trình xử lý, giải quyết nghiệp vụ kinh tế

Tất cả các chứng từ kế toán ngân hàng phải được kiểm soát chặt chẽ trước khi thực hiện các nghiệp vụ (hạch toán, thanh toán, thu, chi …), nội dung của việc kiểm soát chứng từ kế toán ngân hàng gồm:

¾ Đối với chứng từ giấy:

- Kiểm soát tính rõ ràng, đầy đủ, trung thực của các nội dung ghi trên chứng từ; kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; kiểm soát tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng

từ

- Kiểm soát việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế Kiểm soát đối chiếu dấu (nếu có) và chữ ký trên chứng từ (gồm chữ ký của khách hàng

và cán bộ nhân viên có liên quan trong ngân hàng) đảm bảo dấu và chữ ký

trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký đã đăng ký tại ngân hàng

- Kiểm soát ký hiệu mật đối với các chứng từ quy định có ký hiệu mật

¾ Đối với chứng từ điện tử:

Việc kiểm soát chứng từ điện tử được chia thành hai phần, phần kỹ thuật thông tin phải được kiểm soát trước, sau đó mới tiến hành kiểm soát phần nội dung nghiệp vụ:

Kiểm soát kỹ thuật thông tin, bao gồm:

- Mã nhận biết trên chứng từ phải đúng với mã đã quy định; các mật

mã trên chứng từ phải đúng với mật mã quy định

- Tên tập tin phải được lập đúng với mã đã quy định; kiểm soát đảm bảo không có sự trùng lấp về nội dung thông tin trên chứng từ

- Nội dung chứng từ hợp lệ

Kiểm soát phần nội dung nghiệp vụ:

Áp dụng biện pháp kiểm tra bằng mắt hoặc bằng kết hợp kiểm tra bằng mắt với các thiết bị chuyên dùng để xác định tính đúng đắn của dữ liệu

- Kiểm tra chữ ký điện tử, ký hiệu mật và các mã khóa bảo mật trên chứng từ

- Kiểm tra sự tồn tại và dạng thức của một số vùng bắt buộc của chứng từ

Khi kiểm soát chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm pháp luật, vi phạm các cơ chế của Nhà nước và của ngành ngân hàng thì phải từ chối việc thực hiện (thanh toán, xuất quỹ, xuất kho…), đồng thời báo cáo

ngay cho lãnh đạo ngân hàng biết để có biện pháp xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành

Những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và số liệu không rõ ràng, chính xác thì được quyền trả lại khách hàng hoặc báo cho người lập chứng từ biết để lập lại hoặc điều chỉnh cho đúng, sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán

Trường hợp chứng từ điện tử của khách hàng chuyển đến có sai sót hoặc không hợp lệ, ngân hàng không xử lý và phải trả lại cho người gửi để lập lại và mở sổ theo dõi đối với các chứng từ này Khách hàng gửi chứng từ điện tử phải có trách nhiệm tiếp nhận lại chứng từ của mình và phải lưu trữ ít nhất 10 ngày kể từ ngày nhận để phục vụ yêu cầu đối chiếu, tra soát của ngân hàng khi cần thiết

1.1.4.5 Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán ngân hàng

Các chứng từ kế toán sau khi được tiếp cận, xử lý bởi kế toán viên sẽ được chuyển đến các bộ phận có liên quan để sử dụng, tổng hợp thông tin, hoặc tiếp tục xử lý cho đến khi hoàn tất nghiệp vụ

Chứng từ được luân chuyển tới bộ phận nào trước, bộ phận nào sau phụ thuộc vào: Loại chứng từ đã được xử lý là chứng từ tiền mặt hay chứng

từ chuyển khoản Phạm vi luân chuyển chứng từ là trong cùng một ngân hàng hay khác ngân hàng Mức độ ứng dụng công nghệ tin học vào xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Việc tổ chức luân chuyển chứng từ tùy phụ thuộc vào các yếu tố trên, song về cơ bản đều tuân theo một số nguyên tắc sau:

- Đảm bảo nguyên tắc ghi chép kế toán ghi nợ trước, ghi có sau

(2)

(4) (4)

- Chứng từ kế toán phải được luân chuyển trong nội bộ một ngân hàng hoặc nội bộ hệ thống ngân hàng, không quay lại khách hàng sau khi chứng từ

đã được kế toán viên tiếp nhận, xử lý trừ trường hợp đặc biệt

- Đảm bảo chứng từ được kiểm soát chặt chẽ và luân chuyển nhanh chóng, an toàn, đúng quy trình

- Luân chuyển chứng từ kế toán còn tùy thuộc vào quy mô của từng ngân hàng, nhưng phải khoa học và dễ dàng sao lục khi cần thiết

- Dưới đây là sơ đồ luân chuyển chứng từ trong điều kiện ngân hàng đã

sử dụng máy vi tính để nhập dữ liệu và kiểm tra nghiệp vụ

(1) Giao dịch viên ngân hàng nhận chứng từ của khách hàng

(2) Sau khi kiểm tra, hạch toán giao dịch viên chuyển kiểm soát viên phê duyệt

(3) Kiểm soát viên sau khi phê duyệt, ký lên chứng từ và trả lại giao dịch viên

(4) Giao dịch viên dùng liên gốc đưa vào lưu trữ

(5) Giao dịch viên trả lại cho khách hàng liên bản sao

Hình thức kế toán là tập hợp những phương pháp và kỹ thuật ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh sự biến động của tài sản và nguồn vốn theo một trình tự nhất định và có hệ thống dựa trên cơ sở các chứng từ và

sổ sách kế toán trong mối quan hệ giữa các sổ sách kế toán với nhau

Có ba hình thức kế toán cơ bản thường được nhắc đến là: Nhật ký sổ cái, chứng từ ghi sổ và nhật ký chứng từ Trong các NHTM, hình thức kế toán đang được sử dụng phổ biến là chứng từ ghi sổ

Theo yêu cầu của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ thì sổ cái sẽ là loại

sổ được dùng để tập hợp số dư và số phát sinh của các tài khoản tổng hợp - trong kế toán ngân hàng đó là số liệu của các tài khoản cấp 1 và dựa vào số liệu của sổ cái kế toán sẽ lập cân đối tài khoản Tuy nhiên trong thực tế, sau khi nhập thông tin ban đầu, là các thông tin có liên quan đến nghiệp vụ kinh

tế phát sinh, hệ thống máy tính sẽ tiến hành xử lý tự động và cung cấp tất cả các thông tin đầu ra tùy theo yêu cầu của người sử dụng, do vậy hiện nay trong hệ thống sổ sách kế toán của ngân hàng sổ cái không còn được sử dụng nữa Kế toán ngân hàng hiện nay chỉ sử dụng sổ tài khoản chi tiết (sổ phụ) để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh khi hạch toán phân tích, sử dụng bảng liệt

kê chứng từ, cân đối tài khoản để thể hiện số liệu kế toán tổng hợp

Sổ kế toán chi tiết được mở cho từng khách hàng, hoặc từng loại tài sản, nguồn vốn trong bảng cân đối kế toán và các tài sản ngoài bảng cân đối

kế toán Trên sổ kế toán chi tiết mở cho tài khoản trong bảng cân đối luôn phải thể hiện được cách thức ghi sổ kép

Bảng liệt kê chứng từ (cân đối số phát sinh) là một sổ kế toán tổng hợp được sử dụng để liệt kê toàn bộ các chứng từ phát sinh và đã xử lý trong 1 ngày Bảng liệt kê chứng từ sẽ giúp kế toán kiểm tra lại tính đầy đủ, chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã xử lý, tránh tình trạng bỏ sót chứng từ hoặc hạch toán sai Do phản ánh các nghiệp vụ phát sinh một cách

chi tiết theo từng vế Nợ và Có của từng chứng từ phát sinh trong ngày nên khi liệt kê chứng từ đầy đủ và chính xác thì số phát sinh Nợ sẽ bằng với số phát sinh Có

Bảng liệt kê chứng từ sẽ được lập ra dựa trên cơ sở các chứng từ gốc hoặc chứng từ ghi sổ đã được xử lý và các thông tin này được nhập vào máy tính

Bảng cân đối tài khoản trong các ngân hàng được lập chi tiết đến tài khoản cấp 3 (theo quy định hiện hành của NHNN) và thứ tự tài khoản được xếp theo trật tự từ nhỏ đến lớn Bảng cân đối tài khoản phản ảnh toàn bộ tình hình tài sản và nguồn vốn của một ngân hàng tại một thời điểm và biến động của tài sản, nguồn vốn của ngân hàng trong một ngày hay một kỳ kinh doanh tương đối chi tiết

Số liệu kế toán từ các chứng từ kế toán đã được xử lý và nhập vào máy tính được chương trình máy tính xử lý để hình thành nên các số liệu tổng hợp cần thiết trên bảng cân đối tài khoản

1.1.5.2 Tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của ngân hàng hiện nay có thể tổ chức dưới hai hình thức:

* Bộ máy kế toán tập trung

Theo hình thức này toàn bộ công tác kế toán được tiến hành tập trung tại phòng kế toán Các bộ phận nghiệp vụ như phòng tín dụng, phòng thanh toán quốc tế sau khi giải quyết cho vay, lập hồ sơ thanh toán sẽ chuyển chứng từ có liên quan đến phòng kế toán để thực hiện hạch toán giải ngân, thu nợ, thu lãi và theo dõi toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng

* Bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Theo mô hình này phòng kế toán của ngân hàng sẽ chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý chứng từ và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ nội bộ, thanh toán, ngân quỹ và tổng hợp Các phòng nghiệp vụ khác cũng có bộ phận kế toán chịu trách nhiệm xử lý ghi chép các nghiệp vụ phát sinh ban đầu một cách chi tiết, sau đó báo cáo tổng hợp chuyển cho phòng kế toán

Việc tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình nào cũng phải đảm bảo quá trình ghi chép kế toán thuận lợi nhất khi có nhu cầu sao lục và tổng hợp thông tin khi cần thiết, cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo ngân hàng để kịp thời chỉ đạo hoạt động kinh doanh của ngân hàng

1.2 Rủi ro trong hoạt động kế toán ngân hàng

Rủi ro là khả năng gặp nguy hiểm có thể phát sinh từ một vài tiến trình hay từ một vài sự kiện Rủi ro là sự không chắc chắc liên quan đến tổn thất sẽ gánh chịu trong tương lai.Có thể phân biệt rủi ro theo các tiêu thức sau:

- Rủi ro tĩnh và rủi ro động

Rủi ro động là những rủi ro liên quan đến sự luôn thay đổi, đặc biệt là trong nền kinh tế Đó là những rủi ro mà hậu quả của nó có thể có lợi, nhưng cũng có thể sẽ mang đến sự tổn thất ( sự thay đổi về thị hiếu khách hàng có thể phù hợp với sản phẩm mà doanh nghiệp đang kinh doanh hay không, sự thay đổi về công nghệ kĩ thuật có phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp hay không, sự thay đổi đó có quá nhanh hay không? )

Rủi ro tĩnh là những rủi ro, mà hậu quả của nó chỉ liên quan đến sự xuất hiện tổn thất hay không, chứ không có khả năng sinh lời, và không chịu

sự ảnh hưởng của những thay đổi trong nền kinh tế Những rủi ro tĩnh thường liên quan đến các đối tượng: tài sản, con người, trách nhiệm dân sự

Trong điều kiện nền kinh tế VN mở cửa và hội nhập, trong bối cảnh kinh tế thị trường như hiện nay, hoạt động tài chính nói chung và hoạt động ngân hàng nói riêng đóng vai trò rất quan trọng Các NHTM thường xuyên đưa ra những sản phẩm mới, dịch vụ mới, cũng như phát triển những sản phẩm dịch vụ truyền thống nhằm tăng sức cạnh tranh giữa các ngân hàng với nhau Vì vậy tính tất yếu phát sinh rủi ro trong ngân hàng là khó tránh khỏi trong đó có rủi ro về kế toán

1.2.1 Nguyên nhân làm phát sinh rủi ro trong hoạt động kế toán ngân hàng

Có rất nhiều nguyên nhân làm phát sinh rủi ro trong hoạt động kế toán ngân hàng :

1.2.1.1 Nguyên nhân chủ quan

Công việc kế toán là công việc đòi hỏi người cán bộ kế toán phải có ý thức trách nhiệm cao, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững chắc cũng như

có đạo đức nghề nghiệp tốt Vì vậy, nguyên nhân chủ quan dẫn đến rủi ro cho ngân hàng trong lĩnh vực kế toán là do chính cán bộ kế toán gây ra xuất phát

từ trình độ chuyên môn nghiệp vụ, cũng như phẩm chất đạo đức yếu kém Trong quá trình xử lý các nghiệp vụ kế toán hàng ngày, cá nhân hoặc được cấu kết giữa nhiều người cố tình trục lợi riêng cho mình và đã gây ra tổn thất cho ngân hàng

Ngoài ra, trong quá trình tác nghiệp của một số cán bộ, nhân viên do trình độ yếu kém, do chủ quan trong công việc, thiếu kinh nghiệm trong một

số nghiệp vụ mà nguyên nhân là do bố trí công việc không phù hợp của ban lãnh đạo cũng là những nguyên nhân gây ra rủi ro trong hoạt động kế toán cho ngân hàng

1.2.2.2 Nguyên nhân khách quan

Do biến động của tình hình tài chính thế giới cũng như trong nước như:

sự phá sản của một số ngân hàng lớn trên thế giới, những biến động của tình hình chính trị xã hội làm cho tỷ giá của một số ngoại tệ mạnh như USD, EUR thay đổi, giá vàng, bất động sản biến động mạnh là những nguyên nhân khách quan gây ảnh hưởng đến hoạt động ngân hàng trong đó có hoạt động kế toán

Sự biến động của tình hình tài chính thế giới như cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu đã tác động đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp xuất nhập khẩu Những biến động này ít nhiều ảnh hưởng đến khả năng thanh toán của khách hàng qua ngân hàng vì vậy những khoản thu của kế toán ngân hàng (phí dịch vụ thanh toán, phí chuyển tiền) giảm đi đáng kể và ảnh hưởng đến doanh thu cũng như lợi nhuận của ngân hàng

Do sự cạnh tranh không lành mạnh của một số ngân hàng khác: sử dụng những chính sách tiếp thị trực tiếp để lôi kéo khách hàng (ngân hàng B

áp dụng lãi suất cao hơn ngân hàng A để lôi kéo một số khách hàng có số dư tiền gởi cao tại ngân hàng A)

Một số khách hàng, trong quá trình giao dịch phát hiện những sơ hở của ngân hàng đã cố ý gây rủi ro cho ngân hàng như : cạo sửa, tẩy xoá chứng

từ, sử dụng các liên không đồng nhất, giả mạo con dấu chữ ký để chuyển tiền bất hợp pháp gây thiệt hại cũng như giảm thiểu uy tín cho một số ngân hàng trong thời gian vừa qua

1.2.2 Ảnh hưởng của rủi ro trong hoạt động kế toán ngân hàng đến kết quả kinh doanh của ngân hàng

Rủi ro trong hoạt động kế toán ngân hàng là khá nghiêm trọng chỉ sau rủi ro trong lĩnh vực tín dụng Tuy nhiên, tùy từng hợp rủi ro cụ thể mà ảnh hưởng của nó đến hoạt động kinh doanh của ngân hàng sẽ khác nhau

1.2.2.1 Ảnh hưởng trong nội bộ ngân hàng

Với những tổn thất do cán bộ kế toán ngân hàng gây ra do trục lợi cá nhân đã tạo nên những hậu quả nghiêm trọng cho ngân hàng

Làm giảm uy tín ngân hàng đồng thời rủi ro trong hoạt động kế toán còn làm giảm lợi nhuận cho ngân hàng Thật vậy, khi xảy ra tổn thất do cán

bộ kế toán gây ra khả năng thu hồi tổn thất là rất ít, thông thường ngân hàng

tự trích các quỹ dự phòng để khắc phục trước như việc chuyển tiền thừa cho khách hàng nhưng không đòi lại được, ngoài trách nhiệm cá nhân của những người liên quan, ngân hàng còn phải trích một phần từ quỹ dự phòng rủi ro để khắc phục thiệt hại Ngoài ra còn gây ra tâm lý hoang mang, lo sợ, bất ổn trong nội bộ nhân viên ngân hàng

1.2.2.2 Ảnh hưởng từ bên ngoài ngân hàng

Tạo ra tâm lý hoang mang, mất lòng tin ở một bộ phận lớn khách hàng đặc biệt là khách hàng cá nhân, tạo nên làn sóng rút tiền ào ạt từ các ngân hàng đồng thời những ngân hàng khác có cơ hội thu hút nguồn vốn được rút

ra từ ngân hàng bị thiệt hại

Những đối tác của ngân hàng bắt đầu thay đổi chính sách hợp tác, cũng như rút vốn đầu tư (đối với ngân hàng liên doanh) Ngoài ảnh hưởng trực tiếp đến ngân hàng bị rủi ro, còn tác động dây chuyền trong hệ thống các ngân hàng thương mại Nếu không có chính sách khắc phục kịp thời và hậu quả sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến tình hình kinh tế của quốc gia, trong khu vực và trên thế giới

1.2.3 Các rủi ro chủ yếu trong công tác kế toán tại các NHTM

1.2.3.1 Rủi ro tác nghiệp :

Trong rất nhiều rủi ro mà ngân hàng phải đối mặt có rủi ro tác nghiệp Rủi ro tác nghiệp vừa mang tình chủ quan vừa mang tính khách quan

Rủi ro tác nghiệp là rủi ro phát sinh trong quá trình tác nghiệp của con người mà ở đây là cán bộ kế toán đang làm việc tại ngân hàng Tại sao rủi ro tác nghiệp vừa mang tính chủ quan vừa mang tính khách quan ?

Khách quan là do trong quá trình thao tác nghiệp vụ vô tình để phát sinh rủi ro hoặc do trình độ chuyên môn của giao dịch viên cũng như kiểm soát viên còn yếu kém không ý thức được mức độ rủi ro của công việc

Chủ quan là để phát sinh rủi ro trong hoạt động kế toán ngân hàng xuất phát từ nhu cầu trục lợi của một vài cá nhân đã cố ý làm trái qui định của pháp luật và nội qui cơ quan trong quá trình tác nghiệp và gây hậu quả nghiêm trọng về mặt vật chất và uy tín cho ngân hàng Một số cán bộ nhân viên đã cấu kết với khách hàng cố tình gây thiệt hại cho ngân hàng

Trong quá trình tác nghiệp thực hiện các nghiệp vụ, nhiệm vụ không được ủy quyền hoặc vượt quá thẩm quyền cho phép hoặc không đúng chức năng được giao

Rủi ro tác nghiệp xảy ra khi cán bộ kế toán cố ý sử dụng thẩm quyền truy cập hệ thống của người khác (trường hợp biết được mật khẩu) như : nhân viên sử dụng mật mã phê duyệt chứng từ của kiểm soát viên, lãnh đạo để thực hiện những giao dịch chuyển tiền khống nhằm trục lợi cá nhân Đây là rủi ro

có tính chất nghiêm trọng và gây thiệt hại cho nhiều ngân hàng

Trong quá trình tác nghiệp trực tiếp hoặc gián tiếp lên công việc hàng ngày, trong lĩnh vực kế toán, con người đã vô tình hoặc cố ý gây nên những tổn thất trực tiếp hoặc gián tiếp cho ngân hàng Xử lý công việc thiếu chuyên nghiệp, do được đào tạo chưa đầy đủ hoặc đào tạo không đúng ngành nghề dẫn đến những sai sót ngoài ý muốn Bên cạnh đó, sự cấu kết của một bộ phận nhân viên, cố tình gây thiệt hại cho ngân hàng như chuyển tiền sang tài khoản ở một ngân hàng khác để trục lợi cá nhân Hay như trường hợp nhân viên ngân hàng nhận quà cáp tiền bạc của khách hàng, để sau đó cố tình làm

sai quy định của ngân hàng Như thực hiện lệnh chuyển tiền cho khách hàng khi trên chứng từ chưa đầy đủ chữ ký, mẫu dấu theo quy định hoặc chứng từ

bị tẩy xóa những yếu tố quan trọng như số tiền bằng chữ, bằng số, tên đơn vị hưởng, tên ngân hàng hưởng …

Xuất phát từ những hành vi cố ý gây ra rủi ro làm mất uy tín cho ngân hàng và gây ra tâm lý hoang mang, lo sợ dẫn đến hiện tượng khách hàng kéo đến ngân hàng rút hết tiền tạo nên rủi ro thanh khoản cho ngân hàng

1.2.3.2 Rủi ro thanh khoản

Rủi ro thanh khoản phát sinh khi những người gửi tiền đồng loạt rút hết tiền gửi ở ngân hàng ngay do mất lòng tin vào hệ thống Ngân hàng Trong những trường hợp như vậy, thì ngân hàng phải đi vay bổ sung nguồn vốn thanh toán hoặc phải bán tài sản có của mình để đáp ứng nhu cầu rút tiền của người gửi tiền Trong cơ cấu tài sản có thì tiền mặt có độ thanh khoản cao nhất, do đó trước hết ngân hàng phải sử dụng tiền mặt để đáp ứng nhu cầu rút tiền của khách hàng Bởi vì tiền mặt tại quỹ không mang lại thu nhập lãi suất, cho nên trong những trường hợp bình thường, ngân hàng chỉ duy trì một lượng tiền mặt ở mức tối ưu để đáp ứng các nhu cầu rút tiền thường xuyên của người gửi tiền mà không ảnh hưởng đến độ thanh khoản của ngân hàng ngân hàng có thể làm được điều này, bởi vì qua kinh nghiệm công tác ngân quỹ hàng ngày ngân hàng có thể dự tính chính xác nhu cầu rút tiền gửi hàng ngày và trong trường hợp thiếu hụt tiền mặt tạm thời thì ngân hàng chỉ cần đi vay bổ sung một cách thông thường trên thị trường tiền tệ liên ngân hàng

Ngoài ra, trong một số trường hợp khách hàng rút tiền có tính chất thời

vụ mà ngân hàng không dự tính trước được.Vì vậy, đòi hỏi ngân hàng phải chi trả tức thời một khoản tiền lớn hơn mức bình thường Trong bối cảnh đó, hầu hết các ngân hàng điều phải đối phó với tình huống tương tự, thì chi phí

để huy động vốn bổ sung tăng lên một cách đáng kể do lượng vốn cung ứng trên thị trường giảm Hậu quả là, ngân hàng phải bán một số tài sản có độ thanh khoản thấp để đáp ứng nhu cầu rút tiền của người gửi Điều này khiến cho ngân hàng gặp phải rủi ro thanh khoản nghiêm trọng và ngân hàng buộc phải bán tức thời ngay cả số tài sản khó chuyển nhượng với giá rẻ vì ngân hàng không có đủ thời gian để tìm người mua cũng như điều kiện để thương lượng giá cả Do bán khẩn cấp một số tài sản với giá thấp khiến cho khả năng thanh khoản cuối cùng của ngân hàng bị đe dọa Trong số tài sản có độ thanh khoản thấp bao gồm các khoản tín dụng cấp cho các công ty nhỏ Trong trường hợp rủi ro thanh khoản càng ngày càng nghiêm trọng, nếu tất cả những người gửi tiền đồng loạt yêu cầu ngân hàng chi trả toàn bộ tiền gửi của

họ thì dẫn đến ngân hàng chỉ đang từ chổ phải đối phó với rủi ro thanh khoản đến chổ phải đối mặt với rủi ro phá sản

1.2.3.3 Rủi ro do công nghệ ngân hàng

Đây là rủi ro mang tính chất khách quan Tuy nhiên, mức độ thiệt hại của nó là rất lớn Thời gian gần đây, một số ngân hàng đã xảy ra những trường hợp do lỗi của hệ thống máy tính đã tạo ra những khoản tiền khổng lồ trong tài khoản cá nhân, tài khoản ATM của khách hàng.Đây là loại rủi ro rất nguy hiểm, do vậy để phòng ngừa các ngân hàng cần có một hệ công nghệ thông tin an toàn, hiệu quả đồng thời giao dịch viên trực tiếp giữ tài khoản khách hàng phải thường xuyên theo dõi sự tăng giảm đột biến trong số dư tiền gửi của khách hàng để kịp thời ngăn chặn và khắc phục Rủi ro liên quan đến công nghệ ngân hàng còn xảy ra trong trường hợp những chuyên gia về công nghệ thông tin tìm cách thâm nhập vào hệ thống máy tính của ngân hàng để rút tiền từ tài khoản của khách hàng hay của nhân viên ngân hàng (chủ yếu là ngoại tệ) chuyển ra nước ngoài nhằm trục lợi cá nhân

Kết luận chương 1

Trong chương I đã đi vào tìm hiểu khái quát về hoạt động kế toán của ngân hàng thương mại Những đối tượng, yếu tố liên quan đến kế toán ngân hàng những mẫu biểu sử dụng cũng như nguyên tác hạch toán trong kế toán ngân hàng Tổng quan về các loại rủi ro phát sinh Đây là cơ sở để tìm hiểu sâu hơn những rủi ro trên trong hoạt động kế toán hiện nay tại Sở Giao Dịch

II – NHCT VN trong chương 2